Servicio de Control Simultaneo

Escuela Nacional de Control
Servicio de Control Simultneo
Servicio de Control
Simultneo
Material didctico
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Servicio de Control
Simultneo
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Directora: Fanny Vidal Vidal
Equipo de Diseo Curricular
Material de Trabajo
Equipo de Edicin y Diagramacin
Grismi Bravo Arana
Ingrid Mendoza Valerio
Nancy Quintana Campos
Martn Motta Garca
Lima 2015
El presente material es de uso exclusivo para los participantes de los cursos regulares programados
por la ENC.
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PRESENTACIN
En el marco del nuevo modelo de operacin de la Contralora General
de la Repblica, cliente-producto-produccin, se aprob la Directiva N
006-2014-CG/APROD Ejercicio del control simultneo.
Este marco normativo, se constituye en una nueva herramienta del
control gubernamental que busca alertar oportunamente al titular de la
entidad, los riesgos que podran afectar el logro de los objetivos del
proceso que es materia de evaluacin, promoviendo que estos sean
mitigados o superados por la entidad, oportunamente.
El servicio de control simultneo consiste en evaluar las actividades de un
proceso en curso a cargo de una entidad sujeta al mbito del Sistema
Nacional de Control, a travs sus tres modalidades, accin simultnea,
orientacin de oficio y visita de control.
Desde este enfoque, el control simultneo se caracteriza por ser
oportuno, preventivo y expeditivo, al mismo tiempo de estar orientado al
ciudadano, toda vez que presta especial atencin a los procesos de la
entidad que atienden sus necesidades.
En la ltima unidad del documento se presenta casos de aplicacin
prctica de cada una de las modalidades del servicio de control
simultneo, con el propsito de que los participantes alcancen los
objetivos de aprendizaje planteados.
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INTRODUCCIN
En concordancia con la Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema
Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, las
Normas Generales de Control Gubernamental desarrollan entre otros
servicios, el servicio de control simultneo que puede ser ejercido por
las unidades orgnicas de la Contralora y los rganos de Control
Institucional, en las modalidades establecidas.
El presente material didctico, como complemento, orientado a
promover el conocimiento e interiorizacin del marco conceptual del
servicio de control simultneo, desarrolla cuatro unidades de
aprendizaje.
La Unidad de Aprendizaje I, corresponde a las Generalidades del
servicio de control simultneo, y tiene como propsito conocer el
marco general, definicin, objetivo y caractersticas principales. La
Unidad de Aprendizaje II, desarrolla las modalidades del control
simultneo, siendo estas la accin simultnea, la orientacin de
oficio y la visita de control; y, nos muestra su proceso y etapas
tendientes a advertir la existencia de riesgos que afectaran el logro
de los objetivos del proceso que se evala. En la Unidad de
Aprendizaje III, se presentan los aspectos referidos al seguimiento y
evaluacin de las acciones realizadas por la entidad con relacin a
los riesgos advertidos y comunicados, as como la periodicidad en la
que los rganos de Control Institucional envan la informacin a la
Contralora.
Finalmente en la Unidad de Aprendizaje IV, se expone casos
prcticos de aplicacin de las modalidades del servicio de control
simultneo, que nos permitirn conocer y analizar la oportunidad de
su ejercicio as como las particularidades que las caracterizan.
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COMPETENCIA
Aplicar adecuadamente el servicio del control simultneo, en la

modalidad que corresponda, a fin de lograr el objetivo del servicio de
control; teniendo en cuentas las etapas que intervienen en el proceso
de cada una de las modalidades, as como el seguimiento y evaluacin
de las acciones realizadas por la entidad, respecto a los riesgos
comunicados al titular de la entidad, con el propsito de que los
rganos del Sistema Nacional de Control brinden una respuesta
satisfactoria a las necesidades de control simultneo.
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NDICE
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PREGUNTAS MOTIVADORAS
Qu es el servicio de control
simultneo?
Cules son sus modalidades?
Cul es el proceso de
aplicacin de cada
modalidad?
Se hace seguimiento y
evaluacin de las acciones
realizadas por la entidad?
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GENERALIDADES DEL CONTROL

SIMULTNEO
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SERVICIO DE CONTROL SIMULTNEO

PRIMERA UNIDAD: GENERALIDADES DEL CONTROL
SIMULTNEO
Control simultneo
Objetivo
Alcance
Origen y criterios
Caractersticas
Comunicacin de situaciones fuera del objetivo
del servicio de control
Implicancias de su ejercicio
Capacidad 1:
Conoce el marco general del servicio de

control simultneo, su definicin, objetivo y
caractersticas principales, para lograr la
interiorizacin conceptual de este nuevo
servicio de control.
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CONTROL SIMULTNEO
Segn las Normas Generales de Control Gubernamental, los servicios de
control se clasifican en funcin del momento de su ejercicio, en los
siguientes tipos:
i)
Servicios de control previo, efectuado exclusivamente por la

Contralora con anterioridad a la ejecucin de un acto u operacin
de una entidad.
ii) Servicio de control posterior, se realiza con el objeto de efectuar la
evaluacin de los actos y resultados ejecutados por las entidades en
la gestin de los bienes, recursos y operaciones institucionales.
iii) Servicio de control simultneo, se realiza a la(s) actividad(es) de un
proceso en curso de la gestin de una entidad.
Grfico N 1
Tipos de Servicios de Control
en funcin del momento de su ejercicio
DURANTE
ANTES
Control
Previo
Ejecucin de
actos u
operaciones
DESPUS
Control
Simultneo
Desarrollo de
actividades de un
proceso en curso.
Control
Posterior
Ejecucin de
actos y
resultados
Fuente: Normas Generales de Control Gubernamental, aprobadas mediante Resolucin de Contralora

N 273-2014-CG de 12 de mayo de 2014.
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OBJETIVO
El servicio de control simultneo tiene por objetivo alertar
oportunamente al titular de la entidad, la existencia de hechos que
ponen en riesgo el resultado o logro de los objetivos de un proceso en
curso, a fin de promover la adopcin de las medidas preventivas que
contribuyan a mitigar y, de ser el caso superar el riesgo identificado.
Su ejercicio no implica la conformidad de los actos de gestin de la
entidad, por lo tanto no limita el ejercicio del control posterior.
ALCANCE
Las disposiciones establecidas para el ejercicio del control simultneo,
son de cumplimiento obligatorio para:
i)
ii)
iii)
Las unidades orgnicas de lnea de la Contralora, responsables

de ejercer el control gubernamental en las entidades bajo su
mbito de control.
Los rganos de Control Institucional (OCI) en las entidades en las
que ejercen el control gubernamental.
Las entidades sujetas al mbito del Sistema Nacional de Control.
ORIGEN Y CRITERIOS
La Contralora o el rgano de Control Institucional, ejercen el control
simultneo de manera selectiva en la modalidad y oportunidad que
consideren, como resultado del planeamiento efectuado sobre la base
de los lineamientos impartidos por la Contralora en su condicin de Ente
Tcnico rector del Sistema Nacional de Control; y de la aplicacin de los
criterios de materialidad y relevancia que permitir identificar los
procesos y actividades crticas de la entidad, es decir aquellos que
denotan mayor riesgo.
CARACTERSTICAS
El control simultneo se caracteriza por ser:
i)
Oportuno, toda vez que se realiza a la actividad o actividades de

un proceso en curso.
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ii)
iii)
iv)
Expeditivo, porque sus resultados se exponen en un breve plazo a

travs de la remisin de una comunicacin o informe al Titular de
la entidad.
Preventivo, porque revela hechos que pueden generar riesgos
que afecten el cumplimiento de los objetivos del proceso materia
de control, promoviendo la adopcin oportuna de medidas
preventivas.
Orientado al ciudadano, porque a travs del ejercicio del control
simultneo se presta especial atencin a los procesos que estn
orientados a atender las necesidades de los ciudadanos.
COMUNICACIN DE SITUACIONES FUERA DEL OBJETIVO DEL SERVICIO DE

CONTROL
Es posible que durante el ejercicio del control simultneo, el equipo

identifique situaciones que ya generaron un efecto o se encuentren
fuera del objetivo del servicio; en este caso, estas situaciones deben ser
puestas en conocimiento de la unidad orgnica competente del
planeamiento de los servicios de control de la Contralora, a travs del
aplicativo informtico implementado para dicho fin.
IMPLICANCIAS DE SU EJERCICIO
Se debe tener presente que el ejercicio del servicio de control

simultneo sobre una o ms actividades de un proceso en curso:
i)
ii)
iii)
No supone la conformidad de los actos de gestin de la entidad.

