TEMA 6: ORGANIZACIN DE REUNIONES Y EVENTOS CORPORATIVOS

NDICE
1. Definicin de evento.
2. Clasificacin de los eventos.
2.1. Tipos de eventos.
3. Eventos corporativos.
3.1. Eventos de carcter interno.
3.2. Eventos de carcter externos.
4. Etapa o fases de un evento.
4.1. Documentos previos al evento.
5. Eventos de eventos y RR.SS (Redes Sociales).

1. DEFINICIN DE EVENTO.
Un evento es un acontecimiento programado que responde a
una finalidad especfica. Los eventos responden a situaciones
determinadas, tienen objetivos pre-fijados, cuidadosamente
desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de
su planificacin.
La organizacin de un evento es una estrategia, nunca un fin en
s mismo. Y por supuesto la organizacin de cualquier evento
requiere de una serie de formalidades.
En un evento absolutamente todo comunica. Estamos
expuestos, nuestro pblico nos ve, nos escucha, est presente
fsicamente. Por este motivo, hemos de cuidar la imagen que
transmitimos durante ste, siendo meticulosos en todos los
detalles. De ah, nos ganaremos una u otra reputacin aunque, an
hay muchas empresas que ponen en marcha un evento
simplemente porque as est especificado en su plan de
marketing, dejando muchos aspectos al azar en el transcurso de
ste.
2. CLASIFICACIN DE LOS EVENTOS.
De acuerdo con la naturaleza del evento:
Culturales.
Sociales.
Comerciales.
Deportivos.
Educativos.
Tecnolgicos.
Polticos.
Cientficos.
Recreativos.
De acuerdo con el grado de exclusividad del evento:
Pblicos.
Privados.
De acuerdo con el alcance y magnitud del evento:
Mundial.
Internacional.
Nacional.
Regional.
Local.
2.1. Tipos de eventos:

 Concursos.

Inauguraciones.
Exposiciones.
Ferias.
Talleres (Workshop)
Mesas Redonda.
Paneles.
Foros.
Asambleas.
Banquetes.
Cocktail
Coloquio.
Fiestas.
Jornadas.
Graduacin.
Cursillos.
Reuniones Tcnicas.
Congresos.
Convencin.
Debates.
Festivales.
Simposios.
Seminarios.
Ruedas Prensa.
Recaudacin de Fondos
Reconocimientos.
Brainstorming
Conferencias.
Desfiles
Juegos Deportivos
Mitin.
Almuerzos.
Concursos.
Cenas.

No todos los eventos son iguales, ni se organizan de la misma

manera. Para poder desarrollar una celebracin con xito, es
recomendable guiarse y conocer las caractersticas de cada tipo
para llevar a cabo la mejor organizacin.
La organizacin de un evento se lleva a cabo por el equipo
organizador.
Por ello es fundamental distinguir si el evento es oficial o no
oficial.

Los eventos
oficiales son
precedidos
por
personas
gubernamentales, sea de la jerarqua que sean y por tanto, cuando
se realizan eventos de esta ndole habr que tener en cuenta el
protocolo oficial.
3. EVENTOS CORPORATIVOS.
Los eventos empresariales, tambin conocidos como eventos
corporativos, son esenciales para los negocios hoy en da. Toda
empresa o negocio debe tener la capacidad de organizar eventos que
impulsen un crecimiento. Y sin lugar a duda, una de las mejores
maneras de lograrlo es con la organizacin de eventos
empresariales.
Normalmente los eventos corporativos incluyen conferencias,
actividades inter-empresa y proyectos comunitarios... Todo esto
enfocado a reforzar y lograr las metas de la empresa. Y aunque en
buena medida, la mayor parte de los eventos empresariales estn
enfocados a trabajo, estos eventos tambin son conocidos por su
capacidad de divertir, entretener e integrar a todos los asistentes al
evento.
Los eventos empresariales se vuelve particularmente
importante cuando la empresa tiene varias sedes, sobre todo cuando
stas se encuentran en diferentes ciudades o pases). En este caso,
las empresas pueden optar por organizar un evento empresarial con
el fin de lograr un mayor involucramiento entre ellos y para compartir
metas, objetivos, recursos e informacin que ayude a la empresa .
Tambin existen eventos corporativos cuya meta es el
lanzamiento de un producto o una lnea de productos. En este caso, el
evento empresarial puede consistir de exposiciones, exhibiciones,
demostraciones, etc... Todas enfocadas a capturar la atencin del
mercado y generar nuevos clientes para la empresa.
3.1. Eventos de carcter interno:
Los eventos de carcter interno son actos en los que no
intervienen personas u organizaciones ajenas a la empresa. Su
finalidad suele ser informativa (tanto en aspectos econmicos, como
de estrategia y cualquier otro tipo de informacin, de la empresa o
no). Sueler ser actos muy sencillos.
Existen muchos tiempos de eventos internos: formacin, reuniones de
trabajo, eventos corporativos Y tambin eventos team building (.
Organizar un evento de estas caractersticas es cada vez ms
habitual, en empresas de todos los sectores y todos los tamaos, y es
que sus ventajas son muchas.
El objetivo de los mismo se puede resumir en : Informacin,
formacin y motivacin.

