Administracin del activo fjo: control

o gestin
agosto 8, 2013

0
Es preciso que cada empresa identifque la
necesidad puntual en la administracin de su
activo fjo.


Por Ricardo Rosales*

Es imperativo que cada empresa defna un modelo efectivo de administracin, que le permita coexistir en el
entorno normativo fnanciero global y local que actualmente prevalece, el cual dicta una tendencia a la necesidad
del reporteo efciente para la direccin. El activo fjo juega un papel sumamente importante, por lo que contando
con datos actualizados podemos conocer el pasado, controlar el presente y proyectar de forma precisa el futuro
en las inversiones de nuestra organizacin a corto y largo plazo.
En la historia empresarial hemos sabido de grandes organizaciones que fracasan por falta de una planifcacin
estratgica en sus inversiones. En el pasado las empresas se enfocaban en adquirir sus activos fjos sin
importarles su posterior control o gestin, simplemente se limitaban a capitalizar, depreciar y en el mejor de los
casos depurar.
Los activos una vez depreciados seguan existiendo fsicamente y no se les daba ningn seguimiento tanto
a nivel contable como fsico. No exista una cultura de efciencia y de prevencin a corto ni a largo plazo, por lo
que los fujos de efectivo no refejaban la realidad y, por lo tanto, los presupuestos de capital eran poco
confables.
Es bien sabido que un capital mal planifcado trae situaciones crticas para una empresa, la administracin de
una organizacin debe confeccionar un presupuesto de capital real y fdedigno, de modo que la sinergia de lo
anterior conlleve al xito de una organizacin.
El marco normativo del siglo pasado no era inexorable para las empresas tanto extranjeras como locales. En
materia del activo fjo no se exiga la realizacin de inventarios, revisin de vidas tiles o reevaluaciones
inclusive. Fue hasta el ao 2002 cuando se constituye el Consejo Mexicano para la Investigacin y
Desarrollo de Normas de Informacin Financiera (CINIF), que tiene como propsito regularizar y estandarizar
la informacin fnanciera de una entidad empresarial, y entre los puntos a atender se encuentra la administracin
del activo fjo.
Hoy en da, el marco normativo global trata de estandarizar la manera en que cada una de las empresas
administra sus activos fjos. Los organismos fnancieros globales y locales se han esforzado para establecer una
nica lnea de administracin, gestin y control en el activo fjo que conlleve a un reporteo claro, transparente y
que, a su vez, demande un seguimiento en los bienes.
Algunas de las normas ms signifcativas que ponen foco en la gestin del activo fjo son:
NIF B-7 (Adquisicin de negocios).
NIF B-8 (Estados fnancieros consolidados y combinados y valuacin de inversiones permanentes en
acciones).
NIF B-10 (Efectos de la infacin).
NIF C-6 (Propiedad, Planta y Equipo).
NIF C-15 (Deterioro en el valor de los activos de larga duracin y su disposicin).
A pesar de que las empresas han comenzado a dedicar recursos para la administracin del activo fjo, las
exigencias del da a da y los costos internos no son en la mayora de los casos alentadores. Incluso, en los
ltimos aos han tratado de descifrar la manera de alinearse con la normativa local e internacional, llevar un
control efciente y cuidar que los dos puntos anteriores no hagan pedazos su presupuesto.
Con la experiencia de 60 aos con que contamos en la consultora en el campo de la administracin de los
activos fjos, hemos identifcado dos modelos claramente defnidos para este objetivo: el modelo del control y el
modelo de la gestin, ambos son extremos de un mismo camino y en medio, se encuentran los matices acordes
a cada tipo de industria o empresa. Simplemente hay que defnir y priorizar qu es lo que se busca en este
campo.
De acuerdo con los modelos mencionados, para una empresa cuyo grueso de los activos se encuentre en una
planta de produccin y que, incluso, haya ms de una ubicacin, el modelo de control es el ideal a emplear. ste
se enfoca en poner un ojo en el aspecto fsico a travs de la confeccin de procedimientos y normas, inventarios,
plaqueos y cartas de resguardo, dicho modelo permite al administrador obtener una fotografa precisa de lo que
tiene en piso, aun cuando para este mismo es imposible estar en cada una de las ubicaciones en donde se
encuentra su activo fjo.