No limita el ejercicio del control posterior.
No conlleva a la injerencia de la Contralora o los rganos de
Control Institucional en los procesos de direccin y gerencia a
cargo de la administracin de la entidad. En este contexto los
resultados del control simultneo no deben contener
recomendaciones especficas para la mitigacin o superacin
de los riesgos advertidos, de forma que no se interfiera en las
decisiones de los gestores responsables de administrar los riesgos
identificados en los procesos a su cargo.
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Cmo se clasifican los servicios de control?

Qu es el servicio de control simultneo?
Cul es el objetivo del servicio de control simultneo?
Qu atributos caracterizan al servicio de control
simultneo?
Qu implicancias genera el ejercicio del servicio de control
simultneo?
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MODALIDADES DEL CONTROL

SIMULTNEO
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SERVICIO DE CONTROL SIMULTNEO

SEGUNDA UNIDAD: MODALIDADES DEL CONTROL
SIMULTNEO
Accin simultnea
Orientacin de oficio
Visita de control
Capacidad 2:
Describe las modalidades del control

simultneo,
detallando
sus
etapas
y
caractersticas,
para
lograr
que
el
participante identifique y aplique cada
modalidad en forma adecuada.
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ACCIN SIMULTNEA
Definicin
Es una modalidad del servicio de control simultneo que sirve para
evaluar una o ms actividades de un proceso en curso, durante la
gestin de la entidad, en cualquier momento en el que se desarrolla, y
que puede corresponder a un sistema administrativo1 o un sistema
funcional2, ; con el objeto de alertar oportunamente al Titular de la
entidad sujeta a control gubernamental sobre la existencia de hechos
que ponen en riesgo el resultado o el logro de los objetivos del proceso,
buscando promover la adopcin de medidas preventivas que
contribuyan a mitigar o superar el riesgo identificado. (Numeral 5.3,
5.Disposiciones Generales. Directiva N 006-2014-CG/APROD Ejercicio
del control simultneo).
En el ejercicio de la accin simultnea, se efecta tanto la verificacin
documental, es decir la revisin de los documentos vinculados a la
actividad o actividades objeto de evaluacin, como la verificacin
fsica de la actividad o actividades en el momento en que se
desarrollan, a fin de determinar si estas se estn realizando conforme a
la normativa aplicable, las disposiciones internas y las estipulaciones
contractuales que se hayan establecido.
Sin perjuicio de lo anterior y, con la finalidad de tener un mayor
conocimiento y realizar un anlisis integral de las actividades que se
evalan, el equipo de trabajo puede realizar la revisin de actividades
previamente ejecutadas a las que son objeto de evaluacin.
Como ejemplo de los procesos cuya actividades se pueden evaluar
mediante la aplicacin este servicio de control, podemos citar la
transferencia de gestin, los procesos de seleccin, ejecucin
contractual de bienes, servicios, obras, asociaciones pblico privadas,
provisin del servicio alimentario por gestin de productos en el caso del
Programa Social Qali Warma, entre otros; siempre y cuando, la
actividad materia de evaluacin se encuentre en curso.
Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilizacin de los recursos en las entidades de la
administracin pblica, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N 29158, Ley Orgnica del Poder
Ejecutivo, Artculo 46]
2
Los Sistemas funcionales tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de polticas pblicas que requieren la
participacin de todas o varias entidades del Estado. [Ley N 29158, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Artculo 45].
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Grfico N 2
Servicio de control simultneo
ACTIVIDADES POR
EJECUTAR
ACTIVIDADES
EJECUTADAS
ACTIVIDADES EN
EJECUCIN
Pueden
ser
materia de revisin
para
un
conocimiento
integral
de
la
actividad materia
de control
PRODUCTO
FINAL
ACCIN SIMULTNEA
Comunicacin de
hechos que
ponen en riesgo
los objetivos del
proceso
Adopcin de
medidas
preventivas
Mitigar /
superar
riesgos
Caractersticas
El servicio de accin simultnea se caracteriza por los siguientes
aspectos:
i)
ii)
iii)
Su ejercicio comprende tres etapas: planificacin, ejecucin y

elaboracin de informe.
Su desarrollo debe ser en un plazo no mayor de 20 das hbiles;
sin embargo, de manera excepcional y por la naturaleza de la
actividad o actividades materia de control, el responsable de la
unidad orgnica de la Contralora o del rgano de Control
Institucional, segn corresponda, que tiene a su cargo la
ejecucin del servicio de control, puede autorizar un plazo
mayor, el cual debe determinarse durante la etapa de
planificacin.
Durante la etapa de ejecucin, el responsable de la unidad
orgnica de la Contralora o del rgano de Control Institucional
debe comunicar de manera inmediata al Titular de la entidad, los
hechos y riesgos que, por su naturaleza y trascendencia,
requieran la adopcin inmediata de medidas preventivas por
parte del titular; sin perjuicio, de que sean desarrollados en el
informe de accin simultnea. Excepcionalmente, esta
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iv)
v)
comunicacin puede ser realizada por el jefe de equipo a cargo

de la accin simultnea, cuando se presenten situaciones que
limiten o impidan que el responsable de la unidad orgnica de la
Contralora o del rgano de Control Institucional realicen
oportunamente esta comunicacin.
La accin simultnea culmina con la emisin de un Informe de
Accin Simultnea.
El rgano de Control Institucional de la entidad o el designado
por la Contralora, es responsable de efectuar el seguimiento de
los riesgos comunicados.
(Literales a)Planificacin, b) Ejecucin y c) Elaboracin del
informe cuarto prrafo del numeral 6.2.2 Etapas, 6.2 Accin
simultnea. Directiva N 006-2014-CG/APROD Ejercicio del
control simultneo)
Cierre de la accin simultnea

El servicio de accin simultnea culmina con la emisin del Informe de
accin simultnea; este documento contiene los riesgos identificados
en la actividad o actividades del proceso en curso que ha sido objeto
de evaluacin.
A travs de este informe que es remitido al Titular de la entidad se
comunican los riesgos identificados, a fin que adopte las medidas
correspondientes que contribuyan a mitigarlos o superarlos asegurando
el cumplimiento de los objetivos del proceso y su producto final.
El informe debe ser redactado de manera clara y objetiva, respetando

la estructura establecida por la Contralora cuyo objetivo es estandarizar
el desarrollo de los productos resultantes de los servicios de control
facilitando su registro en el sistema informtico, correspondiente.
Es preciso sealar que los hechos identificados que son descritos en el
informe son estructurados obligatoriamente de la siguiente forma:
i)
ii)
iii)
iv)
Una sumilla, que corresponde al hecho identificado;

La descripcin clara y objetiva del hecho identificado;
El criterio inobservado; y,
El riesgo identificado.
(Literal c) Elaboracin del informe, Numeral 6.2.2 Etapas, 6.2 Accin

simultnea. Directiva N 006-2014-CG/APROD Ejercicio del control
simultneo)
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Seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la entidad

El rgano de Control Institucional de la entidad que ejecut la accin
simultnea o el rgano de Control Institucional designado por la
Contralora, es el responsable de realizar el seguimiento y evaluacin de
las acciones realizadas por la entidad, para superar o mitigar los riesgos
identificados que fueron comunicados en el informe de accin
simultnea.
(Numeral 7. Seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la

entidad. Directiva N 006-2014-CG/APROD Ejercicio del control
simultneo)
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ORIENTACIN DE OFICIO
Definicin
Es una modalidad del control simultneo que ejercen las unidades
orgnicas del Contralora o el rgano de Control Institucional cuando
toma conocimiento de la presencia de situaciones que pueden
conllevar a la gestin a incurrir en errores, omisiones o incumplimientos
en el desarrollo de una o ms actividades de un proceso en curso.
(Numeral 6.3 Orientacin de Oficio, 6. Disposiciones Especficas.
Directiva N 006-2014-CG/APROD Ejercicio del control simultneo)
Para dicho fin, adems de la informacin proporcionada por la entidad,
se puede recopilar y analizar informacin de diversas fuentes como
medios de comunicacin, aplicativos informticos web de acceso libre,
internet, entre otros, cuyo anlisis se realiza estrictamente en gabinete.
La orientacin de oficio se realiza mediante comunicacin escrita, sea
oficio u otro documento y, es dirigido al Titular de la Entidad o a quien
haga sus veces en la entidad, haciendo de su conocimiento de manera
clara y concisa las situaciones identificadas y sus posibles riesgos.
Grfico N 3
Esquema del servicio de Orientacin de oficio
Recopilacin
Anlisis
Comunicacin
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Caractersticas
El servicio de orientacin de oficio, se caracteriza por los siguientes
aspectos:
i)
ii)
No tiene un plazo establecido para su ejecucin; sin embargo al

