Pengertian Dan Perumusan Siklus Pengeluaran

Pengertian Dan Perumusan Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait
yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Pada bab ini, siklus
pengeluaran lebih berfokus pada perolehan bahan baku mentah, barang jadi, pasokan dan jasa,
serta mebahas dua jenis khusus lainnya dari pengeluaran akuisisi aktiva tetap dan juga jasa
tenaga kerja.

Di dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi utama adalah dengan pemasok barang
(vendor). Di dalam organisasi, informasi mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan
dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen tentang kebutuhan untuk
membeli barang dan bahan baku. Begitu barang dan bahan baku tiba, pemberitahuan
penerimaannya mengalir kembali ke sumber-sumber tersebut dari siklus pengeluaran. Data
mengenai biaya juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar dan ke fungsi pelaporan
untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan serta berbagai laporan manajemen lainnya.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh
dam memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi
untuk berfungsi. Sebagai tambahan, pihak manajemen harus mampu mengawasi dan
mengevaluasi efisiensi serta efektivitas proses siklus pengeluaran, yang membutuhkan kemudian
akses ke data terinci mengenai sumber daya yang di gunakan dalam siklus pengeluaran, kegiatan
yang mempengaruhi sumber daya tersebut, serta pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Selanjutnya, agar dapat berguna dan relevan untuk pengambilan keputusan, data harus akurat,
andal, dan tepat waktu.

Pada bab ini juga, kita mempelajari tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran ;
memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis, menyimpan dan mengatur
data untuk mendukung pengembilan keputusan, serta menyediakan fungsi pengendalian untuk
memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi

Pengertian Siklus Pengeluaran (Menurut Marshall B Roomney):
Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait
yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam
sistem pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara
persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran:
Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis
Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan
Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas
sumber daya organisasi


Sistem Pemrosesan Pembelian


Diagram arus data menurut james Hall tersebut merupakan gambaran umum berbagai aktivitas
terkait yang membentuk sistem pemrosesan pembelian yang mempunyai tahapan-tahapan
sebagai berikut:
1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali
melalui observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan langsung ke
pelanggan (aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses manufaktur (aktivitas siklus
konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.

2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan , memilih memasok dan membuat
pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok dan proses utang usaha.

3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang
yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau gudang.

4. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbaiki catatan persediaan.

5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan merekonsilliasinya
dengan informasi lain yang telah dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan ccatatan kewajiban
membayar di masa mendatang, tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya,
pembayaran akan dilakukan paling tidak hari terakhir yang disyaratkan untuk mendapatkan
keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan diskon yang ditawarkan.

6. Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam kewajiban)
dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasi
akurasinya dan dicatat ke akun utang usaha serta akun pengendali persediaan.

Sistem Manual


Menurut James Hall, terdapat 6 departemen yang terlibat dalam sistem pembelian manual, yaitu:

1. Pengendali persediaan
Departemen ini mengurangi persediaan perusahaan dengan mentransfer bahan baku ke dalam
proses produksi (siklus konversi) dan menjual barang jasi ke pelanggan (siklus pendapatan).
Pengendali persediaan mengawasi dan mencatat tingkat persediaan barang jadi, ketika saatnya
pemesanan ulang staf administrasi akan membuat permintaan pembelian. Satu salinan
permintaan pembelian akan dikirim ke departemen pembelian, dan satu salinan lainnya dikirim
ke utang usaha dan disimpan di ke dalam file tunda utang usaha. Staf administrasi pengendali
persediaan menyimpan salinan terakhir tersebut dalam file permintaan pembelian terbuka (file
open purchase requisition).

