ACUERDO 42 DE 2002

(Octubre 31)

Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de
gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas,
se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y
26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN,
en ejercicio de las facultades que le confiere la Ley 80 de 1989, artculo 76 de la Ley
489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000, y

CONSIDERANDO
Que el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo General de la
Nacin y en su literal b) estipula: "Fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios
para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la
Nacin de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta
Directiva" ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999;
Que de acuerdo con lo sealado en el numeral 5 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002, es
un deber de cada servidor pblico custodiar y cuidar la documentacin e informacin que
por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga
acceso e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos.
As mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artculo 35 de la mencionada ley, est
prohibido a los servidores pblicos ocasionar dao o dar lugar a prdida de bienes,
elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus
funciones;
Que el artculo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la administracin
pblica y las empresas privadas que cumplen funciones pblicas debern elaborar
programas de gestin documental, en cuya aplicacin atendern los principios y procesos
archivsticos; el artculo 22 de la misma ley prev que la gestin de documentos dentro del
concepto de archivo total, comprende procesos tales como: La produccin o recepcin, la
distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los
documentos y su artculo 23, sobre formacin de archivos dispone que teniendo en cuenta
el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestin,
Archivos Centrales y Archivos Histricos;
Que el artculo 26 de la Ley 594 de 2000 seala que es obligacin de las entidades de la
administracin pblica elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio
de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases,
ACUERDA
Artculo 1. Objeto.Establecer los criterios que deben seguirse para la organizacin de
los archivos de gestin, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la
organizacin administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que
cumplen funciones pblicas, de acuerdo con los artculos 8 y 9 de la Ley 594 de 2000.
Artculo 2. Obligatoriedad de la organizacin de los archivos de gestin.
Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, debern organizar sus archivos de
gestin de conformidad con sus Tablas de Retencin Documental y en concordancia con
los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
Artculo 3. Conformacin de los archivos de gestin y responsabilidad de los jefes
de unidades administrativas.
Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la
Tabla de Retencin Documental aprobada, velar p or la conformacin, organizacin,
preservacin y control de los archivos de gestin, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivstica. El respectivo Jefe de la oficina ser el responsable de velar por la
organizacin, consulta, conservacin y custodia del archivo de gestin de su
dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad sealada en el numeral 5 de la Ley 734
de 2002 para todo servidor pblico.
Artculo 4. Criterios para la organizacin de archivos de gestin.
1. La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de Retencin
Documental debidamente aprobada.
2. La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa.
3. La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los
expedientes, los tipos documentales se ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar
el desarrollo de los trmites. El documento con la fecha ms antigua de produccin ser el
primer documento que se encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se
encontrar al final de la misma,
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y
subseries, estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y
control.
5. Las carpetas y dems unidades de conservacin se deben identificar, marcar y rotular
de tal forma que permita su ubicacin y recuperacin. Dicha informacin general ser:
Fondo, seccin, subseccin, serie, subserie, nmero de expediente, nmero de folios y
fechas extremas, nmero de carpeta y nmero de caja si fuere el caso.
6. Las transferencias primarias debern efectuarse de conformidad con lo estipulado en la
Tabla de Retencin Documental. Para ello se elaborar un plan de transferencias y se
seguir la metodologa y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo
central, diligenciando el formato nico de inventario, regulado por el Archivo General de la
Nacin.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarn as: Cdigo de la
dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, seccin, legajos
identificados con su nmero respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el
nmero que le corresponda, nmero consecutivo de caja, nmero de expedientes
extremos y fechas extremas de los mismos.
Pargrafo.
Los documentos de apoyo no se consignarn en la Tabla de Retencin Documental de las
dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia,
dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.
Artculo 5. Consulta de documentos.
La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de otras dependencias o
de los ciudadanos, deber efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera
que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas
debern ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en quien se
haya delegado esa facultad y slo se permitir cuando la informacin no tenga carcter de
reservado conforme a la Constitucin o a las leyes. En la correspondiente oficina se
llevar el registro de prstamo y de forma opcional una estadstica de consulta.
Artculo 6. Prstamo de documentos para trmites internos.
En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de
prstamo, la dependencia productora deber llevar un registro en el que se consigne la
fecha del prstamo, identificacin completa del expediente, nmero total de folios, nombre
y cargo de quien retira el expediente y trmino perentorio para su devolucin. Vencido el
plazo, el responsable de la dependencia productora deber hacer exigible su devolucin
inmediata.
Artculo 7. Inventario documental.
Las entidades de la Administracin Pblica adoptarn el Formato Unico de Inventario
Documental, junto con su instructivo, que a continuacin se regulan.
Instructivo Formato nico de Inventario Documental
1. Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la
documentacin que se va a transferir.
2. Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razn social de la entidad
que produjo o produce los documentos.
3. Unidad administrativa. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora.
4. Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce
y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias
Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracin de Fondos Acumulados, Fusin y
Supresin de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculacin,
traslado, desvinculacin.
6. Hoja nmero. Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrar el
total de hojas del inventario.
7. Registro de entrada. Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias
secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes
a la fecha de la entrada de la transferencia (ao, mes, da). En NT se anotar el nmero
de la transferencia.
8. Nmero de orden. Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente a
cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de
conservacin.
9. Cdigo. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10. Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre asignado a los
conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados
de un mismo rgano o sujeto productor corno consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusin y/o supresin
de entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de
conservacin. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos
tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos
documentos qu e guarden relacin con la misma funcin de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben
registrarse, en lo posible, en orden alfabtico.
11. Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita
(asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 1950-
1960. En el caso de una sola fecha se anotar esta. Cuando la documentacin no tenga
fecha se anotar s.f.
12. Unidad de conservacin. Se consignar el nmero asignado a cada unidad de
almacenamiento. En la columna "otro", se registrarn las unidades de conservacin
diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el nmero
correspondiente.
13. Nmero de folios. Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de
conservacin descrita.
14. Soporte. Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel:
Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrnicos (CD, DK, DVD), etc.
15. Frecuencia de consulta. Se debe consignar si la documentacin registra un ndice de
consulta alto, medio, bajo o ninguno. Para tal efecto, se tendrn en cuenta los controles y
registros de prstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacin. Esta
columna se diligenciar especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. Notas. Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las
columnas anteriores.
Para la documentacin ordenada numricamente, como actas, resoluciones,
memorandos, circulares, entre otros, se anotarn los siguientes datos: Faltantes, saltos
por error en la numeracin y/o repeticin del nmero consecutivo en diferentes
documentos.
Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: Circulares, actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografas o
cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe sealarse, en
primer lugar, el nmero de unidades anexas de cada tipo; ejemplo: Una hoja con 5
fotografas o 5 fotografas sueltas; luego, el nmero consecutivo (si lo tiene), ciudad,
fecha, asunto o terna de cada anexo.
Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas y
requerimientos tcnicos para la visualizacin y/o consulta de la informacin. Especificar
programas de sistematizacin de la informacin.
A los impresos se les asignar un nmero de folio y se registrar el nmero de pginas
que lo componen.
As mismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la documentacin
especificando el tipo de deterioro: Fsico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones,
dobleces y faltantes); qumico (oxidacin de tinta y soporte dbil) y biolgico (ataque de
hongos, insectos, roedores, etc.).
17. Elaborado por. Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de elaborar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. Entregado por. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. Recibido por. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de recibir el inventario, as como el lugar y la fecha en que se recibi.
Artculo 8.
El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin.