CWA 7.

3 PERFORM FINANCIAL WORKS

Pembelian yang efektif dapat membantu mengawal

perbelanjaan. Jabatan housekeeping sentiasa
bekerjasama dengan jabatan purchasing untuk sebarang
pembelian.

Walaupun purchasing adalah satu proses memperoleh

barang namun bahan/barang yang dibeli hendaklah belian
terbaik pada harga yang tepat.

Jurujual dan pembekal selalu memberikan informasi

kepada setiap hotel dan industri perhotelan.

Setiap tahun, pembelian akan dinilaisemula dari segi

ketahanan, prestasi dan kemampanan untuk menentukan
samaada terdapat yang lebih baik dan baru di pasaran.

Informasi mengenai produk hendaklah sentiasa bertukartukar antara jabatan untuk mengetahui kualiti dan harga
untuk pembekal yang sama.

Selain itu, jika terdapat produk baru, penerangan

terperinci, spesifikasi yang tepat, termasuk saiz, warna,
material, fungsi, dan anggaran harga hendaklah
disenaraikan untuk mengurangkan masa jabatan
purchasing dan juga para pembekal.

Jika eksekutif housekeeper dapat membuktikan bahawa

terdapat pembekal yang baik daripada pesaing lain. Nama
pembekal tersebut akan disenaraikan ke jabatan
purchasing.
Walaupun terdapat pelbagai prosedur untuk proses
pembelian dan meluluskan pembelian, tetapi penilaian
yang dilaksanakan seperti siapa, berapa banyak, dan dari
mana adalah tanggungjawab eksekutif housekeeper.

PRINCIPLES OF
PURCHASING

Terdapat 5 prinsip utama dalam purchasing yang perlu

diterapkan oleh jabatan housekeeping dan jabatan
purchasing iaitu :
Right quality / kualiti yang tepat

Bertanggungjawab untuk memberikan guest persekitaran

yang bersih, selesa, selamat, menarik dan mewah.
Untuk mencapai kepuasan tersebut, housekeeping perlu
membeli produk yang terbaik,
Nilai untuk wang adalah salah satu faktor untuk setiap
produk yang dibekalkan dalam bilik dan public area.
Kesemua items hendaklah mencapai standard dan
spesifikasi tertentu ditetapkan oleh jabatan dan
pengurusan hotel.

Right quantity
Meletakkan pesanan belian dalam kuantiti yang betul
adalah penting untuk satu organisasi.
Pembekal sentiasa mengumpan dengan memberikan
diskaun yang banyak jika mengambil dalam kuantiti yang
banyak.
Faktor yang seharusnya dilihat ketika membuat pembelian
adalah seperti:

Kos untuk membuat pesanan

Kos untuk penyimpanan dan penghantaran
Kuantiti diskaun
Tahap stok
Pengawalan perbelanjaan

Right price
Salah satu perkara utama adalah untuk mendapatkan
bahan pada harga yang tepat.
Ketika mengira kos penghantaran, diskaun,
pembungkusan, duti, cukai, dan pelbagai lagi, hendaklah
mempertimbangkan harga kasar untuk setiap item.
Syarat -syarat pembayaraan juga hendaklah diambil
perhatian.

Right time
Bahan yang diperlukan hendaklah disediakan pada masa
yang tepat.
lead time merupakan masa antara permulaan dan
penyiapan proses pengeluaran. Ini termasuklah proses
pembersihan, penerimaan dan pemeriksaan semasa.
Masa yang tepat juga memastikan ketersediaan sertamerta produk tertentu di pasaran

 Right source of supply

Sumber yang tepat adalah merupakan perlaksanaan yang kritikal
berbanding dengan prinsip pembelian yang lain. Jika sumber yang
tepat, kualiti yang betul dan kuantiti dengan harga yang tepat dan
pada masa yang betul dan tempat adalah akibat semula jadi.
Pemilihan pembekal yang ideal adalah penting untuk kedua
jabatan housekeeping dan jabatan pembelian di mana ia dibantu
oleh ;

