You are on page 1of 428

Adım Adım

Microsoft® Office Outlook


2007

Joan Preppernau ve Joyce Cox

Çeviri: Duygu Kayadelen


arkadaþ YAYINEVÝ
Mithatpaþa Cad. 28/C Ankara
Tel: +90 312 434 46 24 (4 hat) Faks: +90 312 435 60 57
e-posta: info@arkadas.com.tr
www.arkadas.com.tr

Orijinal Ýngilizce Baský:


Microsoft® Office Outlook® 2007 Step by Step / Joyce Cox ve Joan Preppernau

© Copyright 2007, Joyce Cox, Joan Preppernau ve Online Training Solutions, Inc.

ORÝJÝNAL YAYINCI
Microsoft Press
A Division of Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, WA 98052-6399
ile yapýlan anlaþma sonucu tüm haklarýyla yayýmlanmýþtýr.

© Türkçe yayým haklarý arkadaþ yayýnevinindir. Yayýncýnýn yazýlý izni olmadan, hiçbir biçimde ve hiçbir yolla, bu kitabýn
içeriðinin bir kýsmý ya da tümü yeniden üretilemez, çoðaltýlamaz ve daðýtýlamaz.

ISBN 978-975-509-537-0

ANKARA, 2008

Çeviri : Duygu Kayadelen


Yayýna Hazýrlýk : Zeynep Kopuzlu
Sayfa Düzeni : Özlem Çiçek Öksüz
Baský : Özkan Matbaacılık ve Gazetecilik Ltd. Şti.

Microsoft, ActiveX, Excel, InfoPath, Microsoft Press, Access, Aero, Calibri, Groove, Hotmail, Internet Explorer,
OneNote, Outlook, PowerPoint, SharePoint, Visio, Windows, Windows Live, Windows Mobile, Win­dows Server ve
Windows Vista Amerika Birleþik Devletleri ve/veya diðer ülkelerde Microsoft Corporation’ýn kayýtlý ticari markalarý
ya da ticari markalarýdýr. Kitapta geçen diðer ürün ve þirket adlarý sahiplerinin ticari markalarý olabilir.

Kitapta geçen örnek þirketler, kuruluþlar, ürünler, etki alaný adlarý, e-posta adresleri, logolar, kiþiler, yerler ve olay-
lar tümüyle gerçekdýþýdýr. Herhangi bir gerçek þirket, kuruluþ, ürün, etki alaný adý, e-posta adresi, logo, kiþi, yer ve
olayla bir iliþki kurulmamýþtýr ya da bu biçimde anlaþýlmamalýdýr.
İçindekiler
Yazarlar Hakkında . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ix
Outlook 2007’ye Giriş . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi
Outlook 2007’deki Yenilikler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xii
Hadi Başlayalım! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiv
Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv
Uygulama Dosyalarıyla Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv
Başlat Menüsünü Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvi
İletişim Kutularında Gezinmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii
Microsoft İş Sertifika Programı . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix
Bir Sertifika Yolu Seçmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xx
Microsoft Sertifikalý Uygulama Uzmaný Olmak Microsoft Office Outlook 2007 . . . xx
Microsoft İş Sertifika Sınavına Girmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxi
Daha Fazla Bilgi İçin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxii
Kitabın Özellikleri ve Standatları . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii
Kitabın CD’sini Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv
CD’nin İçeriği . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv
Minimum Sistem Gereksinimleri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxvi
Uygulama Dosyalarını Yüklemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxviii
Uygulama Dosyalarını Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxviii
Uygulama Dosyalarını Kaldırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxix
Yardım Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxi
Bu Kitap ve Uygulama CD’si ile İlgili Yardım Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxi
Microsoft Officee Outlook 2007 ile İlgili Yardım Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxi
Daha Fazla Bilgi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxv
Hızlı Başvuru . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxvii

   iii
iv    İçindekiler

1 Outlook 2007 ile Çalışmak 1


Açıklama Kutusu: Farklı E-Posta Hesabı Türleri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Birincil E-Posta Hesabınıza Bağlanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Başlangıç Sihirbazı’yla İlgili Sorunları Gidermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Başka E-Posta Hesaplarına Bağlanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Başka Outlook Profilleri Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Gelişmiş Araç Çubuğu’yla Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Açıklama Kutusu: Outlook ve Business Contact Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

2 Kişi Bilgilerini Yönetmek 29


Kişi Penceresinde Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Açıklama Kutusu: SharePoint Kişi Listelerini Almak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Kişi Bilgilerini Kaydetmek ve Güncelleştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Açıklama Kutusu: Kişilere Hızla Ulaşmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Renk Kategorileri Kullanarak Kişileri Düzenlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Dağıtım Listesi Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Elektronik Kartviziti Kişiselleştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Başka Bir Adres Defteri Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Açıklama Kutusu: Adres Defterlerini Paylaşmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Açıklama Kutusu: Adres Defterlerini Vermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Kişi Bilgilerinin Farklı Görünümlerini Görüntülemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Kişi Bilgilerini Hızla Bulmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Kişi Bilgilerini Yazdırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Açıklama Kutusu: Bir Kişi Kaydına Bağlı OneNote Sayfası Oluşturmak . . . . . . 71
Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

3 E-Posta İletileri Göndermek 73


İleti Penceresinde Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Açıklama Kutusu: Outlook İleti Biçimleri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
İletiler Oluşturmak ve Göndermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
İletilere Dosya Eklemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Açıklama Kutusu: İletileri Yeniden Göndermek ve Geri Çekmek . . . . . . . . . . . . 88
Açıklama Kutusu: Kişi Bilgilerini Göndermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
İş Grafikleri Oluşturmak ve Biçimlendirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Açıklama Kutusu: İleti Ayarlarını ve Teslim Seçeneklerini Değiştirmek . . . . . . . 98
İçindekiler   v

İletilerin Görünüşünü Kişiselleştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100


İletilere Otomatik Olarak İmza Eklemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

4 E-Posta İletilerini İşlemek 113


İletileri ve İleti Eklerini Görüntülemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Açıklama Kutusu: İletileri Okundu Olarak İşaretlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
İletileri Yanıtlamak ve İletmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Açıklama Kutusu: İletileri Silmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Yeni Posta Bildirimleriyle Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Bir İletiden Görev ya da Randevu Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
İletileri Yazdırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

5 Gelen Kutusu’nu Yönetmek 143


İletileri Hızla Bulmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
İletileri Farklı Şekillerde Düzenlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Açıklama Kutusu: Arama Klasörlerini Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Renk Kategorileri Kullanarak İletileri Düzenlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
İletileri Klasörlerde Düzenlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Açıklama Kutusu: Bir E-Posta İletisinden OneNote Sayfası Oluşturmak . . . . 168
İletileri Arşivlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

6 Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek 175


Takvim Öğesi Pencerelerinde Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Randevuları Zamanlamak ve Değiştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Olayları Zamanlamak ve Değiştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Toplantıları Zamanlamak, Güncelleştirmek ve İptal Etmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Açıklama Kutusu: Exchange Server 2007 Zamanlama Yardımcısı
Açıklama Kutusu: Özelliğini Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Toplantı İsteklerini Yanıtlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Açıklama Kutusu: Toplantı Çalışma Alanı Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

7 Takviminizi Yönetmek 197


Takvimin Farklı Görünümlerini Görüntülemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Açıklama Kutusu: Ulusal Tatil Günlerini Eklemek ve Kaldırmak . . . . . . . . . . . . 203
Boş Zamanlarınızı Tanımlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
vi    İçindekiler

Outlook’u Birden Çok Saat Dilimi için Yapılandırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206


Takvimi Yazdırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Açıklama Kutusu: Takvim Bilgilerini Bir Web Sayfası Olarak Kaydetmek . . . . 212
Takvim Bilgilerini E-Posta İletisiyle Göndermek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Açıklama Kutusu: Bir Randevu, Olay ya da Toplantıya Bağlı
OneNote Sayfası Yaratmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Bir İnternet Takvimine Bağlanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
Birden Çok Takvimle Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
Açıklama Kutusu: Takviminizin Denetimini Başkasına Devretmek . . . . . . . . . 220
Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

8 Görevleri İzlemek 223


Görev Penceresinde Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Görevlerin Farklı Görünümlerini Görüntülemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Açıklama Kutusu: Görevleri Bulmak ve Düzenlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Görevleri Oluşturmak ve Güncelleştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Görev Atamalarını Yönetmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Görev Listenizden Görevleri Kaldırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Açıklama Kutusu: OneNote’ta Oluşturulan Görevleri İzlemek ve
Güncelleştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

9 Bilgi Toplamak 245


RSS Akışlarına Abone Olmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Haber Gruplarına Katılmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Notları Kullanarak Bilgileri Kaydetmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Notları Kişilere Bağlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Açıklama Kutusu: Günlükte Bilgilerin Kaydını Tutmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
Açıklama Kutusu: Notu Bir Dosya Olarak Kaydetmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Notları Paylaşmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

10 Başkalarıyla İşbirliği Yapmak 261


Klasörleri Başkalarıyla Paylaşmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Başkalarının Klasörlerine Erişmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Outlook’tan Belge Çalışma Alanı Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Açıklama Kutusu: Grup Zamanlamaları Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Belge Kitaplığı İçeriğiyle Çevrimdışı Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Bir SharePoint Takvimine Bağlanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
İçindekiler   vii

Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

11 İşyeri Dışından Çalışmak 277


Uzak Bir Konumdan Outlook’u Sunucunuza Bağlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Açıklama Kutusu: OWA Yoluyla Bağlanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Outlook Öğeleriyle Çevrimdışı Çalışmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Açıklama Kutusu: Çevrimdışı İken Kişileri Görüntülemek . . . . . . . . . . . . . . . . 286
İletileri Otomatik Olarak Yanıtlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak 297


Sık Kullanılan Outlook Komutlarını Kolay Erişilebilir Hale Getirmek . . . . . . . . . . . . .298
Office ve Outlook Ayarlarınızı Kişiselleştirmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Açıklama Kutusu: Outlook Formlarını Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Açıklama Kutusu: Araç Çubuğu Komutlarını Eklemek ve Kaldırmak . . . . . . . 306
İletileri İşlemek için Kurallar Oluşturmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
E-Posta İletilerini Bilgisayarınızda Depolamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
Açıklama Kutusu: Gizliliğinizi Korumak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
İstenmeyen İletileri Engellemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Gelişmiş E-Posta Seçenekleri Belirlemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
Önemli Noktalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Sözlük . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333

Dizin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
viii    İçindekiler
Yazarlar Hakkında
Joan Preppernau
Joan, Windows ve Office ile ilgili, çok beğenilen Adım Adım Microsoft Windows XP’yi de
içeren bir düzineden fazla kitabın editörüdür. Bilgisayarları gerçekten babasının dizinde
öğrenmiş olan Joan’un bilgisayar endüstrisinin çeşitli alanlarındaki engin deneyimleri, ilgi
çekici, yararlı ve okur dostu eğitim malzemeleri üretmedeki şevkine katkıda bulunmuştur.
Internet’in gücü ve teknolojiye olan saplantısı, Joan’un geçtiğimiz 15 yıl boyunca Yeni
Zelanda, İsveç, Danimarka ve Amerika’da birçok yerde yaşamasına ve çalışmasına olanak
sağlamıştır. Sonunda güneşli günlerin zevkini keşfeden Joan, yakın bir zamanda eşi Barry
ve kızları Trinity ile beraber San Diego, Kaliforniya’ya yerleşmiştir.

Joyce Cox
Joyce teknik konularda teknik olmayan kişiler için eğitim dokümanları geliştirme üzerine
25 yıllık deneyime sahiptir ve Office ve Windows teknolojileri hakkında düzinelerce kitabın
yazarıdır. Online Training Solutions (OTSI) şirketinin başkan yardımcısıdır. Başlangıç ve orta
düzeydeki yetişkin öğrenciler için Hızlı Kurs (Quick Course) serilerini geliştirdiği Online
Press’te genel müdürlük ve baş yazarlık yapmıştır. Ayrıca Microsoft Press’in ilk yönetici
editörlüğünü, Sybex ve Kaliforniya üniversitesi’nin de editörlüğünü yürütmüştür. Joyce ve
eşi Ted, Bellevue Washington’da yaşamakta ve fırsat buldukça Cascade Dağı yamacındaki
küçük kulübelerine kaçmaktadırlar.

   ix
x    Yazarlar Hakkında

Takım
OTSI yayıncılık takımının sıkı çalışan üyelerinin desteği olmadan bu kitap var olamazdı.
Susie Bayers ve Marlene Lambert editasyon sürecine ve Robert (RJ) Cadranell de üretim
sürecine rehberlik ettiler. Jamie Odell kitabın dizgisini yaptı ve Jan Bednarczuk dizini
oluşturdu. Lisa Van Every kitabı Adobe InDesign kullanarak düzenledi ve Jeanne Craver
da grafikleri işledi. Takımımızın başka bir önemli üyesi, Microsof Press dizi editörü
Sandra Haynes, yazım ve üretim süreçleri boyunca çok değerli katkılarda bulundu.

Online Training Solutions, Inc. (OTSI)


OTSI, bilgi teknolojisi çalışanları ve ev bilgisayarı kullanıcıları için Office ve Windows
eğitim ürünleri tasarlama, oluşturma ve üretmede uzmanlaşmıştır. OTSI ile ilgili daha
fazla bilgi için, aşağıdaki web sitesini ziyaret edin:

www.otsi.com
Outlook 2007’ye Giriş
Bill Gates’in “her masaya bir bilgisayar” düşü gitgide gerçeğe daha çok yaklaşıyor; bugün
pek çok insan hem işyerinde hem de evde bilgisayarlarda çalışıyor (ve oynuyor). Gününün
büyük kısmını bilgisayar başında geçiren ve iş arkadaşlarıyla, müşterileriyle, arkadaşlarıyla
ve aileleriyle iletişim kurmanın bir yolu olarak elektronik iletilere bağımlı olan insanlar
için Microsoft Office Outlook 2007 ideal bir çözüm sunuyor. Microsoft Outlook 2007,
e-posta, adres defterleri, takvimler, görev listeleri, not defterleri ve daha fazlasını tek
bir yerde bir araya getiriyor ve daha önemlisi, ihtiyaç duyduğunuz anda bu bilgilere
ulaşmanızı sağlıyor. Tek bir pencerede e-posta iletilerinizle çalışabilir, kişi bilgilerini
bulabilir, gelecek randevularınızı görüntüleyebilir ve görevleri izleyebilirsiniz. Tek bir
yerde iletilerinizi (ve ileti eklerini) hızla arayabilir ve işinizi daha kolay düzenleyebilirsiniz.
Outlook’u kullanarak aşağıdakileri yapabilirsiniz:

l E-posta iletilerini gönderebilir, alabilir, düzenleyebilir ve arşivleyebilirsiniz.

l Belgeler, elektronik tablolar, grafikler ve diğer dosyaları ileti ekleri olarak


gönderebilir ve başkalarından aldığınız eklerin önizlemesini görüntüleyebilirsiniz.
l Olayları, randevuları ve toplantıları zamanlayabilir, katılımcıları davet edebilir
ve konferans salonu, projektör ve yönetilen diğer kaynaklarla ilgili rezervasyon
yapabilirsiniz.
l Gelecek randevuları ve görevleri görüntüleyebilir ve onlar için anımsatıcılar
alabilirsiniz.
l Kişi bilgilerini, sizin e-posta sisteminizle rahatlıkla etkileşime girebilen, aktarılabilir
bir biçimde depolayabilirsiniz.
l Kendiniz ya da bir başkası için görevleri izleyebilir ve görevlerinizi tamamlamak için
zamanlama yapabilirsiniz.
l Bilgi parçalarını not olarak depolayabilirsiniz.

l Zamanlama bilgilerini, kuruluşunuz içinden ya da dışından başkalarıyla


paylaşabilirsiniz.
l Başkalarıyla olan etkileşimlerinizi izleyebilirsiniz.

l İletiler, ekler, takvimler, kişiler ve görevler içinde bilgileri kolayca düzenleyebilir ve


bulabilirsiniz.
l Rahatsız edici önemsiz e-postalara filtre uygulayabilirsiniz.

l Sık kullanılan Web sitelerinden bilgilerin doğrudan size teslim edilmesini


sağlayabilirsiniz.

   xi
xii    Outlook 2007’ye Giriş

Outlook 2007’deki Yenilikler


Outlook’un temel kavramları, 2007 sürümünde de önceki sürümlerle aynıdır; yalnızca
birkaç ekleme yapılmıştır. Bu sürümdeki en büyük yenilik, tüm araçları tek bir yerden
kullanmayı kolaylaştıracak şekilde çeşitli işlevler ve araçların birbiriyle bağlanma ve
düzenlenme biçimiyle ilgilidir. Bu sürümdeki en büyük değişiklik, araçlar ve komutların
Outlook öğe pencereleri içinde bulunduğu yerdir. Geleneksel menüler ve araç çubukları
yerine (bunlar hâlâ program penceresinde mevcuttur), ileti, kişi, randevu ve diğer öğe
pencerelerindeki komutlar, işlevlerine göre gruplara ayrılmışlardır. Gruplar, işlemlere göre
sekmeler halinde düzenlenmiştir ve tüm sekmeler, Microsoft Office 2007 sistemindeki
çeşitli programlarda kullanıcı arayüzünün bir parçası olan “Şerit” üzerinde düzenlenmiştir.

Yeni komut yapısına alışmak biraz zaman alabilir ama diğer Office programlarını da
kullanırsanız, çok kısa zamanla hızlandığınızı fark edeceksiniz.

Eski bir sürümden Outlook 2007’ye yükseltiyorsanız, eski ve yeni sürümler arasındaki
farklar ve sizi nasıl etkileyeceği büyük olasılıkla, Outlook’un temelde nasıl işlediğinden
daha çok ilginizi çekiyordur. Yeni özellikleri (bu kitabın önceki örneklerinde yaptığımız
gibi) sayfa kenarında bir simgeyle belirtmedik. Ama yenilikleri burada listeliyoruz.
Aşağıda, Outlook 2007 ve Outlook 2003’deki yeniliklerin bir listesini sunuyoruz. Bütün
kitap boyunca Outlook 2007’deki yeni özelliklerle birlikte bu özelliklerin yararları, nasıl
kullanılacağı ve karşılaşabileceğiniz olası sorunlar hakkında özel açıklamalar ekledik.

İpucu  Bu kitabın arkasına, başvurabileceğiniz dört renkli bir poster eklenmiştir. Bu


pratik rehber, yeniden tasarlanmış Office kullanıcı arayüzündeki yeni özelliklerin bazılarını
vurgulamakta ve başlamanıza yardımcı olacak ipuçları içermektedir. Bu kitapla çalışırken bu
özellikleri ve daha fazlasını öğreneceksiniz.

Outlook 2003’ten Yükseltiyorsanız


Şimdiye kadar Outlook 2003’ü kullandıysanız, Outlook 2007’de çok fazla gelişme
görmeyi beklemiyor olabilirsiniz, ama kısa zamanda, bu yükseltmenin, yalnızca oldukça
kapsamlı olduğu düşünülen bir dizi özellik ve araç için yeni bir aşama olmadığını fark
edeceksiniz. Outlook 2007’deki yeni ve geliştirilmiş özellikler oldukça fazladır. Bu
özelliklerin bir listesi aşağıda verilmiştir:

l Yeniden tasarlanmış kullanıcı arayüzü. Erişimi daha kolay, daha sezgisel bir şekilde
ileti oluşturun, biçimlendirin ve bilgilerle ilgili harekete geçin.
l Yapılacaklar Çubuğu. Gün içindeki randevu ve görevlerinizi görüntüleyin.
Outlook 2007’ye Giriş   xiii

l Anında Arama. E-postalarınız, takviminiz, kişi kayıtlarınız ya da görev listenizde


anahtar kelimeleri, tarihleri ya da diğer ölçütleri arayın.
l Takvim işlevleri. İnternet takvimleri ve e-posta takvim anlık görüntüleri oluşturun
ve yayınlayın.
l Tek bir arayüzde bilgi paylaşın. Bilgileri paylaşmak ve yönetmek için Microsoft
Windows SharePoint Services kullanarak etkileşimde bulunun.
l Renk Kategorileri. E-posta, takvim öğeleri, kişiler ya da görevleri kolayca
kişiselleştirin ve onlara kategoriler ekleyin.
l Really Simple Syndication (RSS) akışlarınızı görüntüleyin. Son haberleri ya da web
günlüklerini doğrudan Outlook içinden alın.
l Ek Önizleme. Eklerinizin önizlemesini doğrudan Okuma Bölmesi’nde görüntüleyin.

Outlook 2002’den Yükseltiyorsanız


Önceki bölümde listelenen özelliklere ek olarak, Outlook 2002’den (Microsoft Office XP
sistemin bir parçası) yükseltiyorsanız, Outlook 2003’te getirilen aşağıdaki yeni özellikleri
de öğrenmek isteyeceksiniz.

l Gezinti Bölmesi. Postanız, takviminiz, kişiler, görevler ve diğer Outlook öğelerine


hızla erişin.
l Okuma Bölmesi. Öğeyi açmadan ekleri açın.

l Masaüstü Uyarıları. Diğer uygulamaları kapatmadan e-posta iletilerini okuyup


yanıtlayın.
l Paylaşılan Ekler. Grup girdisi için ek gönderin.

l Düzenlemeler. İletilerinizi önceden tanımlanmış 13 görünümden herhangi birinde


görüntüleyin.
l Hızlı Bayraklar. İzlemek için iletilerinizi hızla işaretleyin.

l Her hesap için benzersiz imza. Her Outlook hesabına farklı bir imza atayın.

l Görüşme yoluyla Düzenleme. İletilerinizi yeni bir biçimde görüntüleyin.

l Arama Klasörleri. İlgili bilgileri sanal klasörlerde toplayın ve otomatik olarak


güncelleştirin.
l Kurallar. Kuralları daha kolay bir biçimde oluşturun ve düzenleyin.

l Takvim Görünümü. Takvim ya da Tarih Gezgini’nizi yeni, kullanışlı biçimiyle


görüntüleyin.
l Yan yana takvimler. Aynı anda birden çok takvim görüntüleyin.

l Kişi Resmi. Bir Adres Defteri girdisine resim ekleyin.


xiv    Outlook 2007’ye Giriş

l SharePoint Team Services kişilerini görüntüleme. Bilgileri paylaşabileceğiniz


kişilerin bir listesini görün.
l İnternet üzerinden Exchange Server erişimi (HTTP üzerinden RPC). İnternet
üzerinden, Outlook’tan doğrudan Microsoft Exchange Server’ınıza bağlanın.
l Önbellek Exchange Modu. Posta kutunuzun yerel bir kopyasını bilgisayarınızda
depolayın.
l Git menüsü. Gezinti Bölmesi’ndeki bölmeler arasında hızla geçiş yapın.

l Yeni Veri Dosyası Türü (.pst). Bir Kişisel Klasörler dosyası oluşturun.

l Bir e-posta iletisindeki Dağıtım Listeleri’ni genişletme. Bir iletinin alıcılarını


düzenlemek için Dağıtım Listesi üyelerinin adlarını tek tek görüntüleyin.
l Bilgi Hakları Yönetimi. İletilerin yetkisiz kişilerce iletilmesini, yazdırılmasını,
kopyalanmasını ya da düzenlenmesini engellemek için sınırlı izinlere sahip iletiler
oluşturun.
l Gelişmiş gizlilik özellikleri. Resim ya da ses gibi dış Web içeriğinin e-posta
iletilerinde görüntülenmesini engelleyin ya da bunlara izin verin ve Web
beaconların (Web uyarıcıları) e-posta adreslerinizi istenmeyen ileti gönderen kişilere
vermesini önleyin.

Hadi Başlayalım!
Bu sürümde, Outlook, tam kapsamlı bir bilgi yönetim sistemi olarak kendini geliştirdi ve
iletişimler, zamanlamalar ve görevlerle tek bir yerden rahatça çalışmayı her zamankinden
daha kolay hale getirdi. Sizi Microsoft Office Outlook 2007 içinde gezintiye çıkarmayı ve
bu gerçekten yararlı ürünle ilgili heyecanımızı paylaşmayı hevesle bekliyoruz.
Windows XP Kullanan Okuyucular
İçin Bilgiler
Bu kitaptaki işletim sistemiyle ilişkili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows Vista
içindir ama kitabı okumak ve alıştırmaları uygulamak için Windows Vista zorunlu değildir;
bunları Microsoft Windows XP yüklü bir bilgisayarda da yapabilirsiniz.

Bu kitaptaki alıştırmalarla Windows XP yüklü bir bilgisayarda çalışırken karşılaşacağınız


farklılıkların çoğu işlemlerden çok görünüşle ilgilidir. Örneğin, Windows Vista Başlat
düğmesi, dikdörtgen değil yuvarlaktır ve Başlat etiketi yoktur, pencere çerçeveleri
ve pencere yönetim düğmeleri farklı görünür, ayrıca sisteminiz Windows Aero’yu
destekliyorsa pencere çerçeveleri şeffaftır.

Bu kısımda, alıştırmaları Windows XP’de yapabilmek için menüleri ve iletişim kutularını


nasıl kullanacağınız anlatılmıştır. Farklılıklar alıştırmaları tamamlarken hiçbir zorluk
yaşamayacağınız kadar azdır.

Uygulama Dosyalarıyla Çalışmak


“Kitabın CD’sini Kullanmak” kısmında verilen yönergeler Windows Vista içindir. Uygulama
CD’sindeki uygulama dosyalarını yüklerken, kullanırken, kaldırırken Windows XP'deki tek
farklılık varsayılan yükleme konumu ve kaldırma işlemidir.

Windows Vista yüklü bir bilgisayarda, uygulama dosyalarının varsayılan yükleme


konumu Belgeler\MSP\AA_Outlook2007‘dir. Windows XP yüklü bir bilgisayarda,
uygulama dosyalarının varsayılan yükleme konumu Belgelerim\MSP\AA_Outlook2007
‘dir. Bilgisayarınızda Windows XP yüklü ise, alıştırmalarda Belgeler klasörüne gitmeniz
istendiğinde Belgelerim klasörüne gitmelisiniz.

Uygulama dosyalarını Windows XP yüklü bir bilgisayardan kaldırmak için:

1. Windows görev çubuğunda Başlat düğmesini tıklayın. Denetim Masası’nı tıklayın.


2. Denetim Masası’nda, Program Ekle veya Kaldır’ı tıklayın (Klasik görünümde çift
tıklayın).

   xv
xvi    Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler

3. Program Ekle veya Kaldır penceresinde, Adım Adım Microsoft Outlook 2007’yi
seçin ve Kaldır’ı tıklayın.
4. Silmeyi onaylamanızı isteyen Program Ekle veya Kaldır ileti kutusunda Evet’i
tıklayın.

Önemli  Uygulama dosyalarını yüklerken ya da kaldırırken yardıma ihtiyacınız


olursa, bu kitabın sonraki sayfalarındaki “Yardım Almak” kısmına bakın. Microsoft
Ürün Destek Hizmetleri bu kitap ya da CD'si ile ilgili destek sağlamaz.

Başlat Menüsünü Kullanmak


Windows XP yüklü bir bilgisayarda Outlook 2007’yi başlatmak için:

Ü Başlat düğmesini tıklayın, Tüm Programlar’ı işaret edin, Microsoft Office’i


tıkladıktan sonra Microsoft Office Outlook 2007’yi tıklayın.
Windows Vista'nın Başlat menüsündeki klasörler dikey olarak genişler. Windows XP'nin
Başlat menüsündeki klasörler yatay olarak genişler. Bu farkı kitaptaki ekran görüntüleriyle
kendi Başlat menünüzü karşılaştırdığınızda göreceksiniz.
  Windows XP Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler    xvii

İletişim Kutularında Gezinmek


Windows XP yüklü bir bilgisayarda, çalışacağınız iletişim kutularının bazıları, yalnızca
görsel olarak bu kitapta gösterilenlerden farklı olmayacak, bunun yanı sıra farklı da
çalışacaktır. Bu iletişim kutuları belirli bir konuma gitmenizi sağlayan iletişim kutuları gibi
temelde Outlook ve işletim sistemi için aynı işlevleri olan arabirimlerdir. Örneğin aşağıda
Windows Vista ve Windows XP üzerinde çalışan Outlook 2007 Dosya Ekle iletişim kutuları
ve gösterilmiştir.

Windows XP sürümü Windows Vista sürümü

Windows Vista’da Bölüm1 klasörüne gitmek için:


Ü Sık Kullanılan Bağlantılar bölmesinde, Belgeler'i tıklayın. Sağdaki klasör içeriği
bölmesinde sırasıyla MSP, AA_Outlook2007 ve Bölüm1’i çift tıklayın.
Windows Vista’da AA_Outlook2007 klasörüne geri gitmek için:
Ü İletişim kutusunun sol üst köşesinde, Geri düğmesini tıklayın.

Windows XP’de Bölüm1 klasörüne gitmek için:


Geri
Ü Yerler çubuğunda, Belgelerim’i tıklayın. Sağdaki klasör içeriği bölmesinde sırasıyla
MSP, AA_Microsoft Outlook 2007 ve Bölüm1’i çift tıklayın.
Windows XP’de AA_Outlook2007 klasörüne geri gitmek için:
Ü Araç çubuğunda Bir Düzey Yukarı düğmesini tıklayın.
Bir Düzey Yukarı
Microsoft İş Sertifika Programı
Masaüstü bilgisayar yetkinliği, günümüzün iş dünyasında gittikçe daha önemli hale
gelmektedir. Bunun sonucu olarak birçok işveren, elemanlarını seçerken, işe alırken
ve eğitirken, çalışanlarının yetkinliğinden emin olmak için teknoloji sertifikalarının
tarafsızlığına ve tutarlılığına güvenmektedir. Çalışan veya iş arayan biri olarak teknoloji
sertifikasıyla, başarılı olmanız için gereken becerilere sahip olduğunuzu kanıtlayabilir ve
şimdiki ya da gelecekteki işvereninizi, sizi eğitmek için ayrıca para ve çaba harcamaktan
kurtarabilirsiniz.

Microsoft İş Sertifika Programı, çalışanların Windows Vista ve 2007 Microsoft Office


program becerilerini doğrulamalarına yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Sertifikaya
giden iki yol vardır:

l Microsoft Sertifikalı Uygulama Uzmanı (MCAS), Windows Vista veya Microsoft


Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007,
Microsoft Office Outlook 2007 ve Microsoft Office Access 2007 gibi bir ya da
daha çok 2007 Microsoft Office programında sertifika sınavına girerek Windows
Vista’da ya da 2007 Microsoft Office paketinde dünya çapında geçerli beceri
standartlarını kanıtlamış kişidir.
l Microsoft Sertifikalı Uygulama Profesyoneli (MCAP), 2007 Microsoft Office
paketine ve Microsoft SharePoint ürünlerine ve teknolojilerine ait bilgisini bir
üst düzeye çıkarmış ve bir sertifika sınavına girerek Office paketinin işbirlikçi
gücünü Bütçe Analizi ve Tahmin ya da İçerik Yönetimi ve İşbirliği gibi mesleki
uygulamalarda kullanabileceğini kanıtlamış kişidir.
Sertifika aldıktan sonra, uygun sertifika göstergesi ile birlikte MCAS ya da MCAP
logosunu kartvizitlerinize ve diğer kişisel tanıtım malzemelerinize ekleyebilirsiniz. Bu
logo, sertifika için gerekli olan uygulamalarda ya da çapraz-uygulama becerilerinde
yetkin olduğunuzu gösterir.

   xix
xx    Microsoft İş Sertifika Programı

Bir Sertifika Yolu Seçmek


Gerçekleştirmek istediğiniz Microsoft İş Sertifikası yolunu seçerken, şunları göz önünde
bulundurmalısınız:

l Aşina olduğunuz program ve program sürümleri


l Programı kullanmış olduğunuz süre

l O programın kullanımı için aldığınız eğitimin resmi ya da gayrı resmi oluşu

MCAS düzeyindeki sertifika adaylarının, bir belgeyi ya da hesap tablosunu biçimlendirmek


gibi çeşitli standart iş uygulamalarını başarıyla tamamlamaları beklenir. Başarılı adaylar
genellikle altı ay ya da daha uzun süre, resmi olarak eğitmen rehberliğinde veya MCAS
onaylı kitapları, kılavuzları ya da etkileşimli bilgisayar tabanlı malzemeleri kullanarak
bireysel çalışma yoluyla, Windows Vista’da veya belirli bir Office programında tecrübe
edinmişlerdir. MCAP düzeyindeki sertifika adaylarının, 2007 Microsoft Office ürün
paketini bütün halinde kullanıp ileri seviyede işlemler gerçekleştirerek, daha karmaşık, iş
odaklı uygulamaları başarıyla tamamlamaları beklenir. Başarılı adaylar genellikle altı ay
ya da daha uzun süre, resmi olarak eğitmen rehberliğinde veya MCAS onaylı malzemeler
kullanarak bireysel çalışma yoluyla, programlarda tecrübe edinmişlerdir.

Microsoft Sertifikalý Uygulama Uzmaný Olmak


Microsoft Office Outlook 2007
Her MCAS ve MCAP sertifika sýnavý, Windows Vista ve 2007 Office programlarýnýn Her
MCAS ya da MCAP sınavı, Windows Vista ve 2007 Office programlarının işyerlerinde nasıl
kullanıldığına bakılarak bir dizi beceri standardı ile geliştirilmiştir. Bu beceri standartları
her sınavın kapsamını belirlemektedir, bu nedenle bu standartlar sertifika sınavına nasıl
hazırlanmanız gerektiği konusunda önemli bilgiler sağlar.

Microsoft Sertifikalı Uygulama Uzmanı (MCAS) olarak sertifika alabilmek için, aşağıdaki
beş alanda ustalığınızı sergilemeniz gerekir:
l İletileri yönetmek. E-posta iletileri oluşturma, gönderme, yanıtlama ve iletme;
otomatik imzalar ve yanıt iletileri oluşturma; iletilere dosyalar ekleme; eklerin
önizlemesini görüntüleme, ekleri kaydetme ve açma; iletinin duyarlılık, önem,
güvenlik ve teslim seçeneklerini ayarlama; ve iletileri farklı biçimlerde görüntüleme
becerilerinizi göstermeniz gerekir.
l Zamanlamayı yönetmek. Sıfırdan ya da e-posta iletileri ve görevlerinden bir kerelik
ve yinelenen randevular, toplantılar ve olaylar oluşturma; toplantıları zamanlama
ve toplantı isteklerini güncelleme, iptal etme ve yanıtlama; çalışma haftanız, saat
Microsoft İş Sertifika Programı   xxi

dilimleriniz ve tatillerinizi özelleştirme; takviminizi paylaşma ve yayımlama ve diğer


takvimleri görüntüleme becerilerinizi göstermeniz gerekir.
l Görevleri yönetmek. Sıfırdan ve iletilerden bir kerelik ve yinelenen görevler
oluşturma ve görevleri değiştirme; bir görevin durumu, önceliği ve tamamlanma
yüzdesini ayarlama ve o görevi tamamlanmış ya da özel olarak işaretleme ve
diğer insanlara görevler atayıp onların atadığı görevlere yanıt verme becerilerinizi
göstermeniz gerekir.
l Kişileri ve kişisel iletişim bilgilerini yönetmek. Sıfırdan ya da iletilerden, elektronik
kartvizitlerden ve kişi kayıtlarından kişiler oluşturma ya da bu kişileri değiştirme;
bir elektronik kartvizit oluşturma ve gönderme ve onu bir imza olarak kullanma;
dağıtım listeleri oluşturma ve değiştirme ve ikincil adres defteri oluşturma ve alma
becerilerinizi göstermeniz gerekir.
l Bilgileri düzenlemek. İletiler, randevular, toplantılar, kişiler ve görevleri renge
göre kategorilere ayırma ve sıralama; veri dosyaları oluşturma ve yönetme; posta
klasörleri oluşturma ve doldurma; silinmiş, gönderilmiş ve önemsiz iletileri yönetme;
belirli iletiler, randevular, görevler ya da kişileri bulma; iletileri yönetmek için
kurallar oluşturma, değiştirme ve silme; Outlook ortamını özelleştirme ve Office
Outlook 2007’yi internet üzerinden erişebilecek biçimde yapılandırma becerilerinizi
göstermeniz gerekir.

Microsoft İş Sertifika Sınavına Girmek


Windows Vista ve Office 2007 programları için MCAS ve MCAP sertifika sınavları,
Windows Vista işletim sisteminin ya da Office paketindeki bir ya da daha fazla
programın etkileşimli bir simülasyonunu (bir dijital model) kullanarak işle ilgili görevleri
tamamlamanızı gerektiren performansa dayalı sınavlardır.

Sınavla İlgili İpuçları


l Her soruda verilen yönergeleri tam ve doğru olarak takip edin.
l İstenen bilgileri yönergelerde göründüğü gibi girin, ancak aksini yapmanız özellikle
istenmedikçe biçimlendirmeyi taklit etmeyin. Örneğin, girmeniz istenen metin ve
değerler yönergelerde kalın ve altı çizili olarak görünebilir (örneğin, metin), ama sizin
bilgileri bu biçimlendirmeleri uygulamadan girmeniz gerekir.
l Aksini yapmanız özellikle istenmedikçe, bir sonraki sınav sorusuna geçmeden önce
tüm iletişim kutularını kapatın.
l Aksini yapmanız özellikle istenmedikçe, bir sonraki sınav sorusuna geçmeden önce
görev bölmelerini kapatmayın.
l Bir belgeyi, çizelgeyi, grafiği, raporu ya da slaydı yazdırmanız istenirse, görevi yerine
getirin, ancak gerçekte herhangi bir şeyin yazdırılmayacağını bilin.
xxii    Microsoft İş Sertifika Programı

l Fazladan tuş vuruşları ya da fare tıklamalarını önemsemeyin. Çalışmanız,


(yönergelerde belli bir yöntem kullanılması istenmediği sürece) kullandığınız
yönteme ve soruyu cevaplamak için harcadığınız zamana göre değil, sonuca göre
değerlendirilecektir.
l Eğer sınav sırasında bilgisayarınızda sorun yaşarsanız (örneğin, sınav yanıt
vermezse ya da fare çalışmamaya başlarsa) ya da elektrik kesintisi meydana gelirse,
hemen sınav merkezi yöneticisiyle irtibata geçin. Yönetici bilgisayarı yeniden
çalıştıracaktır ve puanınız aynı kalacak şekilde kesintinin yaşandığı noktadan sınava
devam etmenizi sağlayacaktır.

Sertifika Alma
Sınav bittiğinde, sınav merkezi yöneticisinin yardımıyla çıktısını alabileceğiniz bir puan
raporu verilecektir. Puanınız geçerli standardı (alınması gereken en düşük puanı) sağlıyor
veya aşıyorsa, yaklaşık 14 gün içinde adresinize bir sertifika yollanacaktır.

Daha Fazla Bilgi İçin


Microsoft Sertifikalı Uygulama Uzmanı sınavları ve kurs materyalleri hakkında daha
fazla bilgi edinmek için, aşağıdaki adresi ziyaret edebilirsiniz:
http://www.microsoft.com/learning/mcp/mcas/
Microsoft Sertifikalı Uygulama Profesyoneli sınavları ve kurs materyalleri hakkında
daha fazla bilgi edinmek için, aşağıdaki adresi ziyaret edebilirsiniz:
http://www.microsoft.com/learning/mcp/mcap/
Kitabın Özellikleri ve Standartları
Bu kitap, Microsoft Office Outlook 2007’de gerçekleştirmek isteyeceğiniz tüm işlemler
sırasında size adım adım kılavuz olacak şekilde tasarlandı. Baştan başlar ve alıştırmaları
sırasıyla tamamlarsanız, Outlook'u kullanarak hertürlü bilgiyi yönetmek için gereken
bilgileri edinirsiniz. Bununla birlikte her bölüm kendi içinde bütündür ve diğerlerinden
bağımsızdır. Outlook'un önceki sürümlerinden biriyle çalıştıysanız ya da bütün alıştırmaları
tamamladığınız halde bir süreci hatırlamak için yardıma ihtiyaç duyuyorsanız, kitabın
aşağıda belirtilen özellikleri size belirli bir bilgiyi nasıl bulacağınız konusunda yardımcı
olacaktır:

l Ayrıntılı içindekiler tablosu.  Her bölümdeki başlıkların ve altbaşlıkların listesini


içerir.
l Bölüm sekmeleri.  İstediğiniz bölümü kolayca bulmanızı sağlar.

l Konu etiketli sayfa üstbilgileri.  Bölüm içindeki konu başlıkları tek numaralı
sayfaların üstbilgilerinde yer alır ve istediğiniz konuyu hızla bulmanızı sağlar.
l Hızlı Başvuru.  Kitabın içinde ayrıntılı olarak anlatılan her konuyla ilgili genel
yönergeler özetlenmiştir. Kendi belgelerinizle çalışırken hızlı bir tekrar yapmanızı ve
hafızanızı tazelemenizi sağlar.
l Ayrıntılı dizin.  Belirli işlemleri, özellikleri ve genel kavramları bulabilirsiniz.

l Uygulama CD’si.  Adım adım alıştırmaları yaparken kullanacağınız uygulama


dosyalarının yanı sıra çeşitli İngilizce kaynaklar içerir.
Ek olarak, kitabın sonunda bazı kavramıların ve terimlerin tanımlarını içeren küçük bir
sözlük bulunmaktadır.

Bu kitabı kullanırken özel yönergelerin, basılacak tuşların, tıklanacak düğmelerin ve


benzerlerinin nasıl gösterildiğini bilmek size zaman kazandıracaktır.

   xxiii
xxiv    Kitabın Özellikleri ve Standartları

Standart Anlamı
Bu simge, uygulama CD’sindeki dosyaları kullanacağınızı belirtir.

KULLANIN Adım adım alıştırmalardan önce gelir ve kullanacağınız uygulama dosyalarını


belirtir.
YAPIN Bir alıştırmadan önce ya da sonra gelir ve alıştırmaya başlamadan önce ya da
alıştırmayı tamamladıktan sonra yapmanız gerekenleri belirtir.
AÇIN Adım adım alıştırmalardan önce gelir ve alıştırmaya başlamadan önce açmanız
gereken dosyaları belirtir.
KAPATIN Adım adım alıştırmalardan sonra gelir ve başka bir konuya geçmeden önce
kapatmanız gereken dosyaları ya da programları belirtir.

1 Mavi numaralı adımlar alıştırmalarda ve Hızlı Başvuru yönergelerinde kullanılır.


2
1 Siyah numaralı adımlar açıklama metinlerindeki yönergelerde kullanılır.
2
Ü Ok işareti alıştırmanın tek adım olduğunu belirtir.
Ayrıca Bakınız Belirtilen konuyla ilgili daha çok bilgi için sizi bu kitaptaki başka bir sayfaya ya da
başka bir kaynağa yönlendirir.
Sorun Giderme Sık karşılaşılan bir sorunu nasıl çözebileceğinizi açıklar.
İpucu Bir işlemi kolaylaştıran yararlı ipuçları, kısayollar ya da diğer seçenekler hakkında
bilgi verir.
Önemli Bir işlemi tamamlamak için bilmeniz gerekenleri açıklar.
Alıştırmada bir düğmeyi ilk kez tıklamanız istendiğinde, sol kenar boşluğunda
düğmenin resmi gösterilir. Düğme adı düğmenin üzerinde yazmıyorsa, resmin
Kaydet altında gösterilir.
Adım adım alıştırmalarda basmanız gereken tuşlar klavyede göründüğü gibi
gösterilir.
İki tuş adı arasındaki (+) işareti, iki tuşa aynı anda basılması gerektiğini gösterir.
+
Örneğin, ” + tuşlarına basın”, “ tuşunu basılı tutarken tuşuna basın”
demektir.
Program Arabirim Alıştırmalarda düğmeler, komutlar, iletişim kutuları gibi program öğeleri siyah ve
Öğeleri kalın yazı tipiyle gösterilir.
Kullanıcı Girdisi Yazmanız gereken metinler mavi ve kalın yazı tipiyle gösterilir.
Sözlük Terimleri Kitabın sonundaki sözlükte açıklanan terimler mavi ve italik yazı tipiyle gösterilir.
Kitabın CD’sini Kullanmak
Bu kitaba eklenen uygulama CD’si, Microsoft Office Outlook 2007’yi nasıl kullanacağınızı
öğrenmenize yardımcı olacak diğer elektronik kaynakların yanı sıra, kitabın
alıştırmalarıyla çalışırken kullanacağınız uygulama dosyalarını da içerir.

CD’nin İçeriği
Kitabın beraberindeki CD, alıştırmaları tamamlamak için gerekli tüm uygulama
dosyalarını içerir. Bu kitapta, uygulama dosyalarının çoğunu, başlangıçtaki alıştırmaları
yaparken siz yaratacaksınız. Böylece uygulama dosyaları, sisteminizle uyumlu olacaktır,
örneğin e-posta iletileri gerçek e-posta hesapları arasında gönderilecektir.

Aşağıdaki tablo, kitabın CD’sindeki uygulama dosyalarını listelemektedir.

Bölüm Dosyalar
Bölüm 1: Outlook 2007 ile Çalışmak Yok
Bölüm 2: Kişi Bilgilerini Yönetmek 05_Şekil.png
03_Ek.docx
Bölüm 3: E-Posta İletileri Göndermek 03_Ek.pptx
Bölüm 4: E-Posta İletilerini İşlemek Yok
Bölüm 5: Gelen Kutusu’nu Yönetmek Yok
Bölüm 6: Randevuları, Olayları ve Toplantıları
Yönetmek Yok
Bölüm 7: Takviminizi Yönetmek Yok
Bölüm 8: Görevleri İzlemek Yok
Bölüm 9: Bilgi Toplamak Yok
Bölüm 10: Başkalarıyla İşbirliği Yapmak Yok
Bölüm 11: İşyeri Dışından Çalışmak Yok
Bölüm 12: Outlook’u Özelleştirmek ve
Yapılandırmak Yok

   xxv
xxvi    Kitabın CD’sini Kullanmak

Uygulama dosyalarına ek olarak CD, Outlook 2007’yi öğrenmenize katkı sağlayacak


aşağıdaki kaynakları içerir:

l Adım Adım Microsoft Office Outlook 2007 eKitap

l Microsoft Computer Dictionary, 5th ed. eKitap

l First Look 2007 Microsoft Office System (Katherine Murray, 2006)

l Look Both Ways: Help Protect Your Family on the Internet (Linda Criddle, 2007)
kitabının örnek bölümü ve posteri

Önemli  Bu kitabın ekindeki CD Outlook 2007 yazılımını içermez. Bu kitabı kullanmadan


önce programı satın almalı ve yüklemelisiniz.

Minimum Sistem Gereksinimleri


Microsoft Office 2007 Sistemi
Microsoft Office 2007 Sistemi aşağıdaki programları içerir:

l Microsoft Office Access 2007

l Microsoft Office Communicator 2007

l Microsoft Office Excel 2007

l Microsoft Office Groove 2007


l Microsoft Office InfoPath 2007

l Microsoft Office OneNote 2007

l Microsoft Office Outlook 2007

l Microsoft Office Outlook 2007, Business Contact Manager ile

l Microsoft Office PowerPoint 2007

l Microsoft Office Publisher 2007

l Microsoft Office Word 2007

Office 2007 sisteminin hiçbir sürümü tek başına yukarıdaki programların tümünü
yüklemez. Microsoft Office Project 2007, Microsoft Office SharePoint Designer 2007 ve
Microsoft Office Visio 2007’yi içeren ayrı uzmanlık programları vardır.
Kitabın CD’sini Kullanmak   xxvii

Bu programları kurmak ve çalıştırmak için bilgisayarınızın aşağıdaki minimum


gereksinimleri sağlaması gerekir:

l 500 megahertz (MHz) işlemci

l 256 megabayt (MB) RAM

l CD ya da DVD sürücü

l 2 gigabayt (GB) kullanılabilir sabit disk alanı (yükleme dosyalarını silmeyi seçerseniz
disk alanının bir bölümü boşaltılabilir)

İpucu  Sabit disk gereksinimi yapılandırmaya bağlı olarak değişiklik gösterebilir; özel
yükleme seçenekleri daha fazla ya da az sabit disk alanı gerektirebilir.

l 800x600 çözünürlüğünde ekran; 1024x768 ya da daha fazlası tavsiye edilir

l Klavye ve fare ya da uyumlu işaret aygıtı

l Ürünleri indirmek ve etkinleştirmek, Microsoft Office Online’a ve çevrimiçi Yardım


(Help) başlıklarına erişmek ve diğer Internet'e dayalı işlemler için 128 Kbps ya da
daha hızlı Internet bağlantısı
l Windows Vista ya da sonraki sürümü, Service Pack 2 (SP2) yüklü Microsoft Windows
XP ya da Microsoft Windows Server 2003 veya sonraki sürümleri
l Windows Internet Explorer 7 ya da servis paketleri yüklü Microsoft Internet
Explorer 6
Office Basic 2007, Office Home & Student 2007, Office Standard 2007, Office Small
Business 2007, Office Professional 2007, Office Ultimate 2007, Office Professional Plus
2007 ve Office Enterprise 2007’yi içeren 2007 Microsoft Office paketlerinin tümünün
benzer gereksinimleri vardır.

Adım Adım Alıştırmalar


Bu kitaptaki alıştırmaları başarıyla tamamlamanız için Microsoft Office 2007 sistemini
çalıştırmanız için gerekli donanım, yazılım ve bağlantılara ek olarak, aşağıdakilere
ihtiyacınız vardır:

l Outlook 2007, PowerPoint 2007 ve Word 2007

l Bir yazıcıya erişim

l Uygulama dosyaları için 10 MB kullanılabilir sabit disk alanı


xxviii    Kitabın CD’sini Kullanmak

Uygulama Dosyalarını Yüklemek


Alıştırmalarda kullanmadan önce, uygulama dosyalarını sabit diskinizde doğru konuma
yüklemelisiniz. Aşağıdaki adımları izleyin:

1. Uygulama CD’sini kitabın arkasındaki zarfından çıkarın ve bilgisayarınızın CD


sürücüsüne yerleştirin.
Adım Adım CD’si Kullanım Koşulları ekrana gelir. Uygulama dosyalarını kullanmak
için lisans anlaşmasının koşullarını kabul etmelisiniz. Lisans anlaşmasını kabul
ettikten sonra bir menü ekranı görünür.

Önemli  Menü ekranı görünmezse, Başlat düğmesini tıklayın, Bilgisayar’ı tıklayın.


Gezinti bölmesinde, Klasörler listesini görüntüleyin, CD sürücünüzün simgesini tıklayın
StartCD yürütülebilir dosyasını çift tıklayın.

2. Uygulama Dosyalarını Yükleyin’i tıklayın.


3. İlk ekranda İleri’yi tıklayın, sonraki ekranda lisans anlaşmasının koşullarını kabul
etmek için İleri’yi tıklayın.
4. Uygulama dosyalarını varsayılan konumdan (Belgeler\MSP\AA_Outlook2007), başka
bir yere yüklemek isterseniz, Değiştir düğmesini tıklayın, yeni sürücü yolunu seçin
ve Tamam’ı tıklayın.

Önemli  Uygulama dosyalarını varsayılandan başka bir konuma yüklerseniz,


alıştırmalarda verilen dosya yolunu da buna uyarlamanız gerekir.

5. Hedef Konum Seçin ekranında İleri’yi tıklayın ve seçili uygulama dosyalarını


yüklemek için Programı Yüklemeye Hazır ekranında Yükle’yi tıklayın.
6. Uygulama dosyaları yüklendikten sonra, Son’u tıklayın.
7. Adım Adım Uygulama CD’si penceresini kapatın, CD’yi CD sürücüsünden çıkarın.

Uygulama Dosyalarını Kullanmak


Bu kitapla gelen uygulama CD’sinden uygulama dosyalarını yüklediğinizde, dosyalar
Belgeler\MSP\AA_Outlook2007 konumu altında bölüme özgü alt klasörlerde depolanır.
Her alıştırmadan önce, alıştırma için ihtiyacınız olan dosyaları listeleyen ve alıştırmayla
çalışmaya başlamadan önce yapmanız gereken hazırlıkları açıklayan bir paragraf bulunur.
Örneklerini aşağıda bulabilirsiniz:
Kitabın CD’sini Kullanmak   xxix

KULLANIN  Bu bölümde daha önce oluşturduğunuz Bedri Kartal ve Figen Ersoy kişi
kayıtlarını kullanın.
YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Kişiler modülünü görüntüleyin.

Aşağıdaki adımları izleyerek, uygulama dosyalarını Windows Gezgini’nde araştırabilirsiniz:

1. Windows görev çubuğunda, Başlat düğmesini tıklayın, Belgeler’i tıklayın.


2. Belgeler klasörünüzde, MSP’yi çift tıklayın, AA_Outlook2007’yi çift tıklayın, belirli
bir bölüm klasörünü çift tıklayın.
Başlat
Bir Outlook 2007 iletişim kutusunda aşağıdaki adımları izleyerek uygulama dosyalarını
araştırabilirsiniz:

1. İletişim kutusunda Sık Kullanılan Bağlantılar bölmesinde, Belgeler’i tıklayın.


2. Belgeler klasörünüzde, MSP’yi çift tıklayın, AA_Outlookt2007’yi çift tıklayın, belirli
bir bölüm klasörünü çift tıklayın.

Uygulama Dosyalarını Kaldırmak


Uygulama CD’sinden yüklenen uygulama dosyalarını kaldırarak, bilgisayarınızın sabit
diskinde yer kazanabilirsiniz. Kaldırma işlemi Belgeler\MSP\AA_Outlook2007’nin altında
bölüme özgü klasörleri, alıştırmalarla çalışırken oluşturduğunuz tüm dosyalarla birlikte
siler. Aşağıdaki adımları izleyin:

1. Windows görev çubuğunda, Başlat düğmesini tıklayın, Denetim Masası’nı tıklayın.


2. Denetim Masası’nda, Programlar’ın altında, Program kaldır görevini tıklayın.
Başlat
3. Programlar ve Özellikler penceresinde, Adım Adım Microsoft Office Outlook
2007’yi tıklayın, pencerenin üstündeki araç çubuğunda Kaldır düğmesini tıklayın.
4. Silmeyi onaylamanızı isteyen Programlar ve Özellikler ileti kutusu görünürse, Evet’i
tıklayın.
Ayrıca Bakınız  Uygulama dosyalarını yüklemek ve kaldırmak ile ilgili daha fazla bilgiye
ihtiyacınız olursa, bu kitabın “Yardım Almak” kısmına bakın.

Önemli  Microsoft Product Support Services (Microsoft Ürün Destek Servisleri), bu kitap ya
da uygulama CD’si ile ilgili destek vermez.
Yardım Almak
Bu kitabın ve uygulama CD’sinin içeriğinin doğruluğunu sağlamak için elden gelen her
türlü çaba harcanmıştır. Soru ve önerileriniz için aşağıdaki kaynaklara başvurabilirsiniz.

Bu Kitap ve Uygulama CD’si ile İlgili Yardım Almak


Kitabın ve CD'sinin İngilizce orijinaliyle ilgili olası değişikliklere ve düzeltmelere çevirimiçi
yardım sunan Microsoft Press Knowledge Base'de aşağıdaki adresten ulaşabilirsiniz:

www.microsoft.com/mspress/support/search.asp

Bu kitap ve CD'si ile ilgili yorum ya da sorularınızı bize iletebilirsiniz:

info@arkadas.com.tr

Microsoft Office Outlook 2007 ile İlgili Yardım


Almak
Sorunuz Microsoft Outlook 2007 ile ilgiliyse, ilk kaynağınız Outlook Yardım sistemidir.
Bu sistem, Microsoft Office 2007 sistemini yüklediğinizde bilgisayarınıza kaydedilmiş
araçların, dosyaların ve bilgisayarınız İnternet’e bağlıysa, Microsoft Office Online’den
kullanılabilen bilgilerin birleşimidir. Genel ya da belirli bir konuda Yardım bilgilerine
ulaşmanın çeşitli yolları vardır:

Ekran üzerinde bir öğeyle ilgili bilgi bulmak için Ekran İpucu görüntüleyebilirsiniz.
Örneğin bir düğme için Ekran İpucu görüntülemek için düğmeyi tıklamadan işaret
edin. Ekran İpucu düğmenin adı, varsa ilişkili kısayol tuşları ve siz aksini ayarlamadıkça,
tıkladığınızda düğmenin ne yapacağı bilgilerini verir.

Outlook program penceresinde, Outlook Yardım penceresini görüntülemek için düğme


şeridinin sağ ucundaki Yardım düğmesini (mavi daire içindeki soru işareti) tıklayabilirsiniz.

   xxxi
xxxii    Yardım Almak

Outlook’un kullanımıyla ilgili bir sorunuz olduğunda, bunu program penceresinin menü
çubuğunda en sağda bulunan “Yardım İçin Soru Yazın” kutusuna yazabilirsiniz. Sonra
Enter tuşuna basarak Yardım konularının bir listesini görüntüleyebilir ve sizin sorunuza en
yakın olanını seçebilirsiniz.
Yardım alma konusunda uygulama yapmak isterseniz, bilgilere ulaşmak için iki farklı yol
gösteren aşağıdaki alıştırmayı uygulayabilirsiniz.

YAPIN  Bu alıştırmadan önce Outlook’u başlatın.

1. Menü çubuğunun en sağında, Yardım için soru yazın kutusunu tıklayın.


2. Nasıl yardım alabilirim? yazıp Enter tuşuna basın.
Arama Sonuçları görev bölmesinde sorunuzla ilgili konuların bir listesi görünür.
İnternet bağlantınız varsa, bu listede Microsoft Office Online’daki geçerli içerik de
bulunur, bu nedenle sizin sonuçlarınınız burada gösterilenden farklı olabilir.

Daha fazla bilgi ya da yönergelere ulaşmak için listelenen konulardan birini tıklayın.
Yardım Almak   xxxiii

3. Arama Sonuçları görev bölmesinde, sonuçlar listesini aşağı doğru kaydırın ve ilg-
inizi çeken bir konuyu tıklayın.
Outlook Yardım penceresi açılır ve o konuyla ilgili bilgiler görüntülenir.
4. Outlook Yardım penceresinin başlık çubuğunun sağ ucundaki Ekranı Kapla
Ekranı Kapla düğmesini tıklayın ve arından konu bölmesinde Tümünü Göster’i tıklayın.
Konu içeriği genişleyerek çalışırken yardım alma konusunda ayrıntılı bilgi sağlar.

5. Outlook Yardım penceresinin başlık çubuğunun sağ ucundaki Kapat düğmesini


tıklayın.
Kapat
6. Yardım sistemine başka bir yoldan ulaşmak için, Yardım menüsünde Microsoft
Office Outlook Yardımı’nı tıklayın.
Outlook Yardımı açılır ve bilgilere ulaşmak için gezinebileceğiniz bir temel konular
listesi görüntülenir.
7. Outlook Yardım penceresinin araç çubuğunda İçindekiler Tablosu’nu tıklayın.

İçindekiler
Tablosu
xxxiv    Yardım Almak

İçindekiler Tablosu bölmesi açılır, içindekiler tablosu genişletebileceğiniz kategoriler


biçiminde düzenlenmiş olarak görüntülenir.

8. İçindekiler Tablosu bölmesinde sırasıyla, E-posta’yı, İleti oluşturma’yı ve İletiyi


kaydetme’yi tıklayın.
Outlook Yardımı, İletiyi Kaydetme konusunu görüntüler.
9. Outlook Yardımı’nda bilgilere ulaşmayı kendiniz deneyin.

KAPATIN  Bitirdiğinizde, Outlook Yardım penceresini kapatın.


Yardım Almak   xxxv

Daha Fazla Bilgi


Sorunuz Microsoft Office Outlook 2007 ya da başka bir Microsoft yazılım ürünüyle ilgili-
yse ve yanıtını ürünün Yardım sisteminde bulamıyorsanız, lütfen

support.microsoft.com

adresindeki uygun ürün destek merkezini ya da Microsoft Knowledge Base’i ziyaret edin.

ABD’de, Microsoft Knowledge Base’de yer almayan Microsoft yazılım ürün desteği
konuları, Microsoft Product Support Services tarafından sağlanmaktadır. Bulunduğunuz
yere özel yazılım desteği seçenekleri

support.microsoft.com/gp/selfoverview

adresinde bulunabilir.
Hızlı Başvuru
1 Outlook 2007 ile Çalışmak
Outlook’u bir e-posta hesabına bağlanmak üzere yapılandırmak, sayfa 3
1. Başlat menüsünde Tüm Programlar’ı işaretleyip Microsoft Office’i tıklayın ve
ardından Microsoft Office Outlook 2007’yi tıklayın.
2. Outlook 2007 Başlangıç sihirbazının açılış sayfasında İleri’yi tıklayın.
3. E-posta Yükseltme Seçenekleri sayfasında, Yükseltme seçeneğini seçip İleri’yi
tıklayın.
4. E-posta Hesapları sayfasında, karşılık gelen metin kutularına adınızı, e-posta
adresinizi ve parolanızı girip İleri’yi tıklayın.

Exchange Server hesap ayarlarınızı elle yapılandırmak, sayfa 8


1. Başlat menüsünde Tüm Programlar’ı işaretleyip Microsoft Office’i tıklayın ve
ardından Microsoft Office Outlook 2007’yi tıklayın.
2. Outlook 2007 Başlangıç sihirbazının açılış sayfasında İleri’yi tıklayın.
3. E-posta Yükseltme Seçenekleri sayfasında, Yükseltme seçeneğini seçip İleri’yi
tıklayın.
4. E-posta Hesapları sayfasında, Evet seçeneğini işaretleyerek İleri’yi tıklayın.
5. Otomatik Hesap Kurulumu sayfasında Sunucu ayarlarını elle yapılandır onay
kutusunu seçip İleri’yi tıklayın.
6. E-posta Hizmetini Seç sayfasında, Microsoft Exchange Server seçeneğini seçin
İleri’yi tıklayın.
7. Microsoft Exchange Ayarları sayfasında kullandığınız Exchange Server'ın adını
ya da adresini ve kullanıcı adınızı girin, Adı Kontrol Et düğmesini tıklayın. Bağlan
iletişim kutusu görünürse, oturum açma bilgilerinizi girip Tamam’ı tıklayın.
8. Adınız altı çizili hale geldikten sonra İleri’yi tıklayın ve sihirbazın son sayfasında
Bitir’i tıklayın.

Başka bir e-posta hesabına bağlanmak, sayfa 10


1. Araçlar menüsünde Hesap Ayarları’nı tıklayın.
2. Hesap Ayarları iletişim kutusunun E-posta sekmesindeki Yeni düğmesini tıklayın.
3. Yeni E-posta Hesabı Ekle sihirbazının E-posta Hizmetini Seç sayfasında, Microsoft
Exchange Server, POP3, IMAP ya da HTTP seçeneği seçili olarak İleri’yi tıklayın.

   xxxvii
xxxviii    Hızlı Başvuru

4. Otomatik Hesap Kurulumu sayfasında profilinize eklemek istediğiniz hesabın


görünen adı, e-posta adresi ve parolasını girin. İleri’yi tıklayın.
5. Hesap kurulumunu tamamlamak için Bitir’i tıklayın.
Başka bir Outlook profili oluşturmak, sayfa 14
1. Çalışıyorsa Outlook’u kapatın.
2. Denetim Masası’nı Klasik Görünüm’de görüntüleyip Posta simgesini çift tıklayın.
Kullanıcı Hesabı Denetimi iletişim kutusunda, yönetici olarak oturum açtıysanız
Devam Et’i tıklayın. Aksi durumda bir yönetici parolası girip Tamam’ı tıklayın.
3. Posta Kurulumu iletişim kutusunda Profilleri Göster düğmesini tıklayın.
4. Posta iletişim kutusunda Ekle düğmesini tıklayın.
5. Profil Adı kutusunda, yeni profili tanımlayacak bir ad yazın ve Tamam’ı tıklayın.
6. E-posta Hizmetini Seç sayfasında, Microsoft Exchange Server, POP3 ya da IMAP
seçeneği seçili olarak İleri’yi tıklayın.
7. Otomatik Hesap Kurulumu sayfasında karşılık gelen kutulara ad, e-posta adresi ve
parolayı girip İleri’yi tıklayın.
8. Outlook e-posta hesabına bağlandıktan sonra Bitir’i tıklayın.
Başlarken Outlook’un bir profil seçmenizi isteyecek biçimde yapılandırmak, sayfa 14
1. Denetim Masası’nı Klasik Görünüm’de görüntüleyip Posta simgesine çift tıklayın.
Kullanıcı Hesabı Denetimi iletişim kutusunda, yönetici olarak oturum açtıysanız,
Devam Et’i tıklayın. Aksi durumda bir yönetici parolası girin ve Tamam’ı tıklayın.
2. Posta Kurulumu iletişim kutusunda Profilleri Göster’i tıklayın.
3. Posta iletişim kutusunda Kullanılacak profili sor seçeneğini işaretleyin ve Tamam’ı
tıklayın.

2 Kişi Bilgilerini Yönetmek


Bir SharePoint Kişiler Listesi’ni Outlook kişiler klasörünüze almak, sayfa 31
1. SharePoint sitesini Web tarayıcınızda görüntüledikten sonra almak istediğiniz
SharePoint Kişileri Listesi’ni görüntüleyin.
2. Eylemler menüsünde Outlook’a Bağla‘yı tıklayın.
3. SharePoints Kişiler Listesi’ni Outlook’a bağlamak isteyip istemediğinizi soran
Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet‘i tıklayın.

Bir kişi kaydı oluşturmak, sayfa 40


1. Kişiler bölmesi görüntülenmiş olarak, Standart araç çubuğunda Yeni Kişi düğmesini
tıklayın.
Hızlı Başvuru   xxxix

2. Yeni kişi bilgilerini girin ve Kişi sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat‘ı
tıklayın.

Bir kişi kaydını düzenlemek, sayfa 42


1. Kişiler bölmesinde açmak için kişi kaydını çift tıkladıktan sonra kayıttaki bilgileri
düzenleyin ya da kayıta bilgiler ekleyin.
2. Kişi sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.
Kişi kayıtlarını renk kategorilerine atamak, sayfa 45
1. Kişiler bölmesinde bir kategoriye atamak istediğiniz kişi kaydını çift tıklayın.
2. Aşağıdakilerden birini yapın:
❍ Kişi sekmesinde Seçenekler grubundaki Kategorilere Ayır düğmesini tıklayın,
sonra bir kategoriyi tıklayın. Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini
tıklayın.
❍ Seçenekler sekmesindeki Kategorilere Ayır düğmesini tıklayın Renk
Kategorileri iletişim kutusunu görüntülemek için Tüm Kategoriler‘i tıklatın.
Sonra Ad listesinden ilgili onay kutularını seçip Tamam‘ı tıklayın.

Bir dağıtım listesi oluşturmak, sayfa 47


1. Yeni listesinde Dağıtım Listesi‘ni tıklayın.
2. Ad kutusuna listeniz için bir ad yazın ve Üyeler grubundaki Yeni Ekle düğmesini
tıklayın.
3. Üyeleri Seç iletişim kutusu, Kişiler listeniz dışında bir adres defterini görüntülüyorsa,
Adres Defteri listesinde, Outlook Adres Defteri’nin altındaki Kişiler‘i tıklayın.
4. Ad listesinde eklemek istediğiniz kişilerin adını tıklayın, Üyeler düğmesini tıklayın ve
sonra Tamam‘ı tıklayın.
5. Kişiler sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.
Bir kartviziti değiştirmek, sayfa 50
1. Kişiler bölmesinde açmak için kişi kaydını çift tıklayın.
2. Kişi sekmesinde Seçenekler grubundaki Kartvizit düğmesini tıklayın.
3. Kartvizit Düzenle iletişim kutusunun Kart Tasarımı alanında Arka Plan Rengi‘ni
tıklayın.
4. Renk iletişim kutusunda beğendiğiniz bir rengi seçin ve Tamam‘ı tıklayın.
5. Bir resim eklemek ya da resmi değiştirmek için Kart Tasarımı alanında Resim‘in
sağındaki Değiştir‘i tıkladıktan sonra Tamam‘ı tıklayın.
6. Resim Alanı kutusunda resmin alan boyutunu yazın ya da seçin.
7. Resim Hizalama listesinde bir hizalama türünü tıklayın. Tamam‘ı tıklayın.
xl    Hızlı Başvuru

Ağınızdaki kişilerle bir ya da daha fazla adres defterini paylaşmak, sayfa 53


1. Gezinti Bölmesi’nde Kişiler modülündeki Kişilerim altında paylaşmak istediğiniz
adres defterini farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Paylaş‘ı tıklayın. Ya da tüm adres
defterlerinizi paylaşmak istiyorsanız, Gezinti Bölmesi’nde Kişilerim Klasörünü
Paylaş‘ı tıklayın.
2. Paylaşım daveti iletisinin Kime kutusuna adres defterinizi paylaşmak istediğiniz
ağınızdaki kişilerin ya da dağıtım listelerinin adlarını girin.
3. Ana adres defterinizi paylaşıyor ve karşılıklı izin istemek istiyorsanız, Alıcının Kişiler
Klasörü Türü Klasörlerini Görüntülemek İçin İzin İste onay kutusunu seçin. İkincil
adres defterini paylaşıyor ve alıcıya tam erişim vermek istiyorsanız, Alıcı Bu Kişiler
Klasörü Türü Klasöre Öğe Ekleyebilir, Varolanları Düzenleyebilir Ve Silebilir onay
kutusunu seçin.
4. Gönder’i tıklayın.
Kişiler klasörü oluşturmak, sayfa 53
1. Kişiler modülü görüntülenirken, Yeni Kişi listesinde Klasör’ü tıklayın.
2. Yeni Kişi Klasörü iletişim kutusunun Ad kutusuna, bu klasörü tanımlamak
istediğiniz bir ad yazın.
3. Klasör içeriği listesinde oluşturmak istediğiniz klasörün türünü tıklayın.
4. Klasörün yerleştirileceği yeri seç listesinden bir konum seçin, Tamam‘ı tıklayın.
Bir adres defterini vermek için, sayfa 56
1. Dosya menüsünde Al ve Ver‘i tıklayın.
2. Gerçekleştirilecek eylemi seçin listesinden Dosyaya ver’i seçin. İleri‘yi tıklayın.
3. Oluşturulacak dosya türü listesinden Kişisel Klasör Dosyası (.pst)’yi seçin ve İleri‘yi
tıklayın.
4. İçinden öğe verilecek klasörü seç listesinde vermek istediğiniz kişiler klasörünü
seçin ve İleri‘yi tıklayın.
5. Verilen dosyayı farklı kaydet kutusunun sağındaki Gözat düğmesini tıklayın. Kişisel
Klasörleri Aç iletişim kutusunda dosyayı kaydetmek istediğiniz yeri seçin.
6. Dosya adını yazın ve Tamam‘ı tıklayın. Son ‘u tıklayın.
Kişi kayıtlarını sıralamak, sayfa 59
Ü Kişi kayıtlarını sütununa dayalı olarak artan sırada sıralamak için sütun başlığını
tıklayın. Sıralamayı tersine çevirmek için sütun başlığını yeniden tıklayın.
Kişi kayıtlarının görüntülenme biçimini değiştirmek, sayfa 59
Ü Geçerli Görünüm listesindeki bir seçeneği seçin.

Anında Ara’yı kullanarak bir kişi kaydını bulmak, sayfa 63


Ü Kişiler bölmesinin üstündeki Ara kutusunu tıklayarak arama sözcüğünü yazın.
Hızlı Başvuru   xli

Ü Önceki arama sonuçlarına dönmek için Arama kutusunun sağında, Anında Ara
Bölmesi Menüsünü Göster düğmesini tıklayın, Son Aramalar’ı işaret edin ve
listeden kullanmak istediğiniz aramayı seçin.

Bir telefon listesi yazdırmak, sayfa 66


1. Geçerli Görünüm listesinde Telefon Listesi’ni seçin.
2. Standart araç çubuğunda Yazdır düğmesini tıklayın. Yazdır iletişim kutusunun
Yazdırma aralığı alanında, Tüm satırlar seçeneğinin seçili olduğundan emin olarak
Tamam‘ı tıklayın.

Bir kişi bir adres kartı yazdırmak, sayfa 68


1. Geçerli Görünüm listesinde Adres Kartları’nı tıklayın.
2. Kişiler bölmesinde, kartını basmak istediğiniz kişi kaydını tıklayın.
3. Standart araç çubuğunda Yazdır düğmesini tıklayın.
4. Yazdır iletişim kutusunda Yazdırma stili listesini aşağı kaydırıp Kart Stili’ni tıklayın.
5. Yazdırma aralığı’nın altında Yalnızca seçili öğeler seçeneğini seçip Tamam‘ı tıklayın.
Birden çok kişi için adres kartları yazdırmak, sayfa 70
1. Seçmek için Kişiler bölmesinden bir kişi kaydını tıklayın.
2. Şeçime eklemek için tuşunu basılı tutarak diğer kişi kayıtlarını tıklayın.
3. Standart araç çubuğunda Yazdır düğmesini tıklayın.
4. Yazdırma stili listesinde Kart Stili ‘nin seçili olduğundan emin olun. Yazdırma
aralığı alanında Yalnızca seçili öğeler seçeneğini seçip Tamam‘ı tıklayın.

Bir ya da daha çok kişi kaydını Microsoft Office OneNote’a bağlamak, sayfa 71
Ü Kişiler bölmesinde bağlamak istediğiniz kişi kaydını (ya da kayıtlarını) seçin.
Standart araç çubuğunda OneNote’da ilgili kişi notlarını aç ya da oluştur
düğmesini tıklayın.

3 E-Posta İletileri Göndermek


Adresleri kontrol etmek, sayfa 82
➜ Bir ileti alıcısının adresi adres defterinizde varsa, o kişinin adını yazın ve Outlook’un
o adı doğrulamasını bekleyin ya da hemen doğrulamak için +K tuşlarına basın.

Outlook’un başka adres defterlerini aramasını sağlamak, sayfa 82


1. Araçlar menüsünde Adres Defteri‘ni tıklayın. Adres Defteri penceresinde Araçlar
menüsündeki Seçenekler‘i tıklayın.
2. Adresleme iletişim kutusunda Ekle‘yi tıklayın.
xlii    Hızlı Başvuru

3. Adres Listesi Ekle iletişim kutusunda eklemek istediğiniz adres listesini seçtikten
sonra Ekle‘yi tıklayın. Kapat‘ı tıklayın.
4. Adresleme iletişim kutusunda Tamam‘ı tıklayın. Adres Defteri penceresinde Kapat‘ı
tıklayın.

Bilgilendirme iletisi göndermek, sayfa 82


Ü İleti penceresinde, Bilgi kutusuna bir e-posta adresi girin.

Giden bir iletide Gizli alanını görüntülemek, sayfa 82


Ü İleti penceresinde Seçenekler sekmesindeki Alanlar grubunda Gizli Alanını Göster
düğmesini tıklayın.

Yeni bir e-posta iletisi oluşturmak ve göndermek, sayfa 83


1. Standart araç çubuğunda Yeni Posta İletisi düğmesini tıklayın.
2. İleti penceresinin Kime kutusuna bir e-posta adresi yazın.
3. Konu kutusuna iletinizin ana fikrini yazın.
4. İleti içeriği alanına iletinin gövdesini yazın.
5. Gönder‘i tıklayın.
Bir iletiyi geri çekmek için, sayfa 88
1. Gönderilmiş Öğeler klasöründe geri çekmek istediğiniz iletiyi açın.
2. İleti sekmesinde Eylemler grubundaki Diğer Eylemler düğmesini tıklayın ve Bu
İletiyi Geri Çek‘i tıklayın.
3. İletinin okunmamış kopyalarını silme ya da yerlerine yeni bir ileti koyma seçeneğini
seçip Tamam‘ı tıklayın.

Bir e-posta iletisine bir dosya eklemek için, sayfa 89


1. İleti penceresini görüntüleyin.
2. İleti sekmesinde Ekle grubundaki Dosya Ekle düğmesini (düğmenin altındaki oku
değil) tıklayın.
3. Eklemek istediğiniz dosyaya gidin, dosyayı tıklayın ve Ekle‘yi tıklayın.
Bir kartvizit göndermek, sayfa 91
1. İleti penceresini görüntüleyin.
2. İleti sekmesinde Ekle grubundaki Kartvizit Ekle düğmesini tıklayın ve listeden
Diğer Kartvizitler’i seçin.
3. Kartvizit Ekle iletişim kutusunda göndermek istediğiniz kartı ya da kartları seçip
Tamam‘ı tıklayın.

Bir e-posta iletisi içinde bir SmartArt diyagramı oluşturmak, sayfa 92


1. Ekleme noktasını ileti içeriği alanına yerleştirmek için tıklayın.
Hızlı Başvuru   xliii

2. Ekle sekmesinde Çizimler grubundaki SmartArt düğmesini tıklayın.


3. SmartArt galerisinde oluşturmak istediğiniz diyagramı tıklayın. Tamam‘ı tıklayın.
Bir e-posta iletisindeki metni biçimlendirmek, sayfa 102
Ü İleti içeriği alanında, biçimlendirmek istediğiniz metni seçin. Ardından
aşağıdakilerden birini yapın:
❍ Mini araç çubuğu‘ndaki biçimlendirme düğmelerini tıklayın.
❍ İleti sekmesinde Temel Metin grubundaki düğmeleri tıklayın.

Giden bir iletiye farklı bir tema uygulamak, sayfa 104


1. İleti penceresinde, Seçenekler sekmesinde Temalar grubundaki Temalar düğmesini
tıklayın.
2. Temalar galerisinde, istediğiniz temayı tıklayın.
Bir imza oluşturmak ve onu tüm yeni iletilere eklemek, sayfa 107
1. Araçlar menüsündeki Seçenekler‘i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Posta
Biçimi sekmesindeki İmzalar‘ı tıklayın.
2. İmzalar ve İleti Örneği iletişim kutusunun E-posta İmzası sekmesinde Yeni‘yi
tıklayın.
3. Yeni İmza iletişim kutusuna imza için bir ad girip Tamam‘ı tıklayın.
4. İmza içeriği alanına Saygılarımla gibi bir selamlama cümlesi yazıp bir virgül koyun.
tuşuna bir ya da iki kez basıp adınızı yazın.
5. Telefon numarası, yasal uyarı ya da kuruluşunuzun Web sitesine başvuran bir köprü
gibi eklemek istediğiniz diğer bilgileri ekleyin ve yazı tipini ve paragrafları iletilerde
görünmesini istediğiniz şekilde biçimlendirin.
6. İmzalar ve İleti Örneği iletişim kutusunda, Varsayılan imzayı seç alanındaki Yeni
iletiler listesinden imzanıza verdiğiniz adı seçin. İki kez Tamam‘ı tıklayın.

4 E-Posta İletilerini İşlemek


Okuma Bölmesi’nde iletilerin önizlemesini görüntülerken onları okundu olarak
işaretlemek için, sayfa 116
1. Araçlar menüsünde Seçenekler'i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Diğer
sekmesinde Outlook Bölmeleri alanındaki Okuma Bölmesi’ni tıklayın.
2. Okuma Bölmesi iletişim kutusunda, Outlook’un, Okuma Bölmesi’nde
görüntülediğiniz iletileri nasıl işlemesini istiyorsanız ona karşılık gelen onay
kutusunu seçin ve iki kez Tamam’ı tıklayın.

Bir e-posta iletisini okundu ya da okunmadı olarak elle işaretlemek, sayfa 116
Ü İletiyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Okundu Olarak İşaretle ya da Okunmadı
Olarak İşaretle’yi tıklayın.
xliv    Hızlı Başvuru

Bir ileti ekinin önizlemesini görüntülemek ve eki açmak, sayfa 118


1. Okuma Bölmesi’nde ileti üstbilgisi altındaki İleti düğmesini işaret edin. İletiyi işaret
ederek adını, türünü ve boyutunu görüntüleyin.
2. Eki tıklayın. Dosyanın önizlemesini görüntüle düğmesini tıklayın.
3. Okuma Bölmesi’nde eki çift tıklayın. Outlook dosyayı açma isteğinizi onaylamanızı
isterse, Aç düğmesini tıklayın.
İletileri yanıtlamak ya da iletmek, sayfa 123
Ü İleti penceresinde, İleti sekmesinde Yanılta grubundaki Yanıtla, Tümünü Yanıtla ya
da İlet düğmesini tıklayın.
Outlook’a, yanıtladıktan sonra özgün iletileri kapatmasını bildirmek, sayfa 123
1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler
sekmesinde E-posta Seçenekleri’ni tıklayın.
2. E-posta Seçenekleri iletişim kutusunda Yanıtlanan veya İletilen Özgün İletiyi
Kapat onay kutusunu seçip iki kez Tamam’ı tıklayın.
Masaüstü uyarı ayarlarınızı özelleştirmek, sayfa 127
1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler
sekmesinde E-posta Seçenekleri’ni tıklayın.
2. E-posta Seçenekleri iletişim kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni
tıklayın.
3. Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusunda Masaüstü Uyarısı
Ayarları’nı tıklayın.
4. Masaüstü Uyarısı Ayarları iletişim kutusunda, gerektikçe yaptığınız değişikliklerin
önizlemesini görüntüleyerek, süreyi ve saydamlığı istediğiniz gibi ayarlayın.
Bitirdiğinizde, açık iletişim kutularının her ikisinde de Tamam’ı tıklayın.
Masaüstü uyarılarınızın görüntülenme konumunu özelleştirmek, sayfa 129
1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler
sekmesinde E-posta Seçenekleri’ni tıklayın.
2. E-posta Seçenekleri iletişim kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni
tıklayın.
3. Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusunda Masaüstü Uyarısı
Ayarları’nı tıklayın.
4. Önizleme’yi tıklayın, örnek masaüstü uyarısını ekranda görünmesini istediğiniz yere
götürün ve Tamam’ı tıklayın.
Masaüstü uyarılarını kapatmak, sayfa 129
1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler
sekmesinde E-posta Seçenekleri’ni tıklayın.
2. E-posta Seçenekleri iletişim kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni
tıklayın.
Hızlı Başvuru   xlv

3. Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusunda Yeni Posta Masaüstü


Uyarısı Göster onay kutusunu temizleyip Tamam’ı tıklayın.

Masaüstü Uyarısı Ayarları iletişim kutusuna hızla ulaşmak, sayfa 129


Ü Ekranınızda bir masaüstü uyarısı göründüğünde, uyarıdaki Seçenekler düğmesini
tıklayın. Masaüstü Uyarısı Ayarları’nı tıklayın.

Bir iletiyi masaüstü uyarısından okundu olarak işaretlemek, sayfa 130


Ü Ekranınızda bir masaüstü uyarısı göründüğünde, etkin tutmak için onu işaret edin.
Seçenekler düğmesini tıklayın ve Okundu Olarak İşaretle’yi tıklayın.

Bir iletiyi masaüstü uyarısından silmek, sayfa 130


Ü Ekranınızda bir masaüstü uyarısı göründüğünde, onu işaret edin ve Öğeyi Sil
düğmesini tıklayın.

Bir iletiyi bayrakla işaretlediğinizde, varsayılandan farklı bir bitiş tarihi belirtmek,
sayfa 131
Ü Gelen Kutusu’nda, ileti başlığındaki bayrağı farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Bitiş
tarihini tıklayın. Ya da
1. Bayrağı farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve Hızlı Tıklatmayı Ayarla’yı tıklayın.
2. Hızlı Tıklatmayı Ayarlama iletişim kutusunda istediğiniz bitiş tarihini tıklayın.
Tamam’ı tıklayın.

Bir e-posta iletisinden bir görev oluşturmak, sayfa 132


Ü Gelen Kutusu’nda ileti üstbilgisinin sağ ucundaki saydam bayrağı tıklayın.

Bir iletiye dayanarak bir randevu oluşturmak, sayfa 134


Ü İletiyi Gelen Kutusu’ndan sürükleyin ve Gezinti Bölmesi’nin altındaki Takvim
Düğmesi’nin üstüne bırakın.

Bir randevuyu bir olaya dönüştürmek, sayfa 135


Ü Randevuyu açıp Tüm Gün Olayı onay kutusunu seçin.

Bir randevuyu bir toplantıya dönüştürmek, sayfa 135


1. Randevuyu açın.
2. Randevu sekmesinde Eylemler grubundaki Katılanları Davet Et’i tıklayın.
3. Görünen Kime kutusuna davet etmek istediğiniz kişilerin e-posta adreslerini yazın.
Gönder’i tıklayın.

Bir iletiyi yazdırmak için ayarlamak, sayfa 136


1. İleti penceresinde Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Yazdır okunu işaret edin ve
Baskı Önizleme’yi tıklayın.
2. Baskı Önizleme penceresinde Sayfa Yapısı düğmesini tıklayın.
xlvi    Hızlı Başvuru

3. Sayfa Yapısı: İç Yazışma Stili iletişim kutusunda var olan seçenekleri görmek ve
değiştirmek için Kağıt sekmesini tıklayın.
4. Üstbilgi/Altbilgi sekmesini tıklayın ve iletinin altbilgi ve üstbilgisinde görünmesini
istediğiniz metni yazın.
5. İletiyi yazdırmak için Yazdır’ı tıklayın.
5 Gelen Kutusu’nu Yönetmek
Belirli bir iletiyi bulmak için Anında Ara’yı kullanmak, sayfa 145
l Gelen Kutusu’nun üstündeki Arama kutusuna iletide bulunan bir sözcüğü yazın.
l Aramayı iyileştirmek için, Arama kutusunun sağındaki Sorgu Oluşturucusu’nu
Genişlet düğmesini tıklayarak ek bilgiler sağlayın.
l Aramayı, posta kutunuzdaki tüm klasörleri kapsayacak şekilde genişletmek için
Arama Sonuçları bölmesinin altında Tüm Posta Öğeleri’nde yeniden aramayı
deneyin’i tıklayın.
l Arama filtresini kaldırmak ve tüm iletileri görüntülemek için Aramayı Temizle
düğmesini tıklayın.
İletilerin görüntüleme, düzenleme, sıralanma ve gruplandırma biçimini değiştirmek,
sayfa 154
l Görünüm menüsünde Düzenleme Ölçütü’nü işaret edip istediğiniz komutu tıklayın ya da
l İletileri sıralamak istediğiniz ölçütün sütun üstbilgisini tıklayın. Sırayı tersine
çevirmek için yeniden tıklayın.
Grupları genişletmek ya da daraltmak, sayfa 155
Ü Görünüm menüsündeki Grupları Genişlet/Daralt’ı işaret edip istediğiniz
genişletme ya da daraltma görünümünü tıklayın.
Gelen Kutusu içeriğine filtre uygulamak, sayfa 155
Ü Görünüm menüsündeki Geçerli Görünüm’ü işaret edip istediğiniz görünümü
tıklayın. Filtreyi kaldırmak için Geçerli Görünüm listesinde İletiler’i tıklayın.
Alanlar eklemek ve kaldırmak için, sayfa 156
1. Görünüm menüsündeki Geçerli Görünüm’ü işaret edip Geçerli Görünümü
Özelleştir’i tıklayın.
2. Görünümü Özelleştir iletişim kutusunda Alanlar düğmesini tıklayın.
3. Alanlar eklemek için Alanları Göster iletişim kutusunun Kullanılabilir alanlar
listesinde eklemek istediğiniz alanları seçin ve Ekle’yi tıklayın.
4. Liste görünümündeki alanları kaldırmak için sütun başlığını aşağı doğru sürükleyin
ve başlığın üstünde büyük siyah bir X işareti görününce bırakın.
Bir görünümdeki sütunların sırasını değiştirmek, sayfa 158
Ü Sütun başlıklarını istediğiniz yere sürükleyin.
Hızlı Başvuru   xlvii

Varsayılan Gelen Kutusu ayarlarını geri yüklemek, sayfa 159


1. Görünüm menüsündeki Geçerli Görünüm’ü işaret edip Görünümler Tanımla’yı
tıklayın.
2. Özel Görünüm Düzenleyicisi iletişim kutusunda Sıfırla’yı tıklayın. Geçerli
görünümü özgün ayarlarına geri yüklemek isteyip istemediğinizi soran Microsoft
Office Outlook ileti kutusunda Tamam‘ı tıklayın.
3. Görünüm adını ve Sıfırla‘yı tıklayarak istediğiniz özelleştirilmiş görünümleri
sıfırlayın. Bitirdiğinizde, İletiler görünümünü ve Görünümü Uygula’yı tıklayın.

Özel bir Arama Klasörü oluşturmak, sayfa 160


1. Gezinti Bölmesi’nde Arama Klasörleri klasörünü farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve
Yeni Arama Klasörü’nü tıklayın.
2. Yeni Arama Klasörü iletişim kutusunda Arama Klasörü Seç listesini aşağı kaydırın,
istediğiniz seçeneği seçin ve Tamam‘ı tıklayın.

Var olan bir Arama Klasörü’nün içeriğinde değişiklik yapmak, sayfa 160
Ü Klasörü farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Bu Arama Klasörü’nü Özelleştir’i tıklayın.

Varsayılan renk kategorilerini görüntülemek, sayfa 162


Ü Gelen Kutusu’nda kategorilere ayırmak istediğiniz bir iletiyi tıklayın Standart araç
çubuğunda Kategorilere Ayır düğmesini tıklayın.

Kategorileri yeniden adlandırmak, sayfa 162


1. Standart araç çubuğunda Kategorilere Ayır düğmesini tıklayın. Kategori listesinden
Tüm Kategoriler’i seçin.
2. Renk Kategorileri iletişim kutusunda kategoriyi (onay kutusunu değil) tıklayın.
Yeniden Adlandır’ı tıklayın.
3. İstediğiniz adı yazıp tuşuna basın.

Bir kategoriyle ilişkili rengi değiştirmek, sayfa 163


1. Standart araç çubuğunda Kategorilere Ayır düğmesini tıklayın ve Kategori
listesinden Tüm Kategoriler’i seçin.
2. Renk Kategorileri iletişim kutusunda istediğiniz kategoriyi tıklayın.
3. Renk paletinde istediğiniz rengin simgesini tıklayın.
Kategoriler oluşturmak, sayfa 163
1. Standart araç çubuğunda Kategorilere Ayır düğmesini tıklayın ve Kategori
listesinden Tüm Kategoriler’i seçin.
2. Renk Kategorileri iletişim kutusunda Yeni‘yi tıklayın.
3. Yeni Kategori Ekle iletişim kutusunun Ad kutusunda, kategoriye vermek istediğiniz
adı yazın. İsterseniz, bir renk ve bir kısayol tuşu atayın.
xlviii    Hızlı Başvuru

Gelen Kutusu’nun içeriğini kategorilere göre sıralamak, sayfa 164


1. Gelen Kutusu’nun en üstünde Düzenleme Şekli çubuğunu tıklayın. Kategoriler’i
tıklayın.
2. Düzenleme Şekli çubuğunun sağında istediğiniz komutu tıklayın.
Bir klasör oluşturmak, sayfa 166
1. Standart araç çubuğundaki Yeni listesinden Klasör’ü seçin.
2. Yeni Klasör Oluştur iletişim kutusunun Ad kutusunda klasörün adını yazın ve
Tamam’ı tıklayın.

İletileri bir klasöre taşımak, sayfa 167


Ü İletiyi Gezinti Bölmesi’nde istediğiniz klasöre sürükleyin.

Ya da
1. İletiyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve Klasöre Taşı’yı tıklayın.
2. Öğeleri Taşı iletişim kutusunda, Seçili öğelerin taşınacağı klasör listesinden iletileri
taşımak istediğiniz klasörü seçin ve Tamam‘ı tıklayın.

Bir e-posta iletisinin içeriğini OneNote’a taşımak, sayfa 168


Ü İletiyi seçin. Standart araç çubuğunda Seçili e-postayı OneNote’a gönder düğmesini
tıklayın.

Varsayılan otomatik arşivleme seçeneklerini ayarlamak, sayfa 169


1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Diğer
sekmesinde Otomatik Arşiv’i tıklayın.
2. Otomatik Arşiv ayarlarında istediğiniz değişiklikleri yaptıktan sonra, açık iletişim
kutularında Tamam‘ı tıklayın.

Bir klasörü elle arşivlemek, sayfa 172


1. Arşivlemek istediğiniz klasörü tıklayın. Dosya menüsünde Arşiv’i tıklayın.
2. Arşiv iletişim kutusunda Bu klasörü ve tüm alt klasörleri arşivle seçeneğini seçin
ve Tamam‘ı tıklayın.

Tek bir klasör için arşiv seçeneklerini ayarlamak, sayfa 172


1. Gezinti Bölmesi’nde klasörü farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Özellikler’i tıklayın.
2. Özellikler iletişim kutusunun Otomatik Arşiv sekmesinde istediğiniz arşiv
seçeneklerini ayarlayın ve Tamam‘ı tıklayın.

6 Randevular, Olaylar ve Toplantıları Yönetmek


Bir randevu zamanlamak, sayfa 183
1. Takvim’de, bir randevu zamanlamak istediğiz tarihi görüntüleyin.
Hızlı Başvuru   xlix

2. İstediğiniz zaman dilimini tıklayın, randevuyla ilgili bilgileri yazın ve tuşuna


basın.
3. Randevunun bitiş saatini değiştirmek için zaman diliminin alt çizgisini, bitiş saatinin
altına sürükleyin.

Bir randevuyu yeniden zamanlamak, sayfa 183


Ü Randevuyu takvimde başka bir zaman dilimine sürükleyin.

Bir randevunun yinelenmesini sağlamak, sayfa 185


1. Randevuyu açın. Randevu sekmesinde Seçenekler grubundaki Yinelenme
düğmesini tıklayın.
2. Randevu Yinelenme iletişim kutusunun Yinelenme dönemi alanında istediğiniz
yinelenmeye karşılık gelen seçeneği seçin ve Tamam‘ı tıklayın.
3. Yinelenen Randevu sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini
tıklayın.

Bir olay zamanlamak için, sayfa 187


1. Tarih Gezgini’nde bir olay zamanlamak istediğiniz tarihi tıklayın. Takvim
bölmesinde, gün üstbilgisinin altındaki ve zaman dilimlerinin üstündeki boş alanı
tıklayın.
2. Olayın adını yazıp tuşuna basın.

Bir olayın yinelenmesini sağlamak, sayfa 187


1. Olayı çift tıklayın. Olay sekmesinde Seçenekler grubundaki Yinelenme düğmesini
tıklayın.
2. Randevu Yinelenme iletişim kutusunun Yinelenme dönemi alanında istediğiniz
yinelenmeye karşılık gelen seçeneği seçin ve Tamam‘ı tıklayın.
3. Yinelenen Olay sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini
tıklayın.

Bir toplantı isteği oluşturmak ve göndermek, sayfa 190


1. Tarih Gezgini’nde toplantının olmasını istediğiniz tarihi tıklayın.
2. Standart araç çubuğundaki Yeni Randevu listesinden Toplantı İsteği’ni seçin.
3. Kime kutusuna toplantıya katılanların e-posta adreslerini ve Konu kutusuna
toplantının adını yazın. Konum kutusunda toplantının nerede yapılacağını belirtin.
4. Toplantı sekmesinde Göster grubundaki Zamanlama düğmesini tıklayın. Toplantı
saatini ayarlayıp Gönder’i tıklayın.

Bir toplantı isteğini elle yanıtlamak, sayfa 194


1. Tarih Gezgini’nde zamanlanan toplantıyı çift tıklayın.
l    Hızlı Başvuru

2. Toplantı isteği penceresinde, Okuma Bölmesi’nde Kabul Et, Belirsiz ya da Reddet’i


tıklayın.
3. Standart bir yanıt ya da kişiselleştirilmiş bir yanıt gönderme ya da hiç yanıt
göndermeme seçeneklerinden birini seçin.

Bir toplantı için yeni bir zaman teklif etmek, sayfa 194
1. Toplantı isteği penceresinin Okuma Bölmesi‘nde Yeni Zaman Teklif Et‘i tıklayın.
2. Zaman Teklif Et iletişim kutusunun zamanlama alanında teklif ettiğiniz toplantı
başlangıç ve bitiş saatlerini ayarlayın ve Zaman Teklif Et düğmesini tıklayın.
3. Açılan toplantı isteği penceresinde toplantıyı düzenleyen kişiye bir ileti yazın ve
Gönder’i tıklayın.

