Word 2003 Libro

Microsoft Word - Paso a paso 1
ALFONSO MOLANO GUIO

Lic. En Física y Matemáticas
Universidad Libre
Esp. Educación con Nuevas Tecnologías
UNAB - Bucaramanga
Colombia - 2005
Informática Fácil 2
MICROSOFT WORD PASO A PASO
No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su

tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier
medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, sin el permiso previo y por
escrito del autor.
DERECHOS RESERVADOS © 2005, respecto a la primera edición
Diagramación:
Cubierta: Bertol Canaría
Impreso en:
IMPRESO EN COLOMBIA – PRINTED IN COLOMBIA

INTRODUCCION
Nos desenvolvemos en escenarios muy dinámicos en donde la
información es abundante, en donde la informática viene desarrollando
un rol muy significativo y el uso del computador junto con el manejo de
Software especializado, en las diferentes actividades, son una realidad
y una necesidad. El quehacer cotidiano de estudiantes, trabajadores,
empresarios y en general de toda persona que aspire a un mejor
desempeño laboral obliga a manejar con eficiencia esta herramienta y
con ella los principales programas para la gestión de oficina.
Las nuevas tecnologías contribuyen a elevar la eficiencia y el

crecimiento organizacional, el fortalecimiento de la productividad y
competitividad del sector productivo, especialmente en sectores de
donde se pone especial énfasis en el análisis del " nuevo ámbito de la
innovación "; la revolución tecnológica de las organizaciones implica
una ayuda en la gestión diaria, agilizando tareas rutinarias y
obteniendo información en tiempo real tanto de la empresa como del
mercado. Esto hace que las nuevas tecnologías sean un elemento vital
del entorno empresarial, convirtiéndose en una fuente de
productividad.
En el campo educativo y para especialistas los cuatro pilares de la

educación del tercer milenio son: aprender a aprender, aprender a
conocer, aprender a hacer, y aprender a comprender al otro.
Pilares que están lejos de propiciarse en nuestros centros educativos
por la carencia de recursos financieros, por la ausencia de un
compromiso firme por parte del gobierno en implementar verdaderos
planes y programas que favorezcan al grueso de la población y por falta
de un cambio profundo en la institución educativa que haga posible que
el sector salga de su condición artesanal y se incorpore al mundo de los

avances científicos y tecnológicos.
Las Nuevas Tecnologías se plantean como un hecho trascendente y

apremiante porque derivan de una aceleración en los cambios y
avances científico-técnicos; la creación de nuevos entornos de
comunicación establecen nuevas formas de integración de los usuarios
con las máquinas, se modifican los clásicos roles de receptor y
transmisor de información y el conocimiento contextualizado se
construye en la interacción que el sujeto y la máquina establecen.
Hoy queremos presentar este texto, compendio de sencillos procesos,

fruto de la experiencia acumulada durante doce años de actividad
docente e investigativa en el área de la informática y las Nuevas
Tecnologías expresando a nuestros lectores que debemos
complementar los conocimientos para mejorar en cualquier actividad
provocando cambios de todo tipo en nuestras estructuras sociales,
económicas, laborales e individuales. Al iniciar un proceso será
importante la práctica permanente y la férrea voluntad de hacer las
cosas bien para alcanzar el triunfo. Piense que todo es posible, a pesar
de las dificultades.
Alfonso Molano Guío

CONOCIMIENTOS
BÁSICOS
OBJETIVOS
1. Entrar en contacto con nuevos ambientes

tecnológicos, a través del uso del computador
en procesos de aprendizaje.
2. Adquirir los conocimientos necesarios para
manejar eficientemente el programa Microsoft
Word y aplicarlo a una actividad laboral.
3. Utilizar las herramientas de software para
integrarlas al quehacer cotidiano, por medio del
autoaprendizaje en su formación académica
como profesional.
4. Conocer el computador y sus componentes
básicos, desarrollando competencias laborales
necesarias al manejar las herramientas de
oficina, indispensables en toda empresa.
1.1 EL COMPUTADOR.
La actividad humana está influenciada cada vez más por las
herramientas informáticas, poderosas máquinas capaces de procesar
altos niveles de información en fracciones de segundo.
Todos conocemos el computador, esta herramienta tecnológica
imprescindible en el hogar, el colegio, la oficina o la empresa.
Tomar la decisión de aprender a utilizarlo permite avanzar en nuestra
formación, en nuestro
quehacer cotidiano y
muy pronto empezar a
notar los cambios.
Manejar el equipo y los
diferentes programas es
muy fácil, basta con un
poco de interés y de
práctica y en poco
tiempo podrá realizar
documentos en forma
eficiente.
Si usted ha manejado un computador, pase a la siguiente unidad, sino
tenga en cuenta lo siguiente:
Siéntese cómodamente, visualice los diferentes componentes del
computador:
La Unidad Central de Proceso (CPU, torre o gabinete)
El Monitor
El Teclado
El Mouse
La Impresora
El estabilizador
Los parlantes
Estos son generalmente los componentes de un equipo adquirido para
el hogar, el colegio o la empresa.
1.2 CUÁL ES LA RUTINA PARA INICIAR UNA SESIÓN DE

TRABAJO CON EL COMPUTADOR
Primero, prenda el estabilizador
(se encarga de regular la energía
del equipo y protegerlo de
variaciones en el voltaje y
aunque no es el único elemento
que realiza esta función, sí es el
más común).
Ahora, observe la CPU y el
Monitor, ubique y accione el
botón de prendido (no interesa el
orden pero verifique que lo ha
hecho, prenderá una pequeña luz
generalmente cerca de los Swiches) y espere un poco mientras el
computador se alista. Pueda que durante este proceso escuche ruidos
que salen del equipo pero esto es normal.
1.3 CUÁNDO ESTÁ LISTO EL COMPUTADOR PARA

RECIBIR ÓRDENES
Cuando aparezca la primera pantalla de Windows llamada
ESCRITORIO DE WINDOWS Fig.1, la cual contiene por lo menos los
siguientes elementos:
Una barra en la parte inferior conocida como barra de tareas y
esta a su vez posee en la parte izquierda el botón de inicio.
Fig. 1 Una apariencia de la primera pantalla o escritorio de Windows
Algunos ICONOS O ACCESOS DIRECTOS creados para

facilitar rutinas frecuentes en nuestras actividades. Entre los
más usuales de observar encontramos Mi PC – Papelera de
reciclaje – Explorador de Windows – Mis documentos, etc.
EL PUNTERO DEL RATÓN en algunos momentos con
la forma de un reloj de arena y en otras, convertido en
una flecha.
1.4 MANEJO DEL RATÓN.

Ahora coja el Mouse (Ratón) y muévalo suavemente, observe la
pantalla y verá una flecha desplazarse, para iniciar debe ubicar la punta
de la flecha sobre el botón inicio y oprimir (hacer clic) con el botón que
queda adelante y a la izquierda del ratón.
A continuación aparecerá lo que en
informática se llama un menú con
varias opciones, usted puede
desplazarse hasta la palabra programas
y sólo ubicándose allí, observará la lista
de programas que están instalados en
su computadora.
1.5 MANEJO DEL TECLADO.

Al igual que el ratón, se requiere alguna destreza para manejar el
teclado y durante este curso se plantean algunos ejercicios para lograr
en poco tiempo utilizarlo eficientemente. En este apartado sólo nos
interesa observarlo para identificar cuatro sectores bien definidos:
El grupo de teclas
Alfanumérico similar
al de una máquina de
escribir.
Las teclas de función
identificadas desde F1
hasta F12.
El grupo de teclas para
desplazarnos.
Y el teclado numérico o
de una calculadora.
Algunas teclas importantes:

El seguro de mayúsculas (Bloq Mayús) se utiliza para
mayúscula sostenida.
Las teclas de cambio (se utilizan para cambiar de minúscula a
mayúscula y viceversa).
Las teclas control (Ctrl) se utilizan junto con otras teclas para
ejecutar órdenes.
Las teclas Alternar (Alt) Al igual que las anteriores se utilizan

acompañadas con otras teclas.
La tecla Enter.
La tecla de Retroceso (Borrador).
La tecla Suprimir (Supr). Borrador.
La tecla para tabular (Sangrías).
Las flechas de desplazamiento.
La barra espaciadora.
La tecla escape (Esc).
La tecla Imprimir pantalla (Impr Pant).
El seguro de números.
Insertar, etc.
1.6 EL SISTEMA OPERATIVO

Todo equipo de cómputo requiere de un programa (Software)
denominado Sistema Operativo, el cual permite la comunicación del
usuario con la máquina (Hardware) y gestiona sus recursos de
manera cómoda y eficiente. Comienza a trabajar cuando se enciende el
ordenador. Sin este programa, el computador no realiza ninguna
función.
Los computadores se han convertido en elementos

imprescindibles, hoy podemos adquirir la más variada gama de
equipos para el hogar y la oficina.
1.7 WINDOWS
Microsoft Windows es el nombre de una familia de sistemas operativos
desarrollados por la empresa de software Microsoft Corporation.
Todos ellos tienen en común el estar basados en una interfaz gráfica de
usuario basada en el paradigma de ventanas (de
ahí su nombre en inglés). Son numerosas las
versiones, conociendo desde la 3.1 para DOS, pasó
a Windows 95, Windows 98, Windows Millenium,
Windows 2000, Windows NT, Windows XP basado
en el uso de ventanas virtuales para las distintas
aplicaciones o documentos.
Es bueno aclarar que no es el único sistema
operativo existente pero sí el más difundido y usado en nuestro medio.
1.8 LAS VENTANAS DE WINDOWS

Ya dijimos que Windows traduce ventanas y es que este sistema
operativo indispensable para iniciar el computador está basado en
ventanas. Cuando abrimos un programa, este se abre en una ventana,
si tenemos abiertos dos programas, se abrirán dos ventanas, cada
ventana está identificada en la barra de tareas de Windows. Además,
en algunas órdenes aparecen ventanas con cajas de diálogo que nos
ayudan a realizar algunas rutinas.
1.9 LOS MENÚS.

Proporcionan un método organizado de ver
todos los comandos y herramientas del
programa. Consisten en una serie de
opciones en forma de listas o cuadros que
indican operaciones a realizar o
alternativas de selección, por ejemplo, un
listado de archivos.
Dentro de las opciones de menú, se

pueden encontrar diferentes tipos y
formas de seleccionar opciones las más
populares son:
Los Menús de lista

Los cuadros de opción
Los menús desplegables
Los menús emergentes
Modelos de menú de Word
Si un menú no aparece con todas las opciones, haga clic en las flechas
que aparecen al final del menú, este se expandirá para mostrar todos
los comandos disponibles.
1.10 CLIC Y DOBLE CLIC.

Volvamos al Mouse, este debe estar al lado derecho del teclado o del
monitor para las personas diestras, tómelo
entre los dedos pulgar y meñique y coloque el
dedo índice en el botón izquierdo, el dedo del
corazón en el botón del centro (puede ser
reemplazado por una pequeña rueda) y el dedo
anular sobre el botón derecho.
Cuando oprimimos uno de los botones estamos haciendo un
clic.
Cuando oprimimos dos veces seguidas el botón izquierdo
estamos haciendo doble clic (clic, clic)
Cuando utilizamos la rueda (en algunos modelos) podemos
desplazarnos por un documento.
1.11 CÓMO UTILIZAR EL MOUSE.

La utilización del Mouse consiste básicamente en una acción
combinada entre el movimiento y el uso de los botones del mismo.
Existen distintas técnicas que se realizan combinando estos dos
elementos. A continuación se describen las principales:
Señalar: consiste en mover el puntero
del Mouse por la pantalla hasta situarlo
sobre un objeto determinado, que
puede ser un icono, un botón, una
opción de un menú, etc. Existen varias
formas de denominar a esta técnica,
como por ejemplo, ubicar, situar o
apuntar.
Hacer clic: significa que debemos
pulsar y soltar el botón izquierdo del
Mouse. Esta acción se utiliza
habitualmente en Windows para
seleccionar un objeto.
Clic secundario: significa que
debemos pulsar y soltar el botón
derecho de Mouse. Generalmente, se
usa esta técnica para desplegar el
menú contextual de un objeto.
Doble clic: consiste en pulsar y soltar el
botón izquierdo del Mouse dos veces
consecutivas y rápidamente. Esta técnica
se utiliza por lo general para abrir un
objeto.
Arrastrar: consiste en señalar un objeto,
presionar el botón izquierdo y, sin
soltarlo, desplazar el Mouse. Esta opción, habitualmente, se emplea
para mover un objeto por la pantalla. Cuando este objeto se encuentre
en la posición deseada, deberemos soltar el botón izquierdo del
Mouse.
1.12 MINIMIZAR, MAXIMIZAR Y RESTAURAR.

Son tres opciones que tienen los diferentes programas de Windows, y
estas acciones están representadas por tres botones ubicados en la
parte superior derecha de la pantalla en la denominada Barra de

Título.
Minimizar: Convertir el programa en un botón el cual se ubica
en la barra de tareas de Windows
Maximizar: Agrandar la ventana al máximo tamaño posible
dentro de la pantalla del computador
Restaurar: Acción que se ejecuta con el botón del centro
Cerrar: Ejecuta la acción de cerrar un programa.
1.13 ABRIR UN PROGRAMA.

Ya dijimos anteriormente, que si nos ubicamos y hacemos un clic en el
botón inicio, aparecerá un menú, si subimos hasta la palabra
Programas sin necesidad de hacer clic aparecerá el conjunto de
programas residentes en el disco duro de su computador.
Los programas más usados son:

Word
Excel
PowerPoint
Access
Publisher
El antivirus etc.
Algunos programas pequeños como los que forman parte de la opción

ACCESORIOS son de Windows y se convierten en herramientas útiles
para realizar algunas tareas, los más importantes son:
Calculadora
Paint (programa de dibujo)
Juegos
Entretenimiento
WordPad (procesador de texto)
Bloc de notas, etc.
1.14 SALIR DE PROGRAMAS.

Cuando dejemos de utilizar un programa se debe salir del
mismo, existiendo varias opciones, usted inicialmente puede
utilizar el botón con la (X) ubicado en la parte superior
derecha de la pantalla.
Cuando no disponemos del Mouse podemos cerrar un programa con el
teclado pulsando las teclas Alt + F4.
Otra forma común de cerrar un programa es a partir de la opción
Archivo seleccionando la opción salir.
En cualquier caso si hemos realizado alguna actividad
dentro del documento, nos preguntará el programa si
queremos guardar los cambios efectuados, (guardar
los cambios efectuados en …) inicialmente, NO guarde
los ejercicios de entrenamiento y cuando
realmente desee guardar un trabajo siga
las instrucciones que encontrará en la
sección manejo de archivos.
1.15 APAGAR EL COMPUTADOR.

Cuando termine su trabajo debe apagar
adecuadamente el equipo y dependiendo el tipo de computador lo
deberá apagar manualmente así:
Haga clic en Inicio
Seleccione Apagar el sistema
Haga clic en Aceptar
Si aparece el mensaje “Ahora puede apagar el quipo”, en ese

momento; puede apagar la CPU, el Monitor y el estabilizador.
En los equipos adquiridos recientemente que manejan mejor la
electricidad, solamente se debe indicar el proceso: Inicio / Apagar /
Aceptar. En ese momento el computador cierra todas las aplicaciones
y no se requiere pulsar ningún botón en la CPU, esta se apaga sola.
Esta ventana cambiará según la versión de Windows que esté instalada
en su computadora.
Estas actividades le ayudarán a afianzar los conocimientos adquiridos,

realícelos en su totalidad y si lo requiere hágalos las veces que crea
necesario.
Ejercicio 1
Prenda el Computador: Estabilizador / Monitor / CPU.

Espere mientras aparece el escritorio de Windows.
Visualice la primera pantalla de Windows.
Observe los iconos.
Observe la barra de tareas.
Observe la imagen o color del escritorio (Tapiz).
Observe los elementos visibles en la barra de tareas: desde el
Botón de inicio hasta la hora al lado derecho.
Pase el Mouse sobre iconos y componentes de la barra de
tareas y observe el recuadro que aparece.
Haga clic en el botón Inicio.
Ubíquese en la opción Programas.
Pase a la opción Accesorios.
Ubíquese y haga un clic en Paint (programa de dibujo).

Observe la presentación y componentes de esta pantalla:
• Barra de título (superior, azul con el nombre del
programa y los botones Maximizar, Minimizar y
Restaurar).
• Línea de Menús (desde Archivo hasta Ayuda).
• Caja de herramientas (al lado izquierdo).

• Barras de desplazamiento vertical y horizontal.
• Paleta de colores (parte inferior).
• Área de trabajo (parte blanca).
utilice los botones de desplazamiento.
Observe el puntero.
Observe cómo cambia el puntero del Mouse en el área de
trabajo y cuándo sale de ella.
Dibuje en el área de trabajo varias líneas y en diferentes
direcciones.
Cierre el programa con la (X) del botón cerrar (el programa

pregunta que si desea guardar el trabajo).
Seleccione la opción NO.
Ejercicio 2
Manejo del Mouse (Ratón).
Haga clic en el botón Inicio.
Ubíquese en la opción Programas.
Pase a la opción Accesorios.
Ubíquese y haga un clic en Paint (programa de dibujo).
Seleccione la herramienta Línea.
Realice trazando líneas horizontales y verticales rectas, un
enmallado con un espacio aproximado de medio centímetro
como el siguiente:
No se preocupe si al iniciar esta actividad no resulta usted puede

cambiar cuantas veces sea necesaria el área de trabajo siguiendo la
rutina: Archivo / Nuevo / cuando pregunte si desea guardar cambios
/ Seleccione NO.
Ahora, seleccione la herramienta relleno y haciendo clic en el
centro de cada cuadro rellene la cuadrícula realizando figuras
geométricas o un tapiz, siguiendo un patrón y hasta rellenar la
totalidad del enmallado de colores.
Herramienta Relleno
Cuando haya llenado

de color el enmallado
cambie de papel sin
guardar el trabajo
siguiendo la rutina:
Archivo / Nuevo (no
guardar).
Aparecerá una nueva hoja en blanco.

Seleccione la herramienta elipse y realice algunas figuras.
Es hora de utilizar todas las herramientas. Dibuje y termine el

siguiente paisaje agregando los elementos que sean necesarios.
Diferentes diseños se pueden lograr utilizando las herramientas de

Paint para Windows.
Jugando Solitario
Solitario es un juego entretenido que ayudará a adquirir destrezas en el
manejo del Mouse. Dependiendo del sistema operativo que posea
podrá acceder a él desde Inicio / Programas / Juegos / Solitario
También podría ser: Inicio / Programas / Accesorios / Juegos /
Solitario.
Tenga en cuenta:
Los programas son para desarrollar actividades y no se dañan
fácilmente. De usted depende el éxito para dominar las
herramientas informáticas, entonces a desarrollar más talleres
de los propuestos. Válgase de ilustraciones de libros,
periódicos o revistas.
PRELIMINARES
DE WORD
OBJETIVOS
1. Posibilitar el uso de herramientas tecnológicas

de información y comunicación para ser
utilizadas en su vida cotidiana, además de
fortalecer la cultura informática.
2. Fortalecer y estimular el desarrollo de
habilidades socio-afectivas, comunicativas,
creativas, motrices, del pensamiento lógico y de
los valores, mediante la utilización del software
de productividad.
3. Identificar los componentes básicos del
programa, su funcionalidad y desarrollar las
destrezas necesarias para iniciar procesamiento
de texto.
4. Manejar eficientemente el teclado y sus
componentes, a través del desarrollo de
ejercicios de aprestamiento, que permitan
adquirir agilidad al teclear.
Microsoft Word es un
componente de la
suite de oficina
Microsoft Office.
Microsoft Office y sus componentes son

marcas registradas por Microsoft
2.1 QUÉ ES MICROSOFT - WORD.