Pengetahuan dan pengalaman

Katalog
Direktori pembekal hotel
Jurujual
Persatuan perdagangan
Perpustakaan
Rakan industri

STAGES IN
PURCHASING
Terdapat 2 peringkat dalam pembelian iaitu pre-order stage
dan post-order stage.
Pre-order : adalah pesanan yang disimpan untuk item
yang belum dikeluarkan.
Terdapat beberapa langkah peringkat pre-order dalam
pembelian iaitu:
Receipt of purchase indent
Floating of enquiries
Procurement of samples for approval
Quotation and ordering

1. Receipt of purchase indent

Pesanan yang dibuat hendaklah diperiksa untuk

spesifikasi, kuantiti yang diminta, pembekal terdahulu, dan
harga pembekal terdahulu.
Satu dokumen dalaman syarikat yang digunakan dalam
proses pembelian memberi kuasa kepada permintaan
bahan sebelum memulakan pesanan belian
Ia adalah dokumen audit yang digunakan untuk mengesan
pergerakan bahan-bahan sebelum penerimaan mereka
oleh pembeli

2. Floating of enquiries

di mana hanya ada satu pengeluar produk tertentu,

adalah lebih baik untuk dihubungi serta merta dan
bukannya melalui ejen atau peniaga. Pertanyaan yang
dibuat hendaklah mengandungi maklumat yang lengkap

Post-order : adalah pesanan yang dibuat untuk item yang

akan dibeli.
Terdapat beberapa langkah peringkat post-order dalam
pembelian iaitu:
Issue of purchase order
Confirmation of receipt of purchase order
Follow up
Dispatch advice
Receipt note
Payment

3. procurement of samples of approval

Pihak dalam organisasi mesti meluluskan sampel sebelum

pesanan dimuktamadkan.

4. quotation and ordering

Pesanan yang dibuat dengan pembekal yang betul, dan

hendaklah dikenalpasti berdasarkan sebut harga yang
tepat untuk kualiti yang betul.

1. Issue of purchase order

Pesanan belian hendaklah dikemukakan setelah
peringkat pre-order telah selesai dan menentukan
pembekal.
Satu dokumen pembeli yang dihasilkan yang
membenarkan urus niaga pembelian. Apabila diterima
oleh penjual, ia menjadi kontrak yang mengikat keduadua pihak.
Satu pesanan belian mengemukakan keterangan,
kuantiti, harga, diskaun, terma pembayaran, tarikh
pembayaran atau penghantaran, terma dan syarat lain
yang berkaitan, dan mengenalpasti penjual tertentu.

2. Confirmation of receipt of purchase order

Pembekal seharusnya mengesahkan pesanan belian
dengan mengemukakan satu dokumen bertulis.
Satu salinan pesanan yang telah ditandatangani,
makluman dan menerima semua terma dan syarat
pembelian.
3. Follow up
Sentiasa menbuat susulan untuk memastikan bahan yang
diminta akan dihantar pada masa yang sepatutnya.
4. Dispatch advice
nota nasihat penghantaran harus didapatkan dari
pembekal untuk mempercepatkan lagi proses penerimaan.

5. Receipt note
Apabila semua item diterima dalam keadaan yang baik
dan menerima semakan standard, jabatan penerimaan
seharusnya membuat satu resit penerimaan barang
sebelum dipindahkan ke dalam stor.
Jika item tidak sepadan dengan standard yang dipesan,
manager purchasing dan pembekal adalah serta merta
menolak barang tersebut.
Jika semua barang dianggap sesuai dengan pesanan,
satu resit penerimaan akan dihantar ke jabatan
berkenaan untuk memaklumkan penerimaan barang
tersebut.
6. Payment
Setelah barang tersebut telah diterima dan dipindahkan
ke dalam stor penyimpanan, jabatan purchasing akan
membuat susulan mengenai pembayaran.

ASSIGNMENT

Buat satu carta aliran mengenai peringkat dalam

purchasing iaitu pre-order dan post-order.