Korespondensi Bisnis

Pesan E-Mail dan Memo

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Copyright 2003

 Pesan tertulis dalam organisasi, dulu,

biasanya menggunakan kertas.
e-mail menjadi pilihan saluran dalm
berkomunikasi
Penelitian di Kanada menyebutkan
bahwa dengan e-mail 85 % orang
menjadi lebih efisien, dan hampir dua
pertiga (62 %) senang berkomunikasi
melalui e-mail daripada melalui saluran
lainnya
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 2

 E-mail merupakan saluran komunikasi yang

baru, maka dari itu penggunaan e-mail secara
aman dan efektif untuk menulis pesan
merupakan hal yang sangat penting.
Keterampilan menulis memo email dan memo
penting karena :
Menulis pesan eksternal dengan baik, akan
menciptakan kesan baik dan dapat dengan mudah
dipahami dan mencapai tujuan dari penulisan
pesan tersebut.
Menulis pesan internal dengan baik, akan
meningkatkan citra diri di dalam organisasi.
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 3

Karakteristik Dari E-Mail dan

Memo Yang Berhasil
Pesan e-mail dan memo yang efektif
mengandung unsur :
Judul : Tanggal, Kepada, Dari, Subyek /
Bahasan
Satu topik
Bersifat / terdengar seperti percakapan
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 4

Karakteristik Dari E-Mail dan

Memo Yang Berhasil
Ringkas
Penggunaan grafis untuk menonojolkan
ide-ide seperti tabel, penomoran, tanda
bintang, dll

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 5

Proses Menulis 3 x 3
Phase 1: Prewriting (Pra penulisan)
Analyzing, anticipating, adapting (analisis, antisipasi, adaptasi)

Phase 2: Writing (Penulisan)

Researching, organizing, composing (meneliti, mengelola,
menyusun)

Phase 3: Revising (Perbaikan)

Revising, proofreading, evaluating (merevisi, mengkoreksi,
mengevaluasi)

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 5, Slide 6

Organisasi Pesan E-Mail

dan Memo
Baris Subyek
Baris ini biasanya meringkas ide pokok, yang memberi
identifikasi cepat untuk mengetahui kira-kira isi dari
pesan tersebut. Tidak perlu kalimat lengkap dan tidak
perlu menggunakan titik.
Subyek : Rapat Staf Untuk Membahas Kenaikan Gaji
bukan Subyek : Rapat Staf

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 7

 Pembukaan
Pembukaan ini biasanya diisikan muatan ide
yang utama, yang biasanya telah diringkas
dalam baris subyek
Isi
Biasanya Mencakup lebih banyak informasi
mengenai alasan pesan tersebut ditulis.
Didalamnya biasanya menggunakan grafis
untuk mempermudah keterbacaan
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 8

 Penutupan
Biasanya berisi : informasi tindakan
beserta tanggal dan tenggat waktu,
ringkasan atau pikiran penutup

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 9

MEMO
Memorandum atau Memoranda (selanjutnya
di sebut memo atau memos), adalah suatu
formulir yang digunakan untuk
menyampaikan pesan internal baik pesan
resmi ataupun pesan pribadi dalam sebuah
perusahaan. Biasanya pesan yang
disampaikan dengan menggunakan memo
bersifat informal sehingga dapat digunakan
tulisan tangan.
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 10

 Bahasa memo berbeda dengan bahasa

surat, yakni ringkas dan to the point.
Biasanya, memorandum digunakan
sebagai alat komunikasi tertulis diantara
dua pihak, yakni :
a. Karyawan yang telah saling kenal
dengan baik, pada umumnya bernada
informal
b. Pimpinan dan bawahan, pada
umumnya bergaya formal
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 11

 Dalam dunia bisnis, memo biasanya digunakan

oleh seseorang bila hendak berkomunikasi
dengan teman sejawat dalam sebuah
perusahaan, baik yang berada dikantor yang
sama maupun dengan sesorang yang berada
dikantor cabang yang terpisah bahkan di kota
lain, komunikasi biasanya ditulis dengan
menggunakan memo. Memo yang ditulis untuk
berkomunikasi antar departemen atau bagian
disuatu perusahaan bentuk dan susunannya
lebih ringkas dan sederhana daripada bentuk
dan susunan surat bisnis.
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 12

 Dalam dunia bisnis pada umumnya

menekankan pentingnya informasi tertulis
bagi setiap orang yang terlibat di dalamnya,
mulai dari atasan sampai pada bawahan.
Setiap informasi tertulis akan membantu
dalam :
a. Menentukan tanggung jawab seseorang
b. Menghilangkan ketidakmenentuan /
inkonsistensi
c. Merekam informasi yang diperlukan
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 13

Apabila seseorang mengirimkan

dokumen atau surat penting kepada
pihak atau orang lain, cara terbaik
adalah dengan menggunakan
memorandum sehingga apabila dokumen
tersebut hilang, pengirim memiliki
catatan yang berupa salinan berkas yang
dapat dijadikan bukti bahwa berkas asli
telah dikirim, dan dalam memo
disebutkan dengan rinci dan pasti
dokumen yang telah dikirim.
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 14

Jenis-Jenis Memo
Memo Prosedur dan Informasi
Memo Permintaan dan Balasan
Memo Konfirmasi

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 15

Memo Prosedur Dan

Informasi
Pesan ini biasanya mengalir dari atas ke bawah
(manajemen ke karyawan), menjelaskan prosedur
dan informasi tentang perusahaan.
Fungsi utama pesan tersebut adalah menyampaikan
ide dengan jelas dan tidak perlu adanya penjelasan
lebih lanjut.
Menuntut partisipasi dan kerjasama dari seluruh
karyawan
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 16

Memo Permintaan dan

Balasan
Memo permintaan untuk meminta informasi
biasanya menggunakan pendekatan secara
langsung.
Memo balasan disusun juga dengan pendekatan
secara langsung, membalas memo permintaan atas
pertanyaan yang paling penting terlebih dahulu.
Dihindari pembukaan yang berlebihan dan
bertele-tele dan membosankan.

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 17

Memo Konfirmasi
Pesan konfirmasi sering disebut juga
laporan untuk arsip (to-file reports)
atau laporan peristiwa (incident report)
Memo ini merekam, keputusan,
petunjuk dan diskusi yang dilakukan
secara lisan menjadi tertulis.
Menyertakan nama dan jabatan orang
yang terlibat
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 18

Memo Konfirmasi
Mengurutkan poin-poin atau isu-isu
utama secara ringkas
Meminta umpan balik mengenai poin
yang tidak jelas atau kurang akurat.

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 19

Berkomunikasi
Menggunakan E-Mail
Fenomena pertumbuhan dari internet
dan meluasnya penggunaan e-mail
berarti seorang komunikator harus
mengelola pesan dengan baik,
disusun secara teliti dan benar
secara tata bahasa.

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 20

Berkomunikasi
Menggunakan E-Mail
Untuk dapat menggunakan e-mail secara
sukses, komunikator harus mampu :
Ekspresikan diri anda secara singkat dan
cepat
Jawab e-mail langsung melalui keyboard.
Paham mengenai etika, kesopanan, dan isu
personal yang berhubungan dengan email
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 21

Berkomunikasi
Menggunakan E-Mail
Membangun percaya diri untuk
menggunakan e-mail
Berfikir secara global

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 22

Praktek Menggunakan EMail Secara Cerdas

Dapatkan dan tulis alamat e-mail secara tepat
Hindari baris subyek yang membingungkan atau
menyesatkan
Menulislah secara singkat
Jangan mengirimkan sesuatu yang tidak ingin
anda publikasikan
Jangan menggunkan e-mail untuk menghindari
kontak
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 23

Praktek Menggunakan EMail Secara Cerdas

Jangan menjawab e-mail saat anda marah
Peduli terhadap ketepatan penulisan
Hindari humor dan komentar yang tidak serius
atau menjilat
Gunakan elemen desain untuk meningkatkan
keterbacaan pesan yang panjang
Pertimbangkan perbedaan budaya
Asumsikan bahwa semua e-mail diawasi
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 24

Enam Kesalahan Yang

Lazim Dilakukan Dalam
Mengirim E-Mail
1. Alamat yang konyol
2. Pesan atau lampiran yang terlalu
panjang
3. Baris subyek yang menyesatkan
4. Isi e-mail yang tidak pantas
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 25

Enam Kesalahan Yang

Lazim Dilakukan Dalam
Mengirim E-Mail
5. Melakukan perbuatan yang tidak
bijaksana misalnya mengeluarkan
pernyataan kemarahan atau sembrono
6. Mengkopi secara gegabah

Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 26

TERIMAKASIH
Mary Ellen Guffey, Business Communication: Process and Product, 4e

Ch. 8, Slide 27