1.1.

1 Konsep E-Procurement
Applegate et al, (1996, hal.32) mendefinisikan e-procurement sebagai
penggunaan teknologi internet dalam proses pembelian termasuk penggunaan
teknologi jaringan komunikasi dalam berbagai kegiatan atas dan bawah rantai nilai
tambah di dalam maupun luar organisasi. Menurut Neef, Dale (2001), eprocurement adalah aplikasi sistem informasi untuk mengkoordinasikan proses
pembelian pengiriman, pengelolaan inventory, pemilihan supplier, dan proses
persetujuan dari bisnis penting dengan organisasi yang berkaitan menggunakan
internet atau intranet. Deshmukh (2006, p.193) menyebutkan bahwa e-procurement
mengacu pada penggunaan internet dalam pengadaan bahan langsung atau tidak
langsung". Sedangkan Chaffey menyatakan (2007) e-procurement merupakan
integrasi dan manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk
permintaan pembelian, pemberian hak, pemesanan, pengantaran dan pembayaran
antara pembeli dengan pemasok. Secara sederhana, e-procurement adalah solusi
teknologi yang memfasilitasi pembelian perusahaan menggunakan internet.
E-procurement melibatkan transfer data elektronik untuk mendukung
pengadaan operasional, taktis dan strategis sehingga e-procurement telah ada lebih
lama dari pertama kali munculnya istilah itu sendiri setelah terbentuknya internet
pada 1990-an. Dari tahun 1960-an sampai pertengahan 1990-an, utamanya eprocurement berupa pertukaran data elektronik atau Electronic Data Interchange
(EDI) (pph). EDI atau pertukaran data elektronik yang memfasilitasi transfer
transaksi antara dua mitra bisnis dengan mengintegrasikan database menggunakan
format standar merupakan peningkatan dari pertukaran informasi berbasis kertas
secara tradisional dengan memungkinkan pembeli meneruskan informasi penting
terkait pembelian secara langsung ke sistem pemasok. Saat ini, e-procurement
kerap didukung dengan teknologi internet dan menjadi lebih umum. Sejarah dari eprocurement ditunjukkan dalam grafik di bawah ini :

E-procurement meliputi sejumlah elemen tertentu, yaitu e-sourcing, ecoordination, dan e-communities. E-sourcing terdiri dari pelelangan maju dan
mundur secara elektronik, tender atau yang disebut juga sebagai permintaan
elektronik untuk kuotasi atau proposal (eRFx) dan penawaran online. Teknologi ecoordination mengotomatisasi proses bisnis baik di dalam organisasi dan antara
pembeli dan pemasok yang ada. Contohnya termasuk sistem elektronik order
pembelian, katalog online dan hubungan online dengan pemasok untuk bertukar
informasi mengenai kegiatan pemenuhan kebutuhan (misalnya, ketertiban dan
informasi persediaan barang). Sedangkan e-communities cukup sulit untuk
diartikan, namun secara luas dapat disebut sebagai jenis partisipan dan berbagai
kepentingannya. Penelitian telah mengidentifikasi setidaknya terdapat tiga model
e-communities, yakni e-marketplaces publik atau pasar online tempat terjadinya
jual beli publik; e-marketplaces yang disponsori industri atau pasar online tempat
terjadinya jual beli yang disponsori industri; dan pertukaran pribadi yang kadangkadang disebut sebagai intranet dan ekstranet (de Boer et al. 2001).
E-procurement dalam siklus pengadaan. Gambar di bawah menunjukkan
enam bentuk e-procurement digambarkan dalam proses pengadaan

Masing-masing bentuk dapat dijelaskan sebagai berikut:

E-sourcing mendukung fase spesifikasi; mengidentifikasi pemasok yang dapat
digunakan dalam tahap seleksi.
E-tender mendukung tahap seleksi; itu memfasilitasi REOI dan kegiatan ITB /
RFP, biasanya termasuk dukungan untuk kegiatan analisis dan penilaian.
lelang E-balik mendukung fase kontrak; memungkinkan menutup kesepakatan
dengan pemasok;
E-pemesanan dan berbasis web ERP adalah proses menciptakan dan menyetujui
permintaan resmi pengadaan, menempatkan pesanan pembelian, serta menerima
barang dan jasa memerintahkan, dengan menggunakan sistem perangkat lunak
berbasis di Internet.
E-menginformasikan tidak langsung berhubungan dengan fase dalam proses
pengadaan; itu adalah proses pengumpulan dan penyebaran informasi pengadaan

baik dari dan kepada pihak internal dan eksternal dengan menggunakan teknologi
Internet.

