Professional Documents
Culture Documents
ÜN‹TE I I
A. BAfiLANGIÇ
1. Veri Taban›yla ‹lk Ad›mlar
a. Veri taban› uygulamas›n› açma
b. Mevcut veri taban›n› açma
c. Veri taban› içindeki kayd› de¤ifltirme
ç. Kaydetme
d. Veri taban›n› kapatma
e. Yard›m fonksiyonlar›n› kullanma
2. Temel Ayarlar› Yapma
a. Veri taban› uygulamas›n›n sayfa görünümünü de¤ifltirme
b. Araç çubu¤u özelliklerini de¤ifltirme
B. B‹R VER‹ TABANI YARATMA
1. Temel ‹fllemler
a. Veri taban›n› planlama ve tasarlama
b. Tablo oluflturma
c. Tablo içinde hareket etme
ç. Tabloya veri girme
2. Anahtarlar› Tan›mlama
a. Birincil anahtar› tan›mlama
b. ‹ndeks oluflturma
3. Tablo Tasar›m›
a. Tablo özelliklerini de¤ifltirme
b. Alan özelliklerini de¤ifltirme
4. Veri Taban›n› Güncelleme
a. Tablodaki verileri de¤ifltirme
b Tablodaki verileri silme
c. Veri taban›na kay›t ekleme
ç. Veri taban›ndan kay›t silme
C. FORMLARIN KULLANIMI
1. Form Oluflturma
a. Basit bir form oluflturma
b. Formlar› kullanarak veri taban›na bilgi girme
69
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
70
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
☞ BU BÖLÜMÜN AMAÇLARI
Bu üniteyi çal›flt›¤›n›zda;
* Veri taban› uygulamas›n› açma, kapatma, yeniden çal›flt›rma ve yard›m fonksiy
onlar›n› kullanmay› ö¤renecek, temel ayarlar› yapmay› kavrayacak,
* Bir veri taban› yaratmay›, anahtarlar› tan›mlamay›, tablo tasar›m›n›n anlam›n› ve
veri taban›n›n güncellemeyi ö¤renecek,
* Form oluflturmay›, form görüntüsünü de¤ifltirmeyi ö¤renecek,
* Veri taban› program› kurmay›, sorgu oluflturmay›, verileri seçme ve
s›n›fland›rmay› ö¤renecek,
* Verileri raporda göstermeyi, raporu de¤ifltirmeyi ve verileri gruplamay› kavrayacaks›n›z.
NASIL ÇALIfiMALIYIZ? ✍
Bu üniteyi kavrayabilmek için;
* Ünite içerisinde yer alan tan›m ve kavramlar› ö¤reniniz.
* Ünite içerisinde yer alan konulara ait aç›klamalar› dikkatlice okunuz.
* Bir bilgisayarda, ünitede yer alan konular›n uygulamalar›n› yap›n›z
* Ünite içerisinde yer alan konular›n içerisindeki bir bölümü ö¤renmeden baflka bir
bölüme geçmeyiniz
* Ünite sonunda yer alan özet k›sm›n› mutlaka okuyarak de¤erlendirme sorular›n›
yan›tlar›na bakmadan çözmeye çal›fl›n›z.
* Çözümünü yapt›¤›n›z de¤erlendirme sorular›n› kitab›n›z›n sonunda yer alan yan›t
anahtar› ile karfl›laflt›r›n›z. Yanl›fl yan›tlar›n›z›n nedenlerini bularak eksiklerinizi
tamamlay›n›z.
71
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
72
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
ÜN‹TE I I
VER‹ TABANI UYGULAMALARI
A. BAfiLANGIÇ
Veri taban›, belirli özelliklerdeki verilerin oluflturdu¤u bilgi toplulu¤udur. Veri
taban› program› arac›l›¤› ile bu bilgilerden her kifli için yeni özellikler oluflturulabilir,
hesaplat›labilir ya da veri taban›na kaydedilmifl bilgi toplulu¤undan belirli özelliklerde
kifliler seçilebilir.
Bu programda tablolar, formlar, raporlar, sorgular, ve makrolar ayn› veri taban› içerisinde
tutulur.
- Tablolar: Veri taban› dosyas›nda yer alacak bilgi alanlar›n›n tan›mlanmas› ve bilgi
giriflinin yap›lmas› için kullan›l›r. Tablolar veri taban› program›n›n as›l bileflenidir.
Di¤er bileflenlerin oluflturulabilmesi için mutlaka tablolar›n haz›rlanmas› gerekir.
- Makrolar: Herhangi bir sorunun çözümü için gerekli birden çok ifllemin bir
kerede yerine getirilmesi makrolarla olas›d›r. Access’te makrolarda kullan›lan ve
ACTION olarak adland›r›lan birçok ifllem vard›r.
