Professional Documents
Culture Documents
Adım Adım
Microsoft ®
Office
Microsoft ®
Access™ 2007Office
PowerPoint 2007
Steve Lambert,
M. Dow Lambert III ve
Joan Preppernau
Joyce Cox ve Joan Preppernau
Çeviri: Mete Savaşer
Çeviri: Selim Göksu
arkadaþ YAYINEVÝ
Mithatpaþa Cad. 28/C Ankara
Tel: +90 312 434 46 24 (4 hat) Faks: +90 312 435 60 57
e-posta: info@arkadas.com.tr
www.arkadas.com.tr
ORÝJÝNAL YAYINCI
Microsoft Press
A Division of Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, WA 98052-6399
ile yapýlan anlaþma sonucu tüm haklarýyla yayýmlanmýþtýr.
© Türkçe yayým haklarý arkadaþ yayýnevinindir. Yayýncýnýn yazýlý izni olmadan, hiçbir biçimde ve hiçbir yolla, bu kitabýn
içeriðinin bir kýsmý ya da tümü yeniden üretilemez, çoðaltýlamaz ve daðýtýlamaz.
ISBN 978-975-509-564-6
ANKARA, 2008
Microsoft, Excel, Microsoft Press, Internet Explorer, Visual Basic, Visual Studio, Outlook, SharePoint, SQL Server,
Windows, Windows Vista Amerika Birleþik Devletleri ve/veya diðer ülkelerde Microsoft Corporation’ýn kayýtlý ticari
markalarý ya da ticari markalarýdýr. Kitapta geçen diðer ürün ve þirket adlarý sahiplerinin ticari markalarý olabilir.
Kitapta geçen örnek þirketler, kuruluþlar, ürünler, etki alaný adlarý, e-posta adresleri, logolar, kiþiler, yerler ve olaylar
tümüyle gerçekdýþýdýr. Herhangi bir gerçek þirket, kuruluþ, ürün, etki alaný adý, e-posta adresi, logo, kiþi, yer ve
olayla bir iliþki kurulmamýþtýr ya da bu biçimde anlaþýlmamalýdýr.
İçindekiler
Yazarlar Hakkında . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ix
Access 2007’ye Giriş . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi
Yeni Özellikler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi
Artık Başlayabiliriz! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiv
Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv
Uygulama Dosyalarını Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv
Başlat Menüsü’nü Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvi
İletişim Kutularında Gezinmek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii
Microsoft İş Sertifikası Programı . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix
Bir Sertifika Yolunun Seçilmesi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xx
Microsoft Sertifikalı Microsoft Office Access 2007
Uygulama Uzmanı Olmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xx
Microsoft İş Sertifikası Sınavına Giriş . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxi
Daha Fazla Bilgi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxii
Kitabın Özellikleri ve Standartları . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii
Kitabın CD’sini Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv
CD’de Neler Var? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv
Minimum Sistem Gereksinimleri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxviii
Uygulama Dosyalarını Yüklemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxix
Uygulama Dosyası Klasörünü Güvenilen Konumlar Listesine Eklemek . . . . . . . . . . xxx
Uygulama Dosyalarını Kullanmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxi
Uygulama Dosyalarını Kaldırmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxii
iii
iv İçindekiler
Sözlük . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Dizin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
viii İçindekiler
Yazarlar Hakkında
Steve Lambert
Steve çoğunluğu Microsoft uygulamalarıyla ilgili 18 kitap yazmıştır. Online Publishing
and Programming Solutions Inc. (OP2S) başkanı olarak eğitim gereçlerinin yaratılması
ve izlenmesi için birçok aracın geliştirilmesinde başarı sağlamıştır. Olympic Peninsula’da
kırk dönümlük bir at çiftliği evinden çalışmak için İnternet ve bilgisayar teknolojisinin
avantajını kullanmıştır. Teknoloji ürünleriyle ilgili çalışmadığında, zamanını eşi Gale ile
birlikte evle uğraşarak, at eğiterek, ata binerek ve at dışkısı toplayarak geçirmektedir.
Ekip
OTSI yayın ekibinin çalışkan üyelerinin desteği olmadan bu kitap olmazdı. Susie Bayers
ve Marlene Lambert yazı işleriyle ilgili süreci, Robert (RJ) Cadranell üretim sürecini
yönetti. Lisa Van Every Adobe InDesign kullanarak kitabın sayfa düzenini, Jeanne Craver
de grafikleri hazırlandı. Jaime Odell kitabın redaksiyonunu yaptı, Jan Bednarczuk dizini
oluşturdu. Ekibimizin bir başka önemli üyesi olan Microsoft Press Seri Editörü Sandra
Hayes yazma ve üretim süreci boyunca sonsuz desteğini bizden esirgemedi.
Access, Microsoft Office 2007 sistemi, Microsoft SQL Server, Microsoft SharePoint
Services’taki programlar ve XML, HTML, XPS ve PDF biçimlerindeki belgeler gibi diğer
kaynaklarla veri paylaşımını desteklemektedir. Gelişmiş özellikler sayesinde veritabanı
tasarımı ve geliştirmesi hakkında hiçbir şey bilmeseniz bile verileri bir araya getirmek ve
izlemek üzere kullanmak için gelişmiş ve karmaşık veritabanı uygulamaları oluşturmanızı
sağlar.
Yeni Özellikler
Microsoft Office Access’in bu sürümü kapsamlı değişiklikler yapılarak geliştirilmiştir.
Gerek duyduğunuz özellikleri gerektiğinde kolayca bulabilmeniz için tasarlanmış yeni
kullanıcı arabirimi bunun açık bir göstergesidir. Ancak görüntüsünün ve gezinti yapısının
yanı sıra Access 2007’yi kendinden önce gelen programlardan gerçekten daha üstün
yapan birçok yeni ve geliştirilmiş özellik vardır. Bu sürümde birçok değişiklik olduğundan
yeni özellikleri bu kitabın önceki sürümlerinde olduğu gibi sayfa kenarlarında özel bir
simgeyle göstermiyor, burada listeliyoruz. Bu kitapta Access 2007’de yeni olan özellikler,
özelliğin yararları, nasıl kullanıldığı ve karşılaşacağınız olası sorunlarla ilgili tüm bilgileri
bulacaksınız.
xi
xii Access 2007’ye Giriş
Access 2007’ye önceki sürümlerden geçiyorsanız Access’in temel işlevlerini eski ve yeni
sürümleri arasındaki farkları ve bunların sizi nasıl etkileyeceğini merak ediyorsunuzdur.
Alışık olduğunuz Access sürümünde yapılan değişikliklerin tamamını aktarmak üzere
Access 2007 ile birlikte Access 2002 ve Access 2003’te yapılan değişiklikleri de veriyoruz.
l Şerit. Yeni kullanıcı arabirimi herhangi bir veritabanı nesnesi için en çok kullanılan
komutları düzenler ve böylece geçerli nesne için uygun komutlara hemen erişilebilir.
l Hızlı Erişim Araç Çubuğu. Veritabanı penceresinde o an hangi sekme veya
nesnenin etkin olursa olsun komutları gerek genel olarak gerekse belirli bir
veritabanı içinde kullanmak için bu araç çubuğunu özelleştirebilirsiniz.
l Gezinti Bölmesi. Özelleştirilebilen Gezinti Bölmesi Access 2003’teki Veritabanı
penceresinin yerini almıştır. Tabloların, sorguların, formların, raporların, makroların
ve modüllerin hepsini gösterebilir veya gizleyebilir, yalnızca o an kullanacağınız
nesneleri gösteren özel bir grup oluşturabilirsiniz. Veritabanı nesnesine ekranda
daha fazla yer açmak için Gezinti Bölmesini de gizleyebilirsiniz.
l Görünüm araç çubuğu. İçeriğe duyarlı olan bu araç çubuğu geçerli veritabanı
nesnelerinin desteklenen görünümleri arasında tek tıklamayla geçiş sağlar.
Veri Sayfası görünümü, Tasarım görünümü, Özet Tablo görünümü, Özet Grafik
görünümü, Form görünümü, Düzen görünümü, Rapor görünümü ve geçerli nesne
için uygun olan görünümler arasında çabucak geçiş yapabilirsiniz.
l Sekmeli belgeler. Birden fazla veritabanı nesnesini açabilir ve veritabanı
penceresinin üst kısmındaki sekmeleri tıklayarak bu nesneler arasında geçiş
yapabilirsiniz.
l Şablon kitaplığı. Sık kullanılan veritabanı nesneleri için profesyonelce tasarlanmış
şablonları bulup indirebilirsiniz.
l Geliştirilmiş sıralama ve süzme. Bir tablodaki bütün kayıtları bir veya birden fazla
alana göre kolayca sıralayabilir, bir tabloyu veya formu birden fazla ölçüte uyan
kayıtları görüntülemek veya göstermemek üzere süzebilirsiniz.
l Düzen görünümü. Bir form veya raporu yeniden tasarlayabilirsiniz.
l Yığın veya Sekme düzeni. Bir form veya rapor düzeninde grup denetimi sayesinde
grubun tamamıyla bir birimmiş gibi kolayca çalışabilirsiniz.
Access 2007’ye Giriş xiii
l Otomatik takvim. Tarih/saat türü verilerde isteğe bağlı bir takvim denetimi vardır.
Takvimi tıklayıp istediğiniz tarihi seçebilirsiniz.
l Zengin metin. Not ve açıklama alanları yazı tipi, renk ve karakter biçimlendirme
gibi en çok kullanılan biçimlendirme seçeneklerini desteklemektedir.
l Oluştur sekmesi. Yeni bir tabloyu, formu, sorguyu, raporu, makroyu, SharePoint
listesini ve diğer Access nesnelerini kolayca oluşturabilirsiniz.
l Toplamlar işlevi. Bir sorguya toplamlar sütunu ekleyebilir, formlar ve raporlar
için otomatik olarak toplam değerler hesaplamak üzere formül listesinden seçim
yapabilirsiniz.
l Alan Listesi bölmesi. Bir veya birden fazla tablodan etkin olan tablonuza alanlar
sürükleyip bırakabilirsiniz.
l Ek veri türü. Bir veritabanı kaydına fotoğraflar ve başka dosyalar ekleyebilirsiniz.
l Akıllı Etiketler. Çeşitli şekillerde kullanılabilen tarih, ad ve adres gibi veri türlerinin
izini sürebilirsiniz.
xiv Access 2007’ye Giriş
Artık Başlayabiliriz!
Özellik bakımından zaten zengin olan bu programa o kadar çok yeni ve geliştirilmiş
özellik eklenmiştir ki en ileri düzeyde olan kullanıcılar bile programda mutlaka
ilginç şeyler keşfedeceklerdir. Access’te yeniyseniz verinizi izlemek ve paylaşmak için
veritabanları oluşturmanıza, sorgu, form ve profesyonel görünüşlü raporlar eklemenize
olanak tanıyan birçok otomatikleştirilmiş özellik bulacaksınız. Sizi Microsoft Access 2007
ile tanıştırmak için sabırsızlanıyoruz.
Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler
Bu kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri yönergeler Windows Vista içindir
ama kitabı okumak ve alıştırmaları uygulamak için Windows Vista yerine Microsoft
Windows XP yüklü bir bilgisayar da kullanabilirsiniz.
xv
xvi Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler
3. Program Ekle veya Kaldır penceresinde Adım Adım Microsoft Office Access
2007’yi sonra da Kaldır’ı tıklayın.
4. Silmeyi onaylayıp onaylamadığınızı soran Program Ekle veya Kaldır ileti kutusunda
Evet’i tıklayın.
Ü Başlat düğmesini tıklayın, Tüm Programlar’ı işaret edin ve Microsoft Office’i, sonra
da Microsoft Office Access 2007’yi tıklayın.
Windows Vista Başlat menüsündeki klasörler dikey, Windows XP Başlat menüsündeki
klasörler yatay olarak genişler. Bu farkı kitaptaki ekran görüntüleriyle Başlat menünüzü
karşılaştırdığınızda göreceksiniz.
Windows XP Kullanıcıları İçin Bilgiler xvii
xix
xx Microsoft İş Sertifikası Programı
l Söz konusu programın kullanımında resmi veya resmi olmayan eğitim alıp
almadığınız
MCAS düzeyi sertifika almak isteyen adaylardan bir belgenin veya elektronik tablonun
biçimlendirilmesi gibi geniş kapsamlı standart iş görevlerini başarıyla tamamlaması
beklenmektedir.
Başarılı olan adaylar Windows Vista veya belirli Office programında resmi olan, okutman
rehberliğinde alınan eğitim veya MCAP onaylı gereçler kullanarak kendi kendine yapılan
çalışma dahil genelde altı ayla bir veya bir yıldan fazla deneyim sahibi olurlar.
Microsoft Access 2007 Microsoft Sertifikalı Uzmanı olmak için aşağıdaki altı alanda
yeterlilik göstermeniz gerekmektedir:
l Veritabanının yapılandırılması. Bir veritabanı için uygun olan tablo, alan ve veri
türlerini tanımlayabilmeli; tablo ilişkilerini oluşturabilmeli, değiştirebilmeli ve
yazdırabilmeli; birincil anahtarları kaldırabilmeli ve bir veritabanını bölebilmelisiniz.
l Veritabanı öğelerinin oluşturulması ve biçimlendirilmesi. Sıfırdan ve bir
şablondan veritabanı oluşturma becerisini gösterebilmeli; tabloları oluşturabilmeli;
değiştirebilmeli, yeniden adlandırabilmeli, özetleyebilmeli ve çeşitli, form ve
raporları oluşturabilmeli ve değiştirebilmelisiniz.
Microsoft İş Sertifikası Programı xxi
l Fazladan tuş vuruşları ve fare tıklamaları için endişe etmeyin. İşiniz sonuçlarına göre
puanlanacaktır, o sonuca ulaşmak için kullandığınız yönteme (yönergelerde belirli
bir yöntem belirtilmediği sürece) ve soruyu tamamlama sürenize göre değil.
l Sınav sırasında bilgisayarınızda bir sorun olursa (örneğin sınav yanıt vermezse ve
fare işlevini görmezse) veya bir elektrik kesintisi olursa hemen bir test merkezi
yöneticisine başvurun. Yönetici bilgisayarı yeniden başlatacak ve sınavı kesintinin
olduğu yere puanınıza dokunmadan geri döndürecektir.
Sertifika
Sınav sonunda test merkezi yöneticisi aracılığıyla yazdırabileceğiniz bir sonuç raporu
alacaksınız. Puanınız geçme notuyla (gereken en az puan) aynıysa veya bu notun
üzerindeyse size yaklaşık 14 gün içerisinde bir sertifika postalanacaktır.
www.microsoft.com/learning/mcp/mcas/
www.microsoft.com/learning/mcp/mcap/
Kitabın Özellikleri ve Standartları
Bu kitap Microsoft Office 2007’de yapmak isteyeceğiniz görevleri size adım adım aktaracak
şekilde tasarlanmıştır. En baştan başlayıp bütün alıştırmaları çözdüğünüzde karmaşık
veritabanlarını Access’le yönetecek beceriye sahip olacaksınız. Bununla birlikte her bölüm
kendi içinde bütündür ve diğerlerinden bağımsızdır. Access’in önceki bir sürümüyle
çalıştıysanız veya bütün alıştırmaları tamamladıktan sonra belli bir konumla ilgili bazı
noktaları gözden geçirmeniz gerekirse, kitabın aşağıdaki özellikleri aradığınızı bulmanıza
yardımcı olacaktır:
l Konu etiketli sayfa üstbilgileri. Bölüm içindeki konu başlıkları, tek numaralı
sayfaların üstbilgilerinde yer alır ve istediğiniz konuyu hızla bulmanızı sağlar.
l Hızlı Başvuru. Kitabın içinde ayrıntılı olarak anlatılan her konuyla ilgili genel
yönergeler özetlenmiştir. Kendi belgelerinizle çalışırken hızlı bir tekrar yapmanızı ve
hafızanızı tazelemenizi sağlar.
l Ayrıntılı dizin. Belirli işlemleri, özellikleri ve genel kavramları bulabilirsiniz.
xxiii
xxiv Kitabın Özellikleri ve Standartları
Standart Anlamı
Bu simge uygulama CD’sindeki dosyaları kullanacağınızı belirtir.
+ İki tuş adı arasındaki artı işareti (+) iki tuşa aynı anda basılması
gerektiğini gösterir. Örneğin, “ + tuşlarına basın”, “ tuşunu
basılı tutarken tuşuna basın” demektir.
Program Arabirim Alıştırmalarda düğmeler, komutlar, iletişim kutuları gibi program
Öğeleri öğeleri siyah ve kalın yazı tipiyle gösterilir.
Kullanıcı Girdisi Yazmanız gereken metinler mavi ve kalın yazı tipiyle gösterilir.
Sözlük Terimleri Kitabın sonundaki sözlükte açıklanan terimler mavi ve italik yazı tipiyle
gösterilir.
Kitabın CD’sini Kullanmak
Bu kitapla birlikte verilen CD’de kitaptaki alıştırmaları yaparken kullanacağınız uygulama
dosyalarıyla birlikte Microsoft Access 2007 ile ilgili çeşitli İngilizce kaynaklar yer
almaktadır.
Bölüm Dosyalar
Bölüm 1: 01_Çalışmak.accdb
Access 2007’yi Keşfedin 03_Açılış.accdb
04_Tablolar.accdb
05_Sorgular.accdb
06_Formlar.accdb
07_Raporlar.accdb
09_Yazdır.accdb
Bölüm 2: 03_TabloŞablonu.accdb
Bir Veritabanı Oluşturmak 04_Düzenle.accdb
Bölüm 3: 01_AccessAl.accdb
Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak 01_Ürünler.accdb
02_Müşteriler.xlsx
02_ExcelAl.accdb
05_Çalışanlar.txt
05_MetinAl.accdb
06_XMLAl.accdb
06_SiparişAyrıntıları.xml
06_SiparişAyrıntıları.xsd
06_Siparişler.xml
07_HTMLAl.accdb
07_YeniMüşteri.html
09_VeritabanıAl.accdb
09_Sevk.dbf
xxv
xxvi Kitabın CD’sini Kullanmak
Bölüm Dosyalar
Bölüm 4: 01_AccessVer.accdb
Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden 01_Verilen.accdb
Kullanmak 02_ExcelVer.accdb
04_WordVer.accdb
05_MetinVer.accdb
06_XMLVer.accdb
07_HTMLVer.accdb
08_OfficeKopyala.accdb
Bölüm 5: 01_FormAracıOluştur.accdb
Formları Kullanarak Veri Girişini 02_ÖzellikleriDüzenle.accdb
Kolaylaştırmak 03_Düzeniİyileştir.accdb
04_DenetimlerEkle.accdb
04_MüşterilerFormuLogosu.jpg
05_VBA.accdb
05_GüncellemeSonrası.txt
06_SihirbazOluştur.accdb
07_AltformuEkle.accdb
Bölüm 6: 01_TabloSırala.accdb
Belirli Bilgileri Bulmak 02_TabloyaFiltreUygula.accdb
03_FormaFiltreUygula.accdb
04_BirdenÇokÖlçüt.accdb
05_SorguTasarımı.accdb
06_SorguSihirbazı.accdb
07_Hesapla.accdb
Bölüm 7: 01_AlanSınama.accdb
Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak 02_Boyut.accdb
03_Doğru.accdb
04_Geçerlilik.accdb
05_BasitArama.accdb
06_ÇokSütunluArama.accdb
07_Güncelleştir.accdb
08_Sil.accdb
09_Önle.accdb
Kitabın CD’sini Kullanmak xxvii
Bölüm Dosyalar
Bölüm 8: 01_Sihirbaz.accdb
Raporlarla Çalışmak 02_TasarımıDeğiştir.accdb
03_AnaRapor.accdb
04_İçeriğiDeğiştir.accdb
05_AltRaporEkle.accdb
06_Yazdırma.accdb
Bölüm 9: 01_GeçişPanosu.accdb
Veritabanını Kolay Kullanılır Hale 02_ÖzelKategori.accdb
Getirmek 03_Özellikler.accdb
Bölüm 10: 01_Parola.accdb
Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı 02_Önle.accdb
03_Dağıt.accdb
l Look Both Ways: Help Protect Your Family on the Internet (Linda Criddle, 2007)
kitabından örnek bir bölüm ve poster.
Önemli Bu kitabın CD’si Access 2007 yazılımını içermez. Bu kitabı kullanmadan önce
programı satın alıp yüklemeniz gerekmektedir.
xxviii Kitabın CD’sini Kullanmak
l 2 gigabaytlık (GB) boş sabit disk alanı; yükleme dosyalarını silme seçeneğini
seçerseniz bu disk alanının bir bölümü boşalacaktır.
Bu gereksinimler Office Basic 2007, Office Home & Student 2007, Office Standart
2007, Office Small Business 2007, Office Professional 2007, Office Ultimate 2007, Office
Professional Plus 2007, Office Ultimate 2007 ve Office Enterprise 2007 de dahil olmak
üzere Microsoft Office 2007 paketlerinin hepsi için aynıdır.
3. İlk ekranda İleri’yi tıklayın, sonra da ekrandaki lisans sözleşmesinin şartlarını kabul
etmek için İleri’yi tıklayın.
4. Uygulama dosyalarını varsayılan klasör (Belgeler\MSP\AA_Access2007) dışında
bir konuma yüklemek için Değiştir düğmesini tıklayın, yeni sürücü ve yolu seçip
Tamam’ı tıklayın.
Bunu yapmak istemezseniz içerik bölmesinin üst kısmında görünen Güvenlik Uyarısı
alanında Seçenekler’i tıklayarak her veritabanındaki makroları tek tek etkinleştirebilirsiniz.
Microsoft Güvenlik Seçenekleri iletişim kutusunda Bu İçeriği Etkinleştir’i seçin ve
Tamam’ı tıklayın.
Ayrıca Bakınız Access 2007 Güven Merkezi makro ayarları hakkında daha fazla bilgi için
Bölüm 1 “Access 2007’yi Keşfetmek”te “ Makroları ve Diğer Veritabanı İçeriğini Etkinleştirmek”
açıklama kutusuna bakın.
Önemli Microsoft Ürün Destek Hizmetleri bu kitap ve CD’si için destek vermemektedir.
Yardım Almak
Bu kitabın ve uygulama CD’sinin içeriğinin doğruluğunu sağlamak için elden gelen her
türlü çaba harcanmıştır. Soru ve önerileriniz için aşağıdaki kaynaklara başvurabilirsiniz.
www.microsoft.com/mspress/support/search.asp
info@arkadas.com.tr
l Ekrandaki bir öğe hakkında bilgi edinmek için Ekran İpucu’nu görüntüleyebilirsiniz.
Örneğin bir düğme için Ekran İpucu’nu görüntülemek istiyorsanız düğmeyi
tıklamadan işaretçiyi düğmenin üzerine getirin. Ekran İpucu düğmenin adını, varsa
klavye kısayolunu ve aksini belirtmediğiniz sürece düğmeyi tıkladığınızda düğmenin
ne yapacağının açıklamasını görüntüler.
l Access program penceresinde, Şerit’in en sağındaki Microsoft Office Access Yardımı
düğmesini (mavi daire içindeki soru işareti) tıklayabilirsiniz.
xxxiii
xxxiv Yardım Almak
l Bir iletişim kutusu açtıktan sonra iletişim kutusunda zaten tanımlanmış olan
işlevlerle ilgili konuların bulunduğu Access Yardımı penceresini görüntülemek
için iletişim kutusunun sağ üst köşesindeki Yardım düğmesini (bir soru işareti)
tıklayabilirsiniz.
Yardım almakla ilgili aşağıdaki alıştırmayı yapın.
www.microsoft.com/turkiye
Hızlı Başvuru
1 Access 2007’yi Keşfetmek
Bir tabloyu açmak, sayfa 5
Ü Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar kategorisini genişletin ve açmak istediğiniz tabloyu çift
tıklayın.
xxxix
xl Hızlı Başvuru
Bir tabloya yeni bir alan adı eklemek ve alana bir veri türü atamak, sayfa 46
1. Var olan alan adlarının altındaki ilk boş Alan Adı hücresini tıklayın, alan adını yazın ve
tuşuna basın.
2. Yeni alan için Veri Türü okunu tıklayın, sonra da alana atanmasını istediğiniz veri türünü
tıklayın.
Bir Excel çalışma sayfasından bir Access veritabanında var olan bir tabloya bilgi
almak, sayfa 58
1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Excel düğmesini tıklayın.
2. Dış Veri Al sihirbazında, Veri kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Gözat’ı tıklayın.
3. Dosya Aç iletişim kutusunda, kullanmak istediğiniz çalışma kitabına gidin ve Aç’ı
tıklayın.
4. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Kayıtların bir kopyasını tabloya
ekle’yi tıklayın, oku tıklayın ve listeden kullanmak istediğiniz tabloyu seçin ve Tamam’ı
tıklayın.
5. Elektronik Tablo Alma sihirbazında, çalışma sayfası veya aralığının seçili olduğundan
emin olun ve İleri’yi tıklayın.
6. İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir onay kutusunu seçin, İleri’yi tıklayın, sonra da dosyayı
almak için Son’u tıklayın.
6. Kaynak verileri al veya Veri kaynağına bağla seçeneğini seçin ve İleri’yi tıklayın. Eğer
istenirse, site kimlik bilgilerinizi girin.
7. Al sütununda, veritabanına almak istediğiniz her listenin onay kutusunu seçin.
8. Alınacak Öğeler sütununda, seçilen her liste için, veritabanına almak istediğiniz
görünümü seçin.
9. Başka bir listede depolanan değerleri arayan alanların kimlikleri yerine görüntü
değerlerini al onay kutusu seçiliyken, Tamam’ı tıklayın.
10. Alma parametrelerini yeniden kullanmak için kaydetmek isterseniz Alma adımlarını
Kaydet onay kutusunu seçin. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, tanımlama için bir ad
ve açıklama yazın ve Al’ı Kaydet’i tıklayın.
Var olan bir tabloya bir HTML dosyasından bilgi almak, sayfa 72
1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer düğmesini tıklayın, sonra da listede, HTML
Belgesi’ni tıklayın.
2. Dış Veri Alma sihirbazının Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Gözat
düğmesini tıklayın, istediğiniz dosyayı bulup tıklayın, sonra da Aç’ı tıklayın.
3. Kayıtların bir kopyasını tabloya ekle seçeneğini seçin, istediğiniz dosyayı tıklayın.
Tamam’ı tıklayın.
4. HTML Alma sihirbazında, İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir onay kutusunu seçin ve
Son’u tıklayın.
5. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.
Bir Outlook dosyasından bir Access veritabanındaki yeni bir tabloya bilgi almak, sayfa
74
1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer düğmesini tıklayın, sonra da listede, Outlook
Klasörü’nü tıklayın.
2. Dış Veri Alma sihirbazında, Kaynak verileri geçerli veritabanında yeni bir tabloya al
seçeneği seçiliyken, Tamam’ı tıklayın.
3. Posta kutusu klasörünüzü genişletin, almak istediğiniz klasörü tıklayın, sonra da İleri’yi
tıklayın.
4. Alan Seçenekleri listesinde, almak istemediğiniz alanları tıklayın, Alanı alma (Atla) onay
kutusunu seçin ve İleri’yi tıklayın.
5. Birincil Anahtar sayfasında, anahtarı Access’in oluşturmasını, kendiniz oluşturmayı
ya da hiç oluşturmamayı seçin ve İleri’yi tıklayın. Klasörün içeriğini almak için Son’u
tıklayın.
6. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.
Bir Access veritabanındaki bir tabloya bir dBASE dosyasından bilgi almak, sayfa 76
1. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer listesinde, dBASE Dosyası’nı tıklayın.
Hızlı Başvuru xlvii
2. Dış Veri Alma sihirbazının Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında, Gözat
düğmesini tıklayın, istediğiniz dosyayı bulup tıklayın, sonra da Aç’ı tıklayın.
3. Kaynak verileri geçerli veritabanında yeni bir tabloya al seçeneği seçiliyken, Tamam’ı
tıklayın.
4. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında, Kapat’ı tıklayın.
Bir Access veritabanı tablosu ve diğer Office programları arasında bilgi kopyalamak
ve yapıştırmak, sayfa 98
1. Seçmek istediğiniz ilk kaydın satır seçicisini işaret edip, farenin sol düğmesini basılı
tutun ve seçmek istediğiniz son kayda kadar sürükleme yaparak istediğiniz kayıtları
seçin.
2. Giriş sekmesinde, Pano grubunda, Kopyala düğmesini tıklayın.
3. İstediğiniz Office programını başlatın ve yapıştırmak istediğiniz yeri tıklayın. Giriş
sekmesinde, Pano grubunda, Yapıştır düğmesini tıklayın.
Bir formdaki etiketin yazı tipi ve yazı tipi boyutunu değiştirmek, sayfa 109
1. Formu Tasarım Görünümü’nde açın ve değiştirmek istediğiniz etiketi tıklayın (metin
kutusunu değil).
2. Tasarım bağlamsal sekmesinde, Yazı Tipi grubunda, Yazı Tipi okunu tıklayın, sonra da
listede, kullanmak istediğiniz yazı tipini tıklayın.
3. Etiket hâlâ seçiliyken, Yazı Tipi okunu tıklayın sonra da listede, istediğiniz boyutu
tıklayın.
Özellik Sayfası bölmesini kullanarak form denetim özelliklerini düzenlemek, sayfa 109
1. Formu Tasarım görünümünde açın ve Özellik Sayfası bölmesi açık değilse,
düzenleyeceğiniz denetimi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Özellikler’i tıklayın.
2. Özellik Sayfası bölmesinde, değiştirmek istediğiniz özelliği tıklayın ve yeni değeri yazın
veya istediğiniz değeri seçmek için aşağı oku tıklayın. Değiştirmek istediğiniz tüm
özellikler için bu adımı tekrarlayın.
Bir formdaki tüm denetimlerin arka plan özelliklerini ayarlamak, sayfa 111
1. Formdaki tüm denetimleri seçin. Özellik Sayfası bölmesinin Biçim sekmesinde, Arka
Plan Stili’ni tıklayın ve istediğiniz seçeneği ayarlayın.
2. Arka Plan Rengi’ni tıklayın, sonra da üç nokta düğmesini tıklayın.
3. Renk Oluşturucusu’nda, istediğiniz rengin karesini tıklayın.
4. Özel Efekt özelliğini istediğiniz seçeneği ve Kenarlık Rengi’ni istediğiniz renge
ayarlayın.
Form denetim etiketleriyle metin kutuları arasına boşluk eklemek, sayfa 114
Ü Tüm metin kutularını seçin (ama karşılık gelen etiketlerini seçmeyin). Özellik
Sayfası’nda, Sol özelliğini tıklayın ve ayarı istediğiniz boşluk miktarına göre değiştirin.
Bir formdaki bir etiketi veya metin kutusunu taşımak, sayfa 116
Ü Bir etiketi veya metin kutusunu tıklayın, işaretçiyi kenarlığının üzerine götürün ve dört
yönlü oka değiştiğinde yeni bir konuma sürükleyin.
Form sihirbazını kullanarak bir tablodaki alanları temel alan bir form oluşturmak,
sayfa 129
1. Gezinti Bölmesi’nde, Tablolar altında, içinde Otomatik Biçim’i oluşturacağınız tabloyu
tıklayın.
2. Oluştur sekmesinde, Formlar grubunda, Tüm Formlar düğmesini tıklayın, sonra da
listede, Form Sihirbazı’nı tıklayın.
3. Açılan tablo Tablolar/Sorgular listesinde seçiliyken, tüm tablo alanlarını Seçili Alanlar
listesine taşımak için Tümünü Taşı düğmesini tıklayın, sonra da İleri’yi tıklayın.
4. Sihirbazın ikinci sayfasında, yeni formdaki alanların yerleşimini seçin. Üçüncü sayfada,
bir stil seçeneği seçin.
5. Dördüncü sayfada, Görüntülenecek formu aç veya bilgileri gir seçeneği seçiliyken,
Son’u tıklayın.
Metin, sayı ve otomatik sayı alanları için Alan Boyutu özelliğini ayarlamak, sayfa 185
Ü Tablo Tasarım görünümündeyken, bir alandaki herhangi hücreyi tıklayın, sonra da Alan
Özellikleri alanında, Alan Boyutu özelliğini istediğiniz gibi ayarlayın.
Çok sütunlu bir arama listesindeki seçimlere filtre uygulamak, sayfa 201
1. Filtre uygulamak istediğiniz herhangi bir hücreyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Metin
Filtreleri’ni işaret edin, sonra da istediğiniz filtre seçeneğini tıklayın.
2. Özel Filtre kutusunda, filtre uygulamak için kullanmak istediğiniz ölçütü yazın ve
tuşuna basın.
8 Raporlarla Çalışmak
Rapor Sihirbazı’nı kullanarak bir rapor oluşturmak, sayfa 222
1. Oluştur sekmesinde, Raporlar grubunda, Rapor Sihirbazı düğmesini tıklayın.
2. Alan seçimi sayfasında, Tablolar/Sorgular okunu tıklayın, sonra da listede, raporunuza
temel alacağınız tablo veya sorguyu tıklayın.
3. Kullanılabilir Alanlar listesinden, Seçili Alanlar listesine taşımak istediğiniz alanları çift
tıklayın.
4. Ek tablolar ve sorgulardaki alanları seçmek için, Adım 2 ve 3’ü tıklayın.
5. Alan seçim sayfasında, İleri’yi tıklayın.
6. Gruplama sayfasında, verilerinizi nasıl görüntülemek istediğinizi seçin ve İleri’yi tıklayın.
7. Gruplama düzeyleri sayfasında, önizleme bölmesinin üstüne taşımak üzere alan adlarını
çift tıklayarak dört gruplandırma düzeyi ekleyin. Gruplandırma Seçenekleri düğmesini
tıklayın.
8. Gruplandırma Aralıkları iletişim kutusunda, her gruplandırma düzeyinin yanındaki oku
tıklayın ve bir aralığı seçin, Tamam’ı ve İleri’yi tıklayın.
9. Sıralama düzeni sayfasında, ilk kutunun sağındaki oku tıklayın ve sıralama yapmak
için bir alan seçin; sıralama yapmak istediğiniz her alan için bunu tekrarlayın ve İleri’yi
tıklayın.
10. Yerleşim sayfasında, istediğiniz seçenekleri seçin ve İleri’yi tıklayın.
11. Stil seçimi sayfasında, istediğiniz stili seçin ve İleri’yi tıklayın.
12. Başlık kutusunda, rapor için bir başlık yazın ve Raporu önizle seçeneği seçiliyken, Son’u
tıklayın.
Bir raporun önizlemesini yapmak, sayfa 227
Ü Gezinti Bölmesi’nde, raporu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Baskı
Önizleme’yi tıklayın.
Bir rapor bölümünün yüksekliğini ayarlamak, sayfa 229
1. Gezinti Bölmesi’nde, raporu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Tasarım
Görünümü’nü tıklayın.
2. Bir bölüm seçicisinin üst köşesini işaret edin.
3. İşaretçiyi iki başlı bir dikey oka dönüşünce istediğiniz yöne sürükleyin.
Geçerli tarihi bir rapora eklemek, sayfa 229
1. Tasarım görünümünde, Tasarım bağlamsal sekmesinde, Denetimler grubunda, Tarih ve
Saat düğmesini tıklayın.
Hızlı Başvuru lix
2. Tarih ve Saat iletişim kutusunda, bir tarih biçimi seçin ve yalnızca tarihi eklemek
istiyorsanız Saat İçer onay kutusunu temizleyin ve Tamam’ı tıklayın.
3. Girdiğiniz parolanın yanlış olduğunu bildiren Microsoft Office Access ileti kutusunda,
Tamam’ı tıklayın.
4. Parola Gerekli iletişim kutusuna, doğru parolayı yazın ve Tamam’ı tıklayın.
Bir parolayı bir veritabanından kaldırmak, sayfa 277
1. Access’i başlatın.
2. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın ve menüde, Aç’ı tıklayın.
3. Aç iletişim kutusunda, veritabanının depolandığı klasöre gidin ve seçmek için
veritabanını tıklayın. Aç okunu tıklayın ve listede, Özel Kullanımda Aç’ı tıklayın.
4. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda, Veritabanı Şifresini Çöz
düğmesini tıklayın.
5. Veritabanı Parolasını Geri Al iletişim kutusunun Parola kutusuna, geçerli parolayı yazın
ve Tamam’ı tıklayın.
Bir parola kullanarak bir veritabanındaki VBA kodunun güvenliğini sağlamak, sayfa
278
1. Veritabanını açın ve Veritabanı Araçları sekmesinde, Makro grubunda, Visual Basic
düğmesini tıklayın.
2. Visual Basic Editor’ün Tools menüsünde, Base Properties’i tıklayın.
3. Project Properties iletişim kutusunun Protection sekmesinde, Lock Project for viewing
onay kutusunu seçin.
4. Password kutusuna, bir parola yazın ve tuşuna basın.
5. Confirm Password kutusuna, Password kutusuna girdiğiniz parolanın aynısını yazın,
Tamam’ı tıklayın.
6. Visual Basic Editor’ü kapatın, sonra da veritabanını kapatın.
VBA güvenliğini sağlayan bir parolayı sınamak, sayfa 279
1. Veritabanını açın.
2. Veritabanı Araçları sekmesinde, Makro grubunda, Visual Basic düğmesini tıklayın
(veya + F11 tuşlarına basın).
3. Veritabanı projesinin solundaki Genişlet düğmesini tıklayın.
4. Password iletişim kutusuna, veritabanı için parolayı yazın ve Tamam’ı tıklayın.
Hızlı Başvuru lxv
ACCDE dosyası olarak kaydederek bir veritabanının güvenliğini sağlamak, sayfa 282
1. Veritabanını açın ve Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda,
ACCDE Yap düğmesini tıklayın.
2. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, dosyayı kaydetmek istediğiniz klasöre gidin ve
Kaydet’i tıklayın.
Bir Bakışta Bölüm
Access 2007’de
çalışmak, sayfa 2
Tablolarla
çalışmak, sayfa 14
Formlarla çalışmak,
sayfa 23
1 Access 2007’yi
Keşfetmek
Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Access 2007’de çalışmak
4 Veritabanı kavramlarına giriş
4 Var olan bir veritabanını açmak
4 Tablolar, sorgular, raporlar ve diğer Access nesneleriyle çalışmak
4 Access nesnelerine önizleme yapmak ve nesneleri yazdırmak
Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office 2007 sisteminin bir parçası olduğu için
Office menüsü, Hızlı Erişim Araç Çubuğu, Şerit ve iletişim kutuları gibi temel arabirim
nesneleri diğer Office 2007 ürünlerindekilere benzemektedir. Ancak bu ürün ve
programlardan daha ileri boyutları olması dolayısıyla Access, ona alışıncaya kadar size
karmaşık gelebilir.