E-sourcing
E-sourcing mendukung fase spesifikasi; dapat digunakan untuk pra-kualifikasi
pemasok dan juga mengidentifikasi pemasok yang dapat digunakan dalam tahap
seleksi. Pemasok manfaat adalah: "pemasaran" dan untuk organisasi membeli
manfaat yang memfasilitasi sumber pemasok.
PBB Pasar Global Place (UNGM www.ungm.org) adalah contoh dari E-sourcing
E-menginformasikan
E-menginformasikan tidak langsung berhubungan dengan tahapan dalam proses
pengadaan; itu adalah proses pengumpulan dan penyebaran informasi pengadaan
baik dari dan kepada pihak internal dan eksternal dengan menggunakan teknologi
Internet
E-tender
E-tender mendukung tahap seleksi dan bertindak sebagai platform komunikasi
antara organisasi pengadaan dan pemasok. Ini mencakup proses tender lengkap
dari REOI melalui ITB / RFP untuk kontrak, biasanya termasuk dukungan untuk
kegiatan analisis dan penilaian; tidak termasuk menutup kesepakatan dengan
pemasok tetapi memfasilitasi sebagian besar dari proses pengadaan taktis. Hasilnya
perlakuan yang sama dari pemasok; proses seleksi yang transparan; pengurangan
(hukum) kesalahan; percobaan audit yang jelas; efisiensi yang lebih dalam proses
pengadaan taktis dan meningkatkan manajemen waktu prosedur tender. Beberapa
organisasi PBB seperti UNDP-IAPSO dan UNHCR telah menggunakan E-tender
dalam perumusan perjanjian jangka panjang untuk kendaraan, tenda, sepeda motor
dan obat-obatan melalui sebuah portal tender di-rumah dikembangkan.
E-lelang
E-melelang mendukung tahapan kontrak. Hal ini memungkinkan penutupan
kesepakatan dengan pemasok jika pihak menyepakati harga. Mereka beroperasi
dengan atas atau ke bawah mekanisme harga misalnya e-lelang dengan mekanisme
harga ke atas untuk organisasi penjualan dan e-terbalik melelang dengan
mekanisme harga ke bawah untuk organisasi membeli. Mereka dapat dibuat sesuai
dengan tradisional ITB / RFP. Mereka berbasis internet menggunakan sistem
terbuka atau tertutup.
E-pemesanan dan berbasis web ERP
E-pemesanan dan berbasis web ERP adalah proses menciptakan dan menyetujui
permintaan resmi pengadaan, menempatkan pesanan pembelian, serta menerima
barang dan jasa memerintahkan, dengan menggunakan sistem perangkat lunak
berbasis di Internet.
Metode e-procurement dapat diorganisasikan dalam empat segmen
1. beli di website sendiri
2 beli di toko penjual
3 beli di bursa
4 beli di situs e-pasar lain

1.1.2 Proses-Proses dalam E-procurement

Baik secara aktual maupun implementasi setiap proses sistem eprocurement meliputi aspek subproses berikut yang ditunjukkan juga dalam bentuk
gambar :

a. Contract Management (Manajemen Kontrak) : mengelola perjanjian komersial

antara pembeli dan pemasok yang berkaitan dengan paket produk dan prosedur
yang harus diadopsi.
b. Catalogue Management (Manajemen katalog) : mengelola produk dan layanan
informasi berbagai pemasok
c. Authorisation (Otorisasi): menetapkan peran, tanggung jawab dan tingkat
otorisasi untuk karyawan dan berolahraga kontrol atas ini (penciptaan 'profil
pengguna')
d. Product Selection (Pemilihan Produk) : memungkinkan pengguna untuk
memilih produk dan dalam beberapa kasus untuk mengkonfigurasi produk atau
jasa
e. Ordering (Pemesanan) : menempatkan pesanan dan bertukar pesan tentang
status pesanan

f. Delivery (Pengiriman) : menggabungkan dan menyampaikan barang,

pelaporan dan pengarsipan status order dan fisik mengelola arus barang dan
jasa.
g. Invoicing & Paying (Pembuatan Faktur dan Pembayaran) : bertukar faktur,
membuat mereka dibayar dan membayar.
h. Technical Management (Manajemen Teknis) : menjaga ketersediaan
infrastruktur e-Procurement, keandalan dan keefektifan menjaga keamanan;
i. Management Reporting (Pelaporan Manajemen) : melaporkan komersial,
material, kinerja logistik dan operasional disampaikan, dan penebangan dan
pelaporan penyimpangan dan keluhan.
Menurut Turban proses E-procurement terbagi menjadi 2 yaitu PrePurchase dan After Purchase Activities dengan aktivitas yang berbeda seperti yang
tertera dalam gambar berikut :

Dalam aktivitas sebelum pembelian (Pre-Purchase Activities) terdapat 5 sub

aktivitas yaitu :
1. Search vendor and products : pencarian vendor dan produk yang dilakukan
oleh perusahaan, aktifitas pencarian ini bisa didapat melalui e-catalogs, brosur,
melalui telepon atau kunjungan.

2.

Qualify vendors : memilih vendor mana yang dapat diajak bekerjama dengan
melakukan riset stabilitas keuangan dan riwayat kredit dari vendor tersebut
3. Select a market mechanism : kemudian perusahaan memilih mekanisme pasar
yang akan disepakati. Dalam subaktivitas ini dapat dilakukan dengan beberapa
macam cara seperti publik, pribadi, pelelangan, barter dan lain sebagainya
4. Compare and negotiate : kemudian perusahaan melakukan negosiasi dan
membandingkan harga, kualitas dari produk yang dimiliki vendor.
5. Make a purchase : kemudian perusahaan akan melakukan pembelian terhadap
produk atau tender yang telah di negosiasikan harganya
Sedangkan dalam aktivitas setelah pembelian (After Purchase Activities) terdapat 3
sub aktivitas yaitu :
1. Initiate a purchase order (PO) : melakukan pemesanan pembelian dengan
mengisi formulir electronik atau formulir berupa kertas.
2. Arrange a pick up or receive (shipment) : kemudian dilakukan pengantaran
pemesanan oleh vendor tersebut termasuk aktivitas pemeriksaan dokumen
pengiriman, penagihan dan kualitas
3. Make payment : dan aktivitas terakhir adalah perusahaan melakukan
pembayaran terhadap vendor, dengan mentransfer sejumlah uang sesuai
dengan total harga pembelian.
Proses dasar e-procurement yang dikemukakan oleh Enporion dan Sourcing
Innovation pada gambar berikut membantu untuk memperjelas letak titik-titik
kunci integrasi antara berbagai komponen dari platform e-procurement, platform
pendamping berupa e-sourcing, dan platform lainnya yang mungkin digunakan
oleh suatu organisasi.

Proses dimulai dengan pembuatan permintaan, yang kemudian diteruskan

pada otorisasi persetujuan jika permintaan untuk pembelian telah habis kontraknya
atau di luar batas pengeluaran pemohon dan diteruskan pada pemesanan pembelian
jika permintaan tersebut berada pada kontrak, RFx atau lelang jika permintaan
tersebut berupa barang atau jasa baru yang tidak terdapat kontrak atau kebijakan
pembeliannya. Permintaan tersebut dapat dibuat dengan bantuan sistem manajemen
katalog sehingga pengguna dapat melakukan penelurusan untuk mengidentifikasi
barang dan jasa dalam permintaan.
Setelah pemesanan pembelian dibuat, proses berhenti sampai pesanan
diterima dan pengguna melakukan goods receipt. Kemudian, faktur yang biasanya
tiba diantara pengiriman dan pengeposan goods receipt diproses dan direkonsiliasi
dengan goods receipt, pemesanan pembelian dan kontrak asli jika diperlukan.
Secara otomatis akan ditandai untuk pembayaran jika faktur tersebut benar dalam
toleransi. Jika tidak, faktur akan masuk antrian untuk diproses manual yang
nantinya dapat ditolak dan dikembalikan ke pemasok, diterima dengan koreksi,
atau diterima dan ditandai untuk pembayaran setelah proses manual tersebut selesai
dilakukan.
Selanjutnya mesin pembayaran secara otomatis akan menjadwalkan kapan
faktur harus dibayar sesuai dengan tanggal yang diutamakan atau memilih sendiri
tanggal pembayaran yang dilakukan oleh ahli anggaran atau manajemen kas
berdasarkan ada tidaknya diskon pembayaran awal, potensi kerugian akibat
fluktuasi mata uang, atau denda keterlambatan pembayaran. Jika faktur berisi satu

atau komponen pajak lebih, rincian akan dikirim ke pelacakan pajak dan modul
reklamasi dalam paket akuntansi. Setelah pembayaran dilakukan, rincian transaksi
lengkap akan ditambahkan ke gudang data yang digunakan untuk metrik generasi,
pelaporan, dan analisis.
Berdasarkan penjelasan proses dasar e-procurement diatas dapat
diidentifikasi poin integrasi internal dan eksternal yang harus diaktifkan oleh endto-end platform e-procurement terintegrasi seperti yang tertera pada gambar x
dimana sistem e-procurement menjadi hub pusat dari arsitektur teknologi rantai
pasokan perusahaan

INTERNAL POIN INTEGRASI:

manajemen Katalog dengan permintaan dan manajemen pemesanan pembelian:
Seorang pengguna harus mampu membuat permintaan dalam sistem manajemen katalog.
pengolahan Faktur dengan pesanan, penerimaan, dan repositori data harga kontrak:
Hal ini diperlukan untuk pencocokan multi-arah dan rekonsiliasi yang tepat.
Pembayaran dengan aturan mesin, faktur, dan repositori data pesanan pembelian:
Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa setiap pembayaran tepat diidentifikasi dan
dibuat untuk jumlah yang benar.
EKSTERNAL POIN INTEGRASI:
manajemen Katalog dengan manajemen kontrak:
Sistem katalog harus dapat manampilkan harga saat ini dan harga setiap saat untuk mengisi
atau memverifikasi harga katalog.
E-Payment dengan piutang, hutang, dan pengolahan pajak:
Integrasi dengan piutang untuk mencatat pengembalian dana dan rabat pembayaran hutang

untuk memudahkan pelacakan oleh bagian pengadaan; integrasi dengan hutang untuk
mencatat pembayaran hutang; dan integrasi dengan sistem pelacakan pajak dan reklamasi
untuk mengisi rincian transaksi yang bersangkutan secara otomatis.
Analisis dan pelaporan dengan manajemen kontrak dan mengeluarkan analisis:
Analisis dan pelaporan dengan manajemen kontrak memungkinkan profesional pengadaan
untuk memiliki visibilitas ke kontrak yang berakhir, dan dengan pengeluaran analisis
memastikan bahwa data selalu segar dan akurat.
Permintaan dan pembelian manajemen pemesanan dengan e-RFX dan e-auction:
Seorang pengguna harus dapat mengekspor data yang diperlukan untuk menghasilkan RFX
atau garis lelang dari permintaan dan kemudian mengimpor data dari FINAL e-RFX atau eauction ke dalam sistem eProcurement dan secara otomatis menghasilkan pesanan pembelian.
manajemen Penerimaan dengan gudang / sistem menerima:
Sistem e-procurement harus dapat menarik penerimaan dari gudang / sistem penerimaan,
bahkan jika itu hanya melalui ekspor / proses impor batch yang sehari-hari

1.1.3 Jenis-Jenis E-procurement

Menurut Neef, Dale (2001),) terdapat tujuh jenis utama dari e-procurement
ada berbagai jenis sistem pengadaan e berbasis di jenis kegiatan yang dilakukan,
perangkat dan teknologi yang digunakan, model bisnis dll :
Web based ERP : membuat dan menyetujui permintaan pembelian,
menempatkan purchase order dan menerima barang dan jasa dengan
menggunakan sistem software berbasiskan teknologi Internet. Sebuah sistem
berbasis perangkat lunak berbasis pada internet dan jaringan teknologi untuk
menghasilkan bahan atau layanan permintaan, menyetujui, menempatkan
pesanan pembelian, penerimaan dan jasa terkait lainnya
e-MRO (Maintenance, Repair and Operating) : Sejenis dengan web-based ERP
terkecuali barang dan jasa yang dipesan adalah persediaan non-produk yang
berkaitan dengan MRO. sistem berbasis perangkat lunak berbasis di internet
dan jaringan teknologi untuk pengadaan barang MRO
e-sourcing : mengidentifikasi supplier baru untuk kategori tertentu dari
keperluan pembelian menggunakan teknologi Internet. penggunaan teknologi
internet untuk mencari pemasok baru bahan atau jasa
e-tendering : mengirimkan permintaan untuk informasi dan harga kepada
supplier dan menerima balasan dari supplier menggunakan teknologi Internet.
proses menggunakan untuk mengirimkan permintaan untuk informasi dan
harga bahan atau jasa kepada pemasok dan mendapatkan respon yang sama
e-reverse auctioning : menggunakan teknologi Internet untuk membeli barang
dan jasa dari supplier yang diketahui atau tidak diketahui jumlahnya.
penggunaan teknologi internet untuk pengadaan barang atau jasa dari pemasok
e-informing : mengumpulkan dan mendistribusikan informasi pembelian dari
dan ke pihak internal dan eksternal menggunakan teknologi Internet.

pertukaran informasi pengadaan terkait antara pihak inter dan eksternal

menggunakan teknologi internet
E-marketsites: Perluasan dari Web berbasis ERP untuk membuka rantai nilai.
Beli masyarakat dapat mengakses pilihan pemasok produk dan layanan,
menambahkan ke shopping cart, membuat permintaan, meminta persetujuan,
terima pesanan pembelian elektronik dan memproses tagihan dengan integrasi
kepada pemasok rantai suplai dan pembeli sistem keuangan.