73
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Aç›lan Microsoft Access sayfas›nda yeni bir veri taban› oluflturmak için afla¤›daki
seçeneklerden biri kullan›l›r:
74
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Yeni Dosya görev bölmesinde yer alan Bofl veritaban›... t›kland›¤›nda ekrana Yeni
Veritaban› Dosyas› penceresi gelir (fiekil 2.3). Bu pencerede oluflturulacak veri taban›
dosyas›n›n ad› belirlenir. Dosya ad› verildikten sonra Olufltur dü¤mesi t›klan›r.
Veri taban› oluflturulduktan sonra veri taban›n›n ana menüsü olan pencere ekrana
gelir (fiekil 2.4). Bu pencere kullan›larak veri taban› ile ilgili bütün ifllemler yap›labilir.
75
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
76
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
77
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
ç. Kaydetme
Access program›nda haz›rlanm›fl ve program nesneleri olarak adland›r›lan tablo-
lar›, formlar›, raporlar› ve veri eriflim sayfalar›n› kaydetmek için Dosya menüsünde yer
alan Kaydet komutu kullan›l›r. Etkin bir nesneyi yeni adla kaydetmek için de yine
Dosya menüsünde yer alan Farkl› Kaydet... komutu kullan›l›r. Bu komut t›kland›¤›nda
ekrana Farkl› Kaydet penceresi gelecektir (fiekil 2.8). Bu pencerede yer alan kaydetme
yerine yeni bir ad verilmelidir. Tablonun ayn› adla kaydedilmesi durumunda, tablonun
bir kopyas› oluflturulur. Penceredeki Türü aç›l›r liste kutusundan Form, Rapor ya da
Veri Eriflim Sayfas› seçeneklerinden biri seçilerek Tamam dü¤mesi t›klan›r. Böylece
farkl› kaydetme ifllemi tamamlanm›fl olur.
- Microsoft Office Access Yard›m›, Access ile ilgili yard›m almak için görev
bölmesinin aç›lmas›n› sa¤lar. Bu seçenek t›kland›¤›nda pencerenin sa¤ taraf›na
Access Yard›m› görev bölmesi gelir. Ayn› ifllem için F1 dü¤mesi de kullan›labilir.
78
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Kullan›c› bu bölmede yer alan Ara kutusuna istedi¤i sözcü¤ü yazarak arama yapabilir,
‹çindekiler Tablosu’ndan yard›m alabilir.
- Office Yard›mc›s›’n› Göster komutu, Office Yard›mc›s›’n›n ekranda görüntülenmesini
sa¤lar.
- Microsoft Office Online, ‹nternet’te Office Online’a ba¤lanarak her türlü yard›m›
almak için kullan›l›r.
- Access Gelifltirici Kaynaklar›, Microsoft firmas›n›n ‹nternet’teki web sayfas›na
ba¤lanarak bu programdaki geliflimlere ulaflabilmek için kullan›l›r.
- Bize Baflvurun, Microsoft’un kullan›c›lar›na sundu¤u bir hizmettir. Kullan›c›,
programla ilgili öneri ve deneyimlerini Microsoft firmas›na iletmek için bu
seçene¤i kullan›r. Ancak bunun için öncelikle Müflteri Deneyimi Gelifltirme
Program›’na kat›lm›fl olmas› gerekir.
- Örnek Veritabanlar›, kullan›c›n›n yararlanmas› amac›yla düzenlenmifl örnek veri
taban› uygulamalar›na ulaflmak için kullan›l›r.
- Güncellefltirmeleri Denetle komutu Access’te yap›lacak güncellemeleri denetlemek
için kullan›l›r.
- Alg›la ve Onar... komutu programdaki hatalar› otomatik olarak onarmak için
kullan›l›r.
- Ürünü Etkinlefltir... komutu ile Office programlar›n›n zaman zaman gerçeklefltirilen
güncelleme ve yenilemelerinden yararlanmak için kullan›l›r.
- Müflteri Görüfl Seçenekleri..., Microsoft’un kullan›c›lar›n›n programla ilgili
görüfllerini almak amac›yla haz›rlad›¤› bir hizmettir. Programla ilgili görüfl
bildirmek isteyen kullan›c› bu seçene¤i seçtikten sonra Müflteri Deneyimi
Gelifltirme Program›’na kat›lm›fl olur.
- Microsoft Office Hakk›nda seçene¤i; Microsoft PowerPoint’in sürüm numaras›,
telif hakk›, lisans bilgileri, kullan›c› ve kurum isimleri gibi bilgilerin ekranda
görüntülenmesi için kullan›l›r.
79
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Access’te yeni bir araç çubu¤u tasarlay›p üzerine dü¤meler eklemek de olas›d›r.
