Professional Documents
Culture Documents
BRO YNETM
Ankara, 2011
PARA LE SATILMAZ.
NDEKLER
AIKLAMALAR ....................................................................................................................ii
GR ....................................................................................................................................... 1
RENME FAALYET -1 .................................................................................................... 3
1. GENEL OLARAK YNETM VE BRO YNETM..................................................... 3
1.1. Ynetim Kavram.......................................................................................................... 3
1.1.1. Kamu Ynetimi ve zel Ynetim ......................................................................... 6
1.2. Bro Kavram................................................................................................................ 8
1.3. Bro Ynetimi .............................................................................................................. 9
1.3.1. Klasik Bro Ynetimi.......................................................................................... 10
1.3.2. ada Bro Ynetimi ........................................................................................ 11
1.4. Brolarn rgtlenmesi............................................................................................... 11
1.5. Brolarn Fonksiyonlar .............................................................................................. 12
UYGULAMA FAALYET .............................................................................................. 14
LME VE DEERLENDRME .................................................................................... 16
RENME FAALYET-2 ................................................................................................... 17
2. BRO TRLER VE EKLLER.................................................................................... 17
2.1. Klasik (Geleneksel) Bro Trleri................................................................................ 17
2.1.1. Uzmanlk Alanlarna Gre Brolar...................................................................... 18
2.1.2. Ait Olduklar Kurumlara Gre Brolar ............................................................... 18
2.1.3. Kurulu Amalarna Gre Brolar....................................................................... 19
2.1.4. Yerleim Biimlerine Gre Brolar..................................................................... 20
2.2. ada Bro Trleri.................................................................................................... 22
2.2.1. Gezici (Mobil) Brolar ........................................................................................ 23
2.2.2. Adhokratik (Geici) Brolar................................................................................ 24
2.2.3. Ev Brolar............................................................................................................ 25
2.2.4. Sanal Brolar ....................................................................................................... 27
2.2.5. Yaratc Brolar ................................................................................................... 28
2.2.6. Modler Brolar .................................................................................................. 30
2.2.7. Esnek Brolar ...................................................................................................... 30
UYGULAMA FAALYET .............................................................................................. 33
LME DEERLENDRME........................................................................................... 35
RENME FAALYET-3 ................................................................................................... 36
3. BRO ALIANLARI KAVRAMI ................................................................................. 36
3.1. Bro alanlar .......................................................................................................... 36
3.1.1. Bro alannn Genel zellikleri ..................................................................... 37
3.2. Bro Yneticisi ........................................................................................................... 39
3.2.1. Bro Yneticisinin Grev ve Sorumluluklar...................................................... 40
3.2.2. Bro Yneticisin Temel zellikleri..................................................................... 42
3.2.3. Bro Yneticisinin Koruma, dllendirme ve Uyarma Grevi .......................... 43
UYGULAMA FAALYET .............................................................................................. 46
LME VE DEERLENDRME .................................................................................... 48
MODL DEERLENDRME .............................................................................................. 49
CEVAP ANAHTARLARI ..................................................................................................... 50
KAYNAKA ......................................................................................................................... 51
AIKLAMALAR
AIKLAMALAR
KOD
346SBI048
ALAN
Bro Ynetimi
DAL/MESLEK
Alan Ortak
MODLN ADI
MODLN TANIMI
SRE
40/16
N KOUL
YETERLK
MODLN AMACI
Genel Ama
Ofis makinelerini kullanarak kurum politikasna uygun
bro ynetimi yapabileceksiniz.
Amalar
1. rgt yapsna gre ynetimce kullanlacak
teknikleri belirleyebileceksiniz.
2. in trne gre broyu dzenleyebileceksiniz.
3. Bro alanlarnn grevlerini belirleyebileceksiniz.
ETM RETM
ORTAMLARI VE
DONANIMLARI
LME VE
DEERLENDRME
ii
GR
GR
Sevgili renci,
Son zamanlardaki bilimsel ve teknolojik alanda yaanan hzl gelimeler brolarn
yapsn nemli lde etkilemektedir. Brolarn yaptklar ite baarl olabilmesi iin
gnmz koullarna uyum salayabilmeleri ve ihtiya duyduklar bilgi ve belgelere ksa
srede ulaabilmeleri gerekir. Bunun iin de iin trne gre brolarn dizayn edilmesi son
derece nemlidir. Bro yneticisi ve bro alanlar iin brolarda almak artk daha kolay
ve zevkli hle gelmektedir. Brolar faaliyetlerini gerekletirirken srekli kendini yenileyen
ve aa uyum salayan baka bir deyile yaayan birimler olmaya balamtr.
Brolarn sadece ekilleri nemli deildir. indeki faaliyetleri dzenleyen ve
ynlendiren yneticilere de nemli iler dmektedir. Yneticilerin bu ykn altndan
kalkabilmesi iin bro ynetimi konusunda iyi bir eitim almalar, grev ve sorumluluklarn
zamannda yerine getirebilmeleri ve alanlaryla iyi iletiim kurmalar gerekir.
Bro Ynetimi ve Sekreterlik Trkiyede ve dnyada, nemi giderek artan bir
alandr. Gnmz i ortamnda, birok alanda bilgi ve beceriye sahip elemanlar
aranmaktadr. Sizler bu modl tamamladnzda rgt yapsna gre ynetimce
kullanlacak teknikleri belirleyebilecek, iin trne gre broyu dzenleyebilecek ve bro
alanlarnn grevlerini bilerek i hayatna bir adm nde balayacaksnz .
RENME FAALYET1
RENME FAALYET -1
AMA
rgt yapsna gre ynetimce kullanlacak teknikleri belirleyebileceksiniz.
ARATIRMA
Girdiler
rgtlerde verimlilik, byk lde, yelerin tevik edilmeleri ve davranlarnn
rgt amalarna doru ynlendirilmesiyle ortaya kmaktadr.
Amalar
Etkinlik kavram, verimlilii de ierdii gibi moral, uyum kabiliyeti, esneklik gibi
soyut unsurlar da kapsar. Bu nedenle, etkinlik, verimlilie nazaran daha geni bir kavramdr.
Sreklilikle ilgili bir dier konu teknolojidir. Eer iletme ynetimi teknolojiyi gerei
gibi takip edemiyor ve gerekli tedbirleri zamannda alamyorsa bir sre sonra iletme g
durumlarla karlaabilir.
Sreklilik konusuyla ilgili bir dier konu da personelle ilgilidir. nsanlar sayesinde
baarya ulamak iin igc ve elemanlarla ilikiler konusunda geleneksel dnme eklinin
deimesi gerekir.
Uyum ise etkin rgtsel baarya tm rgt yeleri ile kaynaklarn bir uyum iinde,
dengeli ve bir yn verilmi olarak ulalmasn ifade eder. Uyum ilkesine gre en etkin
iletme baars, tm yelerin ya da blmlerin belirli bir ama iin i birlii yaparak
altklar zaman elde edilecektir.
Bilimsellik gesi : Her iki rgt ynetiminin benzer yanlar arasnda en bata
geleni ynetimin, bilim ve sanat yannn uygulanma zorunluluudur. rgtsel
verimlilik ve etkinlik iin bilimsel yntemler kullanlmaldr.
Bro ynetimi, bir dnce gelitirme, bir hizmet salama, nceden belirlenmi
amalara ulama iin yntemler saptamaktr.
Bro ynetimi, hizmetleri salamak, kaytlar tutmak, gelen bilgileri analiz etmek,
planlamak, haberlemeyi dzenlemek, rgtn karlarn korumakla ilgili bilgileri
gerektiren fonksiyondur.
Bro ynetimi, genel ynetimin bir parasdr. Tepe yneticisi brolarda derlenen
bilgiler olmadan rgt ile ilgili isabetli kararlar veremez.
Bro ynetimi, brolarda sekreterya hizmetlerini koordine eden, iletiim akn
salayan ve bunu denetleyen, yazl ve szl iletiim yntemlerini belirleyen faaliyetler
topluluudur. Bro ynetimi, bro ilerinin yannda, bro alanlarnn verimlilii iin
zaman ve stres ynetimi konusunda almalar yapmay gerektirir. Bro ynetimi brolarda;
dosyalama, ariv, kayt, fotokopi, teleks, faks, daktilo ve dier bro ilerinin ahenk iinde
yrtlmesiyle ilgili faaliyetleri ierir.
Meslein geliimi, geleneksel (klasik) ve ada olmak zere iki balk altnda
incelenecektir.
10
yerletirilmesi, eitim ve gelitirilmesi, tayin ve terfi gibi klasik bro faaliyetleridir ve bro
yneticileri de, sz konusu ilerin ynetiminden sorumlu olan ahslardr.
Bro yneticisi; brolarda listeleme, kayt tutma, hesaplama, iletiim gibi faaliyetleri
yerine getirir. Gnlk bro faaliyetlerinin dzgn bir biimde yerine getirilmesini salar.
Yaplacak ileri planlamak, analiz etmek ve kontrol etmek, insan ve malzeme kullanmnda
israf ortadan kaldrmak, bro yneticisinin teknik becerisine baldr. Mmkn olduu
kadar ilerin kolay yaplmasn salamak, i tanmlarna, i gereklerine ve unvanlara gre
ilerin yrtlmesini salamak, yneticinin yneltme becerisiyle ilgilidir.
11
12
Bilginin alnmas: rgte eitli kaynaklardan gelen bilgiyi alr. eitli trde
bilgiler, sipariler, faturalar, iletiim aralar ile elde edilmektedir.
Bilginin kayt edilmesi (dosyalama): Elde edilen her trl bilginin dkm
yaplr ve dosyalanr. Baz durumlarda ise gerekli olmayan bilgiler elenir.
Bilgilerin istenildii zaman kolaylkla yeniden kullanlmaya hazr biimde
saklanmas gerekmektedir.
Bilginin iletilmesi: Bilgiler rgt iinde veya rgtten rgte iletilir. Bilginin
iletilmesi, kiiler tarafndan veya elektronik bro makineleri ile
gerekletirilmektedir. letiim ne kadar etkili olursa ynetim de o kadar salkl
karar verebilme olanana kavumaktadr.
Brolar, rgt st sisteminin alt sistemidir. st sisteme ait tm iler brolarda grlr.
Bro ilerinin planlanmas, ilerin yrtlmesinde gerekli olan ekipmann temini, i
geniletme, i zenginletirme ve i rotasyonu gibi eitli i kurallarnn gelitirilmesi bu
ilerden bazlardr.
Brolarda grlen ilerin etkin ve verimli bir biimde grlebilmesi iin bro ilerinin
tanmlanmas, bu ilerin artnamelerinin karlmas, i tanmlarna ve artnamelerine uygun
i blmnn yaplmas, hareket ekonomisi kurallarnn gelitirilmesi gerekir. Ayrca
brolarda; k ve ses dzeninin, aydnlatma ve havalandrma koullarnn belirlenmesi, bro
tasarmnn yaplarak yerleim dzeninin belirlenmesi, brolarda yazma iletiim, form
kullanm ve bakmnn nemli bro fonksiyonlar olarak yerine getirilmesi gerekir.
13
UYGULAMA FAALYET
UYGULAMA FAALYET
Aadaki ilemleri uygulaynz.
lem Basamaklar
neriler
Modl yardmyla ynetim kavramn
anlayabilir, bir iletmeyi ziyaret edip
onlarn ynetim yaplarn inceleyerek
rendiklerinizi pekitirebilirsiniz.
Kamu ynetimi ve
farklarn tespit ediniz.
zel
Klasik
ve
ada
ynetim
ekillerinden hanginin daha iyi
olduunu
ve
faydasnn
fazla
olduunu
modl
yardmyla
kavrayabilirsiniz.
14
KONTROL LSTES
Bu faaliyet kapsamnda aada listelenen davranlardan kazandnz becerileri Evet,
kazanamadnz becerileri Hayr kutucuuna (X) iareti koyarak kendinizi deerlendiriniz.
Deerlendirme ltleri
Evet
Hayr
DEERLENDRME
Deerlendirme sonunda Hayr eklindeki cevaplarnz bir daha gzden geiriniz.
Kendinizi yeterli grmyorsanz renme faaliyetini tekrar ediniz. Btn cevaplarnz
Evet ise lme ve Deerlendirmeye geiniz.
15
LME VE DEERLENDRME
LME VE DEERLENDRME
Aadaki sorular dikkatlice okuyunuz ve doru seenei iaretleyiniz.
1.
2.
3.
4.
5.
DEERLENDRME
Cevaplarnz cevap anahtaryla karlatrnz. Yanl cevap verdiiniz ya da cevap
verirken tereddt ettiiniz sorularla ilgili konular faaliyete geri dnerek tekrarlaynz.
Cevaplarnzn tm doru ise bir sonraki renme faaliyetine geiniz.
16
RENME FAALYET2
RENME FAALYET-2
AMA
in trne gre broyu dzenleyebileceksiniz.
ARATIRMA
17
18
19
Resim 2. 4: Ak bro
Ak brolarn avantajlar;
20
Ak brolarn dezavantajlar;
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
zel (kapal) brolar, alanlarn tek bana veya birka kiinin bir arada
kulland brolardr. 1 ile 4 kiinin birlikte alt kk odalardr. Ak
brolarn avantajlar, kapal brolarn dezavantajlar hline gelir.
Ancak baz hizmetler iin kapal bro ayrlmas zorunludur. Mdr ve daha st
kademe yneticilerle i sahipleri ve ziyaretilerle ok sk kar karya gelen memurlar,
ilgililerle gizli grmesi gerekli olan mlakat memurlar aratrma, planlama, dosya
21
incelenmesi proje hazrlama vb. gibi dikkat gerektiren ilerde ve gizli kalmas gereken
ilerde alan personele zel kapal brolar ayrlmas gerekmektedir.
22
23
Bugn zellikle Internet ve Intranet vastasyla bu gibi faaliyetler daha etkin bir
biimde yaplabilmektedir. Artk mobil bro faaliyetlerine olanak salayan aletler sadece diz
st bilgisayarlar deil, mobil telefonlar ve cep telefonlaryla da bu faaliyetler
yaplabilmektedir.
Modemler yardmyla bilgisayardan faks gnderip almak da mmkn olabilmektedir.
Brolarda bro memurlarnn gndelik faaliyetlerinden olan, faturalama, sipari emri, fiyat
saptama gibi eitli ilemler, bilgisayarlar yardmyla sanal ortamlarda yerine
getirilebilmekte ve tanabilir bilgisayarlar yardmyla bunlar yerine getirmek iin belli bir
broya bal olarak almak gerekmemektedir.
24
2.2.3. Ev Brolar
Gnmzde iler, i yerlerinden uzaklayor. Ayn yer ve ayn zaman snrndan uzak
bir i yapma yntemi geliiyor. Ksaca esnek alma olarak adlandrlan yeni i yapma
yntemi, belli bir i yerine bamll ortadan kaldryor. ler her zaman ve her yerde
yaplyor. yapma yntemlerindeki sz konusu esnek uygulamalardan biri de ev ofis
uygulamalardr.
Resim 2. 9: Ev bro
25
26
27
rgtler sanal ofislere, ilerini ve projelerini daha etkin biimde ynetmek amacyla
gemektedirler. Sanal ofisler rgtlere ve alanlara mterileriyle meslektalaryla aile ve
arkadalaryla daha etkin iletiim olana salamaktadr. Sanal ofisler ayn zamanda,
dokman ve resimlerin, grafiklerin paylamn olanakl klarak evrak ynetiminin etkinliini
artrmaktadr.