igual que los otros servicios de control simultneo, se caracteriza
por ser oportuno y expeditivo.
La comunicacin escrita que contiene las situaciones
identificadas y sus posibles riesgos, debe ser redactada de
manera clara y objetiva, respetando la estructura establecida
por la Contralora, cuyo objetivo es estandarizar el desarrollo de
los productos resultantes de los servicios de control facilitando su
registro en el sistema informtico, correspondiente. Por ello cada
situacin identificada debe tener una sumilla, la descripcin clara
y objetiva del hecho, el criterio inobservado y el riesgo
identificado.
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VISITA DE CONTROL
Definicin
La visita de control es una modalidad del control simultneo que est
orientada a presenciar y constatar actos o hechos en curso
relacionados a la entrega de bienes y servicios a los ciudadanos a
cargo de las entidades, en el ejercicio de sus competencias
funcionales; as como, constatar el estado y el mantenimiento de la
infraestructura pblica.
(Numeral 6.4.1 Definicin, 6.4 Visita de control. Directiva N 006-2014CG/APROD Ejercicio del control simultneo)
En el ejercicio de la visita de control, prima la verificacin fsica de los
actos o hechos en el momento en que se desarrollan, a fin de
determinar si estos se realizan conforme a la normativa aplicable, las
disposiciones internas y las estipulaciones contractuales que se hayan
establecido.
Este servicio de control se puede efectuar por ejemplo, durante la
entrega de textos escolares en los centros educativos; durante la
entrega de donaciones, para atender las necesidades de ciudadanos
afectados por desastres naturales; durante la prestacin de servicios en
los centros de salud; as como para constatar el estado y mantenimiento
de la infraestructura educativa, pistas, parques y jardines, entre otros.
Grfico N 4
Esquema del servicio de visita de control
Entrega de bienes
Entrega de servicios
Estado y
mantenimiento de
infraestructura
pblica
C
I
U
D
A
D
A
N
O
S
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Caractersticas
El servicio de visita de control se caracteriza por los siguientes aspectos:
i)
ii)
iii)
iv)
v)
Su ejercicio comprende tres etapas: planificacin, ejecucin y

elaboracin de informe.
Su desarrollo debe ser en un plazo mximo de 7 das hbiles.
En el ejercicio de la visita de control se aplican principalmente
tcnicas de verificacin fsica como la inspeccin, indagacin y
observacin, cuyos resultados son registrados en actas segn el
modelo establecido en la Directiva.
El servicio de visita de control culmina con la emisin de un
Informe de Visita de Control.
El rgano de Control Institucional de la entidad o el designado
por la Contralora, es responsable de efectuar el seguimiento de
los riesgos comunicados.
(Numeral 6.4.2 Etapas, 6.4 Visita de Control. Directiva N 006-2014CG/APROD Ejercicio del control simultneo)
Cierre de la visita de control

El servicio de visita de control culmina con la emisin del Informe de
visita de control; este documento contiene los hechos y los riesgos
identificados en los actos o hechos presenciados.
Este informe se remite al Titular de la entidad se comunican los riesgos

identificados, a fin que adopte las medidas correspondientes que
contribuyan a mitigarlos o superarlos.
El informe debe ser redactado de manera clara y objetiva, respetando

la estructura establecida por la Contralora cuyo objetivo es estandarizar
el desarrollo de los productos resultantes de los servicios de control
facilitando su registro en el sistema informtico, correspondiente.
Es preciso sealar que los hechos identificados que son descritos en el
informe son estructurados obligatoriamente de la siguiente forma:
i)
ii)
iii)
iv)
Una sumilla, que corresponde al hecho identificado;

El hecho identificado, con una descripcin clara y objetiva;
El criterio inobservado; y,
El riesgo identificado.
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Seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la entidad

El rgano de Control Institucional de la entidad que ejecut la visita de
control o el rgano de Control Institucional designado por la
Contralora, cuando la entidad en la que se interviene no cuenta con
dicho rgano, es el responsable de realizar el seguimiento y evaluacin
de las acciones realizadas por la entidad para superar o mitigar los
riesgos identificados que fueron comunicados en el informe de visita de
control.
(Numeral 7. Seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la

entidad. Directiva N 006-2014-CG/APROD Ejercicio del control
simultneo)
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Cules son las modalidades de control simultneo?

En que es consiste la accin simultnea?
Menciona las caractersticas de la accin simultnea.
En qu consiste la orientacin de oficio?
Menciona las caractersticas de la orientacin de oficio.
En qu se consiste la visita de control?
Menciona las caractersticas de la visita de control
Menciona las modalidades del servicio de control
simultneo en los que se hace seguimiento y evaluacin de
las acciones realizadas por la entidad.
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SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE LAS

ACCIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD
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SERVICIO DEL CONTROL SIMULTNEO

TERCERA UNIDAD: SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE LAS
ACCIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD
Procedimiento.
Estado de los riesgos comunicados.
Envo de informacin a la Contralora.
Capacidad 3:
Describe las actividades que forman parte
del seguimiento y evaluacin de las
acciones realizadas por la Entidad respecto
de los riesgos identificados, y que van desde
la comunicacin que efecta el Titular de la
Entidad al OCI que corresponda hasta el
envo de los resultados de la evaluacin a la
Contralora General de la Repblica.
El seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la entidad, se

efecta a los riesgos comunicados al Titular de la Entidad en el marco de los
servicios de control simultneo de accin simultnea y visita de control.
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El OCI de la entidad que efectu el servicio de control o el OCI designado por

la Contralora para esta labor son los responsables del seguimiento y
evaluacin de las acciones realizadas por la Entidad respecto de los riesgos
comunicados.
Procedimiento
Una vez que el informe resultante de la accin simultnea o de la visita de
control es comunicado al Titular de la entidad, este en un plazo no mayor de
10 das hbiles contados desde el da siguiente de su recepcin, debe remitir
al rgano de Control Institucional correspondiente, la siguiente informacin: las
medidas dispuestas con el propsito de mitigar o de ser el caso, superar los
riesgos comunicados; los funcionarios responsables de ejecutarlas; plazos para
su ejecucin; as como, las acciones realizadas a la fecha de remisin de
dicha informacin.
La informacin remitida por el Titular de la entidad a los 10 das hbiles, debe
ser evaluada y registrada por el OCI respectivo en el aplicativo informtico
correspondiente, en un plazo no mayor de 5 das hbiles contados desde la
fecha de recepcin de sta; en caso el Titular de la entidad no cumpla con
remitir dicha informacin, el OCI deja constancia de la situacin mencionada
en el mencionado aplicativo.
El seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la entidad,
respecto a los riesgos comunicados, segn su naturaleza, se efecta hasta la
mitigacin o superacin del riesgo comunicado o por el plazo mximo de un
ao, contado a partir de la recepcin del informe del servicio de control
Estado de los riesgos comunicados
El OCI determina el estado de cada riesgo comunicado, sobre la base de la
informacin presentada por la entidad y las verificaciones que considere
necesarias realizar. Estos estados son:
i)
ii)
iii)
Mitigado
Persiste
Sin acciones adoptadas
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Envo de informacin a la Contralora

El resultado del seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la
entidad, debe ser registrada por el rgano de Control Institucional de la
entidad respectivo, y se remiten a la Contralora, a travs del aplicativo
informtico, conforme se indica a continuacin:
a. Los resultados del seguimiento y evaluacin efectuada en el periodo de
enero junio, se envan a ms tardar el ltimo da hbil del mes de julio.
b. Los resultados del seguimiento y evaluacin efectuada en el periodo de
julio diciembre, se envan a ms tardar ltimo da hbil del mes de
enero del siguiente ao.
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En qu modalidades del servicio de control simultneo se

requiere que el OCI realice el seguimiento y evaluacin de
las acciones realizadas por la entidad?
Cul es el plazo mximo que tiene el Titular de la entidad
para informar al OCI sobre las medidas dispuestas?
Quin determina el estado de los riesgos y cules son
estos?
Cul es el perodo de tiempo mximo para efectuar el
seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la
entidad respecto de los riesgos comunicados?
Mencione las fechas en las que el OCI debe realizar envi
de la informacin resultante del seguimiento y evaluacin
de las acciones realizadas por la entidad.
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CASUSTICA
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CASO 1
PROGRAMA NACIONAL DE ALIMENTACIN ESCOLAR QALI WARMA
ACCIN SIMULTNEA EN EL REPARTO DE LOS SERVICIOS ALIMENTARIOS CON EL
APOYO DE LOS CAE
Desarrollaremos la aplicacin de una accin simultnea al sistema
funcionales3 del Programa Nacional de Alimentacin Escolar Qali Warma,
creado mediante Decreto Supremo 008-2012-MIDIS del 31 de mayo de
2012, con la finalidad de brindar un servicio alimentario de calidad a nios y
nias del nivel inicial (a partir de los 3 aos de edad) y primario de las
instituciones educativas pblicas en todo el territorio nacional.
La accin simultnea se desarrollar en sus tres etapas: planificacin,
ejecucin y elaboracin del informe.
1. Planificacin:
Para iniciar la planificacin de la accin simultnea al Programa Nacional
de Alimentacin Escolar Qali Warma, se obtiene la informacin4 bsica del
programa: finalidad, objetivos, alcance y caractersticas; asimismo, para
comprender e identificar las actividades crticas a evaluar, se obtiene
informacin sobre su operatividad, es decir: sus productos, procesos y
actividades. De esta informacin se obtuvo lo siguiente:
-
Qali Warma es un programa social de alimentacin dirigido a nios y

nias a partir de 3 aos que asisten a instituciones educativas pblicas
de nivel pre-escolar y primaria a nivel nacional.
Se caracteriza por tener un sistema de compras descentralizadas, bajo
un modelo de cogestin, con representantes de la sociedad civil y la
comunidad escolar, para brindar un servicio alimentario de calidad,
adecuado a los hbitos de consumo locales.
Su objetivo final es mejorar la ingesta de alimentos, facilitando las
condiciones para el aprendizaje de los nios y nias del nivel inicial y
primaria de las II.EE. pblicas.
Los Sistemas funcionales tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de polticas pblicas que requieren la
participacin de todas o varias entidades del Estado. [Ley N 29158, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Artculo 45].
4
El evaluador tambin puede iniciar el requerimiento de informacin con anticipacin a la etapa de planificacin,
con el propsito de analizar el proceso o la actividad a la cual pretende ejercer accin simultnea.
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El modelo de cogestin de Qali Warma establece la constitucin de

Comits de Compra (conformados por autoridades del gobierno local,
sector salud y padres de familia) para la gestin del proceso de compra
descentralizado, para cuyo fin se le transfieren recursos financieros.
Se conforman los Comits de Alimentacin Escolar (CAE), cuya funcin
central es la verificacin del servicio alimentario en la II.EE.
El servicio de Qali Warma tiene dos componentes: i) alimentario; y,
ii) educativo. El componente alimentario, que es materia del presente
caso, est directamente asociado con la provisin del servicio,
adecuado a los hbitos de consumo local, y con los contenidos
nutricionales segn los grupos de edad. En esta lnea, la dosificacin de
la alimentacin se da de manera diferenciada, segn quintiles de
pobreza. As, en los colegios ubicados en distritos de menores quintiles (I
y II), se otorgan 2 comidas (desayuno y almuerzo), mientras que en otros
distritos (quintiles III, IV y V), se otorga slo una comida (desayuno).
Qali Warma tiene dos modalidades de atencin: i) entrega de raciones
preparadas; y, ii) entrega de canastas de productos. En la entrega de
raciones, que nos ocupa el caso, los proveedores se encargan de la
preparacin diaria de los desayunos, y almuerzos en los casos que
corresponde, y los entregan en las instituciones educativas hasta treinta
minutos antes del horario establecido para el consumo.
Identificacin de productos, procesos y actividades:
Para realizar la accin simultnea bajo el enfoque por procesos, una vez
revisada y analizada la informacin obtenida, identificamos los productos,
procesos y actividades que sern evaluadas.
EL producto elegido es: Brindar el servicio de gestin de raciones
preparadas y los procesos que intervienen en su operatividad son:
1.
2.
3.
4.
Conformacin de Comits de Alimentacin Escolar (CAE).

Asistencia tcnica a los CAE.
Provisin del servicio alimentario.
Supervisin y monitoreo.
De estos procesos, el seleccionado para la accin simultnea es la

Provisin del servicio alimentario, cuyas actividades son las siguientes:
1. Adjudicacin de los servicios alimentarios;
2. Reparto de los servicios alimentarios con apoyo de los CAE;
3. Comit de compra (CC) recepciona el expediente y solicita la
transferencia de recursos;
Pgina 34

4. La unidad territorial valida el expediente y/o remite a la unidad de

transferencias; y,
5. La sede central transfiere los recursos y los CC realizan el pago.
Teniendo en cuenta que el principal problema que el programa pretende
afrontar es la inadecuada ingesta de alimentos en cantidad y calidad; y,
que los problemas reportados a travs de medios de prensa, suceden en la
entrega de alimentos a los nios y nias, se ha determinado que la accin
simultnea ser realizada a la actividad de Reparto de los servicios
alimentarios con apoyo de los CAE, cuyas tareas comprenden: i) la
recepcin; ii) la distribucin; y, iii) el consumo de las raciones alimentarias
por los nios y nias usuarios del programa.
Seleccin de la muestra
El equipo de accin simultnea ha considerado elegir una muestra para
efectuar el servicio de control, toda vez que el programa brinda el servicio
alimentario en instituciones educativas de nivel pre escolar y primaria a
nivel nacional. Para ello obtuvo informacin de las zonas e instituciones
educativas donde se ha reportado mayores problemas. Con esta
informacin, define que son cinco las instituciones educativas de nivel
inicial (especificar zona, distrito, provincia, departamento) que estarn en
el alcance de la accin simultnea.
Objetivo:
Con base en la informacin obtenida y el anlisis efectuado, se define que
el objetivo de la accin simultnea es determinar si el reparto de los
servicios alimentarios con el apoyo de los CAE, en las instituciones
educativas de nivel inicial (de las zonas determinadas), que comprende la
recepcin, distribucin y consumo, se realiza cumpliendo la normatividad
vigente para la cogestin de los CAE, y el contrato.
2. Ejecucin
En el proceso de ejecucin, efectuamos tanto la verificacin documental
como la verificacin fsica.
Verificacin documental:
Revisamos los documentos vinculados a la actividad materia de accin
simultnea, entre ellos principalmente:
La programacin de distribucin de raciones en las II.EE. seleccionadas.

El padrn de beneficiarios de las II.EE. seleccionadas.
El contrato suscrito con el proveedor de las raciones alimenticias, a fin
de verificar los trminos y condiciones en que sern distribuidos.
Pgina 35

La Ficha Tcnica que contiene el detalle de la composicin de las

raciones alimenticias que sern entregadas a los nios y nias del
programa. En el caso que presentamos, la ficha tcnica seala que la
racin alimenticia est compuesta por 01 vaso bebible de harina de
trigo y 01 pan con queso.
Verificacin fsica:
El equipo de accin simultnea inspecciona durante su ejecucin, las
tareas de recepcin, distribucin y consumo de las raciones preparadas,
por los nios y nias usuarios del programa.
Grfico N 01
Fases del reparto de los servicios alimentarios con apoyo de los CAE
1. Recepcin
2. Distribucin
Proveedor CAE
3. Consumo
CAE Nios (as)
El integrante del equipo de accin simultnea, desarrolla sus

procedimientos, observando las acciones que despliegan el proveedor, los
miembros del CAE y personal del centro educativo, durante las cuales
advierte los siguientes hechos:
Recepcin de raciones:
Se advierte que el proveedor entrega las raciones preparadas a profesores
que no son miembros del CAE; y que las raciones no cumplen con las
especificaciones de las fichas tcnicas de alimentos y de produccin de
receta diarias, como se muestra:
Alimentos que se deben entregar a los
nios(as) segn Fichas Tcnicas
o
o
01 vaso bebible de harina de trigo

con leche
01 pan con queso
Alimentos que el proveedor entrega

para distribuirlo a los nios(as)
usuarios
o
o
01 vaso de bebible de harina de

trigo sin leche
01 pan
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Pese a esta situacin, los profesores recepcionan las raciones preparadas,

para su distribucin a los nios y nias de la II.EE.
Distribucin de raciones a los nios y nias usuarios del programa:
Durante el proceso de distribucin de las raciones alimenticias a los nios y
nias de la II.EE., se advierte que los miembros del CAE no adoptan medidas
para efectuar buenas prcticas de manipulacin de los alimentos, pues no
cuentan con gorros, mandiles, guantes ni mascarillas, que eviten
contaminar los alimentos durante su entrega.
Consumo de raciones por los nios y nias usuarios del programa:
Una vez que los alimentos son entregados a cada nio y nia de la II.EE., se
observa que el ambiente destinado al consumo de alimentos del programa
no son adecuados, no brinda las condiciones de higiene y salubridad, los
nios y nias no han realizado acciones de aseo de manos de manera
previa a la recepcin y consumo de las raciones alimenticias. Asimismo, se
aprecia que el CAE no motiva a los nios y nias al consumo de toda la
racin que se les distribuye, observando que los alimentos quedan
esparcidos en los ambientes destinados para su consumo.
3. Elaboracin del informe:
Los hechos y los riesgos advertidos, que podran afectar el cumplimiento de
los objetivos del programa, se presentan en el Informe de Accin
Simultnea, en la estructura que se muestra a continuacin:
Hecho 1: Proveedor entrega raciones alimenticias a profesores que no son
miembros del CAE; y estas raciones no cumplen con las especificaciones
de las fichas tcnicas.
Criterio:
Resolucin Ministerial N 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que

aprueba la Directiva N 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y
Orientaciones para la Cogestin del Servicio Alimentario del Programa
Nacional de Alimentacin Escolar Qali Warma del Ministerio de
Desarrollo e Inclusin Social.
Resolucin de Direccin Ejecutiva N 2031-2013-MDIS/PNAEQ, de 17 de

diciembre del 2013, modificada con Resolucin de Direccin Ejecutiva
N 1031-2014-MIDIS/PNAEQW, de 10 de abril del 2014, que aprueba el
Manual de Compras del modelo de cogestin para la atencin del
servicio alimentario del Programa Nacional de Alimentacin Escolar Qali
warma. VI. Ejecucin contractual.
Pgina 37

Riesgo: Podra efectuarse pagos al proveedor, pese a los incumplimientos

reiterados en el servicio de provisin de raciones alimenticias, segn el
contrato.
Hecho 2: Distribucin de raciones alimenticias sin efectuar buenas
prcticas de manipulacin
Criterio:
Resolucin Ministerial N 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que aprueba
la Directiva N 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y Orientaciones
para la Cogestin del Servicio Alimentario del Programa Nacional de
Alimentacin Escolar Qali Warma del Ministerio de Desarrollo e Inclusin
Social", 6.6. De la distribucin y el servido de los alimentos.
Riesgo: Afectara el estndar nutricional diario y la salud de los nios y nias
usuarios del programa.
Hecho 3: Consumo incompleto de raciones alimenticias y omisin de
higiene previa a su consumo.
Criterio:
Resolucin Ministerial N 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que aprueba
la Directiva N 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y Orientaciones
para la Cogestin del Servicio Alimentario del Programa Nacional de
Alimentacin Escolar Qali Warma del Ministerio de Desarrollo e Inclusin
Social", 6.7. De la vigilancia del consumo de los alimentos.
Riesgo: Afectara la capacidad de atencin de los nios y nias en la
jornada educativa diaria.
Comunicacin de los riesgos identificados al Titular de la Entidad
El informe de accin simultnea al Programa Nacional de Alimentacin
Escolar Qali Warma, es remitido al Titular de la entidad, a fin que adopte las
medidas correspondientes respecto a los riesgos identificados.
Pgina 38

CASO 2
PROCESO DE CONTRATACIN
ACCIN SIMULTNEA EN LA FASE DE SELECCIN DEL PROCESO PARA LA
ADQUISICIN DE COMPUTADORAS PARA EL PROGRAMA LOS FAROLES
A continuacin desarrollaremos un caso prctico de aplicacin de la accin

simultnea al sistema administrativo5 de abastecimiento.
La finalidad del proceso de contratacin es que la Entidad seleccione a la
persona natural o jurdica que presente la mejor propuesta para la satisfaccin
de sus necesidades, siguiendo el procedimiento establecido en la normativa
sobre contratacin pblica que busca maximizar el valor del dinero del
contribuyente en las contrataciones, de manera que stas se efecten en
forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad.
El proceso de contratacin en el marco de la normativa de contratacin
pblica est compuesto por tres fases o etapas: i) Actos Preparatorios; ii)
Seleccin; y, iii) Ejecucin contractual.
El caso que presentamos para el ejercicio de la accin simultnea es una
Licitacin Pblica convocada por el Programa Los Faroles para la adquisicin
de computadoras, cuya finalidad es cubrir la necesidad que tiene este
programa de contar con dichos equipos. Es decir, el producto final del
proceso es obtener las computadoras para implementar el Programa Los
Faroles.
La accin simultnea se desarrollar en sus tres etapas: planificacin,
ejecucin y elaboracin del informe.
1. Planificacin
La primera accin es identificar el proceso de seleccin que ser objeto de
accin simultnea. En nuestro ejemplo, de la revisin previa al Plan Anual
de Contrataciones (PAC) aprobado de la entidad hemos elegido la
licitacin pblica para la adquisicin de computadoras para el Programa
Los Faroles.
Para seleccionar este proceso de contratacin, hemos considerado dos
aspectos6, la materialidad del proceso de seleccin, cuyo valor referencial
5
6
El evaluador puede considerar adems otros aspectos que sean relevantes.

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asciende a S/.3,222,120.30, y el hecho de que en el ejercicio anterior la

entidad haba convocado a este proceso sin xito, pues luego de haber
sido declarado nulo, fue cancelado, sin concretar el objetivo.
Identificacin de procesos y actividades:
Ubicamos el proceso de contratacin identificado bajo el enfoque por
procesos:
-
El Macro proceso es el Sistema Nacional de Abastecimiento.

El Proceso es el Proceso tcnico de obtencin (bienes y servicios)
Los Sub procesos son los siguientes:
o Necesidad de contratar.
o Organizacin de las contrataciones.
o Bases y convocatoria.
o Evaluacin de postores y otorgamiento de la buena pro.
o Suscripcin del contrato.
o Ejecucin del contrato.
o Conformidad de la prestacin.
El Sub proceso seleccionado para la accin simultnea es la Evaluacin de

postores y otorgamiento de la buena pro, cuyas actividades son las
siguientes:
-
Presentacin de propuestas.
Admisibilidad de la propuesta tcnica.
Admisibilidad de la propuesta econmica.
Evaluacin de propuestas.
Determinacin de puntajes.
Otorgamiento de buena pro.
Consentimiento de la buena pro.
Objetivo:
Con base en la informacin obtenida y el anlisis efectuado, se define que
el objetivo de la accin simultnea es determinar si la seleccin y
otorgamiento de la buena pro se realiza cumpliendo las bases
administrativas y, la normativa de contratacin pblica.
2. Ejecucin
Pgina 40

Revisamos los documentos vinculados a la actividad materia de accin
simultnea, entre ellos principalmente:
-
Los trminos de referencia formulados por el rea usuaria.