Es un poderoso procesador de texto de la suite Microsoft-
Office, es decir, un programa donde se puede dar forma
a los documentos o textos con los que trabajemos y con
el cual se elabora cualquier tipo de documento, desde
una tarjeta de visita, un periódico, hasta un libro o
diseñar una página Web, pasando por todos los
documentos comerciales de una empresa que necesite automatizar la
información.
2.2 QUÉ VENTAJAS TIENE UN PROCESADOR DE TEXTO

Son numerosas las ventajas que tiene un procesador de texto y
podemos citar algunas de ellas:
Colocación de márgenes y tabuladores ajustables a las
necesidades del usuario.
Manejo de bloques de texto.
Resaltado y subrayado.
Búsqueda y sustitución de
palabras o caracteres a lo largo
de todo un documento.
Aplicación de diferentes fuentes o
tipos y tamaños de letras.
Numeración automática de
páginas.
Inclusión de gráficos.
Utilización de varias columnas.
Corrección automática de ortografía etc.
2.3 QUÉ USOS PODEMOS DAR A MICROSOFT-WORD.

La oficina, el hogar, el colegio o la empresa moderna no pueden
prescindir de un procesador de texto, sería extensa la lista de
actividades que se pueden ejecutar con Word y su uso depende de la
actividad a la cual se oriente, podríamos decir que en Microsoft Word
llegamos elaborar técnicamente desde una carta hasta la edición de un
libro.
2.4 QUÉ FUNCIONES CUMPLE WORD.
La primera y más importante es la

automatización de la información; altos
volúmenes de información se producen
hoy. Gracias al computador y a los
programas para gestión de oficina podemos
generar, almacenar, comprimir y editar esa
información.
2.5 CÓMO INICIAR UNA SESIÓN CON WORD.

Dependiendo del sistema operativo
que posea en su computadora, de
los programas que tenga instalados
y cómo se hallen configurados, son
varias las posibilidades de iniciar el
procesador de texto, veamos
algunas:
• Una vez aparezca el escritorio
de Windows haga clic en el
botón de Inicio, ubíquese en la
opción Programas y cuando
aparezca la lista de programas instalados en su computador haga

clic en Microsoft Word.
• Si posee un acceso directo en el escritorio de Windows, fácilmente

podemos iniciar Word haciendo doble clic sobre el acceso directo.
• Si está activa la Barra de Office haga clic sobre la W que

identifica el procesador de texto Word.
2.6 QUÉ ELEMENTOS APARECEN EN LA PRIMERA

PANTALLA DE WORD.
Una vez iniciado el programa aparece la primera pantalla y sus
elementos son:
1. La barra de título.
2. La línea de Menús.
3. La barra de herramientas Estándar.
4. La barra de herramientas Formato.
5. La regla.
6. La barra de estado.
7. Botones de visualización en pantalla.
8. Barras de desplazamiento vertical y horizontal.
9. El área de trabajo.
10. Barra de dibujo.
11. Punto de inserción.
Ver figura 2 página siguiente.

Para realizar un trabajo bien hecho no sólo es importante disponer de

herramientas adecuadas, sino también saber utilizarlas eficazmente;
Microsoft Word proporciona las herramientas que se requieren para
realizar una amplia gama de tareas.
Fig. 2 Primera pantalla de Word con sus principales componentes
Basta con saber localizar las herramientas, activarlas o desactivarlas

según nuestras necesidades, pero lo más importante es que estas
herramientas nos permitirán elaborar documentos con aspecto
profesional.
2.7 CÓMO VISUALIZAR LAS DISTINTAS BARRAS DE

HERRAMIENTAS.
Al hacer clic en ver y ubicarnos en barras de herramientas podremos

ver el listado completo de barras de herramientas que maneja word.
Generalmente, para elaborar un documento como una carta, sólo

necesitamos que estén activadas las barras Estandar y Formato. Sin
embargo, resulta interesante conocer las restantes barras y su uso.
2.8 PARA QUÉ SIRVE Y QUÉ CONTIENE CADA BARRA.
La barra de título: (1)

Es la barra azul que contiene el nombre del documento y en el extremo
derecho los botones de Cerrar, Maximizar y Minimizar el programa.
Cuando se crea un documento nuevo siempre aparecerá el nombre
provisional: Documento 1 hasta cuando se guarde y se de el nombre
que se desee.
La barra de menús (2) contiene los comandos de Word,
agrupados en menús desplegables.
Contiene las actividades clasificadas por grupos, va desde el menú de

archivo hasta la ayuda representada por una ?.
La barra de herramientas Estándar (3)
Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las

operaciones más habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, Abrir
un nuevo documento, Abrir un documento existente, etc.
La barra de formato (4) contiene las operaciones más comunes
sobre formatos de texto, como colocar en negrita, cursiva, elegir
tipo de fuente, tamaño de fuente, etc.
Hay operaciones que no están disponibles en un determinado

momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo,
si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el
comando Cortar aparecen con el color más claro.
La regla (5) permite establecer tabulaciones y sangrías en los

párrafos seleccionados, colocar los márgenes, etc.
La barra de estado (6) muestra la página, sección, línea y
columna en que nos encontramos. También si están activos

determinados modos, como por ejemplo, el modo sobrescritura SOB, y
el idioma.
Los botones de presentación. (7) En las últimas

versiones de Word, un mismo documento lo podemos ver de diferentes
formas, es lo que se llama modo de presentación. Estos botones
permiten pasar de un modo de presentación a otro. Son equivalentes a
los comandos del menú Ver.
En Word es posible que estén
activas otras barras de
herramientas como por
ejemplo, la barra de dibujo que
contiene los comandos más
habituales para dibujar, y otras
muchas que se pueden activar o
no desde el menú Ver. Además,
las barras se pueden dejar
flotando sobre el texto o
acopladas en la parte inferior,
superior o lateral de la pantalla.
Las barras de
desplazamiento (8) permiten movernos a lo largo y ancho del
documento de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar
la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
La barra de Dibujo (10) La mayoría de las veces aparece activada

en la parte inferior de la pantalla y contiene herramientas importantes
como las autoformas, los colores de línea, los colores de relleno,
botones para colocar y quitar 3D, sombras, seleccionar estilos de línea,

ordenar un dibujo, etc.
El punto de inserción (11) Pequeña línea vertical que aparece y

desaparece, indica dónde aparecerá el texto cuando lo insertemos.
La barra de tareas de Windows contiene el botón Inicio, iconos
para arrancar algunos programas, como Internet Explorer, etc. y
también un botón por cada documento de Word que tengamos abierto,
de forma que podemos pasar de un documento a otro haciendo clic en
estos iconos. Esta barra no pertenece a Word, sino a Windows, como su
propio nombre indica.
2.9 CÓMO INCLUIR O QUITAR ELEMENTOS DE LA

PRIMERA PANTALLA
En algunas ocasiones, visualizamos que
aparecen y desaparecen. Podemos activar o
desactivar todas las barras de herramientas
siguiendo este procedimiento:
Haga clic en Ver (menú).
Clic en Barras de Herramientas.
Active todas las barras existentes
en la lista.
Visualice la pantalla y observe como
se disminuye el espacio para
trabajar.
Siguiendo el mismo procedimiento
desactive todas las barras de
herramientas.
Como dijimos anteriormente, solo
son necesarias las barras Estándar
y Formato, déjelas activas.
Otro elemento que se puede activar y desactivar desde el menú ver es

la regla (ubicada en la parte superior del área de trabajo y al lado
izquierdo)
2.10 CÓMO VISUALIZAR MEJOR EL DOCUMENTO EN

PANTALLA
Word posee la opción de ver el documento en
pantalla de tres diferentes formas (Normal,
Diseño Web y Diseño de impresión). Estas
opciones se seleccionan desde la opción VER
de la Barra de Menús. Sin embargo, la más
indicada es (Diseño de Impresión), por
cuanto permite ver el documento conforme
aparecerá en la hoja de papel una vez se
imprima.
Una segunda forma de seleccionar esta opción
es haciendo clic en el botón Vista diseño de impresión ubicada a la
izquierda de la barra de desplazamiento horizontal.
2.11 CÓMO CORREGIR ERRORES DE DIGITACIÓN O

GRAMATICALES CON EL MOUSE O RATÓN
Si cometemos un error al escribir un texto, el programa subraya con
rojo la palabra mal escrita entonces proceda así:
• Observe la palabra
subrayada con rojo.
• Haga clic con el botón
derecho sobre la palabra
subrayada.
• Seleccione la opción
correcta.
2.12 CÓMO MOVERNOS DENTRO DE UN DOCUMENTO

Desplazarnos por un documento es importante y

la forma más eficiente y rápida es con el Mouse y
utilizando las barras de desplazamiento
vertical y horizontal con las cuales se puede
desplazar de línea en línea o de página en página.
Veamos algunas formas de desplazar el punto de
inserción:
Para desplazarse Presione
Un carácter a la izquierda FLECHA IZQUIERDA
Un carácter a la derecha FLECHA DERECHA

Una palabra a la izquierda CTRL+FLECHA IZQUIERDA
Una palabra a la derecha CTRL+FLECHA DERECHA
Un párrafo hacia arriba CTRL+FLECHA ARRIBA
Un párrafo hacia abajo CTRL+FLECHA ABAJO
Una celda a la izquierda (en una tabla) MAYÚS+TAB
Una celda a la derecha (en una tabla) TAB
Una línea hacia arriba FLECHA ARRIBA
Una línea hacia abajo FLECHA ABAJO
Al final de una línea FIN
Al principio de una línea INICIO
A la principio de la ventana CTRL+ALT+RE PÁG
Al final de la ventana CTRL+ALT+AV PÁG
A la pantalla anterior (desplazamiento) RE PÁG
A la pantalla siguiente (desplazamiento) AV PÁG
Al principio de la página siguiente CTRL+AV PÁG
Al principio de la página anterior CTRL+RE PÁG
Al final de un documento CTRL+FIN
Al principio de un documento CTRL+INICIO
A una revisión anterior MAYÚS+F5
A la posición en que se encontraba el
punto de inserción la última vez que se MAYÚS+F5
cerró el documento
2.13 MANEJO DEL TECLADO

Aunque no es la única forma de introducir información (por ejemplo se
puede dictar o escanear). En la gran mayoría de computadoras
debemos teclear los documentos, por eso debemos adquirir habilidades
en su manejo.
Quizás no sea su caso y escriba
cómodamente y a buen ritmo, sea
con un dedo o con dos de cada mano,
o bien, que sea un excelente
mecanógrafo, en cuyo caso, puede
pasar al siguiente tema. Pero si por el
contrario, se encuadra en uno de los
dos primeros casos citados, le
recomendamos que siga las instrucciones y ejercicios indicados,
porque, además de acelerar notablemente y con seguridad su escritura
mediante el teclado, le ayudará a coordinar su cerebro practicando con
sus manos.
Solamente, precisará hacer unos pequeños ejercicios diarios, que
consistirán en mecanografiar palabras o texto diferente usando el
procesador de texto que prefiera. Si usa Word, le ayudará con los
retornos automáticos al final de cada línea e indicándole donde comete
algunos errores.
Lo primero que se ha de fijar, es en la colocación de los dedos de cada

mano. Para ello, tenga en cuenta que es muy importante la ubicación
de los dedos.
Ahora colóquese delante del teclado, y, para mejor controlar las

pulsaciones, es mejor que apoye las muñecas delante del mismo y
sitúe los dedos en cada línea de teclas según el dibujo. Es más
importante el ritmo y uniformidad que la velocidad, para que vaya
memorizando sin darse cuenta, con qué dedo ha de pulsar casa letra
número o signo. Si nos referiremos al teclado numérico de la derecha
es mejor que utilice el mismo sistema que el de una calculadora de
mesa.
Es preferible teclear utilizando todos los dedos pues de esta forma se
escribe un texto largo en menos tiempo; es mucho más cómodo y
divertido, sin dudas. Cuando se “chatea”, o conversa escribiendo a
través del “chat”, no se impacientará su interlocutor o corresponsal
haciéndole esperar por una respuesta.
Los párrafos que escriba deberán tener el aspecto de esta muestra:
qwert qwert qwert qwert qwert qwert qwert qwert qwert qwert
Y ya para terminar, y para que los dedos de las manos se acaben de

coordinar aún más, "único fin que nos hemos propuesto", a
continuación verá varios ejercicios, líneas u algún párrafo. Practica con
ellos escribiéndolos una y otra vez es la única forma de aprender.
Ejercicio 1
Prenda el Computador.
Inicie Word.
Visualice la primera pantalla de Word.
Abra con un clic los diferentes menús y visualícelos.
Maneje los botones de desplazamiento.
Observe el punto de inserción.
Desplace el punto de inserción con las flechas del teclado.
Desplace el punto de inserción con la tecla de entrada (Enter).
Desplace el punto de inserción con la barra espaciadora.
Retroceda al punto de partida con la tecla de retroceso.
Observe cómo cambia el puntero del Mouse en el área de
trabajo y cuándo sale de ella.
Minimice la ventana de trabajo.
Maximice la ventana de trabajo.
Restaure la ventana de trabajo.
Salga de la aplicación con el procedimiento:
Archivo
Salir
A la pregunta Guardar cambios seleccione NO.
Ejercicio 2
FAMILIARIZÁNDONOS CON EL TECLADO
División del teclado:
Grupo de las funciones desde F1 hasta F12
Grupo Alfanumérico o máquina de escribir
Grupo de teclas para desplazamiento
Grupo de teclas que conforma la calculadora
Teclas importantes:
Tabulación
Bloqueo de mayúsculas
Control
Alternar
Retroceso
Enter o entrada
Insertar
Suprimir.
Teclas para borrar:

Retroceder
Suprimir
Siéntese cómodamente ni muy lejos ni muy cerca del teclado.
Coloque los dedos en forma de ángulo sobre las teclas

conforme indica la figura.
Digitar sin mirar el teclado varios renglones (todo el tiempo que le sea
posible):
Con la mano izquierda: asdfgf

Con la mano derecha: ñlkjhj
El renglón completo quedará así en texto normal:
asdfgf ñlkjhj asdfgf ñlkjhj asdfgf ñlkjhj asdfgf ñlkjhj asdfgf ñlkjhj
(Ahora active el seguro de mayúsculas y digite).
ASDFGF ÑLKJHJ ASDFGF ÑLKJHJ ASDFGF ÑLKJHJ ASDFGF

(Cambie nuevamente a minúscula + color rojo + Cursiva).

Cuando llegue al final de renglón pulse retorno.
Realice varios párrafos de cuatro renglones.
(Realice cinco renglones activando el subrayado).

Cuando llegue al final del renglón pulse retorno.
(Normal + negrilla).
asdfgf ñlkjhj asdfgf ñlkjhj asdfgf ñlkjhj asdfgf ñlkjhj

Ejercicio 3.
Manejo de negrilla, subrayado, cursiva, tipo de letra, tamaño de letra,

color de fuente, Mayúscula.
Digitar todo el tiempo que sea posible.
(Normal)
Salga a la sala la sal daña la salsa la salsa salada las hadas ajadas
(Mayúscula).
SALGA A LA SALA LA SAL DAÑA LA SALSA LA SALSA SALADA LAS HADAS AJADAS
(Normal + Negrilla).
(Normal + Cursiva).
(Normal + Subrayado).
(Normal + color rojo).

(Cursiva + negrilla + subrayado).

Una vez por renglón.
Ejercicio 4.
Los dedos estará ubicados en la línea dominante (ejercicio anterior) y
se desplazarán a la hilera superior, pulsarán las teclas
correspondientes y regresarán a la segunda hilera.
Digitar sin mirar el teclado varios renglones.

qwertr poiuyu qwertr poiuyu qwertr poiuyu qwertr poiuyu

Recuerde trabajar por párrafos, y mezclar negrilla, cursiva, subrayado,

tipo de letra y color de letra.
Ejercicio 5.
Digitar utilizando principalmente la hilera superior:
Por ti y por tu querer tuyo seré Por ti y por tu querer tuyo seré
Repetir el procedimiento de los ejercicios anteriores
Recuerde trabajar por párrafos, y mezclar negrilla, cursiva, subrayado,

tipo de letra y color de letra.
Ejercicio 6.
Seleccionar para cada ejercicio que realice nueva hoja de trabajo

siguiendo la rutina:
o Archivo / Cerrar / Guardar cambios / No.
o Archivo / Nuevo / Aceptar.
En cada ejercicio cambie el tamaño de la letra entre 10 y 14 puntos
Realizar párrafos de cuatro renglones dejando doble espacio,
combine párrafos en mayúscula y en minúscula.
Utilice la negrilla, la cursiva y el color de fuente, el subrayado etc.
Combine algunos tipos de letra pero utilice preferiblemente Arial.
Recuerde utilizar todas las herramientas, incluyendo las viñetas, la

numeración, el centrado, el color de fuente etc. – Especial cuidado en
tamaño y tipo de letra -
Ubicando los dedos en la hilera central y desplazando los dedos arriba y
abajo en diagonal digitar muchas veces la frase: (contiene todas las
letras del abecedario)
Ciento diez kilogramos pesa William, un extranjero que vive y se exhibe

fumando.
fumando.
fumando.
fumando.
Este ejercicio debe prolongarse bastante tiempo pues al contener todas
las letras del abecedario y utilizar los dedos adecuadamente nos ayuda
a desarrollar habilidad en la digitación.
Los dedos deben estar colocados en la hilera central y se deben
desplazar según la letra a pulsar.
Recuerde trabajar por párrafos y mezclar negrilla, cursiva, subrayado,

tipo y color de letra.
HERRAMIENTAS
PARA TRABAJAR
CON TEXTO
OBJETIVOS
1. Avanzar en el manejo eficiente del programa

Microsoft Word, con el fin, de dominarlo y aplicarlo
ampliamente en su quehacer laboral.
2. Conocer las herramientas que ayudarán al usuario
en el aprendizaje del manejo de este procesador de
textos para la elaboración y presentación eficiente
de documentos.
3. Desarrollar habilidades para digitar y presentar
adecuadamente un texto en Word, utilizando todas
las posibilidades de formato.
4. Desarrollar actividades con las herramientas de
formato de texto para elaborar documentos con
aspecto profesional.
Word es un programa de tratamiento de textos tremendamente

intuitivo, dispone de una serie de opciones y herramientas que
requieren no sólo conocer de su existencia, sino también practicar con
ellas a fin de dominar ampliamente el programa.
Conocidas como herramientas de formato, generalmente, ubicadas en

las barras de herramientas y las opciones de menú, ofrecen una amplia
gama de opciones que mejoran la presentación y resultado final del
documento.
Las más importantes son:

Tipo de fuente.
Tamaño de fuente.
Negrita.
Cursiva.
Subrayado.
Alineación del texto por la izquierda.
Texto centrado.
Texto alineado por la derecha.

