GOBERNACION DE CASANARE INIT, aaog92t6-6 . DECRETO no) 1 74 de 31 JUL 2014 “Por el cual se adopta el Manual de Contratacién del Departamento de Casanaro” 100-18 EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DE CASANARE En uso de sus facultades constitucionales, legales y en especial las conferidas en el articulo 305 de la Constitucién Politica, ley 489 de 1998, Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y Decretos reglamentarios, CONSIDERANDO Que la actividad contractual debe cefirse a los postulados de estirpe constitucional y legal, en desarrollo de la funcién administrativa la cual esta al servicio de los intereses generales y se desartolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economia, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacién, la delegacién y la desconcentracién de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. Que el articulo 160 del Decreto 1510 de 2013, dispone “Las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratacién el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto sefiale Colombia Compra Eficiente en el término de seis (6) meses contados a partir de la expedici6n del presente decreto’. Que la Agencia Nacional de Contratacién Publica “Colombia Compra Eficiente” oxpidié la Guia” Lineamientos Generales para la expedicién de Manuales de Contratacién’, Publicado el 26 de diciembre de 2013, la cual establece las directrices generales que deben adoptar las entidades para la elaboraci6n de! Manual de Contratacion. Que el presente Manual de Contratacién, es una gula para los servidores de la entidad en el contexto del proceso de adquisicién de bienes y servicios que adelanta el Departamento, con fundamento en las disposiciones que igen actualmente la contratacin de la Administracién Pdblica y se desarrolla con el fin de facilitar y agilizar la actividad contractual al interior de la entidad. Que la actividad contractual, debe observar las directrices, lineamientos recomendaciones del sistema integrado de control interno y calidad, los cuales constituyen los insumos necesarios para los cambios que se requieran de conformidad con la dindmica administrativa, Carrera 19 N* 6-100, Cée. Postal 850001, Tol. 682 98:3, Ext. 501, Yop, Casanare ww casanaro.gov.co - doepacho@easanare.gov.c0GORERNACION ‘DE CASANARE. INIT, e52088216-6 . DECRETO noi() | 74 4 de En merito de lo expuesto, El Gobernador de Casanare, * DECRETA: ARTICULO PRIMERO: Adéptese para el Departamento de Casanare el Documento anexo denominado "Manual de Contratacién Publica Goberacién de Casanare’, de acuerdo a Ios lineamientos establecidos en el Deoreto 1510 de Julio 17 de 2013. ARTICULO SEGUNDO: Publiquese el documento adoptado en la pagina www.casanare.gov.co e instar a la oficina de control interno para adelantar el seguimiento al cumplimiento de las orlentaciones y obligaciones derivadas del mencionado documento. ARTICULO TERCERO: El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedicién. COMUNIQUESE Y CUMPLASE, Dado en Yopal Casanare, alos 3] JU) 2014 wc haLseeiemo Gobernador de Casanare set or eee cane nee sme ilrgahets come wae er ta Carrera 19 N* 6-100, Céd. Postal 50001, Tol. 632 39 88, x. 501, Vopal, Casanare 2402 wn casanare. gov. - despacho@easafare.gov.c0MANUAL DE CONTRATACION PUBLICA GOBERNACION DE CASANARE JULIO DE 2014MANUAL DE CONTRATACION MA-AB-O1 2014-07-23, GOBERNACIONDE eas ‘CASANARE Nir-e920092165 Control de cambios ‘Versi6n Fecha | Descripcidn del Cambio fi 2014-07-23 _| Versién Inicial Control del Documento ef aiee. JOSE, CASTAREDA ‘SANCHEZ ‘Asesor CAMILO E. FONSECA B. Profesional Contratado MECI-CALIDAD ‘Cara 19 W7 6-100, Cd, Poste amncasanare aoa 50001, Te. €3STE76 Ext 321, Yopl, Casanare 20021 = aaneratcasanare aov.comMANUAL DE CONTRATACION MAAB-O1 201407-23 ‘GOBERNACIONDE vo CASANARE, Nir sazoseai66 CONTENIDO CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACION ADMINISTRATIVA erssssstotnsnn 1.1 _NATURALEZA JURIDICA Y SU UBICACION EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO. 1.4 Alcance de la Contratacién Estetal. 1.5 DELEGACION DE COMPETENCIAS 1.8 Delegacién General y Especifica .. CAPITULO II: VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCION CONTRACTUAL, CAPITULO III; PLANEACION DE LA CONTRATACION 3.1 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 3.2 ANALISIS DEL SECTOR..... 3.3. EVALUACION DEL RIESGO CAPITULO IV. ETAPAS DE LA CONTRATACION.. 41 ETAPA PRECONTRACTUAL 4.1.1. Etapa de Planeacién. oaan 4.1.2 Estudios y Documentos Previ08.....c.ensesnee precisa 0) 42 ETAPACONTRACTUAL, 13 43 ETAPAPOSCONTRACTUAL......... 7 434 pieces 7 43.2 Liquidacién Bilateral por Mutuo Acuerdo, 18 4.3.3. Liquidacién Unilateral por el Departamento de Casanare. 18 4.3.4 Liquidacién por via judicial CAPITULO V. MODALIDADES DE SELECCION CAPITULO VI. NORMOGRAMA LEYES Y DECRETOS REGLAMENTARIOS | crosses 24 DECRETOS Y RESOLUCIONES DEPARTAMENTALES. 