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Qu es una base de datos?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. En las bases de
datos, se puede almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra
cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de
texto o en una hoja de clculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e
inconsistencias en los datos. Cada vez resulta ms complicado comprender los datos
presentados en la lista y existen pocos mtodos para buscar o recuperar subconjuntos de
datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable
transferir la informacin a una base de datos creada mediante un sistema de administracin
de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.
Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede
contener ms de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza
tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene
tres tablas. Excepto si se ha diseado especficamente para utilizar datos o cdigo de otro
origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros
objetos, como formularios, informes, macros y mdulos. Las bases de datos creadas con
formato de Access 2007 tienen la extensin de nombre de archivo .accdb y las bases de datos
creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensin de nombre de
archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones
anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).
Con Access, puede:
1. Agregar ms datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un
inventario.
2. Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicacin de
un elemento.
3. Eliminar informacin, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artculo.
4. Organizar y ver los datos de distintas formas.
5. Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo
electrnico, una intranet o Internet.
Para el mejor desempeo de los laboratorios y ejercicios, del manejo de Access es
recomendable cambiar la configuracin regional a espaol Per.

Access
Ingresar a Access.
1. Pulsar las teclas Windows + R=Ejecutar
2. Digitar Msaccess
3. Pulsar la tecla Enter.

OFIMATICA II PRACTICAS DE ACCESS 2007

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La Pantalla Introduccin de Access.

Para el desarrollo de los laboratorios crear una carpeta en tu memoria USB con el
nombre access5tociclo y luego crear una carpeta con el nombre del laboratorio el cual
se realice.

Laboratorio 1.

Base de datos en Blanco y Familiarizacin del Entorno.

Pasos:
1. De la categora de plantillas, dar clic en destacado.
2. Clic en el botn Base de datos en blanco.
3. El panel derecho cambia el nombre de archivo a (Facturacin).
4. Clic en el botn amarillo
.
5. Direccinalo a tu memoria USB dentro de la carpeta laboratorio 1
6. Luego clic en Crear.
a

a) Botn de Office.
b) Barra de herramientas de acceso
rpido.
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c) Cinta de Opciones.
d) Panel de Exploracin.

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Laboratorio 2.

Base de datos Mediante Asistente.

Nota: si tienes alguna base de datos abierta da clic en el botn de Office y clic en cerrar base
de datos
Pasos:
1. De la categora de plantillas da clic en plantillas locales
2. Da clic en Northwind 2007.
3. En nombre de archivo escribe Ventas 2007 y direccinalo a tu USB dentro de la
carpeta Laboratorio 2.
4. Da clic en crear.
5. Esperamos unos segundos y listo.

Da clic aqu y en el cuadro que aparece da clic en habilitar contenido.

Se muestra la siguiente grafica.

Selecciona un empleado y da clic en iniciar sesin ahora se muestra un cuadro de formulario,

pulsa la tecla F11=Exploracin De Objetos.

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Laboratorio 3.

Manejo de Base de datos, Creacin de Tablas.

Nota: si tienes alguna base de datos abierta da clic en el botn de Office y clic en cerrar base
de datos.
Pasos:
1. Abre la base de datos facturacin que se encuentra en la carpeta laboratorio 1.
2. Da clic en el botn opciones, clic en la opcin Habilitar este contenido y en Aceptar.

Creacin de Tablas Mediante Vista Diseo.

Pasos:
1. Da clic en la ficha Crear.
2. Clic en el botn Diseo De Tabla.
3. Se muestra la siguiente ventana.

4. Escribe los siguientes nombres de campos y selecciona los tipos de datos.

5. Da clic en el seleccionador de fila del campo cod_proveedor.

6. Clic en el botn clave principal que tiene como dibujo una llave
da clic en la ficha diseo).
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(si no lo ves

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7. Pulsa las teclas Ctrl + W = Cerrar y guardar un objeto

8. En el cuadro que te aparece da clic en si para que puedas grabar la tabla escribe como
nombre proveedor.
9. Y clic en aceptar.

Creacin de Tablas Mediante la vista Tabla.

Pasos:
1. Clic en la ficha Crear.
2. Clic en el botn tabla.
3. Se muestra la siguiente grafica.

4. Da doble clic en el nombre del campo Id y escribe el siguiente nombre cod_producto,

ahora da doble clic en agregar nuevo campo y escribe el nombre nom_producto y
pulsa Enter, as sucesivamente para los dems campos que se muestran en el siguiente
cuadro.

5.
6.
7.
8.

Pulsa las teclas Ctrl + W y gurdalo con el nombre productos.

