ADMINISTRACIN DE TIEMPOS RECTORES ESTRATGICOS

Martin Christopher y Alan Braithwaite

El tiempo y la oportunidad de atencin y servicio es una clara fuente de ventaja
competitiva, que permite a una compaa diferenciarse de sus competidores y
tener una participacin activa y duradera en un entorno cada vez ms competitivo.
Sin embargo, las compaas difcilmente entienden el concepto de administracin
estratgica de los tiempos rectores, ya que tradicionalmente no existe una visin
global de la organizacin, sino una visin segmentada de una sucesin de
procesos en los cuales cada tiempo rector se da como preestablecido e
inamovible.
En los negocios actuales cada vez cobra mayor importancia la administracin
estratgica del tiempo creando de esta forma una ventaja competitiva al poder
medir y evaluar la eficiencia en tiempo del negocio.
El cliente hoy en da exige contar con la mercanca en el momento justo, menores
tiempos de entrega, mayor calidad y menor costo. El tiempo Rector es
bsicamente una medida generalizada en la mayora de las empresas que
permitir medir el tiempo de cada actividad para lograr hacer un uso ms eficiente
del tiempo, obteniendo beneficios al mejorar el uso de los activos y ampliar la
ventaja competitiva mejorando el servicio al cliente y reduciendo los costos.
La administracin del tiempo es un aspecto estratgico que necesitan reevaluar
las empresas para medir su eficiencia en el uso del mismo, debido a que tiene un
potencial econmico muy importante, adems si se valora tcnicamente de una
manera integral en todas las funciones y procesos de la empresa.
El tiempo rector es el tiempo que tarda un pedido en convertirse en dinero y la
administracin logstica de tiempos rectores tiene como funcin principal
administrar todas las actividades complejas que se desarrollan desde el momento
que se toman decisiones sobre la fuente de suministro de materias primas y
componentes, el proceso de fabricacin, ensamble y distribucin final al cliente
incluyendo el servicio post venta.
En la grafica anterior podemos ver la forma como van aumentando los tiempos
rectores acumulativos desde que se inicia el proceso de aprovisionamiento hasta
el momento en el que el cliente paga el pedido.


Uno de los objetivos bsicos del rea de la mercadotecnia es brindar utilidad en el
tiempo y lugar, comnmente expresada como el producto correcto, en el tiempo
correcto y en el lugar correcto, sin embargo es muy frecuentemente en las
empresas la falta de comunicacin entre las diferentes reas ocasionando
problemas de orden competitivo.
Para solucionar y evitar esos problemas y poder tener ventajas competitivas
que marquen la diferencia en los mercados actuales que se hallan en
continuo cambio necesitando que se les den respuestas oportunas a cada
uno de sus requerimientos se hace necesario un enfoque diferente para
administrar los tiempos rectores.
En la actualidad las empresas cuentan con muchas herramientas tecnolgicas que
permiten acortar los tiempos de entrega y dar una respuesta oportuna al cliente
debido a que estos son cada vez ms sensibles al tiempo.
El Valor en el Tiempo Rector
Lo ideal es que la empresas tengan un tiempo rector cero, que sus inventarios
sean lo ms bajos posibles y que puedan alcanzar un nivel muy alto de servicio al
cliente, pero en la realidad esto es algo muy difcil debido a lo costoso en trminos
de capacidad y servicio. Lo que se ha de pretender es que se replanteen todas
aquellas actividades que me generan costo al producto y no me agregan valor al
mismo y de esta forma comenzar a reducir los tiempos rectores.
El autor nos pone varios ejemplos en los que se muestra que se tienen que
romper los esquemas con los que se ha venido trabajando y comenzar hacer las
cosas de una forma diferente que se diferencie de la competencia, reduciendo los
costos y los tiempos de entrega que el cliente necesita. En el primer caso nos
muestra como una empresa que est en el sector de la moda viene trabajando de
la misma forma como siempre lo ha hecho, dejando de recibir las utilidades que
lograra al ser realmente eficiente en sus procesos, reduciendo los tiempos
rectores de Diseo y manufactura. El caso de Benetton en el que se logra reducir
su ciclo total a 4 semanas desde el punto de demanda hasta la fbrica.
Actualmente los mercados son muy voltiles por lo cual las tcnicas de estimacin
de la demandas a travs de pronsticos son muy deficientes y por lo general
conllevan al error. Se estima que la exactitud del pronstico puede ser inferior al
50%, presentando numerosas fallas en el suministro por los frecuentes cambios
en los requerimientos.


