MichelRoberge.Loesencialdelagestindocumental.

Qubec:ditionsMichel
Roberge,2011.278pages.ISBN9782981127525

Contenido

Introduccin

PRIMERAPARTE
UNRECURSOAGESTIONAR:LOSDOCUMENTOSADMINISTRATIVOS

MDULO1
QUESUNDOCUMENTOADMINISTRATIVO?

Lainformacin1.1
Eldocumento1.2
Eldocumentoadministrativo1.2
Losarchivospermanentes1.4

MDULO2
QUVALORESPODEMOSATRIBUIRALOSDOCUMENTOSADMINISTRATIVOS?

Elvaloradministrativo2.1
Elvalorfinancieroyelvalorlegal2.2

Elvalorarchivstico,histricoopatrimonial2.2

Elvalorprimarioyelvalorsecundario2.3

Lascaractersticasdelosdocumentos2.3
Laautenticidaddelosdocumentos2.3
Lafiabilidaddelosdocumentos2.3
Laintegridaddelosdocumentos2.4
Laexplotabilidaddelosdocumentos2.4

Losdocumentosquehanperdidosuvalor2.4

MDULO3
CMONACENLOSDOCUMENTOSADMINISTRATIVOS?

Lacreacindelosdocumentosadministrativos3.2
Losdocumentostextuales3.2
Losdocumentosenimagen3.2
Losdocumentossonoros3.3
Losdocumentosmultimedia3.3

Latransferenciadeunsoporteaotro3.3

SEGUNDAPARTE
ELORIGENYLARAZNDESER
DELAGESTINDELOSDOCUMENTOSADMINISTRATIVOS

MDULO4
LOSORGENESDELAGESTINDELOSDOCUMENTOSADMINISTRATIVOS

Losprimerossistemasdeclasificacinydearchivo4.1

Lasprimeraspreocupacionesparalaproteccindelosdocumentosadministrativos4.2

Lainvencindelacamisa,declasificacinydelregistro(volumen)4.2

Lagestindelosdocumentosadministrativos4.3

Laformacin4.4
LaformacinenEspaa4.4
LaformacinenAmricaLatina4.5

Laprofesin4.6

Lasasociacionesprofesionales4.7

MDULO5
ELENTORNOLEGALYREGLAMENTARIO

Lasleyesylosreglamentossobreelaccesoylaproteccinalosdatosdecarcter
Personal5.2

Lasleyesylosreglamentossobrelagestindelosarchivos5.3

Lasleyesylosreglamentossobreelvalorlegaldelosdocumentosnacidos

delastecnologasdelainformacin5.4

MDULO6
LAGESTINDELOSDOCUMENTOSADMINISTRATIVOS:UNSISTEMA

Loscomponentesdeunsistema6.2

Elsistemadegestindelosdocumentosadministrativos6.4
Ladinmicadelsistemadegestindelosdocumentosadministrativos6.5
Losresponsablesdelsistemadegestindelosdocumentosadministrativos6.5
Unsistemacorporativo,integradoyautomatizadodegestindelosdocumentos
administrativos6.6
Lascondicionesarespetar6.6
Unadefinicindelsistemadegestindelosdocumentosadministrativos6.7
Losobjetivosaconseguir6.14
Elsistemacorporativodeclasificacindelosdocumentos6.15
Elsistemacorporativodeconservacinydeestablecimientodeladisposicin

finaldelosdocumentos6.15
Elsistemacorporativoderegistro,descripcinylocalizacindelosdocumentos6.15
Elimpactodelsistemaintegradodegestindeladocumentacinadministrativa6.16
Elsistemacorporativodeclasificacin:lapiedraangulardelsistema6.16

Losnivelesdeautomatizacindeunsistemadegestindelosdocumentos
Administrativos6.17
Elsistemadegestindelosdocumentosanalgicosasistidaporordenador6.17
Elsistemadegestindelosdocumentosanalgicosyelectrnicosasistidaporordenador6.18
ElsistemadeGestinElectrnicadeDocumentos(GED)6.18
Laautomatizacinyelfactorhumano6.19

Laconcepcinyeldesarrollodeunsistemadegestindelosdocumentos
administrativos6.20
Elestadodesituacinyelplandeaccin6.20
Laconcepcindelnuevosistema6.21
Eldesarrollodelnuevosistema6.21
Lapuestaenmarchadelnuevosistema6.22

Elcontroldeconformidad6.23

MDULO7
LACREACINYLARECEPCINDELOSDOCUMENTOSADMINISTRATIVOS

Elcontroldelacreacinyrecepcindelosdocumentos:unsubsistema7.1

Lacreacindelosdocumentosadministrativos7.2
Losdocumentosdesestructurados7.2
Laredaccindirectadeldocumento7.2
Eldictado7.3
Laplantilla7.3
Elreconocimientopticodecaracteres7.3

Laduplicacindelosdocumentos7.3
Losdocumentosestructurados:losformularios7.4
Laconcepcindeformularios7.4
Lagestindelosformularios7.4
Laidentificacindelosformularios7.4

Laexpedicindedocumentosadministrativos7.6
Elcorreoconvencional7.6
Elcorreoelectrnico7.6
Elencabezadodelcorreoelectrnico7.6
Lazonadeltextodelcorreoelectrnico7.7
Loselementosadjuntosalcorreoelectrnico7.7
Lasfuncionesopcionales7.7
Lautilizacindeloscorreoselectrnicos7.8

Elcontrolylarecepcindelosdocumentosadministrativos7.9

TERCERAPARTE
LACONCEPCINYELDESARROLLODEUNSISTEMACORPORATIVO
DEGESTINDELOSDOCUMENTOSADMINISTRATIVOS

MDULO8
ELSISTEMACORPORATIVODECLASIFICACINDELOSDOCUMENTOSADMINISTRATIVOS

Elesquemadeclasificacindelosdocumentos:unsubsistema8.2
Laresponsabilidaddelaclasificacin8.3
Elpuestodearchivodelosdocumentos8.3

Laestructurajerrquicadeclasificacin8.4
Lascalidadesdeunesquemadeclasificacin8.4
Lajerarquaylalgica8.5
Losnivelesdeclasificacin8.6
Lasituacindelosesquemascorporativosdeclasificacin8.10
Lostiposdecdigoparaelesquemadeclasificacindelosdocumentosadministrativos8.10
Loscdigoslgicos8.11
Loscdigossemilgicos8.11
Lametodologaparaelestablecimientodeunesquemadeclasificacin
delosdocumentosadministrativos8.13
Elanlisisdelasfuncionesyactividadesadministrativas8.13
Laconsultadealgunasseriesdeexpedientes8.14
Elgrupodevalidacindelesquemacorporativodeclasificacin8.14
Eldesarrollodeclases,subclasesydivisionessobrelabasedelasfuncionesyactividades8.15
Laeleccindelformatodelcdigodeclasificacin8.15
Laelaboracindelndicealfabticodelesquemadeclasificacin8.15

Laclasificacinporfacetas8.17

MDULO9
ELSISTEMACORPORATIVODECONSERVACINYESTABLECIMIENTO
DELADISPOSICINFINALDELOSDOCUMENTOSADMINISTRATIVOS

Losobjetivosdelasreglasdeconservacin9.3

Elcalendariodeconservacin:unsubsistema9.4

Elconocimientodelaorganizacin9.5

Elestablecimientodelasreglasdeconservacin9.6
Lapersonaresponsabledelagestindelosdocumentosadministrativos9.6
Lapersonaresponsabledelaunidadadministrativa9.6
Elgrupodevalidacindelasreglasdeconservacin9.6
Ladireccindelaorganizacin9.7

Elcalendariocorporativodeconservacin9.8

Laproteccindelosdocumentosesenciales9.9
Laidentificacindelosdocumentosesenciales9.9

Laproteccindelosdocumentosconfidenciales9.10
Laidentificacindelosdocumentosconfidenciales9.10

MDULO10
ELSISTEMACORPORATIVODEREGISTRO,DESCRIPCINYLOCALIZACIN
DELOSDOCUMENTOS

Elrepertoriocorporativoderegistro,descripcinylocalizacindelosdocumentos:
unsubsitema10.3

Ladescripcinylalocalizacinmanualdelosdocumentosadministrativos10.3

Elprogramadegestindelosdocumentosadministrativos10.4
Elrepertoriodecamisasybolsasdeclasificacin,cajasdearchivo,carpetasdeanillas10.4
Elrepertoriodedocumentosanalgicos10.5
Elrepertoriodedocumentoselectrnicos10.6
Elprogramadeexplotacindelosdocumentosdigitalizados10.7

Elprogramadebsquedaatextocompleto10.7

Elprogramadegestinelectrnicadelosdocumentos(GEIDE)10.9
Losmetadatos10.9
LoselementospropuestosporelDublinCore10.10
Losmetadatosparalosdocumentosadministrativos10.11
Ejemplosdemetadatos10.12

