LAPORAN AUDIT DALAMAN 5S

KOLEJ KEMAHIRAN TINGGI

MARA PETALING JAYA

JULAI 2015

UNIT AUDIT
Disediakan Oleh :
HASMAH BINTI SETIA
Ketua Audit 5S

KANDUNGAN :
BIL

PERKARA

HALAMAN

1.0

Pendahuluan

2.0

Jawatankuasa Audit Dalaman 5S

3.0

Garis Panduan Ketua Zon

4.0

Kaedah Perlaksanaan Audit

4-5

5.0

Laporan Audit

5-9

6.0

Cadangan Penambahbaikan

7.0

Rumusan

10- 11
12

1.0. Pendahuluan
1.1

Amalan 5S ini telah diamalkan di KKTM Petaling Jaya bemula

tahun 2009 telah terbukti pencapaiannya dengan penganugerahan
sijil 5S daripada MPC pada awal tahun 2010, 2011, 2012, 2013 dan
2014.

1.2

Objektif utama program ini ialah :a)

b)
c)
d)

1.3

Sasaran dari program 5S ini dilaksanakan di KKTM Petaling Jaya ialah

:a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

2.0

Membina budaya kaizen di tempat kerja

Membina kerjasama melalui penyertaan semua
Membina amalan kepimpinan pengurus dan penyelia
Meningkatkan infrastruktur untuk melaksanakan program kaizen
yang lebih berkesan

Kakitangan dapat meningkatkan kecekapan bekerja

Bekerja dalam satu kumpulan
Kakitangan dapat menyumbang idea yang bernas dan baru
Melahirkan semangat kekeluargaan
Taat, setia dan jujur kepada MARA
Bersopan-santun
Bertanggungjawab
Seronok bekerja dan bangga dengan organisasi.

Jawatankuasa Audit Dalaman 5S

2.1

Jawatankuasa ini ditubuhkan pada 2009 sehingga 2015.

Juruaudit ini terdiri daripada kakitangan KKTM Petaling Jaya
yang dilantik iaitu :Pn. Hasmah bt Setia
Cik Norazuin Binti Md Ayob
En. Ali Nordin bin Ismail
En. Muhamad Fauzi bin Mohd Lazim
En. Noran Zahrine Bin Zainal
En. Syahrul Azhan Bin Saidin
Cik. Najwa Binti

Ketua Audit
Setiausaha/ Juruaudit
Ahli/ Juruaudit
Ahli/ Juruaudit
Ahli Juruaudit
Ahli Juruaudit
Ahli Juruaudit

3.0

Garis Panduan Ketua Zon.

Setiap ketua Zon telah diberi garis panduan iaitu :
a) Keperluan utama perlaksanaan 5S
b) Senarai semak (checklist) mengikut zon dan
c) Jadual perlaksanaan audit 5S

4.0 Kaedah Perlaksanaan Audit

4.1 Kaedah
perlaksanaan audit terdiri daripda beberapa tahap
dalam kesedaran amalan 5S yang terdiri daripada:-

4.2

4.1.1 Pengetahuan
(knowledge)

Dapat maklumat, fakta, tahu teori, kesedaran awal

4.1.2 Kefahaman
(understanding)

Kefahaman bagaimana hubungkait antara perkara /

isu

4.1.3 Kemahiran
(skills)

Kebolehan untuk pembangunan diri melalui amali /

praktikal

4.1.4 Tingkahlaku
(behaviour)

Aplikasi melalui kerja seharian

4.1.5 Sikap
(attitudes)

Mengadaptasi
pemikiran
hasil
membentuk sikap baru yang lebih baik

4.1.6 Nilai Pengh

(values)

penghayatan kesedaran dan kepercayaan

pengalaman,

Dalam menjalankan program 5S tahun 2015 ini, pihak audit telah membuat
perancangan bagi tempoh masa setahun. Audit dilaksanakan dua kali
dalam setahun. Perlaksanaan audit ini adalah secara keseluruhan. Ini
disebabkan bilangan ahli jawatan kuasa yang tidak mencukupi. Audit
keseluruhan telah dijalankan pada bulan Julai dan Disember 2015.

