BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Benang merah yang diupayakan tampak dalam seluruh pembahasan tentang
sistem informasi manajemen dalam materi ini adalah bahwa informasi sebagai
salah satu resource organisasi mutlak diperlukan oleh setiap jenis organisasi guna
mendukung keseluruhan proses manajerial dalam rangka pencapaian tujuan
organisasi yang telah ditentukan sebelumnya. Secara implisit pertanyaan di atas
berarti bahwa aplikasi terpenting dari informasi tersebut adalah untuk
pengambilan keputusan oleh para manajer yang menduduki berbagai eselon
jabatan pimpinan dalam organisasi.
Seperti dimaklumi, agar supaya informasi sebagai resource organisasi
bermanfaat dalam proses manajemen, informasi tersebut harus memiliki ciri
kemutakhiran, kelengkapan, akurasi, keandalan, dapat dipercaya serta tersimpan
sedemikian rupa sehingga mudah ditelusuri jika diperlukan. Informasi yang
memiliki cirri-ciri tersebut akan sangat mendukung pengambilan keputusan yang
tepat, rasional, dan cepat serta tidak lagi didasarkan hanya pada intuisi dan
pengalaman meskipun kedua hal itu tetap mempunyai tempat dalam proses
pengambilan keputusan. Dengan perkataan lain, informasi yang memenuhi
persyaratan di atas akan memainkan peranan penting dalam peningkatan efisiensi,
efektivitas, dan produktivitas kerja suatu organisasi.
Jelaslah bahwa agar informasi yang tersedia memenuhi cirri-ciri tersebut,
sistem pengolahan data dalam organisasi tidak hanya harus berlangsung dengan
tingkat efisiensi dan efektivitas yang setinggi mungkin, akan tetapi juga harus
sedemikian rupa sehingga sistem tersebut benar-benar mampu memberikan
dukungan yang diperlukan dan memang diharapkan.
1.2 Rumusan Masalah

BAB II
PEMBAHASAN
Sehubungan dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat
itu, tujuh hal mutlak mendapat perhatian para pemakainya. Pertama: berbagai
kategori komputer yang terdapat di pasaran ternyata memungkinkan para
pengguna memilih jenis komputer yang sesuai dengan kebutuhannya. Kedua :
kemampuan komputer dewasa ini semakin besar dan cara bekerjanya pun lebih
cepat dibandingkan dengan komputer pada dekade tujuh puluhan misalnya. Jika di
masa lalu aplikasi komputer terbatas pada bidang keuangan, akunting dan
dokumen kepegawaian, khususnya pengolahan data tentang upah dan gaji, dengan
teknologi yang makin canggih dimungkinkan aplikasi yang semakin beraneka
ragam seperti perhitungan yang sangat rumit, peluncuran satelit, pengiriman
manusia ke angkasa luar dan banyak lagi aplikasi lainnya. Ketiga : berbeda
dengan situasi di masa lalu di mana para pengambil keputusan dihadapkan kepada
kelangkaan informasi, dewasa ini para pengambil keputusan tersebut ada kalanya
memiliki terlalu banyak informasi. Situasi demikian bisa terjadi karena dua faktor
penyebab, yaitu: (a) Kecepatan komputer yang dimiliki perusahaan demikian
tingginya sehingga dalam waktu yang sangat singkat banyak informasi yang bisa
dihasilkan. (b) bawahan para pengambil keputusan itu-yang juga terlibat dalam
pengolahan informasi-mengambil sikap bahwa lebih baik menyampaikan
sebanyak mungkin informasi kepada atasan dan biarlah atasan yang memutuskan
informasi mana yang akan digunakannya dan mana yang tidak. Keempat : karena
perkembangan teknologi informasi yang demikian pesat, usia satu generasi
komputer ternyata semakin pendek. Meskipun harga komputer relatif makin
murah, singkatnya usia satu generasi komputer harus menjadi salah satu bahan
pertimbangan dalam pengadaanya. Kelima : dalam dunia informasi terdapat
akronim GIGO-singkatan dari kata-kata Garbage In, Garbage Out yang berarti
bahwa jika sampah yang masuk, sampah juga yang keluar. Berarti bahwa mutu
informasi yang dihasilkan oleh kegiatan pengolahan data sangat bergantung pada
mutu data yang tidak mampu mengubah data dengan mutu yang rendah menjadi
informasi yang bermutu tinggi. Keenam : Ternyata teknologi informasi yang
makin canggih dibarengi oleh penggunaannya yang relatif makin mudah-yang
dalam dunia pengolahan data disebut user friendly-sehingga makin banyak orang
dalam perusahaan yang terlibat dalam pengolahan data. Ketujuh : telah terjadi
perkawinan antara teknologi informasi dengan teknologi komunikasi. Perkawinan
itu melahirkan alat-alat baru seperti faksimil dan teleks yang dalam banyak
perusahaan berakibat pada cara-cara baru dalam penyelesaian pekerjaan
seseorang.
Jelas bahwa karena implikasinya yang sangat luas dan dampaknya yang
sangat kuat terhadap cara pengelolan bisnis, dituntut penanganan informasi yang
tidak saja harus efisien, tetapi juga efektif dalam arti benar-benar mendukung
peningkatan kinerja, baik dalam arti individual, kelompok kerja, bidang
fungsional, satuan bisnis yang ditangani dan organisasi sebagai keseluruhan.

