MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
- OBJETIVO DEL MANUAL
- COMPONENTE INSTITUCIONAL
Procesos Estratgicos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo
Gestin del Talento Humano
Gestin Financiera
Gestin Administrativa
Gestin Documental
- ESTRUCTURA
- RESPONSABLE
- TERMINOS Y DEFINICIONES
- CONTENIDO
- GENERALIDADES
- CLIENTES DEL INSTITUTO
- MARCO ESTRATEGICO
- MAPA DE PROCESOS
- PLATAFORMA ESTRATEGICA DEL INSTITUTO
Misin
Polticas de Calidad
Objetivos de la Calidad
- INFORMACION DUCUMENTAL
- REVISION DE LA DIRECCION
- SEGUIMIENTO Y MEDICION
- DOCUMENTO REFERENCIA
- ANEXOS DUCUMENTACION

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INTRODUCCION

Proceso: Actividad o conjunto de actividades relacionadas entre s, que se

desarrollan en una serie de etapas secuenciales, y que transforman insumos
agregando valor, a fin de entregar un resultado especfico, bien o servicio a un
destinatario, cliente externo o interno, optimizando los recursos de la organizacin.
Procedimiento: Conjunto o secuencia de pasos, estrechamente vinculados y
cronolgicamente dispuestos, realizados al interior de la entidad por el
responsable o funcionario pblico, y dirigidos a precisar la forma de hacer algo,
incluyendo el qu, cmo y a quin corresponde el desarrollo de la tarea.
2.1. Procesos Estratgicos:
Tiene como objetivo establecer y coordinar los lineamientos, polticas de
operacin, el plan estratgico y el de comunicaciones para el cumplimiento de la
misin institucional.
Contempla entre otras actividades la planificacin de los lineamientos y polticas
de operacin institucionales y la elaboracin del Plan Estratgico.
Esta planificacin se enfoca en la definicin de los procesos necesarios para
cumplir eficaz y eficientemente la misin y la visin de la entidad, los objetivos
institucionales, la poltica y los objetivos de la calidad, y los requisitos de la
organizacin coherentemente con la estrategia de la organizacin teniendo en
cuenta el Cdigo de tica y los lineamientos generados segn la ley 872 del 2003.
Asimismo, este proceso tiene dentro de sus actividades la comunicacin interna y
externa en el Departamento Administrativo del Instituto Municipal Del Deporte Y la
Recreacin De Tulu, para esto se ha definido el Plan de comunicaciones de la
entidad. (Ver anexo).
El responsable del Proceso de Direccionamiento Estratgico es el Director de la
Entidad, debido a las funciones que le han sido asignadas en esta materia.
2.2. Procesos Misionales:

Su objetivo es dotar a las instituciones Pblicas de directrices y orientaciones

generales en materia de Empleo Pblico, Control Interno, Gestin de la Calidad,
Racionalizacin de Trmites y Desarrollo Organizacional para mejorar la Gestin
en la Administracin del Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin de Tula.

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Entre sus actividades se encuentra: Elaborar diagnostico, disear el plan de

accin, disear y validar la poltica de la Institucin y realizar seguimiento y
medicin al proceso.
2.3. Procesos de Apoyo:
Los procesos de apoyo cumplen con el objetivo de ayudar en el cumplimiento de
los objetivos misionales y de direccionamiento estratgico a travs de unos
procedimientos establecidos y de conformidad al cumplimiento de las funciones
que le han sido asignadas al rea responsable de estos procesos. Se han
establecidos As:
2.3.1. Gestin del Talento Humano
El objetivo del proceso es Gestionar el Ingreso, desarrollo y retiro del talento
humano que permitan mantener servidores Del Instituto Municipal del Deporte y la
Recreacin competentes, para alcanzar los objetivos institucionales y generar
continuidad en los procesos de la Institucin.
Los procedimientos asociados al proceso de Gestin del Talento Humano son:
Capacitacin, Bienestar, Induccin, Seguridad social , Aportes a cajas de
Compensacin.

2.3.2. Gestin Financiera

Tiene como objetivo Proyectar, administrar y proporcionar durante cada vigencia
fiscal los hechos econmicos y garantizar el registro de las operaciones
presupuestales y contables brindando informacin confiable y oportuna.
Los procedimientos relacionados a este proceso
en este manual son:
Presentacin del anteproyecto de la vigencia siguiente y distribucin presupuestal
de la vigencia, Ejecucin Ingreso y gasto, Arqueo de Efectivos, Gestin de
ingresos-recaudos, Conciliaciones, Cierre Contable, estados financieros y
Generacin de informes a entes de Control

2.3.3. Gestin Administrativa

Su objetivo es administrar los recursos Humanos y fsicos de la institucin de tal
forma que permita la operatividad y eficiencia para definir, alcanzar y evaluar los
propsitos con el adecuado uso de los recursos disponibles. Mantiene y mejora el

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Sistema de Gestin de Calidad de la Institucin y conserva la infraestructura

necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, de acuerdo al
objetivo, Misin, y visin.
2.3.4. Gestin Documental
Establecer y ejecutar las actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida,
con el fin de facilitar su utilizacin y conservacin de las mismas. Dando
cumplimiento a ley general de archivos ley 594 14/07/2000.

