You are on page 1of 6

una alianza para la capacitacion

practica y especilizada basada en


fundamentos

CURSO
ESPECIALIZADO
Organizacin Personal con
Eficacia
(Getting Things Done GTD & Microsoft
Outlook 2013)

Instructores:
Roco Zelada & Germn Zelada
COGNOS Capacitacin Tecnolgica
En Alianza con Axxon Consulting Bolivia
Septiembre 2013

CURSO Getting Things Done GTD & Microsoft Outlook 2013 - Copyright 2013

Pgina 1

una alianza para la capacitacion


practica y especilizada basada en
fundamentos

Informacin sobre el curso


Ttulo del curso
Organizacin Personal con Eficacia
(Getting Things Done GTD & Microsoft Outlook 2013)
Conceptos, Fundamentos y Aplicaciones
Duracin, modalidad y temtica
Curso de 20 horas divididas en un 50% para la capacitacin terica
conceptual y el otro 50% para el entrenamiento practico.
La parte terica es dictada por el instructor en base al texto del curso y la parte
prctica a travs del uso del producto Microsoft Outlook en su ltima versin.
La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y una
forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms
importantes y crticos para las personas.
Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un mtodo de gestin de las
actividades y el ttulo de un libro de David Allen, libro que en espaol se ha editado
con el ttulo Organzate con eficacia por el sello Empresa Activa, de la editorial
barcelonesa Ediciones Urano.
GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas
las tareas que tiene pendientes guardndolas en un lugar especfico. De este modo,
se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede
concentrar en la efectiva realizacin de aquellas tareas.
Microsoft Outlook es un programa de organizacin ofimtica y cliente de correo
electrnico de Microsoft y forma parte de la suite Microsoft Office.
Puede ser utilizado como aplicacin independiente o con Microsoft Exchange
Server para dar servicios a mltiples usuarios dentro de una organizacin tales
como buzones compartidos, calendarios comunes, etc.
Microsoft Outlook ofrece herramientas la administracin del correo electrnico
personal y de negocios a ms de 500 millones de usuarios en todo el mundo. Cubre
necesidades de comunicacin en el trabajo, el hogar y la escuela.
Microsoft Outlook permite crear y administrar el correo electrnico de varias
cuentas desde un nico lugar; administrar grandes volmenes de correo
electrnico; personalizar tareas comunes en comandos de un solo clic;
programacin de tareas y actividades; bsquedas para encontrar lo que se busca;
asegurarse de que los mensajes de correo electrnico lleguen a los destinatarios
deseados; comunicarse con las personas a travs de las redes sociales y
empresariales y mantenerse actualizado; recibir vistas preliminares de correo de
voz en la bandeja de entrada; iniciar conversaciones en directo desde Outlook;
tener acceso a la informacin clave en cualquier momento y lugar; y otras
caractersticas de gestin de tiempo y comunicacin inter personal.

CURSO Getting Things Done GTD & Microsoft Outlook 2013 - Copyright 2013

Pgina 2

una alianza para la capacitacion


practica y especilizada basada en
fundamentos

Contenido del curso


Informacin sobre el
curso
Ttulo del curso
Duracin, modalidad y
temtica
Contenido del curso
Descripcin del curso
Objetivos del curso
Audiencia para el curso

Introduccin a la
administracin de
tiempo
Qu es El Tiempo?
Definicin y
Caractersticas de
Administracin del
Tiempo
Los Hbitos
Los Mitos Relacionados
al Tiempo
Los Distractores o
Desperdiciadores del
Tiempo
Las 3 reglas de Oro
1.Priorizacin-StevenCovey
2.Eficacia-WilfredoPareto
3.Accin-DavidAllen

Poniendo las 3 reglas en


accin
Recomendaciones y
Recordatorios
Autoevaluacin sobre
Administracin del
Tiempo

Fundamentos de GTD
GTD Proceso
Planificacin General
Definicin de
Misin/Visin/Valores
Anlisis FODA
Definicin de Objetivos
significativos (Generales
y Especficos)
Identificacin de
Proyectos de apoyo y sus
Responsables
Identificacin de Tareas
y sub tareas (con
dependencias)
Prximas acciones
estratgicas (sin
dependencias) - PAEs

Ciclo de productividad

P1 Identificar objetivos
significativos con planes
de ejecucin
P2 Crear PAEs sin
dependencias
P3 Programar y
completar PAEs creando
integridad
P4 Revisar y corregir
rumbo rindiendo cuentas
y siendo responsable