Sanal ofislerde ofis yeri hatta ofisin varl ve yokluu bir tartma konusudur. Sanal
ofisler ayn zamanda bilgi havuzu ve z yetenek havuzu oluturarak bilginin
paylalmasn olanakl klan bir uzmanlk ofisidir. Bunlar, geleneksel ofislerdeki kalcln
ve srekliliin aksine geici yaplardr. Sanal ofislerde proje ileri ou kez sanal ekiplerle
yrtlmekte ve ekibe katlm deikenlik gstermektedir.
Sanal ofislerde karmak ofis ileri sanal ortamlarda dk maliyetle ve hzl bir
ekilde yaplabilmektedir. Sanal i yerinde, geleneksel rgtlerin fiziki snrlar ortadan
kalkmaktadr. alanlarn saysnda nemli lde azalma gzlenmektedir. Buna karlk,
sanal ofisler mevcut kaynaklar ile karlatrlamayacak lde geni bir i grme
yeteneine sahiptir.
28
29
rnein iten ayrlan bir alann masas ve dier mobilyalar kolaylkla baka
alanlarda kullanlabilmektedir. Gnmzde birok organizasyon bu tr mobilyalara, yeniden
dzenleme kolaylklar ve alanlarn temel fonksiyonlar olan haberleme ve paylamaya
tevik ettii iin ynelmektedir.
30
32
UYGULAMA FAALYET
UYGULAMA FAALYET
Aada istenilenleri yapnz.
lem Basamaklar
neriler
evrenizde
bulunan
brolar
rendiiniz bro tr ve ekilleriyle
karlatrp
bunlara
gre
snflandrabilirsiniz.
Klasik
bro
faaliyetlerini
gerekletiren brolar ziyaret ederek
rendiiniz kavramlar kalc hle
getirebilirsiniz.
nternet
zerinden
aratrmalar
yapabilir ve irketlerdeki ilgili
kiilerle grerek ada bro
trleriyle ilgili gerekli bilgileri
alabilirsiniz.
33
KONTROL LSTES
Bu faaliyet kapsamnda aada listelenen davranlardan kazandnz beceriler iin
Evet, kazanamadklarnz iin Hayr kutucuklarna ( X ) iareti koyarak kontrol ediniz.
Deerlendirme ltleri
Evet
1.
2.
3.
Hayr
DEERLENDRME
Deerlendirme sonunda Hayr eklindeki cevaplarnz bir daha gzden geiriniz.
Kendinizi yeterli grmyorsanz renme faaliyetini tekrar ediniz. Btn cevaplarnz
Evet ise lme ve Deerlendirmeye geiniz.
34
LME VE DEERLENDRME
LME DEERLENDRME
Aadaki sorular dikkatlice okuyunuz ve doru seenei iaretleyiniz.
1.
2.
3.
4.
5.
DEERLENDRME
Cevaplarnz cevap anahtaryla karlatrnz. Yanl cevap verdiiniz ya da cevap
verirken tereddt ettiiniz sorularla ilgili konular faaliyete geri dnerek tekrarlaynz.
Cevaplarnzn tm doru ise bir sonraki renme faaliyetine geiniz.
35
RENME FAALYET3
RENME FAALYET-3
AMA
Bro alanlarnn grevlerini belirleyebileceksiniz.
ARATIRMA
36
Memur: Memur szc resmi bir anlam ifade eder. Kamu kurumlarnda
devletin asli ve srekli grevlerini yerine getiren ve aylkla alan kiilerdir.
zel kurumlarda alanlara memur denmez. Onlar i kanununa bal olarak
alan beyaz ve mavi yakallar olarak tanmlanr.
Organizasyonu ve ynetimi temsil etme: nsanlarn bir bro ile ilgili fikir ve
dnceleri o broda alanlarn tutum ve davranlar ile belirlenir. Bu nedenle
alanlar hem organizasyonlarn hem de yneticilerini en iyi temsil etmek
zorundadrlar.
