Administracin

Objetivo

Proporcionar a los participantes los elementos

tericos y prcticos que les permitan
desarrollar su competencia y capacidad en la
rama administrativa y mejorar su desempeo
en el desarrollo de sus funciones, as como
identificar herramientas que les permitan
administrar los recursos en forma eficiente.

Temario

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Conceptos bsicos
Planeacin
Organizacin
Direccin
Control
Caso prctico

Conceptos Bsicos
Eficiencia:
Logro de los objetivos a travs del mnimo
de recursos, "optimizacin de los recursos.
Eficacia:
Cuando se alcanzan los objetivos por
esfuerzo humano fsico y mental.

Conceptos Bsicos
Productividad:
Qu tambin se han combinado y utilizado
los recursos para cumplir con los resultados
esperado.

Productividad = Efectividad / eficiencia

INEFICAZ
No se alcanzan los
Objetivos, pero
no se desperdician
Recursos

EFICAZ
Se alcanzan los
objetivos y se
Utilizan bien
recursos
Se alcanzan los
No se alcanzan los
objetivos , pero
objetivos y se
se
desperdician
desperdician
recursos
recursos
ALCANCE DE LOS OBJETIVOS

INEFICIENTE EFICIENTE

USO DE LOS RECURSOS

Combinaciones de
Eficiencia y eficacia

Administracin

Administrar tus recursos

significa coordinar todos
los
esfuerzos
de
un
determinado grupo. Es
decir, la manera en la
cual se tratan de alcanzar
las metas u objetivos con
la ayuda de todos los
involucrados
en
la
empresa.

Proceso administrativo
Proceso Administrativo
I. Planear

IV
Controlar

II
Organizar

III Dirigir

PLANEACION

Planeacin

La Planeacin es el primer
paso
del
proceso
administrativo y consiste en
decidir las acciones que
deben realizarse en el futuro,
considerando las diferentes
alternativas que llevarn al
empresario a alcanzar sus
objetivos.

Planeacin
En la Planeacin se integran los siguientes elementos:
Misin

Visin
Objetivos
Estrategias
Polticas
Programas

Presupuestos
Procedimientos

Planeacin
Misin
La misin es la razn de ser de la empresa,
proporciona motivacin al interior de la misma y
despierta el inters de los clientes.
Puedes construirla respondiendo las siguientes
preguntas:
Quines somos? = Identidad y legitimidad.
Qu buscamos? = Propsitos.
Por qu lo hacemos? = Valores, principios y
motivaciones.
Para quienes trabajamos? = Clientes.

Planeacin
Visin

Es la idea o conjunto de ideas que se tienen de la

empresa a futuro, permite crear una imagen visual
que seala la direccin hacia la que la empresa
quiere ir. Es el sueo ms preciado a largo plazo.
Recuerda ... "Una Visin de futuro sin accin es
simplemente un sueo. Accin sin Visin de futuro
carece de sentido. Una visin de futuro puesta en
prctica puede cambiar el mundo.

Planeacin
Objetivos

Los objetivos son los resultados que la empresa

desea lograr y pueden ser a corto, mediano y largo
plazo, stos deben ser realistas y alcanzables.

Planeacin
Objetivos
Ejemplos de objetivos:
Corto plazo:

Disminuir
los
retardos
de
los
empleados a partir de esta semana en
un 50%.

Mediano plazo:

Mejorar la entrega de mercanca a

nuestros compradores, pasando de
120 horas a 90 en un plazo no mayor a
tres meses.

Largo plazo:

Llegar a ser una empresa conocida a

nivel nacional en un plazo no mayor
de 3 aos.

Planeacin
Objetivos
Caractersticas de los objetivos
PODER MEDIRSE. Al escribir tus objetivos debes
establecer una forma de medirlos, de otra manera,
cuando quieras evaluar si se cumplieron o no, no
tendrs con qu comparar el resultado obtenido.
CON UN HORIZONTE DE TIEMPO: Se establecen para
un tiempo determinado y de acuerdo a la misin.
SUSCEPTIBLES DE REALIZAR: Qu sean congruentes
con las capacidades de la empresa
PROPORCIONAN DIRECCION O LINEAS DE ACCION

Planeacin
Estrategias

Las estrategias son las acciones o interpretaciones

de los planes que tiene la empresa teniendo en
cuenta a la competencia.
Por ejemplo:

Lanzar una promocin de invierno para cumplir con

la meta anual de ventas.

Planeacin
Polticas

Las polticas son guas amplias, verbales o escritas,

que le permiten al empresario utilizar su iniciativa y
su juicio en la interpretacin de una norma en
particular.
Por ejemplo:
Todos nuestros clientes sin excepcin, debern ser
tratados amablemente y con respeto

Planeacin
Programas

Los programas son planes de actividades

ordenadas para ser cubiertas en determinado
periodo de tiempo.
Por ejemplo:

Cmo llevar a cabo las ventas, en que tiempo, en

donde, etc.