1.1.4 Manfaat E-Procurement

Partisipan dalam penelitian Aberdeen patokan dilakukan pada tahun 2004 menunjukkan
bahwa e-procurement menghasilkan pengurangan biaya, produktivitas yang lebih tinggi,
dan peningkatan pengeluaran di bawah manajemen. Sederhananya, eProcurement secara
konsisten memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Responden survei
patokan melaporkan peningkatan kepatuhan, pengurangan off-kontrak ("maverick")
pengeluaran, penurunan permintaan-to-order siklus dan biaya, dan persentase dari total
perusahaan menghabiskan bawah manajemen pengadaan.
Contoh praktek terbaik dalam laporan ini telah meraih manfaat ini. Beberapa dari mereka
juga melaporkan manfaat yang mereka anggap paling berharga: Penggunaan sistem eprocurement telah membebaskan manajemen pasokan dan personil lainnya untuk fokus
pada menciptakan nilai bagi perusahaan.
Pengurangan biaya
E-procurement tidak hanya mengurangi biaya transaksi, juga meningkatkan efisiensi
proses dan dapat mengurangi biaya administrasi dan lainnya. Manual (telepon dan fax)
komunikasi dikurangi atau dihilangkan, seperti faktur kertas dan biaya yang terkait.
Produktivitas yang lebih tinggi
Perusahaan-perusahaan yang menerapkan e-procurement laporan bahwa pengadaan,
akuntansi, dan fungsi perusahaan lain yang lebih produktif sekarang daripada dengan
metode pembelian tradisional. Sistem E-procurement memberikan pendekatan standar
untuk meluncurkan proses yang efisien untuk tidak hanya pengadaan tetapi semua
departemen yang terlibat dalam proses transaksi dan keuangan pencatatan.
Potensi eProcurement telah terbukti dalam sejumlah studi (Aberdeen, 2001; Eyholzer dan Hunziker,
2000; Andersen, 2001). Menurut studi ini, eProcurement memungkinkan perusahaan untuk
mendesentralisasikan proses pengadaan operasional dan sentralisasi proses pengadaan strategis sebagai akibat
dari lebih tinggi rantai pasokan transparansi yang disediakan oleh sistem eProcurement. Biasanya, fungsi
pengadaan perusahaan dibagi ke dalam proses strategis dan operasional sejak kegiatan dan prioritas dalam dua
daerah ini sama sekali berbeda (Kaufmann, 1999; Lamming, 1995). Manajemen pemasok, penyatuan
permintaan pembelian dan pengembangan produk pengadaan berorientasi tugas yang biasanya ditugaskan untuk
pengadaan strategis. Sebelum eProcurement, pengadaan strategis sering harus berurusan dengan pekerjaan rutin
administrasi juga, seperti transaksi individu, mengubah permintaan pembelian ke pesanan pembelian atau
memastikan alokasi yang benar dari faktur diterima. Aspek strategis sering diabaikan dalam proses, dengan
pembeli memiliki sedikit pengaruh atas pilihan pemasok dan produk yang dibeli. Penggunaan teknologi internet
dalam pengadaan ditujukan untuk mewujudkan lebih cepat dan lebih efisien proses pengadaan operasional yang
memotong bagian pembelian dan memungkinkan orang-orang untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas yang lebih
strategis (Giunipero dan Sawchuk, 2000; lihat Gambar 1). Di eProcurement, pemohon cari langsung dan
memilih produk dalam katalog elektronik yang berwenang dan dinegosiasikan oleh pengadaan strategis di
muka.

manfaat
Manfaat tertentu e-procurement dalam sektor publik dianggap termasuk lebih besar
transparansi dalam pengadaan melalui penerbitan elektronik dari pemberitahuan tender dan
penghargaan kontrak.
Hal ini pada gilirannya cenderung meningkatkan akuntabilitas dan mengurangi kasus korupsi.
Ketika mengembangkan kasus bisnis untuk mengadopsi atau meningkatkan alat eprocurement, penting untuk menilai manfaat dasar dan biaya yang terkait dengan proses atau
proses yang akan otomatis untuk memahami kemungkinan hasil adopsi atau perangkat eprocurement. Pada intinya, adalah penting untuk memahami apa yang akan berubah dan
bagaimana hal itu akan berubah ketika alat e-procurement dilaksanakan.