PROCUREMENT MANAGEMENT PLAN

< Kathy-learning >

KATHY
Kampus ITS Keputih Sukolilo
SURABAYA, 60111

COMPANY NAME
STREET ADDRESS
CITY, STATE ZIP CODE

16/04/2014

TABLE OF CONTENTS
INTRODUCTION.................................................................................................................................3
PROCUREMENT MANAGEMENT APPROACH......................................................................................3
PROCUREMENT DEFINITION.............................................................................................................3
TYPE OF CONTRACT TO BE USED.....................................................................................................4
PROCUREMENT RISKS......................................................................................................................4
PROCUREMENT RISK MANAGEMENT...............................................................................................4
COST DETERMINATION.....................................................................................................................5
STANDARDIZED PROCUREMENT DOCUMENTATION..........................................................................5
PROCUREMENT CONSTRAINTS.........................................................................................................6
CONTRACT APPROVAL PROCESS......................................................................................................6
DECISION CRITERIA..........................................................................................................................7
VENDOR MANAGEMENT...................................................................................................................7
PERFORMANCE METRICS FOR PROCUREMENT ACTIVITIES..............................................................8
KESEPAKATAN SPONSOR...................................................................................................................9

INTRODUCTION
Rencana Manajemen Pengadaan ini menetapkan kerangka kerja untuk proyek pengadaan ini.
Kathy akan menggunakan Rencana Manajemen Pengadaan untuk mengelola pengadaan
sepanjang hidup proyek dan akan diperbarui sebagai akuisisi yang membutuhkan perubahan.
Rencana ini mengidentifikasi dan mendefinisikan barang yang akan dibeli, jenis kontrak yang
akan digunakan untuk mendukung proyek ini, proses persetujuan kontrak, dan kriteria keputusan.
Pentingnya koordinasi kegiatan pengadaan, menetapkan kiriman kontrak perusahaan, dan metrik
dalam mengukur kegiatan pengadaan disertakan. Item lainnya termasuk dalam rencana
manajemen pengadaan meliputi: risiko pengadaan dan pertimbangan manajemen risiko
pengadaan; bagaimana biaya akan ditentukan; bagaimana standar dokumentasi pengadaan akan
digunakan; dan kendala pengadaan.

PROCUREMENT MANAGEMENT APPROACH

Manajer Proyek Kathy akan memberikan pengawasan dan manajemen untuk semua kegiatan
pengadaan dalam proyek ini. Manajer Proyek Kathy akan bekerja sama dengan tim proyek untuk
mengidentifikasi semua barang yang akan dibeli supaya berhasil menyelesaikan proyek. Kantor
Manajemen Proyek (PMO) kemudian akan meninjau daftar pengadaan sebelum mengirimkan
kontrak dan departemen pembelian. Kontrak dan departemen pembelian akan meninjau item
pengadaan, menentukan apakah hal ini menguntungkan untuk membuat atau membeli barangbarang, dan memulai seleksi vendor, pembelian dan proses kontrak.

PROCUREMENT DEFINITION
Pengadaan barang dan jasa menjadi faktor penting untuk penyelesaian proyek dan keberhasilan.
Berikut adalah daftar barang / jasa, deskripsi penggunaan barang / jasa, dan kapan barang/ jasa
itu dibutuhkan yang akan diserahkan ke departemen kontrak dan departemen pembelian:
Item/Service
Internet
Laptop
Listrik
Makanan dan Minuman
ATK
Hosting

Justification
Dibutuhkan untuk mencari infomasi dan untuk
mempermudah hubungan dengan para stakeholder
Dibutuhkan untuk melakukan proses pengerjaan
dokumen dan laporan secara digital
Dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan listrik
dalam proses pembuatan proyek
Dibutuhkan untuk menjamu perwakilan vendor
yang datang pada rapat rutin
Dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan dokumen
proyek dan pekerjaan anggota tim
Dibutuhkan untuk menempatkan website kathy
learning

Needed By
30 Maret 2014
14 Mei 2014
30 Maret 2014
29 Maret 2014
30 Maret 2014
14 Mei 2014

Berikut adalah daftar orang yang memiliki hak untuk melakukan persetujuan atas pengadaan
barang / jasa diatas :
Nama
Widya Mukti

Role
Project Manager

TYPE OF CONTRACT TO BE USED

No
1
2
3
4
5
6

Product
Internet
Laptop
Listrik
Makanan dan Minuman
ATK
Hosting

Contract Used
T& M Contract
Firm-fixed price
Firm-fixed price
Firm-fixed price
T& M Contract
T& M Contract

PROCUREMENT RISKS
Semua kegiatan pengadaan memiliki beberapa potensi risiko yang harus dikelola untuk
memastikan keberhasilan proyek. Sementara semua risiko akan dikelola sesuai dengan rencana
manajemen risiko proyek, ada risiko tertentu yang berkaitan khusus untuk pengadaan yang harus
dipertimbangkan:
-

