Administracin del tiempo

Qu es?
Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y las sociedades.
Como el tiempo no existe en s, la ad del tiempo es la administracin de s mismo,
es decir, el manejo adecuado de los recursos de todo orden, ya que no hay una
sola realidad que sustraiga al tiempo.
Mitos y realidades del tiempo
En torno al tiempo se han creado un sinnmero de conceptos falsos, autnticos
mitos, que ocultan la realidad de las cosas creando ilusiones deletreas. No tengo
tiempo, No me alcanza el tiempo, El tiempo vuela, Se nos viene el tiempo
encima, tenemos que recuperar el tiempo perdido, hay que ir contra el reloj,
Soy esclavo del tiempo, lo que hace fulano es matar el tiempo, vamos a
ahorrar tanto de tiempo, entre otros.
Falsedades todas. El tiempo del da y el ao transcurre a un ritmo
matemticamente uniforme y parejo: a nadie se le echa encima, y nunca vuela ni
tiraniza a la gente. Tampoco se recupera. Si un piloto sale de pars a nueva york
con una hora de retraso, podra recorrer ese trecho en menos tiempo del
acostumbrado, pero tendr que pagar un precio adicional: mayor esfuerzo en las
maquinas, mayor gasto de combustible, mayor tensin de los operadores y mayor
riesgo para todos.
La tan cacareada escasez del tiempo es un engao que nace de administrarlo
mal, confundiendo prioridades, ignorando objetivos, obsesionndose por hacer
ms cosas de las racionablemente posibles, y que se nutre de la capacidad de
decir no a las distracciones y a las solicitaciones extraas.
Obstculos y trampas: enemigos del tiempo
Existen ladrones del tiempo bastante numerosos y tanto ms temibles cuanto
ms ocultos y disimulados. Identificarlos es el camino para acabar con ellos.
Entendemos por enemigo del tiempo cualquier circunstancia que se opone a la
consecucin de nuestros objetivos, o que simplemente nos aparta de nuestros
valores.
Existen enemigos visibles y ocultos, externos e internos, controlables y no
controlables.

Hay enemigos comunes a todo mundo y hay enemigos propios de quienes

manejan un nmero considerable de personas.
Algunos enemigos son obvios y fciles de identificar. Por ejemplo:

Cantinflear
Las repeticiones intiles
El lenguaje confuso y ambiguo
El desorden
La indecisin
La mana de pasar mucho tiempo hablando y muy poco pensando
La mana de pasar demasiado tiempo realizando cosas sin aclarar
intenciones, propsitos y objetivos
La costumbre de adoptar rituales que son meros formulismos muertos y
vacos
Confundir lo urgente con lo importante

Con facilidad caemos en la ilusin de que los enemigos de nuestro tiempo son
externos, pro la realidad es que muchos de los ms temibles se encuentran en
nosotros mismos.

Enemigos del tiempo

Externos
Interrupciones del telfono
Interrupciones por visitas inesperadas
Urgencias
Mobiliario incomodo
Incapacidad de los subalternos
Falta de informacin adecuada
Exceso de reuniones
Liderazgo deficiente
Tramites excesivos (burocracia)
Ruidos y distractores visuales
Sistemas de comunicacin deficientes

Internos
No saber decir no
Querer acaparar actividades por no
saber delegarlas
Sobreestimar las propias capacidades
Subestimar las propias capacidades
Aplazar; dejar las cosas para despus
Indisciplina en el cumplimiento de los
planes propios
Confusin y desorden en la propia
oficina
Falta de motivacin; indiferencia
Tensin y preocupaciones
Obsesin por lo trivial, meticulosidad
Inconstancia, habito de dejar tareas
inconclusas

Segn la administracin y organizacin:

Eficiente
Es la actividad que logra una proporcin adecuada entre los recursos
invertidos (tanto humanos como materiales) y los resultados

Efectiva
Es la actividad que, adems de ser eficiente, conduce al logro de objetivos
y la resolucin de los problemas.

En otras palabras, es mejor ser efectivo que eficiente.

Conceptos importantes:

Urgente
Instar o precisar la pronta ejecucin de algo

Importante
Calidad de lo que es muy conveniente o interesante, o de mucho valor o
consecuencias.

En muchas ocasiones se crea una tensin entre lo urgente y lo importante (lo

urgente es lo que exige atencin inmediata). La tirana de lo urgente hace
postergar los objetivos ms importantes a largo plazo, olvidar las prioridades y
responder en exceso a los problemas como si todos fueran crisis.