Planeacin
Presupuestos

El destinar un presupuesto permite al empresario

saber con qu cantidad de dinero cuenta para
llevar a cabo una actividad.

Planeacin
Procedimientos

Es una secuencia de actividades perfectamente

relacionadas que observan un orden cronolgico.
Es decir, la secuencia de pasos de cmo se van a
llevar a cabo las actividades que la empresa
realiza.

Planeacin

Es importante que cuentes con todos los

elementos de la Planeacin en el Proceso
Administrativo, ello orientar tus acciones,
sabrs hacia dnde vas.

ORGANIZACIN

Organizacin

Este es el segundo paso del

Proceso Administrativo, consiste
en agrupar y ordenar las
actividades necesarias para
alcanzar
los
objetivos
establecidos.
Se asignan funciones, autoridad,
responsabilidad y jerarqua as
como el establecimiento de las
relaciones que entre ellas debe
existir.

Organizacin
En la Organizacin se integran los siguientes elementos:
Divisin del trabajo

Descripcin de funciones
Departamentalizacin
Coordinacin

Organizacin
Divisin del Trabajo

Significa repartir el trabajo y determinar las

funciones de cada puesto con el fin de realizar
cada actividad con la mayor precisin y eficiencia.
Ejemplo: Rodriga se encargar de la limpieza;
mientras que Manuel se dedicar a entregar
mercanca.

Organizacin
Descripcin de funciones
Consiste en sealar las actividades que cada
empleado debe realizar, esto con el fin de no
duplicar trabajo y que cada uno sepa exactamente
lo que tiene de hacer.
Ejemplo:
Rodriga tiene entre sus funciones asear el local de
ventas y la oficina; mientras que Manuel entrega
mercanca y se encarga del aseo de su unidad
vehicular.

Organizacin
Departamentalizacin
Se refiere a la divisin y agrupamiento de las
funciones y actividades en unidades especficas,
con base en su similitud. Es decir, reunir a los
empleados cuyas tareas estn relacionadas entre
s.
Ejemplo:

Reunir a los vendedores con los de telemarketing

(ventas por telfono) en el mismo departamento.

Organizacin
Departamentalizacin
Qu es un organigrama?
Un
organigrama
es
la
representacin grfica de la
estructura orgnica de una
empresa o de una de sus reas
o unidades administrativas, en
la
que
se
muestran
las
relaciones que guardan entre s
los rganos que la componen.

Organizacin

Cul es el objeto
organigramas?

de

los

Son el instrumento idneo para

plasmar y transmitir en forma
grfica
y
objetiva
la
composicin
de
una
organizacin.

Organizacin

Criterios para preparar un Organigrama

1) Precisin: las unidades administrativas y sus
relaciones e interrelaciones deben establecerse
con exactitud.
2) Sencillez: deben ser lo ms simple posible, para
representar la (s) estructura (s) en forma clara y
comprensible.
3) Uniformidad: en su diseo es conveniente
homogeneizar el empleo de nomenclatura,
lneas, figuras y composicin para facilitar su
interpretacin.

Organizacin

Criterios para preparar un Organigrama

4) Presentacin: su acceso depende en gran
medida de su formato y estructura, por lo que
deben
prepararse
complementando
tanto
criterios tcnicos como de servicio, en funcin de
su objeto.
5) Vigencia: Para conservar su validez, deben
mantenerse actualizados. Es recomendable que
en el margen inferior derecho se anote el nombre
de la unidad responsable de su preparacin, as
como la fecha de autorizacin.

Organizacin
Coordinacin
Esto implica lograr la unidad de esfuerzos, es decir,
que las funciones y los resultados se desarrollen,
interrelacionen y sincronicen con facilidad.

Por ejemplo:
Carlos el empresario, continuamente verificar que
el trabajo del rea de Produccin est sincronizado
con los pedidos solicitados por los vendedores.

Organizacin
Como te habrs dado cuenta la organizacin es
indispensable para el ptimo funcionamiento de tu
empresa.

a) La asignacin por escrito de las actividades de

tus empleados te ayudar a optimizar el trabajo,
pues cada uno sabr exactamente lo que tiene
que hacer, evitando as la duplicacin de
funciones.
b) El otorgar a tus trabajadores la capacidad de
decidir para cumplir con sus obligaciones te
descargar de ciertas actividades y a ellos les
dar la certeza de que confas en sus
capacidades.

