ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 1

Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

Descripcin:
Adems de conocer conceptos relacionados con Administracin Documental en la
Archivstica, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.

Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, as como los conceptos de la
Administracin Documental en la Archivstica, es momento que usted emplee los
conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes
procesos de un contexto laboral, a travs del siguiente ejercicio:
Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una
oficina que se encargue especficamente de la clasificacin documental, de acuerdo a las
reas que constituyan la empresa.
La empresa que se toma es una oficina de recursos humanos, con lo que corresponde en
el manejo del personal que labora, al manejo de todo tipo de documentos por lo tanto se
tiene que tener un archivo con todos los datos y documentos de dicha rea,
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad
cercana a la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la empresa
determine los siguientes aspectos:
Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el primer contenido
de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccion, acerca
de cmo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la
normatividad vigente.
Funciones:
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal
manera que el documento apoye la comunicacin empresarial y permita la fluidez de la
informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan Son:
Control: Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado a: La
Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del rea. La
seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin documental, La
definicin de la Informacin contenida en los formatos y su uso. La disposicin


final del documento. La definicin de uso, manejo y cantidad de copias generadas
por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores
documentales.
Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de
mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del
documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido guardada la
informacin y el lugar en el cual se conserva la informacin documental. Es decir,
que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino
tambin las condiciones que hace que ste se preserve. Segn la clase de
documentos pueden tener cierto tiempo segn las reglas de cada empresa como
en este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones,
primas. Personal de nomina, personal de contrato y la informacin en medios
magntico.
Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los
documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas
especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas condiciones tcnicas, con
el fin de que sus caractersticas no se pierdan o se deterioren; adems de facilitar
su consulta en la gestin administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones
de tipo social, jurdico, poltico, histrico y cultural dependiendo el tipo de
empresa que se maneje. En la empresa se maneja informacin muy valiosa donde
clientes internos presenta su hoja de vida con toda su informacin que esto debe
es reservado y se tiene una tica como profesional con respeto y algo confidencial.

Descarte de documentos (comit) En algn momento dado, todo archivo desiste
de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los aos, ya
que empiezan a perder sus condiciones fsicas y su importancia textual. Los
documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso,
deben ser desalojados del lugar en el cual se haban archivado y conservado, pero
no se puede proceder por slo insinuacin de la persona encargada sino que debe
sujetarse a la normatividad, segn el tiempo que lleven en el lugar y la revisin de
sus tablas de retencin. Segn el acuerdo 006 de 1996, el comit archivstico
asignado por el Archivo General de la Nacin, interviene y toma la decisin de
descarte de documentos, soportndola con actas que justifiquen la actuacin. Sin
embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente son
cinco aos, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo hasta
diez aos.




Recuperacin de la Informacin:
Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploracin de bases
de datos, palabras claves, actas, registros, guas, catlogos, ndices o
indicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea efectiva la
recuperacin de la informacin se acude a la bsqueda detallada de
informacin en los medios fsicos o electrnicos que pueden ser
claves en la indagacin. No obstante, se pueden encontrar dos
resultados:

El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran
nmero de datos genricos que no son relevantes frente a lo que
deseamos encontrar.
Silencio Documental: Se puede definir como la falta de informacin o
hallazgos mnimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque
posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de
guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser
encontrados.
Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo contenido de
estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los archivos. Tome apuntes cuando est
desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la informacin obtenida de
la actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.
CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas que
presentan la tabla de retencin documental, es decir, archivo de gestin, central y la
disposicin final.
Segn la Organizacin
De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la entidad.
Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la documentacin
de la organizacin.
Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organizacin. Es decir, es independiente de todo proceso archivstico.
Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depsito de informacin lo
lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.


Archivo descentralizado con control centralizado: Este depsito de archivo se maneja de
acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un archivo descentralizado,
el cual se maneja y depende del archivo central.
Segn su Uso El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada
una de las etapas documentales, segn a los requerimientos de la organizacin:
Archivo activo: Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o
aos anteriores que se encuentren en proceso de tramitacin como: historias
laborales, resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en
el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de
conservacin y consulta permanente.
Archivo semi activo: Son los documentos que varan en su periodo de
conservacin y su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el
periodo de conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales,
comerciales o histricas. Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los
archivos activos ya que los dems documentos los maneja en archivo central.
Segn su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las
cuales se explicarn a continuacin:
Archivo de gestin: Es toda la documentacin que se encuentra depositada y est
sujeta a consulta administrativa por toda la organizacin.
Archivo central: Es la agrupacin de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestin de cada dependencia respectiva; su consulta no es
tan frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histrico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservacin permanente.
Segn su Naturaleza: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el
proceso de archivo.
Archivo pblico: Es todo documento que pertenece a las entidades pblicas.
Archivo privado de inters pblico: Son aquellos documentos que por su valor
histrico, investigativo, cientfico o cultural son de inters pblico.
Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurdicas.