8 Dakikada Microsoft Project reniyorum

El Kitab

Hazrlayan: Gemi n. ve Gemi Mak.Mh.Ali ZEN

aliozen@gmail.com

Sayfa No. 1

1. Microsoft Project Giri

hedeflerine ulamak iin kullanlan en temel yntem, projeler tanmlamak, bu
projeleri mmkn mertebede grevlere blmek, bu grevleri nce planlamak ve
sonra programlamaktr. Bu kitapta, proje plan ve program yapmaya yarayan
Microsoft Project adl programn balang seviyesinde kullanmna dair notlar
bulabilirsiniz.
1.1 Programa Genel Bak
Program ilk aldnda karnza aadaki ekran gelecektir. Microsoftun 2010
ylnda piyasaya srd dier programlara benzer ekilde, st tarafta eitli
tabakalardan oluan bir erit ve aada programn ieriini greceksiniz. nceki
srmlerinde ise, st tabakalardan tklanarak alan menler eklinde tm
fonksiyonlara ulaabilirsiniz. Program bo bir proje dosyas ile alr ve grnmde iki
ksmdan oluur. Bunlardan sol taraf, projeyi oluturan grevlerin el ile girildii tablo
ksm ve sa taraf ise, eitli grntleme yntemleriyle projenin durumunu
grebileceiniz ksmdr.

1.2 Dosya Kaydetme ve Dosya Trleri

allmakta olan bir dosyay iin herhangi bir annda kaydetmek iin, st sol kede
mavi renkli disket eklindeki dmeye basabilirsiniz. Daha nce kaydedilmi bir
dosya, kendi zerine kaydedilecek ve almaya devam edecektir. Ancak proje daha
nce kaydedilmemise, karnza aadaki gibi bir kayt ekran kar. Bu ksmda,
dosyann kaydedilecei klasr ve dosyaya verilecek isim seilir ve dosya kaydedilir.
Microsoft Project programnn standart dosya uzants .MPPdir.

Hazrlayan: Ali zen - 2011

Sayfa No. 2

2. Projenin Programa Girilmesi

2.1 Temel Ayarlar
Bir ie balarken projeye ait temel bilgileri nceden tanmlamakta fayda vardr.
Aadaki resimde grnd gibi Proje/Proje Bilgileri (Project/Project Information..)
ksmna gelerek, projenin balang tarihi bilgisini ayarlamanz, daha sonra projenin
tekrarlanmas durumda, proje kopyalama srasnda bir referans olmas asndan
faydal olacaktr.

Bunun dnda ayarlanmas gereken temel ayarlara, Dosya/Seenekler blmnden

ulaabilirsiniz. leri seviyede, tm seeneklerin dikkatli incelenmesi gerekecei gibi,
balang seviyesinde, en azndan aadaki Zamanla bal altndaki hafta, gn
ve alma saatleriyle ilgili ksmlar ayarlanmaldr.

Hazrlayan: Ali zen - 2011

Sayfa No. 3
Microsoft Project programnda grev tariflerindeki gn miktar, i gn eklinde
hesaplanmaktadr. Bu nedenle, yukardaki tanmlarn doru yaplm olmas, el ile bir
grevi gn baznda tanmlarken yanl yaplmamasn salar. Tersane gibi, hafta
sonu da mesainin devam ettii i kollarnda zellikle girilen gn says ve alma
saatlerine dikkat edilmelidir.
2.2 Grevlerin Programa Girilmesi
Programa grevlerin girilmesi, giri blmnde bahsedilen planlama ksmyla
balar. Yani projeyi oluturan grevler, belirli bir sradan bamsz olarak alt alta
Grev Ad stununun altna yazlr. Ancak zamansal veya ilevsel anlamda topolojik
benzerlik gsteren grevleri alt alta yazmak ok faydal olacaktr. Bu tip grevleri
daha sonra gruplandrmak, proje ynetimi asndan kolaylklar salad gibi, iin
paralarnn takibine olanak salar.

Grevler alt alta yazlr ve aadaki rnekte grlecei gibi gruplandrlarak eriim
kolayl salanr. Bunun iin gerekli olan, bir dierinin ierisinde gruplanacak olan
(alt) grevin Saa teleme zellii kullanlarak, grubun alt yesi haline
getirilmesidir.

Hazrlayan: Ali zen - 2011

Sayfa No. 4
Bu ekilde, telemeyi birden fazla kez kullanarak, ana gruplarn altnda alt gruplar da
oluturabilir, birbirinin iinde kkl bykl grev gruplar ile projeyi daha kolay
kontrol edebilirsiniz.
2.3 Grevlerin Programlanmas
Bir grevin ne kadar srecei, aada grld gibi programa ilgili stuna el ile
veriler girilerek yaplr. Balang tarihi, biti tarihi veya grev sresi verilerinden iki
tanesinin girilmesi yeterlidir. Balang aamasnda grevlerin ne kadar sre
tutacan ngrmek gerekir. Aadaki basit forml ile balang iin baz deerleri
ngrebilirsiniz:
D = (Dp + 4 * Dr + Do) / 6
Burada D, programa yazlacak olan sre; Dp, ktmser tahmini sre; Do, iyimser
tahmini sre ve son olarak Dr, gereki yaklaarak akla gelen sre olacaktr.

