33

BAB III METODE

PENELITIAN

3.1

Profil Perusahaan
PT Guna Elektro (GAE) didirikan pada tanggal 30 Januari 1962 berdasarkan

akte notaris Sie Kwan Djoe no. 68 dan Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) no.
3816/2300-P/09-03/PB/X/94 tanggal 21 Oktober 1994.
Saat ini kantor pusat PT Guna Elektro berkedudukan diJakarta, dengan alamat
Jl. Arjuna Utara 50, Jakarta Barat 11510. Sebelum berkedudukan ditempatnya yang
sekarang, PT Guna Elektro menempati kantornya di Jl. Hayam Wuruk 3, Jakarta
Pusat.
PT Guna Elektro membuka kantor cabang pertamanya di Surabaya pada tahun
1964. PT Guna Elektro juga mendirikan beberapa anak perusahaan yaitu PT Guna
Era Manufaktura (GEM) pada 6 Juni 1996, PT Duta Laserindo Metal (DLM) pada 14
Mei 1997, dan PT Guna Era Distribusi (GED) pada 8 Oktober 1998.
PT Guna Elektro juga mempunyai anak-anak perusahaan yang merupakan
usaha patungan dengan perusahaan asing lainnya. Diantaranya adalah : PT Torishima
Guna Indonesia (TGI), didirikan pada tahun 1984 yang merupakan usaha patungan
dengan Torishima Pump. Mfg. Co. Ltd. Japan; PT Geteka Founindo (GTK), didirikan
pada tahun 1991 yang merupakan usaha patungan dengan Torishima Mfg. Co. Ltd.
dan Kobayashi Shoji Co. Ltd. Japan; dan PT Torishima Guna Engineering (TGE),

didirikan pada tahun 1998 yang juga merupakan usaha patungan dengan Torishima
Pump. Mfg. Co. Ltd. Japan.
Pada mulanya karyawan PT Guna Elektro hanya berjumlah + 15 orang.
Seiring berjalannya waktu perusahaan semakin berkembang dengan mempunyai 8
anak perusahaan dan 2 kantor cabang, Surabaya dan Medan, perusahaan kini
mempekerjakan + 800 orang karyawan.
Setiap perusahaan didirikan dengan mempunyai misi masing-masing. Misi
perusahaan PT Guna Elektro adalah :
1. Berpartisipasi aktif dalam pembangunan nasional dengan bisnis yang bersifat
global.
2. Berjuang keras untuk membangun bisnis secara profesional dengan menyediakan
jasa bernilai tambah kepada stakeholders.
3. Tujuan utama perusahaan adalah untuk meningkatkan kualitas sumber daya
manusia.
Dengan adanya

misi tersebut, perusahaan dapat termotivasi dalam

menjalankan usahanya untuk terus membangun budaya dan cara kerja karyawannya,
sehingga para karyawan mempunyai pegangan yang menuntun mereka dalam
melakukan pekerjaannya, yang pada akhirnya bersama-sama mencapai tujuan
perusahaan.
3.1.1 Aktivitas Pokok Perusahaan
Kegiatan usaha pokok dari PT Guna Elektro adalah infrastruktur dalam
bidang komunikasi, industri dan otomatisasi transportasi; sistem elektrik; sistem

mekanik; dan sistem manajemen kantor. Diversifikasi usaha tersebut membuat PT

Guna Elektro mampu menjalankan usahanya dalam skala global.
Anak-anak perusahaan PT Guna Elektro adalah sebagai berikut :
1. PT Guna Era Manufaktura (GEM)
GEM berlokasi di Cikarang dan merupakan pabrik dari alat-alat seperti komponen
elektrik, papan panel, sistem pengolahan air, dan sistem pengolahan limbah.
PT Guna Era Manufaktura ini dibagi menjadi 2 divisi :
a. Mechanical Division
Pembuatan, pemasangan dan jasa pembangunan dari konstruksi baja untuk
lingkungan pabrik; pembuatan pompa centrifugal bertingkat; pembuatan dan
jasa engineering dari fasilitas peralatan industri.
b. Electrical Division
Pembuatan dan jasa pembangunan untuk papan panel elektrik; produksi dari
komponen distribusi elektrik; perakitan dan jasa perbaikan untuk industri
elektrik dan telekomunikasi.
2. PT Duta Laserindo Metal (DLM)
Merupakan pabrik pembuatan lempengan metal yang berlokasi di Cikarang.
3. PT Guna Era Distribusi (GED)
Melakukan penjualan atau pendistribusian terhadap produk-produk seperti
berikut : alarm kebakaran, voltage dan KW meter, kapasitor, dan colokan listrik
untuk industri. GED berlokasi di Pulogadung.
4. PT Krida Hasta Tama (KHT)
Merupakan pemasok untuk jaringan telepon yang berlokasi di Jakarta Barat.

36

5. PT Torishima Guna Indonesia (TGI)

Berlokasi di Pulogadung dan merupakan pabrik dari peralatan-peralatan pompa
industri.
6. PT Geteka Founindo (GTK)
Merupakan anak perusahaan yang melakukan pencetakan besi dan perunggu
untuk pabrik-pabrik seperti Daihatsu, Daimler-Chrysler, dll. Berlokasi di
Pulogadung.
7. PT Hoppecke Indonesia (HIN)
Berlokasi di Cikarang. Merupakan anak perusahaan yang melakukan pembuatan
baterai industri untuk pembangkit listrik darurat.
8. PT Torishima Guna Engineering (TGE)
Bergerak dalam bidang pembuatan pompa untuk pembanggkit tenaga listrik dan
utilitas industri seperti pompa untuk pengairan dan kontrol atas banjir. Pabriknya
terletak di Pulogadung.
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi yang ada pada PT Guna Elektro dapat dilihat pada Gambar
3.1, dimana struktur tersebut termasuk dalam bentuk struktur organisasi fungsional.

3.2

Model Bisnis Perusahaan

3.2.1 Situasi Kompetisi

Berdasarkan

Industry

and

Competitive

Analysis(ICA)

atau

Porters

Competitive Forces dari Michael Porter (Applegate, et al, 1999) untuk melihat posisi
perusahaan dalam situasi kompetisi bisnis sekarang ini. Terlihat bahwa adanya lima
faktor persaingan yang mendasari kemampuan perusahaan dalam berkompetisi guna
mendapatkan keuntungan dalam berbisnis. Analisis ini juga dapat dijadikan faktor
pemikiran bagi manajemen dalam penerapan strateginya dalam menghadapi
persaingan bisnis yang ada.
3.2.1.1

Pendatang Baru

Dalam era globalisasi serta dibukanya pasar bebas untuk kawasan asia
memungkinkan timbulnya pesaing-pesaing baru baik yang berasal dari perusahaan
lokal maupun perusahaan luar negeri yang memasuki pasar Indonesia. Salah satu
contoh yang paling terasa efeknya adalah adanya produk-produk dari Cina yang
memasuki pasar lokal dengan harga dibawah produk yang dibuat atau dipasarkan oleh
Guna Elektro.
Banyak perusahaan lokal yang menjalin kerjasama dengan perusahaan asing untuk
menjalankan bisnisnya dipasar lokal, sehingga mengakibatkan tingginya tingkat
persaingan di dalam pasar lokal.
Dengan pengalaman yang sudah lebih dari 40 tahun dalam menangani pasar
lokal. Guna Elektro dan dengan diversifikasi bisnisnya diharap dapat menggunakan

39

pengalamannya dalam menghadapi adanya persaingan bisnis oleh para pendatang

baru.
3.2.1.2

Pemasok

Pemasok bagi Guna Elektro adalah perusahaan lokal atau international yang
menyediakan bahan baku dasar bagi proses produksinya.

Dengan adanya era

globalisasi dan perdagangan bebas maka membuat Guna Elektro lebih mudah
mendapatkan bahan bakunya dibandingkan sebelum hal itu terjadi, tetapi hal ini juga
dapat menjadi bumerang bagi perusahaan karena dengan adanya kemudahan ini dapat
memungkinkan pelanggan dapat mencari produk atau bahan baku mereka ke
perusahaan lainnya.
Untuk menjaga kekuatan Guna Elektro terhadap pemasok, diperlukan adanya
kerjasama yang baik dengan pemasok itu sendiri serta pembelian barang secara
kapasitas besar ataupun dengan jumlah tertentu, sehingga dengan adanya kepastian
pembelian dapat meningkatkan kepercayaan pemasok terhadap Guna Elektro,
sehingga mutu dari produk yang dihasilkan atau dijual dapat selalu dijaga, demikian
pula dengan hubungan baik kepada para pelanggan harus dibina dengan baik,
sehingga dapat mempertahankan bisnisnya ditengah persaingan dengan pemasok
lainnya yang ada.
3.2.1.3

Pelanggan

Pelanggan bagi Guna Elektro adalah perorangan, perusahaan lokal baik

swasta maupun pemerintah serta perusahaan asing yang membeli barang atau
menggunakan jasa untuk menjalankan proses bisnis mereka.