2. Departemen persediaan
Bertugas untuk menerima permintaan pembelian, menyortirnya berdasarkan nama pemasok jika
perlu, dan membuat pesanan pembelian(purchase order-PO). Ketika perusahaan membuat
pesanan pembelian maka PO dibuat menjadi beberapa salinan. Satu salinan PO dikirimkan ke
pengendali persediaan yang selanjutnya disimpan bersama permintaan pembelian terbuka.
salinan berikutnya dikirim ke utang usaha untuk disimpan dalam file utang usaha tunda. Satu
salina (salinan kosong) dikirim ke bagian penerimaan, tempat file itu akan disimpan hingga saat
persediaan tiba. Dua dari salinan PO tersebut akan dikirim ke pemasok. Staf administrasi bagian
pembelian akan menyimpan salinan terakhir bersama dengan permintaan pembelian dalam file
pesanan pembelian terbuka (open purchase order file).

3. Bagian Penerimaan
Pada saat perusahaan mengalami waktu tunggu antara memasukkan pesanan dengan menerima
persediaan, berbagai salinan PO berada di file sementara di berbagai departemen sehingga tidak
ada kegiatan ekonomi yang terjadi sampai perusahaan menerima persediaan, oleh karena itu
tidak ada kewajiban finansial yang timbul.

! Penerimaan persediaan : barang yang tiba dari pemasok di rekonsiliasi dengan salinan kosong
PO. Salinan kosong (blind copy) tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima,
tujuannya adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghiting dan
memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan.

! Pembuatan laporan penerimaan : setelah melengkapi jumlah fisik dan menyelesaikan
pemeriksaan, staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan yang
menyatakan jumlah dan kondisi persediaan tersebut.

4. Bagian utang usaha
Pada proses di departemen ini perusahaan mungkin tidak memiliki informasi finansialo yang
dibutuhkan untuk mencatat transaksi-transaksinya. Dokumen formal yang menyediakan
informasi tersebut adalah faktur pemasok (suppliers invoice). Jika perusahaan belum menerima
faktur, perusahaan akan menunda pencatatan kewajiban hingga faktur tiba.

5. Bagian buku besar
Bagian buku besar menerima voucher jurnal dari bagian utang usaha dan sebuah ringkasan akun
dari bagian pengendalian persediaan. Staf admministrasi bagian buku besar mencatat dari
voucher jurnal ke akun pengendali persediaan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun
pengendali persediaan serta ringkasan buku pembantu persediaan. Tahap pembelian dalam siklus
pengeluaran selesai.

Sistem Pengeluaran Kas


Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem
pembelian. Dengan tujuan untuk memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah
terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo.

seperti yang dilihat fari diagram arus data diatas sistem ini terdiri atas 3 proses, yaitu:
1. Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai bverbagai dokumen yang jatuh tempo
dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran.
2. Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. salinan dari
berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian utang usaha sebagai bukti bahwa kewajiban
telah dibayar, dan akun utang usaha akan diperbarui untuk menyingkirkan kewajiban tersebut.
3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi
ringkasan ke buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas
serta utang usaha.

sistem manual pengeluaran kas



1. Bagian utang usaha
Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha
meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang
jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian,
pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.

2. Bagian pengeluaran kas
Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai
dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf
administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor
voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.

3. Bagian buku besar
Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun
dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban
perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian
buku besar mencatat ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta
merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku pembantu utang usaha.
Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran kas.

Poin Penting Dalam Siklus Pengeluaran
Pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur pengendalian yang
dispesifikasikan dalam SAS 78, yaitu:
AKTIVITAS
PENGENDALIAN
SISTEM PEMROSESAN
PEMBELIAN
SSISTEM
PENGELUARAN KAS
Otorisasi Transaksi
Pengendalian persediaan Bagian utang usaha
mengotorisasi pembayaran
Pemisahan
Pekerjaan
Pengendalian persediaan
dipisahkan dari bagian
pembelian dan
penyimpanan persediaa.
Buku besar utang usaha
terpisah dari buku besar
Pisahkan bagian buku besar
pembantu utang usaha,
pengeluaran kas, dan buku
besar.
Supervisi Bagian penerimaan
Catatan Akuntansi
Buku pembantu utang
usaha, buku besar, file
permintaan pemmbelian,
file pesanan pembelian, file
laporan penerimaan.
File voucher utang, buku
pembantu utang usaha,
jurnal pengeluaran kas, akun
kas di buku besar.
Akses
Keamanan fisik aktiva.
Batasi akses hanya ke
catatan akuntansi di atas
Keamanan yang memadai
atas kas. Batasi akses ke
berbagai catatan akuntansi
diatas.
Verifikasi
independen
Bagian utang dengan
merekonsiliasi berbagai
Peninjauan akhir oleh
bagian pengeluaran kas.
dokumen sumber sebelum
mencatat kewajiban. Bagian
buku besar merekonsiliasi
akurasi umum proses
tersebut.
Rekonsiliasi keseluruhan
oleh bagian buku besar.
Rekonsiliasi bank secara
berkala oleh kontroler.

Otomatisasi Prosedur Pembelian dengan Menggunakan Teknologi Pemrosesan Batch

Tahap 1
Bagian Pemrosesan Data
Proses pembelian dimulai dalam bagian pemrosesan data, dengan dijalankannya fungsi
pengendalian persediaan. Ketika persediaan berkurang karena penjualan ke pelanggan atau
penggunaan dalam produksi, sistem akan menentukan apakah barang yang di dalam file buku
besar pembantu persediaan (inventory subsidiary file) telah jatuh ke dalam titik pemesanan
ulangnya. Jika demikian, maka akan dibuat catatan dalam file permintaan terbuka. tiap catatan
dalam file permintaan terbuka menentukan barang persediaan yang berbeda yang akan diisi
kembali. Informasi yang dibutuhkan untuk membuat catatan permintaan dipilih dari catatan buku
pembantu persediaan yang kemudian akan ditandai sedang dipesan untuk mencegah barang
tersebut dipesan kembali sebelum barang datang. Pada akhir kerja, sistem akan menyortir
berbagai file permintaan terbuka berdasarkan nomor pemasok dan mengonsolidasikan beberapa
barang dari pemasok yang sama ke satu permintaan. Kemudian, informasi surat-menyurat
pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid (valid vendor file) untuk membuat dokumen
permintaan pembelian. Salinan dari berbagai dokumen ini masuk ke prosedur manual dalam
bagian pembelian dan utang usaha.

Bagian pembelian
Setelah menerima permintaan pembelian, bagian pembelian membuat pesanan pembelian yang
terdiri atas lima bagian. Berbagai salinan itu dikirim ke pemasok, bagian utang usaha, bagian
penerimaan, pemrosesan data, dan untuk file bagian pembelian sendiri. Tahapan otorisasi dan
pemesanan dikonsolidasikan dan dilakukan oleh sistem komputer. Dokumen permintaan
pembelian tidak ada gunanya dalam sistem ini dan tidak dibuat. Tetapi, catatan permintaan
mungkin masih ada dalam cakram atau pita magnetis sebagai jejak audit.

Tahap 2
Bagian pemrosesan data
Pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian terbuka dan untuk
mentrasfer catatan yang terkat dalam file permintaan pembelian ke file permintaan pembelian
tertutup.

Bagian Penerimaan
Ketika barang diterima dari pemasok, staf administrasi beagian penerimaan membuat laporan
penerimaan. Salinanannya akan dikirim ke bagian pembelian, utang usaha, dan pemrosesan data.

Tahap 3
Bagian pemrosesan data
Bagian pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch yang akan memperbarui file buku
besar pembantu persediaan berdasarkan laporan penerimaan dan menyingkirkan tanda sedeang
dipesan dari catatan persediaan. Sistem akan menghitung total batch penerimaan persediaan
untuk prosedur memperbarui buku besar dan kemudian menutup catatan yang terkait dalam file
pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup.

Bagian utang usaha
Staf administrasi akan merekonsiliasi faktur dari pemasok dengan berbagai dokumen pendukung
yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha. Kemudian membuat voucher,
menyimpannya dalam file voucher terbuka, dan mengirimkan salinan voucher ke bagian
pemrosesan data.

