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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN
1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

2. METODOLOGÍA

3. NORMAS PARA PRESENTACIÓN DE INFORMES

3.1 INTRODUCCIÓN

3.2 OBJETIVO

3.3 REQUISITOS GENERALES

4. NORMATIVIDAD SOBRE MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN

4.1 DECRETO 1382 DE 1995

4.2 LEY 80 DE 1989

4.3 LEY 504 DE 2000

4.4 ACUERDO 07 DE 1994

4.5 CÓDIGO DEL COMERCIO

4.6 ACUERDO 060 DE 2001

4.7 ACUERDO 42 DE 2002

5. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN – LEY 504 DE 2000

6. CONFIDENCIALIDAD

7. CONCLUSIONES

8. GLOSARIO DE TÈRMINOS
BIBLIOGRAFÌA

INTRODUCCIÓN

Los documentos es todo objeto material que porte, registre o fije, en sí,
información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su
contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en
el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como
instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.
Es toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte.
En realidad es un archivo, pero con determinados atributos ya que
contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su
computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un
formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta.

El archivo es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma


y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia. También se puede entender como la institución que está al
servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la
cultura.

Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los


archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión
administrativa, económica, política y cultural del Estado y la
administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras;
documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros
de información institucional contribuyen a la eficacia y a la eficiencia

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1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL

Elaboración de un trabajo escrito de investigación acerca de las Normas


técnicas sobre la presentación de Informes, la normatividad sobre el
manejo de la Documentación, su Seguridad y la Confidencialidad en el
manejo de los documentos.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Aprendizaje sobre el manejo de documentos, su objeto, ámbito de


aplicación, definiciones fundamentales y principios generales

• Obtener información sobre la responsabilidad especial y


obligaciones de los servidores públicos, obligaciones de los
funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades
públicas y la conservación de los documentos

• Investigación sobre los criterios para la organización de los


archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas y la regulación del Inventario Único
Documental

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 3
2. METODOLOGÍA

Se realizó la investigación sobre Legislación: Decretos, Leyes y Acuerdos


para obtener la información sobre el manejo de los documentos, a la vez
que se investigó sobre la Norma Técnica Colombiana NTC 1486 sobre
presentación de Tesis, Trabajos de grado y otros trabajos de
investigación.

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3. NORMAS PARA PRESENTACIÓN DE INFORMES

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 1486 (Cuarta actualización)

DOCUMENTACIÓN.
PRESENTACIÓN DE TESIS, TRABAJOS DE GRADO Y OTROS TRABAJOS DE
INVESTIGACIÓN.

3.1 INTRODUCCIÓN

La actualización de esta norma se fundamenta en la incidencia que han


tenido en la investigación científica las transformaciones producidas por
la ciencia, la tecnología, las teorías y los métodos; así como las
relaciones del proceso investigativo con los cambios históricos y las
políticas que incluyen la posibilidad de consenso e interdisciplinariedad.

En esta norma se considera la diferencia entre tesis, monografía y otras


formas de trabajos de investigación. Los trabajos de investigación no
necesariamente se realizan para optar a un título, ni tienen como forma
final de presentación exclusivamente el documento escrito; pueden
utilizarse otros soportes documentales.

3.2 OBJETIVO

Esta norma establece las etapas y procedimientos que se deben seguir y


la forma de presentación de un trabajo de investigación, cualquiera que
sea su grado de profundidad, desde la observación metódica hasta la
construcción teórica compleja.

3.3 REQUISITOS GENERALES

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El proceso de investigación puede constar de las siguientes etapas:

- Propuesta
- Anteproyecto
- Proyecto
- Desarrollo o ejecución del proyecto
- Presentación del documento final
En caso de no requerirse algunas de estas fases, por previo consenso
académico, se continúa con el orden de enunciación.
Los documentos resultantes de estas etapas o fases de planteamiento o
planificación de la investigación no se incluye en los preliminares ni el
cuerpo del trabajo; si fuese necesario, se incluye en los anexos.

• Elementos de la propuesta

Primera etapa del proceso de investigación. Es un paso importante en


la formación de futuros investigadores y consta de:

- Tema
- Título provisional
- Breve descripción general del problema
- Justificación inicial o preliminar
- Objetivo provisional
- Clases de investigación (modelo teórico) o trabajo propuesto
- Posibles colaboradores en la investigación
- Recursos disponibles (materiales, institucionales y financieros)
- Bibliografía

• Elemento del anteproyecto

Segunda etapa del proceso de investigación. Consta de:

- Título
- Formulación del problema
- Justificación
- Objetivos generales y específicos
- Marco referencial (teórico, histórico, conceptual, entre otros)
- Diseño metodológico preliminar
- Nombres de las personas que participan en el proceso
- Recursos disponibles (materiales, institucionales y financieros)
- Cronograma
- Bibliografía
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• Elementos del proyecto

