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INFOR
ME
REVISIN POR LA
DIRECCIN N 06
SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD GICUV
REA DE CALIDAD Y
MEJORAMIENTO
OFICINA DE PLANEACIN Y DESARROLLO
INSTITUCIONAL
Enero de
20!
2 de 33
SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA CALIDAD "
UNIVERSIDAD DEL VALLE INFORME PARA LA
REVISIN POR LA DIRECCIN

INTRODUCCI
N
Esta revisin consiste en el anlisis de los resultados aportados por el sistema
de gestin integral de calidad GICUV-, con el objeto que contribua a la toma
de decisiones de la direccin, para actuar promover la mejora continua del
sistema de la Institucin en s!" #e reali$a cada a%o con el &in de veri&icar la
adecuacin, conveniencia, e&icacia, e&iciencia e&ectividad para la Institucin"
'ara evaluar el objetivo de la (evisin por la )ireccin se debe contar con una
in&ormacin previa que inclue los elementos del sistema integrado* +ECI,
,-CG'./// el 'lan de Condiciones Esenciales de Calidad para 0aboratorios*
#eguimiento al entendimiento
de la
'ol!tica de Calidad
#eguimiento al cumplimiento
con los
1bjetivos de Calidad
#eguimiento a los (esultados
de las
2uditor!as Internas E3ternas
(etroalimentacin del
Usuario* Encuesta de Clima
1rgani$acional, Encuesta de
#atis&accin de Usuario
E3terno e In&orme sobre
2utoevaluacin del Control
(esultados de la
Encuesta de
2utoevaluacin 4Estilo de
)ireccin5
#eguimiento al 'rograma
de 'eticiones, 6uejas,
(eclamos #ugerencias
)esempe%o de los 'rocesos
Con&ormidad del #ervicio
(evisin del Estado de las
2cciones
Correctivas, 'reventivas de
+ejora
(evisin del estado de los compromisos
adquiridos en la revisin por la direccin anterior
3 de 33
Cambios que podr!an a&ectar el #istema de Gestin de la
Calidad
(ecomendaciones para la +ejora
(evisin de la Gestin de (iesgos
(evisin del Estado del 'lan de Condiciones Esenciales
de Calidad en los 0aboratorios de Ensaos
2rticulacin del 'lan de 2nticorrupcin 2tencin al
Ciudadano
Centro de 2tencin al Ciudadano
In&orme del estado actual de los componentes
elementos del +ECI"
Con base en la in&ormacin que arrojan estos estudios se eval7a s! el GICUV le
sirve a la Institucin, le permite cumplir con la normativa e3terna e interna
le contribue a lograr los objetivos" Igualmente, re&leja cules son los
compromisos que la direccin debe emprender para subsanar las desviaciones
que se encuentren a trav8s del plan de trabajo
2 CONCLUSIONES DE LA REVISIN POR LA DIRECCIN
)e acuerdo con los resultados de los estudios anali$ados
mencionados anteriormente se conclue lo siguiente*
9 0a percepcin de la pol!tica de calidad por parte de los docentes
administrativos est en un nivel aceptable :a sido constante durante
los a%os de implementacin del GICUV en la Universidad" 0os
comentarios que reali$an dan cuenta que no :a una completa claridad del
para qu8 el porqu8 del GICUV, lo que indica que es importante revisar la
&orma como se est dando a conocer el sistema"
9 El seguimiento a los objetivos de calidad se :ace a trav8s del seguimiento a
los asuntos estrat8gicos de desarrollo" El cumplimiento a las metas del plan
:a tenido un comportamiento que oscila en un ;/< de cumplimiento cada
a%o= a&ectado por el comportamiento del 2sunto Estrat8gico +oderni$acin
2dministrativa que presenta un bajo cumplimiento, >/<, debido a la lenta
descentrali$acin de los procesos la ejecucin de trmites
administrativos" #e recomienda que la direccin realice un anlisis del
comportamiento del plan en el tiempo eval7e las ra$ones del
incumplimiento en algunas metas"
9 0a implementacin del 'lan de Condiciones Esenciales de Calidad en
los 0aboratorios de ensaos se llev a cabo en el a%o ?/.@ con A
laboratorios prioritarios, ?; laboratorios que ganaron la convocatoria interna
de la Vicerrector!a de Investigaciones se reali$ el diagnstico de ?.B
laboratorios &rente al 'lan para la implementacin del mismo seg7n
priori$acin en el a%o ?/.B" 0os A laboratorios terminaron el a%o ?/.@ con
un avance del plan del ;;< los ?; de la convocatoria con un avance del
BC<
9 Drente al comportamiento del GICUV el &actor que presenta baja
percepcin por parte de la comunidad docente administrativa es
2dministracin de (iesgos, a que mani&iestan que tienen poco conocimiento
sobre el mismo no comprenden el impacto que tiene sobre la dinmica
institucional"
9 0a evaluacin de los componentes elementos del +ECI re&ieren que es
necesario implementar estrategias para mejorar la percepcin de los
resultados de la encuesta de autoevaluacin clima organi$acional, as!
como presentar los resultados que la Universidad tiene &rente a 'lan de
Capacitacin para docentes administrativos el 'lan de Incentivos
(econocimientos para administrativos"
9 'ara el a%o ?/.B de acuerdo con las directrices del (ector se reali$ar la
prueba piloto del montaje del Centro de 2tencin al Usuario E Ciudadano con
el &in de articular las pol!ticas de Gobierno en 0!nea, 0e 2nti-trmites
'rograma de '6(F#"
9 'ara evaluar la e&ectividad del GICUV durante el a%o ?/.@, se presenta el
siguiente cuadro que re&leja los resultados de los estudios mencionados as!
como los resultados de las (evisiones por la )ireccin reali$adas en las
Dacultades, Institutos 2cad8micos #edes (egionales el a%o ?/.@ como
primer ejercicio de descentrali$acin*
ELEMENTO SI#NO JUSTIFICACIN
GEl #"G"C"
es
convenient
eH
4(especto de la
misin,
visin
direccionamie
nto
estrat8gico de
la entidad5
9 'ermiti obtener la recerti&icacin de gestin de calidad en
el a%o ?/.@ contribu en el ejercicio de
autoevaluacin institucional con &ines de acreditacin en
el a%o ?/.B"
9 $% %&e'(r%do )% 'e&*+,n de &( o-er%.+,n .on )%
e/+&*en.+% de) M%-% de
Pro.e&o&0 Lo& -ro.e&o& 1 -ro.ed+2+en*o& &on
%.*(%)+3%do& de %.(erdo
SI .on )%& -o)4*+.%& +n&*+*(.+on%)e&5 )%& ne.e&+d%de&
de )% o-er%.+,n 1 )% nor2%*+6+d%d0
9 $% -er2+*+do % )% Un+6er&+d%d d%r re&-(e&*% %
re7(er+2+en*o& de )o& or'%n+&2o& de .on*ro) 1
o8re.e 9err%2+en*%& -%r% *o2%r %..+one& 1
de.+&+one& re&-e.*o % no .on8or2+d%de& re%)e& o
-o*en.+%)e& den*ro de) S+&*e2% de Ge&*+,n de
C%)+d%d0
GEl #"G"C" es
adecuadoH 40as
disposiciones
plani&icadas permiten
SI
cumplir la
pol!tica de
calidad5
9 E/+&*e .o9eren.+% de )%& Po)4*+.%& In&*+*(.+on%)e&
.on )o& o:;e*+6o& de )o& -ro.e&o&5 )o& +nd+.%dore& de
'e&*+,n 1 de) P)%n de A..+,n0
9 D% &o-or*e -%r% )% .on*+n(+d%d en e) e;er.+.+o de )%
A(*oe6%)(%.+,n
In&*+*(.+on%) .on 8+ne& de A.red+*%.+,n
NO
GEl #"G"C" es
e&ica$H 4#e :an
alcan$ado los
resultados
plani&icado, se :an
utili$ado
adecuadamente
los recursos, el
impacto de la
gestin es
adecuadoH5
SI
EV20U2CII, )E#)E 02# D2CU0-2)E#, I,#-I-U-1# 2C2)" J
#E)E# (EG"
En %)'(n%& %.*+6+d%de&5 &e %-re.+% 7(e e) GICUV e&
%<n 2(1 +n.+-+en*e5 no &e re%)+3% (n% d+8eren.+%
en*re )% 2%ner% en 7(e de:e o-er%r en )%&
F%.()*%de& 1 -or e&*% r%3,n &e -re&en*%n re&+&*en.+%&
1 .on&*%n*e& .(e&*+on%2+en*o& -or -%r*e de )o&
8(n.+on%r+o& %d2+n+&*r%*+6o& 1 do.en*e&0
No &e )o'r% (n% 8+'(r% o:;e*+6% &o:re )% +n8)(en.+%
7(e &e de:er4% )o'r%r % *r%6=& de )%& %.*+6+d%de& 7(e
&e de)e'%n de&de e) re% de C%)+d%d % )o&
e&*%2en*o&5 F%.()*%de& e In&*+*(*o&0
F%)*% 2%1or de&-)+e'(e5 +n6o)(.r%r %
8(n.+on%r+o& do.en*e& 1 %d2+n+&*r%*+6o& en )%
'e&*+,n -or -ro.e&o& 1 )o& .o2-ro2+&o& de )o&
2+&2o& -%r% e) &o&*en+2+en*o 1 )% 2e;or%0
E& ne.e&%r+o 7(e e) GICUV5 2od+8+7(e en %)'(no&
%&-e.*o&5 )% 8or2% en 7(e d+r+'e )o& -ro.ed+2+en*o&
de %.(erdo % )% de-enden.+%0 NO de:e *r%*%r de
e&*%:)e.er 2ode)o& de -ro.ed+2+en*o&5 &+n re.ono.er
)%& d+8eren.+%&0
P%r% )% d+re..+,n de )% Un+6er&+d%d e) GICUV &4 e&
e8e.*+6o 1% 7(e )e -er2+*e d%r .(2-)+2+en*o .on )o&
re7(+&+*o& )e'%)e&0
L% Un+6er&+d%d .o2o (n *odo5 .(2-)e .on )o&
re7(+&+*o& de )% nor2% de 'e&*+,n 1 &e re8)e;% en )o&
.o2-ro2+&o& de .%d% (no de )o& d+re.*+6o&0 Pero )%
o-er%.+,n en &4
de) &+&*e2%
'ener%
*r%(2%*+&2o 9%.+%
)o& -ro.e&o&
de&.en*r%)+3%do&0
E) GICUV -re&en*% de&%rro))o& d+&+2+)e&
de-end+endo de )% 8%.()*%d5 +n&*+*(*o o &ede
re'+on%)0 E&*o 8ren*e % )% .()*(r% 1 -r>.*+.%& de
.%d% de-enden.+%5 )o 7(e no 9% -er2+*+do
'ener%r e&*>nd%re& de
2e;or%2+en*o +n&*+*(.+on%)e&0
1tras conclusiones SI
ES NECESARIO REALI?AR UNA
REESTRUCTURACIN DEL GICUV EL CUAL PERMITA
GENERAR VALOR GANADO PARA LA INSTITUCIN0
@ PLAN DE ACCIN FINAL DE LA REVISIN POR LA DIRECCIN N 06
Como resultado del ejercicio de la Revisin por la Direccin se establece el
Plan de Accin como carta de navegacin de las actividades a desarrollar"
T%:)% Co2-ro2+&o& de Re6+&+,n -or )% D+re..+,n N 0A
Co2-ro2+
&o&
Re&-on&%:)e
Fe.9
%
Pro'r%2
Fe.9
%
E;e.(*%
. 'lantear acciones para mejorar el
comportamiento del indicador del
2sunto Estrat8gico +oderni$acin
2dministrativa
(ector!
a
1')I Vicerrector!a
2dministrativa
? (eestructurar el 'rograma de '6(#
de acuerdo con los 7ltimos
resultados de las auditorias de
seguimiento de recertiKcacin
reali$adas por el IC1,-EC"
(ector!a
#ecretar!a
General 1')I
B (eestructurar la metodolog!a para
sociali$ar, capacitar medir la
percepcin &rente al GICUV"
1')I
C (eestructurar las :erramientas del
GICUV que tienen el objeto de medir
la percepcin de usuarios
empleados"
1')I
> 0levar a cabo las acciones
planteadas para resolver las no
con&ormidades menores
encontradas en la auditor!a de
recertiKcacin de calidad"
-odo
s
A (eestructurar la metodolog!a para
identi&icar las debilidades que se
presentan en el desarrollo de los
procesos misionales 4producto no
con&orme5 el cual permita generar
valor en el mejoramiento"
-odo
s
; (eestructurar la metodolog!a o la
estrategia planteada para impulsar
el uso de :erramientas de gestin
de mejora
-odo
s
L )ar continuidad al 'lan de
Condiciones Esenciales de Calidad
para los laboratorios de ensaos
-odo
s
.
/
2rticular la estrategias del 'lan de
2nticorrupcin de 2tencin al
Ciudadano Inicio* Centro de
2tencin al Ciudadano
(ector!a #ecretaria
General 1&icina de
'laneacin
)esarrollo
Institucional
Duente* Elaboracin
'ropia
! RESUMEN DE LOS RESULTADOS DE CADA
UNO DE LOS ESTUDIOS
!0 POLBTICA DE
CALIDAD
0a pol!tica de calidad est vigente desde el a%o ?/.. a trav8s de la (esolucin
de (ector!a ,o" ?B@" Cada a%o se eval7a la percepcin de docentes
administrativos a trav8s de la encuesta de autoevaluacin del +ECI"
Est encuesta se viene reali$ando desde el a%o ?//; los resultados :an
presentado comportamiento estndar, re&lejando que los encuestados no
tienen una clara comprensin del porqu8 o para qu8 del GICUV" Igualmente se
presenta una disminucin de respuestas en donde los encuestados mani&iestan
que no comprenden el porqu8 de diligenciar est encuesta anualmente sino se
:an visto re&lejados los impactos del GICUV" El detalle de los resultados
correspondientes al
?/.@ &rente al entendimiento de la pol!tica de calidad puede ser
consultado en el In&orme
)iagnstico sobre 2utoevaluacin del Control
42ne3o .5"
Drente al anlisis es necesario reestructurar la metodolog!a de identi&icacin
de las percepciones de los &uncionarios sobre lo que comprenden del GICUV"
!02 SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS
OCJETIVOS DE CALIDAD
0os objetivos de calidad estn articulados con el Plan Estratgico de Desarrollo
2005-2015, siendo estos los mismos Asuntos Estratgicos del 'lan"
El reporte del cumplimiento de las metas al a%o ?/.@ se report el ?/ de enero
de ?/.B, a la &ec:a del presente in&orme no se :a consolidado la in&ormacin
que permite obtener datos sobre el comportamiento de los objetivos de
calidad"
)e acuerdo con el comunicado del (ector de bienvenida al a%o ?/.B* El 2014
ser un ao de planeacin universitaria En el !es de "e#rero el $onse%o
&uperior dedicar esta pri!era sesin' ( otras su#siguientes' al segui!iento (
la evaluacin de los Planes de Accin ( los resultados del Plan Estratgico de
Desarrollo 2005-2015' ( esta#lecer las #ases para la "or!ulacin del nuevo
Plan Estratgico de Desarrollo de la )niversidad del *alle para los pr+i!os 10
aos 'or tanto, se constitue en un elemento de control de cambio del sistema
de calidad"
!0@ SEGUIMIENTO AL RESULTADO DE AUDITORBAS
INTERNAS Y EDTERNAS
!0@0 In8or2e de )% A(d+*or4% de Reno6%.+,n de Cer*+8+.%.+,n de
Ge&*+,n de C%)+d%d .on e)
ICONTEC
0a auditor!a de renovacin de certi&icacin de calidad con el IC1,-EC se llev a
cabo durante el viernes > del lunes L al jueves .? de septiembre del a%o
?/.@" El .M de noviembre se recibi el in&orme de renovacin de la certi&icacin
de calidad a mediados de diciembre se entregaron los certi&icados renovados"
)urante la visita se evalu el avance del sistema de calidad desde la gestin
de los procesos en el nivel central de la Universidad posteriormente se reali$
visitas a las #edes (egionales a la Dacultad de 2rtes Integradas para veri&icar
la operacin de dic:os procesos desde el punto de vista de descentrali$acin
de los procesos"
#e evidenci el mejoramiento en la gestin de la Institucin, el avance
esperado en el comportamiento del sistema en los procesos durante los tres
a%os= se evidenciaron @ no con&ormidades menores varias oportunidades
de mejoramiento que la Institucin deber atender para la auditor!a de
seguimiento del a%o ?/.B"
2 continuacin se presenta un cuadro resumen con las oportunidades de
mejora las no con&ormidades encontradas en la auditor!a de renovacin de
certi&icacin" #e aclara que las no con&ormidades menores deben estar
cerradas al momento de la auditor!a de seguimiento de este a%o"
No0 OPORTUNIDAD DE MEJORA
POSICLE
REEUISIT
O A
INCUMPLI
NO
CONFORMIDAD
REEUISIT
O
INCUMPLI
.
-ener pres ente pa ra la pr3i ma revi s i n
por la di recci n concl us i ones con ba s e en la
eK ca ci a de l os pl a nes de a cci n propues tos "
)e ma nera que se i denti K que el gra do
de eK ca ci a de l a s a cci ones propues ta s ,
como por ej empl o l a s genera da s por l os
res ul ta dos de la s a ti s &a cci n de l os us
ua ri os a s ! poder a rti cul a r l a di &erente i
n&orma ci n que el #i s tema de Ges ti n es t
C,>
,o se mantiene la evidencia de la con&ormidad
con los criterios de aceptacin de la prestacin
del servicio"
En el anlisis de datos no se incluen los datos
generados por el resultado del seguimiento
medicin los generados por cualesquiera otras
&uentes pertinentes, como* b5 la con&ormidad con
;"?"B
?
0a a pl i ca ci n de una :erra mi enta de s egui
mi ento gerenci a l que permi ta a la rector!a
di rectores de s ede conta r con
i n&orma ci n conci s a oportuna s obre el
es ta do rea l de pl a nes de a cci n i mpl
ementa dos en l os proces os del #GC deri va
dos de revi s i ones por la di recci n, a udi tor!a s
i nterna s e3terna s , i n&ormes de s egui mi
ento, quej a s recl a mos de l os es tudi a ntes
entre otros , ga ra nti $a ndo s egui mi ento
C,>
0as acciones correctivas no son apropiadas a los
e&ectos de las no con&ormidades encontradas"
;"C"?
@
Cua ndo se pres ente el es ta do de l os ri es
gos , a na l i $a r la pos i bi l i da d de i ncl ui r
concl us i ones que permi ta n conocer con ba s e
en la cl a s i K ca ci n de l os ri es gos , en qu8 ni
vel se encuentra n poder determi na r
si l a s a cci ones
B,.
0os anlisis de datos no proporciona in&ormacin
sobre*
a" 0a satis&accin del cliente"
;"B
OPORTUNIDAD DE MEJORA
POSICLE
REEUISIT
O A
INCUMPLI
OPORTUNIDAD DE MEJORA
POSICLE
REEUISIT
O A
INCUMPLI
In&orme de l a s '6(#" )e ma nera que se pueda
compl ementa r con a n l i s i s que mues tre l os
proces os o pers ona s que es t n pres enta ndo
ma or n7mero de '6(# a s ! deK ni r l a
s a cci ones a i mpl ementa r con s us res pons a bl
es di rectos "
0a i mpl ementa ci n de un m8todo que l es
permi ta rea l i $a r un a n l i s i s de l a s ca us a
s &recuentes de l a s '6(# reporta da s por
l os es tudi a ntes = a uda r a la Uni vers i
da d a es ta bl ecer a cci ones contundentes
pos teri ormente concl ui r s obre la pres ta ci n
del s ervi ci o con l a percepci n de l os es tudi a
ntes "
0a es ta d!s ti ca de quej a s recl a mos
de ma nera que di s cri mi ne l a s pri nci pa l
es ca us a s por l a s cua l es se pres enta
;,?,.
En el proces o de Inves ti ga ci n genera ci n
del conoci mi ento, conti nua r con la i mpl ementa ci
n del model o de ges ti n pa ra el proces o, lo cua l
permi ti r &orta l ecer l a s a cti vi da des , rea l i $a rl a s
de ma nera gi l oportuna , a rti cul a r la &orma ci n
a la i nves ti ga ci n a l ca n$a r l os obj eti vos de
la nueva pol !ti ca de i nves ti ga ci n" 2di ci ona l
mente, conti nua r con la a ctua l i $a ci n del es
ta tuto de
i nves ti ga ci n que permi ta tener l i nea mi entos s
enci l l os oportunos pa ra el mej ora mi ento conti nuo
de l os proectos de i nves ti ga ci n
;,?,@
Cons i dera r la re-deK ni ci n de l os cri teri os pa
ra concl ui r que una '6(# es t cerra da , de ma
nera que se pueda i denti K ca r
l a ges ti n tra ta mi ento rea l i $a do"
;,?,.
El a n l i s i s conj unto de recl a mos de us ua ri
os del s ervi ci o e i n&orma ci n recol ecta da a pa
rti r de encues ta s de s a ti s &a cci n de us ua ri os ,
eva l ua ci n es tudi a nti l no con&ormes i denti K ca
dos en el proces o de &orma ci n, con el K n de es ta bl
ecer pl a nes i ntegra l es de a cci n correcti va o de
mej ora , en&oca dos a el i mi na r ca us a ra !$ de des vi
;,?,.
;,B
;,C
2s egura r en el regi s tro de l a s '6(#, col oca r
la i n&orma ci n como l a pres enta l a pers ona
que l a reporta "
;,?,.
0a cul tura de documenta ci n de no con&ormes
correcti vos
i denti K ca dos en el proces o de &orma ci n, a s egura
ndo que di rectores , coordi na dores , docentes dem
s col a bora dores i nvol ucra dos en el proces o se
comprometa n a s ol uci ona r documenta r , con el K
n de preveni r &utura s i ncon&ormi da des que a &ecten
B,?,
@
A,C,
.
;,@
;,C
0a a s oci a ci n que se es t :a ci endo de l
os requi s i tos a a udi ta r vers us l a s
pregunta s pl a ntea da s pa ra la ej ecuci n de
a udi tor!a s i nterna s en l a s l i s ta s de veri K ca
ci n"
;,?,?
Conti nua r re&or$a ndo la metodol og!a pa ra rea l i $a r s
egui mi ento a l a s medi ci ones de l os proces os del
#GC, con el K n de demos tra r su ca pa ci da d pa ra
a l ca n$a r res ul ta dos pl a ni K ca dos " Es i mporta
nte ga ra nti $a r que l os res pons a bl es de proces o
cuenten con :a bi l i da d pa ra el a n l i s i s e3:a us ti
vo de i n&orma ci n es ta d!s ti ca genera da en
l os proces os el i mpa ctos s obre el #GC, reN ej a
ndo a n l i s i s de tendenci a s , compa ra ti vos ,
cruce de i n&orma ci n, mej ora mi ento concl us i
;,B
;,C
En el a n l i s i s de ca us a s del reporte de a cci
ones correcti va s , preventi va s de mej ora ,
revi s a r un m8todo que permi ta :a cer tra $a
bi l i da d a l a s ca us a s i denti K ca da s
pa ra el es ta bl eci mi ento de l os pl a nes de a
;,C,?
Cua ndo se deK na n obj eti vos a l ca nces de l os ci
cl os de a udi tor!a
i nterna , tener en cuenta que no s ol o se debe eva l ua r
la eK ca ci a , debe i ncl ui rs e la eva l ua ci n de la eK
ci enci a e&ecti vi da d del #i s tema de Ges ti n"
;,?,?
Conti nua r con el es ta bl eci mi ento de m8todos
pa ra eva l ua r la eK ca ci a de l a s ca pa ci ta ci
ones "
>,?,?
Conti nua r mej ora ndo la metodol og!a pa ra :a cer
s egui mi ento al di s e%o des a rrol l o curri cul a r de
l os progra ma s a ca d8mi cos de educa ci n conti
nua da , de ta l ma nera que se a s egure control
s i s tem ti co en ca da una de l a s eta pa s del
proces o, deK ni endo cl a ra mente la res pons a bi l i
da d a utori da d en la revi s i n, veri K ca ci
A,@
Conti nua r con el proces o de conci enti $a ci n
en la a pl i ca ci n de la eva l ua ci n de des
empe%o pa ra la deK ni ci n de pl a nes de mej
ora mi ento con ba s e en el comporta mi ento
de l os res ul ta dos "
;,C
0os meca ni s mos pa ra promover entre es tudi a ntes
de toda s l a s s edes , medi os de comuni ca ci n e3i
s tentes en l a s i ns ti tuci ones pa ra ma ni &es ta r
s us quej a s , recl a mos , s ugerenci a peti ci ones , de
ma nera que la i ns ti tuci n cuente con ma or
percepci n de l os i nteres a dos como entra da pa ra
;,?,.
Con ba s e en l os res ul ta dos de l os i ndi ca
dores vers us la meta es ta bl eci da , a na l i $a r
la neces i da d de regi s tra r pl a nes de a cci
n de a cuerdo con s u comporta mi ento en el ti
;,?,@
En el proces o de Oi enes s ervi ci os , &orta l ecer l
os i ndi ca dores cons i dera r la revi s i n de a l
gunos pa ra que se evi denci e la ges ti n rea l i $a da
por ca da uno de l os s ub-proces os des a rrol l a dos
en es te ma cro-proces o"
;,B
9 de 33
10 de 33
OPORTUNIDAD DE MEJORA
POSICLE
REEUISIT
O A
INCUMPLI
OPORTUNIDAD DE MEJORA
POSICLE
REEUISIT
O A
INCUMPLI
2s egurar que se obtenga la i n&ormaci n cons ol
i dada de l as acti vi dades de capaci taci n
que vi enen des arrol l ando l as &a cul tades , de
manera que se obtenga i n&ormaci n acerca de l
a cobertura de es tas acti vi dades en l a pl anta
>,?,?
En la s ede Cartago, para el proces o de Dormaci n,
&ortal ecer l os mecani s mos de al erta para el s egui
mi ento al des empe%o de l os docentes , cuando l
as ctedras dependen de una programaci n es
pec!K ca"
;,?,@
A,C,.
2l real i $ar el anl i s i s de l os datos
generados por l as :errami entas de s egui mi
ento medi ci n i mpl ementadas en el #i s
tema de Ges ti n, i ncl ui r i n&ormaci n adi ci
onal a la i nterpretaci n del grK co o dato
num8ri co obteni do, con el K n de &a ci l i tar l a
;,C
Conti nuar con la s ens i bi l i $aci n al es tudi antado,
de la i mportanci a de la eval uaci n docente de
manera obj eti va, para obtener
i n&ormaci n rel evante para la mej ora de la
competenci a de l os
A,C,.
En l as pres entaci ones real i $adas en l as audi
tor!a s por parte de l os audi tados , es i
mportante adj untar l as evi denci as de l as acti
vi dades , con el K n de opti mi $ar el ti empo
eval uar la con&ormi dad de l as mi s mas "
;,?,?
Conti nuar con el &ortal eci mi ento del proces o de
PInves ti gaci n
Generaci n del Conoci mi entoQ en l as s edes de l a Uni
vers i dad"
A,C
(evi s ar la cl as i K caci n que es tn dando
a l as acci ones generadas en el #i s tema de
Ges ti n, con el K n de i denti K car
correctamente s i s on correcti vas o preventi vas "
;,C,.
Es tabl ecer un mecani s mo eK ca$ que l es
permi ta real i $ar el s egui mi ento oportuno a l as
acci ones regi s tradas poder determi nar el es tado de
l as mi s mas "
;,C,.
!0@02 Se'(+2+en*o % )%& A(d+*or4%& In*ern%& de
C%)+d%d " F C+.)o G
En el a%o ?/.@ se reali$ seguimiento a los soportes reporte de acciones del
se3to ciclo se ejecut el s8ptimo ciclo de auditor!as= a continuacin se
muestran los resultados generales obtenidos su comparacin con los ciclos
anteriores"
9 'ara los ciclos del / al B los incumplimientos se clasi&icaban en
menores maores, a que a partir del C ciclo esta clasi&icacin es
eliminada se denominaron no con&ormidades"
9 En el ciclo / &ue ejecutada una sola auditor!a correspondiente al
#ubproceso Gestin del
+aterial Oibliogr&ico"
9 2l inicio del ciclo A la denominacin de no con&ormidades
observaciones &ue modi&icada a debilidades oportunidades de
mejora"
El s8ptimo ciclo &ue ejecutado del > de mar$o al .. de noviembre de
?/.@, conten!a en su programa los procesos subprocesos seg7n la
priori$acin del programa, que tiene en cuenta su estado &rente a indicadores,
acciones, '6(# satis&accin, el riesgo que representa para la organi$acin
los resultados obtenidos en auditor!as previas" #e logr ejecutar el L;< de las
auditor!as contenidas en el programa, correspondiente a B> auditor!as
quedaron pendientes por reali$ar el ?< de auditor!as correspondiente a .
auditor!a" 0a auditor!a interna de calidad &altante es de la Dacultad de Ciencias
#ociales Econmicas, que ser reali$ada en el octavo ciclo, seg7n solicitud de
la )ecanatura de la Dacultad, ser tomada como prioridad"
2 continuacin se muestra la clasi&icacin de los incumplimientos reportados
en el s8ptimo ciclo seg7n los requisitos de la ,-CG'.///*?//L"
11 de 33
Gr&ico ." 1portunidades debilidades s8ptimo ciclo"
O-or*(
n+d
%de&H
A
BB<
De:+)+d%
de &H I0
C>
<
Duente* reporte consolidado de auditor!as"
#eg7n lo mostrado en las gr&icas los in&ormes de auditor!a, los requisitos
que se presentan con maor &recuencia son los correspondientes a*
9 B"?"B C1,-(10 )E 01# (EGI#-(1# o&iciali$acin, uso
conservacin de registros
-ablas de (etencin )ocumental"
9 ;"?"B #EGUI+IE,-1 J +E)ICII, )E0 #E(VICI1 medicin de las
caracter!sticas del servicio, seguimiento medicin de lo ejecutado
&rente a lo planeado"
9 B"?"@ C1,-(10 )E )1CU+E,-1# actuali$acin
conservacin de manuales, caracteri$aciones, indicadores,
normogramas"
9 >"?"? C1+'E-E,CI2, D1(+2CII, J -1+2 )E C1,CIE,CI2
desconocimientos del
GICUV, de +I-IG2(, de su importancia en el logro de objetivos de
calidad"
9 C">"? I,D1(+2CII, )E E,-(2)2 '2(2 02 (EVI#II, entradas
para las revisiones de
Dacultades, Institutos 2cad8micos o #edes (egionales"
9 ;"?". #2-I#D2CCII, )E0 C0IE,-E :erramientas medios para la
recopilacin de la satis&accin del cliente"
9 ;"?"@ #EGUI+IE,-1 J +E)ICII, )E 01# '(1CE#1#
indicadores, seguimiento a objetivos acciones"
9 ;"B 2,R0I#I# )E )2-1# anlisis cuantitativo cualitativo de
indicadores resultados de evaluaciones encuestas"
9 A"C". C1,-(10 )E 02 '(1)UCCII, J )E 02 '(E#-2CII, )E0
#E(VICI1 control seguimiento al contenido programtico de los
cursos, control seguimiento medicin de prestacin de servicios en
laboratorios"
9 A"?"? (EVI#II, )E 01# (E6UI#I-1# (E02CI1,2)1# C1, E0
12 de 33
'(1)UC-1 JE1 #E(VICI1 de&inicin de los requisitos para cursos,
resolucin de las di&erencias e3istentes entre los requisitos"
9 C"C"@ C1+U,IC2CII, I,-E(,2 establecimiento de canales
adecuados de comunicacin"
9 >"@ I,D(2E#-(UC-U(2 estado de salones espacios de la
Universidad para la prestacin de servicios"
9 A". '02,IDIC2CII, )E 02 (E20IS2CII, )E 02 '(E#-2CII,
)E0 #E(VICI1
planteamiento de objetivos, planes de trabajo"
4,21 $ on c lu si o n es d el p r og ra !a d e aud it o r - a
-eniendo en cuenta los objetivos del programa del s8ptimo ciclo se conclue
que*
0a ejecucin de auditor!as internas de calidad permiti identi&icar
oportunidades de mejora que contribueron en parte en el logro
alcan$ado por la Institucin en la 2creditacin Institucional"
0a reali$acin de las auditor!as internas de calidad permiti generar
conciencia en los responsables de los procesos acad8micos sobre la
medicin de indicadores como desercin, repitencia permanencia"
2 trav8s de las auditor!as internas de calidad se veri&ic la
implementacin de las directrices establecidas en el 'lan de
Condiciones Esenciales de Calidad en los 0aboratorios"
Con las auditor!as de calidad se veri&ic que la institucin tiene
debilidades en la comunicacin de los roles responsabilidades que
deben cumplir las personas cuando asumen los cargos"
4,22 . e%or a !ie n t o d el p r og ra !a d e aud it o r - a
)e acuerdo con el comportamiento del programa del s8ptimo ciclo se conclue
que es importante*
9 'ara el octavo ciclo se programar las primeras auditor!as :acia el
seguimiento de las acciones resultado de la auditor!a del s8ptimo ciclo
se en&ati$ar en la revisin de los aspectos en donde se obtuvieron
maores incumplimientos 4debilidades oportunidades de mejora5"
9 #e propondr a la direccin de la Universidad integrar las auditor!as a
trav8s de un solo programa de auditor!a= es decir integrar las
auditor!as de control interno con las auditor!as de calidad en un solo
programa institucional"
9 )urante el octavo ciclo se reali$ar un nuevo re&uer$o de auditores
internos de calidad con el &in de generar maor participacin de 8stos
en las auditor!as programadas"
9 #e toma la decisin de que aquella Dacultad, Instituto 2cad8mico o
#ede (egional que por particularidades no realicen acciones
correctivas, preventivas de mejoramiento inicialmente se le enviar
una comunicacin al )ecano o )irector de continuar sin presentarse
acciones se in&ormar a la )ireccin para que se tomen las medidas
respectivas"
!0! RETROALIMENTACIN DEL USUARIOH ENCUESTA DE CLIMA
ORGANI?ACIONAL5 ENCUESTA DE SATISFACCIN DE USUARIO
EDTERNO Y ENCUESTA DE AUTOEVALUACIN DEL CONTROL
!0!0 En.(e&*% de C)+2%
Or'%n+3%.+on%)
El total de participantes de la encuesta &ue de ?.B personas entre docentes
administrativos" ..? personas de la sede +el8nde$, @. de la sede san Dernando
el restante de las sedes regionales"
4411 P e r/l g ener a l d el c li!a o r g a n i0 a c iona l en la
) n iv ersi da d d el * a lle
Con el propsito de obtener in&ormacin general respecto a cada una de las .B
dimensiones evaluadas, se calcul el promedio de cada una de ellas, para de
esta manera :allar el valor general de clasi&icacin ubicarlo en la escala" 2
continuacin se encuentran los resultados obtenidos por cada dimensin"
-abla ?" 'er&il general por dimensin de clima organi$acional en la
Universidad del Valle
No0 DIMENSIN CUANTITATI
VA
CUALITATI
VA
. C1+'E,#2CII, A,. 2CE'-2O0E
? E#-(UC-U(2 1(G2,IS2CI1,20 >,>
(EGU02(
@ '2(-ICI'2CII, A,B 2CE'-2O0E
B I,D(2E#-(UC-U(2 A,@B
2CE'-2O0E
C C11'E(2CII, A,/ 2CE'-2O0E
> (E02CI1,E# I,-E('E(#1,20E# A,B
2CE'-2O0E
A #10UCII, )E C1,D0IC-1# >,L (EGU02(
J RECONOCIMIENTO >,@
(EGU02(
L EV20U2CII, )E0 )E#E+'ET1 >,A (EGU02(
0 IDENTIDAD ;,L
OUE,1
.. G(U'1# I,D1(+20E# ;,@ OUE,1
.? U-IC2 ;,C
OUE,1
.@ 2U-1EV20U2CII, A,? 2CE'-2O0E
.B -(2O2V1 E, E6UI'1 >,L
(EGU02(
PROMEDIO F5@
ACEPTACLE
Duente* elaboracin propia con base en las dimensiones establecidas en el estudio del
a%o ?//; el cual se viene aplicando cada a%o"
o
totalme
e
gratific
En la tabla anterior, se puede ver que el promedio general es de A,@ valoracin
que corresponde a una cali&icacin cualitativa de aceptable, esto quiere decir
que el clima organi$acional en la Universidad del Valle, a nivel general, est
ms cerca de ser un clima laboral grati&icante pero que a7n &altan algunos
aspectos a mejorar para alcan$ar un clima organi$acional totalmente
grati&icante"
Gr&ico ?" 'osicin en escala de clima organi$acional
Promedio:
Clima poc
gratificant
/ . ? @ B C > A
; L ./
nte
ante
Duente* elaboracin propia con base en las dimensiones establecidas en el estudio del
a%o ?//; el cual se viene aplicando cada a%o"
Drente a los estudios de los a%os anteriores 4?//; ?/.?5 contin7a siendo
igual el resultado de
A"@ ,ivel 2ceptable la dimensin maor valorada Identidad la menor
valorada (econocimiento"
En los a%os anteriores no se :an tomado acciones correctivas &rente estos
resultados a que se de&in!a que la muestra no era totalmente representativa=
con base en este nuevo estudio, el cual presenta que se llevan C a%os con los
mismos resultados, es importante tomar acciones de ra!$ que mejoren la
percepcin de la comunidad"
!0!02 S%*+&8%..+,n de
U&(%r+o&
0a encuesta de satis&accin de usuarios se reali$a con el objetivo de conocer
las percepciones de los Estudiantes, Egresados )ocentes de la Universidad
del Valle 4usuarios ms representativos de los procesos5 anali$ar los niveles
de satis&accin detectados, establecer las oportunidades de mejora en cada
servicio, para as! incrementar la satis&accin de los usuarios de esta &orma,
aumentar la calidad de los servicios brindados"
)e acuerdo a los tama%os de muestras requeridos se obtuvieron los
siguientes resultados*
TAMAKO DE
ESTAMENTO POCLACIN

CORREOS
MUESTRA
ENCUESTAS
2
MBNIMO
E#-U)I2,-E# 2FIF I0J @FI
I6
)1CE,-E# 6 60F 2J6
!2
EG(E#2)1# AA 602! @0F
A0
.
1DICI,2 )E '02,E2CII, J )E#2((1001 I,#-I-UCI1,20, Rrea de Estrategia 2nlisis"
Univalle en Ci&ras ?/.@ I"
?
,7mero de encuestas contestadas a@/ de noviembre de ?/.@"
2 nivel general se puede observar que :a :abido un aumento en el n7mero de
respuestas correspondientes a &atis"actorio .u( satis"actorio, pero todav!a
se muestra insatis&accin respecto a puntos espec!&icos, por lo que es
importante que con base en los resultados la direccin de la Universidad tome
las acciones necesarias para mejorar"
#e encuentra que el BC,BB< de los estudiantes se encuentran P#atis&ec:osQ
P+u #atis&ec:osQ &rente a los aspectos evaluados por la encuesta, las
maores insatis&acciones reportadas estn relacionadas a los siguientes
aspectos*
9 +ecanismos de comunicacin para la di&usin de la in&ormacin
relativa a los servicios"
9 0a apariencia de las instalaciones &!sicas del C)U el (estaurante"
9 'ercepcin acerca de la atencin que brindan los &uncionarios de
los servicios de la
Universidad"
9 -iempo de espera 4&ilas5 para acceder al servicio de (estaurante
:orarios de atencin poco convenientes"
9 )isponibilidad actual de los implementos necesarios para las
actividades deportivas, culturales recreativas
#e encuentra que el C@,B@< de los egresados se encuentran P#atis&ec:osQ
P+u #atis&ec:osQ &rente a los aspectos evaluados por la encuesta, las
maores insatis&acciones reportadas estn relacionadas a los siguientes
aspectos*
9 +ecanismos de comunicacin para la di&usin de la in&ormacin
relativa a los servicios"
9 +8todo empleado por los pro&esores en los cursos, diplomados
o actividades de &ormacin de e3tensin"
9 'ercepcin acerca del uso que le dan los docentes al Campus virtual"
9 Worarios de atencin al p7blico poco convenientes en los servicios"
9 )isponibilidad actual de los implementos necesarios para las
actividades deportivas, culturales recreativas, para los laboratorios,
disponibilidad de computadores so&tXare especiali$ado"
9 Velocidad del Internet de la universidad"
#e encuentra que el C.,CC< de los docentes se encuentran P#atis&ec:osQ
P+u #atis&ec:osQ &rente a los aspectos evaluados por la encuesta, las
maores insatis&acciones reportadas estn relacionadas a los siguientes
aspectos*
9 +ecanismos de comunicacin para la di&usin de la in&ormacin
relativa a los servicios"
9 0a apariencia de las instalaciones &!sicas de la )I,-EV, el C)U el
(estaurante"
9 'ercepcin acerca de la atencin que brindan los &uncionarios
de los servicios de
E3tensin educacin contin7a"
9 0os :orarios, la atencin de los &uncionarios, la in&raestructura el
tiempo de espera en el (estaurante Universitario"
9 0os :orarios, la atencin de los &uncionarios, la in&raestructura la
disponibilidad de implementos en el C)U"
9 )isponibilidad actual de los implementos necesarios para
los laboratorios, disponibilidad de computadores so&tXare
especiali$ado"
9 2seo mantenimiento de los ba%os, aulas de clase, auditorios
espacios de estudio"
!0!0@ Re&()*%do& de )% En.(e&*% &o:re e)
E&*+)o de D+re..+,n
2 trav8s de la encuesta de autoevaluacin del +ECI, que se aplica anualmente,
se eval7a la percepcin de los docentes administrativos sobre el estilo de
direccin de los directivos"
En la encuesta de ?/.@ contestaron ?B. personas" El promedio general
da un @">,que se encuentran en un nivel satis&actorio 4rango @-B5" 0o cual es
consecutivo a las mediciones de a%os anteriores"
Esto indica que en general la percepcin de los encuestados, consideran que el
estilo de direccin es 2U-1(I-2(I1 OE,UV101, este estilo es decisorio, se
caracteri$a por ser centrali$ado en la alta direccin, sin embargo permite la
delegacin de peque%as decisiones" 0as comunicaciones se :acen de &orma
descendente, sin embargo se :ace una retroalimentacin por parte de la
)ireccin 4in&ormes de gestin Eo rendicin de cuentas5" 0as sanciones
est!mulos no son de tipo material o salarial estn contempladas en acuerdos"
!0!0! Re&()*%do& de )% En.(e&*% de
A(*oe6%)(%.+,n de) MECI
Con el propsito de obtener in&ormacin general respecto a cada uno de los
componentes evaluados se :all el valor general de clasi&icacin del nivel de
implementacin e interiori$acin de cada uno de los elementos del #istema de
Control Interno de Calidad en la Universidad del Valle"
2 continuacin se presenta la tabla del per&il general
por dimensin"
VALORACIN
VALORACIN
SUCSISTEMA COMPONENTE
CUANTITATIVA
PROMEDIO
CUALITATIVA
NTC G GP
000
Entendimiento de la pol!tica de
@,B
#atis&actorio
calidad
Estilo de direccin @,>
#atis&actorio
Con*ro
)
e&*r%*=
'+.o
2mbiente de control @,?
#atis&actorio
D+re..+on%2+en*o e&*r%*='+.o !50
S%*+&8%.*or+o
Ad2+n+&*r%.+,n de) r+e&'o 25I
De8+.+en*e
Con*ro)
de
'e&*+,
n
2ctividades de control @,B
#atis&actorio
In&ormacin @,.
#atis&actorio
Comunicacin @,C
#atis&actorio
PROMEDIO GENERAL @5!
S%*+&8%.*or+o
Duente* elaboracin
propia
En la tabla anterior, se puede ver que el promedio general es de @5!2
valoracin que corresponde a una cali&icacin cualitativa de satisfactoria,
esto quiere decir que el nivel de implementacin e interiori$acin de cada uno
de los elementos del #istema de Control Interno de Calidad en la Universidad
del Valle, a nivel general, est ms cerca de tener un nivel adecuado pero que
a7n &altan algunos aspectos a mejorar para alcan$ar el objetivo el cual es la
e3istencia de cada uno de los elementos de Control Interno as! como su
e&ectividad en los procesos" 0o cual es consecuente con los resultados de
mediciones reali$adas en a%os anteriores"
'or otro lado, es importante tomar acciones correctivas &rente a los resultados
de la percepcin sobre 2dministracin de (iesgos, a que el dato :a sido
consecuente en cada a%o de medicin" 6uiere decir esto, que las acciones
ejecutadas no estn siendo e&ectivas"
!0A SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE PETICIONES5 EUEJAS5
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
#obre el seguimiento al programa de '6(# se tiene una no con&ormidad menor
B oportunidades de mejoramiento resultado de la auditor!a de recerti&icacin
de calidad, lo cual es repetitivo con las auditorias de seguimiento de a%os
anteriores, indicativo de que este programa debe tener una reestructuracin en
su conceptuali$acin"
'or otro lado, se :a presentado di&icultad en la entrega del in&orme que
consolida el programa de '6(# por parte de la persona responsable del
programa en la 1Kcina de #ecretaria General" 2 la &ec:a no se cuenta con el
in&orme del a%o ?/.@ no &ue posible que se estructurara un in&orme con el
comportamiento del programa durante los C a%os de &uncionamiento"
#in embargo, el Rrea de Calidad +ejoramiento reali$ un in&orme sobre el
comportamiento de las '6(# en las Dacultades, el cual se presenta a
continuacin*
)urante el 'er!odo Enero octubre de ?/.@ se recibieron en total en la
Universidad del Valle, C;
'6(# a trav8s de los bu$ones de sugerencias, el correo electrnico, la l!nea
tele&nica, las Rreas encargadas, sobre las que ten!an injerencia las Dacultades
e Institutos"
TIP
O
No
0
EUEJA
L
EUEJA
S
TEM
A
OPORTUNIDA
D DE
RESPUES
6UEV2# A .?< )emora en la entrega de in&ormacin,
atencin en :orarios nocturnos,
incon&ormidad salarial
agresin animal"
Cerrada a
tiempo
4;/<5
(EC02+1# .L @@< 'ginas Xeb con mal &uncionamiento
Cerrada a tiempo
desactuali$adas, Cambio de :orario
de asignatura, Incon&ormidad con
publicacin de resultados de olimpiadas
convocatorias"
#UGE(E,CI
2#
@ C
<
Vigilancia, contenidos de pginas Xeb
puntajes m!nimos de ICDE#
Cerrada a
tiempo
4/<5
'E-ICI1,E# C L< #olicitud de in&ormacin sobre procesos de
Cerrada a tiempo pregrado,
6UEV2#
E#-U)I2,-
E#
?/ @B< Incumplimiento a Dle3ibilidad
2cad8mica, Cambio en la programacin
de un curso, sin noti&icacin al
estudiante, 'roceso de matr!cula,
organi$acin log!stica de un evento
acad8mico, demora en el registro de
notas en el #istema de (egistro
2cad8mico 4#(25, Incon&ormidad
desempe%o docente
Cerrada a
tiempo
4CC<5
(EC02+1
#
E#-U)I2,-
B A< Espacios no adecuados, incumplimiento de
Cerrada a tiempo
:orarios procesos de equivalencias"
TOTAL AJ 00L
#e identi&ica la &alta de conocimiento tanto de estudiantes, docentes
administrativos de los procedimientos, tiempos, medios de interponer
quejas de&iniciones" 0o que re&uer$a la necesidad de reestructurar este
programa a nivel institucional"
!06 DESEMPEKO DE LOS
PROCESOS
!060 Ind+.%dore& de Ge&*+,n
-or Pro.e&o&
0os indicadores de gestin por procesos estn asociados al seguimiento de las
metas del 'lan de 2ccin" Drente al comportamiento de los asuntos estrat8gicos
del 'lan de 2ccin se e3trae el comportamiento de los indicadores clasi&icados
por cada proceso del +apa de 'rocesos"
El seguimiento al cumplimiento de metas asociadas a cada proceso se
reporta al ?/ de enero de
?/.B, a la &ec:a del presente in&orme no se cuenta con los datos que permita
generar el in&orme del comportamiento de indicadores por procesos"
0a s!ntesis de los porcentajes de cumplimiento por proceso correspondientes al
?/.@ son los siguientes*
PROCESOS
NMERO DE
INDICADORES
AO 20!