Tahap 4
Program batch akan memvalidasi berbagai catatan voucher (atau ke file buku besar pembantu
utang usaha), serta membuat total batch untuk dicatat ke akun pengendali utang usaha dalam
buku besar.

Pemrosesan Penggajian
Pemrosesan gaji pada kenyataanya merupakan sistem pembelian kasus khusus. Cek gaji dapat
diproses melalui sistem utang usaha dan pengeluaran kas reguler. Karena alasan kepraktisan,
pendekatan ini memiliki sejumlah kekurangan, antara lain :
Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan untuk semua
pemasok. Akan tetapi, prosedur penggajian sangat berbeda antar karyawan. Misalnya,
prosedur yang berbeda digunkan untuk karyawan yang dibayar perjam, karyawan tetap,
karyawan borongan, dan karyawan komisi. Selain itu proses penggajian memerlukan
prosedur akuntansi khusus untuk pemotongan gaji dan pemotongan pajak.
Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus. Penipuan pembayaran
gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek untuk kegiatan
dagang.
Prosedur pengeluaran umum didesain untuk memgakomondasi arus transaksi yang relatif
lancar. Perusahaan bisnis secara konstan membeli persediaan dan mengeluarkan kas
untuk para pemasok. Umumnya, perusahaan mendisain sistem untuk menghadapi
kegiatan transaksi ditingkat normal. Kegiatan pengajian tidak bersifat berkelanjutan.
Diagram Arus Data Untuk Penggajian


Diagram diatas merupakan diagram arus data yang menggambarkan tugas tugas umum dari
sistem penggajian dalam perusahaan manufaktur. Inti dari proses ini adalah sebagai berikut
Otorisasi penggajian dan perincian transaksi dimasukkan ke proses pengajian dari dua
sumber yang berbeda yaitu personalia dan produksi.
Proses penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan mendistribusikan
cek pembayaran ke karyawan.
Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu yang digunakan untuk
setiap pekerjaan dari produksi.
Departemen utang usaha menerima informasi rangkuman penggajian dari departemen
penggajian dan mengotorisasi departeman pengeluaran kas untuk menyetor satu cek,
sejumlah total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji akan di ambil.
Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari bagian akuntansi
biaya, utang, dan pengeluaran kas.

Sistem Penggajian Manual
Diagram Sistem Penggajian Manual


Tugas- tugas utama bagian prosedur diatas dalam konteks sistem manual yaitu :

Personalia
Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan kedepartemen penggajian berbagai
formulir kegiatan personalia. Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan yang di
otarisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk menunjukkan perubahan dalam
tingkat gaji perjam, pemotongan, dan klasifikasi pekerjaan.

Produksi
Karyawan produksi menyiapakan dua jenis kartu catatan waktu kerja yaitu kartu kerja dan kartu
waktu. Mereka memasukkan kartu tersebut pada saat makan siang dan pada akhir pada waktu
jam kerja. Kartu ini merupakan catatan formal untuk kehadiran karyawan setiap hari.

Akuntansi Biaya
Departemen akuntasi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga
kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkum
dalam rangkuman distribusi tenaga kerja dan diterusakan ke departemen buku besar umum.

Penggajian
Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen
personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staff administrasi di departemen ini
melakukan pekerjaan sebagai berikut:
a. Menyiapakan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran
lembur dan pembayaran bersih.
b. Memasukkan informasi di atas ke catatan pengajian karyawan.
c. Menyiapkan cek gaji untuk karyawan
d. Mengirim cek gaji kepengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang
e. Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia dan salinan daftar gaji.

Departemen Utang
Staf administarasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapan dua salinan
tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Satu salinan, bersama dengan daftar gaji,
dikirim kepengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim kedepartemen buku besar umum.

Pengeluaran Kas
Menejer dibagian pengeluaran kas menerima cek cek penggajian, memeriksannya dan
kemudian menandatanganinnya lalu mengirimnya kepusat pembayaran untuk didistribusikan
kepada para pegawai.

Pengendalian Penggajian
Otorisasi Transaksi
Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan
yang diotorisasi. Bentuk penipuan yang umum dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu
karyawan yang tidak lagi bekerja diperusahaan.

