ARQUIVOLOGIA

Site: Minhateca
Giovanna Carranza
2014
Mdulo 1: (SOS Edital) - Conceitos fundamentais de arquivologia 20h (40 vdeos)
Arquivologia:
Ciclo vital dos documentos,
Organizao do arquivo,
Mtodos de arquivamento,
Gesto de documentos,
Protocolo,
Procedimentos administrativos,
Microfilmagem e automao de arquivos,
Preservao, conservao e restaurao de documentos,
Legislao arquivstica,
Terminologia arquivstica

1) Conceitos
Arquivologia: Disciplina que estuda as funes do arquivo e seus documentos.
Princpios e Tcnicas Organizao Guarda Preservao Utilizao
Arquivo: Conjunto de documentos (produzidos em decorrncia da atividade da empresa, o acmulo
ocorre de forma natural, no como em uma biblioteca, que busca novos documentos para seu acervo).
Mvel (guarda documentos)
Edifcio (instituio arquivo nacional, federal, etc.)
Unidade Administrativa (setor, departamento administrativo)
Finalidade e funo dos arquivos: Guarda Preservao Consulta
OBS: A Lei 8.159/91 define arquivo como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos
pblicos, instituies de carter pblicos e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades
especficas, bem como por pessoa fsica qualquer que seja o suporte da informao ou natureza dos documentos.
Entretanto, no quer dizer que entidades privadas e pessoas fsicas devam utilizar esta Lei. Ela apenas
indicativa.

Documento:
toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de ser utilizado para consulta, prova e
pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do homem, em uma
determinada poca e lugar.
So todos os que, produzidos ou recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio
de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao.
o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma,
no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados para si e seus sucessores para efeitos futuros.
Ex: Carta, msica, e-mail, filmes, livros, fotografias, mapas, quadros, etc.
Informao + suporte = documento

Lei dos documentos: 8.159/1991

2) Classificao de documentos
2.1. Quanto ao Gnero

Textuais (datilografados, digitados ou manuscritos, usa letras para informar)

Cartogrficos (mapas, plantas)
Iconogrficos (imagens, fotografias)
Filmogrficos (filmes)
Sonoros (musical)
Microgrficos (microfilmes cpia do documento em tamanho reduzido)
Informticos (aqueles que esto no computador)

2.2. Quanto natureza do assunto

Ostensivo (acesso irrestrito)
Sigiloso (acesso restrito)
3) Prazo
Usar conforme Lei n 12.527/11 (no revogou o Decreto!).
Se especificar, usa o Decreto n 4553/02.
Grau de Sigilo
Ultrassecreto
Secreto
Confidencial
Reservado

Anos / Prorrogao
30 + 30 anos
20 + 20 anos
10 + 10 anos
5 + 5 anos

Acesso Indevido
Acarreta dano excepcionalmente grave
Acarreta dano grave
Acarreta dano segurana do Estado
Pode comprometer planos e operaes
Tabela de Classificao segundo o Decreto 4.553/02

Grau de Sigilo
Ultrassecreto
Secreto
Reservado

Anos
25 anos
15 anos
5 anos

Acesso Indevido
Acarreta dano excepcionalmente grave
Acarreta dano grave
Compromete planos e operaes
Tabela de Classificao segundo a Lei 12.527/11

OBS: Depois desse prazo o documento se torna ostensivo!

4) Requisitos

Pessoal qualificado
Local apropriado
Instalaes e materiais adequados
Sistemas racionais de arquivamento
Normas de funcionamento (hora de entrada e sada)
Dirigente qualificado

5) Tipos de arquivamento
Horizontal (documento deitado, um em cima do outro)
Em geral para mapas, plantas.
Vertical (documento em p, um ao lado do outro)
mais fcil para localizar um documento, manuseio melhor.
6) Diferenas entre Arquivo/Biblioteca e Centro de documentao/Museu
ARQUIVO

BIBLIOTECA

Documentos so acumulados de forma orgnica e

natural (ou seja, medida que o rgo os gera)
No possuem vrios exemplares de um mesmo tipo
Finalidades relacionadas funo do rgo

So obtidos por compra, doao ou permuta

Geralmente possuem vrios exemplares de um mesmo
tipo
Tm finalidades educativas e culturais

CENTRO DE DOCUMENTAO
Finalidade de informar (especializado
determinado assunto)
So reprodues ou referncias

MUSEU
em

Tem finalidade de entretenimento e finalidade cultural

Geralmente guarda objetos, no documentos

7) Classificao dos arquivos

CONFORME A ENTIDADE MANTENEDORA
OBS: No conforme o acesso (ostensivo ou pblico)!!!