24 "Carrera 18/N* 6-100, Géct Pastel 850001, Tel 6357676 Ext 221, Yopel, Casanore 3de 21 vaotceeanre.gov.c0 - ganeralBeasanarMANUAL DE CONTRATACION MAAB-O1 2014-07-23, GOBERNACIONDE voy CASANARE, T.0820882166 MANUAL DE CONTRATACION En el contexto del marco normative contractual y en consideracién a lo dispuesto en el articulo 160 del Decreto 1510 de 2013, se presenta el Manual de la Contratacién de la Gobemacion de Casanare, CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACION ADMINISTRATIVA 1.4 NATURALEZA JURIDICA Y SU UBICACION EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO. El Departamento de Casanare es una entidad publica de orden territorial que tiene autonomia para la administracion de los asuntos secoionales, cuya mision esta orientada a administrar y ejecutar recursos de manera efectiva, a través de ia planeacin participativa con una dptima prestacion de servicios e impulsa el desarrollo econémico, social, cultural y ambiental en su territorio para mejorar la calidad de vida de sus habitantes. Asi mismo ejerce funciones administrativas, de coordinacién, de ‘complementariedad de la accién municipal, de intermediacién entre la Nacion y los Municipios y de prestacién de los servicios que determinen la Constitucion y las leyes. Como vision para el afio 2021, El Departamento de Casanare propende por ser una entidad competitiva, basada en un modelo de gobierno transparente, lider en la gestion de proyectos de inversién y servicios de excelencia, que garanticen el desarrollo, crecimiento y sostenibilidad de su territorio 1.2 MODELO DE GESTION CONTRACTUAL DEL DEPARTAMENTO DE CASANARE. El Departamento de Casanare en su misién de garantizar la efectividad en la administracién y ejecucién de los recursos publicos, adopté un modelo de gestion contractual, a través del cual se materializa la optimizacion de los recursos, de manera estructurada, ordenada, articulada y transparente. La accién deserita se soporta en una estructura organizacional y un sistema integrado de gestion de calidad, atendiendo los roles y competencias funcionales, que se desarrolian en Secretarias, Jefaturas, Direcciones y un Departamento Administrativo, en el contexto del modelo operative por procesos y norma de calidad, que le permite alcanzar la eficiencia en todas sus actuaciones. EI modelo de gestion contractual tiene su fundamento en los principios rectores de la funcién administrativa, igualdad, moralidad, eficacia, economia, _celeridad, imparcialidad y publicidad, expuestos en la Constitucién Politica de Colombia, los fines y principios de la contratacion estatal, contenidos en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y demas normas legales y reglamentarias. Integran el presente manual las disposiciones y lineamientos contenidos en guias, manuales, circulares y demas documentos elaborados (Carara 19 N° 6 100, Ca. Post! 850001, Tel 6957676 Ext. 325, Yo sow casanare ov. ganeral@casanre.aov.conMANUAL DE CONTRATACION MA-AB-O1 2014-07-23 (GOBERNACIONOE col ‘CASANARE. ir-892009216.6 departamental_y aquellos documentos emanados por la Agencia Nacional de Contratacién- Colombia Compra Efciente, los cuales aunque constituyen directrices y sirven como fundamento para la organizacién de la gestion contractual no son vinculantes ni de obligatorio cumplimiento, 4.3 CONTRATACION ESTATAL. La contratacién estatal lleva implicito el que hacer de la administracion desde la perspectiva teleol6gica del cumplimiento de los fines estatales y la eficiente prestacién de los servicios piblicos a cargo del estado, de tal forma que el Departamento de Casanare dentro del sistema integrado de Calidad, cuenta con el proceso de adquisicion de bienes y servicios, cuyo objetivo consiste en apoyar las estrategias de la alta diteccion, en el contexto del componente normative de la contratacion publica para la aduisicion de bienes, obras y servicios necesarios en la dinémica de desarrollo de los fines propuestos por la administracién departamental en busqueda de la transparencia y oportunidad en el cumplimiento del plan de desarrollo, Este proceso se realiza a través de niveles jerérquicos de la estructura organizacional, en el contexto del sistema integrado de calidad, con un enfoque sistémico, de procesos y procedimientos que hacen posible la consecucién de objetivos y metas de la entidad Es asi como el proceso de adquisicién de los bienes, servicios y obra publica demandados por la Administracion Departamental, debe acatar la normativa legal, bajo parémetros de eficiencia, calidad, transparencia y oportunidad. 1.4 Alcance de la Contratacién Estatal ‘Aplica para todos los organismos y dependencias que demanden bienes, servicios y ‘obra publica necesarios para el cumplimiento misional de la Administracién Departamental. Inicia con la etapa precontractual, e implica la elaboracién del Plan nual de Adquisiciones, asi como los estudios y documentos previos, en los cuales se identifican entre otros elementos, los bienes, obras y servicios requeridos para satisfacer las necesidades de la entidad teniendo como base el Plan de Desarrollo Departamental; continia con la etapa contractual y culmina con la liquidacién del contrato, cierre del expediente y archivo en la etapa pos contractual 1.5 DELEGACION DE COMPETENCIAS El Gobemador de Casanare, en su calidad de representante legal del ente territorial y ‘ordenador del gasto, tiene la competencia para contratar en el Departamento de Casanare, de acuerdo con lo dispuesto en el articulo 305 de la constitucién politica de Colombia y el numeral 1°, y numeral 3° literal b, del articulo 11 de la Ley 80 de 1993. La delegacion de competencias en materia contractual al interior de la Gobernacion de Casanare se fundamenta en lo dispuesto en los articulos 209 y 211 de la Constitucion Politica, los articulos 12 y 25 numeral 10 de la Ley 80 de 1993, asi como el articulo 21 de Ley 1160 de 2007, el articulo 110 del Decreto 111 de 1996, los articulos 9, 10 y 12 Carrera 19 N° 6-100, Ce Post! 850001, Tel 6357676 Ext 521, Yopal, Casanare Se 21 man. casanar. ovo - gnsralcasanare go canMANUAL DE CONTRATACION WAAB-01 2014.07-23, (GOBERNACIONDE via CASANARE, NIT 920862166 de la Ley 489 de 1998 y las demas normas que las reglamenten, modifiquen 0 adicionen. 