Organizacin
Como te habrs dado cuenta la organizacin es
indispensable para el ptimo funcionamiento de tu
empresa.

c) Para que un empleado realice bien su trabajo es

necesario que conozca qu debe de hacer y
cmo lo tiene que hacer, para ello dale a
conocer el procedimiento que debe seguir.
d) Al asignar las actividades y responsabilidades es
necesario darle a tus empleados los recursos
necesarios para realizarlas, de lo contrario por
ms disposicin que ellos demuestren, el trabajo
no se desarrollar adecuadamente.

Organizacin
Como te habrs dado cuenta la organizacin es
indispensable para el ptimo funcionamiento de tu
empresa.

e) Debes organizar y asignar todas las actividades

y responsabilidades de tal manera que ninguno
est sobrecargado de trabajo mientras otros
estn desocupados, para ello requieres disear
un organigrama, es decir, un esquema donde se
defina la estructura de tu empresa.
f)

Debes eliminar los "cuellos de botella" en tu

empresa, esto lo logrars identificando aqullas
partes donde se acumulan piezas o informacin
necesaria para continuar con un proceso.

Organizacin
Como te habrs dado cuenta la organizacin es
indispensable para el ptimo funcionamiento de tu
empresa.

g) Es necesario que cuentes con un espacio para

las labores administrativas donde tu informacin
se encuentre ordenada, clasificada y archivada
y desde donde puedas darte el tiempo y
espacio para organizar y coordinar.

DIRECCIN

Direccin

Este tercer paso del Proceso

Administrativo consiste en la
ejecucin de los planes de
acuerdo
con
la
estructura
organizacional u organigrama,
mediante la gua de los esfuerzos
de los empleados a travs de la
motivacin,
comunicacin
y
supervisin.

Direccin
Veamos cada uno de sus componentes.
Toma de decisiones

Motivacin
Comunicacin
Supervisin

Direccin
Toma de decisiones
Es la capacidad de detectar problemas, encontrar
la mejor solucin y ejecutarla.
Por ejemplo:

Mnica no saba porque no venda como lo haba

programado, despus de investigar los motivos, se
dio cuenta de que uno de sus vendedores no
trabajaba las 8 horas diarias, as que tom la mejor
decisin ...

Direccin
Motivacin
Consiste en conocer las necesidades de un
trabajador y ayudarlo a satisfacerlas para que se
sienta con ganas de trabajar, implica impulsarlo a
hacer las cosas y hacerlas bien.
Por ejemplo:
Miguel otorga un bono quincenal a sus mejores
vendedores.

Direccin
Comunicacin
Se refiere a la transmisin de informacin, ideas,
conocimientos o emociones, propiciando el
entendimiento entre una persona y otra, aspecto
importante si se quieren alcanzar los objetivos de
manera conjunta.
Ejemplo:
Carlos compr unos radiocalizadores para
mantener una comunicacin constante y directa
con los vendedores y entre ellos tambin pueden
hacerlo si es necesario.

Direccin
Supervisin
Consiste en el apoyo y gua que el empresario debe
brindar a sus empleados, de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente.
Ejemplo:
El dueo de una cocina econmica continuamente
verifica que sus empleadas preparen los alimentos
como deben de ser, que no les falten ingredientes,
que cumplan con las normas de higiene
establecidas, etc.

Direccin
Como te habrs dado cuenta la Direccin en una
empresa
es
indispensable
para
su
buen
funcionamiento.
a) Es necesario que para corregir problemas sigas
el proceso de toma de decisiones, desde la
definicin del problema hasta la eleccin de la
mejor alternativa de solucin, sigue estas
recomendaciones para llevarlo a la prctica.

Direccin
Como te habrs dado cuenta la Direccin en una
empresa
es
indispensable
para
su
buen
funcionamiento.
b) Debes de considerar la opinin de tus
trabajadores para tomar algunas decisiones, ten
presente que el objetivo es mejorar en el trabajo
y ellos son parte importante del buen desarrollo
de tu empresa. Fomenta el trabajo en equipo!

Direccin
Como te habrs dado cuenta la Direccin en una
empresa
es
indispensable
para
su
buen
funcionamiento.
c) Debes de contar con toda la informacin
necesaria para tomar decisiones oportunas en tu
empresa, para ello pregunta, observa, mantente
atento a todo lo que sucede en tu empresa.
Utiliza medios escritos como carteles, avisos etc.
Intenta mejorar la comunicacin con tus
trabajadores de manera permanente.

Direccin
Como te habrs dado cuenta la Direccin en una
empresa
es
indispensable
para
su
buen
funcionamiento.
d) Si necesitas mejorar el funcionamiento de tu
empresa entonces debes motivar a tu personal
para que desempeen mejor su trabajo. La
motivacin
se
encuentra
ntimamente
relacionada con la satisfaccin de necesidades,
si logras satisfacer algunas de stas, los
empleados se encontrarn motivados.