Pblicos
Privados
Pblicos (entidade mantenedora pblica)

CONFORME MARILENA

Comerciais (entidade mantenedora

privada COM fins lucrativos)
Institucionais (entidade mantenedora
privada SEM fins lucrativos)
Familiares (os que temos em casa)
Pessoais (os nossos)
Especial (gnero especfico s docs

CONFORME NATUREZA DOS DOCS

informticos, s cartogrficos, etc.)

Especializados (assuntos especficos, de
determinado assunto s engenharia, p.e.)

Setoriais (conjunto de docs do departamento

EXTENSO DE ATUAO

pessoal, ou do departamento de finaas)

Centrais (todos reunidos)

ESPCIE/TIPOLOGIA

Aparncia e funo
Ex 1: Alvar Espcie
Alvar de funcionamento Tipo
Ex 2: Apostila Espcie
Apostila de Administrao Geral Tipo

FORMATO
FORMA

Suporte, livro, caderno, folheto, cartaz, etc.

Rascunho, minuta, original, cpia, etc.

8) Estgios de evoluo/idade
Razo pela qual o documento nasce, com funo
administrativa, fiscal ou legal. Todos os arquivos tem
valor primrio!
OBS: Alguns documentos perdem valor primrio e
no adquirem valor secundrio so eliminados!

a) Arquivo Corrente: Valor Primrio

b) Arquivo Intermedirio: Valor Secundrio

(e Primrio tbm!)

c) Arquivo Permanente: Valor Secundrio

Valor histrico, informativo, cultural.

OBS 1: Alguns documentos perdem o valor primrio e
adquirem o secundrio. Uma vez que isso ocorre, ele
no pode mais ser eliminado!
OBS 2: Documento no perdeu o valor primrio, mas
no to utilizado ocorre a transferncia para
o arquivo intermedirio.
O documento pode ser recolhido da fase corrente
(primria) para a fase permanente. Tambm pode ser
recolhido da fase intermediria (secundria)
para a fase permanente.
OBS: Uma vez na faze permanente, no pode ser
eliminado.

9) Prazos de Guarda e Destinao final Tabela de Temporalidade

Prazo de Guarda = Tempo Arquivo Corrente + Tempo Arquivo Intermedirio

Depende de:
Frequncia de uso
Existncia de leis e decretos
Necessidade de guarda (resguardo contra processos)

Exemplo:

10) Gesto ou Administrao de documentos

Administrao de arquivos correntes: Ocorre na Fase Corrente / Fase Intermediria (na Fase
Permanente nenhum documento criado, eliminado ou passa de um lugar para outro!)
1) PROTOCOLO ( criado um cdigo) (se documento sigiloso encaminhado diretamente
para o destinatrio)
2) EXPEDIO (encaminha o original para destinatrio e cpia para arquivo)
3) ARQUIVAR
4) EMPRSTIMO e CONSULTA
5) DESTINAO
Organizao de arquivos:
1)
2)
3)
4)
5)

Levantamento de dados (tipo, frequncia de uso, se existem lugares adequados)

Legislao pertinente
Organizao
Atividades exercidas pela empresa
Recursos ($)
Anlise de dados coletados Planejamento Implementao e Acompanhamento

11) Conservao e preservao dos documentos

Preservao Integridade de materiais
Conservao Desacelerar a degradao
Restaurao Reverso de danos
12) Princpios arquivsticos
a) Provenincia ou do Respeito aos Fundos: Provenientes de uma mesma pessoa fsica ou jurdica,
de qualquer natureza;
b) Organicidade: Esto relacionados com as atividades da empresa. Ex: no tem lgica uma escola
ter documentos da FIFA;
c) Ordem original: J possui organizao/arranjo prvia;
d) Unicidade: Cada documento tem um carter nico no momento de sua criao o original, o
outro ser cpia. Ex: carteira de identidade perdida, o original foi perdido, o outro ser uma
segunda via).
e) Cumulatividade: Os documentos vo sendo acumulados de maneira natural, no intencional;
f) Territorialidade: O documento pertence ao lugar onde ele produzir seu efeito;
g) Reversibilidade: Depois que um documento foi conferido, se houve modificao na lei, o
processo pode ser revertido. Ex: Documento foi transferido o recolhido de forma errada ou houve
modificao de legislao.

13) Mtodos de arquivamento

a) Alfabtico: Arquiva de acordo com o nome da pessoa, da empresa, do
evento, etc;

REGRAS:
1) Nomes sero arquivados de acordo com ltimo sobrenome;
Ex: Patrcia Ana Furtado Rebouas
Raimundo Aguiar
Pedro Paulo Coelho
Rebouas, Patrcia Ana Furtado
Aguiar, Raimundo
Coelho, Pedro Paulo

2) Sobrenomes iguais: Mantem a forma acima e coloca o nome em ordem alfabtica;

Ex: Henrique Jos Amorim
Ana Paula Silva Amorim
Joo Alberto Amorim
Amorim, Ana Paula Silva
Amorim, Henrique Jos
Amorim, Joo Alberto

3) Sobrenomes compostos e com hfen: No se separam!

Ex: Fernando Castelo Branco
Valdemar Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Castelo Branco, Fernando
Monte Verde, Valdemar
Villa-Lobos, Heitor

4) Santa (o) e derivaes: so considerados compostos e no se separam e coloca ordem

alfabtica para sobrenome.
Ex: Maria Expedita Santa Rita
Joo Arthur So Paulo
Maria Ana Santo Cristo
Santa Rita, Maria Expedita
Santo Cristo, Maria Ana
So Paulo, Joo Arthur

5) Partculas: No so consideradas e coloca o sobrenome em ordem alfabtica.

Ex: Davi Rebouas da Silva
Ana Maria do Couto
Paulo de Aguiar
Aguiar, Paulo de
Couto, Ana Maria do
Silva, Davi Rebouas da

6) Partculas de nomes estrangeiros: Se esto em maisculo, considerado e se esto em

minsculo, no.
Ex: Leonardo Da Vinci
Leonardo di Caprio
Caprio, Leonardo di
Da Vinci, Leonardo
7) Nomes estrangeiros: Igual aos brasileiros (pelo ltimo sobrenome), exceto os espanhis (so
arquivados pelo penltimo sobrenome) (o ltimo sobrenome acompanha o penltimo). Em
espanhol, o penltimo sobrenome o do pai e o ltimo, o da me, no Brasil o contrrio.
Ex: Alejandra Ocampo Bolaos
Ruth Auxiliadora Sanche Obregoh
Sabri Ruiz Cajina
Ocampo Bolaos, Alejandra
Ruiz Cajina, Sabri
Sanche Obregoh, Ruth Auxiliadora
8) Nomes orientais (japoneses, rabes, etc): Coloca em ordem alfabtica, como se apresenta.
Ex: Mohamed Ali
Yang Li
Raj Ananda
Mohamed Ali
Raj Ananda
Yang Li
9) Nomes de empresas: Como se apresenta.
OBS: Qdo tiver um artigo, coloca entre parnteses e pe no final.
Ex: A nica
Colgio XYZ
Amanda Soares Ltda
Oi
Embratel
Amanda Soares Ltda
Colgio XYZ
Embratel
Oi
nica (A)
10) Ttulos (vereador, professor, doutor, etc.): Pelo ltimo sobrenome e coloca o ttulo entre
parnteses.
Ex: Vereador Professor Doutor Camilo Rebouas
Professora Lidiane Coutinho
Ministro Carlos Nbrega
Coutinho, Lidiane (Professora)
Nbrega, Carlos (Ministro)
Rebouas, Camilo (Vereador Professor Doutor)

11) Grau de parentesco: No se toma em considerao o grau de parentesco. Toma-se o ltimo

sobrenome e coloca em ordem alfabtica.
Ex: Joo Alberto Parreira Jnior
Felipe Nunes Bezerra Filho
Pedro Jos Antares Segundo
Antares Segundo, Pedro Jos
Bezerra Filho, Felipe Jnior
Parreira Jnior, Joo Alberto
12) Nomes abreviados: Em ordem alfabtica do ltimo sobrenome e nome abreviado tem
preferncia.
Ex: Joo Incio Pilar
J. Aguiar Pilar
Carlos Pilar
Pilar, Carlos
Pilar, J. Aguiar
Pilar, Joo Incio
13) Nmeros de eventos: Nmeros iniciais no so levados em considerao e so colocados entre
parnteses. Coloca-se em ordem alfabtica o nome que se segue.
Ex: Primeiro Seminrio Nacional de Arquivologia
XX Encontro de Administrao Pblica
8 Congresso de Administrao Geral
Congresso de Administrao Geral (8)
Encontro de Administrao Pblica (XX)
Seminrio Nacional de Arquivologia (Primeiro)

b) Numrico: Leva-se em considerao o nmero. Divide-se em:

1) Simples: atribudo um nmero, sem critrio.

2) Cronolgico: Obedece ordem de emisso, data, hora.
3) Dgito-terminal: Atribui trs nmeros de dois dgitos cada um. Para organizar, a leitura
feita da direita para a esquerda, colocando em ordem crescente. Exemplo:
Exemplo
234859
893996
111793

Leitura
59 48 23
89 39 96
11 17 93

Organizao
11 17 93
59 48 23
89 39 96

Exemplo
234859
893996
111759

Leitura
23 48 59
89 39 96
11 17 59

Organizao
111759
234859
893996

c) Ideogrfico: Conforme o assunto do documento. Divide-se em:

1) Alfabtico
Dicionrio: Ordem alfabtica, como no dicionrio.
Apostilas

Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio

Direito Administrativo
Administrao Geral
Gesto de Pessoas
Direito Constitucional
Gesto de Materiais
Administrao Pblica

Administrao Geral
Administrao Pblica
Direito Administrativo
Direito Constitucional
Gesto de Materiais
Gesto de Pessoas

Enciclopdico: Organizao feita por temas e subtemas.

Apostilas
Direito Administrativo
Administrao Geral
Gesto de Pessoas
Direito Constitucional
Gesto de Materiais
Administrao Pblica

Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico

Administrao
Administrao Geral
Administrao Pblica
Gesto de Materiais
Gesto de Pessoas
Direito
Direito Administrativo
Direito Constitucional

2) Numrico
Decimal: H limite segundo Dewey 1 classe geral e 9 principais (limite = 1.9,
depois tem que passar para 2.0)
Exemplo:
1.0 Planejamento
1.1 Objetivos e mtodos
1.2 Misso e viso
1.3 Estratgias
2.0 Organizao
2.1 Organizao formal e informal
Duplex: Pode ir alm, ilimitado.
1.0
1.1
...
1.15
1.16
...

d) Geogrfico:
1) Cidade, estado, correspondente: Organiza por ordem alfabtica da cidade.
Cidade
Fortaleza
Recife
Baturit
Caucia
Petrolina

Estado
CE
PE
CE
CE
PE

Correspondente (nome da pessoa)

xxx
xxx
xxx
xxx
xxx

2) Estado, cidade, correspondente: Organiza por ordem alfabtica do estado. A primeira

cidade deve ser a capital e o resto por ordem alfabtica.
Estado
CE
CE
CE
PE
PE

Cidade
Fortaleza (capital)
Baturit
Calcaia
Recife (capital)
Petrolina

Correspondente (nome da pessoa)

xxx
xxx
xxx
xxx
xxx

3) Pas, cidade, correspondente: Ordem alfabtica de pas.

Pas
Brasil
Brasil
Nicargua
Brasil
Brasil
Nicargua
Nicargua

Cidade
Sobral
Fortaleza
Granada
Baturit
Braslia (capital)
Mangua (capital)
Len

Correspondente (nome da pessoa)

xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx

Pas
Brasil
Brasil
Brasil
Brasil
Nicargua
Nicargua
Nicargua

Cidade
Braslia (capital)
Baturit
Fortaleza
Sobral
Mangua (capital)
Granada
Len

Correspondente (nome da pessoa)

xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx

Mdulo 02 Introduo Arquivologia

Arquivo x Biblioteca x Museu

Definio de Funo dos Arquivos
Princpios de Arquivologia
Ciclo Vital Arquivstico (Arquivos Correntes, Intermedirios e Permanentes)

1) CONCEITOS BSICOS
a) Acervo: Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.
b) Informao: Elemento referencial, noo, ideia ou mensagem contidos em um documento
produzido por um rgo.
c) Documento: Toda informao registrada em um suporte, suscetvel de consulta, estudo, prova
e pesquisa.

d) Suporte: onde a informao colocada. Ex: papel, cd, dvd, micro-filme.

ATENO: DOCUMENTO SUPORTE

e) Valor Primrio: Valor Administrativo, Fiscal e Legal.

f) Valor Secundrio: Valor histrico, cultural, informativo (ou probatrio).
g) Centro de documentao: Seu foco a disseminao de informao ou de documentos aos
usurios, independentemente das caractersticas de tais conjuntos de dados.
h) Arquivologia: disciplina, cincia.
i)

Arquivo: Acumulao ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma
instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus
objetivos, visando utilidade que podero oferecer no futuro. Pode ser tambm: um mvel,
um local ou um rgo governamental ou instituio.

2) ARQUIVOS, BIBLIOTECAS E MUSEUS

Objetivos comuns: Guardar documentos, de maneira adequada garantindo sua preservao (fsica) e
conservao (desacelerao do processo de deteriorao) e possibilitando emprstimo e consulta.
a) Documento de Arquivo:
Pode ser produzido ou recebido, por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no
exerccio de suas atividades;
Funes naturais do rgo;
Criado por uma instituio ou pessoa;
Exerccio de suas atividades;
Preservado para o alcance dos seus objetivos;
Tm-se um nico exemplar ou limitao de cpias
b) Documento de Biblioteca:

So impressos (maioria);
Dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta;
So comprados, doados ou permutados;
Tm-se vrios exemplares de um mesmo tipo de documento;

c) Documentos de Museu:
Contido em instituies de interesse pblico;
Possuem objetivo e valor cultural;
H documentos e objetos

3) PRINCPIOS DE ARQUIVOLOGIA
a) Princpio da Provenincia: Respeito origem dos documentos. No se deve ser misturado os
fundos. Cada conjunto de documentos de uma instituio chamado de FUNDO. Esse
princpio fundamento todos os outros, o mais importante dentre eles.

b) Princpio da Organicidade: Os documentos do arquivo tem uma relao com a atividade da

instituio.
c) Princpio da Indivisibilidade (ou Integridade): No tem por que separar os fundos e coloca-los
em lugares diferentes.
d) Princpio da Unicidade: Cada documento tem um carter nico no momento da sua criao (se
perder ser uma segunda via).
e) Princpio da Cumulatividade: No exerccio da sua atividade os documentos vo sendo
acumulados de maneira orgnica, natural.
4) FUNDO
Conjunto de documentos provenientes de uma mesma instituio.
Pode ser um fundo aberto (podem ser introduzidos mais documentos, pois o organismo
produtor ainda est em atividade) ou fundo fechado (quando o rgo gerador da documentao
no produz ou acumula documentos, devido cessao de suas atividades).
5) CICLO VITAL ARQUIVSTICO
a) Arquivo Corrente: A utilizao dos documentos intensiva, necessrio que os documentos
sejam colocados prximos ao produtor. Possui Valor Primrio (valor administrativo, fiscal e
legal).
Atividades: Consulta, emprstimo, protocolo (quando recebido, o registro da entrada),
arquivamento (armazenamento) e expedio (envio do documentos aos seus destinatrios).
b) Arquivo Intermedirio: Uso diminudo, mas documento ainda tem valor administrativo,
fiscal e legal (Valor Primrio).
c) Arquivo Permanente: Possui Valor Secundrio (valor histrico, informativo, cultural).