Registro de participantes.
Las consultas y observaciones formuladas por los postores, as como
la absolucin de las mismas.
La
elevacin
de
observaciones
e
implementacin
del
pronunciamiento, de haberse producido.
Las bases integradas.
Verificacin fsica:
El equipo de accin simultnea participa de manera presencial en las
actividades de presentacin de propuestas, admisibilidad de la propuesta
tcnica y econmica, evaluacin de propuestas, determinacin de
puntajes, otorgamiento de la buena pro y consentimiento de la buena pro.
Grafico N 01
Actividades del sub proceso: Evaluacin de postores y
otorgamiento de la buena pro
Presentacin de las
propuestas
Admisibilidad de la
propuesta tcnica
Admisibilidad de la
propuesta econmica
Evaluacin de
propuestas
VERIFICACIN
FSICA
Determinacin de
puntajes
Otorgamiento de la
buena pro
Consentimiento de la
buena pro
Pgina 41

El evaluador desarrollo sus procedimientos, observando las acciones que

despliegan el Comit Especial y los participantes/postores del proceso de
seleccin, actividades durante las cuales advirti los siguientes hechos:
Durante la evaluacin de propuestas:
Las bases administrativas del proceso de seleccin establecen como

factor de evaluacin de la propuesta tcnica respecto a la experiencia
del postor, la acreditacin del monto facturado por el postor durante los
ltimos ocho (08) aos referidos a los bienes objeto de la convocatoria,
hasta por un monto mximo acumulado equivalente a dos (2) veces el
valor referencial, sustentado con copias de los respectivos
comprobantes de pago cancelados acreditados con vouchers de
depsito, reporte de estados de cuenta, contratos u rdenes de
compra, y su respectiva conformidad por la prestacin efectuada.
El Comit Especial evala la propuesta tcnica del postor Zorritos S.A., y

pese a que no acredita con la documentacin correspondiente el
monto facturado que declara por prestaciones similares en el perodo
determinado, esta es calificada favorablemente, asignndole el
puntaje previsto en las Bases Administrativas.
-
Identificacin de riesgos de dao inminente

Ante la situacin descrita, el equipo de accin simultnea considera
que existen riesgos de dao inminente que deben ser comunicados
de manera inmediata al titular de la entidad, para que disponga las
medidas que considere pertinente, de manera oportuna, pues de
proseguir el proceso de seleccin, este podra ser declarado nulo,
incluso cuando haya sido adjudicado o suscrito el contrato,
generando que el rea usuaria no reciba a tiempo los bienes
requeridos, se afecte el normal funcionamiento de la entidad, o se
adjudique el proceso de seleccin a un postor que no cumple con
las condiciones para la prestacin.
Acciones adoptadas por el Titular de la entidad

Habiendo tomado conocimiento de la comunicacin que efectu el
equipo de accin simultnea, el Titular de la entidad, mediante acto
resolutivo declara la nulidad del acto de evaluacin de propuestas,
disponiendo se retrotraiga el proceso hasta esta etapa a fin de
volver a calificar las propuestas de los postores y asignar los puntajes
que correspondan en cumplimiento de las Bases Administrativas.
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Aun cuando las situaciones advertidas han sido comunicadas al Titular
de la entidad, quien adopt las medidas correctivas oportunamente,
estos hechos deben ser redactados en el informe, respetando la
estructura establecida en la Directiva de Control Simultaneo.
Hecho 1: Comit Especial califica propuesta de postor asignndole
puntaje que no le corresponde
Criterio:
Bases administrativas del proceso de seleccin, Captulo II Proceso

de Seleccin, numeral 2.5 Documentos de presentacin
obligatoria.
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado por

Decreto Supremo N 184-2008-EF, artculos 70 y 71.
Riesgo:
De continuar el proceso sin advertir el hecho podra declararse su

nulidad, lo que afectara al rea usuaria que no podra contar con
los equipos de cmputo oportunamente, y por tanto el normal
funcionamiento de la entidad.
Podra adjudicarse la buena pro a un postor que no cumple con las

condiciones exigidas para la prestacin, poniendo en riesgo la
adquisicin de computadoras en favor de la entidad y los recursos
pblicos.

El informe de accin simultnea en la Fase de seleccin del proceso para la
adquisicin de computadoras para el Programa Los Faroles, es remitido al
Titular de la entidad.
Se incluye en el informe una conclusin precisando que el riesgo identificado y
comunicado al Titular de la entidad fue superado.
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CASO 3
ACCIN SIMULTNEA A LA EJECUCIN CONTRACTUAL DEL
SERVICIO DE CONFECCIN DE UNIFORMES PARA LA MUNICIPALIDAD DEL ESTE
En este tercer ejemplo desarrollaremos la aplicacin de una accin
simultnea a un sistema administrativo7, el sistema de abastecimiento, en la
etapa de ejecucin contractual.
Como resultado del proceso de seleccin en las fases de actos
preparatorios y seleccin, la Entidad eligi a la persona jurdica que
present la mejor propuesta, siguiendo el procedimiento establecido en la
normativa sobre contratacin pblica, encontrndose ahora en la fase de
ejecucin contractual para la prestacin del servicio de confeccin de
uniformes para la Municipalidad del Este.
El desarrollo de la accin simultnea en la fase de ejecucin contractual,
se realiza en tres 3 etapas: planificacin, ejecucin y elaboracin del
informe.
1. Planificacin:
Para iniciar la planificacin de la accin simultnea a la ejecucin
contractual, revisamos la informacin del Plan Anual de Contrataciones
(PAC) aprobado por la entidad y sus modificatorias, a fin de conocer los
procesos de seleccin con otorgamiento de buena pro, a partir de los
cuales se identifique los contratos suscritos, y determinar la contratacin
a la cual realizaremos la accin simultnea en la fase de ejecucin
contractual.
En el presente caso, el equipo de accin simultnea consider cuatro
aspectos para determinar el proceso que ser objeto del servicio de
control, siendo estos: el objeto de contratacin, toda vez que es la
primera vez que la entidad proporcionar uniformes al personal, la
materialidad del contrato suscrito que asciende a S/.447 715, el valor de
la propuesta econmica del postor ganador que fue inferior en ms del
10% del valor referencial, y haber tomado conocimiento que el postor
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ganador de la buena pro incumpli contratos suscritos con otras

entidades.
Identificacin de procesos y actividades:
procesos:
-
El Macro proceso es el Sistema Nacional de Abastecimiento.

El Proceso es el Proceso tcnico de obtencin (bienes y servicios)
Los Sub procesos son los siguientes:
o Evaluacin de postores y otorgamiento de la buena pro.
o Suscripcin del contrato.
o Ejecucin del contrato.
o Conformidad de la prestacin.
El Sub proceso seleccionado para la accin simultnea es la Ejecucin del

contrato, en la cual el equipo de accin simultnea verificar el
cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el contrato en los plazos y
condiciones previstos, en la etapa de la elaboracin del plan de trabajo,
diseo del vestuario y ficha tcnica.
Grfico N 01
Actividades de la ejecucin contractual
De la revisin al contrato y las bases administrativas del proceso de

seleccin, se obtuvo la siguiente informacin:
Pgina 45

Cuadro N 01
Informacin del contrato para la confeccin de uniformes
CLUSULA
DESCRIPCIN
Objeto del Contrato
El contratista Inocente Gaviln SAC se obliga con

la Municipalidad del Este a brindar el servicio de
confeccin de uniformes, conforme a los
documentos que forman parte del contrato (bases
del proceso de seleccin, propuesta tcnica y
econmica).
Producto a entregar
450 uniformes para damas y 450 sastres para

caballeros.
Monto contractual
S/.447 715
Garanta por el monto

diferencial de la
propuesta
S/.29 600
Plazo
No mayor de 30 das calendarios, contados a partir

de la aprobacin del diseo.
Objetivo
Sobre la base de la revisin y anlisis de la informacin obtenida, el
equipo de accin simultnea define que el objetivo es determinar si el
servicio de confeccin de uniformes, en la etapa de elaboracin y
aprobacin del plan de trabajo, diseo del vestuario y ficha tcnica, se
ejecuta de acuerdo a las condiciones contractuales establecidas.
2. Ejecucin
En el proceso de ejecucin, efectuamos tanto la verificacin
documental como la verificacin fsica.
Se revisa los documentos que establecen los trminos de la ejecucin
contractual, entre ellos principalmente:
El contrato.
Las bases del proceso de seleccin que incluyen los trminos de
referencia.
La propuesta tcnica del postor ganador.
Las garantas.
El Registro Nacional de Proveedores.
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Durante la etapa de ejecucin, el equipo de accin simultnea, para

un conocimiento integral de la actividad a evaluar, revisar los
documentos presentados por el proveedor para la firma del contrato,
segn las bases, que corresponden al sub proceso anterior, el de
suscripcin del contrato.
De la revisin documental, el equipo de accin simultnea advirti que
el postor ganador present un Certificado de Garanta sin nmero,
suscrito por la empresa Casimires SRL, mediante el cual acreditaba la
calidad de los materiales a favor del contratista Inocente Gaviln.
Con el propsito de confirmar la veracidad del documento se solicit
informacin a la empresa Casimires SRL, la misma que el 19 de mayo
informa al equipo de accin simultnea no haber emitido el
mencionado Certificado de Garanta a favor del contratista, y que se
reserva el derecho de formular la denuncia correspondiente.
Verificacin fsica:
Durante este proceso, el equipo de accin simultnea advierte las
siguientes situaciones:
-
Mediante carta N 093-2013-IG recibida el 11 de abril, el contratista

informa al departamento de logstica, que su proveedor no tienen
en stock la tela ofrecida, solicitando que a la brevedad posible la
entidad elija otra tela debido a que el stock vara diariamente,
ofreciendo otra tela en reemplazo.
El 15 de abril, y con 8 das de retraso, el contratista presenta el plan

de trabajo, que es observado por la entidad debido a que no se
ajusta a lo requerido.
El 05 de mayo, la entidad considera necesario constatar si la nueva

tela ofrecida, cuenta con los componentes solicitados en los
trminos de referencia, y procede a contratar a una empresa
especialista que realice el anlisis correspondiente.
El 12 de mayo recibe el informe de resultados del anlisis solicitado,

que indica que la tela ofrecida por el contratista no cuenta con el
10% de lana requerido en las bases.
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Grfico N 02
Acciones en la verificacin fsica