Ahora pulsa la tecla F11 para que se muestre el cuadro de exploracin de Access.
En la tabla productos da clic derecho y clic en vista diseo.
Altralo para que se muestre de la siguiente forma.

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9.

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Ahora pulsa ctrl + w y afirma la actualizacin.

Crea la siguiente tabla de la manera que desees.

Laboratorio 4.

Insercin de Registros, Bsqueda y Formas de Guardado.

Pasos:
1. Da doble clic en la tabla categoras y escribe los siguientes registros.

2.

Da doble clic a la tabla proveedor y escribe los siguientes registros.

Llena 7 registros ms.

3. No te olvides de actualizar los cambios con ctrl + w=guardar y cerrar objetos

Busqueda
1. Clic derecho a la tabla productos y clic en vista diseo
2. Clic en el campo cod_categoria
3. Clic en la ficha Bsqueda que se encuentra en la parte inferior de tu pantalla (en las
propiedades de campo)

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4. En la opcin Mostrar control seleccionar cuadro combinado.

5. En tipo de origen de fila seleccionar Tabla/Consulta.
6. En origen de fila dar clic al botn de 3 puntos

7. Se muestra la siguiente grafica

Este es el diseador de consultas aqu debemos de agregar las tablas que harn la
bsqueda.
8. Da doble clic a la tabla categoras y clic en el botn cerrar.

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9. En la tabla que se
nom_categoria.

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agregado da doble clic a los dos campos cod_categoria y

10. Da clic en el botn cerrar que se encuentra en la ficha diseo.

11. Si se muestra un cuadro da clic en S.
12. Haz regresado al cuadro de propiedades de la ficha Bsqueda, escribe lo que aparece
en el origen de fila.

13. en la propiedad Nmero de columnas cambia a 2.

14. Pulsa las teclas ctrl + w. y actualiza los cambios
15. Da doble clic a la tabla productos y da clic al campo
cod_categoria, ve lo que aparece se muestra una lista con dos
columnas en 1 el cdigo y en otra el nombre de la categora.
16. Realiza el mismo procedimiento para el campo cod_proveedor.
17. Procede a llenar ahora 15 registros. Y anota el cdigo generado
en el origen de fila.

Guardar como Versin Anterior

Pasos:
1. Clic al botn de office.
2. Seleccionar guardar como (ojo no dar clic solo seleccionar)

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3. Clic en base de datos de Access 2002 2003.

4. Como nombre de archivo poner facturacin 2002-2003 y guardarlo dentro de la
carpeta laboratorio4.

Guardar como PDF O XPS

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Clic al botn de office.

Seleccionar guardar como.
Clic en PDF o XPS
Poner como nombre de archivo documento1pdf
y guardarlo dentro de la carpeta laboratorio4
haga lo mismo para las dems tablas.

Laboratorio 5.

Manejo de Propiedades.
Nota: si tienes alguna base de datos abierta da clic en el botn de Office y clic en cerrar base
de datos
Pasos:
1. Abre la base de datos facturacin que se encuentra en el laboratorio 1.
2. Da clic derecho a la tabla proveedor y clic en vista diseo.
3. altera las siguientes propiedades.
CAMPO
cod_proveedor
nom_proveedor
direccion
telefono
procedencia
direc_web

TAMAO DEL
CAMPO
Entero largo
25
200
8
20

FORMATO
>
>
>
>

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MASCARA DE
ENTRADA

999-9999

TITULO
CODIGO
NOMBRE
DIRECCION
TELEFONO
PROCEDENCIA
PAGINA WEB

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CAMPO
cod_proveedor
nom_proveedor
direccion
telefono
procedencia
direc_web

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Valor
Predeterminado

Regla de
Validacin

Texto de
Validacin

REQUERIDO

SAGA
999-9999
Como "www.*"

Anota los cambios de cada campo.

Ingrese de nuevo
la Pagina Web

cod_proveedor
nom_proveedor
direccion
telefono
procedencia
direc_web

4. Da clic derecho a la tabla productos y clic en vista diseo ahora altera las propiedades.
CAMPO
cod_producto
nom_producto
cod_categoria

TAMAO DEL
CAMPO
Entero largo
50
Entero largo

cod_proveedor

Entero largo

cantidad
precio_unitario

Entero largo

unidades_existencias
suspendido
fec_ing
fec_venci

Entero

FORMATO

MASCARA DE
ENTRADA

Lugares
decimales

CODIGO
PRODUCTO
CODIGO
CATEGORIA
CODIGO
PROVEEDOR
CANTIDAD
PRECIO

>

Numero
general

Fecha larga
Fecha larga

TITULO

99/99/9999
99/99/9999

STOCK
ACTIVO
FECHA INGRESO
FECHA
VENCIMIENTO

5. Da clic derecho a la tabla categoras y clic en vista diseo ahora altera las propiedades
CAMPO

cod_categoria
nom_categoria

TAMAO DEL
CAMPO

Entero largo
50

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FORMATO

MASCARA DE
ENTRADA

TITULO

CODIGO
NOMBRE

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Laboratorio 6.