Outlook’a toplantı isteklerini otomatik olarak yanıtlamasını bildirmek, sayfa 195


1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler
sekmesindeki Takvim Seçenekleri’ni tıklayın.
2. Takvim Seçenekleri iletişim kutusunda Kaynak Zamanlama’yı tıklayın.
3. Kaynak Zamanlama iletişim kutusunda Toplantı isteklerini ve işlem iptallerini
otomatik olarak kabul et onay kutusunu seçin.
4. İstiyorsanız, Çakışan toplantı isteklerini otomatik olarak reddet ve/veya Yinelenen
toplantı isteklerini otomatik olarak reddet onay kutularını seçin.
5. Açık olan bütün iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

7 Takviminizi Yönetmek
Diğer ülkelerin tatillerini takviminize eklemek, sayfa 203
1. Araçlar menüsünde Seçenekler‘i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler
sekmesindeki Takvim Seçenekleri‘ni tıklayın.
2. Takvim Seçenekleri iletişim kutusunda Tatil Ekle’yi tıklayın.
3. Takvime Tatilleri Ekle iletişim kutusunda takviminize tatillerini eklemek istediğiniz
ülkelerin onay kutularını seçip açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

Tatilleri takviminizden kaldırmak, sayfa 203


1. Takvim görünümündeki Görünüm menüsünde Geçerli Görünümü’ü işaret edip
Tüm Randevuları’ı tıklayın.
2. Görünüm menüsünde Geçerli Görünümü’ü işaret edip Geçerli Görünümü
Özelleştir’i tıklayın. Görünümü Özelleştir iletişim kutusunda Grupla‘yı tıklayın.
3. Gruplandır iletişim kutusunda Düzenlemeye göre otomatik olarak grupla onay
kutusu seçiliyse, seçimi temizleyin. Öğeleri gruplandır listesinden Konum’u seçin.
Hızlı Başvuru   li

4. Sonra listelerinin tümünde (yok)’un görüntülendiğinden emin olun ve açık iletişim


kutularında Tamam’ı tıklayın.
5. Takvim bölmesinde görüntülenen grupları daraltın ya da kaldırmak istediğiniz
tatillerin bulunduğu Konum grubu görüntülenene kadar bölmeyi aşağı kaydırın.
Sonra aşağıdakileri yapın:
❍ Belirli bir tatili kaldırmak için onu tıklayın ve sonra tuşuna basın.
❍ Görüntülenen ülkenin tüm tatillerini kaldırmak için Konum grup başlığını
tıklayıp tuşuna basın. Microsoft Office Outlook kutusu, bu eylemin seçili
gruptaki tüm öğeler için geçerli olacağını bildiren uyarıda Tamam’ı tıklayın.
Çalışma haftanızı değiştirmek, sayfa 204
1. Takviminizi Hafta görünümünde görüntüleyin ve Takvim bölmesinin üstünde
Çalışma haftasını göster seçeneğini tıklayın.
2. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler
sekmesindeki Takvim Seçenekleri’ni tıklayın.
3. Takvim Seçenekler iletişim kutusunun Takvim iş günleri alanında haftanın
günlerini seçin ya da temizleyin.
4. Başlangıç saati ve bitiş saatini ayarlayın ve açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.
Saat dilimlerini değiştirmek, sayfa 206
1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler
sekmesindeki Takvim Seçenekleri’ni tıklayın.
2. Takvim Seçenekleri iletişim kutusunda Saat Dilimi‘ni tıklayın.
3. Saat Dilimi listesinden istediğiniz saat dilimini seçin ve açık iletişim kutularında
Tamam’ı tıklayın.
Takviminizde aynı anda iki saat dilimi görüntülemek, sayfa 206
1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler
sekmesindeki Takvim Seçenekleri’ni tıklayın
2. Takvim Seçenekleri iletişim kutusunda Saat Dilimi‘ni tıklayın.
3. Saat Dilimi iletişim kutusunda Ek saat dilimi göster onay kutusunu seçin. İkinci
Saat dilimi listesinden görüntülemek istediğiniz saat dilimini seçin.
4. Her saat dilimi için karşılık gelen Etiket kutusuna bir etiket yazın ve açık iletişim
kutularında Tamam’ı tıklayın.
Takviminizin önizlemesini görüntülemek ve takviminizi yazdırmak, sayfa 208
1. Görünüm menüsünde Gün’ü tıklayın.
2. Standart araç çubuğunda Yazdır düğmesini tıklayın. Yazdır iletişim kutusunda
Önizleme’yi tıklayın.
3. Baskı Önizleme araç çubuğunda Yazdır düğmesini tıklayarak Yazdır iletişim
kutusunu yeniden görüntüleyin.
lii    Hızlı Başvuru

4. Yazdırma Stili listesinden istediğiniz yazdırma stilini seçin.


5. Yazdırma aralığı alanında yazdırmak istediğiniz ilk ve son tarihleri ayarlayıp
Tamam’ı tıklayın.

Takvim bilgilerini bir Web sayfası olarak kaydetmek, sayfa 212


1. Takviminizi görüntüleyin ve Dosya menüsünde Web Sayfası Olarak Kaydet’i
tıklayın.
2. Web Sayfası Olarak Kaydet iletişim kutusunda takvim bilgilerini yayınlamak
istediğiniz sürenin başlangıç ve bitiş tarihlerini girin.
3. Seçenekler alanında randevu ayrıntılarını ya da bir arka plan grafiği eklemeyi seçin.
4. Farklı kaydet alanında Dosya adı kutusunda gösterilen yolun sonuna bir dosya adı
(uzantıya gerek yok) ekleyin. İsterseniz, Web sayfasında görüntülenecek başlığı ve
Outlook’un kaydedeceği yeri değiştirin.
5. Kaydedilen web sayfasını tarayıcıda aç onay kutusu seçiliyken, Kaydet’i tıklayın.
Programınızla ilgili bilgileri bir e-posta iletisine gömmek, sayfa 214
1. Takviminizi görüntüleyin ve Gezinti Bölmesi’nde Diğer Takvimler‘in altındaki
E-postayla takvim gönder’i tıklayın.
2. E-postayla takvim gönder iletişim kutusundaki Tarih Aralığı listesinden istediğiniz
komutu seçin.
3. Ayrıntı listesinde istediğiniz seçeneği tıklayın.
4. Gelişmiş’i tıklayın, istediğiniz seçenekleri ayarlayın ve Tamam’ı tıklayın.
Bir ya da daha çok takvim girdisini OneNote’a bağlamak, sayfa 216
Ü Bağlamak istediğiniz takvim öğesini (ya da öğelerini) seçin. Standart araç
çubuğunda, OneNote’ta bağlı toplantı notları aç veya oluştur düğmesini tıklayın.

Bir İnternet takvimine bağlanmak, sayfa 217


1. Takvim modülünün Gezinti Bölmesi’ndeki Diğer Takvimler bölümünde Takvimleri
Çevrimiçi Ara’yı tıklayın.
2. Microsoft Office Outlook 2007 için İnternet Takvimleri sayfasını aşağı kaydırın ve
sonra istediğiniz İnternet takvimi şablonunu tıklayın.
3. Outlook’un Web içeriğini açmasına izin vermenizi isteyen bir Internet Explorer
Güvenlik ileti kutusunda İzin Ver düğmesini tıklayın.
4. Takvimi Outlook’a ekleyip güncelleştirmelere abone olmayı isteyip istemediğinizi
soran Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet‘i tıklayın.

Birden çok takvimi yan yana ve bileşik olarak görüntülemek, sayfa 219
1. Gezinti Bölmesi’ndeki Takvimlerim ya da Diğer Takvimler listesinde en az bir
başka takvim için onay kutusunu seçin.
Hızlı Başvuru   liii

2. İkincil bir takvimin başlık çubuğu sekmesinde Yerpaylaşımı Modunda Görüntüle


düğmesini tıklayın.
3. Bir takvimi diğerinin üstünde görüntülemek için Takvim sekmelerinden birini
tıklayın.
4. Standart görünüme dönmek için, üst üste yerleştirilen takvimlerden herhangi
birinde Yan Yana Modunda Görüntüle düğmesini tıklayın.

Toplantı isteklerinin sizin adınıza oluşturulması ve yanıtlanmasını sağlamak için


takviminizin denetimini devretmek, sayfa 220
1. Araçlar menüsünde Seçenekler‘i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Temsilciler
sekmesindeki Ekle‘yi tıklayın.
2. Kullanıcı Ekle iletişim kutusunda denetimi devretmek istediğiniz kişinin adını,
Ekle’yi ve ardından Tamam’ı tıklayın.
3. Temsilci İzinleri iletişim kutusundaki Takvim listesinden devretmek istediğiniz izin
düzeyini seçin.
4. Temsilciye otomatik olarak izinlerini özetleyen bir ileti gönder onay kutusunu seçin
ve açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

8 Görevleri İzlemek
Görevler içeren bir klasör oluşturmak, sayfa 231
1. Standart araç çubuğunda Yeni listesinde Klasör’ü tıklayın.
2. Yeni Klasör Oluştur iletişim kutusunda klasörün adını girin ve konumunu seçin.
3. Klasör içeriği listesinden Görev Öğeleri’ni seçin ve Tamam’ı tıklayın.
Bir görev oluşturmak, sayfa 234
Ü Yapılacaklar Çubuğu’nda Yeni bir görev yazın kutusunu tıklayın, göreviniz için bir
tanım yazın ve tuşuna basın.

Bir görevi güncelleştirmek, sayfa 234


l Bir bitiş tarihi atmak için Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nde görevin yanındaki
bayrağı farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve istediğiniz zaman dilimini seçin.
l Bir görevi bir kategoriye atamak için görevin yanındaki Kategori çubuğunu farenin
sağ düğmesiyle tıklayın ve istediğiniz kategoriyi seçin.
l Görev metnini değiştirmek için Görevler bölmesinde görevi çift tıklayın ve içerik
bölmesinde yeni metni yazın. Görevi kaydedin ve kapatın.
l Durumu değiştirmek için Görevler bölmesinde görevi çift tıklayın ve içerik
bölmesindeki Durum listesinden görev için geçerli olan seçeneği seçin.
Tamamlanan % kutusunda görevin tamamlanma yüzdesini değiştirin ve görevi
kaydedip kapatın.
liv    Hızlı Başvuru

Başka bir Outlook kullanıcısına bir görevi devretmek, sayfa 238


1. Yapılacaklar Çubuğu’nda devretmek istediğiniz görevi çift tıklayın.
2. Görev penceresinde, Görev sekmesinde Görevi Yönet grubundaki Görev Ata
düğmesini tıklayın.
3. Görünen Kime kutusunda görevi atamak istediğiniz kişinin e-posta adresini yazın.
4. Outlook’un bir anımsatıcı görüntülemesini istiyorsanız, Seçenekler grubundaki İzle
düğmesini tıklayın.
5. Gönder‘i tıklayın. Bir ileti kutusu, görev anımsatıcısının kapatılmış olduğunu
belirtirse, Tamam’ı tıklayın.

Başkalarının size atadıkları görevlerin durumunu güncelleştirmek, sayfa 240


l Projenin yüzde kaçlık kısmının tamamlandığı yönündeki tahmininizi belirtmek için
görevi açın ve Tamamlanan % listesinde, tahmininizi yazın ya da (okları tıklayarak)
seçin.
l Görevin durumunu elle değiştirmek için görevi açın ve Durum listesinden
istediğiniz durumu seçin.

Bir görev hakkında durum raporu göndermek, sayfa 240


1. Görevler bölmesindeki görevi çift tıklayın ve Görev sekmesinde Görevi Yönet
grubundaki Durum Raporu Gönder düğmesini tıklayın.
2. İletiyi, raporu göndermek istediğiniz kişilere adresleyin ve Gönder‘i tıklayın.
Bir görevi tamamlandı olarak işaretlemek, sayfa 241
Ü Görevler bölmesinde görevi çift tıklayın ve Görev sekmesinde Görevi Yönet
grubundaki Tamamlandı düğmesini tıklayın.

Bir anımsatıcının görünmemesini sağlamak, sayfa 242


1. Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nde görevi farenin sağ düğmesiyle tıklayın,
İzle’yi işaret edin ve Anımsatıcı Ekle’yi tıklayın.
2. Anımsatıcı onay kutusunu temizleyip Tamam’ı tıklayın.
Bir görevi silmek, sayfa 243
Ü Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nde görevi tıklayın ve tuşuna basın.

9 Bilgi Toplamak
Bir RSS akışına abone olmak, sayfa 247
1. Gezinti Bölmesi’ndeki ana posta kutunuzun altında RSS Abonelikleri klasörünü
tıklayın.
2. Outlook Syndicated Content (RSS) Dizini sayfasını Ortak Akışları bölümü
görüntülenene kadar aşağı kaydırın.
Hızlı Başvuru   lv

3. Akış bağlantılarından birini tıklayın.


4. RSS akışlarını Outlook’a eklemek isteyip istemediğinizi soran Microsoft Office
Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın.

Bir RSS akışını kaldırmak, sayfa 249


1. Araçlar menüsünde Hesap Ayarları’nı tıklayın.
2. Hesap Ayarları iletişim kutusunda RSS Akışları sekmesini tıklayın.
3. Özet Akışı Adı listesinden kaldırmak istediğiniz akışın adını seçin.
4. Kaldır’ı tıklayın. RSS akışını Outlook’tan kaldırmak isteyip istemediğinizi soran
Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın.

Varsayılan not rengi, büyüklüğü ya da yazı tipini değiştirmek, sayfa 252


1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler
sekmesindeki Not Seçenekleri’ni tıklayın.
2. İstediğiniz ayarları değiştirin ve iki kez Tamam’ı tıklayın.
Not oluşturmak, sayfa 252
Ü Notlar bölmesinde, Standart araç çubuğundaki Yeni Not düğmesini tıklayın. Not
başlıklarını yazın, tuşuna basın ve Kapat’ı tıklayın.

Notu bir kişiye bağlamak, sayfa 254


1. Notlar bölmesinde bir notu açın, sol üst köşesindeki Not simgesini tıklayın ve
Kişiler‘i tıklayın.
2. Not Kişileri iletişim kutusunda Kişiler’i tıklayın.
3. Kişileri Seç iletişim kutusunda, Konum listesinde Kişiler seçili iken, Öğeler listesinde
bağlamak istediğiniz kişiyi seçin. Tamam’ı tıklayın.
4. Not Kişileri iletişim kutusunda Kapat‘ı tıklayın. Sonra notu kapatın.
Nota bir kişi kaydından erişmek, sayfa 255
1. Kişiler bölmesinde kişi kaydını açın. Kişi sekmesinde Göster grubundaki Etkinlikler
düğmesini tıklayın.
2. Göster listesindeki Notlar’ı tıklayın.
Günlük’ü görüntülemek, sayfa 256
Ü Git menüsünde Günlük’ü tıklayın.

Günlük düğmesini Gezinti Bölmesi’ne eklemek, sayfa 256


1. Gezinti Bölmesi’nin sağ alt köşesinde Düğmeleri yapılandır düğmesini tıklayın.
2. Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret edip Günlük’ü tıklayın.
lvi    Hızlı Başvuru

Etkinliklerin kaydını otomatik olarak tutmak, sayfa 256


1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler
sekmesindeki Günlük Seçenekleri’ni tıklayın.
2. Günlük Seçenekleri iletişim kutusundaki Bu öğelerin otomatik olarak kaydını tut
kutusunda, kaydını tutmak istediğiniz etkinlikler için onay kutularını seçin.
3. Bu kişiler için kutusunda öğelerinin kaydını tutmak istediğiniz kişiler için onay
kutularını seçin.
4. Ayrıca bu dosyaların kaydını tut kutusunda dosyalarının kaydını tutmak istediğiniz
programlar için onay kutularını seçip açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

Bir notu iletmek, sayfa 257


1. Notlar bölmesinde bir notu farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve sonra İlet’i tıklayın.
2. Kime kutusuna notu göndermek istediğiniz insanın e-posta adresini yazıp Gönder‘i
tıklayın.

Bir notu dosya olarak kaydetmek, sayfa 257


1. Notu açın, Not simgesini tıklayın ve Farklı Kaydet’i tıklayın.
2. Farklı Kaydet iletişim kutusunda dosyayı kaydetmek istediğiniz klasöre gidin.
3. Kayıt türü listesinde oluşturmak istediğiniz dosya türünü tıklayın.
4. Dosya adı kutusunda, dosya adının geçerli not başlığından başka bir şey olmasını
istiyorsanız, dosya adını değiştirin ve Kaydet’i tıklayın.

Alınan bir notu açmak, sayfa 258


1. Gelen Kutusu’nda not eklenmiş iletiyi açın.
2. Okuma Bölmesi’nde eklenen notu farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve Aç’ı tıklayın.

10 Başkalarıyla İşbirliği Yapmak


Exchange Server ağınız üzerinde çalışan başka kişilere bir klasöre erişim izni
vermek, sayfa 263
1. Gezinti Bölmesi’nde klasörü farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve Paylaşım İzinlerini
Değiştir’i tıklayın.
2. Özellikler iletişim kutusunun İzinler sekmesindeki Ekle’yi tıklayın.
3. Kullanıcı Ekle iletişim kutusunda bu klasörü paylaşmak istediğiniz kişinin adını çift
tıklayın ve Tamam’ı tıklayın.
4. İzinler sekmesinde kişinin adı seçili iken İzin Düzeyi listesinde istediğiniz listeyi
tıklayın.
5. Özellikler iletişim kutusunda Uygula’yı tıklayın.
Hızlı Başvuru   lvii

Bir iletiden bir belge çalışma alanı oluşturmak, sayfa 269


1. Yeni bir ileti penceresinde belge çalışma alanına davet etmek istediğiniz kişilerin
adreslerini ve bir konu girin.
2. İleti sekmesinde Ekle grubundaki Dosya Ekle düğmesini tıklayın. Dosya Ekle
iletişim kutusunda belge kitaplığı yoluyla paylaşmak istediğiniz dosyaya (dosyalara)
göz atın ve istediklerinizi seçin, Ekle‘yi tıklayın.
3. Ekle İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıklayın. Ek Seçenekleri görev bölmesinde Ekleri şu
biçimde gönder’in altında Paylaşılan ek seçeneğini seçin.
4. Belge Çalışma Alanı’nın oluşturulacağı konum kutusuna işbirliği sitenizin adını
yazın ve sonra tuşuna basın.
5. İçerik alanında görünen ileti davetini gönderin.
Bir grup zamanlaması oluşturmak, sayfa 271
1. Takviminizi görüntüleyin. Eylemler menüsünde Grup Zamanlamalarını
Görüntüle’yi tıklayın.
2. Grup Zamanlamaları iletişim kutusunda Yeni’yi tıklayın. Yeni Grup Zamanlaması
Oluştur iletişim kutusuna zamanlama için bir ad yazın ve Tamam’ı tıklayın.
3. Zamanlama penceresinde Grup Üyeleri listesini tıklayıp bir ad ya da e-posta diğer
adı yazarak ya da Diğerlerini Ekle’yi tıklayıp grup üyelerini adres defterinizden
seçerek gruba üyeler ekleyin.

Belge kitaplığı içeriğinin yerel bir kopyasını almak, sayfa 272


1. Kuruluşunuzun işbirliği sitesinde belge kitaplığını görüntüleyin.
2. Eylemler menüsünde Bağla: Outlook’u tıklayın. Bir Internet Explorer Güvenlik
uyarısı görünürse İzin Ver’i tıklayın.
3. SharePoint belge kitaplığını Outlook’a bağlamak isteyip istemediğinizi soran ileti
kutusunda Evet’i tıklayın. Sizden site kimlik bilgilerini isteyen Bağlan iletişim kutusu
görünürse, adınızı ve parolanızı girip Tamam’ı tıklayın.
4. Önizlemesini görüntülemek için karşıdan yüklenen öğeleri tıklayın; salt okunur bir
örneğini açmak için çift tıklayın.

11 İşyeri Dışından Çalışmak


Outlook’u, Her Yerden Outlook kullanarak bir Exchange hesabına bağlanmak için
yapılandırmak, sayfa 279
1. Araçlar menüsünde Hesap Ayarları’nı tıklayın.
2. Hesap Ayarları iletişim kutusunun E-posta sekmesinde Adı listesindeki Microsoft
Exchange hesabınızı tıklayın ve Değiştir’i tıklayın.
3. E-Posta Hesabını Değiştir iletişim kutusunda Diğer Ayarlar’ı tıklayın.
4. Microsoft Exchange iletişim kutusunda Bağlantı sekmesini tıklayın.
lviii    Hızlı Başvuru

5. Her Yerden Outlook alanında HTTP’yi kullanarak Microsoft Exchange’e bağlan


onay kutusunu seçin.
6. Etkinleşen Exchange Proxy Ayarları düğmesini tıklayın.
7. Microsoft Exchange Proxy Settings iletişim kutusunda, Bağlantı ayarları
alanındaki https:// kutusuna, kuruluşunuzun Exchange proxy adresini yazın.
8. Microsoft Exchange Proxy Ayarları iletişim kutusunda ve Microsoft Exchange
iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın. Görünen ileti kutusunda, değişikliğin Outlook’u
yeniden başlatmanıza kadar etkili olmayacağını onaylamak için Tamam’ı tıklayın.
9. E-Posta Hesabını Değiştir iletişim kutusunda İleri’yi tıklayın ve sonra, Son’u tıklayın.
10. Hesap Ayarları iletişim kutusunu kapatın ve sonra Outlook’u kapatın ve yeniden
başlatın.
11. Bağlan iletişim kutusuna kullanıcı adınızı ve parolanızı girin ve Tamam’ı tıklayın.
Windows Vista yüklü bir bilgisayardan VPN bağlantısı kurmak, sayfa 281
1. Başlat düğmesini tıklayın. Başlat menüsünün sağ bölmesindeki Bağlan’ı tıklayın.
2. Bir ağa bağlan iletişim kutusunda, Bağlantı ya da ağ kurun’u tıklayın.
3. Bir bağlantı seçeneği belirleyin listesini aşağı kaydırın, Çalışma alanına bağlan’ı
tıklayın ve İleri’yi tıklayın.
4. Sahip olduğunuz bir bağlantıyı kullanmak ister misiniz? altında Hayır, yeni
bağlantı oluştur’u seçin ve sonra İleri’yi tıklayın.
5. Nasıl bağlanmak istersiniz? altında İnternet bağlantımı (VPN) kullan seçeneğini
tıklayın.
6. Bağlanırken kullanılacak Internet adresini yazın altında, İnternet adresi kutusuna
bağlanmak istediğiniz İnternet adresini yazın. Hedef adı kutusuna VPN bağlantısı
için bir ad yazın, istediğiniz tüm seçenekleri seçin ve İleri’yi tıklayın.
7. Kullanıcı adınızı ve parolanızı yazın altında kullanıcı adınızı ve parolanızı yazın
(alan adı isteğe bağlıdır) ve Bağlan’ı tıklayın.

Windows XP yüklü bir bilgisayardan VPN bağlantısı kurmak, sayfa 282


1. Başlat menüsünde, sağ tarafta Bağlan menüsü görünüyorsa, Bağlan’ı tıklayın ve
sonra Tüm bağlantıları göster‘i tıklayın. Görünmüyorsa, Denetim Masası’nı Klasik
görünümde tıklayın, Ağ ve İnternet Bağlantıları’nı açın.
2. Ağ Bağlantıları penceresindeki Ağ Görevleri menüsünde Yeni bağlantı oluştur’u
tıklayın.
3. Yeni Bağlantı sihirbazının ilk sayfasında İleri’yi tıklayın.
4. Ağ Bağlantı Türü sayfasında Ağa çalışma yerimden bağlan seçeneğini seçip İleri’yi
tıklayın.
5. Ağ Bağlantısı sayfasında Sanal Özel Ağ bağlantısı seçeneğini seçip İleri’yi tıklayın.
Hızlı Başvuru   lix

6. Şirket Adı kutusuna bağlantıyı tanımlayacağınız bir ad yazın. Sonra, İleri’yi tıklayın.
7. Sihirbaz Ortak Ağ sayfasını görüntülerse, İlk bağlantıyı çevirme seçeneğini seçip
VPN bağlantısını başlatmadan önce her zaman İnternet’e bağlanacağınızı belirtin.
Sonra İleri’yi tıklayın.
8. VPN Seçimi sayfasında, Ana makine adı kutusuna kuruluşunuzun VPN
sunucusunun internet adresini yazıp İleri’yi tıklayın.
9. Sisteminizde bir Akıllı Kart okuyucusu varsa, sihirbaz Akıllı Kartlar sayfasını
görüntüler. Bu bağlantıda oturum açmak için Akıllı Kart’ınızı kullanmanız
gerekmiyorsa, Akıllı kartımı kullanma seçeneğini seçip İleri’yi tıklayın.
10. Bağlantı sayfasında Yalnızca benim için seçeneğini seçip İleri’yi tıklayın.
11. Tamamlanıyor sayfasında Son’u tıklayın.
12. Bağlan iletişim kutusunun Kullanıcı adı kutusunda alan\kullanıcı adı’nı, Parola
kutusuna alan parolanızı yazın.
13. Bu kullanıcı adı ve parolasını aşağıdakiler için kaydet onay kutusunu ve Yalnızca
ben‘i ya da Herkes‘i seçin. Sonra Bağlan’ı tıklayın.

Bir klasörün içeriğine çevrimdışı iken ulaşılabilmesini sağlamak, sayfa 285


➜ Gezinti Bölmesi’nde klasörü tıklayın. Araçlar menüsündeki Gönder/Al’ı ve
Gönderme/Alma Ayarları’nı işaret edin. Bu Klasörü Çevrimdışı Kullanılabilir Yap’ı
tıklayın.

Çevrimdışı adres defterinizi elle güncelleştirmek, sayfa 286


1. Araçlar menüsünde Gönder/Al’ı işaret edip Adres Defterini Yükle‘yi tıklayın.
2. Çevrimdışı Adres Defteri iletişim kutusunda Son Gönderme/Almadan sonraki
değişiklikleri yükle onay kutusunu seçili bırakıp Tüm Ayrıntılar seçeneğini seçin ve
Tamam’ı tıklayın.

Outlook’u gelen iletileri otomatik olarak yanıtlamak için yapılandırmak, sayfa 288
1. Araçlar menüsünde İşyeri Dışı Yardımcısı’nı tıklayın.
2. İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunda Şimdi işyeri dışındayım seçeneğini seçin.
3. Her göndereni aşağıdaki metinle yalnızca bir kez Otomatik Yanıtla: kutusuna,
göndermek istediğiniz otomatik yanıt iletisini yazın ve Tamam’ı tıklayın. Kapatmak
için bildirimi tıklayın.

İletileri otomatik olarak başka bir e-posta adresine iletmek için bir kural
oluşturmak, sayfa 289
1. Durum çubuğunda İşyeri Dışında’yı tıklayın. İşyeri Dışı menüsünde İşyeri Dışı
Yardımcısı’nı tıklayın.
lx    Hızlı Başvuru

2. İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunda Kural Ekle‘yi tıklayın. Kural Düzenle
iletişim kutusunda Gelişmiş‘i tıklayın.
3. Alınma Tarihi alanında, başlangıç tarihini, bitiş tarihini ya da istediğiniz bir tarih
aralığını belirtin.
4. İletinin önemini ayarlamak için Önem onay kutusunu seçin. Önem listesinden
istediğiniz seçeneği seçin ve Tamam’ı tıklayın.
5. Kural Düzenle iletişim kutusunda, Bu eylemleri gerçekleştir alanı altında İlet onay
kutusunu seçin. Kime kutusuna iletileri iletmek istediğiniz e-posta adreslerini yazın.
6. Yöntem listesinden istediğiniz iletme seçeneğini seçip Tamam’ı tıklayın.
İşyeri Dışında otomatik yanıt iletilerini kapatmak, sayfa 291
Ü Durum çubuğundaki İşyeri Dışında simgesini tıklayın. İşyeri Dışında otomatik
yanıtlarını devre dışı bırak’ı tıklayın.

Gelecekte bir zaman aralığı boyunca iletileri otomatik olarak yanıtlamak


(yalnızca Exchange Server 2007 hesapları için geçerlidir), sayfa 292
1. Araçlar menüsünde İşyeri Dışı Yardımcısı’nı tıklayın.
2. İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunda, İşyeri Dışında otomatik yanıtları gönder
seçeneğini seçin.
3. Yalnızca bu zaman diliminde gönder onay kutusunu seçin. Sonra, Başlangıç
saati‘ni ve Bitiş saati’ni istediğiniz gibi ayarlayın.
4. Kuruluşum İçinde sekmesinde ileti kutusuna göndermek istediğiniz ileti metnini
yazıp Tamam’ı tıklayın.

Kuruluşunuz dışındaki kişilere farklı bir otomatik yanıt göndermek (yalnızca


Exchange Server 2007 hesapları için geçerlidir), sayfa 294
1. İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunu görüntüleyip Kuruluşum Dışında sekmesini
tıklayın.
2. Kuruluş dışındaki herkes seçeneğini seçin.
3. İleti kutusuna, kuruluşunuz dışındakilere göndermek istediğiniz ileti metnini yazıp
Tamam’ı tıklayın.

12 Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak


Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na bir düğme eklemek, sayfa 299
1. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun sağ ucundaki Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir
düğmesini tıklayın. Diğer Komutlar‘ı tıklayın.
2. Düzenleyici Seçenekleri penceresindeki Özelleştir sayfasında, Komutları seçin
listesinde, bir komutunu seçmek istediğiniz sekmeyi tıklayın.
Hızlı Başvuru   lxi

3. Sekmenin komut listesinden araç çubuğuna eklemek istediğiniz bir komutu seçin ve
Ekle‘yi tıklayın.
4. Komutu araç çubuğunda istediğiniz yere yerleştirmek için Yukarı Taşı ya da Aşağı
Taşı düğmelerini tıklayın ve Özelleştir sayfasının altındaki Tamam‘ı tıklayın.

Outlook’u özelleştirmek, sayfa 301


1. Microsoft Office Düğmesi‘ni tıklayın. Office menüsünün sağ alt köşesindeki
Düzenleyici Seçenekleri‘ni tıklayın.
2. Düzenleyici Seçenekleri penceresinde, sol bölmedeki sayfa listesinden istediğiniz
sayfayı tıklayın ve Tamam‘ı tıklayıp değişiklikleri kaydedin.

Bir araç çubuğuna bir düğme eklemek, sayfa 306


1. Herhangi bir araç çubuğunun sağ ucundaki Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini
tıklayın, Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret edin ve Özelleştir‘i tıklayın.
2. Özelleştir iletişim kutusunda Komutlar sekmesini tıklayın. Kategoriler listesinden
eklemek istediğiniz komutu içeren kategoriyi seçin.
3. Komutlar listesinde, eklemek istediğiniz komutu bulun. Komutu listeden araç
çubuğunda görünmesini istediğiniz yere sürükleyin.

Bir araç çubuğundaki komutları yeniden düzenlemek, sayfa 306


1. Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini tıklayın, Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret edin
ve Özelleştir‘i tıklayın.
2. Özelleştir iletişim kutusunun Komutlar sekmesinde Komutları Yeniden Düzenle‘yi
tıklayın.
3. Komutları Yeniden Düzenle iletişim kutusunda, Yeniden düzenlenecek menüyü ya
da araç çubuğunu seçin’in altında Araç çubuğu'nu seçin. Araç Çubuğu listesinden
yeniden düzenlemek istediğiniz araç çubuğunu ya da menü çubuğunu seçin.
4. Denetimler listesinde yerini değiştirmek istediğiniz komutu tıklayın. Yukarı Taşı
ya da Aşağı Taşı düğmesini komutu istediğiniz yere getirmek için gerektiği kadar
tıklayın ve Kapat‘ı tıklayın.

Bir araç çubuğundan özelleştirilmiş bir düğmeyi kaldırmak, sayfa 307


1. Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini tıklayın, Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret edin
ve Özelleştir‘i tıklayın.
2. Özelleştir iletişim kutusundaki Komutlar sekmesinde Komutları Yeniden
Düzenle‘yi tıklayın.
3. Komutları Yeniden Düzenle iletişim kutusunda, Yeniden düzenlenecek menüyü
ya da araç çubuğunu seçin‘in altında Araç çubuğu seçeneğini seçin ve listede
kaldırmak istediğiniz düğmeyi içeren araç çubuğunu tıklayın.
4. Denetimler listesinde, kaldırmak istediğiniz düğmeyi tıklayın. Sil’i ve sonra Kapat’ı
tıklayın.
lxii    Hızlı Başvuru

Bir araç çubuğunu varsayılan durumuna sıfırlamak, sayfa 307


Ü Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini tıklayın, Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret
edin ve sonra Özelleştir‘i tıklayın. Özelleştir iletişim kutusunda, Araç Çubukları
sekmesindeki varsayılan ayarlarına sıfırlamak istediğiniz araç çubuğunu tıklayın.
Sıfırla‘yı tıklayın.

Gelen iletileri işlemek için belirli ölçütleri karşılayan bir kural oluşturmak,
sayfa 308
1. Araçlar menüsünde Kurallar ve Uyarılar‘ı tıklayın. Kurallar ve Uyarılar penceresinde
E-posta Kuralları sekmesindeki Yeni Kural’ı tıklayın.
2. Kurallar sihirbazındaki Bir şablon seçin listesinde Boş bir kuraldan başla’nın
altında, Ulaştığında iletileri denetle‘yi tıklayıp İleri‘yi tıklayın.
3. Koşulları seç listesinde yeni kuralınıza uygulamak istediğiniz koşulları seçin.
4. Kural açıklamasını düzenleyin kutusunda altı çizili belirli sözcükler terimini tıklayın.
5. Arama Metni iletişim kutusunda Konu alanında aranacak sözcükleri veya
tümceleri belirtin kutusuna, aramak istediğiniz sözcükleri yazın, Ekle‘yi ve Tamam‘ı
tıklayın. Kurallar sihirbazında İleri’yi tıklayın.
6. Eylemleri seçin listesini aşağı kaydırarak Outlook’un, belirttiğiniz ölçütleri karşılayan
gelen öğelerle ilgili olarak gerçekleştirebileceği işlemleri gözden geçirin ve Tamam‘ı
tıklayın. Kurallar sihirbazında İleri’yi tıklayın.
7. Kuralınız için ayarlamak istediğiniz özel durumları seçip İleri’yi tıklayın.
8. Bu kuralı “Gelen Kutusu” içinde bulunan iletilerde şimdi çalıştır onay kutusunu
seçin ve Bitir‘i tıklayın. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda Tamam‘ı tıklayın.

Kişisel Klasörler dosyası oluşturmak, sayfa 314


1. Dosya menüsünde Yeni’yi işaret edin ve Outlook Veri Dosyası‘nı tıklayın.
2. Başka bir bilgisayarda Microsoft Outlook 2002 ya da daha eski bir sürüm yüklüyse
ve bu Kişisel Klasörler dosyasını o sürümde açmak isterseniz, Yeni Outlook Veri
Dosyası iletişim kutusunda Outlook 97-2002 Kişisel Klasörler Dosyası’nı tıklayın ve
Tamam‘ı tıklayın. Aksi durumda Office Outlook Kişisel Klasörler Dosyası‘nı seçin ve
Tamam‘ı tıklayın.
3. Outlook Veri Dosyası Oluştur ya da Aç iletişim kutusundaki Sık Kullanılan
Bağlantılar listesinde istediğiniz bağlantı türünü tıklayın.
4. Dosya Adı kutusuna istediğiniz kişisel klasörün adını yazıp Tamam‘ı tıklayın.
5. Microsoft Kişisel Klasörü Oluşturun iletişim kutusunda önerilen adı yenisiyle
değiştirin ve Tamam‘ı tıklayın.

İletileri ya da klasörleri Kişisel Klasörler dosyanıza taşımak, sayfa 316


1. Gezinti Bölmesi’nde klasör listesini görüntülemek için Gelen Kutusu’nu genişletin.
2. İletileri ya da klasörleri Gelen Kutusu’ndan kişisel klasörünüze sürükleyin.
Hızlı Başvuru   lxiii

İletileri ya da klasörleri Kişisel Klasörler dosyanıza kopyalamak, sayfa 316


1. Gezinti Bölmesi’nde klasör listesini görüntülemek için Gelen Kutusu’nu genişletin.
2. Farenin sağ düğmesini basılı tutun ve iletileri ya da klasörleri Gelen Kutusu’ndan
kişisel klasörünüze sürükleyin. Fare düğmesini bıraktığınızda Kopyala‘yı tıklayın.

Veri dosyalarını Outlook içinden açıp kapatmak, sayfa 316


1. Dosya menüsünde Aç’ı işaret edip Outlook Veri Dosyası’nı tıklayın.
2. Outlook Veri Dosyası Aç iletişim kutusunda veri dosyanızın konumuna göz atıp
dosyayı çift tıklayın.

Tüm giden iletileri dijital olarak imzalamak, sayfa 317


1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinde E-posta Güvenliği’ni
tıklayın. E-posta Güvenliği sayfasında Giden iletilere dijital imza ekle onay
kutusunu seçin.
2. Tüm ileti alıcılarınız, Secure Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME)
güvenliğine sahip değilse (örneğin, Outlook kullanmadığını bildiğiniz kişilere iletiler
gönderiyorsanız), İmzalı ileti gönderirken açık metin imzalı ileti gönder onay
kutusunu seçip Tamam‘ı tıklayın.

Belgeleri ve iletileri şifrelemek için bir dijital kimlik almak, sayfa 318
1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinde E-posta Güvenliği’ni
tıklayın.
2. E-posta Güvenliği sayfasında Dijital Kimlik Al’ı tıklayın.
3. Microsoft Office Yüklemeler Web sayfasında, sağlayıcının Web sitesini
görüntülemek için sağlayıcının sonundaki bağlantıyı tıklayın.
4. Web sitesindeki yönergeleri izleyerek bir sayısal kimlik için kaydolun.
Bir dijital kimliği vermek ya da almak, sayfa 319
1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinde E-posta Güvenliği’ni
tıklayın.
2. E-posta Güvenliği sayfasında Al/Ver’i tıklayın.
3. Dijital Kimlik Al/Ver iletişim kutusunda dijital kimliğinizi almak ya da vermek
seçeneklerinden birini seçin, bilgileri doldurun ve Tamam’ı tıklayın.

Tek bir e-posta iletisini dijital olarak imzalamak, sayfa 319


Ü İleti sekmesinde Seçenekler grubundaki İletiyi Dijital Olarak İmzala düğmesini
tıklayın.

Giden tüm iletileri şifrelemek, sayfa 320


1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın.Sayfa listesinde E-posta Güvenliği’ni
tıklayın.
lxiv    Hızlı Başvuru

2. E-posta Güvenliği sayfasında Giden iletilerin içeriğini ve eklerini şifrele onay


kutusunu seçin.
3. İletiyi alan birinin şifrelenmiş biçiminde şifrelenmiş bir ileti aldığına dair doğrulama
almak için Tüm S/MIME imzalı iletiler için alındı bilgisi iste onay kutusunu seçin ve
sonra Tamam’ı tıklayın.

Tek bir iletiyi şifrelemek, sayfa 320


Ü İleti sekmesinde Seçenekler grubundaki İleti İçeriğini ve Eklerini Şifrele düğmesini
tıklayın.

Tüm iletileri düz metin biçiminde almak, sayfa 321


1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinde E-posta Güvenliği’ni
tıklayın.
2. E-posta Güvenliği sayfasında Tüm standart postaları düz metin biçiminde oku
onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Bir iletinin alıcılarının iletiyi iletmesini, yazdırmasını ya da kopyalamasını


engellemek, sayfa 322
Ü Bir ileti açıkken, İleti sekmesinde Seçenekler grubundaki İzin okunu tıklayın.
Listeden İletme’yi seçin.

Tek bir e-posta iletisinde engellenmiş içeriği görüntülemek, sayfa 322


Ü İleti başlığında Bilgi Çubuğu’nu tıklayın ve Karşıdan Resim Yükle’yi tıklayın.

Outlook’un dış içeriği işleme biçimini değiştirmek, sayfa 323


1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın ve sayfa listesinde Otomatik
Karşıdan Yükleme’yi tıklayın.
2. İstediğiniz seçeneklerle ilgili onay kutularını seçin ve Tamam‘ı tıklayın.
Önemsiz E-Posta Filtresi’nin sunduğu istenmeyen posta filtreleme seçeneklerini
uygulamak, sayfa 324
1. Eylemler menüsünde Önemsiz E-Posta’yı işaret edip Önemsiz E-Posta
Seçenekleri’ni tıklayın.
2. Önemsiz E-Posta Seçenekleri iletişim kutusundaki Seçenekler sekmesindeki
koruma düzeylerinden birini seçin.
3. Outlook’un önemsiz e-posta olduğundan şüphelendiği iletileri otomatik olarak
silmesini istiyorsanız, Önemsiz e-posta olduğundan şüphelenilen postaları
Önemsiz E-Posta klasörüne taşımak yerine kalıcı olarak sil onay kutusunu seçin.
4. Güvenli Gönderenler sekmesini tıklayın ve Güvenli Gönderenler Listesi’nde yer
almasını istediğiniz tüm e-posta adreslerini ekleyin ya da belirli bir etki alanından
gelen e-postaların güvenli olduğunu belirtin.
Hızlı Başvuru   lxv

5. Güvenli Alıcılar sekmesini tıklayın ve Güvenli Alıcılar Listesi’ne istediğiniz adresleri


ya da adları ekleyin.
6. Engellenen Gönderenler sekmesini tıklayın ve Engellenen Gönderenler Listesi’ne
istediğiniz adresleri ya da adları ekleyin.
7. Uluslararası sekmesini tıklayın ve ülkelere özel alanlardan gelen iletileri ya da belirli
diller için metin kodlamasını içeren iletileri engellemek için uygun seçenekleri
ayarlayın ve Tamam’ı tıklayın.

İleti taslaklarını daha sık kaydetmek, sayfa 327


1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler
sekmesindeki E-posta Seçenekleri’ni tıklayın. E-posta Seçenekleri iletişim
kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni tıklayın.
2. Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusunun İletileri kaydetme
alanında Öğelerin otomatik olarak kaydedilme sıklığı onay kutusunu seçin
ve dakikada bir otomatik kaydet kutusuna bir sayı girin. Sonra açık iletişim
kutularında Tamam’ı tıklayın.

Yeni bir ileti geldiğinde ne olacağını belirtmek, sayfa 329


1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler
sekmesindeki E-posta Seçenekleri’ni tıklayın. E-posta Seçenekleri iletişim
kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni tıklayın.
2. Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusundaki Gelen Kutusu’na yeni
öğeler geldiğinde alanında, yeni bir ileti geldiğinde bunun size bildirilmesiyle ilgili
seçenekleri seçin. Açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

İletileri göndermekle ilgili seçenekleri ayarlamak, sayfa 329


1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler
sekmesindeki E-posta Seçenekleri’ni tıklayın. E-posta Seçenekleri iletişim
kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni tıklayın.
2. Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusundaki İleti gönderirken
alanında, gönderdiğiniz iletilere uygulamak istediğiniz seçenekleri ayarlayın. Sonra
açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.
Bir Bakışta Bölüm
Başlangıç sihirbazıyla ilgili
sorunları gidermek, sayfa 7

Başka e-posta hesaplarına


bağlanmak, sayfa 9

Outlook
çalışma
alanınızı
keşiselleştirmek,
sayfa 14
1 Outlook 2007 ile
Çalışmak
Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Birincil e-posta hesabınıza bağlanmak
4 Başlangıç sihirbazıyla ilgili sorunları gidermek.
4 Başka e-posta hesaplarına bağlanmak.
4 Başka Outlook profilleri oluşturmak.
4 Outlook çalışma alanınızı kişiselleştirmek.
4 Gelişmiş araç çubuğuyla çalışmak.

Outlook’u kullanmaya başlamadan önce, e-posta sunucunuza bağlanacak biçimde


yapılandırmanız ve e-posta profilinizi oluşturmanız gerekir. Profiliniz e-posta hesabınızla
ilgili, kullanıcı adı, görünen ad, sunucu adı, parola ve Outlook verilerinizin depolandığı
konum gibi bilgilerden oluşur. Outlook aracılığıyla tüm e-posta iletişimlerinizi yönetmek
için birden çok e-posta hesabına bağlanabilirsiniz.

Outlook kullanıcı arayüzü, başkalarının bilgileri kolayca görüntülemesi, bulması ve


bilgilere bağlanmasını sağlayacak biçimde düzenlenmiştir. Yine de, sizin günlük çalışma
düzeninize tam olarak uygun olmadığını düşünebilir ya da belki başka bir düzen
denemek isteyebilirsiniz. Outlook’un görünüşünü ve işlevlerini pek çok değişik biçimde
kişiselleştirebilirsiniz.

Bu bölümde, farklı türlerde e-posta hesaplarına bağlanmak üzere Outlook’u


yapılandıracaksınız. Ayrıca başka Outlook profilleri oluşturacak ve Outlook çalışma
alanınızı ihtiyaçlarınıza uyacak biçimde kişiselleştireceksiniz.

Ayrıca Bakınız  Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti Hızlı Başvuru bölümüne bakın.

Önemli  Bu bölümdeki alıştırmalar için uygulama dosyası yoktur. Uygulama dosyaları


hakkında daha fazla bilgi için sayfa xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

1
2    Bölüm 1  Outlook 2007 ile Çalışmak

Sorun giderme  Bu kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler Windows Vista
içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP
Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler” bölümüne bakın.

Farklı E-Posta Hesabı Türleri


Outlook 2007 aşağıdaki e-posta hesabı türlerini destekler:

l Exchange Server. Kuruluşunuz Microsoft Exchange Server kullanıyorsa,


şirket ağı içinde ya da dışında e-posta gönderebilirsiniz. İletiler genellikle
e-posta sunucusunda depolanır ama başka bir yerde (örneğin bilgisayarınızda
ya da bir ağ paylaşımında) de depolayabilirsiniz. Varsayılan ayar olarak
Outlook, bilgisayarınızda posta kutunuzun yerel bir kopyasını oluşturur ve
bağlandığınızda sunucuyla eşitlenir, böylece gerektiğinde kolaylıkla çevrimdışı
olarak da çalışabilirsiniz.
l Post Office Protocol 3 (POP3). Bir POP3 hesabına bağlı olduğunda Outlook,
iletileri e-posta sunucusundan bilgisayarınıza yükler (kopyalar). İletileri
sunucudan silmeyi ya da belirli bir süre sunucuda bırakmayı seçebilirsiniz.
E-posta hesabınıza birden fazla bilgisayardan erişiyorsanız, iletileri sunucuda
bırakmayı tercih edip onlara istediğinizde ulaşabilmeyi sağlayabilirsiniz.
l Internet Message Access Protocol (IMAP). Bir IMAP hesabına bağlı
olduğunda Outlook, iletilerin kopyalarını bilgisayarınızda depolar ama asıl
iletileri sunucuda bırakır. İletileri yerel olarak okuyup yönetirsiniz ve Outlook
bağlandığında, sunucuyla eşitler.
l Hypertext Transfer Protocol (HTTP). Bir HTTP hesabı (örneğin bir Hotmail
hesabı) yoluyla gönderilen iletiler, Outlook’un HTTP posta sunucusundan
kopyaladığı ve ileti penceresi içinde görüntülediği Web sayfaları biçimindedir.
Outlook profilinize birden fazla POP3, IMAP ve HTTP hesabı (ama tek bir Exchange
Server hesabı) ekleyebilirsiniz.
Birincil E-Posta Hesabınıza Bağlanmak   3

Birincil E-Posta Hesabınıza Bağlanmak


Outlook 2007 Başlangıç sihirbazının sağladığı otomatik kurulum işlevleri, Outlook’un,
çok daha fazla bilgi aktarmanızı gerektiren önceki sürümlerine göre büyük bir ilerleme
göstermiştir. Her koşulda çalışmıyor olabilir ama genellikle çok başarılıdır. Yalnızca
e-posta adresi ve parolanız yeterli olacaktır.
Ayrıca Bakınız  Outlook’un otomatik kurulum işlevini çalıştırma konusunda sorun yaşarsanız
bu bölümdeki “Başlangıç Sihirbazı’yla ilgili Sorunları Gidermek” başlığına bakın.

Bu alıştırmada, Outlook’u başlatacak ve bir Microsoft Exchange Server hesabına


bağlanmak üzere yapılandıracaksınız. Burada Exchange Server hesabına bağlanmak
gerekecektir ancak aynı temel işlemi gerçekleştirerek başka türde bir e-posta hesabına
da bağlanabilirsiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce e-posta adresi ve parolanızı öğrenin. Bir Exchange
Server hesabına bağlanıyorsanız, ağınıza bağlı olmalısınız. Ağ dışında çalışıyorsanız, önce bir
sanal özel ağ (virtual private network –VPN) oluşturmanız gerekebilir.

Ayrıca Bakınız  Bir VPN bağlantısı oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için “İşyeri Dışından
Çalışmak” başlıklı 11. bölümdeki “Uzak bir Konumdan Outlook’u Sunucunuza Bağlamak”
başlığına bakın.

1. Görev çubuğunda Başlat’ı tıklayın.


2. Başlat menüsünde Tüm Programlar’ı işaret edip Microsoft Office’i tıklayın.
Microsoft Office Outlook 2007’yi tıklayın.
Başlat

İpucu  Başlat menüsünün üstündeki E-posta bağlantısı, varsayılan e-posta


programınız olarak Microsoft Office Outlook’u belirtiyorsa, o bağlantıyı da
tıklayabilirsiniz.

Outlook 2007 başlar. Outlook henüz bir e-posta hesabına bağlanmak üzere
yapılandırılmış değilse, Outlook 2007 Başlangıç sihirbazı açılır.

İpucu  Ekranınızda gördükleriniz, bu kitaptaki grafiklerin tam olarak aynısı


olmayabilir. Bu kitaptaki ekranlar, 1024x768 piksel çözünürlüğe sahip bir monitörden,
ekran alanını artırmak için görev çubuğu gizlenerek alınmıştır.
4    Bölüm 1  Outlook 2007 ile Çalışmak

Ayrıca Bakınız  Outlook zaten bir e-posta hesabına bağlanmak üzere yapılandırılmış
durumdaysa ve ikinci bir hesabı yapılandırmak istiyorsanız, bu bölümdeki “Başka E-Posta
Hesaplarına Bağlanmak” başlığına bakın.

3. Başlangıç sayfasında İleri’yi tıklayın.


Bu bilgisayarda başka bir e-posta programında kurulmuş bir e-posta hesabınız
varsa, Outlook o hesaptan hesap bilgilerini alma seçeneğini sunar.

Bu alıştırmanın hedeflerine ulaşmak için, o seçeneği seçmeyeceğiz, ama siz kendi


hesabınızı kurarken bunu yapmak işinizi kolaylaştırabilir.
4. E-posta Yükseltme Seçenekleri sayfasında, Yükseltme seçeneğini seçin. E-posta
Hesapları sayfasını görüntülemek için İleri’yi tıklayın.
Birincil E-Posta Hesabınıza Bağlanmak   5

5. Evet’i seçili bırakıp İleri’yi tıklayın.


6. Otomatik Hesap Kurulumu sayfasında, adınızı, e-posta adresinizi ve parolanızı ilgili
metin kutularına girin.

Burada sunucu ayarlarınızı elle yapılandırma seçeneği olduğuna dikkat


edin. Outlook’u otomatik kurulum aracını kullanarak yapılandırırken sorunla
karşılaşırsanız, bu onay kutusunu işaretledikten sonra İleri’yi tıklayarak elle
değişiklikler yapabilirsiniz.
Ayrıca Bakınız  Outlook’u elle kurmak hakkında daha fazla bilgi için bu bölümdeki
“Başlangıç Sihirbazı’yla İlgili Sorunları Gidermek” başlığına bakın.

7. Otomatik Hesap Kurulumu sayfasında İleri’yi tıklayın.


6    Bölüm 1  Outlook 2007 ile Çalışmak

Herhangi bir bağlantı ya da güvenlik sorunuyla karşılaşmadığı takdirde Outlook,


sağladığınız az miktarda bilgiyi kullanarak e-posta sunucunuza bağlanır ve Outlook
profilinizi oluşturur.

İpucu  Bir Microsoft Office 2007 programını ilk kez başlatıyorsanız Office, tam adınızı
ve baş harflerinizi girmenizi ister. Office 2007’deki programlar, değişiklikleri izlemek,
iletilere yanıt vermek ve benzeri işlemleri yapmak için bu bilgiyi kullanır. Bundan sonra
Office, internet üzerinde paylaşmak istediğiniz bilgilerin türünü seçmenizi ister ve son
olarak, Microsoft Güncelleme hizmetinden otomatik güncellemeler için kaydolma
seçeneğini sunar. Bu seçeneklerin hiçbiri sizi risk altında bırakmaz ve hepsi çok işe
yarayabilir.

Outlook’u ilk kez başlattığınızda, Outlook ve Microsoft Internet Explorer’da RSS


akışlarını birleştirmek ve eşitlemek isteyip istemediğinizi sorar.
8. RSS Akışı listelerini birleştirmek isteyip istemediğinizi soran Microsoft Office
Outlook ileti kutusunda (bunu istememek için bir nedeniniz yoksa) Evet’i tıklayın.
Outlook Gelen Kutusu’nu görüntüler.
Başlangıç Sihirbazı’yla İlgili Sorunları Gidermek   7

Başlangıç Sihirbazı’yla İlgili Sorunları Gidermek


Otomatik kurulum özelliğiyle ilgili sorunlarla sıklıkla, Outlook’u, uzak bir konumdan (sizin
etki alanınıza doğrudan bağlanmış olmayan) bir Exchange Server hesabına bağlanmak
üzere yapılandırırken karşılaşabilirsiniz. Sık karşılaşabileceğiniz bazı hata iletileri ve
sorunlar aşağıda verilmiştir:

l Sunucu sertifikası site ile uyumsuz. Outlook bir güvenlik sorunuyla karşılaşırsa,
örneğin posta sunucusunun dijital sertifikası, etki alanınızın adıyla uyumsuz ise
Outlook bu sorunu bildirerek ilerlemek isteyip istemediğinizi sorar.
Bir Güvenlik Uyarısı ileti kutusu görünürse, uzak sunucunun dijital sertifikasını
görmek ve sertifikayı veren şirketi bildiğinizi ve ona güvendiğinizi doğrulamak
için Sertifikayı Görüntüle düğmesini tıklayabilirsiniz. İsterseniz, Sertifikayı Yükle
düğmesini tıklayarak ve Sertifika Alma sihirbazındaki adımları izleyerek sertifikayı
bilgisayarınıza yükleyebilirsiniz. Sertifikanın doğruluğundan emin olduğunuzda,
Güvenlik Uyarısı ileti kutusunda Evet’i tıklayın.
Ayrıca Bakınız  Dijital sertifikalar hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek
ve Yapılandırmak” başlıklı 12. bölümdeki “E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak” başlığına
bakın.

l Şifreli bir bağlantı yok. Outlook önce, sunucuyla şifreli bir bağlantı oluşturmayı
dener. Bunu başaramazsa, bu sorunu size bildirerek şifresiz bir bağlantı oluşturmak
isteyip istemediğinizi sorar.

Bu seçeneği seçerseniz, Outlook Exchange Server hesabınızı, bir Exchange


Server hesabı olarak değil bir IMAP ya da POP3 hesabı olarak yapılandıracaktır.
Bu yapılandırma, bazı işlevlerin kaybolmasına neden olur; örneğin Yapılacaklar
Çubuğu, takvim ve görev bilgilerinizi görüntülemeyebilir.
8    Bölüm 1  Outlook 2007 ile Çalışmak

Exchange Server hesabınıza bağlanırken bu hatalardan biriyle karşılaşırsanız,


bilgisayarınızın ağ etki alanınıza (yerel olarak ya da HTTP kullanarak bağlanmıyorsanız bir
VPN bağlantısı üzerinden) doğru iç sunucu adresi yöntemini kullanarak bağlı olduğunu
doğrulayın. Örneğin, e-posta adresiniz lale@adatum.com.tr ise e-posta sunucunuzun
adresini mail.adatum.com.tr olarak ya da ADATUMExchange.adatum.local gibi bir iç
adresle belirtebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  HTTP kullanarak Microsoft Exchange’e bağlanmak hakkında daha fazla
bilgi için, “İşyeri Dışından Çalışmak” başlıklı 11. bölümdeki “Uzak bir Konumdan Outlook’u
Sunucunuza Bağlamak” başlığına bakın.

Bağlantıyla ilgili sorunlarınızı başarıyla gidermek için, sunucu ayarlarınızı elle


yapılandırmanız gerekebilir. Bu işlem, Outlook 2003’teki hesap yapılandırma işlemine
benzer.

1. Outlook 2007 Başlangıç sihirbazının Otomatik Hesap Kurulumu sayfasını


görüntüleyin.
2. Sunucu ayarlarını Elle yapılandır onay kutusunu seçin ve E-posta Hizmetini Seç
sayfasını görüntülemek için İleri’yi tıklayın.

3. Microsoft Exchange seçeneğini seçip İleri’yi tıklayın.


4. Microsoft Exchange Ayarları sayfasında Exchange Server’ınızın adını ya da adresini
ve kendi kullanıcı adınızı girip Adı Kontrol Et düğmesini tıklayın.
Başka E-Posta Hesaplarına Bağlanmak   9

5. Otomatik Hesap Kurulumu sayfasında parolanızı girmediyseniz, Outlook bunu


şimdi yapmanızı ister. Bağlan iletişim kutusu görünürse, oturum açma bilgilerinizi
girip Tamam’ı tıklayın.
Ağınıza bağlıysanız ve girdiğiniz kullanıcı adı sunucudaki bilgilerle uyumluysa,
sihirbaz kullanıcı adınızı, görünen adınızla (kuruluşunuzun Genel Adres Listesi’nde
kayıtlı olduğu biçimde) değiştirir ve altını çizer. (Buna, adresi çözmek denir.)

6. Altı çizili olarak adınız göründüğünde, İleri’yi tıklayın ve sonra, sihirbazın son
sayfasında, Son’u tıklayın.

Başka E-Posta Hesaplarına Bağlanmak


İş ve kişisel e-posta hesaplarınızı aynı Outlook profilinden kontrol etmek ya da başka
bir e-posta diğer adını (bir destek diğer adı gibi) izlemek isterseniz birincil Outlook
profilinize e-posta hesapları ekleyebilirsiniz. Profilinizde tek bir Exchange Server hesabı
bulunur ama birden çok HTTP, IMAP ve POP3 hesabı olabilir.
10    Bölüm 1  Outlook 2007 ile Çalışmak

İpucu  Profiliniz birden fazla e-posta hesabı içeriyorsa, e-posta iletisi gönderirken
kullanmak istediğiniz hesabı seçebilirsiniz. İleti başlığında, Hesap düğmesini tıkladıktan
sonra listeden iletiyi göndermek istediğiniz hesabı seçin. Hesap düğmesi bir profil içinde
birden fazla hesap yapılandırıldığında görünür.

Ayrıca Bakınız  İkinci bir Exchange Server hesabına bağlanmak hakkında daha fazla bilgi için
bu bölümdeki “Başka Outlook Profilleri Oluşturmak” başlığına bakın.

Bu alıştırmada, Outlook profilinize bir HTTP, IMAP ya da POP3 e-posta hesabı


ekleyeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce HTTP, IMAP ya da POP3 hesabınız için oturum
açma bilgilerine sahip olduğunuzdan emin olun.

1. Araçlar menüsünde Hesap Ayarları’nı tıklayın.


Hesap Ayarları iletişim kutusu açılır.

2. E-posta sekmesinde Yeni’yi tıklayın.


Yeni E-posta Hesabı sihirbazı açılır.
Başka E-Posta Hesaplarına Bağlanmak    11

Microsoft Exchange burada bir seçenek olarak görünüyor olsa da, bir profil için
birden fazla Exchange Server hesabı yapılandıramazsınız.
3. E-posta Hizmeti Seç sayfasında Microsoft Exchange, POP3, IMAP veya HTTP
seçeneğini seçili bırakarak İleri’yi tıklayın.
4. Otomatik Hesap Kurulumu sayfasında, profilinize eklemek istediğiniz hesabın
görünen adını, e-posta adresini ve parolasını girin. Sonra İleri’yi tıklayın.
Outlook, bir ağ bağlantısı oluşturarak sunucu ayarlarını arar. Sunucuyu bulup
kullanıcı adınızı ve parolanızı doğruladıktan sonra, bir onay iletisi görüntüler.
12    Bölüm 1  Outlook 2007 ile Çalışmak

5. Hesap kurulumunu tamamlamak için Son’u tıklayın.


Yeni hesap, Hesap Ayarları iletişim kutusunun E-posta sekmesinde ve Tüm Posta
Klasörleri listesinde görünür.

KAPATIN  Hesap Ayarları iletişim kutusunu kapatın.

Başka Outlook Profilleri Oluşturmak


Windows Vista ya da Windows XP yüklü bir bilgisayarda birden çok kullanıcı için ayrı ayrı
kullanıcı profili oluşturulabildiği gibi siz de bilgisayarınızda birden çok e-posta profiline
sahip olabilirsiniz. Her profil birden çok e-posta hesabı içerebilmesine rağmen yalnızca
bir tek Exchange hesabı içerebilir. Pek çok kişi yalnızca tek bir e-posta profiline sahiptir.
Ancak birden çok Exchange hesabına bağlanmak isterseniz, (örneğin iki ayrı şirket
için aynı bilgisayardan eriştiğiniz e-posta hesaplarınız varsa) ikinci bir e-posta profili
oluşturarak bunu yapabilirsiniz.

E-posta profilleri, Windows kayıt defterinde depolanır. Başka profilleri Outlook’ta değil,
Windows içinde oluşturabilirsiniz.

Birden fazla e-posta profiliniz varsa, Outlook’a varsayılan olarak profillerden birinde
oturum açmasını ya da her açıldığında bir profil seçmenizi istemesini bildirebilirsiniz.
Birden çok profile düzenli olarak erişmeyi planlıyorsanız, ikincisi en kolay çözüm olacaktır.
Başka Outlook Profilleri Oluşturmak   13

İpucu  Outlook çalışırken profiller arasında geçiş yapamazsınız. Outlook’un sizden bir
profil seçmenizi istemesi seçeneğini tercih etmezsiniz, varsayılan profili Windows Denetim
Masası’ndan değiştirebilirsiniz.

Bu alıştırmada, ikinci bir Outlook profili oluşturacak ve Outlook’u, her açıldığında hangi
profilde oturum açacağınızı seçebileceğiniz biçimde yapılandıracaksınız. Bu alıştırma için
uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce, Outlook’u en az bir hesaba bağlanacak biçimde


yapılandırın.

1. Çalışıyorsa Outlook’u kapatın.


2. Başlat menüsünde Denetim Masası’nı tıklayın.
3. Bilgisayarınızda Windows Vista yüklüyse, Arama kutusuna Posta yazıp arama
sonuçlarında Posta simgesini tıklayın. Ya da sol bölmede Klasik Görünüm’ü tıklayın
ve tek tek simge görünümündeki Posta simgesini çift tıklayın.
4. Kullanıcı Hesabı Denetimi iletişim kutusunda, yönetici olarak çalıştırıyorsanız,
Devam’ı tıklayın. Aksi takdirde, bir yönetici parolası girip Tamam’ı tıklayın.

Sorun Giderme  Posta simgesi, yalnızca ilk Outlook hesabı yapılandırmasını


tamamladığınızda görünür.

Posta Kurulumu iletişim kutusu açılır. E-posta hesaplarını ve veri dosyalarını bu


iletişim kutusundan ya da Outlook’tan kurabilirsiniz.

5. Posta Kurulumu iletişim kutusunda Profilleri Göster’i tıklayın.


14    Bölüm 1  Outlook 2007 ile Çalışmak

Posta iletişim kutusu açılır ve bilgisayarınızda, sizin kullanıcı hesabı profiliniz altında
kurulmuş posta profillerini listeler. Başkalarının posta profillerini göremezsiniz.

Outlook’u bir e-posta hesabına bağlanmak üzere ilk yapılandırdığınızda, Outlook


profili oluşturulmuştur.
6. Posta iletişim kutusunda Ekle’yi tıklayın.
Yeni Profil iletişim kutusu açılır.
7. Profil Adı kutusunda, ikinci profilinizi tanımlamak için bir ad yazın.

İpucu  Oluşturduktan sonra bir profilin adını değiştiremezsiniz. Başka bir profil adı
altında çalışmak istiyorsanız, yeni bir profil oluşturmanız gerekir.

Bu adın belirgin olmasını sağlamalısınız, örneğin şirketin adı ya da profilin geçerli


olduğu e-posta hesabı gibi.

8. Tamam’ı tıklayın.
Yeni E-Posta Hesabı Ekle sihirbazı açılır.
Başka Outlook Profilleri Oluşturmak   15

9. E-posta Hizmetini Seç sayfası görüntülenirse, İnternet E-Posta veya Microsoft


Exchange seçeneğini seçip İleri’yi tıklayın.
10. Otomatik Hesap Kurulumu sayfasında, yeni profille ilişkilendirmek istediğiniz
e-posta hesabının görünen adını, e-posta adresini ve parolasını girin, ardından
İleri’yi tıklayın.
11. Outlook e-posta hesabına bağlandıktan sonra Son’u tıklayın.

Sorun Giderme  Outlook başarıyla hesabınıza bağlanamazsa, bu bölümdeki


“Başlangıç Sihirbazı’yla İlgili Sorunları Gidermek” başlığına bakın.

Yeni profil Posta iletişim kutusunda görünür.

12. Posta iletişim kutusunda, Kullanılacak profili sor seçeneğini seçip Tamam’ı tıklayın.
13. Outlook’u başlatın.
Profil Seç iletişim kutusu açılır.
14. Profil Adı okunu tıklayın ve listeden bağlanmak istediğiniz profili seçin.
16    Bölüm 1  Outlook 2007 ile Çalışmak

İleride bu kutunun görünmesini istemezseniz, Seçenekleri tıkladıktan sonra


Varsayılan Profil Yap onay kutusunu seçebilirsiniz. Denetim Masası’ndaki Posta
iletişim kutusuna dönerek başka bir varsayılan profili seçebilir ya da Outlook’un her
seferinde hangi profille oturum açacağınızı sormasını sağlayabilirsiniz.

YAPIN  Outlook profili seçeneklerini değiştirmek istiyorsanız, devam etmeden önce Posta
iletişim kutusunda ayarlarınızı düzenleyin.

Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek


Outlook program penceresi, Outlook’la ya da Outlook öğeleriyle (e-posta iletileri, kişi
kayıtları, takvim girdileri, görevler ya da notlar) çalışabileceğiniz altı alan ya da öğe içerir.

Küçültülmüş
Menü çubuğu Araç çubuğu Yapılacaklar çubuğu

Gezinti Bölmesi İçerik bölmesi Okuma bölmesi

Bunun sizin çalışma biçiminiz için ideal düzenleme olduğunu düşünebilirsiniz. Ama
program penceresini düşük çözünürlüklü bir ekranda görüntülüyorsanız, mevcut
araçların hepsine ihtiyacınız yoksa ya da asıl çalışma alanında daha fazla yer olmasını
Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek   17

istiyorsanız, çalışma alanının görünümünü ve düzenini aşağıda açıklanan biçimlerde


kolayca değiştirebilirsiniz:

l Menü çubuğu. Outlook program penceresinde çalışırken, burada görüntülenen


menülerden komutlara erişebilirsiniz. Menü çubuğunu gizleyemezsiniz ama yerini
değiştirerek program penceresinin herhangi bir tarafına yerleştirebilir ya da ekran
üzerinde herhangi bir yere kaydırabilirsiniz.
l Araç çubukları. Varsayılan ayar olarak gösterilen Standart araç çubuğundaki
düğmeler, Dosya, Düzen, Görünüm, Git, Araçlar, Eylemler ve Yardım
kategorilerindeki sık kullanılan komutları temsil eder. Gelişmiş araç çubuğunu ve
Web araç çubuğunu da görüntüleyebilirsiniz. Bir araç çubuğunu görüntülemek
ya da gizlemek için, menü çubuğu ya da araç çubuğu alanında herhangi bir yeri
farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra araç çubuğunun adını tıklayın.
Ayrıca Bakınız  Gelişmiş araç çubuğu hakkında daha fazla bilgi için bu bölümdeki
“Gelişmiş Araç Çubuğu’yla Çalışmak” başlığına bakın.

l Gezinti Bölmesi. Bu görünüm bölmesi Outlook penceresinin sol tarafında görünür.


Görüntülediğiniz modüle bağlı olarak içeriği değişir; modülün yapısını, görünüm
seçeneklerini, dış içeriğe bağlantıları, Yardım konularını, vb. görüntüleyebilir. Gezinti
Bölmesi’ni seçimlerinize uyacak biçimde uyarlayabilirsiniz:
l Bölmenin üstündeki sola ya da sağa dönük köşeli çift ayraçları tıklayarak
Gezinti Bölmesi’ni küçültebilir ya da genişletebilirsiniz.
l Sağındaki dikey çerçeve bölücüsünü sürükleyerek Gezinti Bölmesi’nin
genişliğini değiştirebilirsiniz.
l Modül düğmelerinin sayısını ve büyüklüğünü değiştirebilirsiniz.
Gezinti Bölmesi’nin altında daha çok düğme görüntülemek için modül
düğmelerinin üstündeki tutamacı mevcut alanı genişletecek biçimde
sürükleyin ya da Gezinti Bölmesi’nin sağ alt köşesindeki Düğmeleri Yapılandır’ı
tıklayın. Diğer Düğmeleri Göster’i tıklayın. Düğmeleri daha küçük biçimde
görüntülemek ya da Gezinti Bölmesi’deki klasör ve seçeneklere daha fazla
yer ayırmak için var olan alanı küçültecek biçimde tutamacı sürükleyin ya da
Düğmeleri Yapılandır’ı tıkladıktan sonra Daha Az Düğme Göster’i tıklayın.
l Modül içeriği bölmesi. Bu görünüm bölmesi, pencerenin ortasında görünür ve seçili
modülün içeriğini (e-posta iletilerini, takvimi, kişileri, vb.) görüntüler. Bu bölmedeki
içeriği pek çok biçimde görüntüleyebilir ve düzenleyebilirsiniz. Bu seçenekler, bu
kitapta tek tek modüllerle ilgili açıklamaların bir parçası olarak ele alınmıştır.
l Okuma Bölmesi. Görüntülendiğinde, seçili bir iletinin, randevunun, eklenen
belgenin, vb. bu görünüm bölmesinde önizlemesini görüntüleyebilirsiniz. Bu
bölmeyi, içerik bölmesinin sağında ya da altında görüntüleyebilir ya da tamamen
kapatabilirsiniz.
18    Bölüm 1  Outlook 2007 ile Çalışmak

Ayrıca Bakınız  Okuma Bölmesi’nde iletilerin ve ileti eklerinin önizlemesini


görüntülemek hakkında daha fazla bilgi için “E-posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4.
bölümdeki “İletileri ve İleti Eklerini Görüntülemek” başlığına bakın.

l Yapılacaklar Çubuğu. Outlook penceresinin sağ tarafındaki bu görünüm bölmesi,


aylık bir takvimi, gelecek randevularınızı ve görev listenizi görüntüler. Bu bölmeyi
görüntüleyip gizleyebilir, takvim aylarının ve gösterilen randevuların sayısını
değiştirebilir ve görev listesini değişik biçimlerde düzenleyebilirsiniz. Yapılacaklar
Çubuğu’nu küçültüp ya da büyüterek modül içeriği bölmesinin büyüklüğünü
değiştirebilirsiniz; küçültülmüş bölme, bir sonraki randevunuzu ve bitiş tarihi bugün
olan etkin ve tamamlanmış görevleri görüntüler.
Ayrıca Bakınız  Yapılacaklar Çubuğu hakkında daha fazla bilgi için “Görevleri İzlemek”
başlıklı 8. bölümdeki “Görevlerin Farklı Görünümlerini Görüntülemek” başlığına bakın.

Bu pencere öğelerinin hepsi tüm Outlook modüllerinde vardır ama Okuma Bölmesi ve
Yapılacaklar Çubuğu her zaman varsayılan ayar olarak görüntülenmez. Aşağıdaki tablo,
bu iki özelliğin her modülde varsayılan ayar olarak görünüp görünmediğini gösterir.

Modül Okuma Bölmesi Yapılacaklar Çubuğu


Posta Evet Evet
Takvim Hayır Hayır
Kişiler Hayır Evet
Görevler Evet Evet
Notlar Hayır Evet

İpucu  Yukarıdaki öğelerin hepsini modüller olarak adlandırıyoruz. Bunları klasör olarak da
düşünebilirsiniz çünkü her biri, Gezinti Bölmesi’nde bir klasör olarak temsil edilmektedir.

Çalışma alanı öğelerinin herhangi birini (değiştirilemeyen menü çubuğu dışında),


Görünüm menüsünden görüntüleyip gizleyebilirsiniz. Outlook ortamıyla ilgili tercihleriniz
her oturumda korunur. Outlook’u başlattığınızda, Gezinti Bölmesi, Yapılacaklar Çubuğu
ve Takvim, programdan en son çıktığınızda göründüğü biçimde görünecektir.

Outlook’u ilk kez başlattığınızda Posta modülü görünür ve Gelen Kutusu’nu görüntüler.
Gezinti Bölmesi posta kutunuzun (e-posta hesabınız) klasör yapısını görüntüler. Herhangi
bir e-posta hesabı türüne bağlanırken, aşağıdaki dört klasör görünür durumdadır.

l Silinmiş Öğeler. Diğer klasörlerden sildiğiniz Outlook öğeleri bu klasörde tutulur ve


siz bu klasörü boşaltana kadar kalıcı olarak silinmezler.
Ayrıca Bakınız  Öğeleri silmek ve geri yüklemek hakkında daha fazla bilgi için “Görevleri
İzlemek” başlıklı 4. bölümdeki “İletileri Silmek” açıklama kutusuna bakın.

l Gelen Kutusu. Outlook yeni iletileri bu klasörde tutar.


Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek   19

l Önemsiz E-posta. Outlook, istenmeyen ileti filtresine takılan iletileri bu klasöre taşır.

l Gönderilmiş Öğeler. Bir ileti gönderdiğinizde, Outlook bir kopyasını bu klasörde


depolar.
Exchange hesabı posta kutularında aşağıdaki dört klasör de görünür:
l Taslaklar. Outlook, üzerinde çalışılan iletilerin geçici kopyalarını bu klasörde
depolar.
Ayrıca Bakınız  Taslaklar oluşturmak ve onlarla çalışmak hakkında daha fazla bilgi için
“E-Posta İletileri Göndermek” başlıklı 3. bölümdeki “İletiler Oluşturmak ve Göndermek”
başlığına bakın.

l Giden Kutusu. Outlook, posta sunucunuzla bağlantı kurarken, gönderdiğiniz


iletileri bu klasörde tutar.
l RSS Akışları. Abone olduğunuz web sitesi bilgi akışlarına bu klasörden
ulaşabilirsiniz. Outlook’u ilk kez başlattığınızda, burada Microsoft tarafından
önerilen bilgi akışlarını bulabilirsiniz.
l Arama Klasörleri. Bu sanal klasörler, belirli arama ölçütlerine uyan iletileri izler.

Gezinti Bölmesi’nin altındaki Klasör Listesi düğmesini tıkladığınızda, Exchange Server


posta kutularında aşağıdaki altı klasör görünür:
l Takvim. Outlook’un Takvim modülünü görüntüler.

l Kişiler. Outlook’un Kişiler modülünü görüntüler.

l Günlük. Outlook’un Günlük modülünü görüntüler.

l Notlar. Outlook’un Notlar modülünü görüntüler.

l Eşitleme Sorunları. Posta sunucunuzdaki ya da posta kutunuzdaki çakışmaları ve


iletişim hatalarını izler.
l Görevler. Outlook’un Görevler modülünü görüntüler.

Posta, Takvim, Kişiler, Görevler ya da Notlar modüllerini Gezinti Bölmesi’nin altındaki ilgili
düğmeyi tıklayarak, Git menüsünde modülün adını tıklayarak ya da Ctrl tuşunu basılı
tutarken görüntülemek istediğiniz modülün işlev tuşuna basarak görüntüleyebilirsiniz:
Modül Klavye kısayolu
Posta Ctrl+1
Takvim Ctrl+2
Kişiler Ctrl+3
Görevler Ctrl+4
Notlar Ctrl+5
Gezinti Bölmesi’nin içeriği, görüntülenen modüle bağlı olarak değişir. Her modülün
Gezinti Bölmesi, bu kitabın ilgili bölümünde anlatılmaktadır.
20    Bölüm 1  Outlook 2007 ile Çalışmak

Bu alıştırmada, modül içeriği sayfası için ayrılmış alanı değiştirecek, Yapılacaklar


Çubuğu’nda görüntülenen içeriği değiştirecek ve menü çubuğunu nasıl taşıyacağınızı ve
araç çubuklarını nasıl taşıyıp gizleyebileceğinizi öğreneceksiniz.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u açıp Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Gezinti Bölmesi’nin üst kısmında, Gezinti Bölmesini Küçült düğmesini tıklayın.

Gezinti Bölmesini Gezinti Bölmesi küçülerek program penceresinin sol tarafında dikey bir çubuk
Küçült haline gelir. Posta modülünde, küçültülmüş Gezinti Bölmesi’ndeki düğmeler Sık
Kullanılan Klasörler listenizde yer alan klasörlere tek tıklamayla erişim sağlar.
2. Bölmenin üstündeki Gezinti Bölmesi’ni tıklayın.
Outlook, Sık Kullanılan Klasörler ve Posta Klasörleri’nizi bir pencerede görüntüler.

3. Kayan pencereyi daraltmak için dışında bir yeri tıklayın.


4. Yapılacaklar Çubuğu’nun üstünde, Yapılacaklar Çubuğunu Genişlet düğmesini
tıklayın.
Yapılacaklar
Çubuğunu Yapılacaklar Çubuğu genişleyerek içinde bulunulan ve bir sonraki ayın takvimini,
Genişlet
sonraki dört randevunuzu ve görev listenizi görüntüler.
Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek   21

İpucu  Yapılacaklar Çubuğu’nu program penceresinden kaldırmak için, Genişletilmiş


Yapılacaklar Çubuğu’nun sağ üst köşesindeki Kapat düğmesini tıklayabilirsiniz.
Kapattıktan sonra Yapılacaklar Çubuğu’nu yeniden görüntülemek için Görünüm
menüsünde Yapılacaklar Çubuğu’nu işaret edip Normal ya da Küçültülmüş’ü tıklayın.

5 Görünüm menüsünde Yapılacaklar Çubuğu’nu işaret edip Seçenekler’i tıklayın.


Yapılacaklar Çubuğu Seçenekleri iletişim kutusu açılır.

6 Tarih Gezgini Bölmesi ayarını 2 ay ve Randevular ayarını 4 randevu görüntüleyecek


biçimde değiştirin. Tamam’ı tıklayın.
7 Görünüm menüsünde, Okuma Bölmesi’ni işaret edip Alt’ı tıklayın.
Okuma Bölmesi, içerik bölmesinin yanından alt tarafına gider.
22    Bölüm 1  Outlook 2007 ile Çalışmak

8 Görünüm menüsünde Okuma Bölmesi’ni işaret edip Kapalı’yı tıklayarak Okuma


Bölmesi’ni tamamen kapatın.
9 Outlook penceresinin üstünde, Dosya menüsünün solundaki hareket tutamaçlarını
(dört noktadan oluşan dikey çizgi) işaret edin.
Fare işaretçisi dört yönlü bir oka dönüşür.
10 Menü çubuğunu Outlook program penceresinin sağına doğru sürükleyin. (Dikey bir
biçim aldığında menü çubuğunu bırakın.)
Menü adları pencerenin kenarında dikey olarak konumlanır ama bir menü adını
tıkladığınızda menü normal açıda görüntülenir. Aynı sürükle ve bırak tekniğini
kullanarak görüntülenen araç çubuklarının herhangi birinin yerini değiştirebilirsiniz.

11 Menü çubuğunu, hareket ettirme tutamacından tutarak içerik bölmesine sürükleyin.


Menü çubuğu, bir kayan araç çubuğu haline gelir.
Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek   23

İpucu  Outlook penceresi ekranı kaplamadığında, kayan bir araç çubuğunu program
penceresinin içine ya da dışına yerleştirebilirsiniz.

12 Kayan menü çubuğunu ya da Outlook penceresinin üstündeki araç çubuğu alanını


farenin sağ düğmesiyle tıklayın.
Araç çubuğu kısayol menüsünde, görüntülemek istediğiniz araç çubuklarını
seçebilirsiniz.
13 Bu konuda anlatılan teknikleri kullanarak Outlook penceresi öğelerini kendi
zevkinize göre düzenleyin.

Sorun giderme  Yaptığınız değişiklikler sonucunda Outlook pencereniz bu kitapta


gösterilenden farklı görünebilir. Bu kitapta Outlook penceresi, menü çubuğu ve Standart
araç çubuğu pencerenin üst kısmında, Gezinti Bölmesi ve Yapılacaklar Çubuğu genişletilmiş
ve Okuma Bölmesi pencerenin sağ tarafında görüntülenmiş olarak gösteriliyor.
24    Bölüm 1  Outlook 2007 ile Çalışmak

Gelişmiş Araç Çubuğu’yla Çalışmak


Outlook program penceresinde üç araç çubuğu vardır: Standart, Gelişmiş ve Web
araç çubuğu. Outlook’u her gün kullanan insanlar bile Gelişmiş araç çubuğunu hiç
görüntülememiş ya da buradaki komutlardan hiç birini kullanmamış olabilirler.

İpucu  Web araç çubuğundan İnternet kaynaklarına erişebilir ve Internet Explorer’la


etkileşimde bulunabilirsiniz. Web araç çubuğunun işlevleri Outlook’a özel olmadığı için, bu
kitapta bu konuya değinilmeyecektir.

Bu kitapta Gelişmiş araç çubuğu kullanılmayacak ama siz kendi kendinize denemeler
yapabilir ve buradaki komutlarla çalışmanın yararlarını görebilirsiniz. Gelişmiş araç
çubuğunu görüntülemek için menü çubuğunu ya da araç çubuğunu farenin sağ
düğmesiyle tıkladıktan sonra Gelişmiş’i tıklayın.

Geçerli Görünüm Listesi

Posta modülünde, Gelişmiş araç çubuğundan ulaşılabilen özellikler ve komutların bir


kısmı aşağıda verilmiştir:

l Outlook Bugün. Outlook’un bir önceki sürümünde, programı açtığınızda varsayılan


olarak görünen Outlook Bugün sayfası, Takvim ve Görevler listenizdeki bilgilerle
birlikte Gelen Kutusu’ndaki okunmamış iletilerin ve Taslaklar klasöründeki ve Giden
Kutusu’ndaki tüm iletilerin sayısını gösterir. Outlook’u başlattığınızda bu genel
bakış sayfasını görmek istiyorsanız, Outlook Bugün sayfasını görüntüleyin, Outlook
Bugün’ü Özelleştir düğmesini tıkladıktan sonra Başlarken, Doğrudan Outlook
Bugün’e git onay kutusunu seçin ve Değişiklikleri Kaydet’i tıklayın. Outlook Bugün’ü
Özelleştir sayfasında ileti, takvim ve görev alanlarında neler gösterileceğini de
yapılandırabilir ve beş değişik sayfa düzeni ve stilden birini seçebilirsiniz.
l İleri, Geri ve Bir Düzey Yukarı. Bu komutları kullanarak klasörler içinde hızla
hareket edebilirsiniz.
Gelişmiş Araç Çubuğu’yla Çalışmak   25

l Okuma Bölmesi. Pencerenin sağ tarafındaki Okuma Bölmesi’nin görüntülenme


şeklini değiştirir.
l Baskı Önizleme. O anda seçili öğenin varsayılan ayarlar kullanılarak basılacağı
biçimde önizlemesini görüntüler.
l Geri Al. En son yaptığınız değişikliği geri alır. Örneğin, bir e-posta iletisini sildikten
sonra Geri Al düğmesini tıklarsanız ileti, bulunduğu klasör geri döner.
l Kurallar ve Uyarılar. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunu açar. Burada gelen
e-postalar ve RSS akışları ile ilgili kurallar ve uyarılar oluşturup yönetebilirsiniz.
l Geçerli Görünüm listesi. Bu açılan liste, geçerli klasörün var olan tüm
görünümlerini içerir.
l Kutuya Göre Gruplandır. İçerik bölmesi başlığında, Outlook’un görüntülenen
içeriği nasıl gruplayacağını seçebileceğiniz kutunun görünüşünü değiştirir.
l Alan Seçicisi. Alan Seçicisi’yle içerik bölmesinde görüntülemek istediğiniz öğe
alanlarını belirleyebilirsiniz. Alan Seçicisi penceresi ve içerik bölmesi başlığı arasında
alanları sürükleyerek, Alan Seçicisi penceresinin görünüşünü değiştirebilirsiniz.
l Otomatik Önizleme. İleti metninin ilk üç satırının içerik bölmesi içinde nasıl
görüntüleneceğini belirler. Otomatik Önizleme, onu seçtiğiniz klasöre özel olduğu
için yalnızca belirli klasörler içinde ek ileti metni görüntülemeyi seçebilirsiniz.
Takvim modülünde, Gelişmiş araç çubuğu aşağıdakileri içerir:

l Toplantı Planla. Olası katılımcıların zaman çizelgelerini görebileceğiniz Toplantı


Planla iletişim kutusunu açar. Bu, bir toplantı penceresinin Zamanlama sayfasına
benzerdir. Toplantı Planla iletişim kutusuna bilgileri girdikten sonra, Outlook,
davetiyeleri göndermeden önce toplantı konusunu ve yerini girebileceğiniz bir
toplantı penceresi görüntüler.
Kişiler modülünde, Gelişmiş araç çubuğu aşağıdakileri içerir:

l Kişiye Yeni Toplantı İsteği. Seçili kişiye ya da kişilere yönelik bir toplantı penceresi
açar.
l Kişiye Yeni Görev. Seçili kişiye atanmış bir görev penceresi açar.

l Web Sayfası Araştır. Seçili olan kişi kaydında listelenen Web sayfasını, varsayılan
İnternet tarayıcınızda görüntüler.
Gelişmiş araç çubuğunu görüntülediğinizde, değişik biçimlerde tüm modüllerde görünür.
26    Bölüm 1  Outlook 2007 ile Çalışmak

Outlook ve Business Contact Manager


Business Contact Manager yüklü Microsoft Office Outlook 2007, küçük ölçekli
işletmeler için kişi yönetimi yeteneklerini Outlook’la bütünleştirir. Böylece olası
ve mevcut müşterilerle ilgili bilgileri kolayca yönetebilir, satış ve pazarlama
etkinliklerini tek bir yerden izleyebilirsiniz. Business Contact Manager araçlarını
kullanarak aşağıdakileri yapabilirsiniz:
l Müşteri bilgilerinizi tek bir yerde düzenleyin. İlk görüşmeden sürecin
bitimine ve satış sonrası hizmetlere kadar, olası ve mevcut müşterileri
izleyebilirsiniz.
l Satış olanaklarını ve fırsatları yönetin. Fırsatları türüne, satış aşamasına,
tahmini satış miktarına ve kapanma olasılığına göre izleyebilir ve kolayca yeni
olanaklar belirleyebilirsiniz.
l Önemli satış değerlerini gözden geçirin. Kararlar almak ve görevlerin
önceliklerini belirlemek için yeni merkezi bilgi panosundaki özetleri
kullanabilirsiniz.
l Kişiselleştirilmiş pazarlama araçları dağıtın. Filtrelenmiş posta listeleri
oluşturabilir, sonra Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Word ya da
HTML ile geliştirilmiş posta birleştirme bütünleştirme işlevini kullanarak yazılı
ve e-postayla gönderilen pazarlama malzemelerini kişiselleştirebilirsiniz.
l Pazarlama kampanyası etkinliklerini izleyin. Kampanyanızın başarısını
değerlendirebilir, böylece ileride pazarlama bütçenizin hedeflerini daha etkin
bir biçimde belirleyebilirsiniz.
l Proje bilgilerini merkezi hale getirin. Proje bilgilerini düzenleyebilir,
etkinlikler, e-posta iletileri, toplantılar, notlar ve ekler de dahil olmak üzere
projeyle ilgili görevleri izleyebilirsiniz.
Business Contact Manager’a sahip Outlook’u kullanırken, alışık olduğunuz
Outlook ortamı içinde, tüm müşteri iletişim geçmişinize kolaylıkla tek bir yerden
erişebilirsiniz. Outlook penceresinin üstündeki Business Contact Manager araç
çubuğu, Hesaplar, İş İlişkileri, Fırsatlar, İş Projeleri, Proje Görevleri ve Pazarlama
Kampanyaları’nı yönetmek için komutları içerir. Business Contact Manager ana
sayfası ya da panosu, şirketinizin önemli iş ilişkileri ve fırsatlarıyla ilgili bilgileri
yönetmek için merkez noktanızdır.
Business Contact Manager yüklü Outlook 2007, Microsoft Office Professional 2007
ve Microsoft Office Small Business 2007 ürün paketlerinde bulunur ya da toplu
lisans programları yoluyla elde edilebilir. Business Contact Manager yüklü Outlook
2007 hakkında daha fazla bilgi için,
www.microsoft.com/office/outlook/contactmanager/prodinfo adresini ziyaret edin.
Önemli Noktalar   27

Önemli Noktalar
l Outlook 2007’yi, pek çok e-posta hesabına otomatik olarak bağlanmak üzere
yapılandırabilirsiniz. Yalnızca e-posta adresinizi ve hesap parolanızı sağlamanız
yeterlidir.
l Tek bir Outlook profili içinde birden çok e-posta hesabı yapılandırabilirsiniz ama
her profil için tek bir Exchange hesabınız olabilir. Aynı bilgisayardan birden çok
Exchange hesabına bağlanmak için, her birine kendi profiliyle oturum açmanız
gerekir.
l Outlook penceresini kendi çalışma tercihlerinize göre yeniden düzenleyebilirsiniz.
Herhangi bir Outlook modülünde, Outlook görünüm bölmelerinden (Gezinti
Bölmesi, Yapılacaklar Araç Çubuğu ve Okuma Bölmesi) herhangi biri ve Gelişmiş
araç çubuğu görüntülenebilir. Outlook, her oturumdan sonra varsayılan
düzenlemede yapılan değişiklikleri korur.
Bir Bakışta Bölüm
Kişi bilgilerini hızla bulmak,
Elektronik kartviziti
sayfa 62
kişiselleştirmek, sayfa 49

Kişi bilgilerini kaydetmek Kişileri renk kategorileri


ve düzenlemek sayfa 37 kullanarak düzenlemek
sayfa 44
2 Kişi Bilgilerini
Yönetmek
Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Kişi penceresinde çalışmak.
4 Kişi bilgilerini kaydetmek ve güncelleştirmek.
4 Renk kategorileri kullanarak kişileri düzenlemek.
4 Dağıtım listesi oluşturmak.
4 Elektronik kartviziti kişiselleştirmek.
4 Başka bir Adres Defteri oluşturmak
4 Kişi bilgilerinin farklı görünümlerini görüntülemek.
4 Kişi bilgilerini bulmak ve yazdırmak.

E-posta, telefon ya da başka bir yolla etkileşimde bulunmanız gereken insanlar için
güncel ve doğru kişi bilgilerine sahip olmak, zamanında ve etkili iletişim için çok
önemlidir. Microsoft Outlook 2007’nin Kişiler modulünde kolayca bir kişi listesi ya da
adres defterini oluşturabilir ve koruyabilirsiniz. Adres defterinizde bilgileri arayabilir,
iletiler oluşturabilir ve kişi bilgilerini başkalarıyla paylaşabilirsiniz. Ayrıca kişi bilgileri
Outlook’ta depolanan insanlarla olan etkileşimlerinizi de izleyebilirsiniz.

İpucu  Bu bölümde ve bütün kitapta, kişi bilgilerini Outlook’ta depoladığınız insanlardan,


genellikle kişiler olarak söz edeceğiz.

Bu bölümde, Outlook kişi penceresindeki komut yapısını inceleyecek, kişi kayıtları


oluşturacak ve renk kategorileri kullanarak kişilerinizi düzenleyeceksiniz. Bir
dağıtım listesi ile bir adres defteri oluşturacak ve kendi elektronik kartvizitinizi
kişiselleştireceksiniz. Daha sonra, kişi bilgilerinin farklı görünümlerini görüntüleyecek ve
yeni Anında Arama özelliğini kullanarak kişileri bulacaksınız. Son olarak bir kişi kaydı ve
bir adres listesini yazdıracaksınız.

Ayrıca Bakınız  Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti Hızlı Başvuru bölümüne bakın.

   29
30    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

Önemli  Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın ekindeki CD’den


varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekir. Daha fazla bilgi için sayfa xxv’teki “Kitabın
CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun Giderme  Bu kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler, Windows


Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP
Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler ” bölümüne bakın.

Kişi Penceresinde Çalışmak


Outlook, kişi kayıtlarını Kişiler modülünde görüntüler. Bir kişi kaydı oluşturduğunuzda
ya da açtığınızda, o kayıt bir kişi penceresinde açılır. Kişi penceresi, Outlook program
penceresindekilerden farklı, kendine özel bir dizi komuta sahiptir. Kişi penceresi
komutlarını kullanarak bir kişi kaydında bilgileri oluşturup, biçimlendirebilir ve yeni
bilgiler ekleyebilirsiniz.

Microsot Office Düðmesi


Hýzlý Eriþim Araç Çubuðu
Sekmeler Baþlýk çubuðu Yardým düðmesi

Þerit

Gruplar

Yeni Outlook öğe penceresi arayüzü, insanların öğe pencerelerindeki çalışma biçimlerini
daha iyi yansıtmak üzere tasarlanmıştır. Bir kişi penceresinde, arayüz aşağıdaki öğeleri
içerir:

l Kişi kayıtlarını yönetmekle ilgili komutlar (oluşturmak, kaydetmek ve yazdırmak


gibi), Microsoft Office Düğmesi’ni tıkladığınızda açılan menüde bulunur. Bu
kitap boyunca Office menüsü olarak adlandırılan bu menü, ileti, randevu, kişi
ve diğer form pencerelerinde Outlook’un önceki sürümlerinde görünen Dosya
menüsünün yerini alır. Dosya menüsü standart Outlook program penceresinde hâlâ
görünmektedir.
Kişi Penceresinde Çalışmak   31

l Bazı komutlar, Microsoft Office Düğmesi’nin sağındaki Hızlı Erişim Araç


Çubuğu’ndaki düğmelerle temsil edilir. Varsayılan ayar olarak kişi penceresi, Hızlı
Erişim Araç Çubuğu’nda, Kaydet, Geri Al, Yinele, Yazdır, Önceki Öğe ve Sonraki
Öğe düğmelerini görüntüler. Kaydet ve Yazdır komutları, Office menüsünde var
olmasına rağmen diğer komutlar ne Office menüsünde ne de Şerit’te bulunur;
yalnızca Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda vardır. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na komutlar
ekleyebilir, böylece ileti penceresinde hangi sekme etkin olursa olsun bu komutlara
ulaşabilirsiniz.

Önemli  Outlook kişi penceresindeki Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na bir komut eklemek,
başka bir Outlook öğe penceresine ya da başka bir Microsoft Office 2007 program
penceresine aynı komutu eklemez.

l Başlık çubuğu kişinin adını görüntüler. Başlık çubuğunun sağ ucunda, tüm
Windows programlarında aynı işleve sahip olan üç tanıdık düğme vardır. Simge
Durumuna Küçült’ü tıklayarak Word penceresini geçici olarak gizleyebilir, Aşağı Geri
Getir/Ekranı Kapla düğmesini tıklayarak pencerenin büyüklüğünü değiştirebilir ve
Kapat düğmesini tıklayarak etkin belgeyi kapatabilir ya da Word’den çıkabilirsiniz.

SharePoint Kişi Listelerini Almak


Kuruluşunuz Microsoft SharePoint ürünlerini ve teknolojilerini kullanıyorsa, başka
pek çok şeyin yanında çalışanların, proje ekibi üyelerinin ya da başka kişilerin
iletişim bilgilerini içeren bir SharePoint sitesine erişebilirsiniz. SharePoint Kişi
Listesi’nde depolanan bilgileri, Outlook’a alabilirsiniz. Bunun için aşağıdaki adımları
izleyin:

1. SharePoint sitesini Web tarayıcınızda görüntüleyin ve sonra Outlook’a almak


istediğiniz SharePoint Kişi Listesi’ni görüntüleyin.
2. Eylemler menüsünde Bağla: Outlook’u tıklayın.
Zaten çalışır durumda değilse, Outlook başlar.
3. SharePoint Kişi Listesi’ni Outlook’a bağlamak isteyip istemediğinizi soran
Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın.
SharePoint Listeleri adında bir klasörünüz yoksa Outlook, profiliniz içinde bu
klasörü oluşturur ve SharePoint Kişiler Listesi’ndeki bilgileri içeren bir kişiler
klasörü yaratır. Outlook daha sonra Kişiler bölmenizi görüntüler. Yeni kişiler
klasörü Diğer Kişiler listesi görünür.
32    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

l Başlık çubuğunun altında, Office programların çoğunda bulunan yeni bir özellik
olan Şerit vardır. Outlook 2007’de Şerit, ileti, kişi, randevu, toplantı, olay ve görev
pencerelerinde görünür. (Outlook program penceresi, bir menü çubuğu ve araç
çubukları görüntüler.) Komutlar, daha geleneksel menüler ya da araç çubukları
yerine Şerit’te sunulur, böylece pencerede daha etkin bir biçimde çalışabilirsiniz.
Şerit, görevlere özel sekmeler halinde düzenlenmiştir ve bu sekmeler de kendi
içinde özellik ya da görevlere özel komutlardan oluşan gruplara bölünmüştür.
Ayrıca Bakınız  Outlook ileti penceresindeki Şerit hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta
İletileri Göndermek” başlıklı 3. bölümdeki “İleti Penceresinde Çalışmak” başlığına
bakın. Randevu, toplantı ve olay pencerelerindeki Şerit hakkında daha fazla bilgi için
“Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek” başlıklı 6. bölümdeki “Takvim Öğesi
Pencerelerinde Çalışmak” başlığına bakın. Görev penceresindeki Şerit hakkında daha
fazla bilgi için “Görevleri İzlemek” başlıklı 8. bölümdeki “Görev Penceresinde Çalışmak”
başlığına bakın.

l Her gruptaki düğmelerin büyüklüğü, program penceresinin genişliğine bağlı olarak


değişir. Büyük, küçük ya da geniş olabilirler ve düğme adı, simge ya da her ikisiyle
de etiketlenebilirler. Bir düğme işaret etmek, düğme adını bazen de düğmenin
işlevinin açıklamasını, bir Ekran İpucu’nda görüntüler.
Bazı düğmelerin okları vardır ama tüm okların işlevi aynı değildir. Gövdesinde bir
ok bulunan bir düğmeyi işaret ederseniz, düğmeyi tıkladığınızda, aralarından birini
seçebileceğiniz bir seçenekler listesi görüntülenir. Ok, düğmenin gövdesinden
ayrıysa, oku tıkladığınızda bir seçenekler listesi görüntülenir ve düğmeyi
tıkladığınızda o anda seçili işlem uygulanır.
l İlgili ama daha az kullanılan komutlar, bir grup içinde düğme olarak gösterilmez.
Bunun yerine, onlara, grubun başlık çubuğunun sağ ucundaki İletişim Kutusu
Başlatıcı‘yı tıklayarak görüntüleyebileceğiniz bir iletişim kutusundan erişilebilir.
l Microsoft Office Outlook Yardımı düğmesi Şerit’in sağ ucunda görünür.

