Administração do Fluig

Administrador Geral
Instalao e Administrao do Fluig
Ttulo do documento
fluig.com | 0800 882 9191 | Av. Braz Leme 1717, Casa Verde | 02511-000 | So Paulo - Brasil
Sumrio
1.
Introduo ........................................................................................ 3
1.1.
Objetivos do Treinamento ............................................................... 3
2.
Configuraes do WCM .................................................................. 4
3.
Aviso ................................................................................................ 14
3.1.
Painel de Controle ......................................................................... 14
3.1.1.
Configuraes de Parmetros ...................................................... 14
3.1.2.
Usurios ........................................................................................... 18
3.1.3.
Grupo de Usurios.......................................................................... 21
3.1.4.
Papis .............................................................................................. 24
3.1.5.
Agendador de Tarefas................................................................... 25
3.1.6.
Substituto ......................................................................................... 29
3.1.7.
Template de E-mail ........................................................................ 31
3.1.8.
Transferncia de Pendncias ....................................................... 32
4.
Poltica de uso ................................................................................ 34
5.
Concluso ....................................................................................... 40
1. Introduo
Ol!
Seja bem-vindo ao treinamento Administrador Geral do curso Instalao e
Administrao do Fluig.
1.1. Objetivos do Treinamento

Ao trmino deste treinamento voc ter conhecido mais sobre:
Configuraes WCM.
Volumes.
Configurao de Parmetros.
Usurios.
Grupos de Usurios.
Papis.
Agendador de Tarefas.
Substituto.
Template de e-mail.
Transferncia de Pendncias.
Poltica de uso.
2. Configuraes do WCM
O WCM utilizado para efetuar as configuraes iniciais do Fluig, como, por
exemplo, a criao de novas empresas e seus administradores.
Esta funcionalidade permite, alm do cadastro de vrias empresas em uma
mesma instalao, a configurao de layout e URL, o gerenciamento e
eliminao de empresas.
A seguir, veja o passo a passo para as configuraes do administrador WCM
do Fluig.
Acesso Fluig
Para acessar esta funcionalidade, acesse a url do Fluig e efetue o login,
conforme a imagem.
Por padro, o usurio configurado para criar empresas o wcmadmin e a

senha adm. Esta informao pode ser alterada posteriormente.
Painel de Controle do Administrador WCM
H trs guias para navegao dentro do Painel de Controle do

Administrador WCM: Gerais, ECM e WCM.
Para acessar a funcionalidade criao de empresas, clique em Painel de
Controle/WCM.
Sero exibidas as seguintes opes: Empresas, Tema, Configuraes do
Sistema e Central de Componentes.
Acesso Cadastro de Empresas
Para acessar o cadastro de empresas, necessrio clicar em Empresas na

guia WCM do Painel de Controle.
Em seguida, o quadro de empresas cadastradas ser exibido.
Sero permitidas as seguintes aes: adicionar, editar e remover.
Criao de Nova Empresa

Para cadastrar uma nova empresa, necessrio clicar em Adicionar e
preencher os dados solicitados.
Os campos com asterisco (*) so de preenchimento obrigatrio.
Administrador Fluig da Empresa

Ainda no cadastro de empresa, necessrio informar dados sobre o
administrador da empresa.
Lembre-se: o administrador o usurio que possui acesso de administrao

total no produto. Todas as funcionalidades esto disponveis, exceto o
acesso pasta Meus Documentos e a movimentao de tarefas de outros

usurios.
Configuraes do Sistema
No item Configuraes do Sistema possvel definir configuraes gerais do

Fluig como URL do portal, tema padro, autenticao e executvel para
gerao de thumbnails (miniaturas).
Para alterar as configuraes, necessrio acessar a opo Configuraes
do Sistema na guia WCM do Painel de Controle.
Aba de Configuraes
Portal
Na aba portal, o administrador pode:
Informar a URL do portal, que se trata da URL base do portal.

Selecionar um Tema Padro a ser utilizado para a criao de novas
pginas.
Autenticao
A Autenticao efetua a integrao com o Windows e possibilita que os
usurios, que estejam registrados no Active Directory (implementao de
servio de diretrio que armazena informaes sobre objetos em rede de
computadores e as disponibiliza entre ao usurio), possam acessar o Fluig
sem precisar informar manualmente seus dados de acesso por meio da tela
de login, desde que j estejam autenticados no Windows.
Na aba autenticao, o administrador pode:

Habilitar e configurar a autenticao integrada com o Windows.
Informar a URL do servidor IIS (Servios de Informaes da Internet) onde
ser executado o script de autenticao remota.
Gerar o token de autenticao utilizado para validar a integridade e
segurana das requisies de autenticao integrada.
Para
mais
detalhes
consulte
http://tdn.totvs.com/x/74eqCQ
seguinte
documentao:
Thumbnail
Thumbnails so verses reduzidas de imagens ou vdeos que so
apresentadas para tornar mais fcil o processo de visualizao ou
reconhecimento de um contedo no Fluig.
Na aba Thumbnail, o administrador pode:
Informar o caminho para o executvel do FFmpeg*.
* FFmpeg o aplicativo responsvel em gerar thumbnails de imagens e

vdeos no Fluig.
Para
mais
detalhes
consulte
http://tdn.totvs.com/x/CobIBg
seguinte
documentao:
Converso de Base ECM
No item Conversor de Base possvel realizar o processo de converso de

dados de uma base TOTVS ECM 3 (verso anterior distinta) para o Fluig.
O processo de converso responsvel em atualizar os dados existentes em

uma base TOTVS ECM 3 para que atendam a estrutura de dados do Fluig.
Este procedimento requer uma srie de procedimentos antes e aps a

converso da base.
Para
mais
detalhes
consulte
http://tdn.totvs.com/x/T5G2C
seguinte
documentao:
Volumes
No Fluig possvel armazenar os arquivos fsicos em outro diretrio.

Para isso, acesse Volumes na guia Gerais no Painel de Controle.
Criao de Novo Volume
Para criar um novo volume, clique em Adicionar e preencha os campos

necessrios.
Importante: somente o administrador, a partir do WCM, consegue criar
novos volumes.
A atribuio dos volumes criados ser vista nos passos seguintes.
10
Tipos de Volumes
possvel cadastrar diferentes volumes, melhorando a distribuio do

armazenamento fsico dos documentos.
Para isto, so disponibilizados diferentes tipos de volumes, tais como:
Documento.
Meus Documentos.
Anexo Workflow.
Disponvel.
A seguir, veremos cada um dos tipos separadamente.
Documento
Documento o volume utilizado para gravao de documentos publicados
abaixo de determinada pasta do Fluig.
Um volume do tipo documento pode ser relacionado somente a uma nica
pasta e uma pasta somente pode ser relacionada a um nico volume.
No cadastramento do volume do tipo Documento, a pasta relacionada ao
volume deve, obrigatoriamente, estar vazia (sem documento ou subpastas)
e no poder ser alterada.
11
Meus Documentos
Cada usurio possui uma pasta particular no Fluig e cada pasta possui um
volume determinado.
O usurio administrador pode criar vrios volumes e determinar qual volume
deve ser utilizado para cada usurio. Isso feito na Funo Cadastro de
Usurios.
Depois que o volume for cadastrado, podemos alterar o diretrio fsico do
volume. Uma verificao ser exibida caso um usurio j tenha publicado
algum documento relacionado ao volume.
Exemplo:
Se o usurio administrador tentar alterar o diretrio fsico de um volume, da
Pasta Meus Documentos, a qual o usurio est associado e que tenha algum
documento publicado, ser exibida uma mensagem. Porm, a alterao no
ser bloqueada, pois cabe ao usurio administrador confirmar que todos os
documentos j foram transferidos antes de confirmar a alterao do
volume.
Ao confirmar a alterao, necessrio efetuar a transferncia do contedo
do diretrio anterior para o novo diretrio. Essa ao no feita
automaticamente e o usurio no conseguir visualizar o documento na sua
pasta particular.
adequado que o usurio administrador verifique com todos os usurios se a
transferncia dos documentos j foi realizada antes de executar esta ao.
Anexo WorkFlow
o volume utilizado para gravao de documentos anexos em solicitaes
de processos Workflow.
Tambm podemos criar vrios volumes, sendo que a definio de qual
volume deve ser utilizado para cada processo determinada na Funo
Cadastro de Processos Workflow.
Esse processo muito semelhante ao volume da pasta particular, onde
definimos o volume do tipo anexo Workflow e, depois, para cada processo
relacionamos o processo ao volume.
12
Dessa forma, todos os documentos anexados a esse processo que no

estejam publicados no Fluig sero gravados nesse volume informado.
No cadastramento do volume do tipo Anexo WorkFlow obrigatrio
informar o diretrio fsico para o volume.
Aps o cadastramento do volume, possvel alterar o diretrio fsico do
volume, sendo que nesse caso efetuada uma verificao para analisar se o
volume em questo est relacionado a algum processo workflow e, caso
esteja, ser apresentada uma mensagem questionando a alterao.
O Fluig realiza o mesmo tipo de validao em pasta particular. Se houver
algum processo relacionado que tenha algum documento publicado, cabe ao
usurio administrador efetuar a transferncia de contedo de um volume
para o outro.
Disponvel
Esse tipo de volume criado pelo administrador WCM para que um dos
administradores do Fluig possa escolher o tipo do volume. Dessa forma, o
administrador WCM cadastra somente o diretrio fsico onde sero
armazenados os arquivos e define o tamanho mximo de armazenamento.
Volume Default
o volume utilizado para as pastas de documentos, pastas particulares e
processo workflow que no esto relacionados a volumes especficos.
No possvel excluir o volume do tipo Default, pois padro do produto.
Todas as pastas fsicas do Fluig estaro contidas ao cadastrar um volume do
tipo Default.
13
3. Aviso
Para acessar as funes de cadastro de novos usurios, grupos, papis,
parmetros e demais funes do Fluig, necessrio realizar o Login com o
usurio administrador que foi cadastrado na criao da empresa.
3.1. Painel de Controle

Ao acessar o Painel de Controle, clique em
funcionalidades relacionadas sero exibidas.
3.1.1.
Gerais. Assim,
as
Configuraes de Parmetros
Na funo Parmetros podemos configurar o padro no qual o Fluig ir se

basear, como a indexao de documentos e pastas, controle de verso,
expirao de documentos e demais parmetros que veremos a seguir.
Para alterar os parmetros do Fluig, acesse Parmetros na guia Gerais do

Painel de Controle.
A funcionalidade Parmetros dividida em duas partes, que so
representadas pelas guias Geral e Valores Padro.
14
Na guia Geral esto os itens que regulam a utilizao de espao e idiomas

de publicao.
Veja como configurar a guia Geral:
Habilita meus documentos

Quando esta opo estiver selecionada, a pasta Meus Documentos ser
exibida na rea da navegao de documentos do usurio, onde possvel
publicar ou copiar documentos.
Somente o usurio tem acesso a esta pasta, usurios administradores no
podem acess-la.
Indexao automtica
Quando esta opo estiver selecionada, a indexao automtica de pastas e
documentos iniciada aps a publicao de uma pasta ou um documento.
Habilita applet no controle de cpias

Quando esta opo estiver selecionada, indica que na Impresso de Cpia
Controlada ir executar um applet que permite informar o nmero de
cpias que sero impressas.
15
Tamanho mximo de upload

Deve ser informado o tamanho mximo que um arquivo pode ter para que o
upload para o Fluig seja realizado.
Exemplo: Foi definido o tamanho mximo de 10 MB para upload, logo, o
arquivo a ser publicado no pode ter mais de 10 MB. Caso o tamanho do
arquivo exceda o limite mximo permitido, ser exibida uma tela de erro e
o upload ser cancelado.
Tamanho da cota contratada

Este o tamanho total a ser utilizado pelo sistema, por padro definido o
valor 0 (zero), assim utilizado o espao livre no disco fsico. Esta alterao
afeta todos os usurios do sistema.
Espao utilizado
Para todos os novos usurios cadastrados, ser sugerido o valor definido
neste campo como o idioma padro. O idioma padro utilizado para a
indexao dos documentos publicados no Fluig.
Na guia Valores Padro esto os itens que tratam da busca dentro do Fluig
e da expirao de documentos.
Veja como configurar a guia Valores Padro:
16
Controle manual de verso inicial

Quando esta opo for selecionada, possvel inserir a verso na qual o
documento ir iniciar.
Exemplo: Um documento que est na verso 3 (trs) ser publicado por
padro com a verso 1 (um), mas possvel inserir a verso 3 para este
documento, assim ele iniciar o versionamento a partir da verso 3 (trs).
O versionamento manual somente para a publicao, aps isso, o
versionamento automatizado.
Documento expira?
Para todas as novas publicaes estar selecionada a opo Documento
expira na aba de Informaes Gerais. Esta opo indica se o documento
publicado ter uma data de validade dentro do Fluig.
Prazo para expirao dos documentos

Neste campo deve ser informado o prazo para clculo dos dias de expirao
padro, o valor deve ser nmeros de dias.
Exemplo: O valor inserido de 360 dias, em uma nova publicao ser
sugerida a data de expirao de 360 dias, aps a data de publicao do
documento.
Perodo de notificao da expirao

Neste campo deve ser informada a quantidade de dias que falta para o
documento expirar. As notificaes sero enviadas de acordo com esta
informao.
Exemplo: Ao informar 15 (quinze) dias, as notificaes sero enviadas 15
dias antes da data de expirao.
17
Valor mximo para resultados

Neste campo deve ser informada a quantidade de itens que ser
apresentada na tela de resultado da busca. Ao informar 50, sero exibidos
somente 50 resultados na tela, mesmo se houver mais de 50 itens no retorno
da busca. Se o valor informado for 0 (zero), sero apresentados todos os
resultados.
3.1.2.
Usurios
Os usurios so agentes externos ao sistema que usufruem da tecnologia

para realizar determinado trabalho e podem ser desde usurios comuns at
administradores, programadores ou analistas de sistemas.
A seguir, veja as configuraes de usurios do Fluig.
1 Passo
Para gerenciar os Usurios do Fluig, acesse Usurios na guia Gerais do

Painel de Controle.
2 Passo
Dentre as principais informaes do usurio esto: e-mail, login, senha,
nome e sobrenome, definies de grupos e papis do usurio.
18
Volume Fsico:
Neste campo sero apresentados os volumes cadastrados no Fluig. O
usurio deve informar qual ser o volume adequado para o armazenamento
dos arquivos.
Cota:
Neste campo deve ser informado qual o tamanho mximo em megabytes
(MB) que poder existir na pasta.
Exemplo: Caso um usurio publique um arquivo com 15MB e a cota possuir
10MB, uma mensagem ser apresentada informando que no h espao
suficiente na pasta.
Espao Utilizado:
Este campo no editvel. O sistema informar qual o espao que ser
utilizado pelo usurio.
Projetos:
Neste campo so informados os projetos em que o usurio est envolvido.
Especializao:
Neste campo possvel informar determinada especializao que o usurio
pode ter em alguma rea de interesse da empresa.
Exemplo: Ps-graduao em Gerenciamento de Projetos.
Grupo de trabalho workflow:
Deve ser informado a qual grupo o usurio ir pertencer nas solicitaes
workflow.
19
Preencha os campos para cadastrar um novo usurio.
3 Passo
No cadastro de usurio possvel identificar se o usurio administrador do
sistema.
Podemos identific-lo como administrador atribuindo o papel ao usurio.
O usurio com papel de administrador possui acesso completo a todas as
funcionalidades do produto, exceto aos documentos particulares de
usurios. Mesmo que o administrador no esteja cadastrado no grupo de
segurana de uma determinada funcionalidade do produto, ele ter acesso,
pois um usurio administrador.
4 Passo
No cadastro de usurios possvel tambm ativar ou desativar um usurio.

Basta marcar o campo, ao lado do login do usurio, e clicar em
Ativar/Desativar na barra superior de funes.
Os usurios inativos so usurios mantidos no sistema somente para manter
histrico de autoria ou publicao de documentos.
Um usurio inativo no possui mais acesso ao sistema e, tambm, no
considerado no controle de registro do produto.
20
3.1.3.
Grupo de Usurios
Grupo o conjunto de pessoas ou objetos que tem caractersticas, traos,

objetivos e interesses em comum.
O Fluig utiliza este mesmo conceito com o objetivo de identificar e reunir
em grupos usurios de um mesmo setor ou que possuam outras
caractersticas em comum.
Alguns exemplos de Grupos que podem ser utilizados so:
Almoxarifado.
Administrao.
Financeiro.
Outra caracterstica dos grupos do Fluig a hierarquia entre os grupos.
A seguir, veja o passo a passo para as configuraes de grupos de usurios
do Fluig.
Acesso
Para gerenciar os Grupos do Fluig, acesse Grupos na guia Gerais do Painel

de Controle.
Funcionalidades
Na funo Grupos podemos criar, editar e remover grupos do Fluig.
21
Grupos e papis
Alm de adicionar usurios em um grupo, h a possibilidade de adicionar
papis e relacionar os grupos.
A relao de grupos de pai para filho, ou seja, possvel criar uma

hierarquia entre os grupos.
22
Exemplo: Aps a criao do grupo Servios Gerais e Almoxarifado,

possvel relacionar o grupo Almoxarifado como um grupo filho de Servios
Gerais.
Tambm possvel relacionar papis a grupos, assim como usurios.
Exemplo: Os usurios Joo e Maria, com o papel de Gerncia, podem ser
relacionados ao grupo Servios Gerais.
Hierarquia de grupos
No Fluig possvel adicionar grupos a um outro grupo, este conceito
chamado de hierarquia. A imagem mostra como fica uma estrutura
hierrquica de grupos.
Os grupos esto identificados como as caixas azuis e os usurios como as

caixas cinza.
Subgrupos so grupos que fazem parte de um outro grupo.
Exemplo: Matriz um subgrupo de Empresa, ento pode-se dizer que o
grupo Empresa pai da Matriz.
Quando um grupo que contm subgrupos selecionado, todos os usurios do
grupo e seus respectivos subgrupos sero apresentados.
23
3.1.4.
Papis
Papis so como responsabilidades assumidas por usurios na empresa.

Algumas pessoas, por exemplo, desempenham o papel de coordenador,
lder, diretor ou tcnico.
No Fluig possvel criar um determinado papel e relacionar diversos

usurios que desempenham tal papel em comum.
Na funo Papis podemos criar, editar e remover os papis do Fluig.
Para gerenciar os papis do Fluig, clique em Papis na guia Gerais do
Painel de Controle.
No cadastro de papis, possvel parametrizar um papel que
desempenhado por um ou mais usurios. Alm disso, um usurio pode estar
relacionado a mais de um papel, conforme as funes que desempenha.
Exemplo de papis:
Gestor.
Analista.
Diretor.
24
3.1.5.
Agendador de Tarefas
Na funo Agendador de Tarefas podemos criar tarefas que sero

executadas automaticamente pelo sistema, conforme suas configuraes de
data e hora.
Para gerenciar as tarefas agendadas do Fluig, clique em Agendador de

Tarefas na guia Gerais do Painel de Controle.
Para criar uma nova tarefa clique em Adicionar e preencha os campos.
Informe a Descrio do agendamento que ser cadastrado.