3.2. Eventos de carcter externo:

Los eventos de carcter externo son actos organizados fuera de
la empresa y en los que pueden participar tanto personas de la
empresa como personas ajenas a la empresa, es decir, en la que
participan terceras personas de fuera de la empresa.

4. ETAPAS O FASES DE UN EVENTO.

Definir el objetivo del evento.

Definir el tipo de evento.
Definir el nombre del evento.
Nombrar al equipo organizador y comisiones de
trabajo.
Seleccin de fechas.
Determinar el nmero y el tipo de asistentes al
evento.
Seleccionar el lugar de realizacin.
Cronograma de actividades.

Pre - Evento
(Planificacin y
Organizacin)

Estimacin de recursos.
Elaboracin de presupuestos y determinar fuentes
de financiacin.
Promocin del evento.
Diseo y elaboracin de impresos.
Seleccin y capaciacin del personal.
Adquisicin o contratacin de materiales, equipos
y servicios.

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Ir a presentacin.

Recopilacin y archivo de la informcin

pertinente al evento.
Evaluacin.
Agradecimientos.

Post Evento
(Evaluacin
)

Cumplimiento de compromisos.

Recepcin de participantes y traslado o

alojamiento.
Registro de los participantes.
Entrega de material (en su caso)
Acto de inauguracin.
Bienvenida.
Programa general de actividades.

Evento
(Desarrollo)

Desarrollo de las actividades programadas.

Clausura del evento.
Evento social de despedida.
Traslado de los participantes a los
transportes (en su caso)

4.1. Invitacin al evento:

La invitacin a un evento es un escrito mediante el que un
anfitrin - persona o empresa invita a alguien a un evento.
El envo deber hacerse con una antelacin de quince das a un
mes.
Cuando se trate de un almuerzo o cena de honor de una
personalidad se har constar en la invitacin, plasmando el nombre
del invitado de honor, mediante las frmulas: Para presentar a ...,
En honor de ...
La invitacin puede hacerse mediante:
Saluda: invitacin de tipo ceremonioso, por lo que se
utiliza habitualmente, tanto en organismos oficiales como
por altos directivos de empresa.
La estructura del documento sera por tanto la siguiente:
Cargo del remitente (tamao medio, centrado)
Saluda (tamao grande, centrado)
a Nombre del destinatario (tamao normal, justificado)
y... (lo que se tenga que aadir: le invita a asistir a... / le informa de
que... )
Nombre y apellidos del remitente (nunca firma, en tamao medio,
centrado)
aprovecha gustoso la presente para ofrecerle su consideracin ms
distinguida.
Lugar, Fecha
Ejemplosaluda:

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Tarjetn:
se trata del formato de invitacin ms
utilizado en las relaciones sociales. La cartulina ha de ser
gruesa y de buena calidad y el logo debe estar impreso,
si se trata de una institucin relevante suele estar en
relieve.
Por lo general, en los tarjetones de invitacin se incluye la
frmula SRC (se ruega contestacin). Lo que nos ayudar a elaborar
la lista definitiva de invitados.