Texto justificado.
Texto enumerado.
Texto con viñetas.
Texto con sangrías.
Texto resaltado.
Texto de diferentes colores.
Texto con bordes.
En este apartado describiremos las principales herramientas de formato

y cómo utilizarlas al elaborar o modificar un documento.
3.1 TIPOS DE FUENTES (LETRAS)
Word ofrece la posibilidad de trabajar con varios tipos de letra

(Fuentes), estos se hallan ordenados alfabéticamente.
Para seleccionar o modificarlos

Visualice la barra de herramientas.
Despliegue los tipos de fuente haciendo clic en el pequeño botón
al lado derecho del tipo predeterminado.
Seleccione la fuente deseada.
Empiece a escribir.
Este texto está escrito en

Times New Roman Este texto está escrito
en Arial
Este texto está

Este texto está escrito
escrito en Comic Impact
Sans Ms
3.2 TAMAÑOS DE FUENTE
Hace relación al espacio que ocupará dentro del área de trabajo

determinada en puntos (medida tipográfica donde 72 puntos equivalen
a una pulgada).
Para modificar el tamaño de fuente:
Visualice la barra de herramientas la ubicación del menú de
tamaños.
Despliegue las opciones tamaño de fuente.
Seleccione el deseado haciendo clic sobre el número.
Empiece a escribir en el nuevo tamaño.
Este texto está escrito en Arial Este texto está escrito

de 8 puntos
en Arial de 12 puntos
72
Este texto está
escrito en Arial
de 16 puntos
3.3 EFECTOS DE LETRA
Negrilla Cursiva y Subrayado
Negrita Cursiva Subrayado
Los efectos Negrilla, Cursiva y Subrayado están siempre presentes

en la barra de herramientas.
Estos efectos se activan (haciendo clic en el botón correspondiente) en
el momento que deseamos utilizarlos y se desactivan cuando no
queremos el efecto (nuevamente se hace clic).
Este texto está escrito Este texto está

sin efectos escrito en Negrita
Este texto está escrito Este texto está escrito en

en normal y Cursiva normal y Subrayado
3.4 ALINEACIÓN DEL TEXTO

Se denomina Alineación a la ubicación de un texto respecto a las
márgenes izquierda y derecha de la hoja o área de trabajo.
Para acceder a la alineación lo haremos desde la barra Estándar.
La alineación izquierda sólo ordena el borde izquierdo. Por

tanto, es ese el borde que estará alineado.
La alineación inversa sería la derecha, con la que se alinearía

sólo el borde derecho.
La alineación central alinea ambos bordes.
La alineación justificar ordena los bordes exceptuando la

última línea.
Este texto Este texto

Alineado por la Está
IZQUIERDA CENTRADO
Se requiere más de
Este texto
un renglón escrito
Está alineado por
para ver el texto
La DERECHA
JUSTIFICADO.
3.5 NUMERACIÓN Y VIÑETAS
Con esta opción, lo que se consigue es una apariencia de esquema o

enumeración de aspectos en un determinado escrito.
Se puede usar tanto al empezar a escribir como para un texto ya
escrito, previamente seleccionado.
Para obtener una estructuración de este estilo, entramos en el menú
Formato y elegimos la opción de Numeración y viñetas.
La numeración y viñeta se refiere a párrafos. Las líneas no se
podrán utilizar. En estas presentaciones, la numeración o viñeta, se
insertará cada vez que presionemos la tecla de Retorno. Si queremos

pasar a la siguiente línea se pulsarán las teclas Shift+Retorno y no

quedarán activada numeración o viñeta.
Para activar la numeración y las viñetas se puede inicialmente desde la
barra de herramientas de formato activando el botón correspondiente.
Si se desea personalizar estos componentes se hace clic en Formato /
Numeración y viñetas / Personalizar / seleccionar una viñeta en
fuente o imagen / finalizamos con Aceptar.
1. Carlos Díaz CPU

2. Luís Jiménez Monitor
3. María Medina Teclado
4. Miguel Soler Mouse
Datos con numeración activada Datos con viñetas activadas
3.6 BORDES Y SOMBREADO

Podemos aplicar bordes y sombreados a un texto seleccionado o bien a
un párrafo completo, de manera que podamos resaltar texto y
diferenciarlo con otra parte del documento.
Lo primero que debemos hacer es seleccionar la parte del texto al cual
hay que aplicar el borde y/o sombreado. Si se trata de una parte de
un párrafo, este debe estar seleccionado, pero si queremos aplicar este
formato a un párrafo completo sólo hace falta que el punto de inserción
esté en ese párrafo.
El siguiente paso es seleccionar la opción Bordes y sombreado… del
menú Formato. Lo único que debemos tener en cuenta es que en el
apartado Aplicar a: tenemos que seleccionar Texto o Párrafo.
El rectángulo que aparece

alrededor de este texto es
activado con la herramienta Otros estilos de bordes
borde exterior. para seleccionar
3.7 RESALTADO DEL TEXTO
Es una opción útil para destacar partes de un documento.

Para utilizar el texto resaltado se procede así:
Se selecciona el texto a resaltar.
Se abre el menú con los colores disponibles para resaltar en la
barra de formato.
Se selecciona el color.
Este texto está

seleccionado para Este texto está
resaltar resaltado con amarillo
3.8 COLOR DE FUENTE
Esta opción permite seleccionar, de una amplia paleta de colores,

aquellos que se requieran para dar color al texto.
Existen dos procedimientos para aplicar color:
Mediante la herramienta
Color de fuente ubicada al
final de la barra de
herramientas formato.
Con la opción Formato

(barra de Menús) /
Fuente / Color de
Fuente.
Si se desea aplicar color de fuente a un texto ya escrito se debe

sombrear y aplicar color siguiendo una de las anteriores opciones.
Texto donde se ha Texto donde se ha

seleccionado color de seleccionado color
de fuente VERDE
fuente ROJO
3.9 ÓRDENES QUE ACOMPAÑAN AL TEXTO
3.9.1 Deshacer: es la opción de anular las órdenes o eventos que

se hayan realizado.
Se puede realizar de dos formas:
Con el botón deshacer.
con los comandos Edición / Deshacer escritura.
3.9.2 Rehacer: es la opción de rehacer las órdenes o eventos que

se hayan activado con la opción deshacer.
Se puede realizar de dos formas:
Con el botón rehacer.
Con los comandos Edición / Rehacer escritura.
3.9.3 Borrar
Desde el teclado:
Para eliminar uno o varios caracteres que estén a la derecha del
punto de inserción hágalo con la tecla suprimir.
Para eliminar uno o varios caracteres que se hallen a la
izquierda del punto de inserción hágalo con la tecla de
retroceso.
Puede seleccionar texto para borrar con las teclas Shift + las
flechas del teclado según el caso y luego pulsar suprimir o
retroceder o simplemente pulsar la tecla de retorno.
Para Eliminar texto con el Mouse:
Para eliminar una parte del texto se selecciona y se borra, bien
con la tecla suprimir, bien desde el menú Edición y con el
comando Borrar.
En general:
Eliminar texto y gráficos

Para Presione
Eliminar un carácter a la izquierda RETROCESO
Eliminar una palabra a la izquierda CTRL+RETROCESO
Eliminar un carácter a la derecha SUPR
Eliminar una palabra a la derecha CTRL+SUPR
Cortar texto seleccionado y copiarlo al Portapapeles CTRL+X
Deshacer la última acción CTRL+Z
Cortar en Especial CTRL+F3
3.10 CORTAR – MOVER – PEGAR
Para cortar un texto:

Se utiliza la función de Cortar si lo que se quiere es
desplazar o mover un texto seleccionado.
Podemos realizar esta operación con el botón cortar (tijeras)
o con los comandos Edición / Cortar; o simplemente con
las teclas Ctrl. + X.
Para realizar la operación Mover:
Se selecciona la parte del texto y sin soltar el botón del ratón
movemos el texto hacia donde queremos moverlo.
Para realizar la operación Copiar:
Se selecciona la parte del texto y sin soltar el botón del ratón
movemos el texto hacia donde queremos moverlo, pulsando
al tiempo la tecla CTRL.
También se puede desde el teclado así:
o Se presionan las teclas Control+C para copiar y
Control+V = pegar.
Otra opción para realizar la misma operación sería, una vez que ya
se ha seleccionado, abrir el menú Edición y pulsar la opción de
Cortar o Copiar.
También se puede realizar la modificación seleccionando y después

pulsando el botón correspondiente de la barra de Herramientas.
Cortar Copiar Pegar
Control + X Control + C Control + V
Para situar el texto cortado o copiado en su nuevo destino dentro

del documento, se sitúa el Punto de Inserción en el lugar deseado y
se pulsa Control+V, o bien se accede al menú Edición y se ejecuta
la orden de Pegar.
Copiar y mover texto y gráficos
Para Presione
Copiar texto o gráficos CTRL+C
F2 (después, mueva el punto
Mover texto o gráficos de inserción y presione
ENTRAR)
Crear Autotexto ALT+F3
Pegar el contenido del
CTRL+V
Portapapeles
Pegar el contenido de Especial CTRL+MAYÚS+F3
3.11 ESPACIO ENTRE CARACTERES

Cuando deseamos contraer o expandir un texto, Word dispone de esta
opción así:
Seleccione el texto.
Haga clic en Formato / Fuente.
Seleccione la solapa espacio entre caracteres, ubicada en la
parte superior y media.
Cambie espacio Normal por Expandido o Comprimido.
Modifique el valor respectivo.
Finalice con Aceptar.
3.12 ANIMACIÓN DE TEXTO
Esta opción es disponible al visualizar un texto en pantalla, se activa

así:
Seleccione el texto.
Haga clic en Formato / Fuente.
Seleccione la solapa Efectos de Texto ubicada en la parte
superior derecha.
Seleccione una animación de las disponibles.
Finalice con Aceptar.
No olvide desactivar esta opción si desea continuar introduciendo texto.
3.13 EFECTOS ESPECIALES DE TEXTO
En la imagen se aprecian diferentes efectos de texto para activarlos o

desactivarlos proceda así:
Clic en Formato / Fuente.

Aparece una caja de opciones donde se puede modificar:
Fuente, color de fuente, tamaño de fuente, estilo de
fuente, subrayado, color de subrayado y efectos
especiales.
Seleccione o modifique la(s) opción(es) deseadas.
Aceptar.
3.14 MÁRGENES
Su función es ajustar la distancia desde los bordes de la hoja hasta los

bordes del documento. Para fijarlos, abrimos el menú Archivo y
después elegimos la opción de Configurar página. Una vez aquí,
debemos ubicarnos en la pestaña Márgenes y desde aquí editar la
distancia de los mismos.
Las márgenes se expresan en centímetros y son variables según el
documento y el tamaño del papel que se quiera utilizar. Es aconsejable
que inicialmente utilice las siguientes opciones:
Margen superior 4
Margen inferior 3
Margen izquierda 4
Margen derecha 3
Las otras opciones que aparecen no son convenientes modificarlas
inicialmente.
3.15 ORIENTACIÓN DEL PAPEL
En Word existen dos opciones de trabajar el papel:

Vertical: Siempre estará activada y configurada por
el programa y es la forma tradicional de ver un
documento.
Horizontal: Cuando requerimos formatos

especiales como tablas, folletos,
gráficos; podemos cambiar la dirección
Esta opción se configura desde el menú
Archivo / Configurar página /
Márgenes / Orientación / Activar
Horizontal / Aceptar.
Ejercicio 1.
Uso de las herramientas: centrado, numeración, viñeta y
sangría.
Siga las instrucciones de este trabajo, ellas se van encontrando a

medida que vamos avanzando:
PROCEDIMIENTO
Inicie el procesador de texto.
o Active el botón Centrar.

o Active eL botón Negrita.
o Active el seguro de mayúsculas (Caps Look).
o Digite el título:
COMPONENTES BÁSICOS DEL COMPUTADOR
o Dé doble enter.
o Desactive la negrita.
o Desactive el centrado.
o Desactive el seguro de mayúsculas.
Digitar el texto.
Los computadores son herramientas que facilitan nuestro trabajo diario

en todas las actividades, por eso debemos conocerlos y familiarizarnos
con ellos. Todo computador se compone de dos partes bien definidas:
(Ahora active el botón de numeración automática y escriba)
1. La máquina o hardware
2. Los programas o Software
(Desactive el botón numeración o dar doble enter y siga escribiendo)
La máquina en si, esta formada por los elementos físicos que podemos
tocar, ver, mover y son:
(Activar botón viñeta)
La CPU
El Monitor
El Teclado
El Mouse
Los periféricos de entrada (scanner, cámara fotográfica)
Los periféricos de salida (impresora, ploter)
Otros accesorios (parlantes, micrófono, fax externo)
(Desactivar botón viñeta o dar doble enter)
Los componentes de la CPU tenemos:

1. Componentes externos.
(Activar sangría a la derecha)

1.1. Drive.
1.2. Unidad de almacenamiento óptico: CD ROM, DVD.
1.3. Puertos.
1.4. Cables.
1.5. Botones de prendido.
(Desactivar botón numeración o dar doble enter)
2. Componentes internos:
(Activar sangría a la derecha)

o Tarjeta principal.
o Procesador:
386,
486
Pentium
o Memoria RAM.
o Memoria ROM.
o Tarjeta de video.
o Tarjeta de sonido.
o Fax.
Actividades de finalización
Visualice la hoja con la herramienta lupa.

Observe cómo ha quedado su trabajo y cómo quedaría impreso si ya lo
fuéramos a imprimir.
Cierre la visualización con el botón cerrar que aparece en la parte

superior.
Guarde el documento con las órdenes: Archivo / guardar como /
escriba el nombre practica uno / pulse el botón guardar.
Cierre el documento con las órdenes.
Archivo / Cerrar
Ejercicio dos
Actividades previas:
Microsoft Word debe estar abierto y visible en la pantalla .

Seleccione letra Arial de 12 puntos y pulse el botón de
justificar el texto.
Desde Archivo configurar página .
Seleccione papel Carta.
Seleccione márgenes: Las márgenes dejarán una
o Superior 4 parte de la hoja en tono gris,
o Inferior 3
usted debe empezar a
escribir donde esté el punto
o Izquierda 4
de inserción.
o Derecha 3
o Aceptar.
Ahora digite la siguiente lectura (no debe pasarse de una hoja tamaño
carta).
DIEZ MANDAMIENTOS PARA VIVIR EXITOSAMENTE

Condensado de Artois Withman
Permanentemente afrontamos crisis y dificultades frente a los

problemas ordinarios de la vida. Sin embargo, la vida debe vivirse.
“Cada célula de nuestro organismo está programada para esforzarse
por vivir”.
Nos encontramos aquí en la tierra para ¡Vivir!, para experimentar
cuanto pueda suceder. ¿Cómo aprender a estimar verdaderamente la
vida?
1. INVITAR A VIVIR. Busquemos a quienes dante llamó “Viajeros

de la selva oscura”. Estas personas están en todas partes, son
las gentes valerosas que jamás se rindieron. Dan prueba de
que vale la pena vivir.
2. SABER PERDONAR. Reconozcamos los errores y perdonemos.

Dejemos atrás las faltas y fracasos y volvamos a llenar el
estanque de la vida con planes y entusiasmo renovado.
3. RECOBRAR LA AUTOESTIMA. Hablemos bien de nosotros
mismos en lo íntimo y con los demás. Seamos generosos con
nosotros como lo somos con otros. Hay que dejar de pensar en
el fracaso.
4. VIVIR BIEN CON LOS DEMAS. No debemos aislarnos
demasiado. El camino de vivir la vida a veces nos ofrece una
positiva relación con otros. Para levantarnos y para andar es
necesario amar.
5. AYUDAR A OTROS. Dediquemos a otros tiempo e interés,
porque nos servirá positivamente a nosotros mismos. Ayudar
produce fe en el renacer hacia la convicción de que podemos
superar las cosas negativas.
6. RENOVARNOS A DIARIO. Escuchemos nuestra voz interior y
busquemos la paz. Henry F. Amiel lo decía: “En cuanto el
hombre es capaz de renovarse así mismo, es un ser viviente”.
7. OBSERVAR LA NATURALEZA. La vida multitudinaria de árboles
y flores, de aves y de ríos son una lección de vida.
8. CONSERVAR EL ENTUSIASMO POR LA VIDA. Mantengamos los
rayos de luz y de esperanza . Estemos atentos a todas las
alegrías. Disfrutemos cada día.
9. PRACTICAR LA GRATITUD. Haber nacido y …vivir… ¡es una
maravilla! Demos gracias por ello y sintamos felicidad. Demos
gracias por la vida. Por la vida como es, con sus goces y con
sus tribulaciones.
10. ORAR. “Por virtud de la oración, nos incorporamos al poder
inagotable que mueve el universo”.
Una vez digitado el texto visualícelo con la herramienta vista

previa
Cierre la visualización si está bien distribuido el documento
Ahora guarde el documento con el nombre diez
mandamientos
Cierre el documento con las ordenes Archivo / cerrar
Ahora salga de Word con las instrucciones: Archivo / Salir
MANEJO DE
ARCHIVOS
OBJETIVOS
1. Integrar el manejo de archivos a la elaboración de

documentos empleando los procedimientos requeridos
para conservar la información.
2. Entender el procedimiento para organizar la información
que se produce y se guarda en el computador.
3. Utilizar otros medios de almacenamiento de información
y comprender su funcionamiento.
4. Organizar adecuadamente las carpetas y archivos como
parte de los procesos lógicos a realizar en una actividad
con el computador y con el procesador de texto,
específicamente.
5. Manejar eficientemente los procesos de impresión de
documentos, demostrando habilidad en su manejo y
cuidado.
Todo lo que hacemos en un computador y lo guardamos en el disco

duro o en cualquier unidad de almacenamiento (disquete, CD, memoria
USB, DVD, etc.) en este momento se convierte en un archivo.
4.1 QUÉ ES UN ARCHIVO

Es un conjunto de datos estructurados en un solo tema, un escrito, un
documento y grabado o guardado en una unidad de almacenamiento.
4.2 GUARDAR O GRABAR UN ARCHIVO

Una vez escrito el documento o ya modificado, se deberá archivar si se
quiere guardar. Para ello hay que tener en cuenta si el documento que
se va a archivar es un documento
que se ha utilizado partiendo de
cero, o bien, es un documento que
ya se había utilizado anteriormente
y lo que se ha hecho es trabajar
sobre él.
Es importante este concepto
porque dependiendo de un caso u
otro se procederá de forma
diferente.
Para el primer caso, es decir, para un documento en blanco en el que
se ha empezado desde cero, habrá que dar un nombre al archivo para
que Word pueda asignarle un sitio dentro de una determinada carpeta

que se haya elegido.
Para esta operación, hay que abrir la orden de Guardar como del
menú Archivo.
4.3 CÓMO GRABAR (GUARDAR) UN DOCUMENTO POR

PRIMERA VEZ.
• Dé clic en Archivo.
• Dé clic en Guardar (aparece una caja de
diálogo).
• Digite un nombre relacionado con el
documento.
• Dé clic en el botón Guardar (observe que el
nombre aparecerá en la barra de título, la azul superior).
4.4 CÓMO GRABAR (GUARDAR) UN DOCUMENTO OTRAS

VECES Y CON EL MISMO NOMBRE
Esta opción se debe utilizar repetidas veces para evitar pérdidas de
información cuando falla el fluido eléctrico o el computador y se
procede así:
• Dé clic en Archivo.
• Clic en Guardar (el documento quedará
guardado con los cambios más recientes).
• Otra forma es haciendo clic en la herramienta.
4.5 CÓMO GRABAR (GUARDAR) UN DOCUMENTO CON

UN NUEVO NOMBRE
Para conservar documentos originales o plantillas (formatos) o
simplemente para duplicar un documento debemos guardarlo con un
nuevo nombre así:
• Clic en Archivo.
• Clic en Guardar Como.
• Digitamos un nombre relacionado con el documento pero
diferente al anterior.
• Hacemos clic en Guardar.
4.6 CÓMO GRABAR (GUARDAR) Y CERRAR UN

DOCUMENTO
Esta opción se presenta cuando
terminamos un trabajo. Realizamos la
siguiente rutina:
• Clic en Cerrar (aparece la
pregunta desea guardar cambios).
• Seleccionamos la opción SI.
4.7 CERRAR UN DOCUMENTO SIN GUARDAR CAMBIOS

En ocasiones, debemos abandonar un trabajo sin guardarlo o sin
guardar los cambios efectuados a un trabajo original. Para no guardar
los cambios en un documento procedemos así:
• Clic en Cerrar (aparece la pregunta desea guardar cambios).
• Seleccionamos la opción NO.
4.8 CÓMO GRABAR UN DOCUMENTO EN UN DISQUETE
Existe la posibilidad de guardar un documento en un disco flexible o

disquete, cuando desee hacerlo proceda así:
• Haga clic en Archivo.
• Guardar como.
• Seleccione Unidad de disco de 3 ½ pulgadas.
• Digite el nombre del archivo.
• Pulse el botón Guardar.
4.9 CÓMO GRABAR UN DOCUMENTO EN UNA

CARPETA DIFERENTE A LA DE MIS DOCUMENTOS
Cuando desee guardar archivos en carpetas creadas por usted proceda

de la siguiente forma:
Haga clic en Archivo.
Clic en Guardar como.
Seleccione la carpeta en la opción Guardar En.
Abra la carpeta.
Digite el nombre del archivo.
Pulse el botón Guardar.
4.10 CÓMO CREAR UN DOCUMENTO NUEVO
Haga clic en Archivo.