Bunun için öncelikle Görünüm menüsünden Araç Çubuklar› seçilir. Ekrana gelen alt
menüden Özellefltir komutu t›klan›r. Ekrana gelen Özellefltir penceresindeki Araç
Çubuklar› sekmesinde yer alan, Araç Çubuklar›: kutusunda 1. Hizmet Program› veya
2. Hizmet Program› onay kutular› iflaretlenir. Özellefltir penceresi kapat›ld›¤›nda yeni
bir araç çubu¤u ekranda görüntülenir. Yeni araç çubu¤unu tamamlamak için yeniden
aç›lan Özellefltir penceresindeki Komutlar sekmesi t›klan›r. Kategorilerine göre
pencerenin sa¤ taraf›nda yer alan komutlardan istenilen; farenin sol tuflu bas›l› iken
seçildikten sonra araç çubu¤u üzerine b›rak›l›r. Böylece yeni araç çubu¤una yeni dü¤meler
eklenmifl olur.
80
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
b. Tablo oluflturma
Access’te veri taban› oluflturmak için ya veri taban› sihirbaz› ya da bofl veri taban›
kullan›l›r.
81
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
82
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Ekrana gelen yeni pencerede raporlar›n stili belirlenir ve ‹leri> dü¤mesi t›klan›r
(fiekil 2.16). Aç›lan yeni Veritaban› Sihirbaz› penceresinde istenilen veri taban› bafll›¤›
yaz›ld›ktan sonra istenirse resim de eklenerek ‹leri> dü¤mesi t›klan›r (fiekil 2.17).
83
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Ekrana gelen son Veritaban› sihirbaz› penceresindeki Son dü¤mesi t›klan›r (fiekil 2.18)
Bu durumda ekrana veri taban›n› oluflturma sürecini gösteren yeni bir pencere
gelecektir (fiekil 2.19).
84
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Veri taban› oluflturma süreci tamamland›¤›nda yeni veri taban› dosyas› düzenlenmifl
olur. Daha sonra ekrana gelen penceredeki ilgili bölüme flirket sabit bilgileri girilir
(fiekil 2.20). Bu pencereye bilgiler klavyeden girilerek kapat›ld›¤›nda otomatik olarak
kaydedilir. Ayr›ca kaydedilmesine gerek yoktur.
85
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
86
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Ekrana gelen pencerede bulunan Dosya ad›: aç›l›r liste kutusuna istenilen bir dosya
ad› yaz›larak Olufltur dü¤mesi t›klan›r. Bu durumda Access penceresinin üzerine
kullan›c›n›n verdi¤i adla yeni bir pencere gelecektir (fiekil 2.25).
fiekil 2.25: veri taban› 5: Veritaban› (Access 2000 dosya biçimi) penceresi
Ekrana gelen pencere, Nesneler ve Gruplar ile nesnelere ait alt seçeneklerin oldu¤u
iki bölümden oluflur. Örne¤in ekranda Nesneler bölümünden Tablolar seçildi¤inde sa¤
taraftaki bölümde Tablolar’a ait üç, Formlar seçildi¤inde ise Formlar’a ait iki seçenek
görülür.
87
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Tabloda Alan Ad›, Veri Türü ve Tan›m olmak üzere üç sütun bulunmaktad›r. Bir bilgi
alan›n›n ad› en fazla 64 karakter uzunlu¤unda olabilir. Bu bilgi, penceredeki Alan Ad›
sütununa yaz›l›r. Veri Türü sütununda ise bu bilgi alan›na girilecek bilgilerin türü belirlenir.
Veri Türü sütununda yer alan afla¤› ok t›kland›¤› zaman veri türleri ekranda görüntülenir
(fiekil 2.27).
Tan›m sütununa herhangi bir bilginin girilmesi zorunlu de¤ildir. E¤er kullan›c› bu
sütuna bilgi alan› ile ilgili bir bilgi girmiflse veri girifli s›ras›nda bu sütuna girilmifl olan
bilgi ekranda görüntülenir.
88
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil 2.27’de veri türü olarak Metin ve Tarih/Saat kullan›lm›flt›r. Kullan›lan her
veri türünün özellikleri pencerenin alt›nda yer alan Alan Özellikleri bölümündeki
kullan›c›n›n iste¤ine göre düzenlenebilir.
Tablo alan›ndaki veri giriflleri bittikten sonra Dosya menüsündeki Kaydet komutu
t›klan›r. Ekrana gelen Farkl› Kaydet penceresinde yer alan Tablo Ad›: bölümüne istenilen
ad verildikten sonra Tamam dü¤mesi t›klan›r (fiekil 2.28).
89
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
90
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Tabloya veri girifl ifllemi tamamland›ktan sonra herhangi bir kay›t ifllemine gerek
duyulmadan tablo kapat›l›r. Çünkü program verileri otomatik olarak kaydedecektir.