CUARTAPARTE
LAPUESTAENMARCHADEUNSISTEMACORPORATIVODEGESTIN
DELOSDOCUMENTOSADMINISTRATIVOS

MDULO11
LAESTRATEGIADEPUESTAENMARCHA

Laredaccindelmanualdegestindelosdocumentosadministrativos11.2

Lasetapaspreliminares11.2

Laformacindelosresponsablesdelaconservacindelosdocumentos11.3
Mdulo1:Queslagestindelosdocumentosadministrativos?11.3
Mdulo2:Laclasificacindelosdocumentosadministrativos11.4
Mdulo3:Elarchivadodelosdocumentosadministrativos11.4
Mdulo4:Elregistro,ladescripcinylalocalizacindelosdocumentosadministrativos11.4
Mdulo5:Elcontroldelacirculacindelosdocumentosadministrativosanalgicos11.4
Elmaterialdidctico11.5

Lapuestaenmarchaenlasunidadesadministrativas11.5

Elmantenimientoylaactualizacindelsistema11.6

Losnivelesdeintervencinenlaconcepcin,eldesarrollo,lapuestaenmarcha
yelcontroldelsistema11.6

MDULO12
LACLASIFICACINYELARCHIVODELOSDOCUMENTOSACTIVOS

Losobjetivosdelaclasificacinyelarchivodelosdocumentos12.2

Laclasificacinyelarchivodelosdocumentos:unsubsistema12.2

Laclasificacinyelarchivodelosdocumentosanalgicos12.3
Lainformacinconservadaenpapel12.3
Laintegracindelascamisasobolsasdeclasificacinactivas12.3
Elanlisisdeunnuevodocumentoaclasificar12.3
Lacodificacindeldocumentoaclasificar12.4
Elarchivodeldocumentoclasificado12.5
Laidentificacindelcontenedor12.5
Laclasificacincronolgicadelosdocumentos12.8
Elcierredeunacamisaobolsadeclasificacin12.8
Laordenacindelascamisasybolsasdeclasificacin12.9

Laclasificacinyarchivodelosdocumentoselectrnicos12.10
Laclasificacindelosdocumentoselectrnicos12.10
Elarchivodelosdocumentoselectrnicos12.10
Losformatosrecomendadosparalaconservacindelosdocumentoselectrnicos12.11
Laidentificacindeloscontenedores12.14
Lalocalizacindelosdocumentoselectrnicos12.14

Laordenacindelossoportesmagnticosydelossoportespticosnumricos12.16

Ladescripcindelosdocumentosclasificadosyarchivados12.16

MDULO13
ELCONTROLDELACIRCULACINDELOSDOCUMENTOSANALGICOS
YELECTRNICOSACTIVOS

Elcontroldelacirculacindelosdocumentosanalgicosactivos:unsubsistema13.1

Elcontrolmanualdelacirculacindelosdocumentosanalgicosactivos13.2
Elprstamodedocumentosanalgicosactivos13.2
Elretornodelosdocumentos13.2

Elcontrolinformatizadodelacirculacindelosdocumentos13.3

Laproteccindelosdocumentosanalgicosynumricos13.3

MDULO14
LAGESTINDELOSDOCUMENTOSSEMIACTIVOSYLADISPOSICIN
DELOSDOCUMENTOSINACTIVOS

Lagestindelosdocumentossemiactivosyladisposicindelosdocumentos
inactivos:unsubsistema14.2

Eldepsitodelosdocumentosanalgicossemiactivos14.3
Laproteccindelosdocumentosalmacenados14.3
Ladistribucindeldepsitodedocumentosanalgicossemiactivos14.3
Loscontenedoresdeconservacin14.4
Elmobiliariodeordenacin14.4
Elmaterialdemanipulacin14.5

Latransferenciadelosdocumentosanalgicossemiactivos14.6
Ladesclasificacindelosdocumentosatransferir14.6
Ladescripcindelosdocumentosatransferir14.7
Larecepcindelosdocumentostransferidos14.7

Laordenacindelosdocumentosanalgicossemiactivos14.8
Lalocalizacinalfanumricaonumricasignificativa14.8
Lalocalizacinnumricaconsecutiva14.9
Laseguridadylaconfidencialidaddelosdocumentosanalgicossemiactivos14.9
Laidentificacindelcontenedor14.9

Lalocalizacindelosdocumentosanalgicossemiactivos14.11

Elcontroldelacirculacindelosdocumentosanalgicossemiactivos14.11
Laordenacindeundocumentoenuncontenedorsemiactivo14.11
Elprstamodelosdocumentosanalgicossemiactivos14.12
Larecuperacindelosdocumentosquevuelvenaseractivos14.13