4.3

Bagi memudahkan Juruaudit Juruaudit 5S melaksanakan tugasnya,

mereka telah diberikan senarai semak (checklist) bagi setiap zon yang
telah ditetapkan. Setiap zon akan dinilai oleh 1 atau 2 orang Juruaudit.Ini
bergantung kepada bilangan sub zon. Senarai juruaudit adalah seperti di
bawah:-

KUMP.

5.0

NAMA JURUAUDIT 5S

LOKASI ZON
PEMANTAUAN
A

En. Ali Nordin Bin Ismail

Cik Najwa

En. Syahrul Azhan

Cik Norazuin

En. Noran Zahrine

En. Fauzi & Pn.Hasmah

Laporan Audit
5.1 Daripada pemerhatian dan tinjauan dibuat didapati semua zon telah
melaksanakan tugas dengan menggunakan kreativiti masing - masing.
5.2 Pemantauan juruaudit dalaman KKTM Petaling Jaya telah ditetapkan pada 26
Mei hingga 5 Jun 2015. Zon-zon yang dilawati oleh juruaudit masing- masing
dijadualkan mengikut masa dan lokasi tertentu seperti yang ditunjukkan
dalam jadual. Daripada pemantauan yang dibuat keputusan yang diperolehi
oleh setiap zon adalah seperti di bawah :

5.2.1 KEPUTUSAN UNTUK ZON A

120%
100%
80%
60%
40%
Series1
20%
0%

PERATUS KEPUTUSAN KESELURUHAN ZON A = 78%

5.2.2 KEPUTUSAN UNTUK ZON B

Markah Audit Zon B

100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0

Markah Audit Zon B

PERATUS KEPUTUSAN KESELURUHAN ZON B = 82 %

6

0%

Bilik MPP

Bilik AVA

81

Perpustakaan

80

Bilik Pen. Peg.

75

Bilik Pegawai Media

69.2

Bilik Kaunselor

77.3
82

Stor Kokurikulum

86.7

Stor Sukan

77.3

Bilik Rekacipta &

64

Tandas Perempuan

Tandas Lelaki Tingkat 3

74.8

Tandas Perempuan

Tandas Lelaki Tingkat 2

80

Makmal Komputer 3.05

86.7

Makmal Komputer 2.05

Bilik Kuliah 3.04

Bilik Kuliah 3.03

80

Bilik Kuliah 3.01

Bilik Kuliah 2.04

100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0

Bilik Kuliah 2.03

Bilik Kuliah 2.01

Markah (%)

5.2.3 KEPUTUSAN UNTUK ZON C

Markah Peratusan Kawasan Zon C (26 Mei - 5 Jun 2015)

90 86.4
90
85 87.3

49

Kawasan Zon C

PERATUS KEPUTUSAN KESELURUHAN ZON C = 80 %

5.2.4 KEPUTUSAN UNTUK ZON D

120%

100%

80%

60%

40%

20%

Series1

PERATUS KEPUTUSAN KESELURUHAN ZON D = 87%

5.2.5 KEPUTUSAN UNTUK ZON E

PERATUS KEPUTUSAN KESELURUHAN ZON E = 56%

5.2.6 KEPUTUSAN UNTUK ZON F

PERATUS KEPUTUSAN KESELURUHAN ZON F = 90%

5.3

Peratus keputusan audit secara keseluruhan bagi bulan Julai 2015

untuk setiap zon ialah seperti berikut :

PERATUSAN MENGIKUT ZON AUDIT

100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0

6.0

78

82

80

90

87
56

PERATUS

Cadangan Penambahbaikan
Keadaaan dikebanyakan tempat masih mengamalkan 5s. Walaubagaimana
pun terdapat beberapa perkara yang perlu di tambahbaik mengikut keperluan
zon bagi menampakkan amalan 5s di KKTM petaling Jaya.

6.1

Zon A-:
Lobi 1 Alat kawalan penyaman udara perlu di letak di tempatnya dan soket
outlet yang tertanggal perlu dibaikpulih dengan segera. Papan kenyataan di
bahagian ruang legar kolej tidak diselia dengan baik. Semua memo dan
makluman yang lama perlu disisihkan dan cermin yang tertanggal perlu
dipasang semula. Terdapat dinding terkopek di bahagian bawah sekitar
kaunter pertanyaan di hadapan ruang pejabat dan perlu di baikpulih atau dicat
semula bagi menyembunyikan kesan serpihan dinding. Keadaan di bilik fail
juga amat baik tetapi perlu dialihkan barang-barang yang tidak berkaitan di
bilik fail plastik sampah, kertas-kertas dan sebagainya. Pejabat tersusun baik,
walaubagaimanapun terdapat fail berada ditempat yang tidak sepatutnya.
Terdapat juga barang yang tidak sepatutnya berada disitu, jubin lantai yang
sudah pecah serta wiyer yang terkeluar dari tempatnya.
9

