PROCEDURA

GENERALA
ANALIZA CERERILOR, OFERTLOR I
CONTRACTELOR

EXEMPLAR CONTROLAT DA

NU

Avertisment: Documentul de fata este proprietatea Laboratorului de diagnostic si

investigare in sanatate publica a directiei de Sanatate Publica jud. Sibiu.
Reproducerea si difuzarea documentului este in exclusivitate dreptul
laboratorului Directiei de Sanatate Publica jud. Sibiu. Copiile sunt numerotate
si controlate.

F PG 4.3. 01
2011

Editia: 01

Revizia 0/Mai

PROCEDURA GENERALA
ANALIZA CERERILOR, OFERTELOR
I CONTRACTELOR

Exemplar nr.
Editia: 01
Revizia 0/30.05.2011
Pagina 1 din 15

COD PG 4.4.

INDICATORUL
REVIZIILOR
Editia /
revizia

01/0

Capitolu
l
Subcapitol
ul
adaugat

F PG 4.3. 02

Numerel
e
paginilor
- adaugate
modificate

Revizuit
Nume,
Prenume,
Semnatur
a
RMC
Munteanu
Lilian

Editia: 01

Aprobat
Nume,
prenume,
semnatur
a
dir.
Dr.Gabriel
Budesc

Data
Aplicari
i
30 Mai
2011

Numarul
si data
listei de
difuzare
2/30 Mai
2011

Revizia 0/Mai 2011

PROCEDURA GENERALA
ANALIZA CERERILOR, OFERTELOR
I CONTRACTELOR

Exemplar nr.
Editia: 01
Revizia 0/30.05.2011
Pagina 2 din 15

COD PG 4.4.

CUPRINS
LABORATOR IGIENA RADIATIILOR ................................................................................................................................. 1
INDICATORUL REVIZIILOR ................................................................................................................................................ 1
1
SCOP ................................................................................................................................................................................. 3
2
DOMENIUL DE APLICARE ........................................................................................................................................... 3
3
DOCUMENTE DE REFERINTA ..................................................................................................................................... 3
4
DEFINITII I ABREVIERI.............................................................................................................................................. 3
4.1
Termeni si definitii .................................................................................................................................................... 3
4.2
Abrevieri.................................................................................................................................................................... 3
5
DESCRIEREA ACTIVITATII ......................................................................................................................................... 3
5.1
Oferta de servicii a laboratorului .............................................................................................................................. 3
5.2
Analiza cererii ........................................................................................................................................................... 3
5.3
Comenzi interne ........................................................................................................................................................ 4
5.4
Comenzi externe ........................................................................................................................................................ 4
5.5
Contractele de analiza ............................................................................................................................................... 4
6
RESPONSABILITATI ...................................................................................................................................................... 5
6.1
Directorul .................................................................................................................................................................. 5
6.2
eful de laborator ...................................................................................................................................................... 5
7
NREGISTRARI ............................................................................................................................................................... 5
8
ANEXE .............................................................................................................................................................................. 5
8.1
Anexa nr. 1 Lista oficiala de analize cod F PG 4.4. 01.............................................................................. 6
8.2
Anexa nr. 2 Model Fisa de analiza a contractului cod F PG 4.4. 02 ....................................................... 12
8.3
Anexa nr. 3 Model Fisa de analiza a capabilitatii laboratorului cod F PG 4.4. 03................................... 1
8.4
Anexa nr. 4 Model Caiet analize solicitate care nu se pot efectua ...................................................................... 1
cod C 4.4. 01...................................................................................................................................................................... 1
8.5
Anexa nr. 5 Model - Registrul comenzi externe cod R 4.4. 01......................................................................... 1

PROCEDURA GENERALA
ANALIZA CERERILOR, OFERTELOR
I CONTRACTELOR

Exemplar nr.
Editia: 01
Revizia 0/30.05.2011
Pagina 3 din 15

COD PG 4.4.