Tercera etapa del proceso de investigación. Consta de:

- Título
- Definición del problema
- Justificación
- Objetivos generales y específicos
- Marco Referencial
- Método o estructura de la unidad de análisis, criterios de validez y
confiabilidad
- Diseño metodológico. Definición de hipótesis, variables e
indicadores, universo, población, muestra e instrumentos, y
estudio piloto, si la investigación lo requiere.
- Esquema temático (capítulos provisionales)
- Personas que participan en el anteproyecto
- Recursos disponibles (materiales institucionales y financieros)
- Cronograma
- Bibliografía
- Posibilidades de publicación

• Desarrollo o ejecución del proyecto

Ejecución de las acciones previstas en el proyecto; en ellas se


someten a prueba los presupuestos teóricos, conceptuales y
metodológicos del trabajo de investigación.

• Presentación del documento final

Última etapa del proceso. En el se presentan a la comunidad


especializada y al público, los antecedentes, resultados, conclusiones
y recomendaciones para su validación y uso social.

Para fines de su presentación, del documento consta de los siguientes


componentes generales:

- Preliminares
- Texto o cuerpo del trabajo
- Complementarios

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Los documentos finales de investigación pueden presentarse de
diversas formas: escrita, gráfica, sonora, audiovisuales, entre otras,
aceptadas por consenso académico o por la comunidad
especializada. La sustentación escrita puede complementar
cualquiera de las demás formas de presentación. El documento
escrito debe tener una presentación nítida y ordenada, a máquina,
procesador de palabras o en imprenta. El texto debe estar exento de
errores dactilográficos, ortográficos, gramaticales, de redacción o de
puntuación.

Para resaltar puede hacerse uso de la negrilla y bastardilla. Los


términos que aparezcan en otro idioma dentro del texto se escriben
en bastardilla.

A) Papel. Su color, opacidad y calidad deben facilitar la impresión,


la lectura y microrreproducción del documento. Se escribe por una
sola cara de la hoja, a dos reglones y en tamaño carta (véase la
NTC 1001)

B) Numeración. Las páginas preliminares pueden numerarse. En


caso de hacerlo, se utilizan números romanos escritos en
minúscula, centrados sobre los dos centímetros del margen
inferior (a partir de la página dedicatoria); las anteriores (guarda,
cubierta y portada) se cuentan pero no se numeran.

• La numeración del cuerpo o texto del trabajo y los


complementarios debe hacerse después de la numeración
romana, con números arábigos consecutivos, hasta la última
página del documento, a 2 cm del borde superior derecho tanto
horizontal como verticalmente o centrada sobre los 2 cm del
margen inferior y separado del texto por dos renglones.

• La forma de numeración seleccionada excluye la otra opción en


la totalidad del trabajo.

• No debe utilizarse numeración compuesta de cómo 13A, 14B o


17 bis, entre otros, que indican superposición de texto en el
documento.

• Redacción. El trabajo se redacta de manera impersonal. Todos


los párrafos del documento comienzan contra el margen

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izquierdo y sin dejar sangría (exceptuando la cita directa o
extensa). El texto se escribe a dos renglones.

• Dentro de un texto, cuando se usan de manera aislada los


números enteros desde cero hasta nueve se escriben con
letras , por ejemplo : en cinco ocasiones, cuatro veces. Cuando
hacen parte de un rango, categoría o serie cuando se presentan
combinaciones con números mayores de nueve, se escriben
con número por ejemplo: de 7 a12, niños de 8,9 y 10 años.

• Puntuación. Después de punto seguido se dejan dos espacios y


de punto aparte cuatro renglones. Los dos puntos (:) se
escriben inmediatamente después de la palabra, seguido de
dos espacios.

C) Requisitos Específicos

Márgenes: Estos deben facilitar la encuadernación y la


reproducción del documento. El texto se escribe con los siguientes
márgenes:

 Izquierdo 3 cm
 Derecho 3cm
 Superior 4cm
 Inferior 3cm

Nota1. Para el empastado se destina sólo 1 cm de los 3 cm


correspondientes al margen izquierdo.

Cada capítulo comienza en una nueva hoja a 5 cm del borde


superior. Igual tratamiento se le da a los preliminares, al cuerpo del
trabajo y a los complementarios. Los títulos se separan de sus
respectivos contenidos por cuatro renglones.

• Partes del trabajo de investigación

Para efectos de su presentación, las partes del trabajo de


investigación son: preliminares, cuerpo del trabajo y
complementarios. El primero antecede y presenta el documento, el
segundo desarrolla el trabajo y el tercero contiene elementos
adicionales que ayudan a la comprensión del mismo.

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• Preliminares

Elementos que anteceden al cuerpo del trabajo o texto del


documento tapa o pasta, cubierta, guarda, portada, aceptación,
dedicatoria, agradecimientos, contenido, listas especiales, glosario
y resumen.

En caso de no requerirse alguno de estos elementos, según las


necesidades del trabajo de investigación, se debe seguir en el
orden estricto con que se enunciaron.

Tapa o pasta. Las láminas de cartón, plásticos u otros materiales


que protegen el trabajo, encuadernado, anillado o empastado,
pueden llevar información o ilustración.

Guardas. Hojas en blanco que se ubican al principio y al final del


documento.
Cubierta. Presenta los siguientes elementos: título del trabajo,
nombre del autor, institución, (universidad, colegio, escuela u
otros) facultad, departamento, división, sección o área ante la cual
se presenta el trabajo, según el orden jerárquico interno de la
entidad, ciudad y año.

La distribución se hace en bloques, de la siguiente manera:

- Título del trabajo


- Nombre del autor o autores (equidistantes del título del trabajo y
la institución)
- Nombre de la institución, seguido de la división, sección, o área
ante la cual se presenta el trabajo, ordenados jerárquicamente,
ciudad y año.

Este último bloque de información se escribe por encima de los 2


cm del margen inferior de la hoja.

Cada línea de información se escribe a dos renglones de la


anterior.

Portada. Además de los elemento de la cubierta, incluye la clase


de trabajo realizado (tesis, monografía, informe u otro), y el
nombre y el título académico de quien lo dirigió,. Precedido del
término Director, Presidente o Profesor, según el caso.

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Estos dos datos se colocan equidistantes del autor y la institución,
escritos en bloque.

Página de aceptación. Contiene las firmas del jurado que


aprueba, ciudad y una línea sobre la cual la facultad coloca la
fecha completa de sustentación (día, mes, año)

Página de dedicatoria. Contiene una breve nota dirigida a las


personas o entidades a las cuales se dedica el trabajo. Su
presentación es opcional y libre, pero debe conservar los
márgenes.

Página de agradecimientos. Es opcional y contiene, además de


la nota correspondiente, los nombres de las personas con sus
respectivos cargos y los nombres completos de las instituciones y
su aporte al trabajo.

Contenido. Se escribe el término CONTENIDO en mayúscula


sostenida, centrado a 5 cm (10 renglones) del borde superior de la
hoja y separado del texto por 2 cm (cuatro renglones)
4. NORMATIVIDAD SOBRE MANEJO DE LA
DOCUMENTACIÓN

DECRETOS

4.1 DECRETO 1382 DE 1995

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia


de la documentación histórica de los archivos de los organismos
nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones.

Los Secretarios Generales de los organismos del orden nacional, deberán


presentar al Archivo General de la Nación, sus tablas de retención
documental.

Ordenar a los Secretarios Generales de los organismos nacionales, la


transferencia de la documentación histórica de los archivos, de
conformidad con los plazos y criterios establecidos por el Archivo

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General de la Nación en el Manual de Transferencias y en el Reglamento
General de Archivos.

El Archivo General de la Nación practicará las inspecciones necesarias


en los archivos de los organismos nacionales para lo cual los Secretarios
Generales los pondrán a disposición, con el fin de verificar el
cumplimiento de las obligaciones referidas y su organización y estado de
conservación, con el objeto de determinar los procedimientos de
selección y envío.

El Archivo General de la nación, podrá una vez efectuada la inspección,


poner en conocimiento del nominador del organismo o de la
Procuraduría General de la Nación, el incumplimiento de las obligaciones
derivadas de este Decreto, con el objeto de iniciar las investigaciones
respectivas.

Los organismos nacionales que por cualquier razón se supriman deberán


entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones, o al
Ministerio al cual hayan estado adscritas o vinculadas.

LEYES

4.2 LEY 80 DE 1989 (diciembre 22)

Con esta ley se crea el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION y se dictan


otras disposiciones, con unas funciones específicas como:

1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con


el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la
Nación, salvaguardar el patrimonio documental del País y ponerlo
al servicio de la comunidad.

2. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para


garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio
documental de la Nación, de conformidad con los planes y
programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva.
MANEJO DE LA DOCUMENTACION 12
3. Seleccionar, organizar conservar y divulgar el acervo documental
que integre el Archivo de la Nación así como el que se le confíe en
custodia.

4. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de


archivos, acorde con el Plan nacional de Desarrollo y los aspectos
económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los
archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.

5. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del


orden nacional, departamental, intendencias, comisarial, municipal
y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la
conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los
archivos privados que revisten especial importancia cultural o
histórica.

6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones


educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.

Ningún documento histórico y otros que a juicio de la Junta Directiva y


de la Academia Colombiana de Historia, tengan especial importancia, no
podrán ser destruidos aún después de que sus originales hayan sido
microfilmados.

La dirección y administración del Archivo General de la Nación, estará a


cargo de la Junta Directiva y del Director General.

4.3 LEY 504 DE 2000

La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios


generales que regulan la función archivística del Estado. Comprende a
la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades
privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos
regulados por la presente ley.

Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:

• Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y


soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se
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puede entender como la institución que está al servicio de la
gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

• Archivo público: conjunto de documentos pertenecientes a


entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de
un servicio público por entidades privadas.

• Archivo privado de interés público: aquel que por su valor para la


historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés
público y declarado como tal por el legislador.

• Archivo total: concepto que hace referencia al proceso integral de


los documentos en su ciclo vital.

• Documento de archivo: registro de información producida o


recibida por una entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones.

• Función archivística: actividades relacionadas con la totalidad del


que hacer archivístico, que comprende desde la elaboración del
documento hasta su eliminación o conservación permanente.

• Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y


técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.

• Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por


su valor histórico o cultural.

• Soporte documental: medios en los cuales se contiene la


información, según los materiales empleados. Además de los
archivos en papel existente los archivos audiovisuales,
fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

• Tabla de retención documental: listado de series con sus


correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 14
• Documento original: es la fuente primaria de información con
todos los rasgos y características que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.

Principios generales que rigen la función archivística:

• Fines de los archivos: el objetivo esencial de los archivos es el de


disponer de la documentación organizada, en tal forma que la
información institucional sea recuperable para uso de la
administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la
historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines
esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y
garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes
consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de
la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los
afecten, en los términos previstos por la ley-

• Importancia de los archivos: los archivos son importantes para la


administración y la cultura, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos
son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional.

• Institucionalidad e instrumentalidad: los documentos


institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos
constituyen una herramienta indispensable para la gestión
administrativa, económica, política y cultural del Estado y la
administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las
obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.
Como centros de información institucional contribuyen a la
eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del
Estado en el servicio al ciudadano.
• Responsabilidad: los servidores públicos son responsables de la
organización, conservación, uso y manejo de los documentos, los
particulares son responsables ante las autoridades por el uso de
los mismos.

• Dirección y coordinación de la función archivística: el Archivo


General de la Nación es la entidad del Estado encargada de
orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la
eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 15
documental como parte integral de la riqueza cultural de la
Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone
el título I de los principios fundamentales de la Constitución
Política.

• Administración y acceso: es una obligación del Estado la


administración de los archivos públicos y un derecho de los
ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que
establezca la ley

• Racionalidad: los archivos actúan como elementos fundamentales


de la racionalidad de la administración pública y como agentes
dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el
referente natural de los procesos informativos de aquélla.

• Modernización: el Estado propugnará por el fortalecimiento de la


infraestructura y la organización de sus sistemas de información,
estableciendo programas eficientes y actualizados de
administración de documentos y archivos.

• Función de los archivos: los archivos en un Estado de Derecho


cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

• Manejo y aprovechamiento de los archivos: el manejo y


aprovechamiento de los recursos informativos de archivo
responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines
del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra
práctica sustitutiva.

• Interpretación: las disposiciones de la presente ley y sus derechos


reglamentarios se interpretarán de conformidad con la
Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que
sobre la materia celebre el Estado colombiano.

Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares,


entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca
el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la
responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 16
Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o
superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga
estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los
documentos de archivo y serán responsables de su organización y
conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los


funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.

Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus


archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o
entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas, las entidades
públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica
al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o
vinculadas.

La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total,


comprende procesos tales como la producción o recepción, la
distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición
final de los documentos.

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se


clasifican en:

• Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es


sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o
trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados.

• Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por


los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.

• Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo


central los documentos de archivo de conservación permanente.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 17
• Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar
las respectivas tablas de retención documental.

Reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental,


organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales,
documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se
reglamentará lo referente a los documentos producidos por las
entidades privadas que presten servicios públicos.

Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la
salida temporal de los documentos de archivo.

Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o


jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos
declarados de interés cultural:

• Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa


autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará
lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos
legales mensuales vigentes.
• Los documentos y archivos históricos privados declarados de
interés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal,
serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la
Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a
repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos
ilegalmente del territorio colombiano;
• Transferir -a título oneroso o gratuito- la propiedad, posesión o
tenencia de documentos históricos, sin previa información al
Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la
imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales
mensuales vigentes.

Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un


sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo
vital de los documentos.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 18
ACUERDOS

4.4 ACUERDO 07 DE 1994 REGIMEN GENERAL DE ARCHIVOS

Adoptar y expedir el presente Reglamento General de Archivos, como


norma reguladora del que hacer archivístico del país.
Los Archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los
de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos
y deberes consagrados en la Constitución previstos por la Ley.
Los documentos que conforman los archivos son importantes para la
administración y la cultura porque son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes y porque pasada su vigencia se
convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio
cultural y de la identidad nacional.
Los archivos, por su propia naturaleza, son consustanciales a la gestión
gubernamental; son parte legítima y necesaria para el funcionamiento del
Estado; constituyen una herramienta indispensable para la administración
de la justicia y para la gestión económica, política y administrativa.

Los archivos no agotan su razón de ser para el saber como fuente de la


historia social, económica, política, de la administración, de las ideas, de
las mentalidades o de los valores. Como entes de información acumulativa,
resultan decisivos para correr las fronteras del conocimiento en todas las
disciplinas científicas.
Los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del
patrimonio documental de la Nación. Por tanto, los funcionarios públicos
son responsables del manejo de los documentos. Los archivos
garantizarán, velarán y promoverán el derecho a la información, la
investigación, la educación y la cultura, con un criterio amplio y
democrático; sólo por razones constitucionales y legales restringirán el
acceso a la información y por razones de conservación a los documentos.

4.5 CODIGO DEL COMERCIO

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 19
ARTICULO 48 CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL
COMERCIANTE A LAS NORMAS COMERCIALES - MEDIOS PARA EL
ASIENTO DE OPERACIONES.

Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables,


inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este
Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán
autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la
guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la
utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable,
con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el
conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los
asientos individuales y el estado general de los negocios.

ARTICULO 54 OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA


CORRESPONDENCIA COMERCIAL

El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija


en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la
exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la
correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales,
con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado
respuesta.

ARTÍCULO 60. CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES


CONTABLES - REPRODUCCIÓN EXACTA.

Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser


conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de
aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante,
siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su
reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron
registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la
copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los
libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su
reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en
este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades
anteriores.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 20
4.6 ACUERDO 060 DE 2001
Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las
unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas
que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión
documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento,
conservación y consulta de los documentos.
Definen Algunos conceptos de esta manera

• Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos,


producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura
orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso
natural por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión.
• Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o
producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a
una entidad, independientemente del medio utilizado.
• Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter
privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no
el cargo del funcionario. No generan trámites para las
instituciones.
• Documento electrónico de archivo: Es el registro de información
generada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo
vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus
actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
• Documento Original: Es la fuente primaria de información con
todos los rasgos y características que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.
• Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario
público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
• Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por
medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a
las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar
su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del
día siguiente de radicado el documento.
• Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por
medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 21
automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como:
• Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria,
Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número
de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite,
Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
• Serie documental: Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas.
• Tabla de retención documental: Listado de series y sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por
una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los
cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del
archivo.

Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo


con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos
administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas
hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

4.7 ACUERDO 42 DE 2002

Artículo 1º. Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la
organización de los archivos de gestión, en las entidades del Estado en
sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por
servicios y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de
acuerdo con los artículos 8º y 9º de la Ley 594 de 2000.

Artículo 2º. Obligatoriedad de la organización de los archivos de


gestión. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán
organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de
Retención Documental y en concordancia con los manuales de
procedimientos y funciones de la respectiva entidad.

Artículo 3º. Conformación de los archivos de gestión y


responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las
unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con
fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la
conformación, organización, preservación y control de los archivos de
gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El
MANEJO DE LA DOCUMENTACION 22
respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la
organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión
de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el
numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.

Artículo 4º. Criterios para la organización de archivos de


gestión.
1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de
Retención Documental debidamente aprobada.
2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y
subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación
de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera
que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con
la fecha más antigua de producción será el primer documento que se
encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al
final de la misma,
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de
las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de
facilitar su ordenación, consulta y control.
5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar,
marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación.
Dicha información general será: Fondo, sección, subsección, serie,
subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas,
número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con
lo estipulado en la Tabla de Retención Documental. Para ello se
elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y
recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central,
diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo
General de la Nación.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así:
Código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias,
fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros
cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda,
número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas
extremas de los mismos.

Parágrafo. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de


Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser
eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en
Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 23
Artículo 5º. Consulta de documentos. La consulta de documentos en
los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los
ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos
cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan
copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la
respectiva oficina o del funcionario en quien se haya delegado esa
facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de
reservado conforme a la Constitución o a las leyes. En la
correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo y de forma
opcional una estadística de consulta.

Artículo 6º. Préstamo de documentos para trámites internos. En


el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en
calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un
registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación
completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de
quien retira el expediente y término perentorio para su devolución.
Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá
hacer exigible su devolución inmediata.
Artículo 7º. Inventario documental. Las entidades de la
Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario
Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan.