3 ESTRUCTURA
La estructura organizacional del <instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin
est definido en el organigrama. (ver anexo 1).

4. RESPONSABLES
Son responsables de velar por la aplicacin e implementacin de este Manual; el
Director del Instituto Municipal Del Deporte y la Recreacin de Tulu, Jefes de
Dependencias.
El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA con el fin de dar
respuesta a los requerimientos de sus partes interesadas, a la Ley 872 y
Normatividad .,al plan de Mejoramiento A todos los procesos, y a su Sistema de
Gestin, ha establecido e implementado un Mapa de Procesos.
En el Mapa de Procesos rene aquellas actividades que contribuyen al logro de
las funciones y requerimientos anteriormente mencionados, el enfoque basado en
procesos nos permite centrar todos nuestros esfuerzos en actividades que
generen valor, siendo de esta forma ms eficaces, eficientes.
Su papel protagnico que asume la comunidad en la definicin de la misma, al
entregar como primera y principal entrada sus necesidades, para ser identificadas
e interpretadas por los diferentes procesos de la Administracin: Estratgicos,
Misionales, y de Apoyo, logrando de esta forma alcanzar los resultados
planificados.
El enfoque de procesos permite identificar actividades comunes que son
desarrolladas por diferentes dependencias del Instituto Municipal del Deporte Y la

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Recreacin IMDER TULUA lo cual genera una mayor interaccin entre las
mismas, incentivando la cultura del trabajo en equipo y homologando la mejor
forma de hacer las cosas.
En la Estructura Organizacional Del Instituto Municipal del Deporte Y la
Recreacin IMDER TULUA establece las unidades funcionales a partir de las
cuales la administracin da cumplimiento a sus procesos y funcin publica.

El Sistema de Gestin ha permitido identificar y centrar las actividades de la

Administracin, en la prestacin de servicios que dan respuesta a las necesidades
de sus partes interesadas y proporcionan mayor transparencia en Sus resultados.
5. CLIENTES DEL INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE TULUA
El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA ha identificado
como sus clientes a la comunidad Deportiva en general, a la cual le debe su
existencia y razn de ser. Adems de la comunidad, la Administracin debe dar
respuesta a los requerimientos
de otras partes interesadas como Entes de Control, Entidades del Orden Nacional
Departamental, organizaciones pblicas.
Para dar respuesta a las necesidad y requerimientos de la comunidad la
Administracin ha establecido, documentado, implementado y verificado la
ejecucin de las actividades, descritas en los siguientes documentos(ver anexos).

6. MARCO ESTRATEGICO
El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA cuenta con la
Misin y Visin, las cuales son desarrolladas por medio de la implementacin en
especial de los siguientes planes:
1 Plan estratgico
2 Plan de Gestin en los procesos
El desarrollo de la Administracin Del Instituto Municipal del Deporte Y la
Recreacin IMDER TULUA se realiza de forma articulada con los diferentes
planes Municipales y Veredales, en especial en Planes a desarrollar A nivel
Competitivo en los sitios retirados de la Ciudad.
Adems de ello, El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA
cuenta con planes que fortalecen la lnea estratgica que por ley 181 le compete

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al Instituto como: Educacin del Deporte Aplicado en, Bienestar Social,

Desde el Sistema de Gestin se cuenta con la Poltica y Objetivos de la Calidad,
como instrumentos que Enmarcan Las diferentes disciplinas del Deporte donde
queremos llegar. Con el fin de garantizar su cumplimiento. Se establece e
implementa el Plan de Objetivos de Calidad.

7. MAPA DE PROCESOS DEL INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE TULUA

IMDER
MAPA DE MACROPROCESOS
Evaluacin del cliente o usuario

Rendicin de cuentas
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ESTRATGICOS Y DE CONTROL
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DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO

PLANEACIN

SEGUIMIENTO Y
EVALUACIN

MISIONALES
FOMENTO Y
MASIFICACION
DEL DEPORTE

ORGANIZACIN
EVENTOS
DEPORTIVOS

SERVICIO
LOGSTICO

GESTIN
TALENTO
HUMANO

GESTIN
JURDICA

APOYO

RECREACION

GESTIN CONTABLE
FINANCIERA

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IMDER
IMDER
MODELO
MODELO DEL
DEL SGC
SGC BASADO
BASADO EN
EN PROCESOS
PROCESOS
Direccionamiento estratgico

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Planificacin del desarrollo

municipal

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RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDAD
DE
DELA
LADIRECCIN
DIRECCIN

Seguimiento y Evaluacin
Servicios logsticos

Auditoria Interna
Control de no conformidades
Acciones preventivas,
correctivas y de mejora

Gestin del T.H.