1.6 Delegacién General y Especifica EI Gobemador de Casanare mediante Decreto 0438 del 27 de diciembre de 2013, delegé algunas de las competencias de ordenacién del gasto en materia contractual, en las etapas precontractual, contractual y poscontractual en los Secretarios de Despacho, Jefes de Oficina, Directores administrativos, Director de Departamento Administrativo y Asesores. EI decreto 0438 del 27 de diciembre de 2013 puede consultarse en: www casanare.gov.co. En todo caso, Ia delegacién especifica a que se refiere el presente manual es susceptibie de cambios de acuerdo a las directrices emianadas de la alta direccién. CAPITULO VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCION CONTRACTUAL De conformidad con el articulo 83 de la Ley 1474 de 2011, en concordancia con el atticulo 26 de la Ley 80 de 1993 y con el fin de proteger la moralidad administrative, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupcion y de tutelar la transparencia de la ‘actividad contractual, las entidades piblicas tienen la obligacién de vigilar Permanentemente la correcta ejecucion del objeto contratado a través de un supervisor 0 un interventor. En consideracion a lo expuesto en cada proceso contractual se designa un supervisor 0 se escoge el interventor por concurso de méritos, La Oficina de Controt interno de Gestién ejerce la vigilancia de la actividad contractual del Departamento de Casanare, a través de un control posterior y selectivo, lo anterior sin perjuicio del seguimiento y control que es de competencia del nivel Directivo de la Entidad, quien con el apoyo del nivel asesor toma las decisiones referentes a los, procesos declarativos y contenciosos que se susciten en las etapas contractuales. CAPITULO II : PLANEACION DE LA CONTRATACION 3.1 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES La planeacién de las adquisiciones en el Departamento de Casanare se fundamenta en los contenidos del Pian de Desarrollo Departamental, y se va perfilando o detallando con instrumentos como el Plan Operativo Anual de Inversiones (POA) y el Presupuesto Anual de Gastos. EI Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta que permite: (i) facilitar 2 las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseflar estrategias de contratacion basadas en ‘Carre 19 N* 6100, Cid Posto 850001, Tol 6367678 Ext 321, Yopal Caranare de 27 casanare aoveo - genera\Dcasanare.aovcomMANUAL DE CONTRATACION MA.ABO1 2014.07-23 GOBERNACIONDE “et ‘CASANARE 9520002166 agregacién de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratacién. Los requisitos y contenido del Plan Anual de Adquisiciones siguen las directrices del Decreto 1510 de 2013, asi como lo dispuesto en el manual denominado Guia para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, el cual puede consultarse en el portal electrénico de Colombia Compra Eficiente, Agencia Nacional de Contratacion Publica creada por medio del Decreto-ley nimero 4170 de 2011, en la siguiente direccion electronica: http:/www.colombiacompra gov colsites/defaultfilesimanuales/manualpaa pdt De acuerdo con lo establecido en el articulo 5 del Decreto 1510 de 2013, debe tenerse en cuenta la no obligatoriedad de las Entidades Estatales de adelantar los procesos de adguisicion que en se enumeren en el Plan Anual de Adquisiciones. Para la ublicacion y actualizacion del Plan Anual de Adquisiciones se tendra en cuenta lo Gispuesto en los articulos 6 y 7 del Decreto 1510 de 2013. La Direccién de Servicios Administrativos de la Secretaria General es la dependencia encargade al interior de la Gobemacién de Casanare de coordinar y consolidar la formulacién, seguimiento y actualizacién del Pian Anual de Adquisiciones, de acuerdo con los parametros establecidos por el marco legal vigente. Ver decreto del Plan de Adquisiciones. Ver Anexo Plan General de Adauisiciones de bienes, obras y servicios del Departamento de Casanare. wiww.casanare gov.co 3.2 ANALISIS DEL SECTOR Las modalidades de seleccién inicialmente establecidas en el articulo 24 de la Ley 80 de 1993, se encuentran contempladas en el articulo 2 de la Ley 1150 de 2007, complementado por el articulo 94 de la Ley 1474 de 2001 y reglamentado en el Decreto1510 de 2013. Entre otros requisitos generales aplicables a las modalidades de seleccién, es necesario mencionar especial el articulo 15 del Decreto 1510 de 2013 que establece el deber de realizar los estudios del sector relativo al objeto del proceso de contratacion, Entre los insumos para la realizacién de dicho andlisis se tiene el documento Guia para la Elaboracion de Estudios de Sector el cual puede consultarse en el portal electrénico de Colombia Compra Efciente, Agencia Nacional de Contratacién Publica creada por medio del Decreto-ley numero 4170 de 2011, en la siguiente direccién electrénica: hito:/Www colombiacomora gov colsites/defaultfiles/manuales/cce quia estudio sect or web.pdf La dependencia encargada de adetantar la etapa precontractual en el proceso de contratacién de que se trate, debe realizar o verificar la existencia del andlisis de sector pertinente, para lo cual podra solictar la colaboracion de otras dependencias segti la naturaleza del andlisis y el conocimiento de cada sector arera 19 N° 6-100, Géd. Postal 850001, Tel. 6357676 Ext. 327, Yona, Casanare 7 de 21 uw cssanee dovcD - ganerlihcasenare gov comMANUAL DE CONTRATACION WABI 2014.07-23 GOBERNACIONDE Mot CASANARE, 8520002166 3.3 EVALUACION DEL RIESGO Para la generalidad de modalidades de seleccién el numeral 6 del articulo 20 del Decreto 1510 de 2013 establece que los estudios previos deberdn contener el analisis del riesgo y la forma de mitigarlo. Para la modalidad de seleccién de minima cuantia el atticulo 84 del Decreto 1510 de 2013 no menciona el analisis del riesgo como elemento del estudio previo; sin embargo debe tenerse en cuenta que el articulo 17 de! Decreto 1510 de 2013, de aplicacién general a los procesos de contratacién, establece el deber de evaluacién del riesgo. Entre los insumos para realizar la evaluacién del riesgo, se tiene el documento Guia para la Elaboracion de Estudios de Sector el cual puede consultarse en el portal electronico de Colombia Compra Eficiente, Agencia Nacional de Contratacién Publica creada por medio del Decreto-ley numero 4170 de 2011, en la siguiente direccién electronica’ http:Aww.colombiacompra. gov. colsites/defaultfiles/manualesicce_manual_riesgo_we bpaf CAPITULO IV. ETAPAS DE LA CONTRATACION 41 ETAPA PRECONTRACTUAL, 4.1.1. Etapa de Planeacion. Comprende las actividades relacionadas con la definicién y priorizacion de las, necesidades a satisfacer por la entidad, asi como la planificacion de las etapas y la programacion de los tramites y procedimientos necesarios para adelantar el proceso de contratacién, segin su oportunidad y conveniencia; contempla la elaboracién de los estudios y documentos previos que permiten precisar las necesidades consecuentemente definir las obras, bienes y servicios requeridos, sus condiciones, especificaciones técnicas y costo, asi como establecer los requerimientos (permisos, licencias, etc.) y parémetros legales que permiten definir el tipo contractual y la modalidad de seleccién que se deba aplicar para cada caso. Esta etapa inicia con la ‘consulta del Plan de Desarrollo Departamental y el Plan Anual de Adquisiciones y finaliza con la adjudicacién del proceso de seleccién y la elaboracién de la minuta contractual En materia de contratacion estatal, el principio de planeacién se deriva de la aplicacién del principio de economia, tal y como lo ha reiterado la jurisprudencia del Consejo de Estado al igual que la doctrina. En los procesos de contratacién que se adelanten en la Gobemacién de Casanare debera darse aplicacion al principio de planeacién teniendo en cuenta, entre otras, las siguientes normas, asi como aquellas que las modifiquen, ‘complementen o reglamenten: * Constitucién Politica de Colombia, articulo 209, por el cual se establece que la funcion administrativa se desarrolla con fundamento, entre otros, del principio de economia, 100, Cte. Postal 650001, Tel 6967676 Ex. 321, Voool Casanare Bde 21MANUAL DE CONTRATACION WAABO1 2014.07-23 GOBERNACIONDE v.ot ‘CASANARE iT-892090216 Constitucién Politica de Colombia, articulo 300 numeral 9, por el cual se establece que Corresponde a las Asambleas Departamentales autorizar al Gobernador de! Departamento para celebrar contratos. + Ley 80 de 1993, articulo 24, por el cual se establece el principio de transparencia, + Ley 80 de 1993, articulo 25, por el cual se estabiece el principio de economia, = Ley 80 de 1993, articulo 26, por el cual se establece el principio de responsabilidad. + Ley 1150 de 2007, articulo 4, por el cual se establece a distribucion de riesgos en los contratos estatales. * Decreto 1510 de 2013, articulo 17, que refiere el deber de evaluacion del riesgo en la contratacién estatal + Decreto 1510 de 2013, articulo 4, por el cual se establece el Plan Anual de Adquisiciones. = Decreto 1510 de 2013, articulo 20, por el cual se establecen los elementos que deben contener los estudios y documentos previos. 44.2 Estudios y Documentos Previos Los Estudios y Documentos Previos, se conforman por los documentos que soportan el proceso de contratacion en los que el interesado puede valorar adecuadamente la necesidad y el alcance de los requerimientos de la entidad. Los estudios y documentos previos constituyen el soporte para la elaboracién del proyecto de Pliego de Condiciones o Invitacién Publica, e incluyen los disefios y proyectos necesarios, asi como toda la informacién indispensable para permitir la presentacién de ofertas adecuadas Los funcionarios adscritos a las diferentes dependencias de la Administracién Departamental de acuerdo con las funciones y competencias que en materia contractual se han delegado por parte del representante legal de la entidad y conforme a las normas intemas desarrolladas para tal fin, tienen a su cargo la elaboracion de los estudios previos en los términos establecidos por el articulo 20 del Decreto 1510 de 2013, 0 aquellas normas que lo modifiquen, complementen o adicionen. Para el caso de la modalidad de seleccién de minima cuantia se tendra en cuenta lo dispuesto en el atticulo 84 del Decreto 1510 de 2013. El estudio previo debe ser suscrito por aquellas personas que realizan la revision técnica financiera econémica y juridica, y cada uno respondera de manera individual y exclusiva por el respetivo componente segun el area de conocimiento Diagrama de Flujo: Procedimiento Administrative (Carrera 19 N* 6-100, Cbd. Postal 85000}, Tel 6357676 Ext 321, Yopa, Casanare 9de 21 sema.casanare..9 - genera\Beasanere gov. comMANUAL DE CONTRATACION MA-ABO1 2014.07-23 (GOBERNACIONDE v.01 ‘CASANARE rr 8520002166 OBJETIVO Preparar la informacién y recopilar la documnentacién para la evaluacién y seleccién de ccontratistas que permitan cubrir idéneamente las necesidades a través de acuerdos de voluntades segin las normas y leyes que rigen actualmente la contratacién estatal. ALCANCE Inicia con el desarrollo de los estudios previos que permiten justiicar las necesidades para la Adquisicion de Bienes y Servicios de la Gobernacion de Casanare, previa consulta del Plan Anual de Adquisiciones de Bienes, Obras y Servicios del Departamento de Casanare y finaliza con la adjudicacion del proceso de seleccion y la elaboracién de la minuta del contrato. Diagrama de Flujo: ‘Carera 19 N" 6-100, Cb. Posta 850001, Tel 6357676 Ext 321, Yopal, Cosanare 10.de 21 ‘am casanare gov. - generl@cesansre.gov.comMANUAL DE CONTRATACION MAAB-O1 2014-07-23 GOBERNACIONDE wo ‘CASANARE 8520992166 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ie Contracivs: Digtar Datos del Estudio Previo en el CONTRACTVS, Poner a disposici6n para aprobacién. 