Bu yeniden tasarlanmış ortamın amacı, bir öğe penceresi içinde çalışmayı daha sezgisel
hale getirmektir. Sık uyguladığınız görevlerin komutları artık menüler ve iletişim
kutularında gizli değildir ve daha önce keşfetmemiş olabileceğiniz özellikler açıkça
görünür durumdadır.

Ayrıca Bakınız  Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda gösterilen komutları özelleştirmek hakkında
daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12. bölümdeki “Sık
Kullanılan Outlook Komutlarını Kolay Erişilebilir Hale Getirmek” başlığına bakın. Hızlı Erişim
Araç Çubuğu’nun yerini değiştirmek ve Şerit’teki sekmeleri gizlemek hakkında daha fazla bilgi
için “E-Posta İletileri Göndermek” başlıklı 3. bölümdeki “İleti Penceresinde Çalışmak” başlığına
bakın.

Bu alıştırmada, Outlook 2007 kişi penceresinde var olan menüler, sekmeler ve gruplar
içinde dolaşacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.
Kişi Penceresinde Çalışmak   33

YAPIN    Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın.

1. Gezinti Bölmesi‘ndeki Kişiler düğmesini tıklayın.


Kişiler modülü açılır. Kişiler modülündeki içerik bölmesi Kişiler bölmesi’dir; ana
Kişiler adres defterinizi ve kartvizitler biçiminde içerdiği tüm kişi kayıtlarını görüntüler.

Sorun giderme  Kişiler modülünüzdeki kişi kayıtları burada gösterilenler gibi


görünmüyorsa, Gezinti Bölmesi’ndeki Geçerli Görünüm listesinde Kartvizitler
seçeneğini tıklayın.

2. Standart araç çubuğundaki Yeni Kişi düğmesini tıklayın.


Yeni Kişi
İpucu  Aynı anda iki modülde birden çalışmak istiyorsanız, Gezinti Bölmesi’ndeki
modül düğmesini farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Yeni Pencerede Aç’ı
tıklayarak, bir modülü Outlook’un ikinci bir örneğinde açabilirsiniz.
34    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

Yeni bir kişi penceresi açılır.

Önemli  Bilgisayarınızın ekran çözünürlüğüne ve kişi penceresinin büyüklüğüne


bağlı olarak, her grup içinde daha az ya da daha çok sayıda düğme görebilirsiniz,
gördüğünüz düğmeler gösterilenden daha büyük ya da küçük simgelerle temsil
ediliyor olabilir ya da grup, grubun komutlarını görüntülemek üzere tıkladığınız bir
düğme ile temsil ediliyor olabilir. Sekmelerin görünümü üzerindeki etkisini anlamak
için kişi penceresinin büyüklüğüyle ilgili denemeler yapın.

3. Menüyü görüntülemek için ileti penceresinin sol üst köşesindeki Microsoft Office
Düğmesi’ni tıklayın.
Microsoft Office
Düğmesi
Kişi Penceresinde Çalışmak   35

Kişi penceresinde çalışıyor olsanız da Office menüsünden tüm Outlook öğe türlerini
oluşturabileceğinize dikkat edin. Office menüsünde var olan komutlardan, bu
kitabın diğer bölümlerinde bahsedeceğiz.
4. Kapatmak için Office menüsü dışında bir yeri tıklayın.
Kişi penceresinde, Şerit’te üç sekme vardır:
l Kişi

l Ekle

l Metni Biçimlendir

İpucu  Bilgisayarınızda hangi programların yüklü olduğuna bağlı olarak,


Şerit’te burada açıklananlar dışında sekmeler ve gruplar da görünebilir. Örneğin,
bilgisayarınıza Business Contact Manager’a sahip Microsoft Outlook yüklendiyse, bir
Busines Tools (İş Araçları) sekmesi olacaktır. Outlook ya da Office sistemini arayüz
olarak kullanan eklentiler yüklendiyse, bir Eklentiler sekmesi de olabilir.

Kişi sekmesi varsayılan ayar olarak etkindir. Kişi kayıtları oluşturmakla ilgili komut
düğmeleri bu sekmede altı grup halinde düzenlenmiştir:
l Eylemler

l Göster

l İletişim Kur

l Seçenekler
l Yazım Denetleme

Yalnızca bu sekmedeki komutları kullanarak temel bir kişi kaydı oluşturabilirsiniz.

İpucu  Yalnızca o anda seçili ileti öğesi üzerinde uygulanabilecek komutların


düğmeleri etkindir.

5. Ekle sekmesini tıklayın.


36    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

Bir kişi kaydına ek içerik eklemekle ilgili komut düğmeleri bu sekmede altı grup
halinde düzenlenmiştir:
l Ekle

l Tablolar

l Çizimler

l Bağlantılar

l Metin

l Simgeler

6. Metni Biçimlendir sekmesini tıklayın.

Notlar alanı içindeki metni biçimlendirmekle ilgili komut düğmeleri bu sekmede altı
grup halinde düzenlenmiştir:
l Pano

l Yazı Tipi

l Paragraf

l Stiller
l Yakınlaştır

l Düzenleme

İpucu  Bazı grupların sağ alt köşesinde, İletişim Kutusu Başlatıcı adı verilen küçük bir
düğme vardır; bu düğmeyi tıkladığınızda, düğme grubuyla ilgili bir görev bölmesi ya
da iletişim kutusu açılır.

7. Metni Biçimlendir sekmesindeki Pano grubunda, İletişim Kutusu Başlatıcı’yı


İletişim Kutusu tıklayın.
Başlatıcı
Pano görev bölmesi açılır.

İpucu  Bu kitapta, bir komutu uygulamanız yönünde yönergeler verildiğinde, komut


düğmesinin hangi sekmede ve hangi grupta olduğu belirtilir. Aynı sekmede birden
çok komut düğmesini kullanmanız istendiğinde, gereksiz yinelemelerden kaçınmak
için sekmenin adı her seferinde belirtilmeyebilir.
Kişi Bilgilerini Kaydetmek ve Güncelleştirmek   37

8. Yazı Tipi grubundaki İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıklayın.


Yazı Tipi iletişim kutusu açılır.

Yazı Tipi grubunda var olmayan, Alt Çizgi Stili, Alt Çizgi Rengi gibi bazı ayarlara ve
pek çok yazı tipi efektine bu iletişim kutusundan erişebilirsiniz.

KAPATIN  Yazı Tipi iletişim kutusunu, Pano görev bölmesini ve kişi penceresini kapatın.

Kişi Bilgilerini Kaydetmek ve Güncelleştirmek


Outlook farklı kaynaklardan gelen kişi bilgilerini ayrı adres listelerinde depolar:

l Genel Adres Listesi (GAL).  Outlook’u bir Microsoft Exchange Server hesabına
bağlanmak için kullanıyorsanız, kuruluşunuzun kişi bilgileri GAL’da depolanır. GAL
içinde adlar, unvanlar, e-posta adresleri, ofis konumları, telefon numaraları ve diğer
kişi bilgileri bulunabilir. Kuruluşla ilgili bilgileri (birim yöneticisi ve doğrudan ona
bağlı çalışanlar) ve grup üyelik bilgilerini (her kişinin ait olduğu dağıtım listeleri
ve diğer adlar) de içerebilir. GAL, Exchange Server’ın bir parçası olarak yönetilir.
Outlook kullanıcıları GAL’ı görebilir ama içeriğini değiştiremezler.
l Outlook Adres Defterleri.  Outlook’un otomatik olarak oluşturduğu Kişiler adres
defteri, ana adres defterinizdir. Bu adres defteri, Gezinti Bölmesi içindeki klasör
yapısında görünmez; bunu Kişiler düğmesini tıklayarak görüntülersiniz.
38    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

Başka adres defterleri de oluşturabilirsiniz; örneğin, aile ve arkadaşlara ait kişi


bilgilerini, müşteri iletişim bilgilerinden ayrı bir yerde tutmak ya da belirli bir
projeyle ilişkili ekip üyeleri için bir adres defteri tutmak isteyebilirsiniz. Her adres
defteri, kişi öğeleri içeren bir klasör, başka bir deyişle, bir kişiler klasörüdür. Kişiler
klasörleri, oluşturduğunuz diğer klasörlerle birlikte Gezinti Bölmesi’nde görünür
ve onları aynı biçimde (örneğin Gelen Kutusu’yla aynı düzeyde ya da bir proje
klasörü içinde) düzenleyebilirsiniz. Tüm kişi klasörlerine, Kişiler modülünün Gezinti
Bölmesi’ndeki Kişilerim listesinden ulaşılabilir.
Ayrıca Bakınız  Kişi klasörleri oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için bu bölümdeki
“Başka bir Adres Defteri Oluşturmak” başlığına bakın.

l Mobil Adres Defteri.  Bir Outlook Mobil Hizmet hesabınız varsa, ana adres
defterinizde cep telefonu numarası bulunan tüm kişileri içeren bir Mobil Adres
Defteri otomatik olarak oluşturulur.
Ayrıca Bakınız   Outlook Mobil Hizmet konusu bu kitabın kapsamı dışındadır. Outlook
Mobil Hizmet ve Mobil Adres Defteri hakkında daha fazla bilgi için Jim Boyce tarafından
yazılan Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out (Microsoft Press, 2007) adlı kitaba
bakın.

Tüm adres listelerinizi ve adres defterlerinizi Kişiler modülünde görebilirsiniz Ayrıca


Standart araç çubuğundaki Adres Defteri düğmesini tıkladığınızda açılan Adres
Defteri penceresinden de basit bir liste görüntüleyebilirsiniz. Adres Defteri listesinde,
görüntülemek istediğiniz Outlook adres defterinin ya da adres listesinin adını tıklayın.
Kişi Bilgilerini Kaydetmek ve Güncelleştirmek   39

Kişi bilgileri, adres defterlerinizin birinde depolanan bir kişiye e-posta iletisi gönderirken,
Kime, Bilgi ya da Gizli kutusuna adını yazarak ya da Adres Defteri penceresini açmak için
yanındaki düğmeyi tıkladıktan sonra istediğiniz alıcının adını seçerek o iletiyi kolayca o
kişiye yönlendirebilirsiniz.

Bilgilerini bir adres defterine kaydettiğiniz kişiler için aşağıda belirtilen genel bilgi
türlerini depolayabilirsiniz:

l Ad, şirket adı ve iş unvanı

l İş, ev ve diğer adresler

l İş, ev, cep, çağrı ve diğer telefon numaraları

l İş, ev ve diğer faks numaraları

l Web sayfası adresi (URL), anlık ileti (IM) adresi ve en fazla üç e-posta adresi

l Fotoğraf ya da başka bir tanımlayıcı görüntü

l Metin ve fotoğraflar, küçük resim görüntüleri, SmartArt diyagramları, grafikler ve


şekiller gibi çizimler de ekleyebileceğiniz genel notlar
Her kişi için kişisel ya da kurumsal ayrıntıları da depolayabilirsiniz:

l Bölüm, işyeri, meslek, yöneticinin adı ve yardımcının adı gibi mesleki bilgiler

l İletişimde kullanılacak takma ad, eşinin adı, doğum günü, yıldönümü, unvan gibi
kişisel bilgiler
Tek bir bilgi (örneğin, ad ya da şirket adı) ya da istediğiniz kadar çok bilgi içeren
kişi kayıtları oluşturabilirsiniz. Şirket bilgilerini var olan bir kayıttan yeni bir kayda
kopyalayarak, aynı şirkette çalışan bir kaç kişi için kayıtları hızla oluşturabilirsiniz. Ve tabii
ki, ne zaman isterseniz bir kişi kaydında depolanan bilgilere ekleme yapabilir ya da onları
değiştirebilirsiniz.

Outlook’un kişi kayıtlarını görüntüleme sırası, Dosyala ayarı ile denetlenir. Varsayılan ayar
olarak, Outlook kişileri soyadına göre (Soyadı, Adı sırasıyla) dosyalar. İsterseniz yeni kişiler
için Dosyala sırasını aşağıdakilere göre değiştirebilirsiniz:

l Adı, Soyadı

l Şirket

l Soyadı, Adı (Şirket)

l Şirket (Soyadı, Adı)


40    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

Dosyala sırasını ayarlamak için, Araçlar menüsünde Seçenekleri tıklayın. Seçenekler


iletişim kutusunda, Kişi Seçenekleri düğmesini tıklayın. Kişi kaydındaki Dosyala listesinde
istediğiniz sırayı seçerek tek bir kişi için Dosyala sırasını değiştirebilirsiniz.

Bu alıştırmada, bir kişi kaydı oluşturacak ve düzenleyeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama


dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Kişiler modülünü görüntüleyin.

1. Standart araç çubuğunda Yeni Kişi düğmesini tıklayın.


Yeni Kişi Yeni bir kişi penceresi açılır.
Ayrıca Bakınız  Outlook’daki araç çubukları hakkında daha fazla bilgi için “Outlook
2007 ile Çalışmak” başlıklı 1. bölümdeki “Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek” ve
“Gelişmiş Araç Çubuğu’yla Çalışmak” başlıklarına bakın.

2. Tam Adı kutusuna Figen Ersoy yazıp tuşuna basın.


Outlook, adı Dosyala kutusuna aktarıp varsayılan sırada (Soyadı, Adı) görüntüler.
3. Şirket kutusuna Kutu AŞ. yazın.
4. İş unvanı kutusuna Personel Müdürü yazın.
5. İnternet alanındaki E-posta kutusuna figen@kutuas.com.tr yazıp tuşuna basın.
Görüntüleme Biçimi kutusu, kişinin adını ve e-posta adresini, gönderdiğiniz ve
aldığınız e-posta iletilerinin başlıklarında görüneceği biçimde gösterir. Görünen
adı, örneğin e-posta adresini silerek ya da İş ya da Ev gibi bir ayırıcı ekleyerek
değiştirebilirsiniz.
6. Web sayfası adresi kutusuna www.kutuas.com.tr yazın.
Outlook, otomatik olarak metni bir köprü olarak biçimlendirir.
7. Telefon numaraları alanında İş kutusuna 3122232908 yazıp tuşuna basın.

Sorun giderme  İlk kez bir kişi için bir telefon numarası girdiğinizde, Yer Bilgisi
iletişim kutusu açılır ve kendi ülkenizi, alan kodunu ve taşıyıcı kod gibi başka
arama bilgilerini girmenizi ister. Outlook, girdiğiniz bilgilere dayanarak arama
kurallarını oluşturur. İletişim kutusuna en azından ülkenizi ve alan kodunu girmeniz
ve sonra Tamam’ı tıklamanız gerekir; istenen bilgileri girmeden iletişim kutusunu
kapatamazsınız.

8. Adresler alanındaki metin kutusunu tıklayın ve Atatürk Bulvarı No: 2387


Kavaklıdere yazıp tuşuna basın. Sonra Ankara yazın.
Kişi Bilgilerini Kaydetmek ve Güncelleştirmek   41

İpucu  Adresler alanına bilgi girmeyi bitirdiğinizde, Outlook adresin standart bir
modele uyduğunu doğrular. Outlook, girdiğiniz adreste düzensizlikler bulursa, Adresi
Denetle iletişim kutusu açılır ve daha sonra bir araya getirmek üzere, ayrı alanlara
adres, şehir, bölge, posta kodu ve ülkeyi girmenizi ister. Bu özelliğin amacı, kişiye posta
göndermek için gerekli bilgilere sahip olduğunuzu doğrulamaktır. Sık sık Outlook’un
istediği modele uymayan yabancı adresler içeren kişi kayıtları oluşturuyorsanız, bunun
rahatsız edici olduğunu düşünebilirsiniz. Adresi Denetle iletişim kutusundaki bilgilerin
doğru olduğundan eminseniz, İptal’i tıklayarak değişiklik yapmadan iletişim kutusunu
kapatabilirsiniz.

9. İş okunu tıklayın. Açılan listeden Ev’i seçin.


Düğme etiketi, Figen’in ev adresi bilgilerini görüntülediğinizi belirtecek biçimde
değişir.
10. Metin kutusunda, 7. Cad. No: 1178 Bahçelievler yazıp tuşuna basın ve sonra
Ankara yazın.

İpucu  Bir kişi için birden çok adres kaydeder ve bunlardan birini varsayılan posta
adresi olarak belirtmek isterseniz, o adresi görüntüleyip Bu Posta Adresidir onay
kutusunu seçin.

11. Kişi sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.


Kişi penceresi kapanır.
42    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

Kişiler bölmesinde artık Figen Ersoy için yeni bir kişi kaydı vardır.

Yeni bir kişi kaydı

12. Kişiler bölmesinde Figen Ersoy’un kişi kaydını çift tıklayın.


13. Kişi sekmesinde Göster grubundaki, Ayrıntılar düğmesini tıklayın.
Outlook, kişi kaydının Ayrıntılar sayfasını görüntüler.

İpucu  Kişi girişlerine izleme bayrakları atayabilir ve kişi girişlerini e-posta iletileri,
randevular, görevler ve diğer Outlook öğelerine bağlayabilirsiniz. Bir kişiyle bağlantılı
tüm öğeleri, kişi kaydının Etkinlikler sayfasında görebilirsiniz.

14. Eşi kutusuna Metin yazın.


15. Doğumgünü okunu tıklayın, takvimi aşağı kaydırarak Temmuz’a getirin ve 31’i
tıklayın.
Kişi Bilgilerini Kaydetmek ve Güncelleştirmek   43

16. Eylemler grubundaki Kaydet ve Yeni okunu tıklayın ve listeden Aynı Şirketten Yeni
Kişi‘yi seçin.
Outlook, şirketin adı, web sayfası adresi, telefon numarası ve adresi mevcut olan
yeni bir kişi kaydı oluşturur.
17. Tam Adı kutusuna Bedri Kartal yazın. İş unvanı kutusuna Satış Sorumlusu yazın.
18. E-posta kutusuna bedri@kutuas.com.tr yazın.
19. Kişi kayıtlarını kaydedip kapatın.
20. Bu alıştırmada açıklanan teknikleri kullanarak aşağıdakiler için kişi kayıtları oluşturun:

Tam Adı E-posta adresi


Hayat Yücel hayat@otekiticaret.com.tr
Zafer Yeşilvadi zafer@otekiticaret.com.tr
Naz Rençber naz@otekiticaret.com.tr
Bu kişileri daha sonraki alıştırmalarda kullanacaksınız.

KAPATIN  Kişiler bölmesine geri dönmek için açık kişi kayıtlarının hepsini kapatın.
YAPIN  Daha sonraki bir alıştırmada kullanmak üzere kişi kayıtlarını saklayın.
44    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

Kişilere Hızla Ulaşmak


Kişi kayıtları yalnızca bilgi depolamak için değildir; seçili kişiye özel bazı işlemleri bu
kayıtlarla başlatabilirsiniz.

Kişi sekmesinde İletişim Kur grubundaki komutları kullanarak bir kişi kaydında
uygulayabileceğiniz bazı işlemler aşağıda belirtilmiştir:

l Eposta düğmesini tıklayarak kişiye yönelik bir e-posta iletisi oluşturabilirsiniz.

l Toplantı düğmesini tıklayarak kişiyi içeren bir toplantı isteği oluşturabilirsiniz.

l İnternet telefonu özelliğine sahipseniz, Ara okunu tıkladıktan sonra listeden


aramak istediğiniz telefon numarasını tıklayarak kişiye telefon edebilirsiniz.
l Görev Ata düğmesini tıklayarak kişiye bir görev atayabilirsiniz.

l Web Sayfası düğmesini tıklayarak kişinin Web sitesini görüntüleyebilirsiniz.

l Harita düğmesini tıklayarak kişinin adresini içeren haritayı


görüntüleyebilirsiniz.
OneNote 2007 kurulu ise, kişi kaydına bağlı bir OneNote notu oluşturabilirsiniz.
Bunun için Kişi sekmesinde OneNote grubundaki İlgili Kişi Notları düğmesini
tıklayın.

Renk Kategorileri Kullanarak Kişileri Düzenlemek


Kişileri kategorilere ayırarak, ilgili gruplar içinde düzenleyebilirsiniz. Örneğin, müşterilerin
kişi kayıtlarını bir Müşteriler kategorisine atayabilirsiniz. Outlook öğelerini kategorilere
göre sıralayabilir ve onlara filtre uygulayabilirsiniz.

Outlook’un önceki sürümleri basit, adlandırılmış kategoriler kullanıyordu. Outlook 2007


ise bilgilerin hızlı biçimde, görsel olarak sunulmasını sağlamak için kategori adlarının
renklerle ilişkilendirildiği renk kategorileri kullanmaktadır. Bir kategorinin adını ya da
rengini değiştirebilir ve yeni kategoriler oluşturabilirsiniz. Kullanabileceğiniz yirmi beş
renk vardır ama bu yeterli gelmezse, aynı rengi birden çok kategoriye atayabilirsiniz. Bir
kişiyi bir kategoriye atadığınızda, kategori rengi, kişi kaydının üstünde görünür.

Ayrıca Bakınız  Renk kategorileri hakkında daha fazla bilgi için “Gelen Kutusu’nu Yönetmek”
başlıklı 5. bölümdeki “Renk Kategorileri Kullanarak İletileri Düzenlemek” başlığına bakın. Kişi
kayıtlarını renk kategorilerine göre gruplamak hakkında daha fazla bilgi için bu bölümdeki
“Kişi Bilgilerinin Farklı Görünümlerini Görüntülemek” başlığına bakın.
Renk Kategorileri Kullanarak Kişileri Düzenlemek   45

Bu alıştırmada, kişileri, renk kategorilerine atayacak ve bir kategorinin adını


değiştireceksiniz.

KULLANIN  Bu bölümde daha önce oluşturduğunuz Bedri Kartal ve Figen Ersoy kişi
kayıtlarını kullanın.
YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Kişiler modülünü görüntüleyin.

1. Kişi penceresini açmak için Bedri Kartal kişi kaydını çift tıklayın.
2. Kişi sekmesinde Seçenekler grubundaki Kategorilere Ayır düğmesini tıklayın.
Listeden Mavi Kategori‘yi seçin.
Bu kategoriye ilk kez bir öğe atadığınız için Kategoriyi Yeniden Adlandır iletişim
kutusu açılır.

3. Geçerli kategori adı seçili haldeyken, Pazarlama yazıp Evet’i tıklayın.

İpucu  En fazla 11 kategoriye kısayol tuşu atayabilirsiniz.

Kişi kaydının üst bölümünde, Pazarlama etiketli mavi bir kategori çubuğu görünür.
46    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

4. Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.


5. Figen Ersoy kişi kaydını çift tıklayın.
6. Seçenekler grubundaki Kategorilere Ayır listesinden Tüm Kategoriler’i tıklayın.
Renk Kategorileri iletişim kutusu açılır.
7. Ad listesinde Pazarlama onay kutusunu seçin, Mor Kategori onay kutusunu seçin
ve Yeniden Adlandır’ı tıklayın.
Mor Kategori adı, düzeltme için seçilir.

8. Kategoriyi yeniden adlandırmak için Personel yazıp Tamam’ı tıklayın.


Kişi kaydının üstündeki mor ve mavi kategori çubukları, Figen Ersoy’un hem
Personel hem de Pazarlama kategorilerinin bir üyesi olduğunu gösterir.

KAPATIN  Kişiler bölmesine dönmek için açık kişi kaydını kapatın.

Dağıtım Listesi Oluşturmak


Bir adres defterinde, tek bir insan için çeşitli kişi bilgileri içeren bir kişi kaydı ya da
birden çok kişinin e-posta adreslerini içeren bir dağıtım listesi oluşturabilirsiniz. Bir
adres defterinden seçerek ya da e-posta adreslerini elle girerek kişileri dağıtım listesine
ekleyebilirsiniz.

Bir dağıtım listesine bir ileti gönderdiğinizde, dağıtım listesinin tüm üyeleri iletinin bir
kopyasını alır. Belirli gruplara (pazarlama bölümünde çalışan elemanlar, belirli bir bölgede
Dağıtım Listesi Oluşturmak   47

yaşayan müşteriler ya da bir takımın oyuncuları gibi) sık sık ileti gönderiyorsanız, bu
yararlı bir araçtır.

Bir dağıtım listesinin üyelerinin hepsine değil, bazılarına ileti göndermek isterseniz, iletiyi
gönderirken o iletinin alıcı listesinden istediğiniz kişileri çıkarabilirsiniz.

Bu alıştırmada, bir dağıtım listesi oluşturacak ve adres defterinize yeni kişiler


ekleyeceksiniz.

KULLANIN  Bu bölümde daha önce oluşturduğunuz Figen Ersoy kişi kaydını kullanın.
YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Kişiler modülünü görüntüleyin.

1. Standart araç çubuğunda, Yeni Kişi okunu tıklayın. Listeden Dağıtım Listesi’ni
Yeni Kişi tıklayın.
Bir dağıtım listesi penceresi açılır.

2. Ad kutusuna Müşteriler yazın. Dağıtım Listesi sekmesinde Üyeler grubundaki


Üyeleri Seç düğmesini tıklayın.
Üyeleri Seç iletişim kutusu açılır. Kuruluşunuzun Genel Adres Listesi varsa, Outlook
onun içeriğini görüntüler.
3. Adres defteriniz görüntülenmediyse, Adres Defteri okunu tıklayın. Listeden
Outlook Adres Defteri altındaki, Kişiler’i tıklayın.
48    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

4. Ad listesinde Figen Ersoy’u tıklayın. Üyeler düğmesini tıklayın. Tamam‘ı tıklayın.

İpucu  Bir dağıtım listesine birden çok ad eklemek için, her adı çift tıklayarak Üyeler
kutusuna ekledikten sonra Tamam’ı tıklayabilir ya da adları seçerken Ctrl tuşunu
basılı tutup Üyeler düğmesini tıkladıktan sonra Tamam’ı tıklayarak birden çok ad
seçebilirsiniz.

Figen Ersoy, artık Müşteriler listesinde yer almaktadır.


5. Üyeler grubundaki Yeni Ekle düğmesini tıklayın.
6. Yeni Üye Ekle iletişim kutusunda, Görünen ad kutusuna Alper Atıl yazın. E-posta
adresi kutusuna alper@kn.com.tr yazın.
7. Alper’i dağıtım listesiyle birlikte adres defterinize de eklemek için, Kişilere Ekle
onay kutusunu seçin.

8. Yeni Üye Ekle iletişim kutusunda Tamam‘ı tıklayın.


Figen Ersoy ve Alper Atıl artık dağıtım listesinde yer alır.
Elektronik Kartviziti Kişiselleştirmek   49

9. Aşağıda listelenen kişileri Müşteriler dağıtım listesine ve adres defterinize eklemek


için 5’ten 8’e kadar olan adımları yineleyin:

Görünen ad E-posta adresi


Ayşin İncetepe aysin@kn.com.tr
Namık Eğri namik@kn.com.t
Sinem Noyan sinem@moryayincilik.com.tr
Nazlı Vardar nazli@moryayincilik.com.tr
Dağıtım listesinin her yeni üyesi, listede alfabetik sırayla görünür.

YAPIN  Sonraki bir alıştırmada kullanmak üzere dağıtım listesini saklayın.


KAPATIN  Değişiklikleri kaydetmeniz istendiğinde Evet’i tıklayarak Müşteriler dağıtım lis-
tesi penceresini kapatın.

Elektronik Kartviziti Kişiselleştirmek


Outlook 2007’deki yeni bir özellik, kişi kaydı bilgilerinin kartvizite benzeyen bir grafik
biçiminde gösterilmesidir. Kişi bilgilerini kişi kaydına girdiğinizde, kişinin adı, şirketi
ve iş unvanı; iş, cep ve ev telefon numaraları; e-posta, posta, Web sayfası ve anlık ileti
adresleri, kişi penceresinin sağ üst köşesinde gösterilen kartvizitte görünür. (Bilgilerin
yalnızca ilk on satırı karta sığar.) Kişi kayıtlarında bir resim varsa, resim sol tarafta
görünür. Görünen bilgilerin türünü değiştirebilir, bilgi alanlarını yeniden düzenleyebilir,
metni ve arka planı biçimlendirebilir ve logo ya da fotoğraf gibi resimleri ekleyebilir,
değiştirebilir ya da kaldırabilirsiniz.
50    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

Kendiniz için bir kartvizit oluşturmak, e-postayla haberleştiğiniz insanlara, kişi


bilgilerinizi çekici bir biçimde sunmanızı sağlayabilir. Giden bir e-posta iletisine
kartvizitinizi ekleyebilir ya da kartviziti e-posta imzanızın bir parçası (ya da tümü) olarak
gönderebilirsiniz. Kartvizitinizi alanlar, onu Outlook adres defterine kaydederek kolayca
sizin için bir kişi kaydı oluşturabilir.

Ayrıca Bakınız  E-posta imzaları hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletileri Göndermek”
başlıklı 3. bölümdeki “İletilere Otomatik Olarak İmza Eklemek” başlığına bakın.

Bu alıştırmada, kişi kaydınızla ilişkili kartviziti değiştireceksiniz.

KULLANIN  05_Şekil resmini kullanın. Bu uygulama dosyası, AA_Outlook2007 klasörü


içindeki Bölüm02 alt klasöründedir.
YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce, Kişiler modülünü Kartvizitler görünümünde
görüntüleyin.

1. Henüz hazırlamadıysanız, kendiniz için bir kişi kaydı oluşturun. Adınız, şirketiniz, iş
unvanınız, iş ve cep telefon numaralarınız, faks numaranız ve bir ya da daha fazla
e-posta adresinizi ekleyin.
Bilgileri girdikçe, bu bilgiler kişi penceresinin sağ üst köşesinde görüntülenen genel
kartvizit içinde görünür.
Elektronik Kartviziti Kişiselleştirmek   51

2. Kişi sekmesinde Seçenekler grubundaki Kartvizit düğmesini tıklayın.


Kartvizit Düzenle iletişim kutusu açılır.

3. Kart Tasarımı alanında Arka Plan Rengi düğmesini tıklayın.


Arka Plan Rengi
Temel renklerden birini seçebilir ya da özel bir arka plan rengi tanımlayabilirsiniz.
4. Renk iletişim kutusunda, beğendiğiniz bir rengi tıklayın. Tamam’ı tıklayın.
Kartvizit önizlemesi, yeni arka plan rengini gösterir.
5. Kart Tasarımı alanında, Değiştir düğmesini tıklayın.
Kart Resmi Ekle iletişim kutusu Resimler klasörünüzün içeriğini görüntüleyerek açılır.
Kartvizitinizde görünmesini istediğiniz bir şirket logosu, bir fotoğraf ya da başka bir
tanıtıcı resim ekleyebilirsiniz.
6. Belgeler\AA_Outlook2007\Bölüm02 klasörüne giden, 05_Şekil resmini tıklayın.
Tamam’ı tıklayın.
Resim, kartvizitinizin sol tarafında görünür.
7. Resim Alanı kutusuna 30% yazın ya da seçin (okları tıklayarak).
8. Resim Hizalama düğmesini tıklayın. Listeden Sol Orta’yı seçin.
Büyütülmüş logo, kartvizitin dikey olarak ortasına taşınır.
52    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

İpucu  Alanlar ve Düzen alanlarındaki komutları kullanarak, kartvizite alanlar


ekleyebilir ya da kartvizitinizden alanları kaldırabilir, metni biçimlendirebilir ve
etiketler ekleyebilirsiniz.

9. Kartvizitinizde istediğiniz diğer değişiklikleri yapın ve Kartvizit Düzenle iletişim


kutusunda, Tamam‘ı tıklayın.

İpucu  İletişim kutusunun altındaki Kartı Sıfırla düğmesini tıklayarak yaptığınız tüm
değişiklikleri geri alabilirsiniz.

Kişi penceresi özelleştirilmiş kartvizitinizi görüntüler. Kişi bilgilerinizde yaptığınız


tüm değişiklikler, anında kartvizitinize yansıtılacaktır.
10. Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.
Kişiler bölmesi, kişiselleştirilmiş kartvizitinizi görüntüler.

KAPATIN  Yapmanız istendiğinde değişiklikleri kaydederek kişi penceresini kapatın.

Başka Bir Adres Defteri Oluşturmak


Kişiler modülündeki tüm kişilerinizi (iş ya da kişisel) izleyebiliyor ve kategorilere ayırma,
sıralama ya da filtre uygulama yoluyla belirli kişileri ya da kişi gruplarını bulabiliyor
olmanıza rağmen, yalnızca belirli bir grup için kişi kayıtları içeren ayrı bir adres defteri
oluşturmak yararlı olabilir. Örneğin, yalnızca dernek üyeleri, komşular, çocuğunuzun
okul arkadaşlarının velileri ve öğretmenler ya da takım arkadaşlarını içeren bir adres
defterinizin olmasını isteyebilirsiniz. Kişi kayıtlarını içeren bir klasör (bir kişiler klasörü)
yaratarak bu diğer adres defterini oluşturabilirsiniz. Diğer klasörlerde olduğu gibi, kişiler
Başka Bir Adres Defteri Oluşturmak   53

klasörünü ağınızdaki diğer Outlook kullanıcılarıyla paylaşabilir ya da başkalarına dağıtım


için verebilirsiniz.

Adres Defterlerini Paylaşmak


Bir ya da daha çok adres defterini ağdaki diğer kişilerle paylaşmak için şu adımları
izleyin:

1. Kişiler modülünün Gezinti Bölmesi‘indeki, Kişilerim listesinde, paylaşmak


istediğiniz adres defterini farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Paylaştır’ı tıklayın
(örneğin, Paylaştır “Kişiler”). Ya da tüm adres defterlerinizi paylaşmak
istiyorsanız, bölmenin altındaki Kişilerim Klasörünü Paylaş bağlantısını tıklayın.
Outlook, seçili adres defteriyle ilgili bilgileri içeren bir Paylaşım Daveti
oluşturur.
2. Kime kutusuna, adres defterini paylaşmak istediğiniz ağdaki kişilerin ya da
dağıtım listelerinin adlarını girin.
Paylaşım seçenekleriniz, paylaştığınız adres defterine bağlı olarak değişir.
Birincil adres defterinizi paylaşıyorsanız, Alıcının Kişiler Klasörü Türü
Klasörlerini Görüntülemek İçin İzin İste onay kutusunu seçerek karşılıklı izin
isteyebilirsiniz. İkincil bir adres defterini paylaşıyorsanız, Alıcı Bu Kişiler Klasörü
Türü Klasöre Öğe Ekleyebilir, Var Olanları Düzenleyebilir Ve Silebilir onay
kutusunu seçerek alıcıya tam erişim sağlayabilirsiniz.
3. İleti başlığında Gönder‘i tıklayın.
4. Seçili kişiler klasörünü (klasörlerini) paylaşmak isteğinizi onaylamanızı isteyen
Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın.

Bu alıştırmada, bir kişiler klasörü oluşturacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Kişiler modülünü görüntüleyin.

1. Yeni Kişi okunu tıklayın. Listeden Klasör’ü seçin.


Yeni Kişi Yeni Klasör Oluştur iletişim kutusu açılır.
2. Ad kutusuna AA Kişileri yazın.

Önemli  Klasörün adı AA ile başlar, böylece onu posta kutunuzdaki diğer
klasörlerden rahatlıkla ayırt edebilirsiniz.

3. Klasör içeriği okunu tıklayın ve oluşturabileceğiniz klasör türlerine bakın.


54    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

Bu klasörü Kişiler modülü içinde oluşturduğunuz için varsayılan ayar olarak Kişi
Öğeleri seçilidir. Ancak modül içinde her türde klasör oluşturabilirsiniz.
4. Klasör içeriği listesinde Kişi Öğeleri‘ni tıklayın.
5. Klasörün yerleştirileceği yeri seç listesinde Mailbox’ı (ya da kurulumunuza
bağlı olarak hesap adınızı) tıklayarak klasörü Gelen Kutusu’yla aynı düzeyde
konumlandırın.

6. Yeni Klasör Oluştur iletişim kutusunda Tamam‘ı tıklayın.


AA Kişileri adres defteri, Kişiler modülünün Gezinti Bölmesi’nin üstündeki Kişilerim
listesinde görünür.

7. Gelen Kutusu’nu görüntülemek için Gezinti Bölmesi’inde Posta düğmesini tıklayın.


AA Kişileri klasörü, Tüm Posta Öğeleri listesini görüntüleyen Gezinti Bölmesi’nin
Posta Posta Klasörleri alanında görünür durumda değildir.
Başka Bir Adres Defteri Oluşturmak   55

8. Gezinti Bölmesi‘nin altında Klasör Listesi düğmesini tıklayın.


Posta Gezinti Bölmesi’nin yerini, posta öğeleriyle birlikte Outlook öğelerini de
Klasör Listesi görüntüleyen Klasör Listesi Gezinti Bölmesi alır. AA Kişileri klasörü en üstte görünür.

Klasör adının yanında görünen bir kişi kartı simgesi, klasörün kişi öğelerini
barındırmak için atandığını belirtir.
9. Tüm Outlook Öğeleri listesinde, AA Kişileri klasörünü tıklayın.
Outlook şu anda boş olan AA Kişileri adres defterini görüntüler. Ana adres
defterinizin sahip olduğu tüm işlevlere bu özel adres defteri de sahiptir.
56    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

10. Gezinti Bölmesi‘inde Kişiler düğmesini tıklayın.


Kişiler modülü AA Kişileri adres defterini görüntüleyerek açılır.
11. Ana adres defterinizi görüntülemek için Kişilerim listesinde Kişiler’i tıklayın.

Adres Defterlerini Vermek


Bağlı olduğunuz ağ dışındaki Outlook kullanıcılarına dağıtım için bir adres defterini
vermek için şu adımları izleyin:

1. Outlook program penceresindeki Dosya menüsünde Al ve Ver‘i tıklayın.


Alma Ve Verme sihirbazı açılır.
2. Gerçekleştirilecek eylemi seçin listesinden Dosyaya ver‘i ve İleri’yi tıklayın.
3. Oluşturulacak dosya türü listesinden Kişisel Klasör Dosyası (.pst)’yi seçin ve
İleri’yi tıklayın.
4. İçinden öğe verilecek klasörü seç listesinde vermek istediğiniz kişiler
klasörünü seçin ve İleri’yi tıklayın.
5. Verilen dosyayı farklı kaydet kutusunun sağındaki Gözat düğmesini tıklayın.
Kişisel Klasörleri Aç iletişim kutusunda, dosyayı kaydetmek istediğiniz yeri
seçin, dosya adını yazın ve Tamam‘ı tıklayın.
6. Sihirbazın son sayfasında Son‘u tıklayın.
7. Microsoft Kişisel Klasörü Oluştur iletişim kutusunda dosyanın adını
değiştirebilir ya da içeriğine erişimi kısıtlamak için bir parola girebilirsiniz.
İstediğiniz değişiklikleri yaptıktan sonra Tamam‘ı tıklayın.
Outlook, seçilen adres defterini, diğer Outlook kullanıcılarına
gönderebileceğiniz ve onlarında alıp görüntüleyebileceği bir dosyaya verir.
Bir adres defterini Outlook dışında kullanım için verme işlemi, yukarıda anlatılanın
aynısıdır. Yalnızca 3. adımda, oluşturmak istediğiniz dosya türünü seçersiniz. Virgülle
ayrılan bir dosya, sekmeyle ayrılan bir dosya, bir Microsoft Office Access veritabanı
ya da Microsoft Office Excel elektronik tablosu oluşturabilirsiniz.

Kişi Bilgilerinin Farklı Görünümlerini Görüntülemek


Bir adres defterini, pek çok farklı biçimde görüntüleyebilirsiniz; her görünüm kişi
kayıtlarınızdaki farklı bilgileri kartlar halinde ya da bir listede sunar.

l Kartvizit görünümü  her kişi kaydıyla ilişkili kartviziti (ya Outlook tarafından
oluşturulan varsayılan kartı ya da varsa özelleştirilmiş kartı) görüntüler. Kartvizitler,
Dosyala seçimine bağlı olarak, ada ya da soyada göre alfabetik sırada görüntülenir.
Kişi Bilgilerinin Farklı Görünümlerini Görüntülemek   57

l Adres Kartları görünümü  kişi bilgilerini kesilmiş kartvizitler olarak görüntüler.


Adres kartları Dosyala alanına göre alfabetik olarak görüntülenir.
l Ayrıntılı Adres Kartları Görünümü  kişi bilgilerini Adres Kartları görünümüne
benzer biçimde görüntüler ama iş unvanı ve şirket adı gibi daha fazla bilgi içerir.
l Telefon Listesi görünümü  her kişinin adı, şirketi ve iletişim bilgilerini içeren bir
listeyi sütunlar biçiminde görüntüler.
Diğer liste görünümleri şunlardır:

l Kategoriye Göre

l Şirkete Göre

l Konuma Göre

Bu görünümlerde, kişi kayıtları seçili alana göre gruplandırılır. Bu grupları genişletip


daraltabilir ya da bir kişi grubunun tümünü seçip tümüyle ilgili bir işlem yapabilirsiniz.

Anında Ara özelliğini kullanarak herhangi bir görünümde kişi kayıtlarınızda arama
yapabilir ya da bu kayıtlara filtre uygulayabilirsiniz. Liste görünümünde, sütun başlığını
tıklayarak kişi kayıtlarını sıralayabilirsiniz. İsterseniz herhangi bir sütunu görüntüleyip
gizleyebilirsiniz.

İpucu  Her görünümde görüntülenen alanları; kayıtların gruplanma, sıralanma ve filtre


uygulanma biçimini; görüntü yazı tipini; kartvizitlerin boyutunu ve diğer ayarları tercihleriniz
doğrultusunda değiştirebilirsiniz. Bir görünümü kişiselleştirmek için Görünüm menüsünde
Geçerli Görünüm’ü işaret edip Geçerli Görünümü Özelleştir’i tıklayın.

Bu alıştırmada, kişi kayıtlarını sıralayacak ve kişi kayıtlarını görüntülemenin bazı yollarını


inceleyeceksiniz.

KULLANIN  Bu bölümde daha önce oluşturduğunuz kişi kayıtlarını kullanın.


YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce, Kişiler modülünü görüntüleyin.

1. Gezinti Bölmesi’nde Geçerli Görünüm listesine bakın. Kartvizitler seçeneği seçili


değilse, seçin.
Outlook 2007’de, varsayılan Kişiler modülü görünümü budur. Kartvizitler görünümü
her kişi için standart kartviziti (ve kaydettiğiniz tüm kişiselleştirilmiş kartvizitleri),
soyadına göre alfabetik olarak düzenlenmiş biçimde görüntüler.
58    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

Kartvizit Adres Kartı ve Ayrıntılı Adres Kartı görünümlerindeki Kişiler bölmesinin sağ
tarafında görünen alfabe çubuğundaki düğmeleri tıklayarak, o harfle başlayan kişi
kayıtlarına hızla ulaşabilirsiniz.

Dil Ayarları düğmesi

İpucu  Alfabe çubuğunda başka bir alfabe de görüntüleyebilirsiniz. Seçenekler


arasında Arapça, Kiril, Tay dili, Vietnam dili ve Yunanca vardır; Outlook’un sürümüne
ve yüklediğiniz diğer dil paketlerine bağlı olarak diğer alfabeler de mevcut olabilir.
Başlamak için, alfabe çubuğunun altındaki Dil Ayarları düğmesini tıklayın.

2. Geçerli Görünüm listesinden Adres Kartları seçeneğini seçin.

İpucu  Görünüm seçenekleri, Gelişmiş araç çubuğunda açılan liste olarak da bulunur.
Kişi Bilgilerinin Farklı Görünümlerini Görüntülemek   59

Outlook, kişi kayıtlarını Kartvizitler’e benzeyen daha küçük kartlarda, ek


biçimlendirme olmadan ve ad, telefon ve faks numaraları ile posta ve e-posta
adresleri gibi önemli kişi bilgilerini sığdıracak büyüklükte görüntüler. (Ayrıntılı
Adres Kartları görünümü, Notlar alanıyla birlikte kişi kaydında var olan tüm bilgileri
görüntüler.)

3. Geçerli Görünüm listesinden Telefon Listesi seçeneğini seçin.


Outlook kişi kayıtlarını, Dosyala sütunu temel alınarak artan sırada düzenlenmiş
sütunlar ve satırlardan oluşan kılavuz içinde görüntüler. Kişiler için kaydedilmiş çok
fazla bilgi varsa, bu görünümün ekranda diğer görünümlerden daha fazla kişi bilgisi
görüntülediğini fark edeceksiniz.
4. Tam Ad sütun başlığını tıklayın.
Outlook, Tam Ad alanını temel alarak artan sırada kişi kayıtlarını sıralar ve sütun
başlığının sağında yukarı işaret eden sıralama oku bunu belirtir. Etkin başlığa
yeniden tıklayarak sıralama ölçütünü tersine çevirebilirsiniz.
60    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

Sıralama ölçütü gösterici

5. Şirket sütun başlığını tıklayın.


Outlook, kişi kayıtlarını Şirket alanını temel alarak artan sırada sıralar. Bu
görünümde kişi kayıtlarına bilgi girebilirsiniz.

İpucu  Herhangi bir liste görünümünde, adres defterinize bir kişi eklemek için, Tam
Ad başlığı altındaki (Yeni bir kişi eklemek için burayı tıklayın yazan) kutuyu tıklayarak
kişi bilgilerini girebilirisiniz.

6. Hayat Yücel kaydında, Şirket hücresini tıklayın, Öteki Ticaret yazın ve tuşuna
basın.
Outlook, Hayat Yücel’in kaydı, girdiğiniz şirket adına göre alfabetik olarak
sıralanacak biçimde listeyi otomatik olarak yeniden düzenler.
7. Zafer Yeşilvadi ve Naz Rençber kayıtları için 6. adımı yineleyin.
8. Gezinti Bölmesi’ndeki Geçerli Görünüm listesinde, Kategoriye Göre seçeneğini
seçin.
Outlook, kişi kayıtlarını kategoriye göre gruplanmış ve Dosyala alanına göre
sıralanmış bir kılavuz içinde görüntüler.
Kişi Bilgilerinin Farklı Görünümlerini Görüntülemek   61

İpucu  Grup başlığının solundaki – (Daralt) düğmesini ya da + (Genişlet) düğmesini


tıklayarak bir kişi grubunu daraltıp genişletebilirsiniz ya da Görünüm menüsündeki
Grupları Genişlet/Daralt’ı tıkladıktan sonra Tüm Grupları Genişlet ya da Tüm Grupları
Daralt’ı tıklayarak tüm grupları daraltabilirsiniz.

9. Kategoriler: (yok) başlığının solundaki Daralt düğmesini tıklayın.


Daralt
Yalnızca kategorilere ayrılmış kişiler görünür durumdadır.

Daraltılmış grup

Bedri Kartal’ın Pazarlama grubunda ve Figen Ersoy’un Pazarlama grubu ile birlikte
Personel grubunda da göründüğüne dikkat edin. Kişileri, iletileri ve diğer Outlook
öğelerini kategorilere göre sıraladığınızda, birden çok kategoriye atanmış öğeler bu
listelerin hepsinde görünür.
10. Geçerli Görünüm listesinden Şirkete Göre seçeneğini seçin.
Outlook kişi kayıtlarını Şirket alanına göre sıralanmış ve gruplanmış bir klavuz içinde
görüntüler.
62    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

11. Alper Atıl, Ayşin İncetepe, and Namık Eğri kayıtlarında, Şirket alanına Kayra
Nakliyat yazın. Sinem Noyan ve Nazlı Vardar kayıtlarında, Mor Yayıncılık yazın.
Her kaydı değiştirdiğinizde, Outlook görüntüyü yeniden düzenler ve gerekirse yeni
gruplar oluşturur.
12. Geçerli Görünüm listesinde Kartvizitler seçeneğini seçin.
Outlook, kişi kayıtlarınızın varsayılan görünümüne döner.

Kişi Bilgilerini Hızla Bulmak


Office 2007’deki pek çok programda var olan yeni Anında Ara özelliğini kullanarak
belirli bir kişi kaydını hızla bulabilir ya da içeriklerine dayanarak kişi kayıtlarına filtre
uygulayabilirsiniz. Anında Ara, bir adres defterinin ve ayrıca diğer Outlook modüllerinin
herhangi bir görünümde vardır. Bu özelliğe bu kitapta birkaç kez değineceğiz ancak bu
bölümde daha ayrıntılı olarak inceleyeceğiz.
Kişi Bilgilerini Hızla Bulmak   63

Bu alıştırmada, Anında Ara’yı kullanarak bir kişi kaydını bulacaksınız.

KULLANIN  Daha önce bu bölümde oluşturduğunuz kişi kayıtlarını kullanın.


YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Kişiler modülünü görüntüleyin.

1. Kişiler bölmesinin üstündeki Arama kutusunu tıklayarak ekleme noktasını buraya


yerleştirin.
Kullanılmadığı zaman bu kutu, Ara: Kişiler sözcüklerini içerir.
2. Kutuya n harfini yazın.
Outlook listeye filtre uygulayarak yalnızca n harfini içeren kişi kayıtlarını görüntüler.
3. Telefon Listesi görünümüne geçin.
Kartvizit görünümü dışında bütün görünümlerde, sonuçlar içinde aranan terim
sarıyla vurgulanır.
4. Arama kutusuna, n harfinin yanına a yazın.
Outlook listeye filtre uygulayarak yalnızca na içeren kayıtları görüntüler.

5. zlı yazın.
Outlook yalnızca Nazlı Vardar için kişi kaydını görüntüler. Adres defterinde başka
bir görünüm seçtiğinizde bile filtre yerinde kalacaktır.
64    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

6. Arama kutusunun sağ ucunda, Anında Ara Bölmesi Menüsünü Göster düğmesini
tıklayın. Son Aramalar‘ı işaret edin.
Anında Ara
Bölmesi
Menüsünü
Göster

Bu kutuda arama terimini tıklayarak, önceki arama sonuçlarına hızla dönebilirsiniz.


7. Anında Ara bölmesi menüsünde, Arama Seçenekleri‘ni tıklayın.
Arama Seçenekleri iletişim kutusu açılır.

Bu iletişim kutusundan varsayılan arama kapsamını ve bulunan arama terimleri için


vurgulama rengini ayarlayabilirsiniz.
8. Arama Seçenekleri iletişim kutusunda İptal‘i tıklayın.
9. Arama kutusunun sağ ucundaki Aramayı Temizle düğmesini tıklayın.
Aramayı Temizle Outlook Kişiler modülünün tüm içeriğini görüntüler.
Kişi Bilgilerini Yazdırmak   65

Kişi Bilgilerini Yazdırmak


Outlook adres defterinizi ya da tek tek kişi kayıtlarını herhangi bir adres defteri
görünümünden kağıda ya da bir elektronik dosyaya (PDF ya da XPS dosyası gibi)
yazdırabilirsiniz. Görünüme bağlı olarak, Outlook aşağıdakiler gibi çeşitli yazdırma stilleri
sunar:

Stil Açıklama Bulunduğu


görünümler
Kart Stili Kişi bilgileri alfabetik olarak iki sütunda görüntülenir. Adres Kartları,
Her sayfanın üstünde ve her harf grubunun başında Ayrıntılı Adres
harf simgesi görünür. Kartları, Kartvizitler
Büyük Kişi bilgileri alfabetik olarak bir sütunda görüntülenir. Adres Kartları,
Defter Her kağıda numaralanmış dört sayfa yazdırmak Ayrıntılı Adres
Stili üzere biçimlendirilmiştir. Her sayfanın üstünde ve her Kartları, Kartvizitler
harf grubunun başında harf simgesi görünür ve her
sayfanın kenarındaki kişi dizini, o sayfadaki girdilerin
alfabedeki yerini gösterir. Olanaklıysa önlü arkalı
yazdırın.
İç Kişi bilgileri, adınızı içeren bir başlık altında Adres Kartları,
Yazışma görüntülenir. Her sayfada bir kayıt bulunur. Ayrıntılı Adres
Stili Kartları, Kartvizitler
Telefon Kişi adları ve telefon numaraları, iki sütun olarak Adres Kartları,
Rehberi görüntülenir. Her sayfanın üstünde ve her harf Ayrıntılı Adres
Stili grubunun başında harf simgesi görünür. Kartları, Kartvizitler
Küçük Kişi bilgileri alfabetik olarak tek sütunda Adres Kartları,
Defter görüntülenir. Her kağıda numaralandırılmış sekiz Ayrıntılı Adres
Stili sayfa yazdırmak üzere biçimlendirilmiştir. Her Kartları, Kartvizitler
sayfanın üstünde ve her harf grubunun başında
harf simgesi görünür ve her sayfanın kenarındaki
kişi dizini, o sayfadaki girdilerin alfabedeki yerini
gösterir. Olanaklıysa önlü arkalı yazdırın.
Tablo Kişi bilgileri bir klavuz içinde görüntülenir. Her Kategoriye Göre,
Stili sayfanın başında alan adları görünür. Konuma Göre, Şirkete
Göre, Telefon Listesi

Varsayılan yazdırma stillerinin çoğunu özelleştirebilir ve özelleştirilmiş yazdırma stillerini


kaydedebilirsiniz.
66    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

Bu alıştırmada bir kişi listesi ve tek tek adres kartları yazdıracaksınız.

Önemli  Bu alıştırmayı tamamlamak için bilgisayarınızın yerel bir yazıcıya ya da bir ağ


yazıcısına bağlı olması gerekir. Kurulmuş bir yazıcınız yoksa şimdi kurabilirsiniz ya da 15.
adımdaki farklı yönergeyi izleyebilirsiniz.

KULLANIN  Daha önce bu bölümde oluşturduğunuz kişi kayıtlarını kullanın.


YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Kişiler modülünü Telefon Listesi görünümünde
görüntüleyin.

1. Standart araç çubuğunda Yazdır düğmesini tıklayın.


Yazdır iletişim kutusu açılır.
Yazdır

İpucu  Bilgisayarınızda görüntülenen Yazdır iletişim kutusu, işletim sisteminize ve


yazıcınıza bağlı olarak burada gösterilenden farklı olabilir.

Yazdırma Stili kutusunda tek bir yazdırma stili (Tablo Stili) vardır.
Kişi Bilgilerini Yazdırmak   67

2. Yazdırma Aralığı alanında Tüm satırlar seçeneği seçili olarak Önizleme düğmesini
tıklayın.

İpucu  Baskı Önizleme düğmesi Gelişmiş araç çubuğunda da bulunur.

Baskı Önizleme penceresi açılarak kişi listesini Tablo Stili’nde görüntüler.


Geçerli sayfa ve toplam sayfa sayısı, durum çubuğunun sol köşesinde gösterilir.

3. 2. sayfayı görüntülemek için, dikey kaydırma çubuğunun altını tıklayın.


Telefon listesinin son birkaç sütunu ikinci sayfada görünür.
4. Baskı Önizleme penceresi araç çubuğunda Sayfa Yapısı‘nı tıklayın.
Sayfa Yapısı: Tablo Stili iletişim kutusu açılır.
İletişim kutusundaki sekmelerde bulunan ayarlara bakın. Bu yazdırma stili için,
yalnızca yazı tipini, kağıt boyutunu, sayfa yönlendirmesi ve kenar boşluklarını,
üstbilgi ve altbilgi ile diğer temel ayarları değiştirebilirsiniz.
68    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

5. Sayfa Yapısı iletişim kutusunu ve Baskı Önizleme penceresini kapatın.


6. Gezinti Bölmesi’nde Geçerli Görünüm listesindeki Adres Kartları’nı seçin.
7. Standart araç çubuğunda Yazdır düğmesini tıklayın.
Yazdır iletişim kutusu açılır. Telefon Listesi görünümünde olduğundan daha çok
seçenek görüntülenir.
Kişi Bilgilerini Yazdırmak  69

8. Yazdırma stili listesinde Telefon Rehberi Stili‘ni tıklayın. Önizleme‘yi tıklayın.


Baskı Önizleme penceresi açılarak kişi listesini Telefon Rehberi Stili’nde yazdırıldığı
zaman görüneceği biçimde gösterir.
9. Bu stildeki bilgilere daha yakından bakmak amacıyla yakınlaştırmak için önizleme
sayfasının ortasını tıklayın.
10. Baskı Önizleme penceresi araç çubuğunda Sayfa Yapısı‘nı tıklayın.
Sayfa Yapısı: Telefon Rehberi Stili iletişim kutusu açılır.

Temel ayarların yanında, bir sayfada gösterilen sütun sayısını değiştirebilir ve bir kişi
dizini ile harfler için başlık görüntüleyip görüntülememeyi belirtebilirsiniz.
11. Seçenekler alanında, Yan tarafa kişi dizini onay kutusunu seçin. Baskı Önizleme‘yi
tıklayın.
70    Bölüm 2  Kişi Bilgilerini Yönetmek

12. Baskı Önizleme penceresini kapatın.


13. Kişiler bölmesinde, seçmek için Bedri Kartal kişi kaydını tıklayın. Seçime eklemek
için tuşunu basılı tutarak Figen Ersoy kişi kaydını tıklayın.
14. Standart araç çubuğunda Yazdır düğmesini tıklayın.
15. Yazdırma stili listesinde Kart Stili‘ni seçin. Yazdırma Aralığı alanında Yalnızca seçili
öğeler‘i seçip Tamam‘ı tıklayın.

Sorun giderme  Kurulu bir yazıcınız yoksa Tamam yerine Önizleme’yi tıklayın.

Outlook yalnızca seçili kişileri görüntüleyen bir sayfa yazdırır.


16. Kişi kayıtlarınızı ve adres defterinizi yazdırabileceğiniz diğer biçimlerde denemeler
yapın.
Önemli Noktalar   71

Bir Kişi Kaydına Bağlı OneNote Sayfası Oluşturmak


Bilgisayarınızda Office 2007’de Outlook’la birlikte OneNote da yüklüyse, Outlook’ta
oluşturduğunuz e-posta iletileri, kişi kayıtları ve toplantı davetleri gibi öğeleri
OneNote defterinize gönderebilir ya da bağlayabilirsiniz. OneNote defterinizdeki
görevleri de Outlook’a bağlayabilirsiniz, böylece Outlook görevler listenizde
görünürler.

Bir ya da daha çok kişi kaydını OneNote’a bağlamak için:

1. Adres defterinizi görüntüleyip bağlamak istediğiniz kişi kaydını (ya da


kayıtlarını) seçin.
2. Standart araç çubuğunda İlgili Kişi Notları düğmesini tıklayın.
OneNote (zaten çalışmıyorsa) başlar ve seçili kişi kayıtlarının her biri için
Dosyalanmamış Notlar bölümünde bir sayfa oluşturur. Her kişinin sayfası,
iletişim bilgilerini ve OneNote içinden özgün Outlook öğesini açmak için bir
bağlantı içerir.
Dosyalanmamış Notlar bölümündeki sayfaları, sürükleyerek ya da sayfa sekmesini
farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Taşı, Yeni Bölüm ve hedef defter
bölümünü tıklayarak bir defter bölümüne taşıyabilirsiniz.

Önemli Noktalar
l Exchange Server hesabınız tarafından sağlanan Genel Adres Listesi, ana adres
defteriniz ve oluşturduğunuz diğer özel adres defterleri de dahil olmak üzere,
değişik türlerde adres defterleri oluşturabilir ve onlara erişebilirsiniz.
l Depolanmış kişi bilgilerinizi ağınızda olan ya da olmayan başka kişilerle
paylaşabilirsiniz.
l Kişi kayıtlarında adlar, e-posta adresleri ve IM adresleri, telefon numaraları, posta
adresleri, doğum günleri ve diğer bilgiler yer alabilir.
l Bir kaydı kolayca bulmak için kişi kayıtlarını ve dağıtım listelerini renklerle kodlanmış
kategorilere atayabilirsiniz.
l Adres defterinizi ya da tek tek kişi kayıtlarını çeşitli biçimlerde yazdırabilirsiniz.
Bir Bakışta Bölüm

İletilerin görünüşünü
kişiselleştirmek, sayfa 100

İletilere otomatik olarak


imza eklemek, sayfa 106

İş grafikleri
oluşturmak ve
biçimlendirmek,
sayfa 92
3 E-Posta İletileri
Göndermek
Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 İleti penceresinde çalışmak.
4 İletiler oluşturmak ve göndermek.
4 İletilere dosya eklemek.
4 İş grafikleri oluşturmak ve biçimlendirmek.
4 İletilerin görünüşünü kişiselleştirmek.
4 İletilere otomatik olarak imza eklemek.

Microsoft Office Outlook 2007 takvim, kişiler, görevler ve notlarınızı yönetmek için
yararlı araçlar içerse de pek çok insan Outlook’u temelde, e-posta iletileri göndermek
ve almak için kullanır. Geçtiğimiz on yıl içinde, e-posta (elektronik posta‘nın kısaltılmış
hali) iş iletişiminin kabul gören ve gerek duyulan bir biçimi haline geldi. Bunun yanında
pek çok insan, işten ya da evden arkadaşları ve aile üyeleriyle haberleşmek için de
e-postayı kullanmaktadır. Outlook, bir iş ağında ya da İnternet üzerinde birden çok
e-posta hesabına bağlanmayı kolaylaştırır ve e-posta iletilerini göndermek, yanıtlamak,
düzenlemek, filtrelemek, sıralamak, bulmak ve yönetmek için gerekli tüm araçları sağlar.

İpucu  Bu bölümde ve kitap boyunca, kolaylık sağlamak adına, e-posta iletilerinden


yalnızca iletiler olarak söz edeceğiz.

Outlook ileti gönderirken şunları yapabilirsiniz:

l Belgeler, elektronik tablolar ya da iş grafikleri gibi ekleri iletiye iliştirebilirsiniz.


l Renkler, yazı tipleri, arka planlar, elektronik imzalar ve elektronik kartvizitler
kullanarak iletilerinizi kişiselleştirebilirsiniz.
l Oylama düğmeleri, önem, duyarlılık ve anımsatıcılar gibi ileti seçeneklerini
ayarlayabilirsiniz.
l Bir ileti alıcının posta kutusuna teslim edildiğinde ya da alıcı tarafından açıldığında
elektronik alındı bilgileri isteyebilirsiniz.
   73
74    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

Bu bölümde, öğe penceresi arayüzünün, “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2. bölümde


açıkladıklarımızın dışında kalan öğelerini inceleyeceksiniz. İletiler oluşturup gönderecek,
iletileri alıcılara yönlendirecek biçimde adreslemenin çeşitli yollarını öğrenecek, eki
olan ve olmayan iletiler göndermekle ilgili uygulamalar yapacaksınız. Daha sonra,
Microsoft Office PowerPoint 2007 ve Microsoft Office Word 2007 ile birlikte Outlook’ta
da bulunan yeni, heyecan verici SmartArt özelliğini kullanarak bir iş grafiği oluşturacak
ve biçimlendireceksiniz. Son olarak, yazı tipini ve arka planı değiştirerek ve bir imza
ekleyerek bir iletiyi kişiselleştirmenin çeşitli yollarını deneyeceksiniz.

Önemli  Bu bölümde oluşturduğunuz iletileri, kitabın diğer bölümlerindeki alıştırmalar için


uygulama dosyası olarak kullanacaksınız.

Ayrıca Bakınız  Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti Hızlı Başvuru bölümüne bakın.

Önemli  Bu bölümdeki uygulama dosyalarını kullanabilmek için kitabın ekindeki CD’den


varsayılan konumlarına yüklemeniz gerekir. Daha fazla bilgi için sayfa xxv’teki “Kitabın
CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun giderme  Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler, Windows Vista
içindir. Bilgisayarınız Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP
Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler” bölümüne bakın.

İleti Penceresinde Çalışmak


Outlook e-posta iletilerini Posta modülünde görüntüler. Bir e-posta iletisi
oluşturduğunuz ya da bir iletiye yanıt verdiğinizde, bir ileti penceresi açılır. İleti penceresi,
Outlook program penceresindekilerden farklı komutlara sahiptir. İleti penceresindeki
komutları kullanarak giden e-posta iletilerini biçimlendirebilir ve değiştirebilirsiniz.

İletileri yönetmekle ilgili (bir iletiyi kaydetmek, yazdırmak, korumak ve paylaşmak gibi)
komutlara Office menüsünden ulaşılabilir.

Ayrıca bakınız  Şeritteki öğeler hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini Yönetmek”
başlıklı 2. bölümdeki “Kişi Penceresinde Çalışmak” başlığına bakın.
İleti Penceresinde Çalışmak   75

Bu alıştırmada, “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2. bölümde anlatılan kişi penceresi


öğelerinden farklı olan ileti penceresi öğelerini öğreneceksiniz. Bu alıştırma için
uygulama dosyası yoktur.

YAPIN    Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu


görüntüleyin.

1. Standart araç çubuğunda Yeni Posta İletisi düğmesini tıklayın.


Yeni Posta İletisi Adsız bir ileti penceresi açılır.

Hızlı Erişim Araç Çubuğunu İletinin konusunu görüntüleyen


Özelleştir düğmesi başlık çubuğu

İleti üstbilgisi Cetveli Görüntüle düğmesi

Önemli  Bilgisayarınızın ekran çözünürlüğüne ve kişi penceresinin boyutuna bağlı


olarak, her grup içinde daha az ya da daha çok sayıda düğme görebilirsiniz ya da
gördüğünüz düğmeler kitapta gösterilenden daha büyük ya da küçük simgelerle
temsil ediliyor olabilir. Komut arayüz sekmelerinin görünümü üzerindeki etkisini
anlamak için ileti penceresinin büyüklüğüyle ilgili denemeler yapın.
76    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

2. Menüyü görüntülemek için ileti penceresinin sol üst köşesindeki Microsoft Office
Düğmesi’ni tıklayın.
Microsoft Office
Düğmesi

İleti penceresinde çalışıyor olsanız da, Office menüsünden her tür Outlook öğesini
oluşturabileceğinize dikkat edin. Office menüsünde mevcut olan komutları bu
kitabın diğer bölümlerinde inceleyeceğiz.
Ayrıca Bakınız   Alıcıların gönderdiğiniz iletileri iletmesini, kopyalamasını ya da
yazdırmasını kısıtlamak hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve
Yapılandırmak” başlıklı 12. bölümde “E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak” başlığına
bakın. Yazdır komutları hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı
2. bölümdeki “İletileri Yazdırmak” başlığına bakın. Düzenleyici Seçenekleri iletişim
kutusundaki komutlar hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve
Yapılandırmak” başlıklı 12. bölümdeki “Office ve Outlook Ayarlarınızı Kişiselleştirmek”
başlığına bakın.

3. Office menüsünü kapatmak için menü dışında herhangi bir yeri tıklayın.
4. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir düğmesini tıklayın.
Sık kullanılan komutlar ve özelleştirme seçeneklerinden oluşan bir menü görünür.
Hızlı Erişim Araç
Çubuğu
İleti Penceresinde Çalışmak   77

İlk menü bölümündeki bir komutu tıklamak, o komutu Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na
ekler.
Ayrıca Bakınız  Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda gösterilen komutları özelleştirmek
hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12.
bölümdeki “Sık Kullanılan Outlook Komutlarını Kolay Erişilebilir Hale Getirmek” başlığa
bakın.

5. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir menüsünde, Şeridin Altında Göster‘i


tıklayın.
Hızlı Erişim Araç Çubuğu, sekmeler ve ileti üstbilgisi arasında bir konuma taşınır
değişir. Hızlı Erişim Çubuğu’na birçok ek komut eklerseniz ve ileti başlığı çubuğunda
gösterilen metni kapatmaya başlarsa, bu konumdan yararlanabilirsiniz.

Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun


alternatif konumu
78    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

6. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu eski yerine taşımak için, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu
Özelleştir menüsünde, Şeridin Üstünde Göster’i tıklayın.
İleti penceresindeki komutlar, dört sekme içindeki gruplar halinde düzenlenmiştir:
l İleti

l Ekle

l Seçenekler

l Metni Biçimlendir

İpucu  Bilgisayarınızda yüklü olan programlara bağlı olarak, Şerit’te burada


belirtilenlerden farklı sekmeler ve gruplar da görünebilir.

Varsayılan ayar olarak İleti sekmesi etkindir. İletiler oluşturmakla ilgili komut
düğmeleri, bu sekmedeki altı grupta düzenlenmiştir:
l Pano

l Temel Metin

l Adlar

l Ekle

l Seçenekler

l Yazım Denetleme

Yalnızca bu sekmedeki komutları kullanarak standart bir e-posta iletisi oluşturabilir


ve gönderebilirsiniz.
7. İleti sekmesini çift tıklayın.
Etkin sekmeyi çift tıklamak, Şerit’i gizler ve ileti için daha geniş bir alan sağlar.

Gizli sekmeler
İleti Penceresinden Çalışmak   79

8. Ekle sekmesini tıklayın.


Şerit, Ekle sekmesi etkin olarak yeniden görünür.

İpucu  Şerit’ten başka bir yeri (örneğin içerik bölmesini) tıklarsanız, Şerit yeniden
gizlenir. Bu uygulama, yeniden bir sekmeyi çift tıklayana kadar varsayılan ayar olarak
kalır.

Ekleyebileceğiniz öğelerle ilgili komut düğmeleri, bu sekmedeki altı grupta


düzenlenmiştir:
l Ekle

l Tablolar

l Çizimler

l Bağlantılar

l Metin

l Simgeler

9. Seçenekler sekmesini tıklayın.

İletilerin biçimlendirilmesi, görünüşü ve işlemlerle ilgili komut düğmeleri, bu


sekmedeki beş grupta düzenlenmiştir:
l Temalar

l Alanlar

l Biçim

l İzleme

l Diğer Seçenekler
80    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

10. Metni Biçimlendir sekmesini tıklayın.

İleti içeriğinin görünümüyle ilgili komut düğmeleri, bu sekmedeki altı grupta


düzenlenmiştir:
l Pano

l Yazı Tipi

l Paragraf

l Stiller

l Yakınlaştır

l Düzenleme

Bu sekmedeki komutların çoğu, İleti sekmesinde de görünür.

KAPATIN  İleti penceresini kapatın.

Outlook İleti Biçimleri


Outlook e-posta iletilerini üç ileti biçiminde gönderip alabilir:

l Köprü Metni İşaretleme Dili (Hypertext Markup Language-HTML) paragraf


stillerini (numaralı ve madde işaretli listeler de dahil olmak üzere), karakter
stillerini (yazı tipi ve boyutu, renkler, ağırlık gibi) ve arka planları (renkler
ve resimler gibi) destekler. Hepsi olmasa da e-posta programlarının çoğu
HTML biçimini destekler; desteklemeyenler HTML iletilerini Düz Metin olarak
görüntüler.
l Zengin Metin Biçimi (RTF) HTML’ye göre daha çok paragraf biçimlendirme
seçeneğini (kenarlıklar ve gölgelendirme gibi) destekler ama yalnızca Outlook
ve Microsoft Exchange Server’la uyumludur. Outlook, RTF iletilerini Exchange
ağınızın dışındaki alıcılara gönderirken HTML’ye dönüştürür.
l Düz Metin HTML ve RTF iletilerinde bulunan biçimlendirme özelliklerini
desteklemez ancak tüm e-posta programları tarafından desteklenir.
İletileri Oluşturmak ve Göndermek   81

İletiler Oluşturmak ve Göndermek


Hangi e-posta hesap türüne sahip olursanız olun bir İnternet bağlantınız olduğu
sürece, çalıştığınız kuruluş içindeki ve dünyanın dört bir köşesindeki insanlara iletiler
gönderebilirsiniz. Özel yazı tipleri ya da renkleri kullanarak ve kişi bilgilerinizi bir e-posta
imzası ya da kartvizit biçiminde ekleyerek iletilerinizi kişiselleştirebilirsiniz. (Temalar ve
sayfa arka planları gibi başka biçimlendirmeler de yapabilirsiniz ancak e-posta alıcıları
bunları her zaman istediğiniz gibi göremez; bu da iletilerinizin yeterince profesyonel
görünmemesine neden olabilir.) Başlıklar, listeler ya da tablolar ekleyerek iletinin daha
okunur olmasını sağlayabilir; çizelgeler, resimler, küçük resimler ya da diğer türlerde
grafikler ekleyerek bilgileri grafik biçiminde sunabilirsiniz. İletinize dosyalar ekleyebilir,
dosyalar ya da Web sayfaları gibi diğer bilgilere bağlayabilirsiniz.
Ayrıca Bakınız  İletileri biçimlendirmek hakkında daha fazla bilgi için bu bölümdeki “İletilerin
Görünümünü Kişiselleştirmek” başlığına bakın.

İletileri Adreslemek
Bir e-posta iletisini adreslemek, iletiyi alması istenen kişinin e-posta adresini Kime
kutusuna yazmak kadar basittir. Bir iletiyi birden çok kişiye göndermek, bazı alıcıları
iletinin farklı düzeyde muhatabı olduğunu belirtmek ya da bazı kişileri diğer alıcıların
bilgisi olmadan eklemek istiyorsanız, aşağıda bu uygulamalarla ilgili bazı ipuçları
verilmiştir.

Varsayılan ayar olarak, Outlook birden çok e-posta adresini noktalı virgülle ayırmanızı
gerektirir. Tercih ederseniz, Outlook’un hem virgül hem de noktalı virgülü kabul etmesini
sağlayabilirsiniz. Bunu yapmak için şu adımları izleyin:

1. Araçlar menüsünde Seçenekler‘i tıklayın.


2. Seçenekler iletişim kutusunda Tercihler sekmesindeki E- Posta Seçenekleri‘ni
tıklayın.
3. Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta
Seçenekleri‘ni tıklayın.
4. İleti gönderirken alanında Adres ayırıcısı olarak virgül kullanmaya izin ver onay
kutusunu seçip her üç iletişim kutusunda da Tamam ‘ı tıklayın.
Kime, Bilgi ya da Gizli kutularına bir e-posta adresi yazarken Outlook, eşleşen adresleri
kutunun altında bir listede görüntüler. Listeden bir ad ya da e-posta adresi seçip bu ismi
ya da adresi kutuya eklemek için Tab ya da Enter tuşlarına basın.
82    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

E-posta hesabınız bir Exchange Server ağının parçasıysa, yalnızca e-posta diğer adını
(örneğin, elif) yazarak, aynı ağdaki başka bir kişiye iletiler gönderebilirsiniz; “at” simgesi
(@) ve alan adı gerekli değildir.

Bir iletinin alıcısının adresi adres defterinizde varsa, o kişinin adını yazdığınızda Outlook
onun e-posta adresini arayacaktır. (Outlook’un o adı doğrulamasını bekleyebilir ya da adres
kutusundaki adları ve adresleri hemen doğrulamak için Ctrl+K tuşlarına basabilirsiniz.)
Varsayılan ayar olarak, Outlook Genel Adres Listesi’nde ve ana adres defterinde arama
yapar. Outlook’un diğer adres defterlerinde de arama yapmasını sağlamak için:

1. Araçlar menüsünde Adres Defteri‘ni tıklayın.


2. Adres Defteri penceresinde Araçlar menüsündeki Seçenekler‘i tıklayın.
3. Adresleme iletişim kutusunda Ekle‘yi tıklayın.
4. Adres Listesi Ekle iletişim kutusunda eklemek istediğiniz adres listesini seçtikten
sonra Ekle‘yi tıklayın. Kapat‘ı tıklayın.
5. Adresleme iletişim kutusunda Tamam ‘ı tıklayın. Adres Defteri penceresini kapatın.
Yeni iletinin Kime, Bilgi ya da Gizli kutusuna yazdığınız bir ad için Adres defterinde bir
girdi yoksa, iletiyi gönderirken Outlook, bir adres defteri girdisini seçmenizi ya da tam bir
e-posta adresini yazmanızı ister.

Bilgi Kopyası Göndermek


Bir iletiyi bir kişiye yalnızca bilgilendirme amaçlı göndermek için onun e-posta adresini
Bilgi kutusuna yazın. Kişiye konu hakkında bilgi vermek ama iletişime dahil olmasının
gerekmediğini belirtmek için bu yolu izleyebilirsiniz. Bir iletiyi diğer alıcıların bilgisi
olmadan birine göndermek için onun e-posta adresini Gizli kutusuna yazıp gizli
bilgilendirme gönderin. Outlook varsayılan ayar olarak Gizli alanını görüntülemez. Gizli
alanını görüntülemek için şu adımları izleyin:

1. Bir ileti penceresi görüntüleyin.


2. Seçenekler sekmesinde Alanlar grubundaki Gizli Alanını Göster düğmesini tıklayın.
Gizli kutusuna girilen adresler, iletinin diğer alıcıları tarafından görünmez, özgün iletiye
verilen yanıtlara da eklenmezler.

İleti Taslaklarını Kaydetmek


Bir iletiyi kaydedene ya da gönderene kadar, Outlook Taslaklar klasörünüzde iletinin
geçici bir kopyasını tutar. İletiyi göndermeden önce Outlook’u kapatırsanız (ya da bir
sorun yüzünden Outlook ya da bilgisayarınız kapanırsa) taslak çalışmanızın çoğunu ya
da tümünü korur. Bir iletinin ilk taslağı kaydedildiğinde (otomatik olarak ya da elle), ileti
üstbilgisinde “Bu ileti gönderilmedi” yazılı bir uyarı görünür.
İletileri Oluşturmak ve Göndermek   83

İleti penceresinin Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndaki Kaydet düğmesini tıklayarak ya da ileti
penceresini kapatıp taslağı tutmak isteyip istemediğinizi soran Microsoft Outlook ileti
kutusunda Evet’i tıklayarak bir ileti taslağını istediğiniz zaman kaydedebilirsiniz. (Hayır’ı
tıklarsanız, Outlook taslağı siler.) Bir taslak ileti üzerinde çalışmaya yeniden başlamak için,
Posta modülünü görüntüleyip Gezinti Bölmesi’nde Taslaklar klasörünü tıkladıktan sonra
açmak istediğiniz iletiyi çift tıklayın.

Sorun giderme  Adobe Acrobat’ın 6 ya da 7. sürümünü kullanan bazı kullanıcılar, Outlook


2007’de yeni iletiler oluştururken ya da iletileri yanıtlarken sorunlarla karşılaşabilirler. Adobe
Acrobat yüklüyse ve bu tür sorunlar yaşıyorsanız, Adobe Outlook eklentilerini kaldırmayı
deneyin.

Bu alıştırmada yeni bir e-posta iletisi oluşturacak ve göndereceksiniz. Bu alıştırma için


uygulama dosyası yoktur.

YAPIN    Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu


görüntüleyin.

1. Standart araç çubuğunda Yeni Posta İletisi düğmesini tıklayın.


Yeni Posta
İletisi
Yeni bir ileti penceresi açılır.

İleti üstbilgisi

İçerik bölmesi
84    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

İpucu  Yeni Posta İletisi okunu tıklayarak, randevular, kişiler, görevler ya da fakslar
gibi Outlook öğeleri yanında klasörler ve veri dosyaları gibi yapısal öğeleri de
oluşturabilirsiniz.

2. Kime kutusuna kendi e-posta adresinizi girin.


3. Konu kutusuna AA Fuar Programı yazın.

Önemli  Bu iletinin konusu AA ile başlar, böylece kolaylıkla Gelen Kutusu ve Giden
Kutusu klasörlerinizdeki diğer iletilerden ayırt edebilirsiniz.

4. İçerik bölmesine Fuarda aşağıda belirtilen kişiler çalışacaktır: yazın ve iki kere
tuşuna basın. İlk dört adın her birinden sonra bir kez ve en sonda iki kere
tuşuna basarak şu adları yazın: Aslı, Bülent, Cenk, Deniz, Elif.
5. Ad listesini seçin. İleti sekmesinde Temel Metin grubundaki Madde İşaretleri
düğmesini (okunu değil) tıklayın.
Madde İşaretleri

İpucu  Madde İşaretleri düğmesi, Metni Biçimlendir sekmesinin Paragraf grubunda


da vardır.

Outlook, ad listesini madde işaretli basit bir listeye dönüştürür.

İpucu  Bu kitapta bir komutu uygulamanız için yönergeler verildiğinde, komut


düğmesinin hangi sekmede ve hangi grup içinde göründüğü belirtilir. Aynı sekmede
birden fazla komut düğmesini kullanmanız istendiğinde, gereksiz tekrarlardan
kaçınmak için sekme adı her seferinde belirtilmeyecektir.

6. Madde işaretli listeyi seçili bırakarak, Temel Metin grubundaki Madde İşaretleri
okunu tıklayın.
İletileri Oluşturmak ve Göndermek   85

Outlook bu iletinin
taslağını kaydetti

Madde İşareti Kitaplığı’ndaki madde işareti türlerini inceleyin. İstediğiniz madde


işaretini tıklayarak listede bu madde işaretlerinden birini kullanabilirsiniz.
7. Madde İşaretleri galerisinde Liste Düzeyini Değiştir‘i işaret edin.
Bir liste öğesini madde imi karakteri ve girinti düzeyi ile birbirinden ayrılan dokuz
düzeyden herhangi birine indirgeyebilirsiniz (ya da yükseltebilirsiniz).
8. Değişiklik yapmadan Madde İşaretleri galerisini kapatmak için iki kere tuşuna
basın.
9. Ekleme noktasını iletinin sonuna taşımak için + tuşlarına basın. Dağıtılacak
hediyeler: yazıp iki kere tuşuna basın.
86    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

10. Ekle sekmesinde Tablolar grubundaki Tablo düğmesini tıklayın.


11. Tablo Ekle menüsünde ikinci satırdaki üçüncü hücreyi işaret edin.
İleti penceresindeki Tablo Ekle menüsünün arkasında, tablonun bir önizlemesi
görünür. Bu, Outlook’un birçok bölümünde ve diğer Microsoft Office 2007
programlarında bulunan yeni canlı önizleme işlevinin bir örneğidir. Canlı önizlemeyi
kullanarak bir seçeneği seçmeden önce etkisini görebilirsiniz.

12. Seçili hücreyi tıklayarak tabloyu iletiye ekleyin.


Şerit’te, Tasarım ve Düzen adlı iki tane Tablo Araçları bağlamsal sekmesi görünür.
Bağlamsal sekmeler yalnızca denetledikleri öğeler etkin (seçili) olduğunda görünür.
Bağlamsal sekmeler, standart sekmelerden renkleriyle ayrılır: bağlamsal grup adı
vurgulanmış ve etkin sekme renklidir. Bağlamsal gruplar birbirlerinden renklerle
ayrılır.
13. Aşağıdaki bilgileri tabloya girin:
9:00-11:00 12:00-2:00 3:00-5:00
Fare altlıkları Tişörtler Kalemler
İletilere Dosya Eklemek   87

Etkin tabloyu yönetmekle


ilgili bağlamsal sekmeler

Tablo Seçici

14. İleti üstbilgisinde Gönder düğmesini tıklayın.


Outlook pencereyi kapatır ve iletiyi gönderir. İletiyi Gelen Kutusu’nda aldığınızda,
daha sonra bir alıştırmada kullanmak üzere orada bırakın.

İletilere Dosya Eklemek


Bir dosyayı (Microsoft Office Word belgesi, Microsoft Office Excel elektronik tablosu
ya da Microsoft Office PowerPoint sunumu gibi) başka kişilere dağıtmanın kolay bir
yolu, dosyayı bir e-posta iletisine eklemektir. İletinin alıcısı dosyayı kendi sabit diskine
yükleyebilir, dosyayı iletiden açabilir ya da (Outlook 2007 kullanıyorsa) dosyanın
önizlemesini Okuma Bölmesi’nde görüntüleyebilir.
88    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

İletileri Yeniden Göndermek ve Geri Çekmek


Daha önce gönderdiğiniz bir iletinin (örneğin bir haftalık durum raporunun) yeni bir
örneğini göndermek isterseniz, iletiyi yeniden gönderebilirsiniz. Bir iletiyi yeniden
göndermek, iletilen bir iletiye eklenmiş olabilecek diğer bilgiler olmadan iletinin
yeni bir örneğini oluşturur. Bir iletiyi yeniden göndermek için:

1. Gönderilmiş Öğeler klasöründen yeniden göndermek istediğiniz iletiyi açın.


2. İleti sekmesinde Eylemler grubundaki Diğer Eylemler düğmesini tıklayın.
Listeden Bu İletiyi Yeniden Gönder’i tıklayın.
Outlook, özgün iletinin aynısı olan yeni bir ileti biçimi oluşturur. İsterseniz
göndermeden önce iletinin alıcılarını, konusunu, ekleri ya da içeriği
değiştirebilirsiniz.

Bir iletiyi gönderdikten sonra, onu göndermemeniz gerektiğini fark ederseniz


(örneğin iletide bir hata varsa ya da yanlış insanlara gönderdiyseniz), Outlook’a
iletinin okunmamış tüm kopyalarını silmesini ya da yerine yeni ileti koymasını
bildirerek geri çekebilirsiniz. Bir iletiyi geri çekmek için:

1. Gönderilmiş İletiler klasörünüzden geri çekmek istediğiniz iletiyi açın.


2. İleti sekmesinde Eylemler grubundaki Diğer Eylemler düğmesini tıklayın. Bu
İletiyi Geri Çek’i tıklayın.
3. Bu İletiyi Geri Çek iletişim kutusunda iletinin okunmamış kopyalarını silme ya
da yerlerine yeni ileti koyma seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın.
İletileri geri çekmek, yalnızca Exchange Server’a bağlı hesaplar için geçerlidir.

Bir dosyayı normal bir ek olarak ya da kuruluşunuzun Microsoft SharePoint ürünleri


ve teknolojilerine dayalı bir birlikte çalışma sitesi varsa, bir paylaşılan ek olarak
gönderebilirsiniz. Bir paylaşılan ek gönderdiğinizde, Outlook ekli dosya için bir belge
çalışma alanı oluşturur ve her alıcıya dosyanın bir kopyasını göndermek yerine çalışma
alanını ziyaret etmeleri için bir davetiye gönderir.

Ayrıca Bakınız  Bir dosya eki için paylaşılan bir çalışma alanı oluşturmak hakkında daha fazla
bilgi için “Başkalarıyla İşbirliği Yapmak” başlıklı 10. bölümdeki “Outlook’tan Belge Çalışma
Alanı Oluşturmak” başlığına bakın.

Bu alıştırmada, bir posta iletisinin eki olarak bir Word belgesi ve bir PowerPoint sunumu
göndereceksiniz.
İletilere Dosya Eklemek   89

KULLANIN  03_Ek belgesini ve 03_Ek sunumunu kullanın. Bu uygulama dosyaları


AA_Outlook2007 klasörünün altında Bölüm03 alt klasörü içinde bulunmaktadır.
YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu
görüntüleyin.

1. Standart araç çubuğunda Yeni Posta İletisi düğmesini tıklayın.


Posta İletisi
Yeni 2. Yeni ileti penceresinin Kime kutusuna kendi e-posta adresinizi yazın.

İpucu  Bir önceki alıştırmayı tamamladıysanız, siz yazmaya başlarken Outlook sizin
e-posta adresinizi bir listede görüntüleyecektir. Adresi, onu seçmek için Aşağı Ok
tuşuna basarak (gerekliyse) ve Enter tuşuna basarak ekleyebilirsiniz.

3. Konu kutusuna AA İlk Taslak yazın.


4. İçerik bölmesine İncelemeniz için bazı bilgiler gönderiyorum. yazın. Bir sonraki
satıra geçmek için tuşuna basın.
5. İleti sekmesinde Ekle grubundaki Dosya Ekle düğmesini tıklayın.

İpucu  Dosya Ekle düğmesinin daha büyük bir örneği Ekle sekmesindeki Ekle
grubunda vardır.

Dosya Ekle iletişim kutusu açılır ve Belgeler klasörünün içeriğini görüntüler.


90    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

6. Belgeler\MSP\AA_Outlook2007\Bölüm03 klasörüne gidin, 03_Ek belgesini tıklayın,


tuşuna basılı tutarak, 03_Ek sunumunu tıklayın. Ekle ‘yi tıklayın.

Sorun giderme  Varsayılan ayar olarak Windows, Explorer pencerelerinde ya


da iletişim kutularında dosya uzantıları görüntülenmez. Genellikle dosya türlerini
simgelerine bakarak ayırt edebilirsiniz; örneğin 03_Ek dosya adının önünde Word
simgesi vardır. Ama bir PowerPoint 2007 sunumunun önündeki simge, sunumun ilk
slaydının resmidir ve varsayılan Küçük Resimler görünümünde, yalnızca slaydın arka
planını görebilirsiniz.
Dosya türünü Görünüm listesinde Ayrıntılar’ı tıklayarak görüntüleyebilirsiniz ya da
Görünüm Listesi’nde Çok Büyük Simgeler, Büyük Simgeler, Orta Boy Simgeler ya da
Döşeme’yi seçerek daha büyük simgeler görüntüleyebilirsiniz. Bu görünümlerde,
simge resminin sağ alt köşesinde PowerPoint simgesinin var olduğunu görebilirsiniz.
Windows’un dosya uzantılarını görüntülemesini isterseniz, bir klasörü (Belgeler
klasörünüz gibi) görüntüleyin. Düzenle menüsünde Klasör ve Arama Seçenekleri’ni
tıklayın ve sonra Klasör Seçenekleri iletişim kutusunun Görünüm sekmesindeki Bilinen
Dosya Türleri için Uzantıları Gizle onay kutusunu temizleyip Uygula ya da Tamam’ı
tıklayın.

Dosya, ileti üstbilgisinin Eklenen kutusunda görünür.

7. İleti başlığında, Gönder düğmesini tıklayın.


Outlook ileti penceresini kapatır ve iletiyi gönderir. İletiyi daha sonraki bir
alıştırmada kullanmak üzere Gelen Kutusu’nda saklayın.
İletilere Dosya Eklemek   91

Kişi Bilgilerini Göndermek


Kendi kişi bilgilerinizi ya da başkalarının bilgilerini, kişinin Outlook kartvizitini bir
e-posta iletisine ekleyerek adres defterinizden başka bir Outlook kullanıcısına
gönderebilirsiniz. Alıcı daha sonra kişi bilgilerini kendi adres defterine kaydedebilir.

Bir kartvizit göndermek için:

1. İleti penceresinde İleti sekmesinde Ekle grubundaki Kartvizit Ekle düğmesini


tıkladıktan sonra listeden Diğer Kartvizitler’i seçin.

İpucu  Daha önce gönderdiğiniz kartvizitler Kartvizit Ekle listesinde görünür. Bir
kartviziti listeden seçerek onu iletiye ekleyebilirsiniz.

2. Tüm kişilerinizi listeleyen Kartvizit Ekle iletişim kutusunda, göndermek


istediğiniz kartı ya da kartları seçip Tamam’ı tıklayın. Birden çok adres
defteriniz varsa, Konum listesini tıklayarak başka bir adres defterini
görüntüleyebilirsiniz.
Birden çok ardışık kartı seçmek için ilk kartı tıklayın, diğer kartları seçmek
üzere Shift tuşunu basılı tutarak Aşağı Ok ya da Yukarı Ok tuşuna basın.
Birden çok ardışık olmayan kart seçmek için ilk kartı tıklayın, diğer kartları
seçmek üzere tuşunu basılı tutarak bir sonraki kartı tıklayın ve böyle
devam edin.
İletinin alıcısı, kartviziti, alınan iletiden Kişiler modülüne sürükleyerek ya da kartı
iletiden açıp Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayarak, kişiyi kendi ana adres defterine
ekleyebilir.

İpucu  Bu kitabın bir önceki bir basımını okuyanlardan, Outlook’ta adres-mektup


birleştirme e-posta iletilerinin nasıl oluşturulacağını soran iletiler aldık. Bu aslında
Outlook değil Word’un bir işlevidir.
Adres mektup birleştirme kullanarak birden çok alıcıya gönderilecek e-posta iletileri
oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için Joyce Cox ve Joan Preppernau tarafından
yazılan Adım Adım Microsoft Office Word 2007 (Arkadaş Yayınevi, 2008) adlı kitaba
bakın.
92    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

İş Grafikleri Oluşturmak ve Biçimlendirmek


“Bir resim bin sözcüğe eştir.” sözü, anlatmak istediklerinizi gitgide küreselleşen bir kitleye
net olarak açıklamak zorunda olduğunuz iş sektörü içindeki iletişimler için çok doğrudur.
Office 2007 programlarında, SmartArt adı verilen yeni bir özellik vardır. Bu araç, belgeler,
elektronik tablolar, sunumlar ve iletiler içinde profesyonel iş grafikleri oluşturmak için
çok yararlıdır. E-posta iletilerinizde ilişkiler, süreçler, döngüler, hiyerarşiler, vb.’ni anlatan
listeler ve şekilleri kolayca oluşturabilirsiniz. Bir iletiyi gönderirken, Outlook, ileti içindeki
tüm SmartArt grafiklerini statik grafiklere dönüştürür.

Bu alıştırmada, bir e-posta iletisi içinde bir SmartArt diyagramı oluşturacaksınız. Bu


alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN    Bu alıştırmaya başlamadan önce Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.


AÇIN  Yeni bir ileti penceresi açın.

1. İleti penceresini ekranı kaplayacak şekilde genişletip içerik bölmesini tıklayın.


2. Ekle sekmesinde Çizimler grubundaki SmartArt düğmesini tıklayın.
SmartArt Grafiği Seç iletişim kutusu açılır.
3. Var olan SmartArt grafiklerine genel olarak bakmak için iletişim kutusunun orta
bölmesini aşağı kaydırın. Bir grafiği işaret ederek adını görüntüleyebilirsiniz.
4. Sol bölmede İşlem’i tıklayın. Orta bölmede, en üst satırdaki son simgeyi (Dalgalı
Akış) tıklayın.
İş Grafikleri Oluşturmak ve Biçimlendirmek   93

Seçili SmartArt grafiğinin önizlemesi sağ bölmede görünür. Bu, üç adımlı bir işlemin
ayrıntılarını gösteren bir işlem diyagramıdır.
5. SmartArt Grafiği Seç iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.
Outlook, seçilen işlem diyagramını içerik bölmesine ekler. Önizlemedeki grafiğe
benzer görünümdedir ancak renkler ve üç boyutlu özellikler yoktur. (Biçimlendirme
seçeneklerini daha sonra seçeceksiniz.) SmartArt Araçları bağlamsal sekmeleri
Tasarım ve Biçim, Şerit’te görünür.

Etkin SmartArt grafiğini yönetmekle


ilgili bağlamsal sekmeler

Metin Bölmesi sekmesi

İpucu  Herhangi bir SmartArt diyagramında Metin Bölmesi’ni görüntülemek ya


da gizlemek için diyagramı tıkladıktan sonra Tasarım bağlamsal sekmesinde Grafik
Oluştur grubundaki Metin Bölmesi düğmesini ya da diyagram çizim alanının solundaki
Metin Bölmesi sekmesini tıklayabilirsiniz.
94    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

Metin Bölmesi’ne ya da doğrudan diyagrama metin girebilirsiniz; bir diyagram


öğesi seçmek ya da ekleme noktasını madde işaretli liste içinde bir yere
yerleştirmek, diyagramda ya da Metin Bölmesi’nde karşılık gelen öğeyi seçer.
Diyagram türü, Metin Bölmesi’nin altında görünür; diyagram türü adı ona işaret
edildiğinde, seçili diyagram türünün amacını açıklayan bir Ekran İpucu görüntülenir.
6. Metin Bölmesi’nde ilk madde işaretinin sağındaki [Metin] yer tutucusunu tıklayın
ve Plan yazın.
Siz bölmede yazarken, metin diyagram içinde de görünür.
7. İkinci düzey ilk madde işaretinin sağındaki [Metin] yer tutucusunu tıklayın ve
Mevcut müşterilerin incelenmesi yazın. Bir sonraki ikinci düzey madde işaretine
geçmek için tuşuna basın, Olası müşterilerin incelenmesi yazın.
Diyagramdaki yazı tipinin boyutu, yazı alanına sığacak biçimde değişir.
8. Metin Bölmesi’nde ve diyagramda başka bir ikinci düzey madde işareti oluşturmak
için, tuşuna basın ve Rekabetin analiz edilmesi yazın.
9. Diyagramdaki ikinci mavi kutuyu tıklayarak yer tutucuyu seçin ve Tanımla yazın.
Sözcüğü yazarken metin, Metin Bölmesi’ndeki ikinci ilk düzey madde işaretinde de
görünür.
10. Üçüncü mavi kutuya Tasarla yazın.
11. Tasarım bağlamsal sekmesinde Grafik Oluştur grubundaki Şekil Ekle okunu
(düğmesini değil) tıklayın. Listeden Sonuna Şekil Ekle’yi tıklayın.
Diyagramın sağında ve Metin Bölmesi’nde yeni bir öğe görünür.
İş Grafikleri Oluşturmak ve Biçimlendirmek   95

Diyagramın düzenine bağlı olarak seçili şeklin üstüne, altına, önüne ya da arkasına
şekiller ekleyebilirsiniz.
12. Yeni eklenen mavi kutuya Geliştir yazın.
13. Metin Bölmesi’nde Geliştir sözcüğünün sonunu tıklayın ve tuşuna basın.
Birinci düzey bir madde işareti ve yeni bir şekil görünür.

14. Test Et yazın ve Metin Bölmesi’nde Kapat düğmesini tıklayın.


Kapat Şu andaki geçerli boyutunda diyagram içindeki metni okumak çok zordur.
15. İşaretçi iki başlı ok haline gelene kadar diyagramın sağındaki hareket tutamacını
işaret edin. İleti penceresini kaplayıncaya kadar hareket tutamacını sağa sürükleyin.
16. Düzenler grubundaki Diğer düğmesini tıklayın.
Diğer
96    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

17. Canlı önizlemeleri ileti penceresinde görüntülemek için Düzenler galerisindeki


birkaç diyagram düzenini işaret edin. Sonra ilk satırdaki beşinci simgeyi (Sürekli
Blok İşlemi) tıklayın.
İşlem diyagramı düzeni değişir ama içerik aynı kalır.
18. SmartArt Stilleri grubundaki Diğer düğmesini tıklayın.

19. Canlı önizlemelerini ileti penceresinde görüntülemek için SmartArt Stilleri


galerisindeki birkaç diyagram stilini işaret edin. Sonra 3-D altındaki ilk simgeyi
(Parlatılmış) tıklayın.
20. SmartArt Stilleri grubundaki Renkleri Değiştir düğmesini tıklayın.

Renkler galerisinde görüntülenen renk düzenleri, geçerli temanın çeşitlemeleridir


ve altı tematik vurgu rengini yansıtan gruplar içinde düzenlenmişlerdir. Temayı
değiştirmek, galerideki renk düzenlerini de değiştirir.
İş Grafikleri Oluşturmak ve Biçimlendirmek   97

21. Canlı önizlemelerini görüntülemek için birkaç diyagram stilini tıklayın. Renkli
altındaki ikinci simgeyi (Renkli Aralık – Vurgu Renkleri 2 ile 3) tıklayın.
22. Kime kutusuna kendi e-posta adresinizi ve Konu kutusuna AA Gelişim Döngüsü
yazın.

23. İletiyi gönderin. Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.


24. İletiyi aldığınızda, diyagram Okuma Bölmesi’nde görünür durumdadır. İletiyi açıp
diyagramı tıklayın.
Diyagram artık etkin bir SmartArt grafiği değildir; statik bir resme
dönüştürülmüştür. İletinizi Gönderilmiş Öğeler klasöründen açarsanız, bu durumun
o ileti için de geçerli olduğunu fark edeceksiniz.

KAPATIN  İleti penceresini kapatın ve daha sonra başka bir alıştırmada kullanmak üzere
iletiyi tutun.
98    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

İleti Ayarlarını ve Teslim Seçeneklerini Değiştirmek


Bir ileti gönderirken, isteğe bağlı olarak iletinin ya da başka Outlook öğesinin
önemi, duyarlılığı ya da konu kategorisini belirten görsel göstergeler ekleyebilir,
diğer insanların ileti içeriğini değiştirmesini ya da iletmesini kısıtlayabilir,
oylama düğmeleri biçiminde basit bir geri besleme mekanizması sağlayabilir ve
gereksinimlerinize uygun ileti teslim seçenekleri belirtebilirsiniz.

Ortak ileti ayarları ve teslim seçenekleri aşağıda belirtilmiştir:

l Önem.  Bir iletinin önemini Yüksek ya da Düşük olarak ayarlayarak aciliyetini


belirtebilirsiniz. İleti üstbilgisinde buna karşılık gelen bir duyuru görünür.
Önem alanı görünümde yer alıyorsa, Gelen Kutusu’nda ya da başka bir ileti
klasöründe önem simgesi görünür.

Yüksek önem düzeyi Gizli

Düzenleme Şekli listesinde Önem’i tıklayarak, iletileri önem düzeyine göre


kolayca sıralayabilir ve gruplandırabilirsiniz.
l Duyarlılık.  Bir iletinin duyarlılığını Gizli, Kişisel ya da Özel olarak ayarlayarak
o iletinin özel kalması gerektiğini belirtebilirsiniz. İleti klasöründe bir gösterge
görünmez ama ileti üstbilgisinde Normal dışında bir duyarlılığı belirten bir
duyuru görünür. Duyarlılığın, Gelen Kutusu bölmesinde görüntülenen ileti
özniteliklere eklenmesini seçebilirsiniz; ancak bu durumda duyarlılık ileti
konusunun yerini alır ve bu çok işinize yaramaz.
l Güvenlik.  Bir dijital kimliğiniz varsa, iletiyi dijital olarak imzalayabilir ya da
iletinin içeriğini şifreleyebilirsiniz.
Ayrıca Bakınız  Dijital imzalar hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u
Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12. bölümdeki “E-Postanızın Güvenliğini
Sağlamak” başlığına bakın.
İş Grafikleri Oluşturmak ve Biçimlendirmek   99

l Oy seçenekleri.  Sizin ve ileti gönderdiğiniz alıcıların Exchange Server


hesabı varsa, iletilerinize oy düğmeleri ekleyerek alıcıların çok tercihli yanıt
seçenekleri arasından birini kolayca seçmesini sağlayabilirsiniz.
l İzleme seçenekleri.  Teslim ve okundu bilgileri isteyerek iletileri izleyebilirsiniz.
Bu bilgiler, alıcının e-posta sunucusu iletiyi alıcıya teslim ettiğinde ve alıcı
iletiyi okuduğunda sunucu tarafından otomatik olarak oluşturulan iletilerdir.
l Kategoriler.  Bir iletiyi, alıcının Outlook’ta bu iletiyi görüntülediğinde
görebileceği bir renk kategorisine atayabilirsiniz.
En sık kullanılan seçenekler, ileti penceresinin İleti sekmesindeki Seçenekler
grubunda bulunur. Diğer seçeneklere, Seçenekler grubunun sağ alt köşesindeki
İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıklayarak açabileceğiniz İleti Seçenekleri iletişim
kutusundan erişebilirsiniz.

Diğer kişilerin sizden aldıkları iletilere uygulayabilecekleri işlemleri, ileti


izinlerini kısıtlayarak sınırlayabilirsiniz. Örneğin, alıcıların iletiyi iletmelerini ya da
yazdırmalarını, ileti içeriğini kopyalamalarını ya da iletiyi iletirken ya da yanıtlarken
içeriği değiştirmelerini önleyebilirsiniz. (Kısıtlamalar ileti ekleri için de geçerlidir.)
Bir ileti penceresi içinde izin seçenekleri hem Office menüsünde hem de İleti
sekmesindeki Seçenekler grubunda bulunur.

Ayrıca Bakınız  Alıcıların gönderdiğiniz iletileri iletmesini, kopyalamasını ya da


yazdırmasını kısıtlamak hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve
Yapılandırmak” başlıklı 12. bölümdeki “E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak” başlığına
bakın.
100    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

İletilerin Görünüşünü Kişiselleştirmek


Varsayılan ayar olarak, bir Outlook iletisinin içeriği beyaz bir arka planda, sola hizalı
paragraflar şeklinde düzenlenmiş ve siyah, 10 nokta Calibri (Office programlarının
bu sürümünde yeni olan, çok kolay okunan tırnaksız bir yazı tipi) yazı tipiyle
biçimlendirilmiş olarak görünür. Bir iletinin görünüşünü yerel biçimlendirme (metin ya
da paragraf öznitelikleri) ya da genel biçimlendirme (bir tema ya da stil) uygulayarak
değiştirebilirsiniz.

Outlook 2007’de var olan yerel biçimlendirme seçenekleri, Office 2007’deki Word ve
diğer programlarda bulunan seçeneklerle büyük oranda aynıdır ve bu programlarla
çalıştığınız için onları zaten biliyor olabilirsiniz. Yapabileceğiniz biçimlendirme
değişiklikleri türlerinin kısa bir özeti aşağıda verilmiştir:

l Yazı tipi, boyutu ve rengi. Çeşitli büyüklüklerde ve sınırsız renk seçeneğiyle


220’den fazla yazı tipi.
l Yazı tipi stili.  Normal, kalın, italik ya da kalın italik.

l Alt çizgi stili ve rengi.  Her renkte düz, çoklu, noktalı, kısa kesikli çizgi, dalgalı ve
bunların pek çok birleşimleri.
l Efektler.  Üstü çizili, üst simge, alt simge, gölge, anahat, kabarık, basık, küçük
büyük, tümü büyük ya da gizli.
l Karakter aralığı.  Ölçek, aralık, konum ve yazı tipi aralığı.

l Paragraf öznitelikleri.  Hizalama, girinti ve aralık.

Genel biçimlendirme seçenekleri, birkaç tıklamayla uygulayabileceğiniz yerel


biçimlendirme kümeleridir. Çeşitli biçimlendirme seçeneklerinin önceden seçilmiş bir
birleşimini tüm iletiye uygulamak için bir tema kullanırsınız. Ayrıca Office 2007, Hızlı
Stiller adı verilen ve bir iletideki her öğeye ayrı ayrı uygulayabileceğiniz yeni, kullanışlı bir
biçimlendirme seçenekleri kümesi sunar.

Hızlı Stilleri genellikle iletilerden çok Word belgelerinde kullanacak olsanız da bu


bölümde konuyla ilgili genel bir özet sunacağınız, sonra kendiniz daha ayrıntılı olarak
inceleyebilirsiniz. Bir ileti penceresi içinde Hızlı Stiller, Metni Biçimlendir sekmesindeki
Stiller grubunda bulunur. Aralarında başlıklar, üstbilgiler, listeler, alıntılar, vurgu, vb. için
çeşitli standart stiller vardır. Hızlı Stiller galerisindeki bir stili işaret ederek, o stilin metnin
üzerindeki etkisinin canlı önizlemesini görebilirsiniz.
İletilerin Görünüşünü Kişiselleştirmek    101

Var olan 11 stil kümesinden birini seçerek (ya da kendi özel kümenizi oluşturarak), Hızlı
Stiller galerisindeki tüm stillerin görünümünü değiştirebilirsiniz. Bir stil kümesini seçmek,
geçerli belgedeki tüm metnin görünümüyle birlikte Hızlı Stil galerisindeki simgelerin
görünümümü de değiştirir. Metni Biçimlendir sekmesindeki Stiller grubunda bulunan
Stilleri Değiştir düğmesini tıkladıktan sonra Stil Kümesi, Renkler ya da Yazı Tipleri’ni işaret
ederek bir stil kümesi, renk düzeni ya da yazı tipi kümesini seçebilir ya da önizlemesini
görüntüleyebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  Hızlı Stiller, stil kümeleri, renk düzenleri ve yazı tipi kümeleri hakkında daha
fazla bilgi için, Joyce Cox ve Joan Preppernau tarafından yazılan Adım Adım Microsoft Office
Word 2007 (Arkadaş Yayınevi, 2008) adlı kitaba bakın.

Bu alıştırmada, bir e-posta iletisinin yazı tipini ve arka plan rengini değiştirirken
Outlook’un bu sürümünde yeni ya da geliştirilmiş olan bazı biçimlendirme özelliklerini
kullanmayı deneyeceksiniz. Daha sonra, aynı iletiye bir tema uygulayarak yerel
biçimlendirmenin üstüne yazacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.
102    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu


görüntüleyin.
AÇIN  Yeni bir ileti penceresi açın.

1. İçerik bölmesine Sizi önümüzdeki hafta yapacağımız kutlamada görmek


istiyoruz! yazın.
2. İşaretçi (paragrafı işaret eden) bir ok halini alana kadar az önce yazdığınız cümlenin
sol kenarını işaret ederek cümleyi seçin ve bir kez tıklayın.
Mini araç çubuğu görünür.

Bağlama duyarlı bu araç çubuğu, bir harf, sözcük ya da cümleyi fareyi kullanarak
seçtiğiniz zaman, çeşitli biçimlendirme seçeneklerini hemen kullanılabilir yapar.
Araç çubuğu ilk göründüğünde neredeyse saydamdır ve üzerini işaret ederek
etkinleştirmezseniz kısa bir süre sonra yok olur.
3. Mini araç çubuğu‘nda Yazı Tipi okunu tıklayın.
Yazı Tipi

İpucu  Mini araç çubuğu görünür değilse, Yazı tipi kutusunu İleti sekmesindeki Temel
Metin grubunda ve Metni Biçimlendir sekmesindeki Yazı Tipi grubunda bulabilirsiniz.
İletilerin Görünüşünü Kişiselleştirmek   103

Outlook 2007’de, Outlook’un önceki sürümlerine göre çok daha fazla sayıda yazı
tipi vardır. Her yazı tipinin adı, listede o yazı tipinde görünür, böylece size cazip
gelen bir yazı tipini kolayca seçebilirsiniz.
4. Yazı Tipi listesini aşağı kaydırın, farklı yazı tiplerini inceleyin ve ardından Franklin
Gothic Medium‘u tıklayın.
Seçili metnin yazı tipi değişir.
5. Mini araç çubuğundaki ya da Metni Biçimlendir sekmesinde Yazı Tipi grubundaki
Yazı Tipi Boyutu okunu tıklayın ve listeden 12‘yi seçin.
Yazı Tipi Boyutu
Seçili metnin boyutu değişir.
6. Hiçbir harf seçmeden önümüzdeki sözcüğünü tıklayın. Metni Biçimlendir
sekmesinde Yazı Tipi grubundaki Yazı Tipi Rengi okunu tıklayın.
Yazı Tipi Rengi

Outlook 2007, yeni bir tema renkleri (seçili temaya bağlı olarak değişir) ve standart
renkler paleti sunar.
7. Yazı Tipi Rengi galerisinde Standart Renkler’in altında Kırmızı kutusunu tıklayın.
önümüzdeki sözcüğünün yazı tipi rengi kırmızı olur. Onu seçmediğiniz halde tüm
sözcüğün değiştiğine dikkat edin. Bu, Outlook 2007’nin yeni bir özelliğidir.
8. önümüzdeki sözcüğünü çift tıklayın ve Mini araç çubuğu‘ndaki (ya da Pano
grubundaki) Biçim Boyacısı düğmesini tıklayın. Bir kez hafta sözcüğünü tıklayın.
Biçim Boyacısı
104    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

Outlook, önümüzdeki sözcüğünün biçimlendirmesini hafta sözcüğüne kopyalar.


Biçim Boyacısı’nı kullanarak biçimlendirmeyi bir öğeden diğerine kopyalayabilirsiniz.
Biçimlendirmeyi birden çok öğeye kopyalamak için, Biçim Boyacısı düğmesini çift
tıklayarak bu özelliği açın ve biçimlendirme uygulamasını tamamladıktan sonra
kapamak için yeniden düğmeyi tıklayın.
9. Seçenekler sekmesinde Temalar grubundaki Sayfa Rengi düğmesini tıklayın.
Sayfa Rengi galerisi, Yazı Tipi galerisindekilerle aynı tema renklerini ve standart
renkleri içerir.
10. Sayfa Rengi galerisinde herhangi bir rengi işaret edin.
Outlook, ileti penceresindeki rengin canlı önizlemesini görüntüler.

11. Sayfa Rengi galerisindeki renk gradyan alanında, soldan beşinci sütundaki üstten
ikinci tonu (Vurgu 1, Daha Açık 60%) tıklayın.
İletinin arka planı seçilen renkle değişir.
12. Temalar grubundaki Temalar düğmesini tıklayın.
Outlook temalar galerisini görüntüler. Her tema simgesinde, tema renkleri altta
görünür ve sunum arka planı sağda görünür.
İletilerin Görünüşünü Kişiselleştirmek   105

13. Temalar galerisinde Cumba‘yı tıklayın.


İleti arka planı seçilen temaya göre değişir.
Temalar grubundaki Renkler düğmesinde görüntülenen renklerin değiştiğine dikkat
edin.
14. Temalar grubundaki Sayfa Rengi düğmesini tıklayın. Listede, yeni sayfa arka
planını, renk gradyan alanında görüntülenen yeni renk kümesiyle karşılaştırın. Sayfa
arka planı rengi hâlâ Vurgu 1, Daha Açık 60%‘tır (11. adımda seçtiğiniz ton).

İpucu  Bu alıştırmada yaptığız biçimlendirmeyle ilgili değişiklikler, yalnızca etkin ileti


için geçerlidir ve otomatik olarak diğer iletilere uygulanmayacaktır.
106    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

15. Kime kutusuna kendi e-posta adresinizi yazın; Konu kutusuna AA Şenlik
Anımsatması yazın ve iletiyi gönderin.
İletiyi Gelen Kutusu’nda aldığınızda, daha sonraki bir alıştırmada kullanmak üzere
orada saklayın.

İpucu  Seçenekler sekmesinde Temalar grubundaki ilgili düğmeleri tıklayarak bir


temayla ilişkili renkleri, yazı tiplerini ve efektleri değiştirebilirsiniz. Size özel farklı
birleşimler denemek isteyebilirsiniz, ama Outlook’un geniş bir yelpazede sunduğu
tema seçeneklerinden birinin ihtiyaçlarınızı karşıladığını göreceksiniz.

İletilere Otomatik Olarak İmza Eklemek


Kâğıt üzerinde bir ileti oluşturduğunuzda, iletinin sonuna adınızı yazarak imza
ekleyebilirsiniz. Bir Outlook iletisi oluşturduğunuzda, elle ya da otomatik olarak, önceden
tanımlanmış bir metin bloğunu (isteğe bağlı olarak grafiklerle birlikte) ekleyerek iletinin
sonuna bir e-posta imzası ekleyebilirsiniz. E-posta imzası, ileti alıcılarına tutarlı bilgi
sağlar. E-posta imzanıza istediğiniz her metni ya da grafiği ekleyebilirsiniz; genellikle
adınızı ve iletişim bilgilerinizi ekleyebileceğiniz gibi şirket adı, iş unvanı, yasal bir uyarı,
şirkete ait ya da kişisel bir slogan, bir fotoğraf, vb. de ekleyebilirsiniz. Outlook 2007
kullanırken, e-posta imzanızın bir parçası ya da tümü olarak elektronik kartvizitinizi
ekleyebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  Elektronik kartvizitler hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini Yönetmek”
başlıklı 2. bölümdeki “Elektronik Kartviziti Kişiselleştirmek” başlığına bakın.

Farklı türlerdeki iletilerde kullanmak üzere farklı imzalar oluşturabilirsiniz. Örneğin,


müşterilerle yazışmalar için resmi bir iş imzası, ofis içi yazışmalar için günlük bir iş imzası
ve ikincil bir hesaptan gönderilen iletiler için kişisel bir imza oluşturabilirsiniz. Bunun
yanında yeni e-postaları gönderirken daha fazla bilgi içeren ve yanıtları gönderirken
daha az bilgi içeren bir imza oluşturabilirsiniz. E-posta imzanızın metnini, metin iletileriyle
aynı şekilde biçimlendirebilirsiniz.
İletilere Otomatik Olarak İmza Eklemek   107

Bu alıştırmada bir e-posta imzası oluşturacak ve ardından Outlook’a, oluşturduğunuz


tüm yeni e-posta iletilerine bu imzayı eklemesini bildireceksiniz. Bu alıştırma için
uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u açın ve Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Araçlar menüsünde Seçenekler‘i tıklayın.


Seçenekler iletişim kutusu açılır.

2. Posta Biçimi sekmesinde İmzalar düğmesini tıklayın.


İmzalar ve İleti Örneği iletişim kutusu açılır.
3. E-posta İmzası sekmesinde Yeni‘yi tıklayın.
108    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

4. Yeni İmza iletişim kutusuna yeni e-posta imzanızın adı olarak İş yazın ve Tamam‘ı
tıklayın.
Outlook İş imzasını oluşturur.
5. İmzayı düzenle alanına Saygılarımla yazın ve yanına virgül koyun. tuşuna
basın ve ardından adınızı yazın.
6. Adınızı seçin, Yazı Tipi okunu tıklayın. Listeden Lucida Handwriting’i (ya da
Yazı Tipi istediğiniz başka bir yazı tipini) seçin.
7. Yazı Tipi Boyutu okunu tıklayın. Listeden 14‘ü seçin.
Yazı Tipi Boyutu

8. Yazı Tipi Rengi okunu tıklayın. Standart Renkler’in altındaki Mor kutusunu tıklayın.
Yaptığınız değişiklikleri görmek için adınız dışında başka bir yeri tıklayın.
Yazı Tipi Rengi
İletilere Otomatik Olarak İmza Eklemek   109

9. İstediğiniz diğer biçimlendirmeleri uygulayın.

İpucu  Elektronik kartvizitinizi imzanızın bir parçası olarak eklemek istiyorsanız,


Kartvizit düğmesini tıklayın. Kartvizit Ekle iletişim kutusunda, adınızı bulup tıklayın ve
Tamam‘ı tıklayın.

Bir e-posta iletisine oluşturduğunuz herhangi bir imzayı elle ekleyebilirsiniz ama
Outlook’un sizin yerinize eklemesini sağlamak dahaişlevseldir.
10. Varsayılan imzayı seç alanında Yeni iletiler okunu tıklayın. Listeden İş‘i seçin.
Artık Outlook, bu hesaptan gönderdiğiniz tüm yeni e-posta iletilerine imzanızı
ekleyecektir ama yanıtlara ya da iletilenlere eklemeyecektir.

İpucu  Outlook’ta kurulu birden çok e-posta hesabınız varsa, Outlook’un her bir
hesaptan gönderilen iletilere farklı bir imza eklemesini isteyebilirsiniz. Bunu yapmak
için, E-posta Hesabı listesinde o hesabı tıklayın, Yeni İleti ve/veya Yanıtlar/İletilenler
listesinde o hesapla kullanmak istediğiniz imzayı tıklayın ve Tamam‘ı tıklayın.

11. İstediğiniz diğer değişiklikleri yapın ve ardından açık olan iki iletişim kutusunda
Tamam‘ı tıklayın.
110    Bölüm 3  E-Posta İletileri Göndermek

12. Standart araç çubuğunda Yeni Posta İletisi düğmesini tıklayın.


İçerik bölmesinde e-posta imzanızın bulunduğu yeni bir ileti açılır.

İpucu  Otomatik olarak eklenen imzayı, diğer bütün metinler gibi seçip silerek bir
iletiden kaldırabilirsiniz.

KAPATIN  İleti penceresini kapatın.


YAPIN  Bu alıştırmada oluşturduğunuz İş imzasını kullanmak istemiyorsanız, Yeni İletiler
imzasını <yok>seçeneği seçili olacak şekilde ayarlamayı unutmayın.
Önemli Noktalar   111

Önemli Noktalar
l Outlook 2007’de bir ileti oluşturmak için ihtiyacınız olan tüm komutlar, ileti
penceresinin üstündeki Şerit’te, işlevlerine göre sekmeler halinde gruplanmıştır.
l Metin, köprüler ve ekler içeren e-posta iletilerini kolayca oluşturabilirsiniz.
l Çok çeşitli biçimlerde iletiler gönderebilirsiniz. Bazı ileti biçimleri diğerlerinden
daha fazla biçimlendirme seçeneğini destekler. HTML ya da Zengin Metin
Biçimlendirme’yi desteklemeyen e-posta programlarını kullanan alıcılar, iletiyi düz
metin olarak göreceklerdir.
l İleti metnini ve arka planını biçimlendirmek için, tek tek biçimlendirme seçeneklerini
ve stilleri kullanabilir ya da bir tema uygulayabilirsiniz.
l Outlook 2007, Word 2007 ve PowerPoint 2007’de var olan yeni SmartArt özelliğini
kullanarak profesyonel iş grafikleri oluşturabilirsiniz.
l Bir elektronik kartvizit kullanarak kişi bilgilerini otomatik olarak e-posta iletilerine
ekleyebilirsiniz. Farklı amaçlar için farklı imzalar oluşturabilir ve Outlook’un e-posta
hesabına ve ileti türüne bağlı olarak belirli bir imzayı eklemesini sağlayabilirsiniz.
Bir Bakışta Bölüm

Bir iletiden görev ya da


randevu oluşturmak,
sayfa 130

İletileri ve ileti eklerini


görüntülemek, sayfa 114

Yeni posta bildirimleriyle


çalışmak, sayfa 126
4 E-Posta İletilerini
İşlemek
Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 İletileri ve ileti eklerini görüntülemek.
4 İletileri yanıtlamak ve iletmek.
4 Yeni posta bildirimleriyle çalışmak.
4 Bir iletiden görev ya da randevu oluşturmak.
4 İletileri yazdırmak.

Aldığınız yeni e-posta iletilerinin çoğu Microsoft Office Outlook Gelen Kutusu’nda
görünür. (Bu kuralın dışında kalanlar, sizin ya da yöneticinizin koyduğu kurallarla işlenen
iletiler ile şüpheli içerik nedeniyle Önemsiz E-posta klasörüne yönlendirilenlerdir.)

İletiler Gelen Kutusu’na ulaştıktan sonra, onları çeşitli biçimlerde işleyebilirsiniz. Örneğin:

l İletiyi Okuma Bölmesi’nde ya da bir ileti penceresinde okuyabilirsiniz.

l Ekleri Okuma Bölmesi’nde ya da uygun programda görüntüleyebilir ve sabit


diskinize kaydedebilirsiniz.
l Yalnızca iletiyi gönderene ya da iletiyi gönderenle birlikte tüm alıcılara yanıt
verebilirsiniz.
l İletiyi başka birine iletebilirsiniz.

l İletiye bağlı olarak bir randevu ya da görev oluşturabilirsiniz.

l İletileri kategorilere ayırabilir ya da ileride başvurmak üzere bir Outlook klasöründe


dosyalayabilirsiniz.
l İleride “basılı” bir kopyaya başvurmak üzere iletiyi yazdırabilirsiniz.

l İletiyi silebilirsiniz.

Çevrimiçi çalışırken, genellikle iletiler e-posta sunucunuz tarafından işlenir işlenmez


onları alırsınız. Çevrimdışı çalışıyorsanız, yeni iletileri karşıdan yüklemek için sunucunuza
bağlanmanız gerekecektir. Bunu elle yapabilir ya da Outlook’u, yeni iletileri otomatik
olarak düzenli aralıklarla kontrol etmek üzere ayarlayabilirsiniz.
   113
114    Bölüm 4  E-Posta İletilerini İşlemek

Ayrıca Bakınız  Outlook kuralları hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve
Yapılandırmak” başlıklı 12. bölümdeki “İletileri İşlemek için Kurallar Oluşturmak” başlığına
ve önemsiz e-posta hakkında daha fazla bilgi için aynı bölümdeki “İstenmeyen İletileri
Engellemek” başlığına bakın.

Bu bölümde, e-posta iletilerini almak, görüntülemek, yanıtlamak ve başka şekilde


işlemeyi öğreneceksiniz. İletilerin ve onlara eklenmiş dosyaların önizlemesini ve kendisini
görüntüleyeceksiniz. İletileri yanıtlayacak ve ileteceksiniz. Ardından Yeni Posta bildirimleri
yoluyla gelen iletilerle çalışacak ve bildirimleri istediğiniz biçimde görüntülemek
üzere yapılandırmayı öğreneceksiniz. Bir iletiyi izlemek için bayrakla işaretleyecek ve
Yapılacaklar listesinde görünmesini sağlayacak, iletiden bir randevu oluşturacak ve iletiyi
yazdıracaksınız.

Ayrıca Bakınız  Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.

Önemli  Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları


kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa
xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun giderme  Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler Windows Vista
içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP
Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler” başlığına bakın.

İletileri ve İleti Eklerini Görüntülemek


Outlook’u her açtığınızda ve e-posta sunucusuna bağlandığınızda, son bağlandığınızdan
bu yana gelen yeni iletiler Gelen Kutusu’nda görünür. Ayarlarınıza bağlı olarak, Outlook
ya tüm iletiyi ya da ileti üstbilgisini bilgisayarınıza yükler; ileti üstbilgisi, ileti hakkında
aşağıdakiler gibi temel bilgiler sağlar:

l Öğe türü (ileti, toplantı isteği, görev ataması, vb.)

l Kimin gönderdiği

l Ne zaman aldığınız

l Konu

l İlettiğiniz ya da yanıtlandığınız

l Ek içerip içermediği

l Dijital olarak imzalanıp imzalanmadığı ya da şifrelenip şifrelenmediği

l Yüksek ya da düşük öneme sahip olarak işaretlenip işaretlenmediği


İletileri ve İleti Eklerini Görüntülemek   115

Okunmuş ve Anımsatıcı eklenmiş


yanıtlanmış toplantı isteği

Bir ya da birden çok


ek içeriyor

Okunmamış ileti Gönderen, konu ve Önem


alınma zamanı

Henüz okumadığınız iletiler kapalı zarf simgesiyle ve kalın başlıkla belirtilir. Bir ileti
metnini çeşitli yollarla görüntüleyebilirsiniz:

l İleti listesindeki bir iletinin üstbilgisini çift tıklayarak onu kendi penceresinde
açabilirsiniz.
l İleti listesindeki bir iletinin üstbilgisini tıklayıp Okuma Bölmesi’nde görüntüleyerek
iletiyi açmadan okuyabilirsiniz.
l Ara Çubuğunu Kullanarak Tek Tuşla Oku seçeneğini etkinleştirirseniz, Space tuşuna
basarak bir iletinin sayfalarında ilerleyebilirsiniz. Bir iletinin sonuna ulaştığınızda, bir
sonraki iletinin ilk sayfası görüntülenir. Birkaç iletiyi arka arkaya Okuma Bölmesi’nde
okumak istiyorsanız ya da Space tuşuna basmak, fare kullanarak Okuma Bölmesi’ni
kaydırmaktan daha kolay geliyorsa, bu seçenek sizin için uygundur. Bu seçeneği
etkinleştirmezseniz, bir iletiyi görüntülerken Space tuşuna basmanın hiçbir etkisi
olmaz. Bu nedenle, kullanacağınızdan emin olmasanız bile etkinleştirmenin bir
zararı yoktur.
116    Bölüm 4  E-Posta İletilerini İşlemek

İpucu  Space tuşuna basarak iletilerdeki sayfalarda ilerleyip ilerlemeyeceğinizi kontrol


etmek için, Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun
Diğer sekmesinde Outlook bölmeleri altındaki Okuma Bölmesi’ni tıklayın. Okuma
Bölmesi iletişim kutusunda Ara Çubuğunu Kullanarak Tek Tuşla Oku onay kutusunu
seçin ya da temizleyin ve iki kere Tamam’ı tıklayın.

l Otomatik Önizleme özelliğini kullanarak, her iletinin ilk üç satırını ileti üstbilgisi
altında görüntüleyebilirsiniz. Genellikle bir iletinin ilk üç satırına göz gezdirmek, o
iletiyi nasıl yöneteceğinizle ilgili temel kararları vermenize yetecek bilgiyi sağlar.
Tek olumsuz tarafı, varsayılan İletiler görünümü her iletiye iki satır ayırırken,
Otomatik Önizleme’nin beş satır ayırmasıdır; bu nedenle ekranınızda bir kerede
daha az ileti görünebilir.

İletileri Okundu Olarak İşaretlemek


Bir iletiyi açtığınızda Outlook kapalı zarf biçimindeki ileti simgesini açık zarf olacak
şekilde değiştirerek ve ileti listesindeki başlığın kalın yazı tipini normal yaparak,
iletiyi okuduğunuzu bildirir. Outlook’a, belirli bir süre bir iletinin önizlemesini
Okuma Bölmesi’nde görüntüledikten sonra iletiyi okundu olarak işaretlemesini de
bildirebilirsiniz. Bunu yapmak için şu adımları izleyin:

1. Araçlar menüsündeki Seçenekler’i tıklayın.


2. Seçenekler iletişim kutusunun Diğer sekmesinde Outlook Bölmeleri
alanındaki Okuma Bölmesi’ni tıklayın.
3. Okuma Bölmesi iletişim kutusunda Outlook’un, Okuma Bölmesi’nde
görüntülediğiniz iletileri nasıl işlemesini istiyorsanız ona karşılık gelen onay
kutusunu seçin.
l Okuma Bölmesi’nde görüntülenen öğeleri okundu olarak işaretle. Öğe
Okuma Bölmesi’nde beş saniye ya da sizin belirlediğiniz süre boyunca
görüntülendikten sonra, Outlook onu okundu olarak işaretleyecektir.
l Seçim değişince öğeyi okundu olarak işaretle. Outlook, başka bir öğeyi
seçtiğinizde, ilk öğeyi okundu olarak işaretleyecektir.
4. Açık iletişim kutularının ikisinde de Tamam’ı tıklayın.
Öğeyi farenin sağ düğmesiyle tıklayarak ve ardından Okundu Olarak İşaretle ya da
Okunmadı Olarak İşaretle’yi tıklayarak, bir öğeyi okundu ya da okunmadı olarak elle
işaretleyebilirsiniz. (Bağlam menüsü yalnızca geçerli seçeneği gösterir.)
İletileri ve İleti Eklerini Görüntülemek   117

İleti eklerini çeşitli yollarla görüntüleyebilirsiniz:

l Eki, açık bir iletiden ya da Okuma Bölmesi’nden açabilirsiniz.

l Belirli ek türlerinin (Microsoft Office Excel elektronik tabloları, Microsoft Office


PowerPoint slayt gösterileri, Microsoft Office Word belgeleri ve Portable Document
Format (PDF) dosyaları gibi) önizlemelerini ekli dosyayı açmadan, doğrudan
Okuma Bölmesi’nde görüntüleyebilirsiniz. Outlook 2007’nin bu yeni özelliği size
zaman kazandırır ve verimliliği artırır. Microsoft dışında başka şirketlerin sağladığı
(üçüncü taraf eklentiler adı verilen) eklentileri yüklediğinizde, bu dosya türlerini de
görebilirsiniz.
l Eki sabit diskinize kaydedip oradan açabilirsiniz. Bir ekin virüs içerdiğinden
şüpheleniyorsanız bu işlemi uygulamanız önerilir, çünkü bu şekilde açmadan önce
ek için (bilgisayarınızda bir virüs programı yüklüyse) virüs taraması yapabilirsiniz.
Ayrıca Bakınız  Bilgisayarınızı virüslerden korumak hakkında daha fazla bilgi için, Joan
Preppernau ve Joyce Cox tarafından yazılan Adım Adım Windows Vista (Arkadaş Yayınevi,
2008) adlı kitaba ya da Online Training Solutions, Inc. tarafından hazırlanan Adım Adım
Microsoft Windows XP (Arkadaş Yayınevi, 2005) adlı kitaba bakın.

Bu alıştırmada, bir ileti ve bir ekin önizlemesini görüntüleyecek ve onları açacaksınız.

KULLANIN  “E-Posta İletileri Göndermek” başlıklı 3. bölümde oluşturduğunuz AA İlk


Taslak iletisini kullanın. Bu alıştırmayı tamamlamadıysanız, şimdi tamamlayabilir ya da Gelen
Kutusu’nda eki olan herhangi bir iletiyi kullanabilirsiniz.
YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u açın ve Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Görünüm menüsünde Otomatik Önizleme’yi tıklayın.

Sorun giderme  Görünüm menüsündeki Otomatik Önizleme simgesi gölgeli ise, bu


özellik zaten etkinleştirilmiştir.

Her iletinin ilk üç satırı, Gelen Kutusu’nda ileti başlığının altında görünür.
118    Bölüm 4  E-Posta İletilerini İşlemek

2. Gelen Kutusu’nda AA İlk Taslak iletisini bulup tıklayın.


Outlook iletiyi Okuma Bölmesi’nde görüntüler. Okuma Bölmesi’nin ileti üstbilgisini
ve ekli dosyaların adlarını görüntülediğine dikkat edin.
3. Okuma Bölmesi’nde ileti üstbilgisinin altındaki İleti düğmesini işaret edin.

Sorun giderme   Bu alıştırmada eki olmayan bir iletiyle çalışıyorsanız, bir İleti
düğmesi görmeyeceksiniz.

Bir Ekran İpucu eklerin sayısını görüntüler.


İletileri ve İleti Eklerini Görüntülemek  119

4. 03_Ek.docx ekini işaret edin.


Bir Ekran İpucu ekli dosyanın adını, türünü ve boyutunu görüntüler.

5. 03_Ek.docx iletisini bir kez tıklayın.


Outlook bu dosyanın önizlemesini görüntüleme istediğini onaylamanızı ister.
Bu güvenlik önlemi, virüslerin ya da diğer zararlı içeriğin sizin onayınız olmadan
çalışmasını engellemek için tasarlanmıştır.

6. Okuma Bölmesi’nde Dosyanın önizlemesini görüntüle’yi tıklayın.

İpucu  Outlook’un, ileride siz kesin olarak izin vermeden eklerin önizlemelerini
görüntülemesini istiyorsanız, Bu tür dosyaların önizlemesini görüntülemeden önce her
zaman uyar onay kutusunu temizleyin.

Word 2007 belgesi biçimlendirmesini koruyarak, Okuma Bölmesi’nde görünür.


Word’u açmadan, tüm belgeyi bu bölme içinde aşağı kaydırarak görebilirsiniz.
120    Bölüm 4  E-Posta İletilerini İşlemek

7. 03_Ek.pptx ekini tıklayın. Dosyanın önizlemesini görüntüle düğmesini tıklayın.


Bu PowerPoint sunumunun başlık slaydı Okuma Bölmesi’nde görünür. Bölmenin
sağ alt köşesindeki Önceki Slayt ve Sonraki Slayt düğmelerini tıklayarak sunumun
slaytları içinde hareket edebilirsiniz.

Slayt gezinti
düğmeleri

8. Okuma Bölmesi’nde İleti düğmesini tıklayın.


Okuma Bölmesi’de ileti metni yeniden görünür. Bu şekilde ileti ve ekleri arasında
geçiş yapabilirsiniz.
9. Okuma Bölmesi’nde 03_Ek.pptx ekini çift tıklayın. Posta Eki Açılıyor iletişim
kutusunda Aç’ı tıklayın.
PowerPoint 2007 başlar ve 03_Ek sunumunu açar.
Ayrıca Bakınız  PowerPoint 2007’nin özellikleri hakkında temel bilgiler için Joyce Cox
ve Joan Preppernau tarafından yazılan Adım Adım Microsoft Office PowerPoint 2007
(Arkadaş Yayınevi, 2008) adlı kitaba bakın.

10. Tekrar Gelen Kutusu’na gitmek için sunumu kapatın.


11. İleti listesinde AA İlk Taslak iletisini çift tıklayın.
İleti kendi penceresinde açılır.
İletileri Yanıtlamak ve İletmek   121

İleti üstbilgisinin ve ekli dosyanın en üstte göründüğüne dikkat edin. Bir eki bir kez
tıklayarak ileti penceresinde o ekin önizlemesini görüntüleyebilir ve çift tıklayarak
eki açabilirsiniz.

KAPATIN  AA İlk Taslak ileti penceresini kapatın.

İletileri Yanıtlamak ve İletmek


İleti penceresi ya da Standart araç çubuğundaki Yanıtla, Tümünü Yanıtla ya da İlet
düğmelerini tıklayarak aldığınız e-posta iletilerinin çoğunu yanıtlayabilir ya da
iletebilirsiniz. Bir iletiyi yanıtlarken, Outlook seçtiğiniz yanıt seçeneğine bağlı olarak,
yanıtı ya yalnızca özgün iletinin göndericisine ya da iletinin göndericisi ve iletinin
adreslendiği ve kopyalandığı (Kime ve Bilgi kutularında listelenen alıcılar) tüm diğer
kişilere adresleyerek Kime ve Bilgi kutularını sizin için doldurur. Outlook gizli kopyaların
alıcılarını (Gizli alıcıları) ileti yanıtlarına eklemez. Bir yanıtı göndermeden önce alıcıları
ekleyebilir, değiştirebilir ve silebilirsiniz.

Bir iletinin tüm alıcılarını yanıtınıza eklemek için, Tümünü Yanıtla düğmesini tıklayın.
Outlook, yanıtınızı özgün iletinin göndericisine ve özgün iletinin Kime kutusunda
listelenen tüm alıcılara adresler ve özgün iletinin Bilgi kutusunda listelenen tüm alıcılara
bir kopya gönderir.

Benzer biçimde, kısıtlanmış izinlerle gönderilmediği sürece, alınan bir iletiyi herhangi bir
e-posta adresine (alıcının Outlook kullanıp kullanmadığına bağlı olmadan) iletebilirsiniz.
Bir iletiyi iletirken, Outlook alıcı kutularınızı sizin için doldurmaz.

Ayrıca Bakınız  Alıcıların iletileri kopyalamasını, yazdırmasını ya da iletmesini kısıtlamak


hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12.
bölümdeki “E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak” başlığına bakın.
122    Bölüm 4  E-Posta İletilerini İşlemek

Bir e-posta iletisini yanıtlarken, e-postayla ilgili görgü kurallarına dikkat etmeye özen
gösterin. Örneğin, büyük ekler içeren iletileri, eke ihtiyacı olmayan, bant genişliği az
bağlantıları olan insanlara iletmeyin. Yanıtınız bir iletinin tüm alıcılarını ilgilendirmiyorsa,
özellikle ileti, yüzlerce üyesi olabilecek bir dağıtım listesine adreslenmişse, tüm alıcı
listesine yanıt göndermeyin.

İpucu  Outlook kullanan kişilerin, gönderdiğiniz bir iletinin yanıtını otomatik olarak tüm
alıcılara göndermesini engellemek için, Tümünü Yanıtla işlevi devre dışı bırakılmış özel
bir ileti formu yaratabilirsiniz. Daha fazla bilgi için
office.microsoft.com/tr-tr/Outlook/HA101316871055.aspx adresindeki “Tümünü Yanıtla ve
İlet İşlevlerinin e-posta alıcıları tarafından kullanılmasını önleme” adlı makaleye bakın.
Bu yöntem, Microsoft Windows Mail, Microsoft Outlook Express ya da Microsoft Outlook
Web Access kullanan alıcıların Tümünü Yanıtla işlevini kullanmasını engellemez. Bununla
birlikte iletinizi yanıtlayan kişi kendi yanıtını özgün alıcıların tümüne elle adreslemeyi her
zaman seçebilir.
İnsanların yanıtları birden çok ileti alıcısına göndermesini engellemenin daha kolay bir
yolu, iletiyi kendinize adreslemek ve tüm diğer alıcılara gizli kopyalar göndermektir. Bu
durumda alıcı listesini kimse göremeyecektir.

Özgün ileti bir ya da daha çok ek içeriyorsa, yanıtların ekleri kapsamadığına ama
iletilenlerin kapsadığına dikkat edin.

İpucu  Bir iletide oy düğmeleri varsa, iletiyi açıp göndermek istediğiniz yanıta karşılık
gelen düğmeyi tıklayarak yanıt verebilirsiniz. Ya da Okuma Bölmesi’nde Oylamak İçin Burayı
Tıklayın etiketli bilgi çubuğunu tıkladıktan sonra istediğiniz seçeneği tıklayabilirsiniz. İleti
üstbilgisinde oyunuzun bulunduğu boş bir yanıt göndermeyi seçebilir ya da başka metinler
de içerecek biçimde yanıtı düzenleyebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  Diğer Outlook öğelerine yanıt vermek hakkında daha fazla bilgi için
“Randevular, Olaylar ve Toplantıları Yönetmek” başlıklı 6. bölüme ve “Görevleri İzlemek”
başlıklı 8. bölüme bakın.

Bir e-posta imzası kullanıyorsanız, yanıtlar ve iletilen iletilerde görünecek, yeni iletilerde
varolanlardan farklı bir imza belirtebilirsiniz. Örneğin, yeni iletilerde görünen imzaya tam
adınızı, soyadınızı ve kişi bilgilerinizi eklemek, ama yanıtlar ve iletilen iletilerde görünen
imzaya yalnızca adınızı eklemek isteyebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  E-posta imzaları hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletileri Göndermek”
başlıklı 3. bölümdeki “İletilere Otomatik Olarak İmza Eklemek” başlığına bakın.
İletileri Yanıtlamak ve İletmek   123

Alınan bir iletiyi ileti penceresi içinde yanıtlar ya da iletirseniz, yanıtınızı gönderdikten
sonra özgün ileti açık kalır. Outlook’a, özgün iletileri yanıtladıktan sonra onları
kapatmasını bildirebilirsiniz; o noktada büyük olasılıkla iletiyle çalışmayı bitirmiş
olacaksınız. Bunu yapmak için, Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler
iletişim kutusunun Tercihler sekmesindeki E-posta Seçenekleri düğmesini tıklayın. E-posta
Seçenekleri iletişim kutusunda, Yanıtlanan Veya İletilen Özgün İletiyi Kapat’ı seçip açık
iletişim kutularının her ikisinde de Tamam’ı tıklayın.

Bu alıştırmada, iletileri yanıtlayacak ve ileteceksiniz.

KULLANIN  “E-Posta İletileri Göndermek” başlıklı 3. bölümde “İletilere Dosyalar Eklemek”


konusunda oluşturduğunuz AA İlk Taslak iletisini kullanın. O alıştırmayı tamamlamadıysanız,
şimdi tamamlayabilir ya da Gelen Kutusu’ndaki herhangi bir iletiyi kullanabilirsiniz.
YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’un Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.
AÇIN  AA İlk Taslak iletisini açın.

1. İleti penceresinin en üstündeki başlık bilgisine bakın.


Bu iletinin iki ek içerdiğine ve ileti penceresindeki Şerit’ini alınan bir iletide
kullanabileceğiniz tüm komutları içeren tek bir sekme (İleti sekmesi)
görüntülediğine dikkat edin.
2. İleti sekmesinde Yanıtla grubundaki Yanıtla düğmesini tıklayın.
Outlook, size (özgün göndericiye) adreslenmiş bir yanıt iletisi yaratır. İleti başka
kişilere de gönderilmiş olsaydı, yanıt onları kapsamayacaktı.
124    Bölüm 4  E-Posta İletilerini İşlemek

İleti konusu satırında, bunun daha önceki bir iletiye yanıt olduğunu belirten Re: (ya
da YNT:) öneki görüntülenir. Yanıtın özgün ekleri içermediğine (ve aslında özgün
iletide bir ek olduğuna dair hiçbir belirti olmadığına) dikkat edin. İleti üstbilgisiyle
birlikte özgün ileti, yatay bir çizgiyle yeni içerikten ayrılmış olarak içerik bölmesinde
görünür.
3. İçerik bölmesinde ekleme noktasının bulunduğu yere Bu konuyu kesinleştirmeden
önce Pazarlama ekibinden onay almalıyız. yazın.
4. Yanıt iletisi üstbilgisinde Gönder düğmesini tıklayın.
Outlook, yanıtınızı gönderir. (E-posta sunucunuza bağlıysanız, yanıt az sonra Gelen
Kutusu’nda görünecektir.) Özgün ileti, ekranınızda açık kalır.
5. Özgün iletide, Yanıtla grubundaki İlet düğmesini tıklayın.

Sorun giderme  Özgün ileti kapandıysa, Standart araç çubuğundaki İlet düğmesini
tıklayın.

Outlook, iletinin, bir alıcıya adreslenmemiş yeni bir örneğini yaratır. İleti konusu
satırına eklenen FW: (ya da İLT:) öneki, bunun iletilen bir ileti olduğunu belirtir.
Özgün iletiye eklenmiş olan dosyalar, Eklenen kutusunda görünür. Bunların dışında,
ileti önceki yanıt iletisiyle aynıdır.

İletilen bir iletiyi, başka herhangi bir iletiyi adresleyip gönderdiğiniz gibi adresler ve
gönderirsiniz.
6. Ekleme noktasının bulunduğu Kime kutusuna kendi e- posta adresinizi yazın. İçerik
bölmesine Bunları gözden geçirmeyi unutmayın! yazın.
7. İletiyi gönderip özgün ileti penceresini kapatın.
İletileri Yanıtlamak ve İletmek   125

Sorun giderme  Çevrimiçi çalışmıyorsanız, bu iletileri almayacaksınız. Devam


etmeden önce sunucunuza bağlanıp iletileri yükleyin.

İkinci ileti Gelen Kutusu’nda göründüğünde, iki iletiyi karşılaştırın. İletilen ileti,
özgün iletinin eklerini içerir. Konu satırındaki önekler ve girdiğiniz metin dışında
iletiler aynıdır.

KAPATIN  Açık olan tüm ileti pencerelerini kapatın.

İletileri Silmek
Bir iletiyi, kişi kaydını ya da başka bir öğeyi sildiğinizde, Outlook geçici olarak onu
posta kutunuzun Silinmiş Öğeler klasörüne taşır. Bu klasörü Gezinti Bölmesi’nden
açabilir, silinmiş ama temizlenmemiş öğeleri görebilir ve öğeleri başka klasörlere
taşıyarak geri yükleyebilirsiniz.
Outlook, siz öğeleri Silinmiş Öğeler klasöründen temizleyene kadar onları kalıcı
olarak silmez. Tüm Silinmiş Öğeler klasörünü elle ya da otomatik olarak boşaltabilir
ya da öğeleri tek tek kalıcı olarak silebilirsiniz.

Tek bir öğeyi kalıcı olarak silmek için şu adımları izleyin:


1. Gezinti Bölmesi’ndeki Silinmiş Öğeler klasörünü tıklayarak içeriğini
görüntüleyin.
2. Silinmiş Öğeler listesindeki silmek istediğiniz öğeyi tıklayın (ya da birden çok
öğe seçin).
3. Standart araç çubuğunda Sil düğmesini tıklayın (ya da tuşuna basın).
4. Seçili öğeleri tamamen silmek isteyip istemediğinizi soran Microsoft Office
Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın.
Silinmiş Öğeler klasörünü elle boşaltmak için şu adımları izleyin:
Ü Gezinti Bölmesi‘nde Silinmiş Öğeler klasörünü farenin sağ düğmesiyle
tıklayın“Silinmiş Öğeler” Klasörünü Boşalt’ı tıklayın. Görünen ileti kutusunda
Evet’i tıklayın.
Outlook’tan her çıktığınızda Silinmiş Öğeler klasörünü otomatik olarak boşaltmak
için aşağıdaki adımları izleyin:
1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın.
2. Seçenekler iletişim kutusunun Diğer sekmesinde, Çıkarken Silinmiş Öğeler
klasörünü boşalt onay kutusunu seçip Tamam’ı tıklayın.
126    Bölüm 4  E-Posta İletilerini İşlemek

Yeni Posta Bildirimleriyle Çalışmak


Gelen Kutusu’na yeni iletiler, toplantı istekleri ya da görev atamaları ulaştığında, başka
bir uygulamada çalışıyorsanız ya da bilgisayardan uzaktaysanız e-posta etkinliklerinden
haberiniz olması için Outlook sizi çeşitli biçimlerde uyarır.

l Microsoft Windows görev çubuğunun sağ kenarındaki bildirim alanında bir Yeni
Posta İletisi simgesi görünür.

Yeni Posta İletisi


simgesi

l Ekranınızda birkaç saniye boyunca, gönderen, konu ve iletinin ilk birkaç kelimesini
(yaklaşık 125 karakter) görüntüleyen yarı saydam bir masaüstü uyarısı görünür.
Masaüstü uyarısından bir iletiyi açabilir, okundu olarak bayrakla işaretleyebilir,
yanıtlayabilir ya da silebilirsiniz.

Masaüstü uyarılarının yerini, saydamlığını ve görüntülenme süresini değiştirebilir ya


da onları görüntülememeyi seçebilirsiniz:
l Uyarıyı Outlook program penceresi içine ya da dışına yerleştirebilirsiniz.
Örneğin, çoğunlukla Windows görev çubuğu gizli olarak çalışıyorsanız,
uyarıları her işaret edişinizde yanlışlıkla görev çubuğunu görüntülememek için
uyarıyı görev çubuğundan uzak bir yere yerleştirmek isteyebilirsiniz.
l Uyarı ekranda 3 ile 30 saniye arasında durabilir. Varsayılan değer 7 saniyedir.

l Uyarı düz bir renk ya da yüzde 80’e kadar saydam olabilir. Varsayılan
değer yüzde 20 saydamdır. Saydam uyarıların yapmakta olduğunuz işin
görünümüne daha az engel olduğunu fark edeceksiniz.
Yeni Posta Bildirimleriyle Çalışmak   127

l Outlook penceresi daraltılmışsa ya da başka bir uygulama penceresi etkinse, bir


uyarı sesi duyulur. Bu sesi değiştirebilir ya da kapatabilirsiniz.
l Bir ileti aldığınızda fare işaretçisi kısa bir süreliğine biçim değiştirir. Bu özelliği
kapatabilirsiniz.
Bu uyarıları özelleştirebilir ya da kapatabilirsiniz.

Bu alıştırmada, masaüstü uyarı ayarlarını özelleştirecek ve iletileri aldığınızda masaüstü


uyarıları yoluyla onları işleyeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Araçlar menüsündeki Seçenekler’i tıklayın.


Seçenekler iletişim kutusu açılır.

2. Tercihler sekmesindeki E-posta Seçenekleri düğmesini tıklayın.


128    Bölüm 4  E-Posta İletilerini İşlemek

3. E-posta Seçenekleri iletişim kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni


tıklayın.

İpucu  Masaüstü uyarılarını kapatmak için Yeni Posta Masaüstü Uyarısı Göster onay
kutusunu temizleyin.

4. Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusunda, Masaüstü Uyarısı


Ayarları’nı tıklayın.
Masaüstü Uyarısı Ayarları iletişim kutusu açılır.
Yeni Posta Bildirimleriyle Çalışmak   129

İpucu  Masaüstü Uyarısı Ayarları iletişim kutusuna hızla erişmek için bir masaüstü
uyarısı geldiğinde, uyarıdaki Seçenekler düğmesini ve ardından Masaüstü Uyarısı
Ayarları’nı tıklayın. Seçenekler düğmesini tıkladıktan sonra Yeni Posta Masaüstü
Uyarısını Devre Dışı Bırak’ı tıklayarak masaüstü uyarılarını kapatabilirsiniz.

5. Masaüstü Uyarısı ne kadar süre görünür olmalı kaydırıcısını, kaydırıcı çubuğunun


sol ucuna sürükleyerek 3 saniye olarak ayarlayın ve ardından Önizleme’yi tıklayın.
Masaüstünüzün sağ alt köşesinde yarı saydam örnek bir masaüstü uyarısı görünür
ve üç saniye sonra kaybolur.
6. Önizleme’yi yeniden tıklayın ve uyarı göründüğünde onu işaret edin.
Saydam uyarı, belirgin hale gelir. Fare işaretçisi uyarının üstünde durduğu sürece
uyarı görünür kalır.
7. Örnek masaüstü uyarısını, ekranınızın sağ üst köşesine sürükleyin.
Daha sonra görüntülenecek masaüstü uyarıları, örnek uyarıyı götürdüğünüz yerde
görünür.
8. Masaüstü Uyarısı Ayarları iletişim kutusunda Masaüstü Uyarısı ne kadar saydam
olmalı kaydırıcısını, kaydırıcı çubuğunun sol ucuna sürükleyerek 0% saydam olarak
ayarlayın ve ardından Önizleme’yi tıklayın.
Örnek masaüstü uyarısı ekranın sağ üst köşesinde görünür ve saydamlığı geçerek
belirginleşir.
9. Masaüstü uyarısını, görünmesini istediğiniz yere taşıyın. Masaüstü Uyarısı
Ayarları iletişim kutusundaki seçeneklerde denemeler yapıp gerektikçe yaptığınız
değişikliklerin önizlemelerini görüntüleyerek süreyi ve saydamlığı istediğiniz gibi
ayarlayın.
10. İşiniz bittiğinde, açık olan dört iletişim kutusunda da Tamam’ı tıklayın.
11. Standart araç çubuğunda, Yeni Posta İletisi düğmesini tıklayın.
Yeni Posta İletisi Bir yeni ileti penceresi açılır.
12. Kime kutusuna e-posta adresinizi girin. Konu kutusuna AA Uyarı Denemesi 1
yazın.

Önemli  Bu kitaptaki alıştırmalarda çalışırken kendinize göndermenizi istediğimiz


tüm iletilerin konusu AA ile başlar, böylece uygulama dosyalarını Gelen Kutusu ve
Gönderilmiş Öğeler klasörlerindeki diğer iletilerden kolaylıkla ayırt edebilirsiniz.

13. İleti gövdesine Bu bir denemedir yazın. İletiyi gönderin.


130    Bölüm 4  E-Posta İletilerini İşlemek

İleti Gelen Kutusu’na ulaştığında, Windows görev çubuğunun sağ ucundaki bildirim
alanında Yeni Posta İletisi simgesiyle birlikte ekranınızda masaüstü uyarısı görünür.
14. Masaüstü uyarısı göründüğünde, etkin olarak kalmasını sağlamak için onu işaret
edin.

İleti Seçeneklerini görüntüle

İletiyi görev listesesine ekle


Uyarıda görüntülenen metni işaret ederseniz, altı çizili olarak görünür. İletiyi bir ileti
penceresinde açmak için altı çizili metni tıklayabilirsiniz.
15. Masaüstü uyarısında Seçenekler düğmesini tıklayın. Okundu Olarak İşaretle’yi
tıklayın.
Seçenekler
Masaüstü uyarısı kapanır ve Gelen Kutusu’ndaki ileti okunmuş olarak işaretlenir
(Gelen Kutusu görünür olsa da olmasa da).
16. Standard araç çubuğunda Yeni Posta İletisi okunu tıklayın. Listeden Toplantı
İsteği’ni seçin.
Yeni bir toplantı isteği penceresi açılır.
17. Kime kutusuna e-posta adresinizi yazın. Konu kutusuna AA Uyarı Denemesi 2
yazın. Konum kutusuna Gelen Kutusu yazın ve toplantı istediğini gönderin.
18. Bir Anımsatıcı penceresi açılırsa, Artık Anımsatma’yı tıklayın.
Ayrıca Bakınız  Toplantı istekleri hakkında daha fazla bilgi için “Randevuları, Olayları ve
Toplantıları Yönetmek” başlıklı 6. bölümdeki “Toplantıları Zamanlamak, Güncelleştirmek
ve İptal Etmek” başlığına bakın.

19. Masaüstü uyarısı göründüğünde, onu işaret edin ve sonra Öğeyi Sil düğmesini
tıklayın.
Öğeyi Sil

Uyarıyı kapat

İletiyi sil
İleti, Gelen Kutusu’ndan Silinmiş Öğeler klasörüne taşınır ve masaüstü uyarısı
kapanır.

Bir İletiden Görev ya da Randevu Oluşturmak


Sık sık başkalarından e-postayla aldığınız bilgilere dayanarak işlem yapmanız gerekir.
Başka işlemler yanında, görev listesi ya da takviminize bir öğe eklemeniz gerekebilir.
Bir İletiden Görev ya da Randevu Oluşturmak  131

Outlook 2007, bir görevi e-posta iletisinden görev listenize eklemeyi büyük ölçüde
kolaylaştırır. Outlook 2003’te, iletileri izlemek için bayraklarla işaretleyebiliyor, bayraklı
iletileri bayraklara göre sıralayıp bir klasör içinde ya da İzleme İçin Arama Klasörü’nde
görüntüleyip tüm posta kutunuz içinde bulabiliyordunuz. Outlook 2007’de, bir iletiyi
herhangi bir klasör içinde bayrakla işaretlemek ya da bir kişi kaydını bayrakla işaretlemek,
o öğeyi görev listenize ekleyerek Yapılacaklar Çubuğu ya da Görevler modülünde
görünmesini sağlar.

Ayrıca Bakınız  Yapılacaklar Çubuğu ve Görev Listesi hakkında daha fazla bilgi için “Outlook
2007’yle Çalışmak” başlıklı 1. bölümdeki “Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek” başlığına
bakın. Görevler oluşturmak ve yönetmek hakkında daha fazla bilgi için “Görevleri İzlemek”
başlıklı 8. bölüme bakın.

İletiyi bayrakla işaretleyerek bir görev oluşturmak çok yararlı olsa da, bazı sınırlamalara
dikkat etmelisiniz. İletiyi işaretlemek normal bir görev oluşturmaz; yalnızca iletiyi
görev listesine ekler. Bu nedenle bayrakla işaretlenmiş bir iletiyi başka bir Outlook
kullanıcısına atayamaz ya da durumunu izleyemezsiniz. İleti penceresi, ileti listesi ya da
görev listesindeki bayrağını ya da iletiyi seçtikten sonra Standart araç çubuğundaki İzle
düğmesini tıklayarak, onu tamamlanmış olarak işaretleyebilirsiniz: Bunu yapmak iletiyi
görev listenizden çıkarır ve bayrağı bir onay işaretine dönüştürür. Ancak bu uygulamanın
en önemli dezavantajı, iletiyi saklamak zorunda olmanızdır; onu değişik posta
klasörlerine taşıyabilirsiniz ama iletiyi silmek, görevi de silecektir.

İpucu  Yalnızca bir ileti bayrağını tıklayarak oluşturulan görevler, görev listenizde
varsayılan bitiş tarihi başlığı altında görünür. Bayrağı farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan
sonra Hızlı Tıklatma Ayarla’yı tıklayarak varsayılan bitiş tarihini değiştirebilirsiniz. Hızlı
Tıklatma Ayarla iletişim kutusunda, varsayılan olarak görünmesini istediğiniz bitiş
tarihini (seçenekler: Bugün, Yarın, Bu Hafta, Gelecek Hafta, Tarih Yok, Tamamlandı)
seçtikten sonra Tamam’ı tıklayın.
Bir iletiyi bayrakla işaretlediğinizde, varsayılandan farklı bir görev bitiş tarihi belirtmek
için, bayrağı farenin sağ düğmesiyle tıklayıp ardından bitiş tarihini tıklayabilirsiniz:
Bugün, Yarın, Bu Hafta, Gelecek Hafta, Tarih Yok ya da Özel (belirli başlangıç ve bitiş
tarihleri ayarlamanıza olanak tanır).

Outlook e-posta iletisine dayanarak bir Takvim öğesi (bir randevu, olay ya da toplantı
isteği) oluşturmak için de kolay bir yöntem sunar; tek yapmanız gereken iletiyi Gezinti
Bölmesi’ndeki Takvim düğmesine sürüklemektir. Fare düğmesini bıraktığınızda,
bir randevu penceresi açılır. Randevu konusu kutusuna ileti konusu yazılıdır, içerik
bölmesinde ileti metni vardır ve ileti ekleri randevuya eklenmiştir. Başlangıç ve bitiş
saatleri, geçerli saatin yarım saat sonrasına ayarlanmıştır. Takvim modülü içinde
bir olay ya da toplantıyı oluşturduğunuz şekilde, bu randevuyu da bir olay ya da
toplantıya dönüştürebilirsiniz. İleti içindeki bilgilerin bir kısmını ya da tümünü, Takvim
132    Bölüm 4  E-Posta İletilerini İşlemek

öğesinin parçası olarak koruyabilirsiniz, böylece siz (ve bir toplantı isteği yaratırken
diğer katılımcılar) istediğiniz zaman bilgilere kolayca ulaşabilirsiniz. Takvim öğesini
oluşturduktan sonra, asıl iletiyi Gelen Kutusu’ndan silebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  Outlook Takvim öğeleri oluşturmak ve yönetmek hakkında daha fazla bilgi için
Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek” başlıklı 6. bölümde bakın.

Bu alıştırmada, bir e-posta iletisinden bir görev ve ardından bir randevu yaratacaksınız.

KULLANIN  “E-Posta İletileri Göndermek” başlıklı 3. bölümdeki “İletiler Oluşturmak


ve Göndermek” konusunda yarattığınız AA Fuar Programı iletisini kullanın. O alıştırmayı
tamamlamadıysanız, şimdi tamamlayabilir ya da Gelen Kutusu’ndaki iletilerden herhangi
birini kullanabilirsiniz.
YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce, Outlook Gelen Kutusu’nu ve Yapılacaklar
Çubuğu’nu görüntüleyin.

1. İleti listesini aşağı kaydırarak AA Fuar Programı iletisine gidin. İleti üstbilgisinin sağ
ucundaki saydam bayrağı tıklayın.

Etkin Olmayan
Bayrak kırmızı olur ve Yapılacaklar Çubuğu görev listesindeki Bugün başlığı altında
İleti Bayrağı AA Fuar Programı adlı bir görev görünür.
Bir İletiden Görev ya da Randevu Oluşturmak   133

2. Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nde AA Fuar Programı görevini işaret edin.


Başlangıç tarihi, anımsatıcı saati, bitiş tarihi, iletinin bulunduğu klasör ve iletiye
atanan kategoriyi görüntüleyen bir Ekran İpucu görünür.
3. AA Fuar Programı görevini çift tıklayın.
Bayraklı ileti, bir ileti penceresinde açılır. İleti üstbilgisi, bu iletiyi izlemeniz
gerektiğini belirtir. Belirtilen başlangıç ve bitiş tarihleri bugünün tarihleridir.

Görev bilgisi

4. İleti penceresini kapatın.


5. Gezinti Bölmesi’nde Görevler düğmesini tıklayarak Görevler modülünü
görüntüleyin.
Etkin görevleriniz Yapılacaklar Listesi’de görünür. Listedeki her öğenin önündeki
simge, onun standart bir görev, e-posta iletisi, kişi, vb. olduğunu belirtir.
İleti simgeleri Gelen Kutusu’nda gösterilenlerin aynısıdır ve iletinin okunup
okunmadığını ve iletiyi yanıtladığınızı ya da ilettiğinizi belirtir.
134    Bölüm 4  E-Posta İletilerini İşlemek

6. Yapılacaklar Listesi’nde AA Fuar Programı görevini tıklayarak ayrıntılarını Okuma


Bölmesi’nde görüntüleyin.

Bu alıştırmanın amaçları açısından, iş arkadaşlarınızla bu iletinin içeriğini tartışmak


üzere bir toplantı düzenlemeniz gerektiği için bu iletiyi izlemek üzere bayrakla
işaretlediğinizi varsayın.
7. İletiyi, Yapılacaklar Listesi’nden Gezinti Bölmesi’ndeki Takvim düğmesine
sürükleyin ama fare düğmesini bırakmayın.
Sürüklediğiniz iletiyi Takvim düğmesi üzerinde tuttuğunuzda, Gezinti Bölmesi, Posta
modülü bilgileri yerine Takvim modülü bilgilerini görüntüleyecek biçimde değişir.
8. İletiyi Takvim düğmesi üzerine bırakarak iletiye dayanan bir randevu yaratın.
Bir İletiden Görev ya da Randevu Oluşturmak   135

Tüm Gün Olayı onay kutusunu seçerek randevuyu bir olaya ya da katılmaları için
diğer kişileri davet ederek bir toplantıya dönüştürebilirsiniz. Özgün iletinin içeriğini
etkilemeden, içerik bölmesindeki bilgileri düzenleyebilir ve randevuyu etkilemeden
özgün iletiyi taşıyabilir ya da silebilirsiniz.
9. Randevuyu takviminize kaydetmek için Randevu penceresinde Kaydet ve Kapat
düğmesini tıklayın.
10. Randevu anımsatıcısı penceresi göründüğünde (randevunun başlangıç saatinden 15
dakika önce) Artık Anımsatma’yı tıklayın.
Ayrıca Bakınız  Randevu anımsatıcıları hakkında daha fazla bilgi için “Randevuları, Olayları
ve Toplantıları Yönetmek” başlıklı 6. bölümde “Randevuları Zamanlamak ve Değiştirmek”
başlığına bakın.
136    Bölüm 4  E-Posta İletilerini İşlemek

İletileri Yazdırmak
Bir toplantıda kullanmak üzere bir iletinin basılı bir kopyasına ihtiyaç duyuyorsanız
ya da önemli iletilerin kağıt çıktılarını dosyalar halinde saklıyorsanız e-posta iletilerini
yazdırabilirsiniz. İletiyi tam olarak Gelen Kutusu’nda göründüğü gibi yazdırabilir
ya da üstbilgi ve altbilgilerle süsleyebilirsiniz. Outlook, iletiyi yazı tipi ve paragraf
biçimlendirmesiyle birlikte ekranda göründüğü gibi yazdırır.

Bu alıştırmada, basıldığı zaman görüneceği biçimde bir iletinin önizlemesini


görüntüleyecek, bir sayfa üstbilgisi ekleyecek ve ardından iletiyi yazdıracaksınız.

KULLANIN  “E-Posta İletileri Göndermek” başlıklı 3. bölümdeki “İletiler Oluşturmak ve


Göndermek” konusunda oluşturduğunuz AA Fuar Programı iletisini kullanın. Bu alıştırmayı
tamamlamadıysanız şimdi tamamlayabilir ya da Gelen Kutusu’ndaki herhangi bir iletiyi
kullanabilirsiniz.
YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce bilgisayarınıza bir yazıcı kurun.
AÇIN  AA Fuar Programı iletisini açın.

1. İleti penceresinde, Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın ve Yazdır’ı işaret edin.

Microsoft Office
Düğmesi İpucu  Outlook’un diğer sürümlerinden farklı olarak, Yazdır ve Baskı Önizleme
komutları, ileti penceresi araç çubuğunda (ya da bu durumda, Şerit’te) değildir.
İletileri Yazdırmak   137

Sağ bölme, aşağıdaki önizleme, yazdırma ve sayfa yapısı seçeneklerini görüntüler:


l Yazdır, yazdırmadan önce varsayılan yazdırma seçeneklerinde değişikşlik
yapabileceğiniz Yazdır iletişim kutusunu açar.
l Hızlı Yazdır, açık ya da seçili iletiyi Yazdır iletişim kutusunu açmadan varsayılan
seçeneklerle yazdırır.
l Baskı Önizleme, yazdırıldığı zaman görüneceği biçimde iletiyi görüntüler.
İletiyi yazdırmadan önce sayfa yapısı seçeneklerini değiştirebilirsiniz.
l Yazdırma Stillerini Tanımla, var olan bir yazdırma stilinde (iletinin basılı
sayfada sunulma şekli) değişiklikler yapmanıza ya da yeni bir stil yaratmanıza
olanak tanır. Varsayılan yazdırma stili, adınızı, ileti üstbilgisinde bulunan
bilgileri ve sonra ileti içeriğini yazdıran İç Yazışma stilidir.
2. Yazdır düğmesini (okunu değil) tıklayın.
Yazdır iletişim kutusu açılır ve herhangi bir Office programında olduğu gibi,
yazdırmadan önce değiştirebileceğiniz varsayılan yazıcı ayarlarınızı görüntüler.
Tamam’ı tıklamak, iletiyi varsayılan ayarlarla yazdırır.

3. Yazdır iletişim kutusunda Önizleme’yi tıklayın.


Baskı Önizleme penceresi açılır ve yazdırıldığında görüneceğini biçimde iletiyi
görüntüler.

İpucu  Baskı Önizleme penceresini, Office menüsünde Yazdır’ı işaret edip Baskı
Önizleme’yi tıklayarak da görüntüleyebilirsiniz.
138    Bölüm 4  E-Posta İletilerini İşlemek

4. İletiyi yüzde 100 oranında görüntülemek için Baskı Önizleme penceresindeki araç
çubuğunda Gerçek Boyut düğmesini tıklayın.
Gerçek Boyut

İpucu  Varsayılan ayarlarla yazdırıldığında bir sayfadan daha uzun olacak bir iletinin
önizlemesini görüntülerken, iletinin tüm sayfalarını aynı anda görüntülemek için Çok
Sayıda Sayfa düğmesini tıklayabilirsiniz. Bu işlem, örneğin sayfa kesmelerini kontrol
etmek ya da belge içinde belirli bir öğeyi taramak istediğinizde yararlı olabilir.

Çok Sayıda Sayfa düğmesi

5. Baskı Önizleme penceresinde Sayfa Yapısı düğmesini tıklayın.


Sayfa Yapısı: İç Yazışma Stili iletişim kutusu açılır. Bu iletişim kutusunda yazı tipini,
kağıt boyutunu, kenar boşluklarını, sayfa üstbilgi ve altbilgisini değiştirebilirsiniz.

İpucu  Sayfa Yapısı iletişim kutusunu, Office menüsünde Yazdır’ı işaret edip Sayfa
Yapısı altında istediğiniz yazdırma stilini tıklayarak da görüntüleyebilirsiniz.
İletileri Yazdırmak   139

6. Sayfa Yapısı: İç Yazışma Stili iletişim kutusunda, var olan seçenekleri görmek için
Kağıt sekmesini tıklayın.

Kağıt boyutunu seçmenin yanında, her kağıt yaprağına kaç sayfa yazdıracağınızı
seçebilir ve sayfanın kenar boşluklarını ve yönlendirmesini ayarlayabilirsiniz.
140    Bölüm 4  E-Posta İletilerini İşlemek

7. Üstbilgi/Altbilgi sekmesini tıklayın.


8. Üstbilgi alanında, ortadaki kutuya Bilginize yazın. Yazı Tipi düğmesini tıklayın. Yazı
Tipi iletişim kutusunda, Boyut’un altında 16’yı tıklayın. Tamam‘ı tıklayın.
9. Altbilgi bölümünde, orta kutuda görünen varsayılan metni (sayfa numarası) seçin.
Otomatik Metin kutusunda, Kullanıcı Adı düğmesini tıklayın.

Ototmatik Metin kutusu

Outlook sayfanın üstüne belirtilen metni ve altına adınızı (ya da farklıysa kullanıcı
adınızı) yazdıracaktır.
10. Sayfa Yapısı iletişim kutusunda Yazdır’ı tıklayın. Yazdır iletişim kutusunda Tamam’ı
tıklayın.

Sorun giderme  Farklı Kaydet iletişim kutusu açılırsa, kurulu bir yazıcınız yok
demektir. Yazıcı yüklemek için sırasıyla Başlat düğmesini, Yazıcı ve Fakslar’ı ve sonra
Yazıcı Görevleri altındaki Yazıcı Ekle’yi tıklayın. Yerel bir yazıcı ya da bir ağ yazıcısı
kurmak için sihirbazın yönergelerini izleyin.

Outlook iletiyi sizin yarattığınız özel altbilgi ve üstbilgilerle yazdırır.

YAPIN  Özel üstbilgi ve altbilgiyi tutmak istemiyorsanız, onları İç Yazışma yazdırma


sitilinden kaldırın.
KAPATIN  AA Fuar Programı iletisini kapatın.
Önemli Noktalar   141

Önemli Noktalar
l Varsayılan ayar olarak, aldığınız iletiler Gelen Kutusu’nda görünür. Outlook, yeni
iletiler geldiğinde, hepsi özelleştirilebilir olan çeşitli yollarla sizi uyarır.
l Her iletinin ilk üç satırını otomatik Önizleme’de görebilir, bir iletiyi kendi
penceresinde açabilir ya da Okuma Bölmesi’nde iletilerin önizlemesini
görüntüleyebilirsiniz.
l Okuma Bölmesi’nde ileti eklerinin önizlemesini görüntüleyebilirsiniz.

l Yalnızca iletiyi gönderene ya da gönderenle birlikte tüm diğer alıcılara iletinin


yanıtını gönderebilirsiniz. Ayrıca bir iletiyi ve eklerini başkalarına iletebilirsiniz.
l Alınan e-posta iletilerinden görevler ya da takvim öğeleri oluşturabilirsiniz.

l İletideki bilgilerin basılı bir kopyasına ihtiyacınız varsa, bu iletiyi yazdırabilirsiniz.


Bir Bakışta Bölüm

Renk kategorileri
kullanarak iletileri
düzenlemek, sayfa 161

İletileri hızla bulmak,


sayfa 144

İletileri farklı şekillerde


düzenlemek, sayfa 144
5 Gelen Kutusu’nu
Yönetmek
Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 İletileri hızla bulmak.
4 İletileri farklı şekillerde düzenlemek.
4 Renk kategorileri kullanarak iletileri düzenlemek.
4 İletileri klasörlerde düzenlemek.
4 İletileri arşivlemek.

Bu kitapta şimdiye kadar, ileti gönderme ve almanın temel yöntemleri ve bu amaçlarla


kullanılan Outlook bileşenleri üzerinde durduk. Şimdi ise e-posta iletilerini yoğun olarak
kullanan kişilerin üzerinde çok zaman harcadığı bir konuyu, alınan iletileri yönetmeyi ele
alacağız. Microsoft Office Outlook 2007’nin rakiplerinden ayrıldığı esas nokta budur.

Outlook 2007, iletileri alt klasörlerde düzenlemekle ilgili değişik yollar sunmanın yanı sıra,
iletileri ve başka Outlook öğelerini yönetme işlemlerini basitleştiren bazı yeni özellikler
de içerir. Bunların en önemlisi, siz yazdıkça aramak istediğiniz anahtar sözcüklere filtre
uygulayan ve her ileti içinde arama terimlerini vurgulayan yeni Anında Ara yeteneğidir.
Diğer yararlı bir araç ise Outlook’un önceki sürümlerinde var olan adlandırılmış
kategorileri, hızlı görsel tanıma ve arama yetenekleri sağlamak amacıyla renkli etiketlerle
birleştiren Renk Kategorileri’dir.

Bu bölümde, Anında Ara’yı kullanarak iletilere filtre uygulayacak ve iletileri bulacak,


Gelen Kutusu’ndaki iletileri çeşitli düzenlemelerde görüntüleyecek ve Arama Klasörleri’ni
kullanacaksınız. Ardından iletileri renk kategorileri atayarak ve Gelen Kutusu’ndaki
klasörlere yerleştirerek düzenleyeceksiniz. Son olarak, varsayılan arşiv ayarlarına bakacak
ve bir e-posta klasörünü elle arşivleyeceksiniz.

Ayrıca Bakınız  Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.

   143
144    Bölüm 5  Gelen Kutusunu Yönetmek

Önemli  Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları


kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa
xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun giderme  Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler Windows Vista
içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP
Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler ”başlığına bakın.

İletileri Hızla Bulmak


“Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2. bölümde, kişi kayıtlarını bulmak için Anında Ara
özelliği açıklandı. Anında Ara’yı, Takvim, Kişiler ve Görevler modüllerinde kullanabiliyor
olsanız da, en çok Gelen Kutusu’ndaki ve diğer posta klasörlerindeki iletileri bulmak
için kullanacaksınız. Belirli bir posta klasöründe ya da tüm posta klasörlerinde arama
yapabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  Posta klasörleri hakkında daha fazla bilgi için, bu bölümdeki “İletileri
Klasörlerde Düzenlemek” başlığına bakın.

Siz bir arama için ölçütleri belirlerken, Outlook filtre uygulayarak bu ölçütlere uymayan
tüm iletileri dışarıda bırakır ve tam olarak aradığınızı bulmanızı kolaylaştırır. Bu özelliğin
güzel tarafı, Outlook’un yalnızca e-posta iletisinin başlığında ve iletinin içeriğinde
değil, aynı zamanda ileti eklerinin içeriğinde de arama yapmasıdır. Böylece aradığınız
sözcük iletiye eklenmiş Microsoft Office Word dosyasındaysa, o ileti arama sonuçlarına
eklenecektir.

İpucu  Ortak Klasör (kuruluşunuz bunları kullanıyorsa) içeriğine anında filtre


uygulayamazsınız ancak Gelen Kutusu’nda alacağınızla aynı sonuçlara ulaşmak için arama
ölçütlerini girdikten sonra Ara düğmesini tıklayabilirsiniz.

Anında Ara, Windows Vista’daki arama işlevini yürüten teknolojiye dayanır. Bu çok
güçlü arama motoruyla, bilgisayarınızda belirli bir terimi (bir dosya ya da klasör adında,
belge ya da elektronik tablo içeriklerinde, Outlook içindeki bir e-posta iletisinde, bir ileti
İletileri Hızla Bulmak   145

ekinde, bir resim, müzik ya da video dosyasında, vb. olsun) içeren herhangi bir dosyayı
bulabilirsiniz. Aslında isterseniz, tüm Outlook aramalarınızı Windows Vista’nın Başlat
menüsünden yapabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  Windows Vista arama özellikleri hakkında daha fazla bilgi için, Joyce Cox
tarafından yazılan Adım Adım Windows Vista (Arkadaş Yayınevi, 2008) adlı kitaba bakın.

Girdiğiniz arama terimi 200’den fazla sonuç veriyorsa, Arama Sonuçları bölmesi bu bilgi
çubuğunu görüntüler:

İleti çubuğunu tıklayarak geçerli arama terimi için tüm sonuçları görüntüleyebilir ya da
arama terimini genişleterek ya da gönderen, alıcı, iletinin eki olup olmadığı, vb. gibi
başka arama ölçütleri belirterek sonuçları daraltabilirisiniz.

Bu alıştırmada, Gelen Kutusu’nda belirli bir iletiyi bulmak için Anında Ara özelliğini
kullanacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u açın, Gelen Kutusu’nu ve Okuma


Bölmesi’ni görüntüleyin.

1. Gelen Kutusu üstbilgisindeki Ara: Gelen Kutusu kutusuna, Gelen Kutusu’ndaki


iletilerde bulunması olası bir ya da iki sözcük yazın. Örneğin, bu kitabın önceki
bölümlerindeki alıştırmaları tamamladıysanız, uyarı, taslak ya da geliştirme
yazabilirsiniz.
Siz yazarken Outlook, Gelen Kutusu’nun içeriğine filtre uygulayarak yalnızca
yazdığınız karakterleri, sözcüğü ya da sözcükleri içeren öğeleri görüntüler ve
görüntülenen iletilerde arama terimini vurgular.
146    Bölüm 5  Gelen Kutusunu Yönetmek

Terimi ara

Durum çubuğu program penceresinin sol alt köşesinde, arama sonuçlarında


bulunan iletilerin sayısını görüntüler. Arama sonuçları yalnızca Gelen Kutusu’nda yer
alan iletileri içerir, alt klasörlerinde ya da başka posta kutusu klasörlerinde bulunan
iletileri içermez.
2. Ara: Gelen Kutusu kutusunun sağında, Sorgu Oluşturucusu’nu Genişlet düğmesini
tıklayın.
Sorgu
Oluşturucusu’nu Arama bölmesi göndereni, ileti gövdesinde bulunan terimi, ileti konusu satırındaki
Genişlet
terimi ya da iletinin asıl alıcısını belirtebileceğiniz metin kutularını içerecek şekilde
genişler.
3. Genişletilmiş Arama Sonuçları bölmesinde, ek ölçütlerin bir listesini görüntülemek
için Ölçüt Ekle‘yi tıklayın.
İletileri Hızla Bulmak   147

Bu listeden bir alan seçmek, o alanı arama ölçütleri bölümüne ekler.

Varsayılan ölçütlerden herhangi birinin sağındaki oku tıklayarak başka bir alan da
seçebilirsiniz.
4. Ölçüt Ekle listesinde Ekler‘i tıklayarak o alanı arama bölmesine ekleyin.
5. Ekler okunu tıklayın ve listeden Evet’i seçin.
Arama ölçütlerinizin arama terimi kutusunda da açıklandığına dikkat edin.

Outlook arama sonuçlarını anında güncelleyerek Gelen Kutusu’nda yalnızca arama


terimini ve bir ya da daha çok ek içeren iletileri görüntüler.
148    Bölüm 5  Gelen Kutusunu Yönetmek

6. Aramayı posta kutunuzdaki tüm klasörleri kapsayacak biçimde genişletmek için


Arama Sonuçları bölmesinde gösterilen sonuçlar listesinin sonundaki Tüm Posta
Öğeleri’nde yeniden aramayı deneyin’i tıklayın.
Outlook, genişletilmiş arama sonuçlarını bulundukları klasörlere göre
gruplandırılmış olarak görüntüler. Bir iletiyi diğer bölümlerde yaptığınız gibi Arama
Sonuçları bölmesinde de açabilir, kapatabilir ve işleyebilirsiniz. Ancak bir iletiyi
arama ölçütlerine uymayacak biçimde değiştirirseniz, örneğin, bayrakla işaretlenmiş
iletileri aradıktan sonra ileti görevini tamamlandı olarak işaretlediğinizde, ileti artık
Arama Sonuçları bölmesinde görünmez. (Hangi klasörün içindeyse orada görünür.)
7. Çeşitli ölçütler belirleyerek bilgilere ulaşmakla ilgili denemeler yapın. Çalışmayı
tamamladığınızda filtreyi kaldırmak ve Gelen Kutusu ileti listesini yeniden
Aramayı Temizle
görüntülemek için Aramayı Temizle düğmesini tıklayın.

İletileri Farklı Şekillerde Düzenlemek


Gelen Kutusu’ndaki iletilerin sayısı arttıkça, önceliklerini belirlemek zor olabilir.
Hangilerinin önemli olduğunu belirlemenize, hangilerinin silineceğine karar vermenize
ve acil olarak yanıt vermeniz gerekenleri bulmanıza yardımcı olmak üzere, Outlook’ta
iletileri görüntüleme, düzenleme, sıralama ve gruplandırma biçimlerini özelleştirebilirsiniz.
Son yedi gün içinde alınan iletiler, okunmamış iletiler ya da belirli bir kişiye ya da dağıtım
listesine gönderilen iletiler gibi, yalnızca belirli bir grup iletiyi görüntüleyebilirsiniz. Alınan
tüm iletilerin tarih cetvelini de görüntüleyebilirsiniz. Outlook 2007, sekiz tane önceden
tanımlı görünüm sunar, bunları ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde özelleştirebilirsiniz.

Kategori görünümleri Liste görünümleri Diğer Görünümler


İletiler Otomatik Önizlemeli İletiler İleti Tarih Cetveli
Kime Son Yedi Gün
Outlook Veri Dosyası Bu Klasördeki Okunmamış İletiler
Belgeler

Kategori görünümlerinde, Gelen Kutusu başlığı yalnızca düzenleme ve sıralama sırasını


içerir, Okuma Bölmesi varsayılan ayar olarak görünür durumdadır ve ileti üstbilgisindeki
bilgiler birden çok satırda gruplandırılmıştır. Liste görünümlerinde, bilgiler sütunlar
içinde görünür; Okuma Bölmesi varsayılan ayar olarak görünür değildir ama isterseniz
görüntüleyebilirsiniz. Farklı görünümlerde denemeler yapmak için, Görünüm menüsünde
Geçerli Görünüm’ü tıkladıktan sonra istediğiniz görünüm seçeneğini seçin.
İletileri Farklı Şekillerde Düzenlemek   149

İpucu  Posta modülünde var olan çeşitli görünümlere tek tıkla erişim için Görünüm
menüsündeki Gezinti Bölmesi’ni işaret edip Geçerli Görünüm Bölmesi’ni tıklayın.
(Bu komutun önünde bir onay işareti görünüyorsa, bu özellik zaten kullanımdadır.)
İstediğiniz görünüm seçeneğini listeden seçerek görünümler arasında geçiş
yapabilirsiniz.
Geçerli Görünüm bölmesi, varsayılan ayar olarak Kişiler, Görevler ve Notlar
modüllerinde görüntülenir ama Posta ve Takvim modüllerinde görüntülenmez.

Ayrıca Bakınız  İletileri Okuma Bölmesi’nde ya da Otomatik Önizleme özelliğini kullanarak


görüntülemek hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4. bölümdeki
“İletileri ve İleti Eklerini Görüntülemek” başlığına bakın.

İletileri, herhangi bir alanın içeriğine (örneğin iletiyi gönderene ya da konuya) göre de
gruplandırabilirsiniz. İletileri görüşmelere göre düzenleyebilirsiniz.

Varsayılan ayar olarak, Outlook, iletileri aldığınız sırayla, en yeni iletiler Gelen Kutusu’nun
en üstünde olacak şekilde görüntüler. Geçerli hafta içinde alınan iletiler günlük olarak
gruplandırılır. Daha eski iletiler haftalık olarak ya da uzun süreli dönemler içinde
gruplandırılır. İletilerin ve diğer öğelerin (toplantı istekleri ya da görev atamaları
gibi) Gelen Kutusu’nda ya da başka bir posta klasöründe görüneceği sırayı kolayca
değiştirebilirsiniz. Öğeleri aşağıdakilere göre düzenleyebilirsiniz:

l Ekler.  İletiler, ekleri olup olmadığına ve alınan tarihe göre gruplandırılır.

l Kategori.  İletiler atandıkları kategoriye göre gruplandırılır. Önce bir kategoriye


ait olmayan iletiler görünür. Birden çok kategoriye atanmış iletiler, o kategori
gruplarının her birinde görünür.
l Görüşme.  Bu gruplandırılmış görünüm, iletileri konularına göre sıralamaya
benzerdir; ancak burada ilgili tüm ileti dizileri birlikte gruplandırılır ve grup içindeki
iletiler, bir zincirli görüşme sırasında görünür. Bu düzenleme, özellikle, birden çok
kişinin katıldığı e-posta dizisi içindeki bir iletinin belirli bir sürümüne verilen yanıtı
bulmak istediğinizde işlevseldir. Birden çok ileti içeren görüşmelerde, Outlook
yalnızca okunmamış ya da bayrakla işaretlenmiş iletileri görüntüler ve diğer iletileri,
görüşme başlığının yanında küçük bir okla belirtir. Görüşmedeki tüm iletileri
görüntülemek için oku tıklayın.
l Tarih.  İletiler, alınma tarihine göre yeniden eskiye doğru düzenlenir. Outlook
önceki dört günde, dört haftada ve bir önceki ayda gelenlerle birlikte bir aydan
daha eski olanları gruplandırır.
150    Bölüm 5  Gelen Kutusunu Yönetmek

l E-posta Hesabı.  İletiler, gönderildikleri e-posta hesabına göre gruplandırılır.


Gelen Kutusu’na birden çok e-posta hesabından iletiler geliyorsa (örneğin, POP3
hesabınıza gönderilen iletileri Microsoft Exchange Server posta kutunuzda
alıyorsanız) bu yararlı olabilir.
l Önem.  İletiler önceliklerine göre gruplandırılır: Yüksek (kırmızı bir ünlem işaretiyle
belirtilir), Normal (varsayılan) ya da Düşük (mavi bir okla belirtilir).
l Alıcı (Kime).  İletiler, asıl alıcılara (Kime satırındaki adresler ya da adlara) göre
alfabetik olarak gruplandırılır. Grup adı, adreslerin Kime satırında göründüğü sırayı
tam olarak yansıtır. Bu nedenle, Cenk Gönen; Semih Durukan olarak adreslenmiş
bir ileti, Semih Durukan; Cenk Gönen olarak adreslenmiş bir iletiyle aynı grupta
olmayacaktır.
l Gönderen (Kimden).  İletiler, iletiyi gönderenin ekran adına göre alfabetik sırada
görünür. İki farklı e-posta adresi kullanan ya da iki farklı e-posta istemcisinden ileti
(örneğin, Outlook’tan ve Microsoft Windows Mail’den) gönderen birinden iletiler
alırsanız, iletiler bir arada gruplandırılmayacaktır.
l Büyüklük.  İletiler, ekleri de içerecek biçimde iletinin büyüklüğüne göre
gruplandırılır. Gruplar, Aşırı Büyük (1–5 MB), Çok Büyük (500 KB–1 MB), Büyük
(100–500 KB), Orta (25–100 KB), Küçük (10-25 KB) ve Çok Küçük’tür (10 KB’dan az).
Bu özelliği Gelen Kutusu’nun büyüklüğünü kısıtlayan bir kurumda çalışıyorsanız
yararlı bulacaksınız, çünkü böylece büyük iletileri kolayca bulup silebilir ya da kişisel
bir klasöre taşıyabilirsiniz.
l Başlangıç tarihi ya da bitiş tarihi.  Bayrakla işaretlenmemiş ve belirli bir
zamanlaması olmayan iletiler önce görünür. Belirli bir başlangıç ya da bitiş tarihiyle
görev listesine eklediğiniz iletiler, tarihe göre gruplandırılır.
l Konu.  İletiler öncelikle konu satırlarına ve ardından tarihe göre alfabetik olarak
düzenlenir. Bu sıralama görüşmeye göre düzenlemeye benzerdir ama iletiler zincirli
değildir.
l Tür.  Gelen Kutusu’ndaki (ya da başka klasördeki) öğeler, öğenin türüne göre
gruplandırılır; örneğin iletiler, şifreli iletiler, ileti alındıları, toplantı istekleri ve
toplantı isteği yanıtları, görevler, Microsoft InfoPath formları ve sunucu bildirimleri.
İletileri bir kategori görünümünde görüntülerken, Gelen Kutusu üstbilgisindeki
Düzenleme Şekli çubuğu, iletilerin nasıl ve hangi sırayla düzenlendiğini gösterir. Sıra
göstergesini tıklamak sırayı tersine çevirir; örneğin En Yeni En Üstte sıralamasını En Eski
En Üstte’ye çevirir. Hangi sırayı seçtiğinizden bağımsız olarak, grup üstbilgileri, iletileri,
daraltıp genişletebileceğiniz gruplara ayırır.
İletileri Farklı Şekillerde Düzenlemek   151

Düzenleme Gruplar Sıralama

Düzenleme seçeneklerinde denemeler yapmak için, Görünüm menüsünde Düzenleme


Ölçütü’nü işaret edip istediğiniz düzenlemeyi tıklayın.

Seçtiğiniz görünüm ve düzenlemeden bağımsız olarak, görünür alanlardan herhangi


birinin sütun başlığını tıklayarak, iletileri o alana göre sıralayabilirsiniz (ve aynı sütun
başlığını bir kez daha tıklayarak sırayı tersine çevirebilirsiniz). Görüntülenen alanları,
Alanları Göster iletişim kutusundan değiştirebilirsiniz. Bu iletişim kutusunu açmak için
Görünüm menüsündeki Düzenleme Ölçütü’nü işaret edip Özel’i tıkladıktan sonra Alanlar
düğmesini tıklayın.
152    Bölüm 5  Gelen Kutusunu Yönetmek

Outlook seçili alanları, sağ sütunda gösterilen sırada görüntüler. Tüm alanları
görüntülemek var olandan daha geniş bir alan gerektiriyorsa, alanların yalnızca
bazıları görür. Gerekirse daha çok alanı kapsayacak şekilde gösterilen satır sayısını
değiştirebilirsiniz. Ama standart görünümlerden biri sizin ihtiyaçlarınızı karşılayacaktır.

Bir liste görünümünde, ileti düzenlemesini, sıralamasını, gruplandırmasını, görünür


alanları ve diğer ayarları, bir sütun başlığını sağ tıkladığınızda görünen bağlam
menüsünden kontrol edebilirsiniz.

Bu alıştırmada, Gelen Kutusu’ndaki iletilerin görüntüleme, düzenleme, sıralama ve


gruplandırma şeklini değiştireceksiniz. Gelen Kutusu içeriğine filtre uygulayacak, alanları
ekleyip kaldıracak ve Gelen Kutusu’nun görünümünü değiştireceksiniz. Son olarak,
varsayılan ayarları geri yükleyeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.
İletileri Farklı Şekillerde Düzenlemek   153

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce, Outlook’u açıp Gelen Kutusu’nu İletiler


görünümünde görüntüleyin.

1. Gelen Kutusu’nda okunmamış bir ileti yoksa, bir iletiyi farenin sağ düğmesiyle
tıklayın ve Okunmadı Olarak İşaretle’yi tıklayın.
İleti üstbilgisi kalın olarak değişecek ve simgesi de açık bir zarftan kapalı bir zarf
haline gelecektir.

İpucu  Okunmayan öğeler, kalın yazı tipi ve kapalı zarf biçimindeki simgeleriyle
okunan öğelerden ayrılır.

2. Görünüm menüsündeki Gezinti Bölmesi’ni işaret edin ve solunda bir onay işareti
yoksa, Geçerli Görünüm Bölmesi’ni tıklayın.
Temel görünüm seçenekleri Gezinti Bölmesi’nin altında görünür.

3. Görünüm menüsünde (solundaki simge gölgeli değilse) Otomatik Önizleme‘yi


tıklayın.
154    Bölüm 5  Gelen Kutusunu Yönetmek

Okunmayan tüm iletilerin ilk üç satırı Gelen Kutusu’nda ileti başlığının altında
görünür.

4. Görünüm menüsündeki Düzenleme Ölçütü’nü işaret edin ve Kimden’i tıklayın.


Outlook, Gelen Kutusu’ndaki iletileri, alfabetik olarak gönderene göre yeniden
düzenler ve gruplandırır.
5. Gelen Kutusu üstbilgisinde A En Üstte’yi tıklayın.
Outlook iletilerin sırasını tersine çevirir.
6. Gelen Kutusu üstbilgisinde Düzenleme Şekli çubuğunu tıklayın. Konu‘yu tıklayın.
Outlook iletileri konularına göre gruplandırır.
İletileri Farklı Şekillerde Düzenlemek   155

7. Görünüm menüsündeki Grupları Genişlet/Daralt’ı işaret edip Tüm Grupları


Daralt’ı tıklayın.

Her gruptaki okunmayan öğelerin (varsa) sayısının, ileti konu satırının yanında
parantez içinde gösterildiğine dikkat edin.
Bu yöntemi kullanarak tüm grupları genişletip daraltabilirsiniz. Tek tek grupları
daraltmak için, grup adının solundaki Genişlet (+) ya da Daralt (-) düğmelerini
tıklayabilirsiniz. O anda seçili öğenin bulunduğu grubu daraltmak için Sol Ok tuşuna
ve genişletmek için ise Sağ Ok tuşuna basabilirsiniz.
8. Geçerli Görünüm bölmesindeki Bu Klasördeki Okunmamış İletiler seçeneğini
tıklayın.
Outlook Gelen Kutusu’na filtre uygulayarak yalnızca okunmamış iletileri görüntüler.
156    Bölüm 5  Gelen Kutusunu Yönetmek

Gelen Kutusu üstbilgisi ve durum çubuğu, bir filtre uygulandığını belirtir. (Gelen
Kutusu’nda okunmamış bir ileti yoksa, boş görünecektir.)

9. Geçerli Görünüm bölmesindeki Otomatik Önizlemeli İletiler seçeneğini tıklayın.


Outlook filtreyi kaldırır ve okunmayan iletilerin ilk satırlarının göründüğü bir iletiler
listesi görüntüler.
10. Var olan düzenleme, sıralama ve gruplandırma seçenekleriyle denemeler
yapın. Sonra Görünüm menüsündeki Geçerli Görünüm’ü işaret edin ve Geçerli
Görünümü Özelleştir’i tıklayın.
İletileri Farklı Şekillerde Düzenlemek   157

İpucu  Görünümü Özelleştir iletişim kutusunun altındaki Geçerli Görünümü Sıfırla


düğmesi etkinse, görünümünüz özelleştirilmiş demektir. Bu düğmeyi tıklayarak,
görünümü varsayılan ayarlarına sıfırlayabilirsiniz.

11. Görünümü Özelleştir iletişim kutusunda Alanlar’ı tıklayın.


Alanları Göster iletişim kutusu (daha önce gösterilen) açılır.
12. Kullanılabilir alanlar listesinde Duyarlılık’ı tıklayın. Ekle’yi tıklayın.
Duyarlılık alanı, bu görünümde gösterilecek sütunlar listesinin altına taşınır.
13. Bu alanları bu sırada göster listesinde Duyarlılık‘ı Önem’in altında görünecek
şekilde sürükleyin.
Alanı taşırken, kırmızı oklar fare düğmesini bıraktığınızda alanın nerede
görüneceğini gösterir.

14. Alanları Göster iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.

İpucu  Liste görünümünde sütunların sırasını değiştirmek için tek yapmanız gereken,
sütun başlıklarını istediğiniz yere sürüklemektir. Bir sütun başlığını sürüklerken, kırmızı
oklar, fare düğmesini bıraktığınızda sütunun nerede görüneceğini gösterir.

15. Görünümü Özelleştir iletişim kutusunda Diğer Ayarlar’ı tıklayın.


158    Bölüm 5  Gelen Kutusunu Yönetmek

Diğer Ayarlar iletişim kutusu açılır.

16. Kılavuz Çizgileri ve Grup Başlıkları altında, Çizgi stili okunu tıklayın. Listeden
Küçük noktalar’ı seçin. Yeni görünüm ayarlarını görüntüleyen Gelen Kutusu’na
dönmek için açık olan iki iletişim kutusunda da Tamam’ı tıklayın.

17. Duyarlılık sütun üstbilgisini ileti listesinde aşağı sürükleyin. Üstbilginin üstünde
büyük siyah bir X işareti görününce fare düğmesini bırakın.
İletileri Farklı Şekillerde Düzenlemek   159

Outlook Duyarlılık sütununu kaldırır.


18. Görünüm menüsündeki Geçerli Görünüm’ü işaret edin ve Görünümler Tanımla‘yı
tıklayın.
Özel Görünüm Düzenleyicisi iletişim kutusu, geçerli görünüm seçili olarak açılır.

19. Özel Görünüm Düzenleyici iletişim kutusunda Sıfırla düğmesini tıklayın. Geçerli
görünümü özgün ayarlarına geri yüklemek isteyip istemediğinizi soran Microsoft
Office Outlook ileti kutusunda Tamam‘ı tıklayın.
20. Görünüm Adı listesinde sırayla bütün görünümleri tıklayın.
Görünüm ayarları varsayılan ayarlardan farklı olacak şekilde değiştirildiyse, Sıfırla
düğmesi etkin olur.
21. İstediğiniz özelleştirilmiş görünümleri sıfırlamak için Adım 19’u yineleyin. Çalışmayı
tamamladığınızda İletiler görünümünü tıklayın. Görünümü Uygula’yı tıklayın.
Gelen Kutusu varsayılan görünümüne sıfırlanır.

YAPIN  Görünüm ayarlarınızın bu kitabın geri kalanındakilere uymasını istiyorsanız, devam


etmeden önce, varsayılan görünüm ayarlarına dönecek şekilde onları sıfırlayın.
160    Bölüm 5  Gelen Kutusunu Yönetmek

Arama Klasörlerini Kullanmak


Arama Klasörü, posta kutunuzda belirli arama ölçütlerine uyan tüm iletileri, hangi
klasörlerde depolandıklarına bağlı olmaksızın görüntüleyen bir sanal klasördür.
Bir Arama Klasörü oluşturduğunuzda, posta kutunuzun bir parçası haline gelir ve
güncelleştirilir. Arama Klasörü modülü, Tüm Posta Öğeleri listesinde birinci düzey
posta kutunuzun altında, Gelen Kutusu’yla aynı düzeyde bulunur.

Gelen Kutusu’nun içeriğine ve Outlook’u daha önce nasıl kullandığınıza bağlı olarak,
Arama Klasörleri içinde aşağıdaki dört klasör bulunabilir:

l Kategorilere Ayrılmış Posta klasörü, bir kategoriye atanmış iletileri görüntüler.

l İzleme İçin klasörü, gelecekteki bir eylem için bayrakla işaretlenmiş iletileri
görüntüler.
l Büyük İleti klasörü, 100 kilobayttan (KB) büyük iletileri görüntüler.

l Okunmayan Posta klasörü, okunmadı olarak işaretlenmiş iletileri görüntüler.

Okunmayan öğeleri içeren klasörlerin adları kalın yazı tipiyle biçimlendirilir ve


yanında parantez içinde, okunmayan öğelerin sayısı yazılıdır. İzleme için bayrakla
işaretlenmiş öğeleri içeren klasörlerin adı kalındır ve yanında köşeli parantezler
içinde işaretli öğelerin sayısı yazılıdır. İçeriği güncel olmayan klasörlerin adı italiktir.
Arama Klasör’ünü güncelleştirmek için dosya adını tıklayın.

Posta kutunuzdaki iletiler, yalnızca bir klasörde (Gelen Kutusu gibi) depolanır
ama birçok Arama Klasörü içinde görünebilir. Bir iletiyi bir Arama Klasörü içinde
değiştirmek ya da silmek, o iletiyi depolandığı klasörde de değiştirir ya da siler.

Belirli ölçütleri karşılayan iletileri hızlı erişim istiyorsanız, özel bir Arama Klasörü
oluşturabilirsiniz. Bunu yapmak için:

1. Gezinti Bölmesi’ndeki Arama Klasörleri klasörünü genişleterek varsayılan


Arama Klasörleri’ni görüntüleyin.
2. Arama Klasörleri klasörünü farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve Yeni Arama
Klasörü’nü tıklayın.
3. Yeni Arama Klasörü iletişim kutusunda, oluşturmak istediğiniz Arama
Klasörü’nün türünü seçip Tamam‘ı tıklayın.
Sunulan standart seçeneklerden birini seçebilir ya da başka arama ölçütleri
belirtmek için Özel’i tıklayabilirsiniz.
Var olan bir Arama Klasörü’nü farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Bu Arama
Klasörünü Özelleştir’i tıklayarak, bu klasörün içeriğinde değişiklik yapabilirsiniz.
Renk Kategorileri Kullanarak İletileri Düzenlemek   161

Renk Kategorileri Kullanarak İletileri Düzenlemek


İletileri kategorilere atamak, bilgileri daha kolay bulmanıza yardım edebilir. Outlook
2007, Gelen Kutusu’ndaki iletileri görüntülerken anında görsel ipucu sağlamak üzere,
adlandırılmış kategorilerle renk çubuklarını birleştiren Renk Kategorileri özelliğini sunar.

Renk kategorilerini iletilere, takvim öğelerine, kişilere, görevlere ve notlara


uygulayabilirsiniz. Renk kategorilerini aşağıda belirtilen çeşitli yollarla uygulayabilirsiniz:

l Herhangi bir klasörde bir ya da daha çok öğe seçip Standart araç çubuğundaki
Kategorilere Ayır düğmesini tıkladıktan sonra istediğiniz kategoriyi seçebilirsiniz.
Katagorilere Ayır

Sorun Giderme  Kategorilere Ayır düğmesi, bir ya da daha çok öğe seçinceye kadar
araç çubuğunda görünmeyebilir.

l Herhangi bir klasörde, tek bir öğeyi ya da seçtiğiniz birden çok öğeyi farenin sağ
düğmesiyle tıkladıktan sonra, Kategorilere Ayır’ı işaret edip istediğiniz kategoriyi
tıklayabilirsiniz.
l Herhangi bir posta klasöründe, Okuma Bölmesi görüntülendiğinde görünen
Kategori Çubuğu’nu farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra istediğiniz kategoriyi
seçebilirsiniz.
Kategori Çubuğu
l Belirli bir kategoriyi sık kullanıyorsanız, onu Hızlı Tıklatma kategoriniz olarak
atayabilirsiniz. Daha sonra bir iletinin Kategori çubuğunu tıklayarak, Hızlı Tıklatma
kategorisini o iletiye uygulayabilirsiniz.
Bir kategoriye ait iletileri hızla görüntülemek için iletilerinizi kategorilere göre
gruplandırabilir ya da kategoriyi Sorgu Oluşturucusu’na bir arama ölçütü olarak
ekleyebilirsiniz. Yapılacaklar Çubuğu’nda, bayrakla işaretlenmiş iletilerinizi ve
görevlerinizi kategorilere göre düzenleyebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  Renk kategorileri hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini Yönetmek”
başlıklı 2. bölümdeki “Renk Kategorilerini Kullanarak Kişileri Düzenlemek” başlığına bakın.

İpucu  Bazı kişilerden gelen iletileri kolayca ayırt etmenize yardımcı olmak için, ileti
başlıklarını renklerle kodlayabilirsiniz. Örneğin, patronunuzdan gelen tüm iletileri kırmızı,
finans bölümünden gelenleri ise yeşil olarak gösterebilirsiniz. Yalnızca size gönderilmiş
iletilerin, birden çok kişiye ya da bir dağıtım grubuna gönderilmiş iletilerden farklı bir renkte
olmasını da tercih edebilirsiniz. Renk kodlamasını klasörler için ayrı ayrı uygularsınız. Renk
kodlamalarıyla ilgili denemeler yapmak için, Araçlar menüsünde Düzenle’yi tıkladıktan sonra
Renkleri Kullanarak sekmesini tıklayın.
162    Bölüm 5  Gelen Kutusunu Yönetmek

Bu alıştırmada, varsayılan renk kategorilerini görüntüleyecek, kategorileri yeniden


adlandıracak ve yeni kategoriler oluşturacak, bir kategoriyle ilişkili rengi değiştirecek,
bir iletinin kategorisini belirleyecek ve Gelen Kutusu’nun içeriğini kategorilere göre
sıralayacaksınız.

KULLANIN  “E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4. bölümdeki “Yeni Posta Bildirimleriyle


Çalışmak” konusunda oluşturduğunuz AA Uyarı Denemesi 1 iletisini kullanın. Bu alıştırmayı
tamamlamadıysanız şimdi tamamlayabilir ya da bu özellikle ilgili denemeleri, Gelen
Kutusu’ndaki iletilerden herhangi birini kullanarak yapabilirsiniz.
YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu varsayılan
İletiler görünümünde görüntüleyin.

1. Gelen Kutusu’nda AA Uyarı Denemesi 1 iletisini tıklayın.


2. Standart araç çubuğunda Kategorilere Ayır düğmesini tıklayın.
Katagorilere Ayır
Sorun Giderme  Kategorilere Ayır düğmesi görünür ya da etkin değilse,
etkinleştirmek için Gelen Kutusu’nda herhangi bir iletiyi tıklayın.

Kategori listesi standart ve o anda atanmış kategorileri görüntüler. Tüm Kategorileri


Temizle’yi tıklayarak, bir iletiye atanmış tüm kategorileri kaldırabilirsiniz.

3. Kategori listesinden Tüm Kategoriler‘i seçin.


Renk Kategorileri iletişim kutusu açılır ve o anda kategorilere atanmış renkleri
görüntüler. Standart renk kategorilerini yeniden adlandırabilir ya da yeni renk
kategorileri oluşturabilirsiniz.
4. Renk Kategorileri iletişim kutusunda Yeşil Kategori adını (onay kutusunu değil)
tıklayın. Yeniden Adlandır’ı tıklayın. Kategori adını düzenleme için seçili bırakarak
Yönetim yazın ve tuşuna basın.

İpucu  Bir renk kategorisini yeniden adlandırmadıysanız, ilk kullandığınızda Outlook


adlandırma seçeneğini sunar.
Renk Kategorileri Kullanarak İletileri Düzenlemek   163

Kategori adı değişir.

5. Yönetim kategorisini seçili bırakıp Renk okunu tıklayın. Renk paletinde Sarı kareyi
tıklayın.
Yönetim kategorisiyle ilişkili renk, Yeşil’den Sarı’ya dönüşür.
6. Renk Kategorileri iletişim kutusunda Yeni’yi tıklayın.
Yeni Kategori Ekle iletişim kutusu açılır.
7. Ad kutusuna Üretim yazın. Renk okunu tıklayın. Renk paletinde Kırmızı kareyi
tıklayın. Kısayol Tuşu okunu tıklayın.

En fazla 11 renk kategorisine klavye kısayolu atayabilirsiniz. Birden çok kategoriyi


sık sık kullanıyorsanız, bu özelliği uygulamak isteyebilirsiniz.
164    Bölüm 5  Gelen Kutusunu Yönetmek

8. Kısayol Tuşu listesinden Yok’u seçin. Yeni Kategori Ekle iletişim kutusunda Tamam‘ı
tıklayın.
Yeni kategori, Renk Kategorileri listesinin altında görünür. O anda seçili iletilere
atandığını göstermek üzere onay kutusu seçilidir.
9. Renk Kategorileri iletişim kutusunda Tamam‘ı tıklayın.
İletiler listesinde, seçili iletilerin Kategori çubuğunda kırmızı bir kare görünür ve
Okuma Bölmesi’nde, iletinin en üstünde kategori adı Üretim olan kırmızı bir çubuk
görünür.
10. İleti listesinde, AA Uyarı Denemesi 1 iletisinin Kategori çubuğunu farenin sağ
düğmesiyle tıklayın. Listeden Yönetim‘i seçin.
Kategori çubuğu, hem kırmızı hem de sarı simgeleri görüntüleyecek şekilde değişir
ve iletinin iki kategoriye atandığını gösterir. Bir iletiyi sınırsız sayıda kategoriye
atayabilirsiniz ama Kategori çubuğunda yalnızca atandığı son üç kategori görünür.
Okuma Bölmesi, aynı boyda iki renkli çubuk görüntüler. Bir satırda en fazla üç
kategori görüntülenebilir; diğer kategoriler diğer satırlarda görüntülenir.

11. Gelen Kutusu üstbilgisinde Düzenleme Şekli çubuğunu tıklayın. Kategoriler’i


tıklayın.
İletiler, kategorilere ayrılmamış olanlardan başlayarak, kategorilere göre düzenlenir.
12. Düzenleme Şekli çubuğunun sağında A en üstte‘yi tıklayın.
Sıra tersine döner ve kategorilere ayrılmış iletiler listenin üstünde görüntülenir.
İletileri Klasörlerde Düzenlemek   165

YAPIN  Sonraki alıştırmaya geçmeden önce Gelen Kutusu’nu tarihe göre sıralayın.

İletileri Klasörlerde Düzenlemek


İletileri okuduktan ve yanıtladıktan sonra, bazılarını ileride başvurmak üzere saklamak
isteyebilirsiniz. Tüm iletileri Gelen Kutusu’nda tutmayı tercih edebilirsiniz ancak Gelen
Kutusu’ndaki iletilerin sayısı yüzlere ve daha sonra binlere ulaştıkça, bu durum sorun
yaratabilir. Gelen Kutusu’nda çok fazla ileti olmamasını sağlamak ve ilgisiz iletilerin
birikmesini önlemek için iletileri klasörlerde düzenleyebilirsiniz.

Kişisel organizasyon konusunun uzmanları çeşitli klasörlerden oluşan yapıların bir


organizasyon sistemin önemli bir parçası olduğunu savunurlar. Bu klasör yapılarından
herhangi birini Outlook’a uygulayabilir ya da işinize yarayacak başka bir yapıyı
kullanabilirsiniz. Örneğin, üzerinde çalıştığınız her proje için bir klasör oluşturabilir ve
belirli bir projeyle ilgili tüm iletileri kendi klasöründe depolayabilirsiniz. Ya da konusu ne
olursa olsun, belirli bir kişiden, örneğin müdürünüzden gelen tüm iletileri depolamak
üzere bir klasör oluşturabilirsiniz.

İletileri klasörlere elle taşıyabilir ya da kuruluşunuz Exchange Server kullanıyorsa


Outlook’un sizin için taşımasını sağlayabilirsiniz. Bir kural oluşturarak iletileri otomatik
olarak başka bir klasöre taşıyabilirsiniz; örneğin, Outlook’a, müdürünüzden gelen tüm
iletileri otomatik olarak ayrı bir klasöre taşımasını bildirebilirsiniz. Siz ofis dışındayken
devreye girecek başka kurallar oluşturabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  İletileri otomatik olarak taşımak hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u
Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12. bölümdeki “İletileri İşlemek İçin Kurallar
Oluşturmak”başlığına bakın.
166    Bölüm 5  Gelen Kutusunu Yönetmek

Bu alıştırmada, bir klasör oluşturacak ve iletileri o klasöre taşıyacaksınız.

KULLANIN  “E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4. bölümdeki “İletileri Yanıtlamak ve


İletmek” konusunda oluşturduğunuz RE: AA İlk Taslak ve FW: AA İlk Taslak iletilerini kullanın.
Bu alıştırmayı tamamlamadıysanız şimdi tamamlayabilir ya da Gelen Kutusu’ndaki iletilerden
herhangi birini kullanarak bu özellikle çalışabilirsiniz.
YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu İletiler
görünümünde görüntüleyin.

1. Standart araç çubuğunda Yeni okunu tıklayın. Listeden Klasör‘ü seçin.


Yeni Klasör Oluştur iletişim kutusu açılır.

Sorun Giderme  Varsayılan veri dosyanız (iletilerinizin depolandığı dosya) sabit


diskinizdeki kişisel bir klasörse, Klasörün Yerleştirileceği Yer’i Seç kutusundaki ilk öğe
Kişisel Klasörler’dir.

2. Adı kutusuna AA Uygulama İletileri yazın Tamam‘ı tıklayın.

Önemli  Bu klasörün adı AA ile başlar, böylece onu posta kutusundaki diğer
klasörlerden kolayca ayırt edebilirsiniz.
İletileri Klasörlerde Düzenlemek   167

Bu klasörü Gelen Kutusu’ndan oluşturduğunuz için Outlook, yeni klasörü Gelen


Kutusu’nun bir alt klasörü olarak oluşturur ve posta öğeleri içerecek şekilde
biçimlendirir.

Yeni klasör

3. Gelen Kutusu’nda RE: AA İlk Taslak ve FW: AA İlk Taslak iletilerini bulun.
4. RE: AA İlk Taslak iletisini, Gezinti Bölmesi’ndeki AA Uygulama İletileri klasörüne
sürükleyin.
İleti Gelen Kutusu’nda kaybolur.
5. FW: AA İlk Taslak iletisini farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Klasöre Taşı’yı tıklayın.
Öğeleri Taşı iletişim kutusu açılır.

6. Seçili öğelerin taşınacağı klasör listesinde AA Uygulama İletileri‘ni (zaten seçili


değilse) tıklayın. Tamam’ı tıklayın.
İleti Gelen Kutusu’nda kaybolur.
168    Bölüm 5  Gelen Kutusunu Yönetmek

7. Gezinti Bölmesi’nde Gelen Kutusu klasörünün altındaki AA Uygulama İletileri


klasörünü tıklayın.
İki ileti de yeni klasörde görünür.

YAPIN  Uygulama iletileri yerine kendi iletilerinizi kullandıysanız, iletileri yeniden Gelen
Kutusu’na taşıyın.

Ayrıca Bakınız  Outlook klasörlerini paylaşmak hakkında daha fazla bilgi için “Başkalarıyla
İşbirliği Yapmak” başlıklı 10. bölümdeki “Klasörleri Başkalarıyla Paylaşmak” başlığına bakın.

Bir E-Posta İletisinden OneNote Sayfası Oluşturmak


Bilgisayarınızda Office 2007 ile birlikte Microsoft Office OneNote varsa da yüklüyse
Outlook’ta oluşturduğunuz e-posta iletileri, kişi kayıtları ve toplantı davetleri gibi
öğeleri OneNote defterinize gönderebilir ya da bağlayabilirsiniz.

Bir e-posta iletisinin içeriğini OneNote’a göndermek için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Gelen Kutusu’nu görüntüledikten sonra göndermek istediğiniz iletiyi (ya da


iletileri) seçin.
2. Standart araç çubuğunda Seçili E-postayı OneNote’a Gönder düğmesini
tıklayın.
OneNote açılır ve seçilen her ileti için Dosyalanmamış Notlar bölümünde
bir sayfa oluşturur. Her sayfa özgün iletinin tam metnini ve varsa eklere
bağlantıları içerir.
Sayfaları sürükleyerek ya da sayfa sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan
sonra Sayfayı Taşı, Başka Bölüm ve hedef defter bölümünü tıklayarak, sayfaları
Dosyalanmamış Notlar bölümünden bir defter bölümüne taşıyabilirsiniz.
İletileri Arşivlemek   169

İletileri Arşivlemek
İletileriniz Gelen Kutusu ve diğer ileti klasörlerinde biriktikçe, kullandığınız depolama
alanını azaltmak için bunları depolamanın başka yollarını aramanız gerekebilir. Örneğin,
belirli bir tarihten önce alınan ya da gönderilen iletileri arşivlemek isteyebilirsiniz. İletileri
ayrı bir Outlook ileti dosyasında arşivlemek, asıl veri dosyanızı derleyip toplamanıza ve
boyutunu yönetmenize yardımcı olur; Outlook içinden ve arşivlenmiş iletilere kolayca
erişmenize olanak verir.

Varsayılan ayar olarak, Outlook tüm klasörlerdeki iletileri düzenli aralıklarla işletim
sisteminizin belirlediği bir konumda (genellikle Gezinti Bölmesi’nden erişebileceğiniz
bir Arşiv veri dosyasında) otomatik olarak arşivler. Otomatik Arşiv işlevinin arşivleme
sıklığı ve yeri gibi varsayılan genel ayarları değiştirebilir ve tek tek klasörler için özel arşiv
ayarları yapabilirsiniz.

Exchange Server ağında çalışıyorsanız, ağ yöneticiniz tarafından ayarlanmış depolama


ilkeleri nedeniyle arşivle ilgili seçenekleriniz sınırlı olabilir. Örneğin, şirketiniz, öğeleri
yalnızca belirli bir süre depolamanıza izin verebilir.

İpucu  Posta kutunuzun boyutunu görmek, eski öğeleri ya da belirli bir boyuttan daha
büyük öğeleri bulmak ve silmek, postanızı elle arşivlemek, Silinmiş Öğeler klasörünü
boşaltmak ve bilgisayarınızda ya da sunucunuzda depolanan öğelerin çakışan örneklerini
silmek için Posta Kutusu Temizleme özelliğini kullanabilirsiniz. Bu özelliği kullanmak için,
Araçlar menüsünde Posta Kutusu Temizleme’yi tıklayın.

Bu alıştırmada, varsayılan otomatik arşiv seçeneklerini ayarlamayı, bir klasörü elle


arşivlemeyi ve tek bir klasör için arşivleme seçeneklerini ayarlamayı öğreneceksiniz. Bu
alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatıp Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Araçlar menüsünde Seçenekler‘i tıklayın.


Seçenekler iletişim kutusu açılır.
2. Seçenekler iletişim kutusunda Diğer sekmesini tıklayın.
170    Bölüm 5  Gelen Kutusunu Yönetmek

3. Otomatik Arşiv alanında Otomatik Arşiv düğmesini tıklayın.


Otomatik Arşiv iletişim kutusu açılır.
İletileri Arşivlemek   171

4. Otomatik Arşiv ayarlarını gözden geçirin; özellikle Outlook’un arşivleme işlemini ne


sıklıkla yapacağına, ne kadar eski öğelerin arşivleneceğine ve Eski Öğeleri Buraya
Taşı kutusundaki konuma dikkat edin.
Otomatik Arşivle Çalışmadan Önce Sor onay kutusu seçiliyse, Outlook Otomatik
Arşivle işlemini her çalıştırdığında onayınızı ister. Reddederseniz, bir sonraki
zamanlamaya kadar işlem yeniden başlamaz.
Eski öğeleri tamamen silme seçeneğinin olduğuna dikkat edin. Otomatik Arşiv
ayarlarınızda değişiklik yaparsanız ya da ayarları tüm klasörler için standartlaştırmak
isterseniz, Bu Ayarları Tüm Klasörlere Hemen Uygula düğmesini tıklayarak
değişiklikleri posta kutunuzdaki tüm klasörlere uygulayabilirsiniz.
5. Otomatik Arşiv ayarlarınızda istediğiniz değişiklikleri yapın ve açık iletişim
kutularının her ikisinde de Tamam’ı tıklayın. Değişiklik yapmak istemiyorsanız açık
iletişim kutularında İptal‘i tıklayarak kutuları kapatın.
6. Gelen Kutusu etkinken, Dosya menüsünde Klasör’ü işaret edin ve Gelen Kutusu
Özellikleri‘ni tıklayın.
Gelen Kutusu Özellikleri iletişim kutusu açılır.
7. Otomatik Arşiv sekmesini tıklayın.
172    Bölüm 5  Gelen Kutusunu Yönetmek

Gelen Kutusu Özellikleri iletişim kutusundaki Otomatik Arşiv sekmesinden


klasörlerin arşivleme seçeneklerini tek tek ayarlayabilirsiniz.
l Bu Klasördeki Öğeleri Varsayılan Ayarları Kullanarak Arşivle seçeneğini
seçerseniz, Varsayılan Arşivleme Ayarları düğmesini tıklayarak, daha önce
gösterilen Otomatik Arşiv iletişim kutusundaki varsayılan ayarları görebilir ve
değiştirebilirsiniz.
l Bu Klasörü Bu Ayarları Kullanarak Arşivle seçeneğini seçerseniz, bu klasördeki
öğeler için özel bir arşivleme süresi ve yeri belirtebilirsiniz.
8. Gelen Kutusu Otomatik Arşiv ayarlarında istediğiniz değişiklikleri yapın ve Tamam’ı
tıklayın. İletişim kutusunu hiçbir değişiklik yapmadan kapatmak için İptal’i tıklayın.
9. Dosya menüsünde Arşiv’i tıklayın.
Arşiv iletişim kutusu açılır.

Bu iletişim kutusundan, tüm posta kutusu ya da seçili klasörler için arşivleme


işlemini elle başlatabilirsiniz.
10. Posta kutusu için arşivleme işlemini şimdi başlatmak istiyorsanız, Tüm klasörleri,
Otomatik Arşiv ayarlarına göre arşivle seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın. Aksi
durumda, İptal’i tıklayın.
Tamam’ı tıkladığınızda Outlook, program penceresinin sağ alt köşesindeki
durum çubuğunda arşivleme işleminin ilerleme durumunu görüntüler. Durum
çubuğundaki Arşivleme düğmesini tıkladıktan sonra listeden İptal Arşivleniyor’u
seçerek, arşivleme işlemini iptal edebilirsiniz.
Önemli Noktalar   173

Outlook iletileri ilk kez arşivlediğinde, Gezinti Bölmesi’nden erişebileceğiniz bir


Arşiv Klasörleri veri dosyası oluşturur. Veri dosyasının içindekiler özgün içerikle aynı
klasör yapısında düzenlenir ve bilgisayarınızda ayrı bir dosyada depolanır.

İpucu  Arşivlenmiş Outlook öğelerini, Arşiv Dosyaları veri dosyasından posta


kutunuza geri yüklemek için, öğeleri posta kutusuna sürükleyebilir ya da
taşıyabilirsiniz.

YAPIN  Otomatik Arşiv ayarlarınızı gözden geçirin ve istediğiniz gibi ayarlanmış


olduklarından emin olun.

Önemli Noktalar
l Yeni Anında Ara özelliğini kullanarak posta kutusundaki iletilere filtre uygulayabilir
ve iletileri bulabilirsiniz. Belirli ölçütleri karşılayan iletileri görüntülemek için
otomatik olarak güncellenen sanal Arama Klasörleri oluşturabilirsiniz.
l İletileri zaman, konu, boyut, kategori, gönderen ya da başka bir alana göre
gruplandırabilir ve sıralayabilirsiniz.
l İletiler, görevler, randevular ve diğer Outlook öğelerine renkle kodlanmış
kategoriler atayabilir; öğeleri renk kategorilerine göre gruplandırabilir ve
sıralayabilirsiniz. Varsayılan Outlook kategorilerini kullanabilir ya da onları
ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde uyarlayabilirsiniz.
l Postanızı düzenlemek için klasörler oluşturabilir ve öğeleri elle ya da otomatik
olarak klasörlere taşıyabilirsiniz.
l Outlook, eski ve süresi dolmuş öğeleri ayrı bir veri dosyasında otomatik olarak
arşivler. Otomatik Arşiv işlevinin sıklığını, konumunu ve diğer ayarları, genel olarak
ya da her klasör için ayrı ayrı belirtebilirsiniz.
Bir Bakışta Bölüm

Toplantıları
zamanlamak, Takvim öğesi
güncelleştirmek pencerelerinde
ve iptal etmek, çalışmak,
sayfa 188 sayfa 176

Randevu ve olayları zamanlamak ve


değiştirmek, sayfa 186
6 Randevuları,
Olayları ve
Toplantıları
Yönetmek
Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Takvim öğesi pencerelerinde çalışmak.
4 Randevu ve olayları zamanlamak ve değiştirmek.
4 Toplantıları zamanlamak, güncelleştirmek ve iptal etmek.
4 Toplantı isteklerini yanıtlamak

Microsoft Office Outlook Takviminin, hayatınızı yönettiğini fark edebilirsiniz; ancak bu hiç
de olumsuz bir durum değildir. Takvim’i verimli bir şekilde kullanmak, organize olmanıza
ve görevleri zamanında tamamlamanıza yardımcı olur. Randevuları, toplantıları ve olayları
zamanlayabilir ve izleyebilirsiniz. Outlook 2007 zamanlanan görevleri takvimle eşlediği
için takviminize Gün görünümünde ya da Hafta görünümünde bakarak o gün ya da
hafta içinde tamamlanması gereken görevleri görebilir ve görevleri bitirdikçe tamamlandı
olarak işaretleyerek ilerlemenizi izleyebilirsiniz.

Bu bölümde, takviminizde bir randevu ve olay zamanlayarak ve ardından başka bir kişiyle
bir toplantı zamanlayarak, Outlook takviminize farklı türlerde bilgiler kaydedeceksiniz.
Başkalarının uygun olduğu toplantı saatleri ayarlamanın yöntemlerini öğreneceksiniz. Son
olarak, toplantı isteklerini yanıtlamayı, güncelleştirmeyi ve iptal etmeyi öğreneceksiniz.

Ayrıca Bakınız  Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.

Önemli  Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları


kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa
xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

   175
176    Bölüm 6  Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

Takvim Öğesi Pencerelerinde Çalışmak


Bir randevu, toplantı ve olayı oluşturduğunuz ya da yanıtladığınız pencereler sırasıyla
randevu penceresi, toplantı penceresi ve olay penceresi olarak adlandırılır; hepsine
birden topluca takvim öğesi pencereleri adı verilir. Kişi ve ileti pencereleri gibi takvim
öğesi pencerelerinde de menüler ve araç çubukları yerine yeni Office Şerit’inde
düzenlenmiş özel komutlar vardır.
Ayrıca Bakınız  Outlook 2007 öğe pencerelerindeki kullanıcı arayüzü hakkında daha fazla bilgi
için “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2. bölümdeki “Kişi Penceresinde Çalışmak” başlığına
bakın.

Bu alıştırmada, daha önceki bölümlerde anlatılan kişi ve ileti penceresi öğelerinden farklı
olan takvim öğesi penceresindeki öğeleri tanıyacak ve takvim öğesi türleri arasındaki
farkları öğreneceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u açın.

1. Takvim modülünü görüntülemek için Gezinti Bölmesi’ndeki Takvim düğmesini


tıklayın.

Takvim
Takvim Öğesi Pencerelerinde Çalışmak   177

Sorun Giderme  Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler, Windows Vista
içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP
Kullanıcıları İçin Bilgi” başlığına bakın.

2. Standart araç çubuğunda Yeni Randevu düğmesini tıklayın.


Yeni Randevu Adsız bir randevu penceresi açılır.

Önemli  Bilgisayarınızın ekran çözünürlüğüne ve kişi penceresinin büyüklüğüne


bağlı olarak, her grup içinde daha az ya da daha çok sayıda düğme görebilirsiniz ya
da gördüğünüz düğmeler gösterilenden daha büyük ya da küçük simgelerle temsil
ediliyor olabilir. Sekmelerin Şerit’in görünümü üzerindeki etkisini anlamak için randevu
penceresinin büyüklüğüyle ilgili denemeler yapın.

Ayrıca Bakınız  Şerit üzerindeki sekmeler ve gruplar hakkında daha fazla bilgi için “Kişi
Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2. bölümdeki “Kişi Penceresinde Çalışmak” başlığına bakın.

3. Pencerenin sol üst köşesindeki Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın.


Görünen Office menüsünde randevuları yönetmekle ilgili komutlar (oluşturmak,
Microsoft Office
Düğmesi kaydetmek, silmek ve yazdırmak gibi) bulunur.
178    Bölüm 6  Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

Ayrıca Bakınız  Yazdır komutları hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletilerini
İşlemek” başlıklı 4. bölümdeki “İletileri Yazdırmak” başlığına bakın. Düzenleyici
Seçenekleri penceresi hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u Özelleştirmek ve
Yapılandırmak” başlıklı 12. bölümdeki “Office ve Outlook Ayarlarını Kişiselleştirmek”
başlığına bakın.

4. Office menüsü dışında başka bir yeri tıklayarak menüyü kapatın.


Randevu penceresindeki komutlar üç sekmede gruplanmıştır:
l Randevu

l Ekle

l Metni Biçimlendir

İpucu  Bilgisayarınızdaki yüklü programlara bağlı olarak, Şerit’te burada açıklananlar


dışında farklı sekmeler ve gruplar da görünebilir. Örneğin, bilgisayarınızda Microsoft
Office OneNote yüklüyse, Randevu sekmesinde bir OneNote grubu olacaktır.

Randevu sekmesi varsayılan ayar olarak etkindir. Randevu oluşturmakla ilgili komut
düğmeleri bu sekmede dört grupta düzenlenmiştir:
l Eylemler

l Göster

l Seçenekler

l Yazım Denetleme
Takvim Öğesi Pencerelerinde Çalışmak   179

Yalnızca bu sekmedeki komutları kullanarak basit bir randevu oluşturabilirsiniz.


5. Ekle sekmesini tıklayın.

Ekleyebileceğiniz öğelerle ilgili komut düğmeleri bu sekmede altı grupta


düzenlenmiştir:
l Ekle

l Tablolar

l Çizimler

l Bağlantılar

l Metin

l Simgeler

6. Metni Biçimlendir sekmesini tıklayın.

İleti içeriğinin görünümüyle ilgili komut düğmeleri bu sekmede altı grupta


düzenlenmiştir:
l Pano

l Yazı Tipi

l Paragraf

l Stiller

l Yakınlaştır

l Düzenleme
180    Bölüm 6  Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

7. Randevu sekmesinde Seçenekler grubundaki Saat Dilimleri düğmesini tıklayın.


Başlangıç ve bitiş saatleri için saat dilimini görüntüleyen yeni bir alan görünür.
Outlook 2007’nin bu yararlı aracını kullanarak, birkaç saat dilimini kapsayan bir
randevuyu (örneğin İstanbul’dan Londra’ya bir uçuş gibi) zamanlayabilirsiniz.
Ayrıca Bakınız  Outlook’u farklı saat dilimleri için yapılandırmak hakkında daha fazla
bilgi için “Takviminizi Yönetmek” başlıklı 7. bölümdeki “Outlook’u Birden Çok Saat Dilimi
İçin Yapılandırmak” başlığına bakın.

8. Başlangıç saati alanında Tüm gün olay onay kutusunu seçin.


Pencere, randevu penceresinden olay penceresine dönüşür. Metni Biçimlendir ve
Ekle sekmelerinin içeriği değişmez ancak Randevu sekmesinin yerini Olay sekmesi
alır.
9. Seçili değilse Olay sekmesini tıklayın.
Takvim Öğesi Pencerelerinde Çalışmak   181

Olay sekmesinin içeriği, hemen hemen Randevu sekmesinin içeriğiyle aynıdır; tek
fark, Olay sekmesinde Seçenekler grubundaki sizin zamanınız varsayılan ayar olarak
Meşgul değil Serbest olarak gösterilmektedir ve anımsatıcı, olaydan 15 dakika önce
değil 18 saat önce görüntülenecek biçimde ayarlanmıştır.
10. Başlangıç saati alanında Tüm gün olay onay kutusunu temizleyerek olayı bir
randevuya dönüştürün.
11. Eylemler grubundaki Katılanları Davet Et düğmesini tıklayın.
Pencere, randevu penceresinden toplantı penceresine dönüşür. Metni Biçimlendir
ve Ekle sekmelerinin içeriği değişmez ama Randevu sekmesinin yerini, Katılanlar
adında yeni bir grubu da içeren Toplantı sekmesi alır.

İpucu  Olay penceresindeki Katılanları Davet Et düğmesini tıklayarak, Kişileri bir


toplantıya davet ettiğiniz biçimde bir olaya davet edebilirsiniz.

Toplantı penceresi üstbilgisinde standart Konu ve Konum alanlarına ek olarak Kime


alanı vardır. Katılanları Kime alanına girerek ya da Göster grubundaki Zamanlama
düğmesini tıklayarak davet edebilirsiniz.

YAPIN  Saat dilimleri ayarlarını görüntülemek istemiyorsanız, Saat Dilimleri düğmesini


tıklayarak saat dilimi ayalarını gizleyin.
KAPATIN  Yaptığınız değişiklikleri kaydetmeden toplantı penceresini kapatın.
182    Bölüm 6  Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

Randevuları Zamanlamak ve Değiştirmek


Randevular (başkalarını davet ettiğiniz toplantıların tersine) yalnızca kendiniz için
zamanladığınız zaman dilimleridir. Bir randevu, her Salı ya da Perşembe, her hafta ya da
her ay gibi belirli aralıklarla yineleniyorsa, Outlook takviminizde bunu yinelenen randevu
olarak ayarlayabilirsiniz; bunu yapmak, takviminizde randevunun belirttiğiniz aralıklarla
yinelenen birden çok örneğini oluşturur. Yinelenen randevular bağlantılıdır. Yinelenen
randevularda değişiklikler yaparken, bir randevunun tüm örneklerini ya da tek bir
örneğini güncelleştirmeyi seçebilirsiniz.

Randevu oluştururken, takvimde zamanınızı Serbest, Belirsiz, Meşgul ya da İşyeri


Dışında olarak gösterebilirsiniz. Bu bilgi, ağa bağlı başka kişiler tarafından görülür;
bununla birlikte zamanlamanızı e-postayla başkalarına gönderdiğinizde ya da
takviminizi paylaştığınızda da görülür. Notlar alanına yol tarifi ya da Web sitesi
bağlantıları yerleştirebilir ve randevu zamanında kolayca erişebilmek için ilgili dosyaları
ekleyebilirsiniz.
Ayrıca Bakınız  Zamanlama bilgilerinizi e-postayla göndermek hakkında daha fazla bilgi için
“Takviminizi Yönetmek” başlıklı 7. bölümdeki “ Takvim Bilgilerini E-posta iletisiyle Göndermek”
başlığına bakın. Takviminizi paylaşmak hakkında daha fazla bilgi için “Başkalarıyla İşbirliği
Yapmak“ başlıklı 10. bölümdeki ”Klasörlerinizi Başkalarıyla Paylaşmak” başlığına bakın.

Outlook çalışırken, randevunun başlangıç saatinden 15 dakika önce bir anımsatıcı iletisi
görüntüler; isterseniz anımsatıcı saatini değiştirebilir ya da tamamen kapatabilirsiniz.
Outlook hesabınızı Blackberry gibi mobil bir araçla ya da Microsoft Windows Mobile
yüklü bir cep telefonuyla eşlerseniz, anımsatıcıları kullandığınız bu aletlere de alabilirsiniz.
Bilgisayarınızdan uzakta olduğunuzda bu özellikler çok işe yarar.

Ayrıca Bakınız  E-posta iletisinden randevu oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için
"E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4. bölümdeki “Bir İletiden Görev ya da Randevu
Oluşturmak” başlığına bakın. Randevuları kategorilere atamak hakkında daha fazla bilgi için
“Gelen Kutusu’nu Yönetmek” başlıklı 5. bölümdeki “Renk Kategorileri Kullanarak İletileri
Düzenlemek” başlığına bakın.

Bu alıştırmada bir randevu ve bir yinelenen randevu zamanlayacaksınız. Bu alıştırma için


uygulama dosyası yoktur.
Randevuları Zamanlamak ve Değiştirmek    183

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Takvim’i görüntüleyin.

Sorun Giderme  Varsayılan Takvim görünümü Gün görünümüdür. Takviminiz bu


alıştırmada gösterilene benzemiyorsa, Standart araç çubuğundaki Gün düğmesini tıklayın.

1. Gezinti Bölmesi’ndeki Tarih Gezgini’nde yarının tarihini tıklayın.

İpucu  Tarih Gezgini, seçili ayı içerecek biçimde bir seferde altı haftayı görüntüler.
Seçili ayın günleri siyah renktedir; önceki ve sonraki ayların günleri gridir, ancak bu
ayarları da Tarih Gezgini’nde seçebilirsiniz.

Outlook yarının programını görüntüler.


2. Takvim bölmesinde, 13:00 zaman dilimini (13:00’e zamanlanmış bir randevunuz
varsa boş olduğunuz başka bir zaman dilimini) işaret edin.
Zaman diliminde Randevu Eklemek İçin Tıklatın ifadesi görünür.
3. Zaman dilimini etkinleştirmek için bir kez tıklayın.
Bu modda temel randevu ayrıntılarını doğrudan Takvim bölmesine girebilirsiniz.
4. AA Dilek’le Öğle Yemeği yazıp tuşuna basın.

Önemli  Bu kitaptaki alıştırmalar sırasında oluşturmanızı istediğimiz tüm randevu,


toplantı ya da olaylar AA ile başlar, böylece uygulama dosyalarını takviminizdeki diğer
öğelerden kolayca ayırt edebilirsiniz.

Outlook, 13:00’de başlayan yarım saatlik bir randevu oluşturur.


5. Randevuyu 13:00 zaman diliminden 12:00 zaman dilimine (ya da öğlene
zamanlanmış başka bir randevunuz varsa, boş olduğunuz başka bir saate)
sürükleyin.
Outlook randevunun başlangıç saatini değiştirir.
6. Randevunun alt kenarlığını işaret edin. İşaretçi iki başlı ok haline geldiğinde,
randevunun 13:00’de bitmesini sağlamak için kenarlığı aşağı çekin.
Randevu penceresinde randevuya daha çok ayrıntı ekleyebilir ve varsayılan
ayarlarda değişiklik yapabilirsiniz.
184    Bölüm 6  Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

7. AA Dilek’le Öğle Yemeği randevusunu çift tıklayın.


Randevu penceresi açılır. Konu, başlangıç saati ve bitiş saati, Takvim bölmesinde
girdiğiniz bilgilere göre ayarlanmıştır.
8. Konum kutusuna Fincan Cafe yazın.
9. Randevu sekmesinde Seçenekler grubundaki Farklı Göster okunu tıklayın. Listeden
İşyeri Dışında’yı seçin.
10. Seçenekler grubundaki Anımsatıcı okunu tıklayın. Listeden 1 saat‘i seçin.
11. Seçenekler grubundaki Özel düğmesini tıklayın.
Bir randevu, olay ya da toplantıyı Özel olarak işaretlemek, ayrıntılarını takviminizi
Özel
paylaştığınız kişilerden gizler.

12. Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat‘ı tıklayın.


Outlook, randevunun sol tarafına mor bir şerit ekleyerek işyeri dışında olacağınızı
belirtir ve konumu görüntüler. Sağ alt köşedeki kilit simgesi, randevunun özel olarak
işaretlendiğini belirtir.
13. 14:00 zaman dilimini çift tıklayın.
Outlook, başlangıç saati 14:00, bitiş saati 30 dakika sonrası olarak ayarlanmış bir
randevu penceresi açar.
14. Konu kutusuna AA Personel Toplantısı yazın. Konum kutusuna Konferans Odası
yazın.
15. Randevu sekmesinde Seçenekler grubundaki Yinelenme düğmesini tıklayın.
Randevu Yinelenme iletişim kutusu açılır.
Randevuları Zamanlamak ve Değiştirmek   185


Yinelenme özellikleri

Varsayılan randevu yinelenmesi, haftanın geçerli olarak seçili gününde ve haftalıktır.


Randevuyu, aksi bildirilene kadar yinelenecek biçimde ya da belirli bir sayıda
yinelenmeden sonra ya da belirli bir tarihte sona erecek biçimde ayarlayabilirsiniz.
16. Yinelenme aralığı alanında Oluşum sayısı seçeneğini seçin ve kutuda 10 yerine 2
yazın.
17. Bu hafta ve gelecek haftanın seçili gününde 14:00’te başlayacak 30 dakikalık bir
randevu oluşturmak için Tamam‘ı tıklayın.
Randevu penceresi başlık çubuğu, bunun artık yinelenen bir randevu olduğunu
yansıtacak biçimde değişir, Randevu sekmesi Yinelenen Randevu olarak değişir ve
sıklığı (Yinelenme) üstbilgide görünür.
186    Bölüm 6  Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

18. Yinelenen Randevu sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini


tıklayın.
Randevu takviminizde görünür. Zaman diliminin sağ ucundaki dönen ok simgesi
yinelenmeyi belirtir.

Özel randevu

Yinelenen randevu

19. Tarih Gezgini’nde sonraki iki haftada randevunun gününü tıklayıp randevunun
takviminizde gelecek haftada göründüğünü ama bir sonraki haftada görünmediğini
doğrulayın.
Ayrıca Bakınız  Bir randevuya bağlı OneNote sayfası oluşturmak hakkında daha fazla bilgi
için “Takviminizi Yönetmek” başlıklı 7. bölümdeki “Bir Randevu, Olay ya da Toplantıya Bağlı
OneNote Sayfası Yaratmak” başlıklı açıklama kutusuna bakın.

Olayları Zamanlamak ve Değiştirmek


Olaylar Outlook takviminizde zamanladığınız, bir doğumgünü, maaş günü ya da belirli
bir saati olmayan gün içindeki herhangi bir etkinlik gibi tüm günü kapsayan zaman
dilimleridir. Bunun dışında diğer açılardan olaylar randevularla benzer özelliktedir: bir
konum belirleyebilir, yinelenmeyi ve uygunluğunuzu belirtebilir, katılanları davet edebilir
ve olay öğesine ek bilgiler iliştirebilirsiniz.

Takviminizi Gün görünümünde, Hafta görünümünde ya da Ay görünümünde


görüntülerken bir olay yaratabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  E-posta iletisinden olay oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta
İletilerini İşlemek” başlıklı 4. bölümdeki “İletiden Bir Görev ya da Randevu Oluşturmak”
başlığına bakın.

Bu alıştırmada, bir olay zamanlayacak ve onu yinelenen bir olaya dönüştüreceksiniz. Bu


alıştırma için uygulama dosyası yoktur.
Olayları Zamanlamak ve Değiştirmek   187

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Takvim’i Gün görünümünde görüntüleyin.

1. Tarih Gezgini’nde yarının tarihini tıklayın.


2. Takvim bölmesinde gün üstbilgisinin altındaki ve bölünmüş zaman dilimlerinin
üstündeki boş alanı işaret edin.
Bu alanda Olay Eklemek için Tıklatın ifadesi görünür.
3. Olay dilimini etkinleştirmek için bir kez tıklayın.
Bu modda, olayla ilgili temel ayrıntıları doğrudan Takvim bölmesine girebilirsiniz.
4. AA Yıldönümü yazıp tuşuna basın.
Outlook bir gün süren bir olay yaratır. Olay penceresinde olaya daha çok ayrıntı
ekleyebilir ve varsayılan ayarlarda değişiklik yapabilirsiniz.
5. AA Yıldönümü olayını çift tıklayın.
Olay penceresi açılır. Konu ve tarih, Takvim bölmesine girdiğiniz bilgilere göre
ayarlanmıştır.
6. Olay sekmesinde Seçenekler grubundaki Yinelenme düğmesini tıklayın.
Bu bölümde daha önce gösterilen Randevu Yinelenme iletişim kutusu açılır. Olaylar
için varsayılan yinelenme randevularla aynıdır: haftalık olarak, haftanın seçili
gününde.
7. Yinelenme dönemi alanında Yıllık seçeneğini seçin.
Yıllık bir olayı, belirli bir tarihte ya da ayın belirli bir gününde (birinci, ikinci, üçüncü,
dördüncü ya da sonuncu) yinelenmek üzere zamanlayabilirsiniz.
188    Bölüm 6  Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

8. Her yıl aynı tarihte yinelenen yıllık bir randevu yaratmak için Tamam‘ı tıklayın.
Olay penceresi başlık çubuğu, bunun artık yinelenen bir olay olduğunu yansıtacak
biçimde ve Olay sekmesi Yinelenen Olay sekmesi olarak değişir. Olayın sıklığı
üstbilgide görünür.
9. Yinelenen Olay sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini
tıklayın.
Olay, Takvim bölmesinin üstünde görünür. Sağ ucundaki dönen ok simgesi
yinelenmeyi belirtir.

Yinelenen olay

Toplantıları Zamanlamak, Güncelleştirmek ve İptal


Etmek
Toplantıları Outlook kullanarak zamanlamak, özellikle birkaç kişinin programını koordine
ediyorsanız, toplantıları elle zamanlamaktan çok daha kolaydır. Bir toplantı zamanlarken
karşılaşılan en önemli güçlük, herkes için uygun olan bir saat bulmaktır. Outlook,
şirketinizdeki çalışanların ve şirket dışındaki, uygunluklarını İnternet’te yayınlamış kişilerin
tek tek ve ortak programlarını görüntüler.

E-posta hesabı olan herkese (Outlook kullanmayanlara bile) bir toplantı daveti (toplantı
isteği olarak adlandırılır) gönderebilirsiniz. Toplantının çok önemli olmayan katılanlarını,
katılımlarını İsteğe Bağlı olarak işaretleyerek bilgilendirebilirsiniz. E-posta diğer adları ya
da katılan listeleri kullanarak bir grup insanın hepsini birden davet edebilirsiniz. Toplantı
isteği, metin ve Web bağlantıları yanında dosya ekleri de içerebilir. Bu, toplantının
katılanlarının belirli bilgilere ulaşmasını sağlamanın pratik bir yoludur. Outlook
katılanların ve istediğiniz kaynakları zamanlamakla sorumlu kişilerin yanıtlarını otomatik
olarak izler, böylece her zaman toplantınıza kaç kişinin katılacağına dair güncel bir rapora
sahip olursunuz.
Toplantıları Zamanlamak, Güncelleştirmek ve İptal Etmek   189

Exchange Server 2007 Zamanlama Yardımcısı Özelliğini


Kullanmak
Şirketiniz Exchange Server 2007 çalıştırıyorsa, Outlook, belirttiğiniz bir süredeki
toplantı zamanlarının bir listesini sunarak ve her saat için uygun olan gereken ve
isteğe bağlı katılımcı sayısını belirterek, uygun toplantı zamanı seçme işlemini daha
da basitleştirir.

Zamanlana Yardımcısı sayfası, Exchange Server 2003 ağında bir toplantı


düzenlerken görüntülenen Zamanlama sayfasına benzerdir.

Pencerenin sağındaki takvim, grubun toplu olarak uygun olup olmadığını renklerle
belirtir. Geçmişte kalan tarihler ve iş günü olmayan günler gölgelidir; bu günler için
zamanlama önerisi yapılmaz.

l Tüm katılanların uygun olduğu günler beyazdır (İyi)

l Katılanların çoğunun uygun olduğu günler açık mavidir (Zayıf)

l Katılanların çoğunun uygun olmadığı günler daha koyu mavidir (Kötü)

Önerilen Saatler listesinde, Outlook, Süre listesinde belirtilen uzunlukta randevular


için katılanların uygunluğunu görüntüler. Gereken katılanların uygunluğu, isteğe
bağlı katılanlar ve kaynaklardan ayrı olarak gösterilir.

Takvimde bir tarih seçince, o gün için önerilen toplantı saatleri görüntülenir.
Önerilen Saatler listesinde bir toplantı saatini tıklamak, toplantı isteğini günceller.
190    Bölüm 6  Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

Şirketiniz Microsoft Exchange Server kullanıyorsa ve Exchange Server dizini, konferans


odaları ya da sunum donanımı gibi paylaşılan kaynakları içeriyorsa, bu kaynakları
toplantıya davet ederek onları isteyebilirsiniz. Kaynak istekleri otomatik olarak
onaylanabilir ya da her kaynak isteğini onaylamak üzere bir sorumlu atanabilir.

Örneğin zamanlamada bir çakışma nedeniyle, bir toplantının tarihini, saatini ya da yerini
değiştirmeniz gerekebilir. Bir toplantı isteğindeki tüm bilgileri, davet edilen katılanlara
yenilerini eklemek, davet edilenleri silmek ya da toplantıyı iptal etmek de dahil olmak
üzere, istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Değişiklikleri yaptıktan sonra Outlook davet
edilen katılanları bilgilendirmek üzere, onlara güncelleştirilmiş bir toplantı isteği gönderir.
Yalnızca katılan listesinde değişiklik yaptıysanız, Outlook yalnızca etkilenen katılanlara bir
güncelleme gönderme seçeneğini sunar.

Ayrıca Bakınız  E-posta iletisinden bir toplantı isteği oluşturmak hakkında daha fazla bilgi
için “E-Posta İletilerini İşlemek” başlıklı 4. bölümdeki “İletiden Bir Görev ya da Randevu
Oluşturmak” başlığına bakın.

Bu alıştırmada, bir toplantı isteği oluşturacak ve göndereceksiniz. Bu alıştırma için


uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Takvim’i görüntüleyin ve bir arkadaşınızı ya da iş arkadaşınızı kendisini bir


toplantıya davet edeceğiniz konusunda bilgilendirin.

1. Tarih Gezgini’nde yarının tarihini tıklayın. Takvim bölmesinde, 15:00 zaman dilimini
(ya da çakışan bir randevunuz varsa, uygun olduğunuz başka bir saati) tıklayın.
2. Standart araç çubuğunda Yeni Randevu okunu tıklayın. Listeden Toplantı İsteği’ni
Yeni Randevu seçin.
Adsız bir toplantı penceresi açılır.

Sorun Giderme  Takvim bölmesindeki etkin seçim bir olaysa, Outlook Toplantı
İsteği yerine bir Beklenen Olay isteği oluşturacaktır; bu durumda Beklenen Olay’ı
Toplantı’ya dönüştürmek için Tüm Gün Olay onay kutusunu temizleyin.

3. Kime kutusuna şirket çalışanlarından birinin e-posta adresini yazın. Exchange Server
ağında çalışmıyorsanız herhangi bir e-posta adresi, örneğin,
nurtac@gumustas.com.tr yazın.
4. Konu kutusuna AA Toplantı 1 yazın.
5. Konum kutusuna Deneme –kabul et lütfen yazarak toplantı isteğinin yalnızca
deneme amacıyla olduğunu belirtin.
Toplantıları Zamanlamak, Güncelleştirmek ve İptal Etmek   191

6. Toplantı sekmesinde Göster grubundaki Zamanlama düğmesini tıklayın.


Zamanlama sayfasındaki Tüm Katılanlar listesinde, siz ve Kime kutusuna girdiğiniz
e-posta adresi (ya da bu kişi adres defterinizdeyse ilgili ad) vardır. Adınızın
yanındaki siyah simge, sizin toplantının düzenleyicisi olduğunuzu belirtir. Tek
katılanın adının yanındaki kırmızı simge, onun gereken bir katılan olduğunu belirtir.
Katılanın simgesini tıklayarak Gereken Katılan ve İsteğe Bağlı Katılan arasında geçiş
yapabilir ya da bir kişi yerine bir kaynak belirtebilirsiniz.

İpucu  Diğer katılanları, randevu sayfasındaki Kime kutusunda ya da Zamanlama


sayfasındaki Tüm Katılanlar listesinde girebilirsiniz. İsterseniz, Eylemler menüsünde
Toplantı Planla’yı tıklayarak, doğrudan Zamanlama sayfasına benzeyen bir arayüzden
bir toplantı düzenleyebilirsiniz.

Outlook, önerilen toplantı saatini yeşil (başlangıç saati) ve kırmızı (bitiş saati)
dikey çubuklarla belirtir. Davet edilenler için serbest/meşgul bilgisi varsa, onların
zamanları beyaz (Uygun), mavi (Meşgul) ya da mor (İşyeri Dışında) olarak
gösterilir. Belirsiz yer ayırmalar, açık mavi çapraz şeritlerle belirtir. Hiçbir bilgi yoksa
(Outlook birinin takvimine bağlanamadığı için ya da önerilen toplantı, sunucuda
depolanan zamanlama bilgilerinden uzak bir tarihte olduğu için) Outlook bunu gri
çapraz şeritlerle belirtir. Zamanlamanın üstündeki gri satır, tüm katılanların ortak
zamanlamasını belirtir.
192    Bölüm 6  Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

İpucu  Toplantıya davet ettiğiniz herkese bir e-posta iletisi göndermek için önce toplantı
penceresini açın ve ardından Toplantı sekmesinde Katılanlar grubundaki Katılanlara İleti
düğmesini tıklayın.

Görüntülenen zamanlamalara uymak için Zamanlama sayfasının altındaki


listelerden seçerek, zamanlama alanındaki yeşil ve kırmızı dikey çubukları
sürükleyerek ya da zamanlama alanında istediğiniz saati tıklayarak toplantının
saatini ve süresini değiştirebilirsiniz.
7. Zamanlama sayfasının sol alt köşesindeki Sonrakini Otomatik Seç düğmesini
tıklayın.
Yeşil Başlangıç Saati ve kırmızı Bitiş Saati çizgileri, bir sonraki yarım saatlik uygun
zaman dilimine taşınır.
Farklı Göster ve Anımsatıcı ayarlarını değiştirebilir, yinelemeler oluşturabilir, renk
kategorileri atayabilir ve istediğiniz diğer değişiklikleri yapabilirsiniz. Farklı Göster
listesinde belirtilen uygunluk, toplantı isteğinizi kabul eden katılanlar için geçerli
olacaktır.
8. İstediğiniz toplantı saatini seçtikten sonra Göster grubundaki Randevu düğmesini
tıklayın.
Randevu sayfası görüntülenir.
9. Toplantının ayrıntılarını doğrulayın. Toplantı isteği üstbilgisindeki Gönder
düğmesini tıklayın.
Toplantı, takviminizde belirtilen tarihte ve belirtilen zaman diliminde görünür.

Toplantı İsteklerini Yanıtlamak


Başka bir Outlook kullanıcısından toplantı isteği aldığınızda, toplantı, saatiniz
zamanlanmış olarak takviminizde görünür ama Belirsiz olarak gösterilir. Siz toplantı
isteğine yanıt verene kadar, düzenleyen kişi katılmayı planlayıp planlamadığınızı bilemez.
Aşağıda belirtilen dört yoldan biriyle yanıt verebilirsiniz:

l İsteği kabul edebilirsiniz. Outlook toplantı isteğini siler ve takviminizde zamanınızı,


toplantıyı düzenleyenin toplantı isteğinde belirttiği biçimde zamanlanmış olarak
gösterir.
l Toplantıya katılabileceğinizi ama kesin olmadığını belirtmek üzere, bir isteği
geçici olarak kabul edebilirsiniz. Outlook toplantı isteğini siler ve takviminizdeki
zamanınızı, belirsiz olarak zamanlanmış olarak gösterir.
Toplantı İsteklerini Yanıtlamak   193

l Yeni bir toplantı saati önerebilirsiniz. Outlook isteğinizi, onay için toplantıyı
düzenleyen kişiye gönderir ve özgün zamanı, takviminizde belirsiz olarak
zamanlanmış olarak gösterir.
l İsteği reddedebilirsiniz. Outlook toplantı isteğini siler ve toplantıyı takviminizden
kaldırır.

Toplantı Çalışma Alanı Oluşturmak


Kuruluşunuzun, Microsoft SharePoint programıyla oluşturulmuş ve size belge
kitaplıkları yaratma izni veren bir işbirliği sitesi (bir takım sitesi gibi) varsa toplantıyı
zamanlarken bir toplantı çalışma alanı (toplantı planlamak ve ilgili görevleri ve
sonuçları izlemek için paylaşılan site) da oluşturabilirsiniz. Önceden zamanladığınız
bir toplantı için de bir çalışma alanı yaratabilirsiniz; toplantı isteğini toplantı çalışma
alanı bilgilerini içerecek biçimde değiştirdikten sonra Outlook, tüm katılanlara
bilgileri içeren güncellenmiş bir istek gönderir.

Yeni ya da var olan toplantı isteğinde bir toplantı çalışma alanı yaratmak için:

1. Toplantı penceresinde, Toplantı sekmesindeki Katılanlar grubunda Toplantı


Çalışma Alanı düğmesini tıklayın.
2. Toplantı penceresinin sağ tarafında açılan Toplantı Çalışma Alanı bölmesinde,
Konum Seçin okunu tıklayın ve listeden toplantı çalışma alanını oluşturmak
istediğiniz SharePoint sitesini tıklayın. (Toplantı Çalışma Alanı bölmesini ilk
kez kullanıyorsanız, önce Ayarları değiştir‘i tıklamanız gerekebilir.) Kullanmak
istediğiniz SharePoint sitesinde daha önce bir toplantı çalışma alanı ya da
belge kitaplığı ayarlamadıysanız, Konum seçin listesinden Diğer‘i tıklayın.
Açılan Diğer Çalışma Alanı Sunucusu iletişim kutusunda SharePoint sitesinin
adresini girip Tamam‘ı tıklayın.
3. Çalışma alanı seçin alanında, kullanmak istediğiniz şablon dilini ve toplantı
çalışma alanı şablonunu seçin ve Tamam‘ı tıklayın. Var olan bir toplantı çalışma
alanına bağlanmak istiyorsanız, o seçeneği seçin ve Çalışma alanını seçin
okunu tıklayın. Listeden var olan çalışma alanını seçin.
4. Toplantı Çalışma Alanı bölmesinde Tamam’ı tıklayın.
Katılanlar, toplantı isteğinden ya da takvimlerindeki toplantı öğesinden toplantı
çalışma alanına bağlanabilirler.

Ayrıca Bakınız  Outlook’u SharePoint programıyla kullanmak hakkında daha fazla bilgi
için “Başkalarıyla İşbirliği Yapmak” başlıklı 10. bölüme bakın.
194    Bölüm 6  Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek

Belirlenen toplantı
Toplantı yanıtı tarihi için takviminizi
seçenekleri görüntüler

Bir toplantı isteğine yanıt vermezseniz toplantı saati geçici olarak zamanlanmış olarak
takviminizde kalır.

Bir toplantı saatinin sizin için uygun olup olmadığından emin değilseniz, toplantı
isteği penceresindeki Takvim düğmesini tıklayarak önerilen toplantı günü için Outlook
takviminizi farklı bir pencerede açabilir, böylece çakışan randevuları görebilirsiniz.

Bir toplantıyı kabul ya da reddederken, toplantı düzenleyicisine bir yanıt gönderip


göndermemeyi seçebilirsiniz. Yanıt göndermezseniz, isteği kabul ettiğiniz Toplantı
formunda görünmeyecek, düzenleyici ve diğer katılanlar toplantıya katılmayı
planladığınızı bilmeyeceklerdir. Yanıt gönderirseniz, toplantıyı düzenleyen kişiye iletmek
istediğiniz bir ileti varsa, göndermeden önce yanıta bilgiler ekleyebilirsiniz.

Bir toplantı isteğine elle yanıt vermek için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Toplantı isteği penceresinde Okuma Bölmesi’nde ya da toplantı isteğini farenin


sağ düğmesiyle tıkladığınızda görünen kısayol menüsünde Kabul Et, Belirsiz ya da
Reddet‘i tıklayın.
2. Standart bir yanıt ya da kişiselleştirilmiş bir yanıt gönderme ya da hiç yanıt
göndermeme seçeneklerinden birini seçin.
Bir toplantı için yeni bir zaman teklif etmek için şu adımları izleyin:

1. Toplantı isteği penceresinde, Okuma Bölmesi’nde ya da toplantı isteğini farenin


sağ düğmesiyle tıkladığınızda görünen kısayol menüsünde, Yeni Zaman Teklif Et‘i
tıklayın.
Önemli Noktalar   195

2. Daha önce gösterilen toplantı isteği penceresinin Zamanlama sayfasına benzeyen


Yeni Zaman Teklif Et iletişim kutusunun zamanlama alanında, toplantı başlangıç ve
bitiş saatlerini, önermek istediğiniz saatlere göre değiştirin ve Saat Öner’i tıklayın.
3. Açılan toplantı yanıt penceresinde, isterseniz toplantıyı düzenleyen kişiye bir ileti
girin ve Gönder‘i tıklayın.
Outlook yanıtınızı gönderir ve toplantıyı, özgün toplantı saatinde geçici olarak
zamanlanmış olarak takviminize ekler. Toplantıyı düzenleyen kişi zaman değişikliğini
onayladıktan sonra siz ve diğer katılanlar güncelleştirilmiş toplantı isteğini alacaksınız.
Toplantı isteklerini otomatik olarak yanıtlamayı da seçebilirsiniz; bu durumda Outlook
toplantı isteklerini ve iptallerini yönergelerinize uygun olarak işleyecektir.

Outlook’a toplantı isteklerini otomatik olarak yanıtlamasını bildirmek için şu adımları izleyin:

1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın.


2. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler sekmesindeki Takvim Seçenekleri
düğmesini tıklayın.
3. Takvim Seçenekleri iletişim kutusunda Kaynak Zamanlama düğmesini tıklayın.
4. Kaynak Zamanlama iletişim kutusunda Toplantı isteklerini ve işlem iptallerini
otomatik olarak kabul et onay kutusunu seçin.
5. İstiyorsanız, Çakışan toplantı isteklerini otomatik olarak reddet ve/veya Yinelenen
toplantı isteklerini otomatik olarak reddet onay kutularını seçin.
6. Açık olan iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

Önemli Noktalar
l Takviminizde randevular ve tüm gün olayları oluşturabilir ve yönetebilirsiniz.
l Toplantılar ayarlamak, katılanları davet etmek ve yanıtlarını izlemek için Outlook’u
kullanabilirsiniz. Outlook, katılanların zamanlamalarını temel alarak bir toplantı
saati seçmenize yardımcı olabilir.
l Kuruluşunuzdaki başka kişiler, takviminizde belirttiğiniz serbest, meşgul ve işyeri
dışında olduğunuz saatleri görebilir. Uygun çalışma saatlerinizin görüntülenmesini
kişiselleştirebilir ve randevuların ayrıntılarını başkalarından gizlemek için bunları
özel olarak işaretleyebilirsiniz.
l Kuruluşunuzun bir SharePoint işbirliği sitesi varsa, toplantı isteğine eşlik edecek
bir toplantı çalışma alanı oluşturabilirsiniz. Toplantı çalışma alanları, toplantıya
katılanlar arasında bilgi ve dosya paylaşımı için merkezi bir konum sağlar.
l Kuruluşunuz Exchange Server 2007 kullanıyorsa Zamanlama Yardımcısı özelliğini
kullanarak, planlanmış katılanlarınızın uygun olduğu belirli bir süre için toplantı
zamanlarını hızla belirleyebilirsiniz.
Bir Bakışta Bölüm
Takvimi
yazdırmak,
sayfa 207

Bir İnternet
takvimine
bağlanmak,
sayfa 216

Birden çok tavimle


çalışmak, sayfa 218

Takvim bilgilerini
e- posta iletisiyle
göndermek, sayfa 213
7 Takviminizi
Yönetmek
Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Takvimin farklı görünümlerini görüntülemek.
4 Boş zamanlarınızı tanımlamak.
4 Outlook’u birden çok saat dilimi için yapılandırmak.
4 Takvimi yazdırmak.
4 Takvim bilgilerini e-posta iletisiyle göndermek.
4 Bir İnternet takvimine bağlanmak.
4 Birden çok takvimle çalışmak.

Microsoft Office Outlook 2007 Takvimi’ni kullanmak, etkili zaman yönetimine giden
yolda büyük bir adımdır. Bu kitapta önceki bölümlerde takviminize çeşitli türlerde
randevuları girmeyi ve güncelleştirmeyi öğrendiniz. Takviminizin sizin için daha verimli
olmasını sağlamak ve ihtiyacınız olan bilgileri bulmayı kolaylaştırmak için varsayılan
takvim ayarlarınızı iyileştirebilirsiniz.

Bu bölümde, takvim bilgilerini görüntülemenin farklı yollarını öğreneceksiniz. Günlük


ve aylık takvimler yazdıracak ve bir e-posta iletisine takvim bilgilerini ekleyeceksiniz.
Son olarak, İnternet’teki genel bir takvime bağlanacak ve takvimleri görüntülemenin
ve aralarında geçiş yapmanın değişik yollarıyla ilgili denemeler yapacaksınız. Ayrıca
takviminize bölgelere özel tatilleri eklemeyi, birden çok saat diliminde kullanmak üzere
Outlook’u yapılandırmayı, Takvim’deki bilgileri bir Web sayfası olarak kaydetmeyi ve bir
Takvim öğesine bağlı OneNote sayfası oluşturmayı, takviminizin denetimini başka birine
devretmenin ya da başka biri adına bir takvimi yönetmenin yollarını öğreneceksiniz.

Ayrıca Bakınız  Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.

Önemli  Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları


kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa
xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

   197
198    Bölüm 7  Takviminizi Yönetmek

Sorun giderme  Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler, Windows Vista
içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP
Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler” başlığına bakın.

Ayrıca Bakınız  Microsoft SharePoint takvimleriyle çalışmak, takviminizi diğer Outlook


kullanıcılarıyla paylaşmak ya da paylaşılan bir takvimi görmek hakkında daha fazla bilgi için
“Başkalarıyla İşbirliği Yapmak” başlıklı 10. bölüme bakın.

Takvimin Farklı Görünümlerini Görüntülemek


Takvim modülündeki Gezinti Bölmesi, Tarih Gezgini, bağlanabileceğiniz takvimlerin
listeleri ve takvimleri açmak, aramak, paylaşmak, göndermek ve yayınlamak için
bağlantılar içerir. Zaman çizelgenizi yönetebilmek için takviminizi çeşitli şekillerde
görüntüleyebilirsiniz:
l Gün/Hafta/Ay görünümü.  Aşağıdakilerden birini görüntüleyen bir takvim
görünümü:
l Gün görünümü, aynı anda tek bir günü yarım saatlik aralıklarla görüntüler.

l Çalışma Haftası görünümü, çalışma günlerini görüntüler; varsayılan ayar


olarak çalışma haftası Pazartesi-Cuma günleri 8:00 ile 17:00 arasıdır. Çalışma
haftanızın gün ve saatlerini dilediğiniz gibi tanımlayabilirsiniz.
Ayrıca Bakınız  Çalışma haftanızı tanımlamak hakkında daha fazla bilgi için bu
bölümdeki “Boş Zamanlarınızı Tanımlamak” başlığına bakın.

l Hafta görünümü, aynı anda bir haftayı (Pazartesi’den Pazar’a) görüntüler.

l Ay görünümü, aynı anda beş haftayı görüntüler.

Takvim bölmesinin üstündeki düğmeleri tıklayarak zaman dilimleri arasında geçiş


yapabilirsiniz. Ay görünümünde, bir haftanın sol kenarındaki hafta sekmesini
tıklayarak yalnızca o haftayı görüntüleyebilirsiniz. Hafta görünümünde, çalışma
haftasını ya da yedi günlük tüm haftayı görüntüleyebilirsiniz. Her iki görünümde de
bir günü çift tıklayarak yalnızca o günü görüntüleyebilirsiniz.
l Tüm Randevular görünümü.  Randevuları (olayları değil) yinelenme sıklığına göre (yok,
Günlük, Haftalık, Aylık, Yıllık) gruplanmış olarak görüntüleyen bir liste görünümü.
l Etkin Randevular görünümü.  Geçerli günde ya da sonrasında başlayan randevuları,
yinelenme sıklığına göre gruplanmış olarak görüntüleyen bir liste görünümü.
l Olaylar görünümü.  Yalnızca gün boyu süren olayları, yinelenme sıklığına göre
gruplanmış olarak görüntüleyen bir liste görünümü.
l Yıllık Olaylar görünümü.  Yalnızca yıllık olarak yinelenen olayları görüntüleyen bir
liste görünümü.
l Yinelenen Randevular görünümü.  Yalnızca yinelenen randevuları ve olayları,
yinelenme sıklığına göre gruplanmış olarak görüntüleyen bir liste görünümü.
Takvimin Farklı Görünümlerini Görüntülemek   199

l Kategoriye Göre görünümü.  Tüm takvim öğelerini Renk Kategorisi’ne göre


gruplanmış olarak görüntüleyen bir liste görünümü. Birden çok renk kategorisine
atanmış öğeler, atandıkları kategori gruplarının tümünde görünürler.
l Outlook Veri Dosyaları görünümü.  Tüm takvim öğelerini öncelikle Outlook Veri
Dosyasına, sonra da yinelenme sıklığına göre gruplanmış olarak görüntüleyen bir
liste görünümü.
Varsayılan ayar olarak, Outlook takviminizi Gün görünümünde görüntüler. Görünümü
değiştirmek için Gezinti Bölmesi’ndeki Geçerli Görünüm listesinde istediğiniz seçeneği
seçin ya da Görünüm menüsünde istediğiniz görünümü tıklayın. Herhangi bir görünümden
geçerli Gün görünümüne dönmek için Standart araç çubuğunda Bugün'ü tıklayın.

Günün ya da gün aralığının yanındaki Geri ya da İleri düğmelerini tıklayarak önceki ya da


sonraki zaman dilimlerini görüntüleyebilir ya da Tarih Gezgini’nde belirli bir gün, hafta ya
da ayı seçerek onu görüntüleyebilirsiniz.

l Bir ayı görüntülemek için geçerli ay adını tıklayın ve listeden görüntülemek


istediğiniz ayı seçin. Varsayılan ayar olarak görüntülenen yedi aylık aralıktan sonraki
dönemi görüntülemek için ay listesinin üstünü ya da altını işaret edin.
l Bir haftayı görüntülemek için o haftanın solundaki boşluğu tıklayın. Eğer Tarih
Gezgini ve Takvim’de hafta numaralarını görüntülüyorsanız, o haftayı görüntülemek
için hafta numarasını tıklayın.

İpucu  Bazı ülkelerde hafta numaraları olayları, tatilleri, vb. göstermek için kullanılır.
Hafta 1, 1 Ocak’ın bulunduğu takvim haftasıdır (Pazartesi’den Pazar’a), Hafta 2
bir sonraki haftadır ve bu şekilde yılsonuna kadar gider. Haftaların numaralanma
şekli nedeniyle bir yıl, Hafta 1 ile Hafta 53 arasında olabilir. Hafta numaralarını
görüntülemek için Seçenekler menüsündeki Araçlar’ı tıklayın. Takvim Seçenekleri’ni
tıkladıktan sonra Ay Görünümü ve Tarih Gezgini içinde hafta numaralarını göster onay
kutusunu seçin. Sonra açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

l Bir günü görüntülemek için o günü tıklayın.

İpucu  Bir görünümde (örneğin bilgilerin göründüğü sırada) değişiklik yaptıysanız ve


varsayılan ayarlara geri dönmek istiyorsanız, Görünüm menüsünde Geçerli Görünüm’ü
işaret edip Geçerli Görünümü Özelleştir’i tıkladıktan sonra Görünümü Özelleştir
iletişim kutusunda, Geçerli Görünümü Sıfırla’yı tıklayın. Geçerli Görünümü Sıfırla
düğmesi etkin değilse, görünüm zaten varsayılan ayarları görüntülüyordur.

Tarih Gezgini’nin bulunduğu takvim görünümlerinde, Gezinti Bölmesi’nin genişliğini


artırmak, Tarih Gezgini’nde gösterilen ayların sayısını da artırır. Program penceresinin en
fazla yarısını Gezinti Bölmesi’ne ayırabilirsiniz.
200    Bölüm 7  Takviminizi Yönetmek

Outlook 2007’nin Anında Ara özelliğini, (takvim öğesinde bir metni arayarak) randevular,
olaylar, toplantılar ya da tatilleri bulmak için kullanabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  Anında Ara özelliği hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini Yönetmek”
başlıklı 2. bölümdeki “Kişi Bilgilerine Hızla Ulaşmak” başlığına ve “Gelen Kutusu’nu Yönetmek”
başlıklı 5. bölümdeki “İletileri Hızla Bulmak” başlığına bakın.

Bu alıştırmada, Tarih Gezgini ve takviminizde farklı zaman dilimlerini görüntüleyecek ve


zaman çizelgenizin farklı görünümlerini görüntüleyeceksiniz..

KULLANIN  “Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek” başlıklı 6. bölümde


yarattığınız takvim öğelerini kullanın. O bölümdeki alıştırmaları tamamlamadıysanız,
şimdi tamamlayabilir ya da kendi takviminizdeki herhangi bir randevu, toplantı ya da olayı
kullanabilirsiniz.
YAPIN   Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın.

1. Gezinti Bölmesi’ndeki Takvim düğmesini tıklayarak Takvim modülünü


görüntüleyin.
Varsayılan ayar olarak, Outlook geçerli gün için takviminizi görüntüler ve o günü,
Tarih Gezgini’nde kırmızı bir çerçeveyle işaretler. Bitiş tarihi bugün olan görevler,
Takvim bölmesinin altındaki Görevler alanında listelenir.
Takvimin Farklı Görünümlerini Görüntülemek   201

İpucu  Takviminizi varsayılan görünüm ayarlarına sıfırlamak için Görünüm


menüsünde Geçerli Görünüm’ü işaret edip Geçerli Görünümü Özelleştir’i tıkladıktan
sonra Görünümü Özelleştir iletişim kutusunda Geçerli Görünümü Sıfırla’yı tıklayın.
Onay isteyen ileti kutusunda ve açık iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.

2. Tarih Gezgini’nde, kalın yazı tipiyle yazılı olan bir tarihi tıklayarak zamanlanmış
randevu ya da toplantılarınızın olduğu bir günü görüntüleyin.
Zamanlanmış olayların olduğu (randevu ya da toplantıların değil) günler, kalın
görünmez.
3. Takvim bölmesinin üstünde Hafta’yı tıklayın.
Outlook, seçili günün olduğu çalışma haftası için takviminizi görüntüler ve Tarih
Gezgini’nde, karşılık gelen günleri vurgular. Görevler alanı, her gün için bitmesi
gereken görevleri görüntüler.
4. Takvim bölmesinin üstünde Tüm haftayı göster seçeneğini seçin.
Outlook yedi günlük tüm haftayı görüntüler. Tanımlanan çalışma haftanız dışında
kalan zamanlar, gölgeli görünür.

Gün
etiketleri

5. Takvim bölmesinin üstünde Ay’ı tıklayın.


Outlook aylık takviminizi görüntüler. Önceki ve sonraki aylar, geçerli aydan belirgin
şekilde ayrılmaları için gölgelendirilmiştir. Ay görünümünde Görevler alanı yoktur.
202    Bölüm 7  Takviminizi Yönetmek

Hafta etiketleri

Takvim bölmesini aşağı kaydırarak ya da Tarih Gezgini’nde görmek istediğiniz ayı


tıklayarak farklı bir ayı görüntüleyebilirsiniz.
6. Takvim bölmesinin üstünde, Ayrıntılar’ın sağ tarafındaki Orta seçeneğini seçin.
Takvim yalnızca olayları okunur öğeler olarak görüntüleyecek şekilde değişir;
randevular ve toplantılar yatay çizgiler olarak görünür ve çizginin kalınlığı o öğe için
zamanlanan süreyi belirtir. Renk kategorilerine atanmış öğeleri temsil eden çizgiler,
atanan renkte görünür.
7. Randevuları ve toplantıları tamamen gizlemek için Düşük seçeneğini seçin.
8. Takvim bölmesinin sol kenarında görünen hafta etiketlerinden birini tıklayın.
Outlook seçilen haftayı, en son seçtiğiniz hafta görünümünde (Tüm hafta ya da
Çalışma haftası) görüntüler. Gün ya da Hafta görünümünde ayrıntı düzeyi yoktur;
Outlook bütün takvim öğelerini görüntüler.
9. Takvim üstbilgisinde tarih aralığının solundaki İleri düğmesini tıklayın.
İleri Takvim bir hafta ileri gider.
10. Takvim üstbilgisinde görünen gün etiketlerinden birini tıklayın.
Outlook seçilen günü Gün Görünümü’nde görüntüler.
11. Varsayılan görünüme geri dönmek için Standart araç çubuğunda Bugün‘ü tıklayın.
Takvimin Farklı Görünümlerini Görüntülemek   203

Ulusal Tatil Günlerini Eklemek ve Kaldırmak


Herhangi bir ülkenin resmi tatillerini, Outlook takviminize eklemek için aşağıdaki
adımları izleyin:

1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun


Tercihler sekmesinde Takvim Seçenekleri’ni tıklayın.
2. Takvim Seçenekleri iletişim kutusunda Tatil Ekle’yi tıklayın.
3. Takvime Tatilleri Ekle iletişim kutusunda, takviminize tatillerini eklemek
istediğiniz ülkelerin onay kutularını seçip Tamam’ı tıklayın.
4. Outlook seçilen ülkenin tatil günlerini takviminize ekledikten sonra açık
iletişim kutularını kapatmak için Tamam’ı tıklayın.
Outlook 2007, takviminizdeki tüm tatillere Tatil adında bir renk kategorisi atar.
Takviminizdeki tatillerin tümü Outlook 2007’de atanmışsa, takvimi Kategoriye Göre
görünümünde görüntüleyip Tatil kategorisine aşağı kaydırarak, tatillerin bir listesini
görüntüleyebilirsiniz. Takviminizdeki bütün tatilleri, Kategoriler: Tatil grup başlığını
seçip Delete tuşuna basarak kaldırabilirsiniz.

Outlook’un daha eski bir sürümünde yaratılmış takvimleri kaldırmak ya da yalnızca


belirli bir ülkenin tatillerini kaldırmak için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Takvimi Tüm Randevular görünümünde görüntüleyin.


2. Görünüm menüsündeki Geçerli Görünümü’ü işaret edin ve Geçerli
Görünümü Özelleştir’i tıklayın.
3. Görünümü Özelleştir iletişim kutusunda Gruplandır düğmesini tıklayın.
4. Gruplandır iletişim kutusunda Düzenlemeye göre otomatik olarak grupla
onay kutusu seçiliyse, seçimi temizleyin. Öğeleri gruplandır okunu tıklayın ve
listeden Konum’u seçin.
5. Sonra listelerinin tümünde (yok) seçeneğinin görüntülendiğinden emin olun
ve açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.
6. Takvim bölmesinde, kaldırmak istediğiniz tatillerin bulunduğu Konum
grubunu (örneğin, Konum: İsveç) görüntülemek için görüntülenen grupları
daraltın ya da bölmeyi aşağı kaydırın.
7. Görüntülenen ülkenin tatillerini kaldırmak için Konum grup başlığını tıklayın
ve tuşuna basın. Outlook, bu işlemin seçili gruptaki tüm öğeler için geçerli
olacağını bildiren bir ileti kutusu görüntülerse, Tamam’ı tıklayın.
8. Seçili tatilleri kaldırmak için silmek istediğiniz tatil yada tatilleri tıklayın (birden
çok tatil seçmek için tuşunu basılı tutun) ve tuşuna basın.
204    Bölüm 7  Takviminizi Yönetmek

Boş Zamanlarınızı Tanımlamak


Outlook’a çalışma zaman çizelgenizin nasıl olduğunu bildirebilirsiniz, böylece diğer
insanlar yalnızca boş zamanlarınızda sizinle randevu ayarlayabilirler. Tanımlanan bu
zamana çalışma haftası adı verilir.
Varsayılan ayar olarak, Outlook’ta çalışma haftası Pazartesi’den Cuma’ya, 8:00 ile 17:00
arasıdır. Bunu, ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde (örneğin geç bir vardiyada ya da hafta
sonları çalışıyorsanız) değiştirebilirsiniz. Çalışma haftanız takviminizde başka bir renkle
gösterilir ve varsayılan ayar olarak bağlı olduğunuz ağda takviminize bakan kişilerin
görebileceği tek zamandır.
Ayrıca Bakınız  Başkalarının takvimlerine bakmak hakkında daha fazla bilgi için “Başkalarıyla
İşbirliği Yapmak” başlıklı 10. bölümdeki “Başkalarının Klasörlerine Erişmek” başlığına bakın.

Bu alıştırmada, çalışma haftanızı görüntüleyecek ve değiştireceksiniz. Bu alıştırma için


uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce, takviminizi Hafta görünümünde görüntüleyin.

1. Takvim bölmesinin üstündeki Çalışma haftasını göster seçeneğini seçin.

Sorun Giderme  Çalışma haftanız burada söz edilen varsayılan günlere ve saatlere
uymuyorsa, bu alıştırmayı kendi ayarlarınızı kullanarak uygulayın.

2. Takvim sayfasını, çalışma gününün başlangıcını ya da bitişini görebileceğiniz şekilde


kaydırın.

Çalışma dışı
saatler

Çalışma
saatleri
Boş Zamanlarınızı Tanımlamak   205

3. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın.


4. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler sekmesindeki Takvim Seçenekleri’ni
tıklayın.
Takvim Seçenekleri iletişim kutusu açılır.
5. Takvim iş günleri alanında Cmt ve Paz onay kutularını seçip Sal, Çar ve Per onay
kutularını temizleyin.
Çalışma haftası artık Cuma ile Pazartesi arasındadır.
6. Başlangıç saati okunu tıklayın. Listeden 15:00‘i seçin. Bitiş saati okunu tıklayın.
Listeden 23:00’ü seçin.

Sorun Giderme  Outlook, gece yarısını geçen bir çalışma günü ya da farklı günler
için farklı başlangıç ve bitiş saatleri tanımlamanıza izin vermez.

7. Açık iletişim kutularının ikisinde de Tamam’ı tıklayın.


Takviminiz yeni çalışma haftası ayarlarınızı görüntüler.

YAPIN  Devam etmeden önce, çalışma haftanızı istediğiniz gibi ayarlayın.


206    Bölüm 7  Takviminizi Yönetmek

Outlook’u Birden Çok Saat Dilimi için Yapılandırmak


Normal saat diliminizin dışındaki yerlere çok sık seyahat ediyorsanız, bilgisayarınızdaki
saat dilimini değiştirmek işinize yarayabilir. Bunu Microsoft Windows ya da Outlook’tan
yapabilirsiniz. Saat dilimini değiştirdiğinizde e-posta iletilerinin alındığı saat ve randevu
saatleri gibi bilgiler, yeni saat dilimine uyacak biçimde değişir. Windows görev çubuğu
bildirim alanında saati görüntülüyorsanız, burada gösterilen saat de yeni saat dilimine
göre değişir.

Saat dilimlerini değiştirmek için şu adımları izleyin:

1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler


sekmesindeki Takvim Seçenekleri düğmesini tıklayın.
2. Takvim Seçenekleri iletişim kutusunun Gelişmiş Seçenekler alanında Saat Dilimi
düğmesini tıklayın.
3. Saat Dilimi iletişim kutusunda Saat dilimi okunu tıklayın. Listeden istediğiniz saat
dilimini seçin ve açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.

Seyahat etmeye hazırlanırken ya da farklı saat dilimlerindeki katılımcılarla toplantılar


zamanlarken, Outlook’u takviminizde iki saat dilimi görüntülemek üzere yapılandırmak
isteyebilirsiniz. Bu şekilde Outlook artık Gün artık görünümündeki saat dilimlerini Takvim
bölmesinin solunda iki sütun olarak görüntüler.

Takviminizde aynı anda iki saat dilimi görüntülemek için şu adımları izleyin:

1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın.


Outlook’u Birden Çok Saaat Dilimi için Yapılandırmak   207

2. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler sekmesindeki Takvim Seçenekleri


düğmesini tıklayın.
3. Takvim Seçenekleri iletişim kutusunda Saat Dilimi düğmesini tıklayın.
4. Saat Dilimi iletişim kutusunda Ek saat dilimi göster onay kutusunu seçin. İkinci
Saat dilimi listesinden görüntülemek istediğiniz saat dilimini seçin.
5. Her saat dilimi için, karşılık gelen Etiket kutusuna bir etiket (Ankara ve Londra gibi)
yazın.
6. Açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.
Outlook takviminizde iki saat dilimi ayarlardığınızda, Saat Dilimi iletişim kutusundaki Saat
Dilimi Değiştir düğmesini tıklayarak aralarında kolayca geçiş yapabilirsiniz.

Takvimi Yazdırmak
Dizüstü bilgisayarınız olmadan seyahat ediyorsanız ya da haftalık programınızın
evrak çantanızda kolayca erişebileceğiniz bir yerde olmasını istiyorsanız, bir günü,
haftayı, ayı ya da takviminizdeki başka bir zaman aralığını yazdırmak işinize yarayabilir.
Takviminizdeki herhangi bir zaman aralığını kolayca yazdırabilirsiniz. Görünen ayrıntı
miktarı, yazdırdığınız aralığa bağlıdır.

Outlook çeşitli yerleşik yazdırma stilleri sunar; bununla birlikte isterseniz başka stiller
de oluşturabilirsiniz. Var olan yazdırma stilleri, Yazdır komutunu seçtiğinizde hangi
görünümde olduğunuza bağlı olarak değişir. Varsayılan yazdırma stilleri şunlardır:

l Günlük Stil.  Seçili tarih aralığını, her sayfada bir gün olacak şekilde yazdırır.
Yazdırılan öğeler tarih, gün, Görev Defteri, başvuru için aylık takvimlerle not
almanız için bir alan içerir.
l Haftalık Stil.  Seçili tarih aralığını, her sayfada bir takvim haftası olacak şekilde
yazdırır ve başvuru için seçili ayla bir sonraki ayın takvimlerini içerir.
l Aylık Stil.  Seçili tarih aralığındaki her ay için bir sayfa yazdırır. Har sayfa ayı
çevreleyen altı haftalık bir aralıkla başvuru için seçili ay ve sonraki ayın takvimlerini
içerir.
l Üçe Katlı Stili.  Seçili tarih aralığındaki her gün için bir sayfa yazdırır. Her sayfa bir
günlük zamanlama, haftalık zamanlama ve Görev Defteri içerir.
l Takvim Ayrıntıları Stili.  Seçili tarih aralığındaki randevularınızla randevu
ayrıntılarını listeler.
Yazdırılacak tarihi ya da tarih aralığını seçebilir ve sayfa düzeni seçeneklerini
ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde değiştirebilirsiniz.
208    Bölüm 7  Takviminizi Yönetmek

Bu alıştırmada, önizlemeyi görüntülerken yazdırma stili seçmenin iki farklı yolunu


öğrenecek ve isteğe bağlı olarak takviminizi Günlük ve Üçe Katlı stillerde yazdıracaksınız.
Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

Önemli  Bu alıştırmayı tamamlamak için bilgisayarınızda bir yazıcının yüklü olması gerekir.
Kurulu bir yazıcınız yoksa çeşitli yazdırma seçeneklerinin önizlemesini görüntüleyebilir
ama yazdıramazsınız. Yazıcı yüklemek için Başlat düğmesini ve ardından Denetim
Masası’nı tıklayın. Denetim Masası’nda Donanım ve Ses’in altında Yazıcı’yı tıklayın ve Yazıcı
Ekle’yi tıklayın. Bir ağda çalışıyorsanız, yöneticiniz yazıcı yüklemekle ilgili gerekli bilgileri
sağlayabilir.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce takviminizi Gün görünümünde görüntüleyin.


En iyi sonucu elde etmek için takvimde bir ya da daha çok randevu, toplantı ya da olayın
göründüğü bir günü görüntüleyin.

1. Standart araç çubuğundaki Yazdır düğmesini tıklayın.


Günlük Stil biçimi ve bugünün tarihi seçili olarak Yazdır iletişim kutusu açılır.
Yazdır
Takvimi Yazdırmak   209

2. Yazdır iletişim kutusunda Önizleme’yi tıklayın.


Outlook, takviminizin yazdırıldığında nasıl görüneceğini gösteren bir Baskı
Önizleme ekranı görüntüler.
3. Takvim sayfasını okunur olacak şekilde büyütmek için Baskı Önizleme penceresinin
araç çubuğundaki Gerçek Boyut düğmesini tıklayın.
Gerçek Boyut

4. Baskı Önizleme araç çubuğunda Yazdır’ı tıklayın.


5. Yazdır iletişim kutusunda, Yazıcı alanında kullanmak istediğiniz yazcının seçili
olduğundan emin olduktan sonra Tamam’ı tıklayın.
Outlook, bugünün zamanlamasını takvimin Gün görünümüne benzeyen Günlük stil
biçiminde yazdırır.
6. Dosya menüsündeki Sayfa Yapısı’nı işaret edin ve Üçe Katlı Stili’ni tıklayın.
210    Bölüm 7  Takviminizi Yönetmek

Sayfa Düzeni iletişim kutusu açılır ve Üçe Katlı yazdırma stilinde bir önizleme
görüntüler. Seçenekler alanında, üç bölmenin her birinde yazdırmak istediğiniz
takvim öğelerini seçebilirsiniz.

7. Sayfa Yapısı iletişim kutusunda Yazdır’ı tıklayın.


Outlook’un önceki yazdırma işleminde yaptığınız ayarları korumadığına dikkat edin.
8. Yazdır iletişim kutusunun Yazdırma aralığı alanında Son okunu tıklayın. Listeden iki
gün sonrasının tarihini seçin. Önizleme’yi tıklayın.
Baskı Önizleme penceresi, yazdırıldığında görüneceği şekilde üçe katlı takvimi
görüntüler. Ekleme noktası bir büyütece dönüşür.
9. Takvim sayfasını büyütmek için önizlemesi görüntülenen sayfanın ortasını bir kez
tıklayın.
Baskı Önizleme penceresinin sol alt köşesinde, durum çubuğu seçtiğiniz tarih
aralığına uygun olarak, üç sayfadan birincisini görüntülediğinizi belirtir.
Takvimi Yazdırmak   211

Varsayılan seçeneklerle her sayfa, solda günlük takvimi, ortada görev listesi
ve sağda haftalık takvimi görüntüler. Belgeyi aşağı kaydırarak ikinci ve üçüncü
sayfaların önizlemesini görüntüleyebilirsiniz.

Sayfa numarası
10. Baskı Önizleme araç çubuğunda Yazdır’ı tıklayın. Yazdır iletişim kutusunda Tamam’ı
tıklayın.
Outlook üç sayfayı (seçili tarih aralığındaki her gün için bir sayfa) yazdırır ve Baskı
Önizleme penceresini kapatır.
11. Farklı yazdırma stilleri ve tarih aralıklarıyla denemeler yapın ve her birinin
sonuçlarının önizlemesini görüntüleyin.
212    Bölüm 7  Takviminizi Yönetmek

Takvim Bilgilerini Bir Web Sayfası Olarak Kaydetmek


Zamanlama çizelgenizi Web sayfası şeklinde bir intranet sitesinde yayımlayarak
iş arkadaşlarınızla ya da bir İnternet sitesinde yayımlayarak daha geniş bir grup
insanla paylaşabilirsiniz. Outlook, seçili takvim bilgilerini statik bir HTML sayfası
olarak kaydetmek için basit bir yöntem sunar.

Takvim bilgilerini bir Web sayfası olarak kaydetmek için şu adımları izleyin:

1. Takviminizi görüntüleyin. Dosya menüsünde Web Sayfası Olarak Kaydet’i


tıklayın.
Web Sayfası Olarak Kaydet iletişim kutusu açılır.

