Bahagian 5 Kepentingan Perancangan

Filed under: Fakulti Pengurusan Leave a comment

January 3, 2014
Oleh : Hj. Mohammad Fauzi
Di dalam buku yang sama, Azman Che Omar menggariskan kepentingan perancangan
sebagaimana yang dipetik secara verbatim seperti butiran berikut:

Menjadi landasan untuk organisasi bergerak.

Semua ahli tahu apa yang patut disumbangkan untuk mencapai objektif/
matlamat organisasi.
Dijadikan rujukan untuk memudahkan pengurus menilai pencapaian sebenar
jabatan masing-masing.
Dijadikan rujukan untuk membentuk langkah-langkah pembetulan sekiranya
terdapat pelan perlaksanaan yang di dapati melencong dari rancangan asal
organisasi.
Perancangan menjadi asas kepada sistem kawalan dalam organisasi.
Memudahkan pihak pengurusan membuat pilihan dan keputusan.
Dapat menyelesaikan kekeliruan dan melicinkan penyelarasan perlaksanaan
tindakan.
Membantu organisasi mengenalpasti persaingan dan peluang dalam pasaran.
Mengurangkan risiko kegagalan kerana analisis yang baik semasa proses
perancangan digubal.
Dapat mengurangkan risiko pelaksanaan kerja berulang kali yang merugikan
kos, masa dan sumber.
Membantu pengurus membuat keputusan yang tepat.
Membudayakan pengurus dan warga organisasi untuk melihat jauh kehadapan.

Manakala melalui bukunya Pengurusan Terkini Wan Azmi Ramli menyatakan bahawa
sesebuah organisasi yang mempunyai arah, tujuan dan matlamat yang jelas akan
memudahkan semua pihak menggembling tindakan untuk berusaha mencapainya.
Malah dengan maklumat-maklumat dan data-data yang dikumpulkan semasa proses
perancangan, akan memudahkan pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk
mengenalpasti peluang-peluang dan bidang baru yang boleh diterokai di masa hadapan.
Selain daripada itu proses perancangan dilihat oleh Wan Azmi Ramli sebagai faktor
yang menjadikan keputusan-keputusan dapat diselaraskan dan disatukan oleh semua
pembuat keputusan dipelbagai peringkat dalam organisasi.
Wan Azmi Ramli juga berpandangan bahawa pelan perancangan boleh dijadikan
sebagai asas untuk memudahkan pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk membuat
penilaian dan mengukur prestasi keseluruhan organisasi.

Pada masa yang sama Jaafar Muhammad, Mohd Hizam Hanafiah dan Zafir Mohd
Makbul melalui buku mereka Pengantar Pengurusan proses perancangan mempunyai
kepentingannya yang tersendiri sebagaimana huraian berikut:
Pertama Tumpuan & Kelenturan
Proses perancangan jika diuruskan dengan baik dapat membantu organisasi mencapai
prestasi yang lebih baik kerana:
Perancangan adalah adalah proses yang berorientasikan hasil dan membantu
mewujudkan gerakkerja untuk mencapai prestasi tertinggi di dalam organisasi
Proses perancangan dapat membantu pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk
memastikan perkara yang paling utama mendapat perhatian terlebih dahulu.
Perangkaan pelan perancangan membolehkan pelbagai jenis sumber disusun dan
diagihkan ke seluruh organsasi.

Proses perancangan membolehkan organisasi mengenalpasti masalah dan

merangka cara untuk menghadapinya.

Kedua Meningkatkan penyelarasan

Perancangan disusun dan diatur bertujuan untuk mencapai sesuatu sasaran. Malah
penetapan sasaran adalah langkah pertama, sebelum perancangan dirangka. Matlamat
yang ditetapkan mencerminkan pengisian sebenar visi dan misi organisasi. Matlamat
memudahkan semua pihak dalam organisasi memahami apakah yang ingin dicapai oleh
organisasi berkenaan. Pemahaman sebegini penting, kerana semua tindakan yang
disusun akan menjurus kepada pencapaian matlamat ini.
Matlamat ini merupakan rangka arah tuju seluruh organisasi. Matlamat ini adalah tiangtiang yang perlu dibina oleh seluruh warga organisasi untuk menopang bumbung visi
dan misi organisasi. Matlamat merupakan masterplan kepada organisasi. Perancangan
merupakan blue-print untuk merealisasikannya. Tanpa perancangan, seluruh organisasi
hilang arah panduan. Tanpa perancangan, segala arahan kerja tidak mempunyai
rohnya yang tersendiri.