Pemisahan Tugas
Departemen personalian menberikan informasi tarif pembayaran kebagian pembayaran untuk
karyawan yang dibayar peram. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalama,
klasifikasi pekerjaan, senioritas dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini disediakan langsung
oleh departemen produksi, karyawan dapat megubah informasi dan melakukan penipuan.

Supervisi
Wilayah lain yang berresiko adalah penjagaan waktu kadang kadang karyawan memasukkan
kartu untuk karyawan lain yang terlmbat atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan
merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.

Catatan Akuntansi
Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen dokumen berikut:
a. Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar
b. Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar tenaga gaji.
c. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran.
d. Akun buku besar umum berisi pengendalian penggajian, kas dan akun dana gaji.

Pengendalian Akses
Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat
disalahgunakan melalui akses yang tidak benar kecatatan akuntansi. Individu yang tidak jujur
dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga dapat menggelapkan uang
kas.

Verifikasi Independen
Berikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam sistem penggajian :
a. verifikasi jam kerja
b. pengurus pembayaran
c. utang usaha
d. buku besar umum

Sistem Penggajian Berbasis Komputer
Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Pemrosesan Batch
Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan ( mingguan dan bulanan ), sistem ini sering kali
tidak cocok dengan pemrosesan Batch dan file berurutan. Departemen pemrosesan data
menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang dikonversi ke file
digital. Program komputer batch melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan cek dan
fungsi buku besar umum.

Merekayasa Ulang Sistem Penggajian
Pemrosesan gai sering kali disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia (MSDM) .
Sistem MSDM menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan
personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, realisasi tenaga kerja,
keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia dan juga gaji. Sistem MSDM harus menyediakan
akses real-time ke file personalia untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan untuk
perubahan catatan dalam status karyawan pada saat terjadi.

Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi sederhana dalam hal-hal berikut :
a. Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui terminal
b. File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data
c. Banyak proses sekarang dilakukan secara real-time.

Sistem Aktiva tetap
Aktiva tetap adalah properti, pabrik, dan peralaan yang digunakan dalam operasi bisnis. Item-
item ini relative permanent dan seringkali secara kolektif mencerminkan investasi keuangan
terbesar perusahaan. Contoh dari aktiva tetap adalah tanah, gedung, perabotan, mesin dan
kendaraan bermotor. Tujuan spesifik dari aktiva tetap adalah :
memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan persetujuan dan
prosedur manajemen formal.
mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi, biaya, deskripsi, dan
lokasi fisik aktiva di dalam organisasi.
mempertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk aktiva-aktiva yang dapat
disusutkan sesuai dengan metode-metode yang wajar.
menyediakan informasi bagi pihak manajemen yang dapat membantu merencanakan
investasi aktiva tetap dimasa yang akan dateng
mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar.
Logika Sistem Aktiva


Akuisisi Aktiva
Akuisisi aktiva biasanya dimulai dari manajer departemen (pengguna) yang melihat kebutuhan
untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Prosedur otorisasi dan persetujuan yang terlibat
dalam transaksi ini akan bergantung pada biaya aktiva tersebut. Setelah permintaan disetujui dan
pemasok dipilih, departemen penerimaan mengirim aktiva tersebut ke pengguna/manajer yang
bersangkutan

Pemeliharaan Aktiva
Pemeliharaan aktiva melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar pembantu aktiva ketika
aktiva tersebut (tidak termasuk tanah) menyusut sepanjang waktu pemakaiannya.

Penghapusan Aktiva
Ketika aktiva mencapai titik akhir umur ekonominya atau ketika manajemen memutuskan untuk
menghapusnya, aktiva tersebut harus dihapus dari buku besar pembantu aktiva tetap. Seperti
transaksi lainnya, penghapusan aktiva memerlukan persetujuan menurut prosedur yang berlaku.
Pilihan penghapusan aktiva adalah menjual, membongkar, menyumbangkan, atau menghentikan
penggunaan aktiva tersebut. Laporan penghapusan aktiva yang menjelaskan disposisi akhir dari
aktiva, dikirim ke departemen akuntansi aktiva tetap untuk mengotorisasi penghapusannya dari
buku besar.

