PROCEDIMIENTO DE GESTION

GESTION DE PROYECTOS

REUNIN DE TRANSFERENCIA Y ARRANQUE

1.

GYM.SGP.PG.06
Revisin: 0
Fecha: 22/06/2008
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OBJETIVOS
Esta reunin tiene como objetivos la presentacin formal del Proyecto a la organizacin y el ser Punto
de Control de los procesos de Transferencia1 y Arranque2, de manera que:
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2.

Se revise el estado del proceso de Transferencia y se comprometan las fechas para llevarlo a cabo
de manera satisfactoria, y
Se establezcan los compromisos de la Oficina Principal para lograr un Arranque eficaz del
Proyecto.

DESARROLLO
La Reunin de Transferencia y Arranque es convocada por el Gerente Tcnico en coordinacin con el
Gerente de Divisin, luego del aviso de otorgamiento de proyecto y una vez que el Presupuestador
haya preparado la presentacin. En general, esta reunin deber ser convocada a ms tardar a las
dos primeras semanas de haberse obtenido la Buena Pro.
El Presupuestador es el responsable de preparar la presentacin de la Reunin, de acuerdo a la agenda
detallada en el numeral 2.1. En los temas relacionados al estado del Arranque y requerimientos de
soporte de la Oficina Principal, estado de la negociacin de Contrato y temas comerciales, se apoyar
en el Gerente de Proyecto y en el Gerente Comercial para elaborar la presentacin correspondiente,
tal como se indica en la misma agenda.
Se debe dejar constancia de la reunin de Transferencia y Arranque elaborando el Acta de Reunin
de Transferencia y Arranque, cuyo formato se adjunta. El encargado de elaborar esta acta es el
Responsable del Proyecto.

2.1. Agenda
1. Presentacin del Proyecto
1.1 Generalidades del Proyecto: cliente, supervisin, alcance, ubicacin, etc.
1.2 Datos Bsicos del Contrato: tipo, monto, plazos, forma de pago, seguros, fianzas, etc.
2. Aspectos importantes de la Oferta
2.1 Planeamiento
2.1.1 Layout del Proyecto y ubicacin de nuestras facilidades.
2.1.2 Frentes de trabajo.
2.1.3 Partidas importantes (por costo, plazo, metrado, etc.).
2.1.4 Facilidades del Proyecto.
2.1.5 Recursos y equipos.
2.1.6 Organigrama.
2.1.7 Cronogramas (plazo, mano de obra, equipos).
2.2 Presupuesto interno (Costo Directo e Indirecto).
2.3 Hoja de Riesgo.
2.4 Riesgos y Oportunidades.
2.5 Proveedores y Subcontratistas considerados.
2.6 Propuesta al Cliente (explicando la modalidad del presupuesto este presupuesto servir en
el Proyecto para las valorizaciones).
2.7 Calificaciones.
2.8 PdR
3. Contingencias incluidas en el presupuesto y/o posibles errores presupuestales identificados hasta
ese momento (descuentos no incluidos, MO actualizada no declarada).
4. Puntos crticos de Arranque.
5. Soporte necesario de Oficina Principal y estatus de coordinacin con reas de Soporte
(Responsable: Gerente de Proyecto).
1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.04 Transferencia
2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.05 Arranque y Coordinacin con la Oficina Principal

PROCEDIMIENTO DE GESTION

GYM.SGP.PG.06

GESTION DE PROYECTOS

Revisin: 0
Fecha: 22/06/2008
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REUNIN DE TRANSFERENCIA Y ARRANQUE

6. Situacin del proceso de Transferencia.

(Responsable: Jefe de Control de Gestin de Proyectos).
7. Temas claves comerciales (ROC). (Responsable: Gerente Comercial).
8. Status de la negociacin del contrato. (Responsable: Gerente Comercial).

2.2. Asistentes
Asistentes Obligatorios:
9 Responsable de la Propuesta.
9 Gerente de Proyecto.
9 Responsables del equipo del Proyecto.
9 Gerente de Divisin.
9 Gerente Comercial.
9 Gerente Tcnico y/o de Presupuestos.
9 Jefe o Responsable del rea de Control de Gestin de Proyectos
Asistentes Opcionales:
9 Gerente General y/o Vicepresidente Ejecutivo.
9 Gerentes de rea de Soporte de O.P. (Administracin, Finanzas, RRHH, Contabilidad, Equipos,
Logstica) la no asistencia de las gerencias no podr ser motivo para el incumplimiento de los
acuerdos tomados y responsabilidades asignadas en la Reunin a las reas de Soporte.
9 Miembros de los Equipos de Presupuestos y/o Ejecucin.

2.3. Matriz de Responsabilidades

1. Convocar a la reunin

GD

GT

GP

2. Elaborar presentacin
3. Colaborar en la elaboracin de la presentacin
en temas especficos
4. Elaborar el acta
GD: Gerente de Divisin
GT: Gerente Tcnico
GP: Gerente de Proyecto
GC: Gerente Comercial
PR: Presupuestador
RP: Responsable de la Propuesta

3.

REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Documentos relacionados

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GYM.SGP.PG.04 Transferencia
GYM.SGP.PG.05 Arranque y Coordinacin con la Oficina Principal

3.2. Anexos
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GYM.SGP.PG.04-F02
GYM.SGP.PG.05-F02
GYM.SGP.PG.06-F01
GYM.SGP.PG.06-F02

Verificacin del Proceso de Transferencia

Coordinacin con reas de Soporte
Agenda de Reunin de Transferencia y Arranque
Acta de Reunin de Transferencia y Arranque

GC

PR

RP