52 Faces queconnjen cde an nde ingrade 3.3.3. Muestreo En la mayoria de ocasiones es imposible comprobar todas las evideencias resuiances sel desarrollo de cada proceso, por lo que es necesario muestrear tuna porcién de Is rotalidad de las evidencias disponibles. Bste muestreo debe set apropiado, \ para st eleccién se tendré en cuenta lo siguiente: + Se clegird siempre al azar, pues estadisticamente es la forma mis efecriva de muestreo El muesteco se deberd efecriar sobre Is cotalidad 0 globalidad de casos pesi- bles. La globalidad siempre debe ser tenida en cuenta para poder realizar tin imuestreo adecuado sobre toda la poblacién (Cuando prepara la lista de cheque, el auditor debe pensar en rods la posible casufstica sobre Ia que debers realizar ef muestreo al azar: En acasioncs la ides de globalidadt no es fieil de abstracy, y es necesario apoyatse en aly listako de casos posibles que surja del proceso que se esti auditando, de algun pre, e incluso de algtin proceso relacionado colateralmente con el qute se cst atid tando. Imaginemos que s¢ tiene que auditar el proceso de ventas, para cI quic ka onganizacién ha establecido como registro un contrato de compra-vens ge se debe suscribir siempre que se realice una transaccidn comercial Cuando, cl auditor vaya a auditar este proceso puede requerir que le enseften tortos los contratos suscritos, por ejemplo, durante elriltimo aio. El audieades mos tari todos los contratos disponibles, pero estos son todos Jos que debe tia haber? No se trata de desconfiar det auditado, sino de plantear bien Ia auditoria En ese caso, el audivor deberia remitirse a algiin otro documento que oteezca una idea de fa globalidad de casos posibles. Por ejemplo, se podria acuatir siempre que estén disponibles, a algxin documento como fa lista cle pediidos de clientes, Jas Facturas emitidas, los pedidos tramitados, ete, Vor idxica, por cada pedido solicitado, expedido o facturado deberfa exiscir un contraze de compra-venta El listado de registros, silo hubiere, podria oficcer pistas de documentos en {os que el anditor podria apoyarse pata obtener una idea de conjunto. Como se ha comentaclo, estos documentos no necesariamente tienen que estat vincu- Jados al proceso que se aucita + Para unadecuado muesteco deberd ser el auditor quién elija as evidencias que desea audirar Con ello se evitarin posibles suspicacias ¢itregulaisades3 3 Matodoiogta de una adios imtegieds + El eximero de casos es otra de las consideraciones que cs necesatio delimitar Existen rablas que determinan el tamafio muestral en funciéa del niimero de evidencias posibles Los datos que arrojan estas tablas frecuentemente suelen set clevados , la mayorla, poco précticas. Se debe pensar que la auditoria de tn sistema integrado de gestidn es muy amplia y normalmente el tiempo disponible es muy limitado, pot lo que el muestreo babri de restringitse, en muchas ocasiones, a chequear entre tees y cinco casos En Ia lista de chequeo se deberd establecer el muestreo més adeewado para cada caso 3.3.4. Lista de chequeo de un proceso Si se desea abordar la auditoria por provesos ¢s necesario ir proceso a proceso y defi- nir las comprobaciones que es necesario realizar para confirmar que su desempeiio esefienz La organizacién ha debido de definir pata cada proceso unos registros a través de Jos cuales poder comprobar que el proceso se ejecuta tal y como ha sido planificado, De hecho, la primera comprobacién que deberia realizar el auditor es chequear que los registios detivados del desarvollo del proceso existen, y que estan todos los aque deberian estar en fancidn de las veces que se haya ejecutado ese proceso La cleccidn debe tealizarse al azar y sobre la globalidad de casos posibles 2 auditocia de los eegisttos puede ir acompafiada de preguntas a lus agentes del pro ceso sobre (os sistemas desarrollados, observaciones visuales de la forma de ejecutar el trabajo, utilizacién de los equipos, respeto a las riormas establecidas respecte a vatiables relacionadas con la calidad, el medio ambiente y fa seguridad y salud, estado Ge los equipos de abajo, ete Sera ct auditor quien dclimite los temas 2 tratar ¥ como tcalizar las comprobaciones pertinentes No cabe duda de que la labor del auditor sera mis eficaz si previamente ha reflexio- nado sobre todos estos temas y ba considerado la forma de abordatios. Debido a esto, ls listas de chequeo tienen un enorme valor En cade proceso, el auditor debera anaiizar cada una de fas actividades que lo com- ponen, considerando