Procedimiento de Inspecciones Planeadas e Inopinadas
1. OBJETO Establecer los estndares para la planificacin, ejecucin y seguimiento de inspecciones de seguridad planeadas e informales. 2. ALCANCE Aplica para todas las reas de la empresa, tanto operativas como administrativas.
3.- DEFINICIONES
Condicin Insegura (Subestndares/No-conformidad): Cualquier desviacin o no cumplimiento respecto a las normas o requisitos establecidos y aceptados para lograr mantener la marcha de los procesos productivos, con un nivel de prdidas mnimas.
Accin Preventiva: Es aquella accin tomada para eliminar las causas de las potenciales Condiciones Inseguras, Subestndares o No-conformidades.
Accin Correctiva: Es aquella accin tomada para eliminar las causas de las Condiciones Subestndares o No-conformidades.
4.- ASPECTOS CRTICOS DE LAS INSPECCIONES
Existe una gran diferencia entre VER las condiciones fsicas y de funcionamiento operacional que presenta E-M-A y OBSERVAR con actitud inquisitiva e imaginacin objetiva cualquier anormalidad.
...constituye esto un peligro?, ...el trabajo se est realizando segn la calidad requerida? ...qu podra ocurrir?
5.- MODELO PARA LA EJECUCIN DE INSPECCIONES
5.1 CLASES DE INSPECCIN
La deteccin, anlisis, evaluacin y eliminacin de las condiciones inseguras,
Pgina 2 de 5 subestndares o no conformidades, puede ser llevada a cabo a travs de dos clases de inspecciones, a saber:
5.1.1 INSPECCIONES INFORMALES
Se trata simplemente de la preocupacin que demuestra la gente al realizar sus actividades normales. Los trabajadores tienen una responsabilidad en comunicar los defectos y las condiciones subestndares, ellos son los primeros en ver las cosas que ocurren, por lo cual pueden a llegar a ser muy eficaces en la identificacin de potenciales de prdidas. Un enfoque muy positivo es que los trabajadores que detectan condiciones subestndares o no conformidades deben tomar las medidas de control a su alcance e informar a su jefatura directa para que ella tome las acciones definitivas.
Es una actividad que efecta de modo natural y constante la supervisin de operaciones y los trabajadores al mismo tiempo que desarrolla su trabajo habitual, en este tipo de inspecciones se detecta lo que "salta a la vista", esto es lo que cae dentro de su campo visual y resalta en su camino, recorrido o lugar de trabajo.
5.1.2 INSPECCIONES PLANEADAS
Es una actividad operativa que se realiza de modo sistemtico y permanente, con el fin de detectar, analizar y controlar los riesgos incorporados a las reas (medio ambiente, iluminacin, ventilacin, ruido), Equipos/Maquinarias (componentes; partes de estructuras daadas, partes sospechosas de falla interna, partes mal montadas o soportadas, partes con falta de lubricacin, controles e indicadores de posicin/operacin, partes de fuentes de potencia, componentes sustituidos o modificados, derrames y manchas de fluidos, partes con signos de fugas o filtraciones), Materiales/Insumos (materias primas, instalaciones de sustancias peligrosas, explosivos), como as tambin Evaluaciones de Orden y Aseo, Inspecciones originados por Organismos Fiscalizadores de Salud y Ambiente que pueden afectar el funcionamiento de los procesos productivos, comprometiendo los resultados.
Las Inspecciones Planeadas pueden tomar las siguientes formas:
A. INSPECCIONES PLANEADAS GENERALES Es un recorrido planificado a travs de un rea completa, con un enfoque amplio e integral. Los supervisores/trabajadores que participan
Pgina 3 de 5 miran todo y cada cosa para buscar exposiciones a prdidas, dedicando total atencin a la inspeccin. (No se realiza como algo adicional al trabajo operacional que se ejecuta). Se utilizan listas de verificacin para garantizar que se puede realizar una inspeccin completa; dentro de este tipo de inspecciones se encuentran las de Orden y Aseo.
B. INSPECCIONES PLANEADAS ESPECFICAS Son las inspecciones en las que intervienen varios niveles de la administracin, tanto operativa como de asesora. Los encargados de este tipo de inspecciones pueden ser encargados especialistas como ser: de control de calidad, de ambiente, mecnicos, elctricos, especialista en seguros, etc. Uno de sus mejores usos consiste en el control peridico de las condiciones fsicas y de funcionamiento operacional, durante los cuales ellos evalan las condiciones reales y de ser necesario tomar medidas de control inmediatas.