Por otro lado, el modelo de gestin se enfoca en la contabilidad integral, no limitndose nicamente a la
depreciacin, sino que utiliza como herramientas las normas anteriormente mencionadas para cumplir y a la vez,
aportar mejoras que benefcien a la salud corporativa de las compaas. Las que ofrecen servicios, donde la
movilidad de los activos es muy poca, claramente podran apuntar hacia el modelo de gestin, atendiendo una
vez al ao el control para mantener actualizada la informacin del activo fjo.
Por ejemplo, frente al panorama de la adopcin para las IFRS (International Financial Reporting Standard) en los
aos recientes aquellas empresas que han tenido que tomar el reto de adoptar dichas normas, han estado en el
flo decisivo de crear nuevas estrategias que se alen a la nueva normativa, pero tambin que vayan acorde con
la flosofa empresarial que ms le convenga, es entonces cuando ambos modelos empiezan a inclinar la
balanza de manera tal que de la fusin de stos se cree el modelo especfco para cada tipo de empresa.
Es preciso que cada una de las empresas identifquen la necesidad puntual en la administracin de su activo fjo,
analizando la importancia que puedan tener determinados activos, por su relevancia econmica y determinar un
plan estratgico que les permita estar en armona con el cumplimiento normativo y el reporteo interno.
Para saber ms sobre este tema inscrbete al taller Cmo controlar el activo fjo? Gestin o control, que Levin
Global realizar el 12 de septiembre de 2013, en la Ciudad de Mxico. Informes: Hisae Hamano al (55) 9000-
0110, ext. 151 o en el correo: hisae.hamano@levinglobal.com
Administracin y Control de Activos
El rea de Activos Fijos es la unidad responsable de realizar el control administrativo de los activos fijos que posee la Universidad.
Para esto realizamos diferentes procesos de inventario iniciales! de verificacin y desvinculacin" re#istrando las diferentes
novedades reportadas por los responsables en nuestra base de datos con el fin de mantener actualizado el re#istro de los activos
fijos.
Caractersticas de Activos Fijos
Activo Fijo es todo bien cuya vida $til es superior a un a%o! no est destinado para la venta y cuyo valor de adquisicin es superior
a &' U() Unidad de (alor )ributario a%o *'+, -*..,/&". )otal 0onto Activo Fijo -+.1.,.*&'.
2as si#uientes descripciones sern re#istradas como activos fijos es necesario solicitar la creacin del dato maestro" as3 ten#an un
valor inferior a &' U()4
Computador
)elevisor
Amplificador de Audio y 5onido
A#itador
6alanza para 2aboratorio
Proyector
5istema de Electroforesis
5onmetro
P780etro
E9isten partes que pueden considerarse mayor valor del activo cuando las mismas se adquieren para ampliar la capacidad y vida
$til del activo e9istente. 5i tiene al#una inquietud valide esta informacin con el rea de Activos Fijos.
2os equipos que se adquieran con el fin de funcionar con un equipo principal e9istente y que puedan ser identificados y:o
movilizados de manera independiente sern re#istrados como sub8n$meros del mismo. ;ecuerde solicitarlos al rea de Activos
Fijos.
Procesos
Creacin de Datos maestros
)odo activo que in#resa a la Universidad debe ser debidamente identificado para lo cual se debe solicitar la creacin del dato
maestro correspondiente.
Para la solicitud de creacin de datos maestros de activos fijos se debe dili#enciar el Formato Creacin, Borrado o Bloqueo de
Activos Fijos y enviarlo al correo moviacti<uniandes.edu.co
Es importante indicar si la compra del activo ser a un proveedor nacional o del e9terior.
2e recordamos que el centro de costo que se dili#encie para la creacin del dato maestro ser el que asume el re#istro del e#reso
#enerado para la adquisicin del mismo.
