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Factores Crticos de xito

INTRODUCCIN
Segn Rockart se definen como:
El nmero limitado de reas en las cuales los resultados, si son satisfactorios,
asegurarn un funcionamiento competitivo y exitoso para la organizacin.
La tcnica implica, para su aplicacin, los siguientes puntos bsicos:

Definir los objetivos globales de la organizacin.


Definir una unidad de medida para evaluar el funcionamiento de la
Organizacin con respecto a esos objetivos.
Identificar los factores claves que contribuyen a ese funcionamiento.
Identificar las relaciones causa-efecto entre objetos y factores clave.

DESCRIPCIN DE LA TCNICA
Se trata en definitiva de identificar reas y factores cuyo funcionamiento
permitirn la implantacin de una estrategia determinada. Deben considerarse
factores internos y externos de la Organizacin, como actividades dentro de la
organizacin que se deben realizar con especial atencin, sucesos externos
sobre los cuales la organizacin puede tener o no control y reas de la
organizacin cuyo funcionamiento debe situarse a un nivel competitivo.
Debemos distinguir entre FE (Factores de xito) y FCE (Factores Crticos de
xito).
OBJETIVOS: Fines hacia los cuales se dirige el esfuerzo de la Organizacin.
FE: Factor de xito: es algo que debe ocurrir (o debe no ocurrir) para conseguir
un objetivo.
FCE: Factor Crtico de xito: Un Factor de xito se dice que es crtico cuando es
necesario su cumplimiento para los objetivos de la organizacin.
Debemos tener en cuenta que:
Es ms efectivo separar la consideracin de los FE, de la evaluacin de cuales
son FCE.
Un nmero elevado de FCE, desvirta el sentido de esta tcnica.
Los objetivos son fines en si mismos, si un objetivo sirve para obtener otros
objetivos, se considera entonces un Factor de xito.

PROCEDIMIENTOS DE DEFINICIN DE LOS FACTORES CRTICOS DE


XITO
A la hora de definir los Factores Crticos de Exito de la Organizacin, es
necesario que los objetivos que persigue la Organizacin estn claramente
definidos, dado que su especificacin servir de base para el estudio de los
FCE.
El anlisis de los FCE corresponder, por una parte, al equipo del proyecto, el
cual recoger informacin sobre la Organizacin y sus objetivos mediante
entrevistas con los gestores de la misma. Asmismo, como resultado de estas
entrevistas, se obtendr una primera visin de los directivos acerca de los
medios o requisitos para alcanzar estos objetivos. Estos requisitos permitirn
obtener una lista inicial de los factores de xito, la cual se depurar en etapas
posteriores del anlisis.
Todas las labores de depuracin, refinamiento y consolidacin de los FCE, han
de realizarse de forma conjunta por el equipo del proyecto y los gestores de la
Organizacin. Para ello ser conveniente realizar, ms que entrevistas
individuales, reuniones en grupo entre todos los gestores, dado que as se
obtendr un conjunto reducido de factores crticos de xito desde una
perspectiva global de la Organizacin, obviando de este modo el peligro de
una excesiva proliferacin de FCE, ocasionada por una visin particular de los
gestores de sus reas concretas de responsabilidad dentro de la Organizacin.
El procedimiento para un anlisis estructurado de los FCE constar de los
siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Elaborar una lista de los objetivos de la Organizacin.


Depurar esta lista de objetivos.
Identificar los factores de xito.
Eliminar los factores de xito no crticos.
Agrupar los factores de xito de acuerdo con los objetivos.
Identificar los componentes de estos factores de xito.
Seleccionar los factores crticos de xito.
Finalizar el estudio de los factores crticos de xito.

A continuacin, se realizar un estudio detallado de estos pasos:


1) Elaborar una lista de los objetivos de la Organizacin.
Se determinar la misin, metas y objetivos de la Organizacin. Es conveniente
ser explcitos en la especificacin de objetivos, intentando cuantificarlos en la
medida de lo posible.
Como ejemplo de una especificacin de objetivos de una organizacin,
podemos suponer, una Empresa que se plantea:

Alcanzar una cifra de ventas de 100 millones de nuevos

soles.
Obtener un beneficio antes de impuestos de 20 millones.
Incrementar el margen bruto en las ventas en torno a un

10%.
Mantener los gastos de funcionamiento en un 20% de las

ventas.
2) Depurar la lista de objetivos.
En este paso se revisar la lista de objetivos obtenida en el paso anterior, para
asegurar que dichos objetivos constituyen un fin en s mismos y no meramente
un medio para obtener otro objetivo de la lista, en cuyo caso se considerara
como un Factor de Exito.
En el ejemplo que sigue, los objetivos de Incrementar el margen bruto en las
ventas en torno al 10% y Mantener los gastos de funcionamiento en un 20%
de las ventas, son un medio para conseguir los beneficios de 20 millones, por
lo cual se eliminarn de la lista de objetivos y se considerarn Factores de
xito.
En este caso tendramos:

3) Identificar los factores de xito.


Teniendo en cuenta el concepto de Factor de Exito, como medio necesario para
alcanzar los objetivos especificados, se obtendr una lista de factores de xito
para cada uno de dichos objetivos, contemplando tanto aquellos que dependen
de la Organizacin, como aquellos externos que estn fuera de su control
(legislacin, comportamiento de la economa, etc.).
En este punto no es necesario preocuparse demasiado si se repiten los factores
de xito con los objetivos, o si un factor de xito para un objetivo est

estrechamente relacionado con otro objetivo. As, en nuestro caso, y mediante


entrevistas con los responsables de la Organizacin se obtendra la siguiente
tabla:

4) Eliminar los factores de xito no crticos.


Se utilizarn en este punto diferentes criterios para eliminar los F.E.,
dependiendo de si los mismos estn dentro o fuera del control de la
Organizacin.
Como se ha dicho, esta seleccin ser realizada mediante reuniones en grupo,
por los responsables de la Organizacin.
Los criterios que se seguirn son:
Factores de Exito dentro del control de la Organizacin.
Es el FE esencial para cumplir los objetivos?
Requiere especial cuidado en su realizacin, es decir,

recursos especialmente cualificados?


Si la respuesta a alguna de estas preguntas es no, se eliminar el FE de la
tabla.
Factores de Exito fuera del control de la Organizacin.
Es el FE esencial para cumplir los objetivos?
Hay una probabilidad significativa de que el FE no ocurra?
Si no ocurre el FE Podran alterarse las estrategias con el

fin de minimizar el impacto de dicho incumplimiento,


suponiendo que hubiese suficiente tiempo disponible?.

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es no, se elimina el FE de la


tabla. Esto se hace para no considerar aquellos FE que ocurrirn casi con toda
seguridad (en caso de una respuesta negativa a la segunda pregunta), o
aquellos FE cuyo no cumplimiento impide cualquier tipo de accin correctiva
(en el caso de una respuesta negativa a la tercera pregunta).
En el ejemplo que se sigue, se decidi que el factor de xito Mantener los
gastos de funcionamiento en un 20% de las ventas no exiga recursos
especialmente cualificados para conseguirlo, por lo cual se elimin de la lista.

5) Agrupar los Factores de Exito de acuerdo con los objetivos.


Este paso permite depurar la tabla, dado que al analizar cada objetivo por
separado puede que los FE estn repetidos o sean sinnimos de un objetivo.
En nuestro ejemplo el FE Incrementar ventas es sinnimo del objetivo
ventas de 100 millones, por lo tanto se elimina.

6) Identificar los componentes de estos Factores de Exito.


En este paso se analizan los Factores de Exito para identificar lo que se debe
hacer para conseguir cada uno de estos FE.
De la descomposicin de los FE se pueden encontrar componentes que son
verdaderamente crticos, mientras otros exigen menos esfuerzo o recursos.

El objetivo de este anlisis es identificar de cinco a siete Factores de Exito o


componentes de estos factores que sean crticos, con el fin ltimo de centrar el
esfuerzo de la Organizacin, en su consecucin.
En el ejemplo que se est desarrollando se ha obtenido la siguiente tabla:

7) Seleccionar los Factores Crticos de Exito.


Se usarn los criterios de seleccin ya especificados en el paso 4 para los
niveles ms bajos de descomposicin, con el objeto de obtener un nmero de
FCE entre 5 y 7.
En la tabla siguiente se representan en negrita los FCE seleccionados.

8) Finalizar el estudio de los Factores Crticos de Exito.


En este paso se obtiene una lista final que representa las reas que son
cruciales para el xito de la Organizacin, y donde la direccin debe enfocar su
atencin.
Para los FCE controlables por parte de los directivos, se deben asignar los
recursos necesarios para garantizar su realizacin correcta, as como las
herramientas e informacin necesarias para dicha realizacin. Asmismo, se
deben establecer procedimientos que permitan asegurar un seguimiento y
realimentacin sobre el grado de cumplimiento de dichos Factores Crticos.
Para aquellos FCE no controlables, son absolutamente necesarios
procedimientos que permitan obtener informacin puntual sobre los mismos.
Estos procedimientos proporcionan seales de aviso, de manera que se puedan
definir e implantar planes de contingencia.

PROCEDIMIENTOS DE DEFINICIN DE LOS FACTORES CRTICOS DE


XITO
Determinar cules van a ser los FCE corresponde, por una parte al equipo del
proyecto, que recoger informacin de los gestores de la misma. El
procedimiento a seguir se basa en obtener una lista de Factores inicial e ir
refinando y depurando esta lista hasta obtener una seleccin final de los FCE, y
por ltimo se asignarn los recursos necesarios.
El procedimiento a seguir consta de los siguientes pasos:
1) Elaborar una lista de los objetivos de la Organizacin. Determinar la
misin, metas y objetivos. Es conveniente ser explcitos.
2) Depurar la lista de los objetivos. Revisar la lista de objetivos para
asegurar que dichos objetivos constituyen un fin en s mismos y no son medios
para conseguir otros objetivos.
3) Identificar los Factores de xito. Para cada objetivo se obtendr una
lista de Factores de xito, contemplando factores externos e internos.
4) Eliminar Factores de xito no relevantes.
Si el FE est dentro del control de la organizacin, se sigue el siguiente criterio:
-- Es el FE esencial para cumplir objetivos?
-- Requiere recursos especialmente cualificados?
Si el FE est fuera del control de la organizacin:
-- Es el FE esencial para cumplir objetivos?
-- Hay una probabilidad significativa de que el FE no ocurra?
-- Si no ocurre el FE podran alterarse las formas de actuar para que la no
ocurrencia del FE tenga consecuencias mnimas?
Si alguna respuesta de estas preguntas es NO, eliminamos el FE.
5) Agrupar los FE de acuerdo con los objetivos.
Al analizar cada objetivo por separado puede que los FE estn repetidos o sean
sinnimos de un objetivo.
6) Identificar los componentes de estos Factores de xito.
Descomponemos los FE en otros FE necesarios para conseguir ese FE.
7) Seleccionar los Factores Crticos de xito. De los FE obtenidos de la
descomposicin de los FE, aplicamos los criterios del paso 4 y eliminamos
aquellos que no cumplan los criterios.
8) Asignacin de Recursos. Para los FCE internos de la Organizacin, se

asignan los recursos para su realizacin.


Para los FCE externos que no controla la organizacin se deben establecer
procedimientos que informen sobre su estado, para establecer planes
alternativos en caso de su no ocurrencia.