Access’in önceki bir sürümünden yükseltiyorsanız eski sürümlerle Access 2007 arasındaki
farkları öğrenmek için bu kitabın başındaki “Access 2007’ye Giriş” bölümüne bakın.
Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
1
2 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
Çubuğu’na veritabanı penceresinde o an hangi sekme veya nesne etkin olursa olsun
görüntülenecek komutlar ekleyebilirsiniz.
Ayrıca Bakınız Hızlı Erişim Araç Çubuğu komutlarının özelleştirilmesi hakkında daha
fazla bilgi için Bölüm 9 “Veritabanını Daha Kolay Kullanılır Hale Getirmek”teki “Sık
Kullanılan Access Komutlarını Kolay Ulaşabilir Yapmak” başlığına bakın.
l Başlık çubuğu etkin olan veritabanı nesnesinin (ekranı kaplarsa) adını görüntüler.
Başlık çubuğunun en sağında Windows programlarının hepsinde aynı işlevi gören
üç tanıdık düğme vardır. Access penceresini Simge Durumuna düğmesini tıklayarak
geçici olarak saklayabilir, Aşağı Geri Getir düğmesini tıklayarak pencerenin
boyutunu ayarlayabilir ve Kapat düğmesini tıklayarak etkin olan pencereyi
kapatabilir veya Access’ten çıkabilirsiniz.
l Başlık çubuğunun altında Microsoft Office programlarının çoğunda bulunan ve
yeni bir özellik olan Şerit vardır. Komutlar en etkili şekilde çalışabilmeniz için klasik
menüler veya araç çubukları yerine pencere içinde Şerit üzerinde sunulmaktadır.
Şerit göreve özel sekmelere ve bu sekmeler de özelliğe ve göreve özel komut
gruplarına ayrılmıştır.
l Her gruptaki düğmeler program penceresinin genişliğine göre boyut
değiştirmektedir. Bunlar büyük, küçük veya geniş olabilir ve düğme adı simgesi
veya her ikisiyle birlikte etiketlenirler. Herhangi bir düğmeyi işaret ederek düğmenin
adını bir Ekran İpucu ile görüntüleyebilirsiniz. Ekran İpucu düğmenin işlevini de
açıklayabilir.
Bazı düğmelerde ok işaretleri vardır ama ok işaretlerinin hepsi aynı şekilde çalışmaz.
Ok işareti düğmenin içinde yerleştirilmiş olan bir düğmeyi tıkladığınızda bir
seçenekler listesi görünür. Ok işareti düğmenin gövdesinden ayrıysa ok işaretini
tıkladığınızda seçenekler listesi, düğmeyi tıkladığınızda o an seçili olan eylem
gerçekleşir.
l Gruptakilerle ilişkili olan ama daha az kullanılan komutlar grupta düğme olarak
İletişim Kutusu
Başlatıcı gösterilmez. Bunun yerine grup başlık çubuğunun sağ köşesindeki İletişim Kutusu
Başlatıcı’yı tıklayarak görüntüleyebileceğiniz bir iletişim kutusunda yer alırlar.
l Microsoft Office Access Yardımı düğmesi Şerit’in en sağında yer alır.
Sekmeli Belgeleri görüntülerken etkin olan veritabanı nesnesi için belge sekmelerinin
sağında bir Kapat düğmesi görünür. Örtüşen Pencereleri ekranı kaplayan bir veritabanı
penceresinde görüntülerken nesne penceresine ait Simge Durumuna Küçült, Ekranı
Kapla/Aşağı Geri Getir ve Kapat düğmeleri Şerit’in en sağında, Access simgesi
Giriş sekmesinin solunda görünür. Access simgesini tıkladığınızda etkin olan nesne
penceresinin yönetimiyle ilgili Geri Getir, Taşı, Boyut, Simge Durumuna Küçült, Ekranı
Kapla ve Kapat komut listesini gösteren denetim menüsü görünür. Ekranı kaplamadığı
zaman nesne penceresi başlık çubuğunun en solundaki nesne simgesini tıkladığınızda
denetim menüsü görünür.
l Oluştur
l Dış Veri
l Veritabanı Araçları
Giriş sekmesi varsayılan ayar olarak etkindir. Şu anda hiçbir veritabanı nesnesi açık
olmadığından Giriş sekmesindeki yalnızca birkaç düğme kullanılabilir durumdadır.
2. Veritabanı penceresinin sol üst köşesindeki Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın.
Microsoft Office Office menüsü açılır.
Düğmesi
l Pano
l Yazı Tipi
l Zengin Metin
l Kayıtlar
l Bul
Önemli Ekran çözünürlüğünüze ve veritabanı pencerenize bağlı olarak her grupta daha
fazla veya daha az düğme görebilirsiniz, gördüğünüz düğmeler burada gösterilenlerden
daha büyük veya daha küçük simgelerle görüntülenebilir veya grup komutlarını
görüntülemek için bir düğmeyi tıklamanız gerekebilir. Sekmelerin görünümü üzerindeki
etkisini anlamak için veritabanı penceresinin boyutuyla denemeler yapın.
Access 2007’de Çalışmak 7
l Formlar
l Raporlar
l Diğer
Bilgileri bir veritabanı ve diğer kaynaklar arasında taşımaya ilişkin komutlar için
düğmeler bu sekmede dört gruba ayrılmıştır:
l Al
l Ver
l Veri Topla
l SharePoint Listeleri
l Göster/Gizle
l Çözümle
l Verileri Taşı
l Veritabanı Araçları
Tablo, Access içinde kullanabileceğiniz nesnelerden yalnızca biridir. Diğer nesne türlerinin
arasında sorgular, formlar, raporlar, sayfalar, makrolar ve modüller yer almaktadır.
Tablo bu nesne türleri arasında bilgilerin depolandığı tek nesnedir. Diğerleriyse tabloda
depolanan bilgilerin yönetilmesi, işlenmesi, çözümlenmesi, alınması, gösterilmesi için
kullanılır, yani başka deyişle bilgileri erişilebilir ve dolayısıyla mümkün olduğunca
kullanılabilir hale getirir.
İpucu Access 2007 .accdb uzantısı olan yeni bir dosya depolama biçimi kullanır.
Eski Access veritabanlarınızı (.mdb uzantılı) Access 2007’de açabilir ve yeni biçimde
kaydedebilirsiniz ama bunlar dönüştürüldükten sonra eski bir Access sürümünde
açılamaz.
Yeni biçim birçok yeni özelliği desteklemektedir. Bu biçim hakkında daha fazla bilgi için
Access Yardımı’nda accdb’yi arayın.
parçası olduğundan Access’te Microsoft Office Word ve Microsoft Office Excel gibi
diğer Office programlarından bildiğiniz tekniklerin çoğunu kullanabilirsiniz. Örneğin
Access tablolarındaki bilgileri düzenlemek için benzer komutları, düğmeleri ve klavye
kısayollarını kullanabilirsiniz. Access, Office’in diğer öğeleriyle tümleşik olduğundan
Access ile Word, Excel ve diğer programlar arasında kolayca bilgi paylaşabilirsiniz.
Liste sütunlar ve satırlar halinde bir tablo olarak düzenlenmiştir. Her sütun bir personel
hakkındaki soyad, ad, işe alınma tarihi gibi belirli bir bilgi türü olan alanı, her satır belirli
personel hakkındaki bütün bilgiler olan kaydı temsil etmektedir.
Örneğin şehrinizde bir kişiyi veya bir iş kolunu bulmak için istiyorsanız bunu yapabilirsiniz
çünkü telefon rehberindeki bilgiler anlaşılabilir bir biçimde düzenlenmiştir. Daha uzakta
olan biriyle görüşmek isterseniz bir kütüphaneye gidip her büyük kent için telefon
rehberi bulunma olasılığı olan telefon rehberi koleksiyonlarına bakarsınız. Ancak
aradığınız bir soyadından olan herkesin telefon numaralarını veya büyükannenizin
komşusunun telefon numarasını bulmak isterseniz bu telefon rehberleri yetersiz
kalacaktır çünkü bilgilerin bu kadar kapsamlı bulunması için düzenlenmemişlerdir.
Telefon rehberinde kayıtlı bilgiler bir veritabanında depoladığında daha az yer kaplar,
çoğaltılması ve dağıtılması daha az masraflı olur ve veritabanı doğru tasarlanmışsa
bilgiler birçok yolla süzebilir. Bir veritabanının gerçek gücü veritabanının yalnızca bilgileri
depolama becerisinde değil, istediğiniz bilgileri veritabanından hızlı bir şekilde tam
olarak alma becerinizde yatmaktadır.
Bir Access 2007 veritabanındaki bilgileri kolayca işlemek için standart Web programlama
kodları kullanabileceğinizden veritabanınızdaki bilgilere dayanan Web siteleri
oluşturabilir veya bu bilgileri sitenizi ziyaret edenlerle paylaşabilirsiniz.
Var Olan Bir Veritabanını Açmak 11
Access’i bir veritabanını açmadan başlatırsanız Microsoft Office Access ile Başlarken
penceresini görürsünüz. Bu pencereye Microsoft Office Access Düğmesi’ni ve Yeni’yi
tıklayarak her zaman dönebilirsiniz.
Bu pencereden boş bir veritabanı açabilir, Access ile sağlanan çeşitli şablonlardan
birinden, Microsoft Office Online Web sitesinden indirdiğiniz bir şablondan,
bilgisayarınızda veya bir ağ paylaşımında kaydedilmiş özel bir şablondan yeni bir
veritabanı oluşturabilirsiniz. Daha önce çalıştığınız bir veritabanını açabilir veya
bilgisayarınızdaki herhangi bir veritabanını açabilirsiniz.
Microsoft Office Access ile Başlarken penceresinin altındaki bölümden Office hakkındaki
bütün konularda bilgiler bulabileceğiniz ve yararlı araçlar indirebileceğiniz, Microsoft
Office Online Web sitesine bağlantı kurabilirsiniz.
12 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
1. Başlat mesnüsünde Tüm Programlar’ı işaret edin, Microsoft Office’i tıklayın, sonra
da Microsoft Office Access 2007’yi tıklayın.
Microsoft Office Access İle Başlarken penceresi açılır.
2. En Son Veritabanını Aç listesinde, Tümü’nü tıklayın.
14 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
Sorun Giderme Bu Access’i ilk çalıştırmanız ise Şerit’in altında bir güvenlik uyarısı
görebilirsiniz. Şimdilik bu uyarıyı atlayın ve Access güvenlik seçenekleri hakkında bilgi
için bu bölümdeki “Makroları ve Diğer Veritabanı İçeriğini Etkinleştirmek” açıklama
kutusuna bakın.
İpucu Gezinti Bölmesi hakkında daha fazla bilgi için Access Yardımı’nda gezinti
bölmesini arayın.
İpucu Access’i pencerenin sağ üst köşesindeki Kapat düğmesini veya Microsoft
Office Düğmesi’ni tıklayıp Access’ten Çık’ı tıklayarak tamamen kapatabilirsiniz.
Tablolarla Çalışmak
Tablolar temel veritabanı nesnesidir. Tabloların amacı bilgileri depolamaktır. Diğer bütün
veritabanı nesnelerinin amacı bir veya birden fazla tabloyla bir şekilde etkileşimde
bulunmaktır. Bir Access veritabanı binlerce tablo içerebilir ve her tablonun içerdiği
kayıtların sayısı öncelikle sabit diskinizdeki boş alanla sınırlıdır.
İpucu Bir veritabanının en büyük boyutu veya bir tablodaki en fazla kayıt sayısı gibi Access
özellikleri hakkında ayrıntılı bilgi için Access Yardımı’nda Access 2007 özellikleri’ni arayın.
Tablolarla Çalışmak 15
Her Access nesnesinin bir veya birden fazla görünümü vardır. Tablolarda en çok kullanılan
iki görünüm; tablo verilerini görebildiğiniz ve değiştirebildiğiniz Veri Sayfası görünümü
ile tablonun yapısını görebildiğiniz ve değiştirebildiğiniz Tasarım görünümüdür. Veri
Sayfası görünümünde bir tablo açmak için Gezinti Bölmesi’nde tablonun adını çift tıklayın
veya tablonun adını farenin sağ düğmesiyle tıklayıp Aç’ı tıklayın. Tasarım görünümünde
bir tablo açmak için tablonun adını farenin sağ düğmesiyle tıklayıp Tasarım Görünümü’nü
tıklayın. Bir nesne açıldıktan sonra görünümler arasında program penceresinin sağ alt
köşesindeki Görünüm simgelerini veya Giriş sekmesindeki Görünümler grubundaki
Görünüm okunu tıklayarak geçiş yapabilirsiniz. Ok yerine Görünüm düğmesini tıklarsanız
Access görünümler arasında mantıksal bir şekilde geçiş yapar. Geçerli olan görünüm
Tasarım görünümü değilse Tasarım görünümüne geçer. Görünüm düğmesini tekrar
tıklarsanız Veri Sayfası görünümüne geçer. Diğer veritabanı nesneleri etkinken Görünüm
düğmesini tıkladığınızda görünümler arasındaki geçiş benzer şekilde olur.
Sütun
Satır
İki tabloda bir veya birden fazla ortak alanlar varsa, veri sayfasını bir tablodan ötekine
katıştırabilirsiniz. Alt veri sayfası adı verilen katıştırılmış veri sayfası kullanarak bilgileri
birden fazla tabloda aynı anda görebilirsiniz. Örneğin bir Siparişler veri sayfasını
Müşteriler tablosuna katıştırabilir ve böylece her müşterinin verdiği siparişi görebilirsiniz.
Bu tabloda ürün kategorileri, Kategori No, Kategori Adı ve Tanım alanlar yer
almaktadır.
Tablolarla Çalışmak 17
İpucu Herhangi bir veritabanı nesnesini Gezinti Bölmesi’nde farenin sağ düğmesiyle
tıkladıktan sonra istediğiniz görünümü tıklayarak açabilirsiniz. Aç’ı tıkladığınızda nesne
varsayılan ayar olan Veri Sayfası görünümünde açılır.
İpucu Bir tablo sütununu başlık kısmında sağ tarafındaki dikey sütun çubuğunu
sürükleyerek yeniden boyutlandırabilirsiniz. Dikey çubuğu çift tıklayarak sütunun
genişliğini sütundaki en geniş girdinin genişliğine göre ayarlayabilirsiniz.
5. Alt veri sayfasını gizlemek için Soğanlı Çiçekler kategorisinin solundaki Daralt
Daralt
düğmesini tıklayın.
6. Kategoriler tablosunu kapatmak için tablonun sağ üst köşesinde, Kategoriler
sekmesinin sağındaki Kapat düğmesini (program penceresinin sağ üst köşesindeki
Kapat düğmesi değil) tıklayın. Access tablo yerleşimini kaydetmek isteyip
istemediğinizi sorarsa Evet’i tıklayın.
7. Siparişler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açmak için Gezinti Bölmesi’nde çift
tıklayın.
18 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
İpucu Seçimi bir defada bir kayıt kaydırmak için Yukarı Ok veya Aşağı Ok tuşuna, bir
defada bir sayfa kaydırmak için Page Up veya Page Down tuşuna, tablodaki ilk veya
son alana kaydırmak için Ctrl+Home veya Ctrl+End tuşlarına basabilirsiniz.
9. Doğrudan 40 numaralı kayda gitmek için kayıt gezinti çubuğunda geçerli olan kayıt
numarasını seçip 40 yazın ve tuşuna basın.
10. Ürünler tablosunu Veri Sayfası görünümünde açmak için Gezinti Bölmesi’nde çift
tıklayın.
Tabloda 189 kayıt olduğuna dikkat edin.
Tablolarla Çalışmak 19
Sorgularla Çalışmak
Bulmak istediğiniz bilgilerin parametrelerini belirtip bir sorgu oluşturarak birden fazla
tabloda depolanan belirli bilgileri bulabilirsiniz. Örneğin son üç ayda sipariş veren bütün
müşterilerinizi bulabilirsiniz. Bu bilgileri tablo verilerini sıralayarak, süzerek ve tablo
verilerine çapraz başvuruda bulunarak bulabilirsiniz ancak bu zor ve zaman alıcı bir iştir.
Müşteriler ve siparişler tablolarındaki tüm kayıtları sipariş tarihlerine göre görüntüleyen
bir sorgu oluşturmak çok daha kolaydır. Bunun karmaşık bir işlem olduğunu
düşünebilirsiniz ama sorguyu oluşturmak oldukça kolaydır.
Arama ölçütlerine uyan kayıtları gelecekte herhangi bir zaman bulmak isterseniz sorguyu
kaydedebilir ve Gezinti Bölmesi’ndeki Sorgular bölümünden yeniden çalıştırabilirsiniz.
Access bir sorguyu her çalıştırmanızda belirtilen tablodaki (veya tablolardaki) kayıtları
değerlendirir ve tanımlamış olduğunuz ölçütlere uyan kayıtların güncel olan bir alt
kümesini görüntüler.
Ayrıca Bakınız Sorgular hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 6 “Belirli Bilgileri Bulmak”a
bakın.
2. Geçerli Ürün Listesi’ni farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Nesne Özellikleri’ni tıklayın.
Access, Geçerli Ürün listesi sorgusunun özelliklerini açıklamasıyla birlikte görüntüler.
Genel sekmesinde gösterilen simge Gezinti bölmesinde bu sorgu için gösterilen
simgeyle eşleşmekte ve sorgu türünün bir göstergesi olmaktadır. Sorgu türü aynı
zamanda Özellikler iletişim kutusunda belirtilmiştir: Bu bir Seçme Sorgusu’dur.
Kayıt gezinti çubuğu 171 kaydın gösterildiğini belirtir; aslında veritabanında 189
kayıt vardır. 18 kaydın neden eksik olduğunu bulmak için bu sorguya Tasarım
görünümünde bakmanız gerekir.
5. Görünüm araç çubuğunda Tasarım Görünümü’nü tıklayın.
Tasarım Access sorguyu Tasarım görünümünde gösterir.
Görünümü
Sorgu penceresinin üst bölümündeki iki kutu bu sorgunun çalışması için kullanılan
tablolardaki alanları listeler. Sorgu, sorgu penceresinin altındaki tasarım kılavuzunda
oluşturulur. Kılavuz sütunlarının her biri yukarıdaki tabloların birindeki bir alana
başvurabilir. Dikkat ederseniz Sonlandı alanı için Ölçüt satırına <> Evet (Evet’e eşit
değil) girilmiştir. Bu sorgu bu alanda Evet değerine sahip olmayan (başka bir deyişle
sonlanmayan) tüm kayıtları bulur.
6. Bir deneme yapmak için Sonlandı alanının Ölçüt satırında <> yerine = yazın ve
içeriğe bağlı Tasarım sekmesinde Sonuçlar grubunda Çalıştır düğmesini tıklayın.
18 seri sonu ürün, Ürünler tablosundaki kayıt sayısıyla önceki sorguda gösterilen
kayıt sayısı arasındaki farkı açıklamaktadır.
Formlarla Çalışmak
Access tabloları işlenmemiş bilgilerle dolu listelerdir. Kendiniz için oluşturacağınız
veritabanındaki tablolarla doğrudan çalışmak sizin için çok kolay olacaktır ama
veritabanları hakkında bilgisi olmayan kişiler için çok zor olur. Bilgileri girmek,
göstermek ve yazdırmak için kullanıcıların veritabanınızla etkileşime girebileceği formlar
tasarlayabilirsiniz.
Form aslında bilgileri görüntüleyen veya girilen bilgileri kabul eden denetimlerin
olduğu bir penceredir. Access etiketler, metin kutuları, seçenek düğmeleri ve onay
düğmeleri gibi standart Windows denetimleri sağlar. Biraz da yaratıcılıkla tüm Windows
uygulamalarındaki iletişim kutuları gibi görünen ve çalışan formlar oluşturabilirsiniz.
24 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
Form bir tablo için kullanışlı bir arabirim olarak çalışır. Bir formla bağlantılı olduğu
tablonun kayıtlarını görüntüleyebilir, düzenleyebilir veya yeni kayıtlar oluşturabilirsiniz.
Tablo ve sorgularda olduğu gibi formları da birkaç görünümde açabilirsiniz. En çok
kullanılan üç görünüm:
2. Sonraki birkaç kaydı görüntülemek için form penceresinde, kayıt gezinti çubuğunda
Sonraki Kayıt Sonraki kayıt düğmesini birkaç kez tıklayın.
Alt formun her tıklamada siparişle ilgili bilgileri göstermek için değiştiğine dikkat
edin.
3. Sipariş veren müşterilerin listesini görüntülemek için Faturalanacak okunu tıklayın.
7. İçeriğe bağlı Tasarım sekmesinde bir Ekran İpucu ile denetimin adını görüntülemek
için Denetimler grubunda düğmeleri tek tek işaret edin.
Bu denetimleri veritabanınızda özel formlar oluşturmak için kullanabilirsiniz.
İpucu Ekran İpuçlarındaki ayrıntı düzeyini değiştirmek için Office menüsünde Access
Seçenekleri’ni tıklayın. Popüler sayfasının üstündeki Ekran İpucu Stili listesi ayrıntı
seçeneklerini gösterir: Ekran İpuçlarında özellik açıklamalarını göster, Ekran İpuçlarında
özellik açıklamalarını gösterme ve Ekran İpuçlarını gösterme.
Raporlarla Çalışmak
Tablolar kaydedilen bilgileri bilgisayar ekranınızda veya kağıt üzerinde, güzelce
biçimlendirilmiş, kolay erişilebilir raporlar olarak görüntüleyebilirsiniz. Rapor birden fazla
tablo veya sorgudan seçilen öğeler, veritabanındaki verilerden hesaplanan değerler ve
üstbilgi, altbilgi, başlık gibi biçimlendirme elemanları içerebilir.
İpucu Access mektup etiketi raporu hazırlamanıza yardımcı olacak bir sihirbaz sağlar.
Bunun gibi etiketleri Word 2007 adres-mektup birleştirme aracında kaynak belge
olarak Müşteriler tablosunu kullanarak da oluşturabilirsiniz.
İpucu Önceki Access sürümlerinde Veri Erişim Sayfaları vardı. Access 2007’de bu nesneler
yoktur. Veri Erişim Sayfalarını biliyorsanız ve bunun gibi bir şeye gerek duyuyorsanız,
veritabanınızı Microsoft SharePoint ürünleriyle oluşturulmuş bir ortak çalışma sitesine
aktarıp ve burada sağlanan araçları kullanabilirsiniz.
Makrolar
Makro çok sayıda eylemi gerçekleştiren basit bir programdır. Makroyla Access’in bir
düğmenin tıklanması, bir formun açılması veya bir kaydın güncelleştirilmesi gibi bir olaya
yanıt vermesini sağlayabilirsiniz. Makrolar özellikle sizden daha az deneyimli kişilerin
veritabanınızla çalışması söz konusu olduğunda kullanışlı olabilir. Örneğin formları açmak,
kapatmak, raporları yazdırmak gibi standart veritabanı işlemleri için geçiş panolarına
komut düğmeleri ekleyebilirsiniz. İşlem için gerekli menü komutlarını bir araya getirip
kullanıcıların bir düğmeyi tıklayarak çalıştırmasını sağlayarak herkesin işleri aynı şekilde
yapmasını sağlayabilirsiniz.
Modüller
Makrolardan daha etkili olan modüller Microsoft Visual Basic for Application (VBA)
programlarıdır. VBA Windows programları oluşturmak amacıyla Microsoft için geliştirilmiş
bir üst düzey programlama dilidir. Ortak olan bir VBA komut kümesi Microsoft Office
sistemindeki tüm programlarla kullanılabilir ve her programın kendi kümesi de vardır.
Makrolar dört, beş düzine eylemi otomatik hale getirirken, VBA yüzlerce komut içerir ve
diğer firmaların eklentileriyle genişletilebilir. Bir Excel elektronik tablosunun açılması ve
belirli bilgilerin alınması gibi makrolarla yapılması çok zor olan görevleri yerine getirmek
için VBA kullanabilirsiniz.
İpucu Microsoft Office sistem yükleme CD’si ve çevrimiçi kaynaklarda bir veritabanının
oluşturulması ve kullanılması ilkelerinin çoğunu gösteren çeşitli örnek veritabanları
vardır. Bunları Access özellikleri hakkında daha fazla bilgi edinmek veya kendi
veritabanlarınız için şablon olarak kullanabilirsiniz.
Bunlardan biri olan Northwind 2007 veritabanı Access Yardım sistemindeki birçok konuda
örnek olarak kullanılmıştır ve incelemeniz için iyi bir veritabanıdır. Başlarken penceresindeki
örnek kategorisinde bu veritabanına bir bağlantı bulacaksınız.
Access Nesnelerine Önizleme Yapmak ve Nesneleri Yazdırmak 31
Bu tablo dokuz çalışan hakkında bilgiler içerir. Gördüğünüz gibi ekrana sığmayan
başka alanlar vardır.
32 Bölüm 1 Access 2007’yi Keşfetmek
2. Veri sayfası çıktısının ilk sayfasını görüntülemek için Microsoft Office Düğmesi’ni
tıklayın, Yazdır’ı işaret edin ve Baskı Önizleme’yi tıklayın.
Microsoft Office
Düğmesi 3. Yakınlaştırmak için önizleme belgesini bir kez tıklayın, böylece tablo içeriği
okunabilir durumuna gelir.
10. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Yazdır’ı işaret edin ve önizleme yapmak için
Baskı Önizleme’yi tıklayın.
Önemli Noktalar
l Access, Microsoft Office sisteminin bir parçasıdır ve menü, araç çubuğu,
iletişim kutusu gibi temel arabirim nesneleri diğer Office ürünleri ve Windows
uygulamalarındaki gibi açılır.
l Veritabanı düzenlenmiş bilgiler listesinin bilgisayardaki karşılığıdır. Bir veritabanının
gücü, veritabanından kesin ve doğru bilgileri alma ve bu bilgileri işleme, paylaşma,
dağıtma veya çeşitli yollarla kullanma becerisi sunmasında yatar. Access’te veriler
alan ve kayıt adı verilen sütun ve satırlardan oluşan tablolarda düzenlenir. Access
ilişkisel bir veritabanıdır, dolayısıyla bir veritabanındaki birden fazla tabloyu tek
bir depolama alanı olarak görebilir ve bilgileri farklı tablolardan size uygun gelen
düzen ve biçimde süzebilirsiniz.
l Access’le birlikte çalışabileceğiniz nesne türleri tablolar, sorgular, formlar, raporlar,
makrolar ve modüllerdir. Tablolar temel veritabanı nesneleridir ve diğer nesnelerin
amacı bir veya birden fazla tabloyla etkileşime girmektir.
l Her Access nesnesinin bir veya birden fazla görünümü vardır. Örneğin bir tabloda
verileri Veri Sayfası görünümünde görüntüler, verilerin nasıl görüntüleneceğini
Tasarım görünümünde tanımlarsınız.
l Access veritabanındaki bilgileri bulmanın bir yolu da sorgu oluşturmak ve
çalıştırmaktır. Sorguları bilgileri bulmak için kullanırsınız ve böylece bilgileri çeşitli
yollarla görüntüleyebilir, değiştirebilir ve çözümleyebilirsiniz. Sorguları, Veri Sayfası
görünümü ve Tasarım görünümünde görüntüleyebilirsiniz. Bir sorgunun sonuçlarını
form veya rapor gibi diğer Access nesneleri için temel oluşturacak şekilde
kullanabilirsiniz.
l Formlar tablolarda depolanan bilgilerin girilmesini, alınmasını, görüntülenmesini
ve yazdırılmasını kullanıcılar için kolay hale getirir. Form aslında kullanıcılara bilgiler
veren ve onların girdiği bilgileri kabul eden denetimlerin olduğu bir penceredir.
Formları, Form görünümü, Veri Sayfası görünümü ve Tasarım görünümünde
görüntüleyebilirsiniz.
l Raporlar tablolardaki bilgileri bilgisayar ekranınızda veya kağıt üzerinde güzelce
biçimlendirilmiş ve kolay erişilebilecek bir şekilde gösterir. Raporlarda çok sayıda
tablo ve sorgudan gelen bilgiler, veritabanındaki bilgilerden hesaplanan değerler,
üstbilgi, altbilgi başlık gibi biçimlendirme öğeleri bulunur. Raporları, Rapor, Tasarım,
Baskı Önizleme ve Düzen görünümlerinde görüntüleyebilirsiniz.
l Makrolar ve modüller Access’in olanaklarını önemli ölçüde artırır. Makrolar, standart
veritabanı işlemlerinin daha az deneyimli kullanıcıların veritabanında çalışmasına
yardım edecek komut düğmeleri şeklinde olmalarını sağlamak için kullanılabilir.
Modüller, VBA programlardır. Makrolar birçok işlemi otomatik hale getirseler bile
VBA makroların yerine getirmeyeceği kadar zor görevleri yapar.
Bir Bakışta Bölüm
Bir şablondan
veritabanı
oluşturmak, sayfa 38
Tablo sütunlarını
ve satırlarını
düzenlemek,
sayfa 48
2 Bir Veritabanı
Oluşturmak
Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Bir şablondan veritabanı oluşturmak
4 Bir tabloyu elle veya bir şablondan oluşturmak
4 Tablo sütunlarını ve satırlarını düzenlemek
Veritabanı için bir yapı oluşturmak kolaydır. Ancak boş bir veritabanı boş bir belge
veya çalışma sayfasından farksızdır. Bir veritabanı ancak tablolar halinde verilerle
doldurulduğunda işe yarar. Sorgular, formlar ve raporlar eklendikçe kullanımı daha kolay
hale gelir. Bir geçiş panosu veya özel kategoriler ve gruplarla özelleştirirseniz ona bir
veritabanı uygulaması olma özelliği kazandırmış olursunuz.
37
38 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak
Bu bölümde şablondan bir veritabanı, elle bir tablo ve şablondan bir tablo
oluşturacaksınız. Daha sonra bir veri tablosunun görünüşünü gereksinimlerinize uyacak
şekilde ayarlayacaksınız. Bu bölümün sonunda üç tablodan oluşan ve bu kitaptaki birçok
alıştırmaya temel olacak bir veritabanınız olacak.
Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
İpucu Bir şablon simgesini seçtiğinizde Access Ekran İpucu adı verilen bir açılır
pencerede veritabanının açıklamasını görüntüler. Bu şablonlar hakkında daha fazla
bilgi için Access Yardımı’nda Access 2007 Şablonları’nı arayın.
3. Dosya Adı kutusuna Kişiler Şablonu yazın ve varsayılan yolu not edin.
İpucu Access, makroları tüm veritabanı nesneleri için ortak olarak değil, makroların
eklendiği nesnenin bir özelliği olarak katıştırır. Katıştırılmış bir makroda yapacağınız
değişiklikler geçerli nesneye özel olacaktır.
Makroyu katıştırarak etki alanını kısıtlamanız, Access’in bu makronun yaptığı işlemleri
“güvenli” kabul etmesini ve makroyu engellememesini sağlar.
Tablo Oluşturmak 41
Tablo Oluşturmak
Önceki alıştırmada Access 2007 şablonuna dayanarak bir kişi yönetim veritabanı
uygulaması oluşturdunuz. Veritabanında kişiler hakkında temel bilgileri almak,
depolamak ve kullanmak için gereken tüm tablolar, formlar, raporlar ve kodlar vardır.
Ancak farklı kişiler için farklı bilgileri depolamanız gerekebilir. Örneğin çalışanlar,
müşteriler ve sağlayıcılar hakkında farklı türde bilgiler tutmak isteyebilirsiniz. Ad,
adres ve telefon numarası gibi standart bilgilere ek olarak aşağıdaki bilgileri izlemek
isteyebilirsiniz:
l Çalışanın Soysal Sigorta numarası, işe alınma tarihi, medeni durumu, kesintiler ve
primler
l Müşteri siparişleri ve hesap durumu
Şablonla başlayabilir, kişiler tablosuna ek alanlar ekleyebilir, sonra da her bir kişi türü
için yalnızca istediğiniz alanı doldurabilirsiniz ama tüm bu bilgileri bir tabloya tıka basa
doldurmanız bir süre sonra büyük karışıklığa yol açacaktır. Bu durumda en iyisi her kişi
türü için bir tablonun olduğu bir veritabanı oluşturmaktır.
42 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak
Ayrıca Bakınız Tablo içeriğinin denetlenmesinin yolları hakkında bilgi için Bölüm 7 “Bilgilerin
Doğruluğunu Sağlamak”a bakın.
Bu alıştırmada boş bir veritabanı açacak, bir tablo oluşturacak, kayıt ekleyecek ve bazı
kayıtları Access dışından alacaksınız. Bu alıştırma için uygulama dosyası yoktur.
1. Microsoft Access ile Başlarken sayfasında, Yeni Boş Veritabanı altında Boş
Veritabanı’nı tıklayın.
Access program penceresinin sağ tarafında seçilen şablon hakkında bilgiler
gösterilir.
2. Dosya Adı kutusuna 02_Deneme yazın, Gözat düğmesini tıklayın ve Belgeler/MSP/
Gözat AA_Access2007/Bölüm02 klasörüne gidin ve Tamam’ı tıklayın.
Önemli Boş bir veritabanını kaydetmezseniz onu oluşturamazsınız. Dosya Adı kutusunda
bir yol ve dosya adı belirtmezseniz Access dosyayı varsayılan bir konuma, sırayla
numaralandırılmış varsayılan bir adla kaydeder. Genellikle Belgeler klasöründe ve adı da
Veritabanı1.accdb biçimindedir.
İpucu İlk sütunun başlığı Kimlik, ikinci sütununki de Yeni Alan Ekleyin’dir. Access
Kimlik alanını otomatik olarak oluşturur, eğer istemezseniz bu alanı silebilirsiniz. İlk
satıra verileri yazarak tabloya alan ekleyebilme yeteneği Access 2007’de yenidir. Siz
bilgileri hücrelere girdikçe Access tabloya alanlar ekler, veri türü ve diğer özellikler
hakkında tahminde bulunur.
Sorun Giderme Kitabın yayına hazırlandığı sırada ilk kaydın tabloya eklenmesi
işleminde bir hata vardı. Bu hata nedeniyle ilk alanı ekledikten sonra, ikinci alanı
eklemeden önce ilk kaydı kaydetmezseniz, Access ilk kayda eklediğiniz her alan için
kayıt kimlik değerini bir artırıyordu. Örneğin, 7 alan eklediğinizde Access ilk kaydın
Kimlik alanına “7” değeri atıyordu. Bu hatadan kaçınmak için tablodaki ilk kaydın ilk
alanına bir değer girdikten sonra kayıt seçiciyi tıklatmanız yeterli olacaktır. Bu şekilde
kayıt kaydedilecek ve Kimlik alanına Access tarafından bir “1” değeri atanacaktır. Daha
sonra diğer alanları eklemeye devam edin.
4. Yeni alan ekleyin’in altındaki boş hücreyi tıklayın, sun yazın ve sonraki hücreye
geçmek için tuşuna basın.
Access, Kimlik alanına otomatik olarak “1” değerini, ilk sütuna “Alan1” adını atar
ve Yeni Alan Ekleyin başlığını üçüncü sütuna taşır. Kaydın solundaki kayıt seçici
kutusunda Kaydedilmemiş Kayıt simgesi (iki nokta ve bir kalem) bu kaydın henüz
kaydedilmediğini belirtir.
44 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak
5. Kaydın solundaki kayıt seçiciyi tıklayın ve her girdiden sonra tuşuna basarak
Aşağıdaki bilgileri sonraki altı hücreye girin:
John Woods
345 S.
Ventura
CA
83003
555-0154
Ekleme noktası hücreden çıktıktan sonra sütun adı Alan 1, Alan 2 şeklinde birer
artarak değişir.
6. Kimlik sütun adını çift tıklayın ve Taşıyıcı No yazarak yeniden adlandırın.
7. Diğer sütunların adlarını aşağıdakilerle değiştirmek için 6. adımı tekrarlayın:
Alan1 Şirket Alan5 Eyalet
Alan2 Kişi Alan6 Posta Kodu
Alan3 Cadde Alan7 Telefon
Alan4 Şehir
İpucu Görünüm araç çubuğundaki düğmeler etkin olan nesnenin türüne göre
değişir. İşaretçi pencerenin alt kısmına yakın olduğunda bu düğmeler görünümler
arası geçiş için kullanışlıdır. Bu kitapta görünümler arası geçiş için verilen yönergelerin
çoğunda Giriş sekmesinde Görünümler grubundaki düğmeler kullanılmıştır.
Tablo Oluşturmak 45
Tasarım görümünde, pencerenin üst bölümü tablo alanlarının listesini içerir. Alan
Adı sütunu tabloyu oluştururken belirlediğiniz adları içerir. Veri Türü sütunu alanın
içerebileceği veri türünü belirtir. Tanım sütunu alanın açıklamasını içerebilir.
10. Posta Kodu alanının Veri Türü’nü tıklayın, görünen oku tıklayın ve listeden Metin’i
seçin.
İpucu Yalnızca rakamlardan oluşan posta kodları için sayısal veri türü uygundur. Ama
kullanıcıların alfabetik kodları da girebilmeleri açısından veri türünü Metin’e ayarlamak
iyi bir fikirdir.
11. Her alan adını sırasıyla tıklayın ve Alan Özellikleri bölmesinde Alan Boyutu’nu
aşağıdakilerle değiştirin:
Şirket 40
Kişi 50
Cadde 50
Şehir 50
Eyalet 2
Posta Kodu 10
Telefon 24
Bu alıştırmada var olan veritabanına Çalışanlar adlı bir tablo eklemek için bir tablo
şablonu kullanacaksınız.
1. Var olan şablonların listesini görmek için Oluştur sekmesinde Tablolar grubunda
Tablo Şablonları düğmesini, sonra da Kişiler’i tıklayın.
Yeni bir tablo açılır. Bu tablo çeşitli kişi bilgisi türlerine uygun alanlar içerir ama sizin
başka alanlara da ihtiyacınız olacak.
Bir Şablondan Tablo Oluşturmak 47
3. Şirket satırında herhangi bir yeri farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Satır Sil’i tıklayın.
4. Önceki adımı E-posta Adresi, İş Telefonu, Cep Telefonu, Faks Numarası, Ülke ve Web
Sayfası satırlarını silmek için tekrarlayın.
İpucu Bitişik olan kayıtları birlikte silmek için kayıtları Shift tuşunu basılı tutarak
seçebilirsiniz. Bitişik olmayan kayıtları aynı anda seçemezsiniz.
5. İş Unvanı alan adında İş sözcüğünü seçin ve tuşuna basın, böylece alan adı
yalnızca Unvanı olur.