0 P)%ne % . + , n In & * + * ( . + o n% ) 6 5 82%
20 C o 2 ( n+ .%. +,n In & * + * ( . + o n % ) 6 0 70%
@0 G e & * + ,n d e ) C o n * r o ) 6 75%
2 0 G e & *+ , n d e ) % C % ) +d % d 8 7 72%
!0 F o r 2% . + ,n 47 8 74%
A0 E / *e n & + , n 1 P r o1 e . .+ , n So. + % ) 16 7 67%
60 In 6 e & *+ '% . + ,n 1
G e n er% . + ,n d e
C on o .+ 2 + e n *o
133 73%
F0 D e & % rr o ) )o $(2 % n o 1 C + e n e & * % r 8 8 86%
J0 G e & * + ,n d e C + e n e & 1 S e r 6+. + o& 11 2 39%
I0 G e & * + ,n F +n % n . + e r % 44
70%
0 0 G e & *+ , n d e ) T % ) e n *o $(2 % n o 7 5 77%
0 G e & *+ , n d e
Re . ( r & o &
T e . n o ),'+ . o&
56 61%
@ 0 G e & *+ , n d e ) Me ; o r % 2 + e n *o 1 8 79%
TOTAL PROCESOS !"# $%2&
'or otro lado, en los procesos descentrali$ados 4Dacultades, Institutos
2cad8micos #edes (egionales5 se reali$ una revisin particular sobre el
desempe%o de los procesos misionales, el cual se presenta a continuacin*
)entro del proceso de FORMACIN se revisaron de manera aleatoria, el
Cumplimiento de la programacin de los cursos, Contenido programtico el
cumplimiento de la (es" /?>E.? del C#"
0os resultados presentados son los
siguientes*
C u m p limi e nt o d e la p r o g ram a c in d e
los c u rso s *
,o se tiene procedimiento estndar establecido, algunos programas suelen
esperar que sea el estudiante que mani&ieste las irregularidades, que el
docente reporte cualquier cambio para ser modi&icado en la YEO" En otros
casos se tienen dos v!as para ser controlados* la evaluacin al docente el
in&orme &inal que presentan ante el je&e de unidad o solo el in&orme del docente
al &inali$ar el semestre" #olo la Dacultad 2rtes integradas mostro un
procedimiento sobre el seguimiento de los cursos 4)ise%o de la asignatura,
Evaluacin de cursos, -2utoevaluacin ante el claustro 4un aspecto clave de
esta autoevaluacin es establecer la relacin entre el programa presentado el
desarrollo del curso5, In&orme de actividades acad8micas 4se consigna de
manera precisa el desarrollo de los cursos los ajustes posibles al programa
para pr3imas ediciones5"
C o n t e n id o
p r og r am tic o
-ampoco e3iste un mecanismo claro, en algunos casos los docentes actuali$an
los contenidos programticos los entregan al Ve&e de )epartamento, unidad
acad8mica o campus virtual" En otros casos :acen uso de programas o&iciales
de curso que son sociali$ados la primera semana de clases que se
encuentran disponibles en la pgina Xeb"
#in embargo una revisin al a$ar de los contenidos programticos en las
di&erentes unidades permiti evidenciar que no :ab!a inco:erencias"
C u m p limi e nt o d e la (es" / ? > E
.? d e C #
En algunos casos e3iste una ponderacin para cali&icar las WV la cual se
encuentran reglamentada por Consejo de Dacultad o Instituto, en otras, a pesar
que no tienen una resolucin de ponderaciones, al iniciar el proceso, las
unidades env!an los per&iles ponderaciones de evaluacin, las cuales
quedan soportadas en actas" #in embargo e3isten Dacultades e Institutos donde
no tienen esta resolucin"
'or lo anterior, se recomend, para que se ajusten al proceso de seleccin
establecido en la resolucin /?> del C#" la (esolucin para las
ponderaciones de los mismos"
)e acuerdo con esta in&ormacin se deben establecer procedimientos
documentados que permitan generar estndares controles al respecto"
'ara el proceso de E/*en&+,n 1 Pro1e..+,n &o.+%), se revis el +anejo de
Convenios Eo Contratos* 2 pesar que los procesos tienen los documentos
soportes pos contractuales, se determin que no es claro el proceso de
contratacin 4pre-contractual5 cuando la universidad es contratista el manejo
del arc:ivo de estos" 0o que requiere generar procedimientos documentados
que estable$can claridad sobre el manejo operativo de los convenios Eo
contratos"
!0F CONFORMIDAD DEL
SERVICIO
!0F0 Re-or*e de d+8+.()*%de& en e) de&%rro))o de )% %.*+6+d%d
%.%d=2+.% G F%.()*%de& In&*+*(*o&
A.%d=2+.o& 1 Sede& Re'+on%)e& " Se'(ndo &e2e&*re de) %Mo
20@
0a recepcin de los registros sobre di&icultades en el desarrollo de la actividad
acad8mica en Dacultades, Institutos 2cad8micos #edes (egionales se llev a
cabo desde el .L de noviembre :asta el @/ de noviembre ?/.@ por parte del
Rrea de Calidad +ejoramiento de la 1&icina de 'laneacin )esarrollo
Institucional 41')I5, posteriormente se reali$ la consolidacin de las
di&icultades por unidad acad8mica"
)e las nueve Dacultades e Institutos participaron oc:o" #e e3clue la Dacultad
de Ingenier!a pues su direccin se propuso reali$ar el registro de di&icultades de
cada uno de los pro&esores vinculados a su unidad sociali$ar los resultados
en el Consejo de Dacultad a principios del semestre I de ?/.B, 0a Dacultad de
Wumanidades no aplic la encuesta este semestre dado que las di&icultades
identi&icadas en el segundo semestre del ?/.? a7n no :an sido atendidas
propusieron corregirlas antes de reali$ar una nueva encuesta
El n7mero total de pro&esores que participaron en el reporte de di&icultades
&ueron B@., equivalente al ?;< de los docentes activos, se destaca la
Dacultad de Ciencias #ociales Econmicas 4C#E5 como la Dacultad con
maor participacin de su cuerpo docente con un LC<, seguida por la Dacultad
de Ciencias de la 2dministracin, con una participacin del >><"
En los reportes suscritos durante el #emestre II de ?/.@, el ;;< de los
reportes de di&icultades en el semestre II de ?/.@ se encuentran en las
categor!as de Espacios no 2decuados 4@;<5, 2&ectacin de la 2ctividad
2cad8mica 4?L<5 Oloqueos 4?.<5
ESPACIOS NO ADECUADOSH envuelve los aspectos locativos condiciones
del entorno donde se desarrollan las actividades acad8micas= para este
semestre se identi&ica que la &alta de aseo continua siendo la di&icultad con
maor porcentaje, seguida de equipos en mal estado" 'ara lo cual reportan que
la solucin ms inmediata es 2decuar el saln de urgencia"
ACCESO AL SALN* esta di&icultad se re&iere a los problemas que presentaron
los docentes para acceder a los salones de clase" 0os encuestados
mani&estaron que esta di&icultad se presenta porque ,o se encuentra el
vigilante" 'ara lo cual lo buscan o lo esperan"
INCONSISTENCIA EN CATLOGOS DE ASIGNATURAH En la encuesta se
indag a los docentes si presentaron esta di&icultad con el nimo de conocer
problemas que pudiesen :aber tenido respecto a la in&ormacin presentada
en los catlogos de la asignatura= re&erenciando que :a contenidos
desactuali$ado"
AFECTACIN DE LA ACTIVIDAD ACADNMICAH se re&iere a dos situaciones
en particular PVornada continuaQ PDle3ibilidad 2cad8micaQ" #iendo la
&le3ibilidad acad8mica la ms relevante, pues los encuestados mani&iestan que
se :a tenido que reprogramar las clases por &alta de estudiantes no se :an
podido :acer evaluaciones"
CLOEUEOS como :an a&ectado los bloqueos parciales o totales, pues tambi8n
se :an tenido que reprogramar las clases"
Drente al comportamiento de evaluaciones reali$adas en los a%os anteriores se
encuentra que contin7an siendo repetitivos los resultados sobre
di&icultades en la prestacin del servicio misional" 0o que implica que es
necesario reestructurar la metodolog!a de identi&icacin de di&icultades
establecer acciones radicales a los problemas identi&icados"
!0J REVISIN DEL ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS5
PREVENTIVAS Y DE MEJORA
0as acciones correctivas, preventivas de mejora 42C'+F#5 se llevan a cabo
para cada uno de los de los trece procesos institucionales, las Dacultades e
Institutos 2cad8micos con el objetivo de eliminar las causas potenciales o
reales de una situacin no deseable de estructurar planes de mejoramiento"
0a in&ormacin corresponde a las estad!sticas del periodo comprendido entre
enero noviembre de ?/.@, reportadas por las siguientes &uentes*
9 2uditor!as Internas de Calidad
9 Indicadores
9 In&orme de Gestin de 'rocesos
9 #ugerencias de los Duncionarios
9 'eticiones 6uejas o (eclamos
9 #eguimiento 'lan de 2ccin
9 )i&icultades en el )esarrollo de los 'rocesos
0os esultados generales de las acciones reportadas al Rrea de Calidad
+ejoramiento para todos los procesos corresponden a*
TIPO DE ACCIN NOMERO
PORCENTAJE
2cciones
Correctivas
C.L
;B,A<
2cciones
'reventivas
.;
?,L<
2cciones de
+ejora
A>
.?,B<
TOTAL ACCIONES 6@
0050L
25!L
25IL
J!5FL
2cciones
Correctivas
2cciones
'reventivas
2cciones de
+ejora
El estado de las acciones que se encuentran abiertas a corte noviembre de ?/.@
son*
/
<
2ccion
es
cerrada
s*
@@>
CC<
2bierta
s*
?A
A
BC
<
2biertas
con
tiempo
.@
@
2biertas
retrasad
as
.B
B
Drente al comportamiento de las tendencias del ?/.. al ?/.@, se :a identi&icado
lo siguiente*
9 0a tendencia a las 2C'+F# es altamente correctiva, es decir re&iere
a que el GICUV contin7a siendo un sistema correctivo que los
responsables de los procesos no :an implementado las :erramientas
preventivas de mejora que les o&rece el sistema de calidad"
9 El contar con un seguimiento de cada a%o de las 2C'+F#
permite identi&icar las principales debilidades que tiene la Institucin
cmo es la toma de acciones decisiones"
9 Clasi&icando las 2C'+F# por la :erramienta de anlisis de AF+s*
materia prima, mano de obra, m8todos de trabajo, mquinas, medio
ambiente, medicin mando 4administracin5 se encuentra que CB.
acciones corresponden a m8todos de trabajo
./> acciones a administracin= por lo tanto es un indicativo que la
di&icultad principal
radica en procedimientos, trmites &ormas de direccin" 0o que
implicar!a llevar a
cabo un estudio ms detallado de cules ser!an los trmites a
intervenir en qu8 medidas de direccin es donde ms se presenta
el problema"
9 0a :erramienta dise%ada en el ?/./ para el reporte de las acciones
era acumulativa, es decir los datos al ?/.. inclu!an los del a%o ?/./,
en el ?/.. esta :erramienta &ue actuali$ada desde el ?/.? se
muestran solo los datos del a%o correspondiente"
9 )urante el a%o ?/.@ el proecto de mantenimiento del #istema
inici a mediados de a%o, a&ectando signi&icativamente el
seguimiento, las acciones reportadas su seguimiento &ueron
reali$ados maormente al cierre del segundo semestre de ?/.@"
9 En el reporte del ?/.@ se inclu la in&ormacin correspondiente a las
#edes (egionales las Dacultades e Institutos 2cad8micos, lo que
acrecent el n7mero de acciones lo que puede a&ectar la tendencia
de los datos a que la madure$ del sistema es distinto en estos
casos"
'ara las Dacultades e Institutos 2cad8micos se lleva el control de las
2C'+F# resultado de auditor!as internas de calidad" 2 continuacin se
presenta un consolidado de las mismas*
TIPO DE ACCIN No0
ACCIONES
L
A..+one& .;. A@
A..+one&
Pre6en*+6%&
.
A..+one& de Me;or% ; @
<
A..+one& .err%d%& >/
?B<
A..+one& A:+er*%& .;L A>
<
A..+one& 7(e
de:er4%n e&*%r
.err%d%& % )% 8e.9%
de .or*e
AC
@/<
2!
I
00
L
TOTAL ACCIONES
Drente al cuadro anterior se conclue que resultado de las auditor!as internas
de calidad, las Dacultades e Institutos 2cad8micos plantean 2C'+F# pero no las
implementan, por otro lado, en muc:as ocasiones no se establecen 2C'+F#"
Drente a este resultado, es importante anali$ar por qu8 estas dependencias,
despu8s de reali$ada la auditor!a de calidad, no plantean las acciones
correctivas que subsanen las debilidades encontradas o en muc:os casos no
plantean las acciones"
!0I REVISIN DEL ESTADO DE LAS ACCIONES ANTERIORES
PLANTEADAS EN LA REVISIN POR LA DIRECCIN ANTERIOR
El ./ de mao del a%o ?/.@ se llev a cabo la Revisin por la Direccin ,M/C
como resultado de esta jornada de trabajo se establecieron los siguientes
compromisos*
Co2-ro2+&o& Re&-on&%:)e
Fe.9
%
Pro'r%2
Fe.9% E;e.(*%d%
. 'lantear acciones para
mejorar el
comportamiento del
indicador del 2sunto
Estrat8gico
+oderni$acin
(ector!a
1')I
Vicerrector
!a
2dministrati
? )eterminar acciones
para comprometer a los
auditores internos de
calidad &ormados en la
participacin de
auditor!as internas de
calidad"
(ector!
a
1')I
Rrea de
Calidad
+ejoramient
o
El @. de
julio de
?/.@ se
elabor
una 2C'+
para
generar
compromi
En diciembre de ?/.@ se
terminaron las acciones
planteadas
@ Establecer acciones
para la entrega del
in&orme de '6(# de
&orma oportuna"
(ector!
a
#ecretar!a
General
+ao
?/.@
,oviembre
de
?/.
#eguimientos
semestrales
(esultado de la auditor!a de
recerti&icacin se plantearon
nuevas 2C'+
B Wacer seguimiento a la
ejecucin de las
acciones de Gestin de
0aboratorios antes de
la auditor!a de
renovacin de la
certi&icacin de
calidad"
(ector!a
1')I
Vicerrector
!a
2cad8mic
a
Vicerrector!a
de
+ao de
?/.@
#eptiembre de
?/.@
En agosto de ?/.@ se conclu
el trabajo con los laboratorios
pilotos" ,o se obtuvieron no
con&ormidades en la auditor!a
del IC1,-EC en diciembre
?/ se entreg los in&ormes por
C 'lantear acciones &rente
a
los resultados de la
encuesta de clima
organi$acional"
Vicerrector
!a
2dministrati
va
)ivisin de
,o
programa
da
,o reali$ados"
> 'lantear acciones &rente
a
los resultados de la
encuesta
de satis&accin de
usuarios"
Vicerrector
!a
2cad8mic
a
Vicerrector!a
de
Investigacion
es
2gosto
de
?/.
@
El Rrea de Calidad
+ejoramiento elabor un
documento el cual resume las
di&erentes acciones que se
plantearon los responsables de
los procesos a&ectados con los
resultados de las mediciones
de satis&accin de usuarios del
A Establecer acciones con
el &in de comprometer a
los responsables de los
subprocesos
administrativos con el
#istema de Calidad"
(ector!
a
Vicerrector
!a
2dministrati
va
+ao de
?/.@
1ctubre
de
?/.
@
El Rrea de Calidad
+ejoramiento design un
pro&esional contratista
encargado e3clusivamente de
los procesos del subsistema de
apoo con el &in de re&or$ar
acompa%ar a los responsables
de los procesos en las acciones
de mejora"
(esultado de la auditor!a de
recerti&icacin llevada a cabo
25 de 33
Co2-ro2+&o& Re&-on&%:)e
Fe.9
%
Pro'r%2
Fe.9% E;e.(*%d%
de generar acciones ms
radicales con
el &in de generar maor
compromiso en los
responsables de los procesos
administrativos"
En diciembre se reali$ entrega
de los resultados en donde se
pudo observar el mejoramiento
; 'lantear acciones
&rente a la di&icultad
presentada en 2seo de
las aulas"
Vicerrector!a
2cad8mic
a
Vicerrector!a
2dministrati
va
Vulio de
?/.@
Vulio de ?/.@" (esultado de las
di&icultades en los procesos
misionales se plantearon
acciones que permitieran
mitigar el impacto que tiene la
de&iciencia en el aseo de los
salones"
Drente a los resultados de la
encuesta de di&icultades en los
procesos misionales tabulada
en diciembre de
?/.@ se evidencia que contin7a
siendo el problema de
)e&iciencia de 2seo en las 2ulas
el de maor !ndice de
respuesta" 0o que indica que las
acciones tomadas no :an
L (eactivar los comit8s en
las
#edes (egionales"
)irector
de
(egionali$aci
n
Vunio de
?/.@
0os Comit8s no se reactivaron
por di&icultades presupuestales
de traslado de los &uncionarios
e integrantes de los Comit8s
entre #edes"
!00 CAMCIOS EUE PODRBAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD
ELEMENTO SI#N
O
DESCRIPCIN DEL
CAMCIO
ACCIONES A
TOMAR
SI
9 0os Cambios en los
proceso misionales
4&ormacin5 al nivel central
a&ectan, puesto que se
implementan directamente
en la Dacultad"
9 'osible adquisicin del
so&tXare del GICUV que
implicar!a una carga de
trabajo adicional per!odos
de adaptacin al nuevo
sistema"
9 Establecer acciones que
permitan mejorar el dise%o
o redise%o de
procedimientos trmites
que a&ecten a los procesos
descentrali$ados= con el &in
de tener en cuenta las
particularidades de cada
Dacultad, Instituto
2cad8mico o #ede
(egional"
9 +ejorar la
comunicacin,
REEUISITOS DEL
GICUV
26 de 33
27 de 33
ELEMENTO SI#NO DESCRIPCIN DEL CAMCIO
ACCIONES A TOMAR
procesos descentrali$ados"
9 Establecer un plan de
cambio para la
implementacin del
so&tXare de calidad
cuando 8ste se :aa
adquirido se vaa a
implementar"
ESTRUCTUR
A
ORGANI?ACI
ONAL
9 0a lentitud en el
proceso de nombramiento
de&initivo de los cargos
vacantes en el rea
administrativa"
9 0a designacin de
actividades
cr!ticas del sistema de
gestin a monitores o
contratistas"
9 Crecimiento de las
actividades docentes,
administrativas e
#I investigacin de la
Dacultad"
9 0a rotacin de &uncionarios
en los cargos acad8mico-
administrativos"
9 0a estructura
organi$acional en
ocasiones puede :acer que
se d8 un proceso lento de
adaptacin e incorporacin
del #GC en los procesos de
los di&erentes niveles de la
Universidad asignacin de
ms tareas"
9 El uso de so&tXare p7blico
para el procesamiento de
datos di&iculta la gestin"
9 0os cambios en las
:erramientas
9 Establecer acciones
que le permitan a las
unidades descentrali$adas
adaptarse a la dinmica de
los trmites centrales"
9 In&ormar sobre
situacin de operacin
del GICUV de acuerdo con
los recursos asignados la
situacin de la Universidad"
9 Establecer
inducciones
permanentes que permitan
subsanar los movimientos
continuos de personal
docente administrativo"
9 Establecer acciones por
parte de los responsables
de los procesos por parte
de la 1I-E0 para que los
usuarios se adapten al
uso de
TECNOLOGBA
#I
PROCESOS
#I
in&ormtica
s"
9 0a actuali$acin de pginas
a nivel
central que no son
actuali$adas en los campus"
9 )i&icultad para el ingreso
a la
pgina
Xeb
9 Cambios en el nivel central
que no son actuali$ados o
divulgados por los directivos
en el nivel operativo"
28 de 33
9 0a apat!a de
docentes
&uncionarios al
conocimiento de los
procesos
9 0a incorporacin
de nuevos procesos
puede generar
alteraciones en el
desarrollo de la
gestin de calidad, por
la asignacin de nuevas
tareas que pueden sobre
cargar al personal
encargado, de esta
manera la Universidad
no cuenta con una
so&tXare de dominio
p7blico"
9 Generar planes de
contingencia
de cambio para la
implementacin de
nuevos so&tXare por parte
de los responsables de los
procesos"
9 Generar estrategias
para la comunicacin
sociali$acin por parte de
los responsables de los
procesos centrales"
9 En el mapa de
riesgos est incluida la
vulnerabilidad relacionada
con el poco inter8s por
los temas de gestin
de calidad de parte de
administrativos
docentes" Ver matri$ de
riesgos del proceso de
gestin de calidad de
gestin de mejoramiento"
ELEMENTO SI#N
O
DESCRIPCIN DEL
CAMCIO
ACCIONES A
TOMAR
estructura &le3ible para el
manejo de nuevas
dinmicas"
#I
9 'or pertenecer a una
institucin p7blica, es
susceptible a cualquier
cambio en cuanto a la
legislacin p7blica"
9 Cada responsable de
proceso central debe
revisar la normativa que
e3pide la nacin con el &in
de identi&icar la aplicacin
en la Universidad"
LEGISLACIN
APLICACLE
!0 RECOMENDACIONES PARA
LA MEJORA
Con base en los resultados de la auditoria de recerti&icacin de gestin de
calidad en s! en los resultados de cada uno de los puntos de este in&orme se
identi&ic que se deben generar cambios en los procedimientos de Gestin de
+ejora"
