PROCEDIMIENTO PLAN DE

MEJORAMIENTO - ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y
DE MEJORA

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ANEXO No. 1. PLAN DE MEJORAMIENTO (ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA)

PROCESO: RESPONSABLE (S) DEL LOS PROCESO (S):

No. (1)

ORIGEN (2)

FECHA DEL
HALLAZGO. NC, NCP,
R, OM (3)

TIPO DE ACCION
(Correctiva,
preventiva o de
mejora (4)

FECHA DE CORTE PARA VERIFICACION:

INFORME
ORIGEN (5)

CAPITULO (6)

DESCRIPCION DEL
HALLAZGO O NO
CONFORMIDAD, RIESGO O
ANALISIS
NO CONFORMIDAD
DE CAUSA
POTENCIAL U
(8)
OPORTUNIDAD DE MEJORA
(7)

Actualizado por: (Nombre y cargo)

Fecha: dd/mm/aa)

ACCIONES
(9)

INDICADOR (10)

METAS
AREAS Y
RESPONSABLE
CUANTIFICABLES (Para
RESPONSABLES DEL
DE LA
hallazgos y No
CUMPLIMIENTO (12) EJECUCION (13)
Conformidades (11)

RECURSOS
(14)

CRONOGRAMA DE
EJECUCION (15)

Fecha Inicial

GRADO DE
ESTADO
AVANCE FISICO
VERIFICACI
SEGUIMIENTO
DEL
EQUIPO AUDITOR
RESULTADO
EJECUCION DE
ON DE
DEL
HALLAZGO
Y FECHA DE
INDICADOR (16)
LAS METAS
ACCIONES
PROCESO (18)
A - C - M VERIFICACION (21)
(Seguimiento del
(OCI). (19)
(20)
Proceso). (17)

Fecha Final

Firma._________________________________________________
RESPONSABLE DEL PROCESO

INSTRUCTIVO 1

DILIGENCIAMIENTO DEL ANEXO 1 -PLAN DE MEJORAMIENTO - ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y D

PROCESO: nombre del proceso al cual corresponde la situacin observada.

RESPONSABLE DEL PROCESO: nombre y cargo del funcionario responsable del proceso.

(1) No.: registre el nmero consecutivo del hallazgo, No Conformidad-NC, No Conformidad Potencial-NCP y/o riesgo d
manera que se pueda establecer la cantidad total de los mismos por proceso y consolidado institucional.

(2) ORIGEN: consigne la procedencia del hallazgo, No Conformidad, No Conformidad potencial o riesgo, la cual puede
propio de cada proceso, Auditora interna, Auditora Externa y otros que pueda identificar, utilizando los nmeros del 1
con las siguientes convenciones:

1. Autoevaluacin
2. Auditora efectuada por la Oficina de Control Interno.
3. No Conformidades y/o No Conformidades Potenciales (Auditora del Sistema Integrado de Gestin).
4. Auditora Externa entes certificadores.
5. Peticiones, Quejas y Reclamos
6. Auditora Fiscal.
7. Producto No Conforme
8. Riesgos.
8.1.Antijurdico
8.2.Corrupcin
8.3.Anti trmites
8.4.Estratgico
8.5.Otros Riesgos
9. Resultados de Indicadores
10. Resultados de Encuestas
11. Revisin por la Direccin
12. Otros.

Los riesgos que se incluyen en el Mapa de Riesgos son aquellos que afecten el cumplimiento del objetivo institucional,
los procesos y/o la satisfaccin del cliente: antijurdicos, antitrmites, anticorrupcin y estratgicos. Los que no afect
del objetivo institucional, los objetivos de los procesos y la satisfaccin del cliente se incluyen en el Anexo 1, Plan
Acciones Correctivas, preventivas y de mejora.

(3) FECHA DEL HALLAZGO O NO CONFORMIDAD, RIESGO O NO CONFORMIDAD POTENCIAL, OPORTUNID

fecha del informe final de la Auditora Entes de Control, Auditora Externa al Sistema Integrado de Gestin-AISIG;
Interno-OCI; Autoevaluacin, identificacin de los riesgos, etc. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa).

(4) TIPO DE ACCIN: Registre correctiva, preventiva o de mejora, segn el tipo de accin. Correctivas: Hallazgos y No

Preventivas: Riesgos y las No Conformidades Potenciales.

Mejora: Autoevaluacin.

(5) INFORME ORIGEN: nombre del informe de auditora o periodo de la Autoevaluacin.