40

Pelanggan perorangan biasanya pelanggan yang membeli produk untuk

dipakai guna memenuhi kebutuhan mereka, sedang perusahaan lokal biasanya
membeli produk dan jasanya untuk menjalankan proses produksi mereka ataupun
dipakai untuk menjalankan bisnis mereka. Sedangkan perusahaan asing disini
biasanya membeli barang jadi yang diproduksi oleh Guna Elektro ataupun anak
perusahaan/patungannya untuk dijual kembali dinegara mereka masing-masing.
Kepuasan akan barang dan jasa yang dihasilkan oleh Guna Elektro menjadi
tolok ukur atas kesuksesan bersaing perusahaan, oleh karena itu diperlukan adanya
suatu mekanisme yang mendukung dalam proses produksi atau pemanfaatan
pengetahuan yang ada, sehingga barang dan jasa yang dihasilkan bisa memenuhi
kebutuhan pelanggan dan dapat ditingkatkan dari waktu ke waktu.
3.2.1.4

Produk Pengganti

Perkembangan pesat TI serta telekomunikasi memungkinkan banyaknya

pesaing baru yang menyediakan produk pengganti apalagi ditunjang dengan
mudahnya memasuki pasar indonesia setelah dibukanya pasar bebas. Mereka dapat
dengan cepat mengetahui bagaimana mencari pengganti produk yang ada dengan
melalui internet atau telekomunikasi yang ada.

Produk-produk yang berasal dari

negara asia lainnya yang cenderung relatif lebih murah, meskipun dengan kualitas
yang berbeda. Banyaknya perusahaan yang memproduksi atau memberikan jasa
sejenis dapat menjadi faktor yang mempengaruhi bisnis Guna Elektro.
Hal itu semua menjadi salah satu faktor berkurangnya segmen pasar bagi
Guna Elektro dalam memasarkan barang dan jasanya, oleh karena itu meskipun
banyak barang dan jasa pengganti di pasaran, Guna Elektro harus tetap dapat

mempertahankan bisnisnya dengan berkomitmen atas kualitas barang dan jasanya

terhadap para pelanggannya.
3.2.1.5

Pesaing

Pesaing yang ada sekarang ini adalah perusahaan lokal ataupun perusahaan
asing. Beberapa perusahaan mempunyai proses bisnis serta barang dan jasa yang
sama dalam menawarkan kepada para pelanggan. Tidak jarang terjadi pembajakan
terhadap orang ahli yang ada di Guna Elektro untuk dijadikan sebagai tenaga ahli
diperusahaan mereka dengan harapan adanya transfer pengetahuan baik itu mengenai
produk, pelanggan maupun jasanya untuk dapat bersaing dengan Guna Elektro.
Tekanan dari segi harga, kualitas baik dipelayanan dan fasilitas sangat
dirasakan bagi Guna Elektro dalam menjalankan bisnisnya. Dengan adanya
diversifikasi serta perbaikan dari segi peningkatan kualitasnya dan pentingnya sumber
daya manusia dalam

proses itu semua diharapkan mampu untuk menjawab

keunggulan kompetisi yang ada.

3.2.2 Analisis Terhadap Faktor Sukses Perusahaan
Berdasarkan visi dan misi dari Guna Elektro maka dapat diambil kesimpulan
dalam memenuhi tujuan perusahaan yaitu dengan peningkatan sumber daya manusia
dalam meningkatkan daya saing perusahaan untuk menghadapi persaingan bisnis,
perusahaan harus mendukung adanya sistem untuk mengatur atau meningkatkan
sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan. Oleh karena itu tesis ini menitik
beratkan pada pembuatan prototipe dari sistem manajemen pengetahuan guna
mencapai tujuan tersebut, sehingga sumber daya manusia yang ada dapat ditingkatkan

dengan fasilitas ini, dan perusahaan akan mencapai keunggulan dalam persaingan
bisnisnya.