2. Takvim bilgilerinizi yayınlamak istediğiniz sürenin başlangıç ve bitiş tarihlerini


girin.
3. Seçenekler alanında randevu ayrıntıları ya da arka plan grafiği ekleme
seçeneklerinden birini seçin.
4. Farklı kaydet alanında Dosya adı kutusunda gösterilen yolun sonuna bir
dosya adı (uzantıya gerek yok) ekleyin. Web sayfasında görüntülenecek başlığı
ve Outlook’un kaydedeceği konumu değiştirebilirsiniz.
Varsayılan ayar olarak, Outlook takviminizi Belgeler klasörünüze kaydeder.
5. Kaydedilen web sayfasını tarayıcıda aç onay kutusunu seçili bırakarak
Kaydet’i tıklayın.
6. Outlook az önce yarattığınız Web sayfasının bağlantısına güvendiğinizi
onaylamanızı isteyen bir güvenlik uyarısı görüntülerse, Evet’i tıklayın.
7. Outlook Web sayfasını kaydetmek mi açmak mı istediğinizi soran bir ileti
kutusu görüntülerse, Aç’ı tıklayın.
Sayfa, varsayılan Web tarayıcınızda açılır. (Tarayıcı, dosyayı bilgisayarınızdan
yükler, İnternet’ten değil; zaman çizelgenizi henüz İnternet’te yayınlamadınız.)
Takvim Bilgilerini E-Posta İletisiyle Göndermek   213

8. Takvimi gözden geçirin. Pencerenin üstünde bir Bilgi Çubuğu görünürse,


onu tıklayın. Engellenen İçeriğe İzin Ver’i tıklayın ve Güvenlik Uyarısı ileti
kutusunda Evet’i tıklayarak, Windows’un biçimlendirilmiş içeriği görüntülemek
üzere ActiveX denetimini çalıştırmasına izin verin.

Takvim web sayfasını, yayımlama iznine sahip olduğunuz herhangi bir intranet ya
da İnternet sitesinde yayımlayabilirsiniz.

Takvim Bilgilerini E-Posta İletisiyle Göndermek


Zamanlamanızla ilgili bilgileri sık sık iş arkadaşlarınız, arkadaşlarınız ya da aile üyelerinizle
paylaşmanız gerekebilir. Outlook 2007 ile seçili takvim bilgilerini statik bir görüntü
olarak bir e-posta iletisi içine kolayca gömebilir, böylece HTML biçimini görüntüleyebilen
bir e-posta programı kullanan herkese (yalnızca Outlook kullananlara değil)
gönderebilirsiniz.
214    Bölüm 7  Takviminizi Yönetmek

Bilgileri paylaşmak istediğiniz zaman dilimini (Bugün, Yarın, Sonraki 7 Gün, Sonraki
30 Gün ya da Tüm Takvim ya da özel bir tarih aralığı belirleyebilirsiniz) ve paylaşmak
istediğiniz ayrıntıların düzeyini seçebilirsiniz:

l Yalnızca uygunluk.  Yalnızca, zamanlanan süreler boyunca uygunluğunuzu (Serbest,


Meşgul, Belirsiz ya da İş Yeri Dışında) içerir.
l Sınırlı ayrıntılar.  Yalnızca uygunluk ve takvim öğelerinin konu bilgilerini içerir.

l Tüm ayrıntılar.  Uygunluk bilgisini ve takvim öğelerinin tüm ayrıntılarını içerir.

Özel olarak işaretlenmiş takvim öğelerinin ayrıntıları, ayrıntıların gösterilmesi yönünde bir
seçim yapmadığınız sürece gösterilmeyecektir.

Ayrıca Bakınız  Özel randevular hakkında daha fazla bilgi için “Randevular, Olaylar ve
Toplantıları Yönetmek” başlıklı 6. bölümdeki “Randevuları Zamanlamak ve Değiştirmek”
başlığına bakın.

Bu alıştırmada, zamanlamanızla ilgili bilgileri bir e-posta iletisine gömeceksiniz. Bu


alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce takviminizi görüntüleyin.

1. Gezinti Bölmesi’nde E-postayla takvim gönder’i tıklayın.


Outlook yeni bir ileti penceresi ve E-postayla Takvim Gönder iletişim kutusunu açar.
2. Gelişmiş alanında, tüm seçenekleri görüntülemek için Göster’i tıklayın.
Takvim Bilgilerini E-Posta İletisiyle Göndermek   215

Outlook’ta birden çok takvim klasörünüz varsa, hangi takvimdeki bilgileri


göndermek istediğinizi seçebilirsiniz.
3. Tarih Aralığı okunu tıklayın. Listeden Sonraki 7 gün seçeneğini seçin.
4. Ayrıntı okunu tıklayın. Listeden Tüm ayrıntılar’ı seçin.
Özel randevu ayrıntılarını ve ekleri ekleyip eklememeyi ve zaman çizelgesi bilgilerini
günlük zaman çizelgesi ya da yalnızca olaylar listesi olarak sunmayı seçebilirsiniz.
5. E-posta Düzeni listesinde Günlük zaman çizelgesi seçiliyken Tamam’ı tıklayın.
Outlook, seçili takvim bilgilerini e-posta iletisi penceresine gömer ve aynı bilgileri
bir .ics dosyası olarak ekler. E-posta iletisini herhangi bir alıcıya gönderebilirsiniz.
.ics dosyalarını destekleyen e-posta programı kullanan bir alıcı, takvim bilgilerinizi
kendi takvim listesine ekleyebilir.

6. İçeriğini görüntülemek için e-postayı aşağı kaydırın. Başka zaman dilimleri, ayrıntılar
ve düzen seçenekleriyle denemeler yapın.

KAPATIN  E-posta iletisini kapatın ya da gönderin.


216    Bölüm 7  Takviminizi Yönetmek

Bir Randevu, Olay ya da Toplantıya Bağlı OneNote Sayfası


Yaratmak
Bilgisayarınızda Office 2007 ile birlikte Microsoft Office OneNote da yüklüyse,
takvim girdilerini Outlook’tan OneNote defterinize bağlayabilirsiniz.

Bir ya da daha çok takvim girdisini OneNote’a bağlamak için şu adımları izleyin:

1. Takvim’i görüntüleyin ve bağlamak istediğiniz öğeyi (ya da öğeleri) seçin.


2. Standart araç çubuğunda One Note’ta Bağlı Toplantı Notları Aç veya Oluştur
One Note’ta
düğmesini tıklayın.
Bağlı Toplantı
Notları Aç Veya OneNote (zaten çalışmıyorsa) başlar ve Dosyalanmamış Notlar bölümünde,
Oluştur seçili takvim öğelerinin her biri için bir sayfa yaratır. Her sayfa randevu, olay ya
da toplantı bilgilerini ve özgün Outlook takvim öğesini OneNote içinden açan
bir bağlantı içerir.
Dosyalanmamış Notlar bölümünden bir defter bölümüne taşımak için sayfaları
sürükleyebilir ya da sayfa sekmesini farenin sağ düğmesiyle tıklayıp Sayfayı Taşı’yı
işaret ettikten sonra Başka Bölüm’ü tıklayabilirsiniz. Sayfaları Taşı veya Kopyala
iletişim kutusunda, hedef defter bölümünü tıkladıktan sonra Taşı’yı tıklayın.

Bir İnternet Takvimine Bağlanmak


Profesyonel spor olayları, tatiller, eğlence, bilimsel veriler, vb.’ni izleyen özelleşmiş çeşitli
takvimlere, Microsoft Office Online Web sitesinden ulaşılabilir. Takvim modülünden bu
İnternet takvimlerine bağlanarak güncel bilgilere, kendi zaman çizelgesi bilgilerinizle aynı
yerden kolayca erişebilirsiniz.

Bir İnternet takvimine bağlandıktan sonra, Tüm Takvim Öğeleri listesindeki Diğer
Takvimler bölümündeki onay kutusunu seçerek ya da temizleyerek, bağlanılan takvimi
istediğiniz zaman görüntüleyip gizleyebilirsiniz. İnternet takvimlerini, Takvim modülünde
diğer takvimler gibi görüntüleyebilirsiniz; tek başlarına ya da başka bir takvimin yanında
görebilir ya da birden çok takvimdeki bilgileri bir arada görüntüleyebilirsiniz. Bağlanılan
takvimi var olan takvim listenizden kaldırmak için takvimin sekmesini farenin sağ
düğmesiyle tıkladıktan sonra Sil’i tıklayabilirsiniz.
Bir İnternet Takvimine Bağlanmak   217

Bu alıştırmada, bir İnternet takvimine bağlanacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası


yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce takviminizi görüntüleyin.

1. Gezinti Bölmesi’nin altında Takvimleri Çevrimiçi Ara’yı tıklayın.


Varsayılan İnternet tarayıcınızda Office Online Web sitesinin İnternet Takvimleri
sayfası açılır.
2. Microsoft Office Outlook 2007 için İnternet Takvimleri sayfasını aşağı kaydırın.

3. Ayın evreleri takvimi (İngilizce) örnek takvim şablonunu tıklayın.


4. Outlook’un Web içeriğini açmasına izin vermenizi isteyen bir Internet Explorer
Güvenlik ileti kutusu görünürse, İzin Ver düğmesini tıklayın.
5. Takvimi Outlook’a ekleyip güncelleştirmelere abone olmayı isteyip istemediğinizi
soran Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet‘i tıklayın.
Outlook seçili İnternet takvimini Diğer Takvimler listenize ekler ve kendi
takviminizin yanında Takvim bölmesinde görüntüler.
218    Bölüm 7  Takviminizi Yönetmek

Bağlanılan takvim adıyla (Moon Phases), Gezinti Bölmesi’nde Diğer Takvimler


listesinde de görünür. Kendi takviminiz olmayan, bağlandığınız tüm takvimler,
örneğin SharePoint takvimleri, iş arkadaşlarınızın takvimleri, vb. bu listede görünür.

YAPIN  Bağlanılan İnternet takvimini bir sonraki alıştırmada kullanmak üzere saklayın.

Birden Çok Takvimle Çalışmak


Birden çok takvimle çalışmak genellikle kolaylık sağlar. İkinci bir takvim oluşturmak, adres
defteri ya da posta klasörü oluşturmakla aynıdır; tek yapmanız gereken takvim öğelerini
içerecek bir klasör oluşturmaktır.

Takvimleri tek tek ya da aynı anda birden çok takvim görüntüleyebilirsiniz. Örneğin, iş ve
kişisel takvimleri kullanabilir ve bunları birlikte görmek isteyebilirsiniz.

Birden çok takvimi yan yana görüntüleyebilir ya da ayrı takvimlerin bileşik bir
görünümünü görüntülemek için takvimlerde yer paylaşımı yapabilirsiniz. Birden çok
takvimi görüntüleyip aşağı kaydırdığınızda tümü aynı tarih ya da dönemi görüntüler.
Birden Çok Takvimle Çalışmak   219

Öğeleri bir takvimden diğerine sürükleyebilir ve farenin sağ düğmesiyle sürükledikten


sonra bağlam menüsünde Kopyala’yı tıklayarak takvimler arasında kopyalayabilirsiniz.

Bu alıştırmada, birden çok takvimi önce yan yana, sonra da bileşik olarak
görüntüleyeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce, takviminizi görüntüleyin ve bir önceki alıştırmayı,


“Bir İnternet Takvimi’ne Bağlanmak”ı tamamlayın.

1. Gezinti Bölmesi’nde, Takvimlerim ya da Diğer Takvimler listesinde, en az bir başka


takvim için onay kutusunu seçin.

İpucu  Bir önceki alıştırmayı tamamladıysanız, ikinci bir takvim zaten görünür
durumdadır.

Varsayılan ayar olarak, Outlook takvimleri yan yana ve farklı renklerde görüntüler.
Yerpaylaşımı Modunda Görüntüle düğmesi

Yan Yana modunda, kendi takviminiz dışında bütün takvimler, bir Yerpaylaşımı
Modunda Görüntüle düğmesi görüntüler.
2. Moon Phases takviminin (ya da başka bir ikincil takvimin) başlık çubuğu
Yerpaylaşımı sekmesinde, Yerpaylaşımı Modunda Görüntüle düğmesini tıklayın.
Modunda
Görüntüle İkincil takvim kendi takviminizle (ya da etkin olan takvimle) üst üste gelir. Üst üste
binen takvimlerden altta kalan takvimdeki randevular silik bir yazı tipinde görünür.
220    Bölüm 7  Takviminizi Yönetmek

3. Takviminizi İnternet takviminin üstünde görüntülemek için Takvim sekmesini


tıklayın.
Yan Yana
Modunda
4. Standart görünüme dönmek için üst üste binen takvimlerin herhangi birinde Yan
Görüntüle Yana Modunda Görüntüle düğmesini tıklayın.

YAPIN  Bir sonraki alıştırmaya geçmeden önce Diğer Takvimler listesinde İnternet Takvimi
onay kutusunu temizleyerek yalnızca kendi takviminizi görüntüleyin.

Takviminizin Denetimini Başkasına Devretmek


Herhangi bir Outlook modülünün denetimini, sizin adınıza toplantı istekleri
oluşturması ve yanıtlaması için bir iş arkadaşınıza devredebilirsiniz; böylece, size
gönderilen toplantı istekleri sizin yerinize artık temsilcinize teslim edilir. Toplantı
isteklerinin bir kopyasını ve temsilcinizin yanıtlarının kopyalarını alırsınız ama
yanıtlamanız gerekmez. Temsilciniz, sizin adınıza (yani sizden geliyor gibi görünen)
toplantı istekleri oluşturabilir.

Denetimi devretmek için şu adımları izleyin:

1. Araçlar menüsünde Seçenekler‘i tıklayın.


2. Seçenekler iletişim kutusunun Temsilciler sekmesindeki Ekle‘yi tıklayın.
3. Kullanıcı Ekle iletişim kutusunda, denetimi devretmek istediğiniz kişinin adını
tıklayın. Ekle’yi tıklayın ve ardından Tamam’ı tıklayın.
Önemli Noktalar   221

4. Temsilci İzinleri iletişim kutusunda Takvim okunu tıklayın. Listeden devretmek


istediğiniz izin düzeyini seçin.
5. Devretmek istediğiniz diğer izinleri seçin.
6. Temsilciye otomatik olarak izinlerini özetleyen bir ileti gönder onay kutusunu
seçip Tamam’ı tıklayın.
7. Seçenekler iletişim kutusunda, toplantı isteklerinin ve yanıtlarının bir kopyasını
almak isteyip istemediğinizi ilgili onay kutusunu işaretleyerek belirtin ve
Tamam’ı tıklayın.

Önemli Noktalar
l Zaman çizelgenizin gün, çalışma haftası, tüm hafta ya da ay olarak geleneksel
bir takvim görünümünü görüntüleyebilirsiniz. Takvim öğelerinin birden çok liste
görünümünü görüntüleyebilirsiniz.
l Birden çok saat dilimi görüntüleyebilir, saat dilimleri arasında seyahat ederken
takviminizi değiştirebilir ve farklı saat dilimlerinde başlayan ve biten randevular ya
da toplantılar zamanlayabilirsiniz.
l Seçili zaman çizelgesi bilgilerini çeşitli sayfa düzeni stillerinde yazdırabilirsiniz.
l E-posta iletisiyle göndererek ya da Web sitesinde yayımlayarak zaman çizelgesi
bilgilerini paylaşabilirsiniz.
l İnternet’te var olan çok çeşitli türlerdeki takvimlere abone olabilirsiniz. İnternet
takvimi bilgileri otomatik olarak güncelleştirilir.
l İki ya da daha fazla takvimi yan yana ya da bileşik olarak görüntüleyebilirsiniz.
Outlook kolayca ayırt edilebilmesi için her takvimi başka bir renkte görüntüler.
Bir Bakışta Bölüm
Görevleri oluşturmak
ve güncelleştirmek,
sayfa 231

Görevlerin farklı
görünümlerini
görüntülemek, sayfa 229

Görev penceresinde
çalışmak, sayfa 224

Görev listesinden
görevleri çıkarmak,
sayfa 240
8 Görevleri İzlemek
Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Görev penceresinde çalışmak.
4 Görevlerin farklı görünümlerini görüntülemek.
4 Görevleri oluşturmak ve güncelleştirmek.
4 Görev atamalarını yönetmek.
4 Görev listenizden görevleri kaldırmak.

Pek çok kişi bir ya da daha çok yapılacaklar listesi hazırlar ve tamamlanacak görevleri,
alınacak şeyleri, aranacak insanları vb. listeler. Görevleri tamamladıkça üstlerini çizebilir,
tamamlanmayan işleri diğer listelere aktarabilir, birden çok amaç için birden çok liste
oluşturabilir ya da bir uzman tarafından hazırlanmış özel bir sistem kullanabilirsiniz. Bu
eski sistemin dezavantajlarını görmüş olmanıza rağmen listelerinizi kağıt parçalarına
yazarsınız. Kağıt buruşur, yırtılır ve sonunda (pantolonlarınızı makineye koymadan önce
ceplerini kontrol ettiğinizden emin olsanız bile) çamaşır makinesinin filtresine takılıp kalır.

Microsoft Office Outlook’u her gün kullanıyorsanız, Yapılacaklar Listesi adı verilen
yerleşik görev listesini kullanmanın çok daha kolay olduğunu fark edeceksiniz. Görevler
ekleyebilir, bitiş tarihleri atayabilir, anımsatıcılar alabilir ve görevleri bitirdiğinizde
onları tamamlandı olarak işaretleyebilirsiniz. Hatta başkalarına da görevler atayabilir ve
Outlook kullanıyorlarsa, ilerleme kilometre taşlarını izlediklerinde, atanan görevlerdeki
ilerlemelerini görebilirsiniz.

Bu temel işlevler çok kullanışlıdır ancak Outlook 2007, Yapılacaklar Listesi’ni Outlook
Takvimi’ne bağlayarak, görev yönetimini bir adım ileri götürmüştür. Takviminizi Gün
ya da Hafta görünümünde görüntülediğinizde, bitiş tarihi atanmış görevler, bitmeleri
gereken günde görünür. Bir görevi takviminize sürükleyerek, onu tamamlamak için belirli
bir zaman dilimi zamanlayabilirsiniz ve görevi bitirip tamamlandı olarak işaretlediğinizde,
Outlook bu görevi takviminizden kaldırır. (Tamamlanmış görevleri görmek isterseniz,
bunlara görev listenizden her zaman ulaşabilirsiniz.)

   223
224    Bölüm 8  Görevleri İzlemek

Hepsi bu değil: Outlook 2007’de, program penceresinin sağındaki bir dikey bölme
içinde, Tarih Gezgini ve gelecek randevularınızla birlikte görev listenizin tamamını
istediğiniz sırada (bitiş tarihine, kategoriye, önem düzeyine göre, vb.) düzenlenmiş olarak
görüntüleyebileceğiniz Yapılacaklar Çubuğu vardır. Tarih Gezgini’ni bu öğelerden daha
çoğunu ya da göstermek üzere değiştirebilirsiniz.

Bu bölümde, Office 2007’nin yeni özelliği olan Şerit’teki görev penceresine ait özellikleri
inceleyecek, görevleri düzenlemek ve bulmanın farklı yollarını gözden geçirecek,
sıfırdan görevler oluşturacak ve tamamlandı olarak işaretleyerek ya da silerek görevleri
listenizden kaldıracaksınız. Ayrıca görevleri nasıl başkasına devredeceğinizi ve görev
atamalarını yönetmeyi öğreneceksiniz. Bilgisayarınızda Microsoft Office OneNote
yüklüyse, bu bölümde “OneNote’ta Oluşturulan Görevleri İzlemek ve Güncelleştirmek”
başlığı altında, görevleri ve notları bağlamak hakkında bilgiler bulacaksınız.

Ayrıca Bakınız  Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.

Önemli  Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları


kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa
xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun giderme  Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler, Windows Vista
içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP
Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler” başlığına bakın.

Görev Penceresinde Çalışmak


Bir görev oluşturduğunuz ya da yönettiğiniz pencere görev penceresi olarak adlandırılır.
Kişi, ileti ve takvim öğesi pencereleri gibi, görev penceresinde de menüler ve araç
çubukları yerine Şerit üzerinde düzenlenmiş komutlar vardır.

Ayrıca Bakınız  Outlook 2007 öğe pencerelerinin kullanıcı arayüzleri hakkında daha fazla bilgi
için “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2. bölümdeki “Kişi Penceresinde Çalışmak” başlığına
bakın.
Görev Penceresinde Çalışmak   225

Bu alıştırmada, önceki bölümlerde anlatılan kişi, ileti ve takvim öğesi penceresindeki


öğelerden farklı olan görev penceresi öğelerini tanıyacaksınız. Bu alıştırma için uygulama
dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın.

1. Görevler modülünü görüntülemek için Gezinti Bölmesi’ndeki Görevler düğmesini


tıklayın.

Görevler

Yapılacaklar Listesi, Görevler bölmesinde görünür durumdadır. Yapılacaklar Çubuğu


genişletilmişse, görevler listenizin içeriğini hem Yapılacaklar Listesi’nde hem de
Yapılacaklar Çubuğu’nda görebilirsiniz. Yapılacaklar Çubuğu gizliyse, bugün bitmesi
gereken etkin görevlerin sayısı en altında görünür.
226    Bölüm 8  Görevleri İzlemek

2. Standart araç çubuğunda Yeni Görev düğmesini tıklayın.


Yeni Görev Adsız bir görev penceresi açılır.
3. Görev penceresinin sol üst köşesindeki Microsoft Office Düğmesi‘ni tıklayın.
Görünen Office menüsünde, görevleri yönetmekle ilgili komutlar (oluşturmak,
kaydetmek, silmek ve yazdırmak gibi) vardır.
Microsoft Office
Düğmesi

Ayrıca Bakınız  Yazdır komutları hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletilerini
İşlemek” başlıklı 4. bölümdeki “İletileri Yazdırmak” başlığına bakın. Düzenleyici
Seçenekleri iletişim kutusundaki komutlar hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u
Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12. bölümdeki “Office ve Outlook Ayarlarınızı
Kişiselleştirmek” başlığına bakın.

4. Bir seçim yapmadan Office menüsünü kapatmak için tuşuna basın.

İpucu  Bilgisayarınızda yüklü olan programlara bağlı olarak, Şerit’te burada


açıklananlar dışında farklı sekmeler ve gruplar da görünebilir. Örneğin, bilgisayarınızda
Microsoft Office OneNote yüklüyse, Randevu sekmesinde bir OneNote grubu
olacaktır.
Görev Penceresinde Çalışmak   227

Önemli  Ekran çözünürlüğüne ve görev penceresinin büyüklüğüne bağlı olarak, her


grup içinde daha az ya da daha çok sayıda düğme görebilirsiniz, görünen düğme
simgeleri gösterilenden daha büyük ya da küçük olabilir ya da grup, komutlarını
görüntülemek üzere tıkladığınız bir düğme ile temsil ediliyor olabilir. Sekmelerin
görünümü üzerindeki etkisini anlamak için görev penceresinin büyüklüğüyle ilgili
denemeler yapın.

Geleneksel menüler ve araç çubuklarının yerine, amaca göre düzenlenmiş komut


gruplarını içeren aşağıdaki üç sekme getirilmiştir:
l Görev

l Ekle

l Metni Biçimlendir
Ayrıca Bakınız  Sekmeler hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini Yönetmek”
başlıklı 2. bölümdeki “Kişi Penceresinde Çalışmak” başlığına bakın.
228    Bölüm 8  Görevleri İzlemek

Görev sekmesi varsayılan ayar olarak etkindir. Görevler oluşturmakla ilgili komut
düğmeleri bu sekmede beş grupta düzenlenmiştir:
l Eylemler

l Göster

l Görevi Yönet

l Seçenekler

l Yazım Denetleme

Yalnızca bu sekmedeki komutları kullanarak görevlerin çoğunu oluşturabilir ve


yönetebilirsiniz.
5. Ekle sekmesini tıklayın.

Ekleyebileceğiniz öğelerle ilgili komut düğmeleri bu sekmede altı grupta


düzenlenmiştir:
l Ekle

l Tablolar

l Çizimler

l Bağlantılar

l Metin

l Simgeler

6. Metni Biçimlendir sekmesini tıklayın.


Görevlerin Farklı Görünümlerini Görüntülemek   229

Büyük görev içerik bölmesindeki içeriğin görünümüyle ilgili komut düğmeleri, bu


sekmede altı grupta düzenlenmiştir:
l Pano

l Yazı Tipi

l Paragraf

l Stiller

l Yakınlaştır

l Düzenleme

KAPATIN  Görev penceresini kapatın.

Görevlerin Farklı Görünümlerini Görüntülemek


Outlook 2007’nin yaratıcılarının yapmaları gereken çok iş vardı herhalde; görev
yönetimiyle ilgili bir takıntıları var gibi görünüyor. Görevlerinizi artık eskiden olduğundan
çok daha fazla farklı yerden görebiliyor ve yönetebiliyorsunuz. Outlook’un önceki
sürümlerinde görevlerinize yalnızca belirli sayfalarda ulaşabiliyorken, artık görev listenizi,
yeni Yapılacaklar Çubuğu’nu kullanarak Outlook içinde her yerden, ayrıca Görevler ve
Takvim modülü ile Outlook Bugün sayfasından görüntüleyebilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  Outlook Bugün hakkında daha fazla bilgi için “Outlook 2007 ile Çalışmak”
başlıklı 1. bölümdeki “Gelişmiş Araç Çubuğu’yla Çalışmak” başlığına bakın.

Görevler modülünde, görev listenizin var olan görünümleri aşağıdakileri içerir:

l Basit Liste l Sorumlu Kişiye Göre


l Ayrıntılı Liste l Tamamlananlar
l Etkin Görevler l Görev Tarih Cetveli
l Gelecek Yedi Gün l Sunucu Görevleri
l Süresi Dolanlar l Outlook Veri Dosyaları
l Kategoriye Göre l Yapılacaklar Listesi
l Atama
230    Bölüm 8  Görevleri İzlemek

Görev Tarih Cetveli dışında, bu görünümlerin tümü liste görünümleridir. Yalnızca


seçili görevleri görüntüleyen görünümlerde, Görevler bölmesinin üstündeki klasör
başlığında (Filtre Uygulanmış) yazısı görünür. Sıralamak istediğiniz alanın başlığını
tıklayarak herhangi bir liste görünümündeki görevleri yeniden sıralayabilir ve Görünüm
menüsündeki Okuma Bölmesi’ni işaret edip Sağ ya da Alt’ı tıklayarak herhangi bir
görünümde Okuma Bölmesi’ni görüntüleyebilirsiniz.
Gezinti Bölmesi ya da Gelişmiş araç çubuğundaki Geçerli Görünüm listesinde istediğiniz
görünüm seçeneğini seçerek, görünümler arasında kolayca geçiş yapabilirsiniz. Geçerli
Görünüm listesi, varsayılan ayar olarak Görevler modülünde görüntülenir. Görünüm
menüsünde Gezinti Bölmesi’ni işaret edip Geçerli Görünüm Bölmesi’ni tıklayarak Geçerli
Görünüm listesini gizleyebilir ya da görüntüleyebilirsiniz.

İpucu  İsterseniz, Düzenleme Yolları bölmesinden de görünümler arasında geçiş


yapabilirsiniz. Bu bölmeyi görüntülemek için, Araçlar menüsünde Düzenle’yi tıklayın.
Görünümleri Kullanarak’ı tıklayın. Bu bölme Outlook’un eski sürümlerinden kalmıştır ve artık
ondan çok daha yararlı araçlar bulunmaktadır.

Görev listenizi Yapılacaklar Çubuğu’nda görüntüleyerek listenizin her zaman elinizin altında
olmasını sağlayabilirsiniz. Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi, görevleri bitiş tarihine göre
gruplanmış ve sıralanmış olarak görüntüler (kategori, başlangıç tarihi, klasör, tür ya da
öneme göre de sıralayabilir ya da özel bir düzenleme oluşturabilirsiniz). Görevlerinizin
tümünü görüntülemek için listeyi aşağı kaydırabilir ya da görüntülemek istemediğiniz
grupları daraltabilirsiniz. Görev listenize ayrılmış alanı artırmak için Tarih Gezgini’ni
kapatabilir, daha az randevu gösterebilir ya da hiç randevu göstermeyebilirsiniz.
Yapılacaklar Çubuğu’nu simge durumuna küçülterek yalnızca bir sonraki randevunuzu
(randevuları görüntülemeyi seçerseniz) ve bugün bitmesi gereken açık görevlerin sayısını
(görevleri görüntülemeyi seçerseniz) görüntülemesini sağlayabilirsiniz. Simge Durumuna
Küçült ya da Genişlet düğmelerini tıklayarak Yapılacaklar Çubuğu’nun görünümleri
arasında geçiş yapabilirsiniz.
Ayrıca Bakınız  Yapılacaklar Çubuğu ve görüntülenen içeriğin türünü ve miktarını değiştirmek
hakkında daha fazla bilgi için “Outlook 2007 ile Çalışmak” başlıklı 1. bölümdeki “Outlook
Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek” başlığına bakın.
Takviminizi Gün ya da Hafta görünümünde görüntülerken, program penceresinin altındaki
Günlük Görev Listesi, kategorileri ve görev türüyle birlikte her gün için bitmesi gereken
görevleri görüntüler. Gün görümünde başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve anımsatıcı saati de
görünür. Bu görünümlerden birinde Takvim bölmesinin altında Günlük Görev Listesi’ni
göremiyorsanız, Görünüm menüsünde Günlük Görev Listesi’ni işaret edip Normal’i tıklayın.
Gezinti Bölmesi ve Yapılacaklar Çubuğu gibi, Günlük Görev Listesi’ni de simge durumuna
küçültebilir; etkin ve tamamlanmış görevlerin yalnızca sayısını görüntüler ve çalışmanız için
daha çok alan sağlarsınız. Simge Durumuna Küçült ya da Genişlet düğmesini tıklayarak
Günlük Görev Listesi’nin görünümleri arasında geçiş yapabilirsiniz.
Görevleri Oluşturmak ve Güncelleştirmek   231

Görevleri Bulmak ve Düzenlemek


Outlook 2007 Anında Arama işlevini kullanarak, bir görevdeki ya da göreve
eklenmiş bir dosyadaki herhangi bir metni arayıp görevleri hızla bulabilirsiniz.
Görevler bölmesi başlığındaki Arama kutusunda bulmak istediğiniz sözcüğü ya
da diğer bilgileri yazın. Outlook, siz yazdıkça görevlere filtre uygulayarak yalnızca
girdiğiniz ölçütleri içerenleri görüntüler ve görev listesinde ve (açıksa) Okuma
Bölmesi’nde arama ölçütlerinizi vurgular.

Ayrıca Bakınız  Anında Arama hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini Yönetmek”
başlıklı 2. bölümdeki “Kişi Bilgilerini Hızla Ulaşmak” başlığına ve “Gelen Kutusu’nu
Yönetmek” başlıklı 5. bölümdeki “İletileri Hızla Bulmak” başlığa bakın.

Görevleri düzenlemenize yardımcı olması için başka herhangi bir Outlook öğesini
yaptığınız gibi görevleri de Renk Kategorileri’ne atayabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  Renk Kategorileri hakkında daha fazla bilgi için “Kişi Bilgilerini
Yönetmek” başlıklı 2. bölümdeki “Renk Kategorileri Kullanarak Kişileri Düzenlemek”
başlığına ve “Gelen Kutusu’nu Yönetmek” başlıklı 5. bölümdeki ”Renk Kategorileri
Kullanarak İletileri Düzenlemek” başlığına bakın.

Görev listeniz çok uzarsa ya da farklı amaçlar için ayrı listeler tutmayı isterseniz,
görevleri ayrı klasörler içinde düzenleyebilirsiniz Bunun için şu adımları izleyin:

1. Standart araç çubuğundaki Yeni listesinde Klasör’ü tıklayın.


2. Yeni Klasör Oluştur iletişim kutusuna klasörün adını girin ve klasörün
konumunu seçin.
3. Klasör içeriği listesinde Görev Öğeleri’ni tıklayın. Tamam’ı tıklayın.
Bir görevi Posta, Takvim, Kişi ya da Not Öğeleri klasörüne taşırsanız ileti, toplantı,
kişi ya da not penceresi, forma görevin konusu girilmiş olarak açılır.

Görevleri Oluşturmak ve Güncelleştirmek


Görev listenizi etkin olarak kullanırsanız, listeye çok sık yeni görevler ekler. Bir
kerelik ya da yinelenen görevleri, çeşitli yollarla sıfırdan yaratabilir ya da var olan bir
Outlook öğesini (örneğin bir iletiyi) izlemek için bayrakla işaretleyerek görev listesine
ekleyebilirsiniz. Görevi nasıl ve nerede oluşturursanız oluşturun, tüm görevlere Görevler
modülünden ve Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nden ulaşabilirsiniz.
232    Bölüm 8  Görevleri İzlemek

Ayrıca Bakınız  Listenize bir görev eklemenin başka bir yolu da atanan bir görevi kabul
etmektir. Daha fazla bilgi için bu bölümdeki “Görev Atamalarını Yönetmek” başlığa bakın.

Bir görev oluştururken eklemeniz gereken tek bilgi, konusudur. Aşağıdakileri de


belirtebilirsiniz:

l Başlangıç tarihi

l Son tarih

l Durum (Başlatılmamış, Sürüyor, Tamamlanmış, Başkasında Bekleyen ya da


Ertelenmiş)
l Öncelik (Normal, Düşük ya da Yüksek)

l Anımsatıcı (tarih ve saat)

l Yinelenme (Günlük, Haftalık, Aylık, Yıllık, bir sonraki yinelenmenin ne zaman ve ne


kadar süre için görev listenizde görüneceği)
l Kategori

Görevlere dosyalar ekleyebilirsiniz ve diğer Outlook öğe pencerelerindekiler ve Microsoft


Office Word gibi diğer Office 2007 programlarındakilerle aynı komutları kullanarak,
görev penceresi içerik bölmesine metin, tablolar, grafikler, çizimler, köprüler ve başka
içerikler de ekleyebilirsiniz.

Yeni bir görevi hızla oluşturmak için, ya Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nin ya da
Görevler modülündeki Yapılacaklar Listesi’nin üstündeki Yeni Bir Görev Yazın kutusuna
görev konusunu yazıp Enter tuşuna basabilirsiniz. Outlook, yeni görevi son günü
bugün olan görevler listesine ekler. Görev listesinin herhangi bir görünümünden görevi
bir kategoriye atayabilir, bitiş tarihini değiştirebilir, bir anımsatıcı ekleyebilir, görevi
tamamlandı olarak işaretleyebilir ya da görevi tamamen silebilirsiniz. Bu komutlara
erişmek için görev adını, kategoriyi ya da bayrağı farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan
sonra istediğiniz seçeneği tıklayın.

Bir görevi daha ayrıntılı olarak oluşturmak için standart araç çubuğunda Yeni listesindeki
Görev’i tıklayarak (ya da Görevler modülündeyseniz, Yeni Görev düğmesini tıklayarak)
bir görev penceresi açın. Burada görevin başlangıç tarihi, bitiş tarihi, durum ve önceliğini
belirtebilir, bir anımsatıcı ayarlayabilir, fatura bilgileri ekleyebilir ya da başka birine bir
görev atayabilirsiniz.

Outlook, takvim öğelerine atadığı gibi görevler için otomatik olarak bir anımsatıcı
ayarlamaz. Zaman sınırı olan görevlere otomatik olarak anımsatıcılar ayarlamak için
Araçlar menüsünde Seçenekler’i ve ardından Görev Seçenekleri’ni tıklayın, Süre Sonu
Olan Görevleri Anımsat onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın. Seçenekler iletişim
kutusunun Görevler alanındaki varsayılan anımsatıcı saatini ayarlayıp Tamam’ı tıklayın.
Görevleri Oluşturmak ve Güncelleştirmek   233

Görev Seçenekleri iletişim kutusunda, Outlook’un süresi dolan ve tamamlanan görevleri


görüntülediği renkleri de değiştirebilirsiniz.

Anımsatıcı tarihi ve saati geldiğinde, ekranınızda bir anımsatıcı penceresi açılır. Görevi
tamamladıysanız, anımsatıcıyı Yok olarak sıfırlamak için Artık Anımsatma’yı tıklayın.
Görevi henüz tamamlamadıysanız ve daha sonraki bir saatte yeniden anımsatılmasını
istiyorsanız, Yeniden Anımsat listesinde istediğiniz anımsatıcı saatini ve ardından
Yeniden Anımsat’ı tıklayın. Öğeyi Aç’ı tıklayarak, görev penceresini doğrudan anımsatıcı
penceresinden de açabilirsiniz. Görevi Görevler bölmesinden açmış gibi her tür değişikliği
yapabilir ve sonra bu değişikliklerin işlenmesi için görev penceresini kapatabilirsiniz.

Bazen, gerekli izleme çalışmalarını belirli bir tarihe kadar tamamladığınızdan emin olmak
için bir e-posta iletisi, randevu ya da görev listenizdeki başka bir öğeden bilgi eklemek
isteyebilirsiniz. Outlook 2007’de, Gezinti Bölmesi’ndeki Görevler düğmesine sürükleyerek
hemen hemen her tür öğeden bir görev oluşturabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  E-posta iletilerinden görev oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta
İletilerini İşlemek” başlıklı 4. bölümdeki “Bir İletiden Görev ya da Randevu Oluşturmak”
başlığına bakın.
234    Bölüm 8  Görevleri İzlemek

Bu alıştırmada, Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nden ve Görevler bölmesinden


görevleri oluşturacak ve güncelleyeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Görevler bölmesini ve Yapılacaklar Çubuğu’nu


görüntüleyin.

1. Yapılacaklar Çubuğu’nda Yeni bir görev yazın kutusunu tıklayın, AA Yemek


Rezervasyonları yazın ve tuşuna basın.
Outlook, görevi görev listenize ekler. Görev, hem Yapılacaklar Çubuğu Görev
Listesi’nde hem de Yapılacaklar Listesi’nde son günü Bugün olan bir görev olarak
görünür.
2. Yapılacaklar Listesi’nde yeni eklediğiniz görevi tıklayın.
Görev ayrıntıları Okuma Bölmesi’nde görünür. Bir görev için var olan ayrıntılar,
oluşturulan görevin türüne (sıfırdan yaratılmış ya da başka bir Outlook öğesinden
dönüştürülmüş) ve görev penceresine girilen ayrıntılara bağlı olarak değişir.

Görev listesi Yapılacaklar Görev Listesi çubuğu

3. Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nde, AA Yemek Rezervasyonları görevinin


yanındaki farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Bu Hafta’yı tıklayın.
Görevleri Oluşturmak ve Güncelleştirmek   235

Görev, her iki görev listesinde de Bu Hafta grubuna taşınır. Okuma Bölmesi’nde,
bitiş tarihi geçerli haftanın Cuma gününe taşınır.

Sorun Giderme  Bir görevi Bu Hafta tamamlanacak olarak bayrakla işaretlemek,


başlangıç tarihini haftanın ilk çalışma günü ve bitiş tarihini haftanın son çalışma
günü olarak ayarlar. Çalışma haftanız Pazartesi’den Cuma’ya şeklinde tanımlı değilse,
başlangıç ve bitiş tarihleri bunu yansıtacak biçimde değişecektir.

4. AA Yemek Rezervasyonları‘nın yanındaki Kategori çubuğunu farenin sağ


düğmesiyle tıklayın ve listeden Yönetim‘i seçin.
Her iki görev listesinde de Kategori çubuğu sarı renge dönüşerek bu görevin şirket
yönetimiyle ilgili olduğunu belirtir. Okuma Bölmesi’ndeki görevin en üstünde de
sarı Yönetim renk kategorisi çubuğu görünür.

Sorun Giderme  Daha önceki alıştırmalardan birinde Yönetim kategorisini


yaratmadıysanız, herhangi bir renk kategorisini tıklayın.

5. AA Yemek Rezervasyonları görevini bir görev penceresinde açmak için görevi çift
tıklayın.
6. Görev içeriği bölmesinde, Restoranda Yönetim Kurulu Toplantısı yapmak için
uygun özel bir yemek salonu olduğunu doğrula. yazın.
236    Bölüm 8  Görevleri İzlemek

7. Görev sekmesinde Göster grubundaki Ayrıntılar düğmesini tıklayın.

Ayrıntılar sayfasında izleyebileceğiniz bilgilere dikkat edin. Bu sayfa, müşterilere


fatura edilebilecek görevleri izlemekte yararlı olabilir.
8. Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.
Görev penceresi kapanır.
9. Standart araç çubuğunda Yeni Görev düğmesini tıklayın.
Yeni Görev Adsız bir görev penceresi açılır.
10. Konu kutusuna AA Yemek Davetiyelerini Gönder. yazın.
11. Son tarih okunu tıklayın. Takvimde, gelecek haftanın (geçerli haftanın değil) Salı
gününü seçin.
Takvimde kırmızı bir çerçeve, geçerli tarihi ve sarı renkli kare şeklindeki vurgu da
geçerli son tarihi gösterir.

İpucu  Geçmiş bir tarihe bir görev atayamazsınız.

12. Anımsatıcı onay kutusunu seçin.


13. İçerik bölmesinde, Tüm Yönetim Kurulu üyelerini eşleriyle birlikte davet et. yazın.
Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat‘ı tıklayın.
Görevleri Oluşturmak ve Güncelleştirmek   237

Outlook, görevi, görev listenize ekler. Görev, hem Yapılacaklar Çubuğu Görev
Listesi’nde hem de Yapılacaklar Listesi’nde Gelecek Hafta grubu içinde görünür.
Görev üstbilgisindeki çan, görev için bir anımsatıcı ayarlandığını gösterir.
14. Görevler bölmesinde, AA Yemek Rezervasyonları görevini çift tıklayın.
Bu alıştırmanın hedefi için, özel bir yemek salonunun uygun olup olmadığı
konusunda restoran müdüründen onay beklediğinizi varsayalım. Çalışmayla ilgili
ilerlemeyi yansıtacak biçimde görevi güncelleştirmek ve ayrıca günün sonuna kadar
haber gelmezse, kendinize yeniden aramayı anımsatmak istiyorsunuz.
15. Durum okunu tıklayın. Listeden Başkasında bekleyen’i seçin.
16. Tamamlanan % kutusunda, 25% yazın ya da (okları tıklayarak) seçin.
17. Görev içeriği bölmesindeki yeni bir satıra, Restoran müdürüne mesaj bıraktım,
bugün arayacak. yazın.
18. Anımsatıcı onay kutusunu seçin. İlk Anımsatıcı okunu tıklayın ve takvimde Bugün’ü
seçin.
19. İkinci Anımsatıcı okunu tıklayın ve listeden 17:00‘yi (ya da saat 17:00’yi geçtiyse,
daha ileri bir saati) seçin.

KAPATIN  Görevi kaydederek daha sonraki bir alıştırmada kullanmak için saklayın.
238    Bölüm 8  Görevleri İzlemek

Görev Atamalarını Yönetmek


Outlook görev listenizdeki görevleri, şirketiniz içindeki başka kişilere atayabilirsiniz
(ve başkaları da size görevler atayabilir). Bir görev atadığınızda, Outlook belirlediğiniz
kişiye, toplantı isteğine benzer bir görev isteği gönderir. Bu kişi, Okuma Bölmesi’nde
ya da görev penceresi üstbilgisindeki ilgili düğmeyi tıklayarak görev atamasını kabul
edip reddedebilir. Diğer Outlook öğelerinden oluşturduğunuz görevleri atayamazsınız;
yalnızca görevler olarak oluşturduklarınızı atayabilirsiniz.

İpucu  Sizin bağlı olduğunuzdan başka bir Microsoft Exchange Server ağına bağlı bir
Outlook kullanıcısına ya da başka e-posta programları kullanan birine görev atayabilirsiniz.
Görevi atadığınızda, belirtilen kişi elle yanıtlayabileceği bir ileti alır. Siz değiştirene kadar
görev durumu, Atanmış yerine Alıcıdan Yanıt Bekleniyor’dur.

Bir görev atadığınızda, görevin bir kopyasını kendi görev listenizde tutmayı ya da
tamamen atanan kişinin görev listesine aktarmayı seçebilirsiniz. Her iki şekilde de görev
kabul edilene kadar sizin görev listenizde kalır, böylece izini kaybetmezsiniz. (Alıcı görevi
reddederse görevi, görev listenize geri alabilir ya da yeniden atayabilirsiniz.)

Outlook görev listenizdeki atanan görevleri, görev simgesi üzerinde, Windows


Explorer’daki paylaşılan klasör simgesine benzeyen açık bir el simgesiyle belirtir.
Atanan Görevler
Bir görevi bir kişiye atadıktan sonra, görevin sahibi o kişi olur; bu nedenle daha sonra
görev penceresindeki bilgileri güncelleştiremezsiniz. (Atanan kişi görev sahibi ve siz ise
görev kaynağı olan kişi olursunuz.) Görevin bir kopyasını görev listesinde tutarsanız,
atanan kişi görev durumunu ve ayrıntıları güncelleştirdikçe, ilerlemeyi izleyebilir ve
durum raporları göndererek görev sahibine görev hakkında bilgiler ulaştırabilirsiniz.
Aksini seçmediğiniz sürece, atanan kişi görevi tamamlandı olarak işaretlediğinde,
Outlook otomatik olarak size bir durum raporu gönderir.

Bir görevi başka bir Outlook kullanıcısına atamak için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Başkasına atamak istediğiniz görevi oluşturun.


2. Görev penceresinde, Görev sekmesinde Görevi Yönet grubundaki Görev Ata
düğmesini tıklayın.
3. Görünen Kime kutusuna, görevi atamak istediğiniz kişinin e-posta adresini yazın.
Görev Atamalarını Yönetmek   239

Görev Listemde Bu Görevin Güncel Kopyasını Tut ve Görev Tamamlandığında Bana


Durum Raporu Gönder onay kutularının varsayılan ayar olarak seçili olduğuna
dikkat edin.
4. Outlook’un görev için bir anımsatıcı görüntülemesini istiyorsanız, Seçenekler
grubundaki İzle düğmesini tıklayın.
Görünen listeden bir seçeneği tıklayarak anımsatıcının ne zaman sizi uyarmasını
istediğinizi belirleyebilirsiniz.
5. Görev üstbilgisindeki Gönder düğmesini tıklayın. Eğer bir ileti kutusu görev
anımsatıcısının kapatılmış olduğunu belirtirse, Tamam’ı tıklayın.
Outlook, görev isteğini gönderir ve atanan kişi görevi kabul ettiğinde ya da
reddettiğinde sizi bilgilendirir.
Reddedilen bir görevi yeniden istemek için şu adımları izleyin:

1. Task Declined iletisini açın.


2. İleti penceresinde Görevi Yönet grubundaki Görev Listesine Dön düğmesini
tıklayın.
240    Bölüm 8  Görevleri İzlemek

Görev listenizi Atama görünümünde görüntüleyerek, başkalarına atadığınız görevlerin


durumunu görebilirsiniz.

Başkalarının size atadıkları görevlerin durumunu güncelleştirmek için şu adımları izleyin:

1. Görev penceresini açın.


2. Tamamlanan % listesinde, projenin yüzde kaçlık kısmının tamamlandığı yönündeki
tahmininizi yazın ya da okları tıklayarak seçin.
Outlook seçiminizi yansıtacak şekilde Durum’u değiştirir. 0% tamamlanan görevler
Başlatılmamış, 1% ve 99% arasında tamamlanan görevler Sürüyor ve 100%
tamamlanan görevler Tamamlanmış olarak belirtilir.
3. Görev durumunu (örneğin Başkasında bekleyen ya da Ertelenmiş olarak elle
değiştirmek isterseniz) Durum listesinde o seçeneği tıklayın.
4. Görev sekmesinde Eylemler grubundaki Kaydet ve Kapat düğmesini tıklayın.
Outlook hem kendi görev listenizde hem de görev kaynağının görev listesinde
görevi güncelleştirir.
Bir görev hakkında durum raporu göndermek için şu adımları izleyin:

1. Görev penceresini açın.


2. Görev sekmesindeki Görevi Yönet grubunda Durum Raporu Gönder’i tıklayın.
Outlook, Konu alanında ve ileti gövdesinde görev bilgisi olan bir e-posta oluşturur.
3. İletiyi, raporu göndermek istediğiniz kişilere adresleyin ve iletiyi gönderin.

Görev Listenizden Görevleri Kaldırmak


Bir görevi tamamladığınızda, silerek ya da tamamlandı olarak işaretleyerek
kaldırabilirsiniz. Bir görevi sildiğinizde, önce Silinmiş Öğeler klasörüne gider, daha sonra
o klasörü boşalttığınızda tamamen silinir. Görev listenizde bu görevle ilgili hiçbir kayıt
kalmaz. Tamamlanan görevlerinizin bir kaydını tutmak istiyorsanız, görevi tamamlandı
olarak işaretleyin. Bunun için, Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’ndeki ilgili görevin
yanındaki bayrağı tıklayın, bayrak sütununu tıklayıp Görevler bölmesinde seçili bir onay
kutusunun görünmesini sağlayın ya da Tamamlanan % ayarını % 100 olarak değiştirin.

Yinelenen bir görevin bir örneğini tamamlandı olarak işaretledikten sonra Outlook,
görevi oluştururken belirttiğiniz aralıkta görevin yeni bir örneğini oluşturur.

Bir göreve atanan anımsatıcı varsa ve görevi görev listenizde tutup anımsatıcının artık
görünmemesini istiyorsanız, anımsatıcıyı değiştirmek ya da kaldırmak için görevi farenin
sağ düğmesiyle tıklayın. Anımsatıcı Ekle’yi tıklayın ve istediğiniz anımsatıcı seçeneklerini
seçin.
Görev Listenizden Görevleri Kaldırmak   241

Bu alıştırmada, bir görevi tamamlandı olarak işaretleyecek, bir anımsatıcının görünmesini


durduracak ve sonra görevi sileceksiniz.

KULLANIN  Bu bölümde daha önce “Görevleri Oluşturmak ve Güncelleştirmek” başlığı


altında oluşturduğunuz AA Yemek Rezervasyonları ve AA Yemek Davetiyelerini Gönder
görevlerini kullanın. Bu alıştırmayı tamamlamadıysanız, şimdi yapabilir ya da görev
listenizdeki görevlerden birini kullanabilirsiniz.
YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce, Görevler bölmesini ve Yapılacaklar Çubuğu’nu
görüntüleyin.

1. Gezinti Bölmesi’ndeki Geçerli Görünüm listesinden Etkin Görevler seçeneğini


tıklayın.
Outlook, yalnızca henüz tamamlandı olarak işaretlemediğiniz görevleri görüntüler.

2. Yapılacaklar listesinde AA Yemek Rezervasyonları görevini çift tıklayın.


3. Görevler sekmesindeki Görevi Yönet grubunda Tamamlandı Olarak İşaretle
düğmesini tıklayın.
Outlook görevi tamamlandı olarak işaretler ve pencereyi kapatır. Görev listeniz
yalnızca etkin (tamamlanmayan) görevleri görüntülediği için tamamlanan görev
artık listede görünmez.
4. Geçerli Görünüm listesinden Tamamlananlar seçeneğini seçin.
AA Yemek Rezervasyonları görevi tamamlanmış görevler listesinde görünür.
5. Geçerli Görünüm listesinde Basit Liste seçeneğini seçin.
242    Bölüm 8  Görevleri İzlemek

Basit Liste görünümü tüm görevlerinizi görüntüler. Tamamlanmış görevlerin üstü


çizilidir.

6. Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’ndeki AA Yemek Davetiyelerini Gönder


görevini farenin sağ düğmesiyle tıklayın. İzle’yi işaret edin ve Anımsatıcı Ekle’yi
tıklayın.
Özel iletişim kutusu açılır.

7. Bayrak okunu tıklayın ve listeden anımsatıcıları ayarlayabileceğiniz izleme türlerine


dikkat edin. Sonra listeyi kapatmak için kutu dışında başka bir yeri tıklayın.
8. Anımsatıcı onay kutusunu temizleyin ve Tamam’ı tıklayın.
Bundan sonra, bu görev için anımsatıcı ayarlanmadığını belirtecek şekilde, çan
simgesi görev adının yanında görünmez.
9. Yapılacaklar Çubuğu Görev Listesi’nde AA Yemek Davetiyelerini Gönder görevini
tıklayın ve tuşuna basın.
Outlook görevi görev listenizden kaldırır.
Önemli Noktalar   243

OneNote’ta Oluşturulan Görevleri İzlemek ve Güncelleştirmek


Bilgileri izlemek için OneNote 2007 kullanıyorsanız, OneNote defterinize kaydedilen
notları Outlook görevlerine dönüştürebilirsiniz.

Bir notu bir göreve bağlamak için OneNote’taki notu seçin ve Ekle menüsünde
Outlook Görevi’ni işaret edip Bugün’ü tıklayın. Görevin yanında bir Görev bayrağı
görünür ve görev Outlook görev listenizde görüntülenir.

Outlook görevi, OneNote notuna bir bağlantı içerir; böylece görevi bu


programlardan birinde tamamlandı olarak işaretlemek, görevin her iki örneğini de
güncelleştirir.

Önemli Noktalar
l Kendiniz için görevler oluşturabilir ve başkalarına görevler atayabilirsiniz.

l Outlook görevleri Görevler bölmesinde, Takvim bölmesinin Günlük Görev listesinde


ve herhangi bir Outlook bölmesinden ulaşılabilen Yapılacaklar Çubuğu’nda
görüntüler.
l Görevleri, ek görev klasörlerinde gruplayarak ya da kategorilere atayarak
düzenleyebilirsiniz.
l Görevleri atadığınız zaman, Outlook belirlenen kişiye bir görev isteği gönderir ve
bu kişi görevi kabul edip reddedebilir. Atanan görevin bir kopyasını tutarsanız,
görevi atadığınız kişi özgün görevi güncelleştirdiğinde, görev otomatik olarak
güncelleştirilir.
l Size atanan görevleri güncelleştirebilir ve görevi atayan kişiye durum raporları
gönderebilirsiniz. Bir görevin durumu, Başlatılmamış, Ertelenmiş, Başkasında
Bekleyen, Tamamlanmış ya da tamamlanan yüzde olabilir.
l Bir seferlik ya da yinelenen görevler oluşturabilirsiniz. Outlook yinelenen bir görevin
geçerli örneğini tamamladığınızda, yeni bir örneğini yaratır.
l Bir görevin son günü gelmeden, belirlenen bir saatte bir ileti görüntülemek üzere
bir anımsatıcı ayarlayabilirsiniz.
Bir Bakışta Bölüm

Notları kişilere
bağlamak,
sayfa 254

Haber gruplarına
katılmak,
sayfa 250

RSS akışlarına
abone olmak,
sayfa 246

Notlar kullanarak
bilgileri kaydetmek,
sayfa 251
9 Bilgi
Toplamak
Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 RSS akışlarına abone olmak.
4 Haber gruplarına katılmak.
4 Notlar kullanarak bilgileri kaydetmek.
4 Notları kişilere bağlamak.
4 Notları paylaşmak.

Microsoft Office Outlook 2007’de e-posta iletileri, kişi kayıtları, görev listeleri ve
takvim öğeleri olarak topladığınız ve depoladığınız bilgiler yanında ilginizi çeken Web
sitelerinden haberler ve makaleler de toplayabilir ve genel notları kaydedebilirsiniz;
böylece ihtiyacınız olan tüm bilgileri tek bir yerde saklarsınız. Haber grubu tartışmalarına
katılarak diğer insanlarla belirli bir konu hakkında bilgi de paylaşabilirsiniz.

Bu bölümde, bir haber akışına abone olacak ve Outlook’tan bir haber grubuna katılmayı
öğreneceksiniz. Ardından Outlook Notlar bileşenini kullanarak elektronik notlar
oluşturacak, güncelleştirecek, düzenleyecek ve paylaşacaksınız.
Ayrıca Bakınız  Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.

Önemli  Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları


kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa
xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun Giderme  Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler, Windows Vista
içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP
Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler” başlığına bakın.

   245
246    Bölüm 9  Bilgi Toplamak

RSS Akışlarına Abone Olmak


Pek çok ticari Web sitesi, siteyi ziyaret etmenize gerek kalmadan bilgilere ulaşabilmeniz
için bir haber akışına abone olma seçeneği sunar. Kişisel Web günlükleri de gitgide
artan bir oranda bu seçeneği sunmaktadır. (Yaygın olarak blog olarak adlandırılan
bu günlükler, insanların başkalarıyla bilgi, düşünceler ve görüşlerini paylaştığı kişisel
çevrimiçi günlüklerdir.) Haber akışlarının arkasındaki teknolojiye, Really Simple
Syndication (RSS) adı verilir.

RSS akışlarını almak için, bir RSS okuyucusuna (bilgileri alan ve işleyen bir program)
ihtiyacınız vardır. Bu şimdiye kadar, var olan bağımsız RSS okuyucularından birini
yüklemeniz gerektiği anlamına geliyordu. Ancak artık Outlook 2007’ye eklenen pratik
RSS okuyucusunu kullanabilirsiniz.

Bir sitenin RSS akışına Outlook içinden ya da sitenin kendisinden abone olabilirsiniz.
Bir RSS akışına abone olmak için hiçbir kişisel bilgi sağlamanız gerekmez; tek yapmanız
gereken, Outlook ve haber sunucusu arasında bir bağlantı oluşturmaktır.

Outlook, abone olduğunuz her RSS akışı için bir klasör yaratır. Klasör, sitenin size
gönderdiği her makalenin başlığını ve makaledeki metnin bir bölümünü içeren bir
makale öğesi (bir iletiye benzer) görüntüler. Aşağıdaki işlemleri yapabilirsiniz:

l Makale penceresindeki bir bağlantıyı tıklayarak kaynak Web sitesindeki makaleyi


görüntüleyebilirsiniz.
l Tüm makaleyi Outlook’a karşıdan yüklemek için makale öğesini farenin sağ
düğmesiyle tıkladıktan sonra Karşıdan Yükle’yi tıklayabilirsiniz.
l Bir akış içindeki ilgili içeriği bulmak için Anında Arama özelliğini kullanabilirsiniz.

l Görev listenize makaleler ekleyebilirsiniz.

l Makaleleri diğer insanlara iletebilirsiniz.

İpucu  Outlook RSS Aboneliği klasörünüzden web günlüğü tartışmalarına katılamazsınız.

Outlook RSS aboneliklerini Gönder/Al grubunuza ekler ve içerik sağlayıcısının belirlediği


sınırlar içinde, e-posta hesabınızla birlikte güncelleştirir. RSS akışlarını varsayılan
ayardan daha seyrek olarak güncelleştirmeyi tercih ederseniz, örneğin çok sayıda RSS
akışına aboneyseniz ve karşıdan yükleme sürelerinin Outlook’un diğer eylemleriyle
RSS Akışlarına Abone Olmak   247

çakışacağından endişeleniyorsanız, RSS akışlarınız için ayrı bir Gönder/Al grubu


oluşturabilirsiniz.

Bu alıştırmada, Outlook içinden bir RSS akışına abone olacak ve sonra aboneliği iptal
edeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu


görüntüleyin.

1. Gezinti Bölmesi’nde, ana posta kutunuzun altında RSS Abonelikleri klasörünü ya


da RSS Akışları klasörünü tıklayın.

Sorun Giderme  Posta sunucunuzda çalışan işletim sistemine bağlı olarak, klasör
adı RSS Abonelikleri yerine RSS Akışları olabilir.

RSS Abonelikleri klasörü, posta kutunuz içinde Gelen Kutusu’yla aynı hiyerarşik
düzeydedir.
2. Outlook Syndicated Content (RSS) Dizini sayfasını Ortak Akışları bölümü
görüntülenene kadar aşağı kaydırın.
Bu merkezi konumdan ulaşabileceğiniz pek çok RSS türüne dikkat edin.
248    Bölüm 9  Bilgi Toplamak

3. Ortak Akışları altındaki Eğlence/Spor listesinden Önde gelen spor yazıları‘nı


tıklayın.
Outlook seçili RSS akışını yapılandırma isteğinizi onaylamanızı ister.

4. Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın.


RSS Abonelikleri klasörü içinde, yeni haber akışlarını içeren bir FOXSports.com
News altklasörü açılır.

5. Araçlar menüsünde Hesap Ayarları’nı tıklayın.


6. Hesap Ayarları iletişim kutusunda RSS Akışları sekmesini tıklayın.
RSS Akışlarına Abone Olmak   249

Bu sekmede, Özet Akışı Adı listesinde bir akışı seçebilir ve Değiştir’i tıklayarak
ekran adı, teslim klasörü, karşıdan yükleme ayarları ve güncelleştirme sınırında
değişiklikler yapabilirsiniz.

7. Özet Akışı Adı listesinde, FOXSports.com News’i tıklayın. Kaldır’ı tıklayın.


8. RSS akışını Outlook’tan kaldırmak isteyip istemediğinizi soran Microsoft Office
Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın.
Outlook seçilen akışı Özet Akışı Adı listesinden siler ancak ilgili klasörde bulunan
haber öğelerini saklamak isteyebileceğiniz için, bu klasörü RSS Abonelikleri
klasöründe bırakır.

KAPATIN  Hesap Ayarları iletişim kutusunu kapatın.


YAPIN  Saklamak istemiyorsanız FOXSports.com News klasörünü silin.
250    Bölüm 9  Bilgi Toplamak

Haber Gruplarına Katılmak


Haber grubu (forum olarak da bilinir) belirli bir konuya odaklanmış çevrimiçi bir tartışma
grubudur. Yazılım programları, teknolojiler, hastalıklar, çocuk yetiştirme ve beslenme
gibi çok çeşitli konularla ilgilenen binlerce haber grubu vardır. Bazı haber grupları
katılmak isteyen herkese açıktır, bazıları ise özeldir. İnsanların uygun olmayan içerikler
göndermesini ya da gönderirlerse kısa bir süre sonra bu içeriğe ulaşılmasını engellemek
için, haber gruplarının çoğu bir düzeyde yönetilmektedir.

Bir haber grubuna katılmak için haber grubunu içeren haber sunucusuna arabirim
sağlayan bir program olan haber okuyucusuna ihtiyacınız vardır. Outlook kendi haber
okuyucusu teknolojisini sunmaz. Bunun yerine, Windows Mail’de (ya da bilgisayarınızda
Windows XP yüklüyse Outlook Express’te) yerleşik bulunan haber okuyucusunu kullanır.
Bir haber grubuna doğrudan Windows Mail’den abone olabilirsiniz ya da isterseniz
haber okuyucusuna Outlook içinden bağlanabilirsiniz. Bunu yapmak için Git menüsüne
Haberler komutunu eklemeniz gerekir.

Git menüsüne Haberler komutunu eklemek için şu adımları izleyin:

1. Standart araç çubuğunda Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini tıklayın. Düğmeleri


Ekle/Kaldır’ı işaret edin ve Özelleştir’i tıklayın.
Araç Çubuğu
Seçenekleri
2. Özelleştir iletişim kutusunun Komutlar sekmesindeki Kategoriler listesinde Git’i
tıklayın.
3. Komutlar listesindeki Haberler komutunu Git menüsüne sürükleyin.
4. Özelleştir iletişim kutusunu kapatın.
Haber okuyucusunu başlatmak için Git menüsünde Haberler’i tıklayın. Haber
okuyucusunu ilk kez başlattığınızda, Windows Mail, yeni bir haber grubuna abone olma
işleminde size yol gösterir.

Ayrıca Bakınız  Windows Mail hakkında daha fazla bilgi için Joan Preppernau ve Joyce Cox
tarafından yazılan Adım Adım Windows Vista (Arkadaş Yayınevi, 2008) adlı kitaba bakın.
Outlook Express hakkında daha fazla bilgi için Online Training Solutions, Inc. tarafından
hazırlanan Adım Adım Microsoft Windows XP (Arkadaş Yayınevi, 2002) adlı kitaba bakın.

Bir haber grubuna abone olduktan sonra, haber grubu penceresinin üstündeki düğmeleri
tıklayarak, haber grubuna gönderilen iletileri okuyabilir, var olan iletileri haber grubu
yoluyla ya da doğrudan iletiyi gönderen kişiye göndererek yanıtlayabilir ve yeni iletiler
gönderebilirsiniz.
Haber Gruplarına Katılmak   251

Başka haber gruplarına bağlanmak için Araçlar menüsünde Hesaplar’ı tıklayın. İnternet
Hesapları iletişim kutusunda, Haber başlığını tıklayın. Ekle düğmesini ve ardından
Haber Grubu Hesabını tıklayın. Yeni bir Haber Grubu Hesabı oluşturmak için sihirbazın
adımlarını tamamlayın.

Notları Kullanarak Bilgileri Kaydetmek


Anımsatıcılar, parolalar, hesap numaraları ve işlemler gibi çeşitli bilgileri elektronik
notlar olarak kaydederek depolayabilirsiniz. Outlook’a eriştiğiniz her yerden notlarınıza
ulaşabildiğiniz için bu yöntem daha sonra ihtiyacınız olabilecek bilgileri saklamanın pratik
bir yoludur. Bununla birlikte bir notu yanlışlıkla silme olasılığınız bir iletiyi silmekten daha
az olduğu için notlar kaydetmek bilgileri kendinize bir e-posta iletisiyle göndermeye göre
daha güvenlidir.

Notlar bir Outlook öğe türü olsa da iletiler, randevular, kişi kayıtları ve görevlerle aynı tür
pencerelerde görünmez. Bunun yerine, yaygın olarak kullanılan ve 3M tarafından üretilen
Post-It notlarını andıran “yapışkan notlar” biçiminde görünürler. Notları da diğer Outlook
öğeleriyle aynı şekilde görüntüleyebilir, sıralayabilir ve düzenleyebilirsiniz. Standart
görünümler şunlardır:

l Simgeler

l Notlar Listesi

l Son Yedi Gün

l Kategoriye Göre

l Outlook Veri Dosyaları

l Renge Göre
252    Bölüm 9  Bilgi Toplamak

Gezinti Bölmesi’ndeki Geçerli Görünüm listesinde istediğiniz seçeneği seçerek ya da


Görünüm menüsünde Geçerli Görünüm’ü işaret edip istediğiniz Görünüm’ü tıklayarak
görünümü değiştirebilirsiniz. Bir not içindeki belirli bir bilgiyi arıyorsanız, içerik
bölmesinin üstündeki Ara: Notlar kutusuna sözcüğü ya da sözcük grubunu yazarak onu
hızla bulabilirsiniz.

Varsayılan ayar olarak, Notlar bölmesinde Okuma Bölmesi gizlidir ama isterseniz, Okuma
Bölmesi’ni görüntüleyebilir ve notları açmadan içeriklerini görebilirsiniz. Bunu yapmak
için Görünüm menüsünde Okuma Bölmesi’ni işaret edip Sağ ya da Alt’ı tıklayarak Okuma
Bölmesi’ni o konumda görüntüleyebilirsiniz.

Notlarınızı düzenlemenize yardımcı olmak için Outlook’un önceki sürümleri beş not
rengiyle birlikte adlandırılmış kategorileri destekliyordu. Outlook 2007’deki Renk
Kategorileri işlevi de benzer bir amaca hizmet eder. Hâlâ beş farklı renkte (mavi, yeşil,
pembe, sarı ve beyaz) not yaratabilirsiniz ama bunu yalnızca varsayılan not rengini
değiştirerek yapabilirsiniz.

Varsayılan not rengini, boyutunu ya da yazı tipini, Araçlar menüsünde Seçenekler’i


tıkladıktan sonra Not Seçenekleri’ni tıklayarak değiştirebilirsiniz. Burada ayarları
değiştirebilir ve açık iletişim kutularını kapatmak için Tamam’ı tıklayabilirsiniz.

Bu alıştırmada iki not yaratacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın.

1. Gezinti Bölmesi’nde Notlar düğmesini tıklayın.


Outlook Notlar bölmesini görüntüler.
Notlar
Notları Kullanarak Bilgileri Kaydetmek   253

2. Standart araç çubuğunda Yeni Not düğmesini tıklayın.


Yeni Not Outlook yeni notu görüntüler. Geçerli tarih ve saat altta görünür.
3. AA Program Açma Bilgileri yazın ve iki kez tuşuna basın.
Notun ilk satırı konusu ya da başlığı olarak görünür.
4. Kullanıcı Adı: Yönetici yazın, tuşuna basın. Parola: Tru$tNo1 yazın.

5. Notu kaydedip kapatmak için sağ üst köşedeki Kapat düğmesini tıklayın.
Kapat Not, Notlar bölmesinde görünür. Yalnızca konunun göründüğüne dikkat
edin. Nottaki bilgilere onu açarak (ya da Okuma Bölmesi’ni görüntüleyerek)
erişebilirsiniz.
6. Standart araç çubuğunda Yeni Not düğmesini tıklayın.
7. AA Office Online: http://www.microsoft.com/office/ yazın ve tuşuna basın.
Outlook URL’i bir köprü olarak biçimlendirir. Bir nottaki köprüyü tıklayarak belirtilen
siteyi varsayılan İnternet tarayıcınızda açabilirsiniz.

8. Notu kapatın.
Not, Notlar bölmesinde görünür. URL, ilk satırın bir parçası olduğu için, konunun
bir parçası olarak görünür. Notu kapattıktan sonra, köprüye doğrudan Notlar
bölmesinden ulaşabilirsiniz.

YAPIN  Notları bu bölümde daha sonraki alıştırmalarda kullanmak üzere saklayın.


254    Bölüm 9  Bilgi Toplamak

Notları Kişilere Bağlamak


Kişi listenizde olan biriyle ilgili bilgileri elektronik not olarak kaydederseniz, notu kişi
kaydına bağlayabilir, böylece o bilgilere daha sonra kolayca ulaşabilirsiniz. Bağlanan
notlar, bir kişi kaydının Etkinlikler sayfasında görünür.

Bu alıştırmada bir notu kişi kaydına bağlayacak ve sonra bu nota kişi kaydından
ulaşacaksınız.

KULLANIN  Bu bölümde “Notları Kullanarak Bilgileri Kaydetmek” başlıklı bölümde


oluşturduğunuz AA Oturum Açma Bilgileri notunu ve “Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2.
bölümdeki “Kişi Bilgilerini Kaydetmek ve Güncelleştirmek” başlığında oluşturduğunuz Figen
Ersoy kişi kaydını kullanın. Bu alıştırmaları tamamlamadıysanız, şimdi yapabilir ya da bunların
yerine başka bir not ve kişi kaydını kullanabilirsiniz.
YAPIN   Bu alıştırmaya başlamadan önce Notlar bölmesini görüntüleyin.
AÇIN  AA Oturum Açma Bilgileri notunu açın.

1. Notun sol üst köşesindeki Not simgesini tıklayın. Kişiler‘i tıklayın.


2. Not Kişileri iletişim kutusunda Kişiler düğmesini tıklayın.
Kişileri Seç iletişim kutusu açılır.
Notları Kişilere Bağlamak   255

3. Konum listesinde Kişiler seçili iken, Öğeler listesinde Ersoy, Figen’i tıklayın.
Tamam’ı tıklayın.

4. Not Kişileri iletişim kutusunu ve notu kapatın.


5. Gezinti Bölmesi’nde Kişiler düğmesini tıklayın.
Outlook Kişiler bölmesini görüntüler.
Kişiler
6. Figen Ersoy kişi kaydını bulun ve açın.
7. Kişi sekmesinde Göster grubundaki Etkinlikler düğmesini tıklayın.
Outlook seçili kişiyle bağlantılı öğelerden oluşan bir liste oluşturur. Outlook öğeleri
ararken, listenin üzerinde, bir kağıt parçası çevresinde hareket eden bir büyüteç
simgesi görünür.
8. Kişi kaydının Etkinlikler sayfasındaki Göster okunu tıklayın ve Notlar’ı tıklayın.

Etkinlikler sayfası AA Program Açma Bilgileri notunu görüntüler.

KAPATIN  Figen Ersoy kişi kaydını kapatın.


256    Bölüm 9  Bilgi Toplamak

Günlükte Bilgilerin Kaydını Tutmak


Outlook, Günlük özelliğini kullanarak, belirli kişilerle ilgili seçili türlerde etkinliklerin
(iletiler, toplantılar ve görevler gibi) ayrıntılarını otomatik olarak kaydedebilir. Bir
kişiyle ilgili işlemleri, kişi kaydının Etkinlikler sayfasında görebilirsiniz. Outlook,
Microsoft Office Access, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint,
Microsoft Office Project, Microsoft Office Visio ve Microsoft Office Word gibi diğer
Office programlarında oluşturduğunuz dosyalar üzerinde çalışarak harcadığınız
zamanı da kaydedebilir. Bu kayıtları Günlük’teki bir zaman çizelgesinde ya da
listede görüntüleyebilirsiniz. Bu özelliği kullanarak, gün içinde belirli bir görev
üzerinde harcadığınız zamanı izleyebilir ya da geçmişte üzerinde çalıştığınız bir
dosyayı bulabilirsiniz.

Günlük’ü görüntülemek için Git menüsünde Günlük’ü tıklayın. İsterseniz, Günlük


düğmesini Gezinti Bölmesi’ne ekleyebilirsiniz. Bunu yapmak için Gezinti Bölmesi’nin
sol alt köşesindeki Düğmeleri Yapılandır düğmesini tıklayın, Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı
işaret ettikten sonra Günlük’ü tıklayın.

Etkinlikleri otomatik olarak kaydetmek için şu adımları izleyin:

1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın.


2. Seçenekler iletişim kutusunun Tercihler sekmesinde Günlük Seçenekleri
düğmesini tıklayın.
Günlük Seçenekleri iletişim kutusu açılır.
3. Bu öğelerin otomatik olarak kaydını tut kutusunda kaydını tutmak istediğiniz
etkinlik türlerinin onay kutularını seçin.
4. Bu kişiler için kutusunda öğelerinin kaydını tutmak istediğiniz kişilerin onay
kutularını seçin.
5. Ayrıca bu dosyaların kaydını tut kutusunda kaydını tutmak istediğiniz
programların onay kutularını seçin.
6. Açık iletişim kutularında Tamam’ı tıklayın.
Notları Paylaşmak   257

Notu Bir Dosya Olarak Kaydetmek


Bir notta depolanan bilgileri başka bir programda kullanmanız gerekirse, notu
zengin metin biçimi (RTF) ya da düz metin dosyası olarak kaydedebilirsiniz. Bir Notu
bir dosya olarak kaydetmek için şu adımları izleyin:

1. Açık notta Not simgesini tıklayın ve Farklı Kaydet’i tıklayın.


Farklı Kaydet iletişim kutusu açılır.
2. Dosyayı kaydetmek istediğiniz klasöre gidin.
3. Kayıt türü listesinde oluşturmak istediğiniz dosya türünü tıklayın.
4. Dosya adının geçerli not başlığından başka bir şey olmasını istiyorsanız, Dosya
adı kutusundaki dosya adını değiştirin.
5. Kaydet’i tıklayın.

Notları Paylaşmak
Bir elektronik notta kaydedilmiş bilgileri e-postayla başka birine göndermek
istediğinizde, bilgileri ileti içine yeniden yazmak ya da kopyalamak yerine notu
iletebilirsiniz.

Bu alıştırmada bir notu iletecek, alınan notu açacak ve başka bir adla kaydedeceksiniz.

KULLANIN  Bu bölümde “Notları Kullanarak Bilgileri Kaydetmek” başlıklı bölümde


oluşturduğunuz AA Office Online notunu kullanın. O alıştırmayı tamamlamadıysanız, şimdi
tamamlayabilir ya da kendi notlarınızdan birini kullanabilirsiniz.
YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Notlar bölmesini görüntüleyin.

1. AA Office Online notunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın. İlet’i tıklayın.


Outlook, ileti konusu kutusunda not başlığının bulunduğu ve notun eklenmiş
olduğu bir ileti penceresi açar. Konu kutusundaki İnternet adresi (URL) bir köprü
olarak görünür.
258    Bölüm 9  Bilgi Toplamak

2. Kime kutusuna kendi e-posta adresinizi yazın.

3. İleti üstbilgisindeki Gönder düğmesini tıklayın.


Outlook iletiyi gönderir.
4. Gelen Kutusu’nu görüntüleyip AA Office Online ileti üstbilgisindeki İnternet
adresini (URL) tıklayın.
Microsoft Office Online Web sitesi varsayılan İnternet tarayıcınızda açılır.
5. Outlook Gelen Kutusu’na dönün. Okuma Bölmesi’ndeki ekli notu farenin sağ
düğmesiyle tıklayın. Aç’ı tıklayın.
AA Office Online notu açılır.
6. Office Online‘ı seçin, Web Bağlantısı yazın ve notu kapatın.
7. Değişikliği görmek için Gelen Kutusu’nda başka bir iletiyi tıklayın ve sonra yeniden
bu iletiyi tıklayın.
8. AA Web Bağlantısı notunu Okuma Bölmesi’nden Gezinti Bölmesi’nin altındaki
Notlar düğmesine sürükleyin. Notlar bölmesini görüntüleyin.
AA Office Online ve AA Web Bağlantısı notlarının ikisi de notlar listesinde görünür.

KAPATIN  İnternet tarayıcı pencerenizi kapatın.


Önemli Noktalar   259

Önemli Noktalar
l RSS akışı sunan Web sitelerine ve Web günlüklerine abone olarak onlardan bilgiler
alabilirsiniz. Bir akışa ister Outlook içinden ister kaynak siteden abone olun, içeriği
Outlook RSS Abonelikleri klasöründen okuyabilirsiniz.
l Outlook’ta yerleşik bir haber okuyucusu yoktur ama Outlook içinden Windows Mail
(ya da Outlook Express) haber okuyucularına erişebilirsiniz.
l Çeşitli bilgileri elektronik notlarda kaydedebilirsiniz. Notları kategorilere
ayırabilir, arayabilir, görüntüleyebilir ve sıralayabilirsiniz ve notları başkalarına
gönderebilirsiniz.
Bir Bakışta Bölüm

Belge kitaplığı içeriğiyle


çevrimdışı çalışmak,
sayfa 272

Başkalarının
klasörlerine erişmek,
sayfa 266

Bir SharePoint
takvimine
bağlanmak,
sayfa 274
10 Başkalarıyla İşbirliği
Yapmak
Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Klasörleri başkalarıyla paylaşmak.
4 Başkalarının klasörlerine erişmek.
4 Outlook’tan belge çalışma alanı oluşturmak.
4 Belge kitaplığı içeriğiyle çevrimdışı çalışmak.
4 Bir SharePoint takvimine bağlanmak.

Microsoft Office Outlook temelde kişisel bir bilgi yönetimi programı olsa da kuruluşunuz
içindeki ya da dışındaki kişilerle bilgileri paylaşabileceğiniz bazı yollar da sunar. Önceki
bölümlerde sınırlı bilgi parçalarını (iletiler, kişi kartları ve notlar gibi) başka kişilere
göndermenin ve başkalarından aldığınız bilgileri kendi sisteminize eklemenin yollarını
öğrendiniz. Bu bölümde, Outlook’ta ya da Microsoft SharePoint teknolojileri kullanılarak
oluşturulmuş bir işbirliği sitesinde depolanan bilgilere gerçek zamanlı bağlantılar
oluşturmanın ve korumanın yollarını öğreneceksiniz.

Microsoft Office SharePoint Server 2007, Microsoft Office SharePoint Portal Server
ve Microsoft Windows SharePoint Services gibi SharePoint ürünleri, ekip üyelerinin
projeler üzerinde bilgi paylaşması ve işbirliği yapması için basit ve etkin bir yol sunar.
Farklı yerlerdeki kişilerin birlikte çalışması gitgide daha yaygın hale gelmiştir ve bilgilerin
depolanıp dağıtılması ve grubun çalışmada gösterdiği ilerlemenin yönetilmesi için
merkezi bir konum sağlayan işbirliği siteleri buna yardım eder.

Bu bölümde, önce takvim, e-posta ya da diğer öğeleri içeren bir Outlook klasörünü
başkasıyla nasıl paylaşacağınızı öğreneceksiniz. Bir belgeyi diğer grup üyeleriyle
paylaşmak amacıyla bir belge çalışma alanı oluşturmayı, belge kitaplığında depolanan
dosyalarla çevrimdışı çalışmayı ve işbirliği sitesinin bir parçası olarak oluşturulan takvimi
görüntülemeyi ve güncelleştirmeyi öğreneceksiniz ve bunların hepsini Outlook içinden
yapacaksınız.

   261
262    Bölüm 10  Başkalarıyla İşbirliği Yapmak

Ayrıca Bakınız  Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.

Önemli  Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları


kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa
xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun Giderme  Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler Windows Vista
içindir. Bilgisayarınız Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP
Kullanıan Okuyucular İçin Bilgiler” başlığına bakın.

Klasörleri Başkalarıyla Paylaşmak


Outlook iletilerinizi, kişilerinizi, randevularınızı ve diğer öğelerinizi çeşitli klasörlerde
depolar. Standart Outlook klasörleri (Takvim, Kişiler, Silinmiş Öğeler, Taslaklar, Gelen
Kutusu, Günlük, Önemsiz E-Posta, Giden Kutusu, RSS Akışları, Gönderilmiş Öğeler,
Görevler ve Arama Klasörleri) ve kendi yarattığınız klasörler varsayılan ayar olarak özeldir;
yani onlara yalnızca siz erişebilirsiniz. Ancak Microsoft Exchange Server kullanan bir ağ
üzerinde çalışıyorsanız, bu ağa bağlı diğer kişilerin bir klasörün içinde öğe oluşturmasına
ve bunları değiştirmesine izin verebilirsiniz.

Bir çalışma arkadaşınızla paylaşmak istediğiniz bir grup ileti olduğunu düşünün. Bu
iletileri bir klasörde depolayabilir ve sonra çalışma arkadaşınıza o klasöre erişim izni
verebilirsiniz. Herhangi birinin öğeleri görüntülemesi, çalışma oluşturması, düzenlemesi
ve silmesi ile o klasörü başkalarıyla paylaşıp paylaşamayacağını denetleyen sekiz izin
düzeyinden birini seçebilirsiniz.

Örneğin, gelen e-postalarınızı yönetmede size yardım eden asistanınıza Yazar erişim
izni verebilirsiniz. Bir Yazar olarak asistanınız öğeleri okuyabilir, oluşturabilir ve sizin
adınıza oluşturduğu öğeleri düzenleyip silebilir ancak başkalarının yarattığı öğeleri
düzenleyemez, silemez ve alt klasörler yaratamaz. Bir klasörü paylaştığınız herkes için
farklılık gösteren erişim izin düzeyleri tanımlayabilir ve aynı kişiye farklı klasörler için farklı
erişim izin düzeyi verebilirsiniz.
Klasörleri Başkalarıyla Paylaşmak   263

Yalnızca e-posta içerenleri değil, her tür Outlook klasörünü paylaşabilirsiniz. Örneğin,
adres defterlerinizden birini, takviminizi ya da oluşturduğunuz ikinci bir takvimi ya da
notlar klasörünü paylaşabilirsiniz.

Bir ya da daha çok birincil klasörünüzün (Takvim, Görevler, Gelen Kutusu, Notlar ve
Günlük) denetimini Exchange Server ağı üzerinde çalışan başka birine devretmek için
aşağıdakiler gibi belirli öğeleri denetleme izni vererek onu temsilci yapabilirsiniz:

l Düzenleyici, klasör içinde öğeler oluşturabilir; bunları okuyup değiştirebilir; sizin


adınıza iletiler, toplantı istekleri ve görev atamaları gibi öğeleri gönderebilir.
l Yazar, sizin adınıza klasördeki öğeleri okuyabilir, yaratabilir ve gönderebilir.

l Gözden Geçiren, klasördeki öğeleri okuyabilir.

Bir temsilci bir klasörde Düzenleyici, başka birinde Gözden Geçiren olabilir. Bir temsilcinin
gönderdiği iletileri alanlar, ileti üstbilgisinde hem sizin hem de temsilcinin adını görürler.

İpucu  Erişim düzeyinden bağımsız olarak, bir temsilci alt klasörler oluşturamaz. Bir kişiye
alt klasör oluşturma izni vermek için ona klasörü paylaşma izni ve özel olarak alt klasör
oluşturma izni vermeniz gerekir.

Ayrıca Bakınız  Bir klasörün denetimini devretmek hakkında daha fazla bilgi için “Takviminizi
Yönetmek” başlıklı 7. bölümdeki “Takviminizin Denetimini Başkasına Devretmek” başlıklı
açıklama kutusuna bakın.

Bu alıştırmada, Exchange Server ağınız üzerinde çalışan bir kişiye bir klasör için
standart düzeyde erişim izni vereceksiniz. Ardından, verdiğiniz erişim izin düzeyini
değiştireceksiniz.

KULLANIN  “Gelen Kutusu’nu Yönetmek” başlıklı 5. bölümdeki “İletileri Klasörlerde


Düzenlemek” başlığı altında yarattığınız AA Uygulama İletileri klasörünü kullanın.
Bu alıştırmayı tamamlamadıysanız, şimdi yapabilir ya da herhangi başka bir klasörü
kullanabilirsiniz.
YAPIN  Alıştırmaya başlamadan önce arkadaşınızı kendisiyle bir klasörü paylaşacağınız
konusunda bilgilendirin.

1. Gezinti Bölmesi’nde AA Uygulama İletileri klasörünü görüntüleyin.


264    Bölüm 10  Başkalarıyla İşbirliği Yapmak

2. AA Uygulama İletileri klasörünü farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Paylaşım


İzinlerini Değiştir’i tıklayın.
AA Uygulama İletileri Özellikleri iletişim kutusu açılır ve İzinler sekmesi görüntülenir.

3. İletişim kutusunda Ekle düğmesini tıklayın.


4. Kullanıcı Ekle iletişim kutusunda bu klasörü paylaşmak istediğiniz çalışma
arkadaşınızın adını çift tıklayın. Tamam’ı tıklayın.
5. İzinler sekmesinde çalışma arkadaşınızın adı seçili iken İzin Düzeyi okunu tıklayın.
Listeden Düzenleyici’yi seçin.
İzinler alanındaki onay kutularındaki seçimler, varsayılan Düzenleyici izinleri olacak
biçimde değişir.
Klasörleri Başkalarıyla Paylaşmak   265

6. AA Uygulama İletileri Özellikleri iletişim kutusunda Uygula’yı tıklayın.


Çalışma arkadaşınız, artık kendi bilgisayarındaki Outlook’u kullanarak klasörü
görebilir ve bu klasör içinde öğeleri oluşturabilir, düzenleyebilir ve silebilir.
7. Öğeleri sil alanında Sahip olunanları seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın.
Çalışma arkadaşınız paylaşılan klasör içinde öğeleri oluşturabilir ve düzenleyebilir
ama yalnızca kendi oluşturduklarını silebilir.
8. Çalışma arkadaşınızdan, AA Uygulama İletileri klasörünüze bağlanarak klasörün
beklendiği gibi paylaşıldığını doğrulamasını isteyin.

YAPIN  Bu alıştırmada kullandığınız klasör için çalışma arkadaşınıza verdiğiniz erişim iznini
iptal edin.
266    Bölüm 10  Başkalarıyla İşbirliği Yapmak

Başkalarının Klasörlerine Erişmek


Bir çalışma arkadaşınızın birincil klasörlerinden birini sizinle paylaşmasını isterseniz,
Outlook içinden o klasöre erişim izni isteyebilirsiniz. Outlook çalışma arkadaşınıza bir
istek formu gönderir ve çalışma arkadaşınızın tek yapması gereken isteği onaylamak için
bir düğmeye basmaktır. Daha sonra bir ileti alırsınız; buradan paylaşılan klasörü posta
kutunuzda görünen klasörlere ekleyebilirsiniz.

Bu alıştırmada, bağlı olduğunuz Exchange Server ağı üzerinde çalışan bir kişiden sizinle
bir klasör paylaşmasını isteyeceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce, kendisinden klasörüne erişim izni isteyeceğiniz


konusunda çalışma arkadaşınızı bilgilendirin.

1. Dosya menüsünde Aç’ı işaret edip Diğer Kullanıcının Klasörü’nü tıklayın.


2. Diğer Kullanıcın Klasörünü Aç iletişim kutusunda çalışma arkadaşınızın adını ya da
e-posta diğer adını yazın.
3. Klasör türü okunu tıklayın ve listeden Görevler’i seçin.

4. Diğer Kullanıcın Klasörünü Aç iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.


Çalışma arkadaşınızın henüz kendi Görevler klasörüne erişim izni vermediğini
varsayarak, Outlook, klasörü görüntülemek için izin istendiğinde bulunmak isteyip
istemediğinizi soran bir ileti görüntüler.
5. Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın.
Outlook, seçili klasörü görüntüleme izni isteyen bir e-posta oluşturur.
Alıcının Görevler Klasörü Türü Klasörlerinizi Görmesine İzin Verin onay kutusunu
seçerek kendi Görevler klasörünüze karşılıklı izin verebilirsiniz.
Başkalarının Klasörlerine Erişmek   267

6. Sharing request: Tasks ileti üstbilgisinde Gönder düğmesini tıklayın.


7. Çalışma arkadaşınızdan paylaşım isteğini açmasını, Paylaştır sekmesinde Yanıtla
grubundaki İzin Ver düğmesini tıklamasını ve sonra Microsoft Office Outlook ileti
kutusunda Evet’i tıklamasını isteyin.

Outlook klasörü paylaştırdıktan sonra, klasörün başarıyla paylaşıldığını çalışma


arkadaşınıza bildiren bir ileti kutusu görünür. Ardından siz de çalışma arkadaşınızın
Görevler klasörünü görmenize izin verdiğini bildiren bir ileti alırsınız.
268    Bölüm 10  Başkalarıyla İşbirliği Yapmak

8. Aç grubunda, Bunu aç: Görevler klasörü düğmesini tıklayın.

İpucu  Bir kişi sizinle bir klasör paylaşırsa ancak klasöre bağlantı içeren bir ileti
almazsanız, paylaşılan klasöre bağlanmak için Dosya menüsünde Aç’ı işaret edin,
Diğer Kullanıcının Klasörü’nü tıklayın, sizinle klasörü paylaşan kişinin adını yazın ya da
seçin, klasör türünü seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Çalışma arkadaşınızın Görevler klasörü ayrı bir Outlook penceresinde açılır; Outlook
görevi Görevler modülündeki Diğerlerinin Görevleri listesine de ekler.
Outlook’tan Belge Çalışma Alanı Oluşturmak   269

Herhangi bir zamanda paylaşılan Görevler klasörünü açmak için, Gezinti


Bölmesi’ndeki Görevler düğmesini tıklayıp paylaşılan görev listesini seçin.

YAPIN  Çalışma arkadaşınızın bu alıştırmada kullandığınız klasöre verdiği erişim iznini iptal
etmesini sağlayın.

Outlook’tan Belge Çalışma Alanı Oluşturmak


İşlem belgeleri, satış rakamları ya da takvimler gibi yararlı belgeleri sık sık
kuruluşunuzdaki başka kişilerle paylaşmak isteyebilirsiniz. Çalışma arkadaşlarınıza bir
belgeyi e-posta iletisinin eki olarak gönderebilirsiniz ama çoğu kişi belgeyi üzerinde
değişiklik yaparak size geri gönderiyorsa, tüm bu değişiklikleri tek bir belge içinde
birleştirmek için zaman harcamanız gerekir. Kuruluşunuzun işbirliği sitesine içerik ekleme
izniniz varsa, bu belgeyi sitedeki belge kitaplığına ekleyebilirsiniz, böylece diğerleri
belgeyi buradan inceleyip düzenleyebilirler.

Bir ya da daha çok dosya için bir belge çalışma alanını işbirliği sitesinden yaratmak yerine,
dosyaları bir e-posta iletisi içinde paylaşılan ekler olarak göndererek Outlook’tan kolayca
yaratabilirsiniz. Paylaşılan ekler bir işbirliği sitesindeki belge çalışma alanı içinde bulunur
ve alıcıların yaptığı değişikliklerle otomatik olarak güncelleştirilebilir.

Ayrıca Bakınız  Toplantılar konusunda işbirliği yapmak hakkında daha fazla bilgi için
“Randevuları, Olayları ve Toplantıları Yönetmek” başlıklı 6. bölümdeki “Toplantı Çalışma Alanı
Oluşturmak” başlıklı açıklama kutusuna bakın.

Bu kısımda, bir işbirliği sitesinde Outlook’u kullanarak belge çalışma alanı oluşturma
işlemini öğreneceksiniz.

Aşağıdaki adımları izleyin:

1. Yeni bir ileti penceresi açın, belge çalışma alanına davet etmek istediğiniz kişilerin
adreslerini yazın ve ileti konusunu ekleyin.
2. İleti sekmesinde Ekle grubundaki Dosya Ekle düğmesini tıklayın.
Dosya Ekle iletişim kutusu açılır.
3. Bir belge kitaplığı yoluyla paylaşmak istediğiniz dosya ya da dosyalara göz atıp
seçin, sonra Ekle‘yi tıklayın.
270    Bölüm 10  Başkalarıyla İşbirliği Yapmak

4. Ekle grubundaki İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıklayın.


Ek Seçenekleri görev bölmesi açılır.

5. Ekleri şu biçimde gönder’in altında Paylaşılan ek seçeneğini seçin.


6. Belge Çalışma Alanı’nın oluşturulacağı konum kutusuna işbirliği sitenizin adını
yazın (ya da sitenin adresi listede görünüyorsa onu tıklayın) ve sonra tuşuna
basın.
E-posta iletisini gönderdiğinizde belge çalışma alanı için oluşturulacak davetiye,
içerik alanında görünür.

7. İletiyi gönderin.
Belirtilen işbirliği sitesinde, iletiye eklediğiniz dosya ya da dosyaları içeren bir belge
çalışma alanı oluşturulur. İleti alıcıları çalışma alanına üyeler olarak eklenir; onlara
belgeyi düzenleme izni vermek için başka bir şey yapmanıza gerek yoktur ama
isterseniz çalışma alanına başka üyeler de ekleyebilirsiniz.
Çalışma alanının başarıyla oluşturulduğunu ve ileti alıcılarının davetiye iletisini
aldığını doğrulayan bir ileti alırsınız. Her iletide belge çalışma alanına bir bağlantı
vardır.
Outlook’tan Belge Çalışma Alanı Oluşturmak   271

Grup Zamanlamaları Oluşturmak


Bir toplantı düzenlerken, herkesle tek tek iletişime geçmeye gerek kalmadan
katılımcıların ne zaman uygun olduklarını görebilmek çok işe yarar. Outlook’u
kullanarak katılımcıları bir toplantı isteğine ekledikten sonra Zamanlama sayfasında
durumlarına bakabilirsiniz. Birkaç kişinin uygun olduğu bir zaman bulmak
istiyorsanız ve kuruluşunuz Exchange Server 2007 kullanmıyorsa, birden çok
kişinin ve kaynağın zaman çizelgelerini bir arada gösteren bir grup zamanlamaları
oluşturabilirsiniz.

Bir grup zamanlaması oluşturmak için şu adımları izleyin:

1. Takviminizi görüntüleyin. Eylemler menüsünde Grup Zamanlamalarını


Görüntüle’yi tıklayın.
2. Grup Zamanlamaları iletişim kutusunda Yeni’yi tıklayın. Yeni Grup
Zamanlaması Oluştur iletişim kutusuna zamanlama için bir ad (örneğin,
Yönetim Ekibi) yazın ve Tamam’ı tıklayın.
3. Zamanlama penceresinde Grup Üyeleri listesini tıklayıp bir ad ya da e- posta
diğer adı yazarak ya da Diğerlerini Ekle düğmesini tıkladıktan sonra grup
üyelerini adres defterinizden seçerek gruba üyeler ekleyin.
Grup zamanlaması her grup üyesinin uygunluğunu anında görüntüler. Bir
randevu ya da toplantı hakkında bilgileri görmek için onu işaret edebilirsiniz.
Bir randevu özel olarak işaretlenmişse, onunla ilgili bilgiler görünmez.

Eylemler menüsünde Grup Zamanlamalarını Görüntüle’yi tıklayarak, ne zaman


isterseniz güncel bir grup zamanlamasını görebilirsiniz.
272    Bölüm 10  Başkalarıyla İşbirliği Yapmak

Belge Kitaplığı İçeriğiyle Çevrimdışı Çalışmak


Bir SharePoint Server 2007 belge kitaplığının bir kopyasını, Outlook 2007’de bir klasör
olarak oluşturabilirsiniz. Daha sonra, belge kitaplığında depolanan herhangi bir belge,
çalışma kitabı ya da sunumun önizlemesini Outlook ileti bölmesinde görüntüleyebilir
ya da belge, çalışma defteri ya da sunumun kendi bilgisayarınızdaki yerel bir kopyasıyla
çalışabilirsiniz.

Bu alıştırmada, bir belge kitaplığında depolanan dosyaların bir Outlook klasöründe


yerel kopyalarını oluşturma ve o dosyalarda yaptığınız değişiklikleri özgün dosyalarla
birleştirme işlemini öğreneceksiniz.

Aşağıdaki adımları izleyin:

1. Kuruluşunuzun işbirliği sitesinde, çalışmak istediğiniz belge kitaplığını seçin.

2. Eylemler menüsünde Bağla: Outlook’u tıklayın. Bir Internet Explorer Güvenlik


uyarısı görünürse (Windows Vista yüklü bilgisayarlarda) Evet’i tıklayın.
Zaten çalışmıyorsa Outlook başlar ve SharePoint kitaplığını Outlook’a bağlamak
isteyip istemediğinizi soran bir ileti kutusu görünür.
3. İleti kutusunda Evet’i tıklayın. Sizden site kimlik bilgilerini isteyen bir Bağlan iletişim
kutusu görünürse, adınızı ve parolanızı girip Tamam’ı tıklayın.
Belge Kitaplığı İçeriğiyle Çevrimdışı Çalışmak   273

Outlook, site ve belge kitaplığı için adlandırılmış bir klasörü, posta kutunuzda
SharePoint Listeleri klasöründe bir alt klasör olarak oluşturur ve görüntüler ve belge
kitaplığında depolanan her öğenin bir kopyasını, klasör içinde bir Outlook öğesi
olarak karşıdan yükler. Öğe adının solundaki simge, dosya türünü (örneğin belge,
çalışma defteri, sunu ya da veri tabanı) belirtir.

