Temel

DMS Kurulumu

Dr. Kerem Kseolu

Tesuji Consulting
4/3/2008

Table of Contents
Kapsam ............................................................................................................................................... 3
Kavram / Terimler .......................................................................................................................... 3
Standart DMS Sreci Nasl ler .................................................................................................. 4
Ek Alanlar ........................................................................................................................................... 5
Dkman Listeleri .......................................................................................................................... 5
Uyarlama ............................................................................................................................................ 6
Control Data Define Document Types ................................................................................................ 6
Define Document Types ...................................................................................................................... 6
Define Language-Dependent Descriptions .......................................................................................... 8
Define Document Status ...................................................................................................................... 8
Display Language-Dependent Document Statuses ............................................................................. 9
Define Object Links .............................................................................................................................. 9
General Data Define Data Carrier .................................................................................................... 10
Define Data Carrier Type Server, Front End ................................................................................... 10
Define Servers and Files or Folders .................................................................................................... 10
Define Mount Points / Logical Drive .................................................................................................. 10
Identify Frontend Computers ............................................................................................................ 10
General Data Define Workstation Application ................................................................................. 11
Define Workstation Application In Network ..................................................................................... 11
Dier Noktalar ............................................................................................................................... 11
nemli Tablolar ............................................................................................................................ 11
DRAW .................................................................................................................................................... 11
DRAT ..................................................................................................................................................... 12
DRAD ..................................................................................................................................................... 12
AUSP ...................................................................................................................................................... 12
CABN ..................................................................................................................................................... 12
Yetkilendirme ................................................................................................................................ 13
Yardmc Fonksiyonlar ............................................................................................................... 14
Hatalar ve zmler .................................................................................................................... 14
Function Module /BEV3/CHDVS_BW_USER_EXIT does not exist ......................................................... 14

Kapsam
Bu dokman, basit bir dkman ynetimi sisteminin nasl kurulacan adm adm aklar.

Kavram / Terimler
DMSdeki yanl anlalmalarn byk bir ksm, modl erevesindeki teknik terimlerin yanl ve(ya)
birbiri yerine kullanlmasndan kaynaklanmaktadr. Bu yzden, bu blmde terimler net bir ekilde
aklanacaktr.
Dosya: Bir bilgisayar zerinde bulunan fiziksel dosyaya
verilen addr. rnein; My
Documents\RMK\DMS\PS\062 claim status.xls
adndaki fiziksel nesne, dosya diye nitelendirilir.






Dkman: Ortak uygulama sunucusu zerinde
bulunan bir dosyann DMS ortamnda etiketlenmi
haline verilen addr. rnein;
\\175.12.60.51\SAPPaylasim\teknik001.pdf dosyas
iin SAPde yaratlan karlk, bir dkmandr. Yani;
paylalacak olan her bir dosya karlnda, SAP
ortamnda bir dkman yaratlr.

Belge: DMS ile dorudan bir ilgisi olmamasna ramen,
terim olarak aklanmas gereken bir dier kavram da
belgedir. Dosya anlamnda fiziksel bir karl olmayp,
SAP veritabannda saklanan sanal evraklara belge ad
verilmektedir. FI modlnn faturas, SD modlnn
teklif & siparii ve MM modlnn malzeme belgesi,
tipik belge rnekleridir.

Standart DMS Sreci Nasl ler

ADIM 1: Dosyann yaratlmas. Bu admda, fiziksel dosya yaratlr ve nceden belirlenmi ortak
alandaki doru dizine Windows ortamnda kopyalanr.

ADIM 2: Dkmann yaratlmas. Bu admda, SAP ortamnda yeni bir dkman yaratlr1 ve ilgili dosya
bu dkmana atanr.

ADIM 3: Dkmann atanmas. Bu admda, ilgili nesne (teklif, sipari, malzeme, proje, vs) alr ve ilgili
men kullanlarak dkmanla nesnenin ilikisi salanr.

zetle, DMS erevesindeki balant sras u ekildedir:
DOSYA DKMAN BELGE / NESNE

1

Bu ilem, CV01N ilem kodundan yaplr

Ek Alanlar
DMS erevesinde, dkman tipleri baznda saklanmak istenen ek bilgiler iin ek alanlar yaratlabilir.
Bu i iin;
1. Her bir ek alan iin bir karakteristik yaratlr (CT04)
2. Karakteristikler bir snf ierisinde toplanr (CL02)
3. Sz konusu snf, ilgili dkman tipine balanr
Bu admlar izlendiinde, sz konusu dkman tipine sahip bir dkman ierisinde belirlenen ek
bilgiler saklanabilir. Bu ek bilgiler SAP zerinde saklanacak olup, fiziksel dosya ile ilgileri yoktur.

Dkman Listeleri
Bir belge / nesneye bakldnda, atanm olan btn dkmanlar topluca grlebilir. Ayn liste
zerinde, dkmanlarn btn versiyonlarn veya sadece yrrlkteki versiyonlar grntlemek de
mmkndr.

Uyarlama
Dkman ynetimine ait uyarlamalar, SPRO ekrannn Cross-Application Components Document
Management mens altnda yer almaktadr.

Control Data Define Document Types

Bu ekran ierisinde, DMSe konu olan dkman tipleri tanmlanmaktadr.

Define Document Types
Aada, sistemde uyarlanabilecek rnek dkman tipleri iermektedir:

Szleme tasla
Teknik dkman
Mteri artnamesi


Burada yaratlan bir dkman tipine ift tklanarak, detaylar deitirilebilir.

Bu ekran zerindeki nemli alanlar, u anlama gelmektedir:

Attributes
o Status Switch: Burann tklanmas; dkman zerindeki bir alan deitiinde
dkman durumunun da deimesine yol aar.
o Version Assignment: Bu kutucuk tklanrsa, dkman versiyon numaralar otomatik
olarak atanacaktr. Tklanmas tavsiye edilir.
o Number Assignment: Bu alan, dkmanlara hangi mantkla numara atamas
yaplacan belirler. Internal Assignment SAPnin otomatik numara vermesini,

External Assignment ise kullancnn elle numara vermesini ngrr. Basit bir
kurulumda Only Internal Assignment (1) seeneinin girilmesi uygundur.
o Internal Number Range: SAPnin hangi numara aralndan say atamas yapacan
belirler.
o Default WS Application: Sz konusu dkman tipinin hangi uygulama ile
alabileceini belirler (Word, Excel, Acrobat, vs)
Field Selection
o Class Data: (-) Suppress Field
o Hierarchy: (-)Suppress Field
o Document Status: (.) Optional Entry
o Document Description: (+) Required Entry
o Person Responsible: (.) Optional Entry
o Authorization Group: (-) Suppress Field
o Lab/Office: (-) Suppress Field
o Change Number: (-) Suppress Field
o CAD Indicator: (-) Suppress Field
o Superior Document: (-) Suppress Field
o WS Application 1: (*) Display Field
o WS Application 2: (-) Suppress Field
o CM Relevance: (-) Suppress Field

Define Language-Dependent Descriptions

Bu ekrana, belge trnn deiik diller baznda aklamalar girilir.
Define Document Status
Bu ekrana, dkman statleri girilir. Bir dkmann Hazr, leniyor, Taslak gibi statleri olabilir.
Hazr statlerden W7 (Released) ve IA (In Work) kullanlabilir.
Bu statlerin birine Released Indicator tkn atmay unutmayn. Bu tk, dkmann son haline
geldiini ve serbest brakldn ifade eder. Eer tek bir statnz varsa, bu statde Released
Indicator tk olsun.
Eer bir dosya yklenir yklenmez hemen SAP veritabannda saklansn istiyorsanz, dkman trne
aadaki ayarlara sahip tek bir stat atayabilirsiniz.


Display Language-Dependent Document Statuses
Dkman statlerine ait metinlerin deiik diller baznda girildii ekrandr.
Define Object Links
Sz konusu dkman tipinin hangi standart nesnelerin (SAT belgesi, PYP esi, vs) arkasna
balanabilecei burada tanmlanr. Herhangi bir nesne tipi seildiinde, ilgili ekran kodu otomatik
gelecektir; bu deeri deitirmeyin. Bu ekrandaki dier kutucuklar bo kalabilir.

Buradaki ekran numaralar, CV130 adl ilev grubundan gelmektedir. Merak ederseniz, SE80den
bakabilirsiniz. Burada dikkat edilmesi gereken nokta udur: rnein; IMAVa istinaden 1238 numaral

ekran buldunuz diyelim. Bu durumda, uyarlamaya girmeniz gereken ekran numaras 238 olacaktr
(1238 1000 = 238).

General Data Define Data Carrier

Bu ekranda, dosyalarn saklanaca sunucu(lar) tanmlanmaktadr. Basit bir konfigrasyonda, bu
ekrann sadece 3 alanyla ilgileniyor olacaz.

Define Data Carrier Type Server, Front End
Bu blmde, Dummy herhangi bir kayt yaratlmas yeterlidir. Path ksmna herhangi birey
yazlmasna gerek yoktur.

Define Servers and Files or Folders
Bu blmde, Dummy herhangi bir kayt yaratlmas yeterlidir.

Define Mount Points / Logical Drive
Bu blmde, daha nce yaratlan girie karlk dosyalarn fiziksel olarak duraca sunucunun adresi
girilmelidir.

Identify Frontend Computers
Bu blmde, yukardaki Default Entry dmesine tklayarak DEFAULT diye bir kayt yaratlmas
yeterlidir.

General Data Define Workstation Application

Bu admda, eitli dosya formatlarnn hangi uygulamalar ile alacan uyarlayabilirsiniz.

Define Workstation Application In Network
Bu admda, sada seilen dosya trnn hangi program ile View / Change edilebileceini
tanmlyoruz. Aada, TXT tr iin yaplm rnek bir uyarlama grebilirsiniz.