Formato Creacin Borrado y Bloqueo de Datos Maestros - =escar#ar
Asignacin y Plaqueteo de Activos Fijos Nuevos
)odo activo que in#resa a la Universidad debe ser debidamente identificado y plaqueteado con el respectivo cdi#o de barras.
=esde que inicia el trmite de solicitud de compra del activo se >ace se#uimiento al dato maestro respectivo con el fin de identificar
el momento en que in#resa para su respectivo plaqueteo! control y asi#nacin de responsabilidad mediante el Acta de Activos Fijos.
Novedades de Activos Fijos
)oda novedad relacionada con activos fijos cambio de responsable! centro de costo y:o ubicacin? reinte#ro y reutilizacin" debe
ser informada mediante el Formato de e!orte de Novedades de Activos Fijos AF8', el cual debe ser dili#enciado y enviado al
correo moviacti<uniandes.edu.co con copia al jefe inmediato.
Este proceso contribuye a mantener actualizada la base de datos de activos de la Universidad.
Formato e!orte de Novedades de Activos Fijos - =escar#ar
"nventarios
De veri#icacin$ El rea de Activos Fijos realiza inventarios peridicos de verificacin los cuales son previamente
pro#ramados e informados a las Unidades correspondientes. =e i#ual forma apoya solicitudes puntuales de inventario que puedan
requerir las Unidades Acad@micas y:o Administrativas de la Universidad.
Por desvinculacin$ El rea de Activos Fijos realiza inventarios resultantes de desvinculaciones de personal de acuerdo
a la informacin suministrada por la =ireccin de Aestin 7umana y =esarrollo Br#anizacional o por la Unidad responsable.
Polticas y Normas Asociadas
El presente documento contiene las pol3ticas establecidas por la Universidad para administrar y controlar los Activos Fijos 0uebles!
como parte de ellas! define las responsabilidades de profesores y empleados sobre los activos asi#nados para el cumplimiento de
sus actividades.
Poltica !ara la Administracin de Activos Fijos - %&''( - =escar#ar
D)F"N"C"*N D) +,- AC."%,- F"/,-
2os activos fijos se definen como los bienes que una empresa utiliza de manera continua en el curso normal de sus operaciones?
representan al conjunto de servicios que se recibirn en el futuro a lo lar#o de la vida $til de un bien adquirido+.
Para que un bien sea considerado activo fijo debe cumplir las si#uientes caracter3sticas4
+. 5er f3sicamente tan#ible.
*. )ener una vida $til relativamente lar#a por lo menos mayor a un a%o o a un ciclo normal de operaciones! el que sea mayor".
1. 5us beneficios deben e9tenderse! por lo menos! ms de un a%o o un ciclo normal de operaciones! el que sea mayor. En este
sentido! el activo fijo se distin#ue de otros activos $tiles de escritorio! por ejemplo" que son consumidos dentro del a%o o ciclo
operativo de la empresa.
,. 5er utilizado en la produccin o comercializacin de bienes y servicios! para ser alquilado a terceros! o para fines
administrativos. En otras palabras! el bien e9iste con la intencin de ser usado en las operaciones de la empresa de manera
continua y no para ser destinado a la venta en el curso normal del ne#ocio.
Es importante aclarar que la clasificacin de un bien como activo fijo no es $nica y que depende del tipo de ne#ocio de la empresa?
es decir! al#unos bienes pueden ser considerados como activos fijos en una empresa y como inventarios en otra. Por ejemplo! un
camin es considerado como activo fijo para una empresa que vende artefactos el@ctricos si es que lo usa para entre#as de
mercader3a? pero es considerado como un inventario para ser destinado a la venta" en una empresa distribuidora de camiones.
%ida 0til
2a vida $til de un activo fijo es definida como la e9tensin del servicio que la empresa espera obtener del activo. 2a vida $til puede
ser e9presada en a%os! unidades de produccin! Cilmetros! >oras! o cualquier otra medida. Por ejemplo! para un inmueble! su vida
$til suele estimarse en a%os? para un ve>3culo! en Cilmetros o millas? para una mquina! de acuerdo con las unidades de
produccin? para las turbinas de un avin! las >oras de vuelo.