Relacionando tablas (crear, modificar y eliminar)

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office
Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa informacin cuando sea necesario. Para
ello, se colocan campos comunes en las tablas que estn relacionadas y se definen las
relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes
que muestren a la vez la informacin de varias tablas.
Nota: si tienes alguna base de datos abierta da clic en el botn de Office y clic en cerrar base
de datos
Pasos:
1. Abrir la base de datos facturacin que se encuentra en el laboratorio 1.
2. Clic a la ficha Herramientas de Base de Datos.
3. Clic al botn relaciones.

4. Se muestra el siguiente cuadro.

5. Dar doble clic a cada una de las tablas y clic en cerrar.

Nota: si de casualidad insertaste una copia de tabla no te preocupes ya que despus
de cerrar el cuadro, das clic a la tabla de copia y pulsas la tecla Supr.

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6. Ordena las tablas como muestra la grafica.

7. Ahora da clic al campo cod_categoria de la tabla Categorias y arrstralo hasta encima

del campo cod_categoria de la tabla Productos.
Se muestra el siguiente cuadro.

Tabla seleccionada
Campo de tabla seleccionado

8. Activa las opciones exigir integridad referencial, actualizar en cascada los campos
relacionados y eliminar en cascada los registros relacionados
9. Clic en Crear.

10. Ahora da clic al campo cod_proveedor de la tabla proveedor y sin soltar arrstralo
hasta el campo cod_proveedor de la tabla producto
11. Activa exigir integridad referencial, actualizar en cascada los campos relacionados y
eliminar en cascada los registros relacionados.
12. Clic en Crear.
13. Una vez creados da clic en el botn cerrar de la ficha diseo

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Modificar relacin
Pasos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

Eliminar Relacin
Pasos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

EJERCICIO 1.

Creacin de Base de Datos y Tablas

Nota: si tienes alguna base de datos abierta da clic en el botn de Office y clic en cerrar base
de datos
1. Disear la base de datos HOSPITAL, Que tiene las siguientes tablas.
a. Personal Medico
Nombre
del Tipo de dato
tamao
requerido
campo
Id_medico
autonumerico Entero
Si
largo
Nombres
Texto
15
No
Apellido
Texto
15
No
Id_especialidad Numero
Entero
No
largo

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Indexado
Si
(sin
duplicados)
No
No
No

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Id_medico
M1
M2
M3
M4

Nombres
Rafael
Jessica
Ramiro
Carlita

Apellido
Villanueva
Tejada
Herrera
Flores

Id_especialidad
E5
E2
E1
E4

tamao

requerido

Indexado

25
Fecha corta
25
Entero
Entero

No
No
No
No
No

No
No
No
No
No

Llenar 11 registros ms.

b. Ciruga.
Nombre
campo
Paciente
Fec_opera
Diagnos
Costo
Id_medico

del Tipo de dato

Paciente
Juana Zavala
Carlos
Mendoza
Roxana Garcia
Felipe Paredes

Texto
Fecha/hora
Texto
Numero
Numero
Fec_opera
16/09/10
20/07/10

Diagnos
Peritonitis
Policontuso

Costo
1200
1500

Id_medico
M1
M2

16/10/10
19/08/10

Peritonitis
Catarata

1200
1000

M1
M3

Llenar 11 registros ms.

c. Especialidad.
Nombre
del Tipo de dato
campo
Id_especialidad autonumerico

tamao

requerido

Indexado

Entero largo

si

Servicio
especialidad

Texto
texto

25
25

No
No

Si
(sin
duplicados)
No
no

Id_especialidad
E1
E2
E3

Servicio
Emergencia
Ciruga
Consultorio

especialidad
Entereologia
Traumatologa
Oftalmologa

Llenar 12 registros ms.

Procede a aplicar validaciones y relacione las tablas.

EJERCICIO 2.