todas las evidencias disponibles al respecto, desde los registros que se gencran hasta cualquier otra informacién relacionada con las préeticas de tea bajo asociadas, equipos utilizados. etc. A continuacidn, se expone un cjemplo de ‘eémo se podrfa abordat la claboracidn de fa lista de chequeo del proceso de prepa- racién de miquinas en la linea proctuctiva (véase I figura 3.6) ‘Una posible lista de chegueo que se podria elaborar seria la mostrada en la figura 3.754 Faavescue combo de ana cea eget PROCESO: PREPARACION DE MAQUINAS DE LA LINEA PRODUCTIVA slonaros do toon rst | ze ‘g| L [Psterionoramions as gis ——fal aaa reser | gam — vee deta sans | [identea lor cambiar | Fees Pee | ver Gf] os ove 8 Danone arma nd cob Jeni ater deasas dara | eis) Figura 3.6 Proceso de preparacién de maquinas de Ie linea preductiva,Fipea nore |e ‘pression | en emer eg [eeSSaea Jrocno de | Exstoncio de preparcodn do | orcenas da | runes dela | procuccion Fea prcucivo { siegie 2-5 of azar | comprobor que exe para cade uno de eles ko ‘orden de produecén comespondinte Ftodo de pedicos hor en al do comercel Proceso de | Eestenca | de snes de ioe lines producsve_ | ora tas bdo do producin slides Eneriorment, sale lot Sidenes de trabajo ue se hayan devvodo de los Tee oe eaeipoe proporscén | de protecoén Semdauinas de | expsccados son ilies Tov odocuodes Scar evcloocion tle pues de wabajo do Spororos de tollry Coker on fo eepactcad flo 108-Monejo de Imaquins yherarienos Gus los ‘perarios lon | meuinos dela. | los equines do Sine praducivo | protectin Vinhor el clr y absewar siles operates len puests los equioos de preoccibnespecccdos Operaros ayy CONT Procean de | Se preba el preporacén de | fonconamienio mrequnas dele | de les moguinos Ines produatve Frocauo de preperacion de mmoneenas dela fet productive | Enos Grdener de Fobaio egies onlesarmerta, vesicar 3 a ham | comprobado los porametos de ojos | Secteodes ‘Okeeror dl edo de cordon yKpiezo del tlc toe rsqinas, ef tilojey Tor elamento se protein Tele de ‘elke Frocasede | Sabon segroqnde preporacn de | adecuodemenie fguinoe dela. jos vesdvos lined peice Troceio de | Se conoce preporacién de | fo loom de Imaqncs de to | egregar lox | tee pedctve | skies Vitara! punto lini y comprolr su szadoy os veiduos an Conecarments sagagodr Toller | ripen Vorrihoy cig tipo de Proginir o agin oper. siconoce la lima 20 fie se debe segrenorlor residue ‘Operas | Poco de Estmcio de preparocisn de | crdenes de smagvies dela | poducesn | ee produciva | impliment: Sobre lor conor slegidas fonferonmente, comerbor ‘us tos Grdenes be produecén cumplimentedos fo hhon do corectomenta Dewar ée olen hiano eerie 1 ordenos cumin fodas los rekon en fein Were | Figuro 3.7 Lista de chequeo del proceso de preparacién de maquinas de fa linee productiva36 Fass qe onda ode cud inte En el ejemplo expuesto se puecten realizar las siguientes considesactones + En la lista aparecen varios interlocutores (responsables)_Si se \2r + Los temas a comprobar surgen de revisar las actividades asociadas al proceso que sc desea auditar Se ha analizado actividad por actividad el proceso de pre- paracidn de méquinas en la linea prodnctiva y se han considerado las remas ‘més televantes Para cada uno cle estos temas se ha especificado la forma de comptobar in sity cada uno de ellos En el cjempio, las evidencias planteadas para comprobar los distincos eemas han sido: ~ Peticién de registros (comprobaciones 1, 2, 5, 9) = Comprobaciéa documental (comprobacién 3) = Preguntas al personal (comprobacién 8) = Visita alas inscalaciones para la observacién de actividades ycomprobacio= nes 4, 6, 7) + En la primera comprobacidn el auditor decide apoyarse en el liseudo ce podi- dos para hacerse una idea de la globalidad de casos posibles v de esta feena considerar la rotalidad de érdenes de produccién que pudieran ser tenidas en + Los temas de comprobacién no aparecen ordenados. Una ver planteados se pueden reordenar segiin como el auditor dese hacer discurtir la avdivoria de este proceso sudieat vvatios process y la lista de chequeo s¢ ha elaborado en una hoja de este. se puede realizar un fitado por responsable o lugat y extraer todis las evi- dencias que se han de chequear con cada intexlocutoy, indepencientemente del proceso que se vaya a anditar Esta forma de estrmerura: Ia informacion resulta muy préctica, incluso para preparat con detalle el plan de audivorias como va se coments en su momento Si en la lista de cheques sexerior, por ejemplo, se vealiza un fitrado