Lagestindelosdocumentoselectrnicossemiactivos14.14

Lagestinautomatizadadelosdocumentossemiactivos14.15

Ladestinodelosdocumentosqueyanotienenvaloradministrativo14.16
Laeliminacindelosdocumentosintiles14.16
Lapreservacindelosarchivospermanentes14.16

MDULO15
LAGESTINDELOSARCHIVOSPERMANENTES

Lagestindelosdocumentosdearchivo:unsubsistema15.2

Larecepcindelosdocumentosdearchivo15.3
Latransferenciadelosdocumentoscorporativos15.3
Laadquisicindelosdocumentosdearchivoexternos15.4
Ladonacindelosdocumentosdearchivo15.4
Eldepsitodelosdocumentosdearchivo15.4
Lacompralosdocumentosdearchivo15.4

Eltratamientodelosdocumentosdearchivo15.5
Losarchivospermanentesdelaorganizacin15.5
Losdocumentosqueexistanantesdelapuestaenmarchadelsistemadegestin
dedelosdocumentosadministrativos15.5
Losdocumentosqueprovienendelsistemadegestindelosdocumentosadministrativos
Losarchivospermanentesadquiridosenelexterior15.6

Ladescripcindelosdocumentosdearchivo15.7

Laconservacinylapreservacindelosarchivospermanentes15.7

Lautilizacindelosarchivospermanentes15.8

QUINTAPARTE
LAGESTINDELOSDOCUMENTOSADMINISTRATIVOS
YLASTECNOLOGASDELAINFORMACIN

MDULO16
LADIGITALIZACINDELOSDOCUMENTOS

Lostiposdetransferenciadesoporteodeformato16.2
Lasimpledigitalizacindelosdocumentosanalgicos16.2
Ladigitalizacindelosdocumentosanalgicosconreconocimientopticodecaracteres(OCR)
Laconversindeficherosinformticosenimgeneselectrnicas16.4

Porqudigitalizarlosdocumentos?16.5

Lasistematizacindelosprocesos16.6

Losrecursosnecesarios16.6
Losrecursostecnolgicos:elmaterial16.6
Elescner16.7
Elordenador16.12
Lossoportesdealmacenamiento16.13
Losgrabadores/lectoresdediscoscompactosoDVDs16.17
Losrecursostecnolgicos:losprogramas16.17
Losrecursoshumanos16.21
Losrecursosfinancieros16.22

Elprocesoderealizacin16.23
Lapreparacindelosdocumentosanalgicos16.23
Laconversindelosdocumentosanalgicosendocumentosdigitales16.25
Ladigitalizacinsimpledelosdocumentos16.25
Elreconocimientopticodecaracteres16.30
Laindexacindelasimgenesdigitalizadas16.33
Laindexacinautomticadelosdocumentossalidosdelreconocimientopticodecaracteres

Losaspectoslegalesrelacionadosconladigitalizacindelosdocumentos16.35
Laautorizacinparaprocederaladigitalizacindelosdocumentos16.35
Ladocumentacindelprocesodedigitalizacin16.35
Laeliminacindelosdocumentosanalgicosdigitalizados16.36

Losaspectosdelagestindocumentalrelacionadosconladigitalizacin
delosdocumentos16.37
Laactualizacindelapolticadegestindeladocumentacinadministrativa16.37
Laactualizacindelcalendariodeconservacin16.37
Losdocumentosadigitalizarylosnuevosdocumentosdigitalizados16.37
Ladocumentacindelprocesodedigitalizacin16.38
Laaplicacindelcalendariodeconservacin16.38

Laeliminacindelosdocumentosdigitalizadosquesehanconvertidoeninactivos16.38
Eltraspasodelosdocumentosdigitalizadosalosarchivos16.39

Laplanificacinylarealizacindeunproyectodedigitalizacin16.40
Elestudiodeviabilidad16.40
Ladecisindepasaralaaccin16.41
Elproyectopiloto16.42
Larealizacincompletadelproyecto16.42

MDULO17
GESTINDELOSCONOCIMIENTOS,GEIDEYGESTINDOCUMENTAL

GestindelosarchivosyRecordsManagement
Laarchivsticaolagestindeladocumentacinadministrativaydelosarchivos(GDAA)17.4
Delainformticaalaofimtica17.6
LasNTICylagestindelainformacin17.8
LaGEIDE,lasherramientasdeworkflowydegroupware17.9
Lagestindelconocimiento(KM)17.12
Elsistemaintegradodegestindelosdocumentosanalgicosyelectrnicos(SIGDAE)17.13

Conclusin

Vocabulario