2.1 Sepintas Kilas Tentang Pengolahan Data

Sehubungan dengan pernyatan di atas bahwa kearifan konvensional
tentang pengolahan data yaitu secara manual bagi perusahaan kecil, secara
mekanik bagi perusahaan sedang dan secara elektronik bagi perusahaan besartidak relevan lagi berkat perkembangan pesat dan berbagai terobosan di bidang
teknologi informasi, pembahasan selanjutnya difokuskan pada pengolahan data
secara elektronik tanpa ada maksud untuk mengatakan bahwa pengolahan data
secara manual atau secara mekanik tidak mempunyai tempat lagi bagi dalam
pengeloalaan bisnis. Fokus pembahasan diarahkan pada: pengolahan data,
organisasi pengolahan data, perangkat keras pengolahan data dan aplikasi data
dalam bisnis dan pemeliharaan sistem.
2.1.1 Pengolahan Data Secara Elektronik
Menurut Prof. Dr. Sondang Siagian (2004:253) definisi mengatakan bahwa
pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan dengan
menggunakan komputer yang mencakup pengumpulan, pengolahan,
penyimpanan, dan pengawasan. Hasilnya adalah sejumlah informasi yang
memenuhi persyaratan lengkap, mutakhir, dapat dipercaya dan akurat sehingga
dapat digunakan sebagai pendukung kegiatan pengambilan keputusan yang
efektif.
Dari definisi di atas terlihat bahwa langkah pertama dalam pengolahan
data adalah pengumpulan data. Data merupakan bahan mentah yang memerlukan
pengolahan lebih lanjut agar berubah bentuknya menjadi informasi. Pengguna
informasi menuntut tersedianya informasi yang bermutu tinggi. Oleh karena itu,
para tenaga pengolahan data harus berupaya agar dalam menjalankan fungsinya,
terdapat jaminan bahwa: (a) mutu data yang dikumpulkannya tinggi. (b) relevan
dengan kepentingan penggunanya, dan (c) digali dari sumber yang dapat
dipercayai, baik internal maupun eksternal, yaitu dengan cara perolehan seketika
maupun secara berkala yang dapat bersumber dari semua komponen perusahaan
yang bersangkutan.
Langkah kedua ialah pengolahan data. Pengolahan data yang dimaksud
ialah mengubah bentuk dan makna data menjadi informasi yang bermanfaat dan
dapat digunakan dalam mendukung berbagai proses dalam pengelolaan
perusahaan termasuk proses pengambilan keputusan. Yang mempunyai nilai
demikian hanyalah informasi. Berarti para pengolah data harus memahami benar
perbedaan hakiki antara data dan informasi. Untuk membedakannya, secara umum
dapat dirumuskan dengan gaya yang sederhana bahwa suatu hal atau fakta yang
hanya mungkin diberikan satu interprestasi adalah informasi. Jika dimuka
ditekankan bahwa informasi merupakan alat pendukung dalam proses
pengambilan keputusan, maksudnya ialah segala jenis keputusan yang perlu
diambil dalam pengelolaan perusahaan, seperti: (a) penentuan tujuan dan berbagai
sasaran perusahaan sebagai keseluruhan. (b) penyusunan dan penentuan strategi
akbar oleh manajemen puncak. (c) perumusan strategi induk bagi satuan bisnis.
(d) perumusan strategi dasar bidang fungsional seperti pembelian, produksi baik
dalam arti satu produk sebagai andalan maupun dalam hal diversifikasi produk,
pemakaian promosi dan penjualan. (e) strategi operasional. (f) perencanaan, baik
jangka panjang, jangka sedang dan jangka pendek. (g) pemilihan tipe dan sturktur
organisasi. (h) manajemen sumber daya manusia, mulai dari perencanaan tenaga

kerja, rekrutmen, seleksi, materi orientasi, penempatan pendidikan dan pelatihan,

sistem penilaian kerja, sistem imbalan, perencanaan dan pengembangan karier
sistem kesehatan dan keselamatan kerja, penentuan bentuk-bentuk dan prosedur
pengenaan sanksi disiplin, pemutusan hubungan kerja, pemeliharaan hubungan
dengan serikat pekerja hingga pemensiunan. (i) keuangan, akunting dan
sebagainya.
Langkah ketiga adalah penyimpanan. Luaran pengolahan data berupa
informasi harus disimpan sedemikian ruapa sehingga keamanannya terjamin, dan
mudah ditelusuri dan diambil apabila tiba waktunya untuk digunakan. Keamanan
informasi harus dilihat dari paling sedikit tiga sudut pandang, yaitu: (a) agar
jangan sampai jatuh di tangan orang atau pihak yang tidak berhak, seperti pesaing
yang mungkin melakukan kegiatan intelijen bisnis. (b) aman terhadap kerusakan
karena tempat penyimpanan yang tidak sesuai. (c) aman dari berbahaya
kebakaran. Hemat biaya yang dimaksud ialah penyimpanan sedemikian rupa
sehingga tidak memerlukan ruang yang besar yang dapat berakibat pada biaya
pemeliharaan yang tidak sedikit.
Langkah keempat ialah pengawasan. Maksudnya ialah agar sistem
pengolahan data yang sudah ditetapkan diikuti sepenuhnya oleh mereka yang
bertanggungjawab untuk fungsi tersebut sehingga urutan langkah-langkah yang
harus diambil benar-benar ditaati untuk emnghasilkan informasi yang memenuhi
kebutuhan berbagai pihak yang memerlukannya.
2.1.2 Organisasi Pengolahan Data
Mudah memahami apabila dikatakan bahwa banyak cara yang dapat
ditempuh dalam menyusun organisasi satuan kerja yang mengolah data. Berbagai
cara itu dipengaruhi oleh berbagai faktor, seperti pola sentralisasi, pola
desentralisasi, pola pengolahan data yang didistribusikan, komputerisasi oleh
pengguna akhir serta integrasi antara komputer pusat (mainframe) dan komputer
kecil yang mungkin tersebar luas di lingkungan perusahaan.
Bagaimanapun susunan organisasi satuan pengolah data dibuat, premise
yang sangat mendasar ialah bahwa pimpinan tertinggi dari satuan kerja itu harus
merupakan bagian dari tim manajemen puncak. Premise itu dikatakan sangat
mendasar karena pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut: (a) pimpinan
tertinggi satuan pengolah data harus mempunyai akses langsung kepada forum
pengambilan keputusan stratejik dalam perusahaan. (b) pimpinan tertinggi harus
mengetahui latar belakang dan proses pengambilan keputusan agar dia dapat
menentukan dukungan informasi apa yang harus diberikannya. (c) agar seluruh
jajaran organisasi memahami pentingnya informasi dalam manajemen bisnis yang
ditangani oleh perusahaan. (d) agar seluruh jajaran organisasi bersedia
memberikan masukan data yang diperlukan untuk diolah lebih lanjut menjadi
informasi. (e) agar perusahaan bersedia melakukan investasi yang diperlukan oleh
satuan kerja yang dipimpinnya, baik untuk kepentingan pengadaan perangkat
keras, membeli atau mengembangkan sendiri perangkat lunak dan untuk
pengembangan tenaga-tenaga spesialis di bidang pengolahan data.
Pendekatan sentralisasi. Pada uraian sebelumnya dikatakan bahwa salah
satu pendekatan yang dapat digunakan dalam pengolahan data ialah pendekatan
sentralisai. Ciri-ciri pengolahan data terpusat yang dapat diamati dalam suatu
perusahaan antara lain ialah: adanya satu komputer besar yang berperan selaku