ATENO: Alguns documentos perdem o Valor Primrio (administrativo, fiscal e legal) e no

adquirem Valor Secundrio (histrico, informativo, cultural), da eles so eliminados. Uma vez que o
documento chega na fase Permanente, nunca mais ele ser eliminado porque nenhum documento
perde seu valor histrico (se o adquiriu).

Valor
Primrio

CORRENTE

Valor
Secundrio

INTERMEDIRIA
Transferncia
Eliminao

Recolhimento

PERMANENTE
Recolhimento

Eliminao

CORRENTE
ativo
primria

SINNIMOS
INTERMEDIRIO
semiativo
secundria
limbo
purgatrio

PERMANENTE
inativo
tercirio
morto
cultural ou histrico

6) TABELA DE TEMPORALIDADE
elaborada pela comisso de elaborao de documentos e autorizada e aprovada pela
autoridade competente.
Estabelece o Prazo de Guarda (tempo que o documento fica na fase corrente e na fase
intermediria) e a Destinao Final (ou ele eliminado ou ele recolhido).

ATENO: Apesar de a fase permanente ser tambm chamada de arquivo morto, em todas as fases
os documentos podem ser consultados.

7) GESTO DE DOCUMENTOS
o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento.
a) Prescrio: Extino do prazo para a aquisio ou perda de direitos contidos nos documentos.
b) Arranjo: Ordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes, obedecendo a
critrios que respeitem o carter orgnico dos conjuntos. a maneira como os documentos
esto organizados.
Atividades do arranjo:
1) Intelectuais
2) Fsicas
Quadro de Arranjo
1 Fundo documental
2 Grupo documental
3 Subgrupo documental
4 Srie documental
5 Subsrie documental

c) Instrumentos de pesquisa (identificam, resumem e localizam)

Guia
orientado para o grande pblico;
Contm informaes gerais sobre os documentos daquele arquivo;
Fornece viso do conjunto;
Permite ao pesquisador saber quais os recursos, natureza e interesse do fundo.

 Inventrio
Descreve o conjunto de documentos ou partes do fundo;
uma descrio sumria, mais detalhada
Catlogo
Faz descrio por unidade
Descrio analtica
Repertrio
um catlogo, s que seletivo;
Descreve relao seletiva de documentos
ndices
Aponta nomes, lugares, assuntos, em ordem alfabtica;
Podem complementar os inventrios

Mdulo 3 - Gesto de documentos

Organizao e Administrao de arquivos
Fases da gesto de documentos
Mtodos de arquivamento

1) Lei n 8.159/1991
Estabelece o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamentos de documentos em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Avaliao: o processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de
guarda (tempo em que o documento ficar na fase corrente + o tempo em que o documento
ficar na fase intermediria) e destinao final (eliminao ou recolhimento). Essa avaliao
tem como base o valor administrativo, fiscal e legal daquele documento, funes
desempenhadas pela instituio, se o documento ir adquirir um valor histrico, cultural ou
informativo, etc.
2) Objetivos da gesto de documentos

Assegurar a eficincia na produo, administrao de destinao de documentos;

Consulta e emprstimo;
Uso adequado;
Assegurar a eliminao de documentos que perderam o valor primrio (Administrativo, Fiscal
e Legal) e no adquiriram valor secundrio (Histrico, Cultural e Informativo);
Contribuir para o acesso e a preservao dos documentos que meream guarda permanente;
Acontece nas fases corrente e intermediria.