por responsable v se escoxe 2quclla que se debe cotejar con los operatios, la lista parcial quedarfa como la mostradi en fa figura 38 ‘A csta lista se podrian sumar o1as comprobaciones que surgiesen de ots pro esos a auclitar + Como se puede observar, en ls lista de chequco aparecen temarcacos en seyrice los registros derivados del desarrollo del proceso Puede ser interesante remar cat las cuestiones més relevantes porque en el momento de atidirar muchas3 Metodoogia dena auditors otegrada 57 Ey emote os Froce-de | Gueles Visor! tly obenor repacetin de | operarcs utzon | » lor operon ieee iménuines dale |or equipo de” | pues los aon de Fea produave | peotezasn | peieciin eapmeteatos Proceso de Se conoce | Preauntor o olgin operario | Operaves | ve ort Figura 3.8 Lista de chequeo filtrada por responsable (operarios) veces el auditor no se puede parar a leet todo fo escrito y necesita palabeas claves que pucda identificar de maneta inmediata En el campo destinadio a las notas se han realizado varios aptintes para reeot dat al auditor algiin detalle interesante a tenet en cuenta en el momento de Jaauditotia También se pueden recoger apuntes durante la auditorfa, incluso siel tema a comprobar es conforme 0 no 3.3.5. Lista de chequeo para la auditoria del sistema integrado de gestion Preparar la lista de chequeo para la auditorfa del sistema integrado de gestién es una tarea muy parccida a la vista anterioumente, aunque en este caso hay que tener en ‘cuenta mis fuentes de informacidn que es necesario eotejar El sistema int prado de gestién aparece explicado en el manual del sistema integiado de gestidn, que describe por s{ mismo algunos de los procesos empleados por la orga- nizacion para cumplir con las normas, © hace alusiGn a otxos documentos (proced iientos, instrucciones de tiabajo, etc.) donde se explican en detaile es0s procesos Bl manual del sistema integrado de gestién generalmente se encuentra estructa- rado cn fancién de los requisitos de las notmas de aplicacién Pata no olvidar auctitar nninguno de los requisitos aplicables puede ser interesante claborar la lista de chequeo sobre la base de esta onienacion, Por tanto, para cada requisito de las notmas de aplicacién es aconsejable actwar de Ja siguiente forma 1. Leer lo que expone el manual del sistema integrado de gestién respecto a ese requisito ycomprobae si las metodologtas explcadas cubren todas las exigencias58 Fars que canbe i deana adi eyed dle las norinas de aplicacién respecto a ese vequisito De esta compiubacitn se pueden extract los primexos hallazgos, que en algunos casos sera necesaria conobocar durante la auditorfa in sitw con el responsable pertinente 2 Si enel apartado analizado del propio manual se explica cmo se desarrotla el proceso aplicable y no se hace alusin a procedimientos, instrucciones u otros documentos aplicables, se elaborars la lista de chequeo conforme alo {qne se exponga en el manual (qué, cémo, quign, dénde) 3. Siel manual alude a procedimientos, instrucciones u otios documentos apli- cables, es aconsejable revisar esos documentos y, a partir de ellos, elaborar ta lista de chequeo tal y como se ha visto en el apartado 3.2 3 4. Enel caso de la legislacibn aplicable se puede revisat lo que la owwanizacion realiza en cuanto a la evaluaciGn del cumplimiento legal, es decir cl sistema empleado pata chequear el estado de cumplimienco de la legislacion pa ir de esta informaciéa, ef auditor puede planteat las comprobacions que estime oportuno v Hevarlasa Ia lista de chequeo. ‘Veamos un ejemplo, Supongamos que en un sistema integrado de gestion se tienen que auditat [os apartados de las notmas relacionados con las objetivos de: mejora (calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo) Este requisico comin responde a las exigencias de: + ISO 9001: apartados 5 1 “Compromiso de la diteccién” (epignafé <3. 