ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 3


LIGIA ORTIZ GARZON
Aprendiz


ROCIO DEL CARMEN CORENA ALFARO
Tutora



SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
2014
INTRODUCCION


La promulgacin de la Ley General de Archivos (594/2002) est
orientada bsicamente a racionalizar el trmite de los documentos de
la Administracin Pblica, promover la organizacin tcnica de los
archivos de gestin, garantizar la conservacin de los documentos
de valor histrico de las entidades oficiales y estimular la
conservacin y consulta de los archivos histricos.

En los tiempos actuales el manejo de la informacin es esencial
para todas las actividades y para el avance del conocimiento. En los
archivos se conserva parte significativa de ese creciente mundo de la
informacin, ya que en ellos quedan los registros no solo de los
hechos de la gestin pblica o privada, sino muchos datos que
genera la ciencia, la tcnica y el arte, motivo por el cual es
fundamental regular su organizacin.


Este mini-manual se constituye en una herramienta de apoyo y
consulta para que la Gestin Documental para la aplicacin de
la Tabla de Retencin Documental y organizacin de los
Archivos de Gestin (Archivo General de la Nacin: Ley 594 de
2000 Art. 24, Decreto 1382 de 1995, Acuerdo 039 de 2002,
Acuerdo 042 de 2002). Su contenido permite detallar la
metodologa para la identificacin y conformacin de las series y
subseries documentales; organizacin de los Archivos de
Gestin, teniendo en cuenta la ubicacin, clasificacin y
conformacin de expedientes; ordenacin y foliacin de los tipos
documentales en los expedientes; descripcin de cajas,
expedientes y carpetas; preparacin de la documentacin para
realizar las transferencias documentales y cmo diligenciar el
inventario documental para mantener un control permanente de
las series que conforman cada archivo.




CONCEPTOS BASICOS


TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL : Listado de
series con sus correspondientes Tipos documentales a
los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los de documentos.


TRANSFRENCIA DOCUMENTAL: Remisin de los
documentos del archivo de gestin al central , y de este
al histrico, de conformidad con las tablas de retencin y
valoracin documental vigentes.



ACTIVIDAD 3

Teniendo en cuenta la lectura de la actividad de contextualizacin,
realice en la herramienta ofimtica de su preferencia un mapa
conceptual en el cual se logre visualizar de manera ilustrativa los
siguientes aspectos:

1. Importancia de la aplicacin de las Transferencias
documentales.

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin.

Evitan la produccin y acumulacin irracional de documentos.

Aseguran y facilitan el control efectivo y ordenado de la
documentacin.

Solucionan a nivel fsico y funcional el problema de la acumulacin
de documentos en las dependencias e instituciones productoras.

2. La necesidad e implementacin de las Transferencias
en el archivo de gestin, central e histrico.


3. La preparacin fsica de los documentos.

MAPA CONCEPTUAL
CONCLUSIONES

Las Tablas de Retencin Documental son una herramienta para
mejorar la gestin documental de una entidad, sin embargo sino
existe previamente una buena organizacin de los documentos de
cualquier entidad, como un archivo real, ser muy difcil para la entidad
el manejo de las tablas de Retencin Documental de ah que sea
importante tener un orden en los diferentes archivos , ya que existe un
lugar para cada cosa .

En conclusin se observo que las transferencias documentales son un
proceso por el cual debe pasar el documento para llegar al lugar
donde sern conservados durante ms tiempo.

Adems es importante que todas las entidades realicen las
transferencias para aprovechar espacio y tener los documentos de
manera organizada, e importante recalcar que para este proceso
tomamos como base las tablas de retencin documental.



BIBLIOGRAFIA


s.n.) Procesos Archivsticos. (Video). Tomado
dehttps://www.youtube.com/watch?v=8S6WbeqZnYw
Enlace - Mini manual. Tablas de Retencin y Transferencias
Documentales.
Este documento es un manual donde indica cmo se realizan las Tablas de
Retencin Documental y las Transferencias Documentales.
cdim.esap.edu.co
www.sgc.gov.co/Intranet/.../INSTRUCITVO-DE-TRANSFERENCIA.asp..