Procuo

Elaborao e Criao de
documentos

Produo ,
Classificao,
Organizao
Utilizao
Normas de acesso
documentao e
recuperao de
informaes

Gesto de documentos

Anlise e avaliao dos

documentos (valor)
Destinao
Definio de quais sero
objetos de arquivo
permanente e quais
sero eliminados

3) Organizao e administrao de arquivos

Plano Arquivstico: Anlise (Diagnstico) / Programas de arquivamento / Implementao e
Acompanhamento;
Centralizao (todos os arquivos em um s lugar) X Descentralizao (empresas maiores, cada
setor tem seu prprio arquivo departamento financeiro, de RH, etc. O arquivo do setor
existir apenas na fase corrente. Quando for para a fase intermediria vai para o arquivo geral
da empresa, rgo)
4) Gesto de documentos correntes
Fases:

Recebimento
Registro
Distribuio
Movimentao
Expedio

Conforme outros autores:

Protocolo (recebimento, classificao, registro e movimentao)

Expedio
Arquivo
Emprstimo e consulta
Destinao

5) Gesto de documentos intermedirios

ATENO: A economia de espeo a razo para a criao de arquivos intermedirios. Mesmo
arquivados em local distinto daquele em que foram criados, os documentos de arquivo intermedirio
continuam sendo propriedade do departamento que os gerou.
Fases:
Produo de documentos d-se de forma orgnica (natural);

 Utilizao de documentos (atividades de protocolo: recebimento, classificao, registro,

distribuio e tramitao)
Avaliao (elaborao da tabela de temporalidade) e destinao de documentos.
ATENO: No confundir as Fases de Gesto de documentos com a Teoria das 3 idades (corrente,
intermediria e permanente).

6) Mtodos de arquivamento: Conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao

armazenamento de documentos.
Sistemas de Arquivamento
DIRETO
aquele em que a busca feita diretamente no local
onde ele se encontra arquivado.
Ex: Alfabtico, Geogrfico.

INDIRETO
aquele que para se localizar um documento,
necessita-se antes consultar um ndice ou um cdigo.
Ex: Numrico, Ideogrfico (assunto do documento).

a) ALFABTICO (13 regras)

1) Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.
Silvia Barreto Camargo
Carlos Jos Soares Arajo
Andr Lus Teixeira
Ana Patrcia Camargo

Arajo, Carlos Jos Soares

Camargo, Ana Patrcia
Camargo, Silvia Barreto
Teixeira, Andr Lus

2) Sobrenomes compostos de um substantivo ou adjetivo ou ligados por hfen, no se separam.

Heitor Villa-Lobos
Fernando Castelo Branco
Valdemar Monte Verde

Castelo Branco, Fernando

Monte Verde, Valdemar
Villa-Lobos, Heitor

3) Sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa, ou So, seguem a mesma regra dos
sobrenomes compostos.
Rita Santa Maria
Joo Paulo Santo Cristo
Cristiano Arajo So Paulo

Santa Maria, Rita

Santo Cristo, Joo Paulo
So Paulo, Cristiano

4) As iniciais abreviativas de prenomes tm preferncia na classificao de nomes iguais.

Joo Paulo Couto
Patrcia Maria Ferreira Couto
J. Andrade Couto

Couto, J. Andrade
Couto, Joo Paulo
Couto, Patrcia Maria Ferreira

5) Os artigos e as preposies tais como A, O, DE, DA, D, DO, no so considerados.

Carlos Aguiar da Silva
Matheus Jos Sales de Nbrega
Ana Maria do Couto

Couto, Ana Maria do

Nbrega, Matheus Jos Sales de
Silva, Carlos Aguiar da

6) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como FILHO, JNIOR, NETO, SOBRINHO,
so tidos como parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao
alfabtica.
Carlos Alberto Arajo Filho
Mrio Andrade Neto
Ricardo Jos Pereira Sales Sobrinho

Andrade Neto, Mrio

Arajo Filho, Carlos Alberto
Sales Sobrinho, Ricardo Jos

7) Os ttulos no so considerados na alfabetao.

Professora Lidiane Coutinho
Doutor Deputado Professor Milton Campos
General Raimundo Castelo Branco

Campos, Milton (Doutor Deputado Professor)

Castelo Branco, Raimundo (General)
Coutinho, Lidiane (Professora)

8) Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhis e orientais.
9) Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome.
Alejandra Ocampo Sanchez
Ruth Auxiliadora Ruiz Obregn
Jos Angel Garcia Orozzo

Garcia Orozzo, Jos Angel

Ocampo Sanchez, Alejandra
Ruiz Obregn, Ruth Auxiliadora

10) Nomes orientais so arquivados assim como se apresentam.