Gestin Jurdica y
Contratos

Planificacin del SGC

Revisin del SGC
Gestin documental
Control de Documentos y de
Registros

IMDER TULUA

Gestin contable
financiera Pptal
GESTIN
GESTIN
DE
DELOS
LOSRECURSOS
RECURSOS

MEDICIN
MEDICIN
ANLISIS
ANLISISYYMEJORA
MEJORA
Seguimiento y Evaluacin

ENTRADAS

PRESTACIN
PRESTACINDEL
DEL
SERVICIO
SERVICIO
Desarrollo Social y Comunitario
Desarrollo Integral del Territorio
Gobierno Convivencia y Paz

SALIDAS

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El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA ha descrito o

caracterizado cada uno de sus procesos con el fin de poder normalizarlos,
controlarlos y disminuir la variacin en los mismos, para ello se define el objetivo,
responsables, actividades, entradas y salidas, recursos humanos, de
infraestructura y de ambiente de trabajo, documentos internos y externos,
requisitos legales y de la NTCGP 1000:2004 aplicables; adems de indicadores y
riesgos que permitan mantener un monitoreo y mejoramiento continuo.
Las siguientes son las caracterizaciones de los procesos Del Instituto Municipal
del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA:

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TIPO DE PROCESOS

ESTRATEGICO
CONTROL

MISIONALES
APOYO

PROCESO
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO

GESTION
ADMINISTRATIVA

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PROCESO CARACTERIZADO

Direccionamiento Estratgico
DE Planeacin
Seguimiento y la Evaluacin
Organizacin, Eventos, deportivos
Fomento y Masificacin del Deporte
Recreacin
Servicio Logstico
Gestin del Talento Humano
Gestin Jurdica y contable

SUBPROCESO
DETERMINAR OBJETIVOS, ESTRATEGIAS,
METAS
FORMULAR PLANES.
EJECUTAR Y COORDINAR PROYECTOS Y
PROGRAMAS.
ESTUDIOS PREVIOS.
SELECCIONAR CONTRATISTA
SEGUIMIENTO E INTERVENTORA
GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS.
ASISTENCIA TCNICA
PARTICIPACIN SOCIAL Y RENDICIN DE
CUENTAS
GESTION SOCIAL Y SEGUIMIENTO
COMUNICACIN E INFORMACIN
MANEJO DE ARCHIVO
ELABORACIN DE TABLAS DE RETENCIN
DOCUMENTAL
RECEPCIN Y CLASIFICACIN DE
DOCUMENTOS
RECIBO Y MANEJO DE CORRESPONDENCIA
ADQUISICIN DE BIENES Y/O SERVICIOS

CODIGO
DR.DO.E.M-01
DR.FP-02
DE.E.CP.P-01
DE.EP-02
DE.SC-03
DE.S.I-04

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RECEPCIN, REGISTRO Y
ALMACENAMIENTO DE BIENES
DEVOLUCIN DE BIENES A PROVEEDORES
TOMA DE INVENTARIOS
FALTANTES, DAO O DETERIORO DE
BIENES
BAJA DE BIENES
ATENCIN CLIENTE EXTERNO E INTERNO
SEGUIMIENTO GESTIN
GESTION JURIDICA Y
CONTRACTUAL

GESTION DE TALENTO
HUMANO

GESTION FINANCIERA

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ASESORA JURDICA INTERNA

DEFENSA JUDICIAL
REALIZACIN Y TRMITE DE CONTRATOS
SELECCIN DE PERSONAL
REGISTRO DE NOVEDADES DEL PERSONAL
AFILIACIN DE FUNCIONARIOS A
SEGURIDAD SOCIAL.
REGISTRO Y LIQUIDACIN DE
PRESTACIONES
LEVANTAMIENTO DEL CLCULO
ACTUARIAL
EJECUTAR PLANES DE TALENTO HUMANO
SEGUIMIENTO Y EVALUACIN AL SISTEMA
ELABORACIN DEL PRESUPUESTO
EXPEDICIN DEL CDP Y EL RP
TRASLADOS PRESUPUESTALES
REGISTROS DE NOMINA, PLANILLA,
ELABORACIN DE ESTADOS FINANCIEROS
ELABORACIN DE INFORMES FINANCIEROS
ORDENES DE PAGO (ANTICIPOS, AVANCES,
DEPOSITOS)
PAGO DE VITICOS
ELABORACIN DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
RENOVACIN DE CHEQUES
RECAUDO DE IMPUESTOS
TRANSFERENCIAS BANCARIAS.