1
Procedura descrie activitatea desfasurata de laborator pentru analiza continutului si
SCOP
a
posibilitatilor de realizare a analizelor solicitate prin cererii, la emiterea de oferte sau
ncheierea de contracte de analiza.
2

DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se aplica de catre seful de laborator sau loctiitorul acestuia atunci
cand primesc cereri, emit oferte sau ncheie contracte pentru analize.
3

DOCUMENTE DE REFERINTA
Manualul calitatii laboratorului cod MC 01
Standardul SR EN ISO/CEI 17025:2005. Cerinte generale pentru competenta
laboratoarelor de ncercari si etalonari.
SR EN ISO 9000. Sisteme de management al calitatii Principii fundamentale si
vocabular
4

DEFINITII I ABREVIERI

4.1 Termeni si definitii

Termenii utilizati n prezenta procedura si definirea acestora se face conform
documentelor de referinta de la pct. 3.
4.2 Abrevieri
DSP Directia de Sanatate Publica
5

DESCRIEREA ACTIVITATII

5.1 Oferta de servicii a laboratorului

Pentru analizele cuprinse n Lista ofciala, Cod F PG 4.4. 01, prezentata in
anexa nr1, laboratorul poseda documentatia, dotarea (echipamente, reactivi, conditii de
mediu) si personal calificat.
eful de laborator ntocmeste oferte de analiza conforme cu lista ofciala de analize
a DSP
Ofertele sunt aprobate de catre directorul general si transmise potentialilor clienti.
n unele situatii se primesc solicitari de executare a anumitor analize din partea
unor institutii, societati, persoane fizice. eful de laborator analizeaza solicitarea si
transmite n scris oferta. O copie a
ofertei este pastrata de seful de laborator.
Actualizarea listei ofciale de analize se face anual, n urma analizei efectuate de
management, unde se iau n calcul:
analiza cererilor din anul precedent:
cate dintre cereri au putut fi onorate si cate au fost respinse, cauze de
respingere mbunatatirea capabilitatii laboratorului prin achizitionarea
de echipamente mai
performante sau introducerea de noi metode, parametrii n lucru
angajarea de personal
calificat
5.2 Analiza cererii
La baza efectuarii analizelor de catre laboratorul DSP sta Lista ofciala de analize.

PROCEDURA GENERALA
ANALIZA CERERILOR, OFERTELOR
I CONTRACTELOR

Exemplar nr.
Editia: 01
Revizia 0/30.05.2011
Pagina 4 din 15

COD PG 4.4.
eful de laborator analizeaza cererea, oferta sau contractul urmarind:
definirea clara si completa a cerintelor
beneficiarului existenta resurselor necesare
pentru efectuarea analizelor
posibilitatea aplicarii metodei solicitate pentru efectuarea analizelor

Sefii de compartimente stabilesc faptul ca labotratorul are resursele fizice, umane

