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Introduccin
Objetivo del Manual
Normas Legales
Procedimientos Operativos Estndares relativos al almacenamiento:
Recepcin (A001)
Almacenamiento (A002)
Dispensacin (A003)
Compras (C001)
Mantenimiento (S001)
Capacitacin (S005)
Fumigacin (S008)
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
ESTANDAR
AO 2015
I. INTRODUCCIN
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
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Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
CODIGO :A002
VERSION :01
FECHA: 25/10/2015
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
FIRMA
-------------------------------
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
COD.
PROV.
FABRICANTE
PRODUCTO
LOTE
CANT.
F.VCTO.
(Registro N 1)
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
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Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
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Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
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Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
CODIGO :A004
VERSION :01
FECHA: 25/10/2015
10
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
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Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
11
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
CODIGO :A005
VERSION :01
FECHA: 25/10/2015
OBJETIVO: Asegurar que todos los medicamentos se encuentren bajo las condiciones
apropiadas de temperatura y humedad para evitar la alteracin de la calidad de los
mismos.
ALCANCE: A todas las personas que laboran en la Botica Seor de la Misericordia.
RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad de las personas que laboran en la botica
realizar el control de la temperatura y humedad en el rea de almacenamiento.
FRECUENCIA: El control de la temperatura y humedad se realizar dos veces al da.
PROCEDIMIENTO:
- Se colocar el termohigrmetro en el rea de almacenamiento, en un punto
intermedio, cercano a los productos.
- El personal que labora en la botica deber registrar dos veces al da la temperatura y
humedad que indica el termohigrmetro. El control se dar a las 10:00a.m., 3p.m.)
- Llenar en forma veraz la hoja de registro (Anexo I). En caso de que hubiera alguna
alteracin en la temperatura y/o humedad en el rea proceder a informar al qumico
farmacutico responsable.
- El qumico farmacutico dispondr el encendido y apagado del aire acondicionado y
extractor de humedad.
- Se deber tener en cuenta que para la mayora de productos no se debe de exceder de
18-25C de temperatura y una humedad de 80%.
12
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
ANEXO I
FECHA
13
HORA
TEMPERATURA
%
HUMEDAD
PERSONA
RESPONSABLE
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Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
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14
Elaborado Por:
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Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
ZONA
PRODUCTO
STOCK
KARDEX
STOCK
FISICO
DIFERENCIA
RESPONSABLE
OBSERVACIONES:
.............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
FIRMAS DE LAS PERSONAS RESPONSABLES DEL INVENTARIO:
-------------------------------------------
----------------------------------------
-------------------------------------------
----------------------------------------
TARJETA KARDEX
KARDEX
PRODUCTO: .......................................... PROVEEDOR: ..................................
Fecha
15
N
Gua
N
Lote
Fecha
de Ingreso
Vencimiento
Salida
Saldo
Observacin
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
16
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
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Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
VERSION:01
FECHA: 25/10/2015
CODIGO :C002
17
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
18
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
- Registrar en forma manual o computarizada los siguientes datos, de tal forma que
permita realizar un anlisis estadstico.
- Cuando el reclamo o devolucin sea por defecto, deterioro u otro problema serio, el
Qumico Farmacutico con conocimiento del caso proceder a:
- Analizar minuciosamente el problema.
- Comunicarse inmediatamente al Laboratorio Fabricante, especficamente al rea de
Control de Calidad con la finalidad de hacer una evaluacin e investigacin del
problema, en el menor tiempo posible.
- Inmovilizar el producto existente en la botica.
- Si se descubre o sospecha que en realidad existe un defecto en el lote, se debe
extender la investigacin hacia otros lotes del mismo producto, para determinar si han
sido afectados por el mismo defecto.
- Solicitar al Laboratorio Fabricante o Proveedor los resultados de la evaluacin
- Investigacin , que estos se emitan por escrito para comunicar a la Entidad de Salud
DIGEMID.
- Cuando se tenga la certeza de que su calidad es defectuosa dependiendo de la
magnitud del defecto con los resultados de la investigacin por parte del Laboratorio
Fabricante se proceder incluso al retiro del producto.
- Velar o supervisar que la decisin de las medidas correctivas en estos casos se tome
con cautela y lo ms pronto posible.
Nota.- Es responsabilidad del profesional Qumico Farmacutico, revisar
peridicamente los registros para determinar si se repite algn problema de reclamo que
merezca especial atencin y que tal vez justifique su notificacin a la Autoridad de
Salud.
19
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
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Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
MODELO FORMATO
HOJA DE RECLAMO, QUEJA O DEVOLUCIN
COMPROMETE AL PRODUCTO:
SI ..............
NO ............
: ....................................
