PROCESO ADMISIONES Y REGISTRO ACADMICO

Cdigo: CAR.01
CARACTERIZACIN DE PROCESO
ADMISIONES Y REGISTRO ACADMICO
Versin: 05

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Revis: Director de Admisiones y Registro Acadmico
Coordinador de Admisiones
Coordinador de Registro Acadmico
Aprob: Rector Fecha de aprobacin: Diciembre 03 de 2007
Resolucin N 1854



OBJETIVO
Garantizar que las actividades de admisin de aspirantes y de registro acadmico se realicen de forma oportuna y confiable de
acuerdo al calendario acadmico.
ALCANCE
Aplica a todas las actividades vinculadas a la admisin y registro acadmico de los estudiantes de la Universidad Industrial de
Santander.
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS BENEFICIARIOS

Internos:
Profesores
Consejos Acadmico y
Superior
Consejos de Facultad
Consejos de Escuela
Secretaria General
Estudiantes
Unidades Acadmicas
(Escuelas)
Todos los procesos


Externos:
Aspirantes
ICFES

Solicitudes de colegios
Fecha de presentacin del
examen ICFES
Solicitud del aspirante
Registro ICFES
Solicitud de transferencias
Solicitud de reservas de
cupos
Solicitudes de los
estudiantes
Informacin de las
Escuelas
Informacin del proceso
Informacin de auditoras
Solicitudes acadmicas
Calendario Acadmico
Polticas/objetivos/
Acuerdos
Matriz de identificacin de
peligros y valoracin de
riesgos y determinacin de
controles

Planear:
Planeacin detallada de las actividades de
divulgacin de los Programas
Acadmicos.
Identificar y gestionar los peligros y
riesgos asociados a las actividades.
Identificar y gestionar los aspectos e
impactos ambientales asociados a las
actividades.

Hacer:
Divulgacin de los Programas
Acadmicos de Pregrado Presencial
Seleccin e Ingreso de aspirantes
Expedicin de Certificados
Cancelacin de Matrculas
Expedicin de Certificados
Registro de Calificaciones
Trmites de solicitudes estudiantiles
Implementar controles nuevos o
modificados.


Aspirantes
Cronograma de
actividades de divulgacin
Listado de admitidos y no
admitidos
Estadsticas generales
Certificados
Reporte de trabajo de
grado
Reporte de estudiantes
de intercambio
Aprobacin de solicitudes
de los estudiantes
Acciones correctivas,
preventivas y de
mejoramiento.
Informe de desempeo
del proceso.
Acciones aplicadas
eficazmente.
Controles operacionales
implementados

Internos:
Estudiantes UIS
Unidades Acadmicas
(Escuelas)
Todos los Procesos
Comunidad
Universitaria
Talento Humano-
Gestin SYSO
Gestin Ambiental


Externos :
Estudiantes de once
grado
Aspirantes
Admitidos
Estudiantes de otras
universidades
Acudientes de los
Estudiantes
Entidades Externas

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Matriz de identificacin de
aspectos e impactos
ambientales
Matriz de requisitos legales
Programa de Gestin
SYSO
Programa de Gestin
Ambiental
Plan de emergencias




Difundir y conocer el plan de emergencia.
Ejecutar las actividades establecidas en
los programas de gestin y proyectos del
Sistema de Gestin Integrado.
Desarrollar acciones tendientes a cumplir
con las polticas, objetivos, acuerdos y
lineamientos institucionales del Sistema
de Gestin Integrado.
Dar cumplimiento a los requisitos legales.


Verificar:
Medir el desempeo del proceso
mediante indicadores de gestin y
actividades de seguimiento

Actuar:
Mejorar continuamente el proceso
mediante la aplicacin de acciones
correctivas, preventivas y de mejora






Matriz de identificacin
de peligros, valoracin de
riesgos y determinacin
de controles actualizada
Personal capacitado para
respuesta ante
emergencias
Matriz de identificacin
de aspectos y valoracin
impactos ambientales
actualizada
Requisitos legales
aplicados
Matriz de requisitos
legales actualizada
Actividades ejecutadas en
cumplimiento de las
polticas, objetivos y
lineamientos del Sistema
de Gestin Integrado.

Visitantes
Contratistas


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RECURSOS RESPONSABLES REQUISITOS
MEDICIN DEL
PROCESO
(Indicadores)


Recursos fsicos:
Equipos de oficina
Medios de comunicacin

Software:
Sistema de Informacin
Acadmico









Lder del proceso:
Director de Admisiones y Registro Acadmico


Colaboradores:
Coordinador de Admisiones
Auxiliares de Admisiones (2)
Secretaria de Admisiones y Registro
Acadmico
Auxiliar de Admisiones y Registro Acadmico
Profesional de Sistemas adscrito a la
Direccin de Admisiones y Registro
Acadmico
Profesional de Servicios de Informacin
adscrito a la Direccin de Admisiones y
Registro Acadmico
Coordinador de Registro Acadmico
Auxiliares de Registro Acadmico (2)
Auxiliares de Certificados (2)
Secretaria de Admisiones y Registro
Acadmico
Auxiliar de admisiones y Registro Acadmico
Auxiliar de Archivo


Comit:
Comit de Admisiones



Beneficiario:
Informacin oportuna y confiable
Eficacia en el desarrollo de las diferentes
actividades
Ver hoja de vida de los
indicadores


Legales y reglamentarios:
Ley 115 de 1994
Decreto 644 de abril 16 del 2001
Ley 30 del 28 de diciembre de 1992
Por el cual se organiza el servicio pblico de la
Educacin Superior, del Congreso de la Repblica
Ley 1084 de 2006 del Congreso de la Repblica


De Organizacin:
Reglamento Acadmico UIS. (Teniendo en cuenta
los respectivos acuerdos y resoluciones que lo
modifican).
Calendario Acadmico UIS.
Acuerdo 046 de 2000 (Abril 25) del Consejo
Acadmico.
Acuerdo 010 de 2007 (Enero 30) del Consejo
Acadmico.
Acuerdo 229 de agosto 19 de 2008 del Consejo
Acadmico

Ver Matriz de Interrelacin de Requisitos MDI. 01

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SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL
PROCESO
REGISTROS DEL PROCESO DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Reuniones peridicas con lo miembros del grupo
primario del proceso.
Seguimiento a las encuestas de satisfaccin
Seguimiento a los Indicadores
Auditoras internas
Ver Listado Maestro de Registros. Ver Listado Maestro de Documentos Internos





CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN FECHA DE APROBACIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
01 Diciembre 03 de 2007 Creacin del Documento
02 Octubre 30 de 2008 Cambio de Requisitos, Actualizacin de Actividades y Salidas
03 Marzo 11 de 2009 Cambios en el alcance
04 Julio 30 de 2010
Eliminacin de la norma NTC-GP 1000:2004 de los Requisitos y se dej ver Matriz de Interrelacin de Requisitos
MDI.01
05 Mayo 16 de 2012
Clasificacin de los proveedores y beneficiarios en internos y externos, se organizan las actividades mediante el ciclo
PHVA y se incluyen actividades del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestin Ambiental.