Instructivo Formato Único de Inventario Documental

1. Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad


responsable de la documentación que se va a transferir.
2. Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razón
social de la entidad que produjo o produce los documentos.
3. Unidad administrativa. Debe consignarse el nombre de la
dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual
dependa la oficina productora.
4. Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad
administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en
ejercicio de sus funciones.
5. Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de
Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias,
Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. Hoja número. Se numerará cada hoja del inventario
consecutivamente. Se registrará el total de hojas del inventario.
7. Registro de entrada. Se diligencia sólo para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 24
casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la
transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la
transferencia.
8. Número de orden. Debe anotarse en forma consecutiva el número
correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente
corresponde a una unidad de conservación.
9. Código. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica
las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos
relacionados.
10. Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre
asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto
productor corno consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por
fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento
corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los
inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos
tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo
asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función
de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o
asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
11. Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada
unidad descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos
correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola
fecha se anotará esta. Cuando la documentación no tenga fecha se
anotará s.f.
12. Unidad de conservación. Se consignará el número asignado a cada
unidad de almacenamiento. En la columna "otro", se registrarán las
unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte
de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
13. Número de folios. Se anotará el número total de folios contenido en
cada unidad de conservación descrita.
14. Soporte. Se utilizará esta columna para anotar los soportes
diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes
electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
15. Frecuencia de consulta. Se debe consignar si la documentación
registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno. Para tal
efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y
consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta
columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos
acumulados.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 25
16. Notas. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas,
resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los
siguientes datos: Faltantes, saltos por error en la numeración y/o
repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos:
Circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos,
planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se
hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer
lugar, el número de unidades anexas de cada tipo; ejemplo: Una hoja
con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo
(si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o terna de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las
características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o
consulta de la información. Especificar programas de sistematización de
la información.
A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el
número de páginas que lo componen.
Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la
documentación especificando el tipo de deterioro: Físico (rasgaduras,
mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes); químico (oxidación de
tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores,
etc.).
17. Elaborado por. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la
fecha en que se realiza.
18. Entregado por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la
fecha en que se realiza.
19. Recibido por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha
en que se recibió.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 26
5. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

LEY 504 DE 2000

TITULO IV.
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

ARTICULO 11. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIÓN DE LOS


ARCHIVOS PÚBLICOS. El Estado está obligado a la creación,
organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivística.

ARTICULO 12. RESPONSABILIDAD. La administración pública será


responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus
archivos.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 27
ARTICULO 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS. La administración
pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias
para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de
construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o
arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas
existentes sobre áreas de archivos.

ARTICULO 14. PROPIEDAD, MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS


ARCHIVOS PÚBLICOS. La documentación de la administración pública es
producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus
recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso
público, no son susceptibles de enajenación.

PARAGRAFO 1o. La administración pública podrá contratar con personas


naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo.

PARAGRAFO 2o. Se podrá contratar la administración de archivos


históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e
idoneidad.

PARAGRAFO 3o. El Archivo General de la Nación establecerá los


requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o
jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de archivo o administración
de archivos históricos.

ARTICULO 15. RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES DE LOS


SERVIDORES PÚBLICOS. Los servidores públicos, al desvincularse de las
funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo
debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos
que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique
exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.

ARTICULO 16. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO CARGO


ESTÉN LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Los secretarios
generales o los funcionarios administrativos de igual o superior
jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén
los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos
de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así
como de la prestación de los servicios archivísticos.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 28
ARTICULO 17. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DE
ARCHIVO. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más
rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la
Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su
artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán
siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les
confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la
comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla
que forme parte del patrimonio documental de la Nación.

ARTICULO 18. CAPACITACIÓN PARA LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Las


entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los
funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.

PARAGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará


programas de formación profesional y de especialización en archivística,
así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados
por instituciones educativas.

ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrán


incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación
de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico,
informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los
siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo
en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones
ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y
reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el
funcionamiento razonable del sistema.
PARAGRAFO 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios
gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se
cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la
autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

PARAGRAFO 2o. Los documentos originales que posean valores históricos


no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o
almacenados mediante cualquier medio.

ARTICULO 20. SUPRESIÓN, FUSIÓN O PRIVATIZACIÓN DE ENTIDADES


PÚBLICAS. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 29
entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al
ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

PARAGRAFO. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir


su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual
hayan estado adscritas o vinculadas.

6. CONFIDENCIALIDAD

Artículo 29 del INCOMEX


Reserva de documentos confidenciales, según la Constitución Política

Al iniciar la actuación hará cuaderno separado para llevar en él los


documentos
que las autoridades, el peticionario, o las partes interesadas aporte con
carácter confidencial. Tales documentos recibirán tratamiento
confidencial de conformidad con lo dispuesto en la Constitución política
y no podrán ser registrados sino por las autoridades

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 30
Quienes aporten documentos confidenciales deberán allegar resúmenes
no
confidenciales de ellos, así como la correspondiente justificación de
petición
de confidencialidad. Tales resúmenes serán lo suficientemente
detallados para
permitir una comprensión razonable del contenido sustancial de la
información
facilitada con carácter confidencial. En circunstancias excepcionales
debidamente demostradas, esas partes podrán señalar que dicha
información no
puede ser resumida. Si se considera que los documentos aportados
como
confidenciales no revisten tal carácter, solicitará a quien los aporte el
levantamiento de dicha confidencialidad o la manifestación de las
razones por las cuales se abstiene de hacerlo.

El carácter reservado de un documento no será oponible a que las


autoridades lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones.
Corresponde a las autoridades asegurar la reserva de tales documentos
cuando lleguen a conocerlos en el curso de los procedimientos a los que
se refiere este decreto. La información suministrada con carácter
confidencial no será revelada sin autorización expresa de
la parte que la haya facilitado.

Parágrafo. Cuando en desarrollo de lo dispuesto en el presente artículo,


se
aporten documentos como confidenciales y no se alleguen los
resúmenes no
confidenciales correspondientes, o no se levante la confidencialidad
cuando se
solicite, o no se expresen las razones por las cuales el aportante
se abstiene de hacerlo, o cuando éstas no estén debidamente
justificadas, se
podrá no tomar en cuenta dentro de la investigación, la documentación
aportada
como confidencial a menos que se demuestre de manera convincente,
de fuente
apropiada, que la información es correcta.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 31
CONCLUSIONES

El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la


documentación organizada, en tal forma que la información institucional
sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al
ciudadano y como fuente de la Historia.

Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque


son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en
antecedentes, hacen suyos los fines esenciales del Estado, en particular
los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios,
derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la
participación de la comunidad y el control del ciudadano en las
decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 32
GLOSARIO DE TERMINOS

DEFINICIONES NORMAS TÉCNICAS SOBRE PRESENTACIÓN DE INFORMES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

 Anexo: documento o elemento que complementa el cuerpo del


trabajo y que se relaciona, directa o indirectamente, con la
investigación.

 Anteproyecto: documento en el que se identifica y precisa la


idea que constituye el núcleo del problema de investigación.
Permite argumentar y determinar la facilidad del trabajo.

 Autor: persona o entidad responsable del contenido intelectual de


trabajos de grado, monografías o tesis y otros trabajos de
invesgación.

 Bibliografía: relación alfabética de fuentes documentales


registradas en cualquier soporte, consultadas por el investigador
para sustentar sus escritos.

 Bibliografía complementaria: conjunto de documentos que


conforman un marco de consulta y que, aunque están relacionadas
con el tema, no se han utilizado en el trabajo de investigación,
pero pueden servir de apoyo en búsqueda de otras
investigaciones.

 Cita: pasaje, párrafo, proposición o ideas que se extraen de la


obra de un autor para corroborar o contrastar lo expresado.

 Tabla de contenido: enuncia los títulos de los capítulos,


divisiones o subdivisiones en el mismo orden en que aparecen,
para indicar la página del documento donde se localiza. Incluye,
además, el material complementario. No debe confundirse con el
índice.

 Cuadro: información cualitativa y/o cuantitativa ordenada en filas


y columnas, presentada dentro de un recuadro.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 33
 Cubierta: primera página escrita que contiene la información
básica del trabajo.

 Dedicatoria: nota mediante la cual el autor dedica su trabajo.

 Ensayo: escrito de extensión variable y de estilo libre, que va


desde la descripción hasta la interpretación , según su grado de
profundidad. Carece de la extensión de un trabajo y de la
minuciosidad de una monografía. Puede expresar el pensamiento,
la sensibilidad, la imaginación, y la creación estética del autor,
quien debe afirmase sobre el rigor conceptual y metodológico de
la investigación. En algunas ocasiones, las conclusiones y
recomendaciones de un trabajo pueden presentarse como ensayo.

 Errata: relación de las correcciones de errores evidentes que


aparecen en el escrito.

 Figura: gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o


esquemas.

 Glosario: lista alfabética de términos y definiciones o


explicaciones necesarios para la compresión del documento.

 Guardas: son las hojas en blanco colocadas entre las tapas o


pastas y la portada del documento.

 Ilustración: tablas, figuras o cualquier material gráfico que


aparezca impreso en el cuerpo de un trabajo.

 Índice: lista opcional pormenorizada y especializada de los


diversos términos puntuales (geográficos, onomásticos, autores,
temas y otros) que se incluyen en el documento, para facilitar su
ubicación en el texto. No debe confundirse con el contenido.

 Informe científico y técnico: documento en el que se presentan


en forma total o parcial las etapas, tratamiento o resultados de
investigaciones científicas o técnicas.

 Introducción: primer elemento del cuerpo o texto del trabajo en


el cual el investigador presenta y señala la importancia y
orientación del estudio, el origen, los antecedentes (teóricos y

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 34
prácticos), los objetivos, el significado que le estudio tiene en el
avance del campo respectivo y la aplicación en el área
investigada. Además, se mencionan los alcances. Las limitaciones
y la metodología empleada.

 ISBN: (International Standard Book Number). Número


internacional normalizado que identifica cada libro.

 ISSN: (International Standard Serial Number). Número


internacional normalizado que identifica cada título de una
publicación seriada.

 Listas especiales: aquéllas en que se registran tablas, cuadros


ilustraciones, símbolos, signos, abreviaturas, anexos u otros
elementos que contiene el trabajo.