-------------------------------------
--------------------------------------
FIRMA DE LA PERSONA
MEDIDAS
ADOPTADAS:
.....................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
PERSONAS RESPONSABLES:
NOMBRE
FIRMA
--------------------------------------
--------------------------------------
--------------------------------------
--------------------------------------
--------------------------------------
--------------------------------------
20
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
PRODUCTO LOTE
CLIENTE
MOTIVO
TARJETA DE DEVOLUCIN
PRODUCTO: ............................. LOTE
: ..................................
CANTIDAD : .............................. CLIENTE: ..................................
MOTIVO
: ....................................................................................
.........................................................................................................
FECHA
: .....................................................................................
FIRMA
: .....................................................................................
21
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
VERSION :01
FECHA:
25/10/2015
CODIGO :C003
OBJETIVO: Evitar que un producto con defecto o sospecha de ello siga circulando en
el mercado.
ALCANCE: Permitir que todas las personas involucradas acten en forma ordenada,
rpida y efectiva.
RESPONSABILIDAD: Esta tarea responsabiliza directamente al Qumico
Farmacutico y tambin compromete a las personas que trabajan en la botica.
FRECUENCIA: No establecida.
PROCEDIMIENTO:
EL QUMICO FARMACUTICO RESPONSABLE, con conocimiento de que un
producto presenta un defecto o sospecha de ello procede a:
- Revisar el Registro de Ventas y verificar con las boletas de venta quienes han sido los
clientes compradores o consumidores de este producto con el N de Lote respectivo.
- Comunicar inmediatamente a todos los clientes compradores de este producto la
inmovilizacin del mismo ya sea por telfono o fax mientras le llegue una
comunicacin oficialmente escrita.
- Hacer la comunicacin oficial por escrito mediante una carta indicando el motivo del
retiro del producto del mercado.
- Realizar el retiro de todo el producto del lote con defecto del mercado.
- Proceder a la reposicin del mismo con otro lote o se anunciara la reposicin a la
brevedad posible.
- Proceder a hacer una conciliacin de las cantidades para tratar de incautar todo el lote.
- La persona responsable del retiro proceder a registrar en el cuaderno de reclamo
todos los pasos seguidos para el retiro del producto as tambin como la cantidad del
producto.
- Insistir que la comisin tome una decisin del destino final del producto lo ms pronto
posible.
NOTA: Es responsabilidad de la persona encargada de la Botica:
22
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
23
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
FECHA
LOTE
PRODUCTO
CANTIDAD
PROCEDENCIA
PROVEEDOR
FABRICANTE
CLIENTE
O
INSTITUC
ION
24
FECH CANTID
A DE AD DE
RETI RETIRO
RO
CANTID
AD
VENDID
A
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
CODIGO :S001
VERSION :01
FECHA: 25/10/2015
25
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
ANEXO I
REGISTRO DE FALLAS
EQUIPO : .........................................................................................................
FECHA / HORA EN QUE SE OBSERVO EL DEFECTO:
..........................................................................................................................
MOTIVO:...........................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
PERSONA QUE REGISTRA EL DEFECTO:
NOMBRE: ........................................................................................................
FIRMA: ........................................................
PERSONA RESPONSABLE:
NOMBRE: ........................................................................................................
FIRMA: ........................................................
ANEXO II
REGISTRO DE MANTENIMIENTO
EQUIPO : .........................................................................................................
FECHA
DE
MANTENIMIENTO:
..........................................................................................................................
MOTIVO:...........................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
RESPONSABLE DEL MANTENIMIENTO:
NOMBRE: ........................................................................................................
FIRMA: ........................................................
PROXIMA
REVISIN
DEL
EQUIPO:
..........................................................................................................................
FIRMA DE LA PERSONA RESPONSABLE:
................................................................
26
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
VERSION :01
FECHA: 25/10/2015
CODIGO :S002
27
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
28
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
29
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
ANEXO I
30
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
31
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
CODIGO :S004
VERSION :01
FECHA: 25/10/2015
32
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
CODIGO :S005
VERSION :01
FECHA: 25/10/2015
OBJETIVO: Informar e instruir a las personas que laboran en la botica sobre la funcin
o tarea que deben desarrollar y de las responsabilidades que a ellos se le asigna.
ALCANCE: Dar las pautas necesarias para cumplir con el objetivo
RESPONSABILIDAD: Del qumico farmacutico responsable, el programar y
designar a los capacitadores.
FRECUENCIA: Cada 6 meses
PROCEDIMIENTO:
- La persona encargada de la botica (qumico farmacutico responsable) debe llevar a
cabo la capacitacin del personal sobre la base de un programa escrito para cumplir con
las Buenas Prcticas de Almacenamiento.
- La persona encargada de la botica (qumico farmacutico responsable) debe capacitar
al personal nuevo inmediatamente despus de su ingreso para indicarle la funcin que
desempear.
- La capacitacin se realizar cada 6 meses y peridicamente debe evaluarse su
efectividad.
- Durante las sesiones de capacitacin deben discutirse cuidadosamente el concepto de
garanta de la calidad.