Kaydetme ifllemi tamamland›ktan sonra tabloyu kapatmak için pencerenin sa¤ üst
köflesinde bulunan Pencere Denetim dü¤mesi t›klanarak aç›lan menüden Kapat
komutu t›klan›r ya da Kapat dü¤mesi t›klan›r. Tabloya yeni veriler girmek için
istenirse tablo yeniden aç›labilir.
2 4 6
Tablo içinde hareket etmeyi sa¤layan bu tufllar›n d›fl›nda, klavyede yer alan Home
ve End tufllar› da ayn› amaçla kullan›labilir.
91
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Verilerin girildi¤i tabloda en son kay›ttan sonraki bofl sat›r yeni kay›t eklemek için
kullan›l›r. Bu son sat›ra yeni bir kay›t girilmeye baflland›¤›nda o sat›r›n bir alt›na tekrar
bofl bir sat›r eklenir. Her alana bilgi girildi¤inde Enter tufluna basarak bir sonraki alana geçilir.
2. Anahtarlar› Tan›mlama
Access program›n›n en önemli özelli¤i ayr› tablolarda saklanan bilgilerin h›zla
bulunabilmesi, bir araya getirilebilmesidir. Bunun için tabloda saklanan her kay›t, tek
olarak tan›mlanan bir alan veya alanlar kümesi içermelidir. Bu bilgi, tablonun birincil
anahtar› olarak adland›r›l›r. Bir tabloya birincil anahtar atand›¤›nda, Access yinelenmeyi
veya birincil anahtar alanlara bofl de¤erler girilmesini önler. Birincil anahtar bir
tan›mlay›c› olarak kabul edildi¤inden bir kayd› di¤erinden ay›rmak için en uygun yol
birincil anahtar kullanmakt›r. Örne¤in; ürün kodu veya çal›flan numaras› gibi her kay›t
için benzersizdir. Birincil anahtar, s›k de¤iflmeyen bir bilgi olmal›d›r.
Access, bir tabloya her kay›t ekleniflinde 1 say› artan say›sal bir birincil anahtar
atayabilir. Veri taban›na bu kay›ttan önce girilmifl baflka kay›tlar eklense veya silinse
bile, verilen bu numara ilgili kay›tla iliflkili kal›r.
92
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Dizin oluflturma ifllemi ile bir veri taban› tablosundaki bir veya daha fazla say›daki
sütunun de¤erlerini s›ralamak olas›d›r. Örne¤in; müflteri listesi tablosunda bir müflteri
soyad›na göre arand›¤›nda dizin, tablodaki tüm sat›rlar› aramaktan daha h›zl› bir flekilde
bilgi almay› sa¤lar.
Dizin oluflturmak için öncelikle aç›lan veritaban› penceresinde yer alan Tablolar
nesnesinde yer alan Tasar›m görünümünde tablo olufltur çift t›klanarak tablo aç›l›r.
Daha sonra Görünüm menüsünden Dizinler t›klan›r (fiekil 2.33)
93
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
3. Tablo Tasar›m›
a. Tablo özelliklerini de¤ifltirme
Access’de haz›rlanm›fl bir tablonun görünümü de¤ifltirilebilir. Bir tabloda bütün
özelliklerin bafllang›çta tan›mlanmas› en do¤ru oland›r. Ancak uygulamada genellikle
temel bir tablo oluflturulup kaydedilir. Daha sonra bu özellikler kullan›c›n›n iste¤ine
göre de¤ifltirilebilir.
- Sütun özelliklerini de¤ifltirme: Tabloda yer alan sütunlarda de¤ifliklik yapmak için
fare göstergeci, özelli¤i de¤ifltirilecek sütunun en üst k›sm›nda yer alan sütun ad›
üzerine getirilir. Farenin sol tuflu bas›l› tutuldu¤unda göstergeç afla¤› ok fleklini al›r.
Sütun seçildikten sonra tufl b›rak›l›r. Farenin sa¤ tuflu t›klanarak K›sayol menüsü
aç›l›r (fiekil 2.35) . Aç›lan bu menüden hangi de¤ifliklik yap›lmak isteniyorsa o
seçenek t›klan›r ve istenilen de¤ifliklik yap›l›r. Örne¤in; tablodaki veriler artan ve
azalan flekilde s›ralanabilir, sütun geniflli¤i de¤ifltirilebilir, istenirse sütunlar
gizlenebilir ya da sütunlar silinebilir.
- Sat›r özelliklerini de¤ifltirme: Tabloda yer alan sat›rlarda de¤ifliklik yapmak için
sat›r bafl›nda fare sol tuflu bas›l› iken özelli¤i de¤ifltirilecek sat›rlar seçilir. Farenin
sol tuflu bas›l› tutuldu¤unda göstergeç sa¤a ok fleklini al›r. Sat›rlar seçildikten sonra
tufl b›rak›l›r. Farenin sa¤ tuflu t›klanarak K›sayol menüsü aç›l›r (fiekil 2.36). Aç›lan
bu menüden hangi de¤ifliklik yap›lmak isteniyorsa o seçenek t›klan›r ve de¤ifliklik
yap›l›r.
94
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
95
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Veri Türü seçimi yap›ld›ktan sonra pencerenin alt taraf›nda bulunan alan özellikleri
kullan›c›n›n iste¤ine göre de¤iflebilir. Her veri türünün alan özellikleri birbirinden
farkl›d›r. Bu nedenle bunlar› de¤ifltirmeden önce özellikleri hakk›nda bilgi sahibi olmak
gerekir. Örne¤in; bafll›ca metin alan özellikleri flunlard›r:
- Alan Boyutu: Burada bilgi alan›na girilecek bilginin karakter say›s› olarak
uzunlu¤u tan›mlan›r. Metin türünde alan uzunlu¤u en fazla 255 karakterdir.
- Biçim: Bir bilgi alan›na girilecek bilginin yerleflim ve görünüm flekli alan
özelliklerinden Biçim kullan›larak tan›mlan›r.
- Girifl Maskesi: Bilgi alan›na girilecek bilgilerin belirli bir kurala uygun olarak
yaz›lmas›n› sa¤lar.
- Resim Yaz›s›: Bilgi girifli s›ras›nda, bilgi alanlar› tan›mlanm›fl adlar›yla görüntülenir.
E¤er bilgi alan›n›n bafll›¤›n›n baflka bir metin olmas› isteniyorsa bu bafll›¤›n resim
yaz›s› kutusuna yaz›lmas› gerekir.
- Varsay›lan De¤er: Haz›rlanan bir tabloya bilgi girifli yap›l›rken kay›t sat›r›nda
görüntülenmesi istenen de¤erdir. Varsay›lan kutusuna yaz›lacak de¤er, söz konusu
bilgi alan›nda görüntülenecektir.
- Geçerlilik Kural›: Bir bilgi alan›na belirtilen kural çerçevesinde bilgi giriflini
zorunlu k›lar. Geçerlilik kural› kullan›larak girilecek bilgilerin aral›¤› tan›mlanabilir.
Örne¤in; YAfi1 bilgi alan›na girilebilecek de¤er 0 ile 15 aras›nda bir de¤er olabilir.
Bu aral›k d›fl›nda yanl›fl bir bilginin girilmesini önlemek için geçerlilik kutusuna
">=0 AND <=15" veya "BETWEEN 0 AND 15" koflulu yaz›labilir. Bu durumda
bu alana sadece 0 ile 15 aral›¤›nda bir bilgi girilmesi sa¤lanm›fl olur.
- Gerekli: Bir bilgi alan›na mutlaka bilgi girilmesi gerekiyorsa Gerekli kutusunda
Evet seçilmelidir. Bu flekilde tan›mlanm›fl bilgi alan›na bilgi girifli yap›lmadan bir
baflka bilgi alan›na geçilemez.
- S›f›r Uzunluk ‹zni: Bu özellik sadece metin türü için geçerlidir. Burada Evet
seçildi¤i zaman bilgi alan›na bilgi girifli yap›lmadan geçilebilir.
- S›ral›: Bilgi alan›na girilen bilgilerin artan veya azalan biçimde s›ralanmas›n›
sa¤lar. Evet(Yineleme Var) seçilmiflse bilgi alan›ndaki verilerin tekrarlanmas›na
izin verilir. Evet(Yineleme Yok) seçilmiflse bilgi alan›ndaki verilerin tekrarlan
mas›na izin verilmez. Hay›r seçildi¤inde ise bu bilgi alan›ndaki bilgiler s›ralanmaz.
96
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
- Unicode S›k›flt›rma: Bilgi alan›nda 2 bayt yer tutan karakterleri 1 bayt yer tutacak
flekilde s›k›flt›r›r. Bu özellik metin türü için geçerlidir.
97
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
98
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Herhangi bir kayd› silmek amac›yla sat›r seçmek için ise göstergeç sat›r bafl›na
getirilir. Göstergeç sola ok fleklini ald›¤›nda farenin sol tuflu bas›l› tutularak istenilen
kadar sat›r seçildikten sonra b›rak›l›r. Sat›r seçmek için, seçilecek sat›r›n bafl›ndayken
Düzen menüsünden Kay›t Seç komutu da kullan›labilir.
Silinecek sat›r seçildikten sonra kay›t silme ifllemi için afla¤›daki yöntemlerden biri kullan›l›r:
- Klavyeden Delete tufluna bas›l›r.
- Düzen menüsünden Sil komutu t›klan›r.
- Farenin sa¤ tuflu t›klanarak aç›lan K›sayol menüsünden Kay›t Sil komutu t›klan›r
(fiekil 2.42).
