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Organizacin de la Serie Documental Correspondencias del

Departamento de Comercio y Servicios del Centro de


Formacin Socialista Jess Gordo Pez. Instituto
Nacional
De Capacitacin Educativa Socialista
(Enero Noviembre 2015)

Tutor: http://www.jesusdugarte.com/

CAPTULO I
DESCRIPCIN DEL PROYECTO
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de
Formacin Socialista Jess Gordo Pez:
Direccin: Ubicado en la calle 23 con carrera 19 de
Barquisimeto, Parroquia Catedral, Municipio Iribarren, Estado
Lara.

Diagnostico Situacional:
Metodologa: Cualitativa
Sujetos de Estudio: Son todos los trabajadores que laboran y
manejan la serie documental correspondencia

CAPTULO I
DESCRIPCIN DEL
PROYECTO

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin


de Datos (Diseo y Validez de los
Instrumentos).
Tcnica Aplicada: Observacin
Instrumentos:
1. Observacin Directa
2. Entrevista Semiestructurada
3. Registro Fotogrfico

CAPTULO I
DESCRIPCIN DEL PROYECTO
Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto
Desorden de documentos en los escritorios y gavetas.
Dificultad para ubicar documentos.
Falta de identificacin de los expedientes dentro de los
archivos.
Necesidad de uso de las TICS para el manejo
adecuado de la informacin.
Necesidad de lineamientos adecuados para la
organizacin del espacio destinado al archivo.

CAPTULO I
DESCRIPCIN DEL PROYECTO
Alternativas de Solucin:
1. Organizar la serie documental
correspondencias.
2. Crear una Base de datos de la
correspondencia.
Alternativa de Solucin Seleccionada:
.Organizacin de la serie documental
correspondencias.

Objetivos del Proyecto


Objetivo General:

Organizar la serie de correspondencia del Departamento de


Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista Jess
Gordo Pez, adscrito a la Gerencia Regional INCES Lara, de
Barquisimeto, Estado Lara.
Objetivos Especficos
Diagnosticar la situacin actual de la serie correspondencias en el Departamento
de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista Jess Gordo
Pez.
Aplicar las tcnicas archivsticas a la serie correspondencias.
Disear una base de datos para el control de la correspondencia del
Departamento de Comercio y Servicios del Centro de Formacin Socialista
Jess Gordo Pez
Sensibilizar al personal mediante una charla sobre la organizacin de la serie
documental correspondencias para un mejor desempeo, esto como servicio
comunitario.

CAPTULO I
DESCRIPCIN DEL PROYECTO
Justificacin del Proyecto e Impacto Social
Repblica Bolivariana de Venezuela. (1999)
Art. 110: El Estado reconocer el inters pblico de la
ciencia, la tecnologa, el conocimiento, la innovacin y
sus aplicaciones y los servicios de informacin
necesarios por ser instrumentos fundamentales para
el desarrollo econmico, social y poltico del pas
Artculo 108: Los centros educativos deben
incorporar el conocimiento y aplicacin de las
nuevas tecnologas, de sus innovaciones, segn los
requisitos que establezca
la ley

CAPTULO I
DESCRIPCIN DEL
PROYECTO

Ley Plan de la Patria 2013-2019:

Artculo 1.5: Desarrollar nuestras capacidades


cientfico-tecnolgicas vinculadas a las
necesidades del
pueblo.
Objetivos Estratgicos y Generales y en su
artculo 1.5.1:
Consolidar un estilo cientfico,
tecnolgico e innovador de carcter
transformador, diverso, creativo y dinmico,
garante de la independencia y la soberana
econmica

CAPITULO I
DESCRIPCIN DEL PROYECTO
Impacto social
La organizacin de la serie documental
correspondencias del Departamento de Comercio y
Servicios genera un importante impacto social,
beneficiando a los usuarios internos y externos de
sus servicios, ya que se podr brindar informacin
verdadera, eficientemente, oportunamente,
mejorando los niveles de atencin y de respuesta.
Esto causar exponencialmente un impacto positivo
en toda la organizacin

CAPITULO I
DESCRIPCIN DEL
PROYECTO

Vinculacin del Proyecto con Lneas de


Investigacin del PNFCI:
Lnea de Investigacin de Organizacin del
Conocimiento del PNF en Ciencias de la
Informacin, insertado en el programa
Clasificacin Documental.
Procesos archivsticos para la organizacin.

CAPTULO II
PLANIFICACIN DEL
PROYECTO
Beneficiarios del Proyecto: La beneficiaria
principal es la organizacin INCES,
especficamente, el Departamento de
Comercio y Servicios del Centro de Formacin
Socialista Jess Gordo Pez.
El Producto: La organizacin de las
correspondencias con tcnicas archivsticas y
el diseo de una base de datos para el
control de las mismas,.

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CAPTULO III
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
Conclusiones:
1. Con respecto al primer objetivo especfico,
referido a diagnosticar la situacin actual de las
correspondencias en
el
Departamento
de
Comercio y Servicios del Centro de Formacin
Socialista Jess Gordo Pez, se concluye que es
evidente la problemtica en cuanto a los procesos
archivsticos, adems del descontrol en el manejo
de los documentos en la serie documental
correspondencias, siendo necesario dar respuesta
a este problema metodolgicamente.