Ketiga Pengurusan Masa

Menurut Jaafar Muhammad, Mohd Hizam Hanafiah dan Zafir Mohd Makbul,
perancangan yang diuruskan dengan baik akan dapat membantu organisasi mengurus
masanya dengan baik. Mereka turut menggariskan beberapa panduan dalam
pengurusan masa seperti berikut :

Berkata tidak pada pengurusan yang tidak mustahak

Jangan terperangkap dalamrutin organisasi.

Wujudkan cara menapis panggilan telefon yang diterima
Jangan habiskan masa yang panjang dengan mereka yang tiada temujanji.
Buat senarai keutamaan untuk tugas mengikut kepentingan dan keperluan.
Laksanakan tugas mengikut apa yang dirancangkan.

Keempat Memperbaiki Kawalan

Langkah-langkah dan tindakan perlaksanaan wujud hasil dari outcome perancangan.
Setiap langkah dan tindakan perlaksanaan akan melalui proses pemantauan. Proses
pemantauan ini merupakan salah satu dari mekanisme kawalan yang amat berkesan.
Tujuan pemantauan amat mudah, ia diwujudkan agar tindakan dilaksanakan mengikut
perancangan dan hasilnya tidak tersasar dari matlamat yang telah digariskan.
Pemantauan memudahkan pengurus mengukur perkembangan tindakan perlaksanaan.
Malah pemantauan memudahkan pasukan pelaksana mengesan sekiranya terdapat
kesilapan dan seterusnya tindakan pembetulan dapat segera dilancarkan.
Perancangan juga memudahkan pihak pelaksana mengawal sumber bagi mengelakkan
sumber yang diagihkan tidak mencukupi atau berlebihan. Perancangan juga membantu
melicinkan proses kawalan kualiti out-put organisasi dengan mekanisme kawalan kualiti
yang tersusun dan sistematik.

Kepentingan perancangan yang lain adalah seperti berikut:1. Perancangan membantu organisasi mengekalkan kesinambungan.
Organisasi mampu bertahan jika ada usaha untuk mempertahankannya. Jadi timbul
pertanyaan di hati warga organisasi. Mempertahankan organisasi untuk apa? Persoalan
ini akan membawa warganya kepada tujuan sebenar organisasi ditubuhkan. Visi dan
misi dirangka dengan gabungan perkataan yang anggun, mencerminkan kepada semua
pihak, mengapa organiasi ditubuhkan. Matlamat dirangka bagi menggambarkan, dengan
terpenuhnya setiap satu matlamat, meneguhkan organisasi itu.
Tindakan perlaksanaan bagi setiap satu matlamat, memberi gambaran kepada
warganya bahawa usaha menjayakan bererti memberikan nafas kepada organisasi
untuk terus hidup. Nadi kepada semua ini adalah perancangan. Organisasi bergantung
kepada sejauhmana kemampuan dan kebijakan warganya untuk merancang dan
melaksanakan tindakan bagi meneruskan kesinambungannya.

2. Perancangan membantu organisasi menangani risiko.

Apa jua bidang mempunyai risiko yang tersendiri. Risiko wujud dalam pelbagai bentuk.
Risiko membentuk pelbagai halangan kepada organisasi dan warganya. Namun
kebanyakan risiko boleh diduga bentuknya dan boleh diramal sejauh mana ia
meninggalkan kesan negatif kepada organisasi. Namun ramalan dan dugaan ini tidak
mempunyai apa-apa makna sekiranya organisasi tidak bertindak merancang apa-apa
untuk menghadapinya.
Bergantung kepada kreativiti CEO dan pembuat keputusan organisasi untuk
memutuskan pendekatan terbaik untuk menangani setiap risiko. Ada risiko yang boleh
dielakkan sekadar berhati-hati dengan perkembangannya, ada pula yang terpaksa
ditangani secara berhadapan dan perlu dihapuskan dan ada risiko yang sekadar perlu
dikurangkan momentumnya sahaja. Dengan perancangan, organisasi dan warganya
dapat menangani risiko dengan berkesan. Perancangan melicinkan proses
penyelarasan

3.