C. FORMLARIN KULLANIMI
Veri taban› dosyalar›nda verilerin hepsi ayn› anda görüntülendi¤i için istenildi¤i
gibi incelenmesi zordur. Bunun yerine oluflturulan formlar sayesinde veriler daha
düzenli olarak görülebilecektir.
1. Form Oluflturma
Form oluflturmak için Access veri taban› penceresi aç›ld›ktan sonra pencerenin sol
99
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
taraf›nda yer alan Formlar nesnesi t›klan›r (fiekil 2.44). Bu nesne t›kland›¤›nda
pencerenin sa¤ taraf›na iki seçenek yerleflir. Kullan›c› isterse Tasar›m görünümünde
form olufltur seçene¤ini t›klayabilir ya da Sihirbaz kullanarak form olufltur seçene¤i ile
form oluflturabilir.
4. Ekrana gelen pencerenin üst k›sm›nda yer alan Tablolar/Sorgular aç›l›r liste
kutusundan daha önce haz›rlanm›fl tablolardan biri seçilir. Kullanabilecek Alanlar:
bölmesinden istenilen alan ya da alanlar tek tek seçilerek Seçili Alanlar: bölmesine
aktar›l›r. Alanlar› tek tek seçip aktarmak için iki bölme aras›nda yer alan
dü¤mesi, tüm alanlar› aktarmak için dü¤mesi t›klan›r. Aktarma ifllemi
100
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
tamamland›ktan sonra ‹leri> dü¤mesi t›klan›r. Ekrana 2. Form Sihirbaz› penceresi gelir
(fiekil 2.46).
5. Ekrana gelen pencerede yer alan yerleflim seçeneklerinden biri seçilerek ‹leri>
dü¤mesi t›klan›r. Ekrana form stilinin seçilece¤i 3. Form Sihirbaz› penceresi gelir
(fiekil 2.47).
101
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
103
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Ç. B‹LG‹YE ER‹fi‹M
1. Temel ifllemler
a. Veri taban› program›n› kurma ya da veri taban› oturumuna girme
Access program› birden fazla kullan›c›n›n oldu¤u bir ortamda kullan›labilir. Bu
program› çoklu bir ortamda kullanabilmek için öncelikle bir çal›flma grubu oluflturulmal›d›r.
Bunun için Araçlar menüsünden s›ras›yla Güvenlik ve Çal›flma Grubu Yöneticisi
104
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
komutlar› t›klan›r. Ekrana Çal›flma Grubu Yöneticisi penceresi gelir (fiekil 2.54).
Önceden oluflturulmufl bir veri taban› grubuna girmek için pencerede yer alan
Araçlar menüsünden s›ras›yla Güvenlik ve Çal›flma Grubu Yöneticisi t›klan›r. Ekrana
Çal›flma Grubu Yöneticisi penceresi gelir. Bu penceredeki Kat›l dü¤mesi t›kland›¤›nda
ekrana Çal›flma Grubu Bilgi Dosyas› penceresi gelecektir.. Ekrana gelen pencerede
çal›flma grubu tan›mlanarak Tamam dü¤mesi t›klan›r. Böylece çok kullan›c›l› veri
105
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
taban›na ulafl›lm›fl olur. Bir veri taban› aç›ld›¤›nda, önceden oturum açma yordam›
etkinlefltirilmiflse ekrana Oturum Aç penceresi gelir. Bu pencerede yer alan Ad metin
kutusuna kullan›c› ad› yaz›l›r. E¤er parola tan›mlanm›flsa bu bilgi Parola metin
kutusuna yaz›ld›ktan sonra Tamam dü¤mesi t›klanarak veri taban›na ulafl›l›r.
Bul... komutu t›kland›¤›nda ekrana Bul ve De¤ifltir penceresi gelir (fiekil 2.58). Bu
pencerede yer alan Aranan: aç›l›r liste kutusuna aranacak bilgi, Bak: aç›l›r liste
kutusuna ise bilginin aranaca¤› tablo ad› girilir. Efllefltir: aç›l›r liste kutusunda
efllefltirme düzeyi, Arama Yönü: aç›l›r liste kutusunda ise arama yönü belirlendikten
sonra Sonrakini Bul dü¤mesi t›klanarak verilen ölçüte uygun kay›t bulunmufl olur.
106
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Basit bir sorgulama ifllemi yapmak için afla¤›daki ifllem ad›mlar› uygulan›r:
1. Access veri taban› penceresi aç›l›r.
2. Nesneler bölümündeki Sorgular seçildikten sonra Yeni dü¤mesi t›klan›r.
Ekrana Yeni Sorgu penceresi gelir (fiekil 2.59).
3. Ekrana gelen pencereden Basit Sorgu Sihirbaz› seçildikten sonra Tamam dü¤mesi
t›klan›r. Ekrana Basit Sorgu Sihirbaz› penceresi gelir (fiekil 2.60).