3 41 “Objetivos de la calidad”, 5.4 2 “Planificacidn del sistema de gestisn cl le cal dad” y 851 “Mejora continua” + 180 14001; apartado 4 3 3 “Objetivos, metas y programas” + OFISAS 18001; apartado 4.3.3 “Objetivas y programas” ‘La forma de actuar podiia set la siguiente: 1 Leer lo que expone ef manual del sistema integrado de gest vespecto a est requisito integiado. Imaginemos que expone lo mostrado en {a figw'2 3.9 de actu ‘has fa lecrra se habrd de comprobar silo que expone el manusi cx con las exigencias de las normas de aplicacién festa comprobacidn solo set anccesario realizatla la primera vez que se audite ef sistema integrado de ges tidn), En el ejemplo se puede contrastar que lo que indica el manval del sis: tema integrado de gestidn esté de acuento con lo solicitado pot las normas, excepto porque no hace ninguna alusién a la exigencia relacionada con ta rev sin de los planes a intervalos de tiempo regulates y planifieados Apatece agit un posible hallazgo2 Metodologta de une aus integrade Los objetvos de gestion de lo organizacién son establecidos onualmente por parte del | comité de direccin Estos objetvos serdn de calided, medio ambiente, prevencién de | riesgos, binlegrados 0 tintegrados | En el establecimiento de los objetivos de mejor se tienen en cuenta fa politica, los requistos legoles y reglamentarios de calidad, medio ombiente y prevencién de ses~ {got loborcles, y cualquier otro tipo de requisilo que fa empreso pueda suscribir de ronera voluntorio Se consideran ademds los aspecios ambientoles significotives y los Fiesgos peligros asociadas o la prevencién de riesgos laborales, contondo en ambos casos con los opciones tecnolégicos para su trotamiento y fos requisitos financieros ‘operacionales y de negocio relacionados con los mistos Anios de ser oprobiados por el comité de direceién son consultados ol comité de sagu- idod y salud Estos objtivos son retos para la mejoro del SIG en cualquiera de sus focetas {proce- sos, recursos, documentacién, ete} y para olconzarlos se estoblece, pora cado uno de ellos, un plan de accién que recoge acciones, responsable, fechas de cumpli- mmieato, recursos @ indicadores de seguimiento PE.04 Establecimiento y seguimiento de abjetivos de mejoro Figuro 39 Ejemplo de texto en el manval del sistema integrado de gestién respecto al requisite integrado 2. Como el manual akude al procedimiento “PE-04 Fstablecimiento y seguirniento de objetivos de mejota” se debe analiza este pata obsrvar en detalle el méodo éempleado, Supongamos que el procedimiento es el desarrollado en la figura 310 Este procecimiento explica detalladamente el proceso expuesto en el manual del sistema integrado de gestidn y, como se puede observar en a figura 3.10, bace alusién. a fs actividad de seguimiento, pero no a una petiodicidad determinada (por ejemplo, mensnal, trimestral, cuatrimestral) A pattit de esta informacién se puede claborat una lista de chequeo pata la audi totia del requisito de objetivos de mejora dentro del sistema integrado de gestién, «que podifa quedar tal y como muestra la figura 3 LL Es porestad del auditor tratar estos temas u otros que consicere pertinentes, fijando cl muestreo més adecualo y fos intetlocutores que estime convenientes60 Fameesaveconmben aout de ona est iade Flujograma Roglstros PROCESO: ESTABLECIMIENTO Y SEGUIMAIENTO DE OBJETIVOS DE MEIORA Responsable | Comite do | Responsable sal SIG Direcsién | de implontocién Figura 310. Proceso de establecimiento y seguimiento de objetivos de mejore3 Mevodologa de una audtora niegada 6 | aescencbie 1s | Objetwos ‘Se fijan abjetivos | Soliiter los objetives de Responsable V fomme, [SARI |S ceietoe | Marae ed ee es ee See, | Weeden | Sec oan sig | net | aecia meee i | delinides ‘objetivas, tenon un indicator y | | eine accor ence TTotaka 7 eaaenctiowcs [nr get aches | Papo | SSCC | (3) Stee, [Geman | kta itan seer | sas Enid medic | domes en cela, medio | | ‘einbiente 7 SST | ambiente y SST | Toieew [Sremctoata, | Steris oaasdl cami | Bayona | SCE See | ieaeet, [feamcorenogann | etse | ceooe scopes Sets | | i| Shomer esta | T[ Suen Yleratensrhan” | Sea wecos fo ape | Batgatas | SCC | Speen ro Stee, | aeteiSed | Sate analpecedensy | ae oppo SEAS |Elemmsctopn ars | man | | clin | Sossineiss | Spt mat do Sosa era | sehr oor do oo | | | eed | ee Toba Ylcpebararton [Ec aaa chpmos | Raponabi | SICC [ite, | Sictenctie” |e aaa anarory | Maes | | Sie ls cadences do | tet Sai Temenos [Scena | Sat ots dls | Rapa | SSC Soeroe [Rikaiveriedenae | dase Sioetoe ae Chik csaumena’ | Papas calralpvda—| Roa Fe [Sic [Siete | Estes negara Se pied | rate [deseenese Compe || SaSanoss i Miche” | Sed upametots wae ose 5 Toco roi esos do | Pons | SCE Tisticnes | mloodlatconnorsatn | sisi | : Shenae” | posh conto vere Sune | Etiocesonen aoa Si do dreton Tagiiace | Solsoreatensedets | Ropnutic | SCC [Tone [gerade | imriocsirnedsots | "Sas otoreda | TMomeiade | toleniry recente Se te | tos resultados inlerds soba lo evohscién | concienco Figura 3.11 scrmgeon cor] tests No hay levels | ningun rego especticad) Lista de chequeo del proceso de establecimiento y seguimiento de objetivos de mejora