3.3

Analisis Pengetahuan dalam Perusahaan

Berdasarkan alat penilaian pengetahuan pada lampiran A yang disebut KMAT

(Probst, et al, 2000), penulis dapat mengetahui kondisi pengetahuan serta menilai
seberapa baik perusahaan dalam menerapkan pengetahuannya saat ini. Dari hasil
kuesioner pada lampiran A dengan alat penilaian pengetahuan diatas seperti terlihat
pada Gambar 3.2, dari berbagai segi penulis mendapati bahwa:
1. Proses dalam Manajemen Pengetahuan
Dari sisi proses manajemen pengetahuan didapati skor 17 dari 25, disini
menandakan sudah adanya proses untuk mengatur pengetahuan di dalam
perusahaan meskipun belum dimanfaatkan secara maksimal dimana pengetahuan
yang belum ada sudah mulai dicari atau dipelajari, mekanisme untuk
mendapatkan pengetahuan sudah ada meskipun belum sempurna atau terintegrasi,
perusahaan menyokong adanya perpindahan pengetahuan khususnya pengetahuan
dari seorang yang ahli kepada yang lain.
2. Kepemimpinan dalam Manajemen Pengetahuan
Dari sisi kepemimpinan di dalam perusahaan untuk penerapan manajemen
pengetahuan didapati skor 10 dari 20, disini menandakan bahwa faktor
kepemimpinan belum terlalu berperan penting terhadap penerapan manajemen
pengetahuan di dalam perusahaan.

Gambar 3.2 Analisis Pengetahuan PT Guna Elektro

Pengaturan pengetahuan di dalam perusahaan belum merupakan strategi bagi
perusahaan meskipun diketahui dengan adanya pemanfaatan pengetahuan yang
ada dapat meningkatkan keunggulan bersaing perusahaan. Setiap individu di
dalam perusahaan belum merasakan adanya kompensasi terhadap kontribusi
mereka dalam membagikan pengetahuan serta belum adanya evaluasi terhadap
kontribusi mereka.
3. Budaya dalam Manajemen Pengetahuan
Dari sisi budaya di dalam perusahaan untuk penerapan manajemen pengetahuan
didapati skor 13 dari 25, disini menandakan bahwa budaya di dalam lingkungan
kerja belum mendorong terjadinya perpindahan ataupun pembagian pengetahuan
diantara sesama karyawan oleh karena dirasakan bahwa pengetahuan yang
mereka miliki akan memberikan nilai lebih pada diri karyawan tersebut terhadap
perusahaan.
Perusahaan kurang mendorong serta mamfasilitasi terhadap terjadinya pembagian
pengetahuan antar sesama karyawan, iklim yang terbuka serta adanya

kepercayaan terhadap pengetahuan yang ada belum dirasakan di dalam

perusahaan. Meskipun kebiasaan karyawan untuk proses pembelajaran sendiri
sudah menjadi budaya di dalam perusahaan.
4. Teknologi dalam Manajemen Pengetahuan
Dari sisi teknologi di dalam perusahaan untuk penerapan manajemen pengetahuan
didapati skor 16 dari 30, disini menandakan bahwa teknologi yang ada belum
dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh perusahaan dikarenakan belum adanya
kesadaran dalam berbagi pengetahuan diantara sesama karyawan. Teknologi di
dalam perusahaan belum semuanya dapat menghubungkan antara sesama
karyawan, data dan pengetahuan yang ada belum dapat diakses secara mudah oleh
setiap orang.
5. Pengukuran dalam Manajemen Pengetahuan
Dari sisi pengukuran di dalam perusahaan untuk penerapan manajemen
pengetahuan didapati skor 9 dari 20, disini menandakan bahwa pengukuran
terhadap pengetahuan yang ada belum dirasakan di dalam perusahaan karena
belum adanya indikator yang sesuai untuk mengukur pengetahuan di dalam
perusahaan yang dapat dihubungkan dengan hasil secara keuangan.
Dari hasil analisis pengetahuan di dalam Guna Elektro, maka fokus
pengembangan manajemen pengetahuan guna menunjang suksesnya dalam mencapai
keunggulan bersaing adalah pada pemanfaatan TI secara maksimal untuk mencapai
tujuan strategisnya yaitu pengetahuan mengenai pelanggannya, pengetahuan di dalam
produk dan jasa, pengetahuan di dalam orang, pengetahuan di dalam proses yang ada,
memori organisasi, pengetahuan di dalam hubungan antar sesama serta pengetahuan

mengenai aset yang ada, sehingga dapat meningkatkan sisi lainnya dari sistem
manajemen pengetahuan untuk menuju kepada sistem manajemen pengetahuan yang
ideal.