Culminada la etapa de ejecucin, conforme lo dispone la Directiva de
Control Simultneo, el equipo de accin simultnea elabora el informe
del servicio de control, de acuerdo a la estructura establecida, en el
cual se describen los hechos advertidos, conforme se muestra a
continuacin:
Hecho 1: Deficiencias en la ejecucin contractual ponen en riesgo
cumplimiento del objetivo del contrato
-
El proveedor informa a la entidad que no cuenta con el stock de la

tela ofrecida en su propuesta tcnica, y se constat que la tela de
reemplazo ofrecida por el proveedor no tiene en su composicin, el
10% de lana, requerido en las bases. Asimismo, present su Plan de
Trabajo y Diseo con un retraso de 8 das, sin cumplir con los
requerimientos establecidos, por lo que no fue aprobado.
Finalmente, se evidenci que el Certificado de Garanta

presentado por el contratista para la suscripcin del contrato, no fue
emitida por la empresa Casimires SRL.
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Criterio:
Contrato.
Bases administrativas del proceso de seleccin, Captulo III Plazos

para la ejecucin del servicio.
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado por

Decreto Supremo N 184-2008-EF, artculos 40, 62, 143 y 240.
Decreto Legislativo N 1017 Ley de Contrataciones del Estado,

artculos 4, 51 y 56.
Riesgo: Podra afectarse el cumplimiento de los objetivos de la

contratacin; as como, la transparencia, y probidad en la operacin.
Conclusin
Durante la ejecucin de la accin simultnea, se han advertido 3
hechos que ponen en riesgo el logro de los objetivos de la ejecucin
contractual de confeccin de uniformes, los cuales han sido detallados
en el numeral VI del presente informe.
El informe emitido por el equipo de accin simultnea, es remitido al titular de
la entidad para la adopcin de las medidas que salvaguarden el
cumplimiento de los objetivos de la ejecucin contractual y los intereses de la
entidad.
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CASO 4
MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA
VISITA DE CONTROL AL MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA DE PARQUE
RECREACIONAL LOS GIRASOLES DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL
CABILDO
Desarrollaremos un caso prctico de aplicacin de visita de control al estado y

mantenimiento de la infraestructura de un parque recreacional bajo la
administracin de un gobierno local.
Los
gobiernos
locales
tienen
competencias
funciones
especficas
compartidas con el gobierno nacional y regional, entre otras materias, en

deportes y recreacin, por lo tanto deben promover y fomentar el deporte y la
recreacin de la niez y del vecindario en general, mediante la construccin y
en consecuencia el mantenimiento de campos deportivos y recreacionales.
En tal sentido, el caso que presentamos para el ejercicio de la visita de control
est orientado a verificar el estado y mantenimiento de la infraestructura
pblica de un parque recreacional. La finalidad es determinar si la
municipalidad viene cumpliendo con las acciones destinadas a mantener en
ptimas condiciones de operatividad los servicios de recreacin que brinda al
ciudadano, especialmente a los nios y nias usuarios.
La visita de control comprende 3 etapas: planificacin, ejecucin y
elaboracin del informe; las cuales describimos en el presente caso.
1. Planificacin
La primera accin que realiza el equipo de visita de control es identificar el
parque recreacional en el que realizar la verificacin del estado y
mantenimiento de la infraestructura, para ello se ha tomado en cuenta la
existencia de denuncias en medios de comunicacin y quejas de los
usuarios por las condiciones de la infraestructura, as como la capacidad y
cantidad de usuarios a los que se presta el servicio.
Asimismo, durante esta etapa revisamos los documentos e informacin
vinculada a la actividad materia de visita de control, entre ellos:
Pgina 50

El PIA y el PIM de la entidad, a fin de conocer la asignacin de

presupuesto para el mantenimiento de infraestructura.
El Reglamento de Organizacin y Funciones de la Entidad, para

identificar la unidad orgnica responsable de la administracin y
mantenimiento de los parques recreaciones.
Solicitar la relacin del personal asignado a prestar servicios en el

parque recreacional objeto de visita de control.
Identificacin de actividades:
El equipo de visita de control define las actividades que se sern realizadas
durante el proceso de visita de control:
-
Superficie del suelo de las instalaciones.
Estructura y disposicin de las instalaciones.
Estado de las instalaciones y disponibilidad de los juguetes.
Ubicacin de las normas de seguridad especficas para uso de los

juegos infantiles.
Supervisin del uso apropiado de las instalaciones del parque

recreacional.
Estado de conservacin de los pavimentos de las losas deportivas.
Grfico N 01
Actividades identificadas para la verificacin fsica
Superficie del
suelo de las
instalaciones.
Estructura y
disposicin de
las
instalaciones.
Estado de las
instalaciones y
disponibilidad
de los
juguetes.
Ubicacin de
las normas de
seguridad
especficas
para uso de los
juegos
infantiles.
Supervisin del
uso apropiado
de las
instalaciones
del parque
recreacional.
Estado de
conservacin
de los
pavimentos de
las losas
deportivas.
Pgina 51

Objetivo:
Determinar
si
la
entidad
cumple
con
efectuar
la
inspeccin
mantenimiento de las superficies, estructura y los juegos recreativos a fin de

cautelar la seguridad en la prestacin de los servicios a los usuarios.
4. Ejecucin
Verificacin fsica:
El equipo de visita de control se constituye en el parque recreacional para
iniciar las actividades correspondientes a la verificacin fsica, durante la
cual aplican las tcnicas de inspeccin, indagacin y observacin,
teniendo como criterio las disposiciones establecidas en la Ley Orgnica de
Municipalidades (Ley N 27972), artculo 82, Educacin, Cultura, Deportes y
Recreacin.
Grfico N 02
Ejecucin de la visita de control
VERIFICACIN
FSICA
CONSTATACIN
Pgina 52

Durante la verificacin fsica, el equipo de visita de control en presencia de

los funcionarios responsables, y en cumplimiento de lo dispuesto por la
Directiva, levanta las actas en las que se deja constancia de los hechos
advertidos, que contienen la siguiente informacin:
-
Lugar, fecha y hora de visita.
Identificacin de los profesionales de la Contralora o del OCI a

cargo y de los funcionarios que representan a la entidad,
detallando nombre y apellidos, DNI y cargo que ocupa.
Descripcin de los hechos identificados.
Firma de cada uno de los presentes.
A continuacin describimos los hechos advertidos por el equipo de visita de

control:
-
Las instalaciones del parque recreacional no cuentan con la

sealizacin para el uso de los juegos infantiles por grupo de edad
Se advierte que las instalaciones de los parques infantiles no cuentan
con las sealizaciones para el uso de los juegos infantiles en funcin
a los diferentes grupos de edad, por ejemplo juegos para nios de 2
a 5 aos (edad preescolar) y nios de 5 a 12 aos (edad escolar), lo
que en el momento del juego podra generar accidentes.
Las instalaciones y juegos mecnicos estn oxidados y las vallas que

rodean el parque infantil no estn en buenas condiciones
Los juegos infantiles con estructuras de madera presentan grietas y
astillas, mientras que las instalaciones y juguetes metlicos estn
oxidados.
Asimismo, se ha observado que las vallas que rodean el parque
infantil no est en buenas condiciones para impedir que los nios
salgan corriendo a reas circundantes donde haya trfico,
situaciones que podran afectar la salud, seguridad e integridad
fsica de los nios y nias usuarios del parque recreacional.
Pgina 53

La ausencia de personal para labores de supervisin podra generar

que los usuarios hagan uso inadecuado de las instalaciones
Se ha observado que el parque infantil no cuenta con personal que
supervise el cumplimiento de las medidas de seguridad durante el
uso de los juegos infantiles y las instalaciones con la finalidad de
evitar su deterioro en un corto plazo.