1 | El Editor prepara la solicitud de la necesidad que se pretende satisfacer basados en el pplan anual adquisiciones y redne la informacion requerida del estudio previo para ‘eargarla en el Aplicativo Contractvs. Pone a disposicién del ordenador del gasto dicha solicitud para revision y aprobacién. Contractvs: Recibir y distribulr solicitudes para evaluacion. 2. | Elotdenador del Gasto “Secretario de Despacho" recibe la Solicitud del editor para ta aprobacién del estudio previo a través del software Contractvs, ahi mismo el ordenador dl gasto distribuye a los revisores internos dicha solicitud para evaluar la pertinencia, ‘Contracivs: Verificar Informacion del Estudio Previo y Documentos Anexos. 43, | Los revisores internos de cada secretaria evalian el cumplimiento de los requerimientos de la solcitud y su pertinencia, dentican el tipo de contrato y la fuente de financiacién ppor la cual se solcta el cubrimiento de la necesidad. Contracivs:zAprobar? ‘Si: Tipo de Contrato? No: Actividad No 1 para correcciones. ‘Tipo de Contrato? CPSP.GP: {Fuente de Financiacion? ‘Otros: Actividad No 4. ‘Carera 196-100, Cod. Fost 860001, Tel 6367676 Ex 321, Yopal Cosarare de 21 nun. casanare.govco - genevoRcasanace aov.comMANUAL DE CONTRATACION MAABO1 2014-07-23, GOBERNACIONDE yeot ‘CASANARE NrT852000216-8 ‘GFuente de Financiacion? ICLD “Ingresos Corrientes de Libre Destinacién’: va a la actividad No 7. Regalias o SGP “Sistema General de Participacién’: va a la actividad No 4 Contracivs: Confrontar Informacién del EP con el Proyecto. El Director de Banco de proyectos evaluara la informacién del estudio previo y la ‘confrontara con los registros de proyectos autorizados. ‘Aprobar el Estudio Previo? Si: Actividad No 5. | No: Actividad No 1 para correcciones. Coniracivs: Verificar Informacion del Estudio Pravio y Documentos Anexos. El Jefe de la Oficina Asesora Juridica evaluara la informacién del estudio previo y dara aprobacién segin el cumplimiento de las normas vigentes en términos de contratacion estatal | Contracivs: Ratificar aprobacién Estudio Previo. =—=S~C~S~S~S~S~«~S ‘zAprobar ol Estudio Provio? Si: Actividad No 6. No: Actividad No 1 para correcciones. Contracivs: Rati El Secretario de despacho desde el aplicativo Contractvs ratiica la aprobacion dada por todos los demas evaluadores por donde ha pasado el estudio previo dando la aprobacién final para imprimir el documento e iniciar solictud del COP. Fisica: Imprimir el estudio previo para firmas. Una vez dada la aprobacién por los diferentes revisores y evaluadores, el editor del estudio previo realiza una impresién para reooger las firmas que le den validez, FO-AB- 02 ESTUDIO PREVIO Contracivs: Crear Solicitud de CDP. El editor del estudio previo crea en el software Contractvs una solictud de aprobacién de CDP al Secretario de despacho Contractvs: Aprobar Solicitud de CDP. El Secretario de despacho aprueba desde el software Contractvs la solicitud de expedicion de COP. 10 FFisioo: Firmar El Estudio Previo y Solicitud de disponibilidad. ‘Se presenta el documento fisico del estudio previo y la solicitud de COP al Secretario de despacho para darle firma de aprobacién. " Fisico: Expedir el CDP. La Direccion de Presupuesto por medio de su procedimiento de expedicion de CDPs provede a realizar la verificacion de la carpeta con los documentos fisicos para generar ¥ expedir el Certficado de Disponibiidad Presupuestal Fisica: Recopilar Carpeta con documentos y CDP. La Diteccién de Servicios Administrativos revisa la carpeta que tenga su respective CDP y procede a expedir y adjuntar el certificado de existencia en el Plan Anual de ‘Adquisiciones FO-GD-04 CERTIFICACION EXISTENCIA EN PAA Salto a Pagina No 2 Modalidad de Seleccién. Teniendo en cuenta los diferentes tipos de modalidad de selecci6n que estipula la actual normatividad, se procederd a utlizar la guia respectiva segin la modalidad de ccontratacién que se defnio para la seleccion del contratista con el cual se llegara a firmar el acuerdo de partes Saito a Pagina No 1 13 Fisico Realizar Documento Minuta. El editor elaboraré el documento de minuta una vez sea seleccionado el contratista ‘Correra 19 N" 6-100, Céd. Postal 850001, Tel 6357676 Ext 521, Yopal, Casenare 12021MANUAL DE CONTRATACION MA-ABO1 201407-23 GOBERNACIONDE v.01 ‘CASANARE, Nir 8920992166 Procedimiento Etapa Contractual. 