pemroses semua data, adanya pangkalan data yang menjadi penentu konfigurasi
pengolahan data, pemutakhiran dan penyimpanan data yang didistribusikan
kepada berbagai terminal on-line dan adanya alat pencetak atau printer untuk
mencetak luaran berupa informasi di atas kertas dan satuan kerja pengolahan data
dengan pekerja otak atau brainware yang biasanya sudsh menempuh pendidikan
khusus di bidang informatika sehingga mereka mampu mengelola satuan kerja
tersebut dengan efisien dan efektif baik dalam arti operasi komputer, perencanaan
sistem informasi, analisis data, pembuatan atau penerapan program yang
diciptakan oleh orang lain, pengelolaan pangkalan data dan penggunaan perangkat
lunak dan perangkat keras telekomunikasi.
Memang tidak dapat disangkal bahwa terdapat keunggulan tertentu jika
perusahaan menggunakan pendekatan sentralisasi dalam pengolahan data yang
diperlukannya. Pertama: keunggulan dilihat dari segi pembiayaan. Harus diakui
bahwa investasi awal atau modal yang harus ditanam besar karena kapasitas
pemrosesan berskala besardan pemanfaatan simultan oleh beberapa pemakai
pengolahan data. Kedua: pimpinan satuan pengolahan data dapat melakukan
pemantauan yang lebih efektif terhadap lingkungan yang dihadapi, baik secara
internal dalam perusahaan maupun secara eksternal sehingga berbagai
penyesuaian yang diperlukan dengan cepat dapat dilakukan. Ketiga: dengan
adanya hanya satu pangkalan data, konsistensi data dapat lebih terjamin dan
duplikasi penyediaan dan penyimpanan data dapat dihindari. Pemutrakhiran data
pun lebih mudah dilakukan. Keempat: dengan adanya satu pangkalan data,
langkah-langkah pengamanan data dapat diambil dengan mudah, usatu hal yang
sangat penting dalam kegiatan pengolahan data khususnya dan pengelolaan bisnis
pada umumnya. Kelima: dengan sentralisasi pengolahan data, perencanaan dan
pengembangan karier bagi para tenaga spesialis pengolahan data dengan berbagai
jabatan yang mereka pangku dapat dilakukan sedemikian rupa sehingga para
tenaga kerja itu merasa adanya prospek meraih kemajuan dalam berkarya di masa
yang akan datang.
Namun harus pula disadari bahwa pendekatan sentralisasi bukan tanpa
kelemahan, baik yang bersifat teknis, maupun non teknis. Secara teknis
kelemahan pendekatan sentralisasi pengolahan data dapat mengambil paling
sedikit tiga bentuk, yaitu: (a) waktu yang lama untuk mengembangkan segala
bentuk aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan seluruh komponen bidang-bidang
fungsional sebagai pelaksana tugas pokok maupun sebagai pelaksana tugas
penunjang. (b) kesulitan dalam alokasi waktu komputer kepada berbagai
komponen perusahaan yang dirasakan adil dan sesuai dengan beban kerja yang
harus dipikulnya. (c) timbulnya kesan bahwa dengan pendekatan sentralisasi, para
pemilik data merasa kehilangan hak memiliki data yang diperlukannya untuk
menyelenggarakan fungsinya karena apabila data tertentu diperlukannya, ia harus
meminta dari pusat pengolahan data.
Pendekatan desentralisasi dalam pengolahan data yang dimaksud dapat
dilihat dari dua sudut pandang. Pertama: dimungkinkan pengolahan atau
pemasukan data jarak jauh karena tersedianya fasilitas pengiriman dan
penerimaan data melalui hubungan modem tertentu yang dewasa ini, berkat
perkawinan antara teknologi informasi makin banyak jenis dan aplikasinya.
Kedua: desentralisasi pengolahan data dikaitkan dengan desentralisasi pola
pengambilan dalam perusahaan. Tidak mustahil bahwa manajemen puncak,