Website tidak bisa diakses karena server down

Konflik kontrak dengan pihak vendor
Terjadi cyber crime yaitu hack
Adanya maintenance dari pihak hostinger
Terjadi gangguan pada fiber optik dari Telkom
Maintenance jaringan Telkom
Kenaikan pajak bea cukai dari produk ASUS
Keterlambatan pengiriman produk
Produk tidak sesuai dengan kriteria (kerusakan saat pengiriman)
Maintenance jaringan listrik PLN
Terjadi problem kabel listrik
Konsleting

PROCUREMENT RISK MANAGEMENT

Seperti yang dinyatakan sebelumnya , risiko proyek akan dikelola sesuai dengan rencana
manajemen risiko proyek . Namun, untuk risiko yang khusus berkaitan dengan pengadaan , harus
ada pertimbangan tambahan dan keterlibatan . Upaya pengadaan proyek melibatkan organisasi
eksternal dan berpotensi mempengaruhi hubungan bisnis saat ini dan masa depan serta rantai
pasokan internal dan manajemen operasi vendor . Karena sensitivitas hubungan ini dan operasi
4

tim proyek akan mencakup sponsor proyek dan perwakilan yang ditunjuk dari departemen
kontraktor dalam semua pertemuan proyek dan ulasan status.
Selain itu , keputusan apa pun mengenai tindakan pengadaan harus disetujui oleh sponsor proyek
atau , dalam ketidakhadirannya , Wakil Presiden Kontrak sebelum pelaksanaan. Setiap masalah
yang menyangkut tindakan pengadaan atau risiko baru diidentifikasi akan segera
dikomunikasikan ke titik departemen kontraktor proyek kontak serta sponsor proyek .

COST DETERMINATION
Untuk proyek ini kami akan mengeluarkan Request for Proposal (RFP) untuk meminta proposal
dari berbagai vendor yang menjelaskan bagaimana mereka akan memenuhi persyaratan dan
biaya untuk melakukannya. Semua proposal akan mencakup dukungan vendor untuk item (dari
daftar pengadaan barang / jasa diatas) serta biaya mulai dari awal dan akhir tahun. Vendor akan
menjelaskan bagaimana pekerjaan akan dilakukan, siapa yang akan melakukan pekerjaan,
pengalaman vendor dalam menyediakan barang-barang ini, testimonial pelanggan, latar belakang
dan resume karyawan melakukan pekerjaan, dan biaya yang terlibat. Selain itu, vendor akan
diminta untuk menyerahkan struktur rincian kerja (WBSs) dan jadwal kerja untuk menunjukkan
pemahaman mereka tentang pekerjaan yang harus dilakukan dan kemampuan mereka untuk
memenuhi jadwal proyek.
Semua informasi yang harus disertakan dalam setiap proposal sebagai usulan akan digunakan
sebagai dasar kriteria pilihan. Proposal yang menghilangkan informasi yang diminta atau berisi
informasi yang tidak lengkap akan dibuang dari pertimbangan.

STANDARDIZED PROCUREMENT DOCUMENTATION

Proses manajemen pengadaan terdiri dari banyak langkah serta pengelolaan berkelanjutan dari
semua kegiatan pengadaan dan kontrak. Untuk membantu dalam menyederhanakan tugas-tugas
ini, kita akan menggunakan dokumentasi standar untuk semua langkah dari proses manajemen
pengadaan. Dokumen-dokumen standar telah dikembangkan dan direvisi selama bertahun-tahun
dalam upaya untuk terus meningkatkan upaya pengadaan
Permintaan Standar Template Proposal untuk menyertakan
- Latar Belakang
- Proses Proposal dan jadwal
- Pedoman Proposal
- Format Proposal dan media
- Kriteria seleksi Sumber
- Bentuk Harga
- Pernyataan pekerjaan
- Syarat dan Ketentuan
formulir evaluasi pemilihan sumber internal
Perjanjian rahasia

 Maksud surat
kontrak harga tetap perusahaan
Formulir Audit Pengadaan
formulir evaluasi kinerja Pengadaan