Mahamed Ali
Raj Ananda
Li Yang

Li Yang
Mahamed Ali
Raj Ananda

11) As partculas de nomes estrangeiros podem ou no serem levadas em conta.

Leonardo Da Vinci
Leonardo di Caprio

Caprio, Leonardo di
Da Vinci, Leonardo

12) Os nomes de firmas empresas instituies e rgo governamentais devem ser transcritos como se
apresentam.
Eu Vou Passar
Oi
Anatel
A nica
Ana Alves Ltda

Ana Alves Ltda

Anatel
Eu Vou Passar
Oi
nica (A)

13) Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, etc, os nmeros devero aparecer no fim, entre
parnteses. Ateno: as partculas (de, p.e.) no so levadas em considerao em nomes de pessoas,
mas nesse caso o so.
2 Seminrio de Biblioteconomia
XX Encontro Nacional de Administrao Pblica
Dcimo Terceiro Congresso de Enfermagem
9 Encontro de Bilogos

Congresso de Enfermagem (Dcimo Terceiro)

Encontro de Bilogos (9)
Encontro Nacional de Administrao Pblica (XX)
Seminrio de Biblioteconomia (2)

b) NUMRICO
Simples: Atribui um nmero ao documento.
Cronolgico: Considera a hora, a data, ordem de emisso. Ex: senha de fila de banco.
Dgito-terminal: ideal quando nmero do documento for muito grande. formado por 3
nmero de 2 dgitos cada. lido da direita para a esquerda e em ordem crescente. Ex:
23 59 88
48 17 55
11 57 24
11 17 22

11 17 22
48 17 22
11 57 24
23 59 88

c) GEOGRFICO
Cidade-Estado
Cidade
Fortaleza
Recife
Baturit
Petrolina

Estado
CE
PE
CE
PE

Cidade
Baturit
Fortaleza
Petrolina
Recife

Estado
CE
CE
PE
PE

Estado-Cidade (a primeira a capital do estado)

Cidade
Fortaleza
Recife
Baturit
Petrolina
Estado

Estado
CE
PE
CE
PE

CE
CE
PE
PE

Cidade
Fortaleza
Baturit
Recife
Petrolina

Pas
Nicargua
Brasil
Brasil
Brasil
Nicargua

Cidade
Granada
Caucaia
Braslia
Fortaleza
Mangua

Brasil
Brasil
Brasil
Nicargua
Nicargua

Braslia
Caucaia
Fortaleza
Mangua
Granada

Pas-Cidade

d) IDEOGRFICO (assunto)
Dicionrio
Alfabtico
Enciclopdico
Ideogrfico
Decimal
Numrico
Duplex

Ideogrfico Alfabtico Dicionrio:

Direito Administrativo
Administrao Pblica
Gesto de Pessoas
Constituio Federal
Direito Penal
Gesto de Materiais
Direito Tributrio
Administrao Geral

Administrao Pblica
Administrao Geral
Constituio Federal
Direito Administrativo
Direito Penal
Direito Tributrio
Gesto de Materiais
Gesto de Pessoas

Ideogrfico Alfabtico Enciclopdico:

Direito Administrativo
Administrao Pblica
Gesto de Pessoas
Constituio Federal
Direito Penal
Gesto de Materiais
Direito Tributrio
Administrao Geral

Administrao
Administrao Pblica
Administrao Geral
Gesto de Materiais
Gesto de Pessoas
Direito
Constituio Federal
Direito Administrativo
Direito Penal
Direito Tributrio

Ideogrfico Numrico
Decimal: Haver 1 classe geral e 9 classes principais (1.1 a 1.9, depois dever ser 2.0)
Exemplo:
1.0 Conceitos Fundamentais
1.1 Divergncias e Convergncias
1.2 Misso, Viso e Valores
1.3 B b
1.4 Abobrinha
1.5 Vocs
1.6 Cansei
1.7 Socorro
1.8 Afe
1.9 Pode ir
2.0 Novo
Duplex: (As subdivises so ilimitadas).