4. Bu pencerede sorgu alanlar› seçildikten sonra ‹leri> dü¤mesi t›klanarak 2. Basit
Sorgu Sihirbaz› penceresine geçilir.
5. 2. Basit Sorgu Sihirbaz› penceresinde sorgu bafll›¤› belirlendikten sonra Son
dü¤mesi t›klanarak ifllem tamamlanm›fl olur. fiekil 2.61'de müflteri ad ve soyad›na
göre basit bir sorgu oluflturulmufltur.
107
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
108
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
d. Sorguyu kaydetme
Haz›rlanan bir sorgunun kaydedilmesi için herhangi özel bir iflleme gerek yoktur.
Sorgu tablosu oluflturulduktan sonra pencere kapat›ld›¤›nda otomatikman kaydedilmifl
olacakt›r.
e. Filtreler ekleme
Access program›nda haz›rlanan veri tabanlar› binlerce veri ile dolu olabilir. Ancak,
kullan›c› genellikle verilerin oldukça fazla oldu¤u tablolar yerine belirli ölçütlere uyan
verileri görmek isteyebilir.
Bir form veya veri sayfas›ndaki kay›tlar› filtrelemek için Seçime Göre Filtre
Uygula, Seçimi D›flta Tutarak Filtre Uygula ve girilen ölçütlere göre Filtre Uygula: gibi
de¤iflik yöntemler izlenebilir. Bunun için veri taban› aç›l›r. Nesneler bölümünden
içerisinde bilgi olan tablo etkinlefltirilir. Hangi ölçüte göre filtreleme eylemi
gerçeklefltirilecekse ilgili hücre üzerinde farenin sa¤ tuflu t›klan›r. Ekrana gelen K›sayol
menüsünden Seçime Göre Filtre Uygula komutu t›klan›r (fiekil 2.65).
109
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
fiekil 2.65: K›sayol menüsünde yer alan Seçime Göre Filtre Uygula komutu
f. Filtreleri kald›rma
Veri taban›nda yap›lm›fl olan herhangi bir filtrelemeyi kald›rmak için aç›lan
K›sayol menüsünden Filtre/S›ralama Kald›r komutu t›klanabilece¤i gibi Standart araç
çubu¤unda yer alan Filtre/S›ralama Kald›r dü¤mesi de t›klanabilir. Bu durumda
tabloya uygulanan filtreleme ifllemi kald›r›lm›fl olacakt›r.
2. Sorguyu Ar›tma
a. Sorguya alanlar ekleme
Daha önce haz›rlanm›fl bir sorgu tablosuna yeni alanlar eklemek için dosyan›n
tasar›m görünümünde aç›lm›fl olmas› gerekir. Aç›lan tabloda bulunan alanlar›n hemen
110
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
yan›ndaki bofl listenin ilk hücresi t›kland›¤›nda ekrana aç›l›r liste kutusu gelir (fiekil
2.67). Bu liste kutusundan istenilen alan ad› t›klanarak yeni alan eklenmifl olur. Pencere
kapat›l›rken ekrana de¤iflikli¤i kaydetmek isteyip istemedi¤imizi soran bir uyar›
penceresi gelecektir. Bu pencerede yer alan Evet dü¤mesi t›kland›¤›nda de¤ifliklik
kaydedilerek pencere kapat›l›r.
3. Seçme ve S›n›fland›rma
a. Verilen kriterlere dayanarak verileri seçme ve s›n›fland›rma
Sorgu oluflturulurken pencerede bulunan Ölçüt: sat›r› tablolardan veri seçebilmek
ve seçme sorgusu oluflturmak için kullan›l›r. Ölçüt: alan›na girilecek olan uygun
ölçütler kullan›c› taraf›ndan istenilen verilerin seçilmesini sa¤lar.
Ekle dü¤mesi t›klanarak tablonun seçim ifllemi tamamlan›nca Kapat dü¤mesi ile
pencere kapat›l›r. Tablonun alan bafll›klar› ekranda yer alan sorgu penceresinin üst
k›sm›na küçük bir pencere olarak yerleflir. Bu pencerede yer alan bafll›klardan
kullan›lmak istenen, sürükle b›rak yöntemiyle tabloya yerlefltirilir. Daha sonra sorguya
bir ad verilerek dosya kapat›l›r.
D. RAPORLAMA
Access'te rapor, bilgilerin istenilen formatta görüntülenmesi ve yaz›c›dan
al›nmas›n› sa¤lamak amac›yla kullan›l›r. Raporlar, tablolardaki verilerin tamam›n›n ya
da sorgular sayesinde bir k›sm›n›n ka¤›t üzerine aktar›l›p ön izleme fleklinde görülmesini
sa¤lar.