SAI Sistema de
administracin
integrado - Subsistemas
Sistema Colector
Sistema de Referencia
Sistema de Accin

SAI Faces de creacin


Fase 1 De coleccin
Fase 2 Procesar y
Organizar
Fase 3 Priorizar y
planear

Resumen metodologa
T0 - Configuracin y
preparacin inicial
T1 - Planificacin anual
T2 - Labores diarias
T3 - Labores semanales
Practicas recomendadas

Microsoft Outlook
Funcionalidad general
Cuentas y configuracin
de redes sociales
Limpieza de buzn
Reglas y alertas

Correo
Correo nuevo
Eliminar
Responder
Pasos rpidos
Mover
Etiquetas
Buscar
Enviar y recibir
Descargar
Servidor
Preferencias
Carpetas nuevas
Acciones sobre carpetas
Limpiar carpetas
Carpetas favoritas
Propiedades de carpetas
Vista actual
Mensajes
Organizacin
Diseo de vistas

Panel de personas
Ventanas

Calendario
Calendarios nuevos
Reuniones Lync
Ir A
Organizar
Administrar calendarios
Compartir calendarios
Buscar personas
Acciones con calendarios
Compartir calendarios
Propiedades de
calendarios
Color

Personas
Contactos nuevos
Comunicacin
Vista Actual
Acciones con contactos
Compartir contactos
Etiquetas de contactos

Tareas
Nuevas tareas
Administrar tareas
Seguimiento de tareas
Vistas actual de tareas
Acciones sobre tareas

Notas
Notas nuevas
Vista actual de notas
Acciones sobre notas

Carpetas
Accesos directos

Aplicacin de GTD en
Outlook
Introduccin
Obtener lo mejor de
Outlook
Las mejores prcticas de
GTD
La necesidad de listas
simples
Crear listas portables
Acelerar el
procesamiento

Uso de tareas de
Outlook
Nuevas definiciones de
Categora y Tarea
Instrucciones para
personalizar la vista de
tareas
Personalizar las
categoras para
trabajarlas como listas

CURSO Getting Things Done GTD & Microsoft Outlook 2013 - Copyright 2013

Las mejores categoras


para comenzar
Relacionar proyectos y
acciones
Crear entradas privadas
Usar fechas de
vencimiento
Como crear nuevas
entradas en tareas
Como crear una tarea
usando teclas rpidas
Trabajar con tareas
completadas

Uso del calendario


Acciones especficas de
tiempo
Acciones especficas de
das
Informacin especfica
de das
Crear entradas de
calendario con teclas
rpidas
Revisin de las opciones
de accin

Administracin de Email
Como poner el Email en
cero
Consejos para
seguimiento de
Esperando por tems
Dos mtodos para
organizar emails
accionables
Uso de pasos rpidos
Delegando en Outlook
Opciones para
categorizar los Emails

Otras listas de utilidad


Como trabaja el
administrador de listas
Algunas buenas
categoras y listas
Capturar informacin
sobre la marcha

Sugerencias sobre
contactos
Creacin de nuevas
entradas de contactos
Uso creativo de las
bsquedas

Uso de servicios en la
nube
Windows Azure
Office 365

Pgina 3

una alianza para la capacitacion


practica y especilizada basada en
fundamentos

Descripcin del curso


La administracin del tiempo; es uno de los recursos ms apreciados. Sin embargo,
se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es
imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para
aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto
como a medio y largo plazo, es imprescindible:

Identificar metas, objetivos y prioridades.


Conocer las prcticas habituales en cuanto a la organizacin y planificacin
del tiempo.
Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificacin del tiempo.
Seleccionar las estrategias ms idneas para alcanzar las metas, los
objetivos y las prioridades.
Lograr habilidades suficientes en la administracin del tiempo que sirvan
tanto en la vida acadmica como en la vida profesional.