terutama di lingkungan perusahaan besar yang dewasa ini sering disebut Group,
memutuskan untuk mendelegasikan wewenang pengambilan keputusan kepada
para manajer satuan bisnis, para manajer bidang fungsional, para manajer cabang
dan bahkan para manajer kegiatan operasional. Pendekatan demikian sering
digunakan dengan dua pertimbangan utama, yaitu: (a) manajemen puncak
menggunakan gaya manajemen yang partisipatif. (b) makin canggihnya teknologi
pengolahan data tetap dapat di jamin.
2.1.3 Organisasi Pengolahan Data Berdasarkan Pendektan Pengolahan yang
Terpencar
Bagi mereka yang sudah biasa membahas organisasi satuan pengolah data
elektronik dengan pengolahan yang terpancar, istilah yang mungkin lebih dikenal
ialah istilah pengolahan data yang didistribusikan. Pendekatan demikian pada
dasarnya berarti bahwa dalam mengorganisasikan dan mengkoordinasikan
pengolahan data yang diperlukan dalam proses berbagai jenis keputusan
digunakan metode penempatan kegiatan berbagai aspek pengolahan data-seperti
pengumpulan, pemrosesan dan pengolahannya-pada para pemakai tertentu, seperti
pemakai untuk kepentingan produksi, pemakai untuk kepentingan pemasaran,
pemakai untuk kepentingan promosi, pemakai untuk kepentingan penjualan,
pemakai unutk kepentingan keuangan, pemakai utnuk kepentingan manajemen
inventaris, pemakai untuk kepentingan pembelian, pemakai untuk kepentingan
wilayah operasi perusahaan yang secara geografis mungkin tersebar luas. Dewasa
ini dikenal paling sedikit tiga tipe jaringan. Ada yang bersifat setempat dikenal
dengan istilah jaringan wilayah lokal (Local Area Network-LAN), ada yang
meliputi wilayah geografis yang luas yang dikenal dengan istilah jaringan wilayah
luas (Wide Area Network-WAN), dan jika wilayah yang dicakup adalah satu kota
besar, jaringan itu dikenal dengan istilah jaringan wilayah kota metropolitan
(Metropolitan Area Network-MAN).
Yang menarik dengan pendekatan ini adalah bahwa bentuknya dapat
beraneka ragam. Misalnya, manajemen puncak dapat dapat memutuskan bahwa
yang dipancarkan hanya terbatas pada pemrosesannya, penyimpanan,
danpenelusurannya kembali untuk digunakan siftanya terbatas, yaitu hanya untuk
kepentingan spesifik secara lokal. Di luar penggunaan yang terbatas seperti itu,
semua dilakukan secara terpusatdan dikendalikan oleh satuan pengolah data pada
tingkat perusahaan. Karena itu peranan komunikasi data dalam pendekatan seperti
ini menjadi sangat penting. Pendekatan lain ialah dengan pemrosesan data yang
berbeda di berbagai tempat. Dalam lingkungan satu perusahaan besar, misalnya,
pemrosesan data berdasarkan bidang-bidang fungsional dapat dilakukan di tempat
yang berlainan apabila satuan-satuan atau komponen perusahaan tersebar di
berbagai tempat. Pendekatan lain ialah dengan pemisahan pemilikan pangkalan
data, tetapi para pemilik pangkalan data itu bekerja sama dan berbagai data.
Meskipun demikian sebelum mengambil keputusan untuk menggunakan
pendekatan ini, ada faktor-faktor yang harus dipertimbangkan. Misalnya karena
lokasi yang tersebar luas, untuk mana pengendalian sukar dilakukan, tidak
mustahil terjadi pemrosesan data yang sesungguhnya tidak diperlukan dalam
menjalankan roda perusahaan.

2.1.4 Pengolahan Data Oleh Pemakai Akhir

Seperti telah disinggung pada uraian sebelumnya perkembangan teknologi
informasi dalam hal ini komputer berkembang demikian pesatnya sehingga
dewasa ini sudah sangat mudah memperoleh komputer dengan konfigurasi yang
sangat beraneka ragam. Salah satu perkembangan yang sudah diketahui secara
umum ialah adanya Personal Computer yang mudah dipasang di mana pun dan
Notebook yang demikian kecil ukurannya dan ringan bobotnya sehingga mudah
dibawa kemana-mana. Kenyataanya menunjukkan bahwa komputer yang
tergolong mikro ini memiliki ciri-ciri tertentu seperti harga relatif murah,
kemampuan yang beraneka ragam, dukungan perangkatlunak pengoperasian yang
sederhana akan tetapi menggunakan teknologi canggih.
Kehadiran jenis-jenis komputer demikian mempunyai implikasi yang
sangat luas terhadap pengelolaan bisnis, tidak hanya yang menyangkut segi-segi
teknis pengolahan data, tetapi juga dalam gaya manajerial terutama dalam
menentukan pola pengambilan keputusan. Tersedianya sarana dengan teknologi
canggih seperti itu pada umumnya dirasakan menuntut gaya manajerial yang
demokratis dalam arti makin banyak mengikutsrrtakan para bawahan dalam
pengambilan keputusan, terutama yang menyangkut tugas pekerjaan para
bawahan.
2.1.5 Integrasi Antara Komputer Pusat dan Komputer Kecil
Untuk kepentingan tertentu seperti pemindahan data dari komputer kecil
ke komputer pusat atau sebaliknya, dapat disusun organisasi satuan kerja pengolah
data dengan pendekatan integrasi antara kedua jenis komputer itu. Secara teknis
dapat dikatakan bahwa jika pemindahan data yang berlangsung adalah dari
komputer kecil ke komputer pusat, proses itu dikenal dengan istilah uploading
sedangkan jika pemindahan data dari komputer pusat ke kompuetr kecil yang
terjadi, kegiatan itu dikenal dengan istilah Downloading. Jika Uploading yang
dilakukan, biasanya yang terjadi ialah bahwa data yang diterima dari komputer
kecil masih perlu pengolahan lebih lanjut, karena misalnya komputer kecil tidak
memiliki kemampuan untuk mengubah data yang ada pada ingatannya menjadi
informasi dalam bentuk yang spesifik diperlukan oleh pihak tertentu dalam
perusahaan. Sebaliknya, jika downloading yang dilakukan, biasanya hal itu berarti
bahwa informasi dari komputer pusat yang dikirimkan ke komputer kecul sudah
siap digunakan untuk kepentingan tertentu.
2.1.6 Pemrosesan Data oleh Pihak Ketiga
Karena berbagai pertimbangan tertentu, seperti terbatasnya kemampuan
keaungan perusahaan dan mahalnya tenaga spesialis di bidang informatika, ada
kalanya perusahaan tidak memproses sendiri data yang diperlukannya tetapi
menyerahkannya kepada pihak ketiga. Dalam hal demikian perusahaan tetap
mempunyai satuan kerja yang menangani informasi, seperti untuk kepentingan
penentuan kebijaksanaan aplikasinya dan penyimpanannya. Jika perusahaan
memutuskan untuk menyerahkan pemrosesan data kepada suatu perusahaan yang
memberikan jasa pengolahan data kepada yang memerlukannya, berbagi waktu
komputer dengan perusahaan lain dan apa yang sekarang ini dikenal dengan
istilah outsourcing.