PROCUREMENT CONSTRAINTS
Dalam proyek ini memiliki beberapa batasan dalam pelaksanaannya, batasan ini harus diketahui
oleh semua vendor unutk menentukan kemampuan mereka beroperasi dalam batasan proyek ini.
Kendala ini berlaku untuk beberapa area yang meliputi jadwal, biaya, ruang lingkup, sumber
daya, dan teknologi
Jadwal:
Jadwal dari proyek ini sudah pada waktunya dan tidak bisa diubah, sehingga vendor diminta
untuk melakukan pengadaan secara tepat waktu agar pelaksaan proyek tidak melewati waktu
yang disediakan
Biaya:
Anggaran proyek memiliki keterbatasan yang tinggi, sehingga rencana yang sedang dibangun
sangat tidak dapat diubah. Perubahan dalam anggaran akan dilakukan jika disetujui sesuai
kebijaksanaan manajemen.
Ruang Lingkup:
Semua kegiatan pengadaan dan penghargaan kontrak harus sesuai dengan lingkup proyek
yang disetujui. Setiap kegiatan pengadaan atau kontrak pekerjaan yang tidak mendukung
ruang lingkup proyek akan dianggap keluar dari ruang lingkup dan ditolak.
Sumber Daya:
Semua aktifitas pengadaan akan dilakukan oleh anggota yang telah ditentukkan, tidak ada
anggota tambahan yang akan di sewa untuk membantu proses pengadaan.

CONTRACT APPROVAL PROCESS

Dalam melakukan persetujuan kontrak, Kathy memiliki beberapa proses untuk melakukan
persetujuan. Proses tersebut adalah :
1. Melakukan pertemuan dengan vendor untuk menentukkan barang atau jasa yang
dibutuhkan untuk proyek
2. Melakukan analisis biaya pada produk atau jasa yang telah dipilih. Lalu dilakukan
perbandingan apabila produk atau jasa disediakan oleh internal dengan vendor yang ada.
3. Melakukan pembuatan daftar pembelian dari produk atau jasa dari vendor, dan
melakukan pengeiriman permohonan kontrak untuk pembelian kepada vendor
4. Setelah vendor menerima permohonan kontrak, mereka mengirimkan proposal mengenai
keterangan biaya yang akan dikirimkan beserta detail dari biaya nya.

5. Kathy melakukan review dari proposal yang masuk untuk mengetahui vendor yang akan
dipilih untuk melakukan kontrak berdasarkan kriteria yang telah ditentukkan oleh Kathy.
6. Setelah dipilih vendor yang dapat memenuhi kriteria, maka dilakukan pertemuan kembali
dengan vendor tersebut untuk penandatanganan kontrak kerja sama. Pertemua tersebut
akan dihadiri oleh Pemimpin dari vendor dan Project Manajer dari Kathy

DECISION CRITERIA
Untuk menentukkan kontrak pengadaan, Kathy memiliki kriteria untuk memilih vendor mana
yang dapat memenuhinya. Dengan adanya kriteria dapat diharapkan produk yang didatangkan
akan memiliki kualitas terbaik sehingga dapat mempermudah pengerjaa proyek. Berikut adalah
jenis kriteria yang dinilai oleh Kathy:
-

Kualitas Produk
Ketepatan Pengiriman Produk
Kualitas Dokumentasi
Biaya Pembuatan
Waktu Pembuatan
Biaya per Unit
Efesiensi Transaksi

Keputusan akhir akan dibuat berdasarkan kriteria ini serta sumber daya yang tersedia oleh
manajer proyrk.

VENDOR MANAGEMENT
Dalam melakukan manajemen dari vendor, Project Manager bertanggung jawab untuk mengelola
vendor yang bekerja sama dengan proyek. Maka dari itu Project Manager harus melakukan
pertemuan untuk menganalisa dan memastikkan performa dari vendor sesuai dengan perjanjian
yang telah dibuat. Tujuan dilakukannya pertemuan ini adalah untuk meninjau semua spesifikasi
semua produk yang dikirimkan serta untuk meninjau kualitas produk yang datang. Dengan
adanya pertemuan ini juga dapat menjawab pertanyaan mengenai produk yang menghambat
jalannya proyek dan juga bisa untuk meningkatkan hubungan yang baik antara Proyek Manajer
dengan Vendor.
.

PERFORMANCE METRICS FOR PROCUREMENT ACTIVITIES

Ukuran performa dari pengadaan proyek ini dapat diukur dengan metric dibawah ini, ukuran
ditentukan dengan angka skala 1 hingga 3. Skala 1 menunjukkan bahwa Tidak Puas, skala 2
menunjukkan bahwa Puas, dan skala 3 menunjukkan bahwa Sangat Puas. Untuk lebih jelasnya
dapat dilihat pada matrix berikut :
Vendor

Product
Quality

Hostinger.com
Telkom
Asus
PLN
SIDU
J-One

2
2
3
3
2
3

On
Documentation Development Development Cost Transactional
Time
Quality
Costs
Time
per
Efficiency
Delivery
Unit
3
2
3
3
3
2
3
2
3
2
3
3
2
3
2
3
2
3
3
3
2
3
2
3
3
2
3
2
2
2
2
2
2
3
2
3

KESEPAKATAN SPONSOR
Telah disetujui oleh Sponsor Proyek

___________________________________________
Eko Wahyu Tyas

Date:____________________