6. Kimlik alanı adını Çalışan No olarak değiştirin.
Kimlik alanının adını değiştirmek bu tablonun Kimlik alanını diğer tabloların Kimlik
alanlarından ayırt etmede kolaylık sağlar.
7. Ekler alan adını Fotoğraf olarak değiştirin.
8. İlk boş Alan Adı hücresini tıklayın ve Doğum Tarihi yazın. tuşuna basın, listeyi
Tarih/Saat’e kaydırmak için t yazın ve tuşuna iki kez basın.
9. İşe AlmaTarihi adlı alanı eklemek için önceki adımı tekrar edin.
10. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda Kaydet düğmesini tıklayın.
Kaydet
Gezinti bölmesinde artık Taşıyıcılar ve Çalışanlar adlarında iki tablo vardır.
3. Adres ve Şehir sütun başlıklarının arasındaki dikey çubuğu işaret edin ve işaretçi iki
yönlü bir oka dönüştüğünde dikey çubuğu çift tıklayın.
Access dikey çubuğun solundaki sütunun boyutlarını o alandaki tüm kayıtlarda yer
alan metinlerin tamamının görüneceği en dar genişliğe getirir. Bu yöntem özellikle
en uzun girdinin ne kadar olduğunu göremediğiniz büyük bir tabloda yararlı olur.
4. Tablodaki tüm satırların yüksekliğini artırmak için veri sayfasının sol tarafında
herhangi iki kayıt seçici arasındaki yatay çubuğu aşağı doğru sürükleyin.
50 Bölüm 2 Bir Veritabanı Oluşturmak
İpucu Sütunları Gizle’yi tıklamadan önce birkaç sütun seçerseniz bunların hepsi
gizlenir. Birbirine bitişik olan sütunları Shift tuşunu basılı tutarken birinin başlığını
tıkladıktan sonra ötekinin başlığını tıklayarak seçebilirsiniz.
8. Gizli olan alanı görüntülemek için Kayıtlar grubunda Diğer düğmesini ve Sütunları
Göster’i tıklayın.
Sütunları Göster iletişim kutusu açılır.
9. Sütunları Göster iletişim kutusunda Adı onay kutusunu seçin ve Kapat’ı tıklayın.
Access Ad sütununu yeniden görüntüler.
Önemli Noktalar 51
10. Veritabanı penceresinin sağ üst köşesindeki Aşağı Geri Getir düğmesini tıklayın ve
pencereyi tablodaki tüm alanlar görünmeyecek şekilde küçültmek için sağ kenarını
sola sürükleyin.
11. Müşteri No sütun başlığını işaret edin, farenin düğmesini basılı tutarak Ad ve
Soyadı sütun başlığı üzerinde sürükleyin. Her üç sütun da seçili durumdayken
Kayıtlar grubunda Diğer düğmesini, sonra da Dondur’u tıklayın.
12. Pencereyi sağ alt köşesindeki oku tıklayarak sağa kaydırın.
İlk üç sütun görüntüde kalır.
13. Sütunları normal durumlarına döndürmek için Kayıtlar grubunda Diğer’i sonra da
Çöz’ü tıklayın.
Önemli Noktalar
l Access 2007 veritabanlarını ve tabloları hızlı ve kolay oluşturmanıza yardım edecek
şablonlar içerir.
l Tasarım görünümde, elle veya bir şablondan oluşturduğunuz herhangi bir nesneyi
değiştirebilirsiniz.
l Tüm bilgileri bir tabloda toplamak yerine çalışanlar, müşteriler ve sağlayıcı kişi
bilgileri veya kitap, video ve CD katalog bilgileri gibi bilgilerin her biri için farklı
tablolar oluşturabilirsiniz.
l Özellikler bir alana hangi verilerin girilebileceğini ve verilerin ekranda nasıl
görüneceğini belirler. Tasarım görünümünde, bazı özellikleri tabloda depolanan
verileri etkilemeden değiştirebilirsiniz ama bazılarını değiştirmek verileri
etkileyebilir; bu yüzden özellikleri değiştirirken dikkatli olmasınız.
l Bir tablonun yapısını tabloda depolanan verileri etkilemeden sütunları ve satırları
değiştirerek veya gizleyerek ayarlayabilirsiniz.
Bir Bakışta Bölüm
Bir metin
dosyasından bilgi
almak,
sayfa 65
Birçok kişi bilgileri bir veritabanı tablosuna yazmaktan hoşlanmaz, o yüzden ilişkisel
bir veritabanını tasarlarken tabloları kullanıcının aynı bilgileri bir defadan fazla yazması
gerekmeyecek şekilde yapılandırmak önemli bir hedeftir. Örneğin müşteri siparişlerini
izlemek için bir veritabanı tasarlıyorsanız, satış personelinin her siparişte müşterilerin
adlarını yazmak zorunda kalmalarını istemezsiniz. Her müşteri hakkında konuyla ilgili tüm
bilgileri tutacak bir müşteri tablosu oluşturursunuz, böylece yalnızca sipariş formundaki
müşteri numarasına başvurmanız yeterli olur. Bir müşteri hakkındaki bilgi değişirse bu
bilgi yalnızca bir yerde güncellenir: Müşteri tablosunda. Bu yolla sipariş kayıtlarındaki
müşteri bilgilerinin değişmez parçası (müşteri numarası) doğru kalır. Bu sistemin başka
bir yararı yazım hatalarından ve aynı bilgilerin veritabanı boyunca farklı biçimlerde
görüntülenmesinden kaynaklanan karışıklığı azaltmasıdır.
İyi bir veritabanı tasarımı sayesinde yeni bilgiler girilirken ve veritabanının sürekliliği
sağlanırken tuş vuruşlarından tasarruf yapılır. Zaman ve emeğinizden fazlasıyla tasarruf
edebileceğiniz başka yollar da vardır. Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office
sistemindeki diğer programlarla kolayca bilgi paylaşabilir. Başka biçimlerdeki dosyalardan
bilgi alma yoluyla bir veritabanını kolayca doldurabilirsiniz.
Bir Access veritabanında depolamak istediğiniz bilgiler herhangi bir başka elektronik
belgede zaten varsa, bu bilgileri Access’e taşıyarak yeniden yazma zahmetinden
kurtulursunuz.
53
54 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
Başka bir programda kayıtlı olan ve etkin bir şekilde kullanılan bilgileri çözümlemek
için Access’e getirmek, raporlar oluşturmak veya başka bir biçime vermek istiyorsanız,
bilgileri Access’e almak yerine veritabanını var olan bilgilere orijinal programında
bağlayabilirsiniz. Bir başka programdaki verileri bağladığınızda her iki programda da
görüntüleme, düzenleme yapabilirsiniz ve Access’te gördüğünüz bilgiler her zaman
güncel olur.
Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
Bir Access nesnesini alırken, nesnenin tamamı etkin veritabanına aynı ada sahip bir nesne
olarak alınır. Seçili alanları veya kayıtları alma seçeneğiniz yoktur. Etkin olan veritabanında
aynı adda bir nesne varsa, Access yeni nesneyi adının sonuna bir sayı ekleyerek alır.
Başka Bir Access Veritabanından Bilgi Almak 55
İpucu Başka bir veritabanındaki bir tablodaki alanların veya kayıtların yalnızca bir bölümü
gerekiyorsa yalnızca gerek duyduğunuz bilgileri seçmek üzere bir sorgu hazırlayabilir sonra
da sorgunun sonuçlarını bir tablo olarak alabilirsiniz. Alternatif olarak tabloyu alıp Tasarım
görünümünde düzenleyebilir veya sorgular kullanarak temizleyebilirsiniz.
5. Listedeki her iki tabloyu da (Kategoriler ve Ürünler) da seçmek için Tümünü Seç’i
tıklayın. Tabloları almak için Tamam’ı tıklayın.
Access alma adımlarını kaydetme seçeneği sunar. Bu alıştırma için gerek yoktur ama
bu işlemi sık tekrarlarsanız bunu yapmak size zaman kazandırır.
6. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın.
7. Kayıtların veritabanına alındığını onaylamak için Tablolar listesinde Kategoriler ve
Ürünler tablolarını açın.
1. Veritabanını açın.
2. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Farklı Kaydet’i işaret edin, Access 2007
Microsoft Office
Düğmesi Dosya Biçimi’ni tıklayın.
3. Veritabanını Dönüştür iletişim kutusunda veritabanı için bir ad ve konum
belirleyin, Kaydet’i tıklayın.
Veritabanınızın Access 2007 biçiminde kaydedildiğini ve önceki Access
sürümleriyle açılamayacağını bildiren bir ileti kutusu görünür.
Bu alıştırmada Access veritabanındaki bir tabloya bir Excel çalışma sayfasından müşteri
bilgilerini alacaksınız.
Bir Excel Çalışma Sayfasından Bilgi Almak 59
Önemli Var olan bir tabloya bilgi alınırken tüm alan adları ve veri türleri tam olarak
uyuşmalıdır; yoksa Access dosyayı alamaz ve bir hata görüntüler. Yapı uyuşmakla
birlikte bir alandaki veri çok büyük olursa veya o veride bazı başka küçük sorunlar
varsa Access bu alanı içeren kaydı istenen tablo yerine bir AlmaHatası tablosuna
alabilir. Sorunu AlmaHatası tablosunda giderebilir sonra da kaydı kopyalayıp doğru
tablonun içine yapıştırabilirsiniz.
6. İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir onay kutusu seçili değilse bu kutuyu seçin.
7. İleri’yi tıkladıktan sonra Son’u tıklayın.
Access çalışma sayfasını Müşteriler tablosuna alır.
8. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın.
9. Access’in müşteriler listesini aldığını onaylamak için Müşteriler tablosunu açın.
Bilgilere Bağlanmak
Veriyi başka bir programdan Access veritabanına almak yerine, programa
bağlanabilirsiniz. Kendi veritabanınızda depolanan veriyle çalışmak daha hızlı,
güvenli ve esnek olsa da bazen bağlanmayı tercih edebilirsiniz.
Başka bir Access veritabanındaki veya farklı bir programdaki veriye bağlanmanın en
yaygın nedeni verinin size ait olmamasıdır. Kuruluşunuzdaki başka bir bölüm veriyi
bir SQL veritabanında tutuyor olabilir ve size tabloları ve sorguları okuyabileceğiniz
ama değiştiremeyeceğiniz şekilde izin verebilir. Diğer nedenler arasında güvenlik ve
veri dağıtımını kolaylaştırmak yer alır.
Bir listeyi Access’e iki yoldan biriyle getirebilirsiniz: Bir SharePoint listesini alarak veya bir
SharePoint listesine bağlanarak.
Bir SharePoint listesinin alınmasıyla hedef Access veritabanında listenin bir kopyası
oluşturulur. Alma işlemi sırasında kopyalamak istediğiniz listeleri belirleyebilir ve seçili her
liste için listenin tamamını mı yoksa yalnızca belirli bir görünümü mü almak istediğinizi
belirtebilirsiniz. Alma işlemi Access’te bir tablo oluşturur sonra da kaynak listeden (veya
görünümden) sütunları veya öğeleri bu tabloya alanlar ve kayıtlar olarak kopyalar.
Access’te veya SharePoint’te alınan verilere yapılan değişiklikler çoğaltılmayacaktır.
Bir SharePoint Listesi Almak veya Bir SharePoint Listesine Bağlanmak 61
Örneğin Access’te depolanan verileri güncelleştirmek için listeyi tekrar alma olasılığınız
varsa alma parametrelerini kaydedebilirsiniz. Kaydedilen alma işlemini tekrarlamak için
Dış Veriler sekmesinde, Al grubunda, Kaydedilen Almalar düğmesini tıklayın, istediğiniz
alma tanımlamasını seçin ve Çalıştır’ı tıklayın.
Access’te bir SharePoint listesinin verileriyle çalışmak ama bilgileri her iki konumda da
geçerli tutmak isterseniz bir bağlantılı tablo oluşturun. Her iki işlem de aynı şekilde
gerçekleştirilir. Bağlantılı tablolar, Access Gezinti Bölmesin’de sarı bir tabloyu gösteren
mavi bir okla belirtilir. Görünümü yenilediğinizde Access’te güncelleştirdiğiniz bilgiler
SharePoint listesin yansıtılır veya bunun tersi olur.
Alınan Listeler
Bağlantılı Listeler
Bu alıştırmada bir işbirliği sitesinden bir SharePoint listesini alma işlemini göstereceğiz.
1. Almak istediğiniz listeleri içeren SharePoint sitesini bulun ve site adresini not edin.
Geçerli bir site adresi http:// ile başlar, ardından sunucunun adı ve belirli bir sitenin
sunucudaki yolu gelir. Örneğin http://örnek veya http://örnek/satışlar/dönemsel/.
2. SharePoint sitesinde veritabanına kopyalamak istediğiniz listeleri belirleyin sonra da
listenin tamamını mı, yalnızca belirli bir görünümü mü istediğinize karar verin.
Tek bir alma işleminde birden çok listeyi alabilirsiniz ama her listenin yalnızca
bir görünümünü alabilirsiniz. Standart görünümlerden biri gereksinimlerinize
62 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
uymazsa devam etmeden önce yalnızca istediğiniz alanları ve listeleri içeren özel bir
görünüm oluşturun.
3. Kaynak listedeki veya görünümündeki sütunları gözden geçirin ve listeyi almak
istediğiniz veritabanını belirleyin.
Bir SharePoint listesini aldığınızda Access kaynak listeyle aynı adda bir tablo
oluşturur. Bu ad zaten kullanılıyorsa Access yeni tablo adına bir sayı ekler; örneğin
Kişiler1. (Kişiler1 de kullanılıyorsa Access Kişiler2’yi oluşturur ve bu şekilde devam
eder.)
İpucu Access hiçbir zaman hedef veritabanındaki bir tablonun üzerine yazmaz veya
bir liste veya görünümün içeriğini var olan bir tabloya eklemez.
Sorun Giderme Bu yazılımın deneme sürümünde, Alınacak Öğeler listesi Adım 8’e
kadar her SharePoint listesi için bir liste kutusu içerecek şekilde güncellenmiyordu. Bu
durum yazılımın son sürümünde düzeltilmiş olabilir.
Sorun Giderme Alınacak Öğeler listesi almak istediğiniz SharePoint listesi için bir
liste kutusu içermiyorsa, liste kutusunun olması gereken sütunu tıklayın, liste kutusu
görünecektir. Bu durum yazılımın son sürümünde düzeltilmiş olabilir.
9. Başka bir listede depolanan değerleri arayan alanların kimlikleri yerine görüntü
değerlerini al onay kutusu seçili olarak Tamam’ı tıklayın.
Bir SharePoint Listesi Almak veya Bir SharePoint Listesine Bağlanmak 63
Bu seçenek seçili listelerdeki arama sütunları için hangi verilerin alınacağını belirler.
Access listeleri alırken ilerleme çubuğu görünmez ve bu işlem biraz zaman alabilir.
Tamam düğmesini bir defadan fazla tıklamamaya çalışın. Alma işlemi tamamlanınca
sihirbazın son sayfası görünür.
10. Alma parametrelerini yeniden kullanmak isterseniz Alma adımlarını kaydet onay
kutusunu seçin. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında tanımlama için bir ad ve
açıklama girin ve Al’ı Kaydet’i tıklayın.
İpucu Microsoft Office Outlook 2007 kullanıyorsanız Outlook Görevi Oluştur onay
kutusunu seçerek kaydedilen alma tanımlamasına karşılık gelen bir görevi takviminize
işaretleyebilirsiniz.
Bir listeyi aldıktan veya bir listeye bağlandıktan sonra, oluşan tabloyu Veri Sayfası
görünümünde açın. Alanların ve kayıtların tümünün alındığından ve bir hata
olmadığından emin olun. Veri türünü ve diğer alan özelliklerini Tasarım görünümüne
geçerek gözden geçirebilirsiniz.
64 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
Verileri E-posta İletileriyle Topla sihirbazı sizi bir e-posta anket formu oluşturma işlemine
yönlendirir. Bilgisayarınıza yüklenen uygulamalara bağlı olarak farklı türlerde anketler
oluşturabilirsiniz.
1. Anketinize eklemek istediğiniz alanları içeren bir tablo oluşturun. Ekleme noktasını
ilk boş kayda konumlandırın.
2. Dış Veri sekmesinde, Veri Topla grubunda, E-posta Oluştur düğmesini tıklayın.
3. Formu oluşturmak, tablodaki alanları eklemek ve yeniden sıralamak, alan
etiketlerini değiştirmek, anket sonuçlarının verileceği Outlook klasörünü belirlemek,
Outlook’un özgün Access veritabanı tablosuna otomatik olarak yanıtları eklemesini
sağlamak için seçim yapmak ve anket alıcılarını belirlemek için sihirbazdaki adımları
izleyin.
Outlook’un anket yanıtlarını veritabanına eklemesini sağlamazsanız, bu durumda
tek tek anket yanıtlarının her birini Outlook’ta farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan
sonra, Veriyi Microsoft Office Access‘e Ver’i tıklayarak elle ekleyebilirsiniz.
4. Oluşturulacak e-posta iletisinin metnini özelleştirin, sonra da E-posta iletisini
oluşturun sayfasında Oluştur’u tıklayın.
Outlook açılır (açık değilse) ve seçili tabloyu temel alan bir formla birlikte genel bir
ileti gösterilir.
5. İletide istediğiniz değişikliği yapın, anket alıcılarının adreslerini ekleyin ve gönderin.
Verileri E-Posta Yoluyla Toplamak 65
Bir veri toplama e-posta iletisini birden çok kişiye gönderirken Kime kutusuna kendi
e-posta adresinizi ve Gizli kutusuna diğer kişilerin adreslerini yazmak iyi bir e-posta
geleneğidir. Bu yolla bir ileti alıcısı Tümünü Yanıtla’yı tıklayarak yanıtı tüm alıcıların yerine
yalnızca size göndermiş olur.
İleti alıcıları iletinizi yanıtlayarak ankete yanıt verirler. Outlook anket yanıtlarını Access
Veri Toplama Yanıtları klasörüne (gerek duyduğunuz ilk anda oluşturduğu) verir. Bu
klasörde tek tek anket yanıtlarını, her biri için veri toplama işleminin durumunu ve ilk
tablodaki anket verilerini görüntüleyebilirsiniz.
Access’in ileti yanıtlarını işleme yolunu değiştirmek ve iletileri yeniden göndermek veya
silmek için tabloyu görüntüleyin sonra da Veri Topla grubunda, Yanıtları Yönet düğmesini
tıklayın.
Bir sınırlı metin dosyasında her kayıt satır sonunda biter ve her alan sonraki alandan
sınırlayıcı adı verilen bir virgül veya özel karakterle ayrılır. Bir alan bu özel karakterlerden
birini içeriyorsa alanın tamamını tırnak içine almanız gerekir. (Bazı kişiler özel durumları
arayıp bulmak zorunda kalmamak için tüm alanları tırnak içine alır.)
Bir sabit genişlikli metin dosyasında her kayıttaki aynı alan, aynı sayıda karakter içerir.
Gerçek veri bir alanı doldurmazsa, alan sonraki alanın başlama noktasına kadar her
kayıtta aynı sayıda karakter olacak şekilde boşluklarla doldurulur. Örneğin, ilk alan 12
karakter içeriyorsa, ilk alandaki gerçek veri 4 karakter olsa bile, ikinci alan her zaman
kaydın başlangıcından itibaren 13 karakter sonra başlar.
Eskiden sabit genişlikli metin dosyalarını veritabanlarına almak zordu çünkü her alandaki
karakter sayısını dikkatlice saymanız, sonra da veritabanındaki veya alma programındaki
alanın boyutunu belirlemeniz gerekiyordu. Herhangi bir alanın uzunluğu bir karakter bile
eksik olsa o noktadan sonraki tüm kayıtlar karışırdı. Access’le bu artık bir sorun olmaktan
çıkmıştır çünkü Metin Al sihirbazı sabit genişlikli metnin alınmasını kolaylaştırmıştır.
Birçok eski programın verilerini Access’e almanın tek yolu, verileri sabit genişlikli metin
dosyasına vermek sonra da bu dosyayı Access’e almaktır.
İpucu Metin dosyalarının genelde bir .txt uzantısı olur. Ancak bazı programlar
sınırlandırılmış metin dosyalarını .cvs veya .tab uzantısıyla kaydederler. Ara sıra .asc
(ASCII için) uzantılı metin dosyaları da görürsünüz. Sabit genişlikli metin dosyaları
bazen .prn (printer için) uzantısıyla kaydedilmektedir ama Access bu uzantıyı tanımaz,
bu yüzden bu uzantıyı Access’in tanıdığı bir uzantıyla yeniden adlandırmanız
gerekmektedir. Access kabul edilebilir uzantılı tüm dosyaları aynı şekilde işler.
Her bilgi alanı tırnak işaretleri içine alınmıştır ve alanlar noktalı virgülle ayrılmıştır.
Bir Metin Dosyasından Bilgi Almak 67
İpucu Varsayılan ayarlardan farklı ayarlarla birkaç dosyayı almak isterseniz yeni
ayarları belirleyip kaydedebilirsiniz. Sonra diğer dosyaların her birini açarken bu
iletişim kutusunu görüntüleyip kaydedilen belirtimleri seçmek ve yüklemek için
Belirtimler düğmesini tıklayabilirsiniz.
6. Alma Belirtimi iletişim kutusunda İptal’i seçin. Metin Al sihirbazında İleri’yi tıklayın.
Sihirbaz öğelerin noktalı virgülle ayrıldığı varsayımına dayanarak dosyayı alanlara
ayırır. Burada gördüğünüz düzenli sütunlardan bu varsayımın doğru olduğu açıktır.
Sütunlar karışmış olsaydı, bu sayfanın üstündeki seçeneklerden farklı bir sınırlayıcı
seçebilirdiniz.
7. İlk Satır Alan Adlarını İçerir onay kutusunu seçin, İleri’yi tıklayın. Son’u tıklayın.
Access metin dosyasını Çalışanlar tablosuna alır.
8. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın.
9. Access’in metin dosyasından yedi kayıt aldığını onaylamak için Çalışanlar tablosunu
açın.
l ODBC Veritabanı (Access ve Microsoft SQL Server gibi çeşitli dosya türlerini
içerir)
l HTML Belgesi
l Outlook Klasörü
l dBASE Dosyası
l Paradox Dosyası
Bu dosya türlerinin herhangi birinden veri alma işlemi için aynı genel yöntem
kullanılır. Dış Veri Al sihirbazı sizi yönlendirir. Sonraki üç alıştırmada bu dosya
türlerinin birkaçından veri alarak bunu denemiş olacaksınız.
<?xml version=”1.0”?>
<SİPARİŞ>
<MÜŞTERİ>Müge Atak</MÜŞTERİ>
<ÜRÜN>
<ÖĞE>Saksı Toprağı</ÖĞE>
<FİYAT>8,65 YTL</FİYAT>
<MİKTAR>1 paket</MİKTAR>
</ÜRÜN>
</SİPARİŞ>
Bu basit dosya, Müge Atak (müşteri) 8,65 YTL’ye (fiyat) bir paket (miktar) Saksı Toprağı
(öğe) için verdiği siparişi tanımlamaktadır. Gördüğünüz gibi verinin görünümü yerine
yapısı etiketlendiğinde veriyi bir veritabanı tablosuna kolayca alabilirsiniz. Bu amaçla
Bir XML Dosyasından Bilgi Almak 69
oluşturulan gerçek dosyada <sipariş> ile </sipariş> arasındaki blok her bir sipariş için
tekrarlanır.
Bir Access tablosundaki bilgiler veriler ve yapıdan oluşmaktadır. Tablo XML’e verildiğinde
veriler ve yapı şema denilen ayrı dosyalara verilebilir, bu durumda veriler bir .xml
dosyasına, yapı bir .xsd dosyasına konur. (Yapı .xml dosyasına da katıştırılabilmektedir.)
Sonraki alıştırmada Siparişler dosyası hem verileri hem de yapıyı içermekte, Sipariş
Ayrıntıları dosyasıysa verileri bir dosyada, yapıyı başka bir dosyada depolamaktadır.
Yapının bir .xsd dosyasında depolanması durumunda bu dosyanın kendisiyle eşleşen .xml
dosyasıyla aynı klasörde olduğundan emin olun, yoksa Access verileri alır ve tüm alanlara
varsayılan özellikleri atar.
İpucu Siz XML verisini alırken veya verirken Access 2007, XML verisine bir dönüşüm
komut dosyası uygulayabilir. Dönüşümler XML verisini diğer biçimlere dönüştüren bir
şablon türüdür. Alma sırasında bir dönüşüm uygulanırsa veri tabloya girmeden önce
dönüştürülür böylece bir XML dosyasını farklı bir tablo yapısına uyarlayabilirsiniz.
Dönüşümlerin kullanılması hakkında daha fazla bilgi için Access Yardım dosyasına
başvurun.
.
.
.
<table>
<tr>
<td>Soyadı</td><td>Adı</td>
</tr>
<td>Ardıç</td><td>Nilgün</td>
</tr>
</table>
.
.
.
Tabii ki tablonun üstünde ve altında daha başka metin ve etiketler de olabilir ve çok az
tablo bu kadar basittir ama bu örnek genel bir fikir vermek içindir. Bir HTML belgesinde
verilerin Web tarayıcısında görüntülendiğinde tablo gibi görünmesini sağlayan <table>,
<tr> (table row) ve <td> (table data) etiketleridir.
72 Bölüm 3 Bir Veritabanını Bilgilerle Doldurmak
Office 2007 programlarının tümü bir belgeyi HTML biçiminde kaydedebilmekte, belli
bir ölçüde, başka bir program tarafından HTML biçiminde kaydedilmiş bir belgeyi
okuyabilmekte ve alabilmektedir. Bir HTML belgesini Access’e almayı denediğinizde
Access belgeyi çözümleyecek ve yapılandırılmış veri gibi görünen her şeyi belirleyecektir.
Daha sonra Access’in bulduklarına bakabilir ve alıp almamaya karar verebilirsiniz.
Önemli Var olan bir tabloya veri almak istiyorsanız ama verinin yapısı tablonun yapısıyla
aynı değilse, veriyi Excel’e alıp gerekli düzenlemelerden sonra Access’e almanız en kolay
yoldur.
1. Müşteriler tablosunu açın ve 107 kayıt içerdiğine dikkat edin ve tabloyu kapatın.
2. Dış Veri sekmesinde, Al grubunda, Diğer düğmesini tıkladıktan sonra listede HTML
Belgesi’ni tıklayın.
Dış Veri Alma sihirbazı açılır.
3. Verilerin kaynağını ve hedefini seçin sayfasında Gözat düğmesini tıklayın.
4. Dosya Aç iletişim kutusunda Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm03 klasörüne
gidin, 07_YeniMüşteri HTML dosyasını tıkladıktan sonra Aç’ı tıklayın.
5. Kayıtların bir kopyasını tabloya ekle seçeneğini seçin, listede Müşteriler’i
tıkladıktan sonra Tamam’ı tıklayın.
HTML Alma sihirbazı açılır.
Sihirbaz satırlara ve sütunlara bölünmüş olan 07_YeniMüşteri’nin içeriğini
görüntüler. Bir dosya birden çok tablo ve liste içeriyorsa sihirbaz bunları burada
görüntüler ve siz de almak istediğinizi seçebilirsiniz.
Bir HTML Dosyasından Bilgi Almak 73
6. İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir onay kutusunu seçin ve Son’u tıklayın. Ondalık
ayırıcı ile metin sınırlayıcısının eşleştiğini bildiren bir uyarı alırsanız, HTML Alma
Sihirbazı’nda Gelişmiş düğmesini tıklayarak Ondalık Simge kutusundaki virgülü
nokta ile değiştirin.
Access, bilgileri Müşteriler tablosuna alır.
İpucu Bir sihirbazdaki Son düğmesini etkin olduğu herhangi bir anda tıklayarak
sihirbazın sonraki adımlarında varsayılan ayarları kabul etmiş olursunuz.
Bu alıştırmada bir Outlook klasöründen Access veritabanındaki yeni bir tabloya veriler
alacaksınız.
KULLANIN Bu alıştırma için Outlook Kişiler klasörünü kullanın. Kişiler klasörünüz boşsa
bazı kişi kayıtları oluşturun veya alıştırmada başka bir klasör kullanın.
YAPIN Bu alıştırmaya başlamadan önce Outlook’u yükleyin ve yapılandırın.
AÇIN Boş bir veritabanı açın.
4. Posta kutusu klasörünü genişletin, Kişiler klasörünü tıkladıktan sonra İleri’yi tıklayın.
Sihirbazda Kişiler dosyasındaki tüm olası alanlar gösterilir. Bir alan hakkındaki
bilgileri alanı tıklayarak görebilirsiniz. O anda seçili olan alanın alan adını ve
veri türünü düzenleyebilir ve alanın dizinini oluşturmayı ya da alanı almayı
belirleyebilirsiniz.
5. Alan Seçenekleri sayfasında boş bir alan tıklayın ve Access’e o alanı atlamasını
bildirmek için Alanı alma (Atla) onay kutusunu seçin. İleri’yi tıklayın.
Sihirbaz birincil anahtar seçeneklerini sunar. Anahtarı Access’in oluşturmasını,
kendiniz oluşturmayı ya da hiç oluşturmamayı seçebilirsiniz.
6. Birincil Anahtar sayfasında Access birincil anahtarı eklesin seçeneği seçiliyken
İleri’yi tıklayın. Klasörün içeriğini almak için Son’u tıklayın.
7. Alma Adımlarını Kaydet sayfasında Kapat’ı tıklayın.
8. Almak istemediğinizi belirttiğiniz alanın dışındaki tüm alanların alındığını
onaylamak için Kişiler tablosunu açın.
Önemli Noktalar
l Access’e çok sayıda başka programdan kolayca bilgi alabilirsiniz. Başka bir
programdaki bilgileri orada tutmaya devam edip çalışmak için Access’e almak
istiyorsanız, Access veritabanınızı o veri dosyasına bağlayabilirsiniz.
l Excel çalışma sayfalarının tamamını veya bir çalışma sayfasının adlandırılmış aralığını
yeni bir tabloya veya var olan bir tabloya alabilirsiniz. Ayrıca bir çalışma sayfasından
veya aralığından belirli alanları alabilirsiniz.
l Bir Access veritabanına bir veya daha çok SharePoint listesi alabilir ve alınan verileri
SharePoint listesinin belirli bir görünümüyle sınırlayabilirsiniz.
l Outlook e-postasıyla göndermek için formlar oluşturabilir ve bir Access veritabanını
yanıtlarla otomatik olarak güncelleştirebilirsiniz.
l Sınırlandırılmış ve sabit genişlikli metin dosyalarını Access veritabanınıza almak için
Dış Veri Alma sihirbazını kullanabilirsiniz.
l Tablo, sorgu, form, rapor, sayfa, makro ve modül gibi standart Access nesnelerinin
bir veya birden fazlasını kolayca alabilirsiniz.
l Access’e belirli dBASE, Lotus 1-2-3 ve Paradox sürümlerinden veriler alabilirsiniz.
Bilgileri olduğu gibi almayı seçebilir ve Access’te işleyebilir veya bilgileri Excel veya
Microsoft Office Word gibi başka programlara taşıyabilir ve Access’e almadan önce
orada işleyebilirsiniz.
l Başka bir programla HTML biçiminde kaydedilen bir belgeyi Access’e alabilirsiniz.
Bir HTML belgesini Access’e almayı denerseniz Access belgeyi çözümler ve
yapılandırılmış veriye benzeyen her şeyi belirler. Daha sonra Access’in bulduklarına
bakabilir ve alıp almayacağınıza karar verebilirsiniz.
l XML dosyalarını Access’e alabilirsiniz. XML verilerden ve verilerin yapısını tanımlayan
bir şemadan oluşur. XML’e veri veren programlar verileri ve şemayı bir dosyada
birleştirebilir veya iki dosya oluşturabilir. Program iki ayrı dosya verirse hem verileri
hem de yapıyı Access’e almak için size her iki dosya da gerekecektir.
l Başka programlardaki verileri gerçekten almadan veritabanınıza bağlayabilirsiniz.
Bu seçenek başkalarının tuttuğu verilerle çalışmak ve güncel bilgilere ulaşmak
istiyorsanız yararlı olabilir.
Bir Bakışta Bölüm
Metin dosyasına
bilgi vermek,
sayfa 90
HTML dosyasına
bilgi vermek,
sayfa 94
79
80 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak
İpucu Belirli bir Access nesnesi için geçerli dosya verme biçimini görmek için Gezinti
bölmesinde nesneyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, sonra da Ver’i işaret edin.
Bir Access veritabanına bilgi aldığınızda alınan verilerin genellikle belirli kalıplarla
uyuşması gerekmektedir, yoksa alma işlemi başarısız olur. Bu tür sınırlamalar bir Access
veritabanından verileri verirken olmaz ve işlem nadiren başarısız olur. Ancak verilen bazı
veritabanı nesneleri belirli biçimlerde pek kullanışlı değildir.
Bu bölümde bir Access veritabanından PDF, XPS, XML, HTML ve metin dosya biçimlerinin
yanı sıra diğer Microsoft Office 2007 sistem uygulamalarına da çeşitli nesneler
vereceksiniz. Ayrıca verileri bir Access veritabanından bir Microsoft Office Word
belgesine ve bir Microsoft Office Excel elektronik sayfasına da doğrudan kopyalayacak ve
yapıştıracaksınız.
Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti çin Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows
Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin
Bilgiler” bölümüne bakın.
İpucu Ekler ve Zengin Metin gibi Access 2007’de yeni olan veri türleri Access 2003’e
düzgün verilmeyecektir. Zengin metin etiketlendirilmiş HTML, ekler de ekin dosya adı
olarak verilir.
Başka Bir Access Veritabanına Bilgi Vermek 81
İpucu Access’in tek bir örneğinde bir defada yalnızca bir veritabanı açabilirsiniz.
Üzerinde çalıştığınız veritabanını kapatmadan ikinci bir veritabanı açarsanız
Access size en son değişiklikleri kaydedip kaydetmeyeceğinizi sorar sonra da ikinci
veritabanını açmadan önce birincisini kapatır. İki veritabanını aynı anda açmak için
Başlat menüsünden Access’in ikinci bir örneğini başlatın sonra da Dosya menüsünden
ikinci veritabanını açın veya Windows’ta veritabanı dosyasını çift tıklayarak açın.
Bu alıştırmada bir veritabanından bir Excel çalışma kitabına bir tablo vereceksiniz.
1. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Excel elektronik tablosuna ver düğmesini
tıklayın.
2. Ver – Excel Elektronik Tablosu sihirbazında, Gözat düğmesini tıklayın. Dosya
Kaydet iletişim kutusunda, Belgeler\MPS\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin
ve Kaydet’i tıklayın.
Varsayılan ayar olarak, elektronik tablo temel aldığı tabloyla aynı ada sahiptir.
Elektronik tablonun adını Dosya Kaydet iletişim kutusunda değiştirebilirsiniz.
3. Ver – Excel Elektronik Tablosu sihirbazında, Verileri biçimlendirme ve düzen ile
ver onay kutusunu seçin. Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç
onay kutusunu seçin.
Liste içeriği statiktir ve verme işleminden sonra kaynak tablo veya sorguda yapılan
değişiklikleri yansıtmayacaktır. Var olan bir listenin üzerine yazamazsınız veya veri
ekleyemezsiniz.
SharePoint Listesine Bilgi Vermek 85
İpucu Bir defada yalnızca bir nesneyi verebilirsiniz. Ancak bir tabloyu verirken Access
tüm ilişkili tabloları da verir.
SharePoint listesinde her sütun için seçilen veri türü karşılık gelen kaynak alanı
temel alır. Herhangi bir hata veya sınırlı işlevsellik hakkında açıklama listenin altında
görünür.
3. Ver – RTF Dosyası sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda
Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın.
4. Ver – RTF Dosyası sihirbazında, Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef
dosyayı aç onay kutusunu seçin ve Tamam’ı tıklayın.
Word’e Bilgi Vermek 89
Access tabloyu bir Word belgesine verir. Word başlatılır ve belge açılır. Dikkat ederseniz
Word bilgileri bir defada yalnızca bir kaydın gösterildiği Access’ten daha farklı bir
biçimde sunmaktadır. Word’de tüm alanları bir sayfada görmek için başlık satırını seçin,
sonra seçimi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Otomatik Sığdır’ı işaret edin ve Pencereye
Otomatik Sığdır’ı tıklayın.
KAPATIN Müşteriler belgesini kapatın ve Word’den çıkın. Ver – RTF Dosyası sihirbazını ve
04_WordVer veritabanını kapatın.
İpucu XML Kağıt Belirtimi XPS Belgesi biçimini tanımlamaktadır. XPS Belge
biçiminde (XPS Belgesi) olan bir belge, XML tabanlı bir biçimde tanımlanan elektronik
kağıtların sayfa numaralı bir sunumudur. XPS Belge biçimi müşterilerin sayfa numaralı
belgeleri çaba harcamadan oluşturacağı, paylaşacağı, yazdıracağı ve arşivleyeceği
açık bir çapraz platform belgesidir. Microsoft Office 2007 verileri dosyalar şeklinde
düzenlemek, işletmelerin Microsoft Office 2007 ve XPS belgelerini aynı şekilde
yönetmesine olanak sağlamak için Açık Paket Kuralları’nı kullanmaktadır.
Access 2007, tablo, sorgu, form ve raporların XML biçimine verilmesini destekler.
Veri (.xml dosyası) ve şema (.xsd dosyası) dosyalarını ayrı ayrı verebilir veya şemayı
verilen XML veri belgesine katıştırabilirsiniz. HTML’de veya verilerin ASP sunumlarında
kullanılmak üzere bir XLS Stil Sayfası da verebilirsiniz.
1. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıkladıktan sonra listede, XML
Dosyası’nı tıklayın.
2. Ver – XML Dosyası sihirbazında Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda,
Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın.
94 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak
4. Veri (XML) ve Verinin şeması (XSD) onay kutuları seçiliyken Tamam’ı tıklayın.
5. Ver – XML Dosyası sihirbazında, Kapat’ı tıklayın.
6. Windows Gezgini’nde, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin.
Dikkat ederseniz Access verilen Müşteriler tablosundan Müşteriler.xml adında bir
veri dosyası ve Müşteriler.xsd adında bir şema dosyası oluşturmuştur.
İpucu Ver XML iletişim kutusunda bir tabloyu birleşik veri/şema dosyası olarak
vermek için Diğer Seçenekler düğmesini tıklayın. Şema sekmesinde, Verilen XML Veri
Belgesine Şemayı Katıştır’ı seçin ve Tamam’ı tıklayın.