- Debe llevarse un registro de todos los programas de capacitacin (Anexo I).
33
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
ANEXO I
REGISTRO DE CAPACITACIN
FECHA
DE
CAPACITACIN
:
.........................................................................
TEMA
DE
CAPACITACIN
:
..............................................................................
PERSONA
ENCARGADA
DE
LA
CAPACITACIN:
...........................................................................................................................
RELACIN
DEL
PERSONAL
ASISTENTE
:
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
34
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
VERSION :01
FECHA: 25/10/2015
CODIGO :S006
35
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
36
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
VERSION :01
FECHA: 25/10/2015
CODIGO :S007
37
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
7. Si arde la ropa de una persona, trata que ella se tienda sobre el suelo o cbrela con
una frazada o ropa gruesa hasta apagar el fuego.
QU HACER EN CASO DE SISMO ?
ANTES DEL SISMO: Conocer y sealar las rutas de escape hacia las zonas de
seguridad.
1. Conocer las reas de seguridad externa, parques, campos deportivos, etc.
2. Conocer las reas de seguridad interna umbrales de puerta, etc.
3. Conocer la resistencia de la botica y tipos de construcciones.
PROHIBIDO EL INGRESO A PERSONAS AJENAS DURANTE EL SISMO:
1. Desconectar los aparatos elctricos.
2. Mantener en todo momento la serenidad y orden.
3. Abrir las puertas de escape
4. Colocarse en los umbrales de las puertas.
5. Si el movimiento sigue, salir en orden, sin correr y a paso firme.
6. No precipitarse corriendo a la calle.
QU HACER EN CASO DE UN SHOCK ELECTRICO ?
1. Lo primero que hay que hacer es librar al accidentado de los efectos de la corriente
elctrica, es decir hacer un corte de la energa elctrica de inmediato para poder
auxiliarlo. Para librar a la vctima de un cable pelado, alejarlo con ayuda de una tabla
seca. Evitar utilizar objetos metlicos o hmedos.
2. Si el accidentado ha sido arrojado lejos por la descarga elctrica, se le puede tocar sin
peligro, aflojarle la ropa y si no estuviera respirando iniciarle inmediatamente
respiracin artificial.
3. Normalizada la respiracin cuidarle las quemaduras y dirigirlo al rea de salud ms
cercana.
38
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
VERSION :01
FECHA: 25/10/2015
CODIGO :S008
OBJETIVO: Combatir las plagas, que de una u otra forma pueden alterar la calidad del
producto, durante su almacenamiento.
ALCANCE: Dar las recomendaciones necesarias para cumplir con el objetivo.
RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad del qumico farmacutico el llevar a cabo
su cumplimiento.
FRECUENCIA: Cada 6 meses.
RECOMENDACIONES:
1. La fumigacin se realizar cada 6 meses (semestral).
2. Esta operacin la realiza una empresa particular que se dedica exclusivamente a este
rubro. 3. Se debe tener cuidado con los agentes de fumigacin o insecticidas para evitar
que ellos afecten la calidad del producto.
4. Para evitar efectos residuales en la fumigacin, es recomendable utilizar insecticidas
piretroides.
5. No debe haber ningn producto expuesto directamente a este proceso.
6. Se proteger los productos o medicamentos con bolsas plsticas grandes.
7. La fumigacin en la botica puede ser til para reducir la proliferacin de insectos en
los lugares inaccesibles a la limpieza comn.
8. Despus de cada fumigacin se debe realizar una limpieza general.
9. Esta operacin de fumigacin debe ser registrada en el cuaderno de registro y anotar
los siguientes datos (Anexo I):
- Empresa encargada de la Fumigacin.
- Fecha y hora. - Sustancia qumica utilizada.
- Nombre y Firma de la persona que realiza la fumigacin.
- Firma de la persona responsable de la fumigacin por parte de la botica.
39
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
ANEXO I
REGISTRO DE FUMIGACIN
FECHA:........................................................................................................
HORA:.........................................................................................................
EMPRESA
ENCARGADA
DE
LA
FUMIGACIN:
...................................................................................................................
...................................................................................................................
SUSTANCIA
QUMICA
USADA:
...................................................................................................................
...................................................................................................................
NOMBRE DE LA PERSONA QUE REALIZA LA FUMIGACIN:
NOMBRE
FIRMA
----------------------------------------
40
------------------------------------
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
41
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
42
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
43
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez
16. Elaborar los informes que sean solicitados por el superior inmediato o cualquier
entidad que los requiera.
19. Ejercer las dems funciones que por ley le correspondan por ser servidor pblico o
le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo y dentro de los trminos legales
44
Elaborado Por:
Director Tcnico
Q.F. Ana Cecilia Villafranca Paredes
Revisado Por:
Representante Legal
Sra. Sonia A. Cspedes Velsquez