Clic en Nuevo.
Clic en Aceptar o seleccionar Documento en blanco según la
versión de Word.
4.11 CÓMO ABRIR UN DOCUMENTO EXISTENTE
Dé clic en Archivo.
Seleccione Abrir.
Busque el nombre del
archivo en la lista que
aparece y ubíquese
sobre el nombre.
Haga clic en el botón
Abrir.
4.12 CÓMO BORRAR UN ARCHIVO DESDE WORD
Existen varias formas pruebe con esta:

Haga clic en Abrir.
Busque el nombre del archivo en la lista que aparece y ubíquese

sobre el nombre.
Haga clic en el botón derecho del Mouse sobre el nombre del
archivo (aparece un menú).
Seleccione la opción Eliminar.
Confirme al programa que desea enviar el archivo a la papelera
de reciclaje seleccionando la opción SI.
4.13 CÓMO SALDRÁ IMPRESO EL DOCUMENTO

Para poder observar cómo se verá impreso el documento active la vista
previa de página de la barra de herramientas estándar o seleccione
vista preliminar desde el menú archivo.
Cuando se selecciona esta opción aparece la hoja completa

acompañada de un menú en la parte superior desde el cual
puede:
Imprimir.
Modificar o ajustar contenidos.
Ver una sola hoja.
Ver varias hojas.
Ver la regla.
Ver en pantalla completa.
Cerrar la vista previa.
4.14 CÓMO SE PROCEDE PARA IMPRIMIR UN

DOCUMENTO
Una vez terminado y revisado un documento está listo para ser

impreso. Para realizar esta rutina aliste la impresora (préndala y
colóquele el papel) haga clic en Archivo, Imprimir, seleccione Página
Actual (para imprimir la página visible en pantalla) haga clic en
Aceptar. Espere un momento y la impresora le entregará un

documento.
4.15 QUÉ OTRAS OPCIONES SE PRESENTAN PARA

IMPRIMIR UN DOCUMENTO
Para imprimir todo el documento haga

clic en Archivo / imprimir / verificar
la opción todo y haga clic en Aceptar.
Para imprimir la página que se está
visualizando en la pantalla
(Archivo/Imprimir/Página actual/
Aceptar).
Para imprimir un bloque de páginas:
(Archivo/ Imprimir/ digite el bloque a imprimir separando los
números con un guión ej. 8-27 / Aceptar) Imprimirá las
páginas comprendidas entre la No. 8 y la página 27.
Imprimir páginas salteadas (Archivo / Imprimir / escriba el
No. de las páginas a imprimir separadas por una coma (,) Ej.:
3,9,15, 36 / Aceptar). Imprimirá solo las páginas descritas.
Imprimir un determinado número de copias (cuando
necesitamos más de una copia del trabajo.
Ejercicio 1
Inicie Microsoft Word.

Abra el documento Diez mandamientos.
Observe el contenido.
Prenda la impresora.
Verifique que tiene papel.
Ahora dé las órdenes de impresión

así:
Archivo / Imprimir.
Página actual.
Aceptar.
Observe el documento impreso.
Cierre el documento en pantalla con las instrucciones:
Archivo
Cerrar
Si el programa pregunta guardar cambios
Seleccione NO
Ejercicio dos
Abra un nuevo documento con las instrucciones

Archivo
Nuevo
Aceptar
Configure el papel, márgenes y letra con las siguientes instrucciones:
Desde el menú Archivo / configurar página seleccione:
Papel carta.
Márgenes Sup. 4 / Inf. 3 / Izq. 4 / Der. 3. / Aceptar.
En la barra de herramientas formato seleccione:
Tipo de letra: Seleccione Comic Sans Ms.

Tamaño de letra: Seleccione 12 puntos.
Pulse el botón de justificar texto.
Ahora digite el siguiente documento – El título centrado y con
negrita y tamaño 14 puntos.
Dé dos veces enter después del título.
Una sonrisa
El más saludable masaje de belleza para el rostro.

El pasaporte al reino de los Cielos.
El ropaje más lindo del alma.
El mejor antídoto contra las preocupaciones.

La canción de los Ángeles.
La seriedad arrepentida.
La oración de los sabios.
La contraseña entre los amigos.
La puerta de la cooperación entre conocidos y desconocidos.
Alienta la buena voluntad en los negocios.
Acorta el tiempo de la angustia.
Crea la felicidad en la pareja y en el hogar.
Una clara manifestación de salud mental, emocional y espiritual.
Descanso para los fatigados, calor para los tristes y luz para los
decepcionados.
Como el sol, ilumina, calienta y se irradia.
¿Cuánto cuesta una sonrisa?
– Nada.
¿Cuánto beneficio nos puede dar?
– Mucho.
¿Qué tiempo dura?
– Un instante.
¿Y cuánto perdura en la memoria?
– A veces toda la vida.
¿Quién es tan rico que no la necesite?
– Nadie.
¿Quién es tan pobre que no pueda regalarla?
– Nadie.
¿Se empobrece el que la da?
– Al contrario, se enriquece.
¿Se puede comprar, vender o robar?
– Sólo se puede ofrecer gratuitamente.
¿Y quién es el que está más necesitado de una sonrisa?
– Aquél que no tiene ninguna para dar.
Sonríe siempre, para no dar a los que no te quieren el placer de verte

triste, y para dar a los que te aman la certeza de que eres feliz.
Instrucciones finales:
Guarde el archivo en la carpeta Mis Documentos con el

nombre Una Sonrisa
Visualice el documento con la herramienta Vista Previa
Imprima el documento con las instrucciones:
Archivo / Imprimir / Seleccione página Actual /
Aceptar
Ahora cierre el documento con las instrucciones:

Archivo / cerrar
Salga de Word con las instrucciones

Archivo / Salir
IMPORTANTE
Los documentos se deben guardar periódicamente para
evitar pérdida de información. Si va a guardar un
documento nuevo que no tiene nombre proceda así:
Haga clic en Guardar en la barra de herramientas
Estándar.
Si desea guardar el documento en otra carpeta, busque y
abra la carpeta
En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para
el documento.
Puede utilizar nombres de archivo largos y descriptivos si lo
desea.
Haga clic en Guardar.
TEXTO EN
COLUMNAS
OBJETIVOS
1. Integrar el diseño de columnas a la elaboración

de documentos empleando las herramientas de
formato relacionadas.
2. Entender el procedimiento para elaborar un
documento utilizando el formato de columnas y
darle aplicación a actividades cotidianas.
3. Utilizar medios alternativos de presentación de
texto con formatos y presentaciones propias de
la edición de medios impresos.
4. Diseñar e imprimir documentos en dos y tres
columnas, implementando características
específicas.
5.1 LAS COLUMNAS

Las columnas se utilizan en un procesador deIV
textos para dividir verticalmente en varias partes
una determinada página, grupo de páginas o un
documento completo.
Para activar columnas se sitúa el Punto de
Inserción donde vayan a comenzar las columnas o
se selecciona el texto que se va a poner en
columnas en el caso de que el texto esté ya
escrito.
Luego abrimos el comando
Formato / seleccionamos
Columnas / nos aparece el
siguiente cuadro:
Lo primero que hay que fijar

es el número de columnas
de que va a constar el texto.
WORD utiliza el estilo de
Columnas Periodísticas. El
texto de las columnas de
estilo periodístico fluye desde la parte inferior de una columna hacia la

parte superior de la siguiente.
Para la fijación de las medidas hay dos métodos:

El procesador de textos estima la medida del tipo de papel
seleccionado y le resta la medida de los márgenes izquierdo y
derecho. A esta medida, le quita lo que miden los espacios
entre columnas y lo que queda lo divide entre el número de
columnas.
Se le dan los valores deseados introduciéndolos en el cuadro de
columnas Preestablecidas o introduciendo un número en el
cuadro Número de columnas.
Si lo que se quiere es que una medida no varíe al cambiar las demás,
entonces marcaremos la opción “Columnas de igual ancho”.
Una vez que ya se han definido las columnas se presiona el botón

Aceptar .
Si necesitamos pasar de una a otra columna se puede seleccionando
Insertar / Salto / Salto de Columna.
También podemos ahorrarnos este paso pulsando la combinación de

teclas Ctrl+May+Return.
5.2 QUÉ DOCUMENTOS PODEMOS ELABORAR EN EL

FORMATO DE COLUMNAS.
Son numerosos los documentos y trabajos que se pueden elaborar en
columnas como: periódicos, revistas, folletos, volantes, etc., aunque
existen programas que facilitan su elaboración como Publisher y Page
Maker entre otros, en Word podemos lograr excelentes formatos.
5.3 CÓMO ELABORAR UN TRABAJO EN 3 COLUMNAS

TIPO PERIÓDICO (PAPEL CARTA HORIZONTAL)
Prepare la página:
o Papel: Carta
o Orientación: Horizontal
o Márgenes: Sup. /1; Inf. 1; / Izq. 1; / Der. 1.
o Tipo de letra: Arial
o Tamaño de letra: 10 Puntos
o Active el Justificado
Active los guiones: (haga clic en herramientas, idioma, guiones,

active la opción división automática del documento, haga clic en
aceptar). Esta acción dividirá las palabras largas al final de la
línea y dará mejor aspecto.
Dé las órdenes de columnas haciendo clic en:
o Formato
o Columnas
o Seleccione el número de columnas (tres)
o Modifique el espacio entre columnas a 2 cm
o Haga clic en aceptar
o Digite el texto
o Tome un formato, digite el contenido o tome como
ejemplo el formato de la página anterior.
5.4 CÓMO MEJORAR LA PRESENTACIÓN DE UN TRABAJO

ELABORADO CON EL FORMATO COLUMNAS.
Incluyendo líneas que dividan las columnas (Desde el menú

Formato / Columnas / activar la opción / Línea entre
columnas.
Incluyendo bordes ej. desde Autoformas / Diagramas de
flujo / Proceso Alternativo (rectángulo 2).
Incluyendo imágenes prediseñadas: Insertar / Imagen /
Imágenes prediseñadas / seleccionar una imagen /
modificar. (ver elementos gráficos).
Incluyendo letra capital así:
o Sombrear la primer letra / clic en Formato / Letra
capital / seleccionar la opción del centro / Aceptar.
(ver elementos gráficos).
• Para trabajar columnas en papel tamaño carta u oficio y

en orientación vertical lo mejor es trabajar en dos
columnas.
• Para elaborar folletos debe seleccionar orientación del
papel horizontal y trabajar a tres columnas.
• Recuerde ilustrar su trabajo con letra Capital, imágenes,
símbolos y autoformas, WordArt, etc.
Ejercicio 1
Elabore los formatos de columna teniendo en cuenta que las siguientes
instrucciones:
Órdenes preliminares:
Papel: Carta
Márgenes 4/3/4/3
Tipo de letra = Arial
Tamaño de letra = 10
El formato incluye:
Imágenes
Letra Capital
Tablas
Símbolos
Intente realizar un formato similar al ejemplo tomando el modelo

siguiente o tome un programa o folleto de un evento para realizar la
práctica.
Ejercicio 2
Papel: Carta
Orientación: Horizontal
Márgenes 1/1/1/1
Activar Justificado
Ejercicio 3
Papel: Carta
Márgenes 4/3/4/3
Activar Justificado
Escriba el título centrado y en letra Verdana de 12 puntos / dé doble
enter después del título.
Indique, a continuación, las órdenes de columna: Formato /
columna / dos columnas / seleccione la opción De aquí en
adelante / Active la opción Línea entre columnas.
Teclee la lectura / antes de digitar el renglón: Allí estaban apiñados.
Haga clic en Insertar / Salto / Salto De Columna.
Trace una autoforma rectangular alrededor del texto / seleccione en la
barra de dibujo sin relleno.
Guarde el documento / salga de Word.
Un trozo de tiempo
Hoy recogí una hoja sucia, Allí estaban apiñados,

inútil, triste; junto a lunas y signos de
la hoja rota de un colores,
calendario. miles de planes y sueños
Un arrugado papel, un trozo que hoy son dos o tres
de tiempo recuerdos.
arrancado de mi historia. Guardé esa hoja pensando
En esa hoja yacía mi hoy de devolverla al calendario,
ayer, pero en mi hoy de mañana
mi ex-yo, mi nunca más. no hay espacio ni tiempo
Allí estaban los no puedo ni deseos de acoger un ayer
los no quiero y los quizás, que he recogido del suelo.
mezclados con mis Anónimo
esfuerzos, frustraciones y
silencios.
Microsoft Word – Paso a paso 105
ELABORANDO
TABLAS
OBJETIVOS
1. Integrar el diseño de tablas a la elaboración de

documentos y emplear las herramientas de
formato relacionadas.
2. Comprender el procedimiento para elaborar
formatos de tabla a un documento y darle
aplicación a actividades laborales.
3. Utilizar medios alternativos de presentación de
texto con formatos y presentaciones propias de
la edición de medios impresos.
4. Diseñar e imprimir documentos con diferente
presentación y contenido, implementando
características específicas de las tablas.
Una tabla es un rectángulo formado por columnas y filas de cuya

intersección resultan las celdas las que a su vez pueden contener
texto, números, fórmulas, imágenes, etc.
Las tablas de Word tienen una función similar a las tabulaciones
pero con muchas más opciones de formato permitiendo mejores
resultados. Mediante tablas se puede por ejemplo:
Generar columnas de texto y números.
Disponer texto en columnas paralelas.
situar imágenes junto a textos.
6.1 PARA QUÉ SIRVEN LAS TABLAS (CUADROS)

Hoy, en la empresa, se requiere de información que se pueda visualizar
e interpretar en forma rápida, son ejemplos de este tipo de documentos
los cronogramas, las planillas, los
informes estadísticos, los calendarios
etc. Este programa permite
elaborarlas automáticamente.
Word posee un menú completo destinado a la elaboración y
modificación de las tablas permitiéndonos realizar excelentes trabajos
en corto tiempo.
6.2 CÓMO INSERTAR UNA TABLA.

Abrimos el menú Tabla,
seleccionamos la opción
Insertar / Tabla y el
programa nos preguntará
en una caja de dialogo de
cuántas columnas y
cuántas filas queremos la
tabla, finalizamos el
procedimiento con
Aceptar.
Opciones:
Si la tabla forma parte
de un trabajo haga clic
en Tabla, Insertar,
Tabla, digite el número
de columnas y el
número de filas que
requiera y dé Aceptar.
Si se trata de un
cronograma o informe en formato de tabla proceda así:
a. Dé las órdenes preliminares (tamaño de papel, márgenes y
orientación del papel).
b. Dé las órdenes de tabla (Tabla, Insertar, Tabla, digite el
número de columnas y el número de filas, termine haciendo
clic en Aceptar).
c. Haga las modificaciones a la tabla que crea convenientes:
(ancho de columnas, combinar celdas, dividir celdas,
bordes, color de línea, etc.).
d. Digite el contenido de las celdas. El texto se ajustará
automáticamente dentro de cada celda.
Una tabla es la mejor opción para presentar cronogramas,

calendarios, cuadros operativos, planillas, datos estadísticos,
informes de actividades, proyectos, inventarios, trabajos en
columnas paralelas y en general, todo documento que esté
conformado por columnas, filas y celdas.
6.3 CÓMO DIBUJAR TABLAS. (CUADROS)
Celdas Combinadas
☺
Formatos sencillos de tabla se pueden dibujar. En este caso, usted

puede seleccionar la opción Tabla / dibujar. Aparecerá un menú con
las herramientas necesarias para manejar una tabla y su contenido.
6.4 QUÉ MODIFICACIONES PUEDE HACER A LAS

TABLAS.
6.4.1 Cambiar el tipo de bordes: Haga clic en Formato /

Bordes y sombreado. Desde este cuadro puede cambiar
el estilo de línea, color de línea, grosor de línea, combinar
estilos de línea, etc.
Bordes Normales
Bordes modificados
Se puede combinar el estilo de línea para bordes exteriores e interiores.

6.4.2 Modificar el ancho de las columnas. (manualmente

arrastrando las líneas).
Columnas modificadas arrastrando las líneas
Columnas modificadas dando un valor: (ancho de

columna 2 cm.). Se modifica desde la opción Tabla /
propiedades / desde la opción Propiedades de Tabla /
Columna / Ancho preferido / 2 cm. / Aceptar.
Columnas con valor de 2 cm
6.4.3 Modificar el alto de las filas: (el programa ajusta el texto

automáticamente), también se puede arrastrando las líneas.
Fila modificada arrastrando la línea

inferior.
Sombreando las filas a modificar / Hacer clic en Tabla /

Propiedades de Tabla / Fila / dar un valor / Aceptar.
Filas con valor de 1,5 cm.

6.4.4 Combinar celdas: Para formar de dos o más celdas una

sola: (sombrear las celdas / Tabla / combinar celdas).
Celdas combinadas Celdas

Celdas combinadas combinadas
6.4.5 Dividir celdas: (ubicarse en la celda y dar las órdenes

Tabla/ Dividir Celdas / definir en cuantas divisiones /
Aceptar).
Las celdas superiores se han dividido
6.4.6 Insertar filas: (Tabla / Insertar / Filas / definir el sitio

y Aceptar.
A la tabla anterior se insertó una fila en

la parte inferior
6.4.7 Eliminar filas: Sombrear la fila a eliminar / Clic con el

botón secundario del Mouse (derecho) / Eliminar fila.
Al modelo anterior se eliminó la fila

superior
6.4.8 Insertar columnas: Ubicar el punto de inserción en la

celda donde quiere la columna / Clic en Tabla / Insertar /
Seleccionar el sitio donde desea la nueva columna /
Aceptar.
Ahora nuestra tabla modelo

tiene siete columnas
6.4.9 Eliminar Columnas: Sombree o marque la columna a

eliminar / Clic con el botón secundario del Mouse (derecho)
sobre la columna a eliminar / seleccione eliminar. También
se puede desde la opción tabla.
6.4.10 Eliminar los bordes: Sombree o marque los bordes que
desea no aparezcan en el trabajo impreso / abra el menú
bordes de la barra formato / seleccione la herramienta sin
borde. (quedará la guía de la columna pero esta no saldrá
impresa).
Tabla sin bordes internos para imprimir
6.4.11 Dar formato al contenido de las celdas: El texto escrito

en una celda puede darle el mismo tratamiento de un
contenido normal. Quiere decir; que usted puede centrarlo,
alinearlo, justificarlo, cambiarle de color, cambiar el tipo de
fuente, cambiar el tamaño de fuente, etc.
6.4.12 Rellenar con color una celda o un conjunto de celdas:
Seleccione las celdas / clic en Formato / Bordes y
Sombreado / Sombreado / escoja el color / Aceptar.
6.4.13 Desplazarnos por una tabla: tenga en cuenta la

siguiente información:
Para desplazarnos por una tabla
En una tabla, para desplazarse a la Presione

Siguiente celda de una fila TAB
Celda anterior de una fila MAYÚS+TAB
Primera celda de una fila ALT+INICIO
Última celda de una fila ALT+FIN
Primera celda de una columna ALT+RE PÁG
Última celda de una columna ALT+AV PÁG
Fila anterior FLECHA ARRIBA
Fila siguiente FLECHA ABAJO
Las líneas de las tablas se dejan arrastrar, sólo debe

mantener el clic sobre la línea y llevarla hasta donde
necesite.
Las márgenes para un cronograma u otro trabajo de tabla
deben ser diferentes a las aplicadas en los documentos
comerciales.
Para realizar cualquier modificación debe sombrear
primero las celdas a modificar.
Ejercicio 1
Para elaborar el modelo solo tiene que hacer tres modificaciones:
Combinar las celdas para escribir Habilidades.
Combinar las celdas para escribir Escala.
Arrastrar las líneas hasta lograr el formato deseado.
Escribir el contenido.
Puede utilizar el formato para realizar otras modificaciones.