 Material agregado: elementos pertinentes de la investigación


que por su forma y contenido no pueden ser incluidos en los
preliminares, cuerpo del trabajo y complementarios, tales como
acetatos, disquetes, casetes y otros.

 Monografía: trabajo de investigación escrito sobre un tema


específico; puede presentar diversos niveles de profundidad
descriptiva y ser requisito para optar al título en estudios de
pregrado y en modalidades de especialización y maestría. No debe
confundirse con la tesis.

 Nota de pie de página: aclaración escrita por el autor, el


compilador, el traductor, o el editor, en el margen inferior de la
página para ampliar o complementar una idea expresada en el
texto.

 Página de agradecimientos: en ella el autor expresa el


reconocimiento hacia las personas y entidades que asesoraron
técnicamente, suministraron datos, financiaron total o
parcialmente la investigación, o contribuyeron significativamente
al desarrollo del tema.

 Palabra clave: concepto básico normalizado que se desarrolla en


el trabajo de investigación. Correspondientes en el inglés a
Keyword. Algunas comunidades científicas y académicas
particulares utilizan este término en similitud con algunas

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 35
variables, indicadores u otros conceptos básicos para identificar la
consistencia interna del trabajo.

 Portada: segunda página informativa del documento, que incluye


los elementos de la cubierta y, además, el tipo de trabajo y el
nombre de la persona a quien se presenta.
 Prólogo, prefacio o preámbulo: escrito breve en el que se hace
la presentación de un trabajo. Lo puede redactar una persona
diferente del autor, quien por lo general es reconocido en el área
específica.

 Propuesta: documento que expone los elementos la viabilidad de


abordar un problema de investigación específico.

 Proyecto: documento que define los elementos científicos,


técnicos y administrativos del trabajo de investigación.

 Referencia bibliográfica: conjunto de elementos


suficientemente precisos ordenados que facilitan la identificación
de la fuente documental o parte de ella.

 Resumen: expresión breve de los puntos relevantes del contenido


de un trabajo.
Correspondiente en inglés a “Abstract”o “Summary”. Puede
enunciar referencias bibliográficas, el resumen puede ser:

- Informativo: aquél que en una extensión de 100 a 200 palabras


presenta el contenido de un documento, mediante una relación
lógica lineal de los asuntos y enfoques de éste. Estos son:
objetivos, metodología, resultados y conclusiones.

- Analítico: Síntesis de un documento realizado por persona


diferente al autor, expuesta de modo que refleje con fidelidad su
enfoque, en una extensión de 50 a 100 palabras.

- Documental: representación condensa de extensión variable que


refleja o traduce el contenido de documentos.

 Subtítulo: palabra o frase que, agrega al título, lo complementa a


amplía.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 36
 Tabla: serie de números, valores, unidades y datos relacionados
entre sí, los cuales se presentan en columnas para facilitar su
interpretación.

 Tapa o pasta: elemento con el cual se protege el documento y


puede presentar información básica acerca del trabajo.

 Tesis: requisito para optar al título de doctorado.

 Título: palabra o frase en la cual el autor denomina un escrito.

 Trabajo de investigación: presentación formal del resultado de


un proceso y actividad de observación, exploración, descripción,
interpretación, explicación o construcción del conocimiento frente
a objetos, fenómenos, y sujetos individuales o colectivos. Algunos
de estos trabajos necesitan presentar una propuesta, un
anteproyecto y un proyecto antes de su desarrollo y ejecución.

 Trabajo de inducción a la investigación: documento que


describe en forma ordenada y breve una experiencia investigativa
en el aula o fuera de ella y permite definir el grado de
conocimientos y destrezas metodológicas en un área específica.
Su objetivo es familiarizar al estudiante, en particular al de
educación media, con los elementos básicos del proceso de
investigación.

 Trabajo de grado: estudio dirigido que corresponde


sistemáticamente a necesidades o problemas concretos de
determinada área de una carrera. Implica un proceso de
observación, descripción, articulación, interpretación y
explicación. Suele ser requisito para optar a un título en
educación superior.

 Trabajo de investigación profesional: resultado de la actividad


investigativa que se genera en el ejercicio de la profesión; su
objetivo es presentar un aporte de interés científico o técnico de
proyección social. No es requisito para optar a un título.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 37
BIBLIOGRAFIA

• NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS SOBRE DOCUMENTACIÓN


NTC 1486
Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación-
ICONTEC
Santa fe de Bogotá, D.C. mayo de 1998

• DECRETO 1382 DE 1995

• LEY 80 DE 1989 (Diciembre 22)

• LEY 504 DE 2000

• ACUERDO 07 DE 1994. Régimen General de Archivos

• CÓDIGO DEL COMERCIO. ARTICULO 48, ARTICULO 54 y


ARTICULO 60 (Conservación delos libros y papeles contables –
reproducción exacta)

• ACUERDO 060 DE 2001

• ACUERDO 42 DE 2002

MANEJO DE LA DOCUMENTACION 38