Informe o Tipo de agendamento a cadastrar, entre eles possvel optar
por:
o Expirao de Documentos.
25
o Tarefas Atrasadas.
o Fluxo Automtico.
o Indexao de Documentos.
o Snapshot de Processo.
o Compactar Solicitaes Finalizadas.
Preencha o campo Horrio Padro indicando o horrio de execuo da
tarefa.
Em seguida, informe a Frequncia de atualizao do agendador
configurado.
A seguir, veremos mais sobre os tipos de tarefas e como so configuradas as

frequncias diria e mensal.
Os seis tipos de tarefas que podero ser executadas no Agendador de
Tarefas do Fluig:
Expirao de Documentos
Esta tarefa deve ser criada para que as notificaes sejam enviadas via email nos casos de expirao de documentos.
Tarefas Atrasadas
Esta tarefa deve ser criada para que as notificaes de tarefas atrasadas dos
usurios sejam enviadas via e-mail para o usurio responsvel.
Fluxo Automtico
Esta tarefa deve ser criada quando h a necessidade do avano automtico
das atividades de um processo. Quando o prazo de uma atividade chega ao
fim, o sistema avana automaticamente para a prxima atividade. O prazo
de cada atividade definido dentro da respectiva atividade.
26
Indexao de Documentos
Esta tarefa deve ser criada para a inicializao da indexao dos
documentos. Caso a indexao automtica esteja desabilitada, possvel
agendar a indexao de todos os documentos. Todos os documentos sero
indexados novamente, at aqueles que j foram indexados em outro
momento.
Recalcular Volumes
Esta tarefa deve ser criada para que seja iniciado o reclculo dos volumes
cadastrados.
Aps a execuo desta tarefa, ser exibida a quantidade em megabytes que
cada volume utiliza.
Snapshot de Processo
Esta tarefa deve ser criada para que sejam gerados os grficos na Central
de Anlise.
Para cadastrar uma tarefa que deve ser executada diariamente, deve-se
utilizar as configuraes que esto na guia Dirio da seo Frequncia.
Existem 4 opes para cadastrar a frequncia.
27
A seguir, verifique as configuraes de frequncia diria.
A cada minuto(s)
Informe em minutos o intervalo em que a tarefa ser executada. O intervalo
mnimo de 1 minuto e o mximo de 30 minutos.
A cada hora(s)
Informe em horas o intervalo em que a tarefa ser executada.
A cada dia(s)
Informe em dias o intervalo em que a tarefa ser executada.
Todos os dias da semana

Nesta opo a tarefa ser executada todos os dias da semana no horrio
padro informado.
Observao: o clculo da frequncia baseado no horrio padro
informado. Informando 00:00 ser calculada a prxima frequncia vlida
aps a hora atual.
28
Para cadastrar uma tarefa que deve ser executada mensalmente, deve-se
utilizar as configuraes que esto na guia Mensal da seo Frequncia.
A seguir, veja as configuraes de frequncia mensal.
Dia (dia do ms) de cada ms

Informe o dia do ms em que esta tarefa ser executada.
No (semana) (dia da semana) de cada ms

Informe em qual semana e o dia da semana que esta tarefa ser executada.
3.1.6.
Substituto
O cadastro de substitutos possibilita que, por determinado perodo, um

usurio possa realizar as tarefas workflow e as aprovaes de documentos
de outro usurio, sendo possvel definir tambm se a substituio ser vlida
para todos os processos ou somente para processos especficos.
permitido cadastrar vrios substitutos para um mesmo usurio origem,

inclusive no mesmo perodo.
29
A combinao de usurio origem e usurio substituto nica, logo somente

ser possvel realiz-la uma vez.
Exemplo: Joo sair de frias e, dessa forma, Anderson, Fbio e Marcelo
foram delegados a substituir Joo pelo perodo de 30 dias.
O administrador do sistema ir cadastrar os trs usurios como substitutos
de Joo pelo perodo de 30 dias em que Joo ficar ausente.
Para gerenciar um substituto no Fluig, clique em Substituto na guia Gerais
do Painel de Controle.
Para cadastrar um novo substituto, necessrio informar: o nome do