5. ORGANIZACIN DE EVENTOS Y RR.SS. (REDES SOCIALES)

Adis asistentes, hola participantes!
Las RR.SS.
tienen
un
papel
primordial para crear lo que se conoce
como eventos amplificados, en los
que el impacto llega ms all de los
propios invitados. Las RR.SS. tambin
sirven como termmetro instantneo
para captar si se ha triunfado o no, ya
que los asistentes colgarn sus fotos y
opiniones en la red mientras estn en
el acto.
Las redes sociales han revolucionado la organizacin de
eventos. Lo han hecho hasta tal punto, que en muchas ocasiones
estn determinando el modo en que se planifican y organizan nuevos
eventos.
Como hemos visto a la hora de organizar un evento, siempre
podemos distinguir tres etapas fundamentales, el pre-evento, el

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evento y el post-evento. Las redes sociales pueden jugar un papel

importante en cualquiera de las tres fases.
Tambin pueden influir en el formato del evento, ya que nos
permiten conocer la opinin del pblico antes y despus del evento.
Permiten tambin la participacin de los asistentes, convirtindolos a
veces en co-creadores del evento.
Las RR.SS., adems ayudan a acabar con la pasividad del
pblico, uno de los objetivos principales a conseguir en cualquier
evento. Tambin a ampliar el alcance que tiene un evento.
Siendo todo esto importante, hay que tener en cuenta que el
uso de redes sociales no es adecuado para todo tipo de eventos.
Existen determinados tipos, como pueden ser por ejemplo conciertos
o espectculos pblicos, que sacarn un gran beneficio del uso de
esta tecnologa para difundirlos. Pero tambin otros tipos, como
pueden ser eventos ms de tipo corporativo, que muchas veces no
sean indicados para usar redes sociales en ellos. Por ello siempre es
importante desde un primer momento tener claro a la hora de
comenzar con la organizacin de un evento, si el uso de las redes
sociales aportar algo a nuestros objetivos o no, no debemos
introducirlas a la fuerza.
Algunas claves para promocionar un evento a travs de RR.SS.:
Durante el evento:
Se puede documentar el evento utilizando servicios y
redes para dar a conocerlo. Aqu juegan un
papel importante las Redes Sociales como Instagram
(para fotos) o Youtube (para videos). Esto permite no solo
documentar la actividad sino tener un registro que
puede generar inters a nuevos clientes que los
consulten.

Usar otras redes sociales que permitan apoyar la

convocatoria
y
diseminacin
del
evento
como Facebook, Twitter o Linkedin. La idea es atraer
pblico interesado.

Usar hashtags para identificar el evento y que permita

identificarlo es tambin importante. Tambin, durante el
evento
se
pueden
utilizar
herramientas
como Zoomph para proyectar en vivo en pantallas o
monitores los comentarios, dudas y diseminar fotos
y videos del evento. Finalmente al identificar el evento
de esta manera se puede interactuar con los
participantes, incluso en remoto, a travs de preguntas y
respuestas que puede ser un formato muy interesante
para generar interactividad en el evento.
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Las transmisiones en vivo durante un evento

tambin son muy tiles. Herramientas como Google
Hangouts permiten
a
travs
de Youtube generar
transmisiones en vivo cuyo enlace puede ser enviado por
redes sociales para que aquellos, que no estn
fsicamente en el evento puedan verlo, y si tienen dudas o
comentarios, utilizar el hashtag para hacerlo.

Est muy de moda tambin, el que los mismos

participantes transmitan en vivo a travs de sus
dispositivos mviles una actividad. Con apps que
permiten esta opcin como puede ser Meerkat o
Periscope.

Para despus del evento tener en cuenta:

Es importante el documentar y resumir un evento y para
ello herramientas como Storify permiten el reunir
comentarios en redes sociales, fotos y videos que
se pueden poner en un formato de storyboard para su
consulta posterior. Tambin el uso de blogs para hacer
artculos o reseas del evento es un medio muy efectivo
para documentar la actividad.

Obtener estadsticas de impacto del evento es

importante. Herramientas como Klout permiten ver
el impacto de distintas redes sociales para la
actividad
y
herramientas
como Tweetbinder o Hastracking tambin permiten
conocer el alcance e impacto que el evento ha
tenido a travs de un hashtag determinado.

Finalmente, el agradecer la participacin y enviar

informacin de resumen del evento es un detalle que no
se puede pasar por alto. El utilizar nuevamente
listados de correo es lo recomendable pero
agregando los contactos de correo electrnico de los
participantes recolectados y confirmados durante la
actividad.

El uso de algunas de estas herramientas tecnolgicas para

apoyar un evento es realmente una poderosa estrategia en una
empresa. Para las Pymes que cuentan con recursos limitados, esto
permite, casi sin costo el tener una cobertura y alcance mucho mayor
que utilizando medios tradicionales. Es por ellos, que cada vez mas
empresas utilizan este formato.

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Twitter en un evento

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