Selain itu, di ruang pantry perlu dibiasakan dengan susun atur yang
kemas dan buang barang-barang yang tidak berkaitan dari ruang ini. Barang
barang dalam stor dalam keadaan tersusun cuma terdapat wayar yang tidak
tersusun bersama selipar dan kasut. Selipar dan kasut perlu disusn di rak
dengan baik. Motosikal perlu di parkir dengan baik mengikut susunan 5s dan
nama pemunya (PIC) perlu dikemaskini semula. Pintu bilik yang rosak perlu
dialihkan daripada pondok pengawal dan wayar-wayar perlu dimasukkan
kedalam gelungan wayar bagi menampakkan kekemasan di bahagan pondok
pengawal. Keadaan di Dewan Serbaguna Zon A peralatan tidak disusun
dengan kemas, terdapat kabel yang tidak disusun dengan baik, peralatan
yang berhabuk dan perlu pencahayaan yang lebih serta sesuai jika dewan ini
digunakan sebagai dewan peperiksaan (Perlu mengamalkan amalan 5S)
6.2

Zon B Bilik pensyarah, t i d a k terdapat apa-apa kerosakan yang

membimbangkan tetapi keadaan di workstation pensyarah agak berselerak
dan perlu di kemas mengikut amalan 5s. Bilik Diskusi, perlu di tambahkan
hiasan agar nampak menarik dan ceria bilik. Boleh juga diletakkan
pewangi bilik. Papan Kenyataan Antara Lecture Theater dan Bilik
Pensyarah, terdapat papan kenyataan yang tiada cermin dan perlu dibaik
pulih. Boleh mohon dengan pihak pengurusan untuk mendapatkan cermin
pada papan kenyataan tersebut. Selain itu info di papan kenyataan ini juga
perlu di update dengan informasi yang terbaru. Info yang lama perlu
disisihkan. Baik pulih siling dengan segera bagi mengelakkan kejadian tidak
diingini berlaku di bilik IV. Siling bocor di bilik bincang dan perlu dibaikpulih.
Wayar-wayar yang berselerak perlu di balut dengan pembalut wayar. Bagi
bilik kokurikulum/bilik sukan perlu dilabelkan alatan yang berada di bilik
tersebut.

6.3

Zon C Semua maklumat di sudut 5s perlu dikemaskini dengan info

terbaru dan perlu disusun dengan baik. Barang-barang yang tidak
berkenaan perlu sisihkan dan tidak perlu dibiarkan di atas lantai kerana ia
boleh menghalang pergerakan di bilik juruteknik. Sampah perlu dibuang
kedalam tong sampah yang disediakan di bilik Etching keana terdapat
sampah di atas meja dan keadaan bilik agak berhabuk dan perlu diselia
dengan baik selepas digunakan. Makmal 0.05 terdapat banyak lantai
tercabut dan menyebabkan keadaan lantai bilik Nampak berselerak dan
tidak kemas. Laporan perlu dibuat kepada pihak pengurusan untuk tindakan
selanjutnya. Makmal 0.06 agak berselerak dan tidak mengamalkan 5s
kerana sampah tidak dibuang dan keadaan bilik berselerak dan berhabuk.
Barang barang perlu dikembalikan ke tempat asal. Berdasarkan
pemantauan audit didapati kebanyakan makmal tidak dijaga dengan baik
dan perlu kepada proses susun sisih dan sapu. Ini kerana terdapat tong
sampah dan kerusi diletakkan diletakkan di atas meja. Keadaan makmal
berhabuk dan wayar berselerak. Apa yang boleh dibauta adalah
memasukkan wayar ke adalam penggulung wayar supaya Nampak lebih
kemas dan teratur.
10

6.4

Zon D Perpustakaan, lampu yang rosak perlulah ditukar. Ganti siling.