substitudo, o nome do substituto, o perodo que ocorrer a substituio e
definir para quais processos a substituio ser vlida.
A definio dos processos para os quais a substituio ser vlida feita por
meio da opo Configurar. Quando clicada apresentada uma tela na qual
possvel selecionar os processos dos quais as tarefas sero assumidas pelo
substituto durante o perodo definido.
30
O prprio usurio tambm pode incluir um substituto para si, por intermdio
da opo Editar perfil. Mais detalhes so apresentados no treinamento
Viso Geral, nas Preferncias do Usurio.
3.1.7.
Template de E-mail
A funo de Template de e-mail permite que sejam adicionados novos

formatos (templates) de e-mail ao produto padro. Dessa forma, as
notificaes enviadas tornam-se mais flexveis e podem conter informaes
mais especficas, definidas pelo usurio.
Para gerenciar os Templates de E-mail do Fluig, acesse Templates de Emails na guia Gerais do Painel de Controle.
Para criar um novo template de E-mail, clique em Adicionar e informe os
campos Cdigo, Descrio e Idioma.
31
3.1.8.
Transferncia de Pendncias
O Fluig tambm possibilita transferir pendncias entre colaboradores,

como, por exemplo: tarefas de aprovao de documentos, solicitaes de
workflow e autoria de documentos.
Sendo assim, essa funcionalidade muito til nos casos em que um

colaborador possui varias pendncias no sistema e que, por algum motivo,
ele ficar ausente por um longo tempo ou nos casos de desligamento de um
colaborador da empresa, pois as pendncias podem ser atribudas a outro
colaborador.
Alguns tipos de pendncias que podem ser transferidas so:
Autorias de documentos ativos.

Documentos aguardando aprovao.
Tarefas de aprovao de documentos.
Tarefas workflow abertas.
Solicitaes workflow abertas.
Colaborador aprovador em pastas e documentos.
32
Para transferir alguma pendncia do colaborador, acesse Transferir

Pendncias na guia Gerais do Painel de Controle.
Informe um colaborador de Origem e Destino e selecione as pendncias que

deseja transferir.
As pendncias que sero transferidas so configuradas a partir das opes:
Pendncias de Workflow: informe o intervalo da solicitao e se ir
transferir solicitaes workflow abertas e/ou pendentes.
Pendncias de Documentos: informe o intervalo de documentos e
caractersticas dos documentos a transferir.
Aps a confirmao, todas as pendncias selecionadas sero transferidas
para o colaborador destino.
33
4. Poltica de uso
Poltica de uso uma funcionalidade do Fluig onde o administrador da
empresa configura um ou mais documentos para que os usurios possam
visualizar as Polticas de uso da empresa.
Para adicionar um Documento Poltica de uso, o usurio administrador da

empresa deve acessar o Fluig e, em seguida, acessar a funcionalidade que
est disponvel em: Painel de Controle/Gerais/Poltica de uso.
Importante:
- Somente permitida a incluso de documentos do tipo PDF e do tipo
Artigo (documento criado no Fluig) na Poltica de uso, que esto disponveis
no Fluig.
- Todos os documentos adicionados Poltica de uso, automaticamente,
esto liberados para leitura por todos os usurios do Fluig.
34
Clique em Adicionar disponvel na barra superior de aes.
Clique em Selecionar para escolher o documento desejado e depois em

Selecionar contedo.
35
Selecione o idioma do documento e se um documento padro e depois

clique em Adicionar.
Aps adicionar, o documento ser acrescentado lista de documentos.
36
Aps a configurao, disponibilizado um link no rodap da pgina para que

o usurio comum possa visualizar o documento de Polticas de uso da
empresa.
Ao clicar no link, uma janela aberta com o documento.
37
Para remover um Documento na Poltica de uso, o usurio administrador da

empresa deve:
1. Acessar o Fluig.
2. Em seguida, deve acessar a funcionalidade disponvel em Painel de
Controle/Gerais/Poltica de uso.
3. O usurio deve selecionar um ou mais documentos e clicar em Remover,
na barra superior de aes.
38
O documento no ser removido do Fluig, ser somente removido da

funcionalidade Poltica de uso da empresa.
39
5. Concluso
Assim, voc terminou o treinamento Instalao e Administrao do curso
Administrador Geral do Fluig.
Neste treinamento voc conheceu mais sobre:
Configuraes WCM.
Volumes.
Configuraes de Parmetros.
Usurios.
Grupos de Usurio.
Papis.
Agendador de Tarefas.
Cadastro de Substituto.
Template de E-mail.
Transferncia de Pendncias.
Poltica de uso.
40