3.4

Analisis Infrastruktur

3.4.1 Arsitektur Jaringan

Saat ini Guna Elektro telah memiliki suatu jaringan yang dapat dilihat pada
Gambar 3.3 yang menghubungkan berbagai bagian/komputer pengguna dari masingmasing lantai di dalam perusahaan. Jaringan ini dimanfaatkan untuk keperluan
intranet maupun internet, sehingga memungkinkan terjadi pertukaran informasi
secara cepat dan tepat.
3.4.2 Arsitektur Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Dari segi perangkat keras yang ada, dirasakan Guna Elektro tidak memerlukan
investasi baru terhadap yang sudah ada oleh karena perangkat keras yang ada maupun
sarana pendukungnya sudah cukup memadai untuk prototipe ini. Perangkat keras
yang saat ini ada di Guna Elektro adalah:
1. 5(lima) buah server dengan spesifikasi pentium IV 2.4 GHz dengan Memori
512MB
2. 1(satu) buah switch sebagai pendistribusian jaringan utama
3. 5(lima) buah hub/concentrator untuk menghubungkan komputer pengguna
dengan server.
4. 1(satu) buah ADSL modem untuk menhubungkan jaringan ke internet.
5. 100(seratus) komputer pengguna

Gambar 3.3 Skema Jaringan PT Guna Elektro

Dari segi perangkat lunak yang ada, digunakan Share Point Portal Server 2003
yang dibuat oleh Microsoft untuk menunjang suksesnya penerapan manajemen
pengetahuan di dalam perusahaan. Sedangkan aplikasi yang sudah ada sekarang ini
adalah:
1. Komputer Server menggunakan perangkat lunak Microsoft Windows NT4,
Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows 2003 dengan di dalamnya berisi
perangkat lunak lainnya seperti Microsoft SQL Server 2000 sebagai server basis

data, Microsoft ISA server sebagai server internet, Microsoft IIS 4/5/6 yang
digunakan untuk server internet.
2. Komputer pengguna dengan perangkat lunak Microsoft Windows XP, Microsoft
Windows 2000, Microsoft Windows 98. Dengan ditunjang Microsoft Office
2000/XP/2003 sebagai sarana untuk bekerja.
Alasan digunakannya SharePoint Portal Server sebagai alat prototipe manajemen
pengetahuan di Guna Elektro adalah sebagai berikut:
1. Sebagai Gerbang Utama dalam Pengaksesan Informasi
Dapat digunakan untuk mendapatkan segala data, informasi ataupun pengetahuan
baik yang berbentuk dokumentasi maupun aplikasi. Mencari dan menggunakan
kembali informasi yang sudah ada dari laporan, secara cepat mencari dan
membaca dokumen, proyek atau kisah sukses perusahaan hanya dengan melalui
satu gerbang utama.
Dengan teknologi yang ada memungkinkan untuk menggabungkan dengan
aplikasi lainnya, seperti aplikasi keuangan, aplikasi sumber daya manusia,
Microsoft Outlook, ataupun informasi dari internet di dalam satu layar.
2. Informasi dapat Disajikan Secara Pribadi
Untuk lebih produktif diperlukan informasi yang sesuai dengan kebutuhan yang
ada dan data yang disediakan merupakan data terakhir serta dapat diakses secara
cepat.
3. Sarana untuk Membagi dan Penyebaran Pengetahuan di dalam Perusahaan
Membuat semua karyawan dalam perusahaan dapat membagi pengetahuannya
kepada karyawan lain yang berada pada bagian lainnya ataupun dilokasi yang lain

secara mudah.

Memungkinkan satu bagian dapat saling membagi informasi

kepada bagian lainnya, sehingga semua dokumentasi atau langkah sukses masingmasing bagian dapat dicari dan diakses oleh bagian lainnya dengan mudah dengan
fasilitas pencarian yang ada, tentunya setelah dokumentasi atau informasi tersebut
sudah dipublikasikan oleh bagian tersebut.
4. Mencari dan Menemukan Sumber Daya yang Tepat untuk Suatu Keahlian
Tertentu
Dengan adanya tempat pribadi di dalam Share Point Portal memungkinkan
pencarian sumber daya yang tepat dengan kemampuan atau keahlian yang tepat
yang diperlukan untuk menjawab kebutuhan bisnis sesuai dengan kontribusi yang
telah diberikan orang tersebut dalam terciptanya pengetahuan bagi organisasi.
5. Mengotomatisasi Proses Bisnis
Dengan adanya fasilitas sinyal dalam program ini, sehingga bila ada perubahan
atau penambahan data atau informasi dari anggota kelompok atau bagian akan
memberikan tanda bagi setiap anggota kelompok lainnya, sehingga dapat
memastikan tidak ada data atau informasi yang tidak dibaca.
6. Kecepatan dalam Pengembangan
Oleh karena sebagian besar orang sudah kenal dengan aplikasi Microsoft Office,
dan Internet Explorer, sehingga pengembangan akan menjadi lebih mudah dan
cepat dengan adanya kecocokan antara sistem arsitektur sebagai prototipe dengan
sistem arsitektur yang sudah ada.