Ejercicio 2
Elabore el formato de tabla que se presenta construyendo una tabla de
seis columnas por tres filas. Haga las modificaciones respectivas.
Ahora elabore una tabla de 20 columnas por nueve filas y realice las
modificaciones hasta lograr el modelo propuesto.
Ejercicio 4
Elabore el formato de tabla de la página siguiente. Tenga en cuenta
especialmente las márgenes, la orientación del papel y el tamaño de
letra.
Ejercicio 5
Tome otros modelos de tabla y realícelos hasta lograr habilidad y buen

diseño.
ELEMENTOS
GRAFICOS
OBJETIVOS
1. Integrar imágenes, dibujos y objetos gráficos

especiales a la elaboración de documentos y emplear
las herramientas de formato relacionadas.
2. Manejar adecuadamente las imágenes, modificar sus
características logrando diseños e ilustraciones
sugestivas al momento de elaborar documentos.
3. Manipular imágenes, prediseñadas y de archivo,
modificarlas en sus propiedades y ubicación respecto a
un texto.
4. Elaborar talleres para la adquisición de destrezas en el
manejo de imágenes, con sus propiedades y
características.
Dice un proverbio: “una imagen vale más que mil palabras”, las
mejores posibilidades de diseño y buena presentación de nuestros
trabajos se logra si manejamos adecuadamente los elementos gráficos.
Microsoft Word ofrece diferentes tipos de elementos cuyo manejo es
muy fácil: imágenes prediseñadas, imágenes de archivo, autoformas,
letra capital, WordArt, símbolos o simplemente con diseños
elaborados por nosotros.
7.1 CÓMO INSERTAR IMÁGENES PREDISEÑADAS
o Haga clic en insertar.

o Imagen.
o Imágenes prediseñadas.
o Seleccione la imagen.
o Haga clic en el botón insertar.
o Modifique la imagen.
7.2 CÓMO INSERTAR IMÁGENES DE ARCHIVO
o Haga clic en insertar.

o Imagen.
o Desde archivo.
o Abra la carpeta imágenes.
o Seleccione la imagen.
o Haga clic en el botón insertar.
o Modifique la imagen.
7.3 CÓMO MANIPULAR IMÁGENES
Cuando hacemos clic sobre una imagen aparecen unos pequeños

cuadros blancos alrededor de la imagen y a la vez se activa la barra de
herramientas imagen con la cual podemos hacer modificaciones.
Si no aparece en pantalla la barra de Imagen actívela desde el menú

Ver / Barras de herramientas / Imagen.
Para modificar el tamaño, situar el cursor en

las esquinas de la imagen y cuando cambie de
forma a una doble flecha, hacer clic y
arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.
Mediante la barra de imagen se pueden

realizar las siguientes funciones y
modificaciones sobre la imagen:
Insertar imagen prediseñada. Permite insertar una nueva

imagen prediseñada.
Control del color de la imagen.

Podemos hacer que la imagen tenga su color
natural con la opción Automático. Obtener una
imagen en diferentes tonos de gris, es lo que
comúnmente llamamos una imagen en blanco y
negro. Una imagen binaria con solo dos colores,
blanco y negro. Una imagen de Marca de agua
es una imagen de escala de grises, pero en tonos muy claros. Se suele
utilizar como imagen de fondo.
Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la

imagen.
Aumentar o disminuir el brillo de la
imagen.
Recortar.
Estilo de línea. Permite elegir entre

los diferentes estilos que se muestran en la
ventana.
Ajustar imagen. Ajusta la imagen

respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede
ver en los iconos de la ventana.
Formato de imagen.
Color transparente. Para algunos formatos de imágenes, como

JPG.
Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a

la imagen, como cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen
original mediante este icono.
7.4 CÓMO ELABORAR UN WORDART
o Haga clic en Insertar.

o Imagen.
o WordArt.
o Seleccione un modelo.
o Digite el texto.
o Haga las modificaciones:
Tamaño
Color – relleno –
Color de línea
Sombra
Tres D
Dirección
Tipo de letra
Rotación, etc.
Un WordArt es un diseño de texto ideal para elaborar avisos

llamativos. Cuando iniciamos un diseño, un asistente nos
ayuda en los pasos básicos y de esta forma lograr excelentes
resultados.
7.5 CÓMO INSERTAR UNA LETRA CAPITAL
• Sombree la primera letra del

párrafo.
• Haga clic en formato.
• Letra capita.
• Haga clic en la opción “En
texto”.
• Haga clic en Aceptar.
• Modifique tipo de letra y color si
lo desea.
U
na letra capital es un diseño realizado a la primera letra
de un documento la cual ocupará según el formato tres o
más renglones. Para lograr un buen diseño se debe
modificar el tipo y color de letra. Este tipo de diseños es
frecuente verlo en las publicaciones como revistas y periódicos.
7.6 CÓMO INSERTAR SÍMBOLOS
• Haga clic en Insertar.

• Símbolo.
• Seleccione la opción deseada ej. Wingdings.
• Seleccione el símbolo.
• Pulse el botón Insertar.
• Modifique el símbolo sombreando (puede cambiar):

o Tamaño
o Color
o Efectos
o Ubicación, etc.
Word dispone de una excelente galería de símbolos con los más

variados diseños de imágenes a los cuales se les da el
tratamiento de texto. Cada tipo de fuente maneja sus propios
símbolos que pueden servir para ilustrar o complementar un
contenido.
7.7 CÓMO DIBUJAR Y MODIFICAR AUTOFORMAS.
• Active la barra de
Dibujo.
• Pulse el botón
Autoformas.
• Seleccione el grupo que
desee abrir.
• Seleccione la auto forma
• Dibuje la autoforma.
• Cambie el color de línea
si lo desea.
• Rellene de color la autoforma si lo desea.
7.8 QUÉ SE PUEDE HACER CON UNA AUTOFORMA

• Cambiar el color de línea.
• Modificar el color de relleno.
• Modificar la forma.
• Cambiar la ubicación.
• Colocarle sombra.
• Agregar 3D.
• Escribir texto dentro de ella.
La barra de dibujo contiene las herramientas para dibujar,

modificar y colocar efectos a las autoformas. Los botones más
utilizados son de derecha a izquierda: Estilo 3D, estilo de
Sombra, estilo de flecha, Estilo de guión, estilo de línea, color
de fuente, color de línea, color de relleno. Al utilizar
adecuadamente estos elementos logrará diseños espectaculares
7.9 CÓMO COLOCAR BORDES AL TEXTO.
Los bordes son líneas que se colocan

alrededor del texto o de una página.
Existen dos opciones:
1. Desde el menú Bordes en la

barra de herramientas
formato.
2. Desde la opción Formato /
Bordes y Sombreado.
Cuadro de dialogo para determinar el tipo de borde y sus características

Desde este menú se puede:

Seleccionar el estilo de línea (desplace el menú para ver más
estilos de línea).
Seleccionar un color de línea (abra la paleta de colores para
seleccionar un color).
Seleccionar el grosor o ancho de una línea.
Definir dónde colocar la línea.
Colocar algunos efectos como 3D o sombra.
Quitar las líneas de un borde.
Colocar un borde de página.
Colocar un borde artístico.
Sombrear una parte de página, etc.
Una vez seleccionadas y/o modificadas las opciones finalice pulsando el

botón aceptar.
7.10 CÓMO ELABORAR BORDES ARTÍSTICOS A LAS

PÁGINAS
Los bordes artísticos son líneas que se colocan en forma automática

alrededor o en los bordes que deseemos de todas las páginas del
trabajo. Para activar bordes artísticos proceda así:
Seleccione Formato / Bordes y sombreados.

Seleccione la pestaña bordes de página. (ver página siguiente)
Cuando seleccionamos bordes de página, estos aparecen en

todas las hojas que conforman el documento, se debe tener
cuidado de no seleccionar bordes demasiado gruesos cuando se
trata de trabajos con solo texto.
Ahora abra el menú Arte (aparece la opción ninguno).

Visualice todos los formatos existentes.
Seleccione uno de los bordes.
Pulse Aceptar.
Los bordes los puede

personalizar seleccionando
las diferentes opciones
Despliegue y conozca
los modelos de bordes
artísticos
Veamos algunos ejemplos y su aplicación:

Este modelo de borde artístico se

utiliza para la elaboración de
diplomas y constancias
Este modelo de borde artístico se

podría utilizar para elaborar una
tarjeta.
Carteleras, tarjetas, diplomas, certificados, avisos, y en general

a todo diseño se le podría aplicar un borde artístico de página.
Una opción muy útil especialmente para elaborar trabajos
educativos.
Ejercicio 1
Inicie Word.
Dé órdenes preliminares:
Papel Carta – Orientación: Horizontal.
Márgenes 2 / 2 / 2 / 2
Elabore dos WordArt en una hoja con el texto Colombia una
gran nación.
Ejercicio 2
Uso de la letra Capital
Pase a una hoja nueva de trabajo.

Configure la página dando órdenes preliminares.
Digite el texto del párrafo y diseñe una letra capital conforme al
procedimiento previo.
Un ejemplo podría ser este:
E
labore otros documentos con nuevos y atractivos formatos,
cuando se trata de diseños se debe dejar volar a la imaginación.
No se limite a los ejercicios propuestos.
Ejercicio 3
Pase a una nueva hoja de trabajo.
Dibuje varias autoformas, cambie el color de las líneas y modifique el

color de relleno desde las herramientas ubicadas en la barra de dibujo.
Algunos ejemplos:
Este es un
Modelo
Se puede escribir texto dentro de

algunas autoformas haciendo clic con
el botón derecho del Mouse y
seleccionando la opción Agregar
Texto
OTRAS
OPCIONES
DE WORD
OBJETIVOS
1. Entender el procedimiento para incluir o modificar

los encabezados y pie de página en el documento
y emplear formatos para trabajar procedimientos
complejos.
1. Manejar adecuadamente la distribución de
contenidos y formatos especiales dentro del uso de
un procesador de texto.
2. Entender y manipular los bloques de texto como
posibilidad de modificar sus características y
propiedades logrando cambios significativos al
realizar un trabajo.
3. Elaborar talleres para el desarrollo de
competencias laborales, dándole aplicación a
temas como revisión ortográfica, sangrías, manejo
de tabuladores, etc.
8.1 FORMAS DE VER UN DOCUMENTO
Al elaborar un documento podemos verlo en la pantalla en formatos

diferentes así:
Normal
Esquema
Diseño de página o diseño de impresión
Documento en vista normal Documento en diseño de impresión

Es aconsejable visualizar los documentos en Diseño de impresión,

pues de esta forma estaremos viendo el documento conforme saldrá
impreso.
Para seleccionar esta opción:

Haga clic en ver.
Diseño de impresión.
8.2 EL ZOOM
Es una forma de ampliar o reducir el documento que tenemos en

pantalla.
Para modificarlo existen dos
opciones:
Haga clic en Ver / Zoom /
modifique una opción /
Aceptar.
La segunda forma de utilizar

el Zoom es modificar la
opción 100% que aparece en
la barra estándar.
8.3 VISTA PREVIA
La Presentación preliminar permite ver el documento tal y como se

va a imprimir. Puede mostrar varias páginas del documento con lo
que es posible tener una visión general de la apariencia del trabajo.
Se suele emplear antes de imprimir para comprobar que todo va a
salir correctamente.
Para activar la vista previa se utiliza la herramienta lupa de la barra
de herramientas Estándar y para salir se pulsa el botón Cerrar que
aparece en la parte superior y media de la pantalla.
8.4 OPCIONES DE VISTA PREVIA
Menú de vista previa
Son varias las opciones disponibles en vista previa así:
a. Imprimir todo el documento (no se puede configurar

opciones de impresión).
b. Aumentar el tamaño de determinada hoja.
c. La herramienta una página. Permite visualizar una sola
página en pantalla.
d. Varias Páginas. Según la configuración de su monitor se
pueden visualizar con esta opción 72 páginas o más y se
utiliza para revisar el diseño de un documento.
e. El Zoom para cambiar el tamaño de la vista previa.
f. Pantalla completa.
g. Cerrar la visualización previa de página.
Pantalla con 72 páginas como vista previa
8.5 CÓMO CREAR Y ELIMINAR ENCABEZADOS Y PIÉ DE

PÁGINA
Puede crear encabezados y pies de página que incluyan texto o
gráficos; por ejemplo,
números de página,
fechas, el logotipo de
la organización, el
título del documento o
el nombre del archivo,
el nombre del autor,
una imagen, etc.
Puede utilizar el
mismo encabezado y
pie de página en todo
el documento o
cambiarlos para páginas pares e impares diferentes o primera página

diferente.
Para incluir un encabezado o pie de página proceda así:
a. Defina el contenido (texto, gráficos etc.).

b. Haga clic en Ver / Encabezado y Pie de Página
c. Escriba o incluya el contenido en el sitio correspondiente
d. Haga clic en Cerrar
8.5.1 Variación de los encabezados y pies de página: Es

frecuente que un libro presente un encabezado distinto para las páginas
pares y las impares; por ejemplo el nombre del autor en las pares y el
título del libro en las impares. Además, suele ser normal que la primera
página de un capítulo no tenga encabezado.
Con el procedimiento arriba explicado, únicamente se puede poner un
encabezado o pie igual para todas las páginas. Para variar los
encabezados y pies se utiliza el apartado Diseño de página de la
ventana Configurar página. Para abrir esta ventana se selecciona el
menú Archivo / Configurar Página. También se puede ir
directamente a ella desde el botón de la barra de herramientas del
Encabezado y pie.
En este cuadro hay que marcar las opciones Primera página diferente y
Pares e impares diferentes.
Ahora es posible escribir un encabezado distinto para las páginas pares
y las impares y dejar el de la primera sin él. Para pasar de un
encabezado a otro hay que usar los botones de la barra de
herramientas Encabezado y Pié.
8.6 NUMERACIÓN DE PÁGINAS
Cuando realizamos un trabajo que

contiene varias páginas se debe activar
la numeración de estas y el programa
va asignando automáticamente un
número a cada página.
Para introducir la numeración proceda así:

Haga clic en Insertar / Números de página.
Especifique la ubicación, el formato y la alineación seleccionando las
opciones correspondientes.
La posición de la numeración se
determina dentro del menú desplegable
Posición que está situado en la parte
superior del cuadro de diálogo.
Además, podemos elegir la alineación
del texto desde el menú desplegable de
Alineación.
El tipo que se vaya
eligiendo se irá
visualizando en el cuadro
de vista previa del
documento.
Pero si además de situar
la posición de la
numeración se desea
modificar el tipo de ella,
es necesario presionar el
botón de ese cuadro,
denominado Formato.
Desde esta ventana
podemos elegir el tipo de
números, continuar con una numeración diferente, o empezar otra
nueva.
Con los pasos anteriores sólo conseguimos que aparezca un número,
pero si queremos que aparezca texto acompañando a la numeración,
por ejemplo, la palabra "página" antes del número, debemos pulsar con
el botón primario del ratón en el número de página y escribir el texto
que deseemos.
8.7 ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA
La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones

de los procesadores de texto. Word dispone de potentes herramientas
en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las

primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil.
No obstante conviene saber que revisar un documento y que Word no
encuentre ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así;
ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen
del contexto.
La forma que tiene Word para

detectar las palabras erróneas es
comprobar si las palabras de
nuestro documento existen en el
diccionario que lleva incorporado,
junto con algunas reglas
gramaticales. Lo que no es capaz
de hacer Word, por el momento, es
discernir el significado de las
palabras en cada contexto.
Por ejemplo, si escribimos " muy

basta" y "¡Vasta ya", Word no
detectará ningún error puesto que
tanto "basta" como "vasta" son
palabras correctas que existen en el diccionario".
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de

nuestro texto no son erróneas y la revisión gramatical trata de que
las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los
libros son buenas"; donde no concuerdan el género del sujeto y del
adjetivo.
Con Word podemos realizar una revisión ortográfica o una revisión

gramatical o ambas a la vez.
8.8 CÓMO CORREGIR ERRORES ORTOGRÁFICOS
La forma más sencilla de corregir una palabra mal escrita o con

posibles errores de ortografía es haciendo clic con el botón derecho del
Mouse sobre la palabra subrayada y de las opciones que aparecen

podemos seleccionar la correcta.
Otra forma es utilizar el corrector ortográfico activándolo con la
herramienta Ortografía y Gramática.
Al encontrar Word un error ortográfico se activará un cuadro como el
siguiente:
El cuadro nos permite
varias opciones:
• Omitir si
consideramos
que la palabra
es correcta.
• Agregar para
completar el
diccionario con
una palabra
correcta que el
programa
desconocía de forma que en el futuro vuelva a señalarla como
posible error.
• Cambiar. Esta opción sustituye la palabra escrita de forma
equivocada por la correcta.
• Cambiar todas. Si el mismo error se encuentra varias veces a
lo largo del texto mediante esta instrucción podemos resolverlo
con un clic.
El programa realiza una revisión de la gramática del texto y en caso de
encontrar estructuras dudosas propone soluciones.
8.9 BUSCAR SINÓNIMOS

Si queremos que el programa nos sugiera sinónimos:
• Marcamos la palabra a la que deseamos encontrar los
sinónimos.
• Pulsamos Herramientas en la Barra de menú.
• Elegimos Idioma
• Pulsamos sobre Sinónimos
EJEMPLO
Hemos escrito alegre pero
deseamos encontrar un
sinónimo.
Marcamos la palabra y
pulsamos, Herramientas,
Idioma y Sinónimos. En
nuestro ejemplo elegimos
contento como sinónimo y pulsamos Reemplazar y el programa
cambia la palabra alegre que estaba escrita por contento.
8.10 INTERLINEADO
Es la distancia existente entre dos renglones de un mismo párrafo.

Los más utilizados son:
Sencillo (disponible siempre).
1 ½ (cuando deseamos aplicar espacio y medio).
Doble: es dos veces el espacio que se aplica a la opción sencillo.
Para modificar el espacio o interlineado
Haga clic en formato
Seleccione Párrafo
Despliegue el menú de interlineados
Seleccione la opción deseada
Pulse aceptar.
Puede también seguir las instrucciones del siguiente cuadro:
Esta
Produce como resultado
opción
Un interlineado que se adapta según la fuente de mayor tamaño
Sencillo de cada línea, más una pequeña cantidad de espacio adicional,
ésta varía en función de la fuente utilizada.
1,5 líneas Equivale a 1,5 veces el del tamaño de la fuente utilizada.
Doble Un interlineado que equivale al doble de la fuente seleccionada.
El que Word aplica para que quepan los tamaños de fuente más
Mínimo grandes o los gráficos que, de otro modo, no cabrían en el
espaciado especificado.
Un interlineado fijo que Word no ajusta, sino que somos nosotros
Exacto los que controlamos el interlineado y las líneas quedan espaciadas
uniformemente.
Un interlineado aumentado o disminuido en el porcentaje que
Múltiple
especifique.
La cantidad de interlineado que seleccione estimada en puntos
En tipográficos. Esta opción sólo estará disponible si selecciona
Mínimo, Exacto o Múltiple en el cuadro Interlineado.
8.11 BLOQUES DE TEXTO
Un bloque de texto es una

palabra, frase, párrafo o
documento que se marque
o seleccione mediante un
sombreado.
Después de haber digitado

un documento se puede efectuar numerosos cambios e imprimirlo
solamente cuando esté bien. Veamos algunos cambios que se pueden
hacer después de haberse digitado su contenido.
8.12 CÓMO SOMBREAR (SELECCIONAR) TEXTO
Seleccionar texto utilizando el Mouse

Para seleccionar Haga lo siguiente
Cualquier cantidad de
Arrastre sobre el texto.
texto
Una palabra Haga doble clic en la palabra.
Mueva el puntero a la izquierda de la línea hasta que cambie a
Una línea de texto
una flecha hacia la derecha y haga clic.
Mueva el puntero a la izquierda de las líneas hasta que cambie
Múltiples líneas de
a una flecha hacia la derecha y arrastre hacia arriba o hacia
texto
abajo.
Una frase Presione CTRL y haga clic en cualquier parte de la frase.
Mueva el puntero a la izquierda del párrafo hasta que cambie a
Un párrafo
una flecha hacia la derecha y haga doble clic.
Mueva el puntero a la izquierda de los párrafos hasta que
Múltiples párrafos cambie a una flecha hacia la derecha y haga doble clic o
arrastre hacia arriba o hacia abajo.
Un bloque grande de Haga clic en el principio de la selección, desplácese al final y,
texto manteniendo presionada la tecla MAYÚS, haga clic.
Mueva el puntero a la izquierda de cualquier texto del
Un documento
documento hasta que cambie a una flecha hacia la derecha y
completo
haga tres veces clic.
En vista Normal, haga clic en Encabezado y pie de página en el
menú Ver; en vista Diseño de página, haga doble clic en el texto
Encabezados y atenuado del encabezado o del pie de página. Después mueva
pies de página el puntero a la izquierda del encabezado o del pie de página
hasta que cambie a una flecha hacia la derecha y haga tres
veces clic.
Un bloque vertical de
Presione ALT y arrastre.
texto
8.13 QUÉ SE PUEDE HACER CON UN BLOQUE DE TEXTO

SOMBREADO
Todo lo que hagamos en computador se puede modificar cuantas veces

queramos. Para poder hacer cambios en texto, imágenes, diseños,
formatos, etc.; basta con seleccionar o sombrear y ejecutar los
cambios. Entre otras actividades se puede:
• Cambiar de mayúsculas a minúsculas, o

viceversa.
• Cambiar el tipo de fuente.
• Colocar otros tipos de subrayado.
• Revisar la ortografía.
• Modificar el tamaño de fuente.
• Modificar el número de columnas.
• Cambiar el espacio interlineal.
• Cambiar el color de fuente.
• Activar viñetas.
• Activar numeración.
• Colocar efectos a las fuentes.
• Colocar efectos al texto (animación).
• Colocar negrilla.
• Colocar subrayado.
• Tabular.
• Duplicar – copiar.
• Cortar.
• Borrar.
• Aplicar diferentes tipos de sangría.
• Colocar fondo.
• Colocar bordes.
• Centrar o alinear texto.
• Justificar texto.
• Insertar hipervínculos.
• Modificar el espacio entre caracteres.
• Traducir inglés - español (en Word XP).
• Ordenar alfabéticamente. etc.
Recuerde que cualquier actividad que se realice con un bloque de texto

primero se debe sombrear de lo contrario no se ejecutarán las órdenes
correspondientes.
Veamos algunos ejemplos:
a. Cambiar de minúsculas a mayúsculas y viceversa:

Sombree el texto a cambiar.
Pulse simultáneamente las teclas Shift + F3 (existen tres
opciones ¿cuales son?).
Quite el sombreado.
b. Cambiar tipo de letra:

Seleccione un nuevo tipo de letra.
Quite el sombreado.
c. Cambiar el tamaño de letra:

Seleccione un nuevo tamaño de letra.
Quite el sombreado.
d. Colocar otros estilos de subrayado:
Sombree el texto.
Haga clic en formato.
Fuente.
Subrayado.
Seleccione una de las opciones de subrayado.
Aceptar.
Quite el subrayado.
e. Cambiar texto normal a columnas o viceversa:
Seleccione el texto a modificar.

Columnas.
Dos o tres columnas.
Aceptar.
Quitar el sombreado.
f. Modificar el interlineado:
Seleccione el texto a modificar.

Párrafo.
Interlineado.
Seleccionar una de las opciones (1,5 - doble – exacto).
Aceptar.
g. Color de fuente:
Sombrear el texto.
Hacer clic en formato.
Fuente.
Color de fuente.
Seleccionar un color.
Aceptar.
h. Borrar, quitar, suprimir, eliminar elementos:
Sombrear o seleccionar el elemento.

Cortarlo con la herramienta tijeras.
i. Copiar o duplicar texto:
Seleccionar el texto a duplicar.

Pulsar la herramienta copiar.
Hacer clic donde queremos que aparezca la copia del texto.
Hacer clic en la herramienta pegar.
Repetir el proceso cuantas veces sea necesario.
cerrar la ventana.
8.14 USO DE PLANTILLAS
Las plantillas sirven para definir la forma básica de un documento,

pero permiten que el usuario agregue el contenido, ahorrándole
mucho tiempo en la realización del formato.
Por ejemplo para utilizar el formato de plantillas para cartas se
puede empezar a trabajar rápidamente la estructura básica
prediseñada. Word ofrece la posibilidad de utilizar una serie de

plantillas o archivos prediseñados que tienen la estructura, estilo y
diseño de documentos comúnmente utilizados
Para utilizar las plantillas existentes en Word siga este
procedimiento:
Clic en Archivo / Nuevo / Plantillas / seleccione la plantilla /
Aceptar. (Una vez aparezca el documento básico usted debe
digitar los datos y contenido faltante).
8.15 ORDENAR ALFABÉTICAMENTE UNA LISTA
Para ordenar alfabéticamente una lista basta con escribir los datos a
ordenar, sombrearlos sin dejar espacios al comienzo o final, hacer clic
en Tabla / Ordenar / Aceptar.
Luís Andrés
Andrés Félix
Miguel Luís
Maria Datos sin Maria Datos
Raúl Ordenar Miguel Ordenados
Félix Raúl
Trabajo con bloques de texto
Ejercicio
Digite el siguiente documento:
Existen páginas en Internet que ilustran a los usuarios sobre

cómo hacer buen uso del correo electrónico, escribir
mensajes efectivos y lograr que cuando un destinatario vea
su nombre en uno de ellos, sienta que vale la pena leerlo, en
lugar de pasarlo directamente a la carpeta de mensajes
eliminados.
Aunque cada autor contempla diferentes aspectos, que van

desde el tipo de letra que se utiliza, hasta la manera como se
debe tratar al destinatario de los mensajes, todos coinciden
en algunos elementos básicos.
Basados en estas normas y en la experiencia propia, se deben

conocer los parámetros que deben tenerse en cuenta y
obtener mejores resultados al usar el correo electrónico.
Una vez digitados los tres párrafos, realice las siguientes acciones:
• Duplicarlo.
o Sombree el texto a duplicar (copiar).
o Pulse el botón copiar (está al lado derecho
de las tijeras).
o Ubique el punto de inserción en el sitio donde quiera que
aparezca el nuevo texto.
o Pulse el botón Pegar (está al lado izquierdo de la brocha).
• Cambiarlo de minúsculas a mayúsculas:

o Sombree el texto a cambiar.
o Pulse la tecla Shift + F3 (puede repetir el proceso tres
veces para tres opciones).
o Quite el sombreado.
• Cortar un párrafo para ubicarlo en otro sitio:

o Sombree el texto a cambiar.
o Corte el texto sombreado con las tijeras.
o Ubique el punto de inserción donde desee ubicar el texto.
o Pulse el botón Pegar (al lado izquierdo de la brocha).
• Insertarle viñetas:
o Sombree el texto (párrafos o líneas).
o Active el botón Viñeta.
o Desactive el sombreado.
• Cambiar el formato de texto:
o Sombree el texto a modificar.

o Cambie el color de fuente con el botón Color de fuente,

Active la Negrilla, la cursiva, el subrayado, cambie el
tamaño de fuente etc., (todo en la barra formato).
• Insertar Numeración:
o Sombree el texto (varios párrafos o líneas
independientes).
o Active el botón Numeración.
• Dar formato de columnas:

o Sombree el texto a modificar.
o Haga clic en la opción Formato
(menú superior) del menú
seleccione Columnas, del cuadro
active dos columnas /
Aceptar.
• Corregir ortografía:
o Sombree el texto a revisar

o Active la herramienta Ortografía y Gramática
o Siga el proceso para revisión ortográfica
o Cuando aparezca el mensaje de finalizada la revisión
desactive el sombreado.
• Aplicar sangría:
o Sombree el texto o ubicarse en la línea correspondiente.

o Recorra a dos centímetros el elemento tabulación izquierda
en la regla.
o Seleccione la opción deshacer.
o Ahora recorra dos centímetros el elemento sangría de

primera línea.
o Experimente con otras
opciones.
o Cuando finalice, desactive el sombreado.
• Aplicar interlineado doble:
o Sombree el texto a
cambiar.
o Haga clic en Formato
(menú superior).
o Seleccione Párrafo.
o En la caja de dialogo busque la opción Interlineado.
o Seleccione Doble.
o Finalice con Aceptar y desactive el sombreado.
• Aplicar diferentes subrayados:
o Sombree el texto
a subrayar.
o Haga clic en el
menú Formato.
o Seleccione la opción Fuente.
o Busque las opciones de subrayado.
o Seleccione una posibilidad.
• Cambiar tipos y tamaños de letra:
o Sombree el texto a Modificar.

o Haga clic en el menú Formato.
o Seleccione la opción Fuente.
o Cambie Tipo de letra, Color de letra, estilo, color, efectos.
Además de las opciones anteriores se puede realizar

innumerables cambios en un texto, prácticamente todos los
temas vistos en este documento se podrían ejecutar. Es
importante que no limite las prácticas a las propuestas, se
deben enriquecer con documentos y formatos de diferentes
autores.
UNIDAD VII
OPCIONES
AVANZADAS
OBJETIVOS
1. Automatizar los procesos de oficina, especialmente el

manejo de información masiva, logrando eficiencia y
productividad en las actividades laborales.
2. Comprender los procesos avanzados donde Microsoft
Word posibilita nuevas formas de presentar y gestionar
documentos especialmente los relacionados con
diseño Web y correo electrónico.
3. Elaborar tablas e índices de contenido, optimizando los
recursos disponibles en el procesador de texto.
4. Elaborar talleres para el desarrollo de competencias
laborales, dándole aplicación a temas como el uso de
plantillas, auto corrección, etc.
9.1 COMBINAR CORRESPONDENCIA
Combinar documentos consiste simplemente en la unión de dos

fuentes distintas de información para distribución masiva de
documentos. La primera fuente es llamada documento principal
que contiene la información que saldrá en todas las copias
personalizadas del
documento. La segunda
fuente es llamada archivo
de datos, que es una
tabla que contiene la
información variable (ej:
datos del destinatario).
Utilice Combinar
correspondencia para
crear cartas modelo,
etiquetas postales, sobres,
directorios así como
distribuciones masivas de
correo electrónico y fax.
Para realizar el proceso básico:

• Abra o cree un documento principal. Principal que es el
documento que contiene el texto y los gráficos que sean
iguales en cada versión del documento combinado. Ejemplo
el contenido de una carta.
• Abra o cree un origen de datos con información de los
destinatarios individuales. Por ejemplo, la lista de nombres y
direcciones que desee utilizar en una combinación de
correspondencia.
• Agregue o personalice los campos de combinación del
documento principal.
• Combine los datos del origen de datos con el documento
principal para crear un nuevo documento combinado.
9.2 SOBRES Y ETIQUETAS
Se pueden crear sobre y etiquetas para correspondencia de una forma

fácil y rápida siga estos pasos:
Para sobres:
Haga clic en herramientas

Correspondencia
Sobres y etiquetas
Seleccione el tamaño del sobre
Escriba los datos del remitente
Escriba los datos del destinatario
Termine con imprimir
Para etiquetas siga las mismas instrucciones pero seleccionando la

opción etiquetas.
9.3 USO DE TABULADORES
Cuando se necesita dar al texto varias alineaciones distintas en la

misma línea (como en un índice de un trabajo) o hacer un formato
como el que aparece en la ilustración siguiente, se tiene que usar
obligatoriamente los llamados altos de tabulación.
Para este ejemplo se utilizó tabulación izquierda
La tecla de tabulación desplaza el cursor 1,5 cm. por defecto. Si se

quiere que se detenga en un punto concreto hay que colocar en la regla
una marca de tabulación. Para ello se selecciona primero el tipo de
marca de tabulación haciendo clic en el selector que aparece a la
izquierda de la regla , y después volviendo hacer clic en el

lugar de la regla en que se quiere situar. Ahora no hay más que ir
pulsando la tecla de tabulación
para que el cursor se detenga en
los lugares marcados.
Se pueden elegir tabuladores para

alinear por la izquierda, por la
derecha, para escribir centrado y
tabuladores decimales. Una vez
fijado un tabulador este se puede
mover (arrastrándolo) o eliminar
haciendo doble clic sobre el
tabulados; aparecerá un cuadro de
dialogo donde se selecciona la
opción eliminar.
9.4 SANGRÍAS
Una sangría es la separación que se puede dejar entre el comienzo de
un párrafo y el margen. Hay varios tipos de sangrías:
Sangría de primera línea: si es sólo la primera línea la que se

separa.
Sangría izquierda: se separan todas las líneas con respecto al margen
izquierdo.
Sangría derecha: se separan todas las líneas con respecto al margen
derecho.
Sangría francesa: se separan todas las líneas del párrafo menos la
primera, se suele emplear en párrafos numerados.
Los párrafos numerados o con una viñeta con sangría francesa se

pueden hacer directamente con los botones de
la barra de herramientas de formato.
Esto mismo se puede hacer
desde la ventana que se abre con el menú Formato / Párrafo. Los
valores se introducen numéricamente en el cuadro de opción
correspondiente:
Para seleccionar el tipo de sangría se pulsa en el menú Especial:
9.5 CORREO ELECTRÓNICO
Word se puede configurar como editor de

correo electrónico
Pase a Microsoft Outlook.

En la ventana principal de Outlook, haga
clic en Opciones del menú Herramientas y, a continuación, en
la ficha Formato de correo.
Active o desactive la casilla de verificación Usar Microsoft
Word para modificar mensajes de correo electrónico.
Las ventajas de utilizar este procesador de texto están dadas en la

posibilidad de disfrutar de todas las herramientas para enriquecer y
verificar la información que se envían vía Internet, entre otras

tenemos:
9.5.1 Autocorrección Mientras escribe, corrige automáticamente
los errores tipográficos comunes como, por ejemplo, letras
cambiadas y letras que sobran o faltan.
9.5.2 Revisión ortográfica y gramatical automática Comprueba
la ortografía y la gramática mientras se trabaja. Las palabras
escritas o utilizadas incorrectamente están subrayadas y
aparecen alternativas, de modo que ya no es necesario
comprobar la ortografía y la gramática antes de enviar un
mensaje.
9.5.3 Numeración y viñetas automáticas Agregue numeración
y viñetas para destacar puntos importantes. Utilice una imagen
u otro gráfico como una viñeta, o cree una lista jerárquica con
elementos numerados.
9.5.4 Tablas Utilice tablas para organizar la información. Al
utilizar Word como editor de correo electrónico, el formato
predeterminado del mensaje es HTML, que conserva el formato
de tablas, incluso para los destinatarios que no utilicen Word.
9.5.5 Conversión de nombres de correo electrónico y
direcciones de Internet Convierta automáticamente los
nombres de correo electrónico y las direcciones de Internet a
hipervínculos. El formato de hipervínculo inteligente incluso
puede convertir los hipervínculos cuyas direcciones URL

contienen espacios.
9.5.6 Temas Utilice los temas de Word para que los mensajes
tengan una coherencia visual y se destaquen.
9.5.7 Autoformato Dé automáticamente formato al mensaje
mientras escribe y agregue formato a los mensajes de texto
normal que reciba.
9.5.8 Firmas Cree firmas personalizadas, por ejemplo, puede
utilizar el nombre para mensajes que envía a amigos o
familiares, o el nombre, apellidos y la dirección de correo
electrónico para mensajes que envía a contactos profesionales.
También puede utilizar una firma para agregar texto "repetitivo"
explicando cómo otros usuarios deben responder a sus
mensajes. Puede especificar el uso de una firma para los
mensajes nuevos y de otra para los mensajes reenviados o
respondidos.
Además, puede configurar algunas opciones de
formato en Microsoft Outlook. Por ejemplo,
puede crear y configurar una firma o un diseño
de fondo predeterminado desde Outlook. Al
trabajar con un mensaje de Word, están
disponibles la firma y el diseño de fondo.
También puede especificar fuentes para los
mensajes nuevos, respondidos y reenviados. Si
cambia estas opciones desde Word, cambia
también la configuración equivalente en
Outlook y viceversa.
Incluso si opta por desactivar Word como editor de correo electrónico,
podrá utilizarlo para ver los mensajes que reciba, conservando el
formato que se perdería en caso contrario.
9.6 TABLAS DE CONTENIDO
Word denomina Tabla de contenido a lo que comúnmente se conoce

como índice de un libro: lista de los capítulos y secciones de un libro
junto con las páginas en las que están situados.
Realizar a mano una tabla de contenido es un trabajo muy tedioso que

únicamente es posible realizar cuando se ha terminado e impreso el

libro, para evitar que una modificación posterior pueda variar la
paginación del trabajo.
Word puede hacer la tabla de contenido de un trabajo de modo
automático, y actualizarla si se producen modificaciones posteriores.
La manera más sencilla de crear una tabla
de contenido es utilizar los formatos de nivel
de esquema nivel de esquema o formato de
párrafos que puede utilizar para asignar un
nivel jerárquico (nivel 1 a nivel 9) a los
párrafos del documento. Por ejemplo,
después vez asignados los niveles de
esquema, puede trabajar con el documento
en la vista Esquema o en el Mapa del
documento. Ó estilos de título integrados. Si ya utiliza los formatos de
nivel de esquema o estilos de título integrados, siga estos pasos:
Haga clic en la posición en la que desee insertar la tabla de
contenido.
En el menú Insertar, elija Referencia y haga clic en Índices y
tablas.
Haga clic en la ficha Tabla de contenido.
Para utilizar uno de los diseños disponibles, haga clic en un
diseño en el cuadro Formatos.
Seleccione las demás opciones de tabla de contenido que desee.
Si no utiliza los niveles de esquema o estilos integrados, siga uno de
estos procedimientos:
Crear una tabla de contenido a partir de los niveles de esquema
En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en
Esquema.
Seleccione el primer título que deba aparecer en la tabla de
contenido.
En la barra de herramientas Esquema, seleccione el nivel de
esquema que desee asociar al párrafo seleccionado.
Repita los pasos 2 y 3 para cada título que desee incluir en la
tabla de contenido.
Haga clic en la posición en la que desee insertar la tabla de
contenido.
En el menú Insertar, elija Referencia y haga clic en Índices y

tablas.
Haga clic en la ficha Tabla de contenido.
Para utilizar uno de los diseños disponibles, haga clic en un
diseño en el cuadro Formatos.
9.7 NOTAS PIE DE PÁGINA
Las notas son una forma de incluir aclaraciones a palabras o frases,

citas bibliográficas, definiciones, etc. sin que estorben la lectura del
texto principal. Se suelen señalar con un número que acompaña a la

palabra anotada, y se sitúan en la parte baja de la página en la que
está la palabra anotada (notas al pie), o todas juntas al final del
documento (notas al final), comenzando cada una con el mismo
número que la marca que acompaña a la palabra anotada.
Para insertar una nota hay que situar el cursor justo a la derecha (sin
dejar espacio), de la palabra que se quiere anotar, y seleccionar el
menú Insertar /Referencia / Nota al pie...
Aquí hay que indicar si se quiere insertar una nota al pie o al final (esta
versión del Word permite llevar ambas series al mismo tiempo) y que
tipo de numeración debe llevar. Conviene poner siempre la numeración
automática de manera que si posteriormente se intercala una nota
extra, las demás se renumeren automáticamente.
Una vez insertada la nota se abrirá la ventana de notas (si se está
trabajando en el modo Normal) o aparecerá en la parte baja de la hoja
(si se está en el modo Diseño de página) para que se pueda escribir
el texto de la nota.
Word escribe las notas en el estilo Texto de nota al pie, idéntico al

Normal pero con la letra dos puntos más pequeña, y que se activa en el
momento en que se inserta una nota.
Para cerrar la caja de notas hay que pulsar el botón Cerrar, y, si se
quiere volver a ver, elegir la opción Notas al pie del menú Ver, o hacer
doble clic sobre una marca de referencia.
9.8 CREAR HIPERVÍNCULOS

Cuando insertamos hipervínculos a otros elementos, se mejorará la
calidad de las páginas Web y las publicaciones de Word que otras
personas lean. El hipervínculo puede saltar a una ubicación del
documento o de la página Web activa, a otro documento o página
Web distinto o a un archivo que se haya creado en otro programa. Los
hipervínculos también pueden utilizarse para saltar a archivos
multimedia, tales como sonidos o videos.
El destino al que salte el hipervínculo puede encontrarse en el disco
duro, en la intranet de una organización o en Internet, como una
página del World Wide Web. Por ejemplo, puede crear un hipervínculo
que salte desde un archivo de Word a un gráfico de Microsoft Excel
que incluya más detalles. Los hipervínculos se representan mediante
imágenes "interactivas" o texto, que suele ser de color azul y
subrayado, donde el lector hace clic para saltar a otra ubicación.
Las características de formato automático de los documentos de Word
y las páginas Web se
utilizan cuando se
conocen las direcciones a
las que se va a saltar, o
cuando se tiene un
documento que contiene
nombres de archivos o
direcciones a las que se
desea dar formato como
hipervínculos. En caso de
que no vaya a utilizar las
características de formato
automático o si desea
buscar la dirección de
destino, utilice Insertar hipervínculo para insertar un hipervínculo en
los archivos de Word o páginas Web.
9.9 INSERTAR UN HIPERVÍNCULO

