Bogot mayo 28 de 2015

Doctora
Martha Rocio Pea Lopez.
Coordinadora Formacin Profesional.

Asunto: Informe Reunin 26 de Mayo

Estimada Dra. Martha.

De la manera ms cordial presentamos informe de la reunin efectuada con
los apoyos y asistentes administrativos de las Coordinaciones realizada el da
26 de Mayo, as:
1. La reunin se centr en el manejo de los formatos para las solicitudes

que se realizan a la coordinacin de formacin profesional integral en

cuanto a: Novedades en la plataforma Sofa Plus, manejo de archivos
para verificacin de actas y sucesos de las fichas para comits, manejo
de Documentos para dar respuesta a las solicitudes de los aprendices.
2. La primera intervencin estuvo a cargo de Nestor Puerto quien abordo

los temas de Gestion de novedades en la plataforma Sofa Plus con sus

respectivos formatos y Manejo de informes para comits ver adjunto
power point Novedades Sofa, se realiz una induccin sobre el manejo
de los formatos de novedades y cules son los 5 pasos para que una
Novedad se desarrolle de forma exitosa en Sofa plus; en el tema de
informes para comits se realiz una exposicin de los casos crticos y
los errores ms comunes desarrollando las respectivas correcciones, esto
con el fin de poder generar el informe de la forma correcta y con los
datos necesarios, se dio a conocer los horarios y fechas en las que sern
recibidas y tramitadas las novedades, as mismo se notific sobre los
tiempos en que deben ser enviados los informes de comits para
realizar la revisin, se atendieron propuestas e inquietudes para mejorar
los procesos , en especial el que tiene que ver con el tema de novedades
en la plataforma Sofa plus .
3. Posteriormente intervino la Seorita Karen Moreno, ella inici

su
presentacin socializando las inconsistencias ms relevantes en el
manejo documental a las respuesta que se le brindan a los aprendices
ver adjunto power point presentacin comunicaciones, se realiz el

anlisis a los diferentes casos y se plasm una clnica de mejoras para

no seguir cometiendo los errores que se representan continuamente,
posteriormente se habl de la estandarizacin de
formatos de
comunicaciones con lo cual se realizarn las respuestas de forma
asertiva y educada ver adjunto Word presentacin comunicaciones,
adicionalmente se notific los das en que deben enviar las
comunicaciones para efectuar la revisin y posterior firma. se
formalizaron sugerencias y recomendaciones de gran valor
por los
intervinientes a la reunin.
4. Temas jvenes en accin la compaera Luisa Fernanda realizo una

intervencin para dar a conocer algunos puntos que son claves en

cuanto al DPS, su desarrollo vigilancia y gestin por parte del SENA as
como la forma de mejorar en lagunas aspectos de este punto.
Dentro de las Sugerencias y recomendaciones que se presentaron en la reunin
se destacan:

Socializar con los instructores el manejo de los formatos para Comit.

Que cuando se presenten cambios en cualquiera de los proceso estos
sean comunicado con tiempo y por los medios idneos, esto se debe al
cambio que se realiz en el tipo y tamao de letra de las comunicaciones
del cual no se dio una comunicacin asertiva.
Ajustar el proceso de certificaciones cuando se debe verificar por
Gestion de centro.
Como manejar el tema de Certificados de aprendices matriculados en
cuanto al horario.
Realizar un comit para deserciones masivas segn reglamento del
aprendiz SENA.
Que se enve copia digital de las actas de Comit a las Coordinaciones
acadmicas con el fin de poder realizar verificaciones ms exactas.
Que este tipo de reuniones se realicen por lo menos cada 2 meses y que
exista participacin de los lderes de cada procesos, de esta manera
tendrn una visin ms clara de cmo se gestiona cada proceso y poder
tener ms objetividad en los comits primarios al momento de tomar
decisiones o realizar modificaciones en los procesos administrativos
Mejorar el tema en correspondencia de las solicitudes de aprendices.

Como podemos observar los aportes son muy significativos enfocados a

mejorar los procesos de cada rea de trabajo y poder realizar las funciones de
una forma ms gil y adecuada.
Despus de un anlisis detallado de las inconsistencias, demoras y
represamiento de novedades; se lleg a la conclusin que una forma eficaz de

mejorar los procesos, es la de poder canalizar en una persona algunas

funciones claves lo que reducira notablemente las anomalas, la acumulacin
de novedades y el trabajo en la parte administrativa de las 6 Coordinaciones.

Atentamente
Nstor A Puerto J
Tcnico O7 CFPI

Karen J Moreno C
Contrato aprendizaje.

C/c: Coordinaciones de: Asistencia en Gestin Administrativa, Talento Humano, Gestion

Documental, Fines de Semana y Madrugada.