si de informatii necesare pentru efectuarea incercarilor, si consemneaza in fisa de analiza a
capabilitatii cod F PG 4.4. 03.
Laboratorul a elaborat si actualizeaza anual lista ofciala de analize a DSP care
sta la baza analizei comenzilor sau contractelor.
Pentru analizele cuprinse n Lista ofciala, laboratorul poseda documentatia, dotarea
(echipamente, reactivi, conditii de mediu) si personal calificat.
5.3 Comenzi interne
Comenzile interne pentru laboratorul DSP Sibiu se constituie din:
planurile anuale de control al factorilor de mediu, al alimentelor, al
conditiilor de igiena din unitatile scolare si colectivitatile de copii, planul anual
de control epidemiologic a
igienei din unitatile sanitare, precum si pentru laboratorul de igiena radiatilor
nucleare
programul de activitate a inspectiei sanitare din DSP
programele nationale de sanatate pentru compartimentele de igiena
radiatilor, microbiologie, chimie sanitara si toxicologie
programe de analiza declansate de situatii speciale
Planurile anuale de control sunt ntocmite de catre compartimentele respective si
sunt aprobate de catre directorul general al DSP Sibiu. Planurile cuprind frecventa recoltarilor
si analizelor.
Aprobarea comenzii de analiza se face de catre seful de laborator direct pe procesul
verbal de
recoltare probe.
5.4 Comenzi externe
Comenzile externe se primesc de la diferite organizatii, societati comerciale sau
persoane fizice. La primirea comenzii de efectuare a analizelor sau la ncheierea
unui contract, seful de laborator
verifica corespondenta ntre continutul solicitarii si lista oficiala de analize.
eful de laborator verifca, de asemenea, daca:
cererile clientului sunt formulate
explicit obiectul comenzii este
identificat corect
denumirile analizelor sunt conform nomenclatorului de analize pe care
laboratorul este competent sa le execute
n cazul n care cererea nu este completa sau se solicita si alte analize decat cele
din oferta laboratorului, seful de laborator noteaza pe comanda analizele care se pot si care
nu se pot efectua si se ia legatura cu clientul pentru precizari.
La respingerea comenzii se nstiinteaza clientul n scris cu justificarea respingerii.
Daca din motive obiective (aparatura defecta, lipsa reactivi, etc.) anumite analize
din cadrul comenzii nu pot fi efectuate la timp, clientul este anuntat n scris. Totodata se
consemneaza n caietul de analize solicitate care nu se pot efectua cod C 4.4. 01 . Acest
caiet se va prezenta la analiza SC
efectuata de catre management pentru a se lua decizii referitor la posibilitatea efectuarii
acestor analize n cel mai scurt timp posibil .
La cererea acceptata se comunica clientului acceptul stabilindu-se data la care se va
transmite
buletinul de analiza.
Comenzile se nregistreaza n registrul de comenzi externe cod R 4.4. 01, model

prezentat n anexa nr.5 la procedura.

5.5 Contractele de analiza
Contractele pot fi ncheiate de catre compartimentele de igiena sau direct de catre
laborator.
eful de laborator ntocmeste anexa tehnica la contract, care cuprinde analizele ce se pot
efectua si cu ce

frecventa. Se va stabili de asemenea cine efectueaza prelevarea, unde si cand, data

primirii probelor, termenul de realizare, pretul analizelor si conditiile de plata.
Eventualele modificari ulterioare ale contractului se fac dupa o analiza prealabila si
comunicarea scrisa a posibilitatilor de realizare a activitatii.
Laboratorul ncheie contracte de analiza, dupa o analiza a posibilitatilor de
efectuare a
solicitarilor. Analiza se efectueaza de catre toti factorii implicati n realizarea contractului. n
acest sens RMC deschide o fisa de analiza a contractului cod F PG 4.4. 02, model
prezentat n anexa nr. 2 la prezenta procedura. Dupa completare, directorul mpreuna cu seful
de laborator decid asupra ncheierii contractului.
6

RESPONSABILITATI

6.1 Directorul
aproba contracte, comenzi, oferte
aproba lista ofciala de analize efectuate de
laborator aproba oferte de analize
6.2 eful de laborator
analizeaza cererea sau contractul sub aspectul posibilitatii efectuarii
analizelor solicitate si analizele care se pot efectua
comunica n scris eventualele modificari si observatii: neclaritati privind contractele
sau
comenzile, amanarea termenului de executare a analizelor din motive
justificate
analizeaza si actualizeaza anual lista ofciala de analize
7

NREGISTRARI
Lista oficiala de analize
Anexa la contract cu lista analizelor
Registrul comenzi externe
Comenzi de la clienti
Fisa de analiza a comenzii/contractului

8 ANEXE
Anexa nr. 1
Anexa nr. 2
Anexa nr. 3
Anexa nr. 4
Anexa nr. 5

Lista ofciala de analize cod F PG 4.4. 01

Model Fisa de analiza a contractului cod F PG 4.4. 02
Model Fisa de analiza a capabilitatii laboratorului cod F PG 4.4. 03
Model Caiet analize solicitate care nu se pot efectua cod C 4.4. 01
Model - Registrul comenzi externe cod R 4.4. 01