CAPTULO III
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
Conclusiones:
2. Con respecto al segundo objetivo especfico,
de aplicar las tcnicas archivsticas a la
serie correspondencias, se llev a cabo su
cumplimiento, mediante la realizacin de los
procesos archivsticos, donde se organiz,
clasific e identific toda la documentacin
en
cuanto
a
la
serie
documental
correspondencias del ao 2015.

CAPTULO III
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
Conclusiones:
3. Para el tercer objetivo especfico, de disear
una base de datos para el control de la
correspondencia
del
Departamento
de
Comercio y Servicios del Centro de Formacin
Socialista Jess Gordo Pez, se ha concluido
que el control en cuanto a la correspondencia
se asegura mediante la utilizacin de la base
de datos, la cual se ha diseado y es de muy
fcil manejo y abierta a futuras propuestas
de modificacin y/o actualizaciones.

CAPTULO III
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
Conclusiones:
4. En
cuanto
al
cuarto
objetivo
especfico
correspondiente al servicio comunitario para
sensibilizar al personal mediante una charla sobre
la
organizacin
de
la
serie
documental
correspondencias para un mejor desempeo, es
importante destacar que se dio cumplimiento a
este objetivo con una charla dirigida al personal
del Departamento de Comercio y Servicios del
Centro de Formacin Socialista Jess Gordo
Pez, capacitndolo en el tema de la organizacin
de la serie documental correspondencias, adems
del control de la misma a travs de la base de
datos, y fue informado sobre su importancia

CAPTULO III
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
Recomendaciones:
1. Mantener la implementacin organizativa de la Serie
Documental Correspondencias, con el objeto de
optimizar los procesos relacionados con respuestas
oportunas a los requerimientos y solicitudes que se
realizan por la va de la correspondencia.
2. Contratar un especialista en el rea de Ciencias de la
Informacin con el fin de llevar un control estricto en
las reas archivsticas de la organizacin.
3. Mantener actualizada la base de datos, adems de
proponer mejoras y nuevas versiones con el fin de
obtener un mejoramiento continuo en este proceso.

CAPTULO III
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
Recomendaciones:
4. Conservar una iluminacin en ptimas condiciones
en toda la infraestructura que resguarda los
documentos correspondientes al Departamento de
Comercio y Servicios del Centro de Formacin.
5.
Realizar un mantenimiento peridico a todos
equipos que influyen en la temperatura del rea
de trabajo con la finalidad de conservar el buen
estado de los documentos.
6. Distribuir de una forma ms eficiente los archivos
contenedores de las unidades documentales a lo
largo del espacio disponible para ello en el
departamento.

CAPTULO IV
PRODUCTO O SERVICIO
Propuesta de Productos y Servicios:
Ordenacin documental y una base de datos para
la Serie Documental Correspondencias.
Fundamentacin Terica:
Autores Consultados: Salinas, J. (2005).
Monsalve, (2010). Rodrguez, (2001)

CAPTULO IV
PRODUCTO O SERVICIO
Poblacin beneficiaria:
Directa: Personas que laboran en el
Departamento de Comercio y Servicios del Centro
de Formacin Socialista Jess Gordo Pez que
constituyen un equipo de cinco (5) personas.
Indirecta: Personas que laboran en el INCES a
nivel
nacional
todas
las
comunidades,
organizaciones y personas en particular que
soliciten algn servicio al Centro de Formacin y
que necesitan una respuesta rpida y concreta de
sus solicitudes o necesidades de formacin.

CAPTULO IV
PRODUCTO O SERVICIO
Objetivos de la propuesta:
1. La optimizacin de los tiempos de respuesta
a las correspondencias.
2. Un control en el seguimiento a las
solicitudes interpuestas a travs de
correspondencias.
3. Mejoras en la recuperacin o consulta del
documento dentro del archivo.

CAPTULO IV
PRODUCTO O SERVICIO
Metodologa :
Organizacin de Archivos segn Dupla, (1997)
1. Clasificar los fondos: consistir en agrupar
jerrquicamente los documentos de un fondo.
2. Ordenar los documentos: Tarea material
consistente en relacionar unos elementos con
otros de acuerdo con un criterio establecido de
antemano.

CAPTULO IV
PRODUCTO O SERVICIO
Metodologa :
Base de Datos segn Garca, Chamorro
y Molina (2000).
1.
2.
3.
4.

Preanlisis
Definicin de Requisitos
Diseo Conceptual
Implementacin

CAPTULO IV
PRODUCTO O SERVICIO
Descripcin del producto o
Servicio:
Producto I: Ordenacin de las
correspondencias
1. Identificacin
2. Clasificacin de los expedientes
3. Ordenacin de correspondencia en
los expedientes.

CAPTULO IV
PRODUCTO O SERVICIO
Carpetas para la
Correspondencia
Carpeta de
Entrada
Carpeta en
proceso
Carpeta en
espera

Prioridad A
Prioridad B

Descripcin del
producto o Servicio

Base de Datos (Tabla de Informacin)

Descripcin del
producto o Servicio
Consultas

Descripcin del
producto o Servicio
Tabla Control de
Documentos

Descripcin del
producto o Servicio
Vista de la Consulta por
Asunto

Anexos

Expedientes
de la
Correspondenc
ia en el
Departamento
de Comercio y
Servicio

Gracias por su Atencin

Mas informacin en: http://www.jesusdugarte.com/

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