Factores que limitan la vida $til de los activos4
Factores f3sicos4 =es#aste producido por el uso del activo y el deterioro causado por otros motivos distintos del uso y
relacionado con el tiempo.
Factores Funcionales4 Bbsolescencia tecnol#ica! incapacidad para producir eficientemente. Dnsuficiencia para la
capacidad actual de la empresa e9pansin del ne#ocio"
2a estimacin de la vida $til de un activo fijo debe ser realizada tomando en cuenta dos aspectos4 el des#aste f3sico producido por
el uso del activo y el des#aste funcional. El primero es producido por el uso de los activos y el deterioro ocasionado por motivos
distintos a su uso como aquellos relacionados con el factor tiempo 9ido y corrosin de la maquinaria". 2os factores funcionales se
relacionan con la obsolescencia tecnol#ica y con la incapacidad del activo para operar con eficiencia.
En muc>os casos! como las computadoras por ejemplo! los activos pueden quedar obsoletos antes de su des#aste f3sico! por lo
que su vida $til puede >aber terminado a pesar de que se sepa que todav3a permanecen en condiciones de trabajar por muc>o
ms tiempo. Btro caso es el de una e9pansin del ne#ocio! lo que ori#ina que el activo actual no sea capaz de satisfacer en forma
eficiente las necesidades de la empresa! a$n cuando est@ en buenas condiciones operativas.
2a vida $til constituye una estimacin contable y por lo tanto est sujeta a valores subjetivos? su estimacin es probablemente la
parte ms dif3cil de la contabilidad para depreciacin. En #eneral! las empresas suelen basar sus estimaciones en e9periencias
anteriores! referencias de especialistas! revistas especializadas y otro tipo de publicaciones. Con el tiempo! es posible revisar la
vida $til de los activos dado que nin#$n ne#ocio tiene un pronstico perfecto. 5in embar#o! en el caso de que se modifique la vida
$til de un activo se denomina como Ecambio en el estimado contableE"! los principios contables establecen que se informe la
naturaleza! razn y efecto del cambio sobre la utilidad neta.
Por ejemplo! en el sector de telecomunicaciones! en la d@cada de los .'! se consideraba para una central telefnica una vida $til
de +& a%os. En los /'Fs! @sta se redujo a +' a%os! y en la actualidad se consideran solamente . a%os! >abiendo un requerimiento
de las empresas del sector para reducirla a & a%os.
En nuestro medio e9isten dispositivos le#ales que establecen los per3odos de vida $til aceptables para efectos tributarios a los
cuales las empresas deben ce%irse para el clculo de los impuestos correspondientes. Aeneralmente! para evitar una doble forma
en la presentacin de la informacin financiera! las empresas a veces deciden tomar como per3odos de vida $til de los activos fijos
a los le#almente establecidos? pero es importante! para una adecuada presentacin de la informacin financiera! que los ne#ocios
estimen los per3odos de vida $til para efectos de la preparacin de informacin #erencial indistintamente de las normas
establecidas.
5i la vida $til tributaria no coincide con la vida $til prevista t@cnicamente por la empresa! @sta puede solicitar autorizacin para
reducirla! a trav@s de un trmite administrativo! presentando las justificaciones t@cnicas necesarias. Un ejemplo se produce en la
miner3a! donde un camin transportador minero de &' toneladas! sometido a tres turnos de trabajo diario! es posible que e9tienda
su vida $til a slo dos o tres a%os para que requiera una reparacin mayor.
+ C>on#! Esteban. Contabilidad Dntermedia G tomo D4 Estados financieros y cuentas del activo? Universidad del Pac3fico! +HH*.
Partes4
2eer ms4 >ttp4::III.mono#rafias.com:trabajos&+:activos8fijos:activos8fijos.s>tmlJi9zz1En)AC7nC