37
GREVLER
BRO YNETM
LEMLERN
YRTMEK
GELEN-GDEN
EVRAK LERN
YRTMEK
LETM
SALAMAK
DOKMAN
HAZIRLAMAK
LEMLER
program yapmak
Yannda alanlara i dalm yapmak
Yannda alanlarn yapt ii kontrol etmek
Yneticinin gnlk alma programn dzenlemek
Yneticiyi gnlk faaliyetler hakknda bilgilendirmek
Bro dzenini salamak
Bro ihtiyalarnn teminini salamak
Bro makinelerinin tamir ve bakmn salamak
Kurum-faaliyet alan ile ilgili yaynlar takip etmek
Muhasebe kaytlarn tutmak
verimini artrc neriler gelitirmek
Evraklar (faks, e-mail, posta vb.) almak
Evraklar amak
Evraklar snflandrmak
Evraklar kaydetmek
Bro ii evrak akn salamak
Giden evraklar datma hazrlamak
Giden evraklarn datmn salamak
Fihrist hazrlamak, gncelletirmek
Telefon grmelerinin yaplmasn salamak
Randevular ayarlamak
Misafirleri karlamak
letiim bilgilerini kaydetmek
Kurum ii-d gelen talepleri ynlendirmek
letiimi engelleyen aksaklklar gidermek
Rutin yazmalar yapmak
Yazma ile ilgili bilgi toplamak
Dokman taslan hazrlamak
Dokmanlar yazmak
Yazlan dokmanlar kontrol etmek
38
DOSYALAMA
LEMLERN
YRTMEK
TOPLANTI
ORGANZASYONU
YAPMAK
SEYAHAT
ORGANZASYONU
YAPMAK
MESLEK
GELME LKN
FAALYETLER
YRTMEK
39
Bro yneticisi;
40
41
42
Anlaysz olma
Tarafl davranma
abuk etkilenme
Kararszlk
Korkak davranma
Saduyusuz olmadr.
43
Terfi ve sorumluluk: alanlarn terfi ettirilmesi ve bunun yan sra daha fazla
sorumluluk verilmesi, onlarn uzun vadeli gayret ve almalarnn
dllendirilmesinin en nemlisidir.
44
45
UYGULAMA FAALYET
UYGULAMA FAALYET
Aadaki aratrmalar yapnz.
lem Basamaklar
neriler
ve
46
KONTROL LSTES
Bu faaliyet kapsamnda aada listelenen davranlardan kazandnz beceriler iin
Evet, kazanamadklarnz iin Hayr kutucuklarna ( X ) iareti koyarak kontrol ediniz.
Deerlendirme ltleri
1.
2.
3.
Evet
Hayr
m?
4.
DEERLENDRME
Deerlendirme sonunda Hayr eklindeki cevaplarnz bir daha gzden geiriniz.
Kendinizi yeterli grmyorsanz renme faaliyetini tekrar ediniz. Btn cevaplarnz
Evet ise lme ve Deerlendirmeye geiniz.
47
LME VE DEERLENDRME
LME VE DEERLENDRME
Aadaki sorular dikkatlice okuyunuz ve doru seenei iaretleyiniz.
1.
2.
3.
4.
5.
DEERLENDRME
Cevaplarnz cevap anahtaryla karlatrnz. Yanl cevap verdiiniz ya da cevap
verirken tereddt ettiiniz sorularla ilgili konular faaliyete geri dnerek tekrarlaynz.
Cevaplarnzn tm doru Modl Deerlendirmeye geiniz.
48
MODL DEERLENDRME
MODL DEERLENDRME
Aadaki sorular dikkatlice okuyunuz ve doru seenei iaretleyiniz.
1.
2.
3.
4.
5.
DEERLENDRME
Cevaplarnz cevap anahtaryla karlatrnz. Yanl cevap verdiiniz ya da cevap
verirken tereddt ettiiniz sorularla ilgili konular faaliyete geri dnerek tekrarlaynz.
Cevaplarnzn tm doru ise bir sonraki modle gemek iin retmeninize bavurunuz.
49
CEVAP ANAHTARLARI
CEVAP ANAHTARLARI
RENME FAALYET-1NCEVAP ANAHTARI
1
2
3
4
5
C
B
C
D
A
B
A
C
A
D
B
C
D
A
C
B
C
D
C
E
50
KAYNAKA
KAYNAKA
51