Ejemplo: Auditora Especial de seguimiento al Plan de Mejoramiento, Auditora Regular vigencia xxxx, informe de Auste
Autoevaluacin semestre xx de xxx, etc.
(6) CAPTULO: Registre el numeral, ttulo o pgina del informe donde se encuentre incluido el Hallazgo.

Ejemplo: 2.2.2 Gestin contractual Deficiencias en los informes de supervisin, 3.2.1 Plan de Mejoramiento Acc
4.5.2 Gestin contractual Inadecuada ejecucin del plan de Compras.

(7) DESCRIPCIN DEL HALLAZGO DE AUDITORA, NO CONFORMIDAD, NO CONFORMIDAD POTENCIAL O RIE

MEJORA: Defina la situacin evidenciada del hallazgo / No Conformidad /No Conformidad Potencial o Riesgo y accin

(8) ANLISIS DE CAUSA: registre el anlisis realizado en equipo de gestores de procesos para determinar la razn
hallazgo, no conformidad y/o riesgo.

(9) ACCIONES: registre las acciones para eliminar la No conformidad o hallazgo, No conformidad Potencial o Ries
sealar que para un hallazgo se puede implementar ms de una accin.

(10) INDICADOR: determine indicadores que permitan reflejar el cumplimiento de acciones establecidas. Registre la fr
denominador).

(11) METAS CUANTIFICABLES: es la expresin cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espe
para hallazgos y NC.

(12) REA Y RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO DE LA (S) ACCION (ES): registre el rea o dependencia respo
corresponde ejecutar la accin determinada.

(13) RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO DE LA (S) ACCION (ES): e Indique el nombre y cargo de la persona qu
la realizacin de la(s) accin (es) correctiva (s).
(14) RECURSOS: Seale solamente los recursos adicionales que requiere la ejecucin de la accin.

(15) CRONOGRAMA DE EJECUCIN: periodo durante el cual se determina la ejecucin de la accin. Est compuesto

Fecha Inicial: Fecha prevista a partir de la cual se iniciar la ejecucin de las acciones. Registre la fecha en formato (dd

Fecha Final: Fecha prevista en que se concluir la ejecucin de las acciones. Registre la fecha en formato (dd/mm/aa)
(16) RESULTADOS DEL INDICADOR: determine el resultado del indicador a la fecha de corte del seguimiento.

(17) GRADO DE AVANCE FSICO DE EJECUCIN DE LAS METAS: Indique en valores porcentuales, el progreso de
meta establecida, frente al avance de las acciones.

(18) SEGUIMIENTO DEL PROCESO: espacio diligenciado por los responsables del proceso, donde se consign
seguimiento efectuado a las acciones implementadas y la descripcin del documento que soporta su ejecucin.

(19) VERIFICACIN DE ACCIONES: espacio diligenciado por la OCI, a partir de la verificacin efectuada por los au
calidad o de control interno, donde se consigna en forma clara y precisa la eficacia de las acciones implementadas.

Nota: se debe tener cuidado en la cuantificacin del nmero de hallazgos / No Conformidades /No Conformidades Po
y/o Acciones de Mejora, para no contabilizar el nmero de acciones como si se tratara de hallazgos.

(20) ESTADO DEL HALLAZGO: Determine el estado del hallazgo, de acuerdo con la verificacin efectuada a la eficac
implementadas as:

Hallazgos y No Conformidades:
Utilice las letras A, C y A*,
A: Abierto
C: Cerrado,
A*: Solicitud y/o reiteracin de solicitud de cierre- Se utiliza en los casos en que la Oficina de Control Interno sugie
hallazgos formulados por los entes de control Externos y (Auditora Externa de Calidad).
No Conformidad Potencial o Riesgo:
Utilice las letras A y M.
A: Abierto
M: Mitigado.

(21) EQUIPO AUDITOR Y FECHA: Registre el nombre de los funcionarios que realizaron la verificacin de las accion
as como la fecha de verificacin.

Nota: Para el diligenciamiento de los formatos, es importante no combinar celdas, ya que esto impide el procesamiento
Si se implementaron varias acciones, debe utilizarse una fila para cada una de ellas.

INSTRUCTIVO 2

ASPECTOS GENERALES FORMULACIN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Y VERIFICACIN D

(1) FORMULACIN DE ACCIONES: Definicin de "Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora", son las acciones im
eliminar la causa de un Hallazgo, una No conformidad, una no conformidad potencial o una situacin indeseable (riesgo
o una oportunidad de mejora. La accin correctiva o preventiva no puede ser formulada sin antes identificar las causas
la presencia de un riesgo inminente.