112
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
113
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
114
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
8. Ekrana gelen pencerede rapor bafll›¤› belirlendikten sonra Son dü¤mesi t›klanarak
raporlama ifllemi tamamlanm›fl olur. Böylece ekrana haz›rlanm›fl rapor gelecektir
(fiekil 2.75).
115
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
2. Raporu De¤ifltirme
Haz›rlanm›fl bir rapor üzerinde de¤ifliklikler yapmak için göstergeç rapor
üzerindeyken farenin sa¤ tuflu t›klanarak aç›lan K›sayol menüsünden Tasar›m
Görünümü t›klan›r. Bu durumda rapor Tasar›m Görünümü'nde aç›lm›fl olacakt›r (fiekil 2.76).
116
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
4. Verileri gruplama
Rapor üzerindeki verileri gruplama ifllemi Rapor Sihirbaz› ile rapor oluflturma
ifllemi s›ras›nda yap›l›r. Rapor sihirbaz› ile rapor oluflturulurken ekrana gelen 2. Rapor
Sihirbaz› penceresinde veriler hangi alana göre grupland›r›lacaksa tan›mland›ktan
sonra di¤er ifllem ad›mlar›na geçilir. ‹fllem ad›mlar› tamamland›ktan sonra veriler
istenilen flekilde gruplanm›fl olacakt›r. Örne¤in; fiekil 2.77'de müflteriler yaflad›klar›
flehirlere göre grupland›r›lm›flt›r.
117
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
ÖZET
Veri taban›, belirli özelliklere sahip verilerin oluflturdu¤u bilgi toplulu¤udur. Veri
taban› program› arac›l›¤› ile bu bilgilerden her kifli için yeni özellikler oluflturulabilir
veya hesaplat›labilir ya da veri taban›na kaydedilmifl bilgi toplulu¤undan belirli
özelliklere sahip kifliler seçilebilir.
Access'te haz›rlanacak olan veri taban›n›n öncelikle hangi amaç için haz›rlanaca¤›
bütün detaylar›yla belirlenmelidir. Veri taban›n›n amac› belirlendikten sonra oluflturulacak
listeler haz›rlanmal›d›r. Yine bu listelerde gerek duyulaca¤› düflünülen bütün bilgiler
eklenmelidir.
Access'te veri taban› oluflturmak için ya veri taban› sihirbaz› ya da bofl veri taban›
kullan›l›r. Bu programda oluflturulan tablolara bilgi girifli do¤rudan tablodan yap›labilir.
Bunun için bilgi girilecek tablo seçildikten sonra Aç dü¤mesini t›klamak ya da seçilen
tabloyu çift t›klamak gerekir. Aç›lan tabloda her sat›ra ayr› bir kay›t girilir.
118
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
Access'teki veri taban› tablolar›, daha sonra yap›lacak ifllemlerin h›zl› yap›lmas›,
kay›tlar›n daha h›zl› bulunmas› için indekslenir. Access indeksleri sorgulama yaparken,
tablolar› s›raya sokarken, rapor olufltururken ve arama yaparken kullan›r. Tabloda
indeks oluflturulduktan sonra tablolar sorgulanabilir, tablolardan ve sorgulardan rapor
haz›rlanabilir.
Veri taban› dosyalar›nda verilerin hepsi ayn› anda görüntülendi¤i için istenildi¤i
gibi incelenmesi zordur. Bunun yerine oluflturulan formlar sayesinde verileri daha
düzenli olarak görmek mümkün olacakt›r. Access'de haz›rlanan formlar› kullanarak
veri taban›na bilgi girmek de mümkündür. Bunun için veri taban› penceresindeki
Nesneler bölümünde yer alan Formlar t›klan›r. Burada daha önceden haz›rlanm›fl formlardan
istenilen form çift t›klanarak aç›l›r. Ekrana gelen form penceresine klavyeden yeni
bilgiler girilir. Girilen kay›tlar kendili¤inden veri taban›na kaydedilece¤inden ayr›ca
kay›t ifllemi yapmaya gerek yoktur.
119
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
. 1.
TEST I I
a. Tablolar
b. Programlar
c. Formlar
d. Sorgular
a. Büyük simgeler
b. Küçük Simgeler
c. Listele, Ayr›nt›lar
d. Aç
a. Ad, Soyad
b. Tarih/Saat
c. Metin
d. Para Birimi
120
B‹LG‹ VE ‹LET‹fi‹M TEKNOLO‹LER‹ 2
7. Haz›rlanan bir veri taban›na resim eklemek için hangi komut kullan›l›r?
a. dü¤mesi
b. dü¤mesi
c. dü¤mesi
d. dü¤mesi
10. Bilgisayarda bir baflka programda olan bilgileri Access program›na almak için
kullan›lan komut afla¤›dakilerden hangisidir?
121
122