Los hechos advertidos en la etapa de ejecucin, se presentan en el
informe de visita de control, conforme se muestra a continuacin:
Hecho 1: Las instalaciones del parque recreacional no cuentan con la
sealizacin para el uso de los juegos infantiles por grupo de edad.
Criterio:
-
Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades, artculo 82,

Educacin, Cultura, Deportes y Recreacin, inciso 18.
Reglamento de Organizacin y Funciones.
Documentos normativos internos.
Riesgo: Podra generar accidentes, afectando la integridad fsica de los

nios
Hecho 2: Las instalaciones y juegos mecnicos estn oxidados y las
vallas que rodean el parque infantil no estn en buenas condiciones
Criterio:
-

Riesgo: Podran afectar la salud de los nios y poner en riesgo su

integridad fsica
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Hecho 3: La ausencia de personal para labores de supervisin podra

generar que los usuarios hagan uso inadecuado de las instalaciones
Criterio:
-

Riesgo: Genera el riesgo de deterioro de las instalaciones en un corto

plazo.
El informe de visita de control al Parque Recreacional Girasoles de la
Provincial del Cabildo, es remitido al Titular de la entidad, a fin que adopte
las medidas correspondientes respecto a los riesgos identificados.
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CASO 5
ORIENTACIN DE OFICIO EN PROCESO DE SELECCIN DE LA ENTIDAD LOS
ROBLES
En este quinto y ltimo caso, desarrollaremos la aplicacin de una
orientacin de oficio a un sistema administrativo8, el sistema de
abastecimiento, en la etapa de proceso de seleccin.
Como se ha mencionado anteriormente, la finalidad de un proceso de

contratacin es que la Entidad seleccione a la persona natural o jurdica
que presente la mejor propuesta para la satisfaccin de sus necesidades,
siguiendo el procedimiento establecido en la normativa sobre contratacin
pblica que busca maximizar el valor del dinero del contribuyente en las
contrataciones, de manera que stas se efecten en forma oportuna y
bajo las mejores condiciones de precio y calidad.
El proceso de contratacin en el marco de la normativa de contratacin
pblica est compuesto por tres fases o etapas: i) Actos Preparatorios; ii)
Seleccin; y, iii) Ejecucin contractual.
En el caso que presentamos, el rgano de Control Institucional (OCI) de la
entidad Los Robles, ha observado que tiene un alto ndice de procesos de
seleccin declarados nulos y desiertos, por errores continuos y diversos;
situacin que viene afectando el abastecimiento de bienes y servicios
requeridos por la entidad, por lo que ha considerado realizar el seguimiento
a sus procesos de seleccin.
Para iniciar el servicio de orientacin de oficio, el evaluador realiza las
siguientes acciones:
1. Identifica procesos y actividades a evaluar:
procesos:
-
Macro proceso: Sistema Nacional de Abastecimiento.

Proceso: Proceso tcnico de obtencin (bienes y servicios)
Sub procesos:
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o
o
o
o
Evaluacin de postores y otorgamiento de la buena pro.

Suscripcin del contrato.
Ejecucin del contrato.
Conformidad de la prestacin.
Asimismo, revisa la informacin sobre el Plan Anual de Contrataciones

(PAC) aprobado por la entidad y sus modificatorias, a fin de determinar
los procesos de seleccin de mediana relevancia y materialidad, que
no ameritan efectuar una accin simultnea.
Como resultado se elige entre otros procesos de seleccin, una

Licitacin Pblica, estableciendo como objetivo de la orientacin de
oficio, determinar si las bases administrativas del proceso de seleccin
elegido, han sido formuladas de acuerdo a la Ley de Contrataciones
del Estado, aprobado por Decreto Legislativo N 1017 y su Reglamento.
2. Recopilacin y anlisis de la informacin:
Entre los procesos de seleccin elegidos, se encuentra la primera
convocatoria de una Licitacin Pblica para la adquisicin de material
biomdico. Durante el proceso de convocatoria y publicacin de
bases, el evaluador obtiene las bases administrativas publicadas en el
portal institucional del Organismo Supervisor de la Contrataciones del
Estado (OSCE).
Como resultado de la revisin y anlisis efectuado a las bases
administrativas, el evaluador se percata de la existencia de
incongruencias y falta de precisin en los factores de evaluacin
relacionados al plazo de entrega de los productos, que podran afectar
el logro del objetivo del proceso, los mismos que se muestran a
continuacin:
BASES ADMINISTRATIVAS DE LA LICITACIN PBLICA
FACTORES DE EVALUACIN
- Plazo de entrega: desde la recepcin de la orden de
compra
De 01 a 02 das... 15.00 puntos
De 03 a 04 das... 25.00 puntos
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3. Comunicacin
En aplicacin de la Directiva de control simultneo, el evaluador
elabora el documento de orientacin de oficio, de acuerdo a la
estructura establecida, que se muestra a continuacin:
Hecho 1: Deficiencias en las bases administrativas ponen en riesgo
cumplimiento el objetivo del proceso de seleccin
De la revisin de las bases administrativas aprobadas y publicadas, se
advierte lo siguiente:
Incongruencia en los puntajes asignados en los plazos de entrega

de los bienes, toda vez que se considera la asignacin de un
puntaje mayor al postor que demora ms tiempo en entregar los
bienes requeridos e inversamente un puntaje menor al que
cumplir en un plazo menor.
No se precisa si los plazos de entrega son en das hbiles o

calendarios.
Criterio:
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado

con D.S. N 184-2008-EF
Artculo 43.- Mtodo de evaluacin de la propuesta [] los factores de
evaluacin tcnicos a ser utilizados, los que debern ser objetivos y
congruentes con el objeto de la convocatoria, debiendo sujetarse s
criterios de razonabilidad y proporcionalidad. []
Artculo 151.- Cmputo de los plazos [] El plazo de ejecucin
contractual se computa en das calendario desde el da siguiente de la
suscripcin del contrato o desde el da siguiente de cumplirse las
condiciones establecidas en las Bases. []
Riesgo: De continuar el proceso de seleccin, existe la posibilidad de

que sea declarado nulo, situacin que afectara el cumplimiento del
objetivo de la Licitacin Pblica, y en consecuencia la prestacin del
servicio mdico.
Pgina 58

Servicio de Control Simultaneo

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Servicio de Control Simultneo

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Aplicar adecuadamente el servicio del control simultneo, en la

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SERVICIO DE CONTROL SIMULTNEO

Conoce el marco general del servicio de

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Servicios de control previo, efectuado exclusivamente por la

Fuente: Normas Generales de Control Gubernamental, aprobadas mediante Resolucin de Contralora

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Las unidades orgnicas de lnea de la Contralora, responsables

Oportuno, toda vez que se realiza a la actividad o actividades de

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Expeditivo, porque sus resultados se exponen en un breve plazo a

COMUNICACIN DE SITUACIONES FUERA DEL OBJETIVO DEL SERVICIO DE

Es posible que durante el ejercicio del control simultneo, el equipo

Se debe tener presente que el ejercicio del servicio de control

No supone la conformidad de los actos de gestin de la entidad.

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Cmo se clasifican los servicios de control?

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SERVICIO DE CONTROL SIMULTNEO

Describe las modalidades del control

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Su ejercicio comprende tres etapas: planificacin, ejecucin y

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comunicacin puede ser realizada por el jefe de equipo a cargo

Cierre de la accin simultnea

El informe debe ser redactado de manera clara y objetiva, respetando

Una sumilla, que corresponde al hecho identificado;

(Literal c) Elaboracin del informe, Numeral 6.2.2 Etapas, 6.2 Accin

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Seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la entidad

(Numeral 7. Seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la

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No tiene un plazo establecido para su ejecucin; sin embargo al

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Su ejercicio comprende tres etapas: planificacin, ejecucin y

Cierre de la visita de control

Este informe se remite al Titular de la entidad se comunican los riesgos

El informe debe ser redactado de manera clara y objetiva, respetando

Una sumilla, que corresponde al hecho identificado;

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Seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la entidad

(Numeral 7. Seguimiento y evaluacin de las acciones realizadas por la

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Cules son las modalidades de control simultneo?

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SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE LAS