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EVALUACION

11. PLATAFORMA
DEPORTE TULUA.

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ELABORACIN DEL PLAN DE COMPRAS

REGISTRO DE CUENTAS
REVISIN DE COMPROBANTES DE INGRESO
Y EGRESO.
GESTIN DE CONTROL INTERNO
GESTIN DE MEJORAMIENTO
ADOPCIN DE PLANES DE MEJORAMIENTO
FOMENTAR EL AUTOCONTROL.
ASESORAR Y ACOMPAAR.

ESTRATEGICA

DEL

INSTITUTO

MUNICIPAL

DEL

11.1 .Misin.
Promover el plan local del Deporte y Aprovechamiento del Tiempo Libre,
efectuando y participando en programas que proyecten una imagen positiva a
nivel Departamental Nacional e Internacional, haciendo su seguimiento y evolucin
con la participacin Comunitaria.

11.2. Poltica de la Calidad

IMDER como Entidad Pblica de orden Municipal, dirigida bajo los lineamientos
del Sistema Nacional del Deporte ,est comprometida a satisfacer las
necesidades de la comunidad deportiva y recreativa del Municipio de Tulu,
mediante una valoracin continua de sus procesos misionales, para lo cual
cuenta con un personal idneo en continua formacin y as lograr desarrollar
sus programas y proyectos, aprovechar su infraestructura tcnica de
escenarios en diferentes disciplinas y obtener as un posicionamiento a nivel
nacional e internacional

11.3. Objetivos de la calidad

- Asegurar la cobertura en las actividades y los eventos deportivos y

recreativos.
- Garantizar la programacin y el desarrollo de las actividades deportivas y

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recreativas
con calidad.
- Asegurar la disponibilidad de los implementos e infraestructura deportiva y
recreativa Adecuada.
- Garantizar el buen funcionamiento de la infraestructura tcnica y fsica.
- Garantizar la evaluacin peridica de los procesos.
- Garantizar la competencia del personal responsable del objetivo institucional

12. INFORMACION DE LA DUCUMENTACION

Con el fin de controlar la informacin Del Instituto Municipal del Deporte Y la
Recreacin IMDER TULUA, se han establecido los procedimientos para el Control
de los documentos (ver anexos), control de los registros (ver anexos) adems de
las metodologas implementadas desde la Seccin Administracin Documental,
Manual de Gestin Documental (ver anexos), para el adecuado Control de la
informacin recepcionada, producida y enviada A entes de Control Pblicos.
La Direccin de Informtica con el fin de mantener un adecuado control sobre los
sistemas de informacin ha implementado el Procedimiento para el Soporte
Tcnico (ver anexos).
13. REVISION POR LA DIRECCION
La Administracin Del Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER
TULUA revisa el Sistema de Gestin mnimo una vez al ao (cada 12 meses),
para ello se consolidad informes con mnimo la siguiente documentacin:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Anlisis de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

Anlisis de servicios no conformes.
Cambios que puedan afectar el sistema de gestin.
Estado de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Objetivos de la calidad.
Poltica de la calidad.
Propuestas de mejora.
Resultado de los indicadores de los procesos.
Resultados de evaluacin de satisfaccin de los usuarios.
Resultados de las auditorias.
Revisin de acciones de revisiones anteriores.
12 Riesgos de los procesos y dependencias de Administracin
13 Acciones tomadas de la revisin para la mejora de la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos y por lo tanto del Sistema de Gestin.
Una vez finalizada la revisin en cada una de las dependencias, la Seccin de

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Calidad consolida un informe a nivel de la Administracin Del Instituto Municipal

del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA el Gerente de Calidad convoca a la
Junta Directiva de la Institucin para realizar la revisin. Tambin deben contar
con la presencia de veedores de la Calidad Internos y Equipo Tcnico esta
revisin debe haber qurum

14.

SEGUIMIENTO Y MEDICIN

El Instituto Municipal del Deporte Y la Recreacin IMDER TULUA

ha
implementado los siguientes mecanismos que le permiten evaluar el logro de las
disposiciones planificadas:
1
2
3
4
5
6

15.

Grupos primarios.
Revisiones por la Direccin.
Evaluaciones de Satisfaccin de los usuarios con el servicio.
Control de solicitudes de servicio
Auditoras Internas de Calidad.
Mapa de Riesgos.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1 Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004

2 Ley 872 de 2003.
3 Decreto 4110 de 2004.

16. NOTAS DE CAMBIO

17. ANEXO