Seperti telah ditekankan pada uraian sebelumnya, sebenarnya pengolahan

data oleh pihak ketiga sudah makin berkurang , karena biaya untuk penyediaan
perangkat keras, perangkat lunak, dan pekerja otak relatif lebih murah, pemakaian
komputer yang makin sederhana maupun karena pertimbangan kerahasiaan dan
keamanan informasi yang dihasilkan oleh kegiatan pemrosesan data.
2.1.7 Perangkat Keras Pengolahan Data
Pengolahan data secara elektronik menggunakan perangkat keras yang
juga dikenal dengan istilah piranti keras yang disebut komputer. Kiranya bukan
merupakan hal baru apabila dikatakan bahwa komputer adalah mesin elektronik
yang menerima dan mengolah data dan menyimpan hasil olahannya berupa
informasi yang semuanya dikerjakan berdasarkan instruksi, yang disebut program
yang diberikan oleh operator komputer itu. Komputer tidak hanya mampu
menerima dan mengolah serta menyimpan data sebagai masukan, tetapi juga
menyimpan instruksi yang diberikan sehingga tidak diperlukan lagi campur
tangan manusia setiap kali komputer itu disuruh bekerja.
Dengan berbagai konfigurasinya, sesungguhnya komputer dapat
dikategorikan kepada dua jenis, yaitu komputer dijital dan komputer analog.
Komputer dijital bekerja dengan cara menghitung. Angka, huruf, dan simbol yang
disajikan sebagai angka-angka diskrit 1 dan 0 yang dikenal dengan istilah dijit
biner. Jenis kedua, yaitu komputer analog, mengukur kuantitas elektronik atau
fisik secara berlanjut misalnya suhu dan dimensi sesuatu. Jenis komputer yang
paling banyak digunakan untuk mengolah data bisnis adalah tipe dijital. Alasan
utamanya ialah karena kecepatan bekerja dan akurasi hasilnya dibandingkan
dengan jenis analog.
Berdasarkan kriteria kecepatan, besarnya otak atau memori dan besaran
komputer, dewasa ini dikenal empat kategori komputer, yaitu komputer besar
(mainframe), komputer mini, komputer mikro, dan komputer nano.
Komputer Besar (Mainframe) dilihat dari segi ukurannya, komputer jenis
ini merupakan komputer yang paling besar yang mampu memproses data dengan
kemampuan yang sangat tinggi, sampai jutaan instruksi setiap detik. Disamping
itu komputer yang termasuk kategori ini memiliki kemampuan menyimpan
(Storage) data atau informasi dalam jumlah yang sangat besar. Jenis komputer ini
yang paling tepat digunakan apabila suatu organisasi atau perusahaan memerlukan
beraneka ragam informasi. Dengan perkataan lain, komputer ini merupakan
pilihan yang paling tepat jika perusahaan memerlukan suatu pangkalan data (data
base) dan berbagai jenis jaringan. Salah satu sub kategori komputer besar ialah
super komputer yang memiliki kemampuan sangat besar dan kecepatan yang
sangat tinggi.
Komputer mini, dari namanya sudah terlihat bahwa jenis komputer ini
mempunyai ciri-ciri seperti ukurannya yang kecil, kecepatan mengolah data yang
relatif lambat, kapasitas penyimpanan data tidak besar dan harganya pun relatif
murah. Jenis komputer ini populer di kalangan bisnis karena dengan
kemampuannya yang terbatas itu pun komputer mini dapat digunakan untuk (a)
pemrosesan dengan pangkalan data, (b) jaringan on-line, (c) aplikasi yang tidak
terlalu rumit, dan (d) berperan sebagai pengolah data tunggal dalam perusahaan
berskala kecil.