Seleccione el texto u objeto de dibujo que desee presentar
como hipervínculo y haga clic en Insertar / hipervínculo.
También se puede hacer clic con el botón derecho del Mouse.
En caso de que no haya guardado todos los cambios, Word le
pedirá que guarde el archivo.
Se recomienda guardar
antes el archivo, sobre
todo si piensa crear un
vínculo relativo, lo que
resulta muy útil si
posteriormente tiene
intención de mover los
archivos como un
grupo.
En el cuadro Vincular al
archivo o dirección URL,
escriba la ruta de
acceso del archivo al
que desee que salte el
hipervínculo o haga clic
en Examinar para
seleccionarlo de una
lista de archivos.
En el cuadro Ubicación
dentro del archivo,
escriba la subdirección, si existe.
9.10 WORD PARA DISEÑO DE PÁGINAS WEB

Una de las formas más novedosas e interesantes de transmitir
información es a través de un sitio Web, y es que todos los medios
de comunicación tienen sus limitaciones citando como ejemplo los
más populares: la radio y la televisión las que sólo se pueden ver y
oír hasta donde llegan sus ondas hertzianas.
Internet ha revolucionado el manejo de la información llegando
simultáneamente a millones de personas cada día y prácticamente
en cualquier lugar del mundo.
Cada página Web se escribe en un lenguaje de código HTML y tiene

una dirección Web pero gracias a programas sencillos como Word,
como FrontPage, Dreamweaver y muchos más sólo tenemos que
ocuparnos del diseño mientras que el programa se encarga de
transformar el documento a código y una vez colocados en un
servidor siempre estarán disponibles para verlos y descargarlos
gracias al uso de 8un programa llamado navegador.
Word dispone de un asistente para la elaboración de páginas al cual
puede acceder siguiendo la rutina:
Archivo / nuevo / página Web
Otra forma fácil y rápida es crear un documento siguiendo la
estructura y diseño que desee y guardarlo desde el menú Archivo
seleccionado la opción Guardar como página Web.
Home page del portal infoeducativos.com

9.11 BÚSQUEDA Y SUSTITUCIÓN DE TEXTO
En Word existe una forma de buscar automáticamente una palabra

dentro de un documento de esa forma se puede buscar información
relacionada con ese tema, o una palabra mal escrita... para sustituirla.
Para buscar una palabra se selecciona el menú Edición / Buscar;
también se puede activar desde el teclado pulsando la función 5 (F5) y
se abrirá esta ventana:
Dentro del recuadro Buscar se escribe la palabra que se quiera
encontrar. A continuación se pulsa el botón Buscar Siguiente.
El programa buscará esa palabra desde la posición actual hasta el final
del documento, la primera coincidencia que encuentre la seleccionará y
el programa esperará órdenes sobre el cuadro de diálogo Buscar y
Reemplazar.
La búsqueda se puede afinar más pulsando el botón Más:

Aparecerán varias opciones aplicables tanto para el texto buscado como
para el que debe sustituirlo es posible especificar algunas cuestiones de
formato con el menú desplegable Formato.
Las opciones Coincidir mayúsculas / minúsculas y Palabras

completas sirven para limitar la búsqueda a la localización de esa
secuencia de caracteres cuando constituya una palabra completa, o

limitar la búsqueda a la perfecta coincidencia de mayúsculas y
minúsculas con el término definido de búsqueda.
La palabra encontrada se puede sustituir automáticamente por otra.
Para sustituir se pulsa la pestaña Reemplazar de la ventana:
Aparecerá el recuadro Reemplazar con, dentro de él se escribe el
texto por el cuál se quiera sustituir el texto encontrado.
Para reemplazar la palabra encontrada se pulsa el botón Reemplazar. Si
se quieren Reemplazar todas las palabras que coincidan con los
criterios de búsqueda de una sola vez se pulsa el botón Reemplazar
Todas.
Cuando no se quiera reemplazar la palabra hallada se pulsa Buscar
Siguiente.
Cuando se termine de buscar o de reemplazar se pulsa el botón
Cancelar.
OBJETIVOS
ELABORANDO
DOCUMENTOS
OBJETIVOS
1. Mecanizar los procedimientos básicos para el

diseño, presentación e impresión de documentos
comerciales de uso común aplicando normas
ICONTEC.
2. Comprender los procesos sobre gestión de oficina
aprendiendo formas de presentar y gestionar
documentos comerciales.
3. Aprender a elaborar cartas, circulares,
memorandos, constancias, actas de reunión, hojas
de vida, tarjetas y en fin, todos los documentos de
uso común en la oficina de hoy.
4. Elaborar talleres para el desarrollo de
competencias laborales, dándole aplicación a
temas como la producción, almacenamiento,
manejo e impresión de documentos comerciales.
5. Proporcionar los conocimientos y prácticas
necesarios para desarrollar la habilidad de escribir
bien los tipos de cartas sobre todo cuando se trata
de las cartas comerciales más comunes.
La creciente necesidad de procesar y almacenar el gran número de

datos que se manejan en las empresas, así como el paralelo avance
tecnológico ha propiciado que se incorporen en las oficinas
modernas todo tipo de equipos informáticos. Actualmente existen
varios programas para desarrollar cada una de las aplicaciones
necesarias en un trabajo administrativo. Por ello, conocer a fondo
un programa que haya pasado a ser una herramienta fundamental
en nuestro trabajo, es totalmente necesario
10.1 QUÉ DOCUMENTOS SE PUEDEN ELABORAR EN

WORD.
Cartas, cotizaciones, Pedidos, remisiones, solicitudes,

referencias, y en general todo lo que llamamos correspondencia
comercial.
Folletos, revistas y periódicos en una, dos, tres o más
columnas.
Tablas o cuadros como cronogramas, informes, estadísticas,
calendarios etc.
Organigramas o cuadros de mando, flujogramas, diagramas etc.

Ilustraciones gráficas que incluyen imágenes prediseñadas,
autoformas, letra capital etc.
Todo documento que incluya texto, líneas, diseños, formatos
etc.
Páginas Web
Documentos electrónicos a transmitir vía Internet.
10.2 CÓMO CREAR UN DOCUMENTO DE PRINCIPIO A FIN

EN WORD CON SOLO SEIS PASOS.
Si en este momento tuviera que presentar un documento escrito en
Word, debería tener en cuenta los siguientes pasos:
Entrar a Word
Dar cinco órdenes preliminares (tamaño de papel, márgenes,
tipo de letra, tamaño de letra y justificado).
Digitar el documento, distribuyéndolo adecuadamente entre la o
las hojas.
Dar formato al documento (títulos, viñetas, columnas,

imágenes, símbolos, negrita, subrayados, sangrías, etc.)
Utilice la opción vista previa de página una vez concluya el
trabajo para verificar la buena distribución y diseño del
documento.
Guardar el documento
(Archivo / Guardar /
digitar el nombre /
Guardar)
Imprimir el documento
(Archivo / imprimir /
seleccionar página actual
si el documento es de una
sola hoja; seleccionar la
opción todo si el trabajo
esta formado por varias
hojas /Aceptar
El resultado será un documento
posiblemente bueno, porque Word ayuda durante el desarrollo del
trabajo con muchas herramientas.
10.3 LOS NOMBRES DE LOS DOCUMENTOS

Word acepta nombres cortos y largos
así pues que no debe preocuparse por
los nombres que quiera dar a los
documentos lo importante es que no
formen parte de esos nombre los
puntos, no se dejen espacios en
blanco al comienzo del nombre y no
se utilicen (*) u otros signos
incompatibles.
10.4 CÓMO CREAR DOCUMENTOS CON MEJOR

APARIENCIA
Algunas reglas a tener en cuenta cuando digitamos un documento:

Después de punto seguido se dejan dos espacios con la barra

espaciadora.
Después de punto aparte se da dos veces enter para dejar un
renglón o línea en blanco.
El documento aunque sea corto debe quedar bien distribuido en
toda la hoja.
Nunca elabore un documento sin configurar el tamaño de papel
y las márgenes
Use las viñetas par asociar elementos dan un aspecto de buena
presentación.
Use lenguaje claro y sencillo y utilice normas de cortesía.
10.4.1 Los saludos: En los documentos comerciales existen

dos tipos de saludos independientes y saludos como parte inicial del
texto.
Algunos saludos independientes: (para las damas se escribe el nombre,
para los hombres el apellido)
Apreciado señor Botero:
Señor Ministro:
Cordial saludo Doctor Martínez:
Estimados señores:
Apreciada doña Olga:
Algunos saludos que forman parte inicial

del texto:
Tenemos el gusto de saludarla
ingeniera Lucía, y de acuerdo
con…
Con agrado lo saludamos, señor
Suárez, y le comunicamos…
Respetuosamente lo saludamos y
confirmamos…
Con nuestro cordial saludo
adjuntamos…
10.4.2 Las despedidas: Son expresiones de cortesía y al

igual que los saludos existe la posibilidad de utilizar despedidas cortas
seguidas de una coma asÍ:
Cordialmente,
Atentamente,
Sinceramente,
O despedidas con una frase de cortesía seguidas de un punto así:

Agradecemos su gentil colaboración
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle.
Pendientes de una respuesta positiva es grato suscribirnos.
10.5 IMPORTANTE… LAS
Debemos darle orden al trabajo y aunque se puede en cualquier

momento ajustar el tamaño de papel, las márgenes, el tipo y tamaño
de letra, el justificado, el interlineado etc. Es
mejor dar algunas de estas ordenes desde el
comienzo (llamémoslas) órdenes
preliminares.
Cada documento tiene sus propias órdenes y
se debe pensar básicamente en el tamaño
de papel (carta, oficio, media carta, sobre,
etc.), en las márgenes, en el tipo de letra
que vamos a utilizar y en su tamaño, en la
distribución que tendrá el trabajo, en el
color de la fuente (letra), en activar el
justificado del texto para que se ajuste al final de la línea y todas

aquellas que quiera aplicar al documento.
10.6 PASOS PARA ELABORAR UN DOCUMENTO EN PAPEL

MEMBRETEADO Y TAMAÑO CARTA.
a. Dé las órdenes preliminares:

Haga clic en archivo
Configurar página,
o Seleccione papel tamaño carta,
o Seleccione las márgenes
Superior 4,8 cm.
Inferior 3 cm.
Izquierdo 4 cm.
Derecho 3 cm.
Seleccione letra Arial (en la barra de herramientas formato)
Seleccione el tamaño de letra a 12 puntos (barra de
herramientas formato)
Pulse el botón de justificado. (barra de herramientas
formato)
b. Digite el contenido del documento en párrafos (es aconsejable que
tenga por lo menos dos párrafos y cada párrafo tener por lo menos tres
renglones)
c. Visualice el documento con la opción vista previa
Cierre la visualización previa
Haga los ajustes necesarios
Realice la revisión ortográfica
d. Guarde el documento
Archivo
Guardar
Digitar un nombre relacionado con el documento

Guardar
e. Imprima el documento
Archivo
Imprimir
Página actual (ver otras opciones de impresión)
f. Cierre el documento
1. Archivo
2. Cerrar
g. Salga del programa
Archivo
Salir
10.7 PASOS PARA ELABORAR UN DOCUMENTO EN PAPEL

SIN MEMBRETE Y TAMAÑO CARTA
Dé las órdenes preliminares:

Configurar página,
o Seleccione papel tamaño carta,
Superior 4 cm.
Inferior 3 cm.
Izquierdo 4 cm.
Derecho 3 cm.
Seleccione el tamaño de letra a 12 puntos (barra de

formato)
Digite el contenido del documento en párrafos (cada párrafo tener por
lo menos tres renglones)
Visualice el documento con la opción vista previa
Guarde el documento
Archivo
Guardar
Guardar
Imprima el documento
Archivo
Imprimir
Cierre el documento
Archivo
Cerrar
Salga del programa
Archivo
Salir
10.8 PASOS PARA ELABORAR UN DOCUMENTO QUE

VAMOS A ESCRIBIR EN PAPEL TAMAÑO OFICIO
Dé las órdenes preliminares:

Configurar página,
o Seleccione papel folio (si no existe este papel puede

seleccionar oficio pero debe disminuir el alto a 33
cm.)
Superior 4 cm.
Inferior 3 cm.
Izquierdo 4 cm.
Derecho 3 cm.
Seleccione el tamaño de letra a 12 puntos (Barra de
formato)
Digite el contenido del documento en párrafos (cada párrafo tener por
lo menos tres renglones)
Visualice el documento con la opción vista previa
Guarde el documento
Archivo
Guardar
Guardar
Imprima el documento
Archivo
Imprimir
Cierre el documento
Archivo
Cerrar
Salga del programa
Archivo
Salir
10.9 CÓMO CONFIGURAR UN DOCUMENTO QUE

VAMOS A ESCRIBIR A DOBLE INTERLINEADO
Configure el papel, las márgenes, el tipo

de letra, el tamaño de letra etc.
Conforme a un procedimiento anterior.
Haga clic en formato
Seleccione párrafo
Modifique el interlineado
cambiando de espacio
sencillo a espacio doble
Termine pulsando aceptar.
Finalizada la escritura del documento
visualícelo, realice los ajustes del caso
Guárdelo e imprímalo
Tenga en cuenta que:

La gran mayoría de documentos comerciales se escriben a espacio
sencillo, solamente en casos especiales se utiliza otro tipo de
interlineado.
10.10 CÓMO ABRIR UN DOCUMENTO EXISTENTE CUANDO

WORD ESTÁ ABIERTO
Opción uno
• Haga clic en archivo
• Clic en abrir
• Clic en el archivo a visualizar

• Clic en el botón abrir
Opción dos
• Haga clic en archivo
• Clic en abrir
• Dé doble clic sobre el nombre del archivo
Opción tres
• Haga clic en inicio
• Documentos recientes
• Seleccione el archivo y dé clic sobre él.
10.11 QUE HERRAMIENTAS NECESITAMOS PARA DAR

FORMATO AL TEXTO DEL DOCUMENTO.
Todas las herramientas para dar formato al texto están en la barra

formato y son: Tipo de letra, tamaño de letra, negrita, cursiva,
subrayado, viñetas, numeración, alinear texto, color de fuente, etc.
Casi todas las herramientas de esta barra se activan y se desactivan

haciendo clic sobre el botón correspondiente.
Si la barra de formato ha desaparecido haga clic en ver, barra de
herramientas y active la palabra formato.
10.12 DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos

por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se
realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
10.12.1 Qué es una carta comercial

Es una comunicación escrita que se utiliza en las
relaciones comerciales entre empresas y personas
naturales; igualmente, en las relaciones entre las
empresas y sus empleados.
10.12.2 Cuáles son las principales partes de la carta
• Ciudad y fecha
• Datos del destinatario
• Saludo
• Cuerpo del documento
• Despedida
• Datos del remitente
• Anexos
10.12.3 Cuál es el estilo que se utiliza para escribir un

documento comercial.
Existen diferentes estilos pero los preferidos en la actualidad son:

Estilo bloque: Las líneas de número, fecha, asunto (si lo

hay, firma y cargo se colocan partiendo del centro del
escrito hacia la margen derecha
Estilo Bloque extremo: Cuando todos los elementos del
documento empiezan en la margen izquierda. (no hay
sangrías)
10.12.4 Cuál es el significado de algunos términos usados

en los documentos comerciales
Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no

iniciales de una razón social.
Anexo: documento o elemento que acompaña a la carta.
Apostrofo: signo ortográfico (,) que, para efectos de esta norma, se

utiliza para separar las cifras en dinero que indican millón.
Asunto: síntesis del contenido de

la carta.
Copia: fiel reproducción de un

documento.
Datos del remitente: razón

social, logotipo, ciudad, dirección,
apartado, teléfono, fax, teles y
dirección electrónica y NIT de
quien envía la comunicación.
Despedida: palabra o frase de

cortesía.
Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.

Encabezado: línea de identificación para indicar la continuidad del

documento.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman

la carta.
Fecha: lugar de origen del documento, dial, mes y año de envió._
Interlinea: distancia vertical entre dos renglones, por extensión se le

denomina renglón.
Líneas espaciales: líneas de anexos, copia, e identificación de

transcriptor.
Logotipo: símbolo que identifica a una empresa.
Membrete: inscripción impresa del documento de datos que identifican

a una persona natural o jurídica.
Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa

la diagramación de su papelería.
Numero o referencia: identificación consecutiva del documento.
Razón social: nombre que identifica a una empresa.
Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.

Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Saludo o vocativo: línea opcional de cortesía.
Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra

de una razón social.
Texto: cuerpo del mensaje.
Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de

datos impresos o escritos.
10.12.5 Qué se debe tener en cuenta al escribir un

documento comercial
a. Claridad
Un buen documento comercial transmite el mensaje de tal manera
que el lector no tiene que contestar con una solicitud de aclaración.
Para que un documento sea claro, cuando se lee, debe expresar
todas las ideas indispensables en un mínimo de tiempo y poco a
poco esfuerzo.
b. Concisión
Esta característica implica el empleo de las palabras indispensables
para hacer que el mensaje sea breve y completo. Un documento
donde abundan las palabras no indispensables se hace tedioso y
quita tiempo al hombre o mujer de negocios para quienes "el
tiempo es oro".
c. Objetividad
Un Documento Comercial se escribe para logra un objetivo.
Generalmente tiene un papel importante en una transacción
comercial. Si el documento está bien escrito obtiene su propósito y
lleva a feliz término la transacción.
d. Cortesía
Esta característica refleja la actitud amistosa, sincera y cordial y
contribuye a crear y sostener la buena voluntad del lector hacia la
empresa o persona que le escribe.
e. Cohesión
La cohesión permite vincular la idea del primer párrafo con la del
segundo y con las de los demás párrafos, mediante palabras de
enlace. Así, el lector es conducido a través del tema mediante ideas
articuladas hasta finalizar la lectura.
f. Crear Interés
Un documento comercial tiene
que atraer y mantener la
atención del lector de tal manera
que este sienta la necesidad de
actuar, o por lo menos,
reaccionar favorablemente hacia
el. Para ello, el material debe ser
presentado en forma agradable y
enfocado desde el punto de vista
del lector. Es preciso colocarse
en el lugar del lector y
determinar qué ventajas podrías
derivar éste del mensaje.
g. Lenguaje positivo
Un documento comercial debe ser positivo en su tono para asegurar
una reacción favorable del lector. Para ello, debe tener las
siguientes características:
Emplear palabras como usted, a ustedes, en lugar de yo
o nosotros.
Evitar expresiones y palabras de sentido negativo como
lamentamos, queja, inferior, imposible, reclamación,
desafortunadamente, etc.
Emplear palabras tales como cooperación, servicio,
sincero, etc.
h. Lenguaje Actualizado
Como el estilo cambia las palabras, lo correcto es de usar un
lenguaje actualizado. No consulte documentos comerciales pasados
de moda para buscar palabras e incluirlas en un documento que va
a escribir hoy. Emplee solamente aquellas palabras que se utilizan

actualmente en los negocios.
10.13 ALGUNOS ESQUEMAS DE DOCUMENTOS
En las páginas siguientes se presentan esquemas

para tener en cuenta cuando elaboramos algunos
de los documentos de uso frecuente en la oficina.
10.14.1 Esquema para la elaboración de cartas