16 | Realizado y evaluado el documento de la minuta se procede a cumplir con el pprocedimiento de la Etapa Contractual. FN 4.2 ETAPA CONTRACTUAL Es la etapa comprendida entre la celebracién del contrato y el vencimiento del plazo contractual, iicia con la firma de la minuta contractual y cuiina con la expiracién del plazo de ejecucion. Diagrama de flujo: Procedimiento Administrativo OBJETIVO Realizar la suscripcién, legalizacién, ejecucién, supervision y pago de las obligaciones convenidas durante la vigencia del contrato para que se lleve a cabo su objeto en pro del cumplimiento y cubrimiento a satisfaccion de las necesidades descritas en este. ALCANCE Inicia con la firma del documento Minuta contractual y culmina con la expiracién del plazo de ejecucién. Diagrama de Flujo: ‘Garera 19 N° 6100, Céd Postal 80007, Tel €36TETE Et. 321, Yop Casanare 13.de 21 ‘uum.casanar.oovco + gaaeeeasanace oy con,MANUAL DE CONTRATACION ‘GOBERNACIONDE ‘CASANARE, iT 8920092166 MAAB-O1 2014.07.23, v.01 seem Se Se oo) | = | 14de.24 ‘Garera 19/N* 6 100, Céa Postal 85001, Tel 6357676 Ext. 32%, Yat, Casanare sn. casanare. cove generalcasanare a.comMANUAL DE CONTRATACION MACAB-O1 2016-07-23, GOBERNAGIONDE Neer CASANARE NIT eszo0G216 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES INICIO Firmar Minuta de Contrato. 1. | Se cita al contratista para realizar la firma de la minuta - se utiliza el formato FO-AB-13 MINUTA, ‘Numeracién del Documento Contractual y Escaneo. 2. | Se trasiada el documento a la secretaria privada para asignarle numero consecutive y posterior escaneo del documento ‘Generar Registro Presupuestal. Es una actividad o procedimiento extero que le compete a la Direccién de presupuesto 3 | quien es la encargada de generar el registro presupuestal por medio del aplicativo Finanzas Plus, se genera una impresion de dicho registro. Verificar Documentos requeridos para acta de inicio. 4 | La secretaria de Despacho verifica los documentos pertinentes para dar firma al acta de inicio EI contrato requiere Pélizas? ‘Si: Actividad No No: 2Polizas yio Pagos de Impuestos Aprobados?: ‘Cavora 19 6100 Cod, Postal 660001, Tel. 6387676 Ex. 321, Yooal Casanare 15de 21 ima.casanare o1ca generalcasanare coy comMANUAL DE CONTRATACION MAAB-O1 2014.07-23 GOBERNACIONDE at CASANARE Nir e520222166 Evaluar y aprobar garantias, Es una actividad 0 procedimiento extemo que le compete a la oficina asesora juridica 5. | quien es la encargada de evaluar las pdlizas de garantia presentadas por el contratista yeemitir un concepto de aprobacién o de modificacién segun las correcciones solicitadas {Pélizas ylo Pagos de Impuestos Aprobados? Si: eContrato de Obra? No‘ Actividad No 6 Informar al Supervisor 6 Interventor para pedir correcciones al contratista «¢_| L2 Secretaria de! despacho informa al supervisor 0 interventor de las irregularidades en los documentos presentados 0 del concepto de la oficina juridica donde solicitan <~Contrato de Obra? SS: Actividad No 7 No: Actividad No 8 ‘Socializar el Proyecto. 7. | Previo al inicio de una obra la normatividad exige que esta le sea socializada a la ‘comunidad antes y despues de realizada ooo 5 | La secretaria del despacho elabora el documento de acta de inicio en el formato FO- AB-14 ACTA DE INICIO ZTiene Anticipo? Si: Requiere Fiducia? No: Pagina No2 Solicitar Contrato de Constitucion de Fiducia. 9. | Se le solicita al Contratista Ia presentacion de los documentos que acrediten la ‘constitucion de la iducia para el abono del anticipo. Recepcionar Plan de Inversién de Anticipo. 10 | la secretaria de despacho anexa a la carpeta del contratista el Plan de Inversién de Anticipo se utliza el formato FO-AB.36 PLAN DE INVERSION DE ANTICIPO ‘Salto a Pagina No 2 {Tipo de Contato? Obra: Actividad No 12 ‘Suministros: Actividad No 11 ‘Servicios: Actividad No 13 Gestion de Ingreso de Bienes Aimacén. Es una actividad 0 procedimiento externo que le compete al almacén departamental 11 | encargada de Recepcionar, almacenar, Administrar y entregar los articulos, Implementos, estudios y disefios que provengan del objeto contractual desarrollado por la Gobemacion de Casanare = ‘Seguimiento a la infraestructura Fi Es una actividad 0 procedimiento extemno que le compete a la secretaria de Obras 12. | donde se realiza la supervision y la interventoria a los contratos de obras de infraestructura Recepcionar Informes, Registros, documentos y Actas para Pagos. | 13 | La secretaria de Despacho es la encargada de recibir los documentos de soporte para ago ‘Aprobar informes y Documentos de Pago. 3 44 | 2 sectetaria de Despacho aprueba los documentos presentados por el contratista y Cconsigue las frmas necesarias para continuar el procedimiento en la Secretaria de Hacienda, ‘Carre 19 "6100, Cs Poste 880001, Tel 6257E76 Ext 22%, Yopal Casanare 16 de 21 num easanare. cov co - cuneralcasanare o¥.comMANUAL DE CONTRATACION MAAB-O1 2014.07-23, (GOBERNACIONDE. v.01 ‘CASANARE ir 892000216 Registro Contable de Pagos. ] 145. | ES una actividad 0 procedimiento extemno que le compete a la Secretaria de Hacienda en la ofcina de Contabilidad donde realizan los asientos contables de los pagos a | realizar. Generar Pago en Tesoreria, | 46. | ES una actividad o procedimiento externo que le compete a la Secretaria de Hacienda fen Ia Oficina de Tesoreria quien es la encargada de realizar los desembolsos de los pagos {¢Proyecta Adicional al Contrato? Si: Actividad No 17 No: 4s Unico 0 Ultimo Pago? ZEs Unico o Ultimo Pago? ‘Si: Actividad No 18 No‘, Tipo de Contrato? Generar Solicitud de Adicional. 17 | En esta actividad el secretario de despacho es el autorizado para aprobar los adicionales al contrato en tiempo 0 recursos financieros. Procedimiento Etapa Poscontractual. 