Las tablas dinmicas (I)

Crear una tabla dinmica

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin,
representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica
porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos,
visualizando o no los datos origen, etc.
Para aquellos que tenga conocimientos de Access es lo ms parecido a una consulta de referencias cruzadas,
pero con ms interactividad.
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.

Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn con el nmero de referencia y el
mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo
en cada mes.
Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men
haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se
encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en
una hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que
vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Las tablas dinmicas (II)

Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica.
Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del
panel.
En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a
finalmente el campo IMPORTE a la seccin

, el campo MES a

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en los rtulos de fila tenemos las referencias,
en los rtulos de columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona
arrastrndolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi
esfuerzos.
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos Cantidad y Total, obtendramos la siguiente tabla, ms compleja pero
con ms informacin:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en la seccin Valores el rtulo
aparecer en una las secciones de rtulos, si te aparece en Etiquetas de columna despliega la lista asociada a l y
selecciona la opcin Mover a rtulos de fila.

Eliminar una tabla dinmica.

Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.

Las tablas dinmicas (III)

Aplicar filtros a una tabla dinmica
Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visualizar nicamente los que nos
interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte derecha, de una flecha
indicando una lista desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Etiquetas de columna nos aparece una lista como vemos en la
imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si
los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la tabla, pero no se pierden, en
cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro guardando los cambios debemos pulsar en Aceptar. Para cerrar sin conservar las modificaciones
pulsaremos Cancelar.

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas, por ejemplo podemos
seleccionar ver los artculos con referencia 1236 de Abril.

Obtener promedios en una tabla dinmica

Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar
esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc.

Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botn
derecho del ratn, nos aparece un men emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opcin Configuracin
de campo de valor... y nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn

de la pestaa Opciones.

Rangos dinmicos: funcin DESREF.

No podemos pasar por alto una de las utilidades ms empleadas a la hora de trabajar en Excel: los 'rangos
dinmicos'.
Definiremos primero qu entendemos por rango dinmico en Excel; sabemos que podemos nombrar los rangos
que utilizamos, pero lo habitual es que estos rangos no sean fijos, es decir, no tenga siempre (a lo largo de nuestro
trabajo con la Base de datos en cuestin) la misma dimensin, i.e., el mismo nmero de registros. Es en este punto
cuando Excel nos proporciona la posibilidad de crear un rango dinmico. Y lo haremos desarrollando la funcin DESREF,
anidando otra funcin importante como CONTARA en ella.
Para visualizar el resultado que obtendremos combinando ambas funciones, ejercitaremos otra herramienta de
Excel como es la validacin (se explicar en su momento). Supongamos un listado de pases, que no tenemos an
finalizado, i.e., se incrementa (o decrece) con el tiempo. Lo primero que tenemos que realizar es el crear un nombre, al
que asignaremos la caracterstica de dinmico mediante la funcin:
Para crear el rango dinmico hemos hecho uso de la funcin Desref, cuya sintaxis es la siguiente:

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
Ref
es la referencia a una celda o a un conjunto de celdas a partir de la(s) cual(es) nos desplazaremos (supongo que de ah el
nombre de la funcin DesRef: Desplazar referencia).
Filas
es el nmero de filas que nos desplazaremos, hacia arriba o hacia abajo, a partir de la referencia original (Ref).
Columnas
es el nmero de columnas que nos desplazaremos, hacia la izquierda o hacia la derecha, a partir de la referencia
original.
Estos dos primeros argumentos pueden ser tanto positivos como negativos. Si nuestra celda de referencia es la C5
y nos queremos desplazar a la celda B2, entonces podramos usar algo as:
Frmula

Descripcin

=DESREF(C
Muestra el valor en la
5;-3;-1)
celda B2

Los dos ltimos argumentos ( Alto y Ancho) son opcionales y si se omiten devolvern el alto o el ancho del rango de
referencia:
Alto
es el alto, en nmero de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta.
Ancho
es el ancho, en nmero de columnas, que se desea que tenga la referencia devuelta.

Tanto el alto como el ancho debe ser un nmero positivo.

=DESREF(Hoja1!$A$2;;;CONTARA(Hoja1!$A:$A)-1;1)

Grficos con tablas dinmicas

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa
Opciones.

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn los datos que
tenemos.
Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el grfico que ms nos
convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vi en el tema de grficos.