İpucu  Outlook SharePoint Listeleri klasörünü, bir belge kitaplığını ya da başka bir
SharePoint listesini Outlook’a ilk bağladığınızda oluşturur.

Bir öğeyi tıklayarak önizlemesini görüntüleyebilir ya da öğeyi çift tıklayarak salt


okunur bir örneğini açabilirsiniz. Bir öğeyi açtığınız zaman, üstteki bir uyarı, bir
Çevrimdışı Sunucu Belgesi’nde çalıştığınız konusunda sizi bilgilendirir; değişiklikler
yapmak ve onları, belge kitaplığında depolanan belge içinde birleştirmek
istiyorsanız, Çevrimdışı Düzenle düğmesini tıklayın.

İpucu  Bir dosyayı çevrimdışı olarak açmak, dosyayı belge kitaplığında sizin
kullanımınıza vermez.
274    Bölüm 10  Başkalarıyla İşbirliği Yapmak

Bir dosyanın çevrimdışı bir kopyasıyla çalışırken, yerel bir örnek SharePoint
Taslaklar klasöründe (SharePoint Listeleri klasörünün bir alt klasörü) depolanır.
Bir sayfadaki kırmızı bir ok biçiminde bir simge, sizin o anda öğeyi düzenlemekte
olduğunuzu belirtir. Çevrimdışı dosyadaki değişiklikleri belge kitaplığına aktarmak
için değişikliklerinizi kaydedin, dosyayı kapatın. Görünen Çevrimdışı Düzenle ileti
kutusunda, Güncelleştir’i tıklayın.

Bir SharePoint Takvimine Bağlanmak


Kuruluşunuz, bir işbirliği sitesinde ekip takvimleri bulunduruyorsa, takvimi sitede
değil Outlook’ta görüntülemek daha kullanışlı olabilir. SharePoint takvimini Outlook’a
bağlayarak, bu takvimi Outlook takvim bölmesinde tek başına, diğer takvimlerin yanında
ya da üstünde görüntüleyebilirsiniz. SharePoint takvimiyle, diğer takvimlerle çalışır gibi
çalışırsınız. SharePoint takvimine Outlook’ta yaptığınız tüm değişiklikler, anında işbirliği
sitesindeki takvime yansıtılır; tersi de geçerlidir.

Bir SharePoint takvimini Outlook’ta görüntülemek için, aşağıdaki adımları izleyin:

1. Kuruluşunuzun işbirliği sitesinde üzerinde çalışmak istediğiniz takvimi seçin.


Önemli Noktalar   275

2. Eylemler menüsünde Bağla: Outlook’u tıklayın. Bir Internet Explorer Güvenlik


uyarısı görünürse Evet’i tıklayın.
Zaten çalışmıyorsa Outlook başlar.
3. SharePoint takvimini Outlook’a bağlamak istediğinizi onaylamanızı isteyen
Microsoft Office Outlook ileti kutusunda Evet’i tıklayın. Site için kimlik bilgilerinizi
isteyen bir Bağlan iletişim kutusu görünürse, kullanıcı adınızı ve parolanızı girip
Tamam’ı tıklayın.
Outlook SharePoint takvimini kendi takviminizin yanında görüntüler.

Önemli Noktalar
l Her tür Outlook klasörünü kuruluşunuzun diğer üyeleriyle paylaşabilirsiniz.
Başkalarıyla paylaşılan bir dosyada bilgiler oluşturmak, bilgileri düzenlemek ve
silmek için belirli düzeylerde erişim izinleri verebilirsiniz.
l Bir kişiyi temsilci olarak atayıp, posta kutunuzun tümünün ya da bir kısmının
denetimini ona verebilirsiniz.
l Kuruluşunuz bir SharePoint işbirliği sitesi kullanarak bilgi paylaşıyorsa, Outlook
içinden belge çalışma alanları oluşturabilir ve izinler atayabilirsiniz. Belge
kitaplığı içeriğinin yerel bir kopyasını Outlook’ta tutabilir, dosyalarla çalışabilir
ve değişikliklerinizi SharePoint sitesine yükleyebilirsiniz. Ayrıca Outlook içinde
SharePoint takvimleriyle çalışabilirsiniz.
Bir Bakışta Bölüm
Outlook öğeleriyle
çevrimdışı çalışmak,
sayfa 283

İletileri otomatik
olarak yanıtlamak,
sayfa 287
11 İşyeri Dışından
Çalışmak
Bu bölümde öğrenecekleriniz
4 Uzak bir konumdan Outlook’u sunucunuza bağlamak.
4 Outlook öğeleriyle çevrimdışı çalışmak.
4 İletileri otomatik olarak yanıtlamak.

Günümüzde çalışma hayatında iletişim, verimlilik ve hareketlilik çok önemlidir. Microsoft


Office Outlook 2007, bilgilerinize hızlı ve güvenli bir biçimde erişmenizi sağlayarak tüm
bu alanlarda performansınızı geliştirmenize yardımcı olur.

İnternet bağlantınız varsa ve kuruluşunuz, Microsoft Exchange sunucusuna uzaktan


erişim sağlıyorsa ya da Microsoft Outlook Web Access (Exchange’in bir özelliği)
kullanıyorsa, Exchange hesabınıza evden, bir müşterinin yanından, bir otel odasından, bir
fuar standından ve hatta mahallenizdeki cafeden erişebilirsiniz. Örneğin, evde çalışırken
e-postanıza erişmeniz gerekebilir ya da şehir dışındaki müşterileri ziyaret ederken,
ofisteki personelle bir toplantı ayarlamanız gerekebilir.

Ayrıca Bakınız  Klasörleri paylaşma ve başkalarıyla çalışmanın yolları hakkında daha fazla bilgi
için “Başkalarıyla İşbirliği Yapmak” başlıklı 10. bölüme bakın.

Bir İnternet bağlantınız olsa da olmasa da, masanızda olmadığınızı ve dönene kadar
iletilere ve isteklere anında cevap veremeyebileceğinizi insanlara bildirmek için İşyeri Dışı
Yardımcısı’nı kullanmak isteyeceksiniz.

Bu bölümde, uzaktan çalışmak için Outlook’un sağladığı araçları inceleyeceksiniz.


Bilgisayarınız doğrudan kuruluşunuzun ağına bağlı olmadığında bir Exchange Server
hesabına erişebilmenin yollarını ve çevrimdışı çalışırken güncel bilgilere nasıl sahip
olabileceğinizi öğreneceksiniz. Sonra, İşyeri Dışı Yardımcısı ve kuruluşunuz Microsoft
Exchange Server 2007’nin sağladığı yeni işlevlerle çalışacaksınız.

Ayrıca Bakınız  Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.

   277
278    Bölüm 11  İşyeri Dışında Çalışmak

Önemli  Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları


kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa
xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun Giderme  Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler Windows


Vista içindir. Bilgisayarınız Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP
Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler” başlığına bakın.

Uzak Bir Konumdan Outlook’u Sunucunuza


Bağlamak
Dünyanın neresinde olursanız olun İnternet bağlantınız varsa, çok fazla çaba sarf
etmeden uzak bir konumdan Outlook’ta çalışabilirsiniz. Bu bağlamda uzak, mesafe olarak
uzak anlamında değil; doğrudan bağlı değil anlamındadır.

İpucu  Bilgisayarınızı yerel ağınıza (LAN) ya da İnternet’e bağlama işlemi, bu kitabın


kapsamı dışındadır ama bu konuda her tür bilgiyi, bilgisayarınızda yüklü Windows sürümüne
göre ilgili Adım Adım kitabında bulabilirsiniz.

İnternet bağlantınızı kurduktan sonra, Outlook’u bir POP3, IMAP ya da HTTP


hesabına bağlanmak için kullanıyorsanız, nerede olursanız olun bu kaynaklara anında
ulaşabileceksiniz. Outlook’u bir Exchange Server hesabına bağlanmak için kullanıyorsanız,
kuruluşunuzun kullandığı Exchange Server sürümüne ve izin verilen bağlantı türlerine
bağlı olarak seçenekleriniz değişecektir. Bu konuda en kullanışlı üç yöntem aşağıda
açıklanmaktadır.

HTTP üzerinden bağlanmak


Bir ağ içinde, Outlook uzaktan yordam çağrıları (RPC) kullanarak kuruluşunuzun
Exchange sunucusuyla iletişimde bulunur. Kuruluşunuz Microsoft Windows Server
2003 üzerinde Exchange Server 2003 ya da daha ileri bir sürüm kullanıyorsa, Exchange
yöneticiniz RPC iletişim yolunu kullanarak, bağlantılara izin verecek biçimde sunucuyu
yapılandırabilir. Bundan sonra, Her Yerden Outlook özelliğini (eski adı HTTP üzerinden
RPC) kullanarak Outlook’tan Exchange hesabınıza İnternet üzerinden bağlanabilirsiniz.
Bunun için özel bir bağlantı gerekli değildir. Bu, Exchange kaynaklarına uzaktan erişimin
en basit yöntemidir.
Uzak Bir Konumdan Outlook’u Sunucunuza Bağlamak   279

Bu alıştırmada, Her Yerden Outlook’u kullanarak, Outlook’u bir Exchange hesabına


bağlanmak üzere yapılandıracaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce, Outlook’u başlatın ve İnternet’e bağlanın ama


kuruluşunuzun ağına bağlanmayın.

1. Araçlar menüsünde Hesap Ayarları’nı tıklayın.


Hesap Ayarları iletişim kutusu açılır ve yapılandırılmış e-posta hesaplarını gösterir.
2. Hesap Ayarları iletişim kutusunun E-posta sekmesinde Adı listesindeki Microsoft
Exchange hesabınızı tıklayın. Değiştir’i tıklayın.
E-Posta Hesabını Değiştir iletişim kutusu açılır ve Exchange hesabı için hesap
ayarlarını gösterir.
3. E-Posta Hesabını Değiştir iletişim kutusunda Diğer Ayarlar’ı tıklayın.
Microsoft Exchange iletişim kutusu açılır.
4. Microsoft Exchange iletişim kutusunda Bağlantı sekmesini tıklayın.
5. Her Yerden Outlook alanında HTTP’yi kullanarak Microsoft Exchange’e bağlan
onay kutusunu seçin.

6. Etkinleşen Exchange Proxy Ayarları düğmesini tıklayın.


Microsoft Exchange Proxy Ayarları iletişim kutusu açılır ve İnternet üzerinden
Exchange’e bağlanmakla ilgili seçenekleri görüntüler.
280    Bölüm 11  İşyeri Dışında Çalışmak

7. Bağlantı ayarları alanında https:// kutusuna, kuruluşunuzun güvenli Exchange


proxy adresini yazın.
Outlook’un önce Her Yerden Outlook’la bağlanmasını ve bir kez kurulduktan
sonra bağlantıyı TCP/IP’ye aktarmasını seçmek için Bağlantı Ayarları alanının
altındaki onay kutularından birini ya da her ikisini seçebilirsiniz. Sizin kuruluşunuz
varsayılanın dışında bir kimlik doğrulaması isteyebilir; bu durumu ağ yöneticinizle
denetleyin.
8. Microsoft Exchange Proxy Ayarları iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.
9. Microsoft Exchange iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın. Görünen ileti kutusunda,
değişikliğin Outlook’u yeniden başlatmanıza kadar etkili olmayacağını onaylamak
için Tamam’ı tıklayın.
10. E-Posta Hesabını Değiştir iletişim kutusunda İleri’yi tıklayın ve sonra Son’u tıklayın.
11. Hesap Ayarları iletişim kutusunu kapatın ve sonra Outlook’u kapatın ve yeniden
başlatın.
Outlook Exchange sunucunuza bağlanmayı dener ve bir etki alanı bağlantısı
bulamadığında, Her Yerde Outlook’a geçer. Her Yerde Outlook proxy sunucusuyla
bağlantı kurduğunda, Outlook kimlik bilgilerinizi sağlamanızı ister.
12. Bağlan iletişim kutusuna kullanıcı adınızı ve parolanızı girin ve sonra Tamam’ı
tıklayın.
Outlook Exchange hesabınıza bağlanır.

YAPIN  Alıştırmayı yineleyin ve kullanmak istemiyorsanız Her Yerden Outlook’u kapatın.


Uzak Bir Konumdan Outlook’u Sunucunuza Bağlamak   281

Bir VPN yoluyla bağlanmak


Sanal özel ağ (VPN), adından da anlaşılabileceği gibi yetkili kullanıcıların güvenli bir
biçimde ağ kaynaklarına bağlanabileceği bir ağ alanı uzantısıdır. VPN yoluyla ağınıza
bağlandıktan sonra, sunucular ve yazıcılar da dahil olmak üzere tüm ağ kaynaklarına
erişebilir ve LAN’a bağlı bilgisayarınızla işyerinizdeki gibi Outlook’a doğrudan
bağlanabilirsiniz. Kuruluşunuz, ağ güvenliğini sağlamak amacıyla kimliğinizi doğrulamak
için bir akıllı kart ya da jeton gibi, özel bir kimlik doğrulaması kullanmanızı gerektirebilir.

Ağınızda VPN bağlantılarını desteklemek için, ağ yöneticisinin bir VPN sunucusu kurması
gerekir. Uzaktaki bilgisayarınız ve ağ arasında İnternet üzerinden giden bilgiler, VPN
sunucusundan geçer.

VPN bağlantısı kurma işlemi, görece kolaydır ancak bilgisayarınızda yüklü olan işletim
sistemine bağlı olarak değişir.

Windows Vista yüklü bir bilgisayardan VPN bağlantısı kurmak için şu adımları izleyin:

Başlat düğmesini tıklayın. Başlat menüsünün sağ bölmesinde Bağlan’ı tıklayın.


1. Bir Ağa Bağlan iletişim kutusu açılır.
2. Bağlantı ya da ağ kurun’u tıklayın.
3. Bir bağlantı seçeneği belirleyin listesini aşağı kaydırın, Çalışma alanına bağlan’ı
tıklayın ve sonra İleri’yi tıklayın.
4. Sahip olduğunuz bir bağlantıyı kullanmak ister misiniz? altında Hayır, yeni
bağlantı oluştur’u seçin ve sonra İleri’yi tıklayın.
5. Nasıl bağlanmak istersiniz? altında İnternet bağlantımı (VPN) kullan seçeneğini
tıklayın.
6. Bağlanırken kullanılacak Internet adresini yazın altında, İnternet adresi kutusuna
bağlanmak istediğiniz İnternet adresini yazın. Hedef adı kutusuna VPN bağlantısı
için bir ad yazın, istediğiniz tüm seçenekleri seçin ve İleri’yi tıklayın.
7. Kullanıcı adınızı ve parolanızı yazın altında kullanıcı adınızı ve parolanızı yazın
(alan adı isteğe bağlıdır) ve Bağlan’ı tıklayın.
Windows Vista yüklü bir bilgisayarda VPN bağlantısını kesmek için şu adımları izleyin:

 Bağlantı simgesini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Bağlantısını kes’i işaret edin ve
sonra VPN bağlantı adını tıklayın.
282    Bölüm 11  İşyeri Dışında Çalışmak

Windows XP yüklü bir bilgisayardan VPN bağlantısı kurmak için şu adımları izleyin:

1. Başlat menüsünü görüntüleyin.


2. Sağ tarafta Bağlan menüsü görünüyorsa, Bağlan’ı tıklayın ve sonra Tüm
bağlantıları göster‘i tıklayın. Görünmüyorsa, Denetim Masası’nı tıklayın, gerekirse
Klasik Görünüm’e geçin ve sonra Ağ ve İnternet Bağlantıları’nı açın.
3. Ağ Bağlantıları penceresindeki Ağ Görevleri menüsünde Yeni bağlantı oluştur’u
tıklayın.
4. Yeni Bağlantı sihirbazının ilk sayfasında İleri’yi tıklayın.
5. Ağ Bağlantı Türü sayfasında Ağa çalışma yerimden bağlan seçeneğini seçip İleri’yi
tıklayın.
6. Ağ Bağlantısı sayfasında Sanal Özel Ağ bağlantısı seçeneğini seçip İleri’yi tıklayın.
7. Şirket Adı kutusuna bağlantıyı tanımlayacağınız bir ad (örneğin Damla Kurye) yazın.
Sonra İleri’yi tıklayın.
8. Sihirbaz Ortak Ağ sayfasını görüntülerse, İlk bağlantıyı çevirme seçeneğini seçip
VPN bağlantısını başlatmadan önce her zaman İnternet’e bağlanacağınızı belirtin.
Sonra İleri’yi tıklayın.
9. VPN Seçimi sayfasında, Ana makine adı kutusuna kuruluşunuzun VPN
sunucusunun internet adresini (örneğin, mail.damlakurye.com.tr) yazıp İleri’yi
tıklayın.
10. Sihirbaz Akıllı Kartlar sayfasını görüntülerse, Akıllı kartımı kullanma seçeneğini
seçip İleri’yi tıklayın.
11. Bağlantı sayfasında Yalnızca benim için’i seçip İleri’yi tıklayın.
12. Tamamlanıyor sayfasında Son’u tıklayın.
Bağlan iletişim kutusu açılır.
13. Kullanıcı adı kutusuna alan\kullanıcı adı’nı (örneğin, KURYE\ebru) yazın.
14. Parola kutusuna alan parolanızı yazın.
15. Bu kullanıcı adı ve parolasını aşağıdakiler için kaydet onay kutusunu ve Yalnızca
ben‘i seçin. Sonra Bağlan’ı tıklayın.
Bilgisayarınız ağ alanına bağlandıktan sonra, durum çubuğunun sağ ucundaki
bildirim alanında bir bağlantı simgesi (iki bilgisayarı gösteren) görünür. Artık
işyerinizdeki bilgisayarı kullanır gibi çalışabilirsiniz.
Outlook Öğeleriyle Çevrimdışı Çalışmak   283

Windows XP yüklü bir bilgisayarda VPN bağlantısını kesmek için şu adımları izleyin:

 Bağlantı simgesini farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve Bağlantıyı Kes’i tıklayın.

OWA Yoluyla Bağlanmak


Outlook Web Access (OWA) aslında Exchange’in bir özelliğidir ancak burada
özellikle bahsedilmeyi hak ediyor çünkü Outlook’u düzenli olarak kullanan kişiler
OWA’yı da büyük olasılıkla kullanacaklardır. Kuruluşunuz OWA’yı destekliyorsa,
bir İnternet tarayıcısı penceresinden (Outlook’tan değil) Exchange’e bağlanarak
e-posta, takvim, otomatik yanıt seçenekleri ve daha fazlasına erişebilirsiniz.

OWA arayüzünün görünümü posta kutunuzun bulunduğu Exchange sürümüne


bağlıdır; Exchange 2007’deki OWA, Exchange 2003’teki OWA’ya göre oldukça
geliştirilmiş bir kullanıcı arayüzüne ve daha çok işleve sahiptir. Ancak her ikisi de,
başkasının bilgisayarından e-postanızı kontrol etmek, toplantılar düzenlemek, bir
telefon numarasına bakmak gibi işlemler için çok uygundur.

Outlook Öğeleriyle Çevrimdışı Çalışmak


Dizüstü bilgisayar kullanıyorsanız, çok çeşitli işlemleri İnternet’e bağlanmadan yaparsınız.
Posta sunucunuza bağlı olmamak, Outlook’u kullanmanızı engellemez. Önbellek
Exchange Modu’nda posta kutunuzun bilgisayarınızda depolanan yerel bir kopyasını
kullanarak iletiler ve başka öğeler yazıp onları okuyabilirsiniz. Bu, çevrimiçi ve çevrimdışı
çalışmak arasında geçiş yapmayı kolaylaştırır.

Önbelleğe Alınmış Exchange Modu, Outlook 2003’te bir seçenek olarak getirilmişti,
Outlook 2007’de ise varsayılan ayar olarak açıktır. Bu özellik, Exchange posta kutunuzun
içeriğinin yerel bir kopyasını (bilgisayarınızda bulunan bir kopyasını) oluşturur.
Çevrimiçi (Exchange’e bağlı) olarak çalışırken iletiler, randevular, toplantılar, görevler
ve diğer Outlook öğeleri sunucu ve önbellek arasında eşitlenmiş olarak tutulur. Bunun
sonucunda, çevrimdışı olduğunuzda (isteyerek ya da istemeyerek Exchange bağlantınız
kesildiğinde), ekler de dahil olmak üzere tüm Outlook öğelerini her zamanki gibi açıp
onlarla çalışabilirsiniz. Çevrimdışıyken iletiler alamazsınız ama gönderebilirsiniz; Outlook
Exchange’e bir daha bağlanana kadar gönderilen iletileri Giden Kutusu’nda tutar.
Önbellek Exchange Modu, çevrimdışı çalışma işlemini oldukça kolaylaştırır ve örneğin
uçaktayken (eski türde, içinde İnternet’e olmayan) dizüstü bilgisayarınızda e-postanıza
bakmayı basitleştirir.
284    Bölüm 11  İşyeri Dışında Çalışmak

Outlook 2007’deki Önbellek Exchange Modu’nu kullanarak, çevrimdışı çalışırken yalnızca


Exchange hesabınızın içeriğine değil, ayrıca paylaşılan klasörlerin ve ortak klasörlerin
(ama yalnızca Ortak Klasör Sık Kullanılanları listenize eklediklerinizin) içeriğine de
ulaşabilirsiniz.

İpucu  Kuruluşunuz Exchange Server 2007 kullanıyorsa, Exchange Server’ın Birleştirilmiş


İleti Alışverişi işlevinden yararlanabilirsiniz. Örneğin, sesli iletileri telefon sisteminizle kontrol
etmek yerine, Exchange Server sesli iletilerinizi size, e-postalara eklenmiş ses dosyaları olarak
gönderebilir. Faksları da e-posta olarak alabilirsiniz. Pek çok Voice over IP (VoIP) şirketi
tarafından sunulan hizmetlere benzeyen bu işlev, nerede olursanız olun tüm iletişimlerinizi
Windows masaüstünden yönetmenize olanak tanır.

Outlook aşağıdaki üç Önbellek Exchange Modu karşıdan yükleme seçeneğini sunar:

l Tam Öğeleri Yükle.  Bu seçenek, tüm iletilerinizi ve eklerini tek tek yükler. Outlook
açık ve bilgisayarınız bir ağa bağlıysa bu, en iyi seçenektir çünkü iletilerinizi
yüklemek için en az bant genişliğini kullanır. Yavaş bir bağlantınız varsa ya da
büyük ekleri olan iletiler alıyorsanız, sunucunuza yeniden bağlandığınızda iletilerin
görünmesi zaman alabilir.
l Üstbilgileri ve Tam Öğeleri Yükle.  Bu seçenek ileti üstbilgilerini hızla yükler,
böylece ileti gövdeleri ve ekler yüklenirken üstbilgileri değerlendirebilirsiniz.
l Üstbilgileri Yükle.  Bu seçenek yalnızca ileti üstbilgisini yükler ve siz iletinin ya da
eklerinin önizlemesini görüntüleyene ya da onları açana kadar, iletinin gövdesini
ya da eklerini yüklemez. Bağlantınız çok yavaşsa ya da kullandığınız bant genişliği
üzerinden ücret ödüyorsanız bu, en iyi seçenektir. İletileri üstbilgisindeki bilgilere
(gönderen, konu, ileti büyüklüğü, vb.) göre değerlendirip iletiyi ve eklerini yükleyip
yüklememeyi seçebilirsiniz.
Yukarıdaki seçeneklere Dosya menüsünden ulaşılabilir. Bir LAN, geniş bant ya da başka
bir hızlı bağlantı üzerinde çalışırken, büyük olasılıkla ilk iki seçeneğin arasındaki farkı
anlamayacaksınız. Üçüncü seçenekte belirgin farklar göreceksiniz; bir iletiyi yalnızca
birkaç sözcüğe bakarak zihninizde işlemeye alışık değilseniz, bu durum sinir bozucu
olabilir.
Outlook Öğeleriyle Çevrimdışı Çalışmak   285

Üstbilgileri Yükle
seçeneği belirli
bilgileri görüntüler

Ayrıca Outlook, Exchange bağlantısının yavaş olduğunu algıladığında yalnızca ileti


üstbilgilerini yükleme seçeneğini de seçebilirsiniz. Yükleme seçeneklerini görmek ve
değiştirmek için Dosya menüsündeki Önbellek Exchange Modu’nu işaret edin.

Herhangi bir nedenden dolayı Önbellek Exchange Modu’nu devre dışı bırakmak
isterseniz, seçili klasörlerin içeriğine (hatta tüm Gelen Kutusu’na) çevrimdışı olarak
ulaşılabilmesini sağlayabilirsiniz. Örneğin, seyahat ederken izlemek istediğiniz iletileri
içine sürüklediğiniz bir Eylem Öğeleri klasörü oluşturabilirsiniz. Çevrimdışı klasörlerin
yalnızca çevrimdışı çalışmaya başlamadan önce aldığınız iletileri içerdiğini unutmayın.

Bir klasörün içeriğinin çevrimdışı olarak kullanılabilmesini sağlamak için şu adımları


izleyin:

1. Gezinti Bölmesi’nde çevrimdışı olarak kullanılmak istediğiniz klasörü seçin.


2. Araçlar menüsünde Gönder/Al’ı ve Gönderme/Alma Ayarları’nı işaret edin. Sonra
Bu Klasörü Çevrimdışı Kullanılabilir Yap’ı tıklayın.
Menü öğesinin solundaki onay işareti, seçili klasörün yerel bir kopyasının, her
Gönder/Al işlemiyle eşitleneceğini belirtir.
286    Bölüm 11  İşyeri Dışında Çalışmak

Çevrimdışı İken Kişileri Görüntülemek


Önbellek Exchange Modu varsayılan ayarlarıyla etkinken, Outlook posta kutunuzla
birlikte, Genel Adres Listesi’nin bir kopyasını yükler. Bu çevrimdışı adres defteri,
çevrimiçi olmanıza bağlı olmadan çalışma arkadaşlarınızın kişi bilgilerine erişim
sağlar. Ağ bağlantınız yavaşsa ve adres defteriniz büyükse, bu yükleme uzun
sürebilir. İsterseniz, adres defterinin otomatik yüklemesini devre dışı bırakıp ya da
aktarılan bilgi miktarını azaltıp sonra uygun olan bir zamanda adres defterini elle
güncelleştirebilirsiniz.

Gönder/Al işlemleri sırasında adres defteri bilgilerinin aktarımını azaltmak için şu


adımları izleyin:

1. Araçlar menüsünde Gönder/Al’ı ve Gönderme/Alma Ayarları’nı işaret edin.


Sonra Gönderme/Alma Grupları Tanımla’yı tıklayın.
2. Gönderme/Alma Grupları iletişim kutusunda değiştirmek istediğiniz grubu
tıklayın. Sonra Düzenle’yi tıklayın.
3. Gönderme/Alma Ayarları iletişim kutusunda Çevrimdışı adres defterini yükle
onay kutusu seçiliyken Adres Defteri Ayarları’nı tıklayın.
Çevrimdışı Adres Defterini Yükle onay kutusunu temizleyerek otomatik adres
defteri güncellemesini tamamen kapatabilirsiniz.

Sorun Giderme  Çevrimdışı adres defterini yükle seçeneği kullanılabilir değilse (gri
ise), Seçili Hesabı Bu Gruba Ekle Onay kutusunu seçin.

4. Çevrimdışı Adres Defteri iletişim kutusunda Ayrıntı Yok seçeneğini seçin ve


Tamam’ı tıklayın. Sonra, Gönderme/Alma Ayarları iletişim kutusunda Tamam’ı
ve Gönderme/Alma Grupları iletişim kutusunda Kapat‘ı tıklayın.
Çevrimdışı adresinizi elle güncelleştirmek için şu adımları izleyin:

1. Araçlar menüsünde Gönder/Al’ı işaret edip Adres Defterini Yükle‘yi tıklayın.


2. Çevrimdışı Adres Defteri iletişim kutusunda Son Gönderme/Almadan
sonraki değişiklikleri yükle onay kutusunu seçili bırakıp Tüm Ayrıntılar
seçeneğini seçin ve Tamam’ı tıklayın.
Tamam’ı tıklamadan önce Son Gönderme/Almadan sonraki değişiklikleri yükle
onay kutusunu temizleyerek adres defterinin tamamen yeni bir kopyasını
yükleyebilirsiniz.
İletileri Otomatik Olarak Yanıtlamak   287

İletileri Otomatik Olarak Yanıtlamak


Kuruluşunuz Exchange kullanıyorsa, İşyeri Dışı Yardımcısı’nı kullanarak size e-posta
gönderen kişileri uygun olup olmadığınız konusunda bilgilendirebilirsiniz. İşyeri Dışı
Yardımcısı’nı açmak, başkalarından alınan iletilerin (ama her kişiden gelen yalnızca ilk
iletinin) otomatik olarak yanıtlanmasını sağlar. Otomatik yanıt iletisinin gövdesinde
istediğiniz tüm bilgileri (metin olarak) yazabilirsiniz.

Outlook 2007, Exchange Server’ın sağladığı işyeri dışı (out of office - OOO) işlevleri için
ön uçtur, bu nedenle kuruluşunuzun Exchange Server’ın hangi sürümünü kullandığına
bağlı olarak arayüz ve işlemler değişir. Exchange Server 2007’nin arayüzüyle çalışırken,
otomatik yanıtların içeriği ve dağıtımı üzerinde Exchange Server 2003’e göre daha çok
denetime sahipsiniz. Hangi Exchange Server ortamında çalışırsanız çalışın, bu çok yararlı
bir özelliktir.

OOO işlevinin amacı, insanların sizden ne zaman yanıt alabilecekleri ya da bilmelerini


istediğiniz başka konular hakkında bilgilendirmenize yardımcı olmaktır. Bu özelliği
kullanmak için fiziksel olarak işyeri dışında olmanız gerekmez; bazı insanlar, başka
nedenlerle (örneğin bir proje üzerinde yoğun olarak çalıştıklarından iletileri anında
yanıtlayamayacaklarını ya da farklı saat dilimlerindeki müşterilerine mesai saati
bittiğinden işyerinde olmadıklarını bildirecekleri durumlarda) yanıt vermekte
gecikeceklerini bildirmek amacıyla bu özelliği kullanır.

Otomatik yanıtlar göndermenin yanında, yalnızca OOO işlevi açıkken etkin olan kurallar
kullanarak siz işyeri dışındayken gelen iletileri Outlook’un işlemesini de sağlayabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  Gelen iletileri iletmek, yanıtlamak, silmek, iletiyle ilgili sizi uyarmak ya da
iletileri başka türlü işlemek için kurallar oluşturmak hakkında daha fazla bilgi için “Outlook’u
Özelleştirmek ve Yapılandırmak” başlıklı 12. bölümdeki “İletileri İşlemek için Kurallar
Oluşturmak” başlığına bakın.

Aksini bildirmediğiniz sürece, İşyeri Dışı Yardımcısı sizin işyerinde olduğunuzu varsayar.
Toplantılar ve randevular ayarlarken görüntülediğiniz uygunluk durumunuzla uyumlu
olarak hareket etmez.
288    Bölüm 11  İşyeri Dışında Çalışmak

Exchange Server 2003 Hesapları İçin Otomatik Yanıtları


Yapılandırmak
İşyeri Dışı Yardımcısı’nın Exchange Server 2003 ortamına özel özellikleri şunlardır:

l Bir otomatik yanıt oluşturursunuz ve Outlook bu yanıtı, size posta gönderen


herkesin ilk iletisine yanıt olarak gönderir.
l Otomatik yanıt iletisinin metnini biçimlendiremezsiniz.

l İşyeri Dışı Yardımcısı, siz açtıktan sonra kapatana kadar etkindir.

Bu alıştırmada, Outlook’u, gelen tüm iletileri otomatik olarak yanıtlamak üzere


yapılandıracaksınız ve sonra, acil iletileri bir iş arkadaşınıza iletmek üzere bir kural
oluşturacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

Önemli  Bu alıştırma Exchange Server 2003 hesaplarına özeldir.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu


görüntüleyin.

1. Araçlar menüsünde İşyeri Dışı Yardımcısı’nı tıklayın.


İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusu açılır.

Exchange Server 2003 ortamında bu, tek ekranlı bir iletişim kutusudur.
2. Şimdi işyeri dışındayım seçeneğini seçin.
İletileri Otomatik Olarak Yanıtlamak   289

3. Her göndereni aşağıdaki metinle yalnızca bir kez Otomatik Yanıtla: kutusuna
Şu anda işyeri dışındayım, bu nedenle e-posta iletilerime hemen yanıt
veremiyorum. İletilerinizi iki gün içinde yanıtlayacağım.
Acil konular için lütfen ebrue@arkadas.com.tr adresinden Ebru Baysal’la iletişime
geçin. yazın.
Bu işlevi denerken insanlara iletinin gönderilmesi konusunda endişeliyseniz,
yukarıdaki metnin yerine İşyeri Dışı işlevini test ediyorum gibi başka bir metin
yazabilirsiniz.
4. İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.
Durum çubuğunun sağ ucunda, İşyeri Dışı menüsü ve ona karşılık gelen bir bildirim
görünür.

5. Kapatmak için bildirimi tıklayın ya da kendi kendine kapanana kadar bekleyin.


Durum çubuğunda İşyeri Dışında‘yı tıklayın.
Açılan İşyeri Dışında menüsünden İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunu açabilir ya
da Otomatik Yanıtlama işlevini kapatabilirsiniz.
6. İşyeri Dışında menüsünde İşyeri Dışı Yardımcısı‘nı tıklayın.
7. İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunda Kural Ekle‘yi tıklayın.
Kural Düzenle iletişim kutusu açılır. Kural yaratma arayüzü, tüm Outlook için kurallar
yaratırken kullandığınız Kurallar ve Uyarılar arayüzünden daha basit yapıdadır ancak
Kural Düzenle iletişim kutusu yine de pek çok seçenek sunar.
8. Kural Düzenle iletişim kutusunda Gelişmiş‘i tıklayın.
Gelişmiş iletişim kutusu açılır.
290    Bölüm 11  İşyeri Dışında Çalışmak

9. Alınma Tarihi alanında, İlk ve Son onay kutularını seçin.


Bu, iletme kuralını yalnızca geçerli gün için ayarlar. Yalnızca bir başlangıç tarihi ya
da bitiş tarihi ya da istediğiniz bir tarih aralığı belirtebilirsiniz. Örneğin, bir hafta
boyunca işyeri dışında olacaksanız, ama bu sürenin yalnızca iki gününde hiç e-posta
erişiminiz olmayacaksa, acil iletileri yalnızca o iki gün için iletebilirsiniz. Ardışık
olmayan bir tarih aralığı belirtmek amacıyla her bir ardışık tarih aralığı için bir kural
yaratın.
10. Önem onay kutusunu seçin. Önem listesinde Yüksek seçiliyken Tamam’ı tıklayın.

Sorun Giderme  Gelişmiş iletişim kutusuna girdiğiniz özellikler, Kural Düzenle


iletişim kutusuna yansıtılmaz; bu kural için herhangi bir parametre olduğuna dair bir
gösterge yoktur.

11. Kural Düzenle iletişim kutusunda, Bu eylemleri gerçekleştir alanı altında İlet onay
kutusunu seçin. Kime kutusuna ebrue@arkadas.com.tr yazın.

İpucu  Başka bir e-posta hesabına (sizin ya da yardım etmek isteyen bir arkadaşınızın)
erişim izniniz varsa, bunun yerine o adresi girin.
İletileri Otomatik Olarak Yanıtlamak   291

12. Yöntem okunu tıklayarak iletme seçeneklerini görüntüleyin:


l Standart seçeneği ileti içeriğini sizden gelen bir iletinin içinde iletir ve Önem
göstergesini korur.
l İletiyi dokunulmadan bırak seçeneği, özgün iletiyi teslim eder, böylece ileti
doğrudan özgün göndericiden belirlediğiniz yedeğinize gönderilmiş gibi
görünür.
l Ek olarak ileti ekle seçeneği, ileti öğesini, sizden gelen bir iletinin eki olarak
iletir ve Önem göstergesini korumaz.
Her durumda, ileti üstbilgisi Bu ileti otomatik olarak iletildi bilgisini içerir.
13. Yöntem listesinde Standard’ı tıklayın. Tamam’ı tıklayın.

14. İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.


15. İletilen alıcı olarak gerçek bir e-posta adresi girdiyseniz, kendinize iki ileti gönderin:
ilkini standart ya da Düşük Önem düzeyinde, ikincisini de Yüksek Önem düzeyinde
gönderin.
İlk iletinize yanıt olarak İşyeri Dışında Otomatik Yanıtı iletisi alacaksınız ama ikincisi
için almayacaksınız. Diğer e-posta hesabı sizden iletilen Yüksek Önem düzeyinde
gönderin.
16. İşyeri Dışında menüsünde İşyeri Dışında otomatik yanıtlarını devre dışı bırak’ı
tıklayın.
İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunda iletinizin ve kurallarınızın korunduğunu
ama Şimdi işyerindeyim seçeneğinin seçili olduğunu göreceksiniz. Bu nedenle artık
otomatik yanıtlar gönderilmeyecektir.
292    Bölüm 11  İşyeri Dışında Çalışmak

Exchange Server 2007 Hesapları için Otomatik Yanıtları


Yapılandırmak
İşyeri Dışı Yardımcısı’nın Exchange Server 2007 ortamına özel özellikleri aşağıdadır:

l İki otomatik yanıt iletisi yaratabilirsiniz; Outlook’un yalnızca kuruluşunuzdaki (aynı


etki alanındaki) kişilere gönderdiği bir ileti ile ya başka herkese ya da yalnızca
birincil adres defterinizdeki kişilere gönderilen bir ileti.
Bu, iş arkadaşlarına, arkadaşlara ve işle ilgili kişilere ve diğer insanlara (istenmeyen
postalar gönderenler de dahil) vereceğiniz bilgileri ayrı ayrı denetlemenize olanak
tanır. Örneğin, programınızı ve cep telefonu numaranızı yalnız kuruluş içine yönelik
İşyeri Dışı yanıtına ekleyebilir, dönüş tarihinizi kişilerinize yönelik yanıta ekleyebilir
ve başkalarına hiç yanıt göndermeyebilirsiniz.
l İşyeri Dışı ileti metninin yazı tipini, boyutunu ve rengini belirtebilir ve kalın, italik ya
da altı çizili biçimlendirme uygulayabilirsiniz.
l Paragrafları madde işaretli ya da numaralandırılmış listeler olarak biçimlendirebilir
ve girinti seviyesini denetleyebilirsiniz.
l İşyeri Dışı iletiniz için başlangıç ve bitiş tarihleri ve saatleri belirleyerek İşyeri Dışı
Yardımcısı’nı devre dışı bırakmayı hatırlamak zorunda kalmazsınız.
Kurallar oluşturmak ve durum çubuğunda görünen İşyeri Dışında menüsünü kullanmak
gibi, Exchange Server sürümüne bağlı olmayan özellikler ve işlemler için bir önceki
alıştırmaya bakın.

Bu alıştırmada, gelecekte bir zaman aralığında iletileri otomatik olarak yanıtlamak ve


iş arkadaşlarına diğer insanlardan farklı otomatik yanıtlar göndermek üzere Outlook’u
yapılandıracaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

Önemli  Bu alıştırma Exchange Server 2007 hesaplarına özeldir.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce, Outlook’u başlatın ve Gelen Kutusu’nu


görüntüleyin.

1. Araçlar menüsünde İşyeri Dışı Yardımcısı’nı tıklayın.


İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusu açılır.
Bir Exchange 2007 ortamında, bu iletişim kutusunda iki sekme vardır: Kuruluşum
İçinde ve Kuruluşum Dışında. Kuruluşum Dışında sekmesinde (Açık) gösterimi vardır.
İletileri Otomatik Olarak Yanıtlamak   293

2. İşyeri Dışında otomatik yanıtları gönder seçeneğini seçerek iletişim kutusu


içeriğini etkinleştirin.

3. Yalnızca bu zaman diliminde gönder onay kutusunu seçin. Sonra, Başlangıç


saati‘ni bu Cuma 17:00 ve Bitiş saati’ni sonraki Cuma 17:00 olarak ayarlayın.
Bu zamanlamayı kullanarak, Cuma günü işyerinden ayrılmanızdan bir sonraki
Cuma’ya kadar size ileti gönderen herkes gönderdiği ilk iletiye bir otomatik yanıt
alacaklardır. (Bunu Pazartesi’den Cuma’ya olarak da ayarlayabilirsiniz ama o
zaman Cuma gecesi ya da hafta sonu ileti gönderen insanlar otomatik bir yanıt
almayacaktır.)
4. Kuruluşum İçinde sekmesinde ileti kutusuna
Yıllık izindeyim. Acil bir durum olursa bana 0535 888 99 00 numaralı cep
telefonumdan ulaşabilirsiniz. yazın.
Bu işlevi denerken iletinin kişilere gönderileceğinden endişeleniyorsanız, yukarıdaki
metnin yerine Kuruluş içine yönelik İşyeri Dışı işlevini deniyorum gibi başka bir metin
yazabilirsiniz.
5. Yıllık izindeyim. cümlesini seçin. Sekmenin üstündeki araç çubuğunda Yazı Tipi
Rengi düğmesini tıklayın ve sonra, galeride Koyu Eflatun kareyi tıklayın.
Metin ve paragraf biçimlendirme komutlarını temsil eden düğmeler, İşyeri Dışı
Yardımcısı’nda da bir e-posta iletisindekilerle ya da herhangi bir Microsoft Office
2007 ürünündekilerle aynıdır.
294    Bölüm 11  İşyeri Dışında Çalışmak

6. Kuruluşum Dışında sekmesini tıklayın.


İşyeri Dışı Yardımcısı’nı açtığınızda, otomatik yanıtların yalnızca birincil Outlook
adres defterinizdeki kişilere gönderildiğine dikkat edin. Kuruluşum Dışındaki Kişileri
Otomatik Yanıtla onay kutusunu temizleyerek otomatik yanıtların kendi e-posta
alanınızdakilerin dışındaki kişilere gitmesini engelleyebilirsiniz.
7. Kurulum dışındaki herkes seçeneğini seçin. Sonra ileti kutusuna
Bu hafta işyeri dışında olacağım ve iletinize en kısa zamanda yanıt vereceğim.
Damla Kuyre ile ilgili daha fazla bilgi için lütfen www.damlakurye.com.tr adresli
Web sitemizi ziyaret edin. yazın.
www.damlakurye .com.tr’yi yazdığınız zaman, URL adresi bir köprü haline gelir.

8. İşyeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusunda Tamam’ı tıklayın.


İşyeri Dışında menüsü durum çubuğunda görünmez çünkü İşyeri Dışında
olduğunuz dönemin bu Cuma 17:00’ye kadar başlamadığını belirttiniz. İşyeri
Dışında Yardımcısı’nı ileride bir tarihte başlamak üzere ayarladığınızı gösteren bir
şey yoktur. (Bu özellik Outlook’un gelecekteki sürümlerine eklenebilir.) Belirtilen
başlangıç saatinde, İşyeri Dışında menüsü durum çubuğunun sağ ucunda
görünerek İşyeri Dışında otomatik yanıtlarının etkinleştirildiğini gösterir. Belirtilen
bitiş saatinde İşyeri Dışında Yardımcısı kendisini devre dışı bırakacak ve menü
kaybolacaktır.
Önemli Noktalar   295

9. Araçlar menüsünde İşyeri Dışında Yardımcısı’nı tıklayın. İşyeri Dışında otomatik


yanıtlarını gönderme seçeneğini seçip Tamam’ı tıklayın.

İpucu  İşyeri Dışında iletilerinin birinde değişiklik yapıp diğerine yapmazsanız, İşyeri
Dışında Yardımcısı iletişim kutusunu kapattığınız zaman, Outlook, diğerini de değiştirmek
isteyip istemediğinizi soran bir ileti görüntüler. Bu yararlı anımsatıcı, her iki örneği de güncel
tutmanıza yardımcı olur.

Önemli Noktalar
l Ağ dışında ya da bir İnternet bağlantısı olmadan çalışmak, Outlook’u
kullanamayacağınız anlamına gelmez. Kuruluşunuz Exchange kullanıyorsa, e-posta
iletilerinize ve Outlook içinden yönettiğiniz diğer bilgilere erişmek için pek çok
seçeneğe sahipsiniz.
l Önbellek Exchange Modu posta kutunuzun bir kopyasını bilgisayarınızda tutar,
böylece ağ dışında bile çalışmaya devam edebilirsiniz.
l Önbellek Exchange Modu yerel posta kutunuzun bağlantı kurmasını ve
eşitlenmesini sağlar. Tüm iletileri ya da bant genişliğinden tasarruf etmek için
yalnızca üstbilgileri önbelleğe alabilirsiniz.
l Bilgisayarınızdan bir süre uzak kalacaksanız Outlook, ileti aldığınız her kişiye bir kez
otomatik yanıt iletisi gönderebilir. Bu, insanlara sizden ne zaman yanıt alabilecekleri
konusunda bilgilendirmenin pratik bir yoludur.
Bir Bakışta Bölüm

İletileri işlemek için kurallar


oluşturmak, sayfa 307

İstenmeyen iletileri
engellemek, sayfa 323

Sık kullanılan Outlook


komutlarını kolay erişilebilir
hale getirmek, sayfa 298
12 Outlook’u
Özelleştirmek ve
Yapılandırmak
Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Sık kullanılan Outlook komutlarını kolay erişilebilir hale getirmek.
4 Office ve Outlook ayarlarınızı kişiselleştirmek.
4 İletileri işlemek için kurallar oluşturmak.
4 E-posta iletilerini bilgisayarınızda depolamak.
4 E-postanızın güvenliğini sağlamak.
4 İstenmeyen iletileri engellemek.
4 Gelişmiş e-posta seçenekleri belirlemek.

Bir dizi düzenleme ve özelleştirme seçeneği, sizin Microsoft Office Outlook 2007’den
olabildiğince yararlanmanıza yardımcı olur. Programın arayüzünü (“Outlook 2007 ile
Çalışmak” başlıklı 1. bölümdeki “Outlook Çalışma Alanınızı Kişiselleştirmek” başlığında
anlatıldığı gibi) kişisel çalışma biçiminize göre özelleştirmeler yapabileceğiniz gibi sık
kullanılan komutları Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na ekleyerek elinizin altında bulunmalarını
sağlayabilirsiniz. E-postayla aldığınız bilgileri daha kolay yönetebilmek için, iletilerin
nasıl işlendiğini ve nerede depolandığını belirtebilirsiniz. En önemlisi, giden iletilerinizin
güvenli olmasını sağlamak ve bilgisayarınızı istenmeyen iletiler, virüs, ve diğer elektronik
tehditlerden korumak için Outlook 2007’ye eklenmiş pek çok güvenlik özelliğinden
yararlanabilirsiniz.

Bu bölümde, Outlook’taki bilgilerinizi nasıl güvenli ve düzenli tutacağınızı öğreneceksiniz.


Önce, Outlook 2007 öğe penceresindeki Şerit’te olmayan komutları nerede bulacağınızı
ve tek bir belge ya da tüm belgeler için bunları (ve başka sık kullanılan komutları) Hızlı
Erişim Araç Çubuğu’na ekleyerek kolay erişilebilir hale nasıl getireceğinizi öğreneceksiniz.
Sonra, kurallar kullanarak ve istenmeyen posta iletilerini doğru biçimde yöneterek,
gelen iletileri denetlemenin yollarını ve ayrıca e-posta iletişimlerinizin güvenli olmasını

   297
298    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

sağlamanın yollarını öğreneceksiniz. Bilgileri depolamak ve aktarmak için kişisel klasörler


ve adres defterleri yaratacak ve son olarak oluşturduğunuz, gönderdiğiniz ve aldığınız
iletileri işlemek için Outlook’u yapılandırmanın diğer yollarına göz atacaksınız.

Ayrıca Bakınız  Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.

Önemli  Bu bölümdeki alıştırmalarda, önceki bölümlerde oluşturulan uygulama dosyaları


kullanılmıştır. Bu dosyaların hiçbiri kitabın ekindeki CD’de yoktur. Daha fazla bilgi için sayfa
xxv’teki “Kitabın CD’sini Kullanmak” başlığına bakın.

Sorun Giderme  Kitaptaki grafikler ve işletim sistemiyle ilgili yönergeler Windows


Vista içindir. Bilgisayarınız Microsoft Windows XP yüklüyse kitabın başındaki “Windows XP
Kullanan Okuyucular İçin Bilgiler” başlığına bakın.

Sık Kullanılan Outlook Komutlarını Kolay Erişilebilir


Hale Getirmek
Outlook’u denetlemek için kullandığınız komutlar, program penceresi içindeki menülerde
ve araç çubuklarında bulunur. Temel komut yapısı, Outlook’un önceki sürümlerinden
çok farklı değildir: Yaygın komutları temsil eden düğmeler, Standart ve Gelişmiş araç
çubuklarında; daha az kullanacağınız komutlar ise Dosya, Düzen, Görünüm, Git, Araçlar,
Eylemler ve Yardım menülerinde bulunabilir. Klavye kısayolları kullanarak da pek çok
komuta hızla erişebilirsiniz.

İpucu  Var olan klavye kısayollarının bir listesini görmek için Microsoft Office Outlook
Yardım düğmesin tıklayın, Arama kutusuna klavye kısayolları yazın ve Enter tuşuna basın.
Sonra Outlook İçin Klavye Kısayollarını tıklayın.

“Kişi Bilgilerini Yönetmek” başlıklı 2. bölümde anlatıldığı gibi, Outlook öğe


pencerelerindeki (iletiler, randevular, kişiler, görevler, vb.) komutların sunulma biçiminde
büyük değişiklikler yapılmıştır. Yaygın olarak kullanılan komut düğmeleri çalışmakta
olduğunuz özel bağlam içinde onlara kolayca erişmenizi sağlamak için sekmeler içinde
gruplanmıştır. Bu yeni tasarım, ihtiyacınız olan komutlara her zaman tek bir tıklamayla
ulaşmanızı sağlar. Yine de, sık kullandığınız düğmelerin farklı sekmeler içinde olduğunu
fark edebilirsiniz. Microsoft Office 2007’de çalışma biçiminiz üzerinde daha fazla
denetime sahip olmak için Microsoft, Microsoft Windows’da bulunan Hızlı Başlatma
çubuğunun Office içindeki benzeri olan Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu sunmuştur. Hızlı
Erişim Araç Çubuğu, Outlook öğe pencerelerinde (ve ayrıca Microsoft Office Word 2007,
Sık Kullanılan Outlook Komutlarını Kolay Erişilebilir Hale Getirmek   299

Microsoft Office Excel 2007 ve Microsoft Office PowerPoint 2007 program penceresinde)
Microsoft Office Düğmesi’nin sağında bulunur. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na herhangi bir
komut için bir düğme ekleyerek hangi sekme etkin olursa olsun o düğmeye ulaşmayı
sağlayabilirsiniz.

Bu alıştırmada, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na bir düğme ekleyeceksiniz. Bu alıştırma için
uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce, Outlook’u açın ve Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.


AÇIN  Bir ileti penceresi açın.

1. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun sağ ucundaki Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir
düğmesini tıklayın.
Hızlı Erişim
Araç Çubuğu’nu Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu özelleştir menüsü açılır ve araç çubuğuna eklemek için
Özelleştir
tıklayabileceğiniz sık kullanılan komutların kısa bir listesi görüntülenir.
2. Menüde Diğer Komutlar‘ı tıklayın.
Düzenleyici Seçenekleri penceresi açılır ve Özelleştir sayfasını görüntüler. Hızlı
Erişim Araç Çubuğu’nda görünen komutlar (göründükleri sırayla) sağ bölmede
görünür.
300    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

3. Komutları seçin okunu tıklayın ve sonra listeden Seçenekler Sekmesi’ni seçin.


Liste, Seçenekler sekmesindeki tüm komutları görüntüler.

İpucu  Komutları seçin listesinde Tüm Komutlar’ı tıklayarak tüm Outlook


komutlarının alfabetik bir listesini görüntüleyebilirsiniz. Bazı durumlarda bir komutun
birden çok örneği listede görünür; bunlar komutun program içinde göründüğü
yerlere karşılık gelir. Bir komutu işaret etmek, Ekran İpucu içinde komutun yerini
görüntüler. Bağlamsal sekmelerde görünen komutlar ve hiçbir sekmeden görünmeyen
komutlar da listede bulunur.

4. Seçenekler Sekmesi listesinde Temalara Gözat’ı işaret edin.


Bir Ekran İpucu, bu komutu bulabileceğiniz sekmeyi ve grubu görüntüler. Ekran
İpucu’nu görüntülemek için başka birkaç komutu daha işaret edin ve komutların
nasıl gruplandığını ve onları nerede bulabileceğinizi daha iyi anlayın.
5. Seçenekler Sekmesi listesinde, Teslim Bilgisi İste‘yi tıklayın. İki komut listesi
arasındaki Ekle düğmesini tıklayın.
Outlook, Teslim Bilgisi İste komutunu Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndaki komutlar
listesinin sonuna ekler.
6. Sağ bölmede, Teslim Bilgisi İste‘yi tıklayın. Seçili komutu listede ikinci sıraya
taşımak için Yukarı Taşı düğmesini dört kez tıklayın.
Yukarı Taşı
Office ve Outlook Ayarlarınızı Kişiselleştirmek   301

7. Özelleştir sayfasının altında, Tamam‘ı tıklayın.


Teslim Bilgisi İste onay kutusu artık Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda görünür, böylece
bir ileti göndermeden önce bunu kolayca seçebilirsiniz.

1. ve 2. adımları yineleyip sağ bölmede komutu seçtikten sonra Kaldır’ı ve Tamam’ı


tıklayarak düğmeyi Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndan kaldırabilirsiniz.

YAPIN  Komutun Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda kalmasını istemiyorsanız komutu kaldırın.
KAPATIN  İleti penceresini kapatın. Outlook boş iletinin kaydedilmiş bir taslağını tutmanızı
isterse, Hayır’ı tıklayın.

Office ve Outlook Ayarlarınızı Kişiselleştirmek


Office 2007 programlarına ve özellikle Outlook’a alışmaya çalışırken, varsayılan ayarlarla
çalışmaktan memnun olabilirsiniz. Ama daha fazla deneyim kazandıkça, çalıştığınız Office
ortamını uyarlamak için bazı ayarları değiştirmek isteyebilirsiniz.

Bu alıştırmada, Outlook’u özelleştirmenin yollarını araştıracaksınız. Bu alıştırma için


uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u başlatın.


AÇIN  Bir ileti penceresi açın.

1. Microsoft Office Düğmesi‘ni tıklayın. Office menüsünün sağ alt köşesinde,


Düzenleyici Seçenekleri‘ni tıklayın.
Microsoft Office
Düğmesi Düzenleyici Seçenekleri penceresi açılır ve Popüler sayfasını görüntüler.
302    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

Popüler sayfasındaki ayarlar, yalnızca Outlook için değil, tüm Office 2007
programları için geçerlidir. Bu ayarlar arasında, metni seçtiğinizde Mini araç
çubuğunu görüntülemek, galeri seçeneklerinin canlı önizlemelerini etkinleştirmek,
Şerit’te Geliştirici sekmesini göstermek, renk düzenini değiştirmek ve Ekran İpucu
stilini ayarlamak vardır. Ayrıca bu sayfada kullanıcı bilgilerinizi (ad ve baş harfler)
belirtebilirsiniz.
2. Sol bölmedeki sayfa listesinden Görüntü‘yü tıklayın.
Görüntü sayfasındaki ayarlar, Outlook’un ileti pencereleri içindeki çeşitli
biçimlendirme işaretlerini görüntüleyip görüntülemeyeceğini denetler.

3. Sayfa listesinden Yazım Denetleme‘yi tıklayın.


Office ve Outlook Ayarlarınızı Kişiselleştirmek   303

Yazım Denetleme sayfasında Outlook’un, siz yazarken iletilerinizin içeriğini nasıl


düzeltip biçimlendireceğini belirtmek için Otomatik Düzeltme seçeneklerini
ayarlayabilir, yazım ve dilbilgisi denetleme ayarlarınızı özelleştirebilirsiniz.

4. Sayfa listesinden Gelişmiş‘i tıklayın.


Bu sayfa, çalışma biçiminize uyması için özelleştirmek isteyebileceğiniz pek çok
özellikle ilgili ayarları içerir.
Bu sayfanın Düzenleme Seçenekleri alanında, Outlook’un metni nasıl seçip taşıdığı,
biçimlendirme değişikliklerinin izlenip izlenmeyeceği ve Üzerine Yazma modunun
etkin olup olmaması gibi gelişmiş düzenleme seçeneklerini etkinleştirebilir ya da
devre dışı bırakabilirsiniz.
Kes, Kopyala Ve Yapıştır alanında, Outlook’un, bir ileti içinde, iletiler arasında ve
diğer programlardan kopyalanan metne kaynak ya da hedef biçimlendirmeden
hangisini uygulayacağını belirleyebilirsiniz. Akıllı Kes Ve Yapıştır özelliği için
seçenekleri (gerektikçe boşlukların otomatik olarak eklenip kaldırılmasını)
ve Yapıştırma Seçenekleri düğmelerini (geçmiş bir işlem için görünüp
görünmeyeceğini) de ayarlayabilirsiniz.
304    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

E-posta içeriğini göster alanında, Outlook’un ileti içeriğinizi ekranda nasıl


görüntülediğini belirleyebilirsiniz. Metin kaydırmasını, resim yer tutucularını, Akıllı
Etiketleri, alan kodlarını ve metin animasyonunu etkinleştirebilir ya da devre dışı
bırakabilirsiniz.
Görüntüle alanında, ölçümlerin inç, santimetre, milimetre, nokta ya da pika olarak
gösterilmesini; HTML özellikleri için piksellerin gösterilmesini; Ekran İpucu’nun
klavye kısayolları görüntülemesini ve karakter konumlarının okunabilirlik yerine
sayfa düzeni için en iyi hale getirilmesini ayarlayabilirsiniz.
5. Sayfa listesinde Özelleştir‘i tıklayın.
Bu bölümde daha önce “Sık Kullanılan Outlook Komutlarını Kolay Erişilebilir Hale
Getirmek” başlığında anlatıldığı gibi, Özelleştir sayfasından, sık kullanılan komutları
Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na ekleyebilirsiniz.
6. Varsayılan Office ayarlarında, Outlook’un iletileri ve diğer öğeleri görüntüleme,
düzeltme ve biçimlendirme şekillerinde ve Outlook’un işleme biçiminde istediğiniz
değişiklikleri yapın. Düzenleyici Seçenekleri penceresinin altında, Tamam‘ı (ya da
değişiklikleri uygulamadan pencereyi kapatmak için İptal‘i) tıklayın.
Office ve Outlook Ayarlarınızı Kişiselleştirmek   305

Outlook Formlarını Oluşturmak


Oluşturduğunuz her bir Outlook öğesi, bir forma dayanılarak oluşturulur; bir iletiyi,
ileti penceresindeki bir ileti formuna bilgi girerek oluşturursunuz; randevu formu,
randevu penceresindeki görüntülediğiniz Randevu sayfasından ve Zamanlama
sayfasından oluşur; kişi bilgilerini, bir kişi penceresinde görüntülenen beş sayfalı
(Genel, Ayrıntılar, Etkinlikler, Sertifikalar ve Tüm Alanlar) bir formda depolarsınız.
Form ve içeriğiyle etkileşimde bulunmak için kullandığınız denetimler, öğe
penceresinin parçasıdır.

Outlook 2007 Standart Form Kitaplığı’nda 11 form vardır: Dağıtım Listesi, Görev,
Görev İsteği, Günlük Girdisi, İleti, Kişi, Not, Posta, Randevu, Standart Varsayılan,
Toplantı İsteği. Outlook’la arayüzü olan diğer programlar tarafından başka formlar
da yüklenmiş olabilir. Form kitaplıklarına erişmek için, Araçlar menüsünde Formlar’ı
işaret edin ve sonra Form Seç’i tıklayın.

Sıfırdan kendi formunuzu oluşturabilir ya da var olan bir formu ihtiyaçlarınıza


uyacak biçimde değiştirebilirsiniz. Örneğin, sık sık standart bir biçime sahip ayrıntılı
iletiler gönderiyorsanız, bir kişi kaydındaki alanları sınırlamak ya da artırmak
istiyorsanız ya da bir alıcının bir e-posta iletisiyle ilgili olarak yapabileceklerini
denetlemek istiyorsanız, o formu temel alan bir öğe oluşturduğunuzda olmasını
istediğiniz özel alanları ya da bilgileri içeren özelleştirilmiş bir form oluşturabilirsiniz.
Formlar, birden çok sayfadan oluşabilir ve sabit içerik, alanlar, komut dosyaları
ve makrolar gibi çok çeşitli bilgiler içerebilirler. Formu temel alan öğeleri temsil
eden simge; öğe alıcılarının gerçekleştirebileceği eylemler ve o eylemleri
gerçekleştirdiklerinde öğenin konu bölümüne eklenen önek gibi form özelliklerini
belirtebilirsiniz.

Özelleştirilmiş bir formu Kişisel Form Kitaplığı’nıza kaydedebilir, böylece ona


herhangi bir Outlook klasöründen ulaşabilirsiniz. Kuruluşunuz Microsoft Exchange
Server kullanıyorsa, bir formu Kuruluşla ilgili Form Kitaplığı’nda yayınlayarak o
forma kuruluşunuz içindeki herhangi bir kişinin ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Ağ
yöneticiniz size bu kitaplığı yayınlama izni verebilir.

Ayrıca Bakınız  Outlook formlarıyla ilgili ayrıntılı bir açıklama için Jim Boyce tarafından
yazılan Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out (Microsoft Press, 2007) adlı kitaba
bakın.
306    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

Araç Çubuğu Komutlarını Eklemek ve Kaldırmak


Outlook program penceresi menü çubuğunda ve araç çubuklarında gösterilen
komutları kişiselleştirmek için düğmeleri ekleyebilir, kaldırabilir ya da yeniden
düzenleyebilirsiniz.

Bir araç çubuğuna bir düğme eklemek için şu adımları izleyin:

1. Herhangi bir araç çubuğunun sağ ucundaki Araç Çubuğu Seçenekleri


düğmesini tıklayın. Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret edin ve sonra Özelleştir‘i
tıklayın.
2. Özelleştir iletişim kutusunda seçili değilse Komutlar sekmesini tıklayın.
Kategoriler listesinde eklemek istediğiniz komutu içeren kategoriyi tıklayın.
3. Komutlar listesinde eklemek istediğiniz komutu bulun. Sonra komutu listeden
araç çubuğunda görünmesini istediğiniz yere sürükleyin.
Bir araç çubuğundaki komutları yeniden düzenlemek için şu adımları izleyin:

1. Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini tıklayın. Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret


edin ve sonra Özelleştir‘i tıklayın.
2. Özelleştir iletişim kutusunun Komutlar sekmesinde Komutları Yeniden
Düzenle‘yi tıklayın.
3. Komutları Yeniden Düzenle iletişim kutusundaki Yeniden düzenlenecek
menüyü ya da araç çubuğunu seçin‘in altında Araç çubuğu seçeneğini seçin.
4. Araç Çubuğu okunu tıklayın. Listeden yeniden düzenlemek istediğiniz araç
çubuğunu ya da menü çubuğunu seçin.
5. Denetimler listesinde yerini değiştirmek istediğiniz komutu tıklayın. Komutu
istediğiniz yere getirmek için gerektiği kadar Yukarı Taşı ya da Aşağı Taşı‘yı
tıklayın ve sonra Kapat‘ı tıklayın.
Varsayılan bir düğmeyi araç çubuğundan kaldırmak için şu adımları izleyin:

Ü Araç çubuğunun sağ ucundaki Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini


tıklayın. Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı ve Standart’ı işaret edin. Listeden kaldırmak
istediğiniz düğmeyi tıklayın.
İletileri İşlemek için Kurallar Oluşturmak   307

Bir araç çubuğundan özelleştirilmiş bir düğmeyi kaldırmak için şu adımları izleyin:

1. Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini tıklayın. Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret


edin ve sonra Özelleştir‘i tıklayın.
2. Özelleştir iletişim kutusunda Komutlar sekmesindeki Komutları Yeniden
Düzenle‘yi tıklayın.
3. Komutları Yeniden Düzenle iletişim kutusundaki Yeniden düzenlenecek
menüyü ya da araç çubuğunu seçin‘in altında Araç çubuğu seçeneğini seçin
ve listeden, kaldırmak istediğiniz düğmeyi içeren araç çubuğunu tıklayın.
4. Denetimler listesinde kaldırmak istediğiniz düğmeyi tıklayın. Sil’i tıklayın.
Kapat’ı tıklayın.
Bir araç çubuğunu varsayılan durumuna sıfırlamak için şu adımları izleyin:

1. Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesini tıklayın. Düğmeleri Ekle/Kaldır’ı işaret


edin ve sonra Özelleştir‘i tıklayın.
2. Özelleştir iletişim kutusundaki Araç Çubukları sekmesinde varsayılan
ayarlarına sıfırlamak istediğiniz araç çubuğunu tıklayın. Sıfırla‘yı tıklayın.

İletileri İşlemek için Kurallar Oluşturmak


Outlook’un, kurallar adı verilen yönergeleri temel alarak, gelen ya da giden e-posta
iletilerinizi değerlendirmesini ve bu iletilerle ilgili olarak hangi işlemi yapacağına karar
vermesini sağlayabilirsiniz. Gönderenler, alıcılar, sözcükler, ekler, kategoriler ya da diğer
ileti ölçütlerini temel alan kurallar oluşturabilir ve Outlook’un bu ölçütleri temel alarak
iletileri otomatik olarak taşımasını, kopyalamasını, silmesini, iletmesini, yönlendirmesini,
yanıtlamasını ya da başka türlü işlemesini sağlayabilirsiniz.

Bir grup standart kuraldan birini seçebilir ya da sıfırdan kendi kuralınızı oluşturabilirsiniz.
Belirlediğiniz şekilde tüm kurallar, liste halinde özetlenir ve işlevlerini gösteren simgelerle
birbirinden ayrılır.

Microsoft Exchange Server hesabınız varsa, Exchange sunucunuz tarafından


alındıklarında ya da işlendiklerinde iletilere uygulanan sunucu kuralları oluşturabilirsiniz.
Exchange Server hesabınız olsa da olmasa da, bilgisayarınızda depolanan iletilere
uygulanan istemci kuralları oluşturabilirsiniz.

İpucu  HTTP e-posta hesabına gönderilen iletilere filtre uygulamak için Outlook kurallarını
kullanamazsınız.
308    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

Bu alıştırmada, belirli ölçütleri karşılayan gelen iletileri işlemek için bir kural
oluşturacaksınız.

KULLANIN  Önceki alıştırmalarda oluşturduğunuz AA Uygulama İletileri klasörünü ve


iletileri kullanın. Klasörü ya da iletileri oluşturmadıysanız, bu alıştırmayı kendi ölçütlerinizi
belirterek tamamlayabilirsiniz.
YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce, Outlook’u başlatın, posta sunucunuza bağlanın ve
Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Araçlar menüsünde Kurallar ve Uyarılar‘ı tıklayın.

Sorun Giderme  Kurallar ve Uyarılar komutu, Araçlar menüsünü posta klasörü


olmayan bir klasörde görüntülediğinizde, bu menüde görünmez.

Kurallar ve Uyarılar penceresi açılır.

2. E-posta Kuralları sekmesinde Yeni Kural’ı tıklayın.


Kurallar sihirbazı başlar.
İletileri İşlemek İçin Kurallar Oluşturmak   309

Bir kural için Outlook’un sunduğu 10 adet kural şablonundan birini temel alabilir ya
da boş bir kuralla başlayabilirsiniz. Var olan şablonları bir süre inceleyin; bir şablonu
tıklamak, Kural Açıklamasını Düzenleyin kutusunda bir örneğini görüntüler.
3. Bir şablon seçin listesinde, Boş bir kuraldan başla’nın altında, Ulaştığında iletileri
denetle‘yi tıklayın.
Outlook, seçiminizi yansıtacak biçimde Kural Açıklamasını Düzenleyin kutusunu
güncelleştirir.
4. Kurallar sihirbazında İleri‘yi tıklayın.
5. Koşulları seç listesini aşağı kaydırarak uygulayabileceğiniz koşullara bakın ve sonra
konuda belirli sözcükler bulunan onay kutusunu seçin.
Outlook, seçili ölçütü içerecek biçimde Kural Açıklamasını Düzenle kutusunu
güncelleştirir. İstediğiniz kadar ölçüt belirleyebilirsiniz.
310    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

6. Kural açıklamasını düzenleyin kutusunda altı çizili olan belirli sözcükler terimini
tıklayın.
Arama Metni iletişim kutusu açılır.
7. Konu alanında aranacak sözcükleri veya tümceleri belirtin kutusuna AA yazın,
Ekle‘yi tıklayın. Tamam‘ı tıklayın. Kurallar sihirbazında İleri’yi tıklayın.
8. Eylemleri seçin listesini aşağı kaydırarak, Outlook’un belirttiğiniz ölçütleri karşılayan
gelen öğelerle ilgili olarak gerçekleştirebileceği işlemleri gözden geçirin. Sonra
iletinin bir kopyasını belirtilen klasörüne taşı onay kutusunu seçin ve Kural
açıklamasını düzenleyin kutusu’nda altı çizili olan belirtilen sözcüğünü tıklayın.
Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusu açılır ve posta kutunuzdaki klasörleri görüntüler.
9. Gelen Kutusu’nu genişletin, AA Uygulama İletileri klasörünü tıklayın. Tamam‘ı
tıklayın.
İletileri İşlemek İçin Kurallar Oluşturmak   311

Sorun Giderme  Daha önceki alıştırmada AA Uygulama İletileri klasörünü


oluşturmadıysanız, bir Klasör Seçin listesinden Gelen Kutusu’nu seçin, Yeni’yi tıklayın,
Yeni Klasör Oluştur iletişim kutusunda klasör adını yazın ve sonra Tamam’ı tıklayın.

10. Kural Sihirbazı’nda İleri’yi tıklayın.

Bu sayfada belirttiğiniz koşullar, özgün seçim ölçütlerini geçersiz kılar.


11. Bir özel durum seçmeden İleri’yi tıklayın.
Kurallar sihirbazının son sayfası, AA kuralının parametrelerini özetler.
312    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

12. Bu kuralı “Gelen Kutusu” içinde bulunan iletilerde şimdi çalıştır onay kutusunu
seçin ve Son‘u tıklayın.
Outlook kuralı Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusuna kaydeder ve onu Gelen
Kutusu’nun içeriğinde çalıştırır.
İletileri İşlemek İçin Kurallar Oluşturmak   313

Kural adının solundaki seçili onay kutusu, kuralın etkin olduğunu ve Outlook’un onu
tüm gelen iletilere uygulayacağını belirtir.
13. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda, Tamam‘ı tıklayın.
14. Gezinti Bölmesi‘ndeki Tüm Posta Öğeleri listesinde, gerekirse Gelen Kutusu‘nu
genişletin ve sonra AA Uygulama İletileri klasörünü tıklayın.

Klasör, bu kitabın önceki bölümlerinde oluşturduğunuz tüm uygulama iletilerinin


bir kopyasını içerir.

İpucu  Exchange Server kullanıyorsanız, İşyeri Dışı Yardımcısı’nı kullanarak işyerinizde


değilken iletilere farklı filtreler uygulamak için kurallar oluşturabilirsiniz. Bunu nasıl
yapacağınızı öğrenmek için, Araçlar menüsünde İş Yeri Dışı Yardımcısı’nı tıklayın.
314    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

E-Posta İletilerini Bilgisayarınızda Depolamak


Outlook’ta oluşturduğunuz ve aldığınız iletiler, randevular, kişiler, görevler, notlar ve
günlük girdileri gibi öğeler, aşağıda belirtilen konumların birinde bir veri dosyası olarak
depolanır.

l Bir ağ sunucusunda.  Outlook öğeleriniz bir sunucuda depolanıyorsa (Exchange


Server kullanan bir ağda çalışıyorsanız genellikle böyledir), özel depo adı verilen
bir veri dosyasında depolanır. Bu depoya yalnızca sunucunuza bağlı olduğunuzda
erişebilirsiniz. En yaygın depolama yapılandırması budur.
l Bilgisayarınızda.  Outlook öğeleri bilgisayarınızda depolanıyorsa, Kişisel Klasörler
adı verilen, .pst dosya uzantılı bir veri dosyasında depolanır.

Önemli  Outlook öğeleriniz bilgisayarınızda tutuluyorsa, .pst dosyasını düzenli


olarak yedeklemeye özen gösterin çünkü verilerinizin tek kopyası odur.

Outlook öğeleriniz ister bir sunucuda isterse bilgisayarınızda depolanıyor olsun, Kişisel
Klasörler dosyalarını istediğiniz zaman oluşturabilirsiniz. Öğeleriniz sunucu tabanlıysa,
örneğin hem işyerinde hem de evde aynı dizüstü bilgisayarı kullanıyorsanız, sunucuya
bağlı olsanız da olmasanız da belirli öğelere ulaşabilmek için onları Kişisel Klasörler
dosyasında tutmak isteyebilirsiniz ya da ağınızdaki diğer kişilerin kişisel ya da gizli
bilgilere ulaşamaması için ya da sunucu dosyanızı küçük tutmanız gerekiyorsa (pek
çok şirket, çalışanlarının sunucularda depolayabileceği veri miktarını sınırlar), bu
bilgileri bir .pst dosyasında depolamayı seçebilirsiniz. Outlook öğelerinizi zaten bir
Kişisel Klasörler dosyasında depoluyorsanız, belirli bir projeyle ilgili öğeleri, örneğin o
öğeleri ayrıca yedekleyebilmek için ya da o öğeleri içeren dosyayı başka bir bilgisayara
kopyalayabilmek için farklı bir Kişisel Klasörler dosyasında tutmak isteyebilirsiniz.

Bu alıştırmada, bir Kişisel Klasörler dosyası oluşturacak, iletileri ve klasörleri ona taşıyacak
ve Outlook içinden veri dosyalarını açmayı ve kapamayı öğreneceksiniz.

KULLANIN  Daha önce bir alıştırmada oluşturduğunuz AA Uygulama İletileri klasörünü


kullanın.

1. Dosya menüsünde Yeni’yi işaret edin ve Outlook Veri Dosyası‘nı tıklayın.


Yeni Outlook Veri Dosyası iletişim kutusu açılır.
Posta İletilerini Bilgisayarınızda Depolamak   315

2. Başka bir bilgisayarda Microsoft Outlook 2002 ya da daha eski bir sürüm yüklüyse
ve bu Kişisel Klasörler dosyasını o sürümde açmak isterseniz, Outlook 97-2002
Kişisel Klasörler Dosyası’nı tıklayın ve sonra Tamam‘ı tıklayın. Aksi durumda Office
Outlook Kişisel Klasörler Dosyası seçili olarak Tamam‘ı tıklayın.

Sorun Giderme  Outlook 2003 ve Outlook 2007’nin kullandığı Kişisel Klasörler


dosya biçimi, uluslararası Unicode karakter kümelerini ve büyük öğeleri destekler.
Kişisel Klasörler dosyasını Outlook’un daha eski bir sürümünü kullanan bir bilgisayara
vermek istiyorsanız, dosyayı, eski Kişisel Dosyalar dosya biçiminde vermelisiniz. Her iki
dosya da aynı uzantıya (.pst) sahiptir.

Outlook Veri Dosyası Oluştur veya Aç iletişim kutusu açılır. Kişisel Klasörler
dosyasının varsayılan konumu, Outlook profil klasörünüzdür ama dosyayı istediğiniz
yere kaydedebilirsiniz.
3. Sık Kullanılan Bağlantılar listesinde Belgeler’i tıklayın.
4. Dosya Adı kutusuna AAKlasörü yazın ve Tamam‘ı tıklayın.
Microsoft Kişisel Klasörü Oluştur iletişim kutusu açılır.
5. Adı kutusunda önerilen adın yerine AA Uygulama yazın.

İsterseniz, dosyaya bir parola atayarak güvenli olmasını sağlayabilirsiniz. Bu


alıştırmanın amaçları kapsamında parola atamayacaksınız.
316    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

6. Microsoft Kişisel Klasörü Oluşturun iletişim kutusunda Tamam‘ı tıklayın.


Outlook yeni AA Uygulama kişisel klasörünü oluşturur ve bu klasör, Gezinti
Bölmesi’ndeki Tüm Posta Öğeleri listesinde, birincil posta kutunuzla aynı düzeyde
görünür.
7. AA Uygulama klasörünün yanındaki artı işaretini tıklayarak klasörü genişletin.
Varsayılan ayar olarak, yeni yaratılmış bir Kişisel Klasör dosyası, yalnızca Silinmiş
Öğeler klasörü ve Arama Klasörü içerir. Kişisel Klasör içindeki diğer klasörleri, Gelen
Kutusu’nda olduğu gibi aynı biçimde oluşturabilirsiniz.

8. Farenin sağ düğmesini basılı tutup AA Uygulama İletileri klasörünü Gelen


Kutusu’ndan AA Uygulama kişisel klasörüne sürükleyin. Fare düğmesini
bıraktığınızda, Kopyala’yı tıklayın.
Outlook, seçili klasörü ve içeriğini kişisel klasöre kopyalar.
9. Artık AA Uygulama klasörünün içinde görünen AA Uygulama İletileri klasörünü
tıklayın. İçeriğinin, özgün klasörün içeriğiyle aynı olduğundan emin olun.
10. AA Uygulama klasörünü farenin sağ düğmesiyle tıklayın ve “AA Uygulama”
Öğesini Kapat’ tıklayın.
Kişisel Klasörler dosyası artık Tüm Posta Öğeleri listesinin içinde görünmez.
11. Dosya menüsünde Aç’ı işaret edip Outlook Veri Dosyası’nı tıklayın.
E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak   317

12. Outlook Veri Dosyası Aç iletişim kutusunda Belgeler klasörünüze gözatıp


AAKlasörü veri dosyasını çift tıklayın.
AA Uygulama klasörü Outlook’ta yeniden açılır. Bu şekilde, herhangi bir veri
dosyasının içeriğine Outlook’tan erişebilirsiniz.

KAPATIN  AA Uygulama klasörünü kapatın.

E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak


E-posta iletileriniz size ya da alıcılarınıza ulaşmaya çalışırken, bir sunucudan diğerine
giderken, “hacker”lar ya da iletileri görmek isteyen başkalarının müdahalesine karşı
savunmasız durumdadır. Outlook 2007 ile, iletilerinizi, dijital imza, şifreleme, düz metin
iletileri ve Bilgi Hakları Yönetimi (IRM) uygulamak gibi çeşitli yollarla koruyabilirsiniz.
Sizin durumunuz için bu stratejilerden hangisinin daha uygun olduğuna yalnızca siz karar
verebilirsiniz.

Dijital İmzalar
İleti gönderirken, bir iletinin göndericisinin kimliğini (kişiyi değil, iletinin gönderildiği
e-posta hesabını ve bilgisayarı) doğrulayan bir kod olan dijital imza kullanarak, ileti
alıcılarına sizden özgün iletiler aldıkları konusunda güvence verebilirsiniz.

Giden tüm iletileri dijital olarak imzalamak için şu adımları izleyin:

1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinden E-posta


Güvenliği’ni tıklayın.
2. E-posta Güvenliği sayfasında Giden iletilere dijital imza ekle onay kutusunu seçin.
3. Tüm ileti alıcılarınız, Secure Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME)
güvenliğine sahip değilse (örneğin, Outlook kullanmadığını bildiğiniz insanlara
iletiler gönderiyorsanız), İmzalı ileti gönderirken açık metin imzalı ileti gönder
onay kutusunu seçin.
4. Tamam‘ı tıklayın.
318    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

Dijital Kimlik Almak


İnternet üzerinden dijital olarak imzalanmış ya da şifrelenmiş iletiler göndermek
için, bağımsız bir belgelendirme yetkilisinden bir dijital kimlik almalısınız.
Bilgisayarınızda geçerli bir dijital kimlik yüklü olmadan bir iletiyi dijital olarak
imzalamayı ya da şifrelemeyi ilk denediğinizde, Outlook kimlik almanızı ister.
İsterseniz, ihtiyacınız olmadan önce bir kimlik alabilirsiniz.

İpucu  Kuruluşunuz Microsoft Exchange Server 2000 ya da daha eski bir sürüm
kullanıyorsa, sunucunun kendisinden bir Exchange Digital Kimlik alabilirsiniz.
Exchange Server yöneticiniz gereken bilgileri sağlayabilir.

Dijital kimliklerin bazı türleri (örneğin yazılım programlarının kaynaklarını


belgelendirmek için kullanılanlar gibi) tamamlanması haftalarca sürebilecek zorlu
bir başvuru sürecini kapsar. Yine de, belgeleri ve e-posta iletilerini belgelendirmek
üzere bir dijital imza için başvurmak, basit bir işlemdir. Bilgisayarınızda birden
çok dijital kimlik olabilir ve her belge ya da ileti için hangisini kullanacağınızı
seçebilirsiniz. Örneğin, iş için bir kimlik, kişisel kullanım için başka bir kimliğiniz
olabilir.

Belgeleri ve iletileri imzalamak ya da şifrelemek üzere bir dijital kimlik almak için:
1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinden E-posta
Güvenliği’ni tıklayın.
2. E-posta Güvenliği sayfasında Dijital Kimlik Al düğmesini tıklayın.
Microsoft Office Yüklemeler Web sayfası varsayılan Web tarayıcınızda
açılır. Belgeleri ve e-posta iletilerini belgelendirmek üzere bir dijital kimlik
alabileceğiniz çeşitli sağlayıcıları listeler.

İpucu  Microsoft tarafından önerilenler dışında başka belgelendirme yetkililerini


değerlendirmek isterseniz, İnternette “digital ID” (dijital kimlik) ya da “certification
authority” (belgelendirme yetkilisi) terimlerini arayın. Herhangi bir belgelendirme
yetkilisinin Web sitesinden, dijital kimlik için başvuruda bulunabilirsiniz. Yüklemeler
sayfasında olmayan dijital kimliklerden birini test ettiğimizde, Windows Internet
Explorer’la uyum sorunu olduğunu gördük; bu nedenle Internet Explorer
kullanıyorsanız ve sorunlarla karşılaşmayacağınızdan emin olmak istiyorsanız, önerilen
sağlayıcıların dışına çıkmamak daha güvenlidir.

3. Sağlayıcı hakkındaki açıklama metninin sonundaki bağlantıyı tıklayarak


sağlayıcının Web sitesini görüntüleyin.
E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak   319

4. Web sitesindeki yönergeleri izleyerek bir sayısal kimlik için kaydolun.


Bazı belgelendirme yetkilileri, küçük bir ücret alır ama çoğu ücretsiz dijital
kimlikler ya da deneme süresi sunar. İşlemin bir parçası olarak, büyük olasılıkla
bilgisayarınızdan bir e-posta iletisini yanıtlamanız gerekecektir.
Dijital kimliğiniz, başvuru işlemini tamamladığınız bilgisayara yüklenecektir; onu
başka bir bilgisayarda kullanmanız gerekirse, sağlayıcının sitesinden yeniden
yükleyebilir ya da dijital kimlik dosyalarını özgün bilgisayardan verebilir ve diğer
bilgisayarda alabilirsiniz.

Bir dijital kimliği vermek ya da almak için şu adımları izleyin:

1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinden E-posta


Güvenliği’ni tıklayın.
2. E-posta Güvenliği sayfasında Al/Ver düğmesini tıklayın.
3. Dijital Kimlik Al/Ver iletişim kutusunda, dijital kimliğinizi almak ya da vermek
seçeneklerinden birini seçin, bilgileri doldurun ve Tamam’ı tıklayın.
Pek çok Amerikan ve uluslar arası belgelendirme şirketi, e-postanızı belgelendirmek
üzere dijital kimlikler sunar. Nereden alırsanız alın, dijital kimliğiniz bütün dünyada
geçerlidir.

Tek bir e-posta iletisini dijital olarak imzalamak için şu adımları izleyin:

Ü İleti sekmesindeki Seçenekler grubunda İletiyi Dijital Olarak


İletiyi Dijital İmzala düğmesini tıklayın.
Olarak İmzala

Sorun Giderme  Outlook 2007’de daha önce Dijital İmza özelliğini


kullanmadıysanız, İletiyi Dijital Olarak İmzala düğmesi görünür olmayabilir. Bu
durumda, Seçenekler İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıkladıktan sonra İleti Seçenekleri
iletişim kutusunda, Güvenlik Ayarları’nı tıklayın. Güvenlik Ayarları iletişim kutusunda,
Bu İletiye Dijital İmza Ekle onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın. Sonra, İleti
Seçenekleri iletişim kutusunu kapatın.

Geçerli bir dijital imzaya sahip bir iletinin ileti simgesinde kırmızı bir kurdele, ileti
Dijital İmza üstbilgisinde de bir dijital imza simgesi (yine bir kırmızı kurdele) vardır. Dijital olarak
imzalanmış bir ileti aldığınızda, dijital imza simgesini tıklayarak imza hakkındaki bilgileri
görüntüleyebilirsiniz.
320    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

Şifreleme
Giden iletilerin içeriğinin güvenliğini şifreleyerek sağlayabilirsiniz. Şifreleme,
gönderdiğiniz iletileri yalnızca istenen alıcıların okuyabilmesini sağlar. İletiyi alan kişinin
iletiyi okuyabilmesi için onun e-posta programında, şifre çözme özelliklerinin olması
gerekir.

Giden tüm iletileri şifrelemek için şu adımları izleyin:

1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinden E-posta


Güvenliği’ni tıklayın.
2. E-posta Güvenliği sayfasında Giden iletilerin içeriğini ve eklerini şifrele onay
kutusunu seçin.
3. İleti alan birinin şifrelenmiş biçiminde şifrelenmiş bir ileti aldığına dair doğrulama
almak için Tüm S/MIME imzalı iletiler için alındı bilgisi iste onay kutusunu seçin.
4. Tamam’ı tıklayın.
Tek bir iletiyi şifrelemek için şu adımları izleyin:

Ü İleti sekmesindeki Seçenekler grubunda İleti İçeriğini ve Eklerini Şifrele düğmesini


İleti İçeriğini ve tıklayın.
Eklerini Şifrele

Sorun Giderme  Outlook 2007’de daha önce Şifreleme özelliğini kullanmadıysanız,


İleti İçeriğini ve Eklerini Şifrele düğmesi görünür olmayabilir. Bu durumda, Seçenekler
İletişim Kutusu Başlatıcı’yı tıkladıktan sonra İleti Seçenekleri iletişim kutusunda,
Güvenlik Ayarları’nı tıklayın. Güvenlik Ayarları iletişim kutusunda, Giden İletilerin
İçeriğini ve Eklerini Şifrele onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın. Sonra, İleti
Seçenekleri iletişim kutusunu kapatın.

Şifrelenmiş bir iletinin simgesinde mavi bir kilit ve ileti başlığında bir şifreleme simgesi
Şifreleme
(yine mavi bir kilit) vardır. Şifrelenmiş bir ileti aldığınızda, iletideki güvenlik düzeylerini
görüntülemek için şifreleme simgesini tıklayabilirsiniz.

İpucu  Outlook’tan, kurulumu şifrelemeyi desteklemeyen bir alıcıya şifrelenmiş bir ileti
göndermeye çalıştığınızda, Outlook sizi bilgilendirerek iletiyi şifrelenmemiş biçimde
gönderme seçeneğini sunar.
E-Postanızın Güvenliğini Sağlamak   321

Düz Metin İletileri


Günümüzde virüsler ve daha zararlı programlar, e-posta iletileriyle kolayca bir
bilgisayardan diğerine yayılabilir. Aldığınız e-posta iletilerinin bilgisayarınıza zarar
vermemesini sağlamak için, onları Zengin Metin Biçimi ya da HTML yerine düz metin
olarak görüntülemek isteyebilirsiniz. Bağlantılar, komutlar ve diğer etkin içerik, düz metin
iletilerinde devre dışı bırakılır.

Tüm iletileri düz metin biçiminde almak için şu adımları izleyin:

1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinden E-posta


Güvenliği’ni tıklayın.
2. E-posta Güvenliği sayfasında Tüm standart postaları düz metin biçiminde oku
onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın.

Bilgi Hakları Yönetimi (Information Rights


Management - IRM)
Bir ileti alıcısının sizin iletinizi iletmesini, kopyalamasını ya da yazdırmasını
istemiyorsanız, iletiyi kısıtlı izinlerle gönderebilirsiniz. IRM’yi bu izinleri ayarlamakta
kullanabilirsiniz; böylece IRM, iletilerinizi kimin okuyabileceğini ve bunlarla hangi
işlemleri yapabileceklerini denetler. Kısıtlı iletiler Word belgesi, Excel çalışma kitabı ya da
PowerPoint sunumu gibi bir ek içeriyorsa, (belge içinde tek tek izinleri ayarlamadıysanız)
alıcı eki düzenleyemez, kopyalayamaz ya da yazdıramaz.

IRM’yi kullanmak için, bir IRM sunucusuna erişiminiz olması gerekir. Kuruluşunuzun kendi
IRM sunucusu varsa, yöneticiniz kısıtlı izinleri nasıl ayarlayacağınız konusunda yardım
edebilir. Bir ileti için izinleri ayarlamayı ilk denediğinizde IRM sunucusuna erişiminiz
yoksa, Outlook, Microsoft’un sağladığı bir IRM sunucusunda ücretsiz deneme için
kaydolmanızı ister. Bu ücretsiz denemeden yararlanmak için, Hizmete Kaydolma iletişim
kutusunda Evet seçeneğini seçip giden (bir Microsoft.NET Passport ya da Microsoft
Windows Live ID olarak kaydedilmiş olması gereken) e-posta adresiniz için bir Haklar
Yönetimi (RM) hesabı belgesi için kaydolun. İşlemi bitirdikten sonra, belgenin kurulu
olduğu bilgisayardan gönderilen giden iletiler için izinleri kısıtlayabilirsiniz.

Ayrıca Bakınız  Parola ve Windows Live kimlik bilgileri hakkında daha fazla bilgi için Joan
Preppernau ve Joyce Cox tarafından yazılan Adım Adım Windows Vista (Arkadaş Yayınevi,
2008) adlı kitaba bakın.
322    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

Bir iletinin alıcılarının iletiyi iletmesini, yazdırmasını ya da kopyalamasını engellemek için:

Ü İleti sekmesinde Seçenekler grubundaki İzin okunu tıklayın. Listeden İletme’yi


seçin.
İzinler
Giden ve alınan iletilerdeki ileti üstbilgisi, alıcıların iletiyle ne yapıp ne yapamayacağını
belirtir.

Kısıtlı izinlerle gönderilmiş bir iletiyi okumak için, alıcıların Outlook 2003 ya da daha ileri
bir sürüme sahip olması gerekir.

Gizliliğinizi Korumak
E-posta, müşterilere ve olası müşterilere pazarlama bilgilerini ulaştırmanın bir yolu
olarak gitgide daha çok kullanılmaktadır. Pek çok şirket, ürünlerini açıklamalarına
yardımcı olması ya da iletilerin daha çekici ve daha kolay fark edilir olması için,
pazarlama iletilerine resimler ekler ama bu resimler e-posta iletilerinin büyük
olmasına yol açabilir. Bu sorunla karşılaşmamak için, bazı şirketler, sunucularındaki
resimlere bağlantılar ekler. İletinin önizlemesini görüntülediğinizde ya da iletiyi
açtığınızda resimleri görebilirsiniz ama bu resimler aslında iletinin parçası değildir.
İstenmeyen posta gönderen kişiler, bu teknolojiyi kullanarak iletilerine Web
beacon’lar (Web uyarıcıları) eklerler. Web beacon’lar, e-posta iletisini okuduğunuzda
ya da iletinin önizlemesini görüntülediğinizde göndereni bilgilendiren küçük
programlardır. Bilgilendirme, e-posta adresinizin geçerli olduğunu doğrular ve size
daha çok istenmeyen postanın gönderilmesine neden olabilir.
Gizliliğinizi korumanıza yardımcı olmak için, Outlook’ta, resimler, sesler ve Web
beacon’ları gibi dış içeriği engelleyen özellikler vardır. Gizliliğinizi sağlamaya
yardımcı olmanın yanı sıra, bu engelleme tekniği bant genişliği kaynaklarını da
koruyabilir çünkü bir iletiyi tıkladığınızda görüntüleri ve sesleri otomatik olarak
karşıdan yüklemek yerine onları yükleyip yüklememeyi seçebilirsiniz.
Varsayılan ayar olarak Outlook 2007, Güvenli Gönderenler Listesi ve Güvenli Alıcılar
Listesi’ndekiler dışında, tüm kaynaklara giden ve tüm kaynaklardan gelen içeriği
engeller. Engellenen içeriği içeren bir iletiyi açtığınızda ya da iletinin önizlemesini
görüntülediğinizde, ileti üstbilgisindeki Bilgi Çubuğu, engellenen içeriği işlemek için
seçenekler sunar.
Tek bir e-posta iletisinde engellenmiş içeriği görüntülemek için şu adımları izleyin:
Ü İleti üstbilgisinde Bilgi Çubuğu’nu tıklayın. Karşıdan Resim Yükle’yi tıklayın.
İstenmeyen İletileri Engellemek   323

Outlook’un dış içeriği işleme biçimini değiştirmek için şu adımları izleyin:

1. Araçlar menüsünde Güven Merkezi’ni tıklayın. Sayfa listesinden Otomatik


Karşıdan Yükleme’yi tıklayın.
2. Aşağıdaki seçeneklerden istediklerinizle ilgili onay kutularını seçin:
l HTML e-posta iletilerindeki veya RSS öğelerindeki resimleri otomatik
olarak yükleme.
l Güvenli Gönderenler ve Güvenli Alıcılar Listeleri’ndeki gönderen ve
alıcılardan gelen iletilerdeki yüklemelere izin ver.
l Güvenilir Bölge’deki Web sitelerinden yüklemelere izin ver.

l RSS öğelerindeki yüklemelere izin ver.

l SharePoint Tartışma Panosundan karşıdan yüklemelere izin ver.

l E-posta düzenlerken, iletirken ya da yanıtlarken içeriği yüklemeden önce


uyar.
3. Ayarlarınızı kaydetmek için Tamam‘ı tıklayın.
Pek çok koşulda, varsayılan ayarlarla sağlanan güvenlik, görmek ya da duymak
istediklerinizi elle yüklemenin yaratacağı ufak rahatsızlıktan çok daha ağır basar.
Büyük olasılıkla resimleri engellenmiş iletilerin pek çoğunun, özellikle işinizdeki
e-posta hesabınızda aldıklarınızın, aslında ilginizi çekmediğini fark edeceksiniz.

İstenmeyen İletileri Engellemek


Outlook, önemsiz e-posta‘ları (istenmeyen e-posta olarak da adlandırılır) yönetmek
için farklı düzeylerde koruma sunar; e-posta adresiniz kötü niyetli posta listesi
sağlayıcılarının/satıcıların eline geçtiyse, bazen tehlikeli ekler de içeren, gereksiz reklamlar
Gelen Kutusu’nu doldurabilir. Önemsiz E-posta Filtresi etkin olduğunda, önemsiz
gibi görünen e-postaları belirli bir klasöre taşır ya da siler. İletilerinin önemsiz olarak
görülmesini istediğiniz e-posta adreslerini ya da alanları belirtebilirsiniz; asla önemsiz
olarak görülmemesi gereken bir liste de belirtebilirsiniz.

Outlook 2007, tehlikeli ve çok yaygın görülen bir kimlik hırsızlığı yöntemi olan kimlik
avlamaya yönelik iletilere karşı koruma da sağlar. Kimlik avlamaya yönelik iletiler,
dosyalarında kişisel bilgilerinizi bulundurması olası olan banka ya da e-ticaret siteleri gibi
güvenilen, bilinen kurumları temsil ettiğini iddia eden kimlik avı sitelerine bağlantılar
içerir. İletiler, sağlanan bağlantıyı kullanarak kişisel bilgilerinizi “güncellemenizi" ister.
Bunu yaptığınızda, farkında olmadan istenen bilgileri (bunlar sosyal güvenlik numaranız,
banka hesap numaranız, parolalarınız ve diğer gizli bilgileriniz olabilir) dolandırıcılara
324    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

verirsiniz, onlar da bu bilgileri kendi maddi kazançları için başka alanlarda kullanırlar.
Eskiden, bilgilerinizi yalnızca kimlik avı sitesinde vermeniz halinde tehlikede olurdunuz
ancak artık bu siteler gitgide daha karmaşık hale gelmekte ve çoğu, tuş vuruşu kaydeden
zararlı yazılımlar barındırmaktadır. Yalnızca siteyi ziyaret etseniz bile bilgisayarınıza virüs
bulaşabilir; bu nedenle kendinizi bu tehditlerden korumanız çok önemlidir.

Ayrıca Bakınız  Windows Internet Explorer 7, kimlik avlama sitelerine karşı yerleşik korumaya
sahiptir. Daha fazla bilgi için, Joan Preppernau ve Joyce Cox tarafından yazılan Adım Adım
Windows Vista (Arkadaş Yayınevi, 2008) adlı kitaba bakın.