Birbiriyle ilikili olan grevleri ncler (Predecessors) stununu uygun ekilde

doldurarak belirlersiniz. Bir grevin, dierinin ncs olmas, bu grev bitmeden
dierinin balamayaca anlamna gelir. nc grevlerin numaralar, en sol tarafta
yazan sra numaralardr. Projenin ierisine daha sonra bir grev eklenip grev
numaralar deitiinde, ncler stunundaki deerler otomatik olarak yeni grev
numaralarna gre kendini dzenleyecektir. Bir grevin birden ok ncs olabilir. Bu
durumda farkl nc grevler numaralar arasna ; konmak suretiyle ayrlr.
nclerin tanmlanmasyla projenin programlanmas balang seviyesinde
tamamlanm olur.

Hazrlayan: Ali zen - 2011

Sayfa No. 5

3. Projenin zleme Yntemleriyle zlenmesi

3.1 CPM zleme Yntemi
Projenin plan ve programn yaptktan sonra, proje ynetiminin esas grevi olan
projenin ynetimi ksm balar. Burada yaplan ngrlerin deerlendirilmesi ile
projenin en ksa zamanda ve en az maliyetle tamamlanmas iin yneticilerin
tecrbeleri devreye girecektir. CPM (Critical Path Management), Kritik Yol Ynetimi
anlamna geliyor olup, kelime anlam, btn nclerin kstlamalarn dikkate alan,
projenin tamamlanmasna giden en kritik yol anlamndadr. Buradaki kritik kelimesinin
anlam, bu yol zerindeki grevlerdeki tm aksamalar, aksama sresi kadar
dorudan proje sresine etkiyecektir. Bunun tersi olarak, kritik olmayan bir grevdeki
aksama, o grev her hangi baka bir grevin ncs olmad iin projenin
btnnn tamamlanma sresini etkilememi olacaktr.

Yukardaki resimde sol stte grnen, grnm mensnden, Tracking Gantn

seilmesi ile mevcut Gantt diyagramnn (sa taraftaki grevlerin izgiler halinde
grntlendii ksm) zerinde krmz renkle iaretli kritik yol grntlenebilir.
Resimde (*) olarak iaretli ksmda peisra devam eden ve darboaz oluturan
grevlerin kritik yol olduu, bunun dnda (**) ile iaretli ksmda ise tam tersi olarak,
baka bir greve nclk etmeyen grevin krmz olmad grlmektedir.
3.2 PERT Teknikleri
PERT (Project Evaluation and Review Techniques), Proje Deerlendirme ve Gzden
Geirme Teknikleri anlamna geliyor olup, kelime anlam, grevleri detaylaryla
birlikte zaman srasna gre sralanm ekilde grntlemek ve bu ekilde
deerlendirip, gzden geirmektir. Grnm mensndeki A Grnm
seeneiyle grntlenebilecek olan bu teknik ile, ayn zamana denk gelen grevler
incelenecek ve bir noktadaki younluun proje ierisine uygun ekilde yaylmas
salanacaktr. Burada proje yneticisinin tecrbesinden faydalanlacaktr.

Hazrlayan: Ali zen - 2011

Sayfa No. 6

4. Kaynaklar ve Maliyetlerin Ynetimi

4.1 Kaynaklar
Bir projenin dzgn ilemesi iin iin planlanmasna ek olarak tanmlanan ileri yerine
getirecek i gc / insan gcnn de planlanmas gerekmektedir. Bu i gc kaynak
olarak adlandrlr. Microsoft Project programnda kaynak olarak, i gcnn yansra,
malzeme ve hizmetler de tanmlanabilmektedir. ncelikle tm kaynaklar, Grnm /
Kaynak Sayfas ksmndan ulaacanz ksmda; kullanm artlar ve maliyetleri ile
birlikte programa tantlr.

Daha sonra her bir grevin kullanaca kaynaklar, bu greve ift tklamak ve alan
yeni penceredeki Kaynaklar ksmna ilenmek suretiyle tantlr. Bu sayede, projenin
yrtlmesi iin tamamlanmas gereken tm grevlerin, tam olarak hangi kaynaklar
kullanlarak tamamlanaca programa tantlm olacaktr.

Hazrlayan: Ali zen - 2011

Sayfa No. 7
4.2 Maliyetlerin Ynetimi
Grevlerin listesinde masraflar grntlemek istediiniz taktirde, yeni bir stun
ekleyip, bu stunun Masraf stunu olarak belirlenmesini seebilirsiniz.

Bu zellik, projeyi oluturan grevlerin toplam maliyetini, eer bu grevler bir ana
baln alt grevleri ise, bu ana baln tm maliyetini ve en nihayetinde tm
projenin maliyetini inceleyebilmenizi salamaktadr.

nemli Not:
Bu notlar amatrce hazrlanm olup, izinsizce kullanm, kopyalanmas, hatta iinden
bilgi araklanp, kaynak gstermeden kullanlmasnda hibir saknca yoktur. Faydal
olmas dileiyle.

Hazrlayan: Ali zen - 2011