Creacin de Base de Datos y Tablas

Nota: si tienes alguna base de datos abierta da clic en el botn de Office y clic en cerrar base
de datos

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1. Disear la base de datos Ventas Final.

a. Clientes.
Nombre del campo
Cdigo
Nombre
Direccin
Telfono
Ruc
Email
Pagina web
Zona
Ciudad
Pas

Aplicar las propiedades siguientes.

campo

campo

Tipo de dato
Autonumerico
texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto

formato

Cdigo

Tamao
del
campo
Entero largo

Nombre

40

>

Direccin

40

>

Telfono

10

>

999-9999

Ruc
Email

11
40

>
<

00000000000

Pagina web
Zona
Ciudad

40
5
40

<
<
>

Pas

40

>

Valor
predeterminado

Cdigo
Nombre
Direccin
Telfono
Ruc
Email

Mascara
entrada

C-0

Regla de validacin

Texto
validacin

Como *@*

Pagina web
Zona

este

Ciudad
Pas

Chincha
Per

Como www.*
este O norte O oeste
O Sur

de

Titulo
Identificador
del cliente
Nombre del
cliente
Direccin
exacta
Telfono del
cliente
Ruc del cliente
Correo
electrnico
Sitio web
Zona exacta
Ciudad
ubicacin
Pas de origen

de

Ingrese
correo
elect
Ingrese pagina web
Ingrese de nuevo la
zona

Requerido
Si
Si
Si
No
Si
No
Si
Si
Si

Ingresar 10 clientes

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b. Vendedores.
Nombre del campo
Cdigo
Ap_paterno
Ap_materno
Nombres
Telf
Fech_nac
Direcc
Sexo
Est_civil
categoria
Email
Fech_ing
Fech_cese
campo

Tipo de dato
Autonumerico
texto
texto
Texto
Texto
Fecha/hora
Texto
Texto
Texto
Texto
Texto
Fecha/hora
Fecha/hora
formato

Cdigo

Tamao
del
campo
Entero largo

Ap_paterno

40

>

Ap_materno

40

>

Nombres
Telf
Fech_nac

40
10

>
>

Direcc
Sexo
Est_civil
categoria
Email

50
1
1
1
40

>
>
>
>
<

V-0

Mascara
entrada

(999)999-9999!
99/99/9999

Fech_ing

99/99/9999

Fech_cese

99/99/9999

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de

Titulo
Identificacin
del vendedor
Apellido
paterno
Apellido
materno
Nombre
Telfono
Fecha
nacimiento
Direccin
Sexo
Estado civil
Categora
Correo
electrnico
Fecha
de
ingreso
Fecha
de
termino

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campo

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Valor
predeterminado

Cdigo
Ap_paterno
Ap_materno
Nombres
Telf
Fech_nac

Regla de validacin

Texto
validacin

de

Requerido
Si
Si

<ahora()

Direcc
Sexo

M O F

Est_civil

S O C O V O D

categoria

A O B O C O D

Email

Como *@*

Ingrese de nuevo la
fecha
Ingrese de nuevo el
sexo
Ingrese de nuevo el
estado civil
Ingrese de nuevo la
categora
Ingrese de nuevo el
correo electronico

Fech_ing
Fech_cese

Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
si

Ingrese 10 registros
c. Equipos para la Venta.
Nombre del campo
Cdigo
Nombre
Stock
Precio
Proveedor
campo
Cdigo
Nombre
Stock
Precio
Proveedor
campo
Cdigo
Nombre
Stock
Precio
Proveedor

Tamao
campo
Entero largo
40
Byte

Tipo de dato
Auto numrico
texto
Numero
Moneda
Texto
del

E-0
>

40
Regla
Validacion

<>0

Formato

>
de

Titulo
Identificador del equipo
Nombre del Equipo
Cantidad para la Venta
Precio del Equipo
Nombre del Proveedor

Texto de validacin

Ingrese un Numero

Ingrese 10 registros.

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Requerido
Si
Si
Si
Si

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d. Ventas.
Nombre del campo
Nventa
Fecha_venta

Tipo de dato
Auto Numerico
Fecha/Hora

Establecer el campo NVENTA como clave principal.

Agregar una columna de bsqueda con la tabla clientes tomando los campos: cdigo y
nombre llamado nombre de cliente
Agregar una columna de bsqueda con la tabla vendedores tomando los campos:
cdigo y apellido paterno, apellido materno y nombre se debe de llamar nombre de
vendedor.
Agregar una columna de bsqueda, seleccionado: escribir los valores que desee con
los siguientes valores: Contado, llamado tipo de venta.
Agregar 15 registros.
e. Detalle de Ventas.

Nombre del campo

Numero de venta
Equipo de venta
Cantidad
precio

Tipo de dato
Numero
Texto
Numero
Moneda

No establecer ninguna clave principal.

El campo numero de venta es una columna de bsqueda con la tabla ventas solo con
el campo Nventa.
El campo equipo de venta es una columna de bsqueda con la tabla equipos para la
venta con los campos: cdigo y nombre.

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