Direccin
Como te habrs dado cuenta la Direccin en una
empresa
es
indispensable
para
su
buen
funcionamiento.
e) Debes supervisar constantemente el trabajo de
los dems, verificar que cumplan tus rdenes y
apoyarlos cuando tienen dificultades, para que
en forma conjunta solucionen el problema. Para
ello realiza juntas de trabajo, reuniones o plticas
para dar instrucciones, atender quejas y/o dar
rdenes; y cuando se presenten conflictos,
debes de intervenir para que se solucionen
oportunamente.

Direccin

La Direccin es importante en el Proceso

Administrativo pues te permitir apoyar a tus
empleados cuando lo necesiten, pero tambin
corregirlos cuando se requiera, para ello se
necesita dominar el arte de dirigir.
Esto no significa mandar para que te obedezcan,
sino inspirar, convencer y persuadir a tus empleados
para que den su mejor esfuerzo en beneficio de
todos.

CONTROL

Control

Este cuarto y ltimo paso del

Proceso Administrativo se refiere
la accin de medir los resultados
actuales en comparacin con los
programados, diagnosticando y
analizando las posibles causas de
las diferencias entre los resultados
programados y los obtenidos e
implementando
medidas
correctivas.

Control

Este paso es muy importante pues

debe realizarse en todos y cada
uno de los pasos anteriores del
Proceso Administrativo, es decir,
debes establecer controles para
medir los resultados de la
Planeacin, la Direccin y la
Organizacin.

Control
Veamos cada uno de sus componentes.
Establecimiento de
estndares

Medicin de resultados
Acciones correctivas
Retroalimentacin

Control
Establecimiento de estndares
Un estndar puede ser definido como una unidad
de medida que sirve como modelo, gua o patrn
con base en la cual se controla algo.

Ejemplo:
Pedro ha definido que para el rea de Produccin
el estndar ser la fabricacin de 500 piezas al mes.

Control
Medicin de resultados
Consiste
en
comprobar
si
programados fueron alcanzados.

los

resultados

Por ejemplo:

Pedro estableci que su venta mensual seria de 20

kilos y al hacer una medicin de resultados se dio
cuenta que vendi slo 10.

Control
Acciones correctivas
Se refiere a la implementacin de medidas que
corrijan las fallas o errores que no permitieron llegar
a la meta.

Por ejemplo:
Pedro se dio cuenta que no vendi los 20 kilos por
qu no expuso la mercanca en el mostrador, su
accin correctiva ser: mostrar sus productos.

Control
Retroalimentacin
A travs de la retroalimentacin, se obtiene
informacin que permite ajustar los procedimientos
en caso de no haber obtenido los resultados
programados, de la calidad de la informacin
obtenida por este medio depender el grado y
rapidez con que mejore el funcionamiento de la
empresa.

Control

Como te habrs dado cuenta el control es

indispensable para el funcionamiento y desarrollo
de tu empresa.
a) Necesitas establecer estndares, medidas o
normas para obtener informacin que te sirva de
base para controlar tus resultados, as como
llevar por escrito los registros de los resultados
de tus operaciones.

Control

Como te habrs dado cuenta el control es

indispensable para el funcionamiento y desarrollo
de tu empresa.
b) Necesitas medir y comparar los resultados
obtenidos contra los programados y al detectar
diferencias debers implementar medidas de
correccin.

Control

Como te habrs dado cuenta el control es

indispensable para el funcionamiento y desarrollo
de tu empresa.
c) Una vez identificadas las causas de estas
diferencias procura corregirlas para que no se
vuelvan
a
repetir
aplicando
medidas
correctivas, para ello, pide informes a tus
trabajadores, as obtendrs informacin que te
servir para poder implementar un buen sistema
de control.

Control

Como te habrs dado cuenta el control es

indispensable para el funcionamiento y desarrollo
de tu empresa.
d) Relaciona lo planeado, organizado y dirigido
utilizando un sistema de control, tomando en
cuenta la retroalimentacin para tu nueva
Planeacin.

Control

Actividad
Escuchas las instrucciones del instructor, realiza la
dinmica el Gato Tridimensional participa y
comparte tu experiencia con tus compaeros de
grupo

Bibliografa

Actividad Koontz, Harold (1994. Administracin

una perspectiva global. (10 ed.) Mxico:
McGraw - Hill Interamericana de Mxico, S.A.
Robbins, Stephen P. (1994. Administracin teora y
prctica. (4 ed.) Mxico: Prentice - Hall
Hispanoamericana, S.A.

Werther, William B. (1995. Administracin de

personal y recursos humanos. (4 ed.) Mxico:
McGraw - Hill Interamericana de Mxico, S.A.

Administracin