Komputer Mikro, dewasa ini terdapat dua jenis komputer mikro, yaitu
yang dikenal dengan istilah Personal Computer dan Notebook. Kedua jenis
komputer itu sangat populer dan digunakan bukan hanya oleh organisasi atau
perusahaan, tetapi juga oleh perseorangan. Kemampuannya memang relatif
terbatas, harganya pun dapat dikatakan murah. Namun meskipun demikian,
aplikasinya tetap beraneka ragam berkat dukungan berbagai jenis perangkat lunak
yang bahkan sudah dipasang dalam komputer tersebut.
Komputer Nano, mungkin dapat dikatakan bahwa komputer yang
termasuk kategori ini adalah kalkulator yang mengandung muatan teknologi
tinggi. Ukurannya sangat kecil dan sering disebut sebagai komputer saku.
Penggunaanya pun sangat terbatas, seperti melakukan perhitungan yang tidak
rumit oleh pemilik toko eceran atau bahkan untuk menghitung pengeluaran
seorang ibu rumah tangga untuk berbagai kepentingan seperti menghitung biaya
listrik, belanja mingguan dan sejenisnya.
2.1.8 Aplikasi Data dan Pemeliharaan Sistem
Para manajer pengelola suatu perusahaan pasti dihadapkan kepada
keharusan mengambil keputusan yang menyangkut berbagai kegiatan perusahaan
yang dikelolanya. Seperti ditekankan pada uraian sebelumnya, tidak ada satu segi
pun dalam dalam manajemen bisnis yang tidak memerlukan pengambilan
keputusan. Setiap dan semua jenis keputusan yang harus diambil memerlukan
dukungan informasi sebagai hasil olahan data. Dalam manajemen bisnis
penggunaannya pengolahan data elektronik umumnya berorientasi pada
tersedianya informasi yang mutakhir, lengkap, akurat, dapat dipercaya serta
disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditelusuri dan diambil dari tempat
penyimpanannya apabila tiba waktunya untuk digunakan untuk berbagai
kepentingan, termasuk pengambilan keputusan dalam berbagai hal seperti untuk
pruduksi atau manufaktur, pengadaan inventaris bahan mentah, bahan baku dan
suku cadang dan penyimpanannya, pemasaran, promosi, penjualan sistem
distribusi produk jadi kepada berbagai pihak seperti distributor, agen, penyalur
dan pembeli langsung, keuangan, sumber daya manusia, sarana dan prasarana
kerja-termasuk alat-alat kantor serta penelitian dan pengembangan.
Mengenai sarana dan prasarana fisik yang diperlukan, dewasa ini sudah
berbeda dibandingkan dengan masa lalu. Artinya, jika suatu perusahaan
menggunakan komputer besar sebagai komputer pusat dalam perusahaan,
memang diperlukan ruangan komputer khusus dengan penjagaan yang ketat agar
tidak sembarang orang boleh memasukinya, suhu yang terkendali dengan
penggunaan pengatur suhu udara dan berbagai persyaratan lain, seperti
tersedianya alat pembangkit tenaga listrik dari perusahaan listrik terganggu,
namun demikian makin meluasnya penggunaan personal komputer dan notebook
penyediaan ruang khusus tidak lagi diperlukan karena berbagai jenis komputer
mikro itu telah tersebar dimana-mana.
Hal-hal yang perlu dikemukakan sepanjang menyangkut perangkat keras
ialah berbagai komponennya seperti: (a) unit pemrosesan ssentral yang sering
disebut sebagai inti suatu komputer yang berperan sebagai pemroses atau yang
melaksanakan instruksi dalam bentuk program. Unit pemrosesan sentral, yang
mungkin lebih dikenal dengan akronimnya dalam bahasa Inggris Central
Processing Unit (CPU), mengubah data menjadi informasi. CPU mempunyai tiga

fungsi yaitu mempunyai tiga fungsi yaitu menyimpan data dan program,
melakukan perhitungan aritmatika dan lojik serta mengatur dan mengendalikan
aktivitas CPU. Alat-alat memasukan data. Alat-alat inilah yang mengirimkan data
dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer ke unit pemrosesan. Bergantung
pada konfigurasi komputer, berbagai alat yang termasuk kategori ini adalah papan
ketik, mouse, joy stick, light pen, digitizer, alat memasukan suara, alat pembaca
kartu, alat pembaca karaktek secara optik, alat pembaca tinta magnetik, magnetic
disc drive dan pemutar tape. Alat-alat luaran, alat-alat luaran yang dimaksud
adalah berbagai perlengkapan yang berperan membuat informasi sebagai luaran
olahan data siap digunakan oleh berbagai pihak dalam perusahaan. Contoh-contoh
dari alat-alat luaran ini ialah magnetic disc drive, tape drive, disket, pencetak atau
printer, plotter, layar monitor, alat pembuat mikrofilm dan alat mengeluarkan
suara. Alat-alat menyimpan data dan instruksi tertentu yang belum diperlukan
oleh CPU. Jika pemakai komputer sudah memerlukannya, yang bersangkutan
tinggal mengkopi dari tempat penyimpanan dan dikirim ke tempat penyimpanan
internal dalam komputer. Tiga jenis alat yang termasuk kategori ini ialah kartu
komputer berlubang, disk, dalam bentuk hard disk dan disket, dan pita magnetik.
2.1.9 Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang dikenal dengan istilah program adalah instruksi yang
diberikan kepada komputer yang memungkinkan ukomputer mengerjakan
pekerjaan yang diinginkan oleh pemrogram. Dalam arti yang sesungguhnya,
perangkat lunak membuat komputer menjadi alat bantu yang tangguh dan handal
bagi manajemen dalam menyelenggarakan fungsi dan aktivitasnya. Dalam
pengoperasian komputer, perangkat lunak mempunyai paling sedikit fungsi, yaitu:
(a) Mengelola berbagai sumber daya komputer yang dimiliki oleh perusahaan. (b)
mengembangkan berbagai sarana yang dapat digunakan oleh sumber daya
manusia sehingga pemanfaatannya menjadi optimal. (c) menjembatani peranan
informasi sebagai hasil olahan data dengan perusahaan yang bersangkutan.
2.1.0 Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam memilih sistem pengolahan
data
Manajemen puncak suatu perusahaan harus memutuskan sendiri sistem
pengolahan data yang bagaimana yang akan digunakan dalam perusahaan yang
bersangkutan. Pada akhirnya manajemen puncak yang memikul tanggung jawab
untuk memutuskannya, termasuk penunjukan siapa yang akan ditugaskan
mempelajari kebutuhan organisasi akan data dan informasi, melakukan studi
kelayakan, menentukan konfigurasi perangkat keras dan jenis-jenis perangkat
lunak dan memasangnya. Pengalaman memang menunjukkan bahwa manajemen
puncak menunjuk orang dalam melakukannya karena dipandang memenuhi
persyaratan kualitatif dan profesional untuk itu.
Biasanya studi kelayakan yang dilakukan menjurus pada tiga alternatif,
yaitu pengolahan data diserahkan kepada pemberi jasa pengolahan data; alternatif
yang kedua ialah dengan berbagi waktu dengan organisasi atau perusahaan lain;
alternatif ketiga ialah dengan memiliki instalasi pengolahan data sendiri yang
perangkat kerasnya dapat dengan menyewa untuk kemudian dibeli yang dikenal
dengan istilah hire purchase dan langsung membeli. Kiranya masih perlu untuk
menekankan bahwa dewasa ini, karena berbagai pertimbangan, pendekatan

