ROMNIA

JUDETUL TIMI
COMUNA BEBA VECHE
CONSILIUL LOCAL


HOTARRE
privind aprobarea Nomenclatorului arhivistic


Consiliul Local al comunei Beba Veche, judeul Timi;
Analiznd la initiativa Primarului, Expunerea de motive i Raportul de specialitate al
secretarului comunei, nregistrat cu nr. 1119/2011, prin care s-a propus aprobarea Nomenclatorului
arhivistic,
Conform cu prevederile art. 8 alin. 2 din Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Naionale, cu
modificrile i completrile ulterioare,
Avnd n vedere avizul comisiei de specialitate a Consiliului Local, preedinte Toth Ede,
n temeiul art.10 i 36 alin. (2) lit c din Legea nr. 215 / 2001 (republicat) privind
administraia public local, cu modificrile i completrile ulterioare

H O T R T E :


Articolul 1- Se aprob Nomenclatorul arhivistic, conform Anexei care face parte integrant din
prezenta hotrre.
Articolul 2- Prezenta hotrre se comunic:
Instituiei Prefectului -judeul Timi;
Cetenilor comunei Beba-Veche prin afiare.

PREEDINTE DE EDIN
dl. consilier Toth Ede

VIZAT PENTRU LEGALITATE
SECRETAR,
jr. Sorin Giuroescu
Beba Veche la data de23 mai 2011
Nr. 20

Adoptat cu un numr de 11 voturi Pentru, 0 voturi Contra, 0 abineri
PRIMRIA COMUNEI BEBA VECHE
Aprob Primar Se confirm
DIRECTORUL
DIRECIEI JUDEENE TIMI A
ARHIVELOR NAIONALE
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin HCL nr. 20/2011


Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului Termen
pstrare
Obs.
Consiliul
local
Primar
1. Documente privind constituirea Consiliului local P
2. Regulamentul de funcionare al Consiliului local. Statutul comunei P
3. Dosarele speciale de edine ordinare i extraordinare ale Consiliului local cu ntreaga documentaie P
4. Registru de evidena hotrrilor adoptate de Consiliul local P
5. Hotrri adoptate de Consiliul Local P
6. Procese verbale ncheiate cu ocazia activitii de ndrumare i control privind aducerea la ndeplinire a
prevederilor legale, inclusiv din partea Prefecturii i a Consiliului Judeean, rapoarte i informri ale
Consiliului local i Primarului
10 ani
7. Documentaie privind activitatea consilierilor locali, inclusiv a Comisiilor de specialitate 10 ani
8. Registru de evidena dispoziiilor emise de primarul comunei P
9. Dispoziii emise de primarul comunei P
10.Rapoarte privind starea economic i social a comunei P
11.Inventarele dosarelor predate la arhiv i procesele verbale aferente P
Secre-
tariat
1. Documentaie privind organizarea, desfurarea i rezultatele alegerilor locale, prezideniale, de
deputai i senatori.
10 ani
2. Liste electorale permanente 5 ani
3. Registru de evidena angajailor primriei 70 ani
Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului Termen
pstrare
Obs.
4. Dosare de personal (angajai) 70 ani
5. Documentaia concursurilor pentru ocuparea posturilor vacante i dosarele candidailor 5 ani
6. Documente privind activitatea de personal: state de funcii, dispoziii, adrese ANFP, numire i
eliberare din funcie a personalului din paratul propriu i instituiile sub autoritatea Consiliului local
5 ani CS
7. Dosare cauze civile n care comuna Beba Veche este parte 10 ani
8. Dosare cauze penale n care comuna Beba Veche este parte 10 ani
9. Dosare litigii munc n care comuna Beba Veche este parte 10 ani
10. Documentaii pentru restituirea de imobile naionalizate (Legea 10/2000) P
11. Acte notariale: cereri nsoite de anexele acestora 15 ani
12. Registru de evidenta al activitii notariale P
13. Registrul de intrare-ieire a cererilor depuse pentru reconstituirea i constituirea dreptului de
proprietate asupra terenului arabil n baza Legilor fondului funciar
P
14. Cereri mpreun cu documentaia aferent pentru aplicarea Legilor fondului funciar P
15. Anexe ntocmite n baza Legilor fondului funciar P
16. Registru pentru evidena titlurilor de proprietate emise n baza Legilor fondului funciar
17. Situaii i coresponden privind aplicarea Legilor fondului funciar P
18. Procese verbale de punere n posesie, parcelri (copii), hri P
19. Hotrri i referate ale comisiei judeene de fond funciar P
20. Cereri i Ordine ale prefectului cu referire la terenul intravilan aferent imobilelor proprietate P
21. Documentaii privind limita intravilanelor i hotarelor administrative P
22. Contracte de arendare 10 ani Dup
expirare
23. Registru de eviden a contractelor de arendare P
24. Registru de intrare-ieire registratura general 5 ani
25. Registru de intrare-ieire documente secrete 15 ani
26. Registru de eviden solicitri informaii publice 5 ani
Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului Termen
pstrare
Obs.
27. Registru unic de control P
28. Condica de prezen 10 ani
29. Cereri eliberare adeverine, petiii, sesizri 5 ani
30. Coresponden cu alte instituii, ageni economici, persoane fizice 10 ani
31. Nomenclatorul arhivistic P
32. Lucrrile de selecionare a arhivei P
33. Documentaie referitoare la confecionarea, evidena i selecionarea tampilelor i sigiliilor aflate n
folosin, precum i a celor scoase din uz inclusiv registru de eviden
P
34. Alte acte privind arhiva 10 ani
35. Registrul de eviden curent a arhivei P
36. Inventarele dosarelor predate la arhiv i procesele verbale aferente P
Stare
civil
1. Registre de stare civil pentru acte de natere P
2. Registre de stare civil pentru acte de cstorie P
3. Registre de stare civil pentru acte de deces P
4. Acte care au stat la baza nregistrrii naterii 100 ani
5. Acte care au stat la baza nregistrrii cstoriei 100 ani
6. Acte care au stat la baza nregistrrii decesului 100 ani
7. Cereri i adrese privind eliberarea certificatelor de natere 5 ani
8. Cereri i adrese privind eliberarea certificatelor de cstorie 5 ani
9. Cereri i adrese privind eliberarea certificatelor de deces 5 ani
10. Cereri i adrese privind eliberarea certificatelor nregistrate la alte UAT 5 ani
11. Coresponden privind eliberarea extraselor pentru uzul oficial de pe actele de stare civil 5 ani
12. Dovezi eliberate persoanelor fizice privind nregistrarea naterii, cstoriei sau 5 ani
13. Documentaie privind rectificarea, completarea sau anularea actelor de stare civil 100 ani
14. Decizii, cereri i alte acte referitoare la transcrierea, reconstituirea ulterioar a actelor de stare civil 10 ani
15. Adrese, comunicri i meniuni de stare civil 5 ani
Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului Termen
pstrare
Obs.
16. Registru privind gestionarea certificatelor de stare civil 5 ani
17. Borderouri cu predarea buletinelor statistice, a buletinelor de identitate a celor decedai, a livretelor
militare, ce se depun la Evidena Populaiei, centre militare i Direcia de Statistic
5 ani
18. Documente cu privire la evidena, atribuirea, nscrierea i gestionarea CNP P
19. Acte care au stat la baza unor nregistrri pe actele de stare civil a unor modificri n statutul civil al
persoanei
100 ani
20. Registrul proceselor verbale de ndrumare i control 10 ani
21. Registrul de intrare-ieire stare civil 5 ani
22. Inventarele dosarelor predate la arhiv i procesele verbale aferente P
Biroul
agricol
1. Registrul agricol P
2. Centralizatorul registrului agricol P
3. Cereri certificate de productor agricol 10 ani
4. Contracte de punat 10 ani
5. Documentaii subvenii agricole 10 ani
6. Situaii privind punea comunal 10 ani
7. Situaii privind calamitile agricole 10 ani
8. Devize i lucrri pentru acordarea subveniilor n agricultur 5 ani
9. Dri de seam statistice privind registrul agricol P
10. Adeverine cu date din registrul agricol 5 ani
11. Coresponden cu alte instituii 5 ani
12. Recensmntul populaiei P
13. Recensmntul animalelor P
14. Recensmntul general agricol. P
15. Programe, prognoze, studii privind agricultura, inclusiv agricultura ecologic 10 ani
16. Strategia lucrrilor de ameliorare a terenurilor P
17. Evidena terenurilor intravilane i extravilane proprietatea Statului sau a comunei P
Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului Termen
pstrare
Obs.
18. Evidena patrimoniului agricol al comunei individual pe posesori P
19. Inventarele dosarelor predate la arhiv i procesele verbale aferente P
Conta-
bilitate
1. Bugetul anual cu rectificrile aferente. Indicatori financiari. Proiecte de buget P
2. Dri de seam anuale (Bilan) P
3. Dri de seam trimestriale 10 ani
4. Registrul venituri 10 ani
5. Registrul cheltuieli 10 ani
6. Registru de materiale 10 ani
7. Registrul inventar al mijloacelor fixe P
8. Registru de cas 10 ani
9. Dispoziii bugetare 10 ani
10. Acte justificative contabile - VENITURI 10 ani
11. Acte justificative contabile CHELTUIELI 10 ani
12. Note contabile i acte justificative - CASA 10 ani
13. Raport de control privind verificarea bilanului i contului de execuie anual efectuat de Curtea de
Conturi
10 ani
14. Documentaie privind licitaii pentru vnzare-cumprare imobile P
15. Documentaie privind licitaii pentru vnzare-cumprare bunuri mobile 10 ani
16. Documentaii privind organizarea licitaiilor pentru concesionri de terenuri n vederea construirii de
locuine
P
17. Contracte de nchiriere, arendare sau concesiune 10 ani Dup
expirare
18. Contracte de nchiriere spaii locative sau cu alt destinaie 10 ani Dup
expirare
19. Coresponden contabil 5 ani
20. Borderouri de debite i ncasri 5 ani
Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului Termen
pstrare
Obs.
21. Lucrrile comisiei de inventariere anual a patrimoniului, liste de inventar P
22. Documentaie casare mijloace fixe i obiecte de inventar 10 ani
23. Extrase de cont, conturi zilnice de execuia bugetului 10 ani
24. Documente privind achiziiile publice P
25. Documente privind reparaiile curente/capitale/lucrri noi 10 ani
26. Borderouri zilnice de ncasri. Centralizatoare lunare ale dispoziiilor de plat 10ani
27. Liste de inventariere a documentelor (formularelor) cu regim special 10 ani
28. Contracte de prestri servicii i situaii de lucrri generate de acestea 5 ani
29. Fie de magazie 10 ani
30. Bonuri de consum, transfer, note de recepie, comenzi, avize de expediie, dispoziii de livrare 5 ani
31. Pontaje, foi colective de prezena, certificate medicale, copii state de plat 5 ani
32. Oferte de produse, servicii, cursuri, invitaii 5 ani
33. Liste i situaii privind obiectivele de investiii P
34. State de plata 70 ani
35. Contracte de sponsorizare a Primriei i a unitilor aparintoare 5 ani
36. Programri i cereri pentru concedii 5 ani
37. Adeverine de vechime n munc eliberate salariailor primriei i salariailor fostului CAP 5 ani
38. Registru rol P
39. Registru extras rol 5 ani
40. Coresponden privind taxe i impozite 5 ani
41. Cereri i adeverine eliberate privind vechimea n munc sau calitatea de angajat 5 ani
42. Procese verbale de contravenie i acte cheltuieli de judecat 5 ani
43. Adeverine eliberate la cererea cetenilor cu valoarea de impozitare a cldirilor 5 ani
44. Registrul proceselor de operaiuni prevzute s fie prezentate la viza de control financiar preventiv
propriu
10 ani
45. Facturiere, chitaniere, dispoziii de plat i ncasare, cecuri, note de recepie (cotoare) 10 ani
Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului Termen
pstrare
Obs.
46. Matricola agricol pentru stabilirea impozitului pe venitul agricol P
47. Fie lunare de activitate ale agenilor fiscali 5 ani
48. Declaraii lunare privind obligaiile de plat la bugetul de stat 10 ani
49. Fie fiscale, declaraii pentru deduceri personale 10 ani
50. Foi de parcurs auto i fiele de activitate zilnic ani
51. Liste de rmi, scutiri, scderi, nlesniri la plat i supra-solviri 5 ani
52. ntiinri de plat, popriri 5 ani
53. Dosare declaraii bunuri imobile (case, terenuri, mijloace transport) P
54. Dosare executare silit P
55. Cereri certificate atestare fiscal 5 ani
56. Documentaii privind proprietatea public bunuri imobile P
57. Dosar cu procese verbale de contravenie, amenzi 10 ani
58. Documentaii i cereri pentru obinerea autorizaiei de funcionare a societilor comerciale 10 ani
59. Situaii lunare, trimestriale, anuale, alte acte privind veniturile bugetare i extrabugetare 10 ani
60. Situaii privind colaborarea cu Agenia Judeean de Ocupare a Forei de Munc Timi 5 ani
61. Inventarele dosarelor predate la arhiv i procesele verbale aferente P
Asisten
social
1. Dosare de ajutor social pentru persoanele VMG 5 ani
2. Dosare pentru acordarea ajutorului de urgen 5 ani
3. Dosare privind acordarea Indemnizaiilor de natere 5 ani
4. Dosare privind acordarea ajutorului de nclzire 5 ani
5. Cereri pentru acordarea alocaiei de susinere a familiei 5 ani
6. Cereri sprijin financiar pentru constituirea familiei 5 ani
7. Cereri acordare trusou nou-nscui 5 ani
8. Registru de evidena indemnizaiilor de natere 15 ani
9. Registru de evidena alocaiilor de stat pentru copii 10 ani
10. Registru de evidena cereri sprijin financiar pentru constituirea familiei 10 ani
Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului Termen
pstrare
Obs.
11. Registru de evidena trusou nou nscui 10 ani
12. Registrul de evidena livretelor de familie eliberate P
13. Borderouri de predare a dosarelor de alocaii 10 ani
14. Registru pentru evidena cererilor pentru acordarea alocaiei de susinere a familiei 5 ani
15. Dovezi de ntreinere a familiilor din Romnia de ctre persoane din U.E. Cereri luare n eviden a
persoanelor care lucreaz n UE
5 ani
16. Dosare privind protecia persoanelor vrstnice 10 ani
17. Comunicri privind statistica, modificarea, suspendarea sau ncetarea ajutorului social 5 ani
18. Anchete sociale 10 ani
19. Rapoarte statistice lunare privind asistena social P
20. Coresponden cu instituii de specialitate 5 ani
21. Rapoarte de activitate lunar ale ngrijitorilor persoanelor handicapate 5 ani
22. Acte privind instituirea tutele i curatelei, contracte de ntreinere P
23. Registru de eviden minori sau alte persoane aflate n situaii de risc 20 ani
24. Procese verbale de ndrumare i control 5 ani
25. Documentaii privind combaterea marginalizrii sociale 5 ani
26. Inventarele dosarelor predate ia arhiv i procesele verbale aferente P
Urba-
nism
1. Documentaie tehnic i juridic privind autorizarea executrii construciilor i infrastructurilor
edilitare (proiecte, devize generale, avize, studii, extrase CF)
P
2. Planul cadastral al localitii P
3. Cereri i sugestii din domeniul construciilor i amenajrii teritoriului 5 ani
4. Studii, proiecte i propuneri privind Planul de Amenajare Teritorial i Planul Urbanistic General P
5. Procese-verbale, referate i. acte privind documentaiile tehnice pentru obiectivele de investiii P
6. Planuri urbanistice zonale i de detaliu P
7. Documentaii de dezmembrare P
8. Avize de principiu pentru planuri urbanistice zonale i de detaliu P
Serviciu Nr. Denumirea dosarului/registrului Termen
pstrare
Obs.
9. Cereri, documentaii i adeverine (intabularea construciilor, apartenen la intravilan - extravilan sau
teritoriu administrativ pentru numr potal)
5 ani
10. Autorizaii de construire i certificate de urbanism emise n intravilan i extravilan pe teritoriul
administrativ al comunei de ctre Consiliul Judeean
P
11. Cercetare statistic privind autorizaiile eliberate, construciile i infrastructurile realizate P
12. Hri cu caracter general ale localitii P
13. Evidena monumentelor istorice i a lucrrilor de conservare P
14. Evidena reelelor de utiliti publice (apa potabil, drumuri, salubrizare) P
15. Inventarele dosarelor predate la arhiv i procesele verbale aferente P
Protecia
civil
1. Instruciuni, planuri, procese verbale, etc. legate de exercitarea atribuiilor stabilite prin acte
normative ce reglementeaz activitatea de protecie civil
P
2. Documentaie privind probleme PSI, paza public, ordinea i linitea public 5 ani
3. Planuri de aprare mpotriva dezastrelor 10 ani
4. Alte documente privind protecia civil 10 ani
5. Inventarele dosarelor predate la arhiv i procesele verbale aferente P
Promo-
vare
local
1. Dosarele proiectelor de investiii din fonduri nerambursabile P
2. Documentaii privind obinerea de fonduri pentru dezvoltarea economic i social a comunei P
3. Actele Asociaiei de dezvoltare intercomunitar Beba Veche - Dudetii Vechi 10 ani
4. Documentaiile licitaiilor organizate P
5. Inventarele dosarelor predate la arhiv i procesele verbale aferente P