3.5

Analisis Konversi Pengetahuan

Dari proses pengkonversian pengetahuan menurut Nonaka dan Takeuchi,

konversi pengetahuan yang dilakukan di dalam perusahaan PT. Guna Elektro seperti
terlihat pada Gambar 3.4 adalah:
1. Sosialisasi (tasit ke tasit)
Proses sosialisasi yang terjadi di dalam perusahaan adalah adanya rapat dimana
budaya saling bertatap muka satu sama lain masih menjadi sarana untuk saling
bertukar pikiran, mengingat lokasi yang hanya disatu gedung memungkinkan hal
tersebut terjadi. Akan tetapi dari rapat tersebut dapat dibuat notulen rapatnya,
sehingga dapat didokumentasikan untuk digunakan sebagai data atau informasi
bagi perusahaan.
2. Eksternalisasi (tasit ke eksplisit)
Untuk proses eksternalisasi, dengan adanya sistem manajemen pengetahuan yang
akan dikembangkan sangat membantu di dalam proses eksternalisasi yaitu proses
mengkonversi pengetahuan tasit ke eksplisit, yaitu melalui pendokumentasian
risalah rapat, diskusi secara elektronik dengan bantuan moderator, karyawan
dapat berperan aktif dalam berkontribusi terhadap basis pengetahuan yang ada
dengan membagikan pengetahuan yang ada ke dalam basis pengetahuan tersebut.
3. Internalisasi (eksplisit ke tasit)
Terjadinya proses pembelajaran di dalam perusahaan dimana semua dokumen
yang sudah dipublikasikan dapat dibaca oleh pengguna lainnya sebagai dasar
untuk menambah pengetahuan, misal melalui pembacaan dokumen pada basis

pengetahuan, pencarian dengan kata tertentu kedalam suatu dokumen, dengan

berlangganan untuk dokumen tertentu, sehingga bila ada perubahan terhadap
dokumen tersebut, pengguna dapat segera mengetahuinya melalui fasilitas yang
ada.
4. Kombinasi (eksplisit ke eksplisit)
Pengetahuan yang sudah ada dapat dimanfaatkan

untuk

menimbulkan

pengetahuan yang baru, misal melalui diskusi elektronik atau surat elektronik,
sehingga pengetahuan yang belum ada dapat ditambahkan ke dalam basis
pengetahuan yang ada, atau dapat digunakan sebagai sumber informasi bagi
karyawan lainnya.

Gambar 3.4 Penerapan Model Spiral Penciptaan Pengetahuan oleh Nonaka

3.6

Skenario Penerapan Manajemen Pengetahuan Berdasar

Proses Utama Manajemen Pengetahuan

Skenario penerapan manajemen pengetahuan mengikuti proses utama dari
manajemen pengetahuan menurut Probst, et al (2000) guna meningkatkan daya saing
perusahaan dalam menghadapi kompetisi bisnis yang ada dengan pemanfaatan TI
dengan mengadakan manajemen pengetahuan yang ada di dalam perusahaan.
3.6.1 Identifikasi Pengetahuan
Seringkali perusahaan tidak mengetahui bahwa salah satu karyawannya
mempunyai pengetahuan atau keahlian yang benar-benar dibutuhkan pada saat itu,
hal ini sering terjadi bila tidak adanya komunikasi antar bagian di dalam perusahaan.
Hal ini mengakibatkan keahlian atau pengetahuan karyawan yang seharusnya sangat
berharga tidak diketahui atau tidak dipakai, sehingga dilakukan pemetaan
pengetahuan dan menentukan celah pengetahuan untuk mengetahui apakah
pengetahuan itu harus diambil dari luar atau dikembangkan dari dalam perusahaan.
1. Pemetaan Pengetahuan
Pemetaan pengetahuan ini digunakan untuk melihat dimana pengetahuan atau
keahlian itu ada di Guna Elektro. Dalam hal ini biasanya berupa gambaran
mengenai tingkatan keahlian/pengetahuan seseorang dibidangnya seperti terlihat
pada tabel 3.1. Dalam menentukan hal ini penulis bekerja sama dengan direktur
HRGA(Human Resource & General Affair) PT. Guna Elektro untuk menilai
keahlian mereka.