(2) IDENTIFICACIN DE LAS CAUSAS: Para la identificacin de las causas, el equipo de gestores de proceso, llevar
minucioso del hallazgo, con el fin de determinar porqu razn (es) se present el hallazgo o situacin formulad
correspondiente, utilizando para ello, la columna 8 (anlisis de causa) del Anexo 1 Plan de Mejoramiento - Acc
Preventivas y de Mejora, teniendo en cuenta la totalidad de aportes de los integrantes del equipo.

(3) TCNICAS PARA LA IDENTIFICACIN DE LAS CAUSAS: Existen muchos mtodos y herramientas disponibles e
para determinar la causa de una no conformidad, desde una tormenta de ideas hasta tcnicas ms complejas de resolu
problemas (por ejemplo, anlisis de causa raz, diagramas de pescado, "los cinco porqu", diagramas de rbol, etc
eficacia de la accin correctiva depende de la identificacin de la verdadera causa raz.

(4) FORMULACIN DE ACCIONES: Para la formulacin de acciones, se utiliza la columna 9 (acciones) del
Mejoramiento - Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, teniendo en cuenta la totalidad de aportes de los integran
La accin correctiva debe tener un perfil de calidad que responda a las siguientes caractersticas:

Contextualizada: deber tomar en consideracin el momento y la situacin en la que se detect la no conformidad

como el conjunto de actores que intervienen en la situacin cuya mejora se propone. Ha de ser real, acorde con el mome

Coherente con la evaluacin realizada: deber estar asociada a las fortalezas y debilidades sealadas, por lo q
precisar la correspondencia entre los juicios de valor (puntos fuertes y dbiles) y por ende que la accin conlleve a la me

Fundamentada: la calidad y pertinencia de la evidencia aportada no deben dejar lugar a la duda sobre la idoneidad y
acciones consideradas en la misma.
Viable factible: es necesario que se analicen los posibles obstculos en su ejecucin. Desde un punto de vis
medidas que se han de tomar deben producir los efectos a corto y mediano plazo. Por lo tanto, son formulaciones que m
y parten de la experiencia pasada.

Priorizada: prevalece la propuesta ms importante para eliminar las causas que originaron las observaciones, con
mayor nmero de personas involucradas, como garanta de compromiso de la ejecucin de dicha propuesta.

Creativa: en ocasiones se trata de aportar nuevas soluciones a viejos y reiterados problemas.Clara: debe ser enten
dar pie a libres interpretaciones.
Medible: formulada de manera que su resultado sea observable.

La accin correctiva eficaz debe prevenir que la no conformidad o hallazgo vuelva a ocurrir, eliminando la causa que la gener

Adems de las anteriores consideraciones a tener en cuenta, es preciso resaltar que la redaccin de una ACCIN, d
verbo que determine la accin a ejecutar, redactado preferiblemente en tercera persona del tiempo presente y comp
objeto y la condicin, ejemplo:
Las acciones se redactan empezando por un infinitivo verbal:

Analizar, conocer, describir, enumerar, explicar, recordar, relacionar, resumir, aplicar, construir, demostrar, elaborar, e
funcionar, manejar, usar, utilizar, planificar, aceptar, apreciar, comportarse, preferir, respetar, sentir, tolerar, valorar, entre
El complemento de la accin,
VERBO

Realizar

(5) EFICACIA DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS: Cuando una No conformidad / No conformidad
tiende a ser individual en su naturaleza, se pueden utilizar una variedad de mtodos o actividades para el cierre y
misma. Por ejemplo, algunas requerirn una verificacin en el sitio (la cual puede requerir visitas posteriores), mientra
cerradas en forma remota revisando evidencia documentada).

Antes de decidir cerrar un Hallazgo o No conformidad / No conformidad Potencial o Riesgo, debe revisarse que la dependenc

En el evento que, producto del anlisis efectuado por la Oficina de Control Interno, se evidencie que las acciones no
mantendr abierto el Hallazgo, No conformidad o No conformidad Potencial o Riesgo y se comunicar al responsab
nuevamente el anlisis de causas y el rediseo de la accin, junto con la modificacin de fechas, meta e indicador.

OBJETO

CONDICI
N

Para
promover
el
desarrollo
Estudios e
integral
investigacio
del talento
nes
humano al
servicio
de
la
entidad.