Inve

Captulo 7:
Ajustes
El presente captulo, tendr como objetivo dar a conocer los siguientes temas:
Explicar el procedimiento de Ajustes.
Diferenciar cada una de las situaciones que ocasionan un Ajustes.
Describir el procedimiento para contabilizar los ajustes correspondientes.

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7. PROCEDIMIENTO DE AJUSTES
Es un procedimiento que se realiza, antes de elaborar los estados financieros, al finalizar cada mes o
como mnimo en diciembre 31 y consiste en tomar las cifras del balance de prueba elaborado
despus de registrar las transacciones externas y mediante un anlisis que permita aplicar
especficamente los principios contables de Realizacin y Asociacin, hacer los cambios necesarios
para que dichas cifras reflejen razonablemente la situacin financiera y los resultados del negocio.
7. 1 DEFINICIN
Los ajustes Son los registros que se efectan al cierre de un perodo
contable con el fin de:
Ajustar los saldos de las cuentas a su valor real.
Causar los gastos y realizar los ingresos correspondientes al
perodo aunque no hayan sido cancelados o no se haya
recibido su pago.
Corregir errores u omisiones.

AJUSTES: serie de cambios

que debemos hacer en las
cuentas al finalizar cada
periodo contable, cambios
que
tendrn
como
consecuencia que algunas
cuentas disminuyan y otras
aumenten sin que se altere
la ecuacin contable.

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Captulo 7: Ajustes

Dado que son muchas las posibles situaciones que dan origen a los ajustes, es posible que el tema
genere confusin y dificultades para su comprensin. Por tal motivo es conveniente agrupar dichas
situaciones para su comprensin. Por tal motivo es conveniente agrupar dichas situaciones en
algunas categoras homogneas que nos permitan entender cmo proceder en cada uno de los
casos. Las situaciones ms frecuentes de ajustes son:

Gastos
Pagados por
Anticipado

Ingresos
Cobrados por
Anticipado

Gastos
Acumulados
por Pagar

Ingresos
Acumulados
por Cobrar

Registro del
Consumo de
Materiales

Registro de la
Depreciacin

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7.2 SITUACIONES MS FRECUENTES DE AJUSTES

7.2.1 Gastos Pagados Por Anticipado
Se originan en el momento en que la empresa paga por un
servicio que se va a consumir durante varios meses. En la
literatura contable se conocen tambin con los nombres de
Gastos Prepagados o incluso con el de Gastos Diferidos.

Todos los desembolsos que una

empresa haga antes de iniciar
actividades,
conocidos
como
desembolsos
preoperativos,
se
consideren como un activo bajo la
denominacin de CARGOS DIFERIDOS,
con la finalidad de amortizarlos como
gastos en los primeros aos de
actividades del negocio cuando ya la
empresa haya generado ingresos.

Nos referiremos en concreto al trato contable de los ajustes

ocasionados por los GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO.
En este caso es fundamental tener claro que en el momento del
pago no se reconoce ningn gasto sino que se da por aceptado,
por aplicacin del Principio contable de Realizacin, que la empresa
adquiere el derecho a recibir el respectivo servicio en los meses siguiente. Por tal motivo los gastos
pagados por anticipado se contabilizan en cuentas del activo que tienen la particularidad que a
medida que transcurre el tiempo y recibimos los servicios correspondientes se les debe ir
modificando (AJUSTANDO) para que su salgo refleje la cantidad que falta por consumir.

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Captulo 7: Ajustes

En relacin con este tipo de pagos es indispensable tener claramente definidos los registros
contables en dos momentos completamente diferentes.
El primero se refiere al momento de hacer el pago, en el cual al reconocer que aumentan los
activos de la empresa se debe DEBITAR la correspondiente cuenta del grupo de gastos pagados
por anticipado y ACREDITAR la cuenta de Disponible.
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Ejemplo: En Octubre 28 del ao 1, Coltejer S.A. le paga a Delima y Cia $ 12 mil por una pliza de
seguros contra incendio que tiene una vigencia de 12 meses, de noviembre 1 del ao 1 a octubre 31
del ao siguiente.
Solucin:

Registro Libro Mayor

Registro Libro Diario

Cuenta
Debito
Seguro Pagados por Anticipado $12.000
Disponible

Credito
$12.000

Seguro Pagados por Anticipado

Oct. 28 -Ao 1 $12.000

Los momentos adicionales que es indispensable tener bien diferenciados se refieren al ltimo da
de cada uno de los meses durante los cuales tenga vigencia la pliza, en los cuales es necesario
disminuir la cuenta Seguros Pagados por Anticipado y aumentar la cuenta Gasto Seguros por
el equivalente al valor de la pliza que se haya consumido durante cada mes.

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Captulo 7: Ajustes

Al finalizar cada mes ser necesario hacer un ajuste para debitar la cuenta Gasto Seguros porque,
al aumentar, los gastos de deben debitar, y acreditar la cuenta Seguros Pagados por Anticipado
porque, al disminuir, las cuentas del activo se deben acreditar.
Un inconveniente adicional que tiene el hacer ajustes radica en que adems de identificar las cuentas
que han de modificarse, es necesario analizar la informacin para determinar cul es la cifra de gastos
o de ingresos que le corresponda a cada periodo contable. En nuestro ejemplo, la situacin es bien
sencilla: Si pagamos $ 12 mil por una suscripcin a 12 meses, entonces, entonces a cada mes le
corresponden proporcionalmente $1.000. En el diario, el registro ser:

Registro Libro Diario

Cuenta
Debito
Gasto-Seguros
$1.000
Seguro Pagados por Anticipado

Credito
$1.000

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Al hacer los registros contables al final de cada uno de los meses siguientes, se ira acreditando la
cuenta Seguros Pagados por Anticipado para que su saldo paulatinamente vaya disminuyendo, de
modo que finalmente en octubre 31 del ao 2, sea cero. Mientras que la cuenta Gasto Seguros
se va debitando hasta que finalmente en octubre 31 del ao 2, haya recibido la totalidad del valor
de la pliza. As, el Libro Mayor mostrara los siguientes registros:

Registro Libro Mayor

Gasto -Seguros
$1.000
$1.000
$2.000

Oct. 28- Ao 1
Nov 30 -Ao1
Dic. 31 -Ao1

Seguro Pagados por Anticipado

$12.000
$1.000
$1.000
$10.000

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7.2.2 Ingreso Cobrado por Anticipado

Se originan al recibir totalmente el dinero correspondiente a servicios que se van a presentar durante
varios meses. Se denominan tambin Ingresos Diferidos.
Los ingresos cobrados por anticipado se contabilizan en cuentas del pasivo que tienen la
particularidad que no se cancelan mediante pagos en Disponible sino que a medida que pase el
tiempo y se vaya prestando el servicio respectivo se les debe ir modificando (AJUSTANDO) para que
su saldo refleje el valor del servicio pendiente por entregar.

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Con relacin a este tipo de cobros es necesario que se tenga claramente definidos los
registros contables en dos momentos completamente diferentes:
El primero se refiere al momento de recibir el dinero, en el cual al reconocer que aumento
los pasivos de la empresa se debe ACREDITAR una cuenta del grupo Ingresos Cobrados
por Anticipado y lgicamente DEBITAR la cuenta de Disponible.
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Ejemplo: En marzo 1 del ao 1, el Banco de Santander recibe de uno de sus clientes $7.500 de
intereses por el periodo de marzo 1 a mayo 31 de dicho ao. El registro contable en forma de Libro
Diario y Mayor ser:

Registro Libro Diario

Cuenta
Debito
Disponible
$7.500
Intereses Cobrados por Anticipado

Credito
$7.500

Registro Libro Mayor

Intereses Cobrados por Anticipado
Marzo 1-Ao1
$7.500

Al finalizar cada mes ser necesario hacer un ajuste para DEBITAR la cuenta Intereses Cobrados por
Anticipado porque, al disminuir, las cuentas del pasivo se deben debitar. Tambin ser necesario
ACREDITAR la cuenta Ingreso Intereses porque, al aumentar, las cuentas de ingresos se deben
acreditar.

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Adems de determinar las cuentas que han de modificarse, es necesario analizar cul es el valor de
ingresos que le corresponde a cada mes. En nuestro ejemplo la situacin es fcilmente entendible:
Si recibimos intereses de $7.500 por 3 meses, a cada uno le corresponder la tercera parte, es decir,
$2.500 por mes. El registro en forma de Libro Diario ser:

Registro Libro Diario

Cuenta
Debito
Intereses Cobrados por Anticipado $2.500
Ingreso-Intereses

Credito
$2.500

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Captulo 7: Ajustes

En el libro mayor, en cada una de esas fechas, marzo 31, abril 30, mayo 31, se ira debitando la cuenta
Intereses Cobrados por Anticipado de modo que su saldo vaya disminuyendo para que finalmente
en mayo 31 del ao 1 sea cero. En cambio, la cuenta Ingreso-Intereses se ira acreditando hasta que
finalmente en mayo 31 de dicho ao, tenga registrados los intereses de los 3 meses. As:

Registro Libro Mayor

Intereses Cobrados por Anticipado
$7.500
Marz.1- Ao 1
$2.500
Marz. 31 -Ao1
$2.500
Abril 30 -Ao1
$2.500

Ingreso-Intereses
$2.500
$2.500
$5.000

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7.2.3 Gastos Acumulados por Pagar

Se reconoce contablemente que hay gastos acumulados por pagar cuando al finalizar un periodo
detectamos que existen servicios que han sido consumidos pero cuyo pago y contabilizacin an no
se ha realizado. Esto habitualmente ocurre cuando el prestador del servicio no hace llegar
oportunamente la factura de cobro correspondiente a cada periodo.
Deben contabilizarse en cuentas del Pasivo que permitan acumular all el valor de los servicios
pendientes de pago y que lgicamente se cancele al hacer el desembolso respectivo.

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Captulo 7: Ajustes

Es conveniente insistir en que los ajustes se hacen al final de cada periodo para incluir el
servicio utilizado dentro de los Gastos del periodo y reconocer la deuda dentro del
Pasivo. Al aumentar los gastos se debe DEBITAR la cuenta de gastos correspondientes
al servicio utilizado y al aumentar los pasivos se debe ACREDITAR la respectiva cuenta
del grupo Gastos Acumulados por Pagar
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Ejemplo: En noviembre 30 del ao 1 en el Deportivo Independiente MEDELLIN, antes de elaborar

los Estados Financieros mensuales, detectan que no se han pagado los salarios correspondientes al
mes de noviembre por valor de $80 mil.
A pesar de que todava no se ha hecho el pago, es necesario hacer un ajuste para reconocer el gasto,
aumentando la cuenta Gastos Salarios y para reconocer la deuda, aumentando la cuenta Salarios
Acumulados por Pagar por el valor de $80 mil correspondientes a los salarios pendientes de pago.
En noviembre30 del ao 1, es necesario entonces DEBATIR la cuenta Gasto Salarios porque, al
aumentar, las cuentas de gastos se deben debitar y ACREDITAR la cuenta Salarios Acumulados por
Pagar porque, al aumentar, las cuentas del pasivo se deben acreditar. En el Libro Diario el registro
ser:

Registro Libro Diario

Cuenta
Debito
Gasto-Salarios
$80.000
Salarios Acumulados por Pagar

Credito
$80.000

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Captulo 7: Ajustes

El registro en el Libro Mayor implica abrir en el grupo de cuentas del Pasivo la cuenta Salarios
Acumulados por Pagar la cual se acredita al final de cada mes con el valor de los salarios pendientes
de pago y se debitara en el momento de hacer los pagos respectivos.
Si suponemos adicionalmente que los salarios del mes de diciembre por valor de $70 mil tampoco
se pagaron oportunamente y que el pago de los salarios de noviembre y diciembre se hace en enero
5 del ao siguiente, las cuentas del mayor tendrn, hasta diciembre 31, los siguientes registros:

Registro Libro Mayor

Gasto Salarios
$80.000
$70.000

Salarios Acumulados por Pagara

Nov. 30 -Ao1
Dic. 31 -Ao1

$80.000
$70.000
$150.000

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La cifra de $150 mil que tiene la cuenta de Salarios Acumulados por Pagar en diciembre 31 del ao
1 refleja la situacin real de la empresa en esa fecha y por lo tanto, el Balance General que se elabore
informara ms razonablemente la situacin financiera del negocio, que era lo que se pretenda con
el ajuste.
En enero 5 del ao siguiente, al pagar los salarios atrasados, se har un registro simple en el cual se
debite la cuenta Salarios Acumulados por Pagar y se acredite la cuenta Disponible por $150.000.

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7.2.4 Ingresos Acumulados por Cobrar

Se reconoce contablemente que hay ingresos acumulados por cobrar cuando al finalizar un periodo
detectamos que existen servicios que han sido realizados o prestados, cuyo dinero an no hemos
recibido ni tampoco contabilizado.
Deben ser contabilizados en cuenta del Activo que permitan acumular el valor de los servicios
pendientes de cobro y que lgicamente se cancelen al recibir el dinero respectivo.

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Es conveniente insistir en que los ajustes se hacen al final de cada periodo para incluir el
servicio realizado dentro de los Ingresos del periodo y reconocer la deuda a favor de la
empresa como un Activo. Al aumentar los ingresos se debe ACREDITAR la cuenta de ingresos
correspondiente al servicio realizado y al aumentar los activos se debe DEBITAR la respectiva
cuenta del grupo Ingresos Acumulados por Cobrar.

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Ejemplo: En julio 31 del ao 1 en el Hotel Buena Vista S.A., antes de elaborar los Estados Financieros
mensuales, detectan que an no se han facturado servicios de alojamiento por valor de $45 mil
correspondientes a clientes que se alojaron en julio y abandonaran el hotel en los primeros das del
mes de agosto.
A pesar de que an no se ha recibido el pago, es necesario que en esa fecha se haga un ajuste para
reconocer el ingreso, aumento la cuenta Ingreso Alojamiento y para reconocer la deuda a favor
del hotel, aumentando la cuenta Alojamiento Acumulado por Cobrar en $ 45 mil correspondientes
al alojamiento pendiente de cobro.
En julio 31 del ao 1 es necesario entonces ACREDITAR la cuenta Ingreso Alojamiento porque, al
aumentar, las cuentas de ingresos se deben acreditar y DEBITAR la cuenta Alojamiento Acumulado
por Cobrar porque, al aumentar, las cuentas del activo se deben debitar. En el Libro Diario el registro
ser:

Registro Libro Diario

Cuenta
Debito Credito
Alojamiento Acumulados por Cobrar $45.000
Ingreso-Alojamiento
$45.000
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El registro en el Libro Mayor implica abrir en el grupo de cuentas del Activo la cuenta Alojamiento
Acumulado por Cobrar, la cual se debita al final de cada mes con el valor de los alojamientos
pendientes de cobro y se acreditara en el momento de hacer los cobros respectivos.
Si suponemos adicionalmente que los alojamientos pendientes de cobro en el mes de julio se
recaudan el da 10 del mes siguiente, las cuentas en el libro mayor tendrn los siguientes registros:
Registro Libro Mayor
Alojamiento Acumulados
por Cobrar
$45.000

Ingreso-Alojamiento
$45.000
Jul.31 -Ao1
Agos. 10 -Ao1

Diponible
$45.000

$45.000

La cifra de $45 mil que tiene la cuenta Alojamiento Acumulado por Cobrar en julio 31 del ao 1
refleja la situacin real de la empresa en esa fecha y por lo tanto el Balance General que se elabore
informara ms razonablemente la situacin financiera del negocio que era lo que se pretenda con
el ajuste. En agosto 10 al recibir el pago, el saldo de la cuenta queda en cero.

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7.2.5. Ingresos Acumulados por Cobrar

Para contabilizar el gasto correspondiente al uso de materiales de consumo es posible implementar
un procedimiento de ajustes que se basa en los siguientes puntos:
Utilizar una cuenta del activo denominado Materiales en la que se registran como dbitos todas
las compras de dichos materiales y la cual es necesario tener claramente diferenciada de la cuenta
de Inventarios utilizada en empresas comerciales para contabilizar el valor de las mercancas para
la venta y en las empresas industriales para contabilizar el valor de las materias primas y los
productos para la venta.
Al finalizar el periodo contable hacer un inventario fsico de los materiales que quedaron
disponibles con su correspondiente precio de compra.
Calcular aproximadamente el valor de los materiales consumidos durante el periodo,
estableciendo la diferencia entre el saldo de la cuenta Materiales y el valor de los materiales que
quedan disponibles al final el perodo, mediante la siguiente formula
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MATERIALES CONSUMIDOS =SALDO DE CUENTA MATERIALES INVENTARIO FINAL DE MATERIALES

Contabilizar la diferencia as establecida como un aumento en el valor de los gastos y una

reduccin en el valor de la cuenta Materiales, mediante un registro DEBITO en la cuenta
Gasto Materiales y un registro crdito en la cuenta Materiales. El registro en el Libro
Diario ser as:

Registro Libro Diario

Cuenta
Debito Credito
Gasto-Materiales xxx
Materiales
xxx

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7.2.5. Depreciacin
Para reconocer la disminucin en el valor del activo, en lugar de acreditar la cuenta del respectivo
activo, se utilizan cuentas en las cuales se acumula, durante toda la vida til del activo, el valor de la
depreciacin que ya ha sido registrada como gastos. Las cuentas en cuestin se consideran como
parte de los activos pero con la caracterstica de representar un menor valor de ellos, por tal motivo
se presentan en el Balance General inmediatamente despus de la cuenta del respectivo activo pero
restndose. Estas ltimas reciben la denominacin de Depreciacin Acumulada y para cada tipo
de activos fijos se utiliza una cuenta especfica, as: Depreciacin Acumulada-Muebles ,
Depreciacin Acumulada Equipos, Etc. Al registrar la depreciacin estas cuentas de deben
Acreditar.
Para contabilizar la depreciacin de un periodo contable, el registro en el Libro Diario tiene la
siguiente estructura:

Registro Libro Diario

Cuenta
Debito Credito
Gasto-Depreciacion
xxx
Depreciacion Acumulada
xxx
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En el libro Mayor, las cuentas contienen la siguiente informacin:

Registro Libro Mayor

Depreciacion Acumulada Gasto Depreciacion - Muebles
Muebles
xxxx

xxx

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