Administração do Fluig

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Administração do Fluig

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Administrador Geral

Instalao e Administrao do Fluig

Objetivos do Treinamento ............................................................... 3

Configuraes do WCM .................................................................. 4

Painel de Controle ......................................................................... 14

Configuraes de Parmetros ...................................................... 14

Template de E-mail ........................................................................ 31

Transferncia de Pendncias ....................................................... 32

Poltica de uso ................................................................................ 34

1.1. Objetivos do Treinamento

Por padro, o usurio configurado para criar empresas o wcmadmin e a

Painel de Controle do Administrador WCM

H trs guias para navegao dentro do Painel de Controle do

Acesso Cadastro de Empresas

Para acessar o cadastro de empresas, necessrio clicar em Empresas na

Criao de Nova Empresa

Administrador Fluig da Empresa

Lembre-se: o administrador o usurio que possui acesso de administrao

acesso pasta Meus Documentos e a movimentao de tarefas de outros

No item Configuraes do Sistema possvel definir configuraes gerais do

Na aba portal, o administrador pode:

Informar a URL do portal, que se trata da URL base do portal.

Na aba autenticao, o administrador pode:

Na aba Thumbnail, o administrador pode:

Informar o caminho para o executvel do FFmpeg*.

* FFmpeg o aplicativo responsvel em gerar thumbnails de imagens e

Converso de Base ECM

No item Conversor de Base possvel realizar o processo de converso de

O processo de converso responsvel em atualizar os dados existentes em

Este procedimento requer uma srie de procedimentos antes e aps a

No Fluig possvel armazenar os arquivos fsicos em outro diretrio.

Criao de Novo Volume

Para criar um novo volume, clique em Adicionar e preencha os campos

possvel cadastrar diferentes volumes, melhorando a distribuio do

A seguir, veremos cada um dos tipos separadamente.

Dessa forma, todos os documentos anexados a esse processo que no

3.1. Painel de Controle

Na funo Parmetros podemos configurar o padro no qual o Fluig ir se

Para alterar os parmetros do Fluig, acesse Parmetros na guia Gerais do

Na guia Geral esto os itens que regulam a utilizao de espao e idiomas

Habilita meus documentos

Habilita applet no controle de cpias

Tamanho mximo de upload

Tamanho da cota contratada

Controle manual de verso inicial

Prazo para expirao dos documentos

Perodo de notificao da expirao

Valor mximo para resultados

Os usurios so agentes externos ao sistema que usufruem da tecnologia

Para gerenciar os Usurios do Fluig, acesse Usurios na guia Gerais do

Preencha os campos para cadastrar um novo usurio.

No cadastro de usurios possvel tambm ativar ou desativar um usurio.

Grupo o conjunto de pessoas ou objetos que tem caractersticas, traos,

Para gerenciar os Grupos do Fluig, acesse Grupos na guia Gerais do Painel

A relao de grupos de pai para filho, ou seja, possvel criar uma

Exemplo: Aps a criao do grupo Servios Gerais e Almoxarifado,

Os grupos esto identificados como as caixas azuis e os usurios como as

Papis so como responsabilidades assumidas por usurios na empresa.

No Fluig possvel criar um determinado papel e relacionar diversos

Na funo Agendador de Tarefas podemos criar tarefas que sero

Para gerenciar as tarefas agendadas do Fluig, clique em Agendador de

Para criar uma nova tarefa clique em Adicionar e preencha os campos.

Informe a Descrio do agendamento que ser cadastrado.