Access Pág.

Nº 1

Hacer que Access escriba algo automáticamente

Mis alumn@s de este curso 2009/10, que parece quieren ponérmelo difícil (es
una broma, me encanta que me pregunten y me hagan pensar como hacer las
cosas) me preguntaban hace unos días si era posible que cuando se prestase
un libro, en la base de datos que seguimos como ejemplo, que se pusiese,
automáticamente, la fecha del préstamo, que no es otra que la del día de hoy.
Sí, claro que sí.
Pero como les dije a ell@s, es necesario trabajar con código y les remití a este
blog para su explicación.
Así que vamos con ello.

Partamos de la base de que nosotr@s, para aprender a manejar Access lo

hacemos tomando como ejemplo la Biblioteca de nuestro Instituto el IES Nº 5
de Avilés (Principado de Asturias) (España – que también hay personas de
otros países que nos leen-.)
En ella, tenemos, entre otros, un formulario denominado “PRESTAMOS”, en el
que, presentándosenos los libros que tenemos en la Biblioteca, gestionamos su
préstamo.
El formulario es el siguiente:

Pues bien, la cuestión que me plantearon es:

¿Cómo hacer que cuando prestemos un libro, el campo “FECHA DE
PRÉSTAMO” se actualice y nos ponga la fecha de hoy?

Veamos.
Lo primero que me plantee para resolverlo fue en que campo debería escribirse
para que la fecha de préstamo se pusiera sola.
Me pareció más apropiado que fuese el campo “RETIRADO POR”, aunque
podría haber sido sobre “PRESTADO”.
Y así lo explico.

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 Access Pág. Nº 2

Como es lógico, una vez abierto el formulario, y para poder hacer cualquier
modificación en su diseño, debemos activar la opción “Vista Diseño”

Como nosotros el campo que queremos que cambie es “FECHA DE

PRÉSTAMO”, lo primero que hacemos es comprobar el nombre exacto que
tiene, así nos evitamos errores.
En nuestro caso:
FECHA_DE_PRÉSTAMO
Lo verás marcado en la siguiente imagen.

En segundo lugar, ahora vamos a actuar sobre el campo “RETIRADO POR”,

para ello, teniéndolo seleccionado, botón secundario y Propiedades, ficha
Eventos.
Buscamos la entrada “Al cambiar”, accediendo a su evento mediante el botón
, tal y como muestra la siguiente imagen.

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 Access Pág. Nº 3

En la ventana que nos aparece, seleccionaremos “Generador de código” y

“Aceptar”.

Deberás escribir el siguiente código:

FECHA_DE_PRÉSTAMO. Value = Now ()
Quedándonos así:

Antes de ver el resultado de nuestra operación, es conveniente que,

seleccionando de nuevo el campo “FECHA_DE_PRÉSTAMO”, botón
secundario, Propiedades y ficha Formato, en Formato le indiquemos “Fecha
corta”, tal y como nos muestra la siguiente imagen.

Guardemos ahora todos los cambios realizados y volvamos a ver nuestro

formulario “PRESTAMOS” en modo Vista Formulario.

Pues bien, ahora te queda a ti comprobar el resultado. Para ello sólo deberás
escribir en el campo “Retirado por” y verás como la Fecha de préstamo se
actualiza al día de la fecha.

Espero haberme explicado bien, y sobre todo, te sea útil.

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