Despachos desde Almacenes y Distribucin.
El autor nos ilustra a travs de un ejemplo de una empresa que distribuye Partes o
piezas para los ingenieros de servicio y se crea un canal para atender los pedidos
urgentes para reparacin. Se parte del hecho que son urgentes y se suponen
tiempos rectores son de 24 horas para terminar la reparacin. El canal de pedidos
urgentes aumento la proporcin de piezas despachadas hasta el 60%, entregando
las partes en 24 horas.
Pero lo que realmente ocurra era que el 70% de las partes despachadas
permanecan sin montaren promedio 7 das despus de haberse recibido. Esto
ocasionaba que realmente se afectaran a los clientes que requeran un servicio
inmediato y necesitaban las partes que quedaban agotadas en el inventario.
Vemos como en todos los casos hay oportunidades para reducir los costos y
mejorar el servicio a los clientes mediante una estrategia de administracin de los
tiempos rectores.
Las nuevas tecnologas de informacin han permitido el aumento de la velocidad
de respuesta al cliente, sin embargo no es suficiente tener las herramientas si no
se utilizan de la mejor forma.
Para una adecuada estrategia de administracin de tiempos rectores es
fundamental ver la administracin del tiempo como un aspecto estratgico para la
empresa y medir y evaluar la eficiencia de las operaciones y actividades en el
tiempo total del negocio.
Habitualmente, en las empresas encontramos conflictos entre reas de
funcionamiento como lo son mercadotecnia, ventas, manufactura y distribucin, ya
que cada quien ejerce sus propias funciones desconociendo que hacen parte de
una cadena que al final llevara a satisfacer o no las necesidades del cliente.
Una estrategia logstica cuenta con tres objetivos: reduccin de costos, reduccin
de tiempo y capital y mejora del servicio al cliente.
El Efecto del Tiempo Rector
Es importante tener en cuenta que el resultado de combinar un mtodo de control
de inventario y un tiempo rector, puede reducir el inventario promedio en un 50%,
luego es importante analizar detalladamente y tener en cuenta la trascendencia de
los tiempos rectores para el desempeo y su efecto total en el negocio pues de
estos depende que la compaa maximice el valor de sus activos y pueda ofrecer
un servicio ptimo a sus clientes.
En la siguiente grfica se puede evidenciar como una compaa puede agregar
costo y tiempo a sus procesos sin agregar valor significativo. Pueden seguirse dos
caminos:
1. Eficiencia en el tiempo total de produccin.
2. Eficiencia en el proceso
La realidad es que la mayor parte del tiempo se agrega ms costo que valor, sin
embargo existen herramientas de anlisis que permiten identificar oportunidades
que permitan reducir costos, aumentar eficiencia, elevar calidad y aumentar los
estndares de servicio al cliente.
Es necesario visualizar el tiempo rector en conjunto y en una visin ampliada de la
empresa como un sistema total y trabajar con el objetivo de reducir los tiempos de
produccin total como de proceso. Sin embargo en la realidad, las organizaciones
no hacen esto con rapidez. Las razones para ello parecen ser cuatro:
* Falta de control dentro del proceso. Falta de comprensin de las consecuencias
hacia arriba y hacia abajo.
* Las iniciativas de mejora son funcionales y rara vez reflejan el costo total del
sistema.
* Institucionalizacin de los mrgenes de proteccin adicionales a los tiempos
rectores.
* Se establecen tiempos rectores con parmetros incuestionados.

La cadena del proceso
La cadena de suministro
La cadena del proceso
La cadena de suministro

Los anteriores factores y su combinacin generan un obstculo para la correcta
administracin estratgica de los tiempos rectores, adicional a ello que los
sistemas de informacin empresarial utilizan los tiempos rectores como
parmetros pero ninguno est diseado para medir, reducir o administrarlos.
El objetivo de un sistema que permita la administracin de los tiempos
rectores se evidencia, cuando es posible:
1. Medir la eficiencia de los tiempos rectores en toda la empresa.
2. Analizar los cambios que deben realizarse para obtener mejora en los
tiempos rectores.
Eficiencia en el Tiempo Total de Produccin
Al realizar un anlisis a un proceso productivo cualquiera, se pueden evidenciar,
procedimientos y actividades que realmente no son agregadoras de valor, sino por
el contrario son fuente de costo, as como intervalos de tiempo innecesarios, sin
embargo al determinar la eficiencia del proceso productivo es necesario tener en
cuenta las restricciones reales externas e internas, as como tambin medir el
grado de valor que agrega a la cadena de suministro. Existen segmentos
completos de la cadena de abastecimiento que no son agregadoras de valor y que
por el contrario solo suman costos y cargas administrativas que en definitiva son
contrarias a los requerimientos y exigencias de los clientes.
El indicador de la eficiencia de produccin total se calcula de la siguiente manera:
Eficiencia=Cobertura real-Cobertura en el modelo Cobertura real de la
cadena (das)
Eficiencia en el Proceso
El indicador de eficiencia del proceso debe verse como una medida absoluta y es
dependiente del grado de visibilidad desde el punto de vista de los clientes hasta
el inicio de la cadena de suministro. Teniendo en cuenta la oportunidad del uso de
sistemas de informacin de intercambio electrnico de datos, que permiten una
visualizacin prcticamente inmediata de lo que ocurre dentro de la cadena de
suministro, puede suponerse que cualquier ciclo del proceso representa una
ineficiencia. Un indicador de la eficiencia absoluta en el proceso puede
interpretarse como el tiempo de ciclo del proceso por ejemplo en das.
Conclusiones
El anlisis de estas dos medidas permite a la administracin de la compaa
identificar puntos crticos y tomar decisiones como la modificacin de actividades
puntuales o el rediseo total de la cadena de suministro.
La tecnologa de informacin y el acceso a sistemas de intercambio electrnico de
datos permiten monitorear y visualizar en tiempo real y en conjunto la cadena de
abastecimiento.
El tiempo en los negocios cada da cobra una mayor importancia y siempre existen
oportunidades de reducir costos y mejorar el servicio al cliente mediante una mejor
administracin de los tiempos rectores con base en mejoras graduales o rediseo
total de la cadena de suministro.
La visin estratgica y la administracin de los tiempos rectores desde el punto de
vista financiero y de mercado es una importante herramienta para obtener
ventajas competitivas.
Referencias
Donald J. Bowersox, David J. Closs, M. Bixby Cooper: Administracin y Logstica
en la Cadena de Suministro: Segunda edicin: McGraw-Hill Interamericana.
Ronald H. Ballou: Logstica: Administracin de la Cadena de Suministro: Quinta
edicin: Pearson.
Christopher Martin: Logstica de Aspectos estratgicos: Capitulo 9: Administracin
de Tiempos Rectores Estratgicos.