18 | Realizado el objeto contractual se procede al cere financieroy iquidacién del contrato ‘con el procedimiento de la Etapa Postcontractual FIN 4.3 ETAPAPOSCONTRACTUAL Esta inicia una vez vence el plazo del contrato hasta la liquidacién del mismo 4.3.1 Liquidacién del Contrato La Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado se ha pronunciado al respecto: ‘La liquidacién es un ajuste o rendiciOn final de cuentas que se produce con @! objeto de que las partes contratantes establezcan, con fundamento en el desarrollo del contrato, las acreencias pendientes 0 saldos a favor o en contra de cada uno 0 se declaren a paz y salvo, segin el caso, para extinguir el negocio juridico estatal celebrado. Tiene por objeto (...) definir cdmo queds la realizacién de las prestaciones ‘mutuas a las que se comprometieron las partes; efectuar un balance de las cuentas y agos para establecer quién le debe @ quién y cudnto, esto es, precisar su estado econémico y el de los derechos y obligaciones de las partes con ocasion a su @jecucién; proceder a las reclamaciones, ajustes y reconocimientos a que haya lugar; declararse a paz y salvo de las obligaciones 0 derechos a cargo" Es el momento procesal en el cual se realiza la revision y andlisis del cumplimiento de las obligaciones pactadas por parte del supervisor y el contratista, el documento de liquidacién to avalaré el supervisor con su firma y sera suscrito por el ordenador del gasto y el contratista. El proceso liquidatario no es necesario en todas las actuaciones contractuales, se presenta en aquellos contratos cuya ejecucién o cumplimiento se prolongue en el tiempo (contratos de tracto sucesivo) e implican una verificacién de los pagos y saldos or pagar o en los eventos que la administracién lo considere pertinente, para efectos no es obligatorio liquidar los contratos de prestacion de servicios y de apoyo a la gestion, de conformidad con lo dispuesto en el articulo 217 del Decreto - Ley 0019 de 2012 (orrera 19 N° 6-100, Ce. Post! 650001, Te! 6357676 Ext. 321, Yopal, Casanare 7 de 2 en casanac. 204.02 i 2MANUAL DE CONTRATACION MA-AB.O1 2014-07-23 (GOBERNACIONDE v.ot CASANARE, Nir z099266 4.3.2. Liquidacién Bilateral por Mutuo Acuerdo. La Sala de lo Contencioso Administrative expresa al respecto"La liquidacién de mutuo acuerdo suscrita por las partes, constituye un acto de autonomta privada de aquellos gue le da firmeza 0 definicion a las prestaciones mutuas entre si, de tal suerte que constituye definicion de sus créditos y deudas reciprocas, no susceptible de enjuiciarse ante el érgano jurisdiccional, como no sea que se acredite algiin vicio del consentimiento que conduzca a la invalidacion de la misma, tales como: error, fuerza 0 dolo. De igual forma el Articulo 11 de la Ley 1150 de 2007, estipula “La liquidacién de los contratos se hard de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones 0 sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no exist tal término, la liquidacién se realizaré dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracion del término previsto para la ejecucién del contrato 0 a la ‘expedicion del acto administrativo que ordene la terminacion, 0 a la fecha de! acuerdo que la disponga Este acuerdo se fija en el acta de liquidacién, formato FO-AB-53, en el que los contratistas tendran derecho a efectuar salvedades sobre la liquidacion de mutuo acuerdo, 4.3.3. Liquidaci6n Unilateral por el Departamento de Casanare. De no ser posible la Liquidacién de mutuo acuerdo, la administracién cuenta con la prerrogativa de proceder a liquidar unilateralmente el contrato, tal como lo establece el atticulo 11 de 2007 "En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidacién previa notificacion 0 convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendré la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes,. Asi vencido e! plazo anteriormente establecido no se ha realizado a liquidacién, la misma podré ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos afios siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el articulo 136 del C. C. A.. Los contratistas tendran derecho a efectuar salvedades a /a liquidaciénpor mutuo acuerdo, y en este evento la liquidacién unitateral solo procederé en relacion con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo” No obstante, si durante este timo lapso es notficado el auto admisorio de la demanda encaminada a la liquidacién del contrato, sélo el juez tendré competencia para pronunciarse sobre la iquidaci6n. 4.3.4 Liquidacién por via judicial Las partes podran solicitar la liquidacion judicial del contrato cuando este no se haya logrado de mutuo acuerdo, para que se pronuncie sobre las salvedades dejadas en el acta de liquidacion de comtin acuerdo. Igualmente se puede controvertir judicialmente el acto administrativo por medio det cual se liquid6 unilateraimente el contrato, quedando en principio excluida la ‘Carra 19 N° 6 100, Cod, Postal 850007, Tl 6957676 Ext 327, Yopal Casenare 18 de 21MANUAL DE CONTRATACION MAABO1 2016.07.23, GOBERNACIONDE vot CASANARE, Nir 20860168 ‘competencia de un tribunal de arbitramento, en tanto no esté facultado para pronunciarse sobre la legalidad de los actos administrativos, Todo ello, por supuesto, dentro del término de caducidad de la accién contractual, que es de dos (2) afios. De la misma forma, y dentro del término de caducidad de la accién contractual, habré lugar al ejercicio de esta accion para que la liquidacion sea realizada por parte del jez, cuando no se logré comin acuerdo, ni se liquids unilateralmente el contrat. Diagrama de Flujo: DESCRIPCION DE ACTIVIDADES INICIO Revisar Expediente Contractual: El supervisor o el interventor del conirato estara atento al desarrollo el objeto contractual y de la fecha de terminacién del contrato para Tecopilar y veriicar que el expediente del contrato contiene toda la informacion necesaria y pertinente para realizar el acta de Kiquidacién del contrato Elaborar Acta de Liquidacién: se generara el registro de liquidacion dal contrato en el formato FO-AB-53 ACTA DE LIQUIDACION eProcede a Acuerdo? Si: Liquidacion Bilateral - Actividad No 3 (Cara 19 N° 6-100, Cs, Postel 850001, Tel, 6357676 Ext. 321, Yopal, Casanare 1900 21 mun.casanare aya - generalcasanare.dovcomMANUAL DE CONTRATACION MAABOT 2016-07-23 GOBERNACIONDE se ‘CASANARE wr-892000216-6 No: Liguidaci6n Unilateral — Decide Sancionatorio o Unitateral Firmar Acta de Liquidacion: cumplidas las condiciones y términos del contrato, se 43 | Procedera a ta firma del acta de liquidacion previamente elaborada y aprobada, donde ‘se doja constancia del comin acuerdo entre las partes involucradas en que se dan por terminadas las obligaciones, ¢Realizado Cierre Financiero? Si: {Se Cumplieron las Garantias y Condiciones necesarias para archivar expediente? No: Actividad No Registro Contablo de Pagos. 4. | ES una actividad o procedimiento externo que le compete a la Secretaria de Hacienda €en la oficina de Contabilidad donde realizan los asientos contables de los pagos a | realizar ‘Generar Pago en Tesoreri 15. | Es una actividad 0 procedimiento extemno que le compete a la secretaria de Hacienda fen la Oficina de Tesoreria quien es la encargada de realizar los desembolsos de los, pagos. Se Cumplieron las Garantias y Condiciones necesarias para archivar ‘expediente? Si: Actividad No 5 No: Procedimiento Proceso Judicial Cierre de Expediente y Archivo. Previo cumplimiento de las garantias, condiciones de disponibilidad final o recuperacion ‘ambiental el expediente serd trasladado al archivo general para disposicion de archivo documental {gDecide Sancionatorio o Unilateral? Unilateral: Actividad No 7 ‘Sancionatorio: Actividad No 8 Iniciar Proceso Administrative. Se notifica al contratista el inicio del proceso administrativo de liquidacién unilateral 7 | para que esté presente las salvedades, agotando el debido proceso, la liquidacién unilateral solo procedera en relacién con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. Elaborar y firmar Acto Administrativo. 8 | Se elaborara el documento acto administrative de liquidacién unilateral y se procede ala firma, Procedimiento Proceso Sancionatorio. | Podran declarar el incumplimiento, cuantifcando tos perjuicios del mismo, imponer las rmultas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la clausula penal. Para tal efecto observardn el siguiente procedimiento Procedimiento Proceso Judicial. ‘9. | Inicia las acciones contenciosas, (proceso ejecutivo 0 administrative), a través de demandas para exigir una obligacién clara, expresa y exigible 0 la reparacién, indemnizacion o compensacién de dafios y perjuicios ocasionados FIN CAPITULO V. MODALIDADES DE SELECCION Con el propésito de ilustrar acerca de las modalidades de seleccién contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013 y dando cumplimiento ‘al ordenamiento juridico en materia contractual se elabord un compendio de procedimientos administrativos, que hace parte integral del presente Manual de Contratacién, las matrices elaboradas en cada una de las modalidades de de seleccion, Licitacion Publica, Seleccion Abreviada de bienes de caracteristicas ‘Cara 19 N* 6100, Cod Postal 880001, Tel 6387676 Ext 321, Yopal Casanare 2000 23 wor casanre gov 00 - penaialicasanare gay.comMANUAL DE CONTRATACION MAABO1 2014-07-23 (GOBERNAGIONDE Niet ‘CASANARE wre5200216-6 técnicas uniformes, Selecci6n Abreviada de Menor Cuantia, Seleccion Abreviada de enajenacién de bienes del Estado, Concurso de Méritos, Contratacién Directa y Contratacién de Minima Cuantia. Ver Anexo. CAPITULO VI. NORMOGRAMA LEYES Y DECRETOS REGLAMENTARIOS Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratacién de la Administracién Piblica, Ley 489 de 1998 Organizacién y Funcionamiento de la Administracién Publica, Ley 816 de 2003 Apoyo a la industria Nacional Ley 1150 de 2007 Reforma a la Ley 80 de 1993. Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencién, investigacion y sancién de actos de corupcion y la ‘efectividad del control de la gestion pablica. Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Cédigo de Procedimiento ‘Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Decreto 1372 de 1992, reglamentario del Estatuto Tributario y se dictan otras disposiciones. Decreto 777 del 16 de mayo de 1992, por el cual se reglamentan la celebracion de los contratos a que refiere el inciso segundo del articulo 355 de la Constitucién Politica, Decreto 2150 de 1995, Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o tramites innecesarios existentes en la Administracion Publica. Decreto 111 de 1996, compilacion de normas que conforman el Estatuto Orgénico del Presupuesto. Decreto 522 de 2003, Hacienda y Crédito Publico. Decreto 0019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir 0 reformar regulaciones, procedimientos y tamites innecesarios existentes en la ‘Administracién Publica Decreto Reglamentario 1510 de 2013, por el cual se reglamenta el Sistema de Compras y Contratacion Pablica, DECRETOS Y RESOLUCIONES DEPARTAMENTALES Correra 19 Decreto 0438 de 2013, Por medio del cual se define y se delega el ejercicio de funciones en materia Contractual Resolucién 256 de 2004, por medio del cual se adopta el manual de interventoria para la Gobernacién de Casanare. Resolucién 0062 de 2010, por el cual se establecen los topes maximos que se pueden reconocer en los contratos de consultoria ejecutados por el sistema de costos de personal afectados por un factor muttiplicador y costos directos en la Gobemacién de Casanare. 100, Cie Postal 650007, Tel 6367676 Ex. 321, Yopal Casarare 21 do 21 mu casanare.op.ca - genereiBessanare a.com