5.2 ETAPAS DE LA INSPECCIN
Aunque existen varios tipos de inspecciones. El procedimiento es similar para todas. Las etapas son: planear, preparar, ejecutar, registrar, adoptar acciones de seguimiento. Estas se aplican en diferente grado, de acuerdo al tipo de inspecciones.
5.2.1 PLANEAMIENTO
El apoyo que presta el INVENTARIO DE TEMS CRTICOS es fundamental para el desarrollo de la actividad, considerando que entrega orientacin sobre qu reas, Equipos/Maquinarias y Materiales/Insumos requieren mayor atencin, en funcin del valor esperado de la prdida que podran generar ciertos riesgos asociados a estos tems crticos.
En general se debiera considerar el siguiente criterio para determinar la frecuencia de las inspecciones: tems Sper Crticos: Atencin inmediata y control sistemtico. tems Altamente Crticos: Atencin permanente. tems Moderadamente Crticos: Atencin mensual. La asignacin de un estndar o norma a la ejecucin de las inspecciones debiera considerar, a su vez los siguientes aspectos:
* Verificar la cantidad de inspecciones que corresponder a cada miembro de la lnea de mando. * Definir los requisitos de calidad que se impondrn a estas inspecciones.
Pgina 4 de 5 * Especificar las exigencias de registros, reporte y seguimiento que sern aplicados sobre las condiciones subestndares o no conformidades que se detecten, en funcin del riesgo que interesan a las operaciones. Todo lo anterior debiera traducirse en un programa calendarizado (matriz) de las inspecciones planeadas.
5.2.2 PREPARACIN
La estructura de cartillas de inspeccin o "Check list" juegan un papel fundamental en la deteccin de condiciones subestndares o no conformidades en terreno, toda vez que entregan una orientacin sobre todos los aspectos crticos que no deben pasarse por alto. Es importante que las cartillas de inspeccin de reas, equipos/maquinarias, materiales/insumos crticos establezcan los estndares que ellos deben cumplir para un correcto funcionamiento. Etapas bsicas de la preparacin:
* Revisin de informes de inspecciones anteriores y otros antecedentes disponibles: - Informes de especialistas: inspecciones planeadas, investigacin de accidentes, protocolos de recepcin, etc. - Ordenes de trabajo. - Informes de novedades.
* Preparacin y/o complementacin de cartillas de verificacin que utilizar en la inspeccin (check list): - Listas que sern requeridas. - Estndar a verificar. - Aspectos crticos que no deben pasarse por alto. * Decisin de la oportunidad de la inspeccin y de los requerimientos de asesora para llevarla a cabo.
5.2.3 EJECUCIN
El hecho que las inspecciones estn bsicamente orientadas a detectar Condiciones Subestndares o No-conformidades, no libera a la supervisin de aplicar medidas sobre los actos subestndares que pueden estar co-existiendo con esas condiciones.
El registro y reporte de la inspeccin realizada, es el medio con que cuenta la lnea de supervisin y trabajadores para retroalimentar el sistema de control administrativo-operativo con informacin relevante y
Pgina 5 de 5 permitir el seguimiento a la efectividad del control aplicado sobre los riesgos.
La tarea de registrar y reportar inspecciones no debe transformarse en una carga difcil de sobrellevar; si as ocurriera, significa que ser necesario revisar lo adecuado del sistema burocrtico que se ha establecido (formularios y flujos de la informacin).
5.2.4 REGISTROS
El Informe de la inspeccin debiera consistir, fundamentalmente, en: * Especificacin de las condiciones subestndares o no conformidades que se detectaron. * Clasificacin del riesgo en cada caso. * Definicin de los factores de trabajo que estn comprometidos en la generacin de las condiciones subestndares o no conformidades detectadas. * Medidas preventivas o correctivas de control requeridas. * Indicacin de la accin tomada por el supervisor. * Aprobacin de la inspeccin por el jefe superior del supervisor/trabajador que la ejecut.
5.2.5 SEGUIMIENTO
Cualquiera sea el tipo de inspeccin que realice la supervisin/trabajador, si no hay seguimiento sobre los compromisos acordados, es imposible comprobar si las medidas de control fueron puestas en prctica y lograron el control requerido sobre el riesgo ya identificado.
5.2.6 EVALUACIN
La evaluacin o auditoria interna del programa de inspecciones planeadas es un mecanismo esencial para producir el mejoramiento de la actuacin directiva/operativa en estas actividades y hacer rentable el tiempo que dedican a ellas.
6.- PREPARACIN, REVISIN Y APROBACIN
La preparacin de las listas de verificacin ser de responsabilidad de los encargados de la Inspecciones Planeadas segn programa, el cual ser revisado y aprobado por el Jefe Directo del rea respectiva.