pertama dan kedua sudah tidak banyak lagi digunakan. Karena itu asumsi yang
digunakan dalam pembahasan ini ialah bahwa manajemen puncak memutuskan
untuk memiliki sendiri instalasi pengolahan data elektronik.
Faktor-faktor yang biasanya dipertimbangkan antara lain ialah: (a)
kesesuaian konfigurasi perangkat keras dan jenis-jenis perangkat lunak dengan
kebutuhan perusahaan, baik untuk kepentingan pengambilan keputusan pada
berbagai eselon manajemen, seperti perumusan dan penentuan strategi akbar
perusahaan oleh manajemen puncak, strategi induk satuan bisnis atau bidang
fungsional, strategi dasar bagi kegiatan operasional dan untuk kepentingan
penyimpanan informasi, baik yang mempunyai nilai historis bagi perusahaan
maupun untuk kepentingan pengelolaan bisnis, tetapi tidak segera dibutuhkan. (b)
pertimbangan organisasional, baik kemudahan pengoperasiannya karena
tersedianya sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan yang memadai
tentang informatika dan keterampilan teknis tentang pengolahan data. (c)
pertimbagang efisiensi bukan hanya dalam pengoperasian satuan kerja pengolahan
data, melainkan dalam upaya meningkatkan efisiensi kerja perusahaan sebagai
keseluruhan (d) tersedia tidaknya bantuan apabila diperlukan, baik yang berkaitan
dengan perangkat keras, perangkat lunak, maupun untuk sumber daya manusia,
misalnya dalam bentuk pendidikan lanjutan dan pelatihan dalam rangka
pemutakhiran keterampilan.
Dari pembahasan sebelumnya, terlihat dengan jelas betapa pentingnya
peranan satuan pengolahan data dalam perusahaan dalam pengumpulan,
pengolahan dan penyimpanan informasi yang bermuara pada peningkatan
efisiensi, efektivitas, dan produktivitas perusahaan sebagai keseluruhan. Untuk
lebih menjamin bahwa semuanya itu terwujud, diperlukan audit yang menjadi
topik pembahasan berikut.
2.2 Audit Fungsi Pengolahan Data
Sebagaimana halnya dengan pelaksanaan audit terhadap berbagai fungsi
dalam suatu perusahaan, audit fungsi pengolahan pun pada akhirnya ditujukan
pada peningkatan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas kerja perusahaan yang
bersangkutan. Dengan demikian, yang menjadi objek perhatian para pelaksana
audit dalam bidang ini menyangkut: (a) dukungan satuan pengolahan data kepada
manajemen. (b) perencanaan pengolahan data. (c) organisasi pengolahan data dan
(d) pengendalian data.
2.2.1 Dukungan Satuan Pengolahan Data Sebagai Sasaran
Dari pembahasan dalam bab ini telah tampak dengan jelas bahwa salah
satu tolok ukur keberhasilan satuan kerja pengolahan data menyelenggarakan
fungsi dan menjalankan kegiatannya ialah kemampuannya memberikan dukungan
informasi kepada seluruh perusahaan. Berarti dukungan itu harus terlihat dan
dirasakan dalam hal penyusunan strategi akbar oleh manajemen puncak, strategi
induk oleh para manajer satuan kerja bisnis, strategi dasar oleh pimpinan semua
bidang fungsional baik dalam arti tugas pokok maupun tugas penunjang dan
strategi itu menuntut proses pengambilan keputusan yang efektif, tepat, dan cepat.
Kondisi demikian hanya bisa terpenuhi apabila para manajer itu menerima