Dier Noktalar
SAP, dosyalar harici bir uygulama sunucusunda saklamak yerine dorudan doruya veritabannda da
saklayabilmektedir. Ancak bu yntem, veritabannn gereksiz yere bymesine yol aar ve
leklendirme / performans anlamnda olumsuz etkilere sahiptir. Bu sebeple, veritabannda dosya
saklama yntemi tercih edilmemelidir.

nemli Tablolar
DRAW
Dokman ana veri tablosudur. nemli alanlar:

DOKAR: Dkman tr
DOKNR: Dkman numaras
DOKVR: Dkman versiyonu
DOKST: Dkman durumu
DTTRG: Veri deiim ortam
DAPPL: istasyonu uygulamas
ADATUM: kt tarihi

DRAT
Dkman metinlerini saklayan tablodur. nemli alanlar:

DKTXT_UC: Uzun metine ait ilk satr

Balant ekli:

Drat~dokar = draw~dokar
Drat~doknr = draw~doknr
Drat~dokvr = draw~dokvr
Drat~doktl = draw~doktl
Drat~spras = sy-langu

DRAD
Dkman nesne balantlarn saklar. nemli alanlar:

DOKOB: Dkmann baland nesnenin tipi (rnek: PRPS)

OBJKY: Dkmann baland nesnenin numaras (rnek: Proje kodu)

Balant ekli:

Drad~dokar = draw~dokar
Drad~doknr = draw~doknr
Drad~dokvr = draw~dokvr
Drad~doktl = draw~doktl
Drad~dokob = [ilgili nesne tipi]
Drad~objky = [ilgili nesne kodu]

AUSP
Karakteristik deerlerini saklar. nemli alanlar:

OBJEK: Nesne anahtar

ATINN: Karakteristik kodu

Balant ekli:

Ausp~objek = [draw~doknr + draw~dokvr + draw~doktl]

Ausp~atinn = [karakteristik kodu]

CABN
Karakteristik metinlerini saklar. nemli alanlar:

ATNAM: Karakteristik metni

Balant ekli:

Cabn~atinn = ausp~atinn

Yetkilendirme
DMS standartlar gerei, dosyalarn belirlenen bir dosya sunucusu zerinde saklanmas gerekecektir.
Bu sunucudaki dizinlerin (Windows / Active Directory) yetkilendirmesinin yaplmas zaten
gerekmektedir. Bu erevede, hangi Active Directory kullancsnn hangi dizin zerinde okuma /
yazma yetkisi olduu bellidir ve gerekli izinler bu erevede dzenlenmitir.
Basit bir DMS konfigrasyonunda; Windows seviyesinde mevcut olan bu yetkilendirmenin tesinde,
SAP tarafnda DMS iin herhangi bir ek yetkilendirme ilemine gerek yoktur. Zira DMS, dosyalar SAP
araclyla okuyup yazma ilevine sahip deildir. DMSin ilevi; belli bir dizinde yl halde duran
dosyalar etiketlemek, (sipari, proje esi gibi) belli nesneler ile balantlar salamak ve eriim,
versiyonlama gibi ilevleri dzenlemektir.
DMS araclyla Open Document komutu verildiinde SAP araclyla herhangi bir ilem
yrtlmez. Bunun yerine, Windows seviyesinde ShellExecute tarz bir ilem yrtlr ve sz
konusu dosya Windows seviyesinde arlr. Bu yzden; dkman eriim yetkileri, Windows
ortamndaki dosya yetkilendirmesine baldr.

Bir dizin zerinde hibir yetkisi olmayan bir kullanc, SAP ortamnda da sz konusu dizinde yeni bir
dosya (dolaysyla dkman) yaratamaz / dizindeki dosyalar (dolaysyla dkmanlar) okuyamaz.
Sadece okuma yetkisi olan bir kullanc, SAP araclyla dizindeki dosyalar okuyabilir ama yeni dosya
yaratamaz. Hem okuma hem de yazma yetkisi olan biri ise, SAP araclyla da dosyalar hem
okuyabilir hem de yazabilir.

Sonu olarak; ortak dosya dizinleri zerinde Windows seviyesinde yetkilendirme ilemleri (zaten)
yaplmtr. Bunun tesinde bir yetkilendirme ilemine gerek yoktur.

Yardmc Fonksiyonlar
DMS sistemindeki dosyalarn kullancnn bilgisayarna, sunucuya veya bir Internal Tablea indirilmesi
sz konusu olduunda, CV120_DOC_CHECKOUT_TO_* fonksiyonlar kullanlabilir.

CV120_DOC_CHECKOUT_TO_CLIENT : Dosyay kullancnn bilgisayarna indirir

CV120_DOC_CHECKOUT_TO_SERVER : Dosyay uygulama sunucusundaki bir dizine indirir
CV120_DOC_CHECKOUT_TO_TABLE : Dosyay Internal Tablea indirir (Binary)

Hatalar ve zmler
Function Module /BEV3/CHDVS_BW_USER_EXIT does not exist
CV01N ilem kodunda yeni bir dkman eklemek istediinizde aadaki mesaj alabilirsiniz:

Dokman eklerken lk halini a butonu yerine lk halini yarat butonunu kullanrsanz bu sorun
ortadan kalkacaktr.