Mildred Navarro Cancel

Auxiliar Administrativo IV

Administracin de
Documentos Pblicos en la
Rama Ejecutiva

Administracin de Documentos
Pblicos en la Rama Ejecutiva

Ley Nm. 5 de 8 de diciembre de 1955, segn

enmendada
Ley de Administracin de Documentos
Pblicos de Puerto Rico
Propsito:
Establecer un programa sistemtico para la adecuada
creacin, uso, conservacin y disposicin de los
documentos pblicos de valor administrativo, legal, fiscal
e histrico.
Esta ley aplica tambin a las
Corporaciones Pblicas y a los
Municipios

Administracin de Documentos
Pblicos en la Rama Ejecutiva

Establece el Programa de Administracin de Documentos

Pblicos en las tres Ramas del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico y la Oficina del Contralor.(Ejecutiva, Legislativa y
Judicial)
Administradores de Programas:
Archivero General de Puerto Rico Rama Ejecutiva
Presidente del Senado y Presidente de la Cmara Rama
Legislativa
Juez Presidente del Tribunal Supremo- Rama Judicial
Contralor de Puerto Rico

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Pblicos en la Rama Ejecutiva

Reglamento Nm. 23
del Departamento de
Hacienda

Para la Conservacin de
Documentos de Naturaleza
Fiscal o Necesarios para el
Examen y Comprobacin de
Cuentas y Operaciones Fiscales

Suplemento Nm. 1
Guas de Documentos
Fiscales de los Municipios
para Fijar Perodos de
Conservacin

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Pblicos en la Rama Ejecutiva

Papel
Mapa
Libro
Dibujo
Folleto
Plano
Fotografa
Cinta Magntica
Fotocopia
Disco
Pelcula
Video cinta
Microficha
Cinta
Cinta Magnetofnica

Cualquier otro material

ledo por mquina y
cualquier otro material
informativo sin importar su
forma o caractersticas
fsica

Administracin de Documentos
Pblicos en la Rama Ejecutiva

Todo documento:
es todo documento que se origine, conserve o reciba en
cualquier dependencia del Estado Libre Asociado de Puerto
Rico de acuerdo con la ley o en relacin con el manejo de los
asuntos pblicos;
que se haya de conservar permanente o temporalmente como
prueba de las transacciones por su valor legal. Incluyen aquellos
producidos de forma electrnica que cumplan con los requisitos
establecidos por las leyes y reglamentos.

Administracin de Documentos
Pblicos en la Rama Ejecutiva

Funcionario responsable de
administrar el Programa de
Administracin de Documentos en
su respectivo organismo
gubernamental y que cuenta con
el Nombramiento Especial que
otorga el Programa de
Administracin de Documentos
Pblicos.

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Pblicos en la Rama Ejecutiva

Reglamento Nm. 15 (2538) del 21 de julio de 1979,

Reglamento de Administradores de Documento
Funciones del Administrador de Documentos
(obligaciones y responsabilidades de los
administradores de documentos de cada
entidad)
Requisitos para ocupar el puesto
Nombramiento
Revocacin del Nombramiento

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Pblicos en la Rama Ejecutiva

Reglamento Nm. 4284 del 19 de julio de 1980, segn

enmendado, Para la Administracin de Documentos en la
Rama Ejecutiva - establece en un solo cuerpo jurdico todas las
normas sustantivas que regulan la Administracin de
Documentos en la Rama Ejecutiva.
Artculos ms relevantes del Reglamento :

Artculo Nm. 14 Disposicin de Documentos

Artculo Nm. 15 - Informe anual de documentos
Artculo Nm. 41 - Certificacin del organismo
Artculo Nm. 45 - Autorizacin de emergencia
Artculo Nm. 46 Almacenaje
Artculo Nm. 48 - Traslado de documentos
Artculo Nm. 49 - Documentos de organismos que
cesan

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Pblicos en la Rama Ejecutiva

Funcin Educativa

El Programa de Administracin de Documentos Pblicos

de la Rama Ejecutiva, adscrito al Archivo General de
Puerto Rico, viene obligado a ofrecer orientacin a los
Administradores de Documentos. Para ello establecer
y mantendr un programa de Adiestramiento y
asesoramiento continuo de acuerdo a las necesidades
de cada dependencia

Funcin Reguladora

Entre sus funciones reguladoras, es velar que cada jefe

de dependencia cumpla con el artculo 4 inciso c-que
realicen un inventario de todos los documentos
existentes en sus respectivas dependencias y con el
inciso d que anualmente preparen listas sobre
disposicin de documentos

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Pblicos en la Rama Ejecutiva

Funcin Fiscalizadora

El Programa de Documentos Pblicos, adscrito al

Archivo General de Puerto Rico se asegurara de que la
operacin de Administracin de Documentos Pblicos
se lleve a cabo correctamente

Funcin de Asesoramiento

El Programa de Documentos Pblicos, ofrece

asesoramiento en todas las fases que componen la
Administracin de Documentos Pblicos.

Administracin de Documentos
Pblicos en la Rama Ejecutiva

Adiestramiento Bsico, este se ofrecer a todos los candidatos a

ser Administradores de Documentos.
El Programa de Documentos Pblicos, ofrece otros adiestramientos que
estn dirigidos a los Administradores de Documentos y personal
relacionado con la administracin de documentos pblicos:
Ley y Reglamento para la Administracin de Documentos Pblicos

Administracin de Correo

Administracin de Fotocopiadoras

Como preparar el Inventario y Plan de Retencin de Documentos

Pblicos

Como preparar Lista de Disposicin de Documentos

Organizacin de Locales para Archivo Inactivo

Sistemas de Archivos

Proteccin de Documentos Esenciales/Intervencin sobre la

Prctica y Efectividad de la Administracin de Documentos Pblicos

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Pblicos en la Rama Ejecutiva

Mildred Navarro Cancel

Auxiliar Administrativo IV
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