informasi yang relevan, mutakhir, akurat dan lengkap dari satuan kerja
pengolahan data.
Disamping itu, informasi juga mutlak diperlukan dalam menyelenggarakan
semua fungsi manajerial, seperti perencanaan, penyusunan perogram aksi,
pemilihan dan penentuan struktur organisasi, pengelolaan sumber daya manusia,
pengendalian dalam arti pengawasan dan penilaian serta penggunaan suatu sistem
umpan balik.
Hal-hal yang dikemukakan di atas dapat dikatakan berupa sasaran stratejik
pengolahan data dan seluruh aktivitas pengolahan data pada akhirnya harus
diarahkan pada pencapaian berbagai sasaran stratejik tersebut. Oleh karena itu,
pelaksana audit harus mampu menemukan fakta tentang mampu tidaknya satuan
pengolah data menyelenggarakan fungsinya, apa faktor-faktor penyebab
keberhasilannya dan kendala apa yang dihadapi.
2.2.2 Perencanaan Pengolahan Data Sebagai Sasaran Audit
Asumsi yang digunakan dalam hal ini ialah bahwa perusahaan memiliki
sendiri instalasi pengolahan data yang diperlukannya. Dengan demikian
pertimbangan menyerahkan pengolahan data perusahaan kepada suatu pusat
pengolahan data di luar perusahaan, berbagi waktu dengan perusahaan lain dan
pendekatan outsourcing tidak menjadi perhatian pelaksana audit. Perencanaan
pengolahan data yang menjadi sasaran audit mencakup (a) keputusan manajemen
tentang pelaksana studi kelayakan yang dapat dilakukan oleh para tenaga ahli
yang sudah terdapat dalam suatu perusahaan atau menyerahkannya kepada
konsultan. (b) konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan
sesuai dengan kebutuhan perusahaan akan informasi dalam berbagai bentuk,
jumlah dan jenisnya. (c) keputusan manajemen tentang jumlah investasi untuk
kepentingan penyediaan sarana dan prasarana pengolahan data. (d) pola
pengolahan data, apakah mengikuti pola sentralisasi, desentralisasi, pengolahan
data didistribusikan. (e) penentuan lokasi fisik pengolahan data dengan
komponennya. (f) penelitian tentang para pemasok. (g) pengadaan perangkat keras
dan perangkat lunak, termasuk instalasinya.
Informasi yang diperoleh melalui pelaksanaan audit harus mampu
mengungkapkan, antara lain, pertimbangan biaya, kesesuaian biaya, kesesuaian
besaran instalasi dengan kebutuhan, dampaknya terhadap pola pengambilan
keputusan dalam organisasi dan mudah tidaknya melakukan penyesuaian proses
pengolahan data apabila diperlukan, misalnya karena terobosan baru dibidang
teknologi informasi.
2.2.3 Organisasi Pengolahan Data Sebagai Sasaran Audit
Satuan kerja yang berfungsi untuk mengolah data hingga menjadi
informasi yang berguna bagi pengelolaan bisnis, pada intinya menyelenggarakan
kegiatan pengumpulan data, pengolahannya hingga menjadi informasi,
menyimpannya dan menyajikannya kepada berbagai pihak yang memerlukan,
baik untuk digunakan maupun untuk diperoses lebih lanjut. Berbagai kegiatan itu
melembaga dalam satuan kerja pengolahan data. Dengan demikian, audit
berupaya untuk meneliti: (a) tepat tidaknya letak satuan kerja dalam jajaran
perusahaan dalam arti memungkinkannya mempunyai akses terhadap forum
pengambilan keputusan tertinggi dalam perusahaan. (b) susunan organisasi yang

menggambarkan fungsi-fungsi utama dalam pemrosesan data. (c) pengaturan tata

ruang pengolahan data. (d) jenis-jenis pengetahuan dan keterampilan para
pengolah data. (e) ada tidaknya uraian pekerjaan bagi para pejabat dan petugas
pengolahan data. (f) lokasi komputer mini dan komputer mikro serta
penggunaannya. (g) pola koordinasi dalam semua jenis kegiatan pengolahan data
secara internal. (h) pola koordinasi dan interaksi antara satuan pengolahan data
dengan berbagai mitra kerjanya, yaitu para pengguna informasi yang sekaligus
sebagai sumber data dalam perusahaan. Singkatnya, melalui audit hendaknya bisa
ditemukan apakah organisasi pengolahan data sudah tepat, apakah terjadi over
organizing atau sebaliknya under organizing.
2.2.4 Pengendalian Sebagai Sasaran Audit
Banyak perusahaan yang memiliki instalasi pengolahan data sendiri berarti
bahwa pertimbangan keamanan data dan informasi merupakan hal yang sangat
penting dalam kehidupan organisasi. Keamanan data dan informasi yang
dimaksud antara lain ialah: (a) jangan sampai data atau informasi jatuh ke tangan
orang atau pihak yang tidak berhak terutama yang sifatnya rahasia perusahaan,
seperti data tentang hasil penelitian dan pengembangan produk baru atau
peningkatan mutu produk lama, data keuangan dan data-data lain yang penting
bagi kelangsungan hidup dan perkembangan perusahaan. (b) pengamanan akses
ke tempat penyimpanan data dalam arti tidak mudah dimasuki oleh pihak-pihak
yang tidak berhak meskipun mereka adalah orang-orang dalam. (c)pengambilan
tindakan pengamanan agar data dan informasi yang sudah diolah dengan susah
payah dengan menggunakan tenaga yang mahal, perlatan yang tidak murah, dan
waktu yang tidak sedikit, tidak mudah rusak atau tidak ditempatkan pada lokasi
yang rawan bahaya kebakaran, kelembapan dan bahaya sejenisnya.
Setelah melakukan penelitian dengan menggunakan berbagai metode dan
teknik yang lumrah digunakan oleh para pelaksana audit disusun laporan yang
faktual, lengkap dan objektif untuk kemudian disajikan kepada manajemen.
Laporan yang faktual, lengkap dan objektif yang dimaksud adalah laporan yang
bukan hanya mengandung fakta-fakta sebagai hasil temuannya, melainkan juga
analisis temuan.