Tabel 3.1 Pemetaan Pengetahuan Berdasarkan Keahlian

Pemetaan lainnya adalah dengan menentukan lokasi dimana pengetahuan itu
berada seperti terlihat pada tabel 3.2

Tabel 3.2 Pemetaan Pengetahuan Berdasarkan Sumber Informasinya

2. Celah Pengetahuan
Dari 24 instrumen pada lampiran B untuk mengidentifikasi pengetahuan serta
menentukan adanya celah pengetahuan di Guna Elektro, sehingga dapat
ditentukan bagian mana yang harus dikembangkan dan bagian mana yang harus
didapat serta mana yang harus dipertahankan.
Hasil yang didapat adalah 14 instrumen yang ditemukan dalam praktek kerja
sehari-hari dimana pengetahuan ini yang dapat diidentifikasi serta yang dapat
dikembangkan.
Penilaian terhadap kinerja karyawan belum mempunyai aturan yang jelas,
sehingga seringkali masih terkesan salah dalam penafsiran, berkas yang berisikan
data penting khususnya mengenai sumber daya manusia sudah disimpan
meskipun berada dilokasi yang berbeda atau belum terstruktur.
Penggunaan surat elektronik sebagai sarana untuk pembagian pengetahuan
maupun untuk menimbulkan pengetahuan sebagai sarana untuk menimbulkan ide,
mengadakan wawancara dengan pelanggan ataupun pesaing untuk melihat bahwa
pengetahuan yang ada benar berguna bagi suksesnya perusahaan dalam bersaing.
Dari hasil identifikasi pengetahuan dan adanya celah pengetahuan di dalam
Guna Elektro dalam praktek sehari-hari dapat dijadikan pedoman bagi Guna Elektro
untuk mendapatkan pengetahuan maupun mengembangkan pengetahuan yang sudah
ada. Untuk mendapatkannya adalah dengan mendokumentasikan semuanya secara
elektronik, sehingga pengetahuan yang bersifat tasit dapat dengan mudah dicari dan
dipelajari oleh karyawan lainnya. Sementara itu untuk pengetahuan yang tidak dapat
dikembangkan dari dalam perusahaan harus diusahakan mendapatkannya dengan

melakukan pelatihan dengan instruktur dari luar, membuat bagian riset dan
pengembangan tersendiri, membayar informasi berharga dari perusahaan penyedia
informasi, atau bahkan merekrut orang dengan kompetensi yang sesuai dengan yang
dibutuhkan.
3.6.2 Perolehan Pengetahuan
Proses perolehan pengetahuan ini dilakukan bila pengetahuan yang ada di
dalam Guna Elektro tidak ada atau tidak memungkinkan untuk dikembangkan. Dari
hasil instrumen yang dapat dilihat dilampiran C, ada beberapa faktor yang diperlukan
Guna Elektro untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya. Antara lain dengan
melakukan aliansi strategis dengan perusahaan lain untuk menciptakan suatu bisnis
yang baru, merekrut orang ahli ataupun pengajar sebagai sarana untuk transfer
pengetahuan, membeli pengetahuan dari perusahaan penyedia jasa informasi, atau
dengan mengadakan interaksi dengan para pelanggan, pemegang saham, pemasok,
masyarakat luas, sehingga pengetahuan yang mereka punya dapat diambil sebagai
pengalaman baru di dalam perusahaan.
Bila dirasakan dalam pengadaan pengetahuan dari luar tidak memungkinkan
oleh karena adanya kesulitan dalam mencari sumber daya yang sesuai dengan
kebutuhan, maka outsourcing merupakan salah satu cara untuk memecahkan masalah
tersebut.
3.6.3 Pengembangan Pengetahuan
Proses pengembangan pengetahuan ini dilakukan bila pengetahuan yang ada
di dalam Guna Elektro sudah ada dan memungkinkan untuk dikembangkan. Dari
hasil instrumen yang dapat dilihat dilampiran C, ada beberapa hal yang perlu

dikembangkan untuk meningkatkan daya saing Guna Elektro melalui peningkatan

pengetahuan yang ada di dalamnya.
Langkah yang dilakukan adalah:
1. Mengadakan pelatihan dengan menyewa tenaga dari luar.
2. Terus melakukan inovasi terhadap produk yang dihasilkan berdasarkan riset yang
dikembangkan di dalam perusahaan.
3. Memberikan kebebasan kepada karyawan untuk berinovasi serta mentolerir atas
kesalahan karyawannya.
4. Menerima sumbang saran dari karyawan.
5. Mengadakan interaksi dan komunikasi di dalam perusahaan baik itu perorangan,
kelompok maupun bagian, sehingga pengetahuan dapat saling bertukar.
6. Melakukan sistem belajar sambil bekerja di dalam perusahaan.
7. Menyediakan tempat belajar bagi karyawan guna saling berinteraksi atau bertukar
pikiran.
8. Pelajaran yang diperoleh dari suatu kasus dipelihara dan dibagikan kepada rekan
lainnya, sehingga bila menemui hal serupa tidak akan mengalami kesalahan yang
serupa.
9. Belajar dari pengetahuan masa lalu membuat perusahaan dapat bersaing karena
sudah lebih mengenal akan strategi maupun kondisi dalam menjalankan bisnisnya.
3.6.4 Distribusi dan Pembagian Pengetahuan
Dari lampiran D yang berisi mengenai instrumen dalam distribusi serta
penyebarang pengetahuan di dalam perusahaan didapatkan dari 31 instrumen dari

literatur, 19 ada di dalam perusahaan. Dari penemuan ini dapat menjadi dasar bagi
pengembangan manajemen pengetahuan di dalam perusahaan.
Diperlukan adanya sarana TI yang memungkinkan terjadinya penyebaran dan
pembagian pengetahuan dalam perusahaan oleh karena itu dikembangkan share point
portal server sebagai jaringan pengetahuan di dalam perusahaan.
Faktor yang didapati dalam studi kasus ini adalah budaya di dalam perusahaan
yang belum mendorong terjadinya pembagian pengetahuan meskipun ada beberapa
bagian yang sudah mulai menerapkannya seperti karyawan yang lama mengarahkan
karyawan yang masih baru. Oleh karena itu perubahan budaya dalam perusahaan
merupakan faktor penting dalam terjadinya proses penyebaran dan pembagian
pengetahuan dengan menggunakan saran yang sudah ada.
Pendekatan Push dan Pull diperlukan agar informasi dapat sampai kepada
orang yang membutuhkan, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam proses
pengambilan keputusan di dalam perusahaan.
3.6.5 Pemanfaatan Pengetahuan
Dengan pemanfaatan share point portal server sebagai sarana pendukung
dalam proses pemanfaatan pengetahuan diharapkan karyawan di dalam Guna Elektro
dapat memanfaatkan data, informasi yang ada di dalamnya untuk mendukung proses
bisnis mereka.

Karena dengan dimanfaatkan atau tidaknya pengetahuan di dalam

perusahaan akan menjadi tolok ukur bagi suksesnya proses manajemen pengetahuan.
Bila secara tradisional akan membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian
informasi atau pengetahuan yang dibutuhkan, dengan pemanfaatan sistem manajemen

pengetahuan dan sarana pendukungnya akan membuat pencarian akan menjadi lebih
tepat dan cepat serta dengan bentuk sesuai dengan yang dibutuhkan.
Oleh karena itu dalam pengembangannya prototipe ini diusahakan dapat
diakses oleh pengguna dengan mudah dan gampang penggunaannya, bersifat
terintegrasi, sehingga semua informasi yang dibutuhkan terdapat dalam suatu wadah
tanpa harus mencarinya disemua bagian di dalam perusahaan, informasi selalu
disesuaikan dengan perkembangan, dan digunakan sebagai proses pembelajaran
karyawan baru.
3.6.5 Pemeliharaan Pengetahuan
Hilangnya pengetahuan di dalam perusahaan akan berpengaruh bagi tingkat
kompetensi perusahaan itu sendiri karena akan mengakibatkan tidak konsistennya
dalam memberikan barang atau jasa kepada para pelanggannya, respon yang lama
dalam memecahkan suatu masalah yang sudah pernah terjadi, proses bantuan
terhadap pelanggan menjadi terganggu.
Oleh

karena

itu

diperlukan

adanya

kerja

yang

konsisten

untuk

selalu

mendokumentasikan pengetahuannya kedalam sistem manajemen pengetahuan yang

dikembangkan. Mekanisme yang dikembangkan untuk penyimpanan pengetahuan
adalah dengan menseleksi pengetahuan yang ada, dan menyimpannya ke dalam
media (Share Point Portal Service) lalu senantiasa melakukan pembaruan bila telah
terjadi perubahan.
Disamping itu juga dikembangkan adanya sistem penyimpanan data untuk
menghindari terjadi kehilangan data yang dikarenakan oleh keluarnya karyawan dari

perusahaan, virus, sistem komputer yang rusak, penyimpanan data yang gagal,
adanya tindakan para penyusup ke dalam sistem komputer perusahaan.
Data yang penting untuk disimpan dalam perusahaan adalah:
1. Dokumentasi dari peristiwa penting, misal proyek atau perolehan penghargaan.
2. Risalah rapat.
3. Pengetahuan karyawan yang sudah didokumentasikan dan dibagikan ke sesama.
4. Data yang berhubungan dengan pelanggan, pemasok ataupun dengan publik.