Periksa kebocoran. Bilik Komputer PSP, monitor ada tapi CPU tiada.
Monitor yang tidak digunakan diletak di atas meja dan lantai. CPU perlu
dilletakkan segera bagi kegunaan pelajar. Sisih monitor yang tidak
digunakan. Bilik Pegawai Media, pemilik bilik hendaklah mengemas barang
sedikit demi sedikit setiap hari. Bilik Kaunseling, Almari tidak mempunyai
senarai barang/label. Sub Stor, alatan tidak dilabelkan. Tiada ruangan
khas untuk setiap alatan. Buat ruangan untuk setiap alatan dan
dilabelkan. Sudut 5S Zon D, bahagian sebelum dan selepas mungkin baleh
diganti dengan inovasi/ penambahbaikkan.

6.5

Zon E- Perlu ada jadual kutipan sampah bagi mengelak sampah dari
berlebihan. Sampah perlu diasingkan mengikut kategori di tempat
pembuangan sampah. Basikal kanak kanak perlu disisih dan tong sampah
perlu diletak/dialihkan ke tempat asal. Partisyen untuk meletak motosikal
yang menggunakan tape telah usang dan perlu ditukar atau dicat semula.
Signage cara meletak motosikal yang betul perlu di tambah di setiap
bahagian (block parking) Dicadangkan juga agar dapat membuat signage
peringatan seperti pastikan motor anda dikunci / jangan tinggalkan barang
beharga. Label Person In Charge perlu ditukar kerana staff telah berpindah.
Papan kenyataan & panel visi,misi dan matlamat perlu diletak/digantung ke
tempat yang sesuai. Manakala kerusi pula perlu disisih . Perlu diadakan satu
senarai alatan / tarikh pelupusan. Alatan perlu disusun mengikut kategori dan
dilabel di stor pelupusan.
Di sub stor bengkel mekanikal perlu ada fire extinguser dan barang yang tidak
boleh digunakan perlu disisih manakala alatan yang baik dan masih boleh
digunakan perlu disusun dengan baik dan teratur serta dilabel. Sediakan
kunci bagi pintu yang tidak berkunci. Perlu adakan satu senarai jadual
selenggaraan alatan bagi alat yang perlu. Wujudkan ownership bagi setiap
alatan. Di bilik kawalan pula, bilik ini perlu disapu kerana lantainya berhabuk.
Kotak yang terdapat didalam bilik ini perlu disish. Buat label untuk
menunjukkan peralatan yang BAHAYA

6.6

Zon F- Susunan meja perlu diubahsuai kerana terlalu rapat dan sempit.
Perlu disediakan meja buffet untuk meletakkan makanan dan minuman.
Sediakan bekas makanan yang bertutup bagi menjamin kebersihan di
kafeteria dan perlu dimaklumkan kepada pengusaha kafe. SURAU LELAKI
dan wanita amat selesa kerana baru dinaiktaraf. Keadaan asrama perempuan
tingkat empat juga amat selesa dan masih kosong semasa audit dijalankan.
Pemerhatian perlu ditekankan kepada keadaan tandas kerana terdapat paip
yang rosak di tingkat 4 dan 5 asrama perempuan.

11

7.0 Rumusan
Berdasarkan audit keseluruhan ini didapti bahawa Zon Analogue (F) mendapat
markah yang paling tinggi iaitu 90 peratus pengamalan 5s dan markah yang paling
rendah diperolehi oleh zon Mechatronic (E) iaitu 56 peratus. Setiap ahli di setiap A
hingga F perlu meneruskan amalan 5S dengan lebih serius sekiranya persijilan
dibuat untuk kali ke 6. Terdapat beberapa perubahan yang telah dilaksanakan oleh
pihak pengurusan bagi menjadikan KKTM Petaling Jaya sebuah institusi yang
kondusif dan mesra pelanggan. KKTM Petaling Jaya perlu menambahkan lagi
inivasi disamping meneruskan amalan kaizen di setiap zon seiring dengan matlamat
5s yang semakin ke hadapan dan kita tidak perlu lagi menekankan kepada proses
tangging yang seperti yang sedia ada. Semua staf yang KKTM Petaling Jaya perlu
mengekalkan dan amalan sedia ada dan ditambah dengan sedikit penambaikan
mengikut arahan-arahan pihak pengurusan dari masa ke semasa.

Disediakan oleh:

Ketua Audit 5S
Hasmah Binti Setia
KKTM Petaling Jaya

12