10.13.1 Esquema de circular interna en estilo semibloque

10.14.3 Esquema de circular estilo bloque extremo

10.14.4 Esquema de un memorando

10.14.5 Esquema de una acta administrativa – Hoja uno

Esquema de una acta administrativa – Hoja dos

10.14.6 Esquema para elaborar un Certificado

10.14.7 Esquema para elaborar constancias

10.14.8 Esquema para elaborar un diploma.

10.14.9 Modelo de tarjeta para eventos

Ordenes preliminares:
Papel ancho 17,5 / alto 12,5 = 1/32 de pliego
Márgenes 1/1/1/1
Papel Lino / Opalina / Kimberly etc.
10.14.10 Modelo de Carné elaborado en Word (Autoformas)

DOCUMENTOS COMERCIALES
Preparar la hoja de trabajo (órdenes preliminares).
Tenga en cuenta: Mientras nos convertimos en expertos para

personalizar el programa, cada vez que iniciemos un nuevo documento
le daremos las órdenes iniciales que incluyen:
Tamaño de papel.
Márgenes.
Tipo de letra.
Tamaño de letra.
Botón de justificado.
• Todos los trabajos de este modulo los elaboraremos en papel

tamaño carta (Letter).
• Aunque las márgenes son variables para cada trabajo inicialmente

se trabajará:
Superior 4, inferior 3, izquierda 4 y derecha 3, (hace relación a
centímetros de los bordes del papel).
• Los documentos comerciales se trabajan preferiblemente en letra

Arial y en tamaño de 12 puntos (puntos es una medida tipográfica)
72 puntos = a una pulgada aproximadamente 2,5 cm.
• Para dar una mejor presentación a nuestro trabajo se debe activar

el botón de justificado.
En resumen para dar las órdenes preliminares se agrupan en dos: Las

de tamaño de papel y márgenes y las de formato del texto.
Archivo.
Configurar Página:
Márgenes (4,3,4,3).
Tamaño de papel : Carta.
Aceptar.
Letra: Arial.
Tamaño: 12.
Justificado.
Recuerde que, aunque las órdenes se pueden dar en cualquier

momento, es mejor inicialmente configurar papel, márgenes,
tamaño de letra, tipo de letra. Esto le ahorrará mucho tiempo
al evitarle correcciones innecesarias.
A partir de la hoja siguiente encontrará una

serie de modelos los cuales debe elaborar
teniendo en cuenta especialmente la buena
presentación, diseño y contenido. Es
importante que mecanice los diferentes
esquemas vistos en esta unidad y poderlos
aplicar cuando requiera de documentos
similares. Igualmente le recordamos que
puede adaptarlos o transformarlos en plantillas para uso
permanente.
Ejercicio 1.
Cerrar los documentos abiertos con la orden: Archivo / Cerrar

(si pregunta guardar cambios seleccionar NO. (repetir el
proceso hasta que la pantalla quede gris (sin papel).
Intentar escribir texto (no es posible porque no hay área de
trabajo).
Seleccionar una nueva hoja de papel siguiendo la orden
Archivo / nuevo / aceptar.
Dar las ordenes preliminares:
o Márgenes Sup. 4 Inf, 3 Izq. 4 Der 3.
o tamaño de papel: Carta.
o Letra = Arial.
o Tamaño = 12.
o Justificado.
Digite este documento cambiando los datos pertinentes y en

todos los modelos intente seguir el esquema respectivo.
Ciudad y fecha
Doctor
NOMBRE DEL DESTINATARIO
NOMBRE DEL BANCO O CORPORACION
Dirección
Ciudad de destino
Estimado Doctor:
La Empresa a la que represento tiene el proyecto de ampliar la red
comercial con la apertura de dos nuevos establecimientos cuya
ubicación y características les detallo en documento adjunto.
A tal efecto, necesitaríamos un crédito por parte de su entidad
bancaria, por la cantidad de doscientos millones de pesos, suma a
pagar durante tres años. Como garantía, ponemos a su disposición una
finca de 100 hectáreas, de cuyas características se adjunta información
aparte.
Por último, le agradeceré que me informe sobre las condiciones de los
préstamos hipotecarios con garantía.
Esperando sus prontas noticias, me suscribo de usted.
Atentamente,
NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo en la Empresa
Después de digitado el documento:
Visualice la página con la herramienta lupa (confirme que ha

quedado bien distribuido)
Grabe el documento siguiendo la secuencia: (Archivo/
Guardar como / Carta 1 / Guardar
Imprima el documento con la secuencia: Archivo / Imprimir /
Página Actual / Aceptar
Cierre el documento con la secuencia: Archivo / cerrar
Siguiendo la misma rutina del ejercicio anterior digite los siguientes

documentos (no incluya el encabezado subrayado)
Elabore este modelo de carta ofreciéndole los servicios a un

cliente
Ciudad y fecha
Título
NOMBRE DEL DESTINATARIO
NOMBRE DE LA EMPRESA
Dirección
Ciudad de destino
Estimado Señor:
Nos complace informarle del proyecto de ampliación de nuestros
servicios al cliente en la zona geográfica de interés para sus negocios.
Estos nuevos servicios corresponden:
• Apertura de 30 nuevas sucursales por todos los departamentos.
• Instalación de 50 nuevos cajeros automáticos las ciudades
capitales.
• Instalación de una nueva línea directa, para dar un trato más
personalizado a nuestros clientes.
De acuerdo a nuestros planes, la puesta en funcionamiento de dichos
servicios está prevista para el próximo mes de junio. Esperando cumplir
con sus expectativas me despido.
Cordialmente,
NOMBRE Y APELLIDOS
Cargo en la Empresa
Elabore este modelo de Modelo de memorando interno
MEMORANDO
DRH-0524
Bogota, 25 de enero de 200
PARA: Doctor José Mario Gutiérrez, Jefe de sistemas

DE: Director Administrativo
ASUNTO: Mantenimiento Equipos
Me permito informarle que ya se contrató la empresa que hará el

mantenimiento a todos los equipos de la empresa; por lo tanto le
solicito tomar las precauciones necesarias con el fin de hacer el
mantenimiento sin entorpecer las labores del personal. Le envió
copia del contrato con el fin de que haga el respectivo seguimiento.
Cordialmente,
MAURICIO PINEDA DUQUE
Anexo: uno (cuatro hojas del contrato)

Elabore este modelo de Circular interna estilo bloque extremo.
CIRCULAR
DRH-0071
Cali, 12 de Septiembre de 200
PARA TODO EL PERSONAL
Asunto: Inscripciones capacitación Interna
Con agrado informamos al personal que del 2 al 17 de octubre se

reciben las inscripciones para la capacitación interna en los programas
del primer semestre de 2006, cuyos temas se describen en el anexo.
La señora Ángela Noriega Narváez estará a cargo de las inscripciones
en la División de Recursos Humanos, únicamente en la mañana y una
vez conformados los listados serán publicados en todas las carteleras
de la empresa.
La capacitación es la base del desarrollo y esperamos contar con su
entusiasmo para recibirla.
TERESA URDANETA BAENA

Directora Administrativa
Anexo: uno (dos hojas con programación)

Elabore este modelo de Circular interna, estilo semi bloque.
CIRCULAR
0090
Bogota, 13 de agosto de
PARA TODO EL PERSONAL
Asunto: Renovación Póliza
Con el fin de renovar la póliza colectiva de Seguro de Vida le

solicitamos diligenciar el formulario anexo y entregarlo en la oficina de
personal antes del 30 de septiembre.
Agradecemos el estricto cumplimiento en su devolución.
ALBERTO MATALLANA CÁCERES

Director Administrativo.
Anexos: uno (dos hojas)

Elabore este modelo de Memorando en estilo Bloque extremo.
MEMORANDO
DRH-0524
Bogotá, 25 de Noviembre de 200
PARA: Doctor José Mario Aristizábal, Jefe de Sistemas

DE: Director Administrativo
ASUNTO: Mantenimiento de Equipos
Me permito informarle que ya se contrató la empresa que hará el

mantenimiento a todos los equipos de la empresa; por lo tanto le
solicito tomar las precauciones necesarias con el fin de hacer el
mantenimiento sin entorpecer las labores del personal. Le envió copia
del contrato con el fin de que haga el respectivo seguimiento.
Cordialmente,
Mauricio Pineda Duque

Anexo: uno (cuatro hojas).
Usted puede cambiar los contenidos de acuerdo a las necesidades de

documentos empresariales.
Indice
INTRODUCCION
1. CONOCIMIENTOS BASICOS 1
OBJETIVOS 3
1.1 EL COMPUTADOR 5
1.2 CUAL ES LA RUTINA PARA INICIAR UNA
SESION DE TRABAJO 6
1.3 CUÁNDO ESTÁ LISTO EL COMPUTADOR
PARA TRABJAR 6
1.4 MANEJO DEL RATON 7
1.5 MANEJO DEL TECLADO 8
1.6 EL SISTEMA OPERATIVO 9
1.7 WINDOWS 10
1.8 LAS VENTANAS DE WINDOWS 10
1.9 LOS MENÚS 10
1.10 CLIC Y DOBLE CLIC 11
1.11 CÓMO UTILIZAR EL MOUSE 12
1.12 MINIMIZAR, MAXIMIZAR Y RESTAURAR 12
1.13 ABRIR UN PROGRAMA 13
1.14 SALIR DE PROGRAMAS 14
1.15 APAGAR EL COMPUTADOR 14
ACTIVIDADES 16
2. GENEALIDADES Y HERRAMIENTAS DE WORD 25

OBJETIVOS 27
2.1 QUÉ ES MICROSOFT WORD 29
2.2 QUE VENTAJAS TIENE UN PROCESADOR
DE TEXTO 29
2.3 QUÉ USOS PODEMOS DAR A MICROSOFT WORD 30
2.4 QUÉ FINCIONES CUMPLE WORD 30
2.5 COMO INICIAR UNA SESION CON WORD 30
2.6 QUÉ ELEMENTOS APARECEN EN LA PRIMER

PANTALLA DE WORD 30
2.7 VER LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS 31
2.8 PARA QUE SIRVE Y QUÉ CONTIENE CADA
BARRA 32
2.9 COMO INCLUIR O QUITAR ELEMENTOS
DE LA PRIMERA PATALLA 34
2.10 COMO VISUALIZAMOS MEJOR EL
DOCUMENTO EN PANTALLA 35
2.11 COMO CORREGIR ERRORES DE DIGITACION
O GRAMATICALES CON EL MOUSE 35
2.12 COMO MOVERNOS DENTRO DE UN DOCUMENTO 35
2.13 MANEJO DEL TECLADO 36
ACTIVIDADES 39
3. HERRAMIENTAS PARA TRABAJAR CON TEXTO 49

OBJETIVOS 51
3.1 TIPOS DE FUENTES 54
3.2 TAMAÑOS DE FUENTE 55
3.3 EFECTOS DE LETRA 56
3.4 ALINEACION DEL TEXTO 57
3.5 NUMERACION Y VIÑETAS 58
3.6 BORDES Y SOMBREADO 59
3.7 RESALTADO DEL TEXTO 60
3.8 COLOR DE FUENTE 60
3.1 ÓRDENES QUE ACOMPAÑAN AL TEXTO 61
3.1.1 Deshacer 61
3.1.2 Rehacer 62
3.1.3 Borrar 62
3.10 CORTAR MOVER Y PEGAR 63
3.1 ESPACIO ENTRE CARACTERES 64
3.11 ANIMACION DE TEXTO 65
3.13 EFECTOS ESPECIALES DE TEXTO 65
3.14 MÁRGENES 66
3.15 ORIENTACIÓN DEL PAPEL 66
ACTIVIDADES 67
4. MANEJO DE ARCHIVOS 73
OBJETIVOS 75
4.1 QUÉ ES UN ARCHIVO 79
4.2 GUARDAR O GRABAR UN ARCHIVO 79
4.3 CÓMO GRABAR UN DOCUMENTO POR
PRIMERA VEZ 80
4.4 COMO GRABAR UN DOCUMENTO OTRAS
VECES Y CON EL MISMO NOMBRE 80
4.5 CÓMO GRABAR UN DOCUMENTO CON
UN NUEVO NOMBRE 80
4.6 CÓMO GRABAR Y CERRAR UN DOCUMENTO 81
4.7 CERRAR UN DOCUMENTO SIN GUARDAR
CAMBIOS 81
4.8 COMO GRABAR UN DOCUMENTO EN UN
DISQUETE 82
4.9 COMO GRABAR UN DOCUMENTO EN UNA
CARPETA DIFERENTE A MIS DOCUMENTOS 82
4.10 COMO CREAR UN DOCUMENTO NUEVO 83
4.11 COMO ABRIR UN DOCUMENTO EXISTENTE 83
4.12 COMO BORRAR UN ARCHIVO DESDE WORD 83
4.13 CÓMO SALDRÁ IMPRESO UN DOCUMENTO 84
4.14 COMO SE PROCEDE PARA IMPRIMIR
UN DOCUMENTO 84
4.15 QUÉ OTRAS OPCIONES SE PRESENTAN
PARA IMPRIMIR UN DOCUMENTO 85
ACTIVIDADES 86
5. TEXTO EN COLUMNAS 89
OBJETIVOS 91
5.1 LAS COLUMNAS 93
5.2 QUÉ DOCUMENTOS PODEMOS ELABORAR
EN FORMATO DE COLUMNAS 95
5.3 CÓMO ELABORAR UN TRABAJO EN TRES
COLUMNAS TIPO PERIÓDICO 95

5.4 CÓMO MEJORAR LA PRESENTACIÓN DE UN
TRABAJO ELABORADO CON EL FORMATO
DE COLUMNAS 96
ACTIVIDADES 97
6. ELABORANDO TABLAS 101

OBJETIVOS 103
6.1 PARA QUÉ SIRVEN LAS TABLAS 105
6.2 CÓMO INSERTAR UNA TABLA 106
6.3 CÓMO DIBUJAR TABLAS 107
6.4 QUÉ MODIFICACIONES PUEDE HACER
A LAS TABLAS 107
6.4.1 Cambiar el tipo de bordes 107
6.4.2 Modificar el ancho de columnas 108
6.4.3 Modificar ancho dando un valor 108
6.4.4 Modificar el alto de las filas 108
6.4.5 Combinar celdas 109
6.4.6 Dividir celdas 109
6.4.7 Insertar filas 109
6.4.8 Eliminar filas 109
6.4.9 Insertar columnas 109
6.4.10 Eliminar columnas 110
6.4.11 Eliminar los bordes 110
6.4.12 Dar formato y contenido a las celdas 110
6.4.13 Rellenar con color una celda o un
Conjunto de celdas 110
6.4.14 Desplazarnos por una tabla 111
ACTIVIDADES 112
7. ELEMENTOS GRAFICOS 115

OBJETIVOS 117
7.1 CÓMO INSERTAR IMÁGENES PREDISEÑADAS 119
7.2 CÓMO INSERTAR IMÁGENES DE ARCHIVO 120
7.3 CÓMO MANIPULAR IMÁGENES 120
7.4 CÓMO ELABORAR UN WORDART 122

7.5 CÓMO INSERTAR UNA LETRA CAPITAL 123
7.6 CÓMO INSERTAR SÍMBOLOS 123
7.7 CÓMO DIBUJAR Y MODIFICAR AUTOFORMAS 125
7.8 QUÉ SE PUEDE HACER CON UNA AUTOFORMA 125
7.9 CÓMO COLOCAR BORDES AL TEXTO 126
7.10 CÓMO ELABORAR BORDES ARTÍSTICOS
A LAS PÁGINAS 127
ACTIVIDADES 130
8. OTRAS OPCIONES DE WORD 133

OBJETIVOS 135
8.1 FORMAS DE VER UN DOCUMENTO 137
8.2 EL ZOOM 138
8.3 VISTA PREVIA 138
8.4 OPCIONES DE VISTA PREVIA 139
8.5 CÓMO CREAR Y ELIMINAR ENCABEZADOS
Y PIE DE PÁGINA 140
8.6 NUMERACION DE PÁGINAS 141
8.7 ORTOGRAFÍA, GRAMÁTICA Y SINÓNIMOS 142
8.8 CÓMO CORREGIR ERRORES ORTOGRÁFICOS 143
8.9 BUSCAR SINÓNIMOS 144
8.10 INTERLINEADO 145
8.11 BLOQUES DE TEXTO 146
8.12 CÓMO SOMBREAR TEXTO 147
8.13 QUÉ SE PUEDE HACER CON UN BLOQUE DE
TEXTO SOMBREADO 147
8.14 USO DE PLANTLLAS 150
8.15 ORDENAR ALFABÉTICAMENTE UNA LISTA 151
ACTIVIDADES 152
9. OPCIONES AVANZADAS 157

OBJETIVOS 159
9.1 COMBINAR CORRESPONDENCIA 161
9.2 SOBRES Y ETIQUETAS 162
9.3 USO DE TABULADORES 163

9.4 SANGRÍAS 164
9.5 CORREO ELECTRONICO 165
9.6 TABLAS DE CONTENIDO 167
9.7 NOTAS PIE DE PÁGINA 169
9.8 CREAR HIPERVÍNCULOS 170
9.9 INSERTAR HIPERVÍNCULOS 171
9.10 WORD PARA DISEÑO DE PÁGINAS WEB 171
9.11 BÚSQUEDA Y SUSTITUCION DE TEXTO 173
10. ELABORANDO DOCUMENTOS 175

OBJETIVOS 177
10.1 QUÉ DOCUMENTOS SE PUEDEN ELABORAR
EN WORD 179
10.2 CÓMO CREAR UN DOCUMENTO DE PRINCIPIO
A FIN EN SEIS PASOS 180
10.3 DE LOS NOMBRES D ELOS DOCUMENTOS 181
10.4 CÓMO CREAR DOCUMENTOS DE MEJOR
APARIENCIA 181
10.4.1 Los saludos 182
10.4.2 Las despedidas 183
10.5 LAS ÓRDENES PRELIMINARES 183
10.6 PASOS PARA ELABORAR UN DOCUMENTO
EN PAPEL CARTA MEMBRETEADO 184
EN PAPEL SIN MEMBRETE 185
EN PAPEL TAMAÑO OFICIO 186
10.9 CÓMO CONFIGURAR UN DOCUMENTO QUE
VAMOS A ESCRIBIR A DOBLE INTERLINEADO 188
10.10 CÓMO ABRIR UN DOCUMENTO EXISTENTE
CUANDO WORD ESTÁ ABIERTO 188
10.11 QUÉ HERRAMIENTAS NECESITAMOS PARA
DAR FORMATO AL TEXTO DL DOCUMENTO 189
10.13 DOCUMENTOS COMERCIALES 190
10.13.1 Qué es una carta comercial 190

10.13.2 Cuáles son las principales partes 190
10.13.3 Cuál es el estilo que se utiliza para escribir
Un documento comercial 190
10.13.4 Cuál es el significado de algunos términos
Usados en los documentos comerciales 191
10.13.5 Qué se debe tener en cuenta al escribir un
Documento comercial 193
10.14 ALGUNSO ESQUEMAS DE DOCUMENTOS 195
10.14.1 Esquema para elaboración de cartas 196
10.14.2 Esquema de circular interna en estilo
semibloque 197
10.14.3 Esquema de circular estilo bloque extremo 198
10.14.4 Esquema de memorando 199
10.14.5 Esquema de un acta administrativa 200
10.14.6 Esquema para elaborar un certificado 202
10.14.7 Esquema para elaborar constancias 203
10.14.8 Esquema para elaborar diplomas 204
10.14.9 Modelo de tarjetas para eventos 205
10.14.10 Modelo de carné 205
ACTIVIDADES 206
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2.1 QUÉ ES MICROSOFT - WORD.

2.2 QUÉ VENTAJAS TIENE UN PROCESADOR DE TEXTO

2.3 QUÉ USOS PODEMOS DAR A MICROSOFT-WORD.

2.4 QUÉ FUNCIONES CUMPLE WORD.

La primera y más importante es la

2.5 CÓMO INICIAR UNA SESIÓN CON WORD.

aparezca la lista de programas instalados en su computador haga

• Si posee un acceso directo en el escritorio de Windows, fácilmente

• Si está activa la Barra de Office haga clic sobre la W que

2.6 QUÉ ELEMENTOS APARECEN EN LA PRIMERA

Ver figura 2 página siguiente.

Para realizar un trabajo bien hecho no sólo es importante disponer de

Fig. 2 Primera pantalla de Word con sus principales componentes