SAP BO. SAP Business One.

Como poner un almacn default

para cada una de nuestras sucursales

Como es de todos sabido SAP Business One cuenta con manejo
de mltiples almacenes, cuando SAP Business One es solo para una entidad,
no hay ningn problema pero por lo general las PyMES se caracterizan por
tener ms de una sucursal. Y es aqu cuando nos enfrentamos a un problema,
ya que por lo particular cada una de dichas sucursales cuenta con
un almacn propio del cual surte los productos para clientes finales.

Y por lo partculas contar con varias sucursales con lleva a otros problemas
como los costos de artculos por almacn y los diversos
gastos adicionales como fletes, gastos de importacin, etc. Ahora bien como
solucionamos esto, Como hacemos para que cada una de nuestras sucursales,
tenga su almacn default?

Y para cumplir con nuestro objetivo tendremos que entender
la jerarquas de asignacin de almacenes. Para comenzar el nivel mas alto.
Para esto iremos a "Gestin > Inicializacin de sistema > Parametrizaciones
generales > Pestaa Inventario". Aqu en esta pantalla hacemos la definicin
mas alta en la estructura jerrquica de asignacin a almacenes, que es
el almacn default para SAP Business One en la opcin "Almacn por defecto".
En la imagen que mostramos a continuacin, vemos que tenemos definido
el almacn "01 - Almacn General" como el default para la empresa.



El siguiente nivel de este orden jerrquico viene definido por cada usuario
("Gestion > Definiciones > General > Usuarios") en su campo "Valores
propuestos", en nuestro caso para entender los niveles de jerarqua, al usuario
"manager" no le tenemos ningn "Valor propuesto asignado".



El siguiente nivel viene definido por el almacn por default que tenga cada
uno de nuestros artculos. En este caso tenemos un articulo
con cdigo "ARTDEFAULT" el cual tiene como almacn default el "05"



Ahora bien para esta configuracin que tenemos veamos como se comporta
este articulo "ARTDEFAULT" en una "Oferta de ventas" y como vemos en la
siguiente imagen el almacn que toma este articulo es el almacn "05".


Como vimos en el documento nos trajo el almacn de su nivel mas bajo
(definido por el articulo). Ahora creemos otro articulo, llamado
"ARTNODEFAULT", como vern en la imagen este se caracteriza por tener
todos los almacenes de nuestra empresa pero no tiene ni una definido como
default a nivel articulo.



Ahora bien volvamos a nuestra "Oferta de venta" y veamos como es el
comportamiento de este articulo que acabamos de crear.


Como vemos ahora el articulo "ARTNODEFAULT" al no tener
un almacn default definido a nivel articulo, este subi hasta el nivel mas alto
de la estructura jerrquica, tomando el almacn definido en
"Parametrizaciones generales". Muy bien hasta aqu todo bien, pero que pasa
con un articulo que lo llamaremos "ARTNOALMACEN", que no tiene
definido almacn default a nivel articulo y aparte no tiene asociado
nuestro almacn default definido por "Parametrizaciones generales", veamos
la imagen de este articulo.



Al agregar nuestro articulo "ARTNOALMACEN" a nuestra "Oferta de venta",
obtendremos el error "Almacn no definido para el articulo". Con esta
informacin podemos llegar a la siguiente conclusin: "SAP Business One no
toma un almacn si este no se encuentra definido como default ya sea a nivel
articulo o parametrizaciones generales".


Con la informacin con la que tenemos hasta ahorita podemos llegar a una
tabla de conclusiones que aqu les muestro.


*En estos casos no se toma en cuenta los casos que tiene que ver con el almacn definido
en parametrizaciones generales

Ahora bien si han estado atentos nos saltamos un nivel jerrquico, "Valores
propuestos". As que trabajemos ahora con el un poco para ver el
comportamiento completo. Para esto al usuario "manager" le creamos un
"valor propuesto" con el cdigo "01" y definiremos el almacn "07" para este
usuario.



Ahora si que pasa si creamos nuestra "Oferta de ventas" usando el usuario
"manager" con todos los artculos que hemos definido en este ejercicio. Pues
se vera lo siguiente, los almacenes que no tienen definido un almacn default
a nivel articulo, toma el almacn default a nivel de "valores propuestos" para
dicho usuario, siempre y cuando estos artculos tengan asociado
el almacn definido en "valores propuestos".



Con esta informacin adicional podemos llegar a las conclusiones de la
siguiente tabla:

*En estos casos no se toma en cuenta los casos que tiene que ver con el almacn definido
en parametrizaciones generales

Una vez entendido como SAP Business One asigna los almacenes para los
documentos de venta, pasemos a la solucin de este problema. Y la solucin
es sencilla, si comprendieron la asignacin jerrquica de almacenes. Y si en
efecto para aquellos que lo pensaron, la solucin se da mediante la asignacin
de "valores propuestos" para cada uno de los usuarios de nuestras diferentes
sucursales. Pero atencin con esto, esto solo funciona si a nivel articulo no
definimos un almacn default, ya que recuerden la regla si el articulo tiene
un almacn default este sera la primera opcin en los documentos de ventas.

Por ultimo para reducir la capacidad humana de provocar el error, el
campo almacn en nuestros documentos de ventas lo dejaremos visible pero
no activo.


Por ultimo para evitar muchsimos mas errores, quitaremos
la autorizacin a los usuarios de "Parametrizaciones de documento".



Con esto resolvemos una problemtica muy comn en diversas empresas.
Espero que les sea de ayuda y cualquier comentario haganmelo saber.
Saludos.