En este curso necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificacin y saber


administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y vara a lo largo
del tiempo. Identificando los momentos de ms rendimiento, se puede planificar
mejor el trabajo donde plantearemos pequeos ejercicios y dinmicas que nos
lleven a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo visualizar la deficiencia en
algunos espacios de nuestra vida.
La gran paradoja del tiempo enuncia:
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo
tiene todo el tiempo que hay
Algunas de las caractersticas del tiempo son:

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Un


aliado si lo logramos organizar. Un enemigo en el logro de los objetivos y
metas que se planteen.
Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades
que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor.
Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se
planteen.
Es valioso pero no se puede comprar. Si se malgasta, se derrocha algo muy
valioso. Debe utilizarse con el mximo grado de efectividad.
No se puede atrapar, detener o regresar. Pasa, no retrocede y es imposible
de recuperar.
Es lo ms valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el
mximo grado de efectividad.
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene
todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

CURSO Getting Things Done GTD & Microsoft Outlook 2013 - Copyright 2013

Pgina 4

una alianza para la capacitacion


practica y especilizada basada en
fundamentos

Objetivos del curso


El objetivo de este curso es ensear a planificar y administrar el tiempo; el
rendimiento de cada persona es diferente y vara. Por lo que se identificaran los
momentos de ms rendimiento para planificar mejor el trabajo.
Se proveern conocimientos conceptuales y de fundamentos sobre el tema,
as como metodologas y herramientas prcticas y modernas para su
aplicacin.
Se planearan pequeos ejercicios y dinmicas que llevaran a reflexiones muy
concretas y precisas permitiendo visualizar la deficiencia de la productividad
personal adems de aprender tcnicas y trucos para optimizar y organizar el
tiempo.
Toda esta serie de nuestros cursos se basa en las tcnicas de enseanzas para
adultos o Androloga que parte del principio de que los adultos aprendemos
haciendo, por lo tanto este curso tiene un componente prctico importante que se
desarrolla de forma tal que los participantes pongan en prctica lo aprendido
inmediatamente. Las prcticas simulan situaciones y dinmicas de la vida diaria y
el trabajo, por lo tanto es ms fcil aun hacer la asociacin con nuestro da a da y
fijar definitivamente los conceptos aprendidos.
El curso tambin tiene como objetivo dar a conocer sobre las ltimas
tecnologas y el estado actual de la industria sobre el tema, incluyendo el
uso de los servicios Cloud (en la nube o internet) en una solucin de apoyo a la
gestin del tiempo y las tendencias actuales de la industria sobre este tema.

CURSO Getting Things Done GTD & Microsoft Outlook 2013 - Copyright 2013

Pgina 5

una alianza para la capacitacion


practica y especilizada basada en
fundamentos

Audiencia para el curso


Este curso est orientado a todas las personas que sienten que tiene
demasiado que hacer y controlar, tanto en el trabajo como en su vida
personal, pero no tienen el tiempo suficiente para hacerlo como quisieran.
Una paradoja ha emergido en este nuevo milenio: la gente tiene una mejor calidad
de vida, pero, al mismo tiempo suman a sus niveles de estrs la cantidad de
compromisos y responsabilidades que asumen. La mayora de las personas se
sienten en ciertas medidas frustradas y no saben cmo mejorar esta situacin.
Un factor importante que incrementa estos niveles de estrs, es que la naturaleza
real de nuestro trabajo ha cambiado mucho ms dramtica y rpidamente que
nuestro entrenamiento y nuestra capacidad para lidiar con los nuevos volmenes de
trabajo.
Ahora, para muchos de nosotros, los lmites entre el trabajo y la vida personal son
cada vez ms borrosos y difusos. La mayora de las personas tienen por lo menos
media docena de cosas combinadas que estn tratando de lograr en estos
momentos y que tienen que ser resueltas con el limitado tiempo del que se dispone,
sin importar que los temas del trabajo deban ser abordados fuera del horario de
oficina.
Este curso ser de gran valor para las personas que trabajan en forma
independiente o en compaas de cualquier tamao como information
workers, es decir a todas las personas que participan en la cadena de produccin
y distribucin de productos del conocimiento o informacin que deseen aprender
cmo lidiar con la organizacin y gestin de su tiempo personal utilizando
tcnicas, metodologas y herramientas modernas para la dinmica de vida que
se tiene en la actualidad.
El presente curso ser de gran valor profesional y personal para cualquier persona
con conocimientos bsicos sobre aplicaciones de oficina (como Microsoft
Office u otro) que desee aprender sobre GTD, sobre Outlook para aplicarlo en su
organizacin personal y que desee convertirse en un usuario poderoso de esta
plataforma.

CURSO Getting Things Done GTD & Microsoft Outlook 2013 - Copyright 2013

Pgina 6