Bu alıştırmada, Önemsiz E-Posta Filtresi’nin sunduğu gereksiz posta filtre uygulama


seçeneklerini gözden geçireceksiniz. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Eylemler menüsünde Önemsiz E-Posta’yı işaret edin ve Önemsiz E-Posta


Seçenekleri’ni tıklayın.
Önemsiz E-Posta Seçenekleri iletişim kutusu açılır.

2. Seçenekler sekmesinde bir koruma düzeyini seçin.


Kuruluşunuzun sağlamış olabileceğin ek filtreleriniz yoksa, Yüksek seçeneğini
seçmek isteyebilirsiniz. Aksi takdirde Düşük‘ü seçin.
İstenmeyen İletileri Engellemek   325

3. Outlook’un önemsiz e-posta olduğundan şüphelendiği iletileri otomatik olarak


silmesini istiyorsanız, Önemsiz e-posta olduğundan şüphelenilen postaları
Önemsiz E-Posta klasörüne taşımak yerine kalıcı olarak sil onay kutusunu seçin.
Koruma düzeyini Yüksek ya da Yalnızca Güvenli Listeler olarak ayarladıysanız, bu
onay kutusunu seçmeyin. Bu ayarlarla, Önemsiz E-Posta Filtresi’nin silinmesini
istemeyeceğiniz geçerli iletilerin büyük bir kısmını silmesi olasıdır.
Kimlik avı iletilerindeki bağlantıları ve diğer işlevleri devre dışı bırak onay kutusu
varsayılan ayar olarak seçilidir. Başka bir koruma sisteminin çalıştığından kesinlikle
emin değilseniz, bu seçeneği seçili bırakın.
4. Güvenli Gönderenler sekmesini tıklayın.

Belirli bir kişinin e-posta adresini Güvenli Gönderenler Listesi’ne (örneğin,


ayse@fabrikam.com.tr) ekleyebilirsiniz ya da belirli bir alandaki tüm gönderenlerden
gelen e-postanın güvenli olduğunu belirtmek için yalnızca alanı (örneğin,
@arkadas.com.tr – bir joker karakter belirtmenize gerek yoktur) ekleyebilirsiniz.
Tanıdığınız kişilerinizden gelen iletilerin Önemsiz E-Posta Filtresi’ne takılmamasını
sağlamak için, Kişilerden gelen e-postalara da güven ve E-posta gönderdiğim
kişileri otomatik olarak Güvenli Gönderenler Listesi’ne ekle onay kutularını seçin.
5. Güvenli Alıcılar sekmesini tıklayın.
Gönderdiğiniz iletilerin asla önemsiz e-posta olarak görülmemesini sağlamak için
Güvenli Alıcılar Listesi’ne adresler ya da adlar ekleyebilirsiniz.
326    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

6. Engellenen Gönderenler sekmesini tıklayın.


Engellenen Gönderenler Listesi’ne e-posta adreslerini ve alan adlarını elle
ekleyebilirsiniz. Ayrıca alınan bir iletiyi önemsiz e-posta olarak belirlediğinizde,
Outlook onları sizin yerinize listeye ekler.

İpucu  Bir iletinin alıcısını ya da gönderenini, Önemsiz E-Posta listelerinizden


birine eklemek için, Gelen Kutusu’nda ya da başka bir posta klasöründeki iletiyi
farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Önemsiz E-Posta’yı işaret edin ve sonra Göndereni
Engellenen Gönderenler Listesi’ne Ekle, Göndereni Güvenli Gönderenler Listesi’ne
Ekle, Gönderenin Etki Alanını Güvenli Gönderenler Listesi’ne Ekle ya da Alıcıyı Güvenli
Alıcılar Listesi’ne Ekle’yi tıklayın.

7. Uluslararası sekmesini tıklayın.

Önemsiz E-Posta Filtresi, ülkelere özel, üst düzey alanlardan (tümünü görmek için
Engellenmiş Üst Düzey Etki Alanı Listesi’ni tıklayın) gelen tüm iletileri ya da belirli
metin kodlaması (tümünü görmek için Engellenmiş Kodlamalar Listesi’ni tıklayın)
içeren tüm iletileri engelleme seçeneğini sunar.
8. Önemsiz E-Posta Filtresi seçeneklerinde yaptığınız değişiklileri tutmak istiyorsanız,
Tamam’ı tıklayın; aksi takdirde, değişiklikleri kaydetmeden Önemsiz E-Posta
Seçenekleri iletişim kutusunda İptal’i tıklayın.
Gelişmiş E-Posta Seçenekleri Belirlemek   327

Gelişmiş E-Posta Seçenekleri Belirlemek


E-postalarınızı etkin biçimde yönetmenize yardım etmek için Outlook çeşitli gelişmiş
seçenekler sunar. Çalışmanızı kaybetmemek için oluşturduğunuz ancak henüz
göndermediğiniz iletileri Outlook’un otomatik olarak kaydetmesini sağlayabilirsiniz.
Yeni bir ileti aldığınızda, Outlook’un belirli bir sesle sizi uyarmasını, fare işaretçisinin bir
mektup zarfı simgesine dönüşmesini, bilgilendirme alanında bir mektup zarfı simgesinin
belirmesini ya da bunların herhangi bir birleşimini ayarlayabilirsiniz. Ayrıca bir ileti
göndermek için de bir dizi varsayılan seçenek ayarlayabilirsiniz. Örneğin, güvenlik
konusunda kaygılanıyorsanız tüm yeni iletilerin izin duyarlılık düzeyini Özel olarak
ayarlayabilirsiniz.

Bu alıştırmada, denetleyebildiğiniz ayar türlerini gözden geçirecek, ileti taslaklarını daha


sık kaydedecek, Outlook’un iletileri nasıl kaydettiğini, yeni ileti geldiğinde ne yapılacağını
ve iletileri gönderirken hangi seçeneklerin kullanıldığını belirleyeceksiniz. Bu alıştırma için
uygulama dosyası yoktur.

YAPIN  Bu alıştırmaya başlamadan önce Gelen Kutusu’nu görüntüleyin.

1. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın.


Seçenekler iletişim kutusu açılır.
328    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

Bu iletişim kutusundan, aşağıdakiler gibi pek çok Outlook özelliklerinin ayarlarını ve


görünümünü denetleyebilirsiniz:
l E-posta hesapları, işlevleri ve biçimlendirmesi

l Düzenleyici ve arşiv işlevleri

l Outlook Bölmeleri (Gezinti Bölmesi, Okuma Bölmesi ve Yapılacaklar Çubuğu)

l Takviminiz, görev listeniz, kişi listeniz ve notlarınız

l Günlük

l Dizin ve arama işlevleri

l Yeni telefon ve sesli ileti işlevleri

2. Tercihler sekmesindeki E-posta Seçenekleri düğmesini tıklayın. Elektronik Posta


Seçenekleri iletişim kutusunda Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni tıklayın.

3. İletileri kaydetme alanında Öğelerin otomatik olarak kaydedilme sıklığı onay


kutusunu seçili bırakarak, dakikada bir otomatik kaydet kutusundaki sayıyı 1
olarak değiştirin.
Gelişmiş E-Posta Seçenekleri Belirlemek   329

Outlook yazmakta olduğunuz ancak henüz göndermediğiniz iletileri, Taslaklar


klasörünüze her bir dakikalık süre sonunda kaydedecektir. Bilgisayarınızın çökmesi
durumunda, örneğin elektrik kesintisi olursa ya da bebeğiniz bilgisayarı kapatırsa,
bir dakikalık iş dışında bir şey kaybetmezsiniz.
4. Gelen Kutusu’na yeni öğeler geldiğinde alanında Fare imlecini değiştir onay
kutusunu temizleyin.
Yeni iletiler geldiğinde Outlook sizi sesli olarak uyaracak ve bir masaüstü uyarısı
görüntüleyecektir. Son ileti geldiğinden bu yana bir iletiyi etkinleştirmediyseniz,
Windows görev çubuğunun sağ ucundaki bilgilendirme alanında bir mektup zarfı
simgesi görünür.
Ayrıca Bakınız  Masaüstü uyarıları hakkında daha fazla bilgi için “E-Posta İletilerini
İşlemek” başlıklı 4. bölümdeki “Yeni Posta Bildirimleriyle Çalışmak” başlığına bakın.

5. İleti gönderirken alanında Atanacak önem okunu tıklayın ve listeden Yüksek’i


seçin.
Bu ayarın etkisini bu alıştırmada daha sonra göreceksiniz.
6. Adres ayırıcısı olarak virgül kullanmaya izin ver onay kutusunu seçin.
Bu seçeneği seçmek, Outlook’un, Kime, Bilgi ya da Gizli kutularındaki adlar ya
da adresler arasındaki ayırıcı olarak noktalı virgül yanında virgülü de tanımasına
olanak sağlar. Çok pratik olan bu seçenek, (bu kitabın yazarına göre) varsayılan ayar
olarak ayarlanmış olmalıydı! Nedense, bu durum, Outlook’un şu ana kadarki hiçbir
sürümünde öyle olmamıştır.
330    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak

7. Diğer seçenekleri de inceleyin (ve istediğiniz değişiklikleri yapın). Sonra açık iletişim
kutularının her birinde Tamam’ı tıklayarak onları kapatın ve değişiklikleri kaydedin.
8. Standart araç çubuğunda, Yeni Posta İletisi düğmesini tıklayın.
Yeni Posta İletisi Yeni bir ileti penceresi açılır. İleti sekmesinde Seçenekler grubundaki Yüksek
Önem düğmesi etkindir ve iletinin yüksek önemli olarak bayrakla işaretleneceğini
belirtir. Bu, büyük olasılıkla korumak istemeyeceğiniz bir ayardır ama e-posta
seçeneklerinde yaptığınız değişikliklerin iyi bir görsel göstergesidir.

Yüksek önem

9. İleti penceresini kapatın. Kaydetmeniz istenirse, Hayır’ı tıklayın.


10. Araçlar menüsünde Seçenekler’i tıklayın. E-Posta Seçenekleri’ni tıklayın ve sonra
Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri’ni tıklayın.
11. Gelişmiş Elektronik Posta Seçenekleri iletişim kutusunda Atanacak önem
listesinden Normal’i seçin.
Varsayılan ayar olarak, yeni iletiler artık normal öncelikte olacaktır. İleti
penceresinin İleti sekmesindeki Seçenekler grubunda, Yüksek Önem ya da Düşük
Önem düğmelerini tıklayarak tek tek iletileri yüksek ya da düşük öncelikli olarak
ayarlayabilirsiniz.
12. İstediğiniz diğer seçenekleri de silin ya da temizleyin ve sonra açık iletişim
kutularının her birinde Tamam’ı tıklayarak iletişim kutularını kapatın ve değişiklikleri
kaydedin.
Önemli Noktalar   331

Önemli Noktalar
l Farklı yerlere dağılmış komutlara tek tıkla erişmeniz mi gerekiyor? Tek yapmanız
gereken, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na o komut için bir düğme eklemek.
l Outlook ortamının pek çok özelliğini, çalışma biçiminize uyması için
ayarlayabilirsiniz.
l Outlook’un iletileri gönderen, konu, içerik, zaman ya da ayarlamak istediğiniz başka
herhangi bir ölçüte göre değerlendirmesini ve işlemesini sağlamak üzere birkaç
kural oluşturmak için zaman ayırmak iyi bir fikirdir. İşyerinizde değilken geçerli
olacak farklı kurallar oluşturabilirsiniz.
l E-posta iletilerini ve diğer Outlook öğelerini kuruluşunuzun sunucusunda ya da
yerel olarak kendi bilgisayarınızda depolayabilirsiniz.
l Alıcılarınızın iletilerin değiştirilmediğinden emin olabilmesi için iletilerinizi
dijital olarak imzalayabilir; yalnızca amaçlanan alıcıların onları okuyabilmesi
için şifreleyebilir ve alıcıların iletileri iletememesi, yazdıramaması ya da
kopyalayamaması için kısıtlı izinler koyabilirsiniz. Etkin içeriği devre dışı bırakmak
için iletileri düz metin olarak da görüntüleyebilirsiniz.
l Yerleşik filtreler, istenmeyen ya da etkin içerik barındıran rahatsız edici ya da
tehlikeli iletileri engeller. Koruma düzeyini siz belirlersiniz ve güvenilen (ve
güvenilmeyen) ileti gönderenleri belirtirsiniz.
l Gelişmiş e-posta ayarları, Outlook’un yazdığınız iletileri işleme biçimi üzerinde
denetim sahibi olmasını sağlar. Sık sık aynı ayarlarla iletiler gönderiyorsanız,
varsayılan ayarları istediğiniz gibi kaydederek zaman kazanabilirsiniz.
332    Bölüm 12  Outlook’u Özelleştirmek ve Yapılandırmak
Sözlük
anımsatıcı  Outlook’un randevu, toplantı, olay ya çözülme  Bir kullanıcı adını bir ağ sunucusundaki
da görevin bitiş tarihinden belirli bir süre önce bilgilerle eşleştirme işlemi. Kullanıcı adının bir
görüntülenen isteğe bağlı bir ileti. Anımsatıcı ekran adıyla değiştirilmesine ve adın altının
penceresinde anımsatıcıyı iptal edebilir, daha çizilmesine yol açar.
sonra bir zaman için yeniden ayarlayabilir ya da
dijital imza   İnternet üzerinde kullanılan ve
öğeyi açabilirsiniz.
aktarımdan önce iletileri şifrelemekte ve
arşivlemek  Eski ya da süresi geçmiş öğeleri, aktarımdan sonra şifreleri çözmekte kullanılan
yedekleme ya da uzun dönemli depolama biri ortak biri özel iki anahtara bağlı güvenlik
amacıyla farklı bir konuma taşımak. mekanizması.
başlık çubuğu  Bir program penceresinin ya duyarlılık  Simgelerle ya da sözcüklerle, bir
da öğe penceresinin üstünde, dosyanın ya öğenin Kişisel, Özel ya da Gizli olduğunu
da uygulamanın adını içeren alan. Genellikle belirten isteğe bağlı bir ayar.
başlık çubuğunu sürükleyerek bir pencereyi
Düz Metin  Karakter ya da paragraf
taşıyabilirsiniz.
biçimlendirmesini desteklemeyen bir e-posta
belge çalışma alanı   Tek bir belge için ayrılmış iletisi biçimi. Tüm e-posta iletisi programları
genellikle bir Microsoft SharePoint sitesi Düz Metin’i destekler.
üzerindeki geçici bir alan. Herkesin tek bir
düz metin iletisi  Bkz. Düz Metin.
konumdan çalışabileceği bir forum sunar.
düzenleme  Microsoft Office Outlook’un iletileri
Bilgi Hakları Yönetimi (IRM)  Kullanıcıların, pek
ya da diğer öğeleri görüntülediği sıra.
çok Microsoft ürününde oluşturulan bilgileri
açabilecek, kopyalayabilecek, yazdırabilecek Ekran İpucu  Bir simge, düğme ya da başka bir
ya da iletebilecek kişileri belirleme konusunda kullanıcı arayüzü öğesini işaret ettiğinizde
daha fazla denetime sahip olmalarına yardımcı görünen küçük bir metin kutusu. Bir Ekran
olan bir işlev. Kullanıcıların kimliklerini sunucu İpucu, öğenin adı ya da işlevinin açıklaması gibi
tabanlı bir sistemde doğrulaması gerekir. bilgileri görüntüleyebilir.
çalışma haftası  İşle ilgili etkinlikler için Outlook e-posta  Elektronik postanın kısaltması; İnternet
içinde uygun olarak tanımladığınız günler ve üzerinden tanımlanmış varlıklar arasında
saatler. gönderilen iletiler.
çevirmeli ağ bağlantısı  Bilgisayarınızı bir e-posta dizisi  Bir e-posta iletisi ve o iletiye
telefon hattı kullanarak modem aracılığıyla bir verilen tüm yanıtlar. Tek bir ileti, birden
ağ sunucusuna bağlamanıza olanak tanıyan çok yanıt alırsa e-posta dizisi, birden çok
Windows bileşeni. dizi biçiminde dallara ayrılabilir. Bir e-posta
dizisinin tüm dallarını Görüşme görünümünde
çevrimdışı adres defteri  Bir adres defterinin
görebilirsiniz.
(genellikle Genel Adres Defteri’nin)
bilgisayarınızda depolanan yerel bir kopyası.

   333
334    Sözlük

e-posta imzası   Gönderdiğiniz bir iletinin sonuna görev sahibi  Bir görevin şu anda atandığı kişi.
eklenen bir metin bloğu. Bir görev atandıktan sonra, görev kaynağı
görev penceresi içindeki bilgileri artık
e-posta sunucusu  Microsoft Exchange Server
güncelleştiremez.
ya da başka bir posta sunucusuna bağlı ve
e-posta iletileri ve başka bilgileri yönlendiren görünümler  İletileri görüntülemek için Outlook
ve depolayan ağ üzerindeki bir bilgisayar. penceresinin düzenlenebileceği farklı biçimler.
eşitleme  Değişen öğeleri, sunucudaki bir posta grup  Bir Outlook 2007 öğe penceresinde, ortak
kutusu ya da adres defteri ile ona karşılık gelen bir görev ya da özellikle ilgili komutları temsil
çevrimdışı klasör arasında kopyalama. Böylece eden Şerit’teki düğmeler kümesi.
her ikisi de güncel kalır.
grup zamanlaması  Bir etki alanı içindeki
form  Bir Outlook öğesine bilgileri girdiğiniz birden çok kişi ve kaynak için serbest/meşgul
çerçeve. Standart formlar arasında, kişi, ileti ve bilgilerinin bir görünümü.
randevu formları vardır. Bir ya da birden çok
Günlük  Outlook’un izlemesini istediğiniz
sayfadan oluşan, istediğiniz belirli alanlarla
etkinliklerin günlük girdilerini içeren bir
düğmeler ve komutları içeren özelleştirilmiş
Outlook modulü.
formlar oluşturabilirsiniz.
haber grubu  Haber grubu kullanıcılarının ileti
forum  Sıklıkla yöneticili olan, genel tartışma için
ve yanıtlarından oluşan, konuya özel bir
buluşma yeri.
çevrimiçi tartışma forumu.
Genel Adres Listesi (GAL)  Exchange
haber okuyucu  Bir haber grubu için oluşturulan
Server tarafından sağlanan ve yönetilen,
program ya da Web tabanlı arayüz.
kuruluşunuzdaki kişiler ve yönetilen kaynaklar
hakkında bilgiler içeren merkezi adres defteri. Her Yerden Outlook   İnternet üzerinde,
Bu adres defterini Exchange yöneticisi oluşturur Outlook’la Exchange Server’a bağlanma yolu.
ve yönetir. Eskiden HTTP üzerinde RPC olarak bilinirdi.
genel biçimlendirme  Bir belgenin tümüne Hızlı Erişim Araç Çubuğu  Outlook öğe
uygulanan bir tema ya da stil. penceresinde görünen, özelleştirilebilir araç
çubuğu. Varsayılan araç çubuğu, Kaydet, Geri
geri çekme  Outlook’a, gönderilmiş bir iletinin
Al, Yinele ve Yazdır düğmelerini görüntüler
okunmamış kopyalarını silmesini ya da
ancak araç çubuğundaki herhangi bir komutu,
değiştirmesini bildirmek.
hatta Şerit’te olmayan eski komutları eklemek
görev kaynağı  Özellikle bir görevi başka birine üzere özelleştirebilirsiniz.
atarken, görevi oluşturan kişi.
Hızlı Stiller  Bir iletideki tek tek öğelere
görev listesi  Outlook Görevler modülünde uygulayabileceğiniz biçimlendirme seçenekleri.
depolanan öğelerin bir gösterimi. Görev
HTML  Bkz. Hypertext Markup Language (HTML)
modülünden, Yapılacaklar Çubuğu’ndan ve
Outlook Bugün’den ulaşılabilir. HTTP  Bkz. Hypertext Transfer Protocol (HTTP)
görev penceresi  Bir görevi oluşturmak ya Hypertext Markup Language (HTML)  Köprü
da yönetmek için bilgileri girdiğiniz formu Metni İşaretleme Dili, Outlook’ta, paragraf
görüntüleyen program penceresi. stilleri, karakter stilleri ve arka planları
destekleyen bir e-posta iletisi biçimidir.
Sözlük   335

Pek çok e-posta programı HTML biçimini özelliği. Var olan işlevler Exchange sürümüne
destekler. göre farklılık gösterir.
Hypertext Transfer Protocol (HTTP) Köprü izinler  Kullanıcı hesapları, ağlar ya da bilgilere
Metni Aktarım İletişim Kuralı, İnternet üzerinde getirilen ve diğer kullanıcıların yapabileceklerini
Web sayfalarına erişmek için kullanılan bir denetleyen kısıtlamalar.
protokol.
kategori  İlgili öğeleri birlikte sıralamak ya da
IMAP  Bkz. Internet İleti Erişimi Kuralı bunlara filtre uygulamak amacıyla, Outlook
öğelerine atayabileceğiniz grup.
Internet Message Access Protocol (IMAP)
Sunucudaki iletileri düzenleyen bir e-posta kayan araç çubuğu  Program penceresinin
işleme kuralı. Karşıdan yükleyeceğiniz iletileri bir kenarına yaslanmamış olan araç çubuğu.
başlıklarına bakarak seçersiniz. Kayan bir araç çubuğunu, program penceresi
içinde ya da dışında, ekranda herhangi bir yere
ileti penceresi  Bir e-posta iletisi oluşturduğunuz
taşıyabilirsiniz.
ya da yanıtladığınız formu görüntüleyen
program penceresi. kimlik avı iletisi  Alıcıyı kandırıp kimlik
hırsızlığında kullanılacak kişisel bilgilerini
ileti üstbilgisi  Bir e-posta iletisini tanımlayan,
vermesini sağlama amacıyla yasal bir şirketten
tarih, saat, gönderen, konu ve boyut gibi
geldiğini iddia eden e-postalar.
temel bilgiler. Yavaş bir bağlantıda çalışırken,
ileti üstbilgilerini karşıdan yükleyebilir ve kimlik avı sitesi  Kullanıcılardan, kimlik hırsızlığı
üstbilgideki bilgilere dayanarak tüm iletiyi için kullanılacak banka hesapları ve parolaları
karşıdan yükleyip yüklememeye karar gibi kişisel bilgilerini güncellemeleri istenen
verebilirsiniz. Web siteleri.
İletişim Kutusu Başlatıcı   Şerit’teki komut kişi  İletişim bilgilerini adres defterinize
gruplarıyla ilişkili bir iletişim kutusu ya da görev kaydettiğiniz bir insan.
bölmesinin olması durumunda grubun sağ
kişi kaydı  Bir kişi hakkında topladığınız ve bir
alt köşesinde beliren düğme. İletişim Kutusu
Outlook öğesi olarak depoladığınız bilgiler
Başlatıcı’yı tıklamak, iletişim kutusunu ya da
bütünü.
görev bölmesini açar.
kişi penceresi  Bir kişi kaydı oluşturmak için
imza  Bkz. E-posta imzası.
o kişiyle ilgili bilgileri girdiğiniz formu
istemci kuralı  Ya da istemci tarafı kural. İletiler görüntüleyen program penceresi.
bilgisayarınıza ulaştıktan sonra Outlook’un
kişiler klasörü  Ya da adres defteri. Posta kutunuz
bunlara uyguladığı kurallar (tersi, sunucu
içinde, kişi kayıtlarını ve dağıtım listelerini içeren
kuralları).
bir depolama klasörü.
istenmeyen iletiler  Elektronik önemsiz posta.
Kişiler modülü  Adres defterlerini görüntüleme
Genellikle reklam içeren, ama bazen reklam
ve yönetme işlevlerini gerçekleştirmeyi
olarak maskelenmiş tehlikeli içerik içeren,
sağlayan çerçeve.
istenmeyen reklamlar.
Kişisel Klasör dosyası  Bilgisayarınızda yerel
İş Yeri Dışı Yardımcısı  İşyeri dışındayken, belirli
olarak depolanan bir veri dosyası. Outlook
gönderen gruplarından gelen iletileri otomatik
içinde, her zamanki posta kutunuzun yanında
olarak yanıtlamakta kullanabileceğiniz Outlook
bir ya da daha çok veri dosyası açabilirsiniz; bu
336    Sözlük

dosyaların her biri Gezinti Bölmesi’nde, bir kök olay penceresi  Bir olay hakkında bilgileri
düzeyi olarak görünür. girdiğiniz formu görüntüleyen program
penceresi.
klavye kısayolu  Bir uygulama içinde, normalde
kullanıcının, menü seçimleri gibi birkaç işlem Otomatik Arşiv  Belirli bir alınma süresi ve konum
yapmasını gerektirecek bir işlemi gerçekleştiren ölçütlerini karşılayan öğeleri düzenli aralıklarla
tuş ya da tuşların birleşimi. arşivleyen Outlook özelliği.
kurallar  İletileri işleyen ve düzenleyen bir dizi Outlook Adres Defterleri  Outlook tarafından
ölçüt, eylem ve özel durum. yaratılan, sistem düzeyinde adres defterleri.
masaüstü uyarısı  Posta kutunuzda yeni bir Outlook Zengin Metin Biçimi (RTF)  Paragraf
e-posta iletisi, toplantı isteği ya da görev isteği stilleri, karakter stilleri, arka planlar, kenarlıklar
göründüğünde masaüstünüzde beliren bildirim. ve gölgelendirmeyi destekleyen ama yalnızca
Outlook ve Exchange Server’la uyumlu olan bir
Microsoft Exchange Server  Microsoft’un ileti ve
e-posta biçimi. Outlook, RTF iletilerini Exchange
işbirliği sunucu sistemi.
ağınızın dışına gönderirken onları HTML’ye
Microsoft Office Düğmesi  Outlook ayarlarını dönüştürür.
ve öğelerini yönetmekle (o öğelerin içeriklerini
oy düğmeleri  Bu özellik bir Exchange Server
yönetmekle değil) ilgili komutları listeleyen bir
hesabıyla birlikte kullanıldığında, alıcıların
menüyü görüntüleyen düğme.
belirli bir yanıt seçeneğine karşılık gelen bir
Mini araç çubuğu  Metni seçtiğinizde görünen ve düğmeyi tıklayarak bir anketi yanıtlamasına
biçimlendirme komutlarını içeren araç çubuğu. olanak tanır. Yanıtlar, kolayca bir araya
getirmeyi ve bir tablo hazırlamaya olanak
Mobil Adres Defteri  Cep telefonu numaralarının
tanıyan bir biçimde gönderene döner.
da bulunduğu kişi kayıtlarını içeren ve Outlook
Mobil Hizmet hesabınızın olması durumunda Önbellek Exchange Modu  Posta kutunuzun ve
otomatik olarak oluşturulan adres defteri. adres defterinizin bilgisayarınızda bir kopyasını
oluşturan ve bunları eşitleyen bir Outlook
modül  Takvim modülü, Kişiler modülü ve
özelliği. Önbellek Exchange Modu, bağlantı
Posta modülü gibi, içinde belirli işlevlerle
durumunu ve hızını izler ve veri aktarımını en
çalışabileceğiniz Outlook alanları. Modüller
iyi duruma getirir.
Gezinti Bölmesi’nde klasörler olarak bulunur.
önem  Bir iletinin ya da başka bir Outlook öğesinin
notlar  Outlook’un Notlar modülünde depolanan
önemini tanımlayan özellik. Varsayılan ayar
yapılandırılmamış bilgiler. Notları, diğer Outlook
Normal’dir; isterseniz tek bir öğe ya da tüm
öğeleri gibi sınıflayıp düzenleyebilirsiniz.
öğelerin ayarını Yüksek ya da Düşük olarak
Office menüsü  Microsoft Office Düğmesi’ni değiştirebilirsiniz.
tıkladığınızda görüntülenen menü. Office
önemsiz e-posta  Tehlikeli ekler ya da reklamlar
menüsü, öğe içeriği yerine Outlook’la ve
içeren iletiler.
Outlook öğeleriyle çalışmak için kullanılan
komutları içerir. özel depo  Bir Exchange sunucusunda ortak
klasörleri depolamak için kullanılan veritabanı.
olay  Takviminizde zamanladığınız, belirli bir
başlangıç ve bitiş saati olmayan bir zaman paylaşılan ekler  Bir grubun dosyalar üzerinde
dilimi. çalışmak ve bir projeyi tartışmak için işbirliği
Sözlük   337

yapabileceği bir SharePoint belge çalışma alanı Şerit  Bir öğe penceresinin üstünde, o öğeye
Web sitesine kaydedilen ekler. ve bütün olarak Outlook’a ait komutlara
erişebileceğiniz alan. Şerit Microsoft Office
Post Office Protocol 3 (POP3)  Bir İnternet
Düğmesi, Hızlı Erişim Araç Çubuğu ve
e-posta sunucusundan, e-posta iletilerini
Microsoft Office Outlook Yardım düğmesi ile
almakta kullanılan ortak bir protokol.
birlikte, işlemlere özel düğme grupları olarak
randevu  Takviminizde zamanladığınız, belirli düzenlenmiş, işlevlere özel birden çok sekmeyi
bir başlangıç ve bitiş saati olan ve başka de içerir.
katılımcıları davet etmediğiniz bir zaman dilimi.
şifrelemek  Yetkisiz erişimi engellemek amacıyla,
randevu penceresi  Bir randevu hakkındaki özel bir anahtarda depolanan bir koda
bilgileri girdiğiniz formu görüntüleyen dayanarak içeriği dönüştürme işlemi. Kimliğini
pencere. doğruladıktan sonra istediğiniz alıcı ortak bir
anahtar kullanarak içeriğin şifresini çözebilir.
Really Simple Syndication (RSS)  Siteyi ziyaret
etmeden haber almak için abone olabileceğiniz takvim öğesi pencereleri  Randevular,
bir haber akışı. toplantılar ve olaylarla ilgili bilgileri girdiğiniz
formları görüntüleyen program pencerelerinin
renk kategorisi  Kategori adlarının bilgilerin hızlı
toplu adı.
ve görsel olarak temsil edilmesini sağlamak için
renk simgelerine bağlandığı Outlook özelliği. Tarih Gezgini  Outlook Takvimi’nde randevu
alanının yanında görünen küçük takvim. Tarih
RPC  Bkz. Uzaktan Yordam Çağrıları (RPC).
Gezgini, tarihleri görüntülemek ve değiştirmek
RSS  Bkz. Really Simple Syndication (RSS). için hızlı ve kolay bir yöntem sunar.
S/MIME  Bkz. Secure Multipurpose Internet Mail taslak  Henüz gönderilmemiş bir iletinin, Taslaklar
Extensions (S/MIME) klasöründe bulunan geçici bir kopyası.
sanal klasör  Bir özgün klasör gibi görünen ve o temsilci  Bir ya da birden çok klasördeki
klasöre bağlı olan bir klasör. iletilerinizi okuma, yanıtlama ve silme iznine
sahip kişi.
Secure Multipurpose Internet Mail Extensions
(S/MIME)  E-postalarda kimlik doğrulama ve tırnaksız  Karakterin üst ya da alt ucunda hiç süs
şifreleme için standart bir gösterim. olmayan bir yazı tipi.
sekmeler  Program penceresinin başlık çubuğunun toplantı çalışma alanı  Bir toplantı planlamak
altında, sunum içeriğiyle ilgili düğmeleri ve ilgili görevleri ve sonuçları izlemek için
görüntüleyen bir alan. paylaşılan site.
SmartArt  Microsoft tarafından ilk olarak Office toplantı isteği  Outlook’un kişileri bir toplantıya
2007 sisteminde getirilmiş, belgeler, elektronik davet etmek için oluşturduğu ileti.
tablolar, sunumlar ve iletiler içinde kolayca
toplantı penceresi  Takviminize bir toplantı
profesyonel grafikler yaratabileceğiniz bir
eklemek için bilgileri girdiğiniz formu
teknoloji.
görüntüleyen program penceresi.
sunucu kuralı  Ya da sunucu tarafı kuralı.
Unicode karakter kümesi  Bilgisayarlar
Exchange’in bir iletiyi teslim etmeden önce,
tarafından tutarlı olarak temsil edilebilmesi
aldığında ya da işlediğinde, , uyguladığı kural.
ve değiştirilebilmesi amacıyla dünyadaki tüm
338    Sözlük

yazma sistemlerindeki metin ve karakterlere tamamlanmış olarak işaretleyebileceğiniz


izin vermek için tasarlanan bir endüstri yerleşik görev listesi.
standardı.
yazdırma stili  Bir belgenin yazdırıldığı
URL  Web sayfalarının ve İnternet üzerindeki diğer zaman nasıl görüneceğiyle ilgili seçenekler.
kaynakların adreslerini temsil eder. Outlook’ta, öğelere özel çeşitli yazdırma stilleri
vardır ve sık kullanılan yazdırma ayarlarını
uzaktan yordam çağrıları (RPC)  Outlook’un,
kaydetmek için özelleştirilmiş yazdırma stilleri
kuruluşunuzun Exchange sunucusuyla iletişim
oluşturabilirsiniz.
kurma yöntemi.
yeniden gönderme  Özgün bir iletinin yeni bir
üçüncü taraf eklentiler Daha büyük bir
örneğini, iletilen bir iletiye eklenmiş olabilecek
programın yeteneklerini genişleten başka bir
diğer bilgilerin hiç biri olmadan oluşturmak.
şirket tarafından yaratılmış yazılım programı.
yerel biçimlendirme  Metin ya da paragraf
veri dosyası  Komut ve yönergelerin oluşturduğu
düzeyinde uygulanan biçimlendirme.
bir program dosyasından alınan metin, sayılar
ya da grafikler biçimindeki verilerden oluşan yinelenen  Düzenli olarak tekrarlanan. Bir
dosya. randevu, toplantı ya da olayı yinelenen
olarak belirleyebilir ve yinelenmenin sıklığını
Web beacon’lar  Bir Web sitesine ya da bir e-posta
belirtebilirsiniz. Outlook daha sonra, sizin
iletisine yerleştirilmiş, siteyi ziyaret eden ya da
belirlediğiniz ölçütlere dayanarak bir dizi öğe
e-postayı gönderen kullanıcının davranışını
oluşturur.
izlemek için kullanılan bir grafik görüntüye
oluşturulan bağlantı. Zengin Metin Biçimi (RTF)  Bkz. Outlook Zengin
Metin Biçimi (RTF)
web günlüğü  Bilgileri, düşünceleri ve görüşleri
başkalarıyla paylaşmak için çevrimiçi olarak zincir  Birbirine yanıt olarak gönderilen iletiler
postalanan kişisel günlük. dizisi.
Yapılacaklar Listesi  Outlook’un, görevler
ekleyebileceğiniz, son tarihler atayabileceğiniz,
anımsatıcılar alabileceğiniz ve görevleri
Dizin
A
ağ bağlantısı. Bkz. paylaşmak
Akıllı Etiketler, 304
akıllı kesme ve yapıştırma, 304
abone olmak
Al Ve Ver Sihirbazı, 56
Haber gruplarına, 250–51
alan kodları, 304
İnternet takvimlerine, 217
Alan Seçicisi penceresi, 26
RSS akışlarına (bkz. RSS akışları)
alanlar
açılır araç çubukları, 102, 302
düzenlemek, 151
AÇIN bölümleri, xxiv
eklemek/çıkarmak, xlvi
açmak
Gelen Kutusu’nda, eklemek/silmek, 157–58
Baskı Önizleme, 137
yeniden sıralamak, 157
Denetim Masası, 14
Alanları Göster iletişim kutusu, 151, 157
ekler, xliv, 117, 120
alfabeler, 58
e-posta iletileri, kendi penceresinde, 115, 120
alıcılara göre iletileri gruplamak, 150
görev penceresi, 235
alıştırmalardaki arayüz öğeleri, biçimlendirmek,
ileti penceresi, 75
xxiv
kişi kayıtları, 42
alıştırmalardaki kullanıcı girişleri, biçimlendirmek,
Kişisel Klasör dosyaları, 316
xxiv
klasörler, başka bir kullanıcıdan, 266
alıştırmalardaki program arayüzü öğeleri,
notlar, lvi
biçimlendirmek, xxiv
olaylar, 187
almak
Outlook, 3
dijital kimlikler, lxiv, 319
randevu penceresi, 177, 184
dijital sertifikalar, 7
veri dosyaları, lxiii, 316
SharePoint Kişiler Listesi, xli, 31
ad çubuğu, 31
alt klasörler, oluşturmak, 263
Adım Adım dizisi kuralları, xxiii
Anımsatıcı düğmesi, 184
adlar, kişi. Bkz. kişiler
anımsatıcılar
Adobe Acrobat, e-posta iletisi sorunları, 83
ayarlamak, 232, 236
adres defterleri
erteleme ayarlamak, 233
aramak, xlii
görevler için, 239
çevrimdışı, 286, 336
kaldırmak, 233
oluşturmak, 52
kapatmak, liv
paylaşmak, xl, 53
randevular için, 182, 184
vermek, xl, 56
silmek, 240
adres defterlerini göndermek, xl, 56
tanımlanmış, 336
Adres Kartları görünümü, 57
Anında Ara, xlvi, 62, 144. Ayrıca bkz. aramak
adres kartları, xli
kişiler, ile bulmak, xl
adres listeleri
uygulamak, 145
Exchange Server için, 37, 334
animasyon, 304
genel, 37, 334
Ara Çubuğunu Kullanarak Tek Tuşla Oku seçeneği,
görüntülemek, 38
115
içindeki kişiler (bkz. kişilere)
Araç Çubuğu Seçenekleri düğmesi, 250, 306
Adresi Denetle iletişim kutusu, 41
Araç çubuğundaki Haber komutu, 250
adresler, e-posta
araç çubukları
doğrulamak, xli, 9, 82
birincil (bkz. Şerit)
virgüllerle ayırmak, 329
görüntülemek, 24

   339
340    Arama Klasörleri

B
araç çubukları (devamı)
Hızlı Erişim (bkz Hızlı Erişim Araç Çubuğu)
kayan, 24
bağlam araç çubuğu, 102, 302
komutlar, yeniden düzenlemek, lxi
bağlamak
Mini, 102, 302
kişiler, notlara, 254
üzerindeki düğmeler, lxi, 306
OneNote notlarını, Outlook’a, 243
varsayılana sıfırlamak, lxi, 307
paylaşılan klasörlere, 268
yeni düzenlemesi, xii
takvimleri, OneNote’a, 216
Arama Klasörleri
Bağlamsal sekmeler, 86
görüntülemek, 160
Bağlan iletişim kutusu, 282
güncelleştirmek, 160
basılı takvimler için Günlük Stil, 207
içinde iletileri değiştirmek, 160
Baskı Önizleme
oluşturmak, 160
açmak, 25, 67, 137, 208
özelleştirilmiş, xlvii
kaydırmak, 210
özelleştirmek, xlvii, 160
Baskı Önizleme düğmesi, 67
yeniden adlandırmak, xlvii
Başlangıç sihirbazı, xxxvii, 3
Arama Metni iletişim kutusu, 310
başlangıç tarihlerine göre iletileri gruplamak, 150
Arama Seçenekleri iletişim kutusu, 64
başlatmak
aramak. Ayrıca bkz. Anında Ara
e-posta iletileri, 75
adres defterleri, xlii
Outlook, Windows Vista’da, 3
ekler, 144
Outlook, Windows XP’de, xvi
Gelen Kutusu, 145
başlık çubuğu, 31, 337
görevler için, 231
başlıklar
için seçenekleri ayarlamak, 64
eklemek, 140
kişiler, xl, 63
renklerle kodlamak, 161
klasörler, tümü, 148
bekletme ilkeleri, 169
notlar, 252
belge çalışma alanları
son aramalar, 64
Outlook içinden oluşturmak, lvii, 269
sonuçları daraltmak, 145
tanımlanmış, 334
sonuçları temizlemek, 64
belge kitaplıkları, 272–73
aramalar
belgelendirme yetkilileri, 318. Ayrıca bkz. dijital
düzeltmek, 146
kimlikler.
için klasörler (bkz. Arama Klasörleri)
belgeler
içinde artık görünmeyen iletiler, 148
başlık çubuğu, 31
ölçütler, eklemek, 146
paylaşmak, lvii, 269–70, 272–73
sonuçlar, klasör içinde görüntülemek (bkz. Arama
Biçim Boyayıcısı düğmesi, 103
Klasörleri)
biçimlendirme
temizlemek, 148
Hızlı Stiller, 100–101
aramaları düzeltmek, 146. Ayrıca bkz. aramak
için seçenekler, 100
aramaları temizlemek, 64, 148
koleksiyonları (bkz. temalar)
Aramayı Temizle düğmesi, 64, 148
kopyalamak, 103
Arka Plan Rengi düğmesi, 51
temalar (bkz. temalar)
Arşiv iletişim kutusu, 172
varsayılan, 100
arşiv, 333
biçimlendirme işaretleri, 302
Aşağı Geri Getir/Ekranı Kapla düğmesi, 31
bildirim pencereleri. Bkz. masaüstü uyarıları
ayarlamak
Bilgi Hakları Yönetimi (IRM), 321. Ayrıca bkz. izinler
Outlook, 3, 7
bilgi kopyaları, xlii, 82
sunucu ayarları, 5, 8
Bir Ağa Bağlan iletişim kutusu, 281
Ayrıca Bakınız bölümleri, xxiv
Birleştirilmiş İletişim, 284
Ayrıntılar düğmesi, 42, 236
bitiş tarihleri, görev
Ayrıntılı Adres Kartları görünümü, 57
belirtmek, xlv
Bu Hafta için ayarlamak, 235
durum, görev   341

değiştirmek, 234 menüler, 178


göre iletileri gruplamak, 150 değişiklik, izleme, 304
boyuta göre iletileri gruplandırmak, 150 Denetim Masası, 14
bölüm sekmeleri, xxiii devretmek
Bu İletiyi Geri Çek iletişim kutusu, 88 altklasör izni, 263
Business Contact Manager, 13 görevler (bkz. görevleri atamak)
Business Contact Manager’la birlikte Outlook klasörler, 263
2007, 13 takvim denetimi, liii, 220
Business Tools sekmesi, 35 dış içerik, engellenmiş, 322
Büyük Posta klasörü, 160 Diğer Ayarlar iletişim kutusu, 158
Diğer Eylemler düğmesi, 88
Diğer Kullanıcının Klasörünü Aç iletişim kutusu,

C 266
dijital imzalar
eklemek, lxiii, 319
CD simgesi, xxiv
için simgeler, 319
CD, kitabın ekindeki
tanımlanmış, 334
içindeki kaynaklar, xxvi
üzerindeki bilgileri görüntülemek, 319
içindeki uygulama dosyaları, xxv
varsayılan olarak, 317
nasıl kullanılır, xxiii
Dijital Kimlik Al/Ver iletişim kutusu, 319
dijital kimlikler

Ç
almak, lxiv
almak/vermek, lxiv, 319
birden çok, 318
çalışma alanları, belge, lvii, 269–70, 272–73 dijital sertifikalar, 7
çalışma günü, ayarlamak, 205 dijital sertifikaları doğrulamak, 7
çalışma haftası diller, diğerlerini görüntülemek, 58
ayarlamak, li, 205 doğumgünleri, kişi kaydına girmek, 42
görüntülemek, 201, 204 donanım, toplantılar için istemek, 190
tanımlanmış, 338 dosya adı uzantıları, 90
varsayılan, 204 Dosya Ekle düğmesi, 89, 269
Çalışma Haftası görünümü, 198 Dosya Ekle iletişim kutusu, 89
çevirmeli ağ bağlantısı, 334 dosya ekleri, 90
çevrimdışı adres defterleri, 286, 336 açmak, xliv, 117, 120
çevrimdışı çalışmak, 283–84 aramak, 144
çevrimdışı içerik eklemek, xlii
belge kitaplıklarındaki dosyalar, 273 göre iletileri gruplamak, 149
karşıdan yükleme seçenekleri, 284 hakkında ayrıntıların önizlemesini
tanımlanmış, 283 görüntülemek, 119
Çevrimdışı Sunucu Belgeleri, 273 için izinleri kısıtlamak, 321
çözümlemek, tanımlanmış, 337 iletileri yanıtlarken, 124
notlar, olarak iletmek, 257
önizlemesini görüntülemek

D paylaşılan (bkz. paylaşılan ekler)


sabit diske kaydetmek, 117
şifrelemek, 320 (ayrıca bkz. dijital kimlikler)
dağıtım listeleri, 46, 48. Ayrıca bkz. kişiler
dağıtım listelerini doldurmak, 46, 48. Ayrıca ve iletiler arasında geçiş yapmak, 120
bkz. kişiler Dosya menüsü. Bkz. Office menüsü
Daralt düğmesi, 61, 155 dosya türleri, 90
daraltmak dosyalar, iletilere eklemek. Bkz. ekler
e-posta iletileri, 61 Durum Raporu Gönder düğmesi, 240
gruplar, xlvi, 155 durum, görev, 237. Ayrıca bkz. görevler
342    duyarlılık

duyarlılık, 98, 337 Ekran İpuçları


düğmeler, araç çubuğu, 298. Ayrıca bkz. belirli içinde görüntülenen klavye kısayolları, açmak/
düğme adları; sekmeler kapatmak, 304
eklemek, 299, 306 stil, ayarlamak, 302
için kenar boşluğu simgeleri, xxiv tanımlanmış, 337
kaldırmak, 301, 306 elektronik kartvizitler, 49
taşımak, 300, 306 Arka Plan Rengi, uygulamak, 51
üstündeki oklar, 32 başkalarına göndermek, 50
Düğmeleri Yapılandır düğmesi, 256 düzenlemek, 51–52
Düşük ayrıntı düzeyi, takvimdeki ayarlar, 202 e-postayla göndermek, xlii, 91
düz metin iletileri, lxiii, 80, 321, 336 grafikler, eklemek, 51
düzenleme, 333 imza olarak, 109
Düzenleme Yolları bölmesi, 230 elektronik notlar. Bkz. notlar; OneNote
düzenlemek engellemek
görevler, 237 dış içerik, 322
kartvizitler, 51, 52 e-posta, 326
kişiler, xxxviii–xxxix Engellenmiş Gönderenler Listesi, 326
Düzenler galerisi, 96 engellenmiş içerik, görüntülemek, lxiii, 322
Düzenleyici Seçenekleri penceresi, 299, 301 e-posta adresleri
doğrulamak, xli, 9, 82
virgüller, kullanarak ayırmak, 329

E e-posta adreslerini çözümlemek, xli, 9, 82


e-posta adreslerini denetlemek, xli, 9, 82
e-posta adreslerini doğrulamak, xli, 9, 82
ek CD
e-posta bölmesi. Bkz. Okuma Bölmesi
içindeki kaynaklar, xxvi
e-posta dizileri, 334
içindeki uygulama dosyaları, xxv
e-posta ekleri, 90
nasıl kullanılır, xxiii
açmak, xliv, 117, 120
Ek Seçenekleri görev bölmesi, 270
aramak, 144
ekip takvimleri, 274
eklemek, xlii
Ekle sekmesi, 35, 79, 179, 228
göre iletileri gruplamak, 149
eklemek
hakkında ayrıntıların önizlemesini
dosyalar, e-posta iletilerine (bkz. ekler)
görüntülemek, 119
imzalar, xliii
için izinleri kısıtlamak, 321
kartvizitler, iletilere, 91
iletileri yanıtlarken, 124
SmartArt, iletilerde, 92
notlar, olarak iletmek, 257
tablolar, 85
önizlemesini görüntülemek, xliv, 117, 119
ekler, 90
paylaşılan (bkz. paylaşılan ekler)
açmak, xliv, 117, 120
sabit diske kaydetmek, 117
aramak, 144
şifrelemek, 320 (ayrıca bkz. dijital kimlikler)
eklemek, xlii
ve iletiler arasında geçiş yapmak, 120
göre iletileri gruplamak, 149
E-posta Hesabını Değiştir iletişim kutusu, 279
hakkında ayrıntıları görüntülemek, 119
e-posta hesapları
için izinleri kısıtlamak, 321
arasında geçiş yapmak, 10
iletileri yanıtlarken, 124
bağlanmak, xxxvii
notlar, olarak iletmek 257
farklı türler için Outlook desteği, 2
Okuma Bölmesi’nde önizlemesini yapmak, 117,
göre iletileri gruplamak, 150
119
için farklı imzalar, 109
önizlemesini yapmak, xliv
profillere eklemek, 9–10
paylaşılan (bkz. paylaşılan ekler)
e-posta ileti penceresi, 75-80
sabit diske kaydetmek, 117
e-posta iletileri
şifrelemek, 320 (Ayrıca bkz. dijital kimlikler)
adreslemek (bkz. iletileri adreslemek)
ve iletiler arasında geçiş yapmak, 120
e-posta iletilerini yanıtlamak   343

alındı, istemek, 99 okundu durumu, xliv, 116, 130, 152


Arka Plan Rengi, 104 okundu olarak işaretlemek, xliv, 116, 130
arşivlemek, xlviii, 169, 172 (ayrıca bkz. Otomatik okunmadı olarak işaretlemek, 152
Arşiv) okunmamış (bkz. okunmamış iletiler)
başlatmak, 75 oluşturmak, xli
başlıklar, 161 otomatik kaydetme ayarları, 329
bayrakla işaretlemek, 131–32 otomatik yanıt (bkz. otomatik yanıt iletileri)
bilgi için, xlii, 82 oy düğmeleri, 99, 122
boyut, göre gruplandırmak, 150 önemi (bkz. önem)
daraltmak, 61 önizlemesini görüntülemek, 26, 116–18, 153
değiştirmek, gönderdikten sonra, 88 randevular, oluşturmak, xlv, 134
dosyalar, eklemek (bkz. ekler) sayfalarda ilerlemek, Ara Çubuğu’yla, 115
duyarlılığı, 98 sıralamak, 151
düz metin, 321 silmek, xiiv, 125, 130
düzenlemek, xlvi, 148, 151 (ayrıca bkz. klasörler) stiller, 101
engellemiş içerik, görüntülemek 322 şifrelemek, lxiii, 320
eski, depolamak, xlviii, 169, 172 (ayrıca bkz. Takvim öğeleri, içinden oluşturmak, 131, 134
Otomatik Arşiv) taslaklar, kaydetmek, 82
etiket, 122 temalar, uygulamak, xliii
filtre uygulamak (bkz. kurallar) toplantı katılanları, göndermek, 192
genişletmek, 61 varsayılan görünümü, 100
göndermek (bkz. iletileri göndermek) yanıtladıktan sonra kapatmak, xlv, 123
görevler, oluşturmak, xlv, 131 yanıtlamak (bkz. e-posta iletilerini yanıtlamak)
gruplandırmak (bkz. iletileri gruplandırmak) yazdırmak, xlv
için izinleri kısıtlamak, 99 yazı tipi boyutu, 103
için renk kategorileri (bkz. renk kategorileri) yazı tipi rengi, 103
içindeki ayrıcılar olarak virgüller, 329 yeni, için bildirimler almak, 126–27
içindeki diyagramlar (bkz. SmartArt) yeniden çağırmak, xlii, 88
içindeki grafikler (bkz. SmartArt) e-posta iletilerinde sanat. Bkz. SmartArt.
içindeki imzalar (bkz. imzalar) e-posta iletilerindeki diyagramlar. Bkz. SmartArt
içindeki önceden tanımlanmış metin blokları e-posta iletilerini düzenlemek, 148, 151
(bkz. imzalar) e-posta iletilerini iletmek, xliv, 121, 124
içindeki SmartArt diyagramları (bkz. SmartArt) için imza belirlemek, 122
içindeki tablolar, 85–86 otomatik olarak, iş yeri dışındayken, lix, 290
içindeki zamanlama bilgileri, li (ayrıca bkz. otomatik yanıt iletileri; İş Yeri Dışı
iletilmesini ya da kopyalanmasını engellemek, Yardımcısı)
99, 322 önlemek, lxiii, 99, 322
iletmek (bkz. e-posta iletilerini iletmek) e-posta iletilerini okundu olarak işaretlemek,
iptal etmek, xlii, 88 116
izlemek, 99 elle, xliv
kartvizitler (bkz. kartvizitler) masaüstü uyarılarıyla, xliv, 130
kaydetmek, için otomatik ayarları değiştirmek, e-posta iletilerini yanıtlamak, xliv
329 ekler ve, 124 (ayrıca bkz. ekler)
kendi penceresinde açmak, 115, 120 engellemek, lxiii
klasörler (bkz. klasörler) için imza belirlemek, 122
klasörlere taşımak, 167 otomatik olarak (bkz. otomatik yanıt iletileri; İş
kurulum, yapılandırmak, lxv Yeri Dışı Yardımcısı)
metin, biçimlendirmek, xliii sonra iletiyi kapatmak, xlv, 123
metnini biçimlendirmek, xliii tüm alıcılar eklenmiş, 121
Okuma Bölmesi’nde görüntülemek, 115 Tümünü Yanıtla işlevi, alıcılar için devre dışı
Okuma Bölmesi’nde önizlemesini bırakmak, 122
görüntülemek, ardışık olarak, 115
344    e-posta iletilerini yazdırmak

F
e-posta iletilerini yazdırmak
başlıklar, 140
kağıt seçenekleri, 139
Farklı Kaydet alanı, kişi kayıtlarında, 40
varsayılan seçeneklerle, 137
Farklı Kaydet iletişim kutusu, 257
yazdırma stilleri, 137
filtre uygulamak
e-posta imzaları, 334
e-posta iletileri (bkz. kurallar)
E-posta Seçenekleri düğmesi, 81
Gelen Kutusu, xlvi, 145
e-posta sunucusu, 334
görevler, yazdıkça, 231
e-posta. Ayrıca bkz. e-posta hesapları; e-posta
formlar
iletileri
kaydetmek, 305
dijital imzalar, 317, 319
kitaplıkları, erişmek, 305
dijital olarak imzalamak, 317, 319
Kuruluşla İlgili Form Kitaplığı, yayımlamak, 305
ekler (bkz. e-posta ekleri)
oluşturmak, 305
güvenliğini sağlamak, 317
Outlook’ta yer alan, 305
önemsiz (bkz. önemsiz e-posta)
özelleştirmek, 305
seçenekleri, 327
özellikler, 305
tanımlanmış, 334
tanımlanmış, 334
e-posta’nın güvenliğini sağlamak, 317. Ayrıca
yayımlamak, 305
bkz. dijital imzalar; şifreleme; düz metin
yüklenen, erişmek, 305
iletileri; Bilgi Hakları Yönetimi (IRM)
forumlar, 334. Ayrıca bkz. haber grupları
e-postaları dijital olarak imzalamak. Bkz. dijital
GAL (Genel Adres listesi), 37, 334
kimlikler; dijital imzalar
e-postayı korumak, 317. Ayrıca bkz. dijital

G
imzalar; şifreleme; düz metin iletileri; Bilgi
Hakları Yönetimi (IRM)
e-postayı korumak, 317. Ayrıca bkz. dijital
imzalar; şifreleme; düz metin iletileri; Bilgi galeriler
Hakları Yönetimi (IRM) Düzenler, 96
e-postayla göndermek Hızlı Stiller, 101
kartvizitler, xlii, 91 Madde İşaretleri, 85
kişiler, 91 Renkler, 96
takvimler (bkz. takvimleri paylaşmak) Sayfa Rengi, 104
E-postayla Takvim Gönder iletişim kutusu, 214 SmartArt Stilleri, 96
eski iletileri depolamak. Bkz. iletileri arşivlemek Temalar, 105
eşitlemek, 337 Yazı Tipi Renkleri, 103
etki alanları, e-posta içinde engellemek, 326 Geçerli Görünümü Sıfırla düğmesi, 157
Etkin Olmayan İleti bayrağı, 132 geçiş yapmak
Etkin Randevular görünümü, 198 e-posta hesapları arasında, 10
Etkinlikler düğmesi, 255 profiller arasında, 14
etkinlikleri kaydetmek. Bkz. Günlük Gelen Kutusu
Exchange Server, 189 arama sonuçlarını görüntülemek için filtre
adres listesi, 37, 334 uygulamak, 145
ayarlar, xxxvii filtre uygulamak, xlvi
bağlanmak, sorun giderme, 7 içinde aramak, 145
e-posta hesapları, için birden çok profil, 12 içindeki alanlar, 157–58
e-posta hesapları, yalnızca birini yapılandırma içindeki konuşmalar, 149
yeteneği, 11 içindeki zincirli konuşmalar, 149
IMAP hesabı olarak, 7 kılavuz çizgileri, özelleştirmek, 158
için Outlook desteği, 2 sıralamak, kategoriye göre, xlvii
üzerinde klasörleri paylaşmak, lvi, 262, 268 varsayılan ayarlar, geri yüklemek, xlvi
Gelen Kutusu Özellikleri iletişim kutusu, 171
görevler   345

Gelen Kutusu’nu varsayılan ayarlarına sıfırlamak, silmek, 240


xlvi Görev Ata düğmesi, 238
Gelişmiş araç çubuğu Görev Ata simgesi, 238
görüntülemek, 25 görev durumu
Kişiler modülünde, 26 değiştirmek, 237
Posta modülünde, 25 güncelleştirmek, liv
Takvim modülünde, 26 raporlar, göndermek, liv, 240
gelişmiş e-posta seçenekleri, 327 görev istekleri, 238–39. Ayrıca bkz. görevler
Genel Adres Listesi (GAL), 37, 334 atamak
genel bakış sayfası, 25 görev kaynağı, tanımlanmış, 337
genel biçimlendirme görev listesi, 337. Ayrıca bkz. Yapılacaklar Listesi
seçenekler, 100 Görev Listesine Dön düğmesi, 239
tanımlanmış, 334 görev oluşturmak, liii, 226, 232, 234–36
Genişlet düğmesi, 61, 155 e-posta iletilerinden, xlv, 131
genişletmek iletileri bayraklarla işaretleyerek, 132
e-posta iletileri, 61 görev penceresi, 224, 235, 337
Gezinti Bölmesi, 21 görev sahibi, tanımlanmış, 337
gruplar, xlvi Görev Seçenekleri iletişim kutusu, 232
Gerçek Boyut düğmesi, 209 Görev sekmesi, 228
Gerekli Katılımcılar durumu, 191 görevler
Geri Al düğmesi, 26 aramak, 231
geri almak, 26 ayrıntılar, görüntülemek, 236
gezinmek başkalarına atamak (bkz. görevler atamak;
kişilerde, 57 görev istekleri)
klasörlerde, 25 bitiş tarihleri, ayarlar, xlv, 131, 236
takvimlerde, 199, 202 bitiş tarihleri, değiştirmek, 231, 234
Gezinti Bölmesi Bu Hafta tamamlanmak üzere bayrakla
genişletmek, 199 işaretlemek, 235
genişletmek, 21 değiştirmek, 232
simge durumuna küçültmek, 21 devretmek, liii
gizlemek durumu, 237
Alan Seçicisi penceresi, 26 görüntülemek, 229
Gezinti Bölmesi, 21 görünümler, 229–30
Okuma Bölmesi, 25 güncelleştirmek, liii, 237
randevular, 184 hergün için bitmesi gerekenleri görüntülemek,
sekmeler, 79 230
Şerit, 79 içine eklenecek bilgi, 232
Gizli alanı, xlii kategoriler, değiştirmek, 235
Gizli Alanını Göster düğmesi, 82 klasörler, için oluşturmak, liii, 231
gizli kopya, xlii Okuma Bölmesi ayrıntıları, 234
Gizli, iletileri işaretlemek, 98 reddedilen, yeniden istemek, 239
gizliliği korumak, 322 renk, için varsayılan ayarları değiştirmek, 232
gizlilik, 322 silmek, liv, 240, 242
Gönder düğmesi, 53, 87, 90, 192, 239, 258, 267 tamamlanan yüzde, değiştirmek, 237
gönderdikten sonra iletileri değiştirmek, 88 tamamlanan, görüntülemek, 241
gönderenler, göre iletileri gruplandırmak, 150, tamamlandı olarak işaretlemek, liv, 240–41
154 tamamlanmamış, görüntülemek, 241
Gönderilmiş Öğeler klasörü, 88 uygunluğu, 231
görev anımsatıcıları Yapılacaklar Listesi, içinden çıkarmak, 240
ayarlamak, 232, 236 yazdıkça filtre uygulamak, 231
için yeniden uyarmayı ayarlamak, 233 yeniden sıralamak, 230
346    görevler düğmesi

Görevler düğmesi, 133, 225 İletişim Kutusu Başlatıcı, 32, 36, 99


görevleri atmak, liii. Ayrıca bkz. görev istekleri tanımlanmış, 334
anımsatıcılar ayarlanmış olarak, 239 Gün görünümü, 199
hakkında durum raporları, 238 Gün/Hafta/Ay görünümü, 198
ilerlemeyi izlemek, 238 güncelleştirmek
kişi kayıtlarından, 26, 44 Arama Klasörleri, 160
kuruluş dışında, 238 görevler, liii, liv, 237
görevleri tamamlandı olarak işaretlemek, liv, RSS akışları, 246
241 toplantılar, 190
görüntü adı, kullanıcı adını değiştirmek, 9 Günlük
Görüntüleme Biçimi kutusu, kişi kayıtlarında, 40 etkinleştirmek, 256
görüntülemek görüntülemek, lv, 256
Alan Seçisi penceresi, 26 ile etkinliklerini kaydetmek, lv
Günlük, 256 tanımlanmış, 335
Kişiler bölmesi, 255 Günlük düğmesi, lv, 256
Okuma Bölmesi, 25 Günlük Görev Listesi, 230
görüntüler Günlük Seçenekleri iletişim kutusu, 256
engellenmiş, karşıdan yüklemek, 322 Güven Merkezi, 317–21, 323
e-posta iletilerinde (bkz. SmartArt) Güvenli Alıcılar Listesi, 322, 325
kartvizitlerde, 51 (ayrıca bkz. kartvizitler) Güvenli Gönderenler Listesi, 322, 325
yer tutucular, açmak/kapamak, 304 güvenlik sertifikaları, 7
görünümler, 148. Ayrıca bkz. belirli görünümler Güvenlik Uyarısı ileti kutusu, 7
Geçerli Görünüm listesi, 26
geçiş yapmak, 148–49, 230
görevler için, 229
Günlük Görev Listesi için, geçmek, 230
notlar için, 251
H
haber akışları
özelleştirmek, 156
abone olmak, liv, 248
özgün ayarlara sıfırlamak, 159
güncelleştirmek, 246
takvim, 198–99
kaldırmak, liv
tanımlanmış, 338
klasörler, 246–47
varsayılan ayarlar, geri dönmek, 199
kullanılabilir olanları görüntülemek, 247
Yapılacaklar Çubuğu için, aralarında geçiş
okuyucular, 246
yapmak, 230
silmek, 248
Görünümü Özelleştir iletişim kutusu, 156, 201
haber grupları
Gösterme Biçimi düğmesi, 184
eklemek, 251
göstermek. Bkz. görüntülemek
erişmek, 250
grafikler
okumak, 250
engellenmiş, karşıdan yükleme, 322
tanımlanmış, 335
e-posta iletilerinde (bkz. SmartArt)
haber gruplarını okumak, 250
kartvizitlerde, 51 (ayrıca bkz. kartvizitler)
haber okuyucuları, tanımlanmış, 250
yer tutucular, açmak/kapatmak, 304
hafta numaraları, takvimde görüntülemek, 199
grup zamanlamaları
haftalar. Bkz. çalışma haftası
görüntülemek, 271
Her Yerden Outlook, lvii, 279, 336
oluşturmak, lvi, 271
Hesap Ayarları iletişim kutusu, 248
tanımlanmış, 334
hesap profilleri
Grup Zamanlamaları iletişim kutusu, 271
adlandırmak, 15
Grupla kutusu, 26
arasında geçiş yapmak, 14
gruplar
başlarken istemek, xxxviii, 16
daraltmak, 155
birden çok, 12
genişletmek/daraltmak, xlvi
depolama konumu, 12
iletiler, e-posta   347

I
eklemek, 15
geçerliyi görüntülemek, 14
hesap profillerine e-posta hesapları eklemek,
IMAP ileti biçimi, 80, 335
9–10
Internet Message Access Protocol (IMAP), 80,
oluşturmak, xxxviii
335
seçmek, istendiğinde, 16
IRM (Bilgi Hakları Yönetimi), 321. Ayrıca bkz.
varsayılan olarak ayarlamak, 12, 17
izinler
yeniden adlandırmak, 15
hesaplar, e-posta

İ
arasında geçiş yapmak, 10
bağlanmak, xxxvii
farklı türler için Outlook desteği, 2
göre iletileri gruplamak, 150 .ics dosyaları, 213–14
için farklı imzalar, 109 iç adresler, iletileri adreslemek, 81
profillere eklemek, 9–10 içindekiler tablosu, nasıl kullanılır, xxiii
Hızlı Başlatma çubuğu. Bkz. Hızlı Erişim Araç İlet düğmesi, 124, 202
Çubuğu ileti başlıklarını renklerle kodlamak, 161
Hızlı Başvuru, nasıl kullanılır, xxiii İleti düğmesi, 118
Hızlı Erişim Araç Çubuğu, 30, 298 İleti İçeriği Ve Eklerini Şifrele düğmesi, 320
düğmeler, eklemek, lx, 299 ileti izinlerini kısıtlamak, 99
düğmeler, kaldırmak, 301 ileti önemi, 98
düğmeler, taşımak, 300 göre iletileri gruplandırmak, 150
komutlar, 31 tanımlanmış, 335
komutlar, eklemek, 77 varsayılan, değiştirmek, 329
öğeleri eklemek, kişi penceresinde, 31 ileti penceresi
özelleştirmek, 76, 299 açmak, 75
tanımlanmış, 336 Şerit (bkz. Şerit)
taşımak, 76–77 tanımlanmış, 74, 335
Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir düğmesi, İleti sekmesi, 78
76 ileti üstbilgileri
Hızlı Stiller, 100, 336 eklemek, 140
Hızlı Stiller galerisi, 101 renklerle kodlamak, 161
Hızlı Tıklatma Ayarla iletişim kutusu, 131 tanımlanmış, 335
Hızlı Tıklatma kategorileri, 161 iletiler, e-posta
Hızlı Yazdır, 137 adreslemek (bkz. iletileri adreslemek)
Hizmete Kaydolma iletişim kutusu, 321 alındı, istemek, 99
HTML ileti biçimi, 80, 335 Arka Plan Rengi, 104
HTTP arşivlemek, xlviii, 169, 172 (ayrıca bkz. Otomatik
e-posta hesapları, 307 Arşiv)
tanımlanmış, 335 başlatmak, 75
üzerinden Outlook’a bağlanmak, lvii, 279 başlıklar, 161
HTTP üzerinden RPC. Bkz. Her Yerden Outlook bayrakla işaretlemek, 131–32
Hypertext Markup Language (HTML) ileti bilgi için, xlii, 82
biçimi, 80, 335 boyut, göre gruplandırmak, 150
Hypertext Transfer Protocol (HTTP) daraltmak, 61
e-posta hesapları, 307 değiştirmek, gönderdikten sonra, 88
tanımlanmış, 335 dosyalar, eklemek (bkz. ekler)
üzerinden Outlook’a bağlanmak, lvii, 279 duyarlılığı, 98
düz metin, 321
düzenlemek, xlvi, 148, 151 (ayrıca bkz. klasörler)
engellenmiş içerik, görüntülemek 322
348    iletiler göndermek

iletiler, e-posta (devamı) temalar, uygulamak, xliii


eski, depolamak, xlviii, 169, 172 (ayrıca bkz. toplantı katılanları, göndermek, 192
Otomatik Arşiv) varsayılan görünümü, 100
etiket, 122 yanıtladıktan sonra kapatmak, xlv, 123
filtre uygulamak (bkz. kurallar) yanıtlamak (bkz. e-posta iletilerini yanıtlamak)
genişletmek, 61 yazdırmak, xlv
göndermek (bkz. iletileri göndermek) yazı tipi boyutu, 103
görevler, oluşturmak, xlv, 131 yazı tipi rengi, 103
gruplandırmak (bkz. iletileri gruplandırmak) yeni, için bildirimler almak, 126–27
için izinleri kısıtlamak, 99 yeniden çağırmak, xlii, 88
için renk kategorileri (bkz. renk kategorileri) iletiler göndermek, xli, 87. Ayrıca bkz. e-posta
içindeki ayrıcılar olarak virgüller, 329 iletileri
içindeki diyagramlar (bkz. SmartArt) bilgi kopyaları, xlii, 82
içindeki grafikler (bkz. SmartArt) birden çok hesaptan, 10
içindeki imzalar (bkz. imzalar) Gönderilmiş Öğeler klasörü, 88
içindeki önceden tanımlanmış metin blokları OneNote’a, xlviii, 168
(bkz. imzalar) toplantı katılanlarına, 192
içindeki SmartArt diyagramları (bkz. SmartArt) yapılandırmak, lxv
içindeki tablolar, 85–86 iletilere dosyalar eklemek. Bkz. ekler
içindeki zamanlama bilgileri, li iletileri adreslemek
iletilmesini ya da kopyalanmasını engellemek, ayırıcı olarak virgül kullanmak, 81
99, 322 bilgi kopyası olarak, 82
iletmek (bkz. e-posta iletilerini iletmek) birden çok kişiye, 81
iptal etmek, xlii, 88 iç adreslere, 81
izlemek, 99 kişi kayıtlarından, 44
kartvizitler (bkz. kartvizitler) kişilere, 38
kaydetmek, için otomatik ayarları değiştirmek, önce kontrol etmek, 82
329 iletileri adreslerken ayırıcı olarak virgül
kendi penceresinde açmak, 115, 120 kullanmak, 81, 329
klasörler (bkz. klasörler) iletileri arşivlemek, 169
klasörlere taşımak, 167 çalışırken iptal etmek, 172
kurulum, yapılandırmak, lxv elle, xlviii
metin, biçimlendirmek, xliii klasör seçenekleri, xlviii, 172
metnini biçimlendirmek, xliii otomatik olarak (bkz. Otomatik Arşiv)
Okuma Bölmesi’nde görüntülemek, 115 iletileri bayrakla işaretlemek
Okuma Bölmesi’nde önizlemesini ile görev bitiş tarihi ayarlamak, 131
görüntülemek, ardışık olarak, 115 ile görevler oluşturmak, 132
okundu olarak işaretlemek, xliv, 116, 130 iletileri Bilgi kopyası olarak göndermek, xlii, 82
okunmadı olarak işaretlemek, 152 iletileri dosyalamak. Bkz. iletileri arşivlemek
okunmamış (bkz. okunmamış iletiler) iletileri geri çekmek, xlii, 88, 336
oluşturmak, xli iletileri gruplandırmak, 149
otomatik kaydetme ayarları, 329 gönderene göre, 154
otomatik yanıt (bkz. otomatik yanıt iletileri) renk kategorilerine göre, 161, 164
oylama düğmeleri, 99, 122 iletileri iptal etmek, xlii, 88
önemi (bkz. önem) iletileri otomatik olarak yanıtlamak. Ayrıca bkz.
önizlemesini görüntülemek, 26, 116–18, 153 İş Yeri Dışı Yardımcısı
randevular, oluşturmak, xlv, 134 alıcıları kısıtlamak, lx, 294
sayfalarda ilerlemek, Ara Çubuğu’yla, 115 kapatmak, 291
silmek, xiiv, 125, 130 oluşturmak, lix, 289
stiller, 101 yapılandırmak, lix, 290
şifrelemek, lxiii, 320 zamanlamak, lx, 293
Takvim öğeleri, içinden oluşturmak, 131, 134 iletileri yeniden göndermek, 88, 337
taslaklar, kaydetmek, 82 iletilerin arka plan rengi, 104
istenmeyen e-posta   349

iletişim kutuları Randevu Yinelenme, 185, 187


Adresi Denetle, 41 Renk Kategorileri, 46, 162
Al/Ver Dijital Kimlik, 319 Sayfa Düzeni, 138, 209
Alanları Göster, 151, 157 Sayfaları Taşı Veya Kopyala, 216
Arama Metni, 310 Seçenekler, 107, 127, 169, 327
Arama Seçenekleri, 64 SmartArt Grafiği Seç, 92
Arşiv, 172 Takvim Seçenekleri, 195, 203, 205–206
Bağlan, 282 Takvime Tatilleri Ekle, 203
Başka Kullanıcının Klasörünü Aç, 266 Temsilci İzinleri, 221
Bir Ağa Bağlan, 281 Toplantı Planla, 26
Bir Takvimi E-posta Yoluyla Gönder, 214 Üyeleri Seç, 47
Bu İletiyi Geri Çek, 88 Web Sayfası Olarak Kaydet, 212
Diğer Ayarlar, 158 Yapılacaklar Çubuğu Seçenekleri, 22
Dosya Adını Ekle, 89 Yazdır, 66, 137, 208
E-posta Hesabını Değiştir, 279 Yazı Tipi, 37
Farklı Kaydet, 257 Yeni İmza, 108
Gelen Kutusu Özellikleri, 171 Yeni Kategori Ekle, 163
Görev Seçenekleri, 232 Yeni Klasör Yarat, 53, 166, 231, 311
Görünümü Özelleştir, 156, 201 Yeni Outlook Veri Dosyası, 314
Grup Zamanlamaları, 271 Yeni Profil, 15
Günlük Seçenekleri, 256 Yeni Üye Ekle, 48
Hesap Ayarları, 12, 248 Yeni Zaman Teklif Et, 195
Hızlı Tıklatma Ayarla, 131 Saat Dilimleri, 206
Hizmete Kaydolma, 321 İletişim Kutusu Başlatıcı, 32, 36, 99, 334
İmzalar Ve Yazı Tipleri, 107 İletiyi Dijital Olarak İmzala düğmesi, 319
İnternet Hesapları, 251 imzalar
İş Yeri Dışı Yardımcısı, 288, 292 biçimlendirmek, 108
Kart Resmi Ekle, 51 birden çok, farklı hesaplar için, 109
Kartvizit Ekle, 91 eklemek, xliii
Kartviziti Düzenle, 51 hesaplarla ilişkilendirmek, 109
Kategoriyi Yeniden Adlandır, 45 iletilerden silmek, 110
Kişileri Seç, 254 olarak kartvizitler, 109
Klasör Özellikleri, 264 oluşturmak, xliii, 106–107
Komutları Yeniden Düzenle, 306 tanımlanmış, 337
Konum Bilgileri, 40 varsayılan olarak eklemek, 109
Kuralı Düzenle, 289 varsayılan, ayar, 109
Kurallar Ve Uyarılar, 26, 310, 312 yanıtlar ve iletilenler için farklı belirtmek, 122
Masaüstü Uyarısı Ayarları, xliv, 128 İmzalar düğmesi, 107
Microsoft Exchange Proxy Ayarları, 279 İmzalar Ve İleti Örnekleri iletişim kutusu, 107
Microsoft Exchange, 279 insanlar. Bkz. kişiler
Microsoft Kişisel Klasörü Oluştur, 315 İnternet aramaları, 44
Not Kişileri, 254 İnternet Hesapları iletişim kutusu, 251
Otomatik Arşiv, 170 İnternet takvimleri, 216
Outlook Veri Dosyası Oluştur Veya Aç, 315 İpucu paragrafları, xxiv
Öğeleri Taşı, 167 İsteğe Bağlı Katılan durumu, 191
Önemsiz E-posta Seçenekleri, 324 istemci kuralları, 307, 333
Özel Görünüm Düzenleyicisi, 159 istenmeyen e-posta, 323
Özel, 242 alındı bildirimleri, 322
Özelleştir, 306 koruma düzeyi, seçmek, 324
Posta Kurulumu, 14 otomatik olarak silmek, 325
Posta, 15–16 tanımlanmış, 337
Profil Seç, 16 Web beacon’lar, 322
350    İş Yeri Dışı Yardımcısı

İş Yeri Dışı Yardımcısı. Ayrıca bkz. otomatik kartvizitlerdeki logolar, 51. Ayrıca bkz.
yanıt iletileri kartvizitler
Exchange Server 2003 özellikleri, 288 Karvizit düğmesi, 51
Exchange Server 2007 özellikleri, 292 Kategori çubuğu, 161
tanımlanmış, 336 kategori görünümleri, 148
İş Yeri Dışı Yardımcısı iletişim kutusu, 288, 292 kategoriler, 44, 161
işbirliği siteleri eklemek, 163
Outlook’a bağlanmak, lvii, 272 e-posta iletileri, atamak, 99
takvimler, 274 geçerli olanı görüntülemek, 162
işlem diyagramları. Bkz. SmartArt göre Gelen Kutusu’nu sıralamak, xlvii
izinler. Ayrıca bkz. Bilgi Hakları Yönetimi (IRM) göre iletileri gruplamak, 149, 161, 164
alt klasör oluşturmak için, vermek, 263 göre kişileri gruplamak, 60
kısıtlamak, 99 görevler için, değiştirmek, 235
klasörleri görüntülemek için, istemek, 266 Hızlı Tıklatma kategorileri, 161
klasörleri paylaşmak için, 262 içinde iletileri görüntülemek, 161
takvimler için, devretmek, liii, 20 kısayol tuşları, atamak, 163
tanımlanmış, 336 kişiler, atamak, xxxix, 45
izlemek oluşturmak, xlvii
değişiklikler, 304 renkler, değiştirmek, xlvii, 163
etkinlikler (bkz. Günlük) standart, 44
iletiler, 99 takvimlere göre gruplanmış olarak
görüntülemek, 199
tanımlanmış, 333

K tatiller için, eklemek, 203


uygulamak, 161
varsayılan, ayar, 161
KAPAT bölümü, xxiv
varsayılanı görüntülemek, xlvii
Kapat düğmesi, 31, 253
yeniden adlandırmak, xlvii, 162
kapatmak
Kategorilere Ayır düğmesi, 45, 161–62
anımsatıcılar, liv
Kategorilere Ayrılmış Posta klasörü, 160
e-posta iletilerini, yanıtladıktan sonra, xlv, 123
Kategoriye Göre görünümü, 199
masaüstü uyarıları, xliv, 128
Kategoriyi Yeniden Adlandır iletişim kutusu, 45
menüler, 35
Katılanları Davet Et düğmesi, 181
notlar, 253
katılımcılar. Bkz. olaylar; toplantılar.
Okuma Bölmesi, 23
kayan menü/araç çubukları, 24, 334
Otomatik Önizleme, 26
kaydedilen adresler. Bkz. kişiler
veri dosyaları, lxiii
Kaydet ve Kapat düğmesi, 41, 46, 184, 188, 236
Yapılacaklar Çubuğu, 22
kaydetmek
karakter konumlandırma seçenekleri, 304
ekler, sabit diske, 117
karşıdan yüklemek
e-posta iletileri, 82, 329
engellenen resimler, 322
formlar, 305
İnternet takvimler, 217
kurallar, 312
Kart Resmi Ekle iletişim kutusu, 51
notlar, lvi, 253, 257
Kartvizit Ekle düğmesi, 91
takvimler, Web sayfası olarak, lii, 212
Kartvizit Ekle iletişim kutusu, 91
taslaklar, lxiv
Kartviziti Düzenle iletişim kutusu, 51
kayıtlar, kişi. Ayrıca bkz. kişiler
kartvizitler, 49
görevler atamak, 44
arka plan rengi, uygulamak, 51
Görüntüleme Şekli kutusu, 40
başkalarına göndermek, 50
iletileri adreslemek, 44
düzenlemek, 51, 52
İnternet aramaları yapmak, 44
e-posta göndermek, xlii, 91
Kartvizit alanı (bkz. elektronik kartvizitler)
grafikler, eklemek, 51
Kayıt türü alanı, 40
imza olarak, 109
kişi adreslerinin haritaları, görüntülemek, 44
klasörler   351

toplantı istekleri, oluşturmak, 44 klasörler (bkz. kişi klasörleri)


Web siteleri, görüntülemek, 44 Outlook öğelerini adreslemek, 26, 38
kaynaklar, toplantılar için istemek, 190 sokak adresi, 40–41
kesme ve yapıştırma, 304 tanımlanmış, 333
kılavuz çizgileri, 158 telefon numaraları, girmek, 40
kimlik avı iletileri, 323, 336. Ayrıca bkz. önemsiz varsayılan posta adresleri, görüntülemek, 41
e-posta Kişiler bölmesi, 33, 255
kişi adreslerinin haritaları, görüntülemek, 44 Kişiler düğmesi, 33
kişi kayıtları kişiler klasörü
adres kartları olarak, 57 depolama konumu, seçmek, 54
bağlantılı öğeler, görüntülemek, 255 oluşturmak, xxxix, 53
gezinmek, 57 paylaşmak, 53
görevler atamak, 44 tanımlanmış, 38, 333
Görüntüleme Şekli kutusu, 40 Kişiler listesi, 47
görüntülemek, 33, 56, 255 Kişiler modülü, tanımlanmış
görünümler, xl, 57 Kişiler sekmesi, 35
iletileri adreslemek, 44 Kişileri Seç iletişim kutusu, 254
İnternet aramaları yapmak, 44 Kişisel Klasör dosyalarını yedeklemek, 314
Kartvizit alanı (bkz. elektronik kartvizitler) Kişisel Klasörler dosyası
kartvizit olarak (bkz. elektronik kartvizitler) açmak, 316
Kayıt Türü alanı, 40 genişletmek, 316
kişi adreslerinin haritaları, görüntülemek, 44 içindeki klasörler, varsayılan, 3161
notlar, eklemek, lv, 254 iletileri taşımak, lxii
oluşturmak, xxxviii, 33 klasörler, taşımak, 316
OneNote, bağlanmak, xli, 71 oluşturmak, lxii, 56, 314
renk kategorileri, xxxix, 45, 60 Outlook’un eski sürümlerine vermek, 315
renk kategorisine göre gruplandırmak, 60 tanımlanmış, 336
seçili olanı yazdırmak, 67, 70 yedeklemek, 314
sıralamak, xl, 59 Kişisel, iletileri ayarlamak, 98
tanımlanmış, 333 kişiselleştirmek. Bkz. özelleştirmek
telefon listesi olarak, 57 kitabın dizini, nasıl kullanılır, xxiii
toplantı istekleri, oluşturmak, 44 kitaplıklar, belge, 272–73. Ayrıca bkz. belge
Web siteleri, görüntülemek, 44 çalışma alanları
kişi penceresi kitaptaki alıştırmalar için sistem gereksinimleri,
Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda, öğeleri eklemek, xxvii
31 kitaptaki bölüm sekmeleri, nasıl kullanılır, xxiii
içindeki sekmeler, 35 Takvim’deki zaman dilimleri, arasında geçiş
tanımlanmış, 333 yapmak, 198
kişiler klasörler
adlar, girmek, 40 açmak, başka bir kullanıcıdan, 266
aramak, xl, 63 adlar, kalın, 160
dağıtım listeleri, 46, 48 arşiv ayarları, 172
diğer ayrıntılar, görüntülemek, 42 çevrimdışı erişmek, 285
doğumgünleri, girmek, 42 çevrimdışı kullanım için işaretlemek, lix
düzenlemek, xxxviii–xxxix denetimini devretmek, 263
e-posta adresleri, girmek, 40 gezinmek, 25
e-posta göndermek, 91 görevler için, liii, 231
Günlük, içinde etkinlikleri kaydetmek, 256 görüntülemek, 168
hakkında bilgiler girmek için pencere, 31, 35 görüntülemek için izin, istemek, 266
için açılış kayıtları, 42 içinde iletileri düzenlemek, 165
için bilgileri depolamak, 39 iletileri içine taşımak, 167
ilişkili Web sayfası, görüntülemek, 26 izinler, değiştirmek, 264
352    klasörleri yapılandırmak

klasörler (devamı) tanımlanmış, 337


kalın adlar, 160 yönetmek, 26
kişi bilgileri için, xxxix, 38, 53–54 kurmak
oluşturmak, xlviii, 53, 166 dijital sertifikalar, 7
paylaşılan, bağlanmak, 268 uygulama dosyaları, xxviii
paylaşmak, lvi, 262 yazıcılar, 140, 208
RSS akışları için, 246–47 kurulumda sorun giderme, 7
SharePoint belge kitaplıkları olarak, 272 Kuruluşla İlgili Form Kitaplığı, 305
taşımak, 316 kuruluşlar, içinde iletileri adreslemek, 81
var olan görünümler, görüntülemek, 26
yapılandırmak, 165
klasörleri yapılandırmak, 165
klavye kısayolları
Ekran İpuçları’nda, açmak/kapatmak, 304
L
listeler
kullanılabilir olanlar, 298
içinde düzeyi değiştirmek, 85
renk kategorilerine atamak, 163
içindeki öğeleri yükseltmek/indirgemek, 85
tanımlanmış, 335
oluşturmak, 84
komutlar, 298
Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda (Hızlı Erişim Araç

M
Çubuğu)
listesini görüntülemek, 300
yeni düzenlemesi, xii
Komutları Yeniden Düzenle iletişim kutusu, 306 Madde işaretleri düğmesi, 84
konferans salonları, istemek, 190. Ayrıca bkz. Madde işaretleri galerisi, 85
toplantılar madde işaretli liste öğelerini indirgemek, 85
konulara göre iletileri gruplandırmak, 150 madde işaretli liste öğelerini yükseltmek, 85
konuşmalar, 149 madde işaretli listeler
kopyalamak içinde düzeyi değiştirmek, 85
biçimlendirmek, 103 içindeki liste öğelerini yükseltmek ya da
e-posta iletileri, önlemek, 99 indirgemek, 85
metin, 304 oluşturmak, 84
takvim öğeleri, takvimler arasında, 219 Masaüstü Arama Motoru. Bkz. Anında Ara
KULLAN bölümleri, xxiv masaüstü uyarıları. Ayrıca bkz. anımsatıcılar
kullanıcı adı e-posta iletileri için, 126
ayarlamak, 302 görünür olduğu süreyi ayarlamak, 129
görünen adla değiştirmek, xli, 9, 82 ile iletileri okunmuş olarak işaretlemek, xliv, 130
kullanıcı klasör erişimi, lvi, 262 ile iletileri silmek, xliv, 130
kullanıcı ortamı, 30 kapatmak, xliv, 128
Kuralı Düzenle iletişim kutusu, 289 özelleştirmek, xliii
Kurallar sihirbazı, 308 randevular için, 182, 184
Kurallar Ve Uyarılar iletişim kutusu, 26, 310, 312 saydamlık, ayarlamak, 129
Kurallar Ve Uyarılar penceresi, 308 tanımlanmış, 333
kurallar, 307 taşımak, xliii, 129
çalıştırmak, 312 yönetmek, 26
eylemler, belirtmek, 310 Masaüstü Uyarısı Ayarları iletişim kutusu, xliv,
HTTP e-posta hesapları ve, 307 128–29
istemci, 307 menü çubuğu
kaydetmek, 312 kayan, 24
oluşturmak, lxii, 308 sürüklemek, 23
ölçütler, belirtmek, 309 taşımak, 23
sunucu, 307 yanaştırmak, 23
şablonlar, 309 menü çubuğunu dondurmak, 23
numaralandırılmış adımlar, kullanılan biçimlendirme kuralları   353

menü çubuğunu sürüklemek, 23 otomatik kurulum, 3


menüler özelleştirmek, lxi, 301
daraltmak, 178 profiller (bkz. profiller)
kapatmak, 35 sol bölme, 21, 199
yeni düzenleme, xii tarafından desteklenen e-posta hesapları, 2
metin Microsoft Office SharePoint Server 2007 belge
biçimlendirmesini kopyalamak, 103 kitaplıkları, lvii, 272-73
için yazı tipleri, 100, 103 Microsoft Press Bilgi Bankası, xxxi
kopyalanan, için kaynak ya da hedef Microsoft Ürün Destek Hizmetleri, xxxv
biçimlendirmeyi seçmek, 304 Microsoft Windows SharePoint sitesi, 193
madde işaretli listeye dönüştürmek, 84 Microsoft Windows XP
metin animasyonu, 304 Başlat menüsü, xvi
Metin Bölmesi düğmesi, 93 içindeki iletişim kutuları, gezinmek, xvii
metin dosyaları, notlar olarak, 257 Outlook’u başlatmak, xvi
metin iletileri, lxiii, 80, 321 sanal özel ağ (VPN) bağlantısı, altında kurmak,
metin kaydırma, 304 lviii, 282
Metni Biçimlendir sekmesi, 36, 80, 179, 228 uygulama dosyaları, yönetmek, xv
metni kaydırmak, 304 Mini araç çubuğu, 102, 302, 335
metni madde işaretli listeye dönüştürmek, 84 Mobil Adres Defteri, 38, 335
Microsoft Bilgi Bankası, xxxv
Microsoft Exchange iletişim kutusu, 279
Microsoft Exchange Proxy Ayarları iletişim
kutusu, 279
Microsoft Exchange Server, 189
N
modüller, tanımlanmış, 335
adres listesi, 37, 334
Not Kişileri iletişim kutusu, 254
ayarlar, xxxvii
Notlar düğmesi, 252
bağlanmak, sorun giderme, 7
notlar, 251. Ayrıca bkz. OneNote
e-posta hesapları, birden çok profil için, 12
açmak, lvi
e-posta hesapları, yalnızca birini yapılandırma
biçimlendirmek, lv
yeteneği, 11
dosyalar, olarak kaydetmek, 257
IMAP hesabı olarak, 7
görüntülemek, 252
Outlook desteği için, 2
görünümler, 251
tanımlanmış, 335
içinde aramak, 252
üzerinde klasörleri paylaşmak, lvi, 262, 268
içindeki köprüler, 253
Microsoft Kişisel Klasörü Oluştur iletişim
iletmek, lvi, 257
kutusu, 315
kapatmak, 253
Microsoft Office 2007, xxvi
kaydetmek, 253
Microsoft Office Düğmesi, 30, 335
kaydetmek, dosya olarak, lvi
Microsoft Office OneNote
kişiler, eklemek, lv, 254
e-posta iletilerini göndermek, xlviii, 168
metin, eklemek, 253
içinde notlar, Outlook’a bağlamak, 243
Okuma Bölmesi ve, 252
içinde notlar, taşımak, 216
oluşturmak, lv, 253
içinde sayfaları taşımak, 168
paylaşmak, 257
kişiler, bağlamak, xli, 71
renk, 252
takvimler, bağlanmak, lii, 216
tanımlanmış, 335
Microsoft Office Outlook
varsayılan ayarlar, 252
başlatmak, 3
notlardaki köprüler, 253
Gelen Kutusu (bkz. Gelen Kutusu)
notları iletmek, lvi, 257
Gezinti Bölmesi, 21, 199
numaralandırılmış adımlar, kullanılan
kullanım alanları, xi
biçimlendirme kuralları, xxiv
kurmak, 3, 7
354    Office 2007 için bellek gereksinimleri

O
olayları ve randevuları zamanlamak. Bkz.
randevular; olaylar
OneNote. Ayrıca bkz. notlar
Office 2007 için bellek gereksinimleri, xxvii
e-posta iletilerini göndermek, xlviii, 168
Office 2007 için ekran gereksinimleri, xxvii
içindeki notlar, Outlook’a bağlamak, 243
Office 2007 için gereken işletim sistemi sürümü,
içindeki notlar, taşımak, 216
xxvii
içindeki sayfaları taşımak, 168
Office 2007 için gerekli minimum ekran
kişiler, bağlamak, xli, 71
çözünürlüğü, xxvii
takvimler, bağlamak, lii, 216
Office 2007 için işlemci gereksinimi, xxvii
OneNote’a Gönder düğmesi, 168
Office 2007 için minimum bağlantı hızı, xxvii
OneNote’ta Bağlı Toplantı Notları Aç Veya
Office 2007 için RAM gereksinimi, xxvii
Oluştur düğmesi, 216
Office 2007 için sabit disk gereksinimleri, xxvii
Orta ayrıntı düzeyi, takvimde ayarlamak, 202
Office 2007 için sistem gereksinimleri, xxvi
ortam, 30
Office Düğmesi, 30, 335
otomatik arama filtresi, xlvi, 62, 144. Ayrıca bkz.
Office menüsü, 30, 178
arama
Office Online Web sitesi, 217
kişiler, bulmak, xl
Okuma Bölmesi
uygulamak, 145
açmak/kapatmak, 25
Otomatik Arşiv, 169
görüntülemek, 230
ayarlar, xlviii, 171
içinde ardışık iletileri görüntülemek, 115
reddetmek, 171
içinde eklerin önizlemesini görüntülemek, 117,
seçenekler, 172
119
tanımlı, 333
içinde e-posta iletilerinin önizlemesini
Otomatik Arşiv iletişim kutusu, 170
görüntülemek, 118
Otomatik Düzelt seçenekleri, 302
içinde görev ayrıntıları, 234
Otomatik Kaydet, 329
içinde iletileri görüntülemek, 115
otomatik kurulum
kapatmak, 23
sorun giderme, 7
konumu, 115
tanımlı, 3
notlar ve, 252
Otomatik Önizleme, 26, 116–17, 153
taşımak, 22
Otomatik Önizleme’yi açmak, 117, 153
okunmamış iletiler
Outlook
belirtmek için değişen imleç, 329
başlatmak, 3
görünümü, 115, 153
Business Contact Manager ile, 13
olarak iletileri işaretlemek, 152
Gelen Kutusu (bkz. Gelen Kutusu)
yalnızca görüntülemek, 155
Gezinti Bölmesi, 21, 199
Okunmamış Posta klasörü, 160
kullanım alanları, xi
olay pencereleri
kurmak, 3, 7
açmak, 187
otomatik kurulum, 3
arasında geçiş yapmak, 180–81
özelleştirmek, lxi, 301
tanımlanmış, 176, 334
profiller (bkz. profiller)
Olay sekmesi, 181
tarafından desteklenen e-posta hesapları, 2
Olaylar görünümü, 198
Outlook 2007 Başlangıç sihirbazı, xxxvii, 3
olaylar. Ayrıca bkz. randevular
Outlook 2007 Standart Formlar Kitaplığı, 305
açmak, 187
Outlook Adres Defterleri, tanımlanmış, sayfa
oluşturmak, 180, 187
336
takvimler, göre gruplanmış olarak, 198
Outlook Bugün sayfası, 25
tanımlanmış, 186, 334
Outlook formları
toplantılar, dönüştürmek, 190
kaydetmek, 305
yinelenen, xlix, 187–88
kitaplıklar, erşimek, 305
zamanlamak, xlix
Kuruluşla İlgili Form Kitaplığı, yayınlamak, 305
oluşturmak, 305
profilleri adlandırmak   355

Outlook içindeki, 305 özelleştirmek


özelleştirmek, 305 Arama Klasörleri, xlvii, 160
özellikler, 305 formlar, 305
yayımlamak, 305 Hızlı Erişim Araç Çubuğu, 76, 299
yüklenen, erişmek, 305 Outlook, lxi, 301
Outlook Veri Dosyaları görünümü, 199 Yapılacaklar Çubuğu, 22
Outlook Veri Dosyası Oluştur veya Aç iletişim
kutusu, 315
Outlook Web Erişimi (OWA), 283
Outlook with Business Contact Manager, 13
Outlook Zengin Metin Biçimi (RTF),
P
Pano görev bölmesi, 36
tanımlanmış, 336
pano, Business Contact Manager, 13
Outlook’a HTTP üzerinden bağlanmak, lvii, 279
paylaşılan ekler, 87
OWA (Outlook Web Erişimi), 283
göndermek, lvii, 270
oylama düğmeleri, 99, 122, 338
ile belge çalışma alanları oluşturmak, 269
tanımlanmış, 337
paylaşılan kaynaklar, 190

Ö paylaşılan toplantı siteleri, 193


paylaşmak
Öğeleri Taşı iletişim kutusu, 167 adres defterleri, xl, 53
Öğeyi Sil düğmesi, 130 belgeler, lvii, 269–70, 272–73
ölçü birimleri, 304 için izinler, değiştirmek, 264
Önbellek Exchange Modu kişiler klasörleri, 53
karşıdan yükleme seçenekleri, 284 klasörler, lvi, 262
tanımlı, 283, 333 notlar, 257
öncelik. Bkz. önem pazarlama iletişimleri, Business Contact
önem, 98 Manager’la dağıtmak, 13
göre iletileri gruplamak, 150 POP3, 336
tanımlanmış, 335 Post Office Protocol 3 (POP3), 336
varsayılan, değiştirmek, 329 posta adresi, kişiler için varsayılanı belirtmek,
Önemli paragraflar, xxiv 41
Önemsiz E-posta Filtresi, lxiv, 323 Posta iletişim kutusu, 15, 16
Önemsiz E-posta Seçenekleri iletişim kutusu, Posta Kurulumu iletişim kutusu, 14
324 Posta Kutusu Temizleme, 169
önemsiz e-posta, 323 posta kutusunun, boyutunu görüntülemek, 169
alındı bildirimleri, 322 Posta modülü, 74
koruma düzeyi, seçmek, 324 Profil Seç iletişim kutusu, 16
otomatik olarak silmek, 325 profiller
tanımlanmış, 335 adlandırmak, 15
Web beacon’lar, 322 arasında geçiş yapmak, 14
Önizleme düğmesi, 208 başlangıçta sormak, xxxviii, 16
önizlemeyi görüntülemek birden çok, 12
ekler, xliv, 117, 119 depolama konumu, 12
e-posta iletileri, 26, 116–17, 153 eklemek, 15
yazdırıldığı gibi (bkz. Baskı Önizleme) e-posta hesapları eklemek, 9–10