Perancangan
pembaziran

membantu

mengoptimumkan

sumber

dan

mengelakkan

Setiap organisasi mempunyai kekuatan dan sumbernya yang tersendiri. Sumber

terdapat dalam pelbagai bentuk. Ada sumber berbentuk struktur kewangan yang kukuh,
ada yang berbentuk aset & material, ada yang mempunyai sumber tenaga kerja yang
komited, terlatih dan pakar, ada pula yang berpaksikan kepada keunikan produk
keluaran, ada yang bergantung kepada jaringan pembekal dan pasaran yang
mempunyai persefahaman yang organisasi.
Perancangan dapat memberikan panduan kepada pihak pelaksana untuk menggunakan
sumber dalam kuantiti dan jumlah yang sesuai. Dengan adanya perancangan pihak
pelaksana dapat memanipulasikan sumber seoptimum mungkin mengikut kadar yang
ditetapkan. Malah dengan adanya perancangan yang teratur, sumber yang pelbagai ini
dapat diagihkan secara saksama berdasarkan keperluan disetiap bahagian dan unit.
Perancangan dapat mengelakkan sumber dari diagihkan ke tempat yang tidak
memerlukan. Pembaziran dapat dilelakkan.
Dengan perancangan juga, tumpuan dapat diberikan kepada usaha untuk mendapatkan
sumber yang kritikal dari luar. Sumber dalaman yang sedia ada dalam organisasi pula
boleh dirancang untuk dikekalkan dan diperkembangkan. Pembaziran sekali lagi dapat
dielakkan, dengan mengurangkan aliran tunai keluar dari organisasi untuk memperolehi
sumber yang tidak perlu.

4. Organisasi yang teratur perancangannya dapat mewujudkan keyakinan pihak

berkepentingan (pemegang taruh).
Setiap organisasi tidak dapat memisahkan dirinya dari pihak-pihak yang berkepentingan.
Pihak berkepentingan ini terdapat di dalam dan diluar organisasi. Pemilik organisasi,
pelabur, pemegang saham dan pekerja adalah pihak berkepentingan yang berada
dalam organisasi. Manakala pembekal, pembeli, institusi kewangan yang memberi

pinjaman, ejen, organisasi yang bersekutu dan orang ramai merupakan pihak luar yang
mempunyai kepentingan.
Semua pihak yang berkepentingan ini harus diberikan keyakinan terhadap kemampuan
organisasi untuk bertahan dalam persaingan. Mereka harus diberikan keyakinan
bahawa organisasi ini mampu berdepan dengan apa jua jenis cabaran, dan mampu
mengharungi sebarang perubahan. Apa jua usaha untuk meyakinkan pihak-pihak
berkepentingan, akan menjadi sia-sia jika organisasi gagal merancangkan tindakantindakan yang sesuai untuk mencapai matlamatnya untuk meningkatkan keyakinan
pihak-pihak berkepentingan ini.
Adalah menjadi satu kebiasaan, organisasi yang jelas perancangan dan hala tujunya
lebih meyakinkan daripada organisasi yang tiada hala tujuan dan perancangan yang
jelas.

5. Perancangan yang teratur mewujudkan persaingan yang sihat.

Organisasi yang mempunyai perancangan yang teratur, lebih tersusun dan
memudahkan urusan dengan pihak luar. Malah pihak luar dari organisasi mempunyai
maklumat yang jelas tentang pelan tindakan dan hala tuju organisasi. Maklumat yang
cukup dan tepat dan mengurangkan prasangka dan andaian buruk pihak luar tentang
organisasi. Mereka lebih mudah berurusan disamping dengan keyakinan dengan
kewibawaan organisasi yang teratur, akan mewujudkan persaingan yang sihat dengan
organisasi.
Selain daripada itu, bahagian-bahagian dan unit dalam organisasi dapat menyusun
rancangan dan pelan tindakan perlaksanaan teratur untuk mencapai matlamat
organisasi. Masing-masing akan berusaha mempamerkan tindakan perlaksanaan yang
tersusun, teratur, paling sistematik dan mampu mencapai objektif dalam tempoh yang
diberikan. Fenomena ini mewujudkan persaingan sihat dalam organisasi itu sendiri.