Mengendalikan Sistem Aktiva Tetap
1. Pengendalian Otorisasi
Setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau departemen. Dalam
hal barang-barang yang bernilai tinggi, harus ada proses persetujuan independen yang
mengevalua
si
keuntungan
permintaan
tersebut
berdasarkan
biaya dan
manfaatnya.

2.
Pengendalia
n Supervisi
Proses/aktivitas Ancaman Pprosedur pengendalian
yang dapat diterapkan
Pesan barang 1. Mencegah kehabisan
dan/atau kelebihan persediaan


2. Meminta barang yang
tidak dibutuhkan


3. Membeli dengan harga
yang dinaikan



4. Membeli barang
berkualitas rendah



5. Membeli dari pemasok
yang tidak diotorisasi

6. Komisi (kickback)
Sistem pengendalian
persediaan, catatan
persedian perpetual,
teknologi kode geratis,
penghitungan persediaan
secara periodik.

Catatan persedian
perpetual yang akurat,
persetujuan permintaan
pembelian.

Meminta penawaran
kompetitif, gunakan
pemasok yang disetujui ,
persetujuan pesanan
pembelian, pengendalian
anggaran

Gunakan vendor yang
disetujui, persetujuan
pesanan pembelian, awasi
kinerja vendor,
pengendalian anggaran

Persetujuan pesanan
pembelian, batasi akses ke
file utama pemasok

Kebijakan, mintalah
pegawai bagian
pembelianuntuk
mengungkapkan
kepentingan
finansial dengan pemasok,
audit vendor
Terima dan
simpan barang
7. Menerima barang yang
tidak dipesan


8. Membuat kesalahan
dalam penghitungan



9. Mencuri persediaan
Minta bagian penerimaan
menverivikasikan
keberadaan pesanan
pembelian yang valid

Gunakan teknologi kode
geratis, dokumentasikan
kerja pegawai, insentif
untuk penghitungan yang
akurat

Pengendalianakses fisik,
penghitungan periodik
persedian dan rekonsiliasi
perhitungan fisik dengan
catatan, dokumentasikan
semua kiriman p[ersediaan
Setujui dan bayar
vaktur dan
vendor
10. gagal menangkap
kesalahandalam faktur dari
vendor

11. membayar barang yang
tidak diterima



12. gagal memanfaatkan
diskon pembelian yang
tersedia

13. membayar faktur yang
sama dua kali



Periksa kembali akturasi
faktur, pelatihan bagi
pegawai bagian utang
usaha, gunakan ERS

Hanya membayar faktur
yang didukung oleh laporan
penerimaan asli, gunakan
ERS, pengendalian
anggaran

Penyimpanan file yang
tepat, anggaran arus kas


Hanya membayar faktur
yang didukung oleh budel
voucher asli, pembatalan




14. kesalahan mencatat dan
memasukan data dalam utang
usaha

15. menyalahgunakan, kas,
cek, atau EFT
bundel voucher saat
pembayaran, gunakan ERS,
kendalikan akses ke file
utama pemasok

Pengendalian edit berbagai
entri data dan pemrosesan


Batasi akses ke cek kosong,
mesin penandatangan cek,
dan terminal kiriman EFT,
pemisahan tuga antara
bagian utang usaha dan
kasir, rekonsiliasi rekening
bank oleh orang yang
independen dari proses
pengeluaran kas, alat
perlindungan cek termasuk
positive pay, tinjau ulang
secara teratu untuk
transaksi EFT
Pengwndalian
umum
16. kehilangan data



17. kinerja kurang baik
Buat cadangan dan rencana
pemulihan dari bencana,
pengendal;ian akses fisik
dan logis

Pembuatan dan peninjauan
ulang secara periodik
laporan kerja yang
memadai