'ara ello, se plantea como accin de trabajo del primer semestre del a%o ?/.B
desarrollar una metodolog!a de cambio generacin de ideas que permita
construir en equipo 4con los responsables usuarios de los
procesos5modi&icaciones a los procedimientos de Gestin de +ejoramiento
institucional, con el &in 7ltimo de que 8stos sean identi&icados como
generadores de valor institucional contribuan a la toma de decisiones"
Con base en los resultados del cambio en los procedimientos de Gestin de
mejoramiento corresponde la actuali$acin de los manuales de
procedimientos la implementacin de los cambios en cada una de los
procesos centrales descentrali$ados"
!02 REVISIN DE LA GESTIN
DE RIESGOS
El reporte de in&ormacin para el seguimiento al +odelo +itigar del a%o ?/.@
se cumpli al ?/ de enero de ?/.B, se obtuvieron los siguientes resultados*
0as unidades presentaron los avances en la ejecucin de ?>L acciones, las
cuales permitieron disminuir la valoracin del riesgo para ?A vulnerabilidades
aumentar la valoracin del riesgo de
?? vulnerabilidades" #in embargo, no se presentaron avances en la ejecucin
de .>A acciones no se revalor el riesgo para cinco vulnerabilidades
@
"
En cuanto al porcentaje de logro en la ejecucin de las acciones
programadas para el per!odo
?/.@, se obtuvieron ?AC acciones con porcentaje de logro igual o superior al
.//<, B? acciones con porcentaje de logro entre el L/< el C/<, .;C
acciones con porcentaje de logro in&erior al
C/
<"
Una ve$ revalorado el riesgo para el per!odo ?/.@, las unidades programaron
llevar a cabo BCL acciones para tratar ;? amena$as .;@ vulnerabilidades" Es
importante mencionar que algunas unidades, aunque ejecutaron las acciones
propuestas para el per!odo ?/.@, no reali$aron la revaloracin del riesgo para
cuatro vulnerabilidades 4.A"@, ?/"B, ?/"C, C."., >@".5"
'ara cualquier in&ormacin adicional o ms detallada, por &avor rem!tase a la
+atri$ de (iesgos de #eguimiento ?/.@ que se encontrar ubicada en el
siguiente enlace*
:t tp *EEp ag in as X e b "u n iv a lle"e d u "c o EZ p la n e a c ion E2 n alisisE(iesgos E) oc u m e nt o s [ t r
a b aj o E ? / . @ E ? / . @
[(iesgos[ # eg u imi e
n to "
3
Las amenazas y vulnerabilidades que estn valoradas en rieso !a"o #28 amenazas y 52 vulnerabilidades$
no se %an in&luido en el 'resente in(orme dado que los riesos !a"os no tienen a&&iones y se mantienen &on
los &ontroles e)istentes*
!0@ REVISIN DEL PLAN DE CONDICIONES ESENCIALES DE
CALIDAD EN LOS LACORATORIOS
)urante el a%o ?/.@ se estructur el 'lan de condiciones esenciales de calidad
en los laboratorios se elabor un plan de trabajo para el a%o que consist!a en
acompa%ar a A laboratorios de las Dacultades de Ingenier!as, de #alud de
Ciencias ,aturales E3actas en la implementacin del 'lan, as! como el
levantamiento del diagnstico de los dems laboratorios 4?.B5= igualmente se
acompa% el dise%o evaluacin de la convocatoria interna de la Vicerrector!a
de Investigaciones que consisti Con&ormar un Oanco de 'roectos de
0aboratorios que inicialmente apo a ?; laboratorios en la implementacin del
'lan de Condiciones Esenciales para que posteriormente puedan optar por
recursos de Colciencias en la acreditacin de pruebas de ensaos"
'ara el a%o ?/.B se prev8 lo
siguiente*
2probar la con&ormacin del Comit8 Institucional de
0aboratorios
Continuar con la construccin de la 'ol!tica Institucional de 0aboratorios
para su aprobacin &inal en el Consejo #uperior"
(eali$ar una ?M convocatoria interna de la Vice Investigaciones con el
&in de apoar a los laboratorios que reali$an actividades de posgrados en la
implementacin del 'lan de Condiciones Esenciales de Calidad"
2compa%ar, desde la 1')I, a los laboratorios que se prioricen desde los
Consejos de Dacultad, en el cumplimiento del 'lan de Condiciones Esenciales
de Calidad" 'roecto con recursos de estampilla"
(eali$ar &ormacin en Gestin +etrolgica a empleados, docentes
administrativos, de los laboratorios"
!0! ARTICULACIN DEL PLAN DE ANTICORRUPCIN Y ATENCIN AL
CIUDADANO " CENTRO DE ATENCIN AL CIUDADANO
'ara el a%o ?/.B la direccin de la Universidad se :a propuesto la articulacin
de las estrategias de Ouen Gobierno, '6(F#, Gobierno en 0!nea, Ventanilla
\nica la 1Kcina de 2tencin al Ciudadano como se evidencia en el plan de
trabajo tra$ado por el (ector en su comunicacin de bienvenida del d!a A de
enero de ?/.B= punto e5" 'or ello, la 1Kcina de 'laneacin )esarrollo
Institucional :a propuesto una estrategia con el &in de apoar a la
#ecretaria General en la coordinacin, la implementacin, el sostenimiento
mantenimiento de un Centro de 2tencin al Ciudadano que asociado al GICUV
mejore los mecanismos establecidos para la atencin al ciudadano"
'ara dar cumplimiento con esta meta propuesta para el a%o ?/.B articulado
con el 'lan Estrat8gico de )esarrollo, ?//C ?/.C, en su programa
Consolidacin del #istema Institucional de Calidad para la acreditacin nacional
e internacional, se :a generado un plan de trabajo a corto mediano pla$o"
En el corto pla$o est generar una propuesta de dise%o estructuracin de un
Centro de 2tencin al Ciudadano que articule las estrategias de buen gobierno,
gobierno en l!nea, anti-trmites mejoramiento de la atencin al ciudadano
en s!" 'ara ello se reali$ar una prueba piloto de &uncionamiento con el &in
de veri&icar la adecuacin e&ectividad de la estrategia, con el objetivo &inal de
implantar un Centro de 2tencin al Ciudadano en cada #ede de la Universidad
que brinde la atencin e in&ormacin requerida por el ciudadano en general"
!0A ESTADO ACTUAL DE LOS COMPONENTES Y ELEMENTOS DEL MECI
32 de 33
33 de 33
-eniendo en cuenta que en el documento se menciona la evaluacin
seguimiento de alguno de los elementos del +ECI como* Estilo de direccin,
'lanes desarrollo, (iesgos 2utoevaluacin" 2 continuacin se presenta un
balance del estado de los dems elementos de una &orma resumida*
." (e&erente al Et:os Univeristario, en las inducciones a docentes
administrativos se e3plica el documento la &orma como la Universidad
da cumplimiento al mismo" Este elemento es evaluado &rente al
comportamiento de las acciones disciplinarias su in&orme se consolida
en el +anual de 1peraciones Calidad"
?" (e&erente a -alento Wumano, en la vigencia del a%o ?/.@ se
e3pidieron los planes de capacitacin tanto para docentes como para
administrativos" 2 inicios de enero de ?/.B la )2C2 present el plan de
cuali&icacin docente para el a%o"
@" (e&erente a Estructura 1rgani$acional, se llev a cabo el estudio
desarrollado por la empresa GE#'2C que identi&ic di&icultades en los
procesos administrativos de las dependencias del nivel central
recomend la modi&icacin de la estructura organi$acional"
B" (e&erente al Componente de Comunicacin '7blica, desde el a%o ?//;
se adopt la pol!tica de comunicaciones, aunque no presenta un nivel
de operacin &rente a los compromisos
34 de 33
all! mencionados" En la propuesta de GE#'2C est la reestructuracin
de la 1Kcina de
Comunicaciones"
C" (e&erente al Componente de Evaluacin Independiente, la 1&icina
de Control Interno reali$a auditoria de control con el &in de veri&icar el
cumplimiento con los elementos del +ECI, por otro lado, cada a%o se
reporta al )2D' la evaluacin"
>" (e&erente al Componente de 'lanes de +ejoramiento, resultado de la
autoevaluacin de calidad acad8mica se consolidaron las acciones del
plan de mejoramiento con las acciones del plan de accin institucional
con el &in de tener un solo documento de consolidacin de &uente de
in&ormacin"
35 de 33
A ANEDOS
." In&orme del )iagnstico sobre 2utoevaluacin del Control
?" In&orme de 2uditor!a E3terna suministrado por el Ente Certi&icador
@" In&orme 2uditor!as Internas de Calidad
B" In&orme Encuesta de Clima 1rgani$acional
C" In&orme Encuesta de #atis&accin de Usuarios
>" In&orme de #eguimiento al 'rograma de 'eticiones, 6uejas, (eclamos
#ugerencias
A" In&orme Indicadores de Gestin por 'roceso
;" (esultados del (egistro de )i&icultades #edes, Dacultades e Institutos
L" (esultados del (egistro de )i&icultades en los 'rocesos +isionales
./" In&orme Estado de 2cciones Correctivas, 'reventivas de +ejora por
'roceso