Bir HTML dosyasına tablo, sorgu, form ve rapor verebilirsiniz. Bir tablo, sorgu veya formu
verdiğinizde Access onu bir HTML tablosuna, bir raporu ise bir dizi bağlı HTML dosyasına
(raporun her bir sayfası için bir dosya) dönüştürür.
HTML Dosyasına Bilgi Vermek 95
İpucu Bir HTML dosyasına verme işlemi yaparsanız tabloyu Internet Explorer gibi bir
tarayıcıda görüntüleyebilirsiniz. Tablonun yapısını tanımlayan etiketleri görmek için ya
tarayıcıdaki kaynağı görüntüleyin ya da dosyayı bir metin düzenleyicisinde açın.
2. Dış Veri sekmesinde, Ver grubunda, Diğer düğmesini tıkladıktan sonra listede,
HTML Belgesi’ni tıklayın.
96 Bölüm 4 Bilgileri Paylaşmak ve Yeniden Kullanmak
3. Ver – HTML Belgesi sihirbazında, Gözat’ı tıklayın. Dosya Kaydet iletişim kutusunda,
Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm04 klasörüne gidin ve Kaydet’i tıklayın.
4. Verme işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutusunu seçin ve
Tamam’ı tıklayın.
HTML Çıktı Seçenekleri iletişim kutusu açılır. Dosyayı kaydetmek için kullanacağınız
kodlamayı seçebilirsiniz.
Bir grup kaydı yapıştırmayı denediğinizde Access sorunla karşılaşırsa bir hata iletisi
görüntüler ve sorun kayıtlarını Yapıştırma Hataları tablosuna kaydeder. Bu tablodaki
sorunu daha sonra giderebilir, yanlış olan şeyi düzeltebilir, kopyalamayı ve yapıştırmayı
tekrar deneyebilirsiniz.
İpucu Bir tablonun tamamını bir Access veritabanından diğerine yapıştırmak için her
iki veritabanını da açın, kaynak veritabanındaki tabloyu Pano’ya kopyalayın ve hedef
veritabanına yapıştırın. Tablo verisini ve/veya tablo yapısını yeni bir tablo olarak yapıştırabilir
veya verileri var olan bir tabloya ekleyebilirsiniz.
Bu alıştırmada bir Access veritabanı tablosu, bir Excel çalışma sayfası ve bir Word belgesi
arasında kayıtları kopyalayacak ve yapıştıracaksınız.
1. Seçmek istediğiniz ilk kaydın satır seçicisini işaret edip (işaretleçi sağ oka dönüşür),
farenin sol düğmesini basılı tutun ve seçmek istediğiniz en son kayda kadar
sürükleme yaparak altı tane kayıt seçin.
Diğer Office Programlarına Bilgi Kopyalamak 99
Önemli Noktalar
l Bir Access veritabanındaki bilgileri vermek istediğiniz nesneye bağlı olarak çeşitli
biçimlerde verebilirsiniz.
l Herhangi bir tablo, sorgu, form veya raporu başka bir Access veritabanına
verebilirsiniz. Ayrıca bu nesnelerin bazılarını Excel, Word, PDF, XPS, XML, HTML ve
metin dosyası biçimlerine verebilirsiniz.
l Bir Access tablosundaki bilgileri bir Word posta birleştirme belgesiyle birleştirebilir,
tabloyu Word belgesine veya bir Excel çalışma sayfasına verebilirsiniz.
l Veritabanınızdaki bilgileri diğer programlara kopyalayıp yapıştırabilirsiniz.
Bir Bakışta Bölüm
Form oluşturmak,
sayfa 104 ve 129
Form özelliklerini
düzenlemek, sayfa 108
Forma denetimler
eklemek, sayfa 119
Form düzenini
değiştirmek, sayfa 114
Bir şirketin günlük kayıtlarını içeren bir veritabanı ancak güncel olduğu sürece ve içinde
depolanan bilgiler kolayca bulunduğunda kullanışlıdır. Microsoft Office Access 2007’nin
kullanımı her ne kadar kolay olsa da Veri Sayfası görünümünde bilgilerin girilmesi,
düzenlenmesi ve alınması Access’i bilmeyen birine verebileceğiniz bir görev değildir.
Bu görevler bıktırıcı ve verimsiz oldukları gibi, Veri Sayfası görünümünde çalışmak
da özellikle karmaşık işlemlerin birkaç ilişkili tabloya girilmesi gerektiği durumlarda
hataya çok açıktır. Bu sorunun çözümü ve veritabanının bilgileri verimli bir şekilde
yönetebileceğiniz bir veritabanı uygulamasına dönüştürülmesindeki ilk adım form
oluşturmak ve kullanmaktır.
Bir form bir veya birden fazla tablo veya sorgudaki alanların bazılarının veya tümünün
düzenlenmiş ve biçimlendirilmiş bir görünümüdür. Formlar, veritabanında tablolarla
etkileşimli olarak çalışırlar. Formdaki denetimleri yeni bilgiler girmek, var olan bilgileri
düzenlemek, silmek veya bulmak için kullanırsınız. Kağıt çıktı şeklindeki formlar gibi,
Access formları da kullanıcıların bilgileri görüntüleyebildiği veya girebildiği metin kutusu
denetimlerinin yanı sıra ne tür bilgiler girmelerinin gerektiğini belirten etiket denetimleri
de içerebilir. Kağıt çıktı şeklindeki formlardan farklı olarak Access formları bir Microsoft
103
104 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
Windows iletişim kutusuna veya sihirbaz sayfasına benzer biçimde seçenek düğmeleri ve
komut düğmeleri gibi başka denetim çeşitleri de içerebilir.
İpucu Bir veritabanı uygulamasının özelliklerine ve işlevlerine göz atmak için de formlar
oluşturabilir ve veritabanının gerçek verileriyle bağlantı kurmayabilirsiniz. Geçiş panosu bu
tür bir forma örnektir.
Diğer Access nesnelerinde olduğu gibi, formları kendiniz veya bir sihirbaz yardımıyla
oluşturabilirsiniz. En iyisi geçiş panosu gibi düzenleme ve gezinti için olan formları
Tasarım görünümünde oluşturmaktır. Ancak, tablolara dayalı formları her zaman bir
sihirbaz kullanarak oluşturduktan sonra istediğiniz düzenlemeleri kendiniz yapın.
Ayrıca Bakınız Geçiş panoları hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 9 “Veritabanını Kolay
Kullanılır Hale Getirmek”teki “Bir Geçiş Panosu Oluşturmak” başlığına bakın.
Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows
Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin
Bilgiler” bölümüne bakın.
Bu kararları verdikten sonra bir formu birçok yolla oluşturabilirsiniz. Access’teki diğer
nesneler gibi, formu oluşturduktan sonra, form gereksinimlerinize tamamen uymazsa
onu Tasarım görünümünde özelleştirebileceğinizi unutmayın.
En hızlı yol Gezinti Bölmesi’nde bir tablo veya sorgu seçmek sonra da Oluştur sekmesinde
Formlar grubundaki Form düğmesini tıklatmaktır. Tablo veya sorgudaki tüm alanlar
kullanılarak bir form oluşturulur ve Düzen görünümünde açılır.
Veritabanında formun dayandığı tabloyla bir-çok ilişkisi olan başka bir tablo varsa, Form
aracı ana formdaki geçerli kayda ait ilişkili tablodaki tüm kayıtları gösteren bir veri sayfası
(alt form adı verilir) ekler.
Bu alıştırmada bir tabloya dayalı bir form oluşturmak için Form aracını kullanacaksınız.
İpucu Bir tabloya dayanan form oluşturmak için tabloyu açmanız gerekmemektedir.
Tabloyu Gezinti Bölmesindi tıklatarak kolayca seçebilir, sonra Form grubundaki Oluştur
sekmesinde Form düğmesini tıklatabilirsiniz. Ama form içeriklerini tablo içeriklerine
karşı doğrulamak için tabloyu formun arkasında açık bulundurmak bazen yararlı olur.
Form aracı otomatik olarak form başlığına logo için yertutucu ve bir başlık
(Müşteriler) eklemiştir.
3. Formun altındaki gezinti denetimlerini kullanarak birkaç kaydı görüntüleyin.
Görünümler arasında kolayca geçiş yapabilmek için veritabanı penceresindeki
Müşteriler tablosu sekmesini ve Müşteriler form sekmesini dönüşümlü olarak
tıklayarak formda gösterilen bilgileri tablonun veri sayfası görünümündekilerle
karşılaştırabilirsiniz.
İlişkiler
Access’te ilişki iki tablodaki ortak alanlar arasında yapılan ilişkilendirmedir. Bu ilişkiyi
bir tablodaki bilgileri diğer bir tablodaki bilgilere bağlamak için kullanabilirsiniz.
Örneğin, Kategori tablosu ve Ürün tablosu arasında KategoriNo alanına dayalı bir
ilişki kurabilirsiniz. Her ürün yalnızca bir kategoridedir ama her kategori birçok ürün
içerebilir, en yaygın olan bu ilişki türüne bir-çok ilişkisi adı verilir.
l Bir-bir ilişkisi bir tablodaki her bir kaydın diğer tabloda tek bir ilişkili kaydı
olabilir.
Bu tür ilişki yaygın olarak kullanılmaz çünkü tüm alanları bir tabloya koymak
daha kolaydır. Ancak bir tabloyu birçok alanla parçalara ayırmak yerine veya
yalnızca ilk tablodaki bazı kayıtlardaki bilgileri izlemek için bir-bir ilişkisi olan
iki tablo kullanabilirsiniz.
l Çok-çok ilişkisi birbirine üçüncü bir tabloyla bağlanmış, aralarında bir-çok
ilişkisi olan iki tablonun ilişkisidir.
Bu ilişkiyi Ürünler, Siparişler ve Sipariş Ayrıntıları tablolarını içeren bir
veritabanında görebilirsiniz. Ürünler tablosunun her ürün için bir kaydı ve
her kaydın benzersiz bir SiparişNo’su vardır. Ancak Siparişler tablosu her
siparişin hangi ürünleri içerdiğini belirtmez; bu bilgi diğer iki tabloyu birbirine
bağlayan ortadaki Sipariş Ayrıntıları tablosundadır. Ürünler ve Siparişler
tablolarının her birinin Sipariş Ayrıntıları tablosuyla bir-çok ilişkisi vardır.
Bu nedenle Ürünler ve Siparişler tablolarının arasında çok-çok ilişkisi vardır.
Yani, bu her ürünün birçok siparişte olabileceği ve her siparişin birçok ürünü
içerebileceği anlamına gelmektedir.
Bir veritabanında iki tablo arasında bir-çok ilişkisi olduğunu göstermenin en
mükemmel yolu alt form içeren bir form kullanmaktır. Ana (birincil) form bir-çok
ilişkisinin “bir” tarafındaki bir kaydı, alt form da ilişkinin “çok” tarafındaki tüm ilişkili
kayıtları listeler.
108 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
Form aracını veya Form sihirbazını kullanarak bir form oluşturduğunuzda formdaki her
alan bir metin kutusu denetimi ve ilişkili etiket denetimiyle temsil edilir. Bu bölümün
başında oluşturduğunuz forma benzer bir form temel aldığı tabloya bağlıdır. Formdaki
her metin kutusu tabloda belirli bir alana bağlıdır. Tablo kayıt kaynağı, alan denetim
kaynağıdır. Her denetimin yazı tipi, yazı tipi boyutu, hizalama, dolgu rengi ve kenarlık
gibi belli özellikleri vardır. Formun görünüşünü geliştirmek için bu özelliklerin varsayılan
değerlerini değiştirebilirsiniz.
Bir form bazı özelliklerini dayandığı tablodan devralır. Örneğin formdaki metin kutusu
adları kaynak tablodaki alan adlarıyla, metin kutusu etiketleri her bir alanın Resim Yazısı
özelliğiyle eşleşir ve her metin kutusunun genişliği Alan Boyutu özelliğiyle belirlenir. Bir
form oluşturduktan sonra alanların özelliklerini tabloda veya formda bağımsız olarak
değiştirebilirsiniz.
Yazı Tipi grubunda kullanılabilen tüm ayarlar (ve birkaç tane daha) her denetimin
Özellik Sayfası’ndan da kullanılabilir. Bu bölmeden formun kendisi dahil formdaki
herhangi bir nesnenin özelliklerini görebilirsiniz.
Biçim, Veri, Olay ve Diğer sekmesini tıklayarak ilgili özelliklerin türlerini veya Tümü
sekmesini tıklayarak tüm özellikleri görebilirsiniz.
9. Özellik Sayfası bölmesinde Biçim sekmesini tıklayın, Yazı Tipi Adı özelliğini MS
Sans Serif olarak değiştirin. Yazı Tipi Boyutu özelliğini 8’e ayarlayın. Yazı Tipi
Genişliği’ni Koyu’ya ayarlayın.
Formdaki MüşteriNo metni değişikliklerinizi yansıtır.
10. Özellik Sayfası bölmesinin üst kısmındaki oku tıklayın, formdaki Ad metin
kutusunun solundaki etiketi seçmek için özellik listesinde Etiket3’ü tıklayın.
11. Ad etiket kutusundaki metnin yazı tipini değiştirmek için Adım 9’u tekrarlayın.
Bir denetimi seçmek ve özelliklerini değiştirmek için kullanabileceğiniz bu farklı
yollar işinizi kolaylaştıracaktır ama onlarca denetimde değişiklik yapmanız
gerektiğinde durum biraz değişir. Sonraki iki adımda daha hızlı bir yolu
öğreneceksiniz.
12. Formun Ayrıntı bölümünün sol üst kısmında boş bir yeri tıklayın, sonra tüm
denetimleri seçmek için işaretçiyi aşağı ve sağa doğru bir dikdörtgen çizerek
sürükleyin.
17. Arka Plan Rengi özellik kutusunda, #FFF200 değerini #FFFFCC ile değiştirin.
Arka plan rengi uçuk sarı renge dönüşür.
112 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
18. Özel Efekt özelliğini Gölgeli’ye ve Kenarlık Rengi özelliğini yeşile ayarlayın.
19. Formda, seçimi serbest bırakmak için (başka deyişle denetimlerin seçimini
kaldırmak için) seçili denetimlerin dışında bir yeri tıklayın.
20. Ad etiketini tıklayın. Özellik Sayfası bölmesinde Resim Yazısı özelliğine gidin, Adı‘ı
Ad Soyad olarak değiştirin tuşuna basın.
21. Telefon Numarası’nı Telefon ile değiştirmek için Adım 20’yi tekrarlayın.
İpucu Bir etiketin Resim Yazısı özelliğini veya bir metin kutusunun Denetim Kaynağı
özelliğini değiştirmek için önce etiketi ya da kutuyu seçin, metnini tıklayın ve
herhangi bir Windows programında yaptığınız gibi metni düzenleyin.
28. Tüm metin kutularını seçin (ama karşılık gelen etiketleri seçmeyin) ve metin
kutularını aynı hizaya getirmek ve etiketlerle aralarına boşluk eklemek için Özellik
Sayfası bölmesinde Sol ayarını 4 cm olarak değiştirin.
29. Yazı Tipi Genişliği özelliğini Normal’e değiştirin sonra da denetimlerin seçimini
kaldırmak için formda denetimlerin dışında bir yeri tıklayın.
30. Müşteriler formunun tasarımını kaydetmek için Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda
Kaydet düğmesini tıklayın.
Kaydet
İpucu Özellik Sayfası bölmesi, siz kapatmadığınız sürece, tüm açık formları kapatıncaya kadar
açık kalır.
Bir formun düzeniyle çalışırken, seçili öğeyi nasıl değiştirebileceğinizi belirtecek şekilde
değişen işaretçinin şekline dikkat etmeniz gerekir. Metin kutusu ve etiketi bazen tek
bir birim olarak davrandığından bir değişiklik yapmadan önce işaretçinin şekline dikkat
etmeniz gerekir. İşaretçinin şekli gerçekleştirilecek eylemi belirtir.
Dört yönlü ok. İşaretçi denetimin sol üst köşesindeki büyük bir karenin üzerindeyse
her iki denetimi bir arada veya birbirinden bağımsız olarak taşımak için sürükleyin.
Yatay ok. Genişliği değiştirmek için sağ veya sol kenarlığı sürükleyin.
Çapraz ok. Hem yüksekliği hem de genişliği değiştirmek için köşeyi sürükleyin.
2. Ayrıntı kılavuzunun sağ kenarını işaret edin ve işaretçi iki yönlü oka dönüştüğünde
arka planın kenarını 3 cm sağa sürükleyin.
116 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
Bir etiket veya metin kutusu bağımsız olarak taşınabiliyorsa sol üst köşesinde daha
büyük bir öğe seçicisi olacaktır.
4. Soyad metin kutusu üzerinde işaretçi dört yönlü oka dönüştüğünde kutuyu Ad
metin kutusunun sağına sürükleyin.
İpucu Bir denetimin konumunu iyice ayarlamak için denetimi tıklayıp Yukarı, Aşağı,
Sol veya Sağ Ok’a basarak denetimi hareket ettirin, azar azar ilerletmek için ok tuşuna
basarken Ctrl tuşunu basılı tutun. Bir denetimin boyutuna ince ayar yapmak için ok
tuşuna basarken Shift tuşunu basılı tutun.
İpucu Form denetimleri işletim sisteminde hangi tema ayarlanmışsa onu devralır.
Temayı değiştirmek için Denetim Masası’nı açın, Görünüm ve Kişiselleştirme’yi tıklayın,
Kişiselleştirme altında, Temayı Değiştir’i tıklayın. Tema Ayarları iletişim kutusunda,
istediğiniz temayı seçin ve Tamam’ı tıklayın.
İpucu Access girdiğiniz verileri otomatik olarak kaydeder ama herhangi bir nesnede
yaptığınız düzen değişikliklerini sizin kaydetmeniz gerekir.
Bu alıştırmada bir forma Form aracı tarafından otomatik olarak yerleştirilen logo ve resim
yazısını değiştireceksiniz. Ayrıca Ayrıntı bölümündeki bir metin kutusunu açılır kutuyla
değiştirecek ve program penceresinden kayıt seçici çubuğunu kaldıracaksınız.
İpucu Access 2007’de bir grafik adı girmenizi isteyip sonra da grafiği form
üstbilgisine otomatik olarak ekleyen yeni bir Logo denetimi vardır.
8. Yazı Tipi Boyutu’nu 18’e, Metin Hizala’yı Orta’ya değiştirin ve Özellik Sayfası
bölmesini kapatın.
9. Düzenle sekmesinde, Boyut grubunda, En Uyguna düğmesini tıklayın.
En Uyguna
Etiket denetiminin boyutu metne uyacak şekilde değişir.
122 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
10. Resmin ve etiket denetimlerinin boyutunu ve konumunu yan yana olacak şekilde
ayarlayın.
Sorun Giderme Access, oluşturulan her denetime bir numara verir. Sizin eklediğiniz
denetimin numarasıyla kitaptakinin farklı olmasının hiçbir önemi yoktur.
13. Ülke metin kutusunu tıklayın. Yazı Tipi grubunda, Biçim Boyacısı düğmesini
tıkladıktan sonra birleşik kutu denetimini tıklayın.
BiçimBoyacısı
Access metin kutusunun biçimini birleşik kutu denetimine ve etiketine kopyalar.
14. Özellik Sayfası bölmesi açık değilse, birleşik kutuyu farenin sağ düğmesiyle
tıkladıktan sonra Özellikler’i tıklayın.
15. Özellik Sayfası bölmesinde, Veri sekmesinde, Denetim Kaynağı okunu tıklayın ve
listeden Ülke’yi seçin.
16. Satır Kaynağı kutusuna aşağıdakini yazın:
SELECT DISTINCT Müşteriler.Ülke FROM Müşteriler;
Forma Denetimler Eklemek 123
Müşteriler ve Ülke arasında bir nokta var (ama boşluk yok) ve metnin sonunda bir
noktalı virgül var.
Bu kod satırı Müşteriler tablosunun Ülke alanındaki her ülkenin bir örneğini seçen
bir sorgudur ve Ülke okunu tıkladığınızda sonuçları bir liste halinde görüntüler.
İpucu Listede olmayan bir ülkeden bir müşteriyi eklemeniz gerekiyorsa ülkenin adını
birleşik kutuya yazabilirsiniz. Kayıt veritabanına eklendikten sonra birleşik kutu listesi
görüntülendiğinde o ülke de görünür.
22. Birkaç kaydı görüntüledikten sonra ülke listesini görmek için birleşik kutu okunu
tıklayın.
23. Bu alıştırma için formun sol kenarındaki gri çubuğa yani kayıt seçiciye gereksinim
duymayacaksınız. Tasarım görünümüne dönün ve Form seçiciyi tıklayın (yatay ve
dikey cetvellerin kesişimindeki kutu) ve tuşuna basarak (açık değilse) Özellik
Sayfası bölmesini açın. Biçim sekmesinde, Kayıt Seçiciler’i Hayır’a ve Kaydırma
Çubukları’nı Hiçbiri’ne ayarlayın. Özellik Sayfası bölmesini kapatmak için tuşuna
basın.
24. Formun yeni tasarımını kaydedin ve son bir bakış için Form görünümüne geçin.
Tuşunu Bırak. Bazı nesneler başka olayları da tanır. Örneğin bir metin denetimi 17, bir
form 50’den fazla farklı olayı tanır.
İpucu Bir nesne tarafından tanınan olaylar nesnenin Özellik Sayfası bölmesindeki Olay
sekmesinde listelenir.
Siz bir formu kullanırken nesneler sürekli olarak olaylar için sinyal gönderir yani olayları
tetikler. Ancak bir olaya bir makro veya VBA yordamı eklemediğiniz sürece nesne
yalnızca tetiklemekle kalır. Varsayılan ayar olarak, Access çoğu olayı tanıdığında gözle
görülür bir şey yapmaz. Bu nedenle programın normal davranışını etkilemeden, bir
olayı hangi eylemin olması gerektiğini belirtmek için kullanabilirsiniz. Hatta bir olayı
bir makronun çalışmasını ya da bir VBA yordamının bir dizi eylem gerçekleştirmesini
tetiklemek için kullanabilirsiniz.
Karışık mı geldi? Aslına bakarsanız olaylar çoğu Access kullanıcısının merak ettiği şeyler
değildir. Ama olayları kullanmanın form gibi nesnelerin verimliliğini nasıl büyük ölçüde
artırdığı bilindiğine göre, onlarla ilgili tüm olup bitenler hakkında fikir sahibi olmak işe
yarayacaktır.
Örneğin alıştırma veritabanlarından birindeki müşteri kayıtlarına bakarken Müşteri
No’ların müşterilerin soyadlarının ilk üç, adlarının da ilk iki harfinden oluştuğuna ve
hepsinin büyük harf yazıldığına dikkat etmişsinizdir. Bu teknik yeni bir müşteri için
benzersiz bir kimlik oluşturur. Zaten kullanımda olan bir numarayı girmeyi denerseniz,
Access yeni girişi kabul etmez ve bir sayı eklemek veya numarayı benzersiz yapmak için
değiştirmek zorunda kalırsınız. İki sözcüğün parçalarını birleştirmek sonra da sonuçları
büyük harfe dönüştürmek gibi küçük görevleri yerine getirmek bilgisayarın uzmanlık
alanındadır. Bu nedenle veritabanına eklenen her yeni müşteri kaydı için bir numara
yazmak yerine bunu sizin için VBA’nın yapmasını sağlayabilirsiniz.
Bu alıştırmada birkaç satır VBA kodu yazacak ve kodu bir formdaki olaya ekleyeceksiniz.
Bu kesinlikle ayrıntılı bir VBA çalışması değildir ama bu alıştırma sizi VBA’nın gücüyle
tanıştıracaktır.
Önemli Tek tırnak işaretiyle başlayan metin satırları altındaki kod satırının amacını
anlatan açıklamalardır. VBA Editor’da açıklamalar yeşil renkte gösterilir.
Bu alıştırmada ürün kategorilerinin her biri hakkında bilgiler gösteren bir form
oluşturmak için sihirbaz kullanacaksınız.
İpucu Bir formu oluşturduktan sonra formun stilini değiştirmek için Tasarım
görünümüne geçin ve Düzenle sekmesinde, Otomatik Biçim grubunda, Otomatik
Biçim’i tıklayın, listeden istediğiniz stili seçin.
5. Birincil tablonuz ve Alt formları olan form seçeneği seçiliyken, İleri’yi tıklayın.
Form aracı her biri kendi kaynak tablosundaki tüm alanları içeren bir form ve alt
form oluşturup görüntüler.
1. Formun Ayrıntı bölümünde çalışmak üzere kendinize yer açmak için Form Altbilgisi
bölüm seçicisini yaklaşık 5 cm aşağı sürükleyin.
2. Tasarım sekmesinde, Denetimler grubunda, Denetim Sihirbazları Kullan
Denetim düğmesinin etkin (turuncu) olduğundan emin olun.
Sihirbazları
Kullan
3. Denetimler grubunda, Alt Form/Alt Rapor düğmesini tıklayın ve işaretçiyi
sürükleyerek Ayrıntılar bölümünün alt kısmındaki boşlukta bir dörtgen çizin.
Alt Form/Alt Formda beyaz bir nesne görünür ve Alt Form Sihirbazı açılır.
Rapor
Alt formun biçimi tamamen değişmiştir. Tasarım görünümünde basit bir form gibi
görünmektedir ama Form görünümünde veri sayfası gibi görünür.
10. Tasarım görünümüne dönün, gerekli boyut ayarlarını yapın ve açık değilse Özellik
Sayfası bölmesini açın.
11. Alt formun sol üst köşesindeki Form seçiciyi iki kez tıklayın.
İlk tıklama Ürünler alt formu denetimini, ikinci tıklama formu seçer. Seçicinin
üzerinde küçük bir siyah kare görünür.
İpucu Sütun başlıkları arasındaki iki yönlü oku çift tıklayarak sütunların genişliklerini
verilerinin sığacağı şekilde hızlıca ayarlayabilirsiniz.
138 Bölüm 5 Formları Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak
20. Formu kaydedin, Form görünümüne dönün sonra da alanları tamamen görünceye
kadar alt form sütunlarının genişliğini ve Form penceresinin boyutunu ayarlayın.
Önemli Noktalar
l Form, bir veya birden fazla tablo veya sorgudaki alanların bazılarının ya
da tümünün düzenlenmiş ve biçimlendirilmiş bir görünümüdür. Formlar
veritabanındaki tablolarla etkileşimli olarak çalışırlar. Formdaki denetimleri yeni
bilgiler girmek, var olan bilgileri düzenlemek, silmek veya bulmak için kullanırsınız.
l Bir tablodaki tüm alanları içeren bir formu oluşturmanın en hızlı yolu Form aracını
kullanmaktır. Formu daha sonra Tasarım görünümünde kolayca özelleştirebilirsiniz.
l Form için hangi tabloyu temel alacağınızı biliyorsanız ve formun nasıl kullanılacağı
hakkında fikriniz varsa hızlıca bir form oluşturmak için Form sihirbazını
kullanabilirsiniz. Tasarım görünümünde formda değişiklik yapabilirsiniz.
l Bir formdaki her metin kutusu formun temel aldığı tablodaki belirli bir alanla
ilişkilidir. Tablo kayıt kaynağı, alan ise denetim kaynağıdır. Her denetimin yazı tipi
stili, yazı tipi boyutu ve yazı tipi genişliği gibi formun görünümünü geliştirmede
kullanabileceğiniz özellikleri vardır.
Önemli Noktalar 141
Sorgu oluşturmak,
sayfa 160
Veritabanı bilgiler için bir depodur. Bir veya birden çok tabloda yalnızca birkaç kayıt
veya binlerce kayıt içerebilir. Bir veritabanı ne kadar bilgi içerirse içersin, yalnızca
gerek duyduğunuzda ve yalnızca gereken bilgileri bulabilirseniz kullanışlı olur. Küçük
bir veritabanında bilgileri bulmak için aradığınız şeyi buluncaya kadar bir tabloyu
incelemeniz yeterli olacaktır. Ama veritabanın boyutu ve karmaşıklığı artarsa bilgileri
bulmak ve çözümlemek daha zor hale gelir.
Bu bölümde bir tablodaki bilgileri sıralamayı ve süzmeyi, bir formda seçili bilgileri
görüntülemeyi ve birden çok ölçüte uyan bilgileri bulmayı öğreneceksiniz. Sonra da
bilgileri bulmak ve hesaplamalar yapmak için sorgular oluşturacaksınız.
143
144 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows
Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin
Bilgiler” bölümüne bakın.
Soyadı Ad
Atasoy Deniz
Atasoy Jale
Atasoy Kaan
Tekin Aslı
Tekin Suat
Bir tabloyu sıralamak bir türe ait tüm girdileri bir araya getirerek gruplandırır. Örneğin
müşterilerinize göndereceğiniz postaları şehirlere göre ayırmak için posta etiketlerini
yazdırmadan önce müşteri kayıtlarını şehirlere göre gruplandırabilirsiniz.
Bir Tablodaki Bilgileri Sıralamak 145
Access metni sıralarken her kayıtta seçilen alandaki karakterler bitinceye kadar
önce ilk karaktere, sonra sonraki karaktere, sonra sonrakine, vb göre sıralama yapar.
Access sayıları sıralarken her alanın içeriğine tek bir değer olarak işlem yapar ve
kayıtları o değeri temel alarak sıralar. Bu yöntem tuhaf bir sıralama düzenine neden
olabilir. Örneğin, aşağıdaki tablonun ilk sütunundaki listeyi metin olarak sıralamak
ikinci sütundaki listeyi üretir. Aynı listeyi sayı olarak sıralamak üçüncü sütundaki
listeyi üretir.
Metin veri türünde sayı içeren bir alanda tüm girdilerin aynı uzunlukta olması için
sayıların başına sıfır ekleyebilirsiniz. Örneğin, sayılar metin olarak tanımlansa bile
001, 011 ve 101 doğru sıralanır.
146 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
Bu alıştırmada kayıtları önce bir, sonra birden çok alana göre sıralayacaksınız.
2. Bölge sütun başlığının sağ kenarındaki oku tıkladıktan sonra A’dan Z’ye Sırala’yı
tıklayın.
Access kayıtları bölgeye göre alfabetik sırada yeniden düzenler ve sıralama
düzenini belirtmek için sütun başlığının sağ kenarında yukarıyı gösteren ince bir ok
görüntüler.
3. Farklı bir yöntem kullanarak düzeni tersine çevirmek için Giriş sekmesinde, Sırala ve
Filtre Uygula grubunda, Azalan düğmesini tıklayın.
Azalan
Sıralama düzeni tersine döner. Washington’da (WA) yaşayan müşterilerin kayıtları
listenin üstüne gelir. Her iki sıralamada da bölge alfabetik olarak sıralanmış ama
Şehir alanı karışık bir düzende bırakılmıştır.
Bir Tablodaki Bilgileri Sıralamak 147
Kayıtları her bölge içindeki şehre göre düzenlemek istediğinizi varsayın. Bunu
önce Şehir sütununa göre, sonra da Bölge sütununa göre sıralayarak veya Bölge
sütununu Şehir sütununun soluna taşıyıp, her ikisini de seçtikten sonra birlikte
sıralayarak yapabilirsiniz.
İpucu Access birden fazla alanda sıralama yapabilir ama soldan sağa doğru ardışık
olarak sıralar. Bu nedenle sıralamak istediğiniz alanlar yan yana ve sizin onları
sıralamak istediğiniz düzende olmalıdır.
4. Bölgeler içindeki şehirleri artan düzende sıralamak için Şehir sıralama düzeni okunu
tıklayın sonra da A’dan Z’ye Sırala’yı tıklayın.
Access kayıtları şehre göre alfabetik olarak sıralar.
5. İşlemi bitirmek için Bölge sütununda herhangi bir yeri farenin sağ düğmesiyle
tıklayın, sonra da A’dan Z’ye Sırala’yı tıklayın.
İki sütun artık her bölgedeki şehirler artan düzende listelenecek şekilde sıralanır.
6. Her iki sütunu aynı anda azalan düzende sıralamak için, Bölge alanını, başlığını
tıklayarak seçip Adres ve Şehir arasında koyu bir çizgi görününceye kadar sola
sürükleyerek, Şehir alanının soluna taşıyın. Taşıma işlemini tamamlamak için farenin
düğmesini bırakın.
7. Bölge alanı seçiliyken, hem Bölge hem de Şehir sütunlarını seçmek için seçimi
genişletmek üzere tuşunu basılı tutun ve Şehir başlığını tıklayın.
8. Kayıtları bölgelere göre azalan düzende ve şehir adlarını da her bölge içinde azalan
düzende sıralamak için Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Azalan düğmesini tıklayın.
9. Farklı sonuçlar görüntülemek için kayıtları sıralamanın çeşitli yollarını deneyin.
Bilgileri bir tabloda veya formda görüntülerken basit filtreler uygulayabilirsiniz. Bilgilere
birden fazla ölçüte göre filtre uygulamak için birincisinin sonuçlarına ek filtreler
uygulayabilirsiniz.
Jokerler
Belirli bilgileri içeren kayıtları bulmak istiyorsanız ama karakterlerin tümünden emin
değilseniz veya aramanızın bir temel karakter kümesinin birden çok değişimini
vermesini istiyorsanız arama ölçütünde joker karakterler kullanabilirsiniz. En çok
kullanılan jokerler şunlardır:
l ? (soru işareti) herhangi bir tek alfabetik karakteri temsil eder. Örneğin:
l # (sayı işareti) herhangi bir tek sayısal karakteri temsil eder. Örneğin:
İpucu Access birkaç joker kümesini desteklemektedir. Bunlar hakkında daha fazla
bilgi için Access Yardımı’nda jokerler araması yapın.
Bir metin alanında bilgi ararken, sözcük veya karakter dizeleri içeren kayıtları
bulmak için İçerir metin filtresini de kullanabilirsiniz.
Bir Tablodaki Bilgilere Filtre Uygulamak 149
Bu alıştırmada kayıtlara bir ölçüte, sonra da birden çok ölçüte göre filtre
uygulayacaksınız.
Önemli Bir tabloya filtre uyguladığınızda, Access filtreyle eşleşmeyen kayıtları silmez,
sadece gizler.
150 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
İpucu Tarih filtreleri için kullanılabilen seçeneklerin listesini görmek için SiparişTarihi
sütununda herhangi bir hücreyi farenin sağ düğmesiyle tıklayın sonra da Tarih
Filtreleri’ni işaret edin.
Belirtilen tarihte veya bu tarihten sonra seçili çalışana verilen siparişlerin listesini
oluşturdunuz. Listeyi bir başka alanda sıralama yaparak geliştirebilir veya sonuçları
bir alana göre sıralayabilirsiniz.
İpucu İstediğiniz bilgileri bulduktan sonra sonuçları bir form veya raporda
görüntüleyebilirsiniz. Bunu yapmak için, Oluştur sekmesinde, oluşturmak istediğiniz
nesneyi tıklayın.
İpucu Kayıtları bir formda görüntülerken filtre uygulamak için tabloda kullandığınız
komutları kullanarak filtre uygulayabilirsiniz.
152 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
İfadeler
Access’te ifadeler terimi formülle eşanlamlıdır. İfade işleçler, sabitler, işlevler ve
denetim özellikleri bileşiminin verdiği tek bir değerdir. Access a=b+c biçimini
kullanarak formüller oluşturur, burada a sonuç, =b+c ise ifadedir. Bir ifadeyi
tablolara ve formlara özellikler atamak, alanlardaki veya raporlardaki değerleri
belirlemek için sorguların parçası olarak kullanabilirsiniz.
Access’te kullandığınız ifadeler bir filtre veya sorgunun sonucunda bir kaydın
görüntülenmesi için uyması gereken koşullar kümesini tanımlayan birden çok
ölçütün birleşimidir. Birden çok ölçüt mantıksal, karşılaştırma ve aritmetik işleçler
kullanılarak birleştirilir. Farklı türde ifadelerde farklı işleçler kullanılır.
l < (küçüktür)
l > (büyüktür)
l = (eşittir)
Like (Benzer) işleci bazen karşılaştırma işleçleriyle gruplandırılır ve metnin bir kalıba
uyup uymadığını sınamak için kullanılır.
l + (topla)
l - (çıkar)
l * (çarp)
l / (böl)
& işleci (+ işaretinin metin biçimi) iki metin dizesini birbirine eklemek (birleştirmek)
için kullanılır.
Form Kullanarak Bilgilere Filtre Uygulamak 153
Yukarıda gösterilen gibi yalnızca birkaç alanı olan bir tabloda Forma Göre Filtre Uygula’yı
kullanmak kolaydır ama birkaç düzine alanı olan bir tabloda kullanmak biraz külfetli hale
gelir. Forma Göre Filtre Uygula komutunu tablonun form sürümünde kullanarak bilgileri
bulmak daha kolaydır. Bu komutu bir form içinde verdiğinizde Access bir tabloya nasıl
filtre uyguluyorsa forma da aynı şekilde filtre uygular.
Filtre uygulanmış bir formda form penceresinin altındaki gezinti düğmelerini tıklayarak
kayıtlar arasında gezinebilirsiniz.
İpucu İster bir formda ister bir tabloda kullanın, Forma Göre Filtre Uygula aynı özellikleri ve
teknikleri sunar. Filtreyi tanımlamak bazen formda, sonuçları görüntülemek de bazen tabloda
daha kolay olduğundan basit bir formu tabloyu temel alarak oluşturmayı, verilere form
içinde filtre uygulamayı, sonra da sonuçları görmek için Veri Sayfası görünümüne geçmeyi
düşünebilirsiniz.
154 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
Bu alıştırmada Forma Göre Filtre Uygula komutunu kullanarak bir kayıt bulacaksınız.
Access bu tür bir ifade için girişinizi Like “s*” sözdizimine dönüştürür.
4. Sırala ve Filtre Uygula grubunda, Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın.
Access soyadı S ile başlayan tüm kayıtları görüntüler.
5. Filtre formuna geri dönmek için Form Filtresi’ni tıklayın.
Girdiğiniz filtre ölçütü görünür. Herhangi bir yöntem kullanarak girdiğiniz filtre
ölçütü bir form özelliği olarak kaydedilir ve başka ölçütlerle değiştirilinceye kadar
kullanılabilir.
6. Bölge’nin sağındaki kutuyu tıklayın, görünen oku tıklayın, sonra da listede, CA’yı
tıklayın.
7. Yalnızca soyadları S ile başlayan ve Kaliforniya’da yaşayan müşterileri görmek için
Filtreyi Değiştir düğmesini tıklayın.
Access filtre penceresini normal Müşteriler formuyla değiştirir ve formun altındaki
durum çubuğu 4 kaydın olduğunu belirtir.
156 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
İpucu Ara sekmesine girdiğiniz ölçütler temel alınan tablodaki olası isabet sayısını
azaltmak için Ve işleciyle birleştirilmiştir. Veya sekmesine girilen ölçütler isabet sayısını
artırmayı amaçlamaktadır.
10. Soyad kutusuna s* yazın, Bölge kutusuna WA yazın, sonra da Filtreyi Değiştir
düğmesini tıklayın.
Bölge alanında WA içeren kayıtları görmek için filtre uygulanmış Müşteriler
formunun kayıtları arasında gezinebilirsiniz.
Bu alıştırmada iki bölgede bulunan müşterileri görüntülemek için bir tabloya filtre
uygulayacaksınız. Sonra filtre uygulama yeteneklerini daha iyi anlamak için tasarım
kılavuzuyla denemeler yapacaksınız.
Tasarım kılavuzu
Girişiniz “ca” Or “wa” ya değişir. Sorgu tabloya artık yalnızca soyadları S ile başlayan
ve Kaliforniya veya Washington’da yaşayan müşterileri görüntülemek için filtre
uygulayacaktır.
6. Yalnızca ölçütlerle eşleşen kayıtları görüntülemek için Sırala ve Filtre Uygula
grubunda Filtre Uygula düğmesini tıklayın.
Access, Müşteriler tablosuna geçer ve sorgu sonuçlarını görüntüler. Kaliforniya veya
Washington’da yaşayan ve soyadları S ile başlayan altı müşteri vardır.
Birden Çok Ölçütle Eşleşen Bilgileri Bulmak 159
Sorgu Oluşturmak
Bir sorgu bir tablodan kayıt listesini görüntülemekten fazlasını yapabilir. Toplam,
ortalama, sayı ve diğer matematiksel değerleri üretmek için bir sorgudaki işlevleri bir
tablodaki bilgilerle hesaplamalar yapmak üzere kullanabilirsiniz.
Birden çok tabloyla çalışmak istediğinizde filtrelerin ötesine geçip sorguların dünyasına
girmeniz gerekir. En sık kullanılan sorgular aşağıdakilerdir:
l Seçme sorgusu bir veya birden çok tablodaki verileri alır ve sonuçları bir veri
sayfasında görüntüler. Seçme sorgusunu kayıtları gruplamak için toplam, sayım,
ortalama gibi başka hesaplamalar için de kullanabilirsiniz. Bir veya daha fazla
tablodaki ilişkili kayıtları aynı anda güncelleştirmek için bir seçme sorgusunun
sonuçlarıyla Veri Sayfası’nda çalışabilirsiniz. Bu en yaygın olan sorgu türüdür.
l Yinelenenleri bulma sorgusu belirttiğiniz bir veya daha fazla alanda aynı bilgilere
sahip kayıtları bulan bir seçme sorgusu biçimidir. Yinelenenleri Bulma Sorgusu
sihirbazı sorguda kullanacağınız tabloyu ve alanları belirtme işleminde size yol
gösterir.
l Eşleşmeyenleri bulma sorgusu belirttiğiniz bir tablodaki başka bir tabloda ilişkili
kayıtları olmayan kayıtları bulan bir seçme sorgusu biçimidir. Örneğin, bunu müşteri
tablosundaki sipariş tablosunda siparişi olmayan kişileri bulmak için kullanabilirsiniz.
Eşleşmeyenleri Bulma Sorgusu sihirbazı sorguda kullanılacak olan tablo ve alanları
belirtme işleminde size yol gösterir.
l Parametre sorgusu sizden sorguda kullanılacak bilgileri, örneğin tarih aralığını,
ister. Bu tür sorgu düzenli aralıklarla çalıştırılan bir rapor için temel olarak
kullanıldığında çok yaralı olur.
l Çapraz sorgu verileri daha kolay çözümlemek için yeniden yapılandırır. Çapraz
sorguyu biri veri sayfasının sol sütununda, diğeri üst satırında iki bilgi türüyle
gruplandırılmış veriler için toplam, ortalama, sayım veya başka hesaplamalar
yapmak için kullanabilirsiniz. Her satırla sütunun birleşimindeki hücre sorgunun
hesaplama sonuçlarını görüntüler.
Sorgu Oluşturmak 161
l Eylem sorgusu bir işlemle birden çok kaydı güncelleştirir. Seçme işleminin sonuçları
üzerinde işlem yapan bir seçme sorgusudur. Dört çeşit eylem vardır:
l Silme sorguları bir veya daha fazla tablodaki kayıtları siler.
Access sık kullanılan sorguların oluşturulmasında size yol gösteren sihirbazlar içerir
ama Tasarım görünümünde tasarım kılavuzunu kullanarak kendiniz de sorgular
oluşturabilirsiniz.
Tasarım görünümünde
karmaşık bir sorgu
162 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
Bir sorguyu kendiniz veya bir sihirbaz kullanarak oluşturabilirsiniz. Sorguyu oluşturmak
için hangi yöntemi kullanırsanız kullanın oluşturduğunuz şey bir veya daha fazla tabloda
eşleşmesi gereken kayıtların uyması gereken koşulları tanımlayan bir ifadedir. Sorguyu
çalıştırdığınızda eşleşen kayıtlar yeni bir veri sayfasında görünür.
l Filtre Uygula ve Sırala komutları kalıcı olarak kaydedilmez veya yalnızca geçici
olarak kaydedilir. Bir sorguyu kalıcı olarak kaydedebilir ve istediğiniz zaman
tekrar çalıştırabilirsiniz.
l Filtre Uygula ve Sırala komutları yalnızca o an açık olan tablo veya formlara
uygulanır. Sorgu açık olması gerekmeyen birden çok tabloyu ve diğer
sorguları temel alabilir.
Bu alıştırmada iki tablodaki bilgileri bir veri sayfasında birleştiren ve bir öğenin birim
fiyat, sipariş adedi ve indirime göre tutarını hesaplayan bir seçme sorgusunu temel alan
bir form oluşturacaksınız.
Sorgu Oluşturmak 163
Her listenin üstündeki yıldız işareti listedeki tüm alanları temsil etmektedir. Her
listedeki birincil anahtar alanı bir anahtar simgesiyle belirtilir. Sipariş Ayrıntıları
tablosundaki ÜrünNo ile Ürünler tablosundaki ÜrünNo arasındaki çizgi bu iki alanın
ilişkili olduğunu belirtmektedir.
İpucu Bir sorguya daha çok tablo eklemek için, sorgu penceresinin üst bölümünde
boş bir alanı farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra da Tablo Göster’i tıklayarak
veya Tasarım bağlamsal sekmesindeki Sorgu Oluştur grubundaki Tablo Göster
düğmesini tıklayarak Tabloyu Göster iletişim kutusunu yeniden açın.
İpucu Bir alanı çift tıklayarak da tasarım kılavuzunda ilk boş sütuna hızlıca
kopyalayabilirsiniz.
Tüm alanları kılavuza kopyalamak için, listenin tamamını seçmek üzere alan listesinin
başlık çubuğunu çift tıklayın ve seçimi kılavuzun üzerine sürükleyin. Farenin düğmesini
bıraktığınızda Access alanları sütunlara sırayla ekler. Sorguya tüm alanları eklemek
için yıldız işaretini kılavuzdaki bir sütuna sürükleyebilirsiniz ama bu alanlarda sıralama
yapmak veya bunlara koşullar eklemek isterseniz alanları kılavuza ayrıca tek tek
sürüklemeniz gerekir.
Sorgu Oluşturmak 165
CCur işlevi kendi parantezi içindeki işlem sonuçlarını para birimine dönüştürür.
Sorgu Oluşturmak 167
Para birimi dönüştürme işlevini ifade kutusuna eklemiş oldunuz. Parantez içindeki
<<expr>> Access’in para birimine dönüştürmesi gereken sayıyı hesaplayacak ifadeyi
temsil etmektedir.
10. İfade kutusunda, gireceğiniz sonraki şeyin yerini alması için seçmek üzere
<<expr>>’i tıklayın.
İfadeye ekleyeceğiniz sonraki öğe Sipariş Ayrıntıları tablosundaki BirimFiyat alanıdır.
11. İlk sütunda, Tablolar klasörünü çift tıkladıktan sonra, Sipariş Ayrıntıları’nı tıklayın.
İkinci sütunda, BirimFiyat’ı çift tıklayın.
168 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
İndirim veri sayfasında yüzde olarak biçimlendirilse de, veritabanında aslında 0 ile
1 arasında bir ondalık sayı olarak depolanır. (Örneğin, %10 olarak gösterilen bir
indirim 0,1 olarak depolanır). Bu nedenle indirim %10 ise *(1-İndirim)’in sonucu
*,9’dur. Başka deyişle, formül birim fiyatı adetle çarpar, sonra da bu sonucu 0,9 ile
çarpar.
Sorgu Oluşturmak 169
İpucu Tasarım kılavuzundaki bir sütunu, gri seçim çubuğundaki, sütunu sağındaki
sütundan ayıran çizgiyi çift tıklayarak sütunun içeriği sığacak kadar hızlıca
genişletebilirsiniz.
17. Tasarım kılavuzunda, İfade1’i çift tıklayın ve ifade için etiket olarak Tutar yazın.
18. Veri Sayfası görünümüne geçin.
Siparişler artık SiparişNo alanına göre sıralanır ve tutar son alanda hesaplanır.
19. İndirimli birkaç fiyatı görmek için sayfayı aşağı kaydırın.
İşlemlerin sağlamasını yaparsanız sorgunun tutarı doğru hesapladığını görürsünüz.
20. Sorgu penceresini kapatın, sorguyu kaydedip etmeyeceğinizi soran Microsoft
Office Access iletişim kutusunda, Evet’i tıklayın. Farklı Kaydet iletişim kutusuna
Sipariş Ayrıntıları Tutarı yazın ve Tamam’ı tıklayın.
İfade Oluşturucusu
Bir filtre veya sorgu için oluşturacağınız ifadeyi yazabilir veya İfade Oluşturucusu’nu
kullanabilirsiniz. İfade Oluşturucusu’nu bir kısayol menüsünde Oluştur’u tıklayarak,
Sorgu Oluştur grubundaki Oluşturucu’yu tıklayarak veya ifadeyi gireceğiniz
kutunun sağ ucundaki Oluştur düğmesini (üç nokta) tıklayarak açabilirsiniz.
İfade Oluşturucusu bir sihirbaz değildir. İfadeyi oluştururken size yol göstermez.
Ama bir ifadeye ekleyebileceğiniz en sık kullanılan öğelerin hiyerarşik bir listesini
sağlar. İfade kutusuna kendiniz yazabilir veya kopyalayacağınız işlevleri, işleçleri ve
diğer öğeleri seçebilirsiniz.
Ayrıca Bakınız İlişkilerin oluşturulması hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 5 “Formları
Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak”taki “İlişkiler” açıklama kutusuna bakın.
Bu alıştırmada ortak alanlar yoluyla ilişkilendirilmiş iki tablodaki bilgileri birleştiren bir
sorgu oluşturmak için Sorgu sihirbazını kullanacaksınız.
İpucu İki tablo arasında ilişki kurulmamışsa ilişkiyi tanımladıktan sonra sihirbazı
yeniden başlatmanız istenir.
Dikkat ederseniz Göster onay kutusu bu sorguda kullanılan alanların her biri için
varsayılan ayar olarak seçilmiştir. Bir sorgudaki alanı, o alana göre sıralama yapmak,
o alan için ölçüt oluşturmak veya o alanı bir hesaplamada kullanmak ama bu alanın
sonuçlarını veri sayfasında göstermemek isterseniz, Göster kutusundaki seçimi
kaldırın.
9. SiparişNo, MüşteriNo ve ÇalışanNo alanlarının Göster onay kutularındaki seçimi
kaldırın ve Veri Sayfası görünümüne geçin.
174 Bölüm 6 Belirli Bilgileri Bulmak
İşlev Hesaplama
Topla Bir alandaki değerlerin toplamı
Ortalama Bir alandaki değerlerin ortalaması
Say Bir alandaki değerlerin sayısı, Boş (Null) değerleri sayma
En Az Bir alandaki en düşük değer
En Çok Bir alandaki en yüksek değer
StSapma Bir alandaki değerlerin standart sapması
Varyans Bir alandaki değerlerin varyansı
Bu alıştırmada, bir envanterdeki toplam ürün sayısını, tüm ürünlerin ortalama fiyatını ve
envanterin toplam değerini hesaplayan bir sorgu oluşturacaksınız.
Önemli Noktalar
l Microsoft Office Access 2007 bir veritabanındaki bilgilerin görünümünü
düzenlemek ve belirli bilgi öğelerini bulmak için çeşitli araçlar sağlar. Bu araçlar
veritabanınızın boyutu ve karmaşıklığı artsa bile veritabanınızda arama yapmanızı
ve bilgileri bulmanızı kolaylaştırır.
l Bir tabloyu herhangi bir alanı (veya alanları) temel alarak artan veya azalan düzende
sıralayabilirsiniz. Access’te sayılar metin veya sayı olarak işlem görürler.
l Bir tabloya bazı karakter birleşimlerini içeren bilgileri göstermesi (veya
göstermemesi) için filtre uygulayabilirsiniz. Bir tablo ya da formda bilgileri
görüntülerken basit filtreler uygulayabilirsiniz. Bu filtreler seçili alanların içeriğine
uygulanır ve aramanızı geliştirmek için bir filtrenin sonuçlarına da başka filtreler
uygulayabilirsiniz.
l Forma Göre Filtre Uygula komutu bir tablo veya forma birden çok alanı temel
alarak filtre uygular.
l Gelişmiş Filtre/Sıralama komutu tek bir tabloda birden çok ölçütle eşleşen veya
ölçüt olarak karmaşık ifadeler gerektiren kayıtları arar.
l Bir veya daha fazla tablodan belirli kayıtların belirli alanlarını görüntüleyecek
sorgular oluşturabilirsiniz. Sorguların sizin yerinize hesaplamalar yapmasını da
sağlayabilirsiniz. Sorguları daha sonra yeniden kullanmak üzere kaydedebilirsiniz.
Bir Bakışta Bölüm
Veritabanı
sorunlarını
çözmek, sayfa 210
Geçerlilik
kurallarını
kullanarak
verileri
sınırlamak,
sayfa 191
7 Bilgilerin
Doğruluğunu
Sağlamak
Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Bir alandaki verilerin boyutunu ve türünü sınırlamak
4 Bir alandaki verilerin biçimini belirlemek
4 Geçerlilik kuralları kullanarak verileri sınırlamak
4 Basit veya çok sütunlu bir arama listesi oluşturmak
4 Bir tablodaki bilgileri güncelleştirmek
4 Bir tablodaki bilgileri silmek
4 Veritabanı sorunlarını çözmek
Bir veritabanındaki bilgilerin doğruluğunu koruduğundan emin olmak için bir tablodaki
bilgileri hızlıca güncelleştiren veya seçili kayıtları hızlıca silen eylem sorguları oluşturup
çalıştırabilirsiniz. Örneğin, bir kategorideki tüm ürünlerin fiyatlarını belli bir yüzde
oranında artırabilir veya belirli bir ürün kategorisinin tüm öğelerini silebilirsiniz. Bu tür
179
180 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
Bu bölümde bir alanda izin verilen veri türü, miktarı ve biçimini sınırlayacak ve veritabanı
kullanıcılarının belirli bir seçeneği seçebileceği bir liste oluşturacaksınız. Sonra bir
güncelleştirme sorgusu ve silme sorgusu oluşturacak ve çalıştıracaksınız.
Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows
Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin
Bilgiler” bölümüne bakın.
l Gerekli
l Alan Boyutu
l Giriş Maskesi
l Geçerlilik Kuralı
Gerekli ve Sıfır Uzunluk İzni özellikleri oldukça açıktır. Gerekli özelliği Evet’e ayarlıysa alan
boş bırakılamaz. Ancak Access Null alan olarak tanıdığı boş bir alanla boş gibi görünen
ama boş bir dize içeren bir alanı birbirinden ayırır. Sıfır Uzunluk İzni Evet’e ayarlıysa
boş bir alan gibi görünen bir boş dize (arasında hiçbir şey olmayan iki tırnak işareti)
girebilirsiniz ama bu alan Null değil, boş olarak sınıflandırılır. Bu ayrım tuhaf görünebilir
ama bir Access veritabanıyla programlama kodu kullanırken bazı komutların Null
alanlarla boş alanlar için farklı sonuçlar verdiğini göreceksiniz.
Bir Alandaki Veri Türünü Sınırlamak 181
Alan Boyutu, Giriş Maskesi ve Geçerlilik Kuralı özellikleri daha karmaşıktır, bu nedenle bu
bölümdeki alıştırmalarda bunlara yoğunlaşacağız.
İpucu Her alan özelliğinin birçok seçeneği vardır. Daha fazla bilgi için Access Yardımı’nda
alan özelliği araması yapın.
Bu alıştırmada bir tabloya en yaygın veri türlerini ekleyecek sonra da tabloya girilebilecek
verileri sınırlamak için Veri Türü ayarını ve Alan Boyutu özelliğini kullanacaksınız.
1. İlk boş Alan Adı hücresini (otomatik olarak oluşturulan No alanının altındaki
hücreyi) tıklayın, fMetin yazın ve Veri Türü hücresine gitmek için tuşuna basın.
Veri Türü varsayılan ayar olarak Metin’e ayarlanır.
2. İkinci Alan Adı hücresine fSayı yazın ve tuşuna basın.
3. Veri Türü okunu tıklayın ve listeden Sayı’yı seçin.
İpucu Listeyi hücreye ilk harfini yazarak istediğiniz veri türüne getirebilirsiniz.
İpucu Access’te Evet/Hayır veri türü Boolean olarak adlandırılır (Eski bir matematikçi
ve mantıkçı olan George Boole anısına). Bu veri türü evet/hayır, 1/0, açık/kapalı veya
doğru/yanlış olarak ifade edilen, birbirini geçersiz kılan iki değerden birini içerir.
182 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
6. Her alanın özelliklerini gözden geçirmek için Adım 5’i tekrarlayın ve Hızlı Erişim
Araç Çubuğu’nda, Kaydet düğmesini tıklayın.
Kaydet
7. Görünüm araç çubuğunda, Veri Sayfası Görünümü düğmesini tıklayın.
Veri Sayfası
Görünümü
Bu alan için veri türü Sayı’dır. Access metin girişinizi kabul etmez ve size birkaç
seçenek sunan bir uyarı görüntüler.
10. Microsoft Office Access iletişim kutusunda, Yeni değer girin’i tıklayın. Beş yüz’ü
500 ile değiştirin.
11. fTarih hücresinde, tarih yazın ve tuşuna basın.
Access uygun olmayan veri biçimini kabul etmez.
12. Microsoft Office Access iletişim kutusunda, Yeni değer girin’i tıklayın, 1 Ocak
yazın ve tuşuna basın.
fTarih alanı tarih olarak tanınan her girdiyi kabul eder ve varsayılan tarih biçiminde
görüntüler. Bilgisayarınızdaki varsayılan biçime bağlı olarak, 1 Ocak 1/1/2007,
1/1/07 veya başka bir biçimde gösterilebilir.
İpucu Eğer ay ve gün girer ama yıl girmezseniz, Access tarihi içinde bulunulan yılda
varsayar. Ay ve gün girerseniz ve 00’dan 30’a kadar iki basamaklı yıl girerseniz Access
yılı 2000 ile 2030 arasında kabul eder. 30’dan büyük iki basamaklı bir sayı girerseniz
Access 1931 ile 1999 arasında olduğunu varsayar.
İpucu Access tarih, saat, para birimi ve diğer sayıların görünüşünü belirlemek
için Windows Denetim Masası’ndaki bölgesel ayarları kullanır. Doğru para birimi
simgesinin kullanılması için bu ayarları değiştireblirsiniz. Yoksa değerler değişir ama
para birimi değişmez.
15. fBoolean alanına 123 yazmayı deneyin. Sonra onay kutusunu Hayır (onaylı değil) ve
Evet (onaylı) arasında değiştirmek için alanda herhangi bir yeri tıklayın alanı onaylı
bırakın.
184 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
Bu alan yazdığınız hiçbir şeyi kabul etmez; yalnızca önceden tanımlanmış iki değer
arasında geçiş yapabilirsiniz.
Ayar Tanım
Bayt 0’dan 255’e kadar olan tamsayıları depolar.
Tamsayı -32.768’den 32.767’ye kadar olan tamsayıları depolar.
Uzun Tamsayı (Varsayılan) -2.147.483.648’den 2.147.483.647’ye kadar olan tamsayıları
depolar.
Tek -3,402823E38’den -1,401298E-45’e kadar olan negatif sayıları ve
1,401298E-45’ten 3,402823E38’e kadar olan pozitif sayıları depolar.
Çift -1,79769313486231E308’den -4,94065645841247E-324’e kadar olan
negatif sayıları ve 1,79769313486231E308’den 4,94065645841247E-324’e
kadar olan pozitif sayıları depolar.
Ondalık -10^28 -1’den 10^28 -1’e kadar olan sayıları depolar.
Alan Boyutu özelliğini geçerli olan en büyük girdiye ayarlayarak kullanıcıların belirli
türde geçersiz bilgileri girmesini önleyebilirsiniz. Alan Boyutu ayarı tarafından izin verilen
karakter sayısından daha fazla karakter girmeye çalışırsanız sesli bir uyarı verilir ve Access
girişi kabul etmez. Benzer şekilde, bir sayı alanının dışına çıkmaya çalıştığınızda Access,
sınırların altındaki ve üstündeki herhangi bir değeri reddeder.
Bu alıştırmada tabloda zaten olan ve yeni girdiğiniz veriler üzerindeki etkisini görmek
üzere birkaç alanın Alan Boyutu özelliğini değiştireceksiniz.
6. Riskin alındığını onaylamak için Evet’i tıklayın, sonra da bir alanın içeriğinin
silinmesini kabul etmek için yeniden Evet’i tıklayın.
!\(000”) “000\-0000;1;#
İlk bölüm yazılacak olan bilgiler için yer tutucu olarak kullanılan parantez ve kısa çizgi
gibi karakterler içerir. Bu karakterlerin tümü girdinin nasıl görüneceğini belirler. Aşağıdaki
tabloda en çok kullanılan giriş maskesi karakterleri açıklanmıştır:
Bir Alandaki Verinin Biçimini Belirlemek 187
Karakter Tanım
0 Gerekli rakam (0’dan 9’a kadar)
9 İsteğe bağlı rakam veya boşluk
# İsteğe bağlı rakam veya boşluk; boş yerler boşluğa dönüştürülür; artı ve eksi
işaretlerine izin verilir.
L Gerekli harf (A’dan Z’ye kadar)
? İsteğe bağlı harf (A’dan Z’ye kadar)
A Gerekli harf veya rakam
a İsteğe bağlı harf veya rakam
& Gerekli karakter (herhangi bir türde) veya boşluk
C İsteğe bağlı karakter (herhangi bir türde) veya boşluk
< Bundan sonraki tüm karakterler küçük harfe dönüştürülür.
> Bundan sonraki tüm karakterler büyük harfe dönüştürülür.
! Maskeye yazılan karakterler maskeyi soldan sağa doğru doldurur. Ünlem
işaretini giriş maskesinde herhangi bir yere koyabilirsiniz.
\ Bundan sonraki karakterler yazıldığı gibi gösterilir.
“herhangi bir Access çift tırnak işareti içindeki dizeyi yazıldığı gibi gösterir.
metin”
Parola Bir parola giriş kutusu oluşturur. Kutuya yazılan karakterler karakter olarak
depolanır ama yıldız işareti (*) ile gösterilir.
Giriş maskesinin ikinci ve üçüncü bölümleri isteğe bağlıdır. İkinci bölüme 1 yazmak veya
boş bırakmak Access’e yalnızca girilen karakterleri depolamasını bildirir; 0 yazmak hem
girilen karakterleri hem de maske karakterlerini depolamasını bildirir. Üçüncü bölüme
bir karakter girmek Access’e o karakteri yazılacak karakterlerin her biri için bir yer tutucu
olarak göstermesini bildirir; boş bırakıldığında yer tutucu olarak bir alt çizgi gösterilir.
!\(000”) “000\-0000;1;# giriş maskesi bir tablo veya formdaki bir alanda aşağıdaki
görüntüyü oluşturur:
(###) ###-####
Bu bölümde, bir metin alanına girilen sayıları (XXX) XXX-XXXX biçimine dönüştürecek
önceden tanımlanmış bir telefon numarası giriş maskesini uygulamak için Giriş Maskesi
sihirbazını kullanacaksınız. Sonra bir başka metin alanına girilen ilk harfi büyük harfe
dönüştürecek özel bir maske oluşturacaksınız.
1. İlk boş Alan Adı hücresine fTelefon yazın ve veri türünü Metin’e ayarlı bırakın.
2. Satırı seçmek için satır seçicisini tıklayın ve seçilen alanı No alanının hemen altına
taşımak için yukarı sürükleyin.
3. Tablo tasarımını kaydedin ve fTelefon hâlâ seçiliyken Alan Özellikleri alanında Giriş
Maskesi’ni tıklayın.
4. Giriş Maskesi sihirbazını başlatmak ve ilk sayfasını açmak için hücrenin sağındaki üç
Üç Nokta nokta düğmesini tıklayın. (Bu özelliği yüklemeniz istenirse Evet’i tıklayın.)
düğmesi
basamakları temsil eder. Bu giriş maskesi, bir telefon numarasını alan koduyla veya
alan kodu olmadan girmenize izin verir.
İpucu Access maskeyi soldan sağa doldurduğu için bir telefon numarasını alan kodu
olmadan girmek üzere ekleme noktasını ilk üç yer tutucudan geçirmek için Sağ Ok
tuşuna basmanız gerekecektir.
6. Alan kodunu gerekli yapmak için 999’u 000’a değiştirin, sonra da yer tutucu
karakterini # olarak değiştirin.
7. İleri’yi tıklayın.
Sihirbazın üçüncü sayfasında, simgeleri verilerle depolamak isteyip istemediğinizi
belirtirsiniz. Simgeleri depolarsanız veriler her zaman tablolarda, formlarda
ve raporlarda bu biçimde gösterilir. Ancak simgeler yer kaplayarak, veritabanı
boyutunun büyümesine neden olur.
190 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
8. Son’u tıklayarak verileri simgesiz kaydetmek için varsayılan seçimi kabul edin.
Access sihirbazı kapatır ve düzenlenen maskeyi Giriş Maskesi olarak görüntüler.
İpucu Enter’a bastığınızda Giriş Maskesi’nin önünde bir düğme görünür. Bu Özellik
Güncelleştirme Seçenekleri düğmesidir ve bunu tıkladığınızda bir seçenekler listesi
görünür. Bu örnekte, yalnızca fTelefon’un kullanıldığı her yere giriş maskesi uygulama
ve yardım sağlama seçenekleri vardır. Bu düğme bir başka özelliği düzenlemeye
başladığınızda veya başka bir alana geçtiğinizde kaybolur.
İpucu Bir giriş maskesi, girilecek veriler için yer tutuculardan daha fazlasını
içerebilir. Örneğin, Giriş Maskesi özelliğinde telefon numarasının önüne “Numara
şudur:” yazarsanız, alan için varsayılan giriş Numara şudur: (###) ###-## ## olur.
Sonra ekleme noktasını alanın başlangıcına getirip yazdığınız rakamlar metnin değil
# yer tutucularının yerini alır. Alan Boyutu ayarı maskedeki karakterlere uygulanmaz,
yani ayar 15’se gösterilen karakterlerin sayısı (boşluklar dahil) 28 olsa bile giriş
kesilmez.
Geçerlilik Kurallarını Kullanarak Verileri Sınırlamak 191
12. Tasarım görünümüne geçin. fBoolean altına yeni bir alan ekleyin ve Soyadı olarak
adlandırın. Veri Türü ayarını varsayılan ayar olan Metin olarak bırakın.
13. Yeni alanı seçin, Giriş Maskesi’ni tıklayın, >L<?????????????????? (18 soru işareti)
yazın ve tuşuna basın.
Büyüktür simgesi (>) sonraki metni büyük harfe dönüştürür. L bir harf gerektirir.
Küçüktür simgesi ()< sonraki metni küçük harfe dönüştürür. Her soru işareti
herhangi bir harf yazılmasına veya hiçbir harf yazılmamasına izin verir ve alanda izin
vermek istediğiniz en fazla harf sayısından (19, öndeki baş harf dahil) bir eksik soru
işareti vardır. Alan Boyutu ayarı en fazla harf sayısından büyük olmalıdır.
14. Değişiklikleri kaydedin, Veri Sayfası görünümüne dönün, bir kaydın Soyadı alanına
smith yazın tuşuna basın. Önce SMITH sonra da McDonald yazın.
Adı nasıl yazdığınızdan bağımsız olarak, kayıtta yalnızca ilk harf büyük olur. Bu tür
bir maskenin bazı sınırlılıkları olsa da, çoğu durumda oldukça kullanışlıdır.
İpucu Metin, sayı, tarih veya para birimi için kendiniz bir giriş maskesi oluşturabilir veya
Giriş Maskesi sihirbazını kullanarak metin ve tarih alanları için birkaç standart maskeden
birini uygulayabilirsiniz.
3. Geçerlilik Metni kutusuna Alan kodu 206 veya 425 olmalıdır yazın.
fTelefon alanına yazılan ilk üç rakam için geçersiz bir telefon numarası girildiğinde
Access’in göstermesi gereken metni de içeren bir kural oluşturulmuştur.
4. Resim Yazısı kutusuna Telefon Numarası yazın.
Geçerlilik Kurallarını Kullanarak Verileri Sınırlamak 193
5. Tabloyu kaydedin.
Access veri tutarlılığı kurallarının değiştiğini bildirir. Tablo yeni kuralı ihlal
etmektedir çünkü boş telefon numarası alanları içermektedir.
6. Verileri sınamadan ileti kutusunu kapatmak için Hayır’ı tıklayın.
7. Veri Sayfası görünümüne geçin, ilk alanın adı Telefon Numarası olmuştur.
8. Telefon Numarası alanlarından birinde, ekleme noktasını ilk # işaretinin soluna
yerleştirip 3605550109 yazın ve tuşuna basın.
İpucu Alanın tamamını seçmek için işaretçiyi Telefon Numarası alanının sol kenarına
getirin ve işaretçi kalın bir artı şeklini aldığında alanı tıklayın. Yazmaya başladığınızda
ekleme noktası alanın başında olacaktır.
Geçerlilik Kuralı ayarı Access’in alan kodunun 206 veya 425 olması gerektiğini
bildirdiği bir uyarı kutusu göstermesine neden olur.
9. Uyarı kutusunu kapatmak için Tamam’ı tıklayın, geçerli alan kodlarıyla yeni bir
telefon numarası yazın ve tuşuna basın.
10. Tasarım görünümüne dönün ve bir tarih alanı daha ekleyin. Alan adı olarak Tarih2
yazın, veri türünü Tarih/Saat’e ayarlayın ve yeni alanı fTarih’in hemen altına
sürükleyin.
11. Tablo penceresinde boş bir yeri farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra Özellikler’i
tıklayın.
194 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
İpucu Bu Özellik Sayfası’nın amacı Alan Özellikleri alanındaki gibi tek bir alan
için özellikler ayarlamak yerine tablodaki birden fazla alana uygulanacak özellikleri
ayarlamaktır.
l Yalnızca iki seçenek için, bir onay kutusuyla temsil edilen Boolean alanı
kullanabilirsiniz. Kutuda onayın olması bir seçeneği, olmaması diğer seçeneği
belirtir.
l Bir formda birbirini geçersiz kılan birkaç seçenek için, gereken bilgileri bir araya
getiren seçenek düğmeleri kullanabilirsiniz.
l Birkaç seçenekten fazlası için, açılır kutu (birleşik kutu) en iyi yoldur. Bir açılır
kutunun sağ ucundaki oku tıkladığınızda, bir seçenekler listesi görünür. Açılır
kutuyla ilişkili olan özelliklere bağlı olarak, istediğiniz seçeneği göremezseniz, olası
seçeneklerin listesine eklenecek başka bir şey yazabilirsiniz.
l Sıkça değişmeyen seçeneklerin kısa bir listesi için, oluşturduğunuz listedeki
seçenekleri açılır kutunun aramasını sağlayabilirsiniz. Bir arama listesini kendiniz de
oluşturabilirsiniz ama Arama sihirbazını kullanmak çok daha kolaydır.
Bu alıştırmada kullanıcıların içinden seçim yapabileceği bir ay listesi oluşturmak için
Arama sihirbazını kullanacaksınız.
1. Soyadı alanının altına yeni bir alan ekleyin. Ay1 olarak adlandırın ve veri türünü
Arama sihirbazı’na ayarlayın.
Arama Sihirbazı açılır.
196 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
Bir metin alanına girdi sağlayan bir açılır kutu oluşturmak için Arama sihirbazını
kullanabilirsiniz. Açılır kutu listesi bir tablo ya da sorgudan gelebilir veya listeyi
sihirbaza yazabilirsiniz.
İpucu Bir alan için birçok olası girdi varsa veya bunlar sıkça değişecekse, bunları bir
tabloya bağlayabilirsiniz. (Bu amaca özel bir tablo oluşturmanız gerekebilir.) Bir alanın
değişmeyecek olan yalnızca birkaç olası girdisi varsa, listeyi sihirbaza yazmak daha
kolaydır.
Bu bilgileri sihirbaz girmiştir ama kendiniz bir arama listesi oluşturmak için ne
girmeniz gerektiğini kolayca bulabilirsiniz.
Basit Bir Arama Listesi Oluşturmak 197
9. Bir kaydın Ay1 alanını tıkladıktan sonra seçeneklerin listesini görüntülemek için oku
tıklayın.
1. Ay1’in altına yeni bir alan ekleyin, Ay2 olarak adlandırın ve veri türünü Arama
Sihirbazı’na ayarlayın.
Birden Çok Sütunlu Arama Listesi Oluşturmak 199
Sayı Ay
1 Ocak
2 Şubat
3 Mart
4 Nisan
5 Mayıs
6 Haziran
7 Temmuz
8 Ağustos
9 Eylül
10 Ekim
11 Kasım
12 Aralık
6. Alan Özellikleri alanında, Ay2 alanı için Arama bilgilerini görüntülemek üzere
Arama sekmesini tıklayın.
İpucu Bir özelliğin iki veya daha fazla olası değeri olduğunda, listeyi açmak için oku
tıklamak yerine, değeri çift tıklayarak değerler arasında hızlıca geçiş yapabilirsiniz.
Birden Çok Sütunlu Arama Listesi Oluşturmak 201
Aynı sözcük veya ifadenin örneklerini bulmak veya değiştirmek isterseniz, Düzenleme
menüsündeki Bul ve Değiştir komutlarını kullanabilirsiniz. Bu komutlar Microsoft Office
Word veya Microsoft Office Excel’deki eşdeğer komutlara benzer şekilde çalışır.
İpucu Bir eylem sorgusunu doğrudan oluşturamazsınız; önce bir seçme sorgusu
oluşturmanız sonra da sorguyu eylem türlerinden biri olarak değiştirmeniz gerekir.
Var olan bir seçme sorgusu Tasarım görünümünde açıkken, onu bir eyelm sorgusuna
dönüştürecek olan komutu Sorgu Türü grubunda ve sorgu penceresini farenin sağ
düğmesiyle tıklayıp Sorgu Türü’nü işaret ettiğinizde görünen kısayol menüsünde
bulabilirsiniz.
Bir Tablodaki Bilgileri Güncelleştirmek 205
İpucu BirimFiyat’ın parantez içine alınması onun bir Access nesnesi olduğunu belirtir.
Bu ifadeyi eklemek için İfade Oluşturucusu kullanırsanız, şunun gibi görünür: [Ürünler]
[BirimFiyat]*1,1. Alanın bu tanımı içinde bulunduğu tabloyu da gösterdiği için bu
ifadeyi başka tablolara da ekleyebilrisiniz.
15. Microsoft Office Access ileti kutusunda, Evet’i tıklayın. Sonra tüm fiyatların yüzde
10 oranında artırıldığı BirimFiyat alanını görüntülemek için Görünüm Veri Sayfası
düğmesini tıklayın.
16. Sorguyu kaydedin ve kapatın.
Veritabanını verimli tutmak için elden geçirip tarihi geçmiş kayıtları atmak iyi bir
fikirdir. Tabloları tek tek inceleyip kayıtları kendiniz silebilirsiniz ama silmek istediğiniz
kayıtların ortak bir yanları varsa tümünden çabucak kurtulmak için bir silme sorgusu
kullanabilirsiniz.
Önemli Kayıtları bir veritabanından silerken birkaç şeyi unutmayın. Birincisi, silinen
kayıtları kurtaramazsınız. İkincisi, bir silme sorgusunun etkisi amaçladığınızdan daha ileri
gidebilir. İçindeki kayıtları sildiğiniz tablo bir başka tabloya bağlıysa ve aralarındaki ilişki
için İlişkili Kayıtları Art Arda Sil seçeneği seçiliyse, ikinci tablodaki kayıtlar da silinecektir.
Bu zaten istediğiniz bir şey olabilir ama bazen de değildir. Örneğin, sonlanan ürünleri
silerken bunlarla birlikte önceki satışları silmeyi büyük olasılıkla istemezsiniz.
Bu sorunlara karşı önlem almak için, kayıtları silmeden önce veritabanınızı yedeklemek
veya yeni bir tablo oluşturmak (Silinen<dosya adı> adında) ve silmek istediğiniz kayıtları
kalıcı olarak silmeden önce gözden geçirmek için yeni tabloya taşımak iyi bir fikirdir.
Bu alıştırmada, tüm sonlanan ürünleri bir veritabanı tablosundan kaldırmak için bir silme
sorgusu oluşturacaksınız.
3. Ürünler alan listesinde, tablodaki tüm alanları sorguya kopyalamak için yıldız
işaretini çift tıklayın.
Tasarım kılavuzunun ilk sütununun Alan satırında Ürünler* ve Tablo satırında
Ürünler görünür.
Önemli Alan listesindeki yıldız işaretini çift tıklamak, alanların her birinin kendi
sütununda görünmesini sağlamadan bir tablodaki tüm alanları bir sorguya taşımanın
hızlı bir yoludur. Ancak, bu yolla çok sayıda alan seçtiğinizde alanlar için tek tek
Sırala, Göster ve Ölçüt değerlerini ayarlayamazsınız. Bu değerleri ayarlamak için,
gerekli alanları tasarım kılavuzuna eklemeniz gerekir, böylece bunları iki kez eklemiş
olursunuz. Alanları iki kez görüntülememek için yinelenen alanlardan birinin Göster
satırındaki onay işaretini kaldırın.
4. Ürünler alan listesinden, tasarım kılavuzundaki bir sonraki sütuna kopyalamak için
Sonlandı’yı çift tıklayın.
208 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
5. Bu seçme sorgusunu bir silme sorgusuna dönüştürmek için Sorgu Türü grubunda,
Sil düğmesini tıklayın.
Tasarım kılavuzunda Sil satırı görünür, Sırala ve Göster satırları kaybolur.
Ürünler tablosundaki tüm alanlara başvuru olan ilk sütunda, Sil satırı bunun
kayıtların silineceği tablo olduğunu belirten İlk sözcüğünü içerir. Sonlandı alanıyla
yaptığınız gibi diğer sütunlara tek tek alanları eklediğinizde, Sil satırı her sütunda bu
alanın silme ölçütünü içerebileceğini belirten Koşul sözcüğünü görüntüler.
6. Sonlanadı’nın altında, Ölçüt satırına, Evet yazın.
Sonlandı alanı veri sayfasında seçildiğine Evet’i ve seçilmediğinde Hayır’ı belirten bir
onay kutusu olarak temsil edilen Boolean veri türüne ayarlanmıştır. Tüm sonlanan
ürünleri bulmak için, Sonlandı alanı Evet’e ayarlanmış kayıtları seçmeniz gerekir.
7. Sorgunun doğru çalışıp çalışmadığını denetlemek için Veri Sayfası görünümüne
geçin.
Bir Tablodan Bligileri Silmek 209
9. Kayıtları silmek için Microsoft Office Access iletişim kutusunda, Evet’i tıklayın.
10. Veri Sayfası görünümüne dönün ve tüm kaytıların silinmiş olduğunu doğrulayın.
210 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
İpucu Birinin kazara bir silme sorgusu çalıştırmasından ve kayıtları yok etmesinden
endişe ediyorsanız sorguyu kaydetmeden önce onu seçme sorgusu olarak değiştirin.
Seçme sorgusunu daha sonra Tasarım görünümünde açabilir ve çalıştırmak istediğiniz
bir dahaki sefere bir silme sorgusuna dönüştürebilirsiniz.
Sorunları tespit etmesi için Access’i beklemenize gerek yoktur. Veritabanınızı sağlıklı ve
düzgün çalışır tutmanıza yardım etmesi için yapabileceğiniz çeşitli şeyler vardır. Herhangi
bir dosya türündeki hasar veya bozulmaya karşı ilk savunma hattınız yedek tutmaktır.
Veritabanı dosyaları diskette yedeklenmek için fazla büyük hale çabuk gelirler ama başka
birçok seçeneğiniz vardır; dosyayı ağdaki bir başka bilgisayara veya USB flaş disk gibi
taşınabilir bir medyaya kopyalayabilir, bir başka konuma e-posta eki olarak gönderebilir,
bir teyp yedeği oluşturabilir veya bir CD-ROM’a yazdırabilirsiniz.
İpucu Access 2007’de bir veritabanı yedeklemek için Microsoft Office Düğmesini tıklayın,
Yönet’i işaret edin sonra da Veritabanını Yedekle’yi tıklayın.
Veritabanı Sorunlarını Çözmek 211
İpucu Bir veritabanını yedeklerken, Access geçerli tarihi dosya adına 09_
Önle_2007-04-22.accdb biçiminde ekler. Dosya adını istediğinz gibi değiştirebilirsiniz.
İpucu Bir veritabanını sıkça sıkıştırmak ve onarmak iyi bir fikirdir. Veritabanı her
kapandığında sizin için Access’in bunu yapmasını sağlayabilirsiniz. Bunu yapmak için
Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, Access Seçenekleri düğmesini tıklayın ve Geçerli
Veritabanı sayfasında Kapatırken Düzenle onay kutusunu işaretleyin, sonra da Tamam’ı
tıklayın.
Bu iletişim kutusu yardımcı programın çözümleyebileceği her nesne türü için birer
sekme ve var olan tüm veritabanı nesnelerini gösteren bir sekme içerir.
8. Tüm Nesne Türleri sekmesinde, Tümünü Seç’i tıklayın, sonra da çözümleyiciyi
çalıştırmak için Tamam’ı tıklayın.
Bittiğinde, Performans Çözümleyicisi sonuçlarını görüntüler. (Gördüğünüz sonuçlar
burada gösterilenlerden farklı olabilir.)
214 Bölüm 7 Bilgilerin Doğruluğunu Sağlamak
İşlem bittiğinde Access Baskı Önizleme’de bir rapor görüntüler. Bu rapor yüzlerce
sayfaya kadar varabileceğinden büyük olasılıkla yazdırmak istemezsiniz. Ancak,
bunun gibi bir raporu kendi veritabanlarınız için oluşturmanız ve saklamanız, onları
yeniden oluşturmanız gerekmesi durumunda çok işe yarar.
Önemli Noktalar
l Bir Access veritabanına girilebilecek verilerin türünü ve miktarını sınırlayan
özellikleri ayarlayabilirsiniz.
l Değiştir komutunu kullanarak belirli sözcük ve ifadeleri değiştirebilir ve bir eylem
sorgusu çalıştırarak koşullu değişiklikleri uygulayabilirsiniz.
l Veri Türü ayarı metin, sayı, tarih vb. gibi belirli bir veri türüne girişi sınırlar. Metin,
Sayı ve Otomatik Sayı veri türleri için Alan Boyutu özelliği bir metin alanında izin
verilen karakter sayısını, bir sayı veya Otomatik Sayı alanında izin verilen rakam
sayısını sınırlar. Giriş Maskesi özelliği verilerin girilme biçimini denetler.
l Bir kayıtta bir veya birkaç alanda kabul edilecek bilgileri kesin olarak tanımlamak
için bir geçerlilik kuralı kullanabilirsiniz. Alan düzeyinde, bir alandan çıkmayı
denediğinizde Access kuralı girdiyi sınamak için kullanır. Tablo düzeyinde, kayıttan
çıkmak istediğinizde Access kuralı birkaç alanın içeriğini sınamak için kullanır. Her iki
durumda da, Access kurala uymayan girdileri reddeder.
l Sabit bir girdi kümesi olan alanlarda, kullanıcıların doğru bilgileri girdiklerinden
emin olmak için bir arama alanı kullanabilirsiniz. Bu yöntem tutarsızlıkları önler,
böylece verilerinizin sıralanmasını ve aranmasını daha kolay hale getirir.
l Bir alandaki içerikleri değiştirmek gibi bir eylemi hızlıca gerçekleştirmek için bir
sorgunun sonuçlarını temel alarak bir güncelleştirme sorgusu kullanabilirsiniz.
l Belirli ölçütlere uyan kayıtları hızlıca silmek için bir silme sorgusu kullanabilirsiniz.
Bir silme sorgusunu çalıştırmadan önce veritabanınızı daima yedeklemelisiniz
ve kayıtları bu yolla silerken dikkat etmelisiniz. Bir silme sorgusunun etkileri
amaçladığınızdan daha ileri gidebilir ve silinen kayıtları kurtaramazsınız.
l Veritabanınızı düzgün çalışır durumda tutmak için kullanabileceğiniz birkaç
yardımcı program vardır: Veritabanını Sıkıştır Ve Onar, Performans Çözümleyicisi,
Veritabanı Belgeleyicisi ve Microsoft Office Tanılama.
Bir Bakışta Bölüm
Sihirbaz kullanarak
ve kullanmadan bir
rapor oluşturmak,
sayfa 221 ve 233
Bir şirketin etkinliklerinin raporu veya bir yıllık raporu gibi, Microsoft Office Access
2007’de oluşturulan raporlar genellikle belirli kişilere yönelik olarak belirli bir bakış
açısıyla bilgilerin özetlenmesi ve düzenlenmesi amacıyla kullanılır. Bir raporu tasarlarken,
ana konuyu, hedef kitleyi ve gereksinim duyacakları bilgilerin düzeyini düşünmek
önemlidir.
Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
219
220 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak
Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows
Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin
Bilgiler” bölümüne bakın.
Formlar ve Raporlar
Raporlar birçok bakımdan formlara benzer; örneğin:
Form ve raporların ortak bir amacı vardır: Bir veritabanında depolanan bilgilere
kolay erişim sağlamak. Formlarla raporların arasındaki temel farklarsa şunlardır:
Rapor sihirbazını kullanarak basit bir sayfa düzeniyle, stiller eklenebilen ve belirttiğiniz
her alan için bir metin kutusuyla ilişkili etiketini ekleyen temel bir rapor oluşturabilirsiniz.
Temel rapor gereksinimlerinizi karşılamazsa, onu Tasarım görünümünde geliştirebilirsiniz.
Bir rapora birden çok tablo eklerseniz, sihirbaz tablolar arasındaki ilişkileri değerlendirir
ve kayıtları mantıklı olabilen bir şekilde gruplandırmayı teklif eder.
Ayrıca Bakınız İlişkilerin oluşturulması hakkında daha fazla bilgi için Bölüm 5 “Formları
Kullanarak Veri Girişini Kolaylaştırmak”taki “İlişkiler” açıklama kutusuna bakın.
Bir rapordaki bilgileri bir veya birden fazla tablodaki verilere göre gruplandırabilirsiniz.
Örneğin, ürünleri kategorilere göre gruplandırabilirsiniz. Bunu yaptığınızda sihirbaz önce
kategoriyi temel alan tabloyu, sonra her kategorideki ürünleri sıralar. Sonra değişen her
kategori için bir grup üstbilgisi oluşturur. Ayrıca her gruba, gruptaki bilgilerin özetlendiği
bir altbilgi de ekleyebilir.
İpucu Rapor sihirbazı size bir dizi soru sorar ve yanıtlarınıza göre bir rapor oluşturur. Bu
alıştırma seçilen verileri doğrulamadan standart bir rapor oluşturma işleminde size rehberlik
edecektir ama kendi raporlarınızı oluşturmaya başladığınızda önce istediğiniz nihai sonucu
ve bu sonuca ulaşmak için hangi bilgileri eklemeniz gerektiğini düşünmeniz gerekir.
222 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak
İpucu Bir form veya raporda birden fazla tablo kullanıyorsanız veya birkaç tabloyu
birlikte çeşitli yerlerde kullanıyorsanız, bu tabloları temel alan bir sorgu oluşturup
bu sorgunun sonuçlarını form ya da rapora temel alarak zaman kazanabilirsiniz.
Grup düzeylerini oluşturmak için kullanılan alanları belirleyebilirsiniz. Bir alana göre
gruplandırdığınızda, rapor o alanda aynı değere sahip kayıt gruplarının her biri için
bir grup üstbilgisi ve altbilgisi içerir.
9. Gruplandırma düzeyleri sayfasında, ÜrünAdı’nı önizleme bölmesine taşımak için çift
tıklayın. Grup Seçenekleri düğmesini tıklayın.
Sihirbaz Kullanarak Rapor Oluşturmak 225
10. Gruplandırma Aralıkları listesinde, 1inci Harf’i tıkladıktan sonra Tamam’ı tıklayın.
Bu seçeneği seçmek kategorinin ilk harfi değiştiğinde yeni bir grup üstbilgisi
oluşturur.
Rapor bilgilerini, artan veya azalan düzende, en fazla dört alana göre
sıralayabilirsiniz. Sayısal bilgiler içeren herhangi bir alanı sırlarsanız, Özet
Seçenekleri düğmesi sihirbaz sayfasının altında görünür. Özet Seçenekleri iletişim
kutusunda, Access’e rapordaki alan için toplam, ortalama, en az veya en fazla
değerlerini göstermesini bildirebilirsiniz.
Bu rapordaki tek sayısal alan StokSayısı’dır ve onu özetlemeye gerek yoktur.
226 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak
12. Alanların listelerini görüntülemek için ilk kutunun sağındaki oku tıkladıktan sonra
ÜrünAdı’nı seçin ve İleri’yi tıklayın.
13. Yerleşim alanında, Anahat seçeneğini seçin. Dikey yön seçeneği ve Tüm alanlar
sayfaya sığacak şekilde alan genişliğini ayarla onay kutusu seçiliyken İleri’yi
tıklayın.
14. Stil seçimi sayfasında, stiller listesinde, Akış’ı seçin ve sihirbazın son sayfasını
görüntülemek için İleri’yi tıklayın.
15. Başlık kutusuna Ürünlerin Alfabetik Listesi yazın ve Raporu önizle seçeneği
seçiliyken Son’u tıklayın.
Access raporu oluşturur ve görüntüler.
Rapor Tasarımını Değiştirmek 227
5. Sayfa Üstbilgisi seçicisinin üst kenarını işaret edin. İşaretçi iki yönlü dikey oka
dönüşünce, tarih için yer açmak üzere seçiciyi biraz aşağı sürükleyin.
Sorun Giderme Yazıcı ayarlarınıza bağlı olarak, Access Rapor Üstbilgisi’nin yanında
raporun sayfadan büyük olduğunu bildiren bir hata iletisi gösterebilir. Bu hatayı
gözardı edebilirsiniz; rapor için genişlik özelliğini değiştirdiğimizde kaybolacaktır.
7. Üçüncü tarih biçimi seçeneğini seçin ve Saat İçer onay kutusunu temizleyin. Rapora
geçerli tarihi eklemek için Tamam’ı tıklayın.
Tarih metin kutusu Rapor Üstbilgisi’nin sağ üst köşesine eklenir. Onu görmek için
raporu büyütmeniz gerekebilir.
8. Tarih metin kutusunu başlığın hemen altına gelinceye kadar, başlığın sol kenarına
hizalanmış olarak sürükleyin.
9. Metin kutusu hâlâ seçiliyken, tarihi metin kutusunun sol kenarına hizalamak için
Yazı Tipi grubunda, Metni Sola Hizala düğmesini tıklayın.
Metni Sola Hizala
10. ÜrünAdı Üstbilgisi ve Ayrıntı bölümündeki tüm denetimleri seçmek için işaretçiyi
denetimler üzerinde sürükleyin. Düzenle sekmesinde, Denetim Düzeni grubunda,
Yığın düzenini kaldırmak için Kaldır’ı tıklayın.
Yığın düzenini kaldırmak denetimleri düzenlemek için size daha fazla seçenek verir.
11. ÜrünAdı Üstbilgisi bölümünde, ÜrünAdı 1inci Harf etiketini silin ve metin
kutusunu bölümün sol kenarına sürükleyin.
12. Sayfa Altbilgisi bölümünde, =Now() içeren metin kutusunu tıklayın ve tuşuna
basın.
13. Sayfa Altbilgisi bölümünde, kalan metin kutusunu seçmek için tıklayın ve Özellik
Sayfası’nı açmak için tuşuna basın. Genişlik özelliğini 2 cm ve Sol özelliğini 16
cm olarak değiştirin.
14. Raporun sol üst köşesinde, Rapor Seçici’yi tıklayın. Özellik Sayfası bölmesinde,
Genişlik özelliğini 18 cm olarak değiştirin ve bölmeyi kapatın.
Rapor Tasarımını Değiştirmek 231
İpucu Rapor Seçici içindeki siyah kare nokta raporun o an seçili olduğunu belirtir.
Access daha önce rapor genişliğinin sayfa genişliğini geçtiğini bildiren hatayı
göstermişse, Adım 13 ve 14’teki Genişlik özelliklerini ayarlayınca hata kaybolur.
24. Birimdeki Miktar için olan etiketleri ve metin kutularını seçin. Sol ayarını 8, Genişlik
ayarını 2,5 olarak değiştirin.
25. KategoriAdı için olan etiketleri ve metin kutularını seçin. Sol ayarını 7, Genişlik
ayarını 3,5 olarak değiştirin.
26. ÜrünAdı için olan etiketleri ve metin kutularını seçin. Genişlik ayarını 5 olarak
değiştirin.
Sihirbaz Kullanmadan Rapor Oluşturmak 233
İpucu İki veya daha fazla denetimde değişiklik yapmak için değiştirmek istediğiniz
tüm denetimleri seçin, sonra da tümünü aynı şekilde değiştirmek üzere seçili
denetimlerden herhangi birinin tutamacını sürükleyin.
27. Değişiklikleri kaydedin ve raporun son halini görmek için Baskı Önizleme’ye geçin.
2. Alan Listesi bölmesi açık değilse, Araçlar grubunda, Varolan Alanları Ekle
düğmesini tıklayın.
Sorun Giderme Alan Listesi bölmesi raporu kaplıyorsa, sol kenarını sağa doğru
sürükleyerek bölmeyi daraltabilirsiniz.
14. Raporun diğer bölümleri için Yükseklik özelliğini aşağıdaki gibi ayarlamak üzere
Adım 13’ü tekrarlayın.
Bölüm Ayar
Sayfa Üstbilgisi 0 cm
Kategori/Adı Üstbilgisi 4 cm
Ayrıntı 0 cm
Sayfa Altbilgisi 1 cm”
Rapor Altbilgisi 0 cm
İpucu Bir bölümün yüksekliğini bölüm seçicisinin üst kenarını yukarı veya aşağı
sürükleyerek de ayarlayabilirsiniz.
15. Hızlı Erişim Çubuğu’nda, Kaydet düğmesini tıklayın. Farklı Kaydet iletişim
kutusunda, Rapor Adı kutusuna Kategorilere Göre Satışlar yazın ve Tamam’ı
Kaydet
tıklayın.
16. Çalışmanızın sonucunu görmek için Görünüm araç çubuğunda, Rapor Görünümü
düğmesini tıklayın.
Rapor Görünümü
Bu alıştırmada, bir raporun içeriğini üstbilgiye başlık, tarih ve saat, altbilgiye sayfa
numarası ekleyerek, etiketler ekleyip çıkararak ve metnin görünüşünü değiştirerek
düzenleyeceksiniz.
Sorun Giderme Etiketten çıktığınızda bir denetimle ilişkisi olmadığı için Access
hata iletisi görüntülerse, Akıllı Etiket’i tıklayıp Hatayı Yoksay’ı tıklayın.
=Date() içeren bir metin kutusu Rapor Üstbilgisi bölümünün sağ üst köşesinde
görünür. Rapor Üstbilgisi bölümü olmayan bir rapora Tarih Ve Saat denetimi
eklenirse, metin kutusu Ayrıntı bölümünde görünür. Metin kutusunu görmek için
Özellik Bölmesini kapatmanız gerekebilir.
6. =Date() metin kutusunu başlığın altına taşıyın ve genişliğini metin kutusuyla aynı
şekilde ayarlayın.
7. Bu metin kutusunda gösterilecek tarihi ortalamak için Yazı Tipi grubunda, Ortala
düğmesini tıklayın.
Ortala
8. KategoriAdı Üstbilgisi altında, metin kutusunun solundaki Kategori Adı etiketini
silin.
9. Metin kutusunu seçin ve yazı tipi özelliklerini rapor başlığı için Adım 2’de kullanılan
ayarlara değiştirin.
10. KategoriAdı metin kutusunu farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Boyut’u işaret edin ve
En Uyguna’yı tıklayın.
11. Metin kutusunu, bölümün üst kısmına ve sol kenarı soldan iki kılavuz çizgisi içeri
gelecek şekilde konumlandırın sonra da sağ kenarını cetvelde 8 cm işaretinin
hizasına sürükleyin.
12. Tasarım sekmesinde, Denetimler grubunda, Etiket düğmesini tıklayın. KategoriAdı
metin kutusunun sol alt köşesini tıklayın.
Etiket
13. Görünen minik metin kutusuna Ürünler: yazın ve tuşuna basın.
Bu etiket bir denetimle ilişkili olmadığı için bir hata görünür.
14. Akıllı Etiket’i tıklayın, sonra da listede, Hatayı Yoksay’ı tıklayın.
15. Etiket için yazı tipi özelliklerini aşağıdaki gibi ayarlayın:
Özellik Ayar
Yazı Tipi Adı Times New Roman
Yazı Tipi Boyutu 12
Yazı Tipi Genişliği Koyu
İtalik Yazı Tipi Evet
16. Etiketi farenin sağ düğmesiyle tıklayın, kısayol menüsünde Boyut’u işaret edin ve En
Uyguna’yı tıklayın.
17. Etiketin sol kenarlarıyla KategoriAdı metin kutusunu hizalayın.
İpucu İki denetimi soldan tam olarak hizalamak için Sol özelliklerini aynı değere
ayarlayın.
Bir Rapora Alt Rapor Eklemek 239
19. Biçim alanında, Sayfa N/M seçeneğini seçin. Konum alanında, Sayfa Altı (Altbilgi)
seçeneğini seçin. Hizalama okunu tıklayın ve listeden Orta’yı seçin. Tamam’ı
tıklayın.
Access Sayfa Altbilgisi bölümüne =”Sayfa” & [Page] & “/” & [Pages] ifadesini içeren
bir metin kutusu ekler.
20. Raporu kaydedin ve önizlemesini yapın.
Bu sorunun çözümlerinden biri ayrı raporlar oluşturmak ve onları, yazdırıp bir klasöre
koyarak veya elektronik biçimde bir klasöre veya bir intranet sitesine kaydederek, bir
arada depolamaktır. Daha kolay ve pratik bir çözümse alt rapor kullanmaktır. Alt rapor
bir başka raporun içine eklenmiş bir rapordur (genellikle diğerleriyle birlikte).
240 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak
Bir alt raporu herhangi bir başka raporu oluşturduğunuz gibi oluşturursunuz sonra
da onu bir ana rapora veya ana rapora bir alt rapor denetimi eklemek için bir sihirbaz
kullanırsınız. Her iki durumda da, hem ana rapor hem de alt rapor Raporlar bölmesinde
veya veritabanı penceresinde nesne olarak görünür.
Özet hesapları veya istatistik gerektiren raporlar için sorguları temel olarak
kullanabilirsiniz. Ama raporların kendi içinde hesaplamalar yaparak da hem normal
raporların hem de alt raporların kullanışlılığını artırabilirsiniz. İlişkisiz denetimler
ekleyerek ve Access’e neyi nasıl hesaplayacağını bildiren ifadeler oluşturmak için
İfade Oluşturucusu’nu kullanarak bilgileri birkaç yerine bir yerden ulaşılabilir hale
getirebilirsiniz.
İpucu Doğru ilişkileri oluşturduktan sonra, ana raporu Tasarım görünümünde açarak
sonra da ikinci raporu Raporlar bölmesinden alt rapor olarak eklemek istediğiniz ana
rapor bölümüne sürükleyerek var olan bir raporu bir başka rapora alt rapor olarak hızlıca
ekleyebilirsiniz.
Bu alıştırmada, hesaplanmış bir sorgu için bir kayıt kaynağı seçecek sonra da bir ana
rapora hesaplanan toplamları gösteren bir alt rapor ekleyeceksiniz.
1. Raporun sol üst köşesindeki Rapor Seçici’de raporun seçildiğini gösteren siyah bir
nokta yoksa Rapor Seçici’yi tıklayın.
2. Özellik Sayfası bölmesinin Veri sekmesinde, Kayıt Kaynağı okunu tıklayın, sonra da
listede Kategorilere Göre Satışlar’ı tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesini kapatın.
Bir Rapora Alt Rapor Eklemek 241
11. Alt raporda, Rapor Üstbilgisi kılavuzunda boş bir yeri tıklayın ve + tuşlarına
basarak tüm denetimleri seçin.
12. Düzenle sekmesinde, Denetim Düzeni grubunda, Kaldır düğmesini tıklayın.
Yığın düzenini kaldırmanız, Ayrıntı bölümündeki denetimleri silmeden, Rapor
Üstbilgisi bölümünü silebilmenize olanak tanır.
13. Alt raporda, Rapor Üstbilgisi bölümünü farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Var olan
üstbilgi ve altbilgi bölümlerini silmek için Rapor Üstbilgisi/Altbilgisi’ni tıklayın.
Bölümün tüm denetimleriyle birlikte silineceğini bildiren Microsoft Office Access
ileti kutusunda, Evet’i tıklayın.
Bir Rapora Alt Rapor Eklemek 243
14. Alt raporda, Sayfa Üstbilgisi bölümünü farenin sağ düğmesiyle tıklayın. Karşılık
gelen üstbilgi ve altbilgi bölümlerini silmek için Sayfa Üstbilgisi/Altbilgisi’ni tıklayın.
Alt rapor artık yalnızca Ayrıntı bölümünü içerir.
İpucu Yanlışlıkla bir denetimi silerseniz, Ctrl+Z tuşlarına basın veya silmeyi geri almak
için Geri Al düğmesini tıklayın.
244 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak
19. Alt raporda, Ayrıntı bölüm başlığının altında kılavuzun boş bir yerini farenin sağ
düğmesiyle tıklayın, sonra da görüntülemek için Rapor Üstbilgisi/Altbilgisi’ni
tıklayın.
20. Alt rapor penceresini Rapor Altbilgisi bölümüne kaydırın. (Kaydırma çubuğunu
görmek için rapor penceresini ayarlamanız gerekebilir.) Denetimler grubunda,
Metin Kutusu
Metin Kutusu düğmesini tıklayın, sonra da Rapor Altbilgisi bölümünün ortasını
tıklayın.
Access ilişkisiz bir denetim ve etiketini ekler. Bu denetimi hesaplamayı yapmak için
kullanacaksınız.
21. İlişkisiz denetimin etiketini tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesinde, aşağıdaki
özellikleri ayarlayın:
Özellik Ayar
Resim Yazısı Toplam:
Yazı Tipi Adı Arial
Yazı Tipi Boyutu 9
Yazı Tipi Genişliği Koyu
Bir Rapora Alt Rapor Eklemek 245
22. İlişkisiz metin kutusunu tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesinde, Veri sekmesinde,
Üç Nokta İfade Oluşturucusu’nu başlatmak için Denetim Kaynağı özelliğindeki üç nokta
düğmesi
düğmesini tıklayın.
23. İlk sütunda, Fonksiyonlar’ı çift tıklayın, sonra da Yerleşik İşlevler’i tıklayın.
24. Üçüncü sütunda, Topla’yı çift tıklayın.
Access ifade kutusunda Topla (<<expr>>) ifadesini görüntüler.
25. <<expr>> ifadesini tıklayın. İlk sütunda, Kategorilere Göre Satışlar alt raporu’nu
tıkayın ve ikinci sütunda, Ürün Satış Tutarı’nı çift tıklayın.
26. İfade Oluşturucusu’nu kapatmak için Tamam’ı tıklayın ve hesaplamayı Özellik
Sayfası bölmesine girmek için tuşuna basın.
27. İlişkisiz metin kutusu için yazı tipi özelliklerini Adım 21’de yaptığınız gibi ayarlayın.
28. Özellik Sayfası bölmesinde, Biçim sekmesinde, Biçim okunu tıklayın, Para Birimi’ni
tıklayın ve tuşuna basın.
Access şimdi hesaplamanın sonuçlarını para birimi olarak gösterecektir.
29. Hesaplanan denetimin ve etiketinin Sol ve Genişlik özelliklerini Ayrıntı
bölümündeki denetimlerin ayarlarına göre değiştirin.
246 Bölüm 8 Raporlarla Çalışmak
32. Seçmek için alt raporu tıklayın. Özellik Sayfası bölmesinde, Biçim sekmesinde,
Kenarlık Stili özelliğini Saydam olarak değiştirin.
33. Değişiklikleri kaydedin ve raporun önizlemesini yapın.
İpucu İşaretçiyi artı işareti olarak göründüğünde tıklarsanız rapor yakınlaşır. Eksi
işareti olarak göründüğünde tıklarsanız rapor uzaklaşır.
Burada, Sayfa Yapısı iletişim kutusunu açmak için Ayarlar düğmesini tıklayabilir veya
Ad kutusunda atanmış olan yazıcıya özgü özellikleri ayarlayabileceğiniz bir iletişim
kutusu açmak için Özellikler’i tıklayabilirsiniz. Hangi sayfaların yazdırılacağını ve
her biri için kopya sayısını da belirtebilirsiniz. Bu iletişim kutusunda gördüğünüz
seçenekler bilgisayar sisteminize göre değişir.
Önemli Noktalar
l Access’te oluşturulan bir rapor bilgileri özetler ve düzenler. Bir raporu tasarlarken,
oluşturmak istediğiniz bakış açısını, hedef kitleyi ve gereksinim duyacakları bilgilerin
düzeyini düşünün.
l Bir raporu sihirbaz kullanarak veya kullanmadan oluşturabilirsiniz. Bir raporu
oluşturduktan sonra, Tasarım görünümünde geliştirebilir ve değişikliklerinizin
sonuçlarını Baskı Önizleme veya Düzen görünümünde görüntüleyebilirsiniz.
l Bir ana rapor oluşturup ona alt rapor olarak başka raporlar bağlayabilirsiniz.
Özel kategoriler
oluşturmak,
sayfa 259
Veritabanı kullanıcılarının
kullanabileceği özellikleri
denetlemek, sayfa 262
9 Veritabanını
Kolay Kullanılır
Hale Getirmek
Bu bölümde öğrenecekleriniz:
4 Bir geçiş panosu oluşturmak
4 Özel kategoriler oluşturmak
4 Veritabanı kullanıcılarının kullanabileceği özellikleri denetlemek
4 Sık kullanılan Access komutlarını kolay ulaşabilir yapmak
Bir Microsoft Office Access veritabanı nesnelerin, bilgilerin ve onları yönetmek ve işlemek
için gereken araçların karmaşık bir birleşimidir. Bu kitabın ilk sekiz bölümünde, bilgileri
girmek, düzenlemek, almak ve görüntülemek için bu bileşenlerle nasıl çalışıldığını
öğrendiniz. Artık Access’i bilenlerin kullanabileceği veritabanları oluşturabilirsiniz.
Ancak veritabanınızı Access’i iyi bilmeyen kişiler bilgi girmek ve almak için kullanacaklarsa
onları Access’in iç işleyişden uzak tutmak için izleyeceğiniz bazı adımlarla bilgiler daha
güvenli, kullanıcılar da daha mutlu olur. Nesne ve bilgi koleksiyonunuzu ilgili görevleri
düzenleyen bir uygulamaya çevirmeniz gerekir. Böylece kullanıcılar veritabanının içerde
çalıştırdığı programları kullanmayı öğrenmek yerine eldeki işe odaklanabilirler.
Kendiniz biraz daha fazla çaba harcayarak, diğer insanların verilerinize erişmesini ve
verilerinizi işlemesini çok daha kolay, yanlışlıkla değiştirmelerini ve silmelerini çok
daha zor hale getirebilirsiniz. Access’in önceki sürümlerinde, bir veritabanına erişimi
denetlemenin en yaygın yolları geçiş panoları ve başlangıç seçenekleri idi. Access 2007
geçiş panoları için desteği azaltmış ve kullanılabilir başlangıç seçeneklerini oldukça
değişitirmiştir. Access 2007’de geçiş panolarının işlevselliği, yeni bir özellik olan özel
gruplar ile sağlanmaktadır. Ancak, Access 2007’de geçiş panosu oluşturmak için Geçiş
Panosu Yöneticisi hâlâ kullanılabilir ve Access’in önceki sürümlerinde oluşturulan geçiş
panoları çoğu bölümler için hâlâ işlevseldir.
251
252 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek
Sorun Giderme Başlatma seçenekleri ve genel eklenti menüleri gibi bazı eski özellikler
veritabanını Access 2007 biçimine dönüştürmeden Access 2003 MDB dosyası olarak
açarsanız kullanılabilir.
Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
Geçiş panoları aşamalı olarak kullanımdan kaldırılıyor olsa da Access 2007’de hâlâ
çalışmaktadır ve yeni düzene yavaşça geçiş yapmak isteyenler için bu kitapta da
anlatılmıştır.
Geçmişte bir geçiş panosu oluşturmadıysanız ve bu tür bir özellik istiyorsanız bu konuyu
atlamanızı ve özel grupları incelemenizi öneririz. Geçiş panolarını kendiniz veya Geçiş
Panosu Yöneticisi yardımıyla oluşturabilirsiniz. Kendi oluşturduğunuz bir geçiş panosu,
makrolar ve Microsoft Visual Basic (VBA) kodlarıyla birbirine bağlanan sizin tasarladığınız
birden çok formdan (sayfadan) oluşur. Geçiş Panosu Yöneticisi yardımıyla oluşturulan
bir geçiş panosu bir Geçiş Panosu Öğeleri tablosu ve program geçiş panonuzu
görüntülediğinde şablon olarak hizmet eden bir genel form içerir. Tasarım görünümünde
düğmelerin konumlarını değiştirebilir ve başka görsel öğeler (resim vb.) ekleyebilirsiniz.
Bir Geçiş Panosu Oluşturmak 253
Kendi oluşturduğunuz bir geçiş panosunun aksine, etkin düğmelerin sayısını ve yalnızca
her düğme tıklandığında gerçekleştirilen eylemi Geçiş Panosu Öğeleri tablosu bilgilerini
düzenleyerek değiştirebilirsiniz.
İpucu Geçiş Panosu Yöneticisi’yle oluşturulan geçiş panolarını kullanmak için nasıl
çalıştıklarını bilmeniz gerekmez ama geri planda neler olduğunu bilmek değişiklik yapmak
istediğinizde işe yarar. Geçiş panosu açıldığında Access, Geçiş Panosu Öğeleri tablosundaki
bilgileri okuyan VBA kodunu çalıştırır ve ana formda görünecek düğmeleri belirleyen
özellikleri ayarlamak için kullanır. Kod görünecek düğmelerin etiketlerini ve eylemlerini de
belirler. Geçiş panosu hiyerarşisinde ikinci bir düzeye geçmek için bir düğmeyi tıklarsanız,
kod tabloyu tekrar okur ve ana form için özellikleri sıfırlayarak yeni düzey için yeni bir sayfa
oluşturur.
3. Geçiş Panosu Adı kutusunda, Ana Geçiş Panosu’nu AA Geçiş Panosu ile değiştirin.
Kapat’ı tıklayın.
4. Geçiş Panosu Yöneticisi penceresinde, Yeni’yi tıklayın.
Yeni Oluştur iletişim kutusu açılır.
Geçiş Panosu Öğesini Düzenle iletişim kutusundaki geçerli ayarlarla, bir kullanıcı
AA Geçiş Panosu sayfasındaki Formlar düğmesini tıkladığında Access, Geçiş Panosu
kutusunda belirteceğiniz geçiş panosu sayfasını görüntüleyecektir.
11. Geçiş Panosu okunu tıklayın ve listeden Formlar’ı seçin.
Geçiş Panosu liste öğeleri şu anda seçili komut için seçenekleri gösterir.
12. Geçiş Panosu Öğesini Düzenle iletişim kutusunda, Tamam’ı tıklayın.
13. AA Geçiş Panosu sayfasında üç düğme daha oluşturmak için aşağıdaki bilgileri
kullanarak Adım 8’den 12’ye kadar olan bölümü tekrarlayın.
14. Geçiş Panosu Yöneticisine dönmek için Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle
penceresinde, Kapat’ı tıklayın.
15. Geçiş Panosu Sayfaları listesinde, Formlar’ı tıklayın, sonra da Düzenle’yi tıklayın.
16. Formlar geçiş panosu sayfasında 4 düğme oluşturmak için aşağıdaki bilgileri
kullanarak Adım 8’den 12’ye kadar olan bölümü tekrarlayın:
17. Geçiş Panosu Yöneticisi’ne dönmek için Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle
penceresini kapatın. Geçiş Panosu Sayfaları listesinde, Raporlar’ı tıklayın, sonra da
Düzenle’yi tıklayın.
18. Raporlar geçiş panosu sayfasında 4 düğme oluşturmak için aşağıdaki bilgileri
kullanın:
19. Geçiş Panosu Sayfasını Düzenle iletişim kutusunu ve Geçiş Panosu Yöneticisi’ni
kapatın.
20. Gezinti Bölmesi’nde, Formlar altında, Geçiş Panosu’nu çift tıklayın.
Yeni geçiş panonuz Form görünümünde açılır.
258 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek
21. AA Geçiş Panosu sayfasında, Formlar düğmesini tıklayın. Formlar geçiş panosunda,
Kategoriler formunu görüntülemek için Kategorileri Düzenle/Gir düğmesini
tıklayın.
22. Kategoriler formunu kapatın. Ana geçiş panosuna dönmek için Formlar geçiş
panosunda Geri Dön düğmesini tıklayın.
23. Tasarım görünümüne geçin.
Şu anda yalnızca bir düğmesi ve onun varsayılan etiket metni olan form, aslında
geçiş panonuz için bir şablondur. Düğmeleri ve etiketleri eklemek için gerekli
bilgileri Geçiş Panosu Yöneticisi tarafından oluşturulan Geçiş Panosu tablosu içerir.
Her olay Geçiş Panosu Öğeleri tablosundaki bir değişkenle ilişkilidir. Bu değişken
de belirttiğiniz komut ve parametreyle (varsa) ilişkilidir. Bir düğmeyi Form
görünümünde tıkladığınızda Access Tıklandığında özelliğine başvurur, Geçiş Panosu
Öğeleri tablosundaki değişkeni arar ve ilişkili komutu yerine getirir.
24. Düğmeyi veya etiketi tıklayın ve Özellik Sayfası bölmesini açmak için tuşuna
basın.
25. Düğmeler ve etiketler için Tıklatıldığında olayını görüntülemek üzere Özellik
Sayfası bölmesinde, Olay sekmesini tıklayın.
Kullanıcı bir düğmeyi tıkladığında başlatılan olay katıştırılmış bir makrodur.
Katıştırılmış makrolar Access 2007’de yeni bir özelliktir. Bunlar Gezinti Bölmesi’ndeki
Makrolar yerine bir form veya raporla depolanır ve normal makroların
sunduğundan daha yüksek bir güvenlik düzeyi sunar. Katıştırılmış makroları
görüntülemek için üç nokta (…) düğmesini tıklamanız gerekir.
Özel Kategoriler Oluşturmak 259
İpucu Daha fazla sayfa ve komut eklemek için Geçiş Panosu Yöneticisi’ni yeniden
açabilir, grafik ve diğer nesneleri eklemek için de Geçiş Panosu’nu Tasarım
görünümünde açabilirsiniz.
Çalışan geçiş panosunu üretmek için gereksinim duyduğunuz her şey Geçiş Panosu
formunda ve Switchboard Items tablosunda bulunmaktadır. Formu ve tabloyu başka bir
veritabanından kopyalayarak veya alarak ve bunları Geçiş Panosu Yöneticisi’yle gerektiği
gibi değiştirerek benzer bir geçiş panosu oluşturabilirsiniz.
KAPATIN Özellik sayfasını kapatın, Geçiş Panosu formunu kaydedin ve kapatın, sonra da
01_GeçişPanosu veritabanını kapatın.
Ayrıca her biri birden çok özel grup içeren on özel kategori oluşturabilirsiniz. Herhangi
bir geçerli Access nesnesini nesne için kısayol oluşturmak üzere bir özel gruba sürükleyip
bırakabilirsiniz; nesnenin kendisi özgün grubunda kalır. Kategorilerin, grupların ve
nesne kısayollarının bu kullanımı, geçiş panosu sayfalarının, öğelerinin ve komutlarının
yerini kolayca alabilir. Örneğin, muhasebe bölümü her ayın son gününde bir rapor
kümesi kullanıyorsa, Ay Sonu Raporları grubunu içeren bir Muhasebe kategorisi
oluşturabilir ve raporları bu gruba ekleyebilirsiniz. Veya Pazarlama bölümü çeşitli formlar,
sorgular ve raporlarla programlı bir şekilde çalışıyorsa bunlar için Pazarlama kategorisi
oluşturabilirsiniz. Bu kategori tüm nesneler için kısayollar bulunduran bir grup veya
her nesne türü için bir grup içerebilir. Bir gruba eklenecek nesnelerin türleri konusunda
herhangi bir kısıtlama yoktur.
İpucu Her kategori Atanmamış Nesneler adında varsayılan bir grup içerir. Bu grup
veritabanındaki tüm nesnelerin listesini içerir ve özel gruplarınızda oluşturacağınız
kısayolların kaynağıdır.
5. Raporlar adında bir grup eklemek üzere Adım 4’ü tekrarlayın. Gezinti Seçenekleri
iletişim kutusunda, Tamam’ı tıklayın.
Özel Kategoriler Oluşturmak 261
Access seçili formlar için kısayolları Atanmamış Nesneler’den Formlar grubuna taşır.
8. Atanmamış Nesneler grubunda, Ürünlerin Alfabetik Listesi raporunu tıklayın,
tuşunu basılı tutun ve Kategorilere Göre Satışlar ve Müşteri Etiketleri raporlarını
tıklayın. Sonra seçili nesnelerden birini farenin sağ düğmesiyle tıklayın, Gruba
Ekle’yi işaret edin ve Raporlar’ı tıklayın.
Access seçili raporlar için kısayolları Atanmamış Nesneler’den Raporlar grubuna
taşır.
Kullanıcıların çalışmalarını denetlemenin daha yaygın bir yolu her veritabanında başlangıç
seçeneklerini ayarlamaktır. Kullanıcılar tarafından kullanılabilecek menüleri ve Şerit
sekmelerini, açılacak ilk formu (bir geçiş panosu gibi) ve diğer özellikleri denetlemek için
başlangıç seçeneklerini kullanabilirsiniz. Başlangıç formu başka koşulları ayarlamak için
otomatik olarak çalışan makrolar ve VBA yordamları içerebilir.
1. Microsoft Office Düğmesi’ni tıklayın, sonra da menünün sağ alt köşesinde, Access
Seçenekleri’ni tıklayın.
2. Access Seçenekleri penceresinin sol bölmesinde, Geçerli Veritabanı’nı tıklayın.
Access geçerli veritabanı için seçenekleri görüntüler.
Veritabanı Kullanıcılarının Kullanabileceği Özellikleri Denetlemek 263
3. Uygulama Seçenekleri alanında, Uygulama Başlığı kutusuna Özellikler yazın ve
tuşuna basın.
Access veritabanın başlık çubuğunda her zamanki Microsoft Access başlığı yerine
girdiğiniz metni görüntüleyecek.
4. Uygulama Simgesi kutusunun sağındaki Gözat düğmesini tıklayın. Simge
Gözatıcısı iletişim kutusunda, Belgeler\MSP\AA_Access2007\Bölüm09 klasörüne
gidin ve 03_Simge adlı simgeyi çift tıklayın.
5. Uygulama Simgesi kutusunun altında, Form veya Rapor Simgesi olarak kullan’ı
işaretleyin.
Seçili simge ayarladığınız gezinti özelliklerine bağlı olarak, formların ve raporların
başlık çubuklarının sol ucunda veya sekmelerinde görünecek.
6. Form Görüntüle okunu tıklayın ve listeden Geçiş Panosu’nu seçin.
Geçiş Panosu veritabanı her açıldığında görüntülenecek.
264 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek
İpucu Access Özel Tuşlarını Kullan onay kutusu seçiliyken, veritabanı kullanıcıları
aşağıdaki tuş birleşimlerini kullanabilirler:
F11 Gezinti Bölmesi’ni görüntüler ve gizler.
Ctrl+G Visual Basic Editor’deki Immediate penceresini görüntüler.
Alt+F11 Visual Basic Editor’e geçer.
Ctrl+Break Access’in sunucudan kayıt almasını durdurur.
Bir veritabanını geliştirirken bu seçeneklerin olması yararlıdır ama veritabanını
başkalarının kullanımına açmadan önce bunları devre dışı bırakabilirsiniz.
İpucu Şerit Araç Çubuğu alanında Kısayol Menü Çubuğu varsayılan ayar olarak
seçiliyken bir kullanıcı bir formu farenin sağ düğmesiyle tıkladığında standart kısayol
menüsü görünür. Yalnızca gerekli komutların görünmesi için özel bir kısayol menüsü
oluşturabilir ve bunu bu pencerede veya formun özellik sayfasında belirtebilirsiniz.
Neleri içerdiğini görmek için sbMenu, TG1 ve TG2’yi tasarım görünümünde açabilirsiniz.
Bunun hakkında daha fazla bilgi edinmek veya kendi menülerinizi oluşturmak için Access
Yardım sisteminde menü ekle araması yapın.
İpucu Kullanılabilen klavye kısayollarının bir listesini görmek için Microsoft Office Access
Yardımı düğmesini tıklayın, Arama kutusuna klavye kısayolları yazın ve Enter’a basın. Sonra
Access İçin Klavye Kısayolları konusunu tıklayın.
Bu kitabın başında “Microsoft Office Access 2007’ye Giriş” bölümünde anlatıldığı gibi
komutların Access nesne pencereleri (tablolar, formlar, raporlar, vb.) içinde gösterilme
şekillerinde büyük değişiklikler yapılmıştır. Çalıştığınız belirli içerikte sık kullanılan
komutları kolay erişilebilir hale getirmek için bu komutların düğmeleri sekmelerde
gruplandırılır. Bu yeni tasarım herhangi bir zamanda gereksinim duyduğunuz komutların
çoğunu bir tıklamayla kullanılabilir hale getirir. Ancak, en sık kullandığınız düğmelerin
farklı sekmelere dağıtılmış olduğunu veya Access’in önceki sürümlerinde kullandığınız
belirli komutların Şerit’te yer almadığını görebilirsiniz. Microsoft Office 2007 sistemi
çalışma şekliniz üzerinde size daha fazla denetim vermek için Microsoft Windows XP ve
Windows Vista’da kullanılan Hızlı Başlatma çubuğunun karşılığı olan Hızlı Erişim Araç
Çubuğu’nu sağlamıştır. Hızlı Erişim Çubuğu, Microsoft Office Word 2007, Microsoft
Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 program pencereleri ve Microsoft
268 Bölüm 9 Veritabanını Kolay Kullanılır Hale Getirmek
Office Outlook 2007 öğe pencerelerinin yanı sıra, Access nesne pencerelerindeki
Microsoft Office Düğmesi’nin sağında bulunmaktadır. Herhangi bir komut düğmesini, o
an hangi sekme etkin olursa olsun, her zaman kullanılabilecek şekilde Hızlı Erişim Araç
Çubuğu’na ekleyebilirsiniz.
Bu alıştırmada, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na bir düğme ekleyeceksiniz. Bu alıştırma için bir
uygulama dosyası yoktur.
1. Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun sağ ucunda, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir
düğmesini tıklayın.
Hızlı Erişim
Araç Çubuğu’nu Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nu Özelleştir menüsü araç çubuğuna ekleyebileceğiniz sık
Özelleştir
kullanılan komutların listesini göstererek açılır.
İpucu Komutları Seçin listesindeki Tüm Komutlar’ı tıklayarak tüm Access komutlarının
alfabetik listesini görebilirsiniz. Bazı durumlarda, bir komutun birden fazla örneği
listede görünebilir, bunlar komutun program içinde göründüğü konumlara karşılık
gelmektedir. Bir komutu işaret ettiğinizde, Ekran İpucu komut konumunu görüntüler.
Bağlamsal sekmelerde görünen ve hiçbir sekmede görünmeyen komutlar da bu
listede vardır.
5. Oluştur Sekmesi listesinde, Tablo’yu tıklayın. Sonra iki komut listesi arasındaki
Ekle’yi tıklayın.
Access Tablo komutunu Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nda bulunan komutlar listesinin
sonuna ekler.
6. Sağ bölmede, Tablo’yu tıklayın, sonra da seçili komutu listede ikinci sıraya taşımak
için Yukarı Taşı düğmesini iki kez tıklayın.
Yukarı Taşı
İpucu Herhangi bir komutu Şerit’te farenin sağ düğmesiyle tıkladıktan sonra
Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na Ekle’yi tıklayarak Hızlı Erişim Araç Çubuğu’nun sonuna
ekleyebilirsiniz. Benzer şekilde, Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndaki bir komutu araç
çubuğunda farenin sağ düğmesiyle tıklayarak ve Hızlı Erişim Araç Çubuğu’ndan
Kaldır’ı tıklayarak silebilirsiniz.
Önemli Noktalar
l Başkalarının verilerinize erişmelerini, verilerinizle çalışmalarını kolaylaştırmak, öte
yandan da verilerinizi değiştirmelerini ve silmelerini önlemek için bir geçiş panosu
oluşturabilir ya da başlangıç seçeneklerini ayarlayabilirsiniz.
l Sık kullanılan formları, raporları ve diğer nesneleri özel kategoriler ve gruplarda
düzenleyerek onlara kolay ulaşılmasını ve bazılarına ulaşılmamasını sağlayabilirsiniz.
Bu özellik geçiş panosunun daha iyi bir alternatifidir.
l Herhangi bir komutu tüm veritabanları için ortak olan Hızlı Erişim Araç Çubuğu’na
veya bir veritabanına özel olan bir araç çubuğuna ekleyebilirsiniz.
Bir Bakışta Bölüm
Bir veritabanına parola atamak, sayfa 274
Veritabanı güvenliği hayatın acı bir gerçeğidir. Eviniz, arabanız, ofisiniz veya çantanız
için olduğu gibi, veritabanınız için gereken güvenlik önlemleri neye sahip olduğunuza ve
onu meraklı gözlerden mi, kazaların yol açtığı hasarlardan mı, kötü niyetli tahribattan mı
yoksa hırsızlıktan mı koruyacağınıza göre değişir.
Bir şirketin işleyiş bilgileri varlığını sürdürmesi için hayati önem taşır. Örneğin, biri ürünler
listenize izinsiz erişim sağlamışsa çok endişelenmeyebilirsiniz ama bir rakibiniz müşteri
listenizi görmeyi veya daha kötüsü çalmayı başarmışsa çok endişeleneceksinizdir. Ve eğer
biri önemli sipariş bilgilerinizi imha etmişse bu bir felaket olacaktır.
Bir veritabanı geliştiricisi olarak hedefiniz veritabanınıza erişimi olması gereken kişilere
gereksiz kısıtlama koymadan yeterli koruma sağlamaktır. Bir veritabanını korumak için
gereken güvenlik türü veritabanını kaç kişinin kullandığına ve veritabanının nerede
depolandığına bağlıdır. Veritabanınız asla bir defada birden fazla kişi tarafından
açılmayacaksa aynı bilgileri aynı anda güncelleştirmeye çalışan birkaç kişinin neden
olacağı bozulma için endişelenmenize gerek yoktur. Veritabanınız bir uygulamanın
parçası olarak satışa sunulacaksa herhangi bir şekilde kötü amaçlarla kullanılmasını
önlemek için adımlar atmak isteyeceksinizdir.
273
274 Bölüm 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı
Bir veritabanını korumanın bir başka yoluysa dağıtım kanallarının güvenliğini sağlamak;
örneğin, veritabanını parola korumalı bir Web sitesinden kullanılabilir hale getirmektir.
Ayrıca Bakınız Bu bölümdeki konuların kısa bir özeti için Hızlı Başvuru bölümüne bakın.
Sorun Giderme Kitaptaki işletim sistemiyle ilgili ekran görüntüleri ve yönergeler Windows
Vista içindir. Bilgisayarınızda Microsoft Windows XP yüklüyse “Windows XP Kullanıcıları İçin
Bilgiler” bölümüne bakın.
www.microsoft.con/athome/security/privacy/password.mspx
Veritabanına Parola Atamak 275
Bir parola atamanın ikinci bir yararıysa veritabanınızın her kapatışınızda otomatik olarak
şifrelenmesi, açtığınızda ve doğru parolayı girdiğinizde şifresinin çözülmesidir.
Bir veritabanına parola atamak veya parolayı veritabanından kaldırmak için önce
veritabanını özel kullanımda açmanız gerekir. Bu da veritabanını başka birinin açık
tutamayacağı anlamına gelir. Bu durum, aşağıdaki alıştırmada kullanılan örnek veritabanı
için sorun olmayacaktır ama bir ağ paylaşımında bulunan gerçek bir veritabanını
ayarlamak veya kaldırmak istiyorsanız onu başka birinin kullanmadığından emin olmanız
gerekecektir.
Veritabanı Şifrelemesi
Microsoft Office Access 2007’de oluşturulan bir veritabanı ikili (binary) dosyadır. Onu
bir sözcük işlemcide veya bir metin düzenleyicisinde açarsanız içindekiler okunamaz.
Ancak, dosyayı yakından iyice incelerseniz biraz bilgi edinebilirsiniz. Ama birilerinin,
gizli bilgilerinizi elde etmek üzere anahtar sözcükleri arayan bir yardımcı programla
veritabanı dosyanızı tarama olasılığından endişeleniyorsanız, dosyayı şifreleyebilir ve
okunamaz hale getirebilirsiniz.
Access veritabanını sizin özel kullanımınız için açar, yani siz kapatıncaya kadar
veritabanını hiç kimse açamaz.
3. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları grubunda, Parola ile Şifrele
düğmesini tıklayın.
Veritabanı Parolasını Belirle iletişim kutusu açılır.
4. Parola kutusuna 2008!AA yazın ve tuşuna basın.
İpucu Bir parolayı veritabanından kaldırmak için girmeniz istendiğinde parolayı girerek
veritabanını özel kullanımda açın. Veritabanı Araçları sekmesinde, Veritabanı Araçları
grubunda, Veritabanı Şifresini Çöz düğmesini tıklayın. Parolayı girin sonra da Tamam’ı
tıklayın. Access parolayı kaldırarak herhangi birinin veritabanına girmesine izin verir.
Ayrıca Bakınız Bir veritabanını yürütülebilir dosya olarak kaydetmek için bu bölümün
ilerisindeki “Dağıtım İçin Veritabanının Güvenliğini Sağlamak” başlığına bakın.
278 Bölüm 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı
İpucu Lock ve Password ayarları bağımsız çalışır. Lock Project for Viewing onay
kutusunu seçmek kullanıcının projeyi görmesi için parolayı girmesini gerektirir. Bir
parola oluşturulmuşsa ve Lock Project For Viewing onay kutusu seçili değilse, kullanıcı
proje kodunu görebilir ama Project Properites iletişim kutusunu açmak için parolayı
girmek zorundadır.
İpucu Parolayı her veritabanı oturumunda bir defa girmeniz gerekir. Başka deyişle
veritabanını kapatmadığınız veya yeniden açmadığınız sürece tekrar girmeniz
gerekmez.
İpucu Parolayı kaldırmak için Visual Basic Editor Tools menüsünde, Base Properties’i
tıklayın. Protection sekmesinde, Lock Project For Viewing onay kutusunu temizleyin, parola
kutularından yıldız işaretlerini silin ve OK’i tıklayın.
Dağıtım İçin Veritabanının Güvenliğini Sağlamak 281
Bir veritabanını birkaç kuruluş tarafından kullanılabilir hale getirmek istediğinizi ama
kuruluşların üyelerinin veritabanı nesnelerini değiştirmesini ve bir şeyleri “bozmasını”
istemediğinizi varsayın. Bir veritabanını ACCDE dosyası olarak kaydetmek tüm modülleri
derler, düzenlenebilen tüm kaynak kodlarını kaldırır ve hedef veritabanını sıkıştırır. ACCDE
dosyası kullanıcıları formları ve raporları görüntüleyebilir, bilgileri güncelleştirebilir,
sorguları, makroları ve VBA kodlarını çalıştırabilir. Aşağıdakileri yapamazlar:
Access bir ACCDE dosyasını dosya ancak Access 2007 biçimindeyse kaydeder. Access
2002 ve Access 2003 veritabanları MDE dosyaları olarak kaydedilebilir.
Bu alıştırmada, bir veritabanının güvenliğini onu dağıtılabilir bir ACCDE dosyası olarak
kaydederek sağlayacaksınız.
282 Bölüm 10 Bilgi Güvenliği ve Paylaşımı
6. Gezinti Bölmesi’nde, her nesne türünden bir örneği (tablo, sorgu, vb.) farenin sağ
düğmesiyle tıklayın ve kısayol menüsündeki Tasarım Görünümü düğmesinin etkin
olup olmadığına dikkat edin.
Tasarım Görünümü düğmesi tablolar, sorgular ve makrolar için kullanılabilir ama
diğer nesne türleri için kullanılamaz. Bu sizin veya başka bir kullanıcının formlar
veya raporlarda tasarım değişiklikleri yapmasını veya veritabanıyla ilişkili VBA
kodunu değiştirmesini önler.
Önemli Çok kullanıcılı bir veritabanından ACCDE dosyasını oluştururken tüm kullanıcıların
veritabanını kapattığından emin olun. Veritabanına Windows Gezgini’nde baktığınızda onunla
aynı adda, .laccdb (kilitli Access veritabanı) uzantılı bir dosya görürseniz başka biri tarafından
açılmış olduğunu anlarsınız. Veritabanı açıkken ACCDE dosyasını oluşturmayı denediğinizde
size veritabanının bir başkası (kullanıcı adı ve makine adı) tarafından açıldığı uyarısı yapılır ve
yeniden denemeniz bildirilir.
Önemli Noktalar
l Bir veritabanı geliştiricisi olarak hedefiniz kullanıcılara gereksiz kısıtlamalar
getirmeden, veritabanınızı ve içerdiği bilgileri yeterince korumaktır. Bir veritabanını
korumak için gereken güvenlik önlemi veritabanını kaç kişinin kullandığına ve
nerede depolandığına bağlıdır.
l Bir veritabanını şifreleyebilirsiniz, bu onun Access’te açılmasını ve görüntülemesini
önlemez ama Access programı olmayan kişilerin verileri okumasını ve bilgilerinize
ulaşmasını engeller.
l Yetkisiz kullanıcıların veritabanınızı açmasını engellemek için veritabanınıza bir
parola atayabilirsiniz. Veritabanınıza bir parola atadığınızda veritabanı otomatik
olarak şifrelenir.
l Veritabanınızda VBA yordamları bulunuyorsa VBA kodunu bir parola atayarak veya
veritabanını bir Access Database Executable (ACCDE) dosyası olarak kaydederek
koruyabilirsiniz. Kod için bir parola oluşturursanız kod parolayı bilen biri tarafından
düzenlenebilir. Veritabanını bir ACCDE dosyası olarak kaydederseniz, dosyayı
kullanan kişiler kodu çalıştırabilir ama görüntüleyemez ve düzenleyemezler.
l Kuruluşunuzun diğer üyeleri bir Sharepoint işbirliği sitesi aracılığıyla veritabanına
veriler girebilir ve alabilir. Veritabanı bilgilerini SharePoint aracılığıyla kullanılabilir
hale getirerek Access içinde yapamayacağınız yollarla izinleri düzenleyebilir,
değişiklikleri izleyebilir ve sürümleri yönetebilirsiniz.
Sözlük
Access Database Executable (ACDDE) Bir ayrıştırma Bir HTML belgesi gibi, alınan bir
veritabanının derlenmiş sürümü. Bir veritabanını belgeyi çözümleme ve yapılandırılmış veriyi be-
ACDDE dosyası olarak kaydetmek tüm modülle- lirleme işlemi.
ri derler, düzenlenebilir tüm kaynak kodu kaldı-
bağlanılmış ağ sürücüsü Yerel bilgisayarınızda
rır ve hedef veritabanını sıkıştırır.
sabit sürücü olarak erişilebilmesi için bir sürücü
adlandırılmış aralık Bir Access tablosuna ala- harfi atadığınız ağ sürücüsü. Ayrıca bkz. evren-
bileceğiniz bir Excel elektronik tablosundaki sel adlandırma kuralı (UNC) yolu.
hücre grubu.
başlangıç seçenekleri Bir veritabanı açıl-
alan Belirli bir bilgi kategorisi. Access’te bir veri- dığında kullanıcılar tarafından kullanılabilen
tabanı tablosundaki sütun. Ayrıca bkz. kayıt özellikler.
alan özelliği Bir alana neyin, nasıl konabilece- başlık çubuğu Bir belgenin üstündeki etkin bir
ğini denetleyen özellik. veritabanı nesnesinin adını gösteren ve Ekranı
Kapla, Simge Durumuna Küçült/ Önceki Boyut
alma Dış verileri Access tarafından kullanılabile-
ve Kapat düğmelerinin bulunduğu alan.
cek bir biçime dönüştürme.
bir-bir ilişkisi Bir tablodaki bir kaydın başka
alt form Bir başka formun içinde bulunan bir
bir tabloda yalnızca tek bir kayda bağlandığı bir
form. Ayrıca bkz. ana form.
ilişki. Ayrıca bkz. bir-çok ilişkisi, bir-bir ilişkisi.
alt rapor Bir başka raporun içinde bulunan bir
bir-çok ilişkisi Bir tablodaki her bir kaydın baş-
rapor. Ayrıca bkz. ana rapor.
ka bir tablodaki birden çok kayda bağlandığı
alt veri sayfası Bir başka veri sayfasında bulu- ilişki. Ayrıca bkz. bir-çok ilişkisi, bir-bir ilişkisi.
nan bir veri sayfası.
birleşik kutu (açılır kutu) Sağ tarafındaki oku
ana form Katıştırılmış başka formlar içeren bir tıklattığınızda seçenekler listesi gösteren dene-
form. Ayrıca bkz. alt form. tim. Listede olanlardan farklı bir seçim girmeni-
ze de izin verebilir.
ana rapor Bir veya daha fazla alt rapor için
kabuk olarak hizmet eden ama temel aldığı boş dize Aralarında hiçbir şey olmayan iki tır-
tablolardaki bilgileri çok az gösteren veya hiç nak işaretli bir Access alanı. Access bir boş di-
göstermeyen basit bir rapor. zeyle Null (boş) alanı birbirinden ayırır.
Arama sihirbazı Kolayca bir arama listesi oluş- çalışma grubu Çok kullanıcılı bir ortamdaki
turabileceğiniz bir Access sihirbazı. verileri ve aynı çalışma grubu bilgileri dosyasını
paylaşan, kullanıcıların grubu. Access’i yükledi-
aritmetik işleç Sayılarla kullanılan işleç: +(top-
ğinizde, kurulum programı varsayılan bir çalış-
lama), -(çıkarma), *(çarpma) veya /(bölme).
285
286 Sözlük
ma grubu oluşturur ve o çalışma grubu içinde ekleme sorgusu Bir veya birden fazla tablodaki
iki grup ayarlar: Yöneticiler ve Kullanıcılar. kayıtları bir veya birden fazla tablonun sonuna
ekleyen sorgu.
çalışma sayfası Microsoft Office Excel elektro-
nik tablosundaki bir Access tablosuna alınabilen Ekran İpucu İşaretçiyi bir komut veya deneti-
bir sayfa. min üzerinde beklettiğinizde görünen, onunla
ilgili bilgiler içeren küçük açılır pencere.
çapraz sorgu İki türlü bilgiyle gruplandırılmış
veriler için toplam, ortalama, sayım ve diğer eşleşmeyenler sorgusu Bir tablodaki başka bir
toplama hesaplamaları yapan bir sorgu. Ayrıca tabloda ilişkili kayıtları olmayan kayıtları bulan
bkz. eylem sorgusu, parametre sorgusu ve seçme bir seçme sorgusu.
sorgusu.
etiket denetimi Formda görünecek metni içe-
çok-çok ilişkisi Üçüncü bir tablo yoluyla birbi- ren bir form denetimi.
rine bağlanan iki bir-çok ilişkisi. Ayrıca bkz. bir-
etiketler Bir belgenin veya diğer eylemlerin
çok ilişkisi, bir-bir ilişki.
yapısını biçimlendirmek veya tanımlamak için
denetim Bir form ya da raporda kullanıcılara HTML veya XML’deki yönergeler veren kodlar.
bilgiler görüntüleyen veya kullanıcıların bilgiler
evrensel adlandırma kuralı (UNC-Universal
girmesine izin veren etiket, metin kutusu, seçe-
Naming Convention) yolu Bilgisayar adı, sü-
nek düğmesi veya onay kutusu.
rücü harfi ve iç içe geçmiş dosya adlarını içeren
denetim kaynağı Bir denetimin bağlandığı bir yol adı. Yerel ağ (LAN) dosyalarına bağlan-
alan, tablo veya sorgu gibi bir Access nesnesi. mak için tercih edilen biçimdir. Ayrıca bkz. bağ-
Ayrıca bkz. kayıt kaynağı. lanılmış ağ sürücüsü.
denetim özelliği Özellik Sayfası’ndan erişile- eylem sorgusu Bir tablodaki bilgileri hızlıca
bilen, bir denetimin görünüşünü ve ne tür veri güncelleştiren veya seçili kayıtları silen bir sorgu
gösterebileceğini belirleyen ayar. türü. Ayrıca bkz. çapraz sorgu, seçme sorgusu ve
parametre sorgusu.
dijital imza İnternet’te kullanılan, iletilerin gön-
derilmeden önce şifrelemek, alındığında şifresi- filtre uygulama Bazı karakter birleşimlerini
ni çözmek için biri ortak, diğeri özel iki anahtara görüntülemek veya görüntüden çıkarmak için
bağımlı bir güvenlik mekanizması. bilgileri düzenleme yolu.
doldurmak Verileri bir tablo veya diğer nesne- form Bir veya daha fazla tabloda veya sorguda-
lere eklemek. ki alanların düzenlenmiş veya biçimlendirilmiş
bir görünümü. Formlar bir veritabanındaki tab-
dönüşüm XML verilerini diğer biçimlere dönüş-
lolarla etkileşimli olarak çalışırlar.
türmek için kullanılan bir şablon türü.
geçerlilik kuralı Alana gireceklerin yalnızca
düz veritabanı Bilgileri yalnızca bir tabloda de-
doğru bilgi türlerinde olmasını sağlayan bir alan
polayabilen basit bir veritabanı programı. Ayrıca
özelliği.
bkz. ilişkisel veritabanı.
Sözlük 287
geçiş panosu Kullanıcıların sayfa açmak, ileti- Hızlı Erişim Araç Çubuğu Kaydet, Geri Al,
şim kutularını açmak, verileri görüntülemek ve Yinele ve Yazdır düğmelerini varsayılan ayar
girmek, raporları önizlemek ve yazdırmak gibi olarak gösteren ama başka komutları da göster-
başka etkinlikleri başlatmak için tıklayabildiği mesi için özelleştirilebilen bir araç çubuğu.
düğmeleri olan sayfalar topluluğu.
HTML Bkz. Köprü Metni İşaretleme Dili.
Genişletilebilir Biçimlendirme Dili (XML-
HTML etiketi Web belgelerindeki etiketlenmiş
Extensible Markup Language) Bir belgedeki
bilgilerin görünümünü belirleyen bir HTML
öğelerin yapısını belirten, HTML etiketlerine
komutu.
benzeyen etiketler içindeki biçimlendirmeyi be-
lirleyen düz metin dosyaları. İfade Oluşturucusu Sorgularda, formlarda ve
raporlarda hızlıca ifadeler (formüller) oluştura-
görünüm Bilgilerin belirli bir bakış açısından
bileceğiniz bir araç.
gösterilmesi. Her Access nesnesinin Veri Sayfası
görünümü ve Tasarım görünümü gibi iki veya ifade Tablolara veya formlara özellikler atamak
daha fazla görünümü vardır. için kullanılabilen işlevler, alan değerleri, sabitler
ve işleçlerin bir birleşimi. Ayrıca sorguların bir
grup Access kullanıcı düzeyi güvenlik modelinin
parçası olarak ve başka yerlerde de kullanılır.
temel aldığı, diğer üçü nesne, izin ve kullanıcı
Formül de denir.
olan dört öğeden biri.
ikili dosya Bir sözcük işlemci uygulamasında
gruplandırma düzeyi Kayıtların bir raporda
anlamsız yazılar olarak görünen ve yalnızca bil-
gruplandırıldığı düzey. Bir alana göre gruplan-
gisayar tarafından okunabilen verilerden oluşan
dırma yaparsanız rapor o alanda aynı değere
dosya.
sahip kayıtların her grubu için bir grup üstbilgisi
ve altbilgisi ekler. İletişim Kutusu başlatıcı Bir komutun diğer
ayarları için seçenekler içeren bir iletişim kutu-
gruplar Bir sekmedeki düğme topluluğu.
sunu açan düğme.
güncelleştirme sorgusu Bir sorgunun sonuç-
ilişki İki veya daha fazla tablodaki ortak alanlar
ları üzerinde alanı değiştirmek gibi bir eylem
arasındaki ilişki.
gerçekleştiren bir seçme sorgusu.
İlişkili Bir tablodaki belirli bir alana bağlanan
güvenli parola Büyük harf, küçük harf, simge
metin kutusu. Ayrıca bkz. ilişkisiz
veya sayı içeren ve bir sözlükte bulunan bir söz-
cük olmayan bir parola. ilişkisel veritabanı Verilerin birden çok ilişkili
tabloda depolandığı, tabloların tek bir depo-
güvenlik uyarısı Bir veya daha fazla makro içe-
lama alanı olarak işlem görmesine izin veren
ren bir veritabanı açıldığında görünen bir uyarı.
karmaşık bir veritabanı türü. Ayrıca bkz. düz
hesaplama işlevleri Topla, Ortalama veya veritabanı.
Sayım gibi, alanları gruplayan ve alan değerleri
ilişkisiz Birden çok alandaki değerleri hesapla-
üzerinde hesaplamalar yapan işlev.
mak için kullanıldığı için bir alana bağlı olmayan
bir denetim. Ayrıca bkz. İlişkili.
288 Sözlük
imzalamak Bir dijital imza ekleyerek bir dosya- LAN Bkz. yerel ağ (LAN).
nın kaynağını ve içeriğinin garantisini vermek.
makro Birden çok eylem gerçekleştirebilen
intranet Verileri bir şirket veya grup içinde özel basit bir program. Bir makro formları açmak,
olarak paylaşmak için kullanılan yerel bir ağ. raporları ve kayıtları güncelleştirmek ve düğme-
leri tıklamak gibi olaylara yanıt verebilir.
işleç Bkz. aritmetik işleç, karşılaştırma işleci.
maske Bir alandaki verilerini görünüşünü, biçi-
işlev Bir programda, genellikle matematiksel
mini ve türünü denetleyen özellik.
veya finansal hesaplamalarda kullanılan adlan-
dırılmış bir yordam. metin kutusu denetimi Bir form veya ra-
porda metnin girilebildiği ve düzenlenebildiği
izin Bir kullanıcının bir veritabanındaki verilere
denetim.
veya nesnelere nasıl erişebileceğini belirten bir
öznitelik. Microsoft Database Executable (MDE) Bkz.
Access Database Executable (ACCDE).
joker karakter Arama ölçütünde bilinmeyen
bir karakter veya karakterlerin yerine kullanılan Microsoft Office Düğmesi Office program-
yıldız işareti (*) veya soru işareti (?) gibi bir yer larını ve belgelerini (belge içeriğini değil) bir
tutucu. bütün olarak yöneten komutların olduğu bir
menüyü açan düğme.
karşılaştırma işleci Değerleri karşılaştıran
işleç: < (küçüktür), > (büyüktür) ve = (eşittir). modül Bir Microsoft Visual Basic for
Bu işleçler <= (küçüktür veya eşittir), >= (bü- Applications programı.
yüktür veya eşittir) ve <> (eşit değildir) gibi
nesne Bir Access veritabanının tablo, sorgu,
birleştirilebilir.
form, rapor, sayfa, makro veya modül gibi öğe-
kayıt Bir tablodaki müşteri, çalışan ve proje gibi lerinden biri.
belirli bir konuyla ilişkisi olan bilgi öğelerinin
olay başlatıcı Nesneler bir formdaki olayları
(alanların) tümü. Ayrıca bkz. alan.
tetiklemesi.
kayıt kaynağı İlişkili bir kayıttaki verilerin alına-
olay Tıklama, Çift Tıklama, Fare Tuşuna Basma,
cağı kaynak. Ayrıca bkz. denetim kaynağı.
Fare Tuşunu Bırakma gibi, kod eklenebilen bir
kayıt seçici Bir tablo veya formun sol kenarın- eylem. Bir nesne tarafından tanınan olaylar
daki gri çubuk. Bir kaydın tamamını kaydın ya- nesnenin Özellik Sayfası bölmesindeki Olay sek-
nındaki kayıt seçiciyi tıklayarak seçebilirsiniz. mesinde listelenir.
komut düğmesi Bir düğme olarak görünen ve özel grup Kategorilerin, grupların ve nesne
tıklandığında bir eylem gerçekleştiren denetim. kısayollarının birleşimi olan, kullanıcı tarafından
oluşturulmuş bir grup.
Köprü Metni İşaretleme Dili (HTML-
Hypertext Markup Language) Web’de özel kullanım Genellikle bir veritabanının
yayımlamak için belgeleri etiketlerle işaretleye- parolasını belirlerken ve kaldırırken kullanılan,
bileceğiniz resmi yazı dili.
Sözlük 289
veritabanını yalnızca bir kişinin açmasına izin seçimi kaldırmak Seçimden çıkarmak için se-
veren ayar. çilen verilerin veya denetimlerin dışında bir yeri
tıklamak.
özellik Gerekli ve Giriş Maskesi özellikleri gibi
içeriğini, Yazı Tipi ve Hizalama gibi görünüşünü seçme sorgusu Bir veya daha fazla tablodaki
belirlemek için nesneye uygulanan ayar. verileri alan veya seçen ve sonuçları veri say-
fasında gösteren bir sorgu. Ayrıca bkz. sorgu,
parametre sorgusu Bir tarih aralığı gibi, bir
çapraz sorgu ve seçme sorgusu.
sorguda kullanılacak olan bilgileri isteyen sorgu.
Bu tür sorgu dönemsel olarak çalıştırılan bir sekme Belge içeriğiyle çalışırken, ilgili komutla-
rapor için temel alınarak kullanıldığında yararlı rın gruplar olarak düzenlendiği Şerit alanı.
olur. Ayrıca bkz. sorgu, çapraz sorgu ve seçme
sekmeli belgeler Nesnelerin sekmeli veri
sorgusu.
sayfalarında, birbiri ardına gösterildiği, bir
parola Güvenli bir veritabanını açmak için ge- Access penceresindeki nesnelerin varsayılan
reken erişim kodu. görünümü.
rapor Bilgileri biçimlendirilmiş ve kolay anlaşı- sınırlandırılmış metin dosyası Her kaydın ve
labilir bir şekilde ekranda ya da kağıt üzerinde her alanın bir sonrakinden sınırlayıcı adı verilen
görüntülemek için kullanılan bir veritabanı nes- virgül vb gibi başka özel bir karakterle ayrıldığı
nesi. Birden çok tablodan veriler, veritabanın- bir metin dosyası.
daki bilgilerle yapılmış hesaplamalar, sorgular
sınırlayıcı Sınırlandırılmış bir metin dosyasında
ve üstbilgi, altbilgi, başlık gibi biçimlendirme
kayıtları ayırmak için kullanılan virgül (,), noktalı
öğelerini içerir.
virgül (;), ters kesme (\) gibi bir karakter.
sabit Bir sabit değeri temsil eden ifadenin bir
sıralamak Bilgileri herhangi bir alana veya
bölümü.
alanlara göre düzenlemek.
sabit genişlikli metin dosyası Genellikle eski
silme sorgusu Bir veya daha fazla tablodaki
uygulamalardan veri aktarmak için sıkça kulla-
ortak yönleri olan kayıtları silen sorgu.
nılan bir metin dosyası biçimi. Her kayıttaki aynı
alan, aynı sayıda karakter içerir. Gerçek veriler sonuç Bir Access formülünde, sonuç denklemin
bir alanı doldurmazsa, her kaydın başlangıcın- sonucuna eşittir.
dan itibaren aynı sayıda karakter içermesi için
sorgu Bir tabloda depolanan belirli bilgileri
alan boşluklarla doldurulur.
bulan ve sonuçlarını görüntülemenize ve işle-
seçenek düğmesi Kullanıcıların önceden menize izin veren bir veritabanı nesnesi. Bir sor-
ayarlanmış seçenekleri seçebileceği bir form gunun sonuçları formlar, raporlar ve veri erişim
denetimi. sayfaları için temel olarak kullanılabilir.
seçici Bir nesneyi seçmek ve yeniden boyutlan- sözdizimi İfadelerin yazılması gereken biçim.
dırmak üzere sürüklemek için tıklayabildiğiniz,
nesneye ekli küçük bir kutu.
290 Sözlük
tablo yapma sorgusu Bir veya daha fazla tab- virgülle sınırlandırılmış metin dosyası
lodaki verilerin tümünü veya bir bölümünü yeni Her alanın birbirinden virgülle ayrıldığı metin
bir tabloda birleştiren bir sorgu. dosyası.
Tasarım görünümü Bir tablo veya sorgunun XML Bkz. Genişletilebilir Biçimlendirme dili
yapısını görebileceğiniz veya değiştirebileceği- (XML).
niz görünüm. Veri Sayfası görünümüyle birlikte,
yayımcı Bir veritabanını veya başka bir dosyayı
tablolar için en çok kullanılan iki görünümden
dijital olarak imzalayan, böylelikle kaynağını ga-
biridir. Ayrıca bkz. görünüm.
ranti eden kişi veya kurum.
tasarım kılavuzu Tasarım görünümünde, ge-
yerel ağ (LAN-Local Area Network) Ev veya
lişmiş filtre veya sorgularla çalışmanızı sağlayan
ofis gibi küçük alanları kapsayan, bilgisayar, ya-
kılavuz.
zıcı ve diğer donanımlardan oluşan ağ.
Veri Sayfası görünümü Bir tablo veya sorgu-
yinelen sorgu Belirli bir alandaki bir veya daha
daki bilgileri görebileceğiniz ve değiştirebilece-
fazla benzer bilgi içeren kayıtları bulan bir seç-
ğiniz görünüm. Tasarım görünümüyle birlikte,
me sorgusu.
tablolar için en çok kullanılan görünümlerden
biri. yuvalamak Bir araç çubuğunu, görev bölmesini
veya benzer öğeyi program penceresinin kena-
veritabanı güvenliği Veritabanını yanlışlıkla
rına bağlanacak şekilde sürüklemek.
veya kasıtlı bozulmalardan korumak için parola,
şifreleme, ACDDE dosyaları ve diğer güvenlik yüzen öğe Bir araç çubuğu, görev bölmesi gibi
önlemlerini kullanarak yetkisizi kişilerin özel bil- yuvalandığı yerden sürüklenerek program pen-
gilere erişimlerini engellemek. ceresinde hareket edebilen öğe.
291
292 alanlarda veri biçimlendirmek
B veritabanları, xxxix
Bir Teslim Bilgisi İsteniyor komutu, 270
bir-bir ilişkisi, 288
Baskı Önizleme, 247. Ayrıca bkz. önizleme
bir-çok ilişkisi, 288
büyütmeyi ayarlamak, 28
birincil anahtarlar, 45
gezinmek, 248
Birleşik Kutu düğmesi, 122
kapatmak, 33, 248
birleşik kutular, 195
raporları göstermek, 27
eklemek, 122
veri sayfalarını göstermek, 32
formlar eklemek, li
yakınlaştırmak, 28, 248
tanım, 285
Baskı Önizlemeyi Kapat düğmesi, 248
Boolean, veri türü
başlatıcı olaylar, 287
evet ve hayır arasında geçiş yapmak, 183
başlatma
görünümünü biçimlendirmek, 184
Access, 13
tanım, 181, 208
Access, Windows XP'de, xvi
boş alanlar, 180
Rapor sihirbazı, 222
boş dizeler, 180, 286
Visual Basic Düzenleyicisi, 278
boş veritabanları, 42
başlatma seçenekleri
Boyuta Uydur düğmesi, 113, 121
atlamak, 266
boyutlandırmak
kullanıcıları atlamasını önlemek, 266
form denetim etiketleri, l
özelleştirmek, 262
form denetimleri, içeriklerine uydurmak, 113
tanımı, 289
form denetimleri, uydurmak, 121
veritabanı başlığı, özelleştirmek, 263
form öğeleri, 115
yapılandırmak, 263
bölgesel ayarlar, 183
başlık çubuğu
Bölme Çubuğunu Aç/Kapat düğmesi, 14
tanımı, 290
bölücü çizgiler, 232
üzerindeki düğmeler, 3
bölüm sekmeleri, nasıl kullanıldığı, xxiii
Başlık düğmesi, 237
bu kitaptaki alıştırmalar, sistem gereksinimleri,
bayt, alan sayılarını sınırlamak, 185
xxix
Belgelerim klasörü. Bkz. Belgeler klasörü
bulmak, Ayrıca bkz. filtre uygulamak
Belgeleyici iletişim kutusu, 214
metin, 202
Belgeleyici klasörü
şablonlar, 39
varsayılan veritabanı konumu olarak, 41
Windows XP’de, xv
C
belgeleyici veritabanları, lvii, 214
bırakma listeleri
birden çok sütun, oluşturmak, lvi, 198
girişleri bu listelere kısıtlamak, lvi CD'de simgesi, xxiv
içindeki değerler, aralarında geçiş yapmak, 200 cetveller, açma ve kapatma arasında geçiş
içindeki filtre uygulama seçimleri, lvi yapmak, 229
294 çakışan pencereler
Ç
tanım, 112
Denetim Sihirbazları düğmesi, 134
Denetim Sihirbazlarını Kullan, 122
çakışan pencereler, 4 denetimler
çalışan sorgular, xli, liv, 22, 185, 176, 204-05 anlık olarak değiştirmek, 233
çalışma grupları, 290 arasındaki boşluk, eklemek, l
çalışma sayfaları, Excel arka plan özellikleri, l
çalışma sayfalarına vermek, xlvii, 82 arka plan stili, 111
çalışma sayfalarından almak, xliv, 57-58 biçimlendirmek, xiix, ii
içine veri yapıştırmak, 97 birden çoğunu seçmek, 111
tanımı, 290 birleşik kutular (Bkz. birleşik kutular)
Çalıştır düğmesi, 22, 165, 174, 176, 254-05, 209 Boyut Modu özelliği, 121
çapraz sorgular, 160, 285. Ayrıca Bkz. sorgular; boyuta uydurmak, 13, 121
eylem sorguları, ekleme sorguları, çapraz boyutlandırmak, li
sorgular, silme sorguları, tablo yapma doğru olarak konumlandırmak, 117
sorguları, seçme sorguları, güncelleştirme düzen, değiştirmek, l
sorguları etiket, 24, 103, 121
Çarpma düğmesi, 168 gölge etkisi, 112
çarpma işleci, 168 grafikler, eklemek, ii
çıkarmak, 290 hizalamak, l, 113
çıkmak Bkz. kapatmak ilişkisiz, 12, 290
Çizgi düğmesi, 232 ilişkisiz, eklemek, 244
çok-çok ilişkileri, 288 kaydırma çubukları, silmek, ii
çözümleme performansı, 211, 213 kayıt seçici, silmek, ii
Çözümleme Tablosu sihirbazı, 211 kenar boşlukları, 114
kopyalamayı biçimlendirmek, 122
Logo, 120
düğmeler, Hızlı Erişim Çubuğu E-posta iletileri aracılığıyla veri topla sihirbazı,
kaldırmak, 271 64
taşımak, 270 E-posta iletileri aracılığıyla veri toplamak, 64
toplamak, 268 E-posta Oluştur düğmesi, 64
düğmelerin üzerindeki üçgenler, 3 Eşit Değildir filtreleri, liii
düz metin dosyaları eşleşen ağ sürücüleri, 288
almak, 66 eşleşmeyen sorgular, 160, 290
almak, alanları tırnak işaretleri içine almak, 65 etiket denetimleri, 24, 103, 121
biçimlendirilmiş, tabloları farklı vermek, xlvii etiket düğmeleri, 121, 238
dosya uzantıları, 66 etiket raporlarını postalamak, 28
farklı vermek, 90 etiketlendirme ifadeleri, 169
farklı vermek, biçimlendirmeyle, 90 etiketler, form. Bkz. denetimler, form
sabit genişlikli, 65 etiketler, HTML, 71, 287, 290. Ayrıca bkz. HTML
sınırlandırılmış, 65 dosyaları
sınırlandırılmış, farklı vermek, 92 everensel adlandırma kuralı (UNC) yolları
virgülle sınırlandırılmış, dosyalardan almak, xlv ile verileri bağlamak, 60
düz veritabanları, 9, 287 tanımı, 290
Düzen görünümü Evet/Hayır veri türü
içindeki raporları görüntülemek, lxi evet ve hayır arasında geçiş yapmak, 183
tanımı, 248 görünümünü biçimlendirmek, 184
düzenlemek tanımı, 181, 208
form resimleri, 112 Excel
form verilerinin kaynağı, 122 almak, xliv, 57-58
geçiş panoları, 255 veri yapıştırmak, 97
raporlar, 227 vermek, xivii, 82
sütun adları, 47 Excel düğmesi (alma grubu), 58
düzenli eylemler, otomatikleştirmek. Bkz. Excel Elektronik Tablosuna Ver düğmesi, 83
makrolar Exchange/Outlook Alma sihirbazı, 74-75
eylem sorguları. Ayrıca bkz. ekleme sorguları;
çapraz sorgular; silme sorguları; tablo
F
Elektronik Tablo Alma sihirbazı, 58
elektronik tablolar, Excel
elektronik tablolara vermek, xlvii, 82
elektronik tablolardan almak, xliv, 57-58 Farklı Kaydet iletişim kutusu, 45-47
içine veri yapıştırmak, 97 Filtre Uygulama düğmesi, liv
En Az işlevi, 174 filtre uygulamak, 143
En Çok işlevi, 174 açılır listeler, içindeki seçimler, lvi
e-posta formları, xlv, 64. Ayrıca bkz. formlar arama listeleri, içindeki seçimler, lvi
formlar 297
birden çok alanı temel alarak, lvi, 151 arka plan stili, 111
birden çok ölçütü temel alarak, 148, 156 biçimlendirilmesi, kopyalamak, 122
forma göre, liv, 153 biçimlendirmek, xlix, lii
Gezinti Bölmesi, 16 birden çok seçmek, 111
komutlar, konumları, 149 birleşik kutular (Bkz. birleşik kutular)
sıralama-sorgulama karşılaştırması, 162 Boyutlandırma Modu özelliği, 121
sonuçlar, formlarda/raporlarda göstermek, 151 gölge etkisi, 112
sözdizimi, 155 grafikler, eklemek, li
tablolar, 148 hizalamak, l, 133
tanımı, 287 ilişkisiz, 122, 290
tarihe göre, 151 ilişkisiz, eklemek, 244
tasarım kılavuzu, 156 kayıt seçici, silmek, lii
verilerin biçimlendirilmesi, belirtmek (Bkz. kenar boşlukları, 114
maskeler) kesin olarak konumlandırmak, 117
filtreler logo, 120
Eşit Değil, liii Özellik sayfası, açmak, 121
Gezinti Bölmesi, değiştirmek, 16 renk, 111
kaldırmak, liii, 150 seçimi kaldırmak, 112
metin, liii seçmek, 110
sonuçlar, formlarda göstermek, 151 sihirbazlar, olmadan eklemek, 122
sonuçlar, raporlarda göstermek, 151 silmek, 113
tarih, 151 silmeyi geri almak, 243
Filtreyi Değiştir düğmesi, 149, 150, 153, 155, standart, 23
158, 202 tanımı, 23, 103, 285, 287
form alanlarını devre dışı bırakmak, 131 taşımak, xlix, li
form denetim etiketleri, 24 tema, 118
boyutlandırmak, l tümünü seçmek, 111
değiştirmek, l türleri, 119
eklemek, 121 yazı tipi, 109
seçmek, l yerleşim, değiştirmek, l
silmek, l form denetimlerindeki grafikler, li
form denetim kaynağı, 108, 285 form denetimlerindeki resim yazıları, 112
form denetim menüsü, 4 form denetimlerini sağa hizalamak, 113
form denetim özellikleri form denetimlerinin boyut Modu özelliği, 121
ayarlamak, 1, 244 Form düğmesi, 129
düzenlemek, xlix Form Filtresi düğmesi, 155
görüntülemek, 109 Form görünümü, 24, 108
tanımı, 108, 152, 285 Form Görünümü düğmesi, 34
form denetim resim yazıları Form işlevi, 174, 176, 245
düzenlemek, l form özellikleri
eklemek, li birden çok düzenlemek, xlix
tanımı, 112 devralınması, xxxix
form denetimi yer değişimine ince ayar yapmak, göstermek, 109
117 formlar için stiller, 117-18
form denetimleri için temalar, 118 formlar, Ayrıca bkz. Otomatik Formlar
form denetimleri. Ayrıca bkz. etiket denetimleri; alt formlar (Bkz. alt formlar)
metin kutusu denetimleri Ayrıntı alanı, genişletmek, l
anlık olarak değiştirmek, 233 bağlamak, 108
aralarındaki boşluk, eklemek, l birbirini içeren (Bkz. alt formlar)
arka plan özellikleri, l bölümleri, 115
298 formlarda Özellik Kırp ayarı
G
için görünümler, 24, 108 (Ayrıca bkz. Veri
Sayfası görünümü; Tasarım görünümü, Form
görünümü)
için kullanılabilir biçimleri vermek, 79 galeriler
için stiller, 117-18 Otomatik Biçim, 117
içindeki alanlar, 108 Renk, 111
içindeki alanlar, gizlemek, 131 geçerlilik kuralları
içindeki bölümler, yeniden boyutlandırmak, 119 için metin, girmek, 192
içindeki yazı tipleri, 109 İfade Oluşturucusu, ile oluşturmak, 170, 191,
işaretçi şekli, 114 287
kaydırma çubukları, gizlemek, 131 oluşturmak, lv, 192
kayıt kaynağı, 108 sınamak, lv, 193
kayıt seçiciler, gizlemek, 124 tanımı, 290
logolar, eklemek, 120 geçiş panoları, 104
oluşturmak, xlix, lii, 105-106, 129 açmak, 257
Otomatik Formlar, 117 adlandırmak, 254
Otomatik Formlar, oluşturmak, li arkasındaki kod, 253
Otomatik Formlar, var olan formlardan düğmeler, oluşturmak, lxii, 255
oluşturmak, 118 düğmeler, Tıklandığında özelliği, 258
öğeler, yeniden boyutlandırmak, 115 düzenlemek, 255
özelleştirmek, 131 Geçiş Panosu Yöneticisiyle oluşturmak, 253
Özellik sayfası, açmak, 110 komutlar, eklemek, 255
raporlarla karşılaştırması, 220 oluşturmak, lxi, 252
resim yazıları, düzenlemek, 112 sayfalar, eklemek, lxi
resimler, kırpmayı önlemek için yeniden tanımı, 289
boyutlandırmak, 121 Geçiş Panosu düğmesi, 253
sihirbazlar ile oluşturmak, 132 Geçiş Panosu Öğelerini Düzenle iletişim kutusu,
255
sütunlar, boyuta uydurmak, 138
Geçiş Panosunu Kapat düğmesi, 255
tanımı, 103, 287
Gelişmiş Filtre Seçenekleri düğmesi, 154, 157
Tasarım görünümü, xli, 108
Gelişmiş Filtre/Sıralama komutu, liv
tasarım, kaydetmek, l
Genişletilebilir İşaretleme Dili (XML) dosyaları
varsayılan olarak göstermek, 263
almak, xlvi, 69
veri kaynağı, düzenlemek, 122
dönüşümler, uygulamak, 70
yalnızca gezinti için (Bkz. geçiş panoları)
içindeki etiketler, 68
yerleşimler, işaretçinin şekli, 114
şema, 69, 289
Yığılı düzen, 108
güvenlik 299
H
İfade Oluşturucusu, 170, 191, 287
İfade Oluşturucusu iletişim kutusu, 166
ifadeler
hesaplamalar aritmetik işleçler, 152, 285
çarpma, 168 çarpmak, 168
işlevler, girmek, 167 işlevler, girmek, 167
karşılaştırma işleçleri, 152 karşılaştırma işleçleri, 152, 285
mantıksal işleçler, 152 mantıksal işleçler, 152
oluşturma, 166, 170, 191-92 oluşturmak, 166, 170, 191-92
tanım, 286 raporlar için eklemek, 245
yeniden etiketlendirmek, 169 tanımı, 286
Hızlı Başlatma çubuğu. Bkz. Hızlı Erişim Araç yeniden etiketlendirmek, 169
Çubuğu ikili dosyalar, 275, 285
Hızlı Başvuru, nasıl kullanıldığı, xxiii iletişim kutuları
Hızlı Erişim Araç Çubuğu, 2, 267 Alma Belirtimi, 67
komutlar, 2 Belgeleyici, 214
komutlar, eklemek, lxii, 268 Dosya Aç, 55, 58, 66, 72, 76
komutlar, silmek, lxii, 271 Farklı Kaydet, 45, 47
komutlar, yeniden konumlandırmak, lxii, 170 Farklı Kodla, 91
özelleştirmek, 268 Gezinti Seçenekleri, 260
Şerit komutları, eklemek, lxii Gruplandırma Aralıkları, 224
tanımı, 289 HTML Çıktısı Seçenekleri, 96
hizalamak İfade Oluşturucusu, 166
denetimlerden, l, 113 Liste Öğelerini Düzenle, 255
rapor metni, lix, 230 Nesneleri Al, 56
rapor sütunları, iix Oluşturucu Seç, 125
HTML Alma sihirbazı, 72 Otomatik Biçim, 117
HTML Çıkış Seçenekleri iletişim kutusu, 96 Otomatik Biçimi Özelleştir, 117
HTML dosyaları, 71 Özel Filtre, 150
ayrıştırmak, 72 Özet Seçenekler, 225
dosyalara almak, 72 Parola Gerekli, 277
dosyalara tablolar vermek, xlvii Parola, 280
dosyalardan almak, xlvi Performans Çözümleyicisi, 213
tanımı, 287 Proje Özellikleri, 278
yapı etiketleri, görüntülemek, 95 Satır Yüksekliği, 50
HTML etiketleri, 71, 287, 290 Sayfa Numaraları, 239
Simge Gözatıcısı, 263
Sütunları Gizle, 50
K
Windows XP’deki, gitmek, xvii
XML Al, 70
XML Ver, 94
Yazdır, 248 Kapat düğmesi, 3, 33
Yeni Oluştur, 254 KAPATIN paragrafları, xxiv
Yeni Stil Adı, 118 kapatmak
İletişim Kutusu Başlatıcı, 3, 7, 286 Access, 14
ilişkiler, 133 Baskı Önizlemek, xii, 33, 248
silme sorguları ve, 209 belge pencereleri, xl
tanımı, 289 tablolar, xlii
ilişkili denetimler, 285 veritabanları, xl
ilişkisel veritabanları, 9. Ayrıca bkz. veritabanları kapatmak. Bkz. kapatmak
tanımı, 289 karşılaştırma işleçleri, 285
tasarımı, 53 > (büyüktür), 152
ilişkisiz denetimler >= (büyüktür veya eşittir), 152
eklemek, 244 = (eşittir), 152
tanımı, 122, 290 <> (eşit değildir), 152
İlk Kayıt düğmesi, 139 < (küçüktür), 152
imzalamak, 289 <= (küçüktür veya eşittir), 152
intranet, 287 Like, 152
İPUCU paragrafları, xxiv kategoriler, özel, 259
İşleçler. Ayrıca bkz. ifadeler içindeki gruplar (Bkz. özel gruplar)
aritmetik, 152, 285 içindeki varsayılan gruplar, 260
karşılaştırmak, 152, 285 kısayollar, eklemek, lxii
mantıksal, 152 oluşturmak, lxii, 260
işlem kayıtları, 290 yanındaki artı işaretleri (Bkz. alt veri sayfaları)
işlevler, 152 katıştırılmış makrolar, 30 Ayrıca bkz. modüller
En Az, 174 ayarlar, değiştirmek, xl
En Fazla, 174 depolanması, 40
hesaplama, girmek, 167 etkinleştirmek, xxxix
ifadeler, girmek, 167 görüntülemek, 256
Ortalama, 175 güvenilir yapısı, 40
otomatik (Bkz. makrolar) için kullanılabilen verme biçimleri, 79
Sayım, 174, 175 veritabanı uygulamalarında, 40
StSapma, 174 Kaydedilmemiş Kayıt simgesi, 43
tanımı, 287 Kaydet düğmesi, 48, 182, 236
Toplam, 176, 245 kaydetmek
toplama, 174, 285 adımları almak, 56, 75
Varyans, 174 boş veritabanları, otomatik olarak, 42
yerleşik, 167 eski veritabanları, yeni sürüm olarak, 57
izinler, 288 form tasarımı, l
işlem adımlarını vermek, 86
raporlar, lx
J
sorgular, 20, 169
tablolar, xlii, xliii
veritabanı dosyaları, 41
joker karakterler, 148, 290 veritabanları, 42
kayıt kaynağı, 289
kayıt seçiciler
gizlemek, 124, 131
302 kayıtlar
L
tablo sütunlarını, 51
veritabanlarını, 277
Kimlik alanı, 43
LAN (yerel ağ), 287
kişiler (Outlook), alma, 75
Like işleci, 152
Kitabın CD’si
Liste Öğelerini Düzenle iletişim kutusu, 197
İngilizce kaynaklar, xxvii
listeler, aramak
nasıl kullanıldığı, xxiii
birden çok sütun, oluşturmak, lvi, 198
uygulama dosyaları, xxv
girişleri kısıtlamak, lvi
kitaptaki sekmeler, nasıl kullanıldıkları, xxiii
içindeki değerler, aralarında geçiş yapmak, 200
klasörler
içindeki seçenekleri seçmek, 197
güvenilir konumlara eklemek, 12
içindeki seçimlere filtre uygulamak, lvi
varsayılan, veritabanı dosyalarını kaydetmek
içindeki sütunları gizlemek, lvi
için, 41
Microsoft Office Access Düğmesi 303
O
geçerli site adresleri, 61
listeler, almak, xliv, 60, 62
siteler, sitelere vermek, xlvii
sunucuya veri vermek, 84 Office 2007 için bellek gereksinimleri, xxvii
Microsoft Office Tanılama hizmet programı, 211 Office 2007 için ekran çözünürlük, gereksinimi
Microsoft Outlook xxviii
görevler, verme işlemlerini farklı kaydetmek, 86 Office 2007 için gereken bağlantı hızı, xxix
kişiler, almak, 75 Office 2007 için gerekli işletim sistemi, xxix
klasörler, Outlook’tan almak, xlvi, 74 Office 2007 için işlemci gereksinimi, xxviii
Microsoft Press Knowledge Base, xxxiii Office 2007 için monitör gereksinimleri, xxviii
Microsoft Ürün Destek Hizmetleri, xxxxvi Office 2007 için RAM gereksinimleri, xxvii
Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) Office 2007 için sabit disk gereksinimleri, xxvii
30. Ayrıca bkz. modüller Office 2007 için sistem gereksinimleri, xxviii
Access'e geri dönmek, 128 Office 2007, xxviii
kodlardaki açıklamalar, 128 Office menüsü, 2, 5
parola koruması kodu, lxiv Office Online Web sitesi, xxxv
parolaları kaldırmak, lxv oklar, düğme, 3
Microsoft Windows XP olaylar
içindeki Belgeler klasörü, xv başlatmak, 287
içindeki iletişim kutuları, gitmek, xvii nesneler için, listelerini göstermek, 124-25
uygulama dosyaları, konumları, xv tanımı, 286
üzerinde Access'i çalıştırmak, xvi temel, 124
Microsoft Word Oluştur düğmesi, 170
içine veri yapıştırmak, 97 Oluştur sekmesi, 7
Word'e veri vermek, 87 Oluşturucu Seç iletişim kutusu, 126
modüller, 30. Ayrıca bkz. makrolar Ortala düğmesi, 238
için kullanılabilir biçimleri vermek, 79 Ortalama işlevi, 176-75
tanımı, 288 ortam, 2
Otomatik Biçim galerisi, 117
Otomatik Biçimlendir iletişim kutusu, 117
N
Otomatik Biçimlendirmeyi Özelleştir iletişim
kutusu, 117
Otomatik Biçimler
Nesneler Alma iletişim kutusu, 67 form, 117
nesneler. Ayrıca bkz. belirli nesne türleri formlardan oluşturmak, 118
almak (Bkz. alma) oluşturmak , li
görünümler (Bkz. görünümler) Otomatik Biçimler, 129
kısayollar, özel gruplarla oluşturmak (Bkz. özel otomatik işlevler. Bkz. Makrolar
gruplar) otomatik sayı alanları, lv
kullanılabilir biçimleri vermek, görüntülemek, Otomatik Sayı veri türü
80 için Uzun Tamsayı ayarı, 184
ne için kullanıldıkları, 9 tanım, 45
tanıdığı olaylar, 124 Outlook
tanımı, 124, 288 görevler, verme işlemlerini farklı kaydetmek, 86
raporlar 305
P
Öğe Ekle düğmesi, 260
Önceki Boyuta Küçült/Ekranı Kapla düğmesi, 3
önceki sürümlerdeki veritabanlarını
dönüştürmek, 57 Para Birimi veri türü, 183
önceki sürümlerdeki veritabanlarını geçirmek, parametre, sorguları, 160, 288
xliv, 57 Parola Gerekli iletişim kutusu, 277
önceki sürümlerdeki veritabanlarını Parola iletişim kutusu, 280
güncelleştirmek, 57 parolalar, 274
ÖNEMLİ paragrafları, xxiv atamak, lxiii, 276
Önizleme. Ayrıca bkz. Baskı Önizleme güvenli, oluşturmak, 274
alt raporlar, 246 kaldırmak, lxix, 277, 280
raporlar, xli, lvii, lxi, 227 kodlama ve, 275
tablolar, xli kurtarma, kolaylığı, 275
özel araç çubukları, 264 ne zaman kullanılacağı, 275
Özel Filtre iletişim kutusu, 150 sınamak, lxiv
Özel gruplar tanımı, 288
gizlemek, 261 VBA kodu için, kaldırmak, lxv
görüntülemek, 261 VBA kodu için, lxiv
nesnelerin kısayolları, eklemek, 261 VBA kodu için, sınamak, lxv
tanım, 259, 285 Parolayla Şifrele düğmesi, 276
varsayılan, 260 PDF/XPS dosyalarını vermek için eklentiler, 89
özel kategoriler, 259 PDF’ler, 89
içindeki gruplar (Bkz. alt veri sayfaları) pencere öğeleri. Bkz. Şerit
içindeki varsayılan gruplar, 260 Performans Çözümleyicisi hizmet programı, 211
kısayollar, eklemek, lxii Performans Çözümleyicisi iletişim kutusu, 213
oluşturmak, lxii, 260 posta kodları, için veri türleri, 46
özel kategoriler kısayolları, eklemek, lxii Proje Özellikleri iletişim kutusu, 278
özel kullanım, 286
özel menüler, 264
özelleştirme
formlar, 131
Hızlı Erişim Araç Çubuğu, 268
R
Rapor Görünümü, 27
Özellik Güncelleştirme Seçenekleri düğmesi,
rapor metnini hizalamak, 238
190
Rapor Sihirbazı düğmesi, 222
özellikler, 288
Rapor sihirbazı, lviii
Alan Boyutu ayarı, lv
başlatmak, 222
Boyut Modu, 121
kendiliğinden oluşturulmuş raporlarla
GirişMaskesi, 186
karşılaştırılması, 221
Tıklandığında, 258
Rapor Tasarımı düğmesi, 254
özellikler, alan, liv
raporlar, 219
Gerekli, 180
adlandırmak, 226
Sıfır Uzunluk İzni, 180
alanlar, eklemek, 222
özellikler, form, 121
alt raporlar (Bkz. alt raporlar)
306 raporlardaki başlıklar
S
formlarla karşılaştırmak, 220
genel bakışı, 27
genişlik, değiştirmek, lix
görünümleri, 27 sabit genişlikli metin dosyaları
göstermek, 27 alma kolaylığı, 65
gruplar, eklemek, 235 tanımı, 287
için kullanılabilir biçimleri vermek, 79 sabitler, 152, 285
içindeki metin kutuları, lix Satır Yüksekliği iletişim kutusu, 50
içindeki metin, hizalamak, 230 satırlar, tablo, 10
içindeki metni hizalamak, lix gezinmek, 18
içindeki metni ortalamak, 238 silmek, xlii, 47
içindeki tablolar, birden çok, 223 standart yüksekliğe ayarlamak, xliii
içindeki verileri gruplandırma ve sıralamak, 221, tümünü yeniden boyutlandırmak, xliii
224, 232 varsayılan yükseklik, varsayılan yüksekliğe
ifadeler, eklemek, 245 ayarlamak, 50
ilişkisiz denetimler, eklemek, 122, 244, 290 yanındaki artı işaretler, (Bkz. alt veri sayfaları)
kaydetmek, lx yüksekliği artırmak, 49
kılavuz çizgileri, göstermek, 235 yükseklik, standarda ayarlamak, 50
oluşturmak, lviii Sayfa Numaraları iletişim kutusu, 239
oluşturmak, karalamak, 233 Sayfa Numarası Ekleyin düğmesi, 239
öğeler, boyuta uydurmak, 237 sayfa yönü, xli, 32
önizlemek, xli, lviii, lxi, 227 sayı alanları
para birimi, metni farklı biçimlendirmek, 245 Alan Boyutu özelliği, ayarlamak, lv
sayfa numaraları, eklemek, lx baytlar, giriş olarak belirtmek, 185
seçmek, 230 için ayarlar, 184
sıralamak, 225 veri türleri, değiştirmek, (Ayrıca bkz. veri türleri)
sütunlar, hizalamak, lix yuvarlamak, 186
sayı alanlarında yuvarlama yapmak, 186
şablonları, 233, 288
Sayı veri türü, 181
tanımı, 289
sayılar, sıralamak, 145
tarih ve saat, eklemek, lvii, 230, 237
Sayma işlevi, 174, 175
Tasarım görünüm kılavuzu, değiştirmek, lx
seçenek düğmeleri, 288
üstbilgiler ve altbilgiler, 235
seçiciler, 289
yakınlaştırmak, 228
Seçim düğmesi, 149
yatay çizgiler, eklemek, lix
seçimi kaldırmak
yazdırmak, lxi, 248
denetimlerden, 112
yerleşim, seçmek, 226
sorgu sonuçları, almak 307
Ş
oluşturmak, lvii, 204
seçme sorgularını dönüştürmek, 204
tanımı, 179, 285
şablonla veritabanları yapılandırmak, 38. Ayrıca
türleri, 161
Bkz. şablonlar
sorgular, güncelleştirmek, 161, 202
şablonlar, 37-38
Görünüm düğmesi, 205
açmak, xli
oluşturmak, lvi, 203
bulmak, 39
tanımı, 290
görünüm tanımları, 39
sorgular, seçmek, 160
indirmek, 39
çalıştırmak, 205
tablolar oluşturmak, xlii, 46
eylem sorgularına dönüştürmek, 204
tanımı, 290
Görünüm düğmesi, 205
varsayılan kaydetme konumu, 39
silme sorgularına dönüştürmek, 208
veritabanı oluşturmak, 40
tanımı, 289
yararları, 38
sorgular, silmek, 161
şablonları indirmek, 39
tablolar 309
şemalar, XML, 289. Ayrıca bkz. XML dosyaları sorgular; silme sorguları; seçme sorguları;
Şerit, 3 güncelleştirme sorguları;
Dış Veri sekmesi, 8 Tablo Yazdırma Tanımı iletişim kutusu, 215
Giriş sekmesi, 5 tablolar
gizlemek, xxxix, 7 açmak, xxxix
göstermek, xxxix açmak, Tasarım görünümünde, 15
gruplar, 6 açmak, Veri Sayfası görünümünde, 15, 48
komutlar, Hızlı Erişim Araç Çubuğuna eklemek, alanlar, bağlanmak, 196
lxiii almak, xliii, 54
Oluştur sekmesi,7 biçimlendirilmiş metin dosyalarına vermek, xlvii
tanımı, 289 bilgileri diğer Office programları arasında
Veritabanı Araçları sekmesi, 8 kopyalamak, xlix
birden çok tablodaki bilgileri görüntülemek
(Bkz. alt veri sayfaları)
U
tablolar, devamı
yanlarındaki ok simgeleri, 50
yazdırma sırasındaki yön, değiştirmek, xli
yeni adla kaydetmek, 45 UNC (evrensel adlandırma kuralı) yolları
yeniden düzenlemek, 48 ile verileri bağlamak, 60
tabloları vermek, xlvii, 81 tanımı, 290
biçimlendirilmiş metin dosyalarına, xlviii Uygulama CD’si
Excel çalışma sayfalarına, xlvii İngilizce kaynaklar, xxvii
HTML dosyalarına, xliii nasıl kullanıldığı, xxiii
SharePoint sitelerine, xlvii uygulama dosyaları, xxv
XML dosyalarına, xlvii uygulama dosyaları, xxv
tabloları yeniden düzenlemek, 48 Windows XP'de konumu, xv
Tabloyu Göster düğmesi, 164 yüklemek, xxix
Tabloyu Göster iletişim kutusu, 163, 175, 206 uygulama dosyalarını yüklemek, xxix
tarih filtreleri, 151 uygulanma veritabanı
tarih ve saat için şablonlar (Bkz. şablonlar)
bölgesel ayarlar, değiştirmek, 183 içindeki makrolar, 40
raporlarda, eklemek, lviii, 230, 237 ne zaman uygun olduğu, 37
varsayılan yıl, 183 özelleştirilmiş komutlar, 40
Tarih ve Saat düğmesi, 230, 237 tanım, 285
Tarih Ve Saat iletişim kutusu, 230, 237
Tarih/Saat veri türü, 183
Tasarım görünümü
görünüme geçiş yapmak, 44 Ü
içinde formlar açmak, xli, 108 üstbilgiler ve altbilgiler, 235
içinde sorgular göstermek, 22
içinde tablolar açmak, 15
V
yerleşimi, 45
Tasarım görünümü düğmesi, 44, 185, 229
tasarım kılavuzu
alanlar, eklemek, liv, 164 Var olan Alanları Ekle düğmesi, 234
alanlar, sonuçlar veri sayfasında gizlemek, 162 varsayılan şablon konumu, 39
alanlar, tümünü kılavuza kaydetmek, 165 Varsayılan Veritabanı Yolu iletişim kutusu, 41
içindeki ilişkili tablolar, 162 Varyans işlevi, 174
içindeki satırları birleştirmek, 162 VBA (Microsoft Visual Basic for Applications),
ile filtre uygulamak, 156 30. Ayrıca bkz. modüller
sütunlar, genişletmek, 169 Access'e geri dönmek, 128
tanımı, 286 koddaki açıklamalar, 128
Taşınabilir Belge Biçimi (PDF) dosyaları, 89 parola koruması kodu, lxiv
telefon numaraları, giriş maskeleri, 188 parolaları kaldırmak, lxv
Tema Ayarları iletişim kutusu, 118 VBA ile kodlama, 128
Tıklandığında özelliği, 258 VBA Project Explorer bölmesi, 127
tırnak işaretleri ile metin alanlarını almak, 65 Ve işleci, 152
Topla işlevi, 174, 176, 245 Ver iletişim kutusu, 81
toplama fonksiyonları, 174, 285 ver türleri, 180
Toplamlar düğmesi, 175 alan boyutu, sınırlamak, 184
tuş birleşimleri, 264 ayarlamak, iiv
Tüm Formlar düğmesi, 132 Boolean, 208 (Bkz. Evet/Hayır veri türü)
değiştirmek, 46, 181
Evet/Hayır (Bkz. Evet/Hayır veri türü)
veritabanları 311
W
Güvenilir Konumlar listesi, listeye eklemek, xxxix
için şablonlar (Bkz. şablonlar)
içindeki kullanıcı tarafından oluşturulmuş
iletişim kutuları (Bkz. formlar) Web (HTML) dosyalara, 71
içindeki kullanılabilir denetleme özellikleri, 262 dosyalara almak, 72
içindeki öğeler (Bkz. veritabanı nesneleri) tabloları dosyalara vermek, xlviii
içine veri bağlamak, 60 tanımı, 287
içine veri girmek, xiii yapı etiketleri, görüntülemek, 95
kapatmak, xl Windows XP
karmaşıklığı, 9 içindeki Belgeler klasörü, xv
kaydetmek, 42 içindeki iletişim kutuları, gezinmek, xvli
kilitlemek, 277 temel alarak Access'i başlatmak, xvi
kod, korumak, 277 uygulama dosyaları, konumu, xv
kodlama/kod çözmek, 275 Word
kullanılabilirliğini kısıtlamak, 262 içine veri yapıştırmak, 97
nesneler (Bkz. veritabanı nesneleri) Word'e veri almak, 87
olarak uygulamalar (Bkz. veritabanı Word'e Ver düğmesi, 88
uygulamaları)
oluşturmak, elle, 41-42
oluşturmak, şablonlardan, 40
önceki biçimlerde kaydetmek, 57 X
önceki sürümlerden geçiş, 57 XML Al iletişim kutusu, 70
özel kullanım için açmak, 275-76 XML Dosya düğmesi, 69
parola koruması (Bkz. parolalar) XML dosyaları
performans, çözümlemek, lvii dosyalara tablo vermek, xlvii
sıkıştırmak, lvii, 211-12 dosyalara veri vermek, 93
şablonlarla yapı oluşturmak, 28 (Ayrıca bkz. dosyalardan veri almak, xlvi, 69
şablonlar) dönüşümler, uygulamak, 70
şifrelemek, 275 içindeki etiketler, 68
tablolar (Bkz. tablolar) şema, 69
varsayılan klasör, 41 tanımı, 287
yedeklemek, lvii, 210-11 XML Kağıt Belirtimleri, 89
veritabanlarını doldurmak, 37, 288 XML şemalar, 289
veritabanlarını korumak. Bkz. parolalar; XML'e Ver iletişim kutusu, 94
güvenlik XP
veritabanlarını sıkıştırmak, lvii içindeki iletişim kutuları, gezinmek, xvii
veritabanlarını şifrelemek, 275, 286 uygulama dosyaları, konumu, xv
veritabanlarını yedeklemek, lvii, 210-11 XPS (XML Kağıt Belirtimi) dosyaları, 89
veritabanlarının kodunu çözmek, 275
Verme Adımlarını Kaydet iletişim kutusu, 82
Veya işleci, 152
Zengin Metin Biçimi (RTF) belgeler 313
Y
Yardım konuları, xxxvi
yazdırmada sayfa yönünü değiştirmek, 32
yazı tipleri
yakınlaştırmak formlardaki, 109
Baskı Önizleme'de, 28, 248 raporlardaki, 237
raporlarda, 228 Yeni Kayıt düğmesi, 128
YAPIN paragrafları, xxiv Yeni Oluştur iletişim kutusu, 254
Yapıştır düğmesi, 99-100 Yeni Sorgu iletişim kutusu, 170
Yapıştırma Hataları tablosu, 98 Yeni Stil Adı iletişim kutusu, 118
Yardım yeniden boyutlandırmak
aramak, xxxvi form bölümleri, 119
Ekran İpuçları, xxxiii, 289 satırlar, standart yüksekliği, 50
göstermek, xxxiii, 14 sütunlar, 197
İçindekiler Tablosu, xxxv tablo satırları, 49
iletişim kutuları için, erişmek, xxxiv tablo sütunları, 17, 48
İnternet'te, xxxvi yerel ağ (LAN) 287
kategoriler, göstermek, xxxv yerleşik işlevler, 167
konular, genişletmek, xxxvi yerleşim, değişiklileri kaydetmek, 42
konular, göstermek, xxxiv yineleme sorguları, 160, 286
konular, yazdırmak, xxxvi yön, değiştirmek, xli, 32
yardım Yukarı Taşı düğmesi, 270
kitap CD’si hakkında, xxxiii yuvalandırmak, 286
Word hakkında (Bkz. Yardım) yükseklik, tablo satırı, 49
Yardım penceresindeki İçindekiler Tablosu, xxxv
yatay çizgiler, lix, 232
Z
Yatay düğmesi, 32
yatay yön, geçiş yapmak, 32
yayımcı, 288
Yazdır düğmesi, 33 Zengin Metin Biçimi (RTF) belgeler
Yazdır iletişim kutusu, 248 belgelere veriler